Sistema de acumulacin de costos: La mayora de persona que no son contadores ignora ingenuamente el volumen de documentos de trabajo que se procesa

en una compaa manufacturera.

Compaas manufactureras de tamao mediano pueden manejar miles de requisiciones, rdenes de compra, informes de recepcin, facturas de vendedores, comprobantes, cheques, salidas de mercancas y documentos comerciales similares cada mes. As es obvio que se requieren sistemas de acumulacin de costos claramente definidos para controlar este volumen de documentos de trabajo. En general, la acumulacin de costos es la recoleccin organizada de datos de costos mediante un conjunto de procedimientos o sistemas. Acumulacin de costos: sistemas peridicos y perpetuos: En un sistema peridico de acumulacin de costos el costo de los artculos utilizados en la produccin ms el costo del inventario de trabajo en proceso al comienzo del periodo es igual al costo de los bienes en proceso durante el periodo. Con el fin de determinar el costo de los artculos producidos, el costo del inventario final de trabajo en proceso se resta del costo de los artculos en proceso durante el periodo. El costo de los bienes terminados ms el inventario inicial de artculos terminados es igual al costo de los artculos disponibles para la venta. Cuando el inventario final de los productos terminados se deduce de esta cifra, se genera el costo de los productos vendidos. Los costos operacionales totales se calculan agregando al costo de los productos vendidos los gastos por concepto de ventas, generales y administrativos. Este se representa as:

Los costos pueden acumularse bajo un sistema peridico o perpetuo de acumulacin de costos. Sistema perpetuo de acumulacin de costos: En este sistema la acumulacin informacin continua referente a los costos de los productos, frente a las materias primas, del trabajo en proceso, de los artculos terminados, del costo de los artculos fabricados y del costo de los artculos vendidos. Este sistema de costos por lo general es usado por las medianas y grandes compaas. Un sistema de este tipo est diseado para suministrar informacin relevante y oportuna a la gerencia, a fin de ayudar en las decisiones de planeacin y control. El principal objetivo en este sistema, como en el caso del sistema peridico, es la acumulacin de costos, es la acumulacin de costos totales y el clculo de los costos unitarios.

En este sistema la informacin relacionada con el inventario de materiales, inventario de trabajo en proceso, inventario de artculos terminados, el costo de los artculos manufacturados y el costo de los artculos vendidos, est continuamente disponible, en vez de encontrarse solamente al final del periodo como sucede en el sistema peridico de acumulacin de costos. Flujo de costos en un sistema perpetuo de acumulacin En un sistema perpetuo, el costo de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricacin fluyen a travs del inventario de trabajo en proceso para llegar al inventario de artculos terminados. Los costos totales transferidos del inventario de trabajo en proceso al inventario de artculos terminados es igual al costo de los artculos producidos. El inventario final de trabajo en proceso es el balance de la produccin no terminada al final del periodo. A medida que los productos se venden el costo de los artculos vendidos se transfiere del inventario de productos terminados a la cuenta de costo de los productos vendidos. El inventario final de artculos terminados es el balance de la produccin no vendida al final del periodo. Los gastos totales son iguales al costo de los artculos vendidos ms los gastos por concepto de ventas, gastos generales y gastos administrativos.

Este se representa as:

Costos reales, normales y estndares Costos estndar Es el costo que debera ser en condiciones normales. Son costos predeterminados que sirven de base para medir la actuacin real. Este sistema consiste en establecer los costos unitarios de los artculos procesados en cada centro, previamente a la fabricacin, basndolos en mtodos ms eficientes de elaboracin y relacionndolos con un volumen dado de produccin

Son lo contrario de los costos reales. Estos ltimos son costos histricos que se han incurrido en un perodo anterior. Los costos estndar se determinan con anticipacin a la produccin. Cuando se usa un sistema de costos estndar, tanto los costos estndar como los reales se reflejan en las cuentas de costos. La diferencia entre el costo real y el estndar se llama variacin. Las variaciones indican el grado en que se ha logrado un determinado nivel de actuacin establecido por la gerencia. Los costos estndares forman parte de las necesidades que tiene el empresario de informacin para la toma de decisiones. Cuanto mejor realizados estn los estudios atinentes, ms til ser la herramienta, y por tanto habr mayores posibilidades de tomar la mejor decisin. Estados financieros e informes internos El principal contacto que tiene la mayora de las personas, diferentes de los contadores, con la informacin contable es mediante los estados financieros. Estos estados generalmente son la base para las decisiones de inversin de los accionistas, para las decisiones de prstamo de los bancos y de otras instituciones financieras y para las decisiones de crdito de los vendedores. La informacin financiera preparada para uso externo est, por tanto, estrechamente

reglamentada para proteger los intereses de los usuarios externos. Para propsitos internos, sin embargo, el valor corriente de mercado o el valor de remplazo puede ser ms til que el monto originalmente pagado. La gerencia tiene gran flexibilidad en el uso de la informacin de costos para una amplia variedad de propsitos en la planeacin y el control de la compaa. La informacin de contabilidad de costos est lejos de ser restringida por influencias externas con respecto a la informacin de contabilidad financiera y, por tanto, es ms sensible a las necesidades de la gerencia.

Cuadro general de los sistemas perpetuos de acumulacin de costos

Tipo de proceso de manufactura

Produccin segn especificaciones del cliente

Productor masivo

Tipo de sistema de acumulacin de costo

Costo por rdenes de trabajo

Costo por proceso

Real, normal o estndar

Uno u Otro

Tipo de sistema de acumulados

Costo por absorcin Materiales directo Mano de obra Costos inmdirectos variables fabricacin Costos indirectos fijos de fabricacin

Costo directo

Materiales directos Mano de obra directa Costos indirectos de fabricacin

La informacin de costos resumida que ser utilizada en los estados financieros debe adherirse a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por lo general, los estados financieros deben prepararse al menos anualmente para los accionistas y para cumplir con otros requisitos de elaboracin de

informes. La SEC exige que algunas compaas presenten informacin financiera

trimestralmente. As, la informacin para uso externo a menudo se presenta a intervalos establecidos por agencias externas. En contraste, los informes de contabilidad de costos se exigen a diferentes intervalos semanal, quincenal, mensual de acuerdo con las necesidades de la gerencia. La naturaleza de los informes y el contenido son determinados por la gerencia. Estos informes peridicos conforman la base de los informes anuales. Adems, muchos estudios no rutinarios y anlisis especiales se realizan para la gerencia una sola vez. Los estados financieros publicados incluyen estados de la posicin financiera (balance general), estado de ingresos, estado de utilidades retenidas, estado de flujos de caja y estado de los cambios en el patrimonio de los accionistas. Aunque el costo histrico es la base para los estados primarios, algunas empresas grandes voluntariamente revelan informacin suplementaria sobre una base de costos corrientes (precio corriente de compra de la propiedad de un activo). Ciertas empresas tambin pueden necesitar informacin segmentada

(operaciones en diferentes industrias, pases y clientes principales).

Comparacin de los estados financieros externos con los informes internos.

Estados financieros Los estados financieros anteriormente mencionados suministran informacin vital para los usuarios externos como acreedores e inversionistas. Otra fuente de informacin para usuarios externos que deben preparar las empresas

manufactureras, es el estado del costo de los bienes manufacturados. En su forma bsica, un estado del costo de los bienes manufacturados es como el que aparece en la tabla: 2-2. El valor del costo de los bienes manufacturados que se indica en la parte inferior del informe tambin aparece en el estado de ingresos en la seccin del costo de los bienes vendidos, como se muestra en la tabla 2-3. Obsrvese que la cuenta denominada "costo de los bienes manufacturados" se trata en el estado de ingresos de una compaa manufacturera de la misma manera como la cuenta de compras se trata en el estado de ingresos de una compaa comercializadora. TABLA 2-2 Empresa manufacturera: Estado del costo de los bienes

manufacturados, para el ao que termina el 31/12/XO Costos incurridos en la produccin durante el periodo: Materiales directos. ......................................................................................... X Mano de obra directa ....................................................................................... X Costos indirectos de fabricacin ................................................................. X Total costos incurridos en produccin .......................................................... X Ms: Inventario de trabajo en proceso al comienzo del periodo ....... X Costo de los artculos en proceso durante el periodo ............................. X Menos: Inventario de trabajo en proceso al final del periodo ............. X Costo de los artculos manufacturados .......................................................... X

TABLA 2-3 Empresa manufacturera: Estado de ingresos para el ao que termina el 31/12/XO Ventas ............................................................................................ X Costo de los artculos vendidos: Inventario inicial de artculos terminados .................... X Ms: Costo de los artculos manufacturados ................ X Artculos disponibles para la venta .................................. X Menos: Inventario final de artculos terminados ....... X Costo de los artculos vendidos .......................................... X Utilidad bruta ............................................................................. X Gastos generales, de ventas y administrativos ............ X Ingreso neto ................................................................................ X

Informes internos Como se mencion antes, los informes internos pueden adoptar muchas formas y estn mucho menos restringidos que los estados financieros externos, que en esencia presentan el resultado del costeo de los productos de acuerdo con un conjunto restrictivo de "principios de contabilidad generalmente aceptados". Los informes internos, en contraste, deben ser elaborados especficamente para satisfacer las necesidades de informacin de la gerencia, para propsitos de evaluacin del desempeo y toma de decisiones. Aplicaciones de la contabilidad de costos Hace muchos aos los conceptos y las tcnicas de la contabilidad de costos se aplicaron inicialmente a las operaciones de produccin. Despus la contabilidad de costos se estableci firmemente en la produccin y se aplic en diversas funciones como distribucin, almacenamiento y administracin.

Con el fin de maximizar el desempeo de la administracin, se desarrollaron estndares para procesar las remesas de los clientes, girar cheques y registrar ciertos tipos de asientos. Ms tarde la contabilidad de costos se aplic a los costos de las actividades de preparacin de rdenes, como visitas de ventas y gastos de viaje. Infortunadamente, en la actualidad muchas personas todava piensan que la contabilidad de costos es aplicable slo a la manufactura. Sin embargo, casi todo tipo de actividad puede beneficiarse de las tcnicas de contabilidad de costos. Las industrias de servicios en particular pueden beneficiarse del uso de un sistema de contabilidad de costos. Las firmas de contadores y de abogados con frecuencia acumulan su costo en un sistema modificado de costeo por rdenes de trabajo. Los mismos elementos bsicos del costo (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos) que se encontraron en una operacin de manufactura tambin deben contabilizarse en un contrato de auditora. Usualmente, el socio auditor prepara un presupuesto para proyectar el nmero esperado de horas de profesional (mano de obra directa) que se requieren en determinado trabajo. Por lo general, los materiales directos que se requieren por compromiso son mnimos y a menudo se incluyen como parte de los costos indirectos. Los costos indirectos se aplican a cada trabajo para cubrir los costos de una secretaria, alquiler de la oficina, telfono, etc. La mayor parte de las firmas de contadores cobran a un cliente una comisin fija por una auditora; por tanto, la rentabilidad de una auditora depender, en gran parte, de la capacidad del socio para presentar la auditora ajustada al presupuesto.

Aplicaciones del computador en la acumulacin de costos y la presentacin Las compaas desean mantener un conjunto de datos contables almacenados en sus computadores para generar todos sus informes internos y estados financieros externos. Mantener este conjunto nico de datos ayuda a garantizar que los diferentes informes presenten datos comparables. Al contar con un conjunto de datos se eliminan el ingreso y el almacenamiento duplicado de datos, mejorando

as la eficiencia de las operaciones del computador. Este conjunto de datos contables se denomina base de datos contable. Con el propsito de minimizar los errores y maximizar la eficiencia en los inputs y outputs del computador, se asignan cdigos contables que correspondan a las clasificaciones especficas. Los informes generados de la base de datos contable con frecuencia contienen datos comparativos. Por lo general, los informes que contienen cifras reales corrientes tambin revelan datos de periodos anteriores. Algunos informes comparan cifras reales con cifras estimadas o presupuestadas. Los costos estndares y los reales a menudo se presentan para uso de los gerentes. Deben establecerse los cdigos de cuenta y la estructura de la base de datos contable de manera que los informes comparativos puedan solicitarse rpidamente y generarse de modo eficiente. Para propsitos comparativos y para facilitar la revisin de la gerencia, los informes comparables deben tener filas similares de datos. Cada nivel de gerencia debe recibir los detalles necesarios sin una carga de excesiva informacin. Datos de apoyo detallados pueden recuperarse fcilmente de los sistemas del computador si la base de datos contable se establece en forma apropiada. Un gerente podra solicitar y obtener los resultados de una estacin de trabajo de un computador desktop sin tener que esperar mucho tiempo. Solicitudes elaboradas en computador de una base de datos contable. La siguiente tabla presenta varios campos de datos para una cantidad de registros en una base de datos contable. Un campo contiene un valor individual nico de datos. Un registro incluye un grupo de campos de datos lgicamente relacionados. A continuacin se presentan tres ejemplos de solicitudes de la base de datos contable de produccin que un gerente podra realizar directamente utilizando un computador.