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SECRETARA TCNICA DE PLANIFICACIN

GUA METODOLGICA PARA LA ELABORACIN DE PLANES ESTRATGICOS INSTITUCIONALES

Luis Retamozo Murillo

Contenido

INTRODUCCIN............................................................................................................. 4 1. 2. LA PRESENTE GUA............................................................................................. 5 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................ 5

2.1. La Planificacin ............................................................................................................................................. 5 2.2. La Planificacin Estratgica........................................................................................................................... 6

3.
3.1. 3.2.

EL SISTEMA NACIONAL DE PLANIFICACIN (SISPLAN) ................................ 7


Principios del SISPLAN ............................................................................................................................... 7 Objetivos del SISPLAN ................................................................................................................................ 9

4.

EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL....................................................... 10

4.1. Marco normativo ......................................................................................................................................... 10 4.1.1. Ley del SISPLAN .................................................................................................................................... 10 4.2. Responsabilidades bsicas ...................................................................................................................... 10 4.2.1. Consejo de Desarrollo Nacional............................................................................................................... 10 4.2.2. Secretara Tcnica de Planificacin ......................................................................................................... 10 4.2.3. Organismos y entidades del Estado.......................................................................................................... 11 4.3. Fases de elaboracin del PEI ................................................................................................................... 11

5. FASE I MECANISMOS DE COORDINACIN Y ORGANIZACIN DEL PROCESO..................................................................................................................... 11


5.1. 5.2. 5.3. Objetivos ....................................................................................................................................................... 12 Responsabilidades bsicas ...................................................................................................................... 12 Resultados .................................................................................................................................................... 12

6. 7.
7.1.

FASE III DIAGNSTICO................................................................................... 13 FASE IV FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL....... 14


Productos ...................................................................................................................................................... 14

7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 7.10. 7.11. 7.12. 7.13.

Responsabilidad bsica ............................................................................................................................ 14 Aspectos generales .................................................................................................................................... 15 Contenido del PEI........................................................................................................................................ 16 Misin ............................................................................................................................................................. 16 Visin.............................................................................................................................................................. 17 Anlisis de situacin .................................................................................................................................. 17 Lineamientos estratgicos ....................................................................................................................... 18 Cuadro de Mando Integral......................................................................................................................... 18 reas y factores de xito....................................................................................................................... 19 Los objetivos ............................................................................................................................................ 20 Metas .......................................................................................................................................................... 21 Estrategias ................................................................................................................................................ 21

8.
8.1. 8.2. 8.3.

FASE V PRESENTACIN Y APROBACIN DEL PEI..................................... 22


Objetivos ....................................................................................................................................................... 22 Productos ...................................................................................................................................................... 23 Responsabilidades bsicas ...................................................................................................................... 23

9.

BIBLIOGRAFA.................................................................................................... 23

INTRODUCCIN
El Paraguay viene llevando adelante un proceso de desarrollo del cual se desprende una creciente preocupacin por los temas de la eficiencia y la equidad de la gestin pblica, teniendo como instrumentos la planificacin, el control, el monitoreo y la evaluacin. La participacin y los mecanismos para ejercerla, estn claramente asociados a esta nueva dimensin de pensamiento, en la cual la cercana de la toma de decisiones, abren un camino certero y posible para la incidencia real de la ciudadana, de acuerdo a sus particularidades, en la definicin y en el control de la gestin pblica. La Gua para la elaboracin de Planes Estratgicos Institucionales (PEIs), pretende aportar al proceso de modernizacin institucional de la Secretara Tcnica de Planificacin y de los organismos y entidades del Estado en el sentido de contar con una herramienta ms para realizar una mejor gestin. Elaborar un plan estratgico no es una tarea necesariamente difcil ni sofisticada, pero s debe constituirse en un proceso realizado y asumido de manera responsable, participativa y democrtica. Esto es tanto ms importante si se pretende hacer del PEI un verdadero instrumento de gestin para la administracin gubernamental. Aunque los temas del monitoreo y de evaluacin a los planes, programas y proyectos, no se abordan de manera especfica en esta gua se consideran de fundamental importancia y se introduce un elemento sustancial para ello como ser el establecimiento del Cuadro de Mando Integral (CMI). Solamente a travs de procedimientos y mecanismos precisos para el monitoreo, se pueden evitar errores, aprender de ellos, actuar de manera ms eficiente en la etapa de ejecucin del plan. Las actividades de evaluacin, por su parte, permiten comprobar los alcances de las acciones realizadas y sustentar la toma de decisiones acerca de la conveniencia de darles o no continuidad, de modificar su curso de accin o ajustarlas. La condicin bsica para el monitoreo y la posterior evaluacin es una buena formulacin del PEI, en trminos de la coherencia, pertinencia y claridad, de sus objetivos, estrategias, programas y subprogramas, y la utilizacin de indicadores que permitan contrastar los logros alcanzados con respecto a la situacin inicialmente encontrada y comprobar si se cumplieron o no las metas establecidas.

1.

LA PRESENTE GUA

Este documento ha sido elaborado para proveer orientacin a los tcnicos de la Secretara Tcnica de Planificacin y otras entidades del sector pblico y asistirlos en el proceso de elaboracin de los Planes Estratgicos Institucionales (PEI). La gua busca establecer los pasos que se deben seguir para elaborar el PEI, definir claramente las responsabilidades y establecer alternativas de participacin. La misma considera experiencias de otros pases y organizaciones y no intenta volver a inventar la rueda. Consideramos que el PEI no se debe desarrollar de manera aislada sino ms bien tomando en cuenta los objetivos del desarrollo sostenible, en el sentido de polticas sociales, econmicas, institucionales y ambientales apropiadas y acciones que lleven a maximizar los beneficios de las mayoras. En la medida de lo posible, apunta a las iniciativas relacionadas para asegurar una eficiencia mxima y reducir la duplicacin de esfuerzos.

2.

MARCO CONCEPTUAL
2.1.

La Planificacin

En un intento de aproximacin muy sencillo al concepto de Planificacin, se puede decir que este consiste en establecer los procesos, los mecanismos, los medios y los recursos que permiten alcanzar una situacin objetivo, a partir del reconocimiento de una situacin de partida. La Planificacin pues, se refiere esencialmente al cambio, y se planea justamente porque el cambio que se busca no se obtiene con independencia de los medios que se utilizan y porque es necesario lograrlo, al menor costo y en el menor tiempo posibles. Con lo anterior, se quiere resaltar dos puntos bsicos y usualmente poco reconocidos, de la planificacin: la importancia de establecer metas y objetivos alcanzables y de pensar en cmo realizarlos o lograrlos. Tambin puede considerarse que es un conjunto de procedimientos para relacionar lo que se quiere lograr, con la forma de lograrlo y los mecanismos de que se dispone para tales propsitos. En este sentido, la planificacin es iterativa, en tanto desarrolla sus planteamientos y propuestas a travs de sucesivas

aproximaciones, proponiendo, verificando y retroalimentando las proposiciones iniciales. En otro orden de cosas, la planificacin es una dimensin importante de la capacidad de gobernar, particularmente vlida cuando se requiere desplegar esfuerzos permanentes para lograr objetivos a largo plazo. En efecto, cuando se desea adoptar la mejor decisin, optar entre alternativas, evaluar las posibilidades de modificar las tendencias de la economa o asegurar la consistencia interna de los programas de inversin pblica, se est recurriendo directa o indirectamente a las tcnicas e instrumentos de la planificacin. De acuerdo con este enfoque y para facilitar la explicacin de los conceptos, interesa rescatar aqu la doble naturaleza de la planificacin:

La planificacin como proceso, en cuanto a la secuencia de instancias donde interactan los propsitos polticos del gobernante, el anlisis de los tcnicos y los cambiantes parmetros de una realidad dinmica. La planificacin como mtodo, en cuanto a la secuencia ordenada de actividades y procedimientos para asegurar la coherencia y consistencia interna del plan, as como la viabilidad de los objetivos y de las acciones a emprender. La Planificacin Estratgica

2.2.

La planeacin estratgica tambin identificada como la planeacin a futuro o a largo plazo, permite analizar con detalle a la organizacin y situarla en trminos de su ambiente, esto es, determinar la visin, misin, objetivos, estrategias, metas, as como las funciones y actividades que se requieren para lograr los fines y propsitos deseados. La Planificacin Estratgica es un proceso de evaluacin sistemtica de la naturaleza de una entidad, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias. Es una poderosa herramienta de diagnstico, anlisis, reflexin y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el mximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones.

Hay tantos niveles de planificacin estratgica como formas de unin puedan concretarse para alcanzar una finalidad, que sea reconocida y apropiada por sus miembros. La planificacin estratgica se pone en marcha siempre con una estrategia o carta de navegacin y a cada una de stas le corresponder una planificacin operativa y un modo particular de evaluar el desempeo y los resultados alcanzados. Planificar no es otra cosa que pensar antes de actuar para estar un poco ms seguros de alcanzar los resultados esperados; para hacer transparentes las conductas y actos de gestin; y para rendir cuentas ante nuestros ciudadanos. Sin una imagen-objetivo o escenario deseado y sin una gestin por objetivos y resultados no existen ni planificacin estratgica ni planificacin operativa

3.

EL SISTEMA NACIONAL DE PLANIFICACIN (SISPLAN)

El Sistema Nacional de Planificacin es el conjunto de normas y metodologas de cumplimiento obligatorio para el sector pblico y orientador del sector privado, empleados en los procesos de: planificacin de corto, mediano y largo plazo; de preinversin; y medicin y valoracin de la gestin de los organismos y entidades del Estado en los mbitos nacional, sectorial, intersectorial y territorial.
3.1.

Principios del SISPLAN

Complementariedad Determina que el diseo e implementacin de polticas, planes y estrategias debe ser complementario entre los niveles nacional, sectorial y territorial. Continuidad Establece que los procesos de planificacin y evaluacin deben tener sucesin ininterrumpida en el tiempo. Eficiencia La eficiencia, dentro de las numerosas definiciones existentes, en planificacin se entiende como el grado en que se cumplen los objetivos de una iniciativa al menor costo posible. El no cumplimiento cabal de los objetivos y/o el desperdicio de recursos o insumos hacen que la iniciativa resulte ineficiente (o menos eficiente). Las consideraciones de eficiencia han creado una mala imagen, en parte porque se la relaciona directamente con la minimizacin de costos. Lo fundamental en

todo caso es cumplir el objetivo, a mnimo costo o generar el mayor logro posible, para un determinado costo maximizando la satisfaccin de la demanda social. Equidad Se fundamenta en tres valores sociales: justicia, cumplimiento de derechos e igualdad. Estos valores son lo suficientemente aceptados y es por ello que el concepto equidad goza por lo menos en teora- de cierta aceptacin universal. Por tanto, se debe buscar que los planes y programas de desarrollo tengan una mejor correlacin de la diversidad social y territorial en la participacin en los procesos de toma de decisiones; en el acceso a los recursos productivos, financieros y no financieros, y en las oportunidades y servicios. Flexibilidad Dispone que los instrumentos de planificacin son susceptibles de modificacin a travs de acciones alternativas para afrontar las probables contingencias que ocurran durante la ejecucin. Integralidad Establece que la planificacin es un proceso global que integra e interrelaciona: lo econmico; lo social; al conjunto de recursos naturales; a todos los sectores econmicos y sociales; al territorio en todas sus instancias; al largo, mediano y corto plazo; y a cada uno de los organismos y entidades del Estado. Objetividad Define que los procesos de planificacin deben ser estructurados de manera realista, clara y concertada, para facilitar su monitoreo y evaluacin por parte de terceros independientes. Participacin social Determina el carcter participativo del proceso de planificacin en todas sus fases, etapas y niveles, en particular en el establecimiento de las prioridades de la demanda social y su correlacin con la oferta estatal. Perfectibilidad Establece que todos los instrumentos del SISPLAN son capaces de perfeccionarse. Por tanto, deben evaluarse los resultados y medir el impacto de las acciones para, posteriormente, incorporar los ajustes que sean necesarios.

Sostenibilidad Los productos generados por la aplicacin de los sistemas componentes del SISPLAN deben tener continuidad en el mediano y largo plazo. Esto implica una permanente evaluacin y ajuste de los sistemas frente a los factores que los hagan vulnerables. Los factores que contribuiran a esa vulnerabilidad son ocho: econmicos; externos; financieros; tcnicos; sociales; ambientales; institucionales; y gobernabilidad. Subsidiariedad Establece que ningn organismo de mayor importancia o de nivel superior realice acciones que puedan ser ejecutadas por instituciones o instancias de menor jerarqua. En este sentido, los sistemas componentes del SISPLAN funcionarn de manera centralizada en lo normativo y descentralizada o desconcentrada en lo operativo.
3.2.

Objetivos del SISPLAN Generar la visin de desarrollo para el pas. sostenible en los planos sectoriales, intersectoriales, territoriales y polticos a travs del funcionamiento de sistemas.

i.

ii. Articular la interrelacin e interdependencia de las dimensiones del desarrollo

iii. Institucionalizar los procesos de planificacin en los mbitos nacional, sectorial

y territorial, en un horizonte de corto, mediano y largo plazo.


iv. Articular los planes y polticas nacionales, sectoriales y territoriales con los

procesos de inversin que realizan las instituciones pblicas.


v. Interrelacionar las decisiones que se adoptan y las acciones que se ejecutan

en el corto plazo a los lineamientos, polticas y decisiones de mediano y largo plazo.


vi. Monitorear y evaluar la gestin pblica, en todos los organismos y entidades

del Estado a nivel nacional y territorial, en un horizonte de corto, mediano y largo plazo.
vii. Retroalimentar los procesos de planificacin a travs de la utilizacin de los

resultados obtenidos de la evaluacin.

4.

EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL


4.1.

Marco normativo
4.1.1.

Ley del SISPLAN

El artculo 11 -inciso VI- establece que la Secretara Tcnica de Planificacin, entre varias responsabilidades, tiene la de Coordinar la formulacin, brindar asistencia tcnica, capacitacin y efectuar monitoreo y evaluacin de: el Plan Nacional de Desarrollo; los Planes Regionales, Departamentales y Municipales de Desarrollo; los Planes Sectoriales; los Planes Estratgicos Institucionales; los Planes Operativos Anuales y el Plan de Inversiones Pblicas que podr ser anual o plurianual. El artculo 24 en relacin a la formulacin establece que Todos los organismos y entidades del Estado son responsables de la formulacin de los Planes Estratgicos Institucionales. Asimismo precisa que se elaborarn dentro de los primeros 6 meses de cada periodo gubernamental y tendrn vigencia durante este periodo. El artculo 25 dice La mxima autoridad ejecutiva de los organismos y entidades del Estado ser responsable de la aprobacin del Plan Estratgico Institucional previa conformidad tcnica de la Secretara Tcnica de Planificacin. Por otro lado, la Ley del SISPLAN tambin establece que los PEIs debern elaborarse tomando en cuenta como referencia al Plan Nacional de Desarrollo.
4.2.

Responsabilidades bsicas
4.2.1.

Consejo de Desarrollo Nacional Formular la poltica econmica, social y ambiental del gobierno. Establecer los lineamientos generales para la elaboracin, ejecucin y evaluacin de los planes de desarrollo. Aprobar los planes y programas nacionales correspondientes. Secretara Tcnica de Planificacin Formular las polticas en materia de planificacin.

4.2.2.

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Orientar la formulacin y efectuar el monitoreo y evaluacin de los planes y polticas pblicas. Coordinar la formulacin, brindar asistencia tcnica, capacitacin y efectuar monitoreo y evaluacin de: el Plan Nacional de Desarrollo; los Planes Regionales, Departamentales y Municipales de Desarrollo; los Planes Sectoriales; los Planes Estratgicos Institucionales; los Planes Operativos Anuales y el Plan de Inversiones Pblicas que podr ser anual o plurianual. Establecer Guas Metodolgicas para el diseo de los diferentes planes considerados en la presente ley u otros que podran establecerse. Organismos y entidades del Estado Implementar el Sistema de Planificacin del Desarrollo.

4.2.3. 4.3.

Fases de elaboracin del PEI

El proceso de elaboracin del PEI se divide en cinco fases:


i.

Mecanismos de coordinacin y organizacin del proceso.

ii. Diagnstico iii. Formulacin del PEI. iv. Presentacin y aprobacin del PEI.

En las siguientes secciones de este documento se entra a considerar cada fase, detallando los posibles objetivos, tareas y acciones a ser realizadas, que se hayan identificado para completar cada fase del proceso.

5.

FASE I MECANISMOS DE COORDINACIN Y ORGANIZACIN DEL PROCESO

La elaboracin exitosa de un PEI requiere una planificacin de proyecto y un montaje de una estructura de gestin, que sean efectivas. Es probable que el xito dependa tanto, de un organismo ejecutor efectivo responsable de la elaboracin del PEI, as como, de un medio para conectarse con una esfera ms amplia de grupos de inters. Esta fase presenta los pasos y un mecanismo posible para proveer una base firme a partir de la cual se desarrolle el PEI.

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5.1.

Objetivos Aumentar el nivel de conciencia dentro de los Ministerios, Secretaras Ejecutivas y otros organismos gubernamentales respecto a la necesidad de desarrollar el PEI. exitoso del PEI.

i.

ii. Lograr el suficiente compromiso poltico como para permitir un desarrollo

iii. Establecer un mecanismo para planificar, manejar y supervisar la elaboracin

del PEI, consistente en un grupo ejecutor efectivo y un mecanismo para involucrar a todos los actores en este proceso.
iv. Desarrollar la estructura, marco y procedimientos para la elaboracin del PEI. v. Identificar los puntos focales de contraparte en los Ministerios, Secretarias

Ejecutivas y otros organismos del Estado.


5.2.

Responsabilidades bsicas

La Secretara Tcnica de Planificacin:


i.

Establecer mecanismos de coordinacin del proceso de formulacin del PEI con los Ministerios, Secretaras Ejecutivas y otros organismos y entidades del Estado;

ii. Emitir instructivos en relacin a la formulacin del PEI

La Direccin de Desarrollo Institucional de la STP


i.

Conducir el proceso de formulacin del PEI en los organismos y entidades del Estado.

ii. Brindar capacitacin y asistencia tcnica. iii. Establecer los mecanismos de coordinacin necesarios con el punto focal

institucional de manera que el proceso sea exitoso.


5.3.

Resultados Plan de elaboracin del PEI aprobado.

i.

ii. Mecanismos de coordinacin establecidos.

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6.

FASE III DIAGNSTICO

El diagnstico es el anlisis y la evaluacin de la situacin actual de un fenmeno o entidad a planificar y de su evolucin histrica en un determinado perodo del pasado; su propsito fundamental es detectar los principales obstculos que se oponen al cumplimiento de la situacin postulada por la imagen, e identificar las potencialidades que podran contribuir a lograrla. Desde que estos anlisis constituyen un elemento necesario para respaldar la efectividad de las diversas acciones de planificacin, el diagnstico configura una actividad permanente que se va desarrollando y completando a lo largo del proceso de toma de decisiones que caracteriza a la planificacin1. Por tanto, el diagnstico es una actividad que acompaa al proceso de planificacin en todas sus fases, en contraposicin a la concepcin de diagnstico como actividad "previa" a la definicin de objetivos, la formulacin estratgica, las polticas y los programas. El diagnstico no es efectivo si se limita nicamente a la descripcin de la realidad. Su verdadero valor radica en la capacidad explicativa y de prediccin que esta pueda tener. Es en este contexto que, tanto la prospectiva como la construccin de escenarios, se entienden como mtodos asociados al diagnstico y, de hecho, se habla del diagnstico-prognosis como un solo conjunto de actividades. La prognosis, compartiendo la funcin del diagnstico en el proceso de planificacin, busca anticipar escenarios completos o eventos especficos de modo de tomar decisiones en el presente que aseguren los resultados esperados o rectifiquen situaciones no deseadas. Muchas veces queremos entender que la planificacin se ocupa nicamente del futuro. Sin embargo, el tratar de entender el futuro es solamente un medio para dar racionalidad a nuestras acciones presentes. El diagnstico en la planificacin conlleva entre otras cosas, analizar cuidadosamente las orientaciones que se derivan del proyecto poltico nacional y, en el plano estrictamente tcnico, rescatar los elementos ms valiosos que arrojan las experiencias pasadas as como encontrar los factores que permitan reducir la incertidumbre del futuro.
1

Carlos de Mattos 1976

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Estos tres elementos constituyen las referencias fundamentales de anlisis para descubrir lo posible dentro del amplio espectro de lo deseable. La percepcin y toma de conciencia respecto de las limitaciones y capacidades con que se cuenta, unido a la aproximacin al "deber ser" permitir, al momento de disear la estrategia, proyectar sobre bases realistas nuevos caminos y cursos de accin . Todo diagnstico-prognosis debe basarse en datos confiables y en un conjunto de hiptesis acerca del probable comportamiento futuro. El solo hecho de que existan varios caminos posibles nos puede conducir a la incertidumbre en cuanto a la pertinencia de los enfoques y cursos de accin elegidos. No es de extraarse, en este contexto, que al evaluar comportamientos y tendencias se llegue incluso a cuestionar las bases tericas que se tuvieron en cuenta al formular las hiptesis iniciales de trabajo. Otro aspecto en el cual se debe tener mximo cuidado es que al abordar el diagnstico es conveniente preguntarse por las causas de los problemas. A menudo las manifestaciones ms evidentes de un problema representan las consecuencias de uno o varios factores que lo determinan. Al respecto es probable que la solucin que se plantee a este nivel, tenga el inconveniente de no lograr solucionar o mitigar el origen del problema.

7.

FASE IV FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL


7.1.

Productos Proyecto del Plan Estratgico Institucional.

i.

ii. Presentaciones generales y especficas.


7.2.

Responsabilidad bsica

Los organismos y entidades del Estado son responsables de la redaccin final y verificacin de consistencia del proyecto de Plan Estratgico Institucional. Asimismo, son responsables de la preparacin de las presentaciones necesarias para su validacin.

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7.3.

Aspectos generales

Uno de los aspectos ms cruciales para enfrentar la formulacin de un Plan Estratgico Institucional es la conformacin de un equipo tcnico conductor del proceso. Los planificadores ms exitosos integran activamente un equipo de miembros clave en el proceso de planeacin. Los desacuerdos sobre la definicin de los objetivos as como la forma de lograrlos se resuelven dentro del mismo proceso, por lo que se prev de alguna manera, que los conflictos internos no constituyan un obstculo para la ejecucin del mismo. De esta forma, los planes se llevarn a cabo de una manera ms factible y realista, ya que los miembros del equipo estarn enfocados y ms comprometidos con la etapa del proceso de planeacin que define cmo alcanzar los objetivos. Hay que siempre tener presente que el objetivo central es contar con un plan que sea utilizado durante la gestin y no slo se convierta en un documento ms en un anaquel. Se necesita entonces, disear el proceso de planeacin de manera tal, que participe personal de diferentes niveles:

Es conveniente que el tamao del grupo de trabajo sea lo suficientemente pequeo para permitir discusiones productivas en cada una de las reuniones programadas para el proceso de planeacin; se sugiere que se integre de entre 10 y 20 miembros. Instrucciones ms precisas en relacin al nmero de participantes recomendado se encontrar en cada uno de los mtodos de la Caja de Herramientas de Planificacin.2 La composicin del grupo de planeacin deber ser representativa de todas las Direcciones o reas clave, departamentos o funciones y actividades que conforman la entidad. Es conveniente que el personal en todos los niveles cuente con un canal de comunicacin eficaz, para que el grupo de planeacin conozca sus puntos de vista y ellos a su vez se informen, con regularidad, sobre los temas que estn siendo tratados por los planificadores.

Con relacin a la problemtica inherente al tiempo que se dedica a la planeacin estratgica, se sugiere, de ser posible:

Documento disponible en la Secretara Tcnica de Planificacin.

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Organizar "retiros" o reuniones de trabajo con el equipo tcnico en un lugar distinto al propio centro de labores durante los das en que se realizan las funciones de planeacin. Preparar una agenda para el proceso de planeacin con antelacin, asegurando que todo el personal clave haya reservado el tiempo requerido en sus planes de trabajo para recopilar cualquier informacin necesaria antes de que los talleres de planificacin se lleven a cabo, y as tengan el tiempo requerido para poner en prctica los cambios necesarios. Contenido del PEI Diagnstico

7.4.

i.

ii. Marco Estratgico

a. Misin b. Visin c. Anlisis de situacin d. Lineamientos estratgicos


iii. Cuadro de Mando Integral

a. reas y factores de xito b. Objetivos estratgicos c. Estrategia


7.5.

Misin

La misin, tambin denominada propsito central, es la razn de ser de la entidad. No es algo que se lo logra, sino algo que se persigue continuamente, sin alcanzarlo. Es como la estrella en el horizonte que gua nuestro rumbo. Una misin contiene, al menos, tres elementos: Un verbo que indique cambio del status quo (incrementar, bajar, generar, eliminar, transformar, etc.); la explicacin del problema o condicin que se busca cambiar y la identificacin de los beneficiarios especficos. La misin pone de manifiesto la identidad de la organizacin para ser reconocida en su entorno; los valores, reglas y principios, que orientan su actividad; y la cohesin alrededor de objetivos comunes, lo cual facilita la resolucin de conflictos y motivacin del personal.

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7.6.

Visin

Tambin llamada o conocida como imagen futura, remite al conjunto de ideas principales de lo que se quiere lograr y se caracteriza por expresar en trminos globales las intenciones que mejor reflejan la situacin deseada a largo plazo. Desde una perspectiva temporal, la visin es entendida ocasionalmente como la situacin a lograr dentro del plazo de vigencia del plan. Sin embargo, la imagenobjetivo se ubica siempre en el largo plazo (independiente Una visin es una imagen del futuro que deseamos crear, descrita en tiempo presente, como si sucediera de la duracin del plan), como ahora. Una proclama de visin muestra adonde gua para definir objetivos queremos ir y cmo seremos cuando lleguemos all. La especficos y caminos a seguir palabra deriva del latn videre, ver. Esta asociacin en el corto y mediano plazo. es significativa; cuanto ms detallada y visual sea la
imagen, ms persuasiva resultar. Por ser tangible e inmediata, una visin infunde forma y rumbo al futuro de la organizacin y ayuda a la gente a fijar metas que sirvan de impulso. Peter Senge

La visin debe ser construida a partir de informacin y estudios que puedan ser recogidos a travs de distintas herramientas metodolgicas.

La visin debe ser en lo posible una descripcin vibrante, comprometedora, especfica de lo que significara alcanzarla. Esto consiste en trasladar la visin de palabras a figuras, en crear una imagen que la gente pueda llevar a su mente. La visin est aqu entendida como una situacin esperada, deseada pero al mismo tiempo factible de ser alcanzada. No tiene sentido alguno formular deseos imposibles de ser llevados a la prctica. Slo crearan descrdito y desilusin, por ello el proceso de creacin de una visin no es mecnico sino totalmente constructivista: se aprende en el camino. Una visin de buena calidad tiene adems un carcter altamente comunicacional. Debe ser entendida por todos y por ello el lenguaje debe ser especialmente expresivo, sensible y grfico, apropiado por los actores. Debe motivar y ser compartido por todos en la medida en que esto sea posible.
7.7.

Anlisis de situacin

El anlisis de situacin nos permite conocer la situacin actual de la entidad en la que se est planificando. Para ello, es fundamental conocer el diagnstico en profundidad. Es preciso conocer cuales son nuestros puntos fuertes y cuales los

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dbiles, que factores nos permiten aprovechar de la situacin en la coyuntura y en el mediano y largo plazo y que barreras deberemos superar para el logro de nuestros objetivos. En este contexto, se recomienda utilizar la tcnica denominada FODA3 para este cometido.
7.8.

Lineamientos estratgicos

Los lineamientos estratgicos tambin denominados polticas clave emergen del anlisis situacional y deben estar enfocados a incrementar las fortalezas, aprovechar las oportunidades, disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas.
7.9.

Cuadro de Mando Integral

Gran parte de la referencia descrita en literatura sobre las aplicaciones del Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard est orientada hacia las el rea de los negocios, donde la finalidad inherente es el lucro. Sin embargo, hay pocas referencias de las aplicaciones hacia otros tipos de organizaciones no menos relevantes para el xito de la sociedad, como son las organizaciones del gobierno, las no gubernamentales y sin fines de lucro, donde el fin inherente es el de beneficios a largo plazo para la comunidad, la sociedad. Los autores ms renombrados en esta materia, Robert Kaplan y David Norton, apenas tratan del uso de la metodologa para el sector pblico, a pesar de que repetidamente ambos autores han hecho nfasis en su aplicabilidad, con los ajustes requeridos para este sector. Las organizaciones del gobierno y sin fines de lucro, como su orientacin y nombre lo indican, no estn destinadas a obtener una ganancia monetaria, sino al logro de una misin. Obviamente, para su subsistencia y para su operacin, requieren mantener un objetivo de buen desempeo financiero en el largo plazo, porque el mal uso de presupuestos o la falta de recursos financieros pueden desembocar en una baja en la moral o en la desaparicin de la organizacin. Sin embargo, la disponibilidad y el uso adecuado de los fondos financieros recaudados o asignados a la organizacin, es uno de sus indicadores de xito, pero de ninguna manera "miden" su razn de ser.

Ver Caja de Herramientas de Planificacin para una descripcin metodolgica detallada del FODA.

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Para estas organizaciones, la satisfaccin de los clientes (sea este un sector de la comunidad, un estado, un pas o el mundo), es el fin ltimo que debe reflejar el xito de estas organizaciones, y probablemente sea tambin, al menos en parte, el proveedor de los fondos (impuestos, donaciones). Nuestro inters en el uso de esta herramienta est centrado en que: la metodologa tiene un enfoque en perspectivas no financieras; el nfasis en la medicin del desempeo, la optimizacin presupuestaria y la eficiencia. En este contexto, se describe la metologa detallada el la Caja de Herramientas de Planificacin.4
7.10.

reas y factores de xito

Las reas y factores clave del xito son aquellos elementos que combinados y priorizados estratgicamente permiten alcanzar objetivos, metas, visiones, misiones, etc. Son aquellos elementos estratgicos que hacen a las instituciones y que una vez identificados facilitan de manera eficiente un cometido especfico. En trminos de planificacin estratgica son los diseos que determinarn el xito de la organizacin; mientras que en trminos de evaluacin, permitirn identificar con precisin la presencia y posicionamiento jerarquizado de stos. Las reas de xito son dimensiones relativamente homogneas para lograr la visin/misin. Constituyen las distintas dimensiones o perspectivas de la visin que deben permitir a la entidad contestar cules son los factores clave para asegurar que la visin se cumpla. Para lograr definir las reas de xito se requiere: primero, contar con una visin institucional que permita identificar los factores crticos de xito (FCE) y el grado de contribucin de stos en el cumplimiento de dicha visin; segundo, determinar el grado de contribucin de estos factores claves de xito en el cumplimiento de la misin y; para ambos procesos, determinar el grado de contribucin que tiene la institucin sobre los factores claves de xito. La metodologa completa y detallada para el establecimiento de reas y factores crticos de xito es parte de la Caja de Herramientas de Planificacin.5

4 5

Disponible en la Secretara Tcnica de Planificacin. Disponible en la Secretara Tcnica de Planificacin.

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7.11.

Los objetivos

Los objetivos describen los propsitos generales o especficos de un determinado plan. Responden a lo que se pretende lograr, situndose en el marco general de referencia dado por la visin.
Problema: Baja cobertura seguro materno-infantil. del

Los Objetivos Generales centran los propsitos estratgicos del plan, con base en el anlisis integral de la situacin de la entidad.

Los Objetivos Especficos centran a nivel de sector o de componente temtico, los propsitos que permiten que el sector o el componente, contribuya efectivamente al logro de los objetivos generales. Ciertos Objetivos estn asociados a restricciones. En estos casos, el objetivo no es ms que la formulacin en positivo de un problema o necesidad. Otro tipo de objetivos se asocian con potencialidades u oportunidades, cuyo aprovechamiento permite llevarlos a cabo de manera ms eficiente y eficaz. Tambin pueden referirse a valores que se desea implantar y/o desarrollar, como: mayor participacin en las decisiones; mejor proyeccin nacional o internacional del pas o abrir nuevos horizontes para la juventud. Potencialidad: existencia de una Los objetivos pueden ser de corto, mediano y largo plazo. En este contexto, debe haber una articulacin entre ellos con una lgica de medios a fines: los objetivos de corto plazo, o algunos de ellos, son medios para lograr (o contribuir a lograr) los de mediano plazo y stos, a su vez, son los medios que permiten el logro de los objetivos de largo plazo, o contribuyen a ello. A este respecto, es necesario tener siempre presente las siguientes caractersticas de los objetivos que guiarn un plan de desarrollo:
i. amplia zona forestal en el Departamento de Canindey. Objetivo: disear un plan de manejo y explotacin de la reserva forestal.

Objetivo: Aumentar la cobertura del seguro gratuito del seguro materno-infantil.

Los objetivos deben tener un nivel intermedio de generalidad, es decir, ser lo suficientemente especficos para ayudar a elegir entre opciones estratgicas; pero, al mismo tiempo, ser lo suficientemente generales como para permitir la exploracin de diferentes soluciones.

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ii.

Los objetivos deben ser pertinentes al contexto especfico del plan, adoptando formas que reconozcan la naturaleza y complejidad de la problemtica en estudio, as como su carcter dinmico. Los objetivos deben referirse a procesos de cambio ms que a estados finales. con la problemtica y/u oportunidades identificadas en el diagnstico.

iii.

iv. Los objetivos deben ser consistentes en el sentido de que estos se relacionan

v.

Los objetivos sern estratgicos, ya que deben apuntar hacia los temas o asuntos prioritarios que poseen un mayor impacto en el desarrollo y deben poseer esta articulacin lgica entre niveles de propsitos. Metas

7.12.

Son la expresin concreta de los objetivos, en trminos de tiempo y cantidad, que dan cuenta de los resultados que se esperan alcanzar con la ejecucin del plan, en un perodo dado. En el lenguaje de la planificacin del desarrollo, a diferencia de los objetivos, las metas comprometen magnitudes y plazos. La diferencia no est dada, entonces, por la generalidad o especificidad de los enunciados declarativos, sino por la "medida" (en trminos cuantitativos y/o en el tiempo) en que se espera lograr los resultados.
7.13.

Estrategias

No existe una definicin nica de estrategia, ni consenso respecto al proceso mediante el cual se genera. Para algunos, principalmente aquellos que trabajan dentro de los esquemas de la llamada planificacin tradicional o normativa, la estrategia es el resultado de un proceso tcnico de diagnstico y prospeccin de las tendencias evolutivas de las principales variables. Para otros, especialmente aquellos que trabajan con los mtodos de la planificacin estratgica, la estrategia nace de un esfuerzo creativo inicial, que deber ser revisado y perfeccionado a travs de posteriores anlisis. En el primer caso, la formulacin estratgica suele entenderse como una actividad separada de la definicin de objetivos, debiendo en su momento, probar su consistencia con dichos objetivos y realizar los ajustes que resulten necesarios. En el segundo caso, en cambio, la estrategia aparece ntimamente asociada con una determinada imagen-objetivo a largo plazo y, por ello, considera al tema de la determinacin de objetivos como parte del trabajo mismo de formulacin

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estratgica. Esta sutil diferencia metodolgica es ms formal que real, por cuanto en ambas situaciones se ajustan sus componentes por aproximaciones sucesivas, involucrando por extensin, algunos elementos del diagnstico, anlisis de tendencias y diversos otros aspectos. Sin embargo, las diferencias y matices conceptuales no se limitan slo a la forma de vincular la estrategia con los objetivos, sino que se extienden a toda la compleja relacin entre formulacin estratgica y proceso de planificacin. Dentro del propsito de la presente gua, es preciso rescatar algunos elementos que caracterizan y definen los rasgos principales de una estrategia para el desarrollo: i) La obligada referencia a una visin de largo plazo; ii) Su interrelacin con los objetivos estratgicos, iii) Su propsito integrador, que busca armonizar propuestas y potenciarlas entre s; iv) Su flexibilidad y versatilidad para adaptarse a los cambios ocurridos en el entorno social, poltico y econmico; y v) Su carcter de instrumento de negociacin con los diferentes actores sociales. La metodologa para establecer la estrategia en las dimensiones establecidas por las reas de xito y los indicadores CMI se encuentra disponible en la Caja de Herramientas de Planificacin.6

8.

FASE V PRESENTACIN Y APROBACIN DEL PEI


8.1.

Objetivos Comunicar internamente el alcance, el propsito, el valor y la necesidad de tener un PEI.

i.

ii. Asegurar la mayor participacin posible en la fase de validacin del PEI. iii. Gestionar la aprobacin del PEI ante la Secretara Tcnica de Planificacin. iv. Viabilizar su ejecucin.

Disponible en la Secretara Tcnica de Planificacin.

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8.2.

Productos Un PEI aceptado a nivel institucional, aprobado por la mxima autoridad ejecutiva y publicado en medio impreso y digital.

i.

ii. Mecanismo estructurado para llevar adelante la ejecucin del PEI.


8.3.

Responsabilidades bsicas

Secretara Tcnica de Planificacin


i.

Considerar y dar su conformidad sobre el PEI presentado.

Organismos y Entidades del Estado


i.

Realizar las reuniones y talleres necesarios para la validacin del PEI.

ii. Presentar el PEI a la Secretara Tcnica de Planificacin. iii. Establecer los mecanismos para la ejecucin del PEI.

9.

BIBLIOGRAFA

Osorio, Alfredo. Planeamiento Estratgico. Instituto Nacional de Administracin Pblica. Buenos Aires. Cuarta Edicin, noviembre 2002. Senge, Peter. La Quinta Disciplina en la prctica. Ediciones GRANICA S.A. 1999. Godet., Michel. Manuel de Prospective Strategique. Lart et la mthode. Dunos, Pars 2001. Johnson, Gerry y Scholes, Kevan. Direccin Estratgica: Anlisis de la estrategia de las organizaciones. Ed., Prentice Hall, 1996. Godstein, L.. Y Nolan, T. Aplied strategic planning: a comprensive guide. Mc. Graw-Hill. New York, 1993.

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