KPI's - Indicadores clave de gestión en Finanzas La definición de indicadores es una tarea crucial para una organización.

Los indicadores escogidos serán la base para definir metas, rumbos y estrategias. Es importante que ellos muestren no solo el pasado de la empresa, pero también sus perspectivas de futuro, y por esto existen indicadores de resultados y de desempeño. Hoy en día, uno de los puntos clave para el buen funcionamiento de una empresa es el ámbito de los procesos. Todas las empresas pueden tener oportunidades de aumentar sus ingresos y también de reducir gastos. Pero estas dos acciones están muy limitadas por el mercado y por las necesidades de funcionamiento. Por ello, el aumento o sostenimiento de la rentabilidad de una empresa pasa por mejorar constantemente sus procesos. La mejora de procesos implica su conocimiento exhaustivo, su medición constante y el control de su evolución. Para realizar todo esto se utilizan sistemas de indicadores clave llamados KPI’s (Key performance indicators). Un indicador es un valor numérico que se obtiene comparando datos relacionados con una actividad o proceso durante un periodo de tiempo determinado. Existe un acróstico internacionalmente conocido, el SMART, que puede ayudar a entender mejor el propósito de los indicadores. S pecific: Dirigida a su área (Al objetivo que se busca) M easurable: Precisa y completa (Datos confiables y completos) A ctionable: Indica como actuar (Orientada a la acción) R elevance: Resultados significativos (Información sobre lo que es importante) T imely: Oportunos (En el momento que los necesita) Características básicas de los KPI’s Estas son las características que tiene que tener los kpis para que sean útiles: ➢Representan una actividad o proceso crítico ➢Están directamente vinculados con dicho proceso ➢Son cuantificables, valorables y clasificables (un recuento, un porcentaje, un ratio, etc.…) ➢Se ajustan al principio de coste / beneficio ➢Son comparables en el tiempo, permiten marcar y definir tendencias ➢Son fiables ➢Son aceptados

Por último. servicio. si el proceso se cambia en alguna de sus facetas. miden también el clima de los empleados en relación con esa actividad o proceso. permiten detectar deterioros en el proceso y oportunidades de mejora. Con ello. • De calidad: miden los niveles de calidad del proceso permitiendo ide ntificar problemas de producto. En segundo lugar. En primer lugar sirven para medir: miden el proceso y su rendimiento. 2. Cada una define los que considera “clave” de forma adaptada a su cultura y necesidades. No obstante.➢Son fáciles de definir y usar ➢Tienen usuarios y clientes identificados Utilidad de los KPI’s Los KPIs tienen varias utilidades que se complementan y superponen: 1. • De satisfacción del cliente: miden la calidad percibida por el cliente con relación a ese proceso • De satisfacción del empleado: menos habituales. a través de los kpi’s correspondientes si el cambio ha producido mejoras o no. y fruto de esta comparación o de su puro análisis. • De eficiencia: miden las eficiencias en coste y/o uso de recursos por parte del proceso. etc. podremos también. ESTRUCTURA: . • De dimensionamiento: miden los posibles problemas de sobre o infra dimensionamiento de un proceso. los kpi’s se pueden utilizar para fijar objetivos y recompensas a sus “dueños”. 3. Tipos de KPI’s Existe una innumerable variedad de indicadores clave en las empresas. tanto en el tiempo como comparado con idénticos procesos realizados por equipos / personas diferentes. indiquemos que un indicador determinado puede enmarcarse en varios tipos y cubrir más de una perspectiva del proceso. Podemos clasificar los kpis en diferentes categorías: • De eficacia: miden los resultados del proceso y se comparan con datos presupuestarios y/o históricos • De productividad: miden niveles de productividad del proceso y de los recursos utilizados en él.

para facilitar la ejecución de una actividad o proceso. Se refieren a los indicadores ya estandarizados. financiamiento. Dentro de los indicadores de estructura se evalúa la disponibilidad y la accesibilidad. la estructura más perfecta no garantiza la calidad y el uso de estos indicadores es limitado si se pretende tener una visión real de la calidad. Su evaluación es casi siempre fácil. equipos y presupuesto monetario). sobre la base de conseguir una calidad aceptable para un momento dado. equipos. Estos recursos incluyen: políticas. rápida y objetiva pues engloba una serie de características estáticas y previamente establecidas. organización. sistemas de información. instalaciones físicas. Se conocen como la expresión cuantitativa de la suficiencia de requerimientos para la ejecución de un proceso. cuyos análisis involucran series de tiempo. de uso común. los recursos humanos (número y calificación del personal) y otros aspectos institucionales o gerenciales. cambia poco. No obstante. . porque es la parte MAS estable del sistema. La evaluación de la estructura implica los recursos materiales (instalaciones. INDICADORES DE ESTRUCTURA : RECURSOS : • Recursos humanos • Recursos tecnológicos • Recursos financieros ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL : • Organigramas • Manuales procedimientos • Normas • Programas organización • • Flujogramas • Recursos materiales • Insumos de Manuales de A su vez son la base de la planeación. • NO hay que perder mucho tiempo monitoreando la estructura.• Miden cómo un Sistema está organizado y equipado. legislación. etc. Los recursos que dispone la entidad para responder a las necesidades y dar cumplimiento. • Permiten MONITOREAR la estructura. personal. • Permiten saber si los RECURSOS están disponibles y organizados.

productividad y rendimiento:    Utilización = cantidad de recursos verdaderamente utilizados en una actividad. Principalmente se utilizan para medir utilización.INDICADORES DE PROCESO • Su construcción es un desafío para los equipos. es imprescindible conocer el RESPONSABLE y los REGISTROS que se utilizan. Rendimiento = número de servicios o actividades por unidad de recurso utilizado por unidad de tiempo. y tomar decisiones a partir de los resultados. Los indicadores de los procesos se diseñan para medir los objetivos que tienen mayor impacto en los indicadores de resultados y teniendo en cuenta que deben ser un instrumento para mejorar el nivel de integración y comunicación entre las distintas funciones que participan en cada proceso. sobre las que se . por unidad de tiempo. cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia. Estos indicadores permiten analizar la correcta administración de una organización o una de sus dependencias. Precisamente. el TERMINO y cada una de las ETAPAS de un proceso. Productividad = número de servicios o actividades por unidad de recurso disponible por unidad de tiempo. una de las tareas más importantes de la dirección es coordinar las distintas funciones que participan en un proceso para que éste pueda ser gestionado de forma integrada (integración horizontal). Además Miden la forma como se utilizan los recursos disponibles para atender los requerimientos. servicio o programa. INDICADORES DE RESULTADO Son la expresión cuantitativa del logro de un propósito de un proceso o actividad propuesta comparada con algún nivel de referencia. • Además de conocer el INICIO. respecto a los disponibles. Son una expresión cuantitativa del comportamiento o desempeño de toda la organización o una de sus partes. puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso.

Efectividad: Logros por uso de los recursos. Estos últimos son los más fáciles de medir e identificar. Eficacia: Logro de las metas. Pueden reflejar aspectos deseados o adversos. Indicadores de resultados (Lag measures) Qué Son: Inductores o Indicadores de Desempeño (Lead measures o drivers) . eficiencia:    Eficiencia: Uso de los recursos. Dentro de los indicadores de resultado e impacto caben los indicadores de eficacia. efectividad.tomas decisiones en la planeación a mediano plazo.

en cierto momento la satisfacción del cliente empieza a caer. pero en poco tiempo los clientes dejan de comprar y ambos indicadores empiezan a caer. .Ejemplos: En el gráfico anterior podemos ver la evolución de las ventas y de la satisfacción del cliente de una empresa. Entretanto. Los dos indicadores son inicialmente crecientes. En el primer instante esto no afecta las ventas.

margen de ganancia sobre el volumen de negocios. todo indicador de resultados debe tener también un indicador de desempeño asociado. y solo se dará cuenta de los efectos cuando este indicador empiece a caer. que dé un alerta anticipado sobre problemas que afectarán el indicador de resultados. verá el problema antes de la caída de las ventas para que pueda tomar acciones correctivas. Si él tiene también un indicador de satisfacción del cliente (un indicador de DESEMPEÑO). Parte de la razón otros de uso común incluyen. es posible desarrollar y utilizar muchas razones más útiles. En la contabilidad. Están asociados a las metas de la gestión y la eficacia y efectividad de su logro. tardará en ver que hay algo mal en la empresa. Otras definiciones Se define como el logro de los resultados propuestos. como en este gráfico: Por lo tanto. si el gestor está acompañando solamente las ventas (un indicador de RESULTADOS). Los indicadores de gestión de resultados tienen por tarea reflejar de qué manera (positiva o negativa) influyeron las ideas que fueron tomadas en el pasado donde la responsabilidad de resultados nulos o negativos. en otras palabras a los resultados y al impacto de los mismos. la tasa de retorno sobre el capital empleado y la tasa de rotación de inventario. no - . por lo tanto conformaran este grupo los indicadores que nos indiquen si se cumplió o no el resultado esperado.Esta relación entre ventas y satisfacción del cliente nos muestra que. Uno de los indicadores de resultados más utilizado usando el concepto de relación es la "eficiencia".

php http://www.com/empresas/indicadores-degestion. Cibergrafía: Extraído de http://blogestion.com/gestion/2008/01/20/indicadores- resultados-lag-desempeno-lead/ http://www. y cuáles son los indicadores de desempeño asociados.gestionyadministracion.grupokaizen.html . Se debe hacer lo mismo para los indicadores del mercado en que se actúa. Sugerencias para el gestor: Identificar los indicadores de resultados en el área de trabajo.com/bsce/bsce23. Tener una buena comunicación con el equipo de trabajo e identificar problemas en los indicadores de desempeño que puedan afectar los resultados de la empresa.pesa sobre nadie ya que los mismos informan algo que ya fue pasado y no hay posibilidades de abrir su resultado.

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