UNIVERSIDAD NACIONAL SAN CRISTBAL DE HUAMANGA

FACULTAD DE INGENIERA DE MINAS GEOLOGA Y CIVIL

ESCUELA DE FORMACIN PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

MODELADO DE BASE DE DATOS PARA LA SECRETARIA GENERAL UNSCH-2013 GRUPO INTEGRANTES : 10 : ANCHAYHUA QUIQUI, Nicanor LUQUE MENDIETA, Fiorella MAURICIO HUARACA, Ida Gissela RODRGUEZ BAUTISTA, Litzana Valentina VIZCARRA MAQUERA, Withney CURSO SIGLA DOCENTE FECHADEENTREGA : Modelamiento de Datos : IS-348 : MSc. Ing. Efran Elas Porras Flores
: 24/05/2013

AYACUCHO PER 2013

CAPITULO I MARCO TERICO

1.1 SECRETARIA GENERAL La Secretara General es el rgano encargado de organizar y controlar el servicio de trmite documentario y archivo administrativo del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria. Est a cargo de un docente Principal o Asociado, designado por el Consejo Universitario a propuesta del Rector, de quien depende jerrquicamente. El cargo requiere Dedicacin Exclusiva (Aristegui, 2007).

Es un rgano de apoyo que depende jerrquicamente del Rectorado y mantiene relaciones con todas las instancias orgnicas de la Institucin, dentro de su competencia. Es responsable ante el Rector en cumplimiento de las funciones asignadas (Moncada, 2005).

Es un rgano de apoyo que depende jerrquicamente del Rectorado y mantiene relaciones con todas las instancias orgnicas de la Institucin, dentro de su competencia. Es responsable ante el Rector en cumplimiento de las funciones asignadas (Torres, 2005).

1.1.1

SECRETARIO Es la persona que se encarga de las diferentes funciones bsicas para que su

colaborador o jefe no tenga que preocuparse por ejemplo llamadas telefnicas recepcin de documentos y dems. Su profesin seria auxiliar administrativo que gestione el tiempo del empresario o persona con el cual trabaja (Bermdez, 2012).

Es aquella persona que se ocupa de la realizacin de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, adems de ser la estrecha colaboradora del directivo con el cual colabora (Definicin ABC, 2007).

1.1.2

ABOGADO "Abogado es el que despus de haber tenido el grado de licenciado en derecho, se

encarga de defender oralmente o por escrito ante los tribunales, el honor, la vida, la libertad y la fortuna de los ciudadanos"(Dalloz, 2005).

Personas que ejercen una profesin jurdica ,presiden tribunales, emiten consultas jurdicas y ejercen otras actividades generales, tales como consultas jurdicas ,redaccin de documentos jurdicos, representacin de personas en asuntos jurdicos y prosecucin de causas penales y civiles; estn tambin encargados de asesorar a sus clientes en los aspectos jurdicos de sus asuntos personales y comerciales; de representarlos en los procesos de importancia secundaria; de defender las causas civiles o penales ante tribunales; de registrar declaraciones juradas, de hacer prestar juramento y recibir declaraciones solemnes, de cumplir otras funciones jurdicas(Rodrguez,2005).

1.1.3

TCNICO ADMINISTRATIVO Es el que ejecuta y supervisa todas las actividades tcnicas relacionadas a los

sistemas administrativos; tambin tiene la funcin de supervisin de todo el personal tcnico y auxiliar (Moncada, 2005).

El tcnico administrativo coordina y ejecuta actividades relacionadas a registro, procesamiento, clasificacin de archivos o documentos: recoge informacin y ayuda a formular programas para actividades relacionadas (Arana, 2000).

1.1.4

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Es aquel trabajador que se dedica dentro de las oficinas a operaciones elementales

administrativas y en general a las puramente mecnicas, inherentes al trabajo de aquellas. Se incluirn en esta categora profesional a los mecangrafos, telefonistas, as como aquellos empleados que realicen trabajos elementales y auxiliares relacionados con los ordenadores o mquinas clsicas de mecanizacin (Moncada, 2005).

1.2

OFICINA DE CERTIFICACIN DE GRADOS Y TTULOS La Oficina de Matrcula, Registros Acadmicos, Grados y Ttulos es un rgano de

apoyo administrativo que depende directamente de la Direccin Acadmica, y tiene como objetivo fundamental administrar los procesos de Matrcula, Registros Acadmicos, Graduacin y Titulacin( Arana, 2000).

La Oficina de GRADOS Y TTULOS, se encarga de administrar la base de datos de Grados y Ttulos emitidos por las Escuelas Acadmicos Profesionales y ratificados por el Consejo Universitario (Ochoa, 1993).

Asimismo, la Oficina de Grados y Ttulos es responsable de brindar la informacin de los graduados y titulados de la Universidad, mantener actualizado el sistema informtico y la pgina web de la Universidad, y brindar informacin fidedigna sobre nuestros graduados o titulados a entidades a nivel nacional e internacional, entre otras tareas de vital importancia para nuestros egresados (Ochoa, 1993).

1.2.1

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO Dirige, planifica y ejecuta actividades del sistema administrativo, formula y proponer

las directivas de proyectos de mejora de la administracin; controlar y calificar los expedientes de documentos acadmicos (Moncada, 2005).

1.2.2

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO Un especialista administrativo est encargado de la ejecucin y coordinacin de

actividades pertenecientes a su oficina como tambin la supervisin del personal (Aristegui, 2007).

1.2.3

OPERADOR PAD Operadores se consideran a aquellas personas fsicas o jurdicas que tienen acceso a

datos, para su tratamiento, consulta, modificacin o eliminacin con una finalidad previa, definida y bajo una autorizacin previa o amparado legalmente (Arenas, 2013).

1.3

OFICINA DE TRMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO CENTRAL El Archivo Central es la oficina encargada de organizar, custodiar y conservar el fondo

documental de una universidad, brindando informacin para el eficaz desarrollo de los procesos acadmicos y administrativos(Gonzales,1986).

1.3.1

ESPECIALISTA EN ARCHIVO ejecuta, coordina y supervisa todas las actividades especializadas de archivo

realizando labores de acopio, registro, inventario, clasificacin y ordenamiento de los documentos recibidos en su dependencia (Delgado, 1994).

1.4

DEFINICIONES GENERALES

1.4.1. ADMINISTRACIN La Administracin es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de una organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organizacin (Terry, 2013).

La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. (Fernndez, 2013).

1.4.2. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte que puede ser utilizado para consulta, estudio o trabajo (Amat, 1998).

Recogida y tratamiento de informacin registrada, de forma continua y sistemtica y que permita su almacenamiento, recuperacin, utilizacin y transmisin (Del Valle, 2002).

1.4.3. ARCHIVOS Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la transmisin de los asuntos de cualquier tipo, pblico o privado, en cualquier fecha, y conservados despus para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestin o por sus sucesores. (Jenkinson, 1947).

Son aquellos registros (documentos) de cualquiera institucin pblica o privada que hayan sido considerados ameritar (valorados) para su preservacin (conservacin) permanente con fines de investigacin o para referencia y que han sido depositado o escogidos para guardarse en una institucin archivstica. (Schellengerg ,1956).

1.4.4. ARCHIVO CENTRAL Es el archivo que centraliza documentacion tarmitda de varias o de todas las oficinas de una entidad.La documentacion que reune, ya cumplio la funcion inmdiata para la cual fue creada, y tiene ademas de un valor principal . se utiliza por pared ela oficina productora como antecedente, o para probar derechos a mediano o largo plazo (ALVARADO, 1999).

1.4.5. TTULO PROFESIONAL Es la constancia expedida por una institucin docente de educacin superior autorizada, que certifica que el poseedor a recibido la instruccin suficiente en determinada rama del conocimiento y que se encuentra apto para ejercerla en beneficio de la sociedad (ELIZONDO, 2003).

Testimonio universitario de aptitud en un campo del saber, que habilita para el ejercicio de una profesin; es alcanzado al trmino de una carrera tras el cumplimiento de normas acadmicas especficas. Se patentiza a travs de un diploma.(Casaas, 1997).

1.4.6. GRADO ACADMICO Nivel universitario que se alcanza como honor y evidencia de dominio en un campo del conocimiento y que habilita para el ejercicio acadmico. Se testimonia a travs de un Diploma. Los grados son: de Bachiller, Magister y Doctor (CASA) (ELIZONDO, 2003).

Es el grado de conocimientos que a travs de la enseanza reconoce el sistema educativo posee un individuo y que se expresa por medio de la calificacin asignada por el docente (Aguilar y pia ,2005).

1.4.7. INFORME Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administracin de alguna entidad, por su grupo directivo o por el resto del personal, diseado especficamente para proporcionarles seguridad razonable (Estupian, 2006).

Un informe es un texto en el que se exponen hechos o datos comprobables sobre una persona: su capacidad, su salud, su experiencia profesional, o sobre asuntos de la vida diaria: la situacin sanitaria, los daos causados por una inundacin (Dvila ,2004).

RESOLUCIONES Una resolucin administrativa, por otra parte, es una orden que dicta el responsable de un servicio pblico y que est basada en el rea donde rige el servicio en cuestin. Segn los expertos, tiene carcter general, obligatorio y permanente (ALONZO, 1998).

Una resolucin de carcter judicial es una accin procesal que surge en el marco de un

tribunal y que resuelve las peticiones de las partes involucradas, ordenando el cumplimiento de ciertas medidas (CASSESE, 1994).

SOLICITUD

Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo pblico o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamacin con la exposicin de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos pblicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo (Toledo ,2010).

1.5

DIRECCIONAMENTO ESTRATEGICO

1.5.1

VISIN La visin se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de

rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratgicas de crecimiento junto a las de competitividad (Fleitman, 2000).

Es una concepcin del futuro distante, segn la cual los negocios se desarrollan de la mejor manera posible y de acuerdo con las aspiraciones de sus propietarios o lderes (Karlof, 1992).

Lo que se quiere lograr + cmo? + Proyeccin del tiempo

1.5.2

MISIN "Este enunciado sirve a la organizacin como gua o marco de referencia para orientar

sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible" (Franklin ,2004).

"Suele ser definido como el modo en que los empresarios lderes y ejecutivos deciden hacer realidad su visin"(Fleitman; 2000).

Que hace + para quien lo hace + Cmo?

1.5.3

OBJETIVOS "Un objetivo es un enunciado escrito sobre resultados por alcanzar en un perodo

determinado. Un objetivo debe ser cuantificable, complejo, relevante y compatible. Un objetivo es una declaracin escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de nmeros. En la medida que sea posible, nmeros. Casi la totalidad de los objetivos se cuantifica. Son nmeros que orientan el desempeo de los gerentes hacia un resultado medible, complejo, importante y compatible con los dems resultados" (Lodi, 1972).

Son los resultados globales que una organizacin espera alcanzar en el desarrollo de su visin y misin (Hill, 2001).

Verbo + qu? + Cmo?

1.5.4

METAS Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.

Representan no solamente la finalidad de la planeacin, sino tambin el fin hacia el cual se encamina la organizacin (Fischer y Espejo, 2004).

Verbo + cantidad + unidad de medida + tiempo

1.5.5

ESTRATEGIAS "El programa general para definir y lograr los objetivos de una organizacin; la

respuesta de la organizacin ante su entorno a lo largo del tiempo" (Stoner y Freeman ,1992).

1.5.6

FACTORES CRTICOS DE XITO "Son condiciones internas o externas claves para que la estrategia de la empresa sea

exitosa, por ejemplo: aceptacin de usuarios, movimientos de los competidores, recursos humanos o financieros" (Eccles ,1993).

CAPITULO II SECRETARIA GENERAL

2.1 ESTATUTO

Segn el Titulo III, Capitulo nico del Reglamento Administrativo:

Art. 105 La Universidad de Huamanga cuenta con una Secretara General y con las siguientes Oficinas: Abastecimiento, Admisin y Evaluacin Acadmica, Asesora Jurdica, Biblioteca e Informacin Cultural, Bienestar Universitario, Contabilidad y Tesorera, Informtica y Sistemas, Infraestructura y Servicios Generales, Inspectora Universitaria, Investigacin, Personal, Planificacin y Presupuesto, Proyeccin Social y Extensin Universitaria, Relaciones pblicas y Servicios Acadmicos. Adems, cuenta con tres rganos desconcentrados: el Consorcio Universitario, el Centro de Produccin de Bienes y/o Prestacin de Servicios y la Unidad de Coordinacin Administrativa (Lima).

Segn el Titulo IV de la Representacin Estudiantil:

Art. 233 La Secretara General de la Universidad mantiene el padrn actualizado de los miembros integrantes de la representacin estudiantil ante la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los Consejos de Facultad.

Segn el Captulo VII de los Graduados, Capitulo nico:

Art. 237 La Secretara General de la Universidad elabora el Padrn de Graduados por Facultades.

2.2

REGLAMENTO DE LA UNSCH

Segn el Ttulo II del Rgimen Administrativo, Capitulo nico describe:

RGANOS DE APOYO 2.5 Oficina de Secretara General 2.5.1 Secretara General y Subsecretara General

2.5.1.1 Unidad Tcnico Administrativa 2.5.1.2 Unidad de Trmite Documentario 2.5.1.3 Unidad de Archivo Central

RGANO DE CONTROL

Art.183 La funciones generales de la Oficina de Secretara General son las siguientes: a) Actuar como secretara de la Asamblea Universitaria y del Consejo Universitario, y procesar la documentacin relativa a dichos rganos de gobierno; b) Registrar, transcribir y publicar los acuerdos de la Asamblea Universitaria y del Consejo Universitario, igualmente las disposiciones del Rector que se expresen mediante resoluciones rectorales; y c) Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades y procedimientos tcnicos de la administracin documentaria de la Universidad.

Art.192 Son atribuciones del Secretario General: a) Organizar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de la Oficina de Secretara General; b) Elaborar, conjuntamente con el Rector, la agenda de sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria, as como efectuar las citaciones del caso; c) Actuar como Secretario del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria, registrando y transcribiendo sus acuerdos, con derecho a voz; d) Formular resoluciones rectorales refrendndolas con el Rector y elaborar otros documentos de su competencia; e) Expedir certificados de estudios; f) Autenticar la documentacin expedida por la Universidad;

g) Analizar la documentacin remitida para consideracin del Consejo Universitario; h) Mantener al da el archivo de las disposiciones acadmico-administrativas de la Universidad; i) Refrendar los grados acadmicos y ttulos profesionales otorgados y revalidados por la Universidad; j) Mantener un registro de las comisiones que designe el Consejo Universitario, con

indicacin de los plazos que se dan para el cumplimiento de las tareas encomendadas; k) Brindar la informacin que le soliciten los rganos de gobierno, las oficinas administrativas y los servidores de la Universidad y el pblico en general, en lo referente a los asuntos de su competencia; y l) Cumplir las dems funciones encomendadas por el Rector, el Consejo Universitario o la Asamblea Universitaria, en el rea de su competencia.

Segn el Captulo IV de la Representacin Estudiantil:

Art. 498 La Secretara General lleva el padrn de los miembros integrantes de la representacin estudiantil ante la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los Consejos de Facultad.

Segn el Captulo XI de la evaluacin e inscripcin de Actas:

Art. 139 La Oficina de Secretara General norma la inscripcin de las Actas de Evaluacin Final.

2.5

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTBAL DE HUAMANGA REFERENTE A LA SECRETARIA GENERAL

Figura N 2.1: Organigrama de la UNSCH

Segn el Captulo IV, rganos de Apoyo describe:

SECRETARIA GENERAL

La Secretara General, es un rgano de apoyo que depende jerrquicamente del Rectorado y mantiene relaciones con todas las instancias orgnicas de la Institucin, dentro de su competencia. Es responsable ante el Rector en cumplimiento de las funciones asignadas.

ATRIBUCIONES GENERALES La Secretara General Tiene las siguientes atribuciones y funciones: a) Estudiar, analizar y revisar los documentos acadmicos y administrativos recibidos, en observancia con las normas legales vigentes y dentro del mbito de su competencia; b) Organizar y procesar los expedientes tratados por el Consejo Universitario y Asamblea Universitaria; c) Redactar y transcribir las resoluciones de los acuerdos del Consejo Universitario, Asamblea Universitaria y Rectorales, as como las correspondientes Transcripciones, Directas segn corresponda; d) Dirigir, controlar y evaluar las actividades y procedimientos tcnicos de la administracin de documentos y de archivos de la Universidad; e) Dirigir y controlar el proceso de expedicin de certificados de estudios, a nivel de PreGrado y Post-Grado; f) Procesar, controlar y registrar los Grados Acadmicos y Ttulos Profesionales que confiere la Universidad y los que convalida, para su remisin de la documentacin a la Asamblea Nacional de Rectores; g) Mantener actualizado el archivo de las disposiciones acadmico administrativas y brindar servicio de informacin y asesoramiento a las diferentes autoridades o dependencias de la Universidad; h) Elaborar conjuntamente con el Rector, la agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria, as como elaborar las actas respectivas; i) Autenticar los documentos oficiales emitidos por la Universidad y actuar como fedatario en los actos acadmicos-administrativos de su competencia; j) Organizar y mantener actualizado el archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin, con la documentacin que lo sustenta y dems normas acadmicoadministrativas de la institucin; k) Atender las peticiones formuladas por el usuario con relacin a la informacin exacta

que desea obtener de la Universidad, en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica; l) Asesorar en asuntos de su competencia al Rector y otras autoridades de la Universidad.

FUNCIONES ESPECFICAS DE SECRETARIA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

1.

Naturaleza: a) Redactar y transcribir los acuerdos adoptados por la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario y las disposiciones emanadas por la alta direccin, mediante actos administrativos. b) Supervisa la labor del personal directivo y profesional.

2.

Funciones: a) Cumplir la Ley, Estatuto Reformado, Reglamento General, Normas de los Sistemas Administrativos, Reglamento de Organizacin y Funciones, Manual de Organizacin y Funciones y Texto nico de Procedimientos Administrativos de la UNSCH y otras disposiciones; b) Planear, organizar y dirigir las acciones de la Secretara General de acuerdo las normas, directivas y disposiciones pertinentes o impartidas por los rganos de Gobierno; c) Brindar asesora al Rector y a funcionarios en los asuntos que competen a secretara general; d) Dirigir y supervisar el funcionamiento de los rganos conformantes de la Secretara, controlando el estricto cumplimiento de sus atribuciones y funciones; e) Registrar, sistematizar, efectuar los arreglos tcnico legales; redactar y transcribir los acuerdos de la Asamblea Universitaria, del Consejo Universitario y las disposiciones emanadas por la alta direccin, mediante actos resolutivos; f) Procesar el registro y la expedicin as como implementar mecanismos efectivos de control en la expedicin de certificado de estudios, grados acadmicos y ttulos profesionales que confiere la Universidad y que convalida, para su remisin a la Asamblea Nacional de Rectores; g) Dirigir y supervisar la gestin administrativa y documentaria, as como conducir el sistema de archivo universitario y brindar servicio de informacin actualizada y en

forma permanente; h) Participar con voz pero sin voto, en Asambleas Universitarias y sesiones de Consejo Universitario; i) Dirigir y participar en la formulacin de resoluciones rectorales y suscribir la trascripcin de los mismos, archivando los antecedentes cronolgicamente; j) Actuar como fedatario de la Universidad, dando validez a los actos y hechos administrativos y autenticidad legal; k) Organizar, dirigir y supervisar la administracin documentaria y el archivo central de la Universidad; l) Formular y supervisar la ejecucin del plan de trabajo de la oficina;

m) Elaborar y coordinar con la Alta Direccin en la consolidacin de la memoria anual de gestin institucional; y n) Las dems funciones que le asigne el Rector.

ABOGADO IV

1.

Naturaleza: a) Supervisin y ejecucin de actos administrativos de carcter tcnico legal. b) Actividades similares a las de Abogado III, diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad. c) Supervisa la labor del personal profesional y tcnico.

2.

Funciones: a) Proyectar normas internas, disear procedimientos jurdicos especializados, emitir opinin y/o informe de carcter tcnico legal; b) Formular proyecto de convenios y/o revisar ante proyectos de directivas y otros documentos, concordante con la normatividad vigente; c) Intervenir en comisiones o grupos tcnicos de coordinacin en la elaboracin y redaccin de documentos que derivan de la toma de decisiones en la alta direccin; d) Registrar y difundir convenios, contratos, resoluciones y similares; e) Formular proyectos de contratos o convenios que suscribe la Universidad; f) Redactar y hacer arreglos a los informes y dictmenes de carcter tcnico administrativo; g) Absolver consultas sobre aspectos propios de la Institucin; h) Suplir y apoyar al Secretario General en asuntos de su competencia brindando asesora

de carcter tcnico legal; i) j) Participar en la formulacin del Plan Operativo de la Secretara General; Otras funciones que le sean asignadas.

ABOGADO II

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades especializadas de carcter tcnico legal. b) Supervisa la labor del personal tcnico y auxiliar.

2.

Funciones: a) Formular y proponer normas internas, (reglamentos, directivas) que contribuyan a la modernizacin administrativa; b) Apoyar en elaborar el plan de trabajo de la Oficina de Secretara General; c) Proponer la adecuacin y simplicidad de normas internas y procedimientos administrativos de la dependencia; d) Implementar y mantener actualizado una base slida y confiable de datos y el archivo especializado e inventariado de las resoluciones, informes, dictmenes as como expedientes que revisten inters institucional; e) Recopilar informaciones y efectuar estudios e investigaciones de normas tcnicas; f) Analizar expedientes y emitir informes especializados sobre consultas o trabajos de investigacin administrativa, recomendando alternativas de solucin; g) Participar en comisiones y/o reuniones de trabajo sobre asuntos de la especialidad; y h) Otras funciones que le asignen el Secretario General.

SECRETARIA (O) V

1.

Naturaleza: a) Coordinacin, supervisin y ejecucin de apoyo secretarial y tcnico administrativo. b) Actividades similares a las de Secretaria (o) IV, diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad. c) Supervisa la labor del personal tcnico y auxiliar.

2.

Funciones: a) Guardar en reserva respecto a los hechos o informaciones de los que tenga

conocimiento con motivo o en ocasiones del ejercicio de sus funciones; b) Recibir, registrar, analizar, clasificar y archivar los documentos que ingresan la dependencia, y dar trmite de la misma; c) Redactar con criterio propio, digitar diversos documentos y correspondencias en general, tomar dictado taquigrfico segn indicacin del jefe inmediato y tramitar la documentacin producida; d) Informar y orientar al pblico, personal directivo, docentes, trabajadores y alumnos en general sobre aspectos inherentes a su oficina de una manera cortes y amable para que la informacin sea ms fluida y clara; e) Atender llamadas telefnicas, fax, Internet y comunicar el mensaje al interesado, fotocopiar documentos diversos, concertar citas y preparar agenda; f) Orientar y hacer conocer a los usuarios de los costos y trmites administrativos contenidos en el TUPA; g) Realizar el seguimiento y controlar los documentos que emite y recibe a la dependencia preparando peridicamente los informes pertinentes; h) Organizar, administrar y conservar actualizado el archivo de los documentos otros que emite y recibe en la dependencia de acuerdo a normas establecidas y velar por la seguridad y conservacin de los mismos; i) Solicitar caja chica para ejecutar gastos menudos previa autorizacin del Jefe inmediato y justificar; j) Traducir documentos de ingls al idioma espaol;

k) Dar buen uso y custodiar los bienes muebles a su cargo y de la dependencia; l) Otras funciones que le asigne el Director de Administracin.

TCNICO ADMINISTRATIVO III (02)

1.

Naturaleza a) Ejecucin y supervisin de actividades tcnicas complejas de los sistemas administrativos. b) Actividades similares a la del tcnico administrativo II, diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad. c) Supervisa la labor de personal tcnico y auxiliar.

2.

Funciones: a) Participar en la elaboracin de proyecto de directivas, procedimientos e

investigaciones preliminares de procesos tcnicos. b) Analizar y emitir opinin tcnica sobre expedientes puestas a su consideracin; c) Formular el registro de documentos tales como; Resoluciones Rectorales, Resoluciones del Consejo Universitario y otros similares a su cargo; d) Absolver consultas de carcter tcnico del rea de su competencia; e) Participar en la programacin de actividades tcnicas administrativas, en reuniones y comisiones de trabajo; f) Mantener actualizado el sistema integrado de la documentacin;

g) Brindar informacin adecuada a los usuarios en general; y h) Otras funciones asignadas por el jefe inmediato.

TCNICO ADMINISTRATIVO I

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades tcnicas administrativas. b) Ocasionalmente supervisa la labor del personal auxiliar.

2.

Funciones: a) Participar en la elaboracin del Plan Operativo Institucional de su dependencia; b) Proponer procedimientos tcnicos y lineamientos para la modernizacin

administrativa; c) Estudiar, analizar y participar en la elaboracin de normas, procedimientos e investigaciones preliminares del rea; d) Recibir, verificar sus antecedentes, enumerar, registrar y transcribir las Resoluciones que son formulados por el Consejo Universitario; e) Distribuir y/o notificar a los interesados en los plazos que fija la ley mediante fotocopiada o trascripcin mecanogrfico del tenor ntegro de las Resoluciones; f) Participar y coordinar en la aplicacin de procesos tcnicos de los sistemas administrativos y evaluar la ejecucin; g) Ejecutar el trabajo del sistema de administracin documentaria en las fases d recepcin, registro y distribucin de documentos; h) Establecer procedimientos administrativos de seguimiento en la rotulacin de Grados y Ttulos; i) Orientar y hacer conocer a los usuarios de los costos y trmites administrativos contenidos en el TUPA;

j)

Otras funciones que le asignen el Secretario General.

AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II (02)

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades variadas de apoyo tcnico administrativo. b) Actividades similares a las de Auxiliar Sistema Administrativo Diferencindose de la complejidad y responsabilidad.

2.

Funciones: a) Elaborar documentos auxiliares y descriptivos como ndices, catlogos, afiches y guas; b) Recopilar informacin para la elaboracin de la normatividad interna y procedimientos archivsticos; c) Ejecutar labores de acopio y procesamiento de documentos para ser archivados; d) Realizar labores de organizacin y clasificacin de documentos de gestin; e) Apoyar funciones secretariales en ausencia de la titular; f) Recopilar, clasificar informaciones bsicas para proyectar resoluciones segn sea el caso; g) Conservar el patrimonio documental y archivstico; h) Preparar informes sencillos, cuadros y otros documentos por indicacin del Jefe inmediato; i) j) Digitar los certificados de estudios; Otras funciones asignadas por el jefe inmediato.

ATRIBUCIONES GENERALES DE LA OFICINA DE CERTIFICACIN, GRADOS Y TTULOS

a) Formular y proponer las directivas o normas internas para la administracin y expedicin de los certificados de estudios (Pre y Post Grado), Grados Acadmicos, Ttulos Profesionales; b) Formular, ejecutar, controlar y evaluar el Plan Operativo Anual de la Oficina de Certificacin, Grados y Ttulos, sobre las actividades de su competencia e Informar peridicamente al Secretario General del avance de las acciones; c) Supervisar, verificar, clasificar y archivar las Actas de Evaluacin Final remitidas por las Escuelas de Formacin Profesional, y Escuela de Posgrado, segn normas establecidas; d) Controlar y verificar el expediente de otorgamiento de Grado Acadmico, Ttulo

Profesional, Grado de Maestro, as como duplicado de Grado Acadmico y Ttulo Profesional para su aprobacin por el Consejo Universitario, y expedir los diplomas correspondientes; e) Supervisar el cumplimiento del registro en los libros de Grado Acadmico, Ttulo Profesional y Grado de Maestro, as como duplicado de Grado y Ttulo Profesional por Facultades, otorgados por la Universidad; f) Verificar el cumplimiento del Registro Nacional de Grados y Ttulos de la Asamblea Nacional de Rectores y su correspondiente remisin; g) Asesorar en asuntos de su competencia al Secretario General, as como absolver consultas de estudiantes, trabajadores administrativos y docentes; h) Compilar los Reglamentos de Grados y Ttulos aprobados por el Consejo Universitario, segn los planes de estudios o currculos de cada Escuela de formacin Profesional; i) Mantener actualizado la base de datos de estudiantes y egresados, Asignaturas de Planes de Estudios o Currculos, Notas de alumnos, graduados y titulados por Escuelas de Formacin Profesional y graduados por Secciones de Post Grado;

FUNCIONES ESPECFICAS DE LA OFICINA DE CERTIFICACIN, GRADOS YTTULOS

DIRECTOR EN SISTEMA ADMINISTRATIVO I

1.

Naturaleza: a) Direccin y ejecucin de actividades del sistema administrativo en relacin a la gestin de certificados, grados y ttulos. b) Supervisa la labor del personal profesional, tcnico y auxiliar.

2.

Funciones: a) Cumplir y hacer cumplir la Ley, Estatuto Reformado, Reglamento General, Normas de los Sistemas Administrativos, Reglamento de Organizacin y Funciones, Manual de Organizacin y Funciones, Texto nico de Procedimientos Administrativos de la UNSCH y otras disposiciones; b) Formular y proponer las directivas proyecto de mejora o normas internas para la administracin y expedicin de los certificados de estudios (pre y postgrado), grados acadmicos, ttulos profesionales; c) Formular, ejecutar, controlar y evaluar el Plan Operativo Anual de la Oficina de Certificacin, grados y Ttulos, sobre las actividades de su competencia e Informar

peridicamente al Secretario General del avance de las acciones; d) Supervisar, verificar, clasificar y archivar las Actas de Evaluacin Final por Escuelas de Formacin Profesional, y Escuela de Post Grado, segn normas establecidas; e) Controlar y calificar los expedientes de emisin y duplicado de grados acadmicos, ttulos profesionales y Grado de Maestro, para su aprobacin por el Consejo Universitario, y expedir los diplomas correspondientes; f) Supervisar el cumplimiento en el libro y asentar en el registro correspondiente a los Diplomas de Grado Acadmico, Ttulos Profesionales y Grado de Maestro, otorgados por la Universidad; g) Supervisar la documentacin e informacin para el Registro Nacional de Grados y Ttulos de la Asamblea Nacional de Rectores, dando cumplimiento y su correspondiente remisin del informe; h) Supervisar y calificar los expedientes de otorgamiento de certificado de estudios a los usuarios de acuerdo a normas; i) Supervisar y verificar las actas de evaluacin final remitidas por las 27 escuelas de formacin profesional de la UNSCH; j) Asesorar en asuntos de su competencia al Secretario General, as como absolver consultas de estudiantes, trabajadores administrativos y docentes; k) Compilar los Reglamentos de Grados y Ttulos aprobados por la Universidad, segn los planes de estudios o currculos de cada Escuela de Formacin Profesional; l) Otras funciones asignadas por la Alta Direccin.

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II

1.

Naturaleza: a) Ejecucin y coordinacin de actividades especializadas de la oficina. b) Actividades similares a las de especialista administrativo I, diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad. c) Generalmente supervisa la labor del personal profesional y tcnico.

2.

Funciones: a) Proponer el proyecto de directivas de mejora (norma interna) para la administracin y expedicin de los certificados de estudios (pre y postgrado),grados acadmicos, ttulos profesionales; b) Formular en forma coordinada con el jefe de Oficina el Plan Operativo Anual de la

Oficina de Certificacin, Grados y Ttulos) Orientar, verificar, clasificar y archivar las Actas de Evaluacin Final como: regulares, convalidaciones, exoneraciones, y cursos nicos integradas por las Escuelas de Formacin Profesional, y Escuela de Post Grado, segn normas establecidas; c) Preparar previa calificacin los expedientes de otorgamiento de Grados Acadmicos, Ttulo profesional y Grado de Maestro, para su aprobacin por el Consejo Universitario; d) Verificar y calificar los expedientes de duplicado de grados acadmicos, ttulos profesionales y Grado de Maestro, para su aprobacin por el consejo Universitario, y expedir los diplomas correspondientes; e) Asesorar al jefe de la Oficina en asuntos de su competencia; f) Verificar minuciosamente la documentacin e informacin para el Registro Nacional de Grados y Ttulos de la Asamblea Nacional de Rectores; g) Verificar en la base de datos los Grados y Ttulos, Grado de Maestro y/o duplicados otorgados por la UNSCH segn el Registro Nacional de Grados y Ttulos de la ANR; h) Verificar el cumplimiento del Registro en los Libros de las Facultades, sobre otorgamiento de diplomas, debidamente firmado por el interesado, el Decano y el secretario General; i) Efectuar estudios de investigacin referentes a la aplicacin de la normatividad y emitir informes tcnicos; j) Formular y proponer normas y procedimientos tcnicos que coadyuve a la fluidez de los trmites administrativos; k) Participar en comisiones y reuniones de trabajo sobre funciones de la Oficina; l) Otras funciones encomendadas por el jefe inmediato.

TCNICO ADMINISTRATIVO I (rea de Certificado de Estudios y Actas)

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades tcnicas de apoyo administrativo del rea de Certificado de Estudios y Actas. b) Ocasionalmente supervisa la labor del personal auxiliar.

2.

Funciones: a) Apoyar en la formulacin y actualizacin de las normas internas correspondientes a la

emisin de Certificados de Grados y Ttulos; b) Mantener actualizado el Sistema de Notas, en base a las Actas de Evaluacin Final recibidas; c) Registrar los expedientes que ingresan de las diferentes facultades de manera ordenada de fcil acceso para su operacin; d) Llevar registro de nombres de los graduados en el libro de grados y ttulos otorgados a los usuarios; e) Verificacin de los expedientes de los grados y ttulos profesionales expedidos, digitar los nombres de cada expediente para ser tratados en el Consejo Universitario, luego publicar la relacin aprobada; f) Cumplir con la entrega de expedientes para el envo de informacin a la Asamblea Nacional de Rectores; g) Recepcionar las solicitudes, registrar, emitir los certificados de estudios, luego reportar, para el control de calidad; h) Recepcionar las Actas de Evaluacin Final, para su ingreso en la base de datos (sistema); i) Elaborar proyectos de mejora administrativa para la organizacin de archivos de gestin; j) Evaluar las actividades programadas en el proceso archivstico de la Universidad;

k) Brindar orientacin en labores de formacin de los archivos de gestin; l) Participar en comisiones de trabajo especficas;

m) Recepcionar, verificar, clasificar y archivar las Actas de Evaluacin Final por Escuelas de Formacin Profesional y la Escuela de Post Grado, segn normas establecidas; n) Eliminar documentos de valor no permanentes, previa evaluacin por la comisin de eliminacin de documentos; y o) Otras funciones asignadas por el Jefe inmediato.

TCNICO ADMINISTRATIVO I (rea de Grados y Ttulos)

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades tcnicas de apoyo administrativo en el rea. b) Ocasionalmente supervisa la labor del personal auxiliar.

2.

Funciones: a) Proyectar las Resoluciones y transcribir la aprobacin de Grados, Ttulos y Maestro; b) Recibir, revisa, registra y tramita los expedientes de Grados, Ttulos y Maestra de las diferentes Escuelas de Formacin Profesional y de la Escuela de Post Grado; c) Entregar los Diplomas de Grados, Ttulos y Maestra al rotulador, previo control, bajo responsabilidad; d) Registrar en los libros de Control, de las Facultades debidamente suscritas por el Secretario general, Decano de Facultad y el Egresado; e) Publicar la relacin de Grados, Ttulos, y Maestro aprobados por Consejo Universitario; f) Remitir los expedientes aprobados a Archivo Central, para su custodia.

g) Entregar la conformacin necesaria al Responsable del Registro Nacional de Grados, Ttulos, para la Asamblea Nacional de Rectores; h) Mantener el Stock necesario de diplomas y medallas de Grados, Ttulo y Maestro y efectuar el Control correspondiente; y i) Otras funciones que asigne el Jefe inmediato;

OPERADOR PAD I

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades de operacin de procesamiento automtico de datos y labores de secretaria. b) Ocasionalmente supervisa la labor del personal auxiliar.

2.

Funciones: a) Mantener en perfectas condiciones el funcionamiento del ordenador y controlar la calidad de los documentos procesados; b) Diagnosticar y realizar mantenimiento al equipo de procesamiento automtico de datos; c) Verificar causas de interrupcin durante el procesamiento; d) Operar el ordenador as como Internet (e-mail) de acuerdo a las instrucciones y necesidades requeridas por Secretara General; e) Digitar, informatizar certificados de estudios previa comparacin del reporte de notas con el cuadro solicitado (notas), Grados Acadmicos y Ttulos profesionales de la diferentes facultades; f) Recibir, registra, tramita los documentos que ingresa a la oficina y archivarlos

documentos as como redactar, tramitar y archivar resoluciones y documentos inherentes al rea; g) Mantener el stock de los materiales de escritorio y otros necesarios para la Oficina de Certificacin, grados y Ttulos; h) Responsable del Registro Nacional de Grados y Ttulos de la Asamblea nacional de Rectores; i) Remite la informacin fsica y electrnica del registro nacional de Grados y Ttulos de la Asamblea Nacional de Rectores; j) Apoyar en la digitacin de proyectos de normas internas, reglamentos, directivas en coordinacin con el Jefe inmediato; k) Puede sugerir las necesidades de reparacin total o parcial de equipos de cmputo; l) Otras funciones que le asigne el jefe inmediato;

AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I A3- SAD

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de labores complejas de la oficina. b) Actividades similares a las de Oficinista II, diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad. c) Generalmente supervisa la labor del personal auxiliar.

2.

Funciones: a) Responsable del archivo de las Actas de Evaluacin Final; b) Mantener las Actas de Evaluacin Final en ptimo Estado, cuidando que las mismas no se deterioren; c) Mantener actualizado el Archivo Fsico de Planes de Estudio de las diferentes Escuelas de Formacin Profesional; d) Solicitar caja chica para ejecutar gastos menudos, previa autorizacin del jefe Inmediato; e) Sistematizar y procesar la documentacin clasificada y mantener el archivo permanentemente actualizado; f) Digitar los informes, cuadros, memorandos, oficios y correspondencia en general segn indicacin del jefe inmediato; g) Recibir solicitudes de audiencias, concertar citas y preparar la agenda respectiva; comunicando al Jefe de Oficina las reuniones y citas pendientes;

h) Atender e informar al personal de la universidad y pblico en general que acude a la Oficina; i) Mantener actualizado el archivo de normas legales, resoluciones, directivas, circulares y otros de tal forma que permita su organizacin y explotacin de acuerdo a los procedimientos; j) Prever y mantener el stock de materiales de escritorio para la oportuna distribucin a los servidores de la dependencia; k) Atender llamadas telefnicas, fax, Internet, fotocopiado y comunicar el mensaje al interesado; l) Solicitar caja chica para ejecutar gastos menudos previa autorizacin del Jefe inmediato; y m) Apoyar en las labores de oficina que se le indique.

ATRIBUCIONES GENERALES DE LA OFICINA DE TRMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO CENTRAL

a) Organizar, coordinar, ejecutar, dirigir y controlar los procesos de administracin documentaria de la Universidad; b) Recibir, revisar, clasificar, analizar y registrar la documentacin y canalizar a las dependencias correspondientes, en observancia con el Texto nico de Procedimientos Administrativos y las normas conexas vigentes; c) Proponer directivas para la iniciacin, sujecin y resolucin de los expedientes, en el marco de la Ley de Procedimiento Administrativo Generales y el Texto nico de Procedimiento Administrativo; d) Proporcionar a los usuarios informacin oportuna y veraz sobre la ubicacin y estado de trmite de los documentos; e) Notificar los actos administrativos, citaciones y dems documentos a los destinatarios segn corresponda, teniendo en cuenta las formalidades, plazos y requisitos legales; f) Planificar, organizar, normar, coordinar y ejecutar las actividades archivsticas a nivel institucional; de acuerdo con las normas generales del Sistema Nacional de Archivos; g) Proponer directivas o normas internas para la administracin de los archivos activos o de gestin, pasivos o intermedios y permanentes o histricos, en observancia con la legislacin de la materia; h) Acopiar, conservar y organizar el patrimonio documental de la Universidad, teniendo en cuenta los principios de unidad, racionalidad y eficiencia en la administracin de los

archivos, adems brindar servicio oportuno de informacin a los usuarios; i) Formular, ejecutar y controlar el Plan Operativo Anual de la Oficina sobre actividades de su competencia e informar peridicamente al Secretario General del avance de las acciones; j) Proponer directivas, guas y manuales de procedimientos que contribuyan a la atencin gil y fluida a los usuarios; k) Asesorar en asuntos de su competencia al Secretario General.

FUNCIONES ESPECFICAS DE LA OFICINA DE TRMITE DOCUMENTARIO YARCHIVO CENTRAL

DIRECTOR EN SISTEMA ADMINISTRATIVO I

1.

Naturaleza: a) Direccin y ejecucin de actividades del sistema administrativo. b) Supervisa la labor del personal profesional, tcnico y auxiliar.

2.

Funciones: a) Cumplir y hacer cumplir la Ley, Estatuto Reformado, Reglamento General, Normas de los sistemas administrativos, Reglamento de Organizacin y Funciones, Manual de Organizacin y Funciones, Texto nico de Procedimientos Administrativos de la UNSCH y otras disposiciones; b) Formular, Dirigir y participar en la elaboracin del plan de trabajo, plan Operativo Institucional (POI) de la Oficina; c) Administrar el sistema integrado documentario de la Universidad, mantenindolo actualizado y operativo; d) Administrar y normar directivas internas de acuerdo a Ley de Procedimiento Administrativo General Ley 27444, Ley N 28187 y Ley N 29060; e) Dirigir y supervisar la ejecucin de labores tcnico-administrativas de recepcin y distribucin de expedientes en forma oportuna; f) Dirigir, participar y coordinar en la administracin de documentos y correspondencias del sistema de trmite documentario; g) Elaborar y publicar los requisitos de los trmites de documentos administrativos, en correspondencia al TUPA de la Universidad; h) Dar provedo de las solicitudes de los interesados, supervisar labor es tcnicas y administrativas de la Oficina;

i)

Proponer la formulacin y actualizacin de las normas internas correspondientes al Trmite Documentario;

j)

Formular el Plan Anual de Necesidades de Bienes y Servicios, cautelando su buen uso y custodia;

k) Realizar publicaciones, difusin acerca de retencin o devolucin de documentos y expedientes; l) Proponer directivas y guas para los usuarios y manuales de procedimientos, especificando los requisitos a cumplir en las gestiones a efectuar; y m) Las dems funciones que le asigne el Secretario General;

ESPECIALISTA EN ARCHIVO III

1.

Naturaleza: a) Ejecucin, coordinacin y supervisin de actividades especializadas de archivo. b) Actividades similares a las de especialista en archivo II, diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad. c) Supervisa la labor del personal profesional, tcnico.

2.

Funciones: a) Dirigir y participar en la elaboracin del plan de trabajo de la Oficina; b) Realizar labores de acopio, registro, inventario, clasificacin, ordenamiento, catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda; luego el archivamiento de los mismos; c) Proponer acciones concretas de conservacin y restauracin de documentos; d) Realizar estudios de investigacin y sistematizacin del sistema de archivo; e) Verificar la conservacin y transferencia del patrimonio documental archivstico; f) Elaborar el cdigo de archivos para facilitar la identificacin de los documentos;

g) Brindar asesoramiento a las dependencias de la Universidad en lo concerniente al sistema archivstico, absolviendo consultas especializadas sobre archivo; h) Otras funciones asignadas por el jefe inmediato;

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades especializadas de archivo.

b) Generalmente supervisa la labor de personal tcnico y auxiliar.

2.

Funciones: a) Realizar labores de clasificacin y ordenamiento de documentos, en orden cronolgico, numrico, b) Elaborar y actualizar auxiliares descriptivos, tales como ndices, catlogos, afiches e inventarios; c) Efectuar labores de conservacin y restauracin de documentos, en diferentes tipos; d) Proponer programas, mtodos y procedimientos giles y simplificados para mejorar el sistema de archivos de gestin; e) Participar en la recoleccin de informacin relacionada con la actividad archivstica; f) Orientar al usuario sobre los servicios que brinda el archivo y absolver consultas;

g) Participar en la formulacin del plan de trabajo de su dependencia; y h) Otras funciones encomendadas por el jefe inmediato.

TCNICO ADMINISTRATIVO III

1.

Naturaleza: a) Ejecucin y supervisin de actividades tcnicas complejas del sistema administrativo. b) Actividades similares a las de tcnico administrativo II, diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad. c) Supervisa ciertas labores del personal auxiliar.

2.

Funciones: a) Recibir diversos documentos y expedientes revisando los requisitos exigidos en cada caso; b) Hacer una clasificacin preliminar de los documentos recibidos previa exigencia al usuario el cumplimiento de los requisitos establecidos en el TUPA ; c) Mantener actualizado el sistema integrado de la documentacin; d) Ejecutar labores tcnico - administrativas y distribucin de expedientes y documentos; e) Hacer publicaciones y difusiones acerca de retencin y devolucin de documentos y expedientes; f) Proponer directivas y guas para los usuarios y manuales de procedimientos, especificando los requisitos a cumplir en las gestiones a efectuar; g) Brindar informacin adecuada a los usuarios en general;

h) Otras funciones que le asigne el Jefe inmediato superior.

TCNICO ADMINISTRATIVO III

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades tcnicas de cierta complejidad del sistema administrativo. b) Actividades similares a las de tcnico administrativo I, diferencindose en la mayor complejidad y responsabilidad. c) Generalmente supervisa la labor de personal tcnico y auxiliar.

2.

Funciones: a) Estudiar, analizar y participar en la elaboracin de normas, procedimientos e investigaciones preliminares de la oficina; b) Recibir, verificar sus antecedentes, enumerar, registrar y ubicar en la parte que corresponde; c) Mantener en custodia los antecedentes de las Resoluciones del ao, previa foliacin y encuadernacin de acuerdo al sistema de Archivo; d) Emitir opinin tcnica de documentos administrativos; e) Analizar normas tcnicas y proponer mejoras de procedimientos para la agilizacin de los trmites que realizan los usuarios en la Universidad; f) Ejecutar el trabajo del sistema administrativo documentario en los procedimientos de recepcin, registro, y distribucin de documentos; g) Absolver consultas formuladas por los usuarios; y h) Otras funciones designadas por el jefe inmediato.

TCNICO ADMINISTRATIVO III

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades tcnicas del sistema administrativo. b) Ocasionalmente supervisa la labor de personal auxiliar.

2.

Funciones: a) Recibir diversos documentos y expedientes revisando los requisitos exigidos en cada caso; b) Hacer una clasificacin preliminar de los documentos recibidos;

c) Mantener actualizado el sistema integrado de la documentacin; d) Ejecutar labores tcnico - administrativas y distribucin de expedientes y documentos; e) Hacer publicaciones, difusin acerca de retencin y devolucin de documentos y expedientes; f) Proponer directivas y guas para los usuarios y manuales de procedimientos, especificando los requisitos a cumplir en las gestiones a efectuar; g) Brindar informacin adecuada a los usuarios en general; h) Otras funciones que le asigne el jefe inmediato.

AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades variadas de apoyo a un sistema administrativo.

2.

Funciones: a) Analizar y clasificar informaciones, as como apoyar la ejecucin de procesos tcnicos de un sistema administrativo, siguiendo instrucciones generales; b) Efectuar trmite y/o procesar informacin de cierta complejidad; c) Mantener actualizados los registros, fichas y documentacin del sistema administrativo, segn mtodos tcnicos. d) Brindar servicio de atencin al usuario sobre informaciones que los requiera; e) Puede corresponder preparar informes de alguna complejidad en el rea de su competencia; y f) Otras funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato.

AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (04)

1.

Naturaleza: a) Ejecucin de actividades de apoyo del sistema administrativo.

2.

Funciones: a) Elaborar documentos auxiliares y descriptivos como ndices, catlogos, afiches y guas; b) Recibir, clasificar, registrar la documentacin para su correspondiente distribucin a las instancias correspondientes; c) Participar en la elaboracin de la normatividad interna y procedimientos archivsticos;

d) Ejecutar labores de acopio y procesamiento de documentos para ser archivados; e) Cumplir con citar a las autoridades universitarias, docentes, funcionarios y personal directivo para sesiones de asamblea y consejo universitario, reuniones de trabajo y actos protocolares; f) Conservar el patrimonio documental y archivstico;

g) Clasificar, registrar y distribuir a las diferentes instancias la documentacin en forma oportuna; h) Otras funciones encomendadas por el Jefe inmediato.

2.6

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTBAL DE HUAMANGA FUNCIONES REFERENTE LA SECRETARIA GENERAL

Artculo 40.- La Secretara General, es un rgano de apoyo que depende jerrquicamente del Rectorado y mantiene relaciones con todas las instancias orgnicas de la Institucin, dentro de su competencia. Tiene las siguientes atribuciones y funciones: a) Estudiar, analizar y revisar los documentos acadmicos y administrativos recibidos, en observancia con las normas legales vigentes y dentro del mbito de su competencia; b) Organizar y procesar los expedientes tratada por el Consejo Universitario y Asamblea Universitaria; c) Redactar y transcribir las resoluciones de los acuerdos del Consejo Universitario, Asamblea Universitaria y Rectorales, as como las correspondientes

Transcripciones, Directas segn corresponda; d) Dirigir, controlar y evaluar las actividades y procedimientos tcnicos de la administracin de documentos y de archivos de la Universidad; e) Dirigir y controlar el proceso de expedicin de certificados de estudios, a nivel de Pre-Grado y Post-Grado; f) Procesar, controlar y registrar los Grados Acadmicos y Ttulos Profesionales que confiere la Universidad y los que convalida, para su remisin de la documentacin a la Asamblea Nacional de Rectores; g) Mantener actualizado el archivo de las disposiciones acadmico administrativas y brindar servicio de informacin y asesoramiento a las diferentes autoridades o dependencias de la Universidad; h) Elaborar conjuntamente con el Rector, la agenda de las sesiones del Consejo

Universitario y de la Asamblea Universitaria, as como elaborar las actas respectivas; i) Autenticar los documentos oficiales emitidos por la Universidad y actuar como fedatario en los actos acadmicos-administrativos de su competencia; j) Organizar y mantener actualizado el archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin, con la documentacin que lo sustenta y dems normas acadmico administrativas de la institucin; k) Atender las peticiones formuladas por el usuario con relacin a la informacin exacta que desea obtener de la Universidad, en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica; l) Asesorar en asuntos de su competencia al Rector y otras autoridades de la Universidad.

Artculo 41.- La Oficina de Certificacin, Grados y Ttulos, tiene las siguientes funciones: Formular y proponer las directivas o normas internas para la administracin y expedicin de los certificados de estudios (Pre y Post Grado), Grados Acadmicos, Ttulos Profesionales; Formular, ejecutar, controlar y evaluar el Plan Operativo Anual de la Oficina de Certificacin, Grados y Ttulos, sobre las actividades de su competencia e Informar peridicamente al Secretario General del avance de las acciones; a) Supervisar, verificar, clasificar y archivar las Actas de Evaluacin Final remitidas por las Escuelas de Formacin Profesional, y Escuela de Post Grado, segn normas establecidas; b) Controlar y verificar el expediente de otorgamiento de Grado Acadmico, Ttulo Profesional, Grado de Maestro, as como duplicado de Grado Acadmico y Ttulo Profesional para su aprobacin por el Consejo Universitario, y expedir los diplomas correspondientes; c) Supervisar el cumplimiento del registro en los libros de Grado Acadmico, Ttulo Profesional y Grado de Maestro, as como duplicado de Grado y Ttulo Profesional por Facultades, otorgados por la Universidad; d) Verificar el cumplimiento del Registro Nacional de Grados y Ttulos de la Asamblea Nacional de Rectores y su correspondiente remisin; e) Asesorar en asuntos de su competencia al Secretario General, as como absolver consultas de estudiantes, trabajadores administrativos y docentes;

f)

Compilar los Reglamentos de Grados y Ttulos aprobados por el Consejo Universitario, segn los planes de estudios o currculos de cada Escuela de Formacin Profesional;

g) Mantener actualizado la base de datos de estudiantes y egresados, Asignaturas de Planes de Estudios o Currculos, Notas de alumnos, graduados y titulados por Escuelas de Formacin Profesional y graduados por Secciones de Post Grado;

Artculo 42.- La Oficina de Trmite Documentario y Archivo Central, tiene las siguientes funciones: a) Organizar, coordinar, dirigir, controlar y ejecutar los procesos de administracin documentaria de la Universidad; b) Recibir, revisar, clasificar, analizar y registrar la documentacin y canalizar a las dependencias correspondientes, en observancia con el Texto nico de Procedimientos Administrativos y las normas conexas vigentes; c) Proponer directivas para la iniciacin, sustanciacin y resolucin de los expedientes, en el marco de la Ley de Procedimiento Administrativo General; d) Proporcionar a los usuarios informacin oportuna y veraz sobre la ubicacin y estado de trmite de los documentos; e) Notificar los actos administrativos, citaciones y dems documentos a los destinatarios segn corresponda, teniendo en cuenta las formalidades, plazos y requisitos legales; f) Planificar, organizar, normar, coordinar y ejecutar las actividades archivsticas a nivel institucional; g) Proponer directivas o normas internas para la administracin de los archivos activos o de gestin, pasivos o intermedios y permanentes o histricos, en observancia con la legislacin de la materia; h) Organizar, dirigir y controlar el funcionamiento del Archivo Central de la Universidad, de acuerdo con las normas generales del Sistema Nacional de Archivos; i) Acopiar, conservar y organizar el patrimonio documental de la Universidad, teniendo en cuenta los principios de unidad, racionalidad y eficiencia en la administracin de los archivos, adems brindar servicio oportuno de informacin a los usuarios; j) Formular, ejecutar y controlar el Plan Operativo Anual de la Oficina sobre actividades de su competencia e informar peridicamente al Secretario General

del avance de las acciones; k) Proponer directivas, guas y manuales de procedimientos que contribuyan a la atencin gil y fluida a los usuarios; l) Asesorar en asuntos de su competencia al Secretario General.

CAPITULO III PLANEAMIENTO ESTRATGICO DE INFORMACIN PARA LA SECRETARIA GENERAL

3.1 VISIN Fortalecerse como una instancia acadmico-administrativa en la actividad

Universitaria (1) vinculada a las labores de gestin y direccin (2); liderando nuevas propuestas de desarrollo para la sistematizacin e integridad de sus servicios (3) buscando la eficacia y eficiencia que brindara para el ao 2018(4).

NECESIDAD DE INFORMACIN Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario (2) (3) Documentos acadmicos y administrativos (1) (2) (3) Proyectos de gestin administrativa en mejora (1) (2) (3) Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales (2) (4) Archivos de las disposiciones acadmico administrativas (2) (4) Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria (1) (2) (3) Requisitos para los trmites de documentos administrativos (2) (4) Registro de cdigo de archivos documentarios (2) (3) (4) Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin (2) Plan de trabajo secretaria general (1) (2) (3) Archivos de resolucin de rectores (1) (2) (4) Registro de los expedientes que ingresan a las diferentes facultades (2) (4) Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin (2) (3)

3.2

MISIN Brindar apoyo sostenible en todas las labores de gestin y direccin del Rectorado,

Asamblea y Consejo Universitario (1); conduciendo diversos procesos para contribuir al logro de sus objetivos (2), garantizando un mximo desempeo en todas sus actividades (3) y brindar un servicio eficiente en la entrega de diplomas, ttulos, fedateo de documentos, entre otras (4).

NECESIDAD DE INFORMACIN Registro de Resoluciones directorales (1) (2) Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario (2) Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales (3) (4) Archivos de las disposiciones acadmico administrativas (1) (2) (3) (4) Requisitos para los trmites de documentos administrativos (4) Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin (1) (4) Plan de trabajo secretaria general (1) (2) (3) (4) Registro de todos los archivos de resolucin de rectores (1) (2) (4) Registro de datos de los egresados (4) Registro de las peticiones de usuario (4) Registro de todos los datos egresaros (2) (4) Registro de los grados Acadmicos y de los ttulos profesionales (2) (4) Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin (1) (2) (3). Registro de estudios de investigacin y sistematizacin del sistema de archivos (1) (2) (3) (4)

3.3

OBJETIVOS

3.3.1

OBJETIVO 1 Brindar apoyo acadmico y administrativo a la estructura orgnica de la universidad:

consejo Universitario, Rectorado y Asamblea Universitaria (1) satisfaciendo todas sus necesidades (2).

NECESIDAD DE INFORMACIN Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario (1) (2) Documentos acadmicos y administrativos (1) Resoluciones directorales (2) Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, grados y ttulos profesionales (1) Archivos de las disposiciones acadmico administrativas (1) (2)
Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria (1) (2)

Registro de cdigo de archivos documentarios (2)

Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin (1) (2) Archivo central de la Universidad (1) (2) Plan de trabajo secretaria general (1) (2)

3.3.2

OBJETIVO 2 Mejorar los procesos administrativos de atencin al pblico vinculados con la oficina

de certificacin, grados y ttulos (1) agilizando sus procesos (2).

NECESIDAD DE INFORMACIN Expedientes consejo universitario (1) (2) Proyecto de directiva de mejora (1) Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales (1) (2) Expedientes de emisin y duplicado de grados acadmicos, ttulos profesionales y Grado de Maestro (2) (1) Plan de trabajo de oficina de grados y ttulos (1)(2) Registro de nombres de los graduados (2) Relacin de Grados, Ttulos, y Maestro aprobados por Consejo Universitario Actas de evaluacin final (1) (2) Inventario de diplomas y medallas de grados (2) Informes emitidos a la asamblea general de rectores (2) Expedientes de otorgamiento de certificado de estudios (1) (2) Registra los diferentes expedientes de otorgamiento de grados y ttulos (1).

3.3.3

OBJETIVO 3 Ejecutar correctamente las actividades y procedimientos tcnicos de la administracin

de documentos y archivos de la universidad (1) supervisando su correcto funcionamiento (2).

NECESIDAD DE INFORMACIN Registros de documentacin (1) Notificaciones de actos administrativos y citaciones (2). Registro de datos de los egresados (1). Expedientes emitidas por las facultades (1) (2). Archivos de resolucin rectorales (1) (2). Registro de cdigo de archivos documentarios (1) (2) Normas generales del sistema nacional de archivos (2) Normas internas para administracin de los archivos (1) (2).
Requisitos de los trmites de documentos administrativos (1) Solicitudes de los interesados (1)

Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda (1)

3.3.4

OBJETIVO 4 Apoyar integralmente en las labores del Rectorado y dems rganos de gestin (1),

brindando asesora en la formulacin de resoluciones y dems documentos administrativos que le competen (2).

NECESIDAD DE INFORMACIN Peticin del rectorado (1) Proyectos de mejora (1) Documentos acadmicos y administrativos (2) (1) Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario (1) (2). Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales (2) (1) Archivos de las disposiciones acadmico administrativas (2) Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria (1) (2). Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin (1) (2) Plan de trabajo secretaria general (1) (2)

3.3.5

OBJETIVO 5 Actualizar los archivos de disposiciones acadmicas y resoluciones de los diferentes

rganos de gestin (1) manteniendo una adecuada administracin (2)

NECESIDAD DE INFORMACIN Documentos de procedimientos acadmicos y normas conexas (1) (2) Clasificacin preliminar de documentos recibidos (2) Base de datos de estudiantes y egresados (1) (2) Actas de evaluacin final de las diferentes escuelas profesionales (1) Notificaciones de actos administrativos y citaciones (2) (1) Expedientes emitidas por las facultades (1) Archivos de resolucin rectorales (1) Registro de cdigo de archivos documentarios (1)(2) Normas generales del sistema nacional de archivos (1) Normas internas para administracin de los archivos (1)(2) Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda (1) (2).

3.4

METAS

3.4.1

META 1 Atender con eficiencia y eficacia a todas las necesidades de los rganos de gestin en

el ao 2013.

NECESIDAD DE INFORMACIN Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario. Resoluciones directorales. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria. Registro de cdigo de archivos documentarios. Plan de trabajo secretaria general.

3.4.2

META 2 Agilizar todos los procesos administrativos para la mejor atencin al pblico para el

ao 2014.

NECESIDAD DE INFORMACIN Expedientes consejo universitario. Proyecto de directiva de mejora. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales. Plan de operativo de secretaria general. Registro de nombres de los graduados. Expedientes de otorgamiento de certificado de estudios. Solicitudes del pblico en general. Agenda. Lista de costos de los trmites administrativos.

3.4.3

META 3 Ejecutar en todos los procesos administrativos para mejorar su eficiencia en los

prximos 2 aos.

NECESIDAD DE INFORMACIN Registros de documentacin Notificaciones de actos administrativos y citaciones. Registro de datos de los egresados. Expedientes emitidas por las facultades. Archivos de resolucin rectorales. Registro de cdigo de archivos documentarios. Normas generales del sistema nacional de archivos. Normas internas para administracin de los archivos. Requisitos de los trmites de documentos administrativos. Solicitudes de los interesados. Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda.

3.4.4

META 4 Recepcionar eficientemente todos los pedidos emitidos por todos los rganos de

gestin en el ao 2014.

NECESIDAD DE INFORMACIN Peticiones del rectorado. Proyectos de mejora. Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria.

3.4.5

META 5 Registrar correctamente todos los documentos acadmicos y administrativos

semanalmente.

NECESIDAD DE INFORMACIN Documentos de procedimientos acadmicos y normas conexas. Clasificacin preliminar de documentos recibidos. Actas de evaluacin final de las diferentes escuelas profesionales. Expedientes emitidas por las facultades.

Archivos de resoluciones rectorales. Registro de cdigo de archivos documentario. Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda.

3.5

PROBLEMAS

PROBLEMA 1: Falta de personal

NECESIDAD DE INFORMACIN: Carga laboral personal. Lista de personal. Proyecto de directiva de mejora.

PROBLEMA 2: Falta de un sistema adecuado para archivar documentos en general.

NECESIDAD DE INFORMACIN: Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin. Documentos acadmicos y administrativos. Proyecto de directiva de mejora.

3.6.

LISTADO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION PARA LA SECRETARIA GENERAL

1. Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario 2. Documentos acadmicos y administrativos 3. Proyectos de gestin administrativa en mejora 4. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales 5. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas 6. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria 7. Requisitos para los trmites de documentos administrativos 8. Registro de cdigo de archivos documentarios 9. Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin 10. Plan de trabajo secretaria general

11. Archivos de resolucin de rectores 12. Registro de los expedientes que ingresan a las diferentes facultades 13. Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin 14. Registro de Resoluciones directorales 15. Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario 16. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales 17. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas 18. Requisitos para los trmites de documentos administrativos 19. Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin 20. Plan de trabajo secretaria general 21. Registro de todos los archivos de resolucin de rectores 22. Registro de datos de los egresados 23. Registro de las peticiones de usuario 24. Registro de todos los datos egresaros 25. Registro de los grados Acadmicos y de los ttulos profesionales 26. Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin 27. Registro de estudios de investigacin y sistematizacin del sistema de archivos 28. Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario 29. Documentos acadmicos y administrativos 30. Resoluciones directorales 31. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, grados y ttulos profesionales 32. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas 33. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria 34. Registro de cdigo de archivos documentarios 35. Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin 36. Archivo central de la Universidad 37. Plan de trabajo secretaria general 38. Expedientes consejo universitario 39. Proyecto de directiva de mejora 40. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales 41. Expedientes de emisin y duplicado de grados acadmicos, ttulos profesionales y Grado de Maestro 42. Plan de trabajo de oficina de grados y ttulos 43. Registro de nombres de los graduados 44. Relacin de Grados, Ttulos, y Maestro aprobados por Consejo Universitario

45. Actas de evaluacin final 46. Inventario de diplomas y medallas de grados 47. Informes emitidos a la asamblea general de rectores 48. Expedientes de otorgamiento de certificado de estudios 49. Registra los diferentes expedientes de otorgamiento de grados y ttulos 50. Registros de documentacin 51. Notificaciones de actos administrativos y citaciones 52. Registro de datos de los egresados 53. Expedientes emitidas por las facultades 54. Archivos de resolucin rectorales 55. Registro de cdigo de archivos documentarios 56. Normas generales del sistema nacional de archivos 57. Normas internas para administracin de los archivos 58. Requisitos de los trmites de documentos administrativos 59. Solicitudes de los interesados 60. Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda 61. Peticin del rectorado 62. Proyectos de mejora 63. Documentos acadmicos y administrativos 64. Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario 65. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales 66. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas 67. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria 68. Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin 69. Plan de trabajo secretaria general 70. Documentos de procedimientos acadmicos y normas conexas 71. Clasificacin preliminar de documentos recibidos 72. Base de datos de estudiantes y egresados 73. Actas de evaluacin final de las diferentes escuelas profesionales 74. Notificaciones de actos administrativos y citaciones 75. Expedientes emitidas por las facultades 76. Archivos de resolucin rectorales 77. Registro de cdigo de archivos documentarios 78. Normas generales del sistema nacional de archivos 79. Normas internas para administracin de los archivos

80. Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda 81. Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario. 82. Resoluciones directorales. 83. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales. 84. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas. 85. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria. 86. Registro de cdigo de archivos documentarios. 87. Plan de trabajo secretaria general. 88. Expedientes consejo universitario. 89. Proyecto de directiva de mejora. 90. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales. 91. Plan de operativo de secretaria general. 92. Registro de nombres de los graduados. 93. Expedientes de otorgamiento de certificado de estudios. 94. Solicitudes del pblico en general. 95. Agenda. 96. Lista de costos de los trmites administrativos. 97. Registros de documentacin 98. Notificaciones de actos administrativos y citaciones. 99. Registro de datos de los egresados. 100. Expedientes emitidas por las facultades. 101. Archivos de resolucin rectorales. 102. Registro de cdigo de archivos documentarios. 103. Normas generales del sistema nacional de archivos. 104. Normas internas para administracin de los archivos. 105. Requisitos de los trmites de documentos administrativos. 106. Solicitudes de los interesados. 107. Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda. 108. Peticiones del rectorado. 109. Proyectos de mejora. 110. Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario. 111. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales. 112. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas.

113. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria. 114. Documentos de procedimientos acadmicos y normas conexas. 115. Clasificacin preliminar de documentos recibidos. 116. Actas de evaluacin final de las diferentes escuelas profesionales. 117. Expedientes emitidas por las facultades. 118. Archivos de resoluciones rectorales. 119. Registro de cdigo de archivos documentario. 120. Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda. 121. Carga laboral personal. 122. Lista de personal. 123. Proyecto de directiva de mejora. 124. Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin. 125. Documentos acadmicos y administrativos. 126. Proyecto de directiva de mejora.

3.7.

LISTA DEPURADA DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION PARA LA SECRETARIA GENERAL

3. Actas de evaluacin final 4. Actas de evaluacin final de las diferentes escuelas profesionales 5. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria 6. Archivo central de la Universidad 7. Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin 8. Archivos de las disposiciones acadmico administrativas. 9. Archivos de resolucin rectorales 10. Base de datos de estudiantes y egresados 11. Carga laboral personal. 12. Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda 13. Clasificacin preliminar de documentos recibidos. 14. Documentos acadmicos y administrativos 15. Documentos de procedimientos acadmicos y normas conexas 16. Expedientes consejo universitario

17. Expedientes de emisin y duplicado de grados acadmicos, ttulos profesionales y Grado de Maestro 18. Expedientes de otorgamiento de certificado de estudios 19. Expedientes emitidas por las facultades 20. Expedientes emitidos por la asamblea y consejo universitario 21. Informes emitidos a la asamblea general de rectores 22. Inventario de diplomas y medallas de grados 23. Lista de costos de los trmites administrativos. 24. Lista de personal. 25. Normas generales del sistema nacional de archivos 26. Normas internas para administracin de los archivos 27. Notificaciones de actos administrativos y citaciones. 28. Peticin del rectorado 29. Peticiones del rectorado. 30. Plan de operativo de secretaria general. 31. Plan de trabajo de oficina de grados y ttulos 32. Plan de trabajo secretaria general 33. Proyecto de directiva de mejora 34. Proyectos de gestin administrativa en mejora 35. Proyectos de mejora. 36. Registra los diferentes expedientes de otorgamiento de grados y ttulos 37. Registro de cdigo de archivos documentarios. 38. Registro de datos de los egresados. 39. Registro de estudios de investigacin y sistematizacin del sistema de archivos 40. Registro de las peticiones de usuario 41. Registro de los expedientes que ingresan a las diferentes facultades 42. Registro de los grados Acadmicos y de los ttulos profesionales 43. Registro de nombres de los graduados 44. Registro de Resoluciones directorales 45. Registro de todos los archivos de resolucin de rectores 46. Registro de todos los datos egresaros 47. Registros de documentacin 48. Relacin de Grados, Ttulos, y Maestro aprobados por Consejo Universitario 49. Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin 50. Requisitos de los trmites de documentos administrativos

51. Requisitos para los trmites de documentos administrativos 52. Resoluciones directorales 53. Solicitudes del pblico en general. 54. Solicitudes de los interesados 55. Solicitudes de los interesados. 56. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, grados y ttulos profesionales

3.7

FACTORES CRTICOS DE XITO

N 01

Objetivo Estratgico

Factor crtico de xito

Mejorar los procesos administrativos de Brindar un buen servicio al pblico atencin al pblico vinculados con la oficina vinculados con la oficina de certificacin, grados y ttulos agilizando sus procesos.

02

Ejecutar correctamente las actividades y Supervisando todas las actividades y procedimientos tcnicos de la procedimientos tcnicos de la

administracin de documentos y archivos de administracin de los documentos y la universidad supervisando su correcto archivos. funcionamiento

03

Actualizar los archivos de disposiciones Archivar

ordenadamente

por

acadmicas y resoluciones de los diferentes categoras los diferentes documentos. rganos de gestin manteniendo una adecuada administracin

Tabla N 3.1: crticos de xito

3.8

CADENA DE VALOR DE SECRETARIA GENERAL

PLANEAMIENTO P1: Planificar actividades relacionadas a las secretaria general.

P2: Asignar presupuesto.

ACTIVIDADES DE APOYO

TE SO RE R A P3: B rin d ar p r es u p u e sto p ara co mp r a s m en or e s d e la s ec re tar ia g en era l.

P 4 : Re ci b ir p ag o s d e d i v er so s tra m it e s AB AS TE CI MIE N TO P5: en t re ga r b i en e s y s e rv ic io s re q u e rid o s en l a s ec re tar ia g en era l. SISTEMAS Y MANTENIMIENTO P6: Brindar mantenimiento a los equipos. P7: Actualizar la base de datos del sistema.

ASESORA LEGAL P8: asesorar en aspectos jurdicos.

P9: Legalizacin de documentos. P10: Emisin de resoluciones rectorales. P11: Emisin de certificados y ttulos. P12: Emisin de expedientes de consejo universitario. P13: Archivamiento en documento general. P14: Entrega del Certificados de Estudios y ttulos al Usuario (original)

ACTIVIDADES PRIMARIAS

LOGSTICA

SECRETARIA GENERAL

ARCHIVO CENTRAL

SERVICIOS

POST SERVICIOS

3.8.

NECESIDAD DE INFORMACIN POR NIVELES

N. Estratgico

ASAMBLEA UNIVERSITARIA RECTOR VICERRECTORA ACADMICO VICERRECTOR ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO DECANATO ESCUELA DE POSGRADO

N. Tctico

SECRETARIO GENERAL
DIRECTOR EN SISTEMA ADMINISTRATIVO

N. Operativo

SECRETARIA TCNICO ADMINISTRATIVO OPERADOR PAD TCNICO AUXILIAR ABOGADO AUXILIAR EN SISTEMA ADMINISTRATIVO ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO ESPECIALISTA EN ARCHIVO

3.9

LISTADO NECESIDADES DE INFORMACION POR NIVELES

NIVEL ESTRATGICO

Expedientes emitidos por la asamblea universitaria. Expedientes emitidos consejo universitario. Resoluciones rectorales. Expedientes emitidos por el rectorado. Proyecto de directiva de mejora. Plan de trabajo UNSCH. Actas de sesiones ordinarias y extraordinarias. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria.

NIVEL TCTICO

Archivos de las disposiciones acadmico administrativas. Archivo de resoluciones de los diferentes rganos de gestin. Archivo central de la UNSCH. Plan de trabajo secretaria general. Informes emitidos a la asamblea general de rectores. Expedientes de otorgamiento de certificado de estudios, grados y ttulos. Notificaciones de actos administrativos y citaciones. Expedientes emitidos por las facultades Normas generales del sistema nacional de archivos. Normas internas para administracin de los archivos. Registro de estudios de investigacin y sistematizacin del sistema de archivos. Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin.

NIVEL OPERATIVO

Documentos acadmicos y administrativos. Registro de las peticiones de usuario. Cargas laborales del personal. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales. Expedientes de emisin y duplicado de grados acadmicos, ttulos profesionales y Grado

de Maestro. Registro de nombres de los graduados. Relacin de Grados, Ttulos, y Maestro aprobados por Consejo Universitario. Actas de evaluacin final de los usuarios. Inventario de diplomas y medallas de grados. Registros de documentacin. Requisitos de los trmites de documentos administrativos. Registro de datos de los egresados. Registro de cdigo de archivos documentarios. Solicitudes de los interesados. Catalogacin de los documentos recibidos por tipos y dependencias segn corresponda.

3.10

MATRIZ DE RELACIN ENTRE NECESIDADES DE INFORMACION Y PROCESOS

INFORMACIN DE ENTRADA Expedientes emitidos por la asamblea universitaria. Expedientes rectorado. Proyecto de directiva mejora. Plan de trabajo UNSCH. Plan de trabajo secretaria de emitidos por el

PROCESOS Emisin de resoluciones rectorales.

INFORMACIN DE SALIDA Resoluciones rectorales. Archivos de las

disposiciones acadmico administrativas. Archivo de resoluciones de los diferentes

rganos de gestin.

general Notificaciones de actos

administrativos y citaciones. Reporte de actualizacin de los archivos de resolucin.

Plan de trabajo UNSCH. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria. Emisin de expedientes Consejo Universitario.

Actas

de

sesiones y

ordinarias extraordinarias. Archivos disposiciones de

las

Proyecto

de

directiva

de

mejora. Expedientes emitidos por la asamblea universitaria. Expedientes emitidos consejo universitario. Notificaciones de actos

acadmico administrativas. Archivo de resoluciones de los diferentes

rganos de gestin.

administrativos y citaciones

Expedientes emitidos por la Legalizacin de documentos. asamblea universitaria. Expedientes emitidos consejo universitario. Expedientes de otorgamiento de certificado de estudios, grados y ttulos.

Certificados de estudios, grados y ttulos. Resoluciones rectorales.

Expedientes emitidos por las facultades Registro de las peticiones de usuario. Solicitudes para la emisin de certificados de estudio, ttulos profesionales

Emisin de certificados, grados y ttulos profesionales

Expedientes otorgamiento

de de

certificado de estudios, grados y ttulos. Relacin Ttulos, de y Grados, Maestro

aprobados por Consejo Universitario

Registro de nombres de los graduados Actas de evaluacin final de los usuarios. Inventario de diplomas y

medallas de grados.

 Resoluciones rectorales. Actas de sesiones ordinarias y extraordinarias. Agenda de las sesiones del Consejo Universitario y de la Asamblea. Plan de trabajo secretaria general. Normas Normas generales del

Archivacion de documentos en general.

Archivo central de la Unsch Reporte actualizacin de de los

archivos de resolucin Registro de cdigo de archivos documentarios Relacin Ttulos, de y Grados, Maestro

sistema nacional de archivos. internas de para los

aprobados por Consejo Universitario Actas de evaluacin

administracin archivos.

final de los usuarios

Registros de documentacin. Requisitos de los trmites de documentos administrativos. Catalogacin documentos de recibidos los por

tipos y dependencias segn corresponda. Tabla N 3.2: Matriz