TCNICAS PARA REALIZAR DIAGNSTICO DE NECESIDADES Y ESTABLECER RELACIONES CAUSA-EFECTO

1.- El Mapa situacional: permite recoger informacin sobre aspectos a mejorar y la viabilidad o disponibilidad a la hora de afrontarlos. El grupo sita cualquier propuesta en relacin a los siguientes espacios.

PROPUESTA: QUIEREN NO QUIEREN

CONOCEN

NO CONOCEN

2.-Anlisis de Causa-Efecto. Mediante el diagrama de espina de pez de Ishikawa, se trata de identificar un resultado insatisfactorio (Efecto) y de identificar los factores (causas) que lo originan. Se utilizan cuatro tipos de factores. Personales, procedimentales, funcionales (tiempo-espacio) y materiales.

EFECTOPROBLEMA

3.- TCNICA DAFO: La tcnica DAFO responde a las siglas de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Es una tcnica que se aplica en los estudios prospectivos sobre dinmicas sociales participativas. Desde 1994 se est adoptando en Europa por grupos cada vez ms numerosos con aplicaciones en muy diversos mbitos sociales y econmicos. Esta tcnica alcanza en los ltimos aos una gran relevancia en la planificacin estratgica y en el diagnstico de necesidades, sin olvidar las propuestas de intervencin de forma consensuada y participativa. Esta metodologa es til cuando se pretende impulsar transformaciones estructurales y dinamizar el cambio, elaborar proyectos de accin, as como crear redes y tramas de colaboracin. La tcnica DAFO se desarrolla en base a cuestiones que se plantean a grupos de expertos con el propsito de que diagnostiquen la situacin presente, proyecten situaciones futuras y prevean acciones posibles considerando los condicionantes tanto en positivo como en negativo que rodea la temtica a abordar. Tradicionalmente se concreta en preguntas que corresponden a criterios internos (Fortalezas y Debilidades) y externos (Oportunidades y Amenazas). CONDICONANTES INTERNOS DEBILIDADES AMENAZAS CONDICIONANTES EXTERNOS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

4.- LA V HEURSTICA DE GOWIN Una V HEURSTICA es un diagrama que se utiliza como ayuda para resolver un problema o entender un procedimiento . La tcnica de la V heurstica fue desarrollada en principio para ayudar a estudiantes y profesores a clarificar la naturaleza y los objetivos del trabajo en el laboratorio de ciencias. La V fue el resultado de veinte aos de bsqueda por parte de Gowin de un mtodo para ayudar a los estudiantes a comprender la estructura del conocimiento y las formas que tienen los seres humanos de producir conocimiento. Nos ayuda a identificar los componentes del conocimiento, esclarecer sus relaciones e interpretarlos de forma clara y compacta.
El diagrama V de Gowin presenta en su estructura elementos que potencialmente desarrollarn en los aprendices su curiosidad y sobre todo su capacidad de relacionar hechos naturales o artificiales con sus ideas, que traern como consecuencia el desarrollo de habilidades como la observacin, el descubrimiento de problemas, la bsqueda de informacin y documentacin, su verificacin, la extraccin de conclusiones, la comunicacin de sus resultados as como la valoracin del mismo. La suma de todo derivar en aprendizajes significativos generalizables a cualquier situacin o problema.

ESTRUCTURA
DOMINIO CONCEPTUAL PREGUNTAS CENTRALES DOMINIO METODOLOGCO

Modos mundo

de

ver

el

Juicios de valor
Interpretaciones, explicaciones, generalizaciones. Resultados: representaciones
de los datos en tablas, grficos, diagramas,..

Filosofa-Teoras Principios:

reglas conceptuales que gobiernan la conexin entre las pautas existentes en los fenmenos. Tienen forma de proposiciones. Se derivan de afirmaciones previas sobre conocimientos. Constructos: Ideas que respaldan teoras fiables pero sin referentes directos en los acontecimientos o en los objetos. Estructuras conceptuales: subconjuntos de toras que se utilizan directamente en la investigacin.

Transformaciones: hechos ordenados gobernados por las teoras de la medida y de la clasificacin. Hechos: el criterio, basado en la confianza en el mtodo, de que los registros de los acontecimientos y objetos son vlidos. Registro de acontecimientos y objetos.

Enunciados de regularidades o definiciones conceptuales:

signos o smbolos compartidos socialmente que indican regularidades en los acontecimientos

Acontecimientos/Objetos : fenmenos de inters aprendidos

mediante conceptos y registros de datos: sucesos, objetos.

EJEMPLO: ESTRUCTURA
DOMINIO CONCEPTUAL PREGUNTAS CENTRALES DOMINIO METODOLOGCO

PENSAR: Cmo se puede estudiar el problema?

QU QUIERO HACER?

HACER:
Valoro mi trabajo para.... (funcionalidad).

Qu aprend?

Qu teoras explican el problema?

Organizo la informacin conseguida: MAPA CONCEPTUAL

Conceptos propios del problema Acontecimientos/Objetos : PROBLEMA DE ESTUDIO

Pasos para resolver el problema:

5.- TCNICA DELPHI. Esta herramienta tiene por objeto conocer la opinin de un grupo de personas expertas o especialmente interesadas sobre el diagnstico, la evaluacin o la planificacin de una situacin o tema concreto. Han de ser, adems personas motivadas, puesto que la duracin de la tcnica puede oscilar entre los 45 y 70 das. Su desarrollo consiste en hacer llegar a los expertos una serie de cuestionarios, informndose en cada uno de ellos de los resultados del precedente. De este modo se puede llegar a un consenso sin necesidad de abrir un proceso de discusin y debate, puesto que las personas consultadas no tienen un contacto directo entre ellas. Teniendo en cuenta que el nmero de personas que no contestan o abandonan el proceso es elevado y que al menos se ha de contar con unas 15 personas para que los resultados sean consistentes, los cuestionarios han de ser claros, concisos y con una presentacin cuidada y agradable para facilitar su contestacin (no se debe olvidar una carta de presentacin explicando los objetivos de la tcnica y agradeciendo la colaboracin y el tiempo de dedicacin prestados). La debida cumplimentacin de los cuestionarios, adems, no debe suponer ms de 30 minutos para las personas contactadas. El proceso a seguir consiste en enviar un primer cuestionario y tras recoger y analizar las respuestas, hacer llegar las conclusiones acompaadas de un segundo cuestionario para matizar o priorizar dichas respuestas. Tras analizar la informacin de este segundo cuestionario se ha de enviar un tercero donde aparezcan las conclusiones generales y la posibilidad de que se puedan hacer valoraciones sobre las conclusiones. Finalmente se elaborar un informe donde se resuma el objeto de estudio, los pasos seguidos durante el proceso y los resultados obtenidos. Evidentemente, este informe deber llegar a las personas que han participado durante el proceso, acompaado de una carta de agradecimiento. No puede considerarse como una herramienta o tcnica grupal, salvo que se lleve a cabo de forma simultnea con alguna reunin presencial con el grupo de expertos contactados.

6.- CIRCULOS DE CALIDAD. (del mbito de la empresa al de la formacineducacin).

Historia de los crculos de calidad

Los crculos de calidad son el resultado de un conjunto de ideas y tcnicas norteamericanas, basadas en las teoras de Maslow, Mc Gregor, Likert, Herzberg, Argyris, etc., que no alcanzaron el xito en su propia tierra pero s lo tuvieron en Japn, para luego, paradjicamente, volver a los Estados Unidos y extenderse posteriormente por todo el mundo. Al comienzo de la dcada de los cincuenta, W. Edward Deming y Joseph Juran llevan a Japn criterios norteamericanos para establecer el control de calidad mediante grficas de control por muestreo. En 1962, Kaoru Ishikawa comienza el desarrollo masivo de cursos y materiales para poner en marcha los crculos de calidad. Las causas concretas de por qu en Japn y en esta poca los crculos tienen tanto xito parecen poderse explicar por los siguientes fenmenos:

Durante la Segunda Guerra Mundial, la escasez de mano de obra y personal cualificado, sobre todo en el sector siderrgico, hace que muchos obreros asuman funciones de supervisin, administrativas, de control, etc., con relativo xito. En Japn, la escasez de recursos naturales ocasiona una fuerte dependencia comercial del exterior para sobrevivir, lo cual obliga al pas a realizar un aumento espectacular de la produccin, que entre otras consecuencias tuvo serios problemas de calidad, cosa conocida a nivel mundial sobre los productos japoneses. La situacin de derrota del Japn despus de la contienda hizo que tuviera que buscar ayuda exterior para reflotar su economa y mejorar la calidad.

En este contexto, las ideas importadas por Deming y Juran germinaron y, posteriormente, dieron su fruto cuando entre 1962 y 1976 Ishikawa llev a cabo un programa de implantacin de crculos de calidad que en 1980 afecta a diez millones de trabajadores japoneses. En los aos setenta los crculos de calidad salen del Japn, en 1973 la empresa norteamericana Loockheed los implanta en sus factoras.

Formacin del crculo de calidad

El primer trabajo de un crculo de calidad es familiarizarse con tcnicas para trabajar en grupo y para resolver problemas. Estas tcnicas pueden ser enseadas por el facilitador o por personal ajeno a la empresa.

Una vez que se han aprendido estas tcnicas, cada persona identificar los problemas que tiene en su trabajo. En el inicio de los crculos la identificacin de los problemas surge de forma bastante generalizada, respecto a problemas bien conocidos por todos y que con el paso del tiempo han permanecido latentes. Lgicamente y en cuanto a cantidad de ideas se refiere, este es el momento ms productivo de estos grupos. De todos los problemas presentados, el grupo selecciona uno para analizarlo en equipo. El anlisis de los problemas se realiza con tcnicas como: el Diagrama de Ishikawa, el Anlisis de Fuerzas de Lewin, el Brainstorming o Torbellino de Ideas, la Metodologa de Sistemas, etc. Un ejemplo de estas tcnicas lo vemos representado en el cuadro I.

Cuadro I: Mtodo 4 x 4 de resolucin de problemas (*)

(*) "La participacin y el trabajo en grupo" Revista: MAPFRE SEG., n 48, 1992. Estas tcnicas permiten analizar los problemas mediante su representacin grfica en forma de histogramas y diagramas lo cual permite precisar ms los problemas y sus causas. Por ltimo, el grupo establecer criterios para solucionar el problema analizado y propondr sugerencias.

Definicin
Es un pequeo grupo de trabajadores que realizan un trabajo igual o similar en un rea de trabajo comn, que se renen voluntaria y peridicamente, y son entrenados para seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la direccin, y si sta lo aprueba, llevar a cabo su implantacin.

Atributos del Crculo de Calidad.

La participacin es voluntaria. Son grupos pequeos, de 4 a 6 personas. (segn tamao de la institucin). Los miembros del Crculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lgicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes. Se renen peridicamente para analizar y resolver problemas que ellos mismos descubren o que le son propuestos a su jefe. Cada crculo de calidad tiene un responsable del funcionamiento del crculo. Todo el que participa en un crculo de calidad recibe formacin o informacin acorde con el grado de participacin que tenga en el sistema.

Propsitos de los Crculos de Calidad.

Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa (institucin) en calidad, innovacin, productividad,...etc Lograr que el lugar de trabajo sea cmodo y rico en contenido. Los crculos aspiran a lograr que el lugar del trabajo sea ms apto para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador. Aprovechar y potenciar al mximo todas las capacidades del individuo.

Principios de los Crculos de Calidad:

Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que aqul que lo realiza cotidianamente. Respeto al individuo, a su inteligencia y a su libertad. Potenciacin de las capacidades individuales a travs del trabajo en grupo. Referencia a temas relacionados con el trabajo.

Condiciones de los Crculos de Calidad:

Participacin voluntaria. Formacin permanente. Trabajo en grupo. Grupo democrtico. Respeto al compaero: las ideas y mejoras surgidas son patrimonio del equipo y no de un individuo aislado. Grupo reducido. Reuniones cortas y en tiempo de trabajo.

Respetar el horario. Reconocimiento explcito y formal por parte de la institucin. Apoyo de la Direccin.

Actividades de un Crculo de Calidad:

Solucin de Problemas: fundamentalmente el Crculo es un grupo solucionador de problemas. El proceso de solucin de problemas se convierte en una secuencia integrada de acciones y empleo de tcnicas. Para solucionar dichos problemas hay que pasar por unas etapas. 1.- Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la tcnica de brainstorming para obtener un listado lo suficientemente amplio que permita dar una visin ajustada del estado actual del rea de trabajo.

2.- Seleccionar un problema a resolver, a travs del consenso, la asignacin de puntuaciones por parte de los miembros del crculo, a travs del anlisis y diagrama de Pareto .
(El diagrama de Pareto es una grfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas despus de haber reunidos los datos para calificar las causas. Usando el Diagrama de Pareto se pueden detectar los problemas que tienen ms relevancia mediante la aplicacin del principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a solo unos graves. Por lo general, el 80% de los resultados totales se originan en el 20% de los elementos. El DR. Juran aplic este concepto a la calidad, obtenindose lo que se hoy se conoce como la regla 80/20. Segn este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y viceversa, el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema. Se recomienda su uso para identificar oportunidades para mejorar, para buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones,...).

3.- Clarificar el problema: se trata de que todos los miembros comprendan por igual el significado e implicaciones del problema seleccionado. 4.- Identificar y evaluar causas (diagramas causa-efecto, ya comentados). 5.- Identificar y evaluar soluciones: el crculo tratar de confeccionar un listado de soluciones potenciales, evaluadas por el grupo en funcin de criterios determinados. 6.- Decidir una solucin. 7.- Desarrollar un Plan de implantacin de la solucin (cmo ser ejecutada). 8.- Presentar el Plan a la Direccin. 9.- Implantar el Plan: si la Direccin aprueba el Plan presentado, los miembros del Crculo se responsabilizarn de su implantacin en su rea de trabajo. 10.- Evaluar los resultados de la solucin propuesta.

11.- Optimizar los resultados de la solucin. No se trata de nicamente de solucionar problemas, sino de prever su ocurrencia en zonas que an no los han sufrido. 12.- Vuelta a identificar una lista de problemas.

Evaluacin de la viabilidad de un programa de Crculos de Calidad

La evaluacin de la viabilidad se basa en el supuesto de que los Crculos de Calidad no son aptos para cualquier organizacin y, por tanto, para reducir el riesgo de fracaso. Fitzgerald y Murphy proponen un mtodo para evaluar la receptividad de la organizacin al cambio en base a tres niveles: 1.- Nivel de mantenimiento: hace referencia al grado de satisfaccin de la direccin con la forma en que la organizacin opera actualmente. A menor satisfaccin mayor posibilidad de admitir los cambios. 2.- Nivel sinrgico: se pretende medir la condicin que existe cuando los individuos han encontrado formas de trabajar en armona. Las actitudes organizacionales positivas y la existencia de grupos de trabajo armoniosos facilitarn el cambio. 3.- Nivel ambiental: hace referencia a la influencia que ejercen las fuerzas externas a la organizacin. Cuanto mayores son las presiones ambientales externas, mayor es la probabilidad de cambio.

Puntos focales de los Crculos de Calidad.

CALIDAD. PRODUCTIVIDAD. MEJORA DE COSTES. MOTIVACIN. INTEGRACIN. REORGANIZACIN.