PM-review / Programacin de Recursos

La Programacin de Recursos y su importancia

Autor: Elaine Segura

a programacin es la distribucin en un tiempo determinado de una serie de actividades que estructuradas entre s conforman un proyecto de construccin especco. El tiempo es, lgicamente, la variable primordial en la programacin del proyecto. De la programacin se deduce el orden ptimo de ejecucin de todas las actividades. Los recursos son los elementos utilizados para que un proyecto se realice. En un contexto de tipo ad-

ministrativo, estos recursos pueden clasicarse en: Humanos, nancieros, materiales (insumos), equipos y maquinarias, tiempo, tecnologa, espacio, instalaciones, etc. En qu consiste la programacin de recursos en un proyecto? La programacin de los recursos disponibles es un tema crucial para lograr que el proyecto est nalizado dentro de los plazos y costos establecidos. Consiste en asociar los recursos a sus tareas respectivas y ver cmo se ensamblan en el conjunto del proyecto. Germn Martnez Montes y Eugenio Pellicer, en su libro Organizacin y Gestin de Proyectos y Obras establecen que la programacin de recursos conlleva una serie de pasos bsicos, entre los que se destacan: - La identicacin de la interrelacin de las tareas. - El establecimiento del tiempo ptimo de duracin de las mismas. - La asignacin de recursos a las tareas y el establecimiento de los diagramas de carga.

La determinacin de las fechas posibles para cada actividad, sus holguras y el camino crtico. La vericacin y ajuste de la programacin. (1)

Jack Guido y James P. Clemens, autores del texto Administracin Exitosa de Proyectos sealan que una manera de considerar los recursos es tomarlos en cuenta cuando se trazan las relaciones lgicas entre actividades en el diagrama de red. Adems de mostrar las restricciones tcnicas de las actividades, en la lgica de la red tambin puede tomarse en consideracin las restricciones de recursos. La asignacin de recursos puede darse en un proyecto bajo dos condiciones diferentes: 1. Programacin con recursos limitados: Es un mtodo para desarrollar el programa ms corto cuando el nmero o la cantidad de recursos es fija. Este mtodo es apropiado cuando los recursos disponibles son limitados y estos lmites no pueden excederse.

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2. Programacin con recursos ilimitados Si no hay restricciones en la disponibilidad y utilizacin de los recursos, se debe obtener una eciente optimizacin del nivel de utilizacin de los mismos (nivelacin). La nivelacin de recursos o ajuste de recursos, es un mtodo desarrollado para la utilizacin lo ms uniformemente posible de los recursos, evitando la sobreasignacin en los mismos, sin exceder el tiempo de ejecucin del proyecto, valindose de las holguras de actividades no crticas (2). Agustn Montao, en su libro Iniciacin al Mtodo del Camino Crtico nos recomienda hacer un pormenor de los recursos para conocer su disponibilidad en las fechas programadas. Al mismo tiempo debe indicarse, en caso de optimizacin, qu recursos adicionales son necesarios, para que llegado el momento pueda tomarse la decisin de acelerar el trabajo sin contratiempo . (3) En la actualidad no existe un modelo matemtico formal que tenga en cuenta la interaccin entre las distintas asignaciones de recursos por actividad, la lgica de construccin y las disponibilidades aceptables de recursos, segn lo plantea James Antill en el libro Mtodo de la Ruta Crtica y sus Aplicaciones a la Construccin . Existen muchos modelos

heursticos basados en criterios arbitrarios que obtienen soluciones viables, considerando una perspectiva limitada del problema en su rea. Ninguno de estos modelos tiene presente las compensaciones entre las diferentes asignaciones de recursos para una actividad y sus efectos en los requerimientos de recursos del proyecto; todos ellos requieren un nuevo inicio (emprendido por el hombre) que brinde una retroalimentacin en el caso de que las soluciones resulten inaceptables (4). Hasta ahora los intentos ms exitosos, son los que incluyen entradas subjetivas repetidas en un modelo de tiempo real en lnea en las computadoras, lo que permite una revaluacin del estado de las actividades, la lgica de la cons-

truccin, y disponibilidad aceptable de recursos. De esta manera, el usuario puede realizar arreglos compensatorios entre la planicacin y la programacin. Aunque las soluciones ptimas se obtienen rara vez, las que se obtienen son viables, comprensibles y tiles.

REFERENCIAS: (1) Martnez Montes, Germn. Pellicer Arminaa, Eugenio. Organizacin y Gestin de Proyectos y Obras. 2007. Editorial Mc Graw Hill (2) Gido, Jack. Clemens, James P. Administracin Exitosa de Proyectos. Tercera Edicin. 2008. Cengage Learning. (3) Montao, Agustn. Iniciacin al Mtodo del Camino Crtico. Cuarta Edicin. 2004. Editorial Trillas. Mxico, D.F.

FIJOS NIVELACIN DE RECURSOS TIEMPO DE TERMINACIN REQUERIDO DEL PROYECTO

VARIABLES

RECURSOS

PROGRAMACIN CON RECURSOS RECURSOS RESTRINGIDOS

TIEMPO DE TERMINACIN REQUERIDO DEL PROYECTO

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EL TRINGULO DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Fuente: www.liderdeproyecto.com

l concepto bsico que todo administrador de proyectos debe de manejar es el referente al tringulo de administracin de proyectos. Se trata de tener muy claro desde un principio cul es el alcance del proyecto, el tiempo requerido y los recursos/presupuesto necesario para completarlo. Son los tres parmetros bsicos con los que tendr que lidiar el administrador de proyectos y que, al final, determinarn en gran medida si el proyecto fue o no exitoso. En un principio hay que identificar cul es el alcance del proyecto, es decir cules son los requerimientos a satisfacer en el proyecto. Con base en esta informacin podemos determinar cuntos recursos (gente, herramientas, presupuesto) necesitamos para poder desarrollarlo. Pero, esto depender del tiempo en el que se requiera completar el proyecto. Si tenemos disponibilidad de recursos, entonces podremos reducir el tiempo. Si no hay presin de tiempo entonces podremos disponer de menos personal y recursos para poderlo completar. Si se nos da flexibilidad en cuanto al alcance a cubrir, entonces podremos reducir tiempos y/o recursos para el proyecto. Nuestro cliente en el proyecto nos puede restringir dos de los tres parmetros, pero nunca los tres. Cuando inicies

un proyecto dale a escoger 2 de 3: al- todo lo que pide el usuario (incluyendo cance, tiempo o costo. Si pretende im- tiempos y costos). Y al nal del proyecponerte los 3 la probabilidad de tener to no le importe cmo se termin. Aunun proyecto exitoso ser cercana a cero. que corres el riesgo de ser sealado Determinar los tiempos y costos como el culpable principal del fracaso es una tarea de por s complicada. Y si del proyecto con las consecuencias codecides aceptar una fecha lmite con rrespondientes. recursos limitados con un objetivo o alcance no negociable, entonces ests en serios problemas. Internetgraa Y si se da el caso de que t y tu http://www.liderdeproyecto.com/manual/el_triangulo_de_ equipo sobrevivan al proyecto y lo administracion_de_proyectos.html terminen bajo estas condiciones, muy probablemente el nivel de calidad del producto terminado dejar mucho que desear. Comenzar un proyecto con un plan de trabajo irreal es la mejor frmula para fracasar en la administracin de tu proyecto. Claro que tambin existe la posibilidad de dar atole con el dedo ALCANCE diciendo que s a

TIEMPO

COSTO

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Optimizacin de los Procesos en la Albailera

Fuente: Construmedia, enero 2011

a planificacin en los proyectos es un factor muy importante, de sta depende la optimizacin de los procesos y el tiempo, adems del rendimiento de los recursos. Los procesos de albailera se ven afectados cuando se refleja la falta de logstica en el suministro de los materiales y una mala organizacin del personal de trabajo y de las herramientas empleadas. La albailera es considerada como el arte o tcnica de realizar los trabajos bsicos en la construccin, utilizando los materiales que forman esta etapa. Entre ellos: arena, grava, cemento, varilla y piedra, entre otros. Para la optimizacin de los procesos de albailera, es necesario disponer de una serie de pasos bien planificados, de manera que sean, a su vez, supervisados y controlados.

La albailera tradicional carece de estas tcnicas; ya incorporadas stas, es cuando se logra la optimizacin. Para lograr optimizar estos procesos es necesario cumplir con toda una planificacin establecida, que permita el buen desarrollo de la ejecucin de los trabajos. Para la optimizacin de los procesos de albailera de la construccin tradicional tenemos: 1. Listar las actividades de cada proceso. Es esta de suma importancia. Por igual, debemos ser optimistas, pero realistas, ya que slo se recomienda incluir las actividades que puedan ser realizadas, de manera que esto garantice la optimizacin de los procesos de cada una de ellas, adems de poder cumplir con la realizacin de las mismas en un tiempo razonable.

2. Asignacin del personal que realiza las actividades y tareas (matriz de responsabilidades) Es de gran importancia tener un capital humano bien capacitado, adems de responsable. Este personal debe ser calificado en cada una de las actividades y tareas a realizar, al menos, con un nivel aceptable en las especializaciones. 3. Disponibilidad de recursos a utilizar Uno de los factores que ms atrasan los proyectos es la escasez de los recursos y an ms cuando se necesitan de una manera eficaz. Adems de la disponibilidad, la calidad de las obras dependen en un gran porcentaje de la calidad de los materiales utilizados y en un aspecto no menos importante del tiempo en que se requieren.

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4. Herramientas, maquinarias y equipos a utilizar Cuando no se tiene la disponibilidad de estos recursos para realizar las actividades y/o tareas, no se puede optimizar ningn proceso. Sabemos que para realizar cualquier trabajo por sencillo que sea, se necesitan herramientas, maquinarias y equipos que ayuden a simplicar el proceso, (hoy contamos con tecnologas muy avanzadas). 5. Supervisin de las actividades y tareas Entendemos que los trabajos a realizar deben ser de calidad. La garanta de esto es la supervisin de las funciones. La supervisin en este caso debe ser operativa, constante y precisa, ya que el trabajo es realizado

de manera temporal o en poco tiempo. De ello depende que se logre lo planificado en cada una de las actividades y/o tareas. 6. Control de las actividades y tareas. En cada momento se deben aplicar controles en las actividades y/o tareas que se realizan. Una distorsin en lo planicado conllevara a una mala prctica del proceso. 7. Evaluacin de las actividades y tareas. Al nal de cada jornada de trabajo, tanto lo planicado como cada proceso de albailera se deben de evaluar, con el n de procurar mejoras que nos ayuden a optimizar la jornada o el proceso siguiente. Los factores recomendados para ser evaluados son los que

representen el avance de la obra en calidad y rendimiento. Sabemos que no slo con esto se logra optimizar cualquier proceso, en este caso el de albailera, sino con otros factores que nos den mucha utilidad como los que mejoran las condiciones de los involucrados en cada proceso; entre ellos los salarios, la seguridad, el medio ambiente, entre otros. La realidad es que siempre existe la posibilidad de mejora de los procesos, todo depender del seguimiento, evaluacin y voluntad para que se produzca la optimizacin. Todo lo realizado, si se presenta una segunda posibilidad, puede ser mejorado. Adems, cada da existen nuevas tecnologas que nos permiten realizar las actividades y tareas con mayor facilidad, eciencia y calidad.

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