Definiendo el software de base de datos

Access es un programa de bases de datos que se ejecuta en el entorno de Windows. Una Base de Datos es una coleccin de datos relacionados a un particular tpico o propsito (por ejemplo, datos de clientes). La informacin en una base de datos est organizada en campos, o categoras, tales como nombre de clientes. Un grupo de registros relacionados es denominado una tabla. Una base de datos, especficamente una base de datos relacional, es una coleccin de una o ms tablas relacionadas que pueden compartir informacin. La Figura A-1 muestra la estructura de una base de datos. Tradicionalmente, los negocios han mantenido un seguimiento sobre la informacin de los clientes usando tarjetas de ndice como se muestra en la figura A-2. Sin embargo, con una base de datos electrnica, como Access, los negocios pueden almacenar, recuperar y manipular datos de manera ms sencilla y eficiente.

Con un software de base de datos se puede:

Introducir y editar datos rpida y fcilmente
Con Access, se puede introducir informacin de clientes de Nmadas en una forma mucho ms rpida y precisa que usando un mtodo basado en papel. Adems se pueden introducir datos usando formularios o pantallas las cuales contienen controles tales como cajas de verificacin, cuadros de listas y botones de opciones, para facilitar la entrada de datos. La figura A-3 muestra informacin en un formulario de Access.

Organizar registros en diferentes formas

Se pueden revisar los datos almacenados ordenados por cualquier campo y ver los registros que cumplen con determinado criterio especfico, filtrando datos. Despus de que se especifica un tipo de ordenacin, Access mantiene ordenados los datos sin importar el orden en el cual fueron introducidos.

Localizar registros especficos rpidamente

Con la creacin de una consulta (query), de los registros que se desean localizar, se puede instruir a Access para identificar el o los registros que cumplan con ciertos criterios de localizacin. Se puede guardar una consulta para un uso futuro.

Eliminar datos duplicados

Access asegura que cada registro es nico por la asignacin de un campo clave primaria para cada una de las tablas. No es posible que dos registros en una misma tabla tengan el mismo dato en su campo clave primaria. Usando el sistema de papel, un usuario puede duplicar los registros de un cliente si se le olvida que la tarjeta de un cliente particular ya existe.

Crear relaciones entre tablas en una base de datos

Access es una base de datos relacional, la cual permite que la informacin contenida en sus tablas sea compartida. Esto significa que slo se necesita introducir una sola vez los datos de un cliente para ser referenciada ms tarde en la base de datos Nmadas.

Crear reportes
La generacin de reportes profesionales es fcil con Access. Se pueden producir reportes para ilustrar diferentes relaciones entre los datos y compartir stos con otros empleados.

Cambiar la apariencia de la informacin

Access contiene poderosas caractersticas para mejorar tablas de datos y crear grficos de tal manera que la informacin es visualmente interesante y fcil de entender.
Figura A-1: Estructura de una base de datos
B a s e d e D a to s

T a b la 1

T a b la 2

T a b la 3

R e g is tro 1

R e g is tro 2

R e g is tro 3

R e g is tro 1

R e g is tro 2

R e g is tro 1

R e g is tr o 2

R e g is tro 3

C am po 1 C am po 2 C am po 3

C am po 1 C am po 2 C am po 3

C am po 1 C am po 2 C am po 3

C am po 1

C am po 1

C am po 1 C am po 2

C am po 1 C am po 2

C am po 1 C am po 2

Figura A-2: Informacin de un cliente en una tarjeta

Dossier Digital Uacusecha 7-742 La Huerta II Morelia, Mich. 58090 (014) 3269811
Figura A-3: Informacin de un cliente en un Formulario de Access

Iniciando Access 97
Para iniciar Access, usar la barra de tareas de Windows 9x. Apuntar a Programas sobre el men Inicio, luego hacer clic sobre Microsoft Access. Para computadoras sobre una red se requerir de un procedimiento ligeramente distinto. En este y otros casos puede solicitar soporte tcnico con el personal de sistemas.

1. Localizar el botn de inicio

sobre la barra de tareas. El botn de inicio es el botn ms a la izquierda sobre la barra de tareas y es usado para iniciar o disparar programas sobre la computadora.

2. Hacer clic sobre el botn inicio

Microsoft Access se localiza en el Grupo de Programas (localizado en el men Inicio). 3. Apuntar a Programas Todos los programas o aplicaciones, dentro de la computadora pueden localizarse en esta rea del men Inicio. Microsoft Access aparece en la lista de Programas como se muestra en la Figura A-4. 4. Hacer clic en Microsoft Access Access abre y despliega la ventana de Access. Se abre una caja de dilogo de Access en la cual se selecciona ya sea abrir una base de datos existente o crear una nueva. Por ahora, slo se querr ver la ventana de Access. 5. Presionar Cancelar La caja de dilogo se cierra y aparece una ventana blanca de Access. En la siguiente leccin, se podr uno familiarizar con los elementos de la ventana de Access.
Figura A-4 Seleccin del programa Microsoft Access

Viendo la Ventana de Access

Cuando se inicia Access, la pantalla despliega la ventana de inicio, el rea de la cual se llevan a cabo todas las operaciones de la base de datos. La ventana de Access contiene diversos elementos que ayudan a introducir y manipular la informacin en la base de datos. Algunos de estos elementos, los cuales son descritos en la Tabla A-1 e identificados en la Figura A-5, son comunes en todos los programas Windows.

1. Hacer clic en el botn maximizar

, si la ventana de Access no llena

la pantalla 2. Analizar cada uno de los elementos mostrados en la Figura A-5 Navegar a travs de los comandos en el men Archivo 3. Hacer clic en el men Archivo sobre la barra de mens Se abre el men archivo, como se muestra en la Figura A-6. El men Archivo tiene comandos para abrir una base de datos existente o nueva, guardar una base de datos en una variedad de formatos e imprimir. Al fondo del men Archivo, se encuentran los cuatro archivos ms recientemente usados. Debido a la cantidad de componentes de la base de datos, los comandos de los mens varan dependiendo de cules elementos de la base de datos estn siendo utilizados. 4. Presionar [Esc] dos veces para cerrar el men Archivo Presionando [Esc] una sola vez cierra el men Archivo, pero la palabra Archivo sobre la barra an permanece seleccionada. Presionando [Esc] de nuevo, elimina la seleccin del nombre del men. 5. Revisar la barra de herramientas de la base de datos para ver cuales comandos estn disponibles Muchos de los botones de esta barra de herramientas pueden encontrarse dentro de los comandos del men Archivo y los botones restantes pueden localizarse en otros mens.
Tabla A-1 Elementos de la ventana de Access

Elemento Barra de men Ventana de Inicio Barra de estado Barra de ttulo Barra de herramientas de la base de datos

Descripcin Contiene los mens usados en Access Area en la cual tiene lugar la operacin la base de datos Despliega mensajes acerca de las operaciones y descripciones de los botones de las barras de herramientas Contiene el nombre del programa y del archivo activo de la base de datos Contiene botones de las tareas ms comnmente realizadas

Figura A-5 Ventana de Access

Figura A-6 Men Archivo en la ventana de inicio

Abriendo una Tabla de una Base de Datos

Despus de que se abre una base de datos, Access despliega la ventana de base de datos. La Ventana de Base de Datos proporciona el acceso a todos los objetos en la base de datos. La Tabla A-2 describe los objetos (tales como tablas, formularios y reportes) que permiten ayudar a usar la informacin en una base de datos. Una Tabla de una base de datos es una coleccin de registros relacionados dentro de una base de datos que pueden contener mltiples tablas. A continuacin se abre la base de datos de Nmadas para revisar la tabla que contiene los productos y ver cmo se encuentra estructurada.

1. Posicionarse en el directorio adecuado Para completar las unidades en este libro, se necesita tener un directorio con la base de datos Nmadas. Consultar con el instructor para tener una copia de ella.

2. Hacer clic en el botn abrir

de la barra de herramientas de la base de datos Access despliega la caja de dilogo Abrir Base de datos. Dependiendo del lugar en que se encuentre guardada la base de datos, la ventana tendr ligeras variaciones de la que se muestra en la Figura A-7. 3. Hacer clic en la Lista Buscar en, luego seleccionar el drive que contiene la base de datos de ejemplo Aparecern listados los archivos en la caja de lista. 4. En la lista hacer clic en Inventario si aun no se encuentra seleccionado La ventana de base de datos de inventarios se abre de acuerdo a la Figura A-8. La parte superior de la ventana contiene los botones Objeto para los objetos de la

base de datos de Access (los cuales se describen en la tabla A-2). Cada botn de objeto aparece sobre su propia pestaa ( tab). La pestaa de Tablas es la que se encuentra ms al frente en la caja de dilogo. La ventana lista las tablas en la base de datos (en este caso la base de datos Inventario contiene solo una tabla, Productos). Los botones de comandos al lado derecho de la ventana permiten abrir una tabla existente, disear su propia tabla o crear una nueva. Si se desea se puede abrir la tabla Productos, la cual se encuentra seleccionada.
Tabla A-2 Objetos de la Base de Datos

Objeto Tabla Consultas Formularios Informes Macros Mdulos

Descripcin Almacena datos relacionados en renglones (registros) y columnas (campos) Solicita datos a una tabla, usada para localizar datos que cumplen criterios Despliega los datos de la tabla en un esquema de campos sobre la ventana Proporciona informacin impresa de una tabla, la cual incluye clculos Automatiza tareas de la base de datos, las cuales pueden sintetizarse en comandos Automatiza tareas complejas usando lenguaje de programacin interconstruido.

5. Hacer clic en Abrir. Se abrir una ventana para la tabla Productos. La tabla contiene informacin para 17 Productos de Nmadas. Cada rengln y la informacin est organizada por campos arreglados por columnas.
Figura A-7 Caja de dilogo Abrir

Figura A-8 Ventana de Base de Datos

Introduciendo y editando registros

Los datos son introducidos en la hoja de datos. Una Hoja de Datos es una cuadrcula que contiene todos los registros en una tabla. Cada registro est contenido en un rengln. Los nombres de los campos estn listados como encabezados de columnas. La entrada cuidadosa de datos es vital para obtener reportes precisos de la base de datos. Si se introducen datos sin precaucin, los resultados de bsquedas de informacin particular puede ser incorrecta. Se puede cambiar el contenido de un campo a la vez. Para editar un campo, se debe hacer clic en dicho campo, seleccionar la informacin que se desee modificar y luego teclear las correcciones. La Tabla A-3 lista algunos atajos que se pueden utilizar cuando se ests editando registros. Es probable que se est listo para agregar un nuevo registro y editar registros existentes en la Tabla Productos. Primero, maximizar la ventana Hoja de Datos.

1. Hacer clic en el botn maximizar en la barra de ttulo de la Ventana de Hoja de Datos Aparece la palabra Autonumrico debajo del ltimo registro en el campo Id. de Producto, como se muestra en la Figura A-9. Esta es la Llave Primaria asignada por Access para esta tabla. El campo Autonumrico cuenta el nmero de registros en la tabla. Access increentar este campo en uno para crear el dato de la Llave Primaria para el nuevo registro. La columna Nmero de producto contiene nmeros de identificacin para los productos de Nmadas. Ahora se est listo para introducir el registro mostrado en la Figura A-10

2. Hacer clic en el botn Registro Nuevo

de la barra de herramientas de la base de datos, presionar [Enter] para moverse al campo Nmero

de Producto, teclear 11436, presionar [Enter], teclear Shimano Dirt Pirates, presionar [Enter], teclear 11, presionar [Enter], teclear 46483, presionar [Enter], teclear 24. presionar [Enter], teclear 10, presionar [Enter], teclear 71.25, presionar [Enter], teclear 25, presionar [Enter], teclear 15, presionar [Enter], teclear Cada Uno, luego presionar [Enter] Se habr introducido el registro 18 correspondiente al producto Shimano Dirt Pirates. Enseguida se corregir un error en el registro 12 usando la funcin de la tecla para moverse al registro. 3. Hacer doble clic en el campo Unidades para el registro 12 El contenido del campo Unidades para el registro 12 es seleccionado. Este campo deber tener el mismo contenido del campo de arriba. Se puede teclear la entrada correcta en el campo o usar el teclado para introducir la misma informacin del campo del registro anterior. 4. Presionar [Ctrl][] La entrada cambia de Pares a Cada Uno. Enseguida, se cambiar el Nivel de Reorden en el mismo registro. 5. Presionar [] dos veces y luego teclear 29 Comparar la hoja de datos con la de la figura A-11. Guardar los cambios hechos en la tabla.

6. Presionar el botn Guardar

Cuando se modifica la estructura de una tabla o cuando se editan sus registros, se necesita guardar la tabla.

Tips: Moviendo las columnas de la Tabla

Se pueden organizar las columnas en una tabla movindolas de una posicin a otra. Para mover una columna, hacer clic en su nombre de tal manera que la columna entera es seleccionada, luego arrastrar el apuntador hasta la nueva posicin de la columna. Conforme se avance en esta operacin el apuntador del ratn cambia a . Una lnea vertical gruesa representa la nueva localizacin. Soltar el botn del ratn cuando se haya posicionado correctamente la columna.
Figura A-9: Introduciendo datos en una tabla

Figura A-10: Datos en el registro 18 Tabla A-3: Teclas de atajo en la tabla

Mtodo Abreviado

Accin

[F5] [F6] [F7] [Ctrl][] [Ctrl][;] [Ctrl][=] [Esc] [Shift][Enter]

Se mueve a un registro especfico Se mueve entre secciones Abre la caja de correccin ortogrfica Inserta el valor del mismo campo del registro previo Inserta la fecha actual Se mueve al primer registro en blanco Deshace los cambios en el registro actual Guarda el registro actual

Figura A-11: Edicin de Registros

Vista Preliminar e impresin

Una vez introducidos y editados los datos en una tabla, se puede imprimir la hoja de datos para obtener una copia en papel de los datos de la misma. Antes de imprimir es una buena idea ver previamente la hoja de datos para observar cmo quedar sta impresa y si es necesario hacer ajustes en los mrgenes, orientacin del papel o algn otro tpico.

1. Hacer clic en el botn Vista Previa

en la barra de de herramientas estndar Aparecer la hoja de datos en miniatura en la ventana de impresin preliminar, como se muestra en la Figura A-12, as como la barra de herramientas de la Pgina Previa. Se puede usar la lupa para magnificar la apariencia de presentacin de la hoja de datos. en cualquier parte de la hoja de datos Aparecer un lupa sobre la hoja de datos. Se notar que la hoja cambiar de apariencia. Se puede regresar la hoja a su forma original

2. Hacer clic en la lupa

3. Hacer doble clic

en cualquier parte de la hoja de datos Se puede decidir imprimir en forma horizontal con el objeto de ver ms campos. 4. Presionar Archivo sobre la barra de mens, luego Configuracin de pgina Aparecer la caja de dilogo de Configurar Pgina. Esta caja proporciona las opciones de las formas en que se vern los textos en la pgina. 5. Hacer clic en la pestaa Pgina y hacer clic en el botn de opciones Horizontal como se muestra en la figura A-13 Ahora se pueden ver ms campos de la tabla que ser impresa. 6. Hacer clic en el men Archivo sobre la barra de menus, luego hacer clic en Imprimir Aparecer la caja de dilogo Imprimir como muestra la Figura A-15, dando algunas opciones descritas en la tabla A-4. No se le tienen que hacer cambios a esta caja. 7. Hacer clic en Aceptar para imprimir la hoja de datos, luego presionar Cerrar sobre la ventana de vista previa para regresar a la hoja de datos Cuando la hoja de datos es impresa se est listo para guardar la tabla 8. Presionar el botn Guardar en la barra de herramientas

Tabla A-4: Opciones de la caja de dilogo Imprimir

Opcin Impresora Intervalo de Impresin Copias Imprimr a un archivo Mrgenes Orientacin

Accin Despliega el nombre de la impresora y conexin seleccionada Especifica todas las pginas, un intervalo o registros seleccionados Especifica el nmero de copias a imprimir e intercaladas o no Imprime el documento en un archivo encapsulado PostScript Ajusta los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho Especifica vertical u horizontal

Obteniendo Ayuda
Access proporciona un sistema extensivo de Ayuda en Lnea que permite el acceso a definiciones, explicaciones as como tiles consejos. El Asistente de Office proporciona esta informacin usando un formato de preguntas y respuestas. Conforme se va trabajando, el Asistente de Office va proporcionando consejos (indicados por un foco encendido que se puede hacer clic, en respuesta a los hbitos de trabajo del usuario. La ayuda aparece en una ventana por separado, la cual puede modificrsele su tamao. De igual manera se puede referir a ella en cualquier momento. Se puede presionar [F1] en cualquier instante para obtener ayuda inmediata. Se puede solicitar informacin conforme se est navegando en la tabla usando el asistente de ayuda de Access utilizando el dibujo animado que es proporcionado por Office.

1. Si no est listo el Asistente de Office, hacer clic en el botn que lo activa

Este asistente permite acceder a la informacin usando un formato de preguntas y respuestas 2. Se desplegar el Asistente de Office, hacer clic en su ventana para activar la caja de preguntas Solicitar informacin de cmo navegar dentro de la hoja de datos 3. Teclear Cmo me muevo entre registros dentro de una hoja de datos Ver la Figura A-16. Despus de preguntar, el Asistente de Office desplegar tpicos relevantes de los cules escoger 4. Presionar Buscar El asistente desplegar tpicos relacionados a la pregunta hecha 5. Hacer clic en Desplazarse entre registros mediante los botones de desplazamiento en la vista Hoja de datos o Formulario La ventana de ayuda, mostrada en la Figura A-18, puede imprimirse haciendo clic en el botn de opciones y luego en imprimir Tema. Cuando se apunta al texto aparece como un tema subrayado en verde y la forma del ratn cambia a una mano con un ndice levantado. Se puede seleccionar el subrayado verde para abrir una caja de dilogo y obtener ms informacin sobre ese tema.

6. Hacer clic en el botn Cerrar

sobre la caja de dilogo de ayuda en la barra de ttulo Se cerrar la ventana de ayuda y se regresar a la hoja de datos

Cambiando el Asistente de Office:

El asistente de Office por omisin es el Clip, pero hay ocho formas distintas para cambiarlo. Para cambiar la apariencia del asistente, hacer clic con el botn derecho y presionar Elegir Ayudante y presionar Siguiente hasta conseguir el asistente deseado, presionar Aceptar. Se necesitar el CD de Office 97. Cada asistente ejecuta sus propios sonidos y puede animarse con el botn derecho y escoger Animar.

Cerrando una Base de Datos

Cuando se ha finalizado el trabajo en una base de datos, se necesita cerrar el objeto en el cual se est trabajando, tal como una tabla y luego entonces cerrar la base de datos. A diferencia de otros programas con los cuales se puede estar familiarizado, no es necesario guardar una tabla antes de cerrarla; Access actualiza los cambios automticamente. Para cerrar una Tabla o una base de datos, hacer clic sobre el comando Cerrar en el Men Archivo. Cuando se ha completado todo el trabajo en Access, se necesita salir de ste haciendo clic en el comando Salir del men Archivo. Una vez saliendo se cierran todos los objetos. La Tabla A-5 lista las distintas formas de salir de Access.

1. Hacer clic en el men Archivo como se muestra en la Figura A-19, luego hacer clic en Cerrar Cerrar la tabla que se tenga en uso 2. Hacer clic sobre el men Archivo sobre la barra de mens Se abre el men archivo y despliega una lista de comandos. Notar que este men de base de datos tiene comandos distintos que el del men archivos de la ventana Tabla. 3. Presionar Cerrar Access cierra la ventana de base de datos y despliega la ventana de inicio. 4. Hacer clic en el men Archivo y escoger Salir El programa de Access se cierra y se regresa al escritorio.

Tabla A-5: Formas para salir de Access

Mtodo Men Teclado Ratn Tips

Tecla o comando Escoger Salir del men Archivo Presionar [Alt]+[F4] Hacer doble clic en el men de control de la ventana

Asegurarse de finalizar siempre adecuadamente su sesin de Access usando los pasos aqu indicados. Las salidas no adecuadas causan Corrupcin sobre los archivos de datos.

Prctica: Revisin de conceptos

Revisin de conceptos
Etiquetar cada uno de los elementos de la ventana de Access mostrados en la Figura A20.

Relacionar cada uno de los siguientes trminos con la declaracin que describe su funcin.

7. Ventana de base de datos 8. Tabla 9. Base de datos 10. Asistente de Office 11. Teclas atajos

a. Una coleccin de datos relacionados a un tpico o propsito particular b. Combinacin de claves resultantes de la ejecucin de un comando c. rea que contiene todos los objetos de la base de datos d. Almacena datos relacionados en renglones y columnas e. Proporciona informacin acerca de Access

Seleccionar la mejor respuesta de la lista de seleccin

12. Una base de datos electrnica puede ejecutar todas las siguientes tareas, Excepto:
a. Despliegue de informacin visualmente b. Calcular datos en forma precisa a. Informacin de clientes b. Memo interno c. Planear los objetivos de la base de datos d. Recalcular informacin actualizada c. Directorio telefnico d. Diccionario

13. Cul de las siguientes no es una base de datos: 14. Cul botn abre una base de datos existente

a.

c.

b. d. 15. Cul botn abre el asistente de Office a. c. b. d. 16. Se puede obtener ayuda en cualesquiera de las siguientes formas excepto:
a. Haciendo clic en Ayuda en la barra de mens b. Presionando [F1]

c. Haciendo clic en el botn

d. Minimizando la ventana de base de datos

Revisin de habilidades
1. Iniciar Access a. Asegurarse de que la computadora est encendida y de que se est ejecutando Windows b. Hacer clic sobre el botn Inicio, apuntar a programas, luego escoger Microsoft Access 2. Iniciar Access a. Tratar de identificar tantos componentes de la ventana de Access como pueda sin referirse al manual 3. Abrir una tabla de Access a. Asegurarse de que el disco de la base de datos est en el drive apropiado b. Hacer clic en abrir base de datos sobre la barra de herramientas de la base de datos c. Abrir la base de datos Neptuno d. Hacer clic en los objetos Tabs (pestaas) de la Ventana Base de Datos para ver el contenido de cada objeto e. Abrir la tabla de productos 4. Introducir y editar registros a. Hacer clic en el botn registro nuevo b. Introducir el siguiente registro:
Id. de Nombre Proveed Cate Cantida Precio Unidades Unidad Nivel de Susp fds produc de de Specialty or gora 24 dpaq. por x $ por en 3 es 40 nuevo 5 endid 21 Bollos Repo 10.00 No Sir Biscuits, stera 4 piezas c. Cambiar la cantidad en Unidades a 6

5. Vista previa e impresin de una hoja de datos

a. Hacer clic en el botn Vista Preliminar sobre la barra de herramientas de la base de datos para desplegar la hoja de datos en la ventana de Vista Preliminar b. Despus de visualizar la hoja de datos, hacer clic en el botn Imprimir sobre la barra de herramientas de la Vista Preliminar c. Despus de imprimir regresar a la ventana Base de Datos d. Guardar la Tabla 6. Obtener Ayuda a. Hacer clic en el botn del Asistente de Office sobre la barra de herramientas de la Base de Datos b. Hacer la siguiente pregunta: Cmo puedo ver los datos? c. Hacer clic al tpico Mtodos para trabajar con datos en la hoja de datos de una tabla d. Hacer clic en el botn opciones, Imprimir tpico y presionar Aceptar e. Hacer clic en el botn cerrar sobre la ventana de ayuda f. Hacer clic en el botn Cerrar del Asistente de Office 7. Cerrar una Base de Datos y Salir de Access a. Hacer clic sobre el men Archivo, escoger Cerrar para cerrar la tabla de Productos b. Hacer clic sobre el men Archivo, luego hacer clic en Cerrar para cerrar la base de datos Neptuno c. Hacer clic en el men Archivo de la barra de mens y escoger Salir para salir de Access