KPI's - Indicadores clave de gestin en Finanzas La definicin de indicadores es una tarea crucial para una organizacin.

Los indicadores escogidos sern la base para definir metas, rumbos y estrategias. Es importante que ellos muestren no solo el pasado de la empresa, pero tambin sus perspectivas de futuro, y por esto existen indicadores de resultados y de desempeo. Hoy en da, uno de los puntos clave para el buen funcionamiento de una empresa es el mbito de los procesos. Todas las empresas pueden tener oportunidades de aumentar sus ingresos y tambin de reducir gastos. Pero estas dos acciones estn muy limitadas por el mercado y por las necesidades de funcionamiento. Por ello, el aumento o sostenimiento de la rentabilidad de una empresa pasa por mejorar constantemente sus procesos. La mejora de procesos implica su conocimiento exhaustivo, su medicin constante y el control de su evolucin. Para realizar todo esto se utilizan sistemas de indicadores clave llamados KPIs (Key performance indicators). Un indicador es un valor numrico que se obtiene comparando datos relacionados con una actividad o proceso durante un periodo de tiempo determinado. Existe un acrstico internacionalmente conocido, el SMART, que puede ayudar a entender mejor el propsito de los indicadores. S pecific: Dirigida a su rea (Al objetivo que se busca) M easurable: Precisa y completa (Datos confiables y completos) A ctionable: Indica como actuar (Orientada a la accin) R elevance: Resultados significativos (Informacin sobre lo que es importante) T imely: Oportunos (En el momento que los necesita) Caractersticas bsicas de los KPIs Estas son las caractersticas que tiene que tener los kpis para que sean tiles: Representan una actividad o proceso crtico Estn directamente vinculados con dicho proceso Son cuantificables, valorables y clasificables (un recuento, un porcentaje, un ratio, etc.) Se ajustan al principio de coste / beneficio Son comparables en el tiempo, permiten marcar y definir tendencias Son fiables Son aceptados

Son fciles de definir y usar Tienen usuarios y clientes identificados

Utilidad de los KPIs Los KPIs tienen varias utilidades que se complementan y superponen: 1. En primer lugar sirven para medir: miden el proceso y su rendimiento, tanto en el tiempo como comparado con idnticos procesos realizados por equipos / personas diferentes. 2. En segundo lugar, y fruto de esta comparacin o de su puro anlisis, permiten detectar deterioros en el proceso y oportunidades de mejora. Con ello, si el proceso se cambia en alguna de sus facetas, podremos tambin, a travs de los kpis correspondientes si el cambio ha producido mejoras o no. 3. Por ltimo, los kpis se pueden utilizar para fijar objetivos y recompensas a sus dueos. Tipos de KPIs Existe una innumerable variedad de indicadores clave en las empresas. Cada una define los que considera clave de forma adaptada a su cultura y necesidades. Podemos clasificar los kpis en diferentes categoras: De eficacia: miden los resultados del proceso y se comparan con datos presupuestarios y/o histricos De productividad: miden niveles de productividad del proceso y de los recursos utilizados en l. De eficiencia: miden las eficiencias en coste y/o uso de recursos por parte del proceso. De calidad: miden los niveles de calidad del proceso permitiendo ide ntificar problemas de producto, servicio, etc. De satisfaccin del cliente: miden la calidad percibida por el cliente con relacin a ese proceso De satisfaccin del empleado: menos habituales, miden tambin el clima de los empleados en relacin con esa actividad o proceso. De dimensionamiento: miden los posibles problemas de sobre o infra dimensionamiento de un proceso. No obstante, indiquemos que un indicador determinado puede enmarcarse en varios tipos y cubrir ms de una perspectiva del proceso. ESTRUCTURA:

 Miden cmo un Sistema est organizado y equipado. Permiten saber si los RECURSOS estn disponibles y organizados, para facilitar la ejecucin de una actividad o proceso. Permiten MONITOREAR la estructura. NO hay que perder mucho tiempo monitoreando la estructura, porque es la parte MAS estable del sistema, cambia poco. INDICADORES DE ESTRUCTURA : RECURSOS : Recursos humanos Recursos tecnolgicos Recursos financieros ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL : Organigramas Manuales procedimientos Normas Programas organizacin Flujogramas Recursos materiales Insumos

de

Manuales

de

A su vez son la base de la planeacin. Se refieren a los indicadores ya estandarizados, de uso comn, cuyos anlisis involucran series de tiempo. La evaluacin de la estructura implica los recursos materiales (instalaciones, equipos y presupuesto monetario), los recursos humanos (nmero y calificacin del personal) y otros aspectos institucionales o gerenciales. Su evaluacin es casi siempre fcil, rpida y objetiva pues engloba una serie de caractersticas estticas y previamente establecidas, sobre la base de conseguir una calidad aceptable para un momento dado. No obstante, la estructura ms perfecta no garantiza la calidad y el uso de estos indicadores es limitado si se pretende tener una visin real de la calidad. Se conocen como la expresin cuantitativa de la suficiencia de requerimientos para la ejecucin de un proceso. Los recursos que dispone la entidad para responder a las necesidades y dar cumplimiento. Estos recursos incluyen: polticas, legislacin, personal, instalaciones fsicas, equipos, sistemas de informacin, organizacin, financiamiento, etc. Dentro de los indicadores de estructura se evala la disponibilidad y la accesibilidad.

INDICADORES DE PROCESO Su construccin es un desafo para los equipos. Adems de conocer el INICIO, el TERMINO y cada una de las ETAPAS de un proceso, es imprescindible conocer el RESPONSABLE y los REGISTROS que se utilizan. Los indicadores de los procesos se disean para medir los objetivos que tienen mayor impacto en los indicadores de resultados y teniendo en cuenta que deben ser un instrumento para mejorar el nivel de integracin y comunicacin entre las distintas funciones que participan en cada proceso. Precisamente, una de las tareas ms importantes de la direccin es coordinar las distintas funciones que participan en un proceso para que ste pueda ser gestionado de forma integrada (integracin horizontal). Son una expresin cuantitativa del comportamiento o desempeo de toda la organizacin o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso. Estos indicadores permiten analizar la correcta administracin de una organizacin o una de sus dependencias, y tomar decisiones a partir de los resultados. Adems Miden la forma como se utilizan los recursos disponibles para atender los requerimientos. Principalmente se utilizan para medir utilizacin, productividad y rendimiento:

Utilizacin = cantidad de recursos verdaderamente utilizados en una actividad, servicio o programa, respecto a los disponibles, por unidad de tiempo. Productividad = nmero de servicios o actividades por unidad de recurso disponible por unidad de tiempo. Rendimiento = nmero de servicios o actividades por unidad de recurso utilizado por unidad de tiempo.

INDICADORES DE RESULTADO Son la expresin cuantitativa del logro de un propsito de un proceso o actividad propuesta comparada con algn nivel de referencia, sobre las que se

tomas decisiones en la planeacin a mediano plazo. Dentro de los indicadores de resultado e impacto caben los indicadores de eficacia, efectividad, eficiencia:

Eficiencia: Uso de los recursos. Eficacia: Logro de las metas. Efectividad: Logros por uso de los recursos.

Pueden reflejar aspectos deseados o adversos. Estos ltimos son los ms fciles de medir e identificar.

Indicadores de resultados (Lag measures) Qu Son:

Inductores o Indicadores de Desempeo (Lead measures o drivers)

Ejemplos:

En el grfico anterior podemos ver la evolucin de las ventas y de la satisfaccin del cliente de una empresa. Los dos indicadores son inicialmente crecientes. Entretanto, en cierto momento la satisfaccin del cliente empieza a caer. En el primer instante esto no afecta las ventas, pero en poco tiempo los clientes dejan de comprar y ambos indicadores empiezan a caer.

Esta relacin entre ventas y satisfaccin del cliente nos muestra que, si el gestor est acompaando solamente las ventas (un indicador de RESULTADOS), tardar en ver que hay algo mal en la empresa, y solo se dar cuenta de los efectos cuando este indicador empiece a caer. Si l tiene tambin un indicador de satisfaccin del cliente (un indicador de DESEMPEO), ver el problema antes de la cada de las ventas para que pueda tomar acciones correctivas, como en este grfico:

Por lo tanto, todo indicador de resultados debe tener tambin un indicador de desempeo asociado, que d un alerta anticipado sobre problemas que afectarn el indicador de resultados. Uno de los indicadores de resultados ms utilizado usando el concepto de relacin es la "eficiencia". En la contabilidad, es posible desarrollar y utilizar muchas razones ms tiles. Parte de la razn otros de uso comn incluyen, margen de ganancia sobre el volumen de negocios, la tasa de retorno sobre el capital empleado y la tasa de rotacin de inventario.

Otras definiciones
Se define como el logro de los resultados propuestos, por lo tanto conformaran este grupo los indicadores que nos indiquen si se cumpli o no el resultado esperado. Estn asociados a las metas de la gestin y la eficacia y efectividad de su logro, en otras palabras a los resultados y al impacto de los mismos. Los indicadores de gestin de resultados tienen por tarea reflejar de qu manera (positiva o negativa) influyeron las ideas que fueron tomadas en el pasado donde la responsabilidad de resultados nulos o negativos, no

pesa sobre nadie ya que los mismos informan algo que ya fue pasado y no hay posibilidades de abrir su resultado.

Sugerencias para el gestor:

Identificar los indicadores de resultados en el rea de trabajo, y cules son los indicadores de desempeo asociados. Se debe hacer lo mismo para los indicadores del mercado en que se acta. Tener una buena comunicacin con el equipo de trabajo e identificar problemas en los indicadores de desempeo que puedan afectar los resultados de la empresa.

Cibergrafa: Extrado de http://blogestion.com/gestion/2008/01/20/indicadores-

resultados-lag-desempeno-lead/ http://www.grupokaizen.com/bsce/bsce23.php http://www.gestionyadministracion.com/empresas/indicadores-degestion.html