GEN003

TITULO DEL DOCUMENTO:
Manual de Organizacin y Funciones
Cdigo. ESVICSAC OD-01 Versin: 04
rea: Gerencia General Pgina: 1 de 3
I.
DEL PUESTO Nombre del Puesto Ubicacin GERENTE GENERAL Gerencia/rea GERENCIA GENERAL Recibe supervisin de Ejerce supervisin sobre PRESIDENTE DEL DIRECTORIO Gerente Comercial, Gerente de Administracin y Finanzas, Gerente de Operaciones, Representante de la Direccin, Jefe del Departamento de Asesora Legal, Jefe de Departamento de Sistemas, Asistente de Gerencia General y Asistente de Siniestros. Departamento/rea
II.
DE LAS FUNCIONES FUNCIN BSICA. Planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades administrativas, financieras y comerciales de la Empresa, impartiendo las Directivas, en concordancia con la Poltica y Objetivos de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente, as como las pautas para la mejora continua del Sistema Integrado de Gestin. Implementar los acuerdos del Directorio. FUNCIONES ESPECFICAS. 1. Planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades de la Empresa, de acuerdo al estatuto, polticas, directivas, reglamentos, manuales y otros documentos de gestin. 2. Asistir a las sesiones del Directorio y actuar como Secretario del mismo. 3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Directorio, impartiendo las Directivas que considere conveniente. 4. Ejercer la representacin legal de la Empresa, excepto en aquellos casos reservados al Directorio, con las facultades contenidas conforme a ley, o delegar la representacin procesal. 5. Conducir la administracin general de la Empresa, efectuando todos los actos y contratos ordinarios correspondientes al objeto de la misma. 6. Contratar los funcionarios necesarios: gerentes, asesores, empleados, personal operativo y otros, que demande el servicio y que se requieran para la buena marcha de la Empresa.
Elabor: Revis: Autoriz:
_________________________________ Responsable del Proceso
____________________________ Gerente de Area
_____________________________ Gerente General Fecha:
7. Promover, suspender y/o despedir de acuerdo a las disposiciones legales vigentes y reglamentarias de carcter interno a los trabajadores de la Empresa, cuando ello no corresponda al Directorio. 8. Inspeccionar los libros, documentos y operaciones de las diversas reas de la Empresa y dictar las disposiciones y/o directivas necesarias, para el correcto funcionamiento de las mismas. 9. Someter a consideracin del Directorio, el Presupuesto Anual. 10. Someter a consideracin del Directorio los Estados Financieros auditados, para la aprobacin que corresponda por la Junta General de Accionistas. 11. Presentar peridicamente al Directorio, los estados financieros de la Empresa. 12. Someter a consideracin del Directorio, la modificacin de la estructura orgnica de la Empresa. 13. Representar a la Empresa, en los actos y contratos establecidos en los estatutos. 14. Autorizar gastos y firmar cheques y otros documentos de crdito de acuerdo a los poderes y montos establecidos. 15. Asegurar la disponibilidad de recursos para la implementacin, mantenimiento y control de las certificaciones internacionales. 16. Fijar los lineamientos para el establecimiento y desarrollo de la Poltica del Sistema Integrado de Gestin (SIG), la definicin de objetivos y la implementacin de programas del SIG incluida la mejora continua 17. Difundir y revisar la Poltica del Sistema Integrado de Gestin de la Empresa. 18. Designar al Representante de la Direccin, con responsabilidad y autoridad para asegurar el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestin. 19. Realizar como mnimo una revisin semestral del Sistema de Gestin de Control y Seguridad para asegurar su cumplimiento 20. Efectuar otras funciones inherentes al puesto, as como las dems atribuciones y deberes que le asigne el Estatuto o el Directorio.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
III.
RELACIONES DE COORDINACION
COORDINACION INTERNA Con el Directorio, Gerente Comercial, Gerente de Administracin y Finanzas, Gerente de Operaciones, Representante de la Direccin, Jefe del Departamento de Asesora Legal, Jefe de Departamento de Sistemas Asistente de Gerencia General, Asistente de Siniestros y dems reas de la Empresa con el propsito de sincronizar y optimizar la Gestin de la Empresa . COORDINACION EXTERNA Con diversas Instituciones pblicas y privadas que tengan que ver con la vida Institucional de la Empresa
IV.
PERFIL DEL PUESTO DE TRABAJO
EDUCACION Licenciado en Administracin de Empresas, Economista, Ingeniero Industrial o carreras afines, con estudios de Maestra en Administracin. FORMACION Dominio de entorno Windows, manejo de base de datos, formacin en gestin empresarial EXPERIENCIA Poseer una experiencia no menor de 3 aos comprobados, ejerciendo posiciones gerenciales. HABILIDADES Capacidad de Liderazgo y de trabajo en equipo. Poseer espritu emprendedor e innovador. Alto sentido de responsabilidad y proactividad. Buen uso de herramientas informticas y de gestin moderna
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
I.
DEL PUESTO Nombre del Puesto Ubicacin Recibe supervisin de ASISTENTE DE GERENCIA GENERAL Gerencia/rea GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL Departamento/rea
Ejerce supervisin sobre
II.
DE LAS FUNCIONES
FUNCIN BSICA Realizar labores de apoyo a la gestin que desarrolla la Gerencia, efectuando el trmite administrativo de la correspondencia que recibe y emite la Gerencia General. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa y sale de la Gerencia General. 2. Mantener informadas a las Gerencias de las directivas dispuestas por la Gerencia General. 3. Efectuar el seguimiento a la correspondencia recibida y/o enviada, segn el caso. 4. Atender y efectuar transmisiones de fax, telefona y naturaleza. correo electrnico de diversa
5. Mantener actualizado y conservar en forma adecuada los archivos de toda la documentacin de la Gerencia General. 6. Elaborar y distribuir memos, cartas y otros documentos. 7. Coordinar reuniones y concertar citas, llevando la agenda del Gerente General y mantenerlo informado al respecto. 8. Elaborar y preparar documentos de naturaleza variada, que le encargue el Gerente General.
____________________________ Gerente de Area
9. Atender a los visitantes y pblico en general, que requieran entrevistarse con el Gerente o personal del rea, orientndolos en sus necesidades. 10. Mantener permanentemente informado a su Gerente sobre el desarrollo de las actividades de la Oficina. 11. Realizar las dems funciones inherentes al puesto u otras que le encargue el Gerente General dentro del mbito de su competencia
III.
COORDINACION INTERNA Permanentemente con todas las Gerencias y dems reas de la Empresa, respecto a las actividades que desarrolla la Gerencia General y que se requieren para la buena marcha de la Empresa. COORDINACION EXTERNA Con funcionarios de diversas instituciones pblicas o privadas, as como con pblico en general que visita la Oficina.
IV.
EDUCACION De preferencia con estudios de secretariado. FORMACION Manejo de entorno Windows y office a nivel usuario. EXPERIENCIA Poseer experiencia como Secretaria o Asistente de Gerencia. HABILIDADES Persona organizada, hbil para trabajar en equipo y bajo situaciones de presin, proactiva, creativa, de trato corts y discreta.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
I.
DEL PUESTO Nombre del Puesto Ubicacin ASISTENTE DE SINIESTROS Gerencia/rea GERENCIA GENERAL Recibe supervisin de Ejerce supervisin sobre GERENCIA GENERAL -----------------------Departamento/rea
II.
DE LAS FUNCIONES FUNCIN BSICA Apoyar al Gerente General, efectuando labores especiales relacionadas con los siniestros e inconductas del personal operativo. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Indagar sobre la comisin de siniestros ocurridos en las diversas Unidades de servicio, emitiendo informes al respecto. 2. Elaborar cuadros estadsticos de la comisin de siniestros. 3. Recomendar las medidas para subsanar las deficiencias encontradas durante las visitas inopinadas a las Unidades de servicio, a fin de neutralizar y prevenir posibles siniestros. 4. Organizar y mantener un archivo general de toda la documentacin sobre siniestros y los asuntos especiales encargados por la Gerencia General. 5. Mantener informado al Gerente General sobre las incidencias y ocurrencias que se presenten diariamente en las Unidades. 6. Llevar las acciones de control de actos de inconducta, en los que pudiera incurrir el personal operativo, en sus diferentes niveles, tanto en Lima como en provincias. 7. Realizar las dems funciones inherentes al puesto, y otras que le encargue el Gerente General, dentro del mbito de su competencia. 8. Participar en las actividades relacionadas al SIG que la empresa establezca (capacitaciones, inspecciones, auditorias, identificacin de aspectos e impactos ambientales, entre otros).
____________________________ Gerente de Area
III.
RELACIONES DE COORDINACIN
COORDINACIN INTERNA Con el Gerente General, Gerente de Operaciones, Jefe de Departamento de Operaciones, Supervisores Zonales y Supervisores Residentes. COORDINACIN EXTERNA Con clientes, y eventualmente con Instituciones pblicas y privadas, vinculadas al sistema de seguridad integral.
IV.
EDUCACION Oficial en retiro de la Polica Nacional, Tcnico o Sub-Oficial en retiro de la Polica Nacional, que no haya sido cesado por medida disciplinaria o sentencia judicial condenatoria. FORMACION Manejo de entorno Windows y herramientas de oficina (Excel, Word y Power Point) a nivel usuario. Profesional en el campo de la investigacin criminal, estudios de especializacin en sistemas de seguridad integral e Inteligencia. EXPERIENCIA Poseer una experiencia no menor de 3 aos comprobados, en materia de Investigacin y Siniestros y/o Inteligencia operativa. HABILIDADES Persona honesta, disciplinada y proactiva, con capacidad de mando y capacidad de anlisis y sntesis y alto sentido de responsabilidad.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
Cdigo. ESVICSAC OD-01 * Versin: 01
I.
DEL PUESTO Nombre del Puesto Ubicacin AUXILIAR DE SINIESTROS Gerencia/rea GERENCIA GENERAL Recibe supervisin de Ejerce supervisin sobre ASISTENTE DE SINIESTROS -----------------------Departamento/rea
II.
DE LAS FUNCIONES FUNCIN BSICA Apoyar al Asistente de Siniestros, efectuando las labores relacionadas con los siniestros. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Recibir, distribuir y archivar la documentacin que ingresa y sale del rea de siniestros. 2. Mantener informado al Asistente de Siniestros sobre las ocurrencias que se presentan diariamente en las unidades. 3. Mantener enlace permanente con el Centro de Control a fin de conocer oportunamente las novedades que sobre siniestros ocurridos se presentan en las sedes de provincia. 4. Llevar los archivos del rea ordenados y debidamente clasificados. 5. Realizar otras funciones inherentes al puesto y otras que le encargue el Asistente de Siniestros, dentro del mbito de su competencia.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
III.
COORDINACIN INTERNA Con el Centro de Control, Supervisores Zonales y Supervisores Residentes. COORDINACIN EXTERNA Con clientes, y eventualmente con Instituciones pblicas y privadas.
IV.
EDUCACION Tcnico o Sub-Oficial en retiro de la Polica Nacional, que no haya sido cesado por medida disciplinaria o sentencia judicial condenatoria. FORMACION Manejo de entorno Windows y herramientas de oficina (Excel, Word y Power Point) a nivel usuario. Profesional en el campo de la investigacin criminal, estudios de especializacin en sistemas de seguridad integral e Inteligencia. EXPERIENCIA Poseer una experiencia no menor de 3 aos comprobados, en materia de Investigacin y Siniestros y/o Inteligencia operativa. HABILIDADES Persona honesta, disciplinada, proactiva, capacidad de anlisis, sntesis y alto sentido de responsabilidad.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
I.
DEL PUESTO Nombre del Puesto REPRESENTANTE DE LA DIRECCION (CERTIFICACIONES INTERNACIONALES) Ubicacin Gerencia/Area GERENCIA GENERAL Recibe supervisin de Ejerce supervisin sobre GERENTE GENERAL Asistente de Representante de la Direccin Departamento/Area
II.
DE LAS FUNCIONES
FUNCIN BSICA Representar al Gerente General de la Empresa durante la implementacin y seguimiento de certificaciones internacionales de la empresa. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. Gestionar la implementacin y mantenimiento de las certificaciones internacionales de la empresa acuerdo a los requisitos de las normas tcnicas internacionales aplicables. Elaborar y desarrollar el Programa Anual de Auditorias internas de las certificaciones internacionales con las que cuenta la empresa. Convocar a reuniones a los Gerentes de reas y Jefes de Departamento cuando se requiera modificar, corregir e implementar cambios y mejoras relacionadas con las certificaciones internacionales con las que cuenta la empresa. Asesorar en el Plan de Accin para el levantamiento de las acciones preventivas y correctivas relacionadas con los sistemas de gestin implementados. Desarrollar la capacitacin sobre temas relacionados con los sistemas de gestin implementados dentro de la empresa. Observar cualquier cambio tanto organizacional como funcional que se realice en la empresa que pueda causar alguna desviacin en los Sistemas de Gestin implementados, advirtiendo de ello al Gerente General. Informar directamente al Gerente General sobre el desempeo de los Sistemas de
4. 5. 6.
7.
____________________________ Gerente de Area
Gestin implementados y de cualquier necesidad de mejora. 8. 9. Promover la toma de conciencia en todos los niveles de la empresa respecto de los sistemas de gestin implementados. Realizar otras funciones inherentes al cargo u otras que le encargue el Gerente General.
III.
COORDINACION INTERNA Con la Gerencia General, Gerencia de Administracin y Finanzas, la Gerencia de Operaciones, Gerencia Comercial y dems reas de la Empresa, en lo relacionado a los Sistema de Gestin implementados en la empresa. COORDINACION EXTERNA Con entidades o empresas vinculadas al asesoramiento, consultora y administracin de certificaciones internacionales.
IV
PERFIL PREFERENTE DEL PUESTO DE TRABAJO
EDUCACION Profesional o bachiller en Ingeniera, Derecho o Administracin y/o carreras afines FORMACION Manejo de entorno Windows y herramientas de oficina (Excel, Word y Power Point) a nivel usuario. EXPERIENCIA Experiencia de gestin gerencial y manejo de procesos. HABILIDADES Capacidad de Liderazgo y de trabajo en equipo y bajo condiciones de presin. Persona organizada y creativa, con iniciativa, amplia capacidad de anlisis y sntesis y tolerante. Alto sentido de responsabilidad y proactividad.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
I.
DEL PUESTO Nombre del Puesto Ubicacin ASISTENTE DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION Gerencia/rea GERENCIA GENERAL Recibe supervisin de Ejerce supervisin sobre Representante de la Direccin -------------------------------Departamento/rea REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
II.
DE LAS FUNCIONES
FUNCIN BSICA Colaborar con el Representante de la Direccin en la implementacin y mantenimiento de las certificaciones internacionales de la empresa acuerdo a los requisitos de las normas tcnicas internacionales aplicables. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Colaborar en la implementacin y mantenimiento implementados en la empresa. de los Sistemas de Gestin
2. Colaborar con la ejecucin de las auditorias internas y externas, ya siendo parte o soporte de ellas. 3. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa y sale relativa a Sistemas de Gestin implementados en la empresa. 4. Apoyar en promover la toma de conciencia respecto de los sistemas de gestin implementados. 5. Elaborar las actas de reuniones con el Comit de Gestin. 6. Distribuir los procedimientos, instructivos y formatos que se aprueban respecto de los sistemas de gestin implementados en la empresa. 7. Llevar un registro de la distribucin de las copias controladas. 8. Realizar las dems funciones inherentes al puesto u otras que encargue el Representante de la Direccin dentro del mbito de su competencia.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
III.
COORDINACION INTERNA Con los Departamentos y rea de las distintas Gerencias de la Empresa, por delegacin del Representante de la Direccin. COORDINACION EXTERNA Con auditores externos, por delegacin del Representante de la Direccin.
IV
EDUCACION Bachiller o egresado de las carreras de Ingeniera, Derecho o Administracin. FORMACION Manejo de entorno Windows y herramientas de oficina (Excel, Word y Power Point) a nivel usuario. EXPERIENCIA Experiencia en gestin de procesos. HABILIDADES Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin. Persona proactiva, organizada, discreta y colaboradora.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
I. DEL PUESTO Nombre del Puesto Ubicacin JEFE DE CONTROL INTERNO Gerencia/rea GERENCIA GENERAL Recibe supervisin de Ejerce supervisin sobre GERENTE GENERAL Sobre el Asistente de Control Interno Departamento/rea CONTROL INTERNO
II.
DE LAS FUNCIONES FUNCIN BSICA Controlar y evaluar internamente la estructura organizacional, los procesos, la gestin econmica y administrativa de la empresa, para el logro de los objetivos operacionales de la entidad con eficiencia y eficacia, salvaguardando el patrimonio de la empresa. FUNCIONES ESPECFICAS. 1. Estudiar y evaluar continuamente la estructura de la organizacin para evitar duplicidad de funciones sin que su opinin genere prejuzgamiento que comprometa el ejercicio de su funcin. 2. Estudio, desarrollo, implementacin y evaluacin de sistemas y procedimientos de gestin en todas las reas de la empresa. 3. Efectuar control preventivo a las Gerencias de la empresa con el propsito de supervisar y mejorar procesos y prcticas, sin que su opinin genere prejuzgamiento que comprometa el ejercicio de su funcin. 4. Desarrollar, implementar y verificar el cumplimiento de disposiciones internas (directivas). 5. Participar en el Comit Especial de Adquisiciones de la empresa. 6. Informar al Gerente General sobre los resultados de las acciones de control realizadas. 7. Realizar las dems funciones inherentes al puesto u otras que le encargue el Gerente de Operaciones dentro del mbito de su competencia.
____________________________ Gerente de Area
III.
COORDINACIN INTERNA Con todas las reas de la empresa. COORDINACIN EXTERNA No aplica IV. PERFIL DEL PUESTO DE TRABAJO
EDUCACION Profesional o bachiller en Administracin, Economa, Contabilidad o Derecho. FORMACION Manejo de entorno Windows y herramientas de oficina (Excel, Word y Power Point) a nivel usuario. EXPERIENCIA Experiencia de gestin, auditorias y manejo de procesos. HABILIDADES Organizado, disciplinado y acostumbrado a trabajo en equipo y bajo condiciones de presin. Con iniciativa, amplia capacidad de anlisis y sntesis y tolerante. Alto sentido de responsabilidad y proactividad.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area
I.
DEL PUESTO Nombre del Puesto Ubicacin Recibe supervisin de Ejerce supervisin sobre ASISTENTE DE CONTROL INTERNO Gerencia/rea GERENCIA GENERAL Jefe de Control Interno -------------------------------Departamento/rea CONTROL INTERNO
II.
DE LAS FUNCIONES
FUNCIN BSICA Colaborar con el Jefe de Control Interno en la implementacin, control y mejoramiento de los procedimientos de la empresa. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Colaborar en la implementacin control y mejoramiento de los procedimientos de la empresa. 2. Colaborar con la ejecucin de las auditoras internas y externas, ya siendo parte o soporte de ellas. 3. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa y sale relativa a controles, directivas y procedimientos. 4. Apoyar en promover la toma de conciencia respecto al cumplimiento de los procesos y directivas de la empresa. 5. Distribuir los procedimientos, instructivos y formatos que se aprueban. 6. Realizar las dems funciones inherentes al puesto u otras que encargue el Jefe de Control Interno dentro del mbito de su competencia.
III.
COORDINACION INTERNA Con los Departamentos y rea de las distintas Gerencias de la Empresa, por delegacin del Jefe de Control Interno.
____________________________ Gerente de Area
COORDINACION EXTERNA NO APLICA
IV
EDUCACION Estudiante o Bachiller de las carreras de Ingeniera, Derecho o Administracin. FORMACION Manejo de entorno Windows y herramientas de oficina (Excel, Word y Power Point) a nivel usuario. EXPERIENCIA Experiencia en gestin de procesos. HABILIDADES Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin. Persona proactiva, organizada, discreta y colaboradora.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
____________________________ Gerente de Area

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Ejerce supervisin sobre

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____________________________ Gerente de Area

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____________________________ Gerente de Area

_____________________________ Gerente General Fecha:

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