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1 Control: Importancia y mtodos de control El control es un proceso mediante el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente deber ocurrir, de lo contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarias. El control dentro de un proyecto se encarga de determinar con precisin tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. El control de proyectos se desarrolla sobre la base de disponer de la informacin necesaria, analizada y estructurada de acuerdo con la pirmide de direccin del mismo. Un eficiente control garantiza la direccin del proyecto a partir de tomar las decisiones oportunamente. El anlisis de la informacin y seleccin de los problemas fundamentales ponderados en funcin de su importancia, permiten definir una estrategia en el control de ejecucin, estudiar variantes posibles para dar las soluciones ms factibles y preparar la informacin para la toma de decisiones. Elementos del control: o Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar lo planeado, para verificar el control de los objetivos que se establecen en la planeacin. o Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. o Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes del control, es descubrir las diferencias que se encuentran entre la ejecucin y la planeacin. o Establecen medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. En el control del proyecto es necesario determinar con precisin tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de grficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarn dos clases de grficas: 1. Graficas de avance. 2. Graficas de rendimiento. Importancia. 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los lectores responsables de la administracin desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5. Proporcionar informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes. 6. Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicacin incide directamente en la realizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: o Cantidad. o Tiempo. o Costo. o Calidad. Para el control de inventarios se usan desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedidos y reposicin, kardex de entrada y salida, hasta tcnicas ms complejas como la investigacin de operaciones. - Control de produccin. El objeto fundamental de este control es programar, coordinar eimplementar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas e iniciar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin. - Control de compras. Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como: a) Seleccin adecuada de proveedores. b) Evaluaciones de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante. c) Control de pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material. d) Determinacin del pedido y de orden. e) Comprobacin de precios. - Control de mercadotecnia. Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general y para la elaboracin de estas estrategias y planes de mercadotecnia. - Control de ventas. Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permite fijar normas de realizacin sin las cuales sera posible evaluar las ventas y fijar las cuotas que deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas y adoptarlas medidas correctivas

adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto. - Control de finanzas. Proporciona informacin acerca de situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establecen lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para analizar adecuadamente los costos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de recursos financieros.