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CAPITULO I
Enter Systems Latinoamericana de computadoras & Sistemas, es una compaa de responsabilidad limitada que se dedica a la Compra- Venta de sistemas de computacin y suministros; adems de ofertar: servicios de asesora, y mantenimiento. Cuyo representante legal es el Ing. Ral Edwin Martnez Mancheno.
El domicilio principal de la Compaa es el Distrito metropolitano de Quito, pudindose establecer sucursales o agencias en cualquier lugar del territorio nacional o del exterior. En consecuencia Enter Systems Latinoamericana de computadoras & Sistemas Ca. Ltda., cuenta con una oficina en la ciudad de Riobamba, localizada en las Calles Avenida Daniel Len Borja 22-11 y General Lavalle.
Actualmente la compaa orienta sus actividades principalmente a empresas pblicas y privadas, as como tambin a personas naturales.
1.1.1
OBJETIVOS
Enter Systems Latinoamericana de computadoras & Sistemas Ca. Ltda., tiene como finalidad y objetivo, las siguientes:
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a) Compra-Venta,
arrendamiento,
servicio
de
mantenimiento,
asesoramiento y suministro de sistemas de computacin; b) Servicio de mantenimiento de equipos de computacin y sus respectivos sistemas y componentes; c) Compra-Venta de equipos de comunicacin al por mayor y menor y sus respectivos sistemas y componentes; d) Importacin de equipos de computacin, suministros y componentes; e) Desarrollo de aplicaciones para los sistemas de computacin; f) Asesora y asistencia tcnica en sistemas de computacin; g) Capacitacin tcnica, a travs de seminarios, cursos charlas y simposios en sistemas de comunicacin; h) Preparacin de eventos, investigacin, desarrollo e implementacin de sistemas de control Industrial; i) Fabricacin de equipos electrnicos, implantacin de equipos de radio, comunicacin telecomunicacin; j) Exportacin de software y sistemas de computacin; k) Armado y ensamblaje de computadoras y equipos; l) Implantacin de servicios de Internet y sus aplicaciones WEB; e, m) Implantacin, comercializacin y venta de equipos y suministros de fotografa y video digital. Para el cumplimiento de estos objetivos, Enter Systems Latinoamericana de computadoras & Sistemas Ca. Ltda., podr realizar toda clase de contratos civiles, mercantiles con personas naturales o jurdicas.
1.1.2 MISIN Dentro del marco del plan estratgico del presente ao Enter Systems Latinoamericana de Computadoras & Sistemas Cia. Ltda., determina su misin en los siguientes trminos:
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SATISFACER LAS NECESIDADES INFORMATICAS DE NUESTROS CLIENTES con productos y servicios de alta calidad
1.1.3. VISIN La visin Corporativa Empresarial, seala el camino que permite a la Gerencia establecer el rumbo para lograr el desarrollo esperado de la Compaa en el futuro; para ello es muy necesario tener definido el horizonte de tiempo. Enter Systems Latinoamericana de computadoras & Sistemas Ca. Ltda., visualiza su consolidacin empresarial con rumbo al nuevo milenio, en el presente ao; de la siguiente manera: CONVERTIRSE EN UNA DE LAS CINCO EMPRESAS MS GRANDES DEL ECUADOR EL REA DE TECNOLOGAS EN INFORMACIN
1.1.4 VALORES INSTITUCIONALES 1. Respeto a la persona humana. Implica no solo el reconocimiento objetivo a las capacidades de los dems y de uno mismo, sino la dimensin de educacin, trato respetuoso, colaboracin, uso adecuado de la autoridad, atencin esmerada al cliente, civismo, inters por el desarrollo de la comunidad.
2. Prioridad al servicio al cliente. Regla de oro de una empresa lder, que asegura eficiencia y buen trato, as como un continuo afn de otorgar al cliente lo que este necesita.
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3. Mejoramiento Continuo. Este valor busca perfeccionar cada vez ms los servicios de la compaa, lo que implica la optimizacin de los procedimientos tecnolgicos y de gestin administrativa, un continuo proceso de aprendizaje y una productividad cada vez mayor.
4. Filosofa institucional. Valoramos a nuestro cliente por lo que es, mas no por lo que tiene, considerando su talento y calidad humana como uno de los valores primordiales en el servicio. 1.2 TIEMPO DE ACTIVIDAD COMERCIAL Como se ha referido anteriormente Enter Systems Latinoamericana de computadoras & Sistemas Ca. Ltda., se crea y constituye mediante Escritura pblica en la notara Sexta del Cantn Riobamba como una compaa de Responsabilidad Limitada, en el mes de julio del ao mil novecientos noventa y nueve. Por lo que; a la presente fecha, lleva laborando 12 aos.
1.3 BASE LEGAL Enter Systems Latinoamericana de computadoras & sistemas ca. Ltda.,al constituirse como una compaa de responsabilidad Limitada, se encuentra bajo la supervisin y control de la Superintendencia de Compaas, rgano de Control, que ante la solicitud presentada por minuta elevada a la Escritura Pblica en la Notara Sexta del Cantn Riobamba por sus socios le concede la personara jurdica, autorizndole funcionar con base legal en las actividades descritas en el documento anterior referido. EXTRACTO DE LA ESCRITURA PBLICA Razn Social: Enter Systems Latinoamericana de computadoras & Sistemas Ca. Ltda.,
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Objeto Social: Compra Venta, arrendamiento, servicio de asesora, mantenimiento y suministros de sistemas de computacin. Capital Social: 25 mil participaciones indivisibles de 10 mil sucres cada una (Doscientos cincuenta millones de sucres). Tipo de sociedad: Compaa Limitada Nmero de Socios: Tres (Carlos Ernesto Zambrano Merino, Sonia Bali Salazar Cobo e Ingeniero Ral Edwin Martnez Manchen). Representante legal: Ral Edwin Martnez Mancheno. Duracin: Cincuenta aos, desde la fecha de su inscripcin Domicilio: Distrito Metropolitano de Quito
1.4 NORMATIVA JURDICA (estatutos y/o reglamento interno) La compaa cuenta con una estructura organizacional bsica legal: La junta General de Socios, La presidencia, La gerencia , Personal Administrativo, Personal Tcnico y de servicios que elaboran en las unidades de Secretara, Contabilidad, Bodega, Caja, Servicio Tcnico.
1.5 PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE VENDE Enter Systems Latinoamericana de computadoras & Sistemas Ca. Ltda., oferta los siguientes productos y servicios: a) Compra-Venta, arrendamiento, servicio de mantenimiento, asesoramiento y suministro de sistemas de computacin. b) Servicio de mantenimiento de equipos de computacin y sus respectivos sistemas y componentes;
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c) Compra-Venta de equipos de computacin al por mayor y menor y sus respectivos sistemas y componentes; d) Importacin de equipos de computacin, suministros, y componentes e) e) Asesora y asistencia tcnica en sistemas de computacin; f) f) Armado y ensamblaje de computadoras y equipos g) g) Implantacin, comercializacin y venta de equipos, suministros de fotografa y video digital.
1.6 SEGMENTOS ATENDIDOS Los segmentos identificados para la empresa son principalmente empresas pblicas y privadas, as como tambin personas naturales. Tabla # 1 Caractersticas del Mercado: SEGMENTOS MERCADO GEOGRFICO Pas Zona Provincia Cantn Ciudad DEMOGRFICOS Edad Gnero Ocupacin 18 60 aos Femenino y masculino Mdico, odontlogo, secretaria, Ecuador Regin Sierra Norte Chimborazo Riobamba Riobamba TPICOS DEL
CRITERIOS DE SEGMENTACIN
agricultor, taxista, militar, comerciante, polica nacional, mecnico automotriz, estilista, artesano, profesor de educacin
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CONDUCTUALES
Beneficios Adicionales
1.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Los organismos a travs de los cuales se gobierna, administra y controla ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA. LTDA, se enmarca dentro de lo que dispone la Ley de Compaas. Nivel Legislativo Junta General de Socios
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Comisionario (Fiscalizar)
Nivel operativo Secretaria Comercializacin Servicio tcnico Sistemas informticos Adquisiciones Bodega Contabilidad y Finanzas Servicios al cliente. ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA. LTDA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (modificado)
PRESIDENTE
GERENTE
COMERCIALIZACIN
CONTABILIDAD Y FINANZAS
SERVICIO TCNICO
SISTEMAS INFORMTICOS
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
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La junta general de socios est conformado por todos los socios generalmente convocados y reunidos, es el rgano supremo de la compaa, y tienen poderes para resolver todos lo asuntos relativos a los negocios sociales y tomar cualquier decisin que juzguen convenientemente para la mejor marcha de la compaa. Son atribuciones de la junta general de socios: a) Designar, renombrar y remover al presidente y gerente
f) Decidir sobre el aumento o disminucin del capital y la prrroga del contrato social
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g) Resolver si en el contrato social no se establece otra cosa, el gravamen o la enajenacin de inmuebles propios de la compaa h) Resolver acerca de la disolucin anticipada de la compaa
i)
Acordar la excusin del socio o de los socios de acuerdo con las causales establecidas en la ley
j) Disponer que se entablen las acciones correspondientes en contra de los administradores o gerentes
k) Las dems que nos estuvieren otorgadas en esta ley o en el contrato social a los gerentes, a los administradores u otros organismos.
Nivel de liderazgo: Nivel Sistemtico: La junta general de socios es el poder mximo de la compaa y por lo mismo afecta a la estructura de la organizacin. Tipo de Lder: Lder Democrtico: La junta general de socios posee las siguientes caractersticas lo cual le hace ser un lder democrtico Alinean y alientan a tomar decisiones de grupo en todas las actividades Indican los pasos generales encaminados a una meta y alientan la realizacin del plan. Es objetivo en sus elogios y crticas en las actividades del grupo, sin hacer demasiado
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PRESIDENTE De acurdo a los que dispone el estatuto, las atribuciones del presidente son las siguientes: a) Cumplir a hacer cumplir las resoluciones de la junta general de socios
c) Suscribir conjuntamente con el gerente los certificados de aportacin y las actas de la juntas generales, siempre que este actu como secretario
d) Intervenir con el gerente en la compra venta o hipoteca de inmuebles. Previa autorizacin de la junta general de socios
g) En genera las dems atribuciones que le confiere la ley, junta general de socios.
Nivel de liderazgo: Nivel Alto: El presidente es el represente de la junta general de socios por ello el vocero de sus decisiones y encargado de hacerlas cumplir, este se encuentra mucho ms tiempo presente en la compaa y por lo mismo tiene la capacidad de alcanzar a producir cambios de estructura.
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Tipo de Lder: Lder Autoritario: El presidente posee las siguientes caractersticas lo cual le hace ser un lder Autoritario Parte de la idea que l sabe todo mejor que sus subordinados Las ordenes las da de manera rgida Da rdenes cortas, es decir, sin explicaciones adicionales y espera que sus empleados la acaten y realicen sin titubeos
GERENTE La representacin legal, jurdica y extrajudicial de la compaa, es ejercida por el gerente. El mismo que puede ser o no socio de la compaa y podr durar en sus funciones 5 aos, pudiendo ser reelegido por nuevos periodos indefinidamente. En caso de ausencia temporal o definida, lo remplaza el presidente con todas sus atribuciones. Son atribuciones del gerente: a) Representar a la compaa judicial y extrajudicialmente
c) Presentar a consideracin de la junta general de socios la proforma [presupuestaria anual, para gastos generales, de sueldos y salarios y gastos de operacin
d) Presentar una vez al ao a consideracin de la junta general de socios una memoria razonada sobre la situacin de la compaa, acompaada del
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y ganancias; as como de la
g) Ejecutar conjuntamente con el presidente toda clase de actos, contratos y operaciones con los bancos o con otras personas naturales o jurdicas, suscribir pagares, letra de cambio y contraer toda clase de atribuciones hasta por un monto de 1000 salarios mnimos vitales como gastos de administracin, firmas, facturas, y ms comprobantes relacionados con las operaciones de la compaa, celebrar contratos de trabajo, etc.
. h) Responder por todos los valores, dineros, archivos y dems bienes de la compaa
i) Intervenir conjuntamente con el presidente en la compra- venta e hipoteca de inmuebles, previa autorizacin de la junta general de socios; y,
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Clase de Gerente: Gerente General: Dirige la compaa y debajo de su mando, se encontrar a los Gerentes Funcionales que estn a cargo de los diferentes departamentos existentes en la empresa, pero no solo tendr poder para ordenar a los gerentes funcionales sino que toda persona que trabaje en la compaa deber someterse a sus ordenes. Nivel de liderazgo: Nivel Medio: El Gerente es un poder medio por que se encuentra bajo las rdenes del presidente y la junta general de socios por lo mismo es el Gerente quien logra ampliar o completar la estructura existente.
Tipo de Lder: Lder Autoritario: Las ordenes a los gerentes funcionales son cortas y sin explicaciones amplias. Cree que lo sabe todo mejor que sus inferiores Cuando no sabe algo suele aparentar tener conocimiento del tema. No permite que se le hagan recomendaciones dentro de su funcin de Gerente porque para l los procesos aplicados estn bien, COMERCIALIZACIN El equipo de comercializacin tendr como responsabilidad: a) Ofrecer los productos y servicios de la compaa
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c) Asesora tcnica a los clientes para la adquisicin de nuevos equipos de acuerdo a sus necesidades y al avance tecnolgico.
d) Elaborar y presentar proformas de acuerdo a las solicitudes de los clientes o a comunicados de prensa
Clase de Gerente: Gerente Funcional: el gerente funcional es responsable de un rea en este caso de comercializacin. Nivel de liderazgo: Nivel Bajo: cuando usa la estructura de existente en forma flexible.
Tipo de Lder: Lder Paternalista: Aplica este tipo de liderazgo y en el rea definitivamente es el mejor para usarse, este tipo de lder no impone sus rdenes sino las vende a quienes la van a aplicar, haciendo que sus subordinados trabajen ms y mejor e inclusive dndoles incentivos. Esto ayudar que el empleado intente vender ms para obtener mejores ingresos.
SERVICIO TCNICO El equipo de servicio tcnico tendr como responsabilidad: a) La entrega de los equipos vendidos, su instalacin y verificacin de su buen funcionamiento
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b) El mantenimiento y reparacin de los equipos que tiene n vigentes su garanta o que fueron adquiridos en ;la compaa
c) El proveer soluciones inmediatas a los cliente, cuando se presenten problemas en los desempeos regulares de los equipos, debido a fallas de fabricacin
d) El mantenimiento y reparacin de equipos o dispositivos al pblico en general. Como por ejemplo: reparacin o preposicin de partes daadas, instalacin de software, etc.
Clase de Gerente: Gerente Funcional: el gerente funcional es responsable de un rea en este caso de comercializacin. Nivel de liderazgo: Nivel Bajo: cuando usa la estructura de existente en forma flexible.
Tipo de Lder: Lder Autocrtico: la autoridad manda de acuerdo a su propia voluntad sin considerar la de los dems. SISTEMAS INFORMTICOS El equipo de sistemas informticos tendr como responsabilidad: a) La elaboracin e instalacin de software de aplicacin. Como por ejemplo: software de facturacin, web site, etc.
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b) Pruebas y mantenimiento del software de aplicacin vendido por la compaa c) Sern los responsables directos de los cursos, seminarios o talleres que organice la compaa. Encargndose de la instruccin y formacin directamente de los clientes.
Clase de Gerente: Gerente Funcional: el gerente funcional es responsable de un rea en este caso de comercializacin. Nivel de liderazgo: Nivel Bajo: cuando usa la estructura de existente en forma flexible.
Tipo de Lder: Lder Autocrtico: la autoridad manda de acuerdo a su propia voluntad sin considerar la de los dems.
CONTABILIDAD Y FINANZAS La contadora organiza su rea en distintas secciones, a cada una de las cuales asigna una parte del trabajo que tiene encomendado. a) Contabilidad general b) Contabilidad de costos c) Clasificacin y anlisis de ventas d) Seccin de nomina e) Seccin de acreedores f) Seccin de deudores g) Seccin de facturacin
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h) Seccin de inventarios
Clase de Gerente: Gerente Funcional: el gerente funcional es responsable de un rea en este caso de comercializacin. Nivel de liderazgo: Nivel Bajo: cuando usa la estructura de existente en forma flexible.
Tipo de Lder: Lder Autocrtico: la autoridad manda de acuerdo a su propia voluntad sin considerar la de los dems.
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CAPTULO II
ENTER SYSTEMS
LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA. LTDA A pesar de que la competencia en esta rea es cada vez ms grande en la cuidad de Riobamba ENTER SYSTEMS, ha logrado posesionarse como una de las principales empresas dirigidas los servicios de fidelidad de sus clientes. Las actividades de Enter Systems actualmente son: a) Compra- venta, servicio de mantenimiento, asesoramiento y suministros de sistemas de computacin; b) Compra venta de equipos de computacin al por mayor y menor y sus respectivos sistemas y componentes c) Importancia de equipos de computacin, suministros y componentes d) Armado y ensamblaje de computacin, suministros y equipos e) Implantacin, comercializacin y venta de equipos y suministros de fotografa y video digital. 2.2 ANLISIS FODA DE ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA. LTDA. 2.2.1 FORTALEZAS Buena atencin al cliente Garanta en los productos y servicios ofrecidos
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Personal ampliamente capacitado en todas las reas informticas Convenios con instituciones pblicas y privadas Uso de Internet para la compra y venta de productos a travs del portal de compas pblicas controlado por el Estado. Destinar un 20% del presupuesto para publicidad (escrita y radial) Disponibilidad inmediata de los productos y servicios ofrecidos Polticas de integracin institucional Actividades planificadas dentro de la empresa Prioridad al cliente Mejoramiento contino 2.2.2 OPORTUNIDADES Mercado potencial en las empresas pblicas y privadas y personas naturales de la zona centro del pas. Disponibilidad de Recursos Humanos capacitado por las instituciones de educacin superior locales y nacionales Implementar sistemas de comunicacin Posibilidad de insercin de la empresa en nuevos nichos de mercado en la religin centro del pas. 2.2.3 DEBILIDADES Pocos estudios o investigaciones de mercado para analizar el comportamiento del mercado y del consumidor No hay un departamento de Recursos Humanos
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No poseen una pgina web Plan fsica pequea No cuenta con un capital de trabajo para ampliar su planta fsica Perder clientes. 2.2.4 AMENAZAS Precios altos de los arriendos de locales Mayor publicidad de otras compaas dedicadas a la misma actividad en el mercado. Precios de comercializacin de productos y servicios a precios mas bajos que los de la compaa. Aplicacin de impuestos (desaduanizacin) 2.2.5 FACTORES ESTRATGICOS Se obtuvo como factores estratgicos los siguientes parmetros Factores Internos: Fortalezas: Convenios con instituciones pblicas y privadas Destinar un 20% del presupuesto para la publicidad (escrita y radial) Prioridad al cliente Debilidades: No existe un departamento de Recursos Humanos Factores Externos:
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Oportunidades: Mercado potencial en las empresas pblicas y privadas y personas naturales de la zona centro del pas. Posibilidad de insercin de la empresa en nuevos nichos de mercado en la religin centro del pas.
Para el desarrollo de la compaa se ha establecido un conjunto de estrategias para mejorar el proceso de Administracin y mejorar el servicio a los clientes. 1. La compaa deber establecer convenios con instituciones pblicas y privadas con la finalidad de asegurar un mercado potencial y de consumo continuo. Adems de ofertar equipos a los empleados de dichas instituciones, los cuales podrn adquirir un equipo o servicio que ser cancelado en mensualidades a travs de roles de pagos.
2. Deber destinarse el 20% anual del presupuesto anual de la compaa para implementar una campana publicitaria a travs de los medios de comunicacin escritos y radiales, con tendencia al futuro a los medios audiovisuales, a travs de los canales de televisin locales y del Internet.
3. Elaborar un plan de comunicacin para incrementar el posicionamiento de la compaa en la ciudad de Riobamba y en la zona de centro del pas. Esto adems permitir apoderarse del mercado potencial y la posibilidad de insercin de la compaa en nuevos nichos de mercado en la regin centro del pas.
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4. Se establecer una campaa interna con todo el personal de la compaa para establecer mejores niveles de servicio al cliente, a travs de estandarizacin de calidad en el servicio y comercializacin.
5. Establecer un proyecto para la creacin del departamento de Recursos Humanos y la aplicacin del plan de implantacin de las herramientas de Administracin en la compaa.
2.2.6 INVESTIGACIN DE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS OBJETIVO GENERAL: Implantar nuevas y mejores herramientas que faciliten el proceso administrativo de ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS &
SISTEMAS CIA. LTDA para lograr una optimizacin de tiempo y mejor desempeo laboral incrementando as la satisfaccin del cliente
OBJETIVOS ESPECFICOS Mejorar la aplicacin de las herramientas actualmente utilizadas y aplicadas dentro de la compaa. Capacitar a todos los empleados sobre las herramientas aplicadas en la compaa. Implantar ms y nuevas herramientas administrativas en departamentos que carezcan de ellas. Minimizar procedimientos para que ayuden a reducir el tiempo empleado en las tareas realizadas por todos los involucrados en la empresa. Concentrase mas en el bienestar de los empleados para un mejor desempeo laboral
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La compaa no ha alcanzado un nivel de crecimiento como se esperaba, despus de 12 aos de existencia en el mercado sus procesos al ofertar y vender no ha sufrido cambios significativos y los tiempos empleados en estos no se han reducido por lo que se atiende a menor cantidad de clientes en mayor tiempo. La ausencia de herramientas que faciliten la eliminacin de procedimientos innecesarios provoca que la compaa no sea reconocida a nivel pas.
METODOLOGA La metodologa es el estudio del mtodo, el cual es procedimiento para logras los objetivos es decir Cmo y con qu se va a investigar? Mtodos a utilizar: Induccin y Deduccin La induccin consiste en ir de los casos particulares a la generalizacin. La deduccin, en ir de lo general a lo particular. El proceso deductivo no es suficiente por s mismo para explicar el conocimiento. Es til para la lgica y matemticas, donde los conocimientos de las ciencias pueden aceptarse como verdaderos por definicin. Algo similar ocurre con la induccin, que solamente puede utilizarse cuando a partir de la validez del enunciado general. La combinacin de ambos mtodos significa la aplicacin en los hallazgos. Induccin y deduccin tienen mayor objetividad cuando son considerados como probabilsticas. Anlisis y Sntesis El anlisis maneja un juicio La sntesis considera los objetivos como un todo
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Tcnicas de investigacin utilizadas Se utilizara la tcnica de Campo, con el instrumento de la encuesta. Las Tcnicas de Campo permite la observacin en contacto directo con el objeto de estudio, y el acopio de testimonios que permiten confrontar la teora con la prctica en la bsqueda de la verdad objetiva.
Tcnica a usarse: Cuestionario: como un instrumento de recoleccin de informacin, que es llenado por el encuestado.
Objetivos: Uniformar la observacin. Fijar la atencin en los aspectos esenciales del objetivo de estudio. Aislar problemas y precisar los datos requeridos. El tipo de cuestionario a ser usado contendr el siguiente esquema Por cuadros, con datos objetivos Y de opinin Existirn nicamente preguntas cerradas
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2.2.6.1 SEGMENTACION DE LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS &
SISTEMAS CIA. LTDA cuenta con una oficina en la ciudad de Riobamba en la cual se aplican varias herramientas administrativas como E- commerce, Calidad Total, Empowerment, Outsoursing, a mas de estas han creado dos herramientas ms que facilitan sus procedimientos llamadas ERP (sistema administrativo permanente) Peach Tree, Intranet Small Business Sewa, para la comunicacin Microsoft Exchange. 2.2.6.2 CLCULO DE LA MUESTRA Media - Si (1) + No (2) n
S= 0.56
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E (N - 1) + 2P (1 - P) n Tamao de muestra ptima p Proporcin muestra igual a 0. 56 E error de muestreo que puede existir y que no pone en peligro. Sustituyendo en la frmula anterior sera. n- 2 (66, 65) (0.56) (1 0.56) (0.05) (66,65 -1) + 2 (0.56) (1 0.56) n- 32,8451 0,6569 n= 50
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34 41 42 50 TOTAL
12 05 50
Fuente: Poblacin econmicamente activa de la ciudad de Riobamba. Autores: Flor Campoverde, Liliana Freire, Lena Rivadeneira
Grfico #1
EDAD
10% 24% 1er trim. 66% 2 trim. 3er trim.
INTERPRETACIN: con los datos obtenidos se puede determinar que el 66% de las personas encuestadas se concentran de 18 aos a 25 aos de edad.
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Se puede observar que con el 24% de los encuestados encontramos a las personas entre el rango de 34 aos a 41 aos de edad.
Se puede observar que con el 10% de los encuestados encontramos a las personas entre el rango de edad 42 aos a 50 aos.
Tabla # 3 Productos y servicios que ha adquirido que adquirido el publico en ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA.LTDA? VARIABLE P R O D U C T O S PRO B Dispositivos o perifricos (teclados, mouse, micrfonos, escner, lector de cdigos barras, 13 cmara digitales, monitores, parlantes, impresoras, proyectores, CDS, flash memories, etc.) 26% PRO A Equipos de computacin, suministros y 11 22% Fr F
componentes
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S E R V I C I O S
SER B Capacitacin tcnica, a travs de seminarios, cursos, charlas y simposios en sistemas de 5 computacin 10%
TOTAL
50
100%
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Grfico # 2
14% 10%
INTERPRETACIN Al preguntar a los encuestados, cul de los productos ha adquirido en ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA. LTDA. Y los ms vendidos son: Dispositivos o perifricos (teclados, Mouse, micrfonos, escner, lector de cdigo de barras, cmaras digitales, monitores, parlantes, impresoras, proyectores, CDS, flash memories, etc.) con el 26% Equipos de Computacin, suministros y componentes con el 22%
Al preguntar cul es el servicio ms solicitado, los resultados son: Capacitacin tcnica, a travs de seminarios, cursos, charlas y simposios en sistemas de computacin con el 12% Mantenimiento de equipos de computacin y sus respectivos sistemas componentes con el 10%
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CAPTULO III
La finalidad de implantar las herramientas de Administracin en esta compaa es mejorar el funcionamiento y que los empleados adquieran nuevas habilidades prcticas y optimizacin de tiempo y procesos. El xito es de conseguir llegar a todos de una forma rpida, sencilla y en el momento adecuado
3.1 HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIN UTILIZADA EN LA EMPRESA E-commerce Calidad total Empowerment Outsourcing
3.1.1 E-COMMERCE Es una estrategia para comercializar dentro del mercado. Esto quiere decir comercio electrnico en la el cual se realizan negocios online para vender o comprar servicios a travs de escaparates web. Los productos comercializados pueden ser tangibles e intangibles. De esta manera podemos acotar que el comercio electrnico se parece a la venta por catlogo
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IMPLANTACIN En Enter Systems la gama de productos que all se comercializan se realiza en su totalidad por medio del PORTAL DE COMPRAS PBLICAS controlado por el Estado. En el cual donde pueden vender a nivel regional nacional y a su vez comprar; adems pueden realizar compras y ventas a nivel internacional lo que les ha permitido ser una de la empresas de gran prestigio en la ciudad de Riobamba en comercializacin de productos tcnico de ltima tecnologa y servicios mantenimiento
RECOMENDACIONES. Crear cuentas a nivel global en la red como E-Bay, mercado libre, call and buy Crear una pgina web para de esta manera poder promocionarse de una forma ms gil. Dentro de esta tener lo siguiente: a) Tienda virtual b) Catlogo electrnico c) Servicio al cliente Utilizar redes sociales(facebook ,you tube ,my espace y twitter ) como medios de publicidad para darse a conocer en el mercado global Contratar personal especializado en marketing y diseo grfico
CALIDAD TOTAL Es aquella que est orientada a la reduccin de costos, objetivos altamente deseados por toda gerencia, pero con calidad en el producto que el mercado; implica la
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particin continua de todos los trabajadores de una organizacin en la mejora y en el desarrollo, diseo, fabricacin y mantenimiento de los productos que ofrece una organizacin
EMPOWERMENT Crea un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan que tienen influencia real sobre los estndares de calidad, servicios y eficiencia del negocio dentro de las reas de negocio. Esto genera un involucramiento por parte de los trabajadores para alcanzar metas.
IMPLANTACIN La empresa considera a la Calidad Total y Empowerment como conceptos iguales los cuales no tienen diferencias especficas que permitan encontrarlas distintas entre s; siendo calidad total una tcnica que permite optimizar el trabajo de los empleados permitindoles dar lo mejor de s y obtener mejores resultados en la funciones que desempean particularmente.
RECOMENDACIONES En primer lugar deberan diferenciar los conceptos tanto calidad total y Empowerment para as lograr un mejor desempeo en sus procesos. Deberan considerar las ventajas que posee cada una de ellas con lo cual se podran recalcar las diferencias existentes.
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3.1.3 OUTSOURCING Es la accin de acudir a una agencia exterior para operar una funcin que anteriormente se realizaba dentro de la empresa; el objetivo principal de una empresa es reducir los gastos directos, basados en una tercerizacin de servicios. En sntesis permite una dedicacin y observacin de la empresa hacia sus actividades centrales.
IMPLANTACIN La empresa utiliza esta tcnica a travs de los medio de transporte y de diversas empresas que realizan envos.
RECOMENDACIONES Se debera eliminar esta tcnica ya que hemos determinado que este consiste en un gasto no recuperable para la empresa la cual creemos que deberan invertirlo en un activo fijo.(vehculos).
3.2 CREADAS Y APLICADAS DENTRO DE LA EMPRESA: ERP = Sistema Administrativo permanente Peach Tree Intranet Small Business Sewa Microsoft Exchange
ERP = SISTEMA ADMINISTRATIVO PERMANENTE PEACH TREE IMPLANTACIN Esta herramienta administrativa es utilizada para mantener de forma detallada y ordenada la contabilidad y la parte financiera administrativa de la empresa y de esta
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manera poder obtener informacin sintetizada interna de cada uno de los departamentos.
IMPLANTACIN Este es un medio de comunicacin interna que es utilizado mediante un chat que funciona para interrelacionar dentro de la empresa el cual permitir facilitar las funciones de cada uno de los departamentos con el que preside la empresa.
3.3.1 OUTPLACEMENT Es una desvinculacin programada o asistida dirigida a las personas a punto de abandonar la empresa o ser transferida a otro puesto para bsqueda de un nuevo empleo o actividad de calidad; en menor tiempo posible es decir la retroalimentacin del personal. BENEFICIOS PARA EL EMPLEADO Asesoramiento y redefinicin de su plan de carrera. Proporciona cierto control laboral sobre el futuro del mismo. Reduce el nivel de estrs y agotamiento. BENEFICIOS PARA LA EMPRESA
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Imagen corporativa Minimiza la perturbacin del clima organizacional Responsabilidad social con los empleados
IMPLANTACIN Mediante esta tcnica que est dirigida a los empleados de la empresa que tendran alto grado de beneficio por la efectividad de la gestin de calidad que tendra al facilitar la reconversin laboral, la recensin, el autoempleo; sin tener que buscar personal externo.
3.3.2 FRANCHISING Es un convenio con el concesionario con el mercado extranjero; acuerdo contractual mediante el cual una compaa matriz concede a una pequea compaa o a una persona el derecho de hacer negocios en condiciones especificas, proceso de fabricacin, marca, patente, a cambio de honorarios o regalas.
BENEFICIOS PARA LA EMPRESA El producto o servicio que se ofrece tiene mayor aceptacin por el pblico. Obtiene asistencia gerencial en aspectos tales como: 1. Finanzas 2. Estadsticas 3. Marketing 4. Servicio al cliente Acceso a nuevos capitales Beneficiarse en economas de escala
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IMPLANTACIN Mediante esta tcnica podra abrirse pas a un mercado global teniendo en cuenta los estudios del mercado de localizacin de lo operacional a lo promocional de la calidad de las ventas que realizaran teniendo estndares de franquiciado.
3.3.3 JUST IN TIME Esta herramienta es la encargada de proveer la cantidad de materiales en cada fase del proceso productivo y una vez terminado ,al cliente ,en la cantidades requeridas y en el momento solicitado ; es una filosofa industrial de eliminacin de todo el desperdicio del proceso productivo adems se incluye al proceso desde las compras hasta la distribucin
BENEFICIOS PERMITIR Eliminacin de desperdicios Disminuir el tiempo de espera en cada fase de produccin Reducir el tiempo destinado a los inventarios Aumentar la productividad de las operaciones directas e indirectas Colocarse en una mejor posicin en el mercado tanto nacional como internacional Reducir los inventarios excesivos
IMPLANTACIN En esta tcnica de se debe contar un estricto control de calidad para obtener un resultado exitoso en el empleo del JIT, adems se debe implementar un programa adecuado de mantenimiento preventivo para disminuir las fallas y el deterioro de los efectos positivos en su aplicacin mediante la bsqueda de la simplicidad. De tal
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manera que se podran reducir los costos de inventarios excesivos como se menciono en los beneficios que esta herramienta menciona
3.3.4 BENCHMARKING Este es un proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejoras prcticas; con el propsito de las mejoras organizacionales
IMPLANTACIN La empresa debera hacer en primer lugar observar o medir cada una de los aspectos que tiene al momento de realizar una recopilacin de informacin teniendo en cuenta los productos y servicios, la calidad, productividad, tiempo que permitiran obtener resultados y el xito de la empresa
ASPECTOS QUE SE PUEDEN OBSERVAR O MEDIR PARA SER OBJETO DE BENCHMARKING PROUCTOS Y SERVICIOS: Se determinan las caractersticas y claves de distribucin
CALIDAD: Desarrollo de recursos humanos, dentro de este aspecto el BENCHMARKING llega a hacer ms importante para diferenciar las formas que sistemas de calidad que la competencia utiliza desde el punto de vista la calidad percibida por los clientes; determinando la relacin con el cliente y la satisfaccin del mismo.
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PRODUCTIVIDAD: Expresado en mayor volumen de costos y gastos basada en la busque da de la excelencia en las reas que controlan los recursos que entran y la productividad que generen estos ;los cuales pueden ser costos o capital para la empresa
TIEMPO: Direccin de la industria recalcada al estudio del tiempo al igual de la calidad lo que va a simbolizar la direccin de desarrollo administrativo en lo que lleva la empresa el tiempo en el mercado ; lo que permitirn el desarrollo de programas enfocados en el tiempo que han demostrado un xito espectacular
3.3.5 MENTORING En el sentido empresarial es una relacin entre el mentor y su pupilo; el cual el mentor ofrecer sus conocimientos y experiencias frente a las dificultades que atraviese el pupilo
IMPLANTACIN Se deber considerar como mentee a todos los empleados de bajo nivel y para ello se darn charlas de capacitacin de ventas y servicios con el fin de subir sus niveles de ventas
3.3.6 KAISEN
Es el mejoramiento continuo y es equivalente a la filosofa difundida ampliamente entre las empresas japonesas; enfocado en los procesos en lugar de los resultados
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IMPLANTACIN Esta tcnica se debe aplicar en todas las reas de la empresa ya que su implantacin debe ser continua es decir secuencial. La mejor manera de aplicar Kaisen en la empresa es enfocndolo al proceso de ventas.
3.3.7 LAS 5 S DE KAISEN SEIRI: Clasificar Verificar los elementos verdaderamente necesarios y los verdaderamente innecesarios en el trabajo en el trabajo y eliminar los ltimos. IMPLANTACIN Para implantar clasificar en la empresa se debe clasificar toda la documentacin que en verdad sea necesaria y la que no implique mayor importancia deber ser desechada para que se pueda tener ms comodidad y rapidez en el trabajo. SIETON: Organizar Las cosas deben mantenerse en orden de manera que estn listas para ser utilizadas cuando se necesiten. Cada artculo debe tener una ubicacin, un nombre y un volumen (cantidad) designado (especificado claramente). El objetivo bsico es mantener el orden de las cosas. Cada cosa en su lugar. IMPLANTACIN Todo en toda la compaa debe estar en perfecto orden ya que de lo contrario no se podr acceder rpidamente a lo que se requiere y esto ocasionara malestar entre empleados y peor aun en los clientes. SEISO: Limpieza
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Mantener limpio todo el lugar de trabajo. Entre las acciones a realizar se incluyen: limpieza de todo lo que se use, aseo despus de cada uso. IMPLANTACIN Se debe usar esta tcnica por razones de salubridad y comodidad entre el personal a mas de que implica un nivel de calidad y respeto hacia los clientes. Es fundamental la aplicacin de esta tcnica se deber contratar a personal capacitado en el servicio de limpieza. SEISHOO SEIDO: Coordinar y estandarizar Trabajar en equipo y lograr la unificacin a travs de normas. IMPLANTACIN Se logra mediante la aplicacin de todos en las acciones para mejorar la satisfaccin de clientes internos y externos, es decir, aplicando las estrategias pero sin olvidarse que se debe trabajar en equipo y entrelazados. SHITSUKE: Disciplina y autodisciplina Formar el hbito de comprometerse en las 5 s mediante el establecimiento de estndares y seguir los procedimientos en el lugar de trabajo. IMPLANTACIN En la aplicacin de esta tcnica cada empleado debe mantener como hbito y
costumbre normal, la puesta en prctica de los procedimientos correctos. Entra las acciones a realizar se cuentan: disciplinarse para respetar y seguir las normas, comprensin total y adquisicin del hbito, aprender haciendo, predicar con el ejemplo, compresin de los objetivos, espritu de equipo, facilitar las condiciones para que cada empleado ponga en prctica lo aprendido.
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4.1OBJETIVOS: Crear un flujo comercial en las instalaciones de la compaa que se encuentra ubicado en el barrio Estacin del ferrocarril. 4.1.2 RESPONSABLE: El gerente de la compaa ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS. Ingeniera de tcnicas de administracin 4.1.3 ALCANCE: Los potenciales comprobadores que se encuentran en la ciudad de Riobamba 4.1.4 FUNCIONAMIENTO: Los productos y servicios sern ofertados en las instalaciones con valores agregados , es decir descuentos que nos permitan generar ventas a corto plazo y las mismas que servirn para obtener publicidad gratuita , siempre y cuando las referencias de nuestros clientes sean positivas GRAFICO # 3 GRFICA DE LA DISTRIBUCIN DIRECTA
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CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1CONCLUSIONES
1. De acuerdo a la investigacin realizaba se llego la conclusin de que la empresa no tiene bien claro la estructurada de las tcnicas de administracin el cual podra ocasionar una gran confusin al momento de aplicarlas
2. En base a la investigacin realizada se determino que el nivel de satisfaccin de los clientes de la empresa es medio , y cusan principalmente al servicio tcnico en la manera en la que se atienden a los clientes y los costos que se cobran por su servicio.
3. Una observacin que en su gran mayora realizaron los encuestados fue que la Empresa debera contar con un local ms amplio y mejor distribuido, claro que esta consta de 2 pisos pero el espacio es muy reducido y cabe destacar que el espacio fsico utilizado por contabilidad es el ms pequeo.
4. Finalmente se determino que la empresa requiere de manera urgente la aplicacin de este proyecto , ya que no cuentan con la aplicacin de tcnicas que son muy importantes y de gran ayuda en la gestin empresarial.
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5.2 RECOMENDACIONES
1. Capacitar y actualizar los conocimientos terico y prcticos del personal administrativo de la compaa y empleados en general para que posean una idea ms clara de lo que se tratan las tcnicas ya usadas y que se comiencen aplicar.
2. Se deber incluir al personal de servicio tcnico en capacitaciones de servicio al cliente. Se deber tambin bajar los costos en la medida de lo posible o sacar promociones en las que aumente la demanda de clientes y dinero para la compaa.
3. Se sugiere que la empresa contrate o adquiera un local ms amplio que ofrezca comodidades, tanto del cliente como a los trabajadores, que defina de mejor manera su lugar de trabajo y sus funciones. Se recomienda tambin mientras tanto reducir el espacio fsico de la gerencia para poder aumentar el rea fsica del departamento de contabilidad ya que por su misma naturaleza para esta rea se requiere de un espacio amplio y cmodo.
4. Se deber implementar urgentemente este proyecto para que la empresa despus de 12 anos pueda crecer y ser reconocida fuera de la ciudad de Riobamba.
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RESUMEN Se diseo un Plan de implantacin de Tcnicas Modernas de Administracin en ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS &
SISTEMAS CIA. LTDA., en la ciudad de Riobamba, que busca una mejor y mas rpida gestin administrativa. Se realizo una investigacin, para la cual se efectuaron varios procesos que se resumen: primero realizamos la segmentacin de de las tcnicas modernas de Administracin que son aplicadas en la empresa y las tcnicas que se les ha recomendado: posteriormente aplicamos una encuesta efectiva a ser aplicada a los potenciales clientes. El plan elaborado, determina los pasos que deber seguir la compaa para dar a conocer todos los productos y servicios que oferta aplicando tcnicas que no solo van a ir dirigidas al sector administrativo sino a todo el personal, ejecutando las siguientes estrategias: buscar convenios con instituciones pblicas y privadas, distribucin directa a travs de promociones; y, estrategias de posicionamiento por atributos de los productos y servicios ofertados en relacin a la competencia. Una vez ejecutadas todas las estrategias planteadas la compaa lograra captar una cartera de cliente s mas amplia e ingresar a un mercado en el cual proveer continuamente de equipos y suministros a instituciones que demanda de estos productos y servicios durante todo el ano comercial, Podemos decir que la compaa goza de reconocimiento local de algunos de sus productos pero no de todos por lo cual es necesaria la ampliacin del presente proyecto.
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BIBLIOGRAFA
HERRERA E. Luis, MEDINA F. Arnoldo, NARANJO L. Galo Tutora de la Investigacin, Ecuador, Ambato, 2008
BERRY, R, L y NAVARRO (1994). Introduccin a la investigacin de Mercado. Mxico. Tercera Edicin, MC Graw Hill.
CHIAVENATO, I (1995) Introduccin a la teora general de la Administracin. Editorial Mc Graw Hill. Colombia.
http://www.microsoft.com/spain/empresas/default.mspx
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ANEXOS
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PRESIDENTE
GERENTE
COMERCIALIZACIN
SERVICIO TCNICO
SISTEMAS INFORMTICOS
CONTABILIDAD
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Estimado cliente: ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA.TLDA. Tiene la necesidad de estudiar el entorno competitivo en el cual se desenvuelve para lograr una ptima labor y conocer las nuevas oportunidades de mercado y el nivel de satisfaccin de sus clientes. La informacin que Ud. nos brinde a continuacin no le compromete con nuestra empresa, a menos que, desde este momento, usted desee contactarnos mediante el investigador. Para nosotros ser de muy alta estima su colaboracin, respondiendo lo ms sinceramente posible cada una de las preguntas que se relacionan a continuacin GRACIAS Empresa a la que Ud. representa __________________________________________ (Marque con una X la respuesta correcta) 1.- Conoce usted los productos y servicios que oferta nuestra empresa?
____S ____En alguna medida ____No
2.- Su empresa ha adquirido algn equipo de computacin o suministros (cartuchos de tinta, cds, etc.) a travs de otra empresa que no sea ENTER SYSTEMS
____S ____ No
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3.- Cul (es) de los productos y servicios siguientes a adquirido su empresa a travs de ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA.TLDA? PRODUCTOS Equipos de computacin, SERVICIOS Mantenimiento de equipos de
suministros y componentes
Fabricacin electrnicos,
de
equipos de
implantacin
equipos de radio comunicacin, telecomunicacin. Dispositivos (teclados, escner, monitores, proyectores, o mouse. cmaras perifricos micrfono, digitales, parlantes, impresoras, Cd, Capacitacin tcnica a travs de seminarios, simposios cursos, en charlas, y de
sistemas
comunicacin.
4.- Se siente Ud. Satisfecho por el producto o servicio adquirido en ENTER SYSTEMS LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA.TLDA?
____S ____En alguna medida ____No
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5.-
Cul
de
los
productos
servicios
de
ENTER
SYSTEMS
LATINOAMERICANA DE COMPUTADORAS & SISTEMAS CIA.TLDA; Piensa Ud. que necesita su empresa? PRODUCTOS Equipos de computacin, SERVICIOS Mantenimiento computacin y de sus equipos de
suministros y componentes
respectivos
sistemas y componentes Fabricacin de equipos electrnicos, implantacin de equipos de radio comunicacin, telecomunicacin. Dispositivos o perifricos (teclados, mouse. micrfono, escner, cmaras digitales, monitores, parlantes, Capacitacin tcnica a travs de seminarios, simposios cursos, en charlas, y de Desarrollo de aplicaciones parar los sistemas de computacin.
sistemas
comunicacin.
Implantacin
de
servicios
de
6.- Tiene su empresa alguna necesidad informtica que no pueda ser cubierta con los productos anteriores? ____Si ____Es posible ____No 7.- Puede Ud. describirnos su (s) necesidad (es) de manera breve?
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____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Sepa que estamos a su entera disposicin en: AV. DANIEL LEN BORJA 22-11 Y LAVALLE
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