HDP-115 Administracin de Proyectos

Definiciones iniciales.
La gestin de proyectos es un trabajo reconocido desde los aos 50, y que a medida que se complejizan las tareas dentro de las empresas recobra mayor peso, importancia y protagonismo. La figura el jefe de proyecto o administrador del proyecto o director de proyecto, tambin llamado "Project leader" es vital hoy en da en la mayora de las medianas y grandes empresas. Un proyecto siempre tiene una duracin y un trabajo a realizar, pero, una planificacin y anlisis previos son fundamentales, dado que el xito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontneo. Por lo tanto, lo primero y ms importante es planificar: Crear un plan de proyecto. Un proyecto utiliza un conjunto de recursos de diferentes naturalezas que son utilizados para la consecucin de una serie de tareas debidamente enlazadas, concatenadas y/o quizs solapadas en el tiempo. Al final, se obtienen los objetivos fruto del proyecto. El objetivo final de todo proyecto es un producto terminal obtenido, nico y de calidad. En resumen, existen tareas a realizar y para realizar esas tareas se utilizan distintos recursos que posibilitan su ejecucin. Efectuadas las tareas, el objetivo del proyecto es el fin a alcanzar con mayor o menor desviacin respecto a lo planificado inicialmente.
Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto. Todo proyecto esta compuesto por tareas. A lo largo del proyecto se pueden establecer unos hitos. Hito: Tarea de duracin cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del proyecto antes de que ste concluya. Son como puntos de control o marcadores situados estratgicamente en momentos importantes del proyecto. Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realizacin de las tareas. Objetivo: Criterio cuantificable que debe cumplirse para que el proyecto se considere concluido. Los criterios a cumplir pueden ser la calidad del producto, medidas de costo, programacin, entre otros. Adems, existen objetivos no cuantificables directamente tales como la satisfaccin del cliente. Administrador de proyecto: Persona responsable de realizar un plan de accin, control, ajuste y seguimiento de todos los elementos y fases que constituyen un proyecto, as como de difundir la informacin necesaria entre el colectivo de personas afines a dicho proyecto.

LABORATORIO # 1

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Fases de un proyecto.
Todos los proyectos constan de cuatro fases principales: 1. Crear el plan (planificacin). 2. Administrar el proyecto (desarrollar el proyecto introduciendo correctamente todos los datos). 3. Realizar el seguimiento del proyecto (observar como marcha). 4. Cerrar el proyecto (terminarlo).

Aunque podramos afirmar que "un proyecto es un evento o secuencia de eventos planificados, con un objetivo marcado", la mayora de los textos y libros experimentados en esta materia y basados en las ideas del prrafo anterior, coinciden en que la definicin de proyecto es:"Un esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico".Vamos a desgranar los conceptos fundamentales de dicha definicin para irnos adentrando en qu es y en qu consiste un proyecto: Se dice que un proyecto es Temporal porque tiene una duracin determinada (una semana, dos aos, etc.). El factor tiempo es muy importante en la gestin de proyectos. Para la elaboracin de un proyecto siempre se tendr que fijar o bien una fecha de comienzo a partir de la cual desarrollar el proyecto hasta alcanzar una fecha de finalizacin, o bien lo contrario: Se fijar una fecha de terminacin a partir de la cual y retrospectivamente (para atrs) se vayan "retrocediendo" las tareas a realizar (con sus duraciones) hasta alcanzar la fecha de comienzo. Los proyectos no son indefinidos, sino que tienen una fecha de finalizacin y/o de inicio. El que exista una fecha de comienzo y una fecha de finalizacin, es un factor que diferencia a los proyectos de las llamadas "operaciones en curso". Estas suelen transcurrir de manera indefinida. Por ejemplo las actividades cotidianas de un departamento de recursos humanos o de un departamento contable. Sin embargo el objetivo de contratar a dos expertos en ventas puede constituir un proyecto ya que dichas personas debern estar contratadas para tal fecha. En MS Project, la duracin de las tareas se puede fijar en meses, semanas, das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

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Un proyecto conlleva tambin un Esfuerzo. Esto significa que para su consecucin se implican una serie de recursos (generalmente de personal, de equipamiento y de materiales) que son los encargados de llevar a buen puerto el proyecto. Los recursos mencionados (los que acabamos de nombrar) se engloban en los recursos de carcter de trabajo y/o recursos materiales. Los recursos de TRABAJO estn conformados por: 1. Las personas que participan en el proyecto, ya tengan nombre y apellidos (por ejemplo Mara Gil o Alberto Fernndez). 2. Las personas identificadas por su puesto o cargo (por ejemplo gerente o bien jefe de personal). 3. Grupos de profesionales identificados por su actividad (por ejemplo encofradores o instaladores elctricos). 4. Los recursos de equipamiento (por ejemplo una pala excavadora, una gra, un taladro, etc.) 5. Las instalaciones (locales, salas de reunin, espacios de trabajo, etc.) requeridas para realizar las tareas. Los recursos MATERIALES por su parte, son artculos de consumo que se agotan a medida que avanza el proyecto. Estn conformados por: 1. Los recursos materiales (por ejemplo el cemento, cable, clavos, paneles, etc.) En MS Project debe considerarse la disponibilidad de algunos recursos. Por ejemplo, duracin de las jornadas laborales, periodos vacacionales, horarios de acceso a instalaciones, etc. Cada proyecto crea un Producto o Servicio nico. Este es el objetivo de todo proyecto, la razn de ser del proyecto. Un ejemplo de proyecto, por lo tanto, sera el proyecto de creacin de una pelcula de cine, el proyecto de creacin y apertura de una tienda, el proyecto de contratacin de dos comerciales para una empresa, el proyecto de elaboracin de una urbanizacin de unifamiliares, el proyecto de desarrollo de este curso, el de poner en marcha unas olimpiadas, etc. Pues bien, en todos los casos, el resultado son productos nicos. Por otro lado, la Gestin de Proyectos consiste en el Estudio y Planificacin de un Proyecto en funcin de sus alcances, as como en el Control y Seguimiento del Proyecto durante su realizacin. Estas gestiones van encaminadas a evitar desviaciones sobre los objetivos planteados en dicho proyecto. A esta gestin de Proyectos nos ayuda Microsoft Project.

Ha creado alguna vez un plan preliminar en Project (tal vez para obtener la aprobacin del proyecto) y ha descubierto que es impracticable cuando ha empezado a realizar un seguimiento de su evolucin?. Con el punto de partida correcto, podr estar seguro de que el plan creado al principio del proyecto ser una herramienta de administracin eficaz durante todo el proyecto.

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El seguimiento de un proyecto es la visualizacin y actualizacin del progreso real de las tareas, de manera que se pueda consultar el progreso en el transcurso del tiempo, evaluar el margen de demora de las tareas, comparar los datos programados o provisionales con los datos reales y comprobar el porcentaje completado de las tareas y del proyecto.

Utilice el proceso de cinco pasos descrito en este artculo para estar seguro de que no elige el camino equivocado. En este proceso se asume que ya ha definido la fecha de inicio del proyecto, ha aplicado el calendario base adecuado y ha definido el tipo de tarea predeterminado y otra configuracin en el cuadro de dilogo Opciones (men Herramientas).

La fecha de comienzo de una tarea es la fecha en la que est programado su inicio. Esta fecha se basa en la duracin, los calendarios y las delimitaciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea tambin se basa en sus propios calendarios y delimitaciones. El calendario base de un proyecto es aquel que se puede utilizar como calendario del proyecto y de tareas en el que se especifican los perodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos. Difiere del calendario de recursos en que este ltimo especifica los perodos laborables y no laborables para un slo recurso. Tipo de tarea es la caracterizacin de una tarea basndose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: Unidades fijas Trabajo fijo Duracin fija.

El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas.

A continuacin, realice los cinco pasos siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Crear una lista de tareas y una estructura de descomposicin del trabajo (EDT) Aplicar o quitar las sangras de las tareas para terminar de crear la EDT Especificar la duracin de las tareas y la estimacin del trabajo Crear dependencias entre tareas Asignar recursos

Puede realizar todas estas operaciones mediante la vista Diagrama de Gantt. La tabla Entradas, que es la tabla predeterminada del Diagrama de Gantt, tambin es perfecta para este proceso. En los pasos siguientes se le indicar cundo debe insertar columnas adicionales.

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Una vista es una combinacin de una o ms vistas [Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.] y, si procede, una tabla y un filtro. Utilice las vistas para trabajar con informacin en distintos formatos. Existen tres tipos de vistas predeterminada de Project: diagramas o grficos, hojas y formularios. Una tabla es conjunto de columnas que muestran informacin especfica acerca de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.

Paso 1: Crear una lista de tareas y una estructura de descomposicin del trabajo (EDT)
El desconocimiento de la importancia de la estructura de descomposicin del trabajo (EDT) es uno de los grandes errores que cometen las personas que disean planes. La EDT es la lista jerrquica de las fases, las tareas y los hitos del proyecto. Es el componente central de la programacin del proyecto. La EDT es esencial porque establece el alcance del proyecto y el alcance se traduce en tiempo y en presupuesto. Dedicar algn tiempo a disear la EDT significar despus un ahorro de tiempo considerable, ya que evitar tener que repetir el trabajo y eludir puntos de partida incorrectos. La EDT [Estructura detallada del trabajo] es una estructura jerrquica que se utiliza para organizar tareas de cara a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos. Con Project se puede representar la estructura detallada del trabajo mediante la utilizacin de identificadores de tareas o mediante la asignacin de cdigos EDT personalizados a cada tarea. Una fase de un proyecto es un grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto. El mbito es una combinacin de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo. El presupuesto de un proyecto es el costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan previsto.

Para crear la EDT, empiece por descifrar los componentes principales (las tareas de resumen) del proyecto y, a continuacin, establezca los componentes ms pequeos (las tareas) dentro de cada componente principal. Descomponga cada uno de los componentes hasta tener un nivel de detalle suficiente capaz de sustentar el plan. Qu entendemos por un nivel de detalle suficiente? Considere los factores siguientes:

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Qu nivel de tarea desea controlar y sobre qu nivel de tarea desea informar el estado? Los integrantes del grupo debern comunicarle el estado de las tareas y usted deber informarles a ellos del estado. Si descompone el trabajo en tareas de un da y su proyecto dura varios meses, usted y su grupo dedicarn mucho tiempo a especificar y realizar un seguimiento del estado del proyecto.

El trabajo en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.

Qu nivel de detalle es necesario para estar al corriente de los posibles riesgos? Querr descomponer las tareas de forma que pueda identificar los problemas con tiempo suficiente para poder abordarlos.

Un riesgo es un evento o una situacin que puede afectar de manera negativa al mbito, a la programacin, al presupuesto o a la calidad del proyecto.

Puede identificar eficazmente las dependencias entre las tareas? Si un aspecto del trabajo no puede empezar hasta que otro termine, deber identificar cada elemento de trabajo como una tarea independiente para poder indicar esa dependencia.

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Utilizando Microsoft Project 2010

Crear y programar un proyecto nuevo
1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Nuevo. 2. Asegrese de que la opcin Proyecto en blanco est activada y, a continuacin, haga clic en Crear en el panel derecho.

3. En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Informacin del proyecto.

4. Programe el proyecto en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto: Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en la opcin Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.

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Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin, haga clic en Fecha de finalizacin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalizacin.

Sugerencia Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalizacin si tiene que averiguar la fecha lmite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuracin para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto. 5. Si est utilizando Project Professional 2010, puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la seccin Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuacin, seleccione el valor. Nota Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podr guardar el proyecto. Si cambian los planes, puede modificar esta informacin inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalizacin reales, las tareas se reprogramarn en funcin de la informacin actualizada del proyecto. Adems, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazar necesariamente todas las tareas basndose en la nueva fecha.

Definir las propiedades del archivo para el proyecto

1. Abra el proyecto. (Ms informacin acerca de cmo abrir un proyecto). 2. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Informacin. 3. En el panel derecho, haga clic en Informacin del proyecto y, a continuacin, haga clic en Propiedades avanzadas.

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4. En la ficha Resumen, escriba la informacin pertinente del proyecto en los cuadros. 5. En la ficha Personalizar, escriba la informacin personalizada en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuacin, haga clic en Agregar. 6. Haga clic en Aceptar.

Crear una tarea nueva

Agregar una tarea a una lista de tareas 1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En un campo Nombre de tarea vaco, escriba el nombre de la tarea y luego presione ENTRAR. Insertar una tarea entre otras tareas existentes 1. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea. 2. En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botn Tarea.

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3. Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de que se inserta una tarea. Agregar una tarea en la vista Diagrama de red 1. Para pasar a la vista Diagrama de red, en el grupo Vista de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de red.

2. En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botn Tarea.

3. En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Costos del proyecto

Los costos de un proyecto pueden ser consultados de varias formas. Los tipos de vistas de los costos de un proyecto son: Costos por tarea Costos por recurso Costos por asignacin Costos de todo el proyecto.

Costos por tarea 1. Haga clic en la ficha Vista. Haga clic en la mitad inferior del Diagrama de Gantt. 2. Haga clic en Ms vistas.

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3. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y, a continuacin, en Aplicar. 4. En la ficha Vistas, en el grupo Datos, haga clic en la mitad inferior de Tablas y, a continuacin, haga clic en Costos.

5. Revise la columna Costo total. Ver costos por recurso 1. Haga clic en la ficha Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.

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2. En la ficha Vistas, en el grupo Datos, haga clic en la mitad inferior de Tablas y, a continuacin, haga clic en Costos.

3. Revisar las columnas de costos

Ver costos por asignacin

Puede revisar el costo de cada tarea en lo que respecta a los recursos asignados a cada una de ellas.
1. Haga clic en la ficha Ver. En el grupo Vistas de tareas, haga clic en Uso de tareas 2. En esta vista, las tareas se muestran con los recursos que se les ha asignado. 3. En la ficha Vistas, en el grupo Datos, haga clic en la mitad inferior de Tablas y, a continuacin, haga clic en Costos.

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4. Revise las columnas de costos. Se muestra el costo de cada tarea en lo que se refiere a los recursos asignados a cada una de ellas.

Ver los costos de todo el proyecto 1. Haga clic en la pestaa Proyecto. En el grupo Propiedades, haga clic en Informacin del proyecto. 2. Haga clic en Estadsticas. 3. Revise el costo total del proyecto en la columna Costo.

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HDP-115 Administracin de Proyectos GLOSARIO

mbito: Conjunto de tareas necesarias para conseguir el objetivo del proyecto. mbito del producto: Conjunto de caractersticas, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado. mbito del proyecto: Trabajo requerido para realizar el proyecto y conseguir el objetivo, el producto final. Coste: Delimitacin econmica en la que se basa el desarrollo del proyecto. Demora: Lapso de tiempo en que una tarea puede variar su fecha de comienzo respecto a la fecha fijada inicialmente para esa tarea. Las demoras pueden ser totales y permisibles dependiendo de si no alteran o afectan a la fecha final del proyecto o a la fecha de las dems tareas, respectivamente. Hito: Punto de control de objetivo intermedio antes de que el proyecto finalice. Incremento de mbito: Ampliacin del mbito del proyecto que generalmente repercute en mayor coste y mayor duracin. Objetivo: Meta final objeto del proyecto. Resultado que debe obtenerse. Puede ser un producto o un servicio. Producto o servicio: Objetivo final de todo proyecto. Ser nico y deber satisfacer a un mercado. Proyecto: Secuencia de tareas programadas y planificadas con un fin: Obtener un producto nico. Recurso: Elemento necesario para llevar a cabo una tarea. Ruta crtica: Es la serie de tareas que no admiten mrgenes de demora porque su modificacin en fechas repercutira a la fecha final del proyecto. A stas tareas se les llama tareas crticas. Tarea: Elemento que define el alcance o mbito del proyecto. Se pueden dividir en fases. Tiempo: Una de los tres componentes fundamentales del tringulo del proyecto. Semanas, das, horas y/o minutos necesarios para llevar a cabo las tareas objeto del proyecto.

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Tringulo del proyecto: Representacin geomtrica en la que intervienen los tres elementos fundamentales de todo proyecto: mbito, duracin y coste. En l se aprecia que cualquier modificacin de tamao en uno de los lados, repercute en uno o en los otros dos lados del tringulo.

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