Google Docs: documentos y presentaciones

ndice
1. 2. 3. 4. 5. Google Docs para el trabajo en red...........................................................................2 Subir archivos y compartirlos...................................................................................2 Crear un documento de texto...................................................................................3 Crear una presentacin...........................................................................................4 Compartir el contenido creado en Google Docs...........................................................4

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Google Docs: documentos y presentaciones

1. Google Docs para el trabajo en red
Google Docs es uno de los servicios de Google ms sorprendentes, porque nos permite realizar, entre otras, las siguientes acciones: Crear los documentos tpicos de una aplicacin ofimtica: documento de texto, presentacin, hoja de clculo, formulario y dibujo. Esto puede realizarse con otros usuarios a quienes invitemos a trabajar sobre el mismo documento. Guardar los documentos en la Web, es decir, en los servidores de Google, de forma privada o pblica, compartirlos con otras personas y exportarlos a otros medios con cdigos web, siemdo HTML el lenguaje por excelencia de la Red. Subir documentos de muchos tipos, que la aplicacin convierte a cdigo HTML si quere mos editarlos, y que podemos exportar transformndolos en otros formatos. Compartir documentos mediante una direccin URL nica o con un cdigo HTML que se puede insertar en otro documento de un blog, wiki o pgina web. Para acceder a Google Docs, vamos a la pgina https://docs.google.com y entramos con nuestros datos del correo electrnico GMail, igual que en todos los dems servicios. Entonces nos encontramos con una interfaz sencilla y con una navegacin muy prctica. En la parte superior izquierda contamos con enlaces a otros servicios de Google. En la parte superior derecha estn, entre otros, los enlaces a la ayuda de Google Docs y a la configuracin, por donde hay que empezar, como siempre. Si an no se tiene configurada la cuenta en es paol, la configuracin aparecer enlazada con el nombre ingls de Settings. Nos da la posibilidad de configurar la cuenta de Docs o la de Google. Ahora vamos a la de Docs.

En la pestaa de configuracin General, deberemos ajustar el Idioma y la Zona horaria. Y en la pestaa Edicin, conviene activar la opcin Nueva versin de documentos de Google , pues Google se actualiza constantemente.

2. Subir archivos y compartirlos

Antes de empezar a crear contenidos en Google Docs, quiz queramos subir archivos propios para guardarlos, compartirlos o exportarlos. Para ello, hay que hacer clic en el botn Subir, que est en la parte superior del lateral. A continuacin aparece un documento en el que hay varias partes: 1. Informacin sobre nuestro almacenamiento. 2. Enlace de Seleccionar archivos para subir, que nos permite subir archivos desde nuestro disco duro.

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3. Varias opciones para Seleccionar opciones de conversin. Si hacemos clic en el enlace Tipos de archivo y limitaciones de tamao , tendremos una informacin importante con las posibilidades y limitaciones. 4. Debajo hay una opcin activada de conversin de archivos a los formatos de Google Docs, que es importante si queremos editar esos archivos. Si, en cambio, slo queremos subir los archivos para descarga, entonces, lo mejor es desactivar esta opcin. 5. Por ltimo, en la parte inferior tenemos las opciones para guardar en una carpeta el archivo que vamos a subir, aunque esto no es obligatorio, y su estado privado o pblico. Cuando ya tengamos todo, entonces pulsamos el botn Iniciar la subida. El archivo subido lo veremos en la portada de Google Docs junto a todos los elementos y tam bin en su carpeta si elegimos una al subirlo. Con ese archivo, y todos los dems, tenemos varias opciones que aparecen en los botones de la parte superior de la columna donde se encuentran los archivos:

El procedimiento normal es activar la casilla que est a la izquierda de cada documento, como se ve en la imagen superior, y despus elegir una opcin para que tenga efecto. El botn Compartir incluye varias opciones que nos permiten compartir un archivo con las personas que queramos.

3. Crear un documento de texto

Para empezar a trabajar en Google Docs, tenemos que hacer clic en el botn Crear nuevo, en la parte superior del lateral. Se desplegarn entonces los enlaces a los tipos de contenidos que se pueden crear, como en la imagen izquierda. En este curso nos vamos a centrar en la creacin de documentos y presentaciones, y en la forma en que podemos llevarnos el contenido a otro medio, incrustndolo, por ejemplo, en un blog o un wiki. Si hacemos clic en la palabra Documento del men Crear nuevo, aparece la interfaz de un nuevo documento en blanco que est creado con cdigo HTML y que semeja los documentos creados con un procesador de texto, si bien estos documentos creados en Docs no tienen tantas opciones como los creados con otras aplicaciones ofimticas. En todo caso, utilizan el lenguaje de la Web y por ello sirven para los propsitos de publicacin de contenidos en la Web. Lo primero que podemos hacer es cambiar el ttulo del documento, que aparece como " Documento sin ttulo" en la parte superior izquierda de la ventana. Despus, podemos escribir el documento, que se guardar automticamente mientras trabajamos en l, o que podemos guardar con el botn Guardar ahora. Contamos con un editor para formatear el texto que tiene una barra de herramientas en la parte superior, de la que destacan sus mens Insertar y Formato. Con el primero, podemos incorporar elementos multimedia en el documento, y con el segundo podemos formatear el texto. Tambin hay una barra de formato para el texto y su contenido. Todo esto se ve en la siguiente imagen:

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4. Crear una presentacin

Para crear una presentacin, hacemos clic en el botn Crear nuevo y en la opcin Presentacin. La interfaz que se nos presenta se parece a la de los tpicos programas de presentaciones, con un lateral donde se van a cumulando las diapositivas, y un marco central donde se crean stas mediante la inclusin de elementos textuales y multimedia.

Con el men Insertar incluimos elementos multimedia, tablas y formas en la diapositiva. Y con el men Diapositiva se incluyen ms diapositivas. Un men importante es el que men contextual que surge al hacer clic con el botn derecho del ratn encima del marco central. Con ese men tambin podemos cambiar el fondo y el tema de las diapositivas, y los temas son variados y bonitos. Insistimos en que la Ayuda siempre es til para llegar a manejar bien los elementos de Google Docs.

5. Compartir el contenido creado en Google Docs

Una caracterstica importante de Google Docs es que sus contenidos se pueden compartir. Para ello, todos los documentos tienen esa opcin en forma de botn Compartir, que muestra varias posibilidades: 1. Configuracin del uso compartido , que permite cambiar los permisos de los contenidos, segn explica en las tres opciones que se muestran en una ventana: los contenidos pueden ser privados, pblicos o limitados a quien reciba el enlace de esos contenidos. 2. Enviar por correo electrnico escribiendo las cuentas de correo a donde se dirigen. 3. Publicar en la Web, lo que se hace pulsando el botn Iniciar la publicacin, y a continuacin aparece una ventana que nos proporciona el enlace de ese documento, y adems un cdigo para insertar el contenido en una pgina web, un blog o un wiki, de manera que el contenido se vea directamente desde el sitio en donde se ha insertado.

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En la configuracin del uso compartido tambin podemos aadir a personas que elaboren los textos con nosotros, como se ve en la siguiente imagen:

En la parte abajo, aadimos personas escribiendo su email uno debajo de otro en el campo de texto Aadir a personas, y podemos incluir una invitacin en el campo de texto que est de bajo del anterior. Esas personas recibirn un mensaje de email con un enlace al presente documento en cuanto pulsemos el botn Compartir:

Haciendo clic en ese enlace, los colaboradores llegarn al documento y podrn escribir en l simultneamente o no junto a otros editores, que constan en la parte superior de la ventana. El propietario del documento puede elegir que los otros colaboradores puedan editar o ver el documento.