Implantacin de un sistema de gestin empresarial

El objetivo de la implantacin de un sistema de gestin no debe ser slo poner un software en produccin, sino optimizar e integrar los procesos de negocios usando la tecnologa de la informacin. Antes de la eleccin del software es preciso conocer bien su negocio. La implantacin de Software es una metodologa para la identificacin de requisitos. Es necesario hacer una autoevaluacin para volver a ver los objetivos de la empresa, recurrir al plan de negocios o trazar uno en caso que no exista. Un sistema de gestin empresarial interfiere en las estructuras administrativas, culturales y en el comportamiento de las organizaciones, obligando a rever las estrategias de acciones. Es preciso identificar lo que la organizacin necesita controlar, y cul es la informacin necesaria para tal control. El sistema de gestin est hecho para automatizar los procesos y no solamente para organizarlos. Automatizar un proceso desorganizado va a acelerar el caos. La implantacin de un sistema de gestin sin la revisin de los procesos puede resultar en frustraciones posteriores. El software debe suplir la necesidad de hacer la gestin ms dinmica, mejorar la productividad y generar mayor competitividad. Para eso es necesario detallar todo el negocio, entender cada requisito, comparar con las mejores prcticas de mercado para transformar la visin departamental en procesos. La empresa debe analizar sus procesos, verificar cules son los sistemas existentes que ms se adapten a sus necesidades y slo despus elegir la herramienta ms adecuada para los objetivos del negocio. La implantacin de un sistema de gestin es el resultado de las actitudes de la empresa rumbo a la modernizacin. Se trata de una transformacin organizacional y no slo un cambio tecnolgico. Ser el principal instrumento de gestin de la empresa, por eso su eleccin debe ser criteriosa y su implementacin debe ser considerada una inversin y no un costo. Una vez instalado, el sistema controlar toda la compaa, desde la produccin a lo financiero. Cada nuevo ingreso de datos ser registrado y procesado por el sistema, que distribuir la informacin en tiempo real a toda la empresa. La diferencia es que, por ser integrados y actualizados, esos datos sern ms confiables, claros y seguros.

Es necesario trabajar para la alineacin estratgica entre el software, la cultura y los objetivos de la empresa; planear el proyecto de implantacin de acuerdo a las expectativas de cambio de la organizacin; tener un proyecto bien controlado y un sistema de comunicacin interno eficiente; y, principalmente, tener el compromiso de la alta administracin con el proyecto y de los usuarios que participan en los procesos. El xito del proyecto depender de la participacin de todos, inclusive de la direccin de la empresa, pues no se trata slo de un proyecto de informtica, sino de estrategia de negocios. La implementacin del software de gestin afectar a la empresa como en un todo, tanto en el aspecto cultural, como organizacional y tecnolgico. Entonces es importante que el software se adapte a la empresa y no la empresa al software. Los empresarios deben definir que prctica adoptar para su negocio. La planificacin en la implementacin es lo que traer el retorno financiero e institucional de las inversiones.