7 consejos para organizar mejor tus archivos

Escrito por Oscar Alcal. 7 de March de 2007 Etiquetas: Tips 40 mil archivos, eso fue lo que encontr esta maana en mis carpetas intentando buscar un viejo proyecto que afortunadamente sali a la luz poco tiempo despus. Solo por curiosidad revisa cuantos archivos tienes en tu PC, no cuentes archivos de sistema, software y dems, unicamente tus documentos, msica, etc. Si acumulamos tanta basura a travs del tiempo no vale la pena gastar unos minutos organizandola? Algunos pensarn que con Desktop search o spotlight haciendo el trabajo por nosotros esto no vale la pena pero creanme, llega un punto en el que es muy util tener un sistema organizado de archivos. Aqu algunos consejos que les pueden servir: < ul> Utiliza colores Una muy buena opcin para que te sea ms facil encontrar lo que buscas entre el mar de carpetas amarillas o azules es usar un mtodo ms visual, para esto puedes marcar tus carpetas o archivos con colores para poder distinguirlos ms rapidamente, puedes por ejemplo marcar los folders importantes en rojo o los de multimedia en verde. Que colores uses es decisin tuya, lo importante es que te ayudar a encontrar ms rapidamente tus archivos. En Windows necesitas una aplicacin externa como folder marker para lograrlo, en OS X ya est integrado. Utiliza conos Igual que el mtodo anterior cambiar los conos de las carpetas puede ser de gran ayuda para reconocerlos ms rpidamente. Es recomendable que uses conos relacionados al contenido de la carpeta. Un buen lugar para encontrar conos es pixel girl presents. Para cambiar los conos de tus carpetas en Windows XP haz click derecho y ve a propiedades -> personalizar. En OS X tienes que copiar el cono que quieres, ir al folder o archivo y hacer crtl + click -> get info, selecciona el cono actual en la parte superior izquierda y pega el nuevo cono. Nombres descriptivos Este es de los bsicos pero an asi se nos suele olvidar. Usar nombres que describan el archivo no solo sirve para las busquedas manuales sino que tambin ayuda cuando quieres usar algn buscador de escritorio. Un error comn es usar nombres que por el momento parecen buena idea, por ejemplo, cuando terminas una nueva versin de tu curriculum y le llamas cv nuevo. Lo que no ests contemplando es que cuando lo vuelvas a actualizar lal nuevo le pondrs cv nuevo nuevo o cv nuevo2. Ya no suena tan organizado verdad? Que tal si mejor usas algo como curriculum marzo2007? Etiquetas Si usas OS X o Vista tienes la opcin de usar etiquetas en los archivos. Si algo nos han enseado las aplicaciones 2.0 y los blogs es que el sistema de etiquetas es muy efectivo para mantener un desorden ordenado cuando hay informacin que no cae sobre una sola categora. </< p>

Agregar un par de tags a tus archivos para facilitar las bsquedas puede terminar ayudandote sobre todo en casos donde no puedes cambiar los nombres de los archivos por que necesitas usar algn sistema estandarizado o por cualquier otra razn. Crea un sistema de carpetas (y apegate a el) No es lo mismo tener todos tus archivos juntos en la carpeta principal de Mis Documentos que tenerlos bien organizados en carpetas para saber exactamente donde buscar cuando necesitas algo. Separa los archivos de trabajo de los personales, la msica de los videos y las imagenes. Crea una carpeta para cada proyecto y asegurate de que cada archivo relacionado est ah. El como organices tus carpetas depende de tus necesidades pero asegurate de que si ya te tomaste el tiempo para hacerlo lo respetes en el futuro. Exagerar tampoco es bueno, no necesitas un folder para cada archivo, esto provoca que tengas un arbol de demasiadas ramas y el problema de no saber donde esta que cosa regresa. Lo ms recomendable es que no tengas ms de 3 o 4 niveles por carpeta principal a menos de que sea absolutamente necesario o est fuera de tu alcance. No pre-organices Un problema comn es guardar archivos en una carpeta cuando no sabes exactamente si pertenecen ah o no. Sucede especialmente con las descargas de archivos por internet, despus de descargarlos te das cuenta que podran ir en otra carpeta pero se te olvida moverlos o simplemente eliminarlos tras ver que no te sirven. Esto solo provoca que tengas ms archivos de los que necesitas. Un mtodo que me ha funcionado para evitar esto es tener una carpeta en el escritorio que se llama Descargas. Todos los navegadores, clientes de bitTorrent y redes p2p apuntan a esta carpeta. Una vez que las descargas terminan entonces puedes revisar el archivo y moverlo al lugar que le corresponde una vez que sabes que es lo que buscabas. Asegurate de ser un buen usuario y dejar los archivos por algn tiempo antes de moverlos o de tener compartida la carpeta de destino para que los dems puedan seguir descargando. Usa accesos directos Los accesos directos pueden ser una gran herramienta para facilitarte la vida en cuanto a la organizacin de archivos y sin embargo nunca los usamos mucho. Un uso no muy comn pero que puede ser extremadamente util es cuando necesitas tener un solo archivo en 2 lugares distintos. Por lo general lo que hacemos es crear una copia y pegarla cierto?, pero que pasa cuando necesitas modificar el archivo? por lo general abres uno, lo modificas, guardas y te olvidas de que dejaste una copia sin actualizar en algn otro lugar o si lo logras recordar tienes que volver a guardarlo en la segunda locacin. Esto no sucedera si usas un acceso directo pues solo tendras una copia del archivo para modificar y la podras acceder desde ambos puntos. Tienen algn otro consejo que pueda ayudar? Cual es su sistema de organizacin de archivos?