RESPONSABILIDAD Y MANEJO DE RIESGOS DEL PROGRAMA

Nota: estas directrices estn enfocadas hacia los programas de mentora en el lugar de trabajo y pueden ser utilizadas como gua en el diseo de otros tipos de programas de mentora. El Centro de Manejo de Riesgos sin nimo de Lucro (www.nonprofitrisk.org) define el manejo de riesgos como una disciplina para tratar con lo incierto. El rea de mayor incertidumbre o riesgo en un programa de mentora involucra el potencial de dao a la persona joven que est recibiendo mentora. Una cantidad cada vez mayor de investigacin e informacin acerca de las mejores prcticas de mentora proporciona un marco para disear un sistema prudente de manejo de riesgos. La siguiente informacin est parcialmente adaptada de More Than A Matter of Trust: Managing The Risks of Mentoring por el Centro de Manejo de Riesgos sin nimo de Lucro, de Responsabilidad del programa: diecisis pasos para asegurar una mxima proteccin para su programa escrito por la Dra. Susan G. Weinberg y de Elementos de la Prctica Efectiva por MENTOR/Sociedad Nacional de Mentora. Ninguna parte de la siguiente informacin tiene la intencin de proporcionar un consejo legal, ni debe ser considerada como un consejo legal. Los programas de mentora y los negocios siempre deben involucrar su propio consejo legal cuando asuman el rol de mentora a jvenes. Los negocios involucrados en la mentora a jvenes necesitan estar particularmente preocupados acerca de dos aspectos del manejo de riesgos: (1) estructura, polticas y prcticas del programa de la escuela u organizacin comunitaria en donde sus empleados sern mentores y (2) seleccin, entrenamiento y supervisin/apoyo apropiados a los empleados que se ofrecen voluntariamente como mentores. Diseo, parmetros, polticas y prcticas del programa Antes de estar de acuerdo con involucrar a sus empleados en un programa de mentora a jvenes, los negocios deben considerar y pedir a su departamento legal que revise cada uno de los siguientes factores. Los negocios tambin deben preguntar acerca del seguro de responsabilidad de la escuela o de la organizacin comunitaria as como examinar su propio seguro de responsabilidad y revisar todas las leyes y regulaciones locales y estatales aplicables (por ejemplo, prueba de tuberculina requerida para voluntarios en la escuela). Algunos de los programas ms grandes establecen un comit de manejo de riesgos involucrando expertos legales y en seguros. Diseo del programa La escuela o la organizacin comunitaria deben ser claros acerca de su definicin de mentora y su diseo del programa (es decir, mentora basada en la escuela vs. basada en la comunidad; 1 a 1 vs. grupal, etctera) ya que el trmino mentora es usado a menudo vagamente para describir los contactos joven-adulto como la tutora o una asistencia laboral, lo cual usualmente no involucra ningn tipo de seleccin del voluntario, supervisin u observacin de las prcticas efectivas de mentora, los negocios deben asegurarse que el programa realmente es un programa de mentora y, como tal, cumple los Elementos de la Prctica Efectiva, como estn definidos.

El diseo del programa tambin debe reflejar las necesidades y circunstancias especiales de los jvenes que estn recibiendo la mentora. Por ejemplo, el diseo del programa sera muy diferente para jvenes que slo necesitan un poco ms de atencin y apoyo en la escuela vs. los jvenes con incapacidades vs. los jvenes que estn involucrados en el sistema de correccional juvenil vs. los jvenes que estn interesados en estudiar una carrera tecnolgica, etctera.
Cortesa de la Sociedad de Mentora de Connecticut, Business Guide to Youth Mentoring.

Parmetros de sociedad/colaboracin Los negocios deben asegurarse que estn definidas claramente las condiciones y expectativas para su involucramiento con una escuela u organizacin comunitaria. Esto incluye temas como cundo y dnde ocurrir la mentora, quin es responsable del transporte (si es aplicable); quin mantendr los registros del programa; quin filtrar, seleccionar y supervisar a los mentores y quin har cumplir las polticas del programa. Tambin debe estar definido un proceso para responder y resolver los conflictos. Deben estar claramente definidos los roles y responsabilidades de la escuela o de la organizacin comunitaria y su coordinador de mentora, y los roles y responsabilidades del negocio, su coordinador y empleados que se ofrecieron voluntariamente como mentores. Polticas y prcticas del programa Las polticas y prcticas del programa deben estar definidas por escrito. Adems de reflejar un diseo apropiado del programa y los principales estndares de calidad, estas polticas y procedimientos deben tener en cuenta las necesidades y circunstancias especiales de los jvenes que estn recibiendo mentora. Estas polticas y procedimientos tambin deben abordar explcitamente temas como los siguientes: El sitio de la mentora debe estar claramente definido. La mentora basada en el sitio ocurre solamente en la ubicacin especificada o en lugares fuera del sitio (como una salida de campo) e involucra a todos los nios en el programa. Los programas basados en el sitio siempre tienen al personal del programa en el lugar asignado. Los programas basados en la comunidad ocurren en cualquier parte que el mentor y el aprendiz escojan, y requieren una averiguacin y supervisin ms intensivas. El contacto entre el mentor y el aprendiz fuera el programa debe estar prohibido en los programas basados en la escuela u otros programas basados en el sitio. El contacto externo prohibido incluye, especialmente, las visitas nocturnas a la casa del mentor. Las medidas de seguridad deben estar claramente definidas y todos los mentores deben recibir un entrenamiento apropiado para entenderlas. El entrenamiento debe abordar informacin bsica acerca de la seguridad en el sitio y los procedimientos de evacuacin de emergencia, uso de cinturones de seguridad si los mentores van a transportar a los jvenes, guas de atencin en salud o problemas de salud mental a los que debe prestar atencin el coordinador del programa, reporte de sospecha de abuso infantil al coordinador del programa, etctera. El compromiso de tiempo debe estar claro desde el comienzo para todos los voluntarios. Se recomienda un compromiso de tiempo mnimo de un ao o un ao escolar; la terminacin prematura de la relacin podra ser daina para el joven. La mayora de los programas involucran un compromiso de una hora por semana.

Las polticas y prcticas de resolucin de conflictos, agravios y terminacin de la relacin deben estar definidas y concertadas por el negocio y por el sitio del programa y deben ser explicadas a todos los mentores. Las actividades de mentora deben reflejar las metas del programa y las necesidades especiales de los jvenes. El programa puede prescribir actividades definidas o dejarlas a discrecin de los mentores.

Cortesa de la Sociedad de Mentora de Connecticut, Business Guide to Youth Mentoring.

Las necesidades de transporte del programa y los roles de los mentores deben estar definidos. Por ejemplo, un negocio puede transportar a los jvenes a su sitio, una escuela puede incluir una salida de campo en su programa o un programa basado en la iglesia para hijos de prisioneros puede desear que los jvenes y los mentores visiten al padre encarcelado. El sitio del programa y el negocio deben determinar por adelantado quin proporcionar, pagar y ser responsable de los aspectos de responsabilidad del transporte. Si se espera que el mentor ayude en el transporte, los procedimientos de seleccin deben incluir esto e incluir revisiones adicionales del vehculo y de los seguros. Tambin debe obtenerse el permiso del padre o acudiente. La participacin de los miembros de la familia debe hacer parte del diseo del programa y el permiso de los padres siempre debe estar asegurado para la participacin de los jvenes. Cierto nivel de participacin de los padres es fomentado a travs de eventos especiales durante el ao del programa; sin embargo, si los hermanos van a ser involucrados, ellos deben ser enrolados en el programa. Los obsequios entre el mentor y el aprendiz estn desalentados, especialmente en los programas basados en el sitio donde los jvenes pueden ver fcilmente lo que otros estn recibiendo. El negocio y el programa pueden proporcionar un obsequio del programa a cada uno de los jvenes para un da festivo o al final del ao. Un rea relacionada son las expectativas con respecto al uso del dinero del mentor para los costos relacionados con las actividades. Generalmente, esta prctica est fuertemente desalentada, pero en algunos casos se les proporciona a los mentores un pequeo estipendio para cubrir tales costos.

Seleccin, entrenamiento, supervisin y apoyo de los voluntarios Esta es el rea de mayor responsabilidad potencial para todos los involucrados en un programa de mentora a jvenes. Los siguientes son aspectos a los cuales el negocio debe prestar una atencin particular. Seleccin de los voluntarios El negocio puede utilizar el proceso de aplicacin y averiguacin sealado en el Juego de herramientas con su escuela o comunidad socia potencial para asegurarse que son utilizadas unas

prcticas de averiguacin apropiadas. La averiguacin debe ser apropiada al diseo del programa. Desde una perspectiva del manejo de riesgos, es mejor pecar por una averiguacin demasiado exhaustiva que por una averiguacin laxa y se recomiendan fuertemente las revisiones de antecedentes. El negocio debe tener en consideracin el hecho que los empleados no siempre acatan las polticas del programa. Ms de un negocio ha aprendido que sus empleados llevan a los jvenes a sus hogares en contra de las polticas del programa. La mayora de los programas se rehsan a aceptar voluntarios que tengan un historial de abuso sexual a menores, hayan sido convictos por un crimen que involucre a nios o que tengan un historial de comportamiento violento o sexualmente explosivo, aunque dichas personas hayan sido rehabilitadas. Pueden ofrecerse otras oportunidades de voluntariado que no involucren el contacto directo con los jvenes, si estn disponibles. Debe notarse que no existen estudios que documenten una relacin entre la orientacin sexual y el acoso a nios. Orientacin y entrenamiento del mentor Una preparacin adecuada del mentor es un tema importante en el manejo de riesgos para asegurar que se estn desarrollando relaciones de mentora apropiadas y seguras. El entrenamiento inicial mnimo recomendado es de dos horas.

Cortesa de la Sociedad de Mentora de Connecticut, Business Guide to Youth Mentoring.

Despus del entrenamiento inicial que cubre el rol y las responsabilidades del programa y del mentor, los temas bsicos de la mentora efectiva, las polticas y logsticas del programa, los requerimientos estatutarios, la confidencialidad y los procedimientos en accidentes o emergencias y las necesidades especiales de los nios, debe estar disponible entrenamiento adicional sobre temas de inters para el mentor como competencia cultural, resolucin de conflictos, comprensin del desarrollo infantil y estrategias para la mentora vocacional. Dado que existen quejas para permitir que los empleados asistan al entrenamiento, el negocio puede pactar con el sitio del programa el desarrollo de un programa de entrenamiento que encaje en sus necesidades. Supervisin y apoyo del mentor La responsabilidad principal de esta funcin recae en el coordinador del sitio del programa; sin embargo, se recomienda que el coordinador del negocio indague y monitoree la forma en que los empleados estn siendo supervisados y apoyados. El Centro de Manejo de Riesgos sin nimo de Lucro advierte que el estndar de cuidado est definido por la actividad, as que la supervisin debe ser adecuada para el nivel de actividad involucrado. Ser un mentor de lectura para un estudiante de tercer grado requiere menos supervisin que ser mentor de un estudiante de escuela secundaria en alto riesgo. Las siguientes son algunas prcticas de supervisin recomendadas por el Centro de Manejo de Riesgos sin nimo de Lucro:

La supervisin general debe incluir procedimientos de firma de entrada y firma de salida, monitoreo de las actividades de dejar y recoger, monitoreo de las instalaciones del programa y lotes de parqueo y vigilancia de las actividades de mentora. La supervisin especfica involucra la vigilancia de actividades de mentora especficas y monitoreo de las relaciones de mentora. La supervisin debe incluir que el coordinador del sitio est presente durante las actividades de mentora, revisiones semanales y reuniones con un intervalo mximo de un mes durante los primeros meses de la relacin. Si la relacin est marchando bien, deben darse revisiones mensuales y pueden ser telefnicamente si las reuniones no son factibles. El monitoreo de la relacin durante las primeras etapas es particularmente importante ya que algunos problemas pueden ser detectados y resueltos y los procesos de terminacin, si son necesarios, pueden iniciarse ms temprano que tarde para minimizar el dao a la persona joven. Cada contacto de supervisin, cualquier problema del mentor o coordinador y las acciones de seguimiento deben estar documentados.

Tambin se les debe decir a los empleados que contacten al coordinador del programa de su compaa en caso de problemas, conflictos o inquietudes que no estn siendo abordados. El coordinador de la compaa puede entonces tratarlos con el coordinador del sitio del programa. Como se mencion anteriormente, el negocio y el sitio del programa deben haber definido los procedimientos de resolucin de conflictos y agravios que incluyen pasos para terminar la relacin si es necesario. Finalmente, el negocio debe averiguar acerca del proceso de supervisin por parte del coordinador del sitio para asegurarse que dicha persona se est desempeando efectivamente.

Cortesa de la Sociedad de Mentora de Connecticut, Business Guide to Youth Mentoring.