Project 2007

Project
2007
www.compuclub.edu.co
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Miembro de:
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WHITNEY
INTERNATIONAL UNIVERSITY SYSTEM

INSTITUCION UNIVERSITARIA
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En Convenio con:
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TABLA DE CONTENIDO
MICROSOFT PROJECT 2007 Captulo 1
Fundamentos de Gerencia de Proyectos ..................................................5 Antecedentes Histricos ........................................................................5 Gerencia de Proyectos...........................................................................6 PERT...................................................................................................6 Mtodo del Camino Crtico .....................................................................7 Ruta Crtica..........................................................................................7 Mtodos para determinar el camino crtico ...............................................8 Mtodos para estimar duracin de las tareas..........................................10 Grficos de Gantt ...............................................................................11 Definicin de Proyecto.........................................................................12 Diferencia entre Administrar un Proyecto y la Administracin General .......13 Alcance del Proyecto ...........................................................................14 Tipos de Proyectos..............................................................................15 El tringulo del proyecto......................................................................19 Fases del Proyecto ..............................................................................21 Lo nuevo en Project 2007 ....................................................................22 Metodologa para formular un proyecto en Project 2007 ..........................24 Dependencias entre tareas ..................................................................30 Tipos de recursos ...............................................................................32 Entorno de trabajo de MS Project 2007 .................................................35 Informacin del Proyecto .....................................................................39
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Captulo 2
Creacin de la Programacin ................................................................41 Calendarios........................................................................................41 Relacin entre calendarios ...................................................................42 Configurar El Calendario ......................................................................43 Configurar Calendario Laboral ..............................................................45 Insertar Tareas ..................................................................................46 Proyecto............................................................................................46 Creacin de un manual de procedimientos en una organizacin. ...............46 Duracin de las Tareas ........................................................................50 Tiempo en las Tareas ..........................................................................50
Tipos de Tareas ..................................................................................51 Tareas Repetitivas ..............................................................................51 Tareas de Duracin Transcurrida...........................................................52 Delimitacin en las Tareas ...................................................................52 Fecha Lmite ......................................................................................54 Comenzar y finalizar tareas a tiempo ....................................................55 Fijar duracin de una tarea ..................................................................56
Captulo 3
Organizacin de la Programacin ..........................................................57 Descripcin y Administracin del Diagrama de GANTT .............................57 Editar estilos de barras ........................................................................59 Documentar Tareas (Notas) .................................................................61 Insertar objeto en las notas de una tarea ..............................................61 Administracin de tablas en el diagrama de Gantt...................................62 Acceder a la tabla del diagrama de Gantt ...............................................63 Visualizacin de la tabla de costo ..........................................................64 Uso de las tareas ................................................................................65 Visualizacin del uso de las tareas ........................................................65 Detalles y estilos del uso de las tareas...................................................67 Acceder a la tabla costo .......................................................................67 Visualizacin de la tabla trabajo............................................................69 Visualizacin de la tabla programacin ..................................................69 Establecer lnea base...........................................................................70 Visualizacin de la lnea base ...............................................................72 Variaciones usando la lnea base...........................................................73
Captulo 4
Administrar Recurso Humano y Equipamiento del Proyecto ......................75 Visualizacin de la hoja de recursos ......................................................75 Crear Recursos ...................................................................................76 Crear Calendarios de los recursos .........................................................77 Definir costos de los recursos ...............................................................79 Definir tabla de costos.........................................................................80 Asignar Recursos ................................................................................83 Administracin de tablas de recursos.....................................................85 Tabla de trabajo en hoja de recursos.....................................................86 Grfico de los recursos ........................................................................87 Detalles del grfico de los recursos .......................................................89 Resolver sobreasignaciones..................................................................92 Uso de los recursos .............................................................................96 Detalles y estilos del uso de los recursos ...............................................97
Captulo 5
Modificar Ambiente de Trabajo .............................................................99 Documentar tareas (notas) ..................................................................99 Zoom y escala temporal .................................................................... 100 Zoom Personalizado.......................................................................... 102 Estilos y Diseo de Barras ................................................................. 102 Asistente para Diagramas de Gantt..................................................... 104 Herramientas para Dibujo.................................................................. 107 Escala Temporal ............................................................................... 108 Formato en diagramas de Gantt ......................................................... 110 Filtrar Informacin ............................................................................ 112 Insertar Campos............................................................................... 115 Definir Titulo de Campos ................................................................... 116 Informes ......................................................................................... 116 Tipos de informes ............................................................................ 116 Modificar un informe ......................................................................... 118 Vista preliminar de un informe ........................................................... 118 Agrupar Tareas ................................................................................ 119 Organizador ..................................................................................... 121 Estructura de descomposicin del trabajo (EDT) ................................... 122 Laboratorio 1 ................................................................................... 123 Laboratorio 2 ................................................................................... 124 Laboratorio 3 ................................................................................... 125
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CAPTULO 1
Fundamentos de Gerencia de Proyectos
Antecedentes Histricos
Project 2007 Management Institute El Instituto de Gerencia de Proyectos o PMI por sus siglas en ingles, es una asociacin sin fines de lucro, lder en el rea de la Gerencia de Proyectos, dedicada al progreso del estado del arte y al fomento de la aplicacin efectiva de la ciencia y la prctica de la Gerencia de Proyectos. Fundada en 1969 en Pennsilvania, Estados Unidos de Norteamrica. PMBOK El Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos (Project 2007 Management Body of Knowledge) es un trmino que describe la suma de conocimientos dentro de la profesin de la gerencia de proyectos. El cuerpo de conocimientos incluye prcticas tradicionales comprobadas, as como, prcticas innovadoras y avanzadas, incluye material publicado y sin publicar. Intenta ser una gran fuente de informacin, reflejo de todas las obras exitosas que pueden ocurrir en la gerencia de proyectos.
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Gerencia de Proyectos La gestin de proyectos es un trabajo reconocido desde los aos 50 y que a medida que se vuelven complejas las tareas dentro de las empresas recobra mayor peso, importancia y protagonismo. La figura el jefe de proyecto o administrador del proyecto o director de proyecto, tambin llamado "Project 2007 leader" es vital hoy en da en la mayora de las medianas y grandes empresas. Un proyecto siempre tiene una duracin y un trabajo a realizar, pero, una planificacin y anlisis previos son fundamentales, dado que el xito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontneo. Por lo tanto, lo primero y ms importante es planificar: Crear un plan de proyecto. Un proyecto utiliza un conjunto de recursos de diferentes naturalezas que son utilizados para la consecucin de una serie de tareas debidamente enlazadas, concatenadas y/o quizs solapadas en el tiempo. Al final, se obtienen los objetivos fruto del proyecto. El objetivo final de todo proyecto es un producto terminal obtenido, nico y de calidad. En resumen, existen tareas a realizar y para realizar esas tareas se utilizan distintos recursos que posibilitan su ejecucin. Efectuadas las tareas, el objetivo del proyecto es el fin a alcanzar con mayor o menor desviacin respecto a lo planificado inicialmente.
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PERT La tcnica PERT fue desarrollada durante los aos 1958-1959 como un mtodo para planificar y controlar el desarrollo del complejo programa Polaris Flete Ballistic Missile para el Special Project 2007s Office U.S. Navy (abreviadamente, Proyecto de Misiles Polaris).1 El PERT fue proyectado para la planificacin y programacin de actividades en la fase de desarrollo de un nuevo producto y programar recursos para cumplir una tarea determinada con limitaciones de tiempo. Esta tcnica da medios para minimizar esperas, interrupciones y conflictos y acelerar la terminacin por medio de la coordinacin y sincronizacin de las diversas partes de la tarea general. Segn Maynard 2 "el PERT fue el primer sistema
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Management Institute, The Project. Project Management Books.[en lnea]. Maynard, H. B. Manual de Ingeniera y Organizacin Industrial. Partes III. S/A S/E.
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que intento tratar con la programacin de incertidumbres de una manera relativamente sofisticada". La herramienta analtica bsica y fundamental del PERT es la red. La red PERT es un diagrama de flujo que representa grficamente las secuencias y las interrelaciones de unas actividades y sucesos seleccionados que deben ser completados para alcanzar los objetivos establecidos. Un suceso se define como un punto concreto y distinguible en el tiempo, que coincide con el comienzo o final de una tarea o actividad especfica. El suceso se representa como un crculo, aunque algunos utilicen otras figuras geomtricas, su objetivo es representar el momento en que una actividad es comenzada o terminada. Una actividad siempre tiene un suceso predecesor y uno sucesor y representan un tiempo de trabajo y espera. Esta tcnica puede ser aplicada a casi cualquier proyecto en el que se requiera una planificacin lgica. Mtodo del Camino Crtico
La tcnica de redes ms ampliamente aplicada, despus del PERT, es el mtodo del camino crtico (Critical Path Meted - CPM). Maynard afirma que el CPM es utilizado cuando las estimaciones de tiempos y costos pueden ser obtenidas con relativamente alto grado de certidumbre. La red CPM, es reflejada comnmente como un diagrama de flechas, los sucesos como vrtices, y las actividades como tareas (flechas). Tanto las estimaciones de tiempo, como las de costos, normales y mnimos, son obtenidas para cada actividad en una red o grfico CPM. La diferencia esencial entre ests dos tcnicas consiste, que en el PERT los tiempos de las actividades se calculan sobre una base probabilstica, mientras que en el CPM, se utilizan tiempos basados en la experiencia. Aunque en la actualidad se han ido introduciendo modificaciones e innovaciones que han dado origen a variantes de ellos, que en su esencia no difieren. Ambas tcnicas estn orientadas en la determinacin de un programa de tiempo, consisten en 3 fases: Planeacin, Programacin y Control.
Ruta Crtica
Una ruta crtica, es la serie de tareas que deben completarse segn la programacin para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crtica es una tarea crtica. Se puede definir tambin
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como la serie de tareas (o incluso una sola tarea) que determina la fecha de fin del proyecto. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duracin, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea. La ruta crtica determina el tiempo mximo que debe durar la ejecucin del proyecto, las actividades que conforman su cadena secuencia y se caracterizan, porque cualquier atraso en alguna de ellas incide en un atraso idntico en la duracin total del proyecto, ya que en sus eventos no hay ningn margen de demora. La duracin de la ruta crtica, determina la duracin del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento terminal, en la ruta crtica directamente impacta la fecha de trmino planeada del proyecto. Un proyecto puede tener varias rutas crticas paralelas. Una ruta paralela adicional, a travs de la red, con las duraciones totales menos cortas que la ruta crtica, es llamada una sub-ruta crtica. El mtodo de la ruta crtica fue inventado por la Corporation DuPont y es comnmente abreviado como CPM por las siglas en ingls de: Critical Path Method. Mtodos para determinar el camino crtico
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Mtodo de la Ruta Crtica (CPM). Es una tcnica de anlisis de red, usada para predecir la duracin del proyecto, al analizar qu secuencia de actividades (qu ruta) tiene la menor cantidad de flexibilidad de programacin (la menor cantidad de flotacin). Actividad crtica: Son aquellas en que sus tres holguras son cero, no tienen ningn tiempo disponible. Si una actividad se retrasa repercute sobre todas. Camino crtico: Es aquel que condiciona la duracin final del proyecto. La representacin de las actividades del camino crtico se realiza con una doble lnea.
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Todas las actividades del camino crtico tienen sus tres holguras iguales a cero, es decir son actividades crticas. El camino crtico tiene que empezar en el suceso inicial y acabar en el suceso final sin interrupciones. Cualquier retraso que se produzca en una actividad crtica va a repercutir en la duracin del proyecto. Cmo se encuentra la ruta crtica? Para cada actividad se calcularn 4 tiempos. Se denotarn:
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LS LF
Tiempo de inicio temprano: Es el tiempo ms temprano posible para iniciar una actividad ES = EF lo ms alto de la(s) actividad(es) anterior(es) Tiempo de terminacin temprano: Es el tiempo de inicio temprano ms el tiempo para completar la actividad EF = ES lo ms temprano de la actividad, ms la duracin de la actividad. El ES y el EF se calculan recorriendo la red de izquierda a derecha. Tiempo de terminacin ms lejana: Es el tiempo ms tardo en que se puede completar la actividad sin afectar la duracin total del proyecto. LF = LS lo ms bajo de la(s) actividad(es) prxima(s) Tiempo de inicio ms lejano: Es el tiempo de terminacin ms lejano de la actividad anterior, menos la duracin de la actividad.
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LS = LF lo ms temprano de la actividad menos la duracin de la actividad. Para calcular LF y LS la red se recorre de derecha a izquierda. Despus de calculados los cuatro tiempos de cada actividad, se calculan las holguras. La holgura es el tiempo que se puede atrasar una actividad, sin afectar la duracin total del proyecto. H = LF EF
4 2 0 0 0 0 0 0 0 4 4 4 5 6 7 H=1 H=0 7 4 4 7 7 H=0 7 5 12 12 12 12 12 12 0 H=0
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H=0
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Fin
La ruta crtica se encuentra como aquella ruta para la cual todas sus actividades tienen holgura igual a cero. Generalmente se marca en la red la ruta crtica. En este caso es la ruta: Inicio A C E Fin. Mtodos para estimar duracin de las tareas La duracin de las tareas, es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalizacin.
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5 H=7
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La duracin de las tareas queda marcada establecida aplicando alguno de estos factores: La Historia: Consiste en establecer una consultora sobre similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos histricos. Cmo se hicieron?, cunto duraron sus tareas?. La Participacin: Consiste en contar con personas que tengan experiencia en proyectos idnticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias. La Intuicin: Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares caractersticas. La Indeterminacin: Hacer una estimacin, a veces no basada en nada concreto. Adems de lo comentado, para calcular la duracin de una tarea, podemos utilizar las tres duraciones siguientes:
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- La duracin optimista (Do). - La duracin pesimista (Dp). - La duracin esperada (De).
Para calcular la duracin media, se puede aplicar la siguiente frmula: Duracin media (Dm) = (Do + Dp + 4 * De) / 6 <duracin optimista + duracin pesimista + cuatro veces la duracin estimada dividido entre 6.>
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Grficos de Gantt
Este fue desarrollado por Henry L.Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de grficos de tiempos, ya que son fciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificacin y la evaluacin del avance de los proyectos. Desarrollo cronolgico de la gerencia de proyectos En 1.917 Henry L. Gantt desarrolla un sistema de representacin grfica donde se plasman las tareas o actividades a realizar frente a una escala de tiempo.
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En 1.950 las empresas buscaban expertos capaces de coordinar las tareas y relacionarlas. En 1.957 Surge el CPM (Critical Path Method) o mtodo de ruta crtica que permite calcular la duracin de un proyecto en virtud de las tareas que lo componen y su encadenamiento y/o simultaneidad (que varias tareas se pueden desarrollar al tiempo o bien una cuando acabe la anterior...). Ese mismo ao, el gobierno americano crea el diagrama de Pert (Program Evaluation and Review Technique) que relaciona las tareas. En 1.958, se demuestra la relacin entre el diagrama de Pert y del CPM y bajo esta relacin, se establece que cualquier modificacin en la duracin en una tarea situada, la ruta crtica repercute en la modificacin de la fecha de terminacin del proyecto.
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Definicin de Proyecto
La definicin general ms aceptada de un proyecto es: Un esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico.
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Esfuerzo significa que para su consecucin se implican una serie de recursos (de personal, de equipamiento, de materiales) que son los encargados de llevar a buen puerto el proyecto. Los recursos mencionados se engloban en los recursos de carcter de trabajo y/o recursos materiales. Temporal, significa que tiene una clara delimitacin determinada por el tiempo, es decir, un comienzo y un fin especfico. Un nico producto y/o servicio pues cada proyecto es diferente de cualquier otro. Un proyecto puede ser definido tambin como un conjunto definido de tareas que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto. La anterior definicin puede ser complementada por las siguientes, referentes al mbito de proyectos: Gestin de Proyectos: La gestin de proyectos es la rama de la ciencia de la administracin que trata de la planificacin, programacin y el control de proyectos. Gerencia de Proyectos: Es la planificacin, programacin y control de las actividades del proyecto para lograr el rendimiento y el costo en el tiempo planeado. Lograr objetivos a travs de las fases del proyecto. Diferencia entre Administrar un Proyecto y la Administracin General Trabajo Procesos Repetitivos. No existe un claro comienzo y fin. Entregas realizadas a la medida del trabajo. Todos en el equipo ejecutan tareas similares. Permite Predecir. Proyecto nico en su clase. Procesos Temporales. Existe un claro comienzo y fin. Entregas realizadas una a la vez. Requiere un equipo multidisciplinario. Mayor complejidad al predecir.
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Alcance del Proyecto

Declaracin del Propsito Declaracin del Problema Declaracin de la Misin
Formulacin del Proyecto
Cul es el Problema a Solucionar?

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Hacia quien Est dirigido el Proyecto?
Alcance: Es la suma de productos y servicios que sern provistos por el proyecto. Planeacin del Alcance: Es el desarrollo de una declaracin escrita del alcance que incluye la justificacin del proyecto, las entregas principales, y los objetivos del proyecto. El alcance del proyecto puede incluir los siguientes aspectos: Declaracin del Propsito: Se estructura con base en preguntas que resuelven inquietudes claves para la formulacin del proyecto. Declaracin del Problema: Responde a la pregunta: Cul es el problema que el proyecto soluciona qu oportunidad puede el proyecto explotar? Declaracin de la Misin: Responde a la pregunta: Hacia quin o quines est dirigido el proyecto y qu tiempos se utilizarn? Objetivos del Proyecto: Responde al cuestionamiento: Cmo se lograr cumplir con el propsito de su proyecto y qu criterio de xito (costo, mbito, tiempo) se desea garantizar en el mismo? El alcance del proyecto se define en algunos casos, como todo aquello que incluye y NO incluye el mismo, haciendo referencia a documentos,
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contratos, informes u otros recursos que soportan el desarrollo del proyecto.
Tipos de Proyectos
Proyectos de Inversin Dependientes: Se presentan cuando un proyecto no se puede llevar a cabo sin que otro se realice. Ejemplo: La construccin de un sistema de aire para un centro de capacitacin, depende totalmente de que ste ltimo se construya no. Independientes: Se presenta cuando varios proyectos se pueden realizar sin que los resultados de los otros las decisiones con respecto a ellos, se alteren. La aceptacin de propuestas de investigacin ante una entidad del Sector Pblico. Mutuamente Excluyentes: Cuando dentro de un grupo de proyectos se lleva a cabo uno de ellos y este hecho hace que los otros no puedan realizarse. Ejemplo: Las diferentes propuestas para la construccin de un puente en un mismo sitio. En los proyectos de inversin, la clasificacin de los proyectos est directamente relacionada con el grado en que el flujo de caja de un proyecto, se afecte al emprender otro.
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Proyectos Industriales
Esta es la causa principal para pases en vas de desarrollo. El hecho de poder producir localmente un bien que se importa, y por tanto el ahorro de divisas para el pas, es un aliciente poderoso para que los gobiernos fomenten la concrecin de proyectos industriales. La industria metalmecnica, de produccin de maquinarias para diversos usos, sea para transformacin del acero, minerales disponibles localmente, maquinaria para el rubro agropecuario, etc. son ejemplos tpicos de esta aplicacin. La tendencia de la produccin de este tipo de bienes no solamente es sustituir importaciones, sino tambin generar exportaciones.
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Cabe destacar que este tipo de industrias tienen un efecto multiplicador, ya que obligan no solo a la capacitacin del personal en todos los niveles, sino tambin, porque promocionan el desarrollo de industrias subsidiarias. Proyectos de Desarrollo Global Un ejemplo tpico es la dotacin de agua potable para la poblacin junto con el uso del agua en riego y generacin de energa elctrica, permitiendo la formacin de un polo de desarrollo, mediante la generacin de electricidad y su futuro aprovechamiento para uso industrial y domstico. Proyectos de Estudios de Mercado ste suele ser el origen de gran cantidad de proyectos, principalmente en el sector empresarial. El estudio de mercado puede detectar y cuantificar la necesidad de producir un determinado bien o servicio requerido, implicando por ejemplo, que si se detecta una posible lnea de exportacin de un cierto producto a un ritmo constante, probablemente ser factible implementar la infraestructura necesaria para produccin, almacenamiento y transporte del bien a producir. Proyectos de aprovechamiento de las riquezas naturales A este tipo, pertenecen las explotaciones hidrocarburos, adems de la industria turstica.
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mineras,
maderera,
Este tipo de aprovechamiento, puede consistir en la explotacin y refinacin de los recursos naturales, como tambin, el aprovechamiento de los recursos naturales sin transformacin de ningn tipo, slo con la adecuacin de la infraestructura necesaria para la creacin de bienestar mediante el turismo. Proyectos sectoriales Son aquellos proyectos destinados a promover determinadas reas, como: Energa, Vas, Telecomunicaciones.
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Proyectos de Investigacin Se entiende como Proyecto de Investigacin, el planteamiento concreto de un problema con respecto a un rea de estudio, fenmeno o disciplina, en torno al cual se formulan preguntas o hiptesis inscritos en lneas de investigacin institucionales y se define la manera, tiempo, mtodos y tcnicas para su resolucin, a partir del estado de la cuestin y de un marco terico y conceptual determinado. Todo proyecto debe garantizar, al mismo tiempo, una poblacin de impacto y mecanismos de socializacin para sus resultados. El producto final puede presentarse en cualquier tipo de instrumento medio de difusin acadmica. Por ejemplo: libro, artculo, trabajo de arte, video, composicin musical, Cd Rom, dispositivo electrnico informtico. La unidad bsica del proceso investigativo es el proyecto. Es un planteamiento concreto de uno o varios interrogantes vlidos, an no resueltos, en algn campo de investigacin cientfica. Es una propuesta sistemtica de pasos a seguir en un orden lgico, metodolgico, tcnico y administrativo con el fin de contrastar, en distintos niveles, las posibles respuestas que se han formulado de antemano como solucin. Proyectos de Construccin
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La industria de la construccin: Son todas aquellas empresas que participan en la construccin de algunas de las siguientes obras: construccin habitacional, no habitacional, comercial, industrial. El sector de la construccin: Abarca a toda persona natural jurdica, que participa de algn modo en la construccin de un proyecto de la industria, ingeniero, constructor etc. La funcin principal de administracin de un proyecto de construccin es darle forma fsica a una inversin, entre sus funciones estn: las de fijacin de objetivos, maximizacin de recursos, control y direccin. Un proyecto de construccin se racionaliza al desarrollar el control de tiempos y optimizar los mtodos de control de calidad. En un plan de construccin son aspectos relevantes la secuencia, los tiempos y los rendimientos.
Proyectos Educativos Otro tipo de proyectos que normalmente no son tomados en cuenta, porque los indicadores financieros aparentemente no son positivos, son los proyectos de educacin, ya sea por la implementacin de la infraestructura necesaria por el requerimiento de recursos por la prestacin de este tipo de servicios. Se debe definir para estos, entre otros, los siguientes puntos: 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Grupo Objetivo a Capacitar. Perfil de los docentes, capacitadores instructores. Material Impreso (Manuales, Cartillas, Memorias) Recursos Digitales (CD, DVD) Infraestructura Fsica (Salas, Auditorios) Recursos Pedaggicos (Acetatos, Computadores, Internet, Video Beam, Audios, Videos, etc.) Tiempos y Horarios de Trabajo. Temas y/o contenidos de la capacitacin. Medios y/o canales por los cuales difundir el entrenamiento. Comunicacin y Promocin de los Eventos de Capacitacin. Apoyos Publicitarios.
Proyectos de Desarrollo y/o Implementacin de Software Es el Proceso de gestin para la creacin de un Sistema o software, la cual encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimacin. En el principio el costo del Software constitua un pequeo porcentaje del costo total de los sistemas basados en Computadoras. Hoy en da, el Software es el elemento ms caro de la mayora de los sistemas informticos. Un gran error en la estimacin del costo en un proyecto de desarrollo de software, puede ser lo que marque la diferencia entre beneficios y prdidas, la estimacin del costo y del esfuerzo del software nunca ser una ciencia exacta, son demasiadas las variables: humanas, tcnicas, de entorno, polticas, que pueden afectar el costo final del software y el esfuerzo aplicado para desarrollarlo.
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El tringulo del proyecto

Existen 3 factores fundamentales que intervienen en todo proyecto: - El Tiempo o duracin del proyecto. - El Costo econmico del proyecto. - El mbito en el que se desarrolla el proyecto.
Tiempo: Es la delimitacin mas conocida Hitos o puntos intermedios.
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mbito: Trabajo requerido para realizar y conseguir el objetivo del Proyecto
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Costo: No solo es econmico.
Puede ser Humano De equipamiento De Material De instalaciones
FACTORES DE EXITO
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Seguramente el factor ms conocido por las personas participantes en un proyecto, es el del tiempo. Podrn no conocer el costo financiero. Podrn no conocer qu recursos (que tambin integran los costos, porque al final tambin se traducen en gastos) se utilizan en dicho proyecto. Pero lo que si se suele saber, es para cundo el proyecto debe estar concluido. El tiempo, es por lo tanto, la delimitacin ms conocida. Todo proyecto est sujeto al tiempo, a una duracin. La mayora de los proyectos tienen una fecha lmite para la cual el proyecto deber estar concluido. Adems, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir.
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El costo, no solo es econmico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento (un computador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar...), de instalaciones (alquiler de un estudio, de una sala de reuniones...). Pero estos costos, al final y en definitiva se traducen en presupuesto econmico. Para todos los proyectos, el costo supone una delimitacin restrictiva. Solamente algunos proyectos no estarn sujetos a un presupuesto. El mbito del proyecto, tambin llamado alcance, es el trabajo requerido para realizarlo y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distinta es el mbito del producto (mbito de proyecto frente a mbito de producto) que es el conjunto de caractersticas, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado.
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Fases del Proyecto
Iniciacin { Definicin y Alcance { Identificar Puntos de Riesgo Crticos { Crear Equipo de Trabajo { Definir Reglas y Normas Planeacin { Programar Tareas { Definir Recursos { Asignaciones Implementacin { Ejecutar Plan { Monitorear Progreso { Realizar Acciones Correctivas { Reportar Progreso Cierre { Cerrar Usuarios Finales { Cerrar Operaciones { Reportar Resultados
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Project 2007 colabora en crear los listados preliminares de tareas o hitos
Project 2007 permite realizar estas actividades a travs de diagramas, tablas y vistas. Project 2007 permite realizar estas actividades por medio de filtros, agrupamientos e informes prediseados
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Project 2007 permite desarrollar estas actividades por medio de informes y tablas exportables a Excel y otras aplicaciones de Office.
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Lo nuevo en Project 2007

Plantillas de Project 2007 adicionales. Asistente para calendarios. Simplificar el proceso de configuracin de los calendarios de proyectos y de los cambios en los perodos laborables. Administrar los perodos no laborables. Las vacaciones con nombre y la opcin de establecer semanas laborales alternativas permite a los usuarios controlar y comprender los perodos en que los recursos pueden trabajar.
Cambiar resaltado.
Cuando se efectan cambios en un proyecto, todas las tareas y recursos afectados se resaltan. Vea claramente el modo en que los cambios afectan a las fechas de las tareas sucesoras, los costos de resumen y mucho ms. Anulacin de nivel mltiple.
Invertir la serie de cambios ms recientes, es decir, deshacer y rehacer cambios en vistas, datos y opciones. Esta funcionalidad tambin permite deshacer acciones o conjuntos de acciones de macros o aplicaciones de otros fabricantes. Presentar los datos del proyecto en el formato adecuado e imprimir formularios personalizados. Informes visuales en Excel. Utilizar Excel para producir grficos basados en los datos de Office Project 2007. Analizar las diferentes dimensiones del proyecto con las vistas y las tablas dinmicas. Informes visuales en Visio Professional.
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Generar diagramas de estructura de descomposicin del trabajo (EDT) o de recursos en Office Visio Professional. Con los diagramas basados en datos, los usuarios pueden mostrar barras de progreso, marcar tareas importantes o crear diagramas personalizados que coincidan con las necesidades del proyecto. Plantillas de informe. Office Project 2007 ofrece plantillas de informe para Office Visio y Office Excel para ayudar a los usuarios a analizar la disponibilidad de los recursos, entender el progreso y los costos del proyecto, y realizar otras tareas. Los usuarios pueden personalizar estos informes o crear sus propias plantillas en Office Visio y Office Excel para compartirlos con otros usuarios de Office Project 2007. Cubo OLAP de escritorio. Crear informes personalizados o archivar valores de Project 2007 con datos exportados de Office Project 2007 en una base de datos de Microsoft Office Access y cubos OLAP (Online Analytical Processing, procesamiento analtico en lnea). Se generan seis cubos: Tarea con fases temporales, Tarea sin fases temporales, Recurso con fases temporales, Recurso sin fases temporales, Asignacin con fases temporales y Asignacin sin fases temporales. Resaltado de fondo de celda.
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Resaltar fechas, costos o tareas importantes cambiando el color de fondo de las celdas en la parte de tabla de la vista. Seguir con facilidad las interdependencias de tareas y recursos. Diagramas de Gantt, calendarios y hojas de tareas. Presente los datos de Project 2007 en vistas verstiles. Panel Controladores de tareas. Muestra los requisitos previos y las restricciones de recursos que afectan a la fecha de inicio de la tarea seleccionada. El usuario puede hacer clic en dichos controladores para obtener acceso a informacin relevante.
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Acceso rpido a la informacin que necesita y seguimiento y anlisis de proyectos eficaz. Recursos de costo. Ayuda a permitir a los usuarios definir costos fijos con fases temporales de varios nombres en una tarea. Estos costos se pueden agrupar y elaborar informes sobre ellos como parte de un tipo de costo. Admite la integracin de Office Project 2007 con sistemas de contabilidad. Seguimiento del presupuesto. Definir un presupuesto a alto nivel (un programa o proyecto), de forma que el jefe de proyecto pueda asignar fondos y realizar un seguimiento de los costos, del trabajo y de los materiales sobre el presupuesto.
Metodologa para formular un proyecto en Project 2007

Se sugiere la siguiente metodologa de 7 pasos para crear un proyecto usando Microsoft Project 2007: 1. Definir tiempos, horarios y tipo de tarea: Se debe determinar antes de la entrada de datos, cul va a ser el horario de trabajo de los recursos, cmo se medirn las duraciones de las tareas, qu tipo de calendario se va a usar en los proyectos y el tipo de tarea a usar dentro de los mismos. Lo cual se explicar ms profundamente, en los captulos posteriores.
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2. Definir la lista de tareas e hitos: Consiste en acotar los trabajos a realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habr que definirlas como algo concreto y no como algo general. Tendrn una descripcin razonable (ni demasiado general ni demasiado especfica).
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Ejemplo:
Crear manual de procedimientos (Tarea Principal) Fase de Investigacin (Tarea Secundaria) Realizar entrevistas con los funcionarios (Tarea de Tercer Nivel) Se puede tambin realizar previamente la lista de hitos, es decir, tener una planeacin previa de las tareas importantes y/o decisivas del proyecto y posteriormente desarrollar las secundarias en forma detallada. Ejemplo: Proyecto Comercial Lista de Hitos (Puntos de Decisin en el Proyecto) Presentar Proyeccin de Ventas. Aprobacin de la Proyeccin de Ventas. Entrega de Informe de Resultados. Reunin con Junta de Socios.
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LE
Proyecto completo, adicionando las tareas en forma detallada: Grupo de tareas detalladas (1,2,3) 1. Desarrollo de Estrategias Comerciales. 2. Desarrollo de Estrategia de Precios. 3. Desarrollar Estudio de Mercado y Competencia. Presentar Proyeccin de Ventas Grupo de tareas detalladas (4,5,6) 4. Realizar correcciones al plan de ventas. 5. Analizar Estudio de Mercado. 6. Definir grupo objetivo del producto(s) a vender. Aprobacin de la Proyeccin de Ventas Grupo de tareas detalladas (7,8,9) 7. Entregar equipo de ventas en las estrategias comerciales 8. Aplicar estrategia de ventas trimestral. 9. Aplicar controles y revisar metas de ventas. Entrega de Informe de Resultados Reunin con Junta de Socios Estimar la duracin de cada tarea: La duracin de una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalizacin. De la duracin de las tareas, se derivar la duracin del proyecto. Existen duraciones que pueden verse modificadas, es decir, que la fecha de finalizacin de una tarea puede verse alterada. A esa alteracin en la duracin y calendario de las tareas (fecha de comienzo y/o finalizacin de la tarea) se le denomina demora. Cuando la fecha de comienzo de una tarea se pospone respecto a la prevista, se dice que existe un retraso, de lo contrario un adelanto; lo cual se denomina: Posposicin de la Tarea. 3. Agrupar tareas: Definir tareas para un proyecto puede resultar algo complejo, por ello deben organizarse en fases o grupos de tareas relacionadas. Para Project 2007, estas fases se definen como las tareas de resumen (conjunto de tareas y subtareas). Despus de registrarlas, se debe definir cules son subtareas, y en ese momento, la tarea anterior se convierte en tarea de resumen. Se trata entonces, de jerarquizar las tareas estableciendo cuales de estas son de nivel principal, cuales de nivel secundario y cuales de tercer nivel en adelante. Se utiliza para esto la estructura de descomposicin de
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AR
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Project 2007
trabajo EDT, (WBS en ingls), la cual es una estructura jerrquica que se utiliza para organizar tareas con el objetivo de generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos y trabajo de las actividades del proyecto. Se puede seguir la clsica metodologa: Top to Botom y/o Botom to Top. Top to Botom: Se establece primero las tareas principales o de primer orden y luego se definen las secundarias. Esta tcnica es usada cuando se desconoce el detalle del proyecto. Ejemplo: DISEO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. 2. 3. 4. 5. Fase Fase Fase Fase Fase de de de de de investigacin. anlisis. diseo. edicin. impresin y publicacin.
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Botom to Top: Se definen primero las tareas de segundo o tercer nivel y luego se les agrupa dentro la tarea de resumen o principal. Lo anterior aplica cuando se tiene un completo conocimiento sobre el detalle del proyecto pero no se tienen establecidos los grupos de las mismas. Ejemplo: DISEO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LE AG UA BO RR AB
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Diseo de los instrumentos de investigacin. Realizar las Encuestas. Realizar Entrevistas con los funcionarios. Desarrollar Observacin Directa. Organizar Informacin. Procedimientos para Agrupar Tareas.
Pertenecen a la Fase de Investigacin
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Para organizar la estructura de descomposicin del trabajo, tenga en cuenta los siguientes puntos: Si se agrupan muchas tareas en un mismo nivel su manejo ser complejo. Si se necesita un grupo grande de tareas por nivel, entonces, crear subgrupos de cada uno de los niveles. Su un grupo de tareas no suma ni siquiera un da de trabajo, se recomienda documentar dicho nivel. Siga la regla 8/80: Si una tarea es menor que 8 horas mayor que 80, debe ser ajustada o revaluada. Si su proyecto es sui generis, entonces NO siga los anteriores puntos. 4. Vincular tareas: Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, deben tener una relacin. MS Project 2007 establece cuatro posibles tipos de vnculos entre las tareas: FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual comienza. La tarea predecesora debe completarse al 100% para iniciar la sucesora.
RR AB LE AG UA BO
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Project 2007
Ejemplo: Se debe finalizar el estudio de mercado, para definir estrategias comerciales acordes a dicho estudio.
Estudio de Mercado Definir Estrategias Comerciales
COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual. Las actividades pueden iniciar al mismo tiempo, aunque no se finalicen al mismo tiempo. Ejemplo: En la implementacin de una red computacional, se pueden realizar dos actividades en forma simultnea antes de conectar todos los equipos, tal como se detalla a continuacin.
Instalacin de Software en Servidores
Instalacin de Software en Estaciones de Trabajo
FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual. Las actividades se deben finalizar al mismo tiempo. Ejemplo: En un proyecto de construccin los permisos son actividades crticas. Antes de iniciar trabajos sobre el terreno se deben garantizar los permisos necesarios:
AB LE
Asegurar el permiso de construccin
Asegurar el permiso de instalacin elctrica
COMIENZO A FIN (CF): Cuando comienza una tarea, finaliza la actual. Se aplica en procesos de auditoria en donde se inicia una tarea por el final. No es una tarea muy usada.
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Ejemplo: Se aplica una auditoria contable en una organizacin en donde se revisan los saldos o estados financieros finales y se recorren los datos hacia su inicio u origen, como retrocediendo en el tiempo.
Elaboracin de los Estados Financieros
Revisin Fiscal
Dependencias entre tareas

M AR CA DE
Posposicin de tareas: Es posible establecer tiempos de atraso o de adelanto en la ejecucin de tareas. Por ejemplo, si una tarea se puede iniciar cuando su predecesora est en la mitad, se puede crear una dependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposicin de un 50%. Esto representara un atraso de la tarea con respecto a la fecha de inicio de su predecesora. Se presenta una ilustracin a continuacin:
AG UA BO RR AB LE
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Project 2007
Encuestas Telefnicas
50%
Encuestas en el punto de Ventas
El tiempo de adelanto se llama Posposicin negativa, y consiste en hacer una tarea en un lapso de tiempo anterior al de su predecesora. Por ejemplo si una tarea se puede realizar un da antes de la fecha de inicio de su predecesora se puede crear una dependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposicin de 1 da (en forma negativa).
1 da
Encuestas Telefnicas
Optimizar la estructura: Para optimizar la estructura del proyecto, es preciso determinar y modificar los mrgenes de demora de las tareas: Margen de demora: Perodo de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas a la fecha de fin del proyecto. Un margen de demora negativo indica que no existe suficiente tiempo programado para la tarea y est causado normalmente por las fechas de delimitacin. Demora permisible: Es el perodo de tiempo que se puede posponer una tarea, sin que suponga un retraso para otra tarea. Margen de demora total: Es el perodo de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de fin del proyecto. La demora total puede ser positiva o negativa. Si el margen de demora total es un nmero positivo, indicar la cantidad de tiempo que la tarea se puede retrasar, sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si el margen de demora total es un nmero negativo, indicar la cantidad de tiempo que se debe ahorrar para que no se retrase la fecha de fin del proyecto.
RR AB LE
M
Encuestas en el punto de Ventas
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Retraso: Espacio de tiempo entre el comienzo programado de una tarea y el momento en que realmente se debera comenzar a trabajar en la tarea. Suele utilizarse para resolver casos de sobreasignacin de recursos. 5. Definir los recursos
En un proyecto, los recursos permiten la ejecucin completa de las tareas. Por ello, se debe tener en cuenta dos aspectos importantes que son disponibilidad y costo. La disponibilidad hace que el recurso pueda ser utilizado en la realizacin de la tarea y el costo es la cantidad que se debe pagar por utilizar este recurso, ya que la mayora de proyectos complejos estn regidos por estos dos factores. Es importante definir y asignar recursos en un proyecto, ya que ellos permiten lo siguiente: 9 Garantizar el grado de responsabilidad en la ejecucin de una tarea, disminuyendo el riesgo de olvidarla. 9 Realizar seguimiento del trabajo que realizan las personas, las mquinas, medir el material utilizado, etc. 9 Lograr una programacin ms precisa en cuanto a fechas se refiere. 9 Controlar si existe sobreasignacin de recursos. 9 Visualizar fcilmente el tiempo y el costo de los recursos.
CA DE AG UA BO RR AB LE
M AR
Tipos de recursos
Recursos de trabajo: Son personas, maquinaria y/o equipos, que se necesitan para poder ejecutar una tarea. Estos recursos por lo tanto, se configuran indicando la cantidad de tiempo o capacidad mxima que el recurso dedicar al proyecto en trminos de porcentaje. Por ejemplo, tiempo completo 100%, medio tiempo 50%.
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Project 2007
Si los recursos corresponden a personas se pueden definir de varias formas: Por el nombre completo. Ejemplo: Jos Surez. (cuando se usa el usuario de red). Por el cargo. Ejemplo: Gerente General. Por el rol a desempear en el proyecto. Ejemplo: Desarrollador de Aplicaciones. De forma genrica. Ejemplo: Analista. Esto con el objetivo de poder ser reemplazado por cualquier persona dentro de la organizacin en caso de ausencia del recurso. Recursos materiales: Son artculos, materia prima, en general productos consumibles tambin denominados insumos, que son usados para ejecutar tareas. Al configurar materiales, se especifica el nombre y las unidades en las que se trabajar. Por ejemplo; metros, toneladas, cajas, etc. Aunque Project 2007 no es un software desarrollado para administrar inventarios, puede realizar un control del consumo de los insumos en proporcin directa a la ejecucin del proyecto.
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6. Asignar recursos
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Asignar es vincular un recurso a una tarea para que se responsabilice de su ejecucin. De esta manera se responde a la pregunta: Quin hace qu?. Project 2007 no exige que las tareas deban tener asociado un recurso, el proyecto se podra manejar slo con las tareas; pero al realizar estas asignaciones, se pueden visualizar entre otros aspectos, los siguientes: 9 Nmero de personas que trabajan en las tareas, su costo y horas de trabajo. 9 Cantidad de recursos disponibles para la ejecucin de las tareas. 9 Localizar los recursos que estn sobreasignados. 9 Visualizar el avance de los recursos en la ejecucin de las tareas. Se pueden hacer las asignaciones de los recursos a las tareas y cambiarlos en el momento en que se necesite. Un recurso se puede asignar a varias tareas pero si ste se sobreasigna, es decir, se excede su tiempo de disposicin, Project 2007 coloca en color rojo el nombre del recurso. En este paso se deben definir los costos de los recursos tanto de trabajo como de material, pues de esto dependen los informes de presupuesto, flujo de caja y dems reportes financieros del proyecto.
BO RR AB LE AR CA DE AG UA M
7. Establecer lnea base
Es conveniente, una vez realizados todos los pasos anteriores establecer la lnea base, con el objetivo de establecer un plan previsto el cual pueda ser comparado con un segundo previsto o con una ejecucin real. Al realizar esta comparacin se podrn revisar todas las variaciones posibles entre lo que se plane originalmente y lo que realmente se ejecut. El guardar un plan previsto es necesario tambin, para realizar un monitoreo constante de las tareas y revisar si las mismas fueron ejecutadas de la forma planeada. Ejemplo:
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Project 2007 Tarea Crear manual de procedimientos Fase de Investigacin Realizar entrevistas con los funcionarios Costo Previsto (Lnea Base) $2000.000 $1000.000 $200.000 Costo (Actual) $3000.000 $2000.000 $400.000 Variacin
(-$1000.000) (-$1000.000) (-$200.000)
PLAN EJECUTADO O REAL
LNEA BASE (Plan Previsto)
Entorno de trabajo de MS Project 2007

Para realizar un trabajo eficiente en Project 2007 se deben conocer los elementos por los cuales se administra la informacin y cmo estn organizados en el software, a travs del siguiente diagrama se representa la estructura de Project 2007:
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VISTAS
TABLAS
INFORMES
DIAGRAMA DE GANTT DIAGRAMA DE RED
COSTO
INFORMES VISUALES
TRABAJO INFORMES DEL PROYECTO
USO DE RECURSOS
VARIACIN
OTRAS
OTRAS
INFORMES DE IMAGEN
En el diagrama se puede visualizar la manera como el software est constituido principalmente de Vistas, la cuales contienen Tablas y estas a su vez, contienen informacin, acerca de las variables que definen un proyecto. Ejemplo: Vista: Diagrama de Gantt Tabla: Costo. Lo anterior a su vez puede ser presentado a travs de Informes de los distintos aspectos del proyecto. El procedimiento de visualizacin de datos se presenta de la siguiente manera en el software:
UA BO RR AB M AR CA DE AG
LE
1. Seleccionar el Men Ver y ubicar la Opcin Tabla: Costo
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Project 2007
2. Se visualizan los costos del proyecto
Para entender el proceso de seleccin de vistas del proyecto y poder administrar los distintos aspectos del mismo se deben realizar las siguientes acciones:
UA BO RR AB LE
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1. Seleccionar el Men Ver y ubicar la opcin Tabla: Trabajo
2. Se visualizan las variables de trabajo del proyecto
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La herramienta de informes de Project 2007 le provee al administrador de proyectos un recurso para visualizar y realizar un seguimiento al proyecto. Dichos informes puede ser exportados a Excel o Visio y pueden ser modificados y/o personalizados. Se presenta a continuacin un ejemplo del procedimiento para crear un Informe del Proyecto.
1. Se selecciona el men Informe y dentro de l la opcin Informes
2. Se activa la opcin Informes Visuales con Excel y Visio como aplicaciones del Informe 3. Se debe visualizar qu tipo de Informe se requiere 4. Se debe seleccionar el botn Ver para activar el informe
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Project 2007
Informacin del Proyecto
Despus de realizar la planeacin del proyecto con todo lo que ello implica, se debe crear un archivo para guardar la informacin de las actividades y recursos del proyecto. Cada proyecto comienza en una fecha y finaliza posteriormente, sin embargo, Project 2007 no necesita que se den estos dos datos ya que esto depende del tipo de proyecto que se defina. El programa calcula, segn las tareas y la fecha inicial, la fecha final del proyecto o viceversa. Para dar esta informacin a Project 2007 se debe ir al men Proyecto, Informacin del proyecto.
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5. El informe se presenta con dos opciones: Como Grfica y como Tabla Dinmica
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AB
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Project 2007
CAPTULO 2
Creacin de la Programacin
Calendarios
Los calendarios permiten determinar la forma en que se har la programacin de las tareas y el horario en que trabarn los recursos del proyecto. As mismo se puede determinar mediante estos, los tiempos de receso o descanso que se tendrn durante un da de trabajo. Se sugiere que los calendarios se definan antes de la entrada de datos para garantizar un buen orden en la programacin de las actividades.
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Calendario Base
Son los calendarios predefinidos en el software y que estn disponibles para que el usuario los asigne a los proyectos. Los calendarios base de un proyecto estn dados por un conjunto de das y perodos laborables y no laborables. Reflejan la programacin de trabajo y dan la posibilidad de crear nuevas alternativas que se ajusten a las necesidades del proyecto.
LE BO RR AB
Project 2007 tiene tres calendarios base: Estndar: Tiene una semana y horario laboral estndar, es decir, de lunes a viernes de 9 a 7 p.m. y con dos horas no laborables de 1 a 3 p.m. para almuerzo. Este es utilizado como predeterminado para los calendarios del proyecto, tareas y recursos. 24 Horas: No tiene perodos no laborables. Va de domingo a sbado de 12 a.m. a 12a.m. Turno de noche: Est configurado para: Un turno el lunes en la noche de 11p.m a 12 m.
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AG UA
Tres Turnos de martes a viernes: De 12 a.m. a 3 a.m., De 4 a.m. a 8 p.m., De 11 p.m. a 12 a.m. Dos turnos el sbado: De 12 a.m. a 3 a.m., De 4 a.m. a 8 a.m. Bajo el esquema anterior, se pueden definir los siguientes tipos de calendarios, de acuerdo con el tipo de proyecto: Calendario del proyecto. Calendario de recursos. Calendario de tareas. Calendario del Proyecto Determina la programacin general para todos los recursos del mismo. En l se pueden configurar los das y horas laborables y no laborables de todas las personas que trabajen en el proyecto, adems, das festivos especiales (de la empresa), reuniones o entregas de informes, entre otros.
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Calendario de Recursos
En el calendario del proyecto se presenta la informacin de cada recurso. El calendario de recursos es prcticamente igual al calendario del proyecto, pero permite hacer una programacin ms precisa, ya que se puede personalizar para indicar especficamente situaciones como permisos, vacaciones, incapacidades, programaciones alternas, etc. Project 2007 slo programa recursos cuando ellos estn disponibles.
BO RR AB LE
AG UA
Calendario de Tareas Se basa en los perodos laborales definidos en el calendario del proyecto. Al tener aplicado un calendario de tareas con recursos asignados, la tarea se programa de forma automtica en los perodos laborales comunes de los dos calendarios. El calendario de tareas es til para realizar programaciones fuera de perodos laborales normales.
Relacin entre los calendarios

Project 2007 calcula las duraciones, basado en la configuracin que se le d a los calendarios. As, la programacin refleja las semanas y das de trabajo del proyecto de una manera muy precisa. Tanto el calendario del proyecto como el de recursos, son utilizados para establecer cundo estn
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Project 2007
disponibles los recursos para volverlos a programar en las tareas, y para establecer jornadas de trabajo especiales. Definir calendario 1. Desde el men Proyecto, Informacin del proyecto. 2. En la lnea calendario, hacer clic en el men desplegable y seleccionar el calendario base.
Configurar El Calendario
Desde el men Herramientas, hacer clic en la ventana Cambiar calendario laboral. Seleccionar el desplegable Para Calendario: y ubicar el tipo de calendario a usar. Se encontrar en este men tambin los diferentes calendarios de los recursos para que puedan ser editados. El calendario del proyecto se aplica a todas las tareas y recursos, siempre y cuando, no se haya especificado algo diferente.
BO RR AB LE
Se debe ubicar la pestaa semanas laborales y luego presionar el botn detalles para acceder a editar los horarios de determinados calendarios tal como se muestra en la siguiente ilustracin:
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M AR CA DE AG UA
Se puede adems establecer el nmero de horas en un da, semana, nmero de das en un mes, etc. Para esto, se hace clic al botn Opciones de la ventana.
RR AB LE
M AR CA DE AG UA BO
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Project 2007
Configurar Calendario Laboral
Para crear un calendario nuevo, se debe hacer clic al botn Nuevo de la ventana Cambiar calendario laboral, se debe asignar un nombre y establecer las opciones correspondientes. El nuevo calendario puede estar basado en uno de los calendarios base existentes.
LE
El nuevo calendario se debe aplicar en la asignacin de tareas y recursos dentro de la programacin general, de igual forma como se establecen las especificaciones en un calendario base, definiendo los das laborables, das no laborables, horas diarias, etc.
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Consecuencias en el cambio del calendario Si se va a crear un nuevo calendario o personalizar uno de los calendarios base, es necesario establecer el calendario del proyecto en la ventana Informacin del proyecto, ya que los perodos laborales del calendario afectan a la programacin de todos los recursos. Se puede aplicar un calendario diferente a un grupo de recursos que tenga una caracterstica diferente, por ejemplo; trabajan de noche. Tambin se pueden personalizar perodos laborales para un recurso de manera individual. Si esto se hace, la nueva configuracin anula la que se haba establecido. El calendario o nuevos calendarios creados, slo estarn disponibles para el archivo actual. Esto quiere decir, que al abrir un nuevo proyecto, ste slo tendr los calendarios base.
M
Insertar Tareas
Describen el trabajo que se debe realizar para cumplir con los objetivos del proyecto. Son actividades que tienen un comienzo, una duracin y un fin. Se presenta el siguiente caso para desarrollar la metodologa de creacin y edicin de tareas en Project 2007:
BO RR AB DE AG UA
AR CA
Proyecto Creacin de un organizacin. manual de
procedimientos
LE
en
una
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Project 2007
OBJETIVO: Crear un proyecto que involucre las fases de Investigacin, Anlisis de la Informacin, Diseo e Impresin del Manual. LISTA DE TAREAS: Creacin de un manual de procedimientos en una organizacin 1. Fase de investigacin 1.1. Entrevistas con los funcionarios. 1.2. Observacin Directa de los procedimientos en el sitio de trabajo. 1.3. Revisar Documentacin previa. 2. Anlisis de la informacin 2.1. Organizacin de la Informacin. 2.2. Clasificacin de la Informacin. 2.3. Tabulacin de las Entrevistas. 2.4. Informe de Resultados. 3. Elaboracin del manual 3.1. Digitar Informacin. 3.2. Diseo y Diagramacin del Manual. 3.3. Insertar Grficas y Tablas. 4. Edicin del manual 4.1. Correccin Ortogrfica, Gramtica y de Estilo. 4.2. Correccin del Diseo y Diagramacin. 4.3. Correccin del Contenido del Manual. 4.4. Revisin y Aprobacin de Correcciones. 5. Impresin del manual 5.1. Realizar Pruebas de Impresin. 5.2. Aprobacin de Pruebas. 5.3. Impresin Final del Manual. La anterior lista de tareas se alimenta de la siguiente manera en Project 2007: En la vista del diagrama de Gantt se debe digitar el nombre en la celda correspondiente. De manera automtica Project 2007 mostrar la correspondiente barra de Gantt al frente de la tarea y la duracin por defecto de 1 da. La fecha de comienzo ser la del da presente segn la configuracin regional del sistema operativo.
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Escala Temporal Tabla Entrada
Nombres de Tareas
Barras de Gantt
Para agrupar las tareas se deben tomar todas las actividades pertenecientes a un mismo nivel y aplicarle sangra a dicha seleccin. Esto generar el esquema de descomposicin de las tareas (EDT). Esta actividad se desarrolla de la siguiente manera:
DE AG UA BO RR AB
2. Aplicar sangra a la seleccin.
AR CA LE
1. Seleccionar todas las tareas pertenecientes a la tarea principal o proyecto.
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Project 2007
Una vez agrupado el primer nivel de tareas, se deben tomar los grupos pertenecientes a cada fase o etapa del proyecto y aplicar sangra a la seleccin, como se muestra a continuacin:
1. Seleccionar los Grupos de Tareas de cada Fase
M AR CA DE AG UA
2. Aplicar sangra a la seleccin.
Vincular Tareas: Una vez agrupadas las tareas se deben establecer vnculos entre ellas utilizando la ventana de Informacin de la tarea, que se obtiene seleccionando el Men Proyecto. Este mismo men se puede activar dando doble clic sobre la fila que contiene la tarea o dando un clic derecho y seleccionando la opcin informacin de la tarea.
AB LE
1. Se selecciona el tipo de Vnculo o Relacin
BO RR
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Duracin de las Tareas

Al registrar una tarea, el ID ingresa automticamente. En este caso, el ID es 1 y la duracin de 1 da?. En forma automtica y partiendo de la fecha de inicio del proyecto, las nuevas tareas tienen duracin de 1 da?. Esta duracin se denomina estimada, ya que presenta el signo de interrogacin al final. Cuando se indica el tiempo real, el signo de interrogacin desaparece; para ello, se hace clic en la celda de duracin y se registra el valor que corresponde, luego se debe pulsar <ENTER>.
1. Duracin en Horas y Das
Tiempo en las Tareas
Project 2007 permite especificar automticamente el tiempo de duracin en unidades diferentes, mediante la utilizacin de abreviaturas. Significado Minuto Hora Da Semana Mes Minuto transcurrido Hora transcurrida Da transcurrido Semana transcurrida Mes transcurrido Abreviatura m h d s ms mt ht dt st mst Aparece mins hrs das sems mss minst hrst dast semst mest
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Project 2007
Tipos de Tareas
Cuando se habla de tareas o actividades, se maneja un lenguaje muy amplio ya que cada situacin genera una clasificacin para la actividad. Esto quiere decir que si la tarea que se registra debe realizarse con tres actividades, es una tarea de grupo y las acciones se convierten en subtareas; si la tarea es un suceso especial, entonces se dice que es un hito, y la lista se vuelve extensa. Explicaremos las ms importantes. Tareas comunes o subtareas: Son aquellas actividades concretas o especficas que se desarrollarn para cumplir una tarea, por ejemplo, una tarea de entrenamiento se lleva a cabo cumpliendo las tareas, instalacin de equipos, instalacin de software, capacitacin y prctica. Las subtareas son llamadas tambin tareas comunes. Tareas de resumen: Son tareas que especifican una actividad de un modo general, pero que estn compuestas de subtareas. Para realizar esta clasificacin se utilizan los botones de la barra de herramientas Formatos, Aplicar anular sangra. Su funcin es aumentar o disminuir un nivel de esquema. Al definir una tarea como tarea de resumen, aparece al lado izquierdo un botn que permite ocultar o mostrar las subtareas.
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Tareas Repetitivas
Son las que se presentan de forma comn a lo largo de un proyecto; estas tareas pueden ser en tiempos regulares o irregulares, para el caso de tiempos regulares se catalogan como repetitivas. Para definir las tareas repetitivas se utiliza una caja de dilogo que permite registrar una sola vez el nombre de la tarea y generar el listado de las veces que se desea repetir la accin; por ejemplo, en un proyecto se deben entregar informes cada semana, esto es una tarea repetitiva. Se realiza el siguiente procedimiento para insertar tareas repetitivas.
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Tareas de Duracin Transcurrida

Son tareas que se ejecutan en tiempo seguido independientemente del calendario; por ejemplo; una tarea que tiene una duracin de 4 das, inicia el jueves y termina el domingo. El calendario que se maneja no incluye el domingo como da laboral, pero la tarea no se puede parar, debe ejecutarse completamente. Esto se debe especificar en la ventana Informacin de la tarea.
UA BO RR AB LE DE AG
Delimitacin en las Tareas

Como se explic anteriormente, al hacer registro de tareas, Project 2007 asigna automticamente la duracin 1dia?, y la fecha inicial de la tarea se convierte en la fecha de inicio del proyecto. Al ingresar la duracin real o estimada de la tarea y la fecha de inicio de la misma, Project 2007 calcula la fecha final de acuerdo con el calendario que se est utilizando. Si se modifica la fecha final, se recalcular la duracin. Sin embargo, puede ocurrir que haya delimitacin en cuanto a la asignacin de la duracin de las tareas, esto es, una restriccin que crea el usuario o el programa en la fecha de inicio o en la fecha del fin de una tarea.
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Project 2007
Los tipos de delimitaciones que se manejan son:

Delimitacin Descripcin La tarea se programa para que comience en la fecha ms temprana, teniendo en cuenta los parmetros de la programacin. La tarea se programa para que comience en la fecha ms tarda, teniendo en cuenta los parmetros de la programacin. La tarea puede finalizar en una fecha igual o posterior a la que se program, ya que indica la fecha ms tarda en que puede finalizar la tarea. La tarea puede comenzar en una fecha igual o anterior a la que se program, ya que indica la fecha ms tarda en que la tarea puede comenzar. Efecto en la programacin Flexible
LAP Lo antes posible
LMTP Lo ms tarde posible
Flexible
NFDD No finalizar despus del
Moderado
CND No comenzar despus del
Puede ocurrir que cuando se agrega una tarea nueva dentro del proyecto, el programa de forma automtica coloca la delimitacin LAP, si ste se ha programado a partir de la fecha de inicio. Si por el contrario, el proyecto est programado a partir de la fecha final, la delimitacin que se asigna es LMTP. Las delimitaciones que vinculan una tarea a una fecha, se llaman Inflexibles. Estas son: Debe finalizar el. Debe comenzar el. No finalizar antes del. No finalizar despus del. No comenzar antes del. No comenzar despus del. Project 2007 realiza clculos de la programacin del proyecto, cuando se registran las tareas con sus duraciones y vnculos. El programa tiene en cuenta las delimitaciones para la redistribucin de los recursos, de manera
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Moderado
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que stas se deben utilizar cuando sea estrictamente necesario. Utilizar una delimitacin Inflexible, hace que una tarea comience en una fecha exacta. De igual forma, delimitar una tarea que depende de otra, puede generar resultados no deseados. Al registrar una tarea especificando la fecha de inicio y despus la fecha de fin, se define una delimitacin: No comenzar antes del. Si por el contrario, se define la fecha de fin y despus la de comienzo, se define una delimitacin No finalizar despus del. Se debe: 1. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Establecer Tipo de delimitacin.
Fecha Lmite
Si se desea tener flexibilidad en la programacin, pero se desea tambin definir fechas de inicio y fin de tareas, se puede definir una Fecha lmite. Estas fechas no delimitan la tarea ni afectan las delimitaciones si las tienen. Cuando se hace actualizacin de la programacin, se mostrar un indicador para aquella tarea que se desplace ms all de su fecha lmite.
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Project 2007
Para establecer una fecha lmite se debe: 1. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Establecer Fecha lmite.
Comenzar y finalizar tareas a tiempo

Project 2007 brinda varias opciones para garantizar que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. Algunas son: En tareas vinculadas, es mejor especificar las duraciones y dejar que el programa calcule las fechas de comienzo y fin, as se pierde la posibilidad de que las delimitaciones afecten la programacin. Utilizar calendarios de tareas para definir excepciones en tareas individuales. Definir fechas lmite para tareas. As, cuando se hace la actualizacin de la programacin, se mostrar el indicador de la tarea que se ha extendido ms all de su fecha lmite. Utilizar el mtodo de delimitacin de tareas, solamente cuando sea necesario, ya que eso disminuye la capacidad para reprogramar tareas.
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Fijar duracin de una tarea

Cuando se asigna ms de un recurso a una tarea, automticamente se disminuye la duracin de la misma cuando est activa la opcin Condicionada por el esfuerzo, en la ventana de Informacin de la tarea. Si se quiere cambiar la intensidad de trabajo en la tarea se debe desactivar la opcin: 1. 2. 3. 4. Ubicarse en la lnea de la tarea. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. Hacer clic en la ficha Avanzado. Desactivar la opcin Condicionada por el esfuerzo.
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Project 2007
CAPTULO 3
Organizacin de la Programacin
Descripcin y Administracin del Diagrama de GANTT
Vista dividida en dos, en donde parte de una vista contiene las actividades del proyecto cada tarea est representada al frente por una barra horizontal que puede ser medida contra la escala temporal.
Escala Temporal
Lista de Actividades
El diagrama de Gantt es en consecuencia una visin grfica de las actividades o tareas de un proyecto, en funcin del tiempo. Con los diagramas de Gantt los usuarios pueden: Generar un proyecto con sus tareas y duraciones. Relacionar las tareas. Asignar recursos y personal a las tareas. Hacer seguimiento del progreso del proyecto. Visualizar las fechas de comienzo y fin de las tareas.
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Barras de Tareas
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La vista del diagrama de Gantt se puede personalizar para cambiar la informacin, aplicar formatos, cambiar unidades de tiempo, ver o cambiar los perodos no laborales y su aspecto, resaltar con color y trama las barras de una situacin especfica, agregar dibujos o etiquetas, resumir fechas en la barra de resumen de tareas, combinar la vista con el fin de ver informacin de las tareas, etc. La mayora de elementos en Project 2007 soportan men contextual, esto quiere decir que al hacer clic derecho sobre ellos, se muestra un men relacionado con el elemento, lo cual permitir ejecutar una accin de forma directa. Una manera sencilla de cambiar el formato del diagrama de Gantt es aplicando un clic derecho al lado derecho del diagrama o parte grfica y luego escoger la opcin: estilos de barra. En este men se debe escoger el tipo de icono a editar sea este, Tarea, Divisin, Progreso, Hito, etc. Despus se debe seleccionar el formato de la barra a usar.
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Tipo de Icono a Editar
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Formato a Usar
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Project 2007
Editar estilos de barras

Para cambiar las caractersticas de las Barras de Tareas, seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic derecho, o doble clic, sobre el rea grfica del Diagrama de Gantt. 2. Se activa el cuadro de dilogo correspondiente a los estilos de barra. 3. En l se visualizan las reas donde es posible ubicar texto en las barras de tareas, seleccionar: Derecha y en ella escoger del selector de flecha la opcin % Completado.
Clic derecho y acceder a Estilos de Barra

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Escoger el cono tarea de Resumen Seleccionar la opcin derecha en la pestaa texto Cambiar el valor actual por la opcin % completado
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El diagrama de Gantt permite tambin revisar aspectos importantes del proyecto tales como: Costos, Trabajo, Fechas, Holguras, etc., usando las tablas correspondientes para esto, segn se muestra en la siguiente ilustracin:
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Project 2007
Documentar Tareas (Notas)
Insertar objeto en las notas de una tarea

Una vez se ha establecido una nota sobre una tarea, se puede documentar de mejor forma, si a sta se le agrega un archivo que ilustre el
Seleccionar la pestaa Notas
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procedimiento a realizar. Dicho documento puede ser de cualquier tipo: grfico o datos y quedar incrustado junto con la nota. Seguir los siguientes pasos para insertar un objeto a una nota: 1. En la seccin de botones de la Ficha notas, ubicar el ltimo de estos, denominado: Insertar Objeto y hacer clic en l. Aparecer un cuadro de dilogo como el de la siguiente ilustracin:
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2. En el cuadro de dilogo, Insertar Objeto, marcar la opcin: Crear desde archivo. 3. Hacer clic en el botn examinar y ubicar el archivo que se desea insertar a la nota. 4. Una vez seleccionado el documento, hacer clic en la casilla vincular para que el documento quede actualizado al hacerse cambios sobre l.
Administracin de tablas en el diagrama de Gantt

Llevar acabo el siguiente procedimiento para administrar tabla en Project 2007:
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Project 2007
1. Seleccionar el men ver. 2. Escoger la opcin tabla. 3. Seleccionar la tabla requerida. Ejemplo: Costo Revisar las siguientes imgenes las cuales ilustran el procedimiento a seguir.
Acceder a la tabla del diagrama de Gantt

Muestra las tablas que se pueden aplicar al diagrama de Gantt. Si se desea se puede acceder a Ms tablas, para visualizar ms opciones.
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Visualizacin de la tabla de costo
Visualizacin de la tabla trabajo: Muestra la informacin con respecto al trabajo del proyecto. (nmero de horas de los recursos involucrados en las tareas)
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Project 2007
Visualizacin de la tabla programacin: En la tabla programacin se puede visualizar el margen de demora permisible y margen de demora total.
Uso de las tareas
Uso de tareas, muestra las tareas y los recursos que ellas tienen asignados; es til para asignar y definir perfiles de recursos. Visualizacin del uso de las tareas
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Permite ver las tareas del proyecto en relacin con el recurso asignado y las variables: trabajo, duracin y fechas de comienzo y de fin.
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Una de las actividades ms frecuentes del gerente de proyectos es visualizar la relacin entre las tareas y sus correspondientes recursos. Para dicho efecto, se puede recurrir a las tablas de Usos: Usos de Tareas y Uso de Recursos. La primera responde a la pregunta: La tarea quien la hace? Y la segunda vista responde a la pregunta: Quin hace la tarea? El Uso de tareas visualiza el proyecto desde la perspectiva de la actividad. Las variables que se visualizan en el Uso de Tareas, estn predefinidas en el software, pero se pueden ampliar agregando otras de la siguiente manera: 1. Seleccionar el men Formato. Ubicar dentro de l, la opcin Estilos de Detalle. 2. De la columna de la izquierda seleccionar la variable que se desea visualizar. 3. Hacer clic en el botn del centro del cuadro de dilogo denominado Mostrar. El tem seleccionado se ubicar en la seccin derecha. 4. Repetir el procedimiento anterior hasta tener todas las variables requeridas en la seccin derecha. 5. Seleccionar cada una de las variables y elegir de la parte inferior del panel, el color de fondo de celda que se requiera para cada tem.
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Project 2007
Detalles y estilos del uso de las tareas
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Acceder a la tabla costo
Microsoft Project 2007, permite visualizar todos los aspectos relevantes de un proyecto entre estos estn los costos del mismo. Para acceder, realizar los siguientes pasos:
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1. Seleccionar el men Ver y en l la opcin Tabla. 2. Hacer clic sobre la palabra Costo.
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3. Se visualizarn en esta tabla los campos: Costo Fijo, Costo Total. Previsto, Variacin, Real y Restante. Tal como se muestra en la siguiente ilustracin:
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Project 2007
Visualizacin de la tabla trabajo

Para acceder a la tabla trabajo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el men Ver y en l la opcin Tabla. 2. Hacer clic sobre la palabra Trabajo. 3. Se visualizarn en esta tabla los campos: Trabajo, Previsto, Variacin, Real, Restante y % de Trabajo Completado. Para la buena aplicacin de esta tabla se debe entender el concepto de Trabajo; el cual consiste en determinar el nmero de horas totales de trabajo, de todos los recursos, involucrados en una tarea. Lo anterior se puede entender mejor con el siguiente ejemplo: Una tarea tiene una duracin de 3 das. En ella estn involucrados 3 recursos que trabajan 8 horas cada uno. El trabajo total de la tarea ser 72 horas; ya que se debe multiplicar el total de horas de los recursos (8 X 3 = 24) por el nmero de das de la tarea que son 3, entonces: 24 X 3 = 72
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Visualizacin de la tabla programacin

Para acceder a la tabla trabajo, seguir los siguientes pasos:
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1. Seleccionar el men Ver y en l la opcin Tabla. 2. Hacer clic sobre la palabra Programacin. 3. Se visualizarn en esta tabla los campos: Comienzo, Fin, Lmite de Comienzo, Lmite de Fin, Demora Permisible, Margen de Demora Total. Para la buena aplicacin de esta tabla se debe entender el concepto de Demora Permisible y Margen de Demora Total. Demora Permisible: Es el espacio de tiempo que se tiene para afectar una tarea sucesora. Margen de Demora Total: Es el espacio de tiempo que se tiene para afectar la fecha final del proyecto.
En la tabla programacin se puede visualizar el margen de demora y margen de demora total
Establecer lnea base

Para crear un plan previsto del proyecto, se debe establecer una lnea base en la cual se registran los datos iniciales del mismo y se puede realizar un comparativo entre la programacin prevista y programacin actual o si se requiere, contra la ejecucin real. Dicha lnea base no solo mostrar los datos en forma grfica sino que alimentar las bases de datos de cada una
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Project 2007
de las variables del proyecto como son: Costos, Horas de Trabajo, Duracin de las Tareas entre otras. Como ejemplo de la aplicacin de esta herramienta se pueden establecer comparativos de la siguiente manera: Costo Previsto vs Costo Actual. Trabajo Previsto vs Trabajo Real. Duracin Prevista vs Duracin Actual. Siga el siguiente procedimiento para establecer una lnea base del proyecto: 1. En el men herramientas, seleccionar la opcin seguimiento y dentro de ella, elegir Establecer Lnea de Base.
2. En el cuadro de dilogo se debe elegir entre las 11 lneas bases disponibles. Se debe escoger tambin si la lnea base cubrir todo el proyecto o solo ciertas tareas seleccionadas.
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3. En el men ver, seleccionar la Vista Gantt de Seguimiento y observar en la parte grfica una lnea gris correspondiente a la lnea base. Esta lnea permanecer inmvil ante cualquier modificacin en el proyecto.
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Visualizacin de la lnea base
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1. Una vez establecida la lnea base, se pueden realizar variaciones al proyecto y revisarlas observando el desplazamiento que se realiza en la ruta del proyecto con respecto a la lnea base. La vista usada para esto es el Gantt de seguimiento. Variaciones usando la lnea base
Se puede revisar cada cambio en cuanto a los datos registrados en la base de datos del programa. Si se requiere se pueden realizar comparaciones entre datos de la siguiente manera: 1. Seleccionar el diagrama Gantt de Seguimiento. 2. Se utilizar para el ejemplo una comparacin entre el costo actual y el costo previsto. En el men Ver, seleccionar la tabla Costo. 3. Ubicar la tarea de la fila 3 y en ella digitar una duracin de 9 das. 4. Revisar la columna variacin y se observar una variacin entre el costo previsto y el costo actual.
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CAPTULO 4
Administrar Recurso Humano y Equipamiento del Proyecto
Visualizacin de la hoja de recursos
1. Indicadores: Muestra todos los anuncios o alertas que son importantes para el usuario del software. 2. Nombre de los Recursos (Identificacin del Recurso por Nombre, Cargo o Rol dentro del Proyecto). 3. Tipo (Trabajo/Material). 4. Etiqueta de Material (Unidad de Medida de los Recursos Materiales del Proyecto, Ejemplo: Kilos, Resmas, Metros, etc.). 5. Iniciales del Recurso (Forma de Identificar los recursos. Si llegasen a tener la misma Inicial, Project 2007 los duplicar, en este caso es mejor identificarlos con una inicial compuesta o diferente. 6. Grupo Ms Project provee una manera de agrupar los recursos. Usar la columna grupo, para calificar cada uno de los recursos, segn el rea, seccin, departamento etc, al que est vinculado dicho recurso. Ejemplo: rea jurdica, Mercadeo, Calidad, etc. 7. Capacidad Mxima: Se refiere al nmero total de horas que el recurso puede estar disponible para ejecutar las tareas del proyecto. Esta capacidad se definir a partir del horario de trabajo que se cree en el calendario del proyecto.
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8. Tasa Estndar: Valor a pagar por: Hora, Da, Semana, Mes para los Recursos de Trabajo. Para los recursos de Tipo Material, este valor se asigna por unidad de recurso. 9. Tasa Horas Extra: El campo Tasa de horas extra, muestra el valor del pago para el trabajo de horas extra, es decir, fuera de las horas laborables normales del recurso asignado. 10. Costo/Uso: Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Se suma cada vez que una unidad de un recurso de trabajo se asigna a una tarea. No vara segn la cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso de tipo Material, el Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez, independientemente del nmero de unidades. 11. Acumular: Mtodo como se acumulan los costos sean estos: Comienzo, Prorrateo, Fin. a. Comienzo: El pago se debe realizar al iniciar el proyecto. b. Prorrateo: El pago se debe realizar durante la ejecucin del proyecto. c. Fin: El pago se debe realizar al finalizar el proyecto. 12. Calendario Base: Es el calendario definido para cada uno de los recursos, si no se asigna alguno, el software aplicar el horario Estndar. 13. Cdigo: Se puede definir un cdigo a cada uno de los recursos con el fin de evitar posibles confusiones entre recursos similares. Se usa tambin con el objetivo de definir posibles informes, filtros y/o grupos que requieran de dicho tem.
Crear recursos
Se deben seguir los siguientes pasos para crear recursos: 1. Definir el nombre del recurso: a. Puede ser el nombre especfico de la persona. Ejemplo: Jos Surez. b. Se puede establecer como el rol dentro del proyecto. Ejemplo: Lder 1. c. El cargo dentro de la empresa. Ejemplo: Gerente de Recursos Humanos. d. Material. Ejemplo: Papel, Cemento, Toner de Tinta.
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e. Equipo o Maquinaria. Ejemplo: Computador, Retroexcavadora.
2. Escoger el tipo de Recurso: Trabajo o Material. a. Trabajo: Todos aquellos recursos que ejecutan o participan en al menos una tarea dentro del proyecto. Estos son: Recursos Humanos, Maquinaria y Equipo. b. Insumos que se irn agotando en la medida que avanza el proyecto. Ejemplo: Cemento, Ladrillo, Toner de Tinta. 3. Definir una etiqueta para el material: Es la unidad de medida para los recursos de tipo material. Ejemplo: Resmas=Papel, Litros=Agua, Bultos=Cemento. 4. Definir un grupo o unidad de trabajo a la cual pertenece el recurso. Esto permitir filtrar o agrupar la informacin ms adelante al presentar informes de los recursos.
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Crear calendarios de los recursos

Para acceder a la creacin de recursos en Project 2007, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el men Herramientas y en l, eligir: Cambiar el Calendario Laboral. 2. En el centro del Cuadro de Dilogo, escoger la ficha: Semanas Laborales y al frente de esta presionar el botn: Detalles.
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3. Se habilita el cuadro Detalles de Predeterminado. Seleccionar de la parte izquierda los das en que se va a laborar dentro del proyecto.
Horario Establecido
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Perodos Laborables
4. En la parte central se deben definir los perodos laborales dejando espacio para las horas de descanso tales como almuerzos y tiempos muertos dentro de la jornada. 5. Una vez son definidos los horarios se debe seleccionar el botn de opcin denominado: Establecer das en estos perodos laborables especficos. Luego Aceptar. 6. El horario establecido se podr visualizar en la parte superior derecha del cuadro: Cambiar Calendario Laboral.
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Definir costos de los recursos

Realizar los siguientes pasos para establecer costos de los recursos:
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1. Seleccionar en el Men Ver, Hoja de Recursos. 2. Ubicar la columna Tasa Estndar y en ella digitar el valor por perodo: hora, da, semana, mes; que el recurso de tipo trabajo posee. Si el recurso es de tipo Material, ser correspondiente al valor por unidad de dicho material. 3. Ubicar la columna Tasa Horas Extra, para definir el valor del trabajo adicional al horario convencional. Este se programar usando la columna trabajo de horas extra en la vista de Uso de los recursos en
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donde el Gerente de Proyectos definir cuantas horas del total corresponden a trabajo extra. 4. Ubicar la columna Costo/Uso y asignar el valor global del recurso. En caso de ser material, corresponder al valor de todos los materiales involucrados en una labor. En caso de ser trabajo, corresponder al valor total de la labor de un recurso.
Definir tablas de costos

Esta funcin permite programar costos para los recursos de manera individual y se puede aplicar en los siguientes eventos: 1. Fluctuaciones de Costos a travs del tiempo. 2. Dos o ms recursos que pueden realizar la misma actividad pero con distinto costo. Ejemplos: 1. Un recurso para el proyecto tiene un salario durante los dos primeros meses que se toman como prueba, pero a partir del segundo mes, su salario aumenta un 50% de lo pactado inicialmente. 2. Se requiere un recurso consultor para ciertas tareas especializadas. Se necesita evaluar dos opciones de costo a. Consultor Nacional: Tasa Estndar = = $25.000 $35.000
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b. Consultor Extranjero: Tasa Estndar
Para definir tablas de costos, realizar los siguientes pasos: 1. En el men Ver, elegir Hoja de Recursos.
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2. Hacer clic derecho sobre el recurso al cual se le va a aplicar las tablas de costos.
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3. Seleccionar la opcin Informacin del Recurso y en ella escoger la Ficha, Costos.
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4. Para definir una fecha a partir de la cual cambia el costo, se debe ubicar el cursor en la segunda fila, debajo de la fecha efectiva, representada por dos lneas sencillas. 5. Digitar la fecha a partir de la cual cambia el costo y al frente, en la columna Tasa Estndar, digitar el nuevo valor. Tambin se puede indicar el aumento o disminucin de costo de manera porcentual: +50% -50%. Project se encargar de calcular el valor. 6. Para indicar el mismo recurso con otro costo, se debe alimentar otra tabla. Las tablas estn identificadas con las letras: A (Predeterminada), B, C, D, E. 7. Seleccionar, la ficha B y en ella, repetir el procedimiento anterior.
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Asignar recursos
Para asignar recursos realizar el siguiente procedimiento: 1. En el men Ver, seleccionar Diagrama de Gantt (se pueden asignar recursos desde cualquiera de los Diagramas de Gantt) 2. Seleccionar la tarea o conjunto de tareas que se le va a asignar el recurso. 3. Ubicar en la barra de herramientas Estndar, el botn denominado: Asignar Recursos y hacer clic sobre l. 4. Se activa el cuadro: Asignar Recursos. Seleccionar en la primera columna el recurso que va a ejecutar la tarea o tareas seleccionadas. Si se desea seleccionar ms de una tarea usar la tecla <Ctrl> y hacer clic sobre cada una de ellas. Ejecutar el mismo procedimiento para seleccionar ms de un recurso. 5. En la siguiente columna denominada unidades, se debe definir qu valor se va requerir de cada recurso. En caso de ser un recurso de tipo trabajo, se usarn valores porcentuales, si es material, se usarn nmeros.
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6. Usar el botn agregar recursos, para importar informacin desde el Directorio Activo de Windows, de la Libreta de Direcciones de Outlook, o desde Project Server en caso de tener conexin con este recurso. 7. En Project 2007 la columna costo se actualizar automticamente una vez se cree el recurso. Los recursos del proyecto tambin pueden ser asignados desde la tarea. Seguir el procedimiento indicado a continuacin para ejecutar dicha accin: 1. Hacer doble clic sobre la tarea. Se activa el cuadro: Informacin de la tarea. 2. Seleccionar la ficha: Recursos.
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3. En la primera columna escoger el recurso a usar y al frente la asignacin en unidades. 4. Repetir el procedimiento en la siguiente fila, si se requiere ms de un recurso para desarrollar la actividad.
Administracin de tablas de recursos

Al seleccionar la hoja de recursos, se encontrar por defecto la tabla Entrada. Es posible seleccionar otras tablas de la siguiente manera: 1. Seleccionar el men Ver, Tabla Costo.
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2. La informacin se actualiza reportando los costos relevantes del proyecto. Costo: Es el costo estimado actual del proyecto, que se ha calculado tomando los costos de los recursos por el nmero total de horas de trabajo, ms los costos fijos de las tareas. No confundir con el costo real. Costo Previsto: Es el costo que se almacena una vez se establece la lnea base del proyecto. Variacin: Es la diferencia absoluta entre lo previsto y lo actual. Costo Real: Es el ejecutado de un proyecto. Se estima de tres maneras diferentes. Comienzo, Prorrateo y Fin. Restante: Es el costo que falta por ejecutar en un proyecto.
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Tabla de trabajo en hoja de recursos

Para seleccionar la tabla entrada, realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el men Ver, Tabla Costo.
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Trabajo: Es el trabajo estimado actual del proyecto. No confundir con el trabajo real. Trabajo Previsto: Es el trabajo que se almacena una vez se establece la lnea base del proyecto. Variacin: Es la diferencia absoluta entre lo previsto y lo actual. Trabajo Real: Es el ejecutado de un proyecto. Restante: Es el trabajo que falta por ejecutar en un proyecto.
Grfico de los recursos
Muestra de manera grfica, distintos aspectos del uso de los recursos: Trabajo, Trabajo Acumulado, Costo, Sobreasignaciones, entre otras. Para visualizar la variable trabajo de manera grfica, realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el Men Ver, Grfico de los Recursos.
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2. En la vista del Grfico de Recursos, elegir el men formato y en l seleccionar Detalles, ubicar la opcin Trabajo. (UNIDADES DE RECURSOS ASIGNADAS) 3. Se puede visualizar tambin el nivel de asignacin de manera porcentual, as como las correspondientes sobreasignaciones. Elegir para esto, el men formato y en l seleccionar Detalles, ubicar la opcin Asignacin Porcentual.
(TRABAJO ACUMULADO) 4. El grfico de los recursos permite visualizar tambin el nivel del trabajo acumulado del recurso en el proyecto. Para esto, seleccionar en el men formato, Detalles y ubicar la opcin Trabajo Acumulado, la cual permite revisar el progreso del trabajo de un recurso durante el desarrollo del proyecto.
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(COSTOS-AREA ESCALONADA)
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5. El grfico de los recursos permite visualizar tambin el nivel de aumento o disminucin de costos a lo largo del proyecto. Para esto, seleccionar en el men formato Detalles y ubicar la opcin Costo.
Detalles del grfico de los recursos

Revisar sobreasignaciones Una de las tareas recurrentes y prioritarias en la administracin de proyectos es la de resolver las sobreasinaciones de los recursos. Una
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sobreasignacin se presenta cuando el recurso est asignado por encima de su capacidad mxima. La capacidad mxima de un recurso est definida por el nmero de horas, da, semana, mes; que el recurso puede trabajar segn el horario que est establecido. Project 2007 por defecto aplica el calendario Estndar para todos los recursos, que tiene como mximo 8 horas al da efectivas de trabajo. En caso de que el horario del proyecto y por ende la capacidad mxima de los recursos sea mayor o menor que esto, se debe modificar el calendario Estndar o definir uno nuevo para acoplarse a la necesidad del proyecto. Para revisar una sobreasignacin desde la Vista Uso de los recursos se deben seguir los pasos a continuacin: 1. En el men Ver, seleccionar la vista Uso de los Recursos. 2. Seleccionar a continuacin el men Ver, y la opcin Barra de Herramientas. 3. Escoger la barra de herramientas Administracin de Recursos. 4. Seleccionar dentro de esta barra el botn: Ir a la sobreasignacin siguiente. Dicha accin ubicar la sobreasignacin ms cercana en forma cronolgica. Dicha accin se podr observar en la zona horaria de la seccin derecha. 5. Hacer clic tantas veces como sobreasignaciones se deseen encontrar. Con esta herramienta se puede navegar entre fechas; esto quiere decir que, un recurso puede ser enfocado varias veces en el proceso si lo cubren las fechas analizadas.
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Barra Administracin de Recursos
Ir a la sobreasignacin i i t
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(GRFICO DE RECURSOS)
Es posible visualizar las sobreasignaciones desde la vista Grfico de los Recursos. Seguir el procedimiento a continuacin: 1. En el men ver, seleccionar la vista Grfico de los Recursos. 2. Ubicar en la parte izquierda el recurso que se desee analizar. Esto se puede lograr avanzando o retrocediendo con la barra de desplazamiento horizontal de dicha seccin. 3. En la seccin derecha, donde se muestran las barras, hacer clic en la parte blanca y escoger de sobreasignaciones. 4. Avanzar o retroceder en la seccin derecha, hasta encontrar barras de color rojo, las cuales identifican una sobreasignacin.
Resolver sobreasignaciones
Una vez se ha identificado el lugar en el tiempo de una sobreasignacin. Corresponde al administrador del Proyecto resolver la sobrecarga de trabajo que se ha presentado, haciendo los ajustes convenientes. Estos ajustes pueden ser, entre otros:
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1. Aumentar la duracin de las tareas. 2. Aumentar el nmero de Recursos en la tarea. 3. Aumentar el horario de trabajo de manera que el recurso pueda ejecutar la tarea en el tiempo asignado. 4. Asignar a la tarea otro recurso que est libre en el espacio de tiempo requerido. 5. Aumentar la capacidad mxima del recurso de manera que pueda ejecutar la tarea sin sobreasignarse. 6. Aplazar la fecha de comienzo de una tarea para que no se cruce con el tiempo de ejecucin de otra.
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7. Dividir la tarea durante el tiempo que se presenta la sobreasignacin y hasta que el recurso quede libre y la pueda ejecutar, tal como se muestra en la siguiente ilustracin: TAREA 1 TAREA 2 TAREA 2
Se puede tambin resolver sobreasignaciones, usando la herramienta de Project 2007 denominada: Redistribuir Recursos. Esta herramienta puede realizar varios procedimientos para lograr que ninguno de los recursos trabaje por encima de su capacidad mxima. Realizar el siguiente procedimiento para aplicar la redistribucin de recursos:
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6 1. En el men Herramientas, seleccionar Redistribuir Recursos. 2. Se activa el cuadro correspondiente en donde se muestran las caractersticas de la redistribucin: Automtica o Manual. Seleccionar automtica en caso de que se requiera que Project 2007 resuelva siempre las sobreasignaciones sin informar al administrador del Proyecto.
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3. Si se elige la opcin Manual, se debe informar el mbito y orden de la redistribucin pues de esto depender una eficiente resolucin de las sobreasignaciones de los recursos. 4. El mbito corresponde al perodo de tiempo que desee cubrir en la redistribucin. 5. El orden corresponde a el mtodo que Project 2007 aplicar para escoger las tareas o recursos que se la aplicar una solucin posible: a. Redistribuir conforme al margen de demora, indica que solo se tendr en cuenta aquellas tareas que presenten espacio de tiempo utilizable entre ellas, de manera que no se afecte la fecha de finalizacin del proyecto. b. La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales, permite que Project pueda modificar el nivel de asignacin de tiempo en una tarea, para resolver de esta manera una sobreasignacin individual, sin tener en cuenta los otros recursos que actan en la actividad. c. La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante, habilita a Project 2007 para crear una divisin en una tarea y mover el trabajo restante hacia un periodo en donde el recurso sobreasignado se encuentre disponible. d. Redistribuir recursos con el tipo de reserva propuesta, aplica la redistribucin de recursos solo a aquellos que tienen reserva propuesta. Esto se define cuanto se crea el recurso. Ingresar esta informacin haciendo doble clic sobre el recurso y seleccionar en Tipo de Reserva la opcin: Confirmada o Propuesta. 6. Hacer clic en el botn de la seccin inferior: Redistribuir Ahora. Luego hacer clic sobre la opcin requerida: Todo el fondo o Recursos Seleccionados, segn corresponda. Una vez aplicada la redistribucin de recursos, el proyecto ser afectado en varios aspectos. Para visualizar todos los cambios de una programacin se sugiere aplicar la Vista Gantt de Redistribucin, la cual permite
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verificar el estado del proyecto antes y despus de resolver las sobreasignaciones de los recursos. Seguir el siguiente Redistribucin. procedimiento para aplicar la vista Gantt de
1. En el men Ver, elegir Mas Vistas 2. Del listado que se presenta, seleccionar Gantt de Redistribucin. Gantt de redistribucin
3. Se presenta el diagrama de Gantt con unas convenciones distintas a las del Gantt tradicional. El color verde identifica la tarea antes de la redistribucin y el color azul representa la tarea posterior al efecto de la redistribucin. 4. Ubicar el cursor sobre cada cono del diagrama que se desconozca de esta vista para que Project informe sobre la definicin del mismo.
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Uso de los recursos
La vista del uso de los recursos muestra en detalle la ejecucin del trabado en cada una de las tareas asignadas. Es una vista dividida cuya seccin izquierda muestra el listado de recursos del proyecto y sus correspondientes actividades; en la seccin derecha se muestra la escala temporal y el nmero de horas por da. La vista de uso permite responder al administrador de proyectos la pregunta. Quin hace las tareas?.
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Detalles y estilos del uso de los recursos

Por defecto, la vista uso de recursos muestra la variable trabajo. Si se desea visualizar otra variable, se sugiere el siguiente procedimiento: 1. En el men formato seleccionar Estilos de Detalles 2. Seleccionar la pestaa Detalles de uso, de la seccin izquierda escoger la variable que se desea asignar. 3. Hacer clic en el botn mostrar. 4. La variable seleccionada pasa a la seccin derecha con lo cual si indica que ya ha sido seleccionada para visualizarse en el uso de recursos. 5. En la parte inferior del cuadro Estilos de Detalle, elegir el color que se desea con el objetivo de diferenciarlo de la otra variable.
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Modificar Ambiente de Trabajo
Documentar tareas (notas)
Para crear una nota en tareas realizar los siguientes pasos: 1. Hacer doble clic sobre el texto de la tarea y seleccionar la pestaa notas. 2. En el espacio blanco de la parte inferior, consignar el texto de la tarea. 3. Hacer clic en el botn Aceptar. El identificativo de la nota aparecer al lado izquierdo de la misma en la columna Indicadores, como un cono similar a un pergamino de color amarillo.
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Pestaa Notas
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Zoom y escala temporal

Project 2007, permite ajustar la vista de los diagramas y la escala de tiempo segn la necesidad del proyecto y la visualizacin de las tareas. Es en razn a que en algunos casos se requiere una vista global del proyecto y en otros se requiere una visualizacin del detalle de las tareas. A continuacin se ilustra el proceso a seguir: 1. Sobre la escala temporal (seccin superior de las barras de Gantt), hacer clic derecho. Se despliega un men contextual en el cual se debe elegir la opcin, escala temporal. 2. Se visualizan 4 fichas en la parte superior del cuadro de dilogo. Seleccionar la ficha denominada, nivel inferior, para trabajar en la capa ms baja de la escala temporal. Por defecto Project 2007, visualiza la informacin correspondiente unidades en das. 3. Seleccionar la etiqueta correspondiente a das y seleccionar de all un formato que muestre da, mes y ao; ejemplo: 27/01/02, para hacer ms clara la visualizacin.
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4. Una vez seleccionado este nivel, seleccionar el nivel intermedio y ajustar la etiqueta de manera que muestre el orden de las semanas del proyecto, ejemplo: S1, S2, S3 etc.
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5. Para visualizar el tercer nivel o nivel superior se debe activar el men desplegable correspondiente a opciones de escala temporal. Se debe elegir la opcin, tres niveles, para ver todas las capas posibles. Lo ms conveniente para la mayora de proyectos es escoger para este nivel, meses. 6. Utilizar el control, contador para aumentar o disminuir la frecuencia de los periodos visibles en la escala temporal; ejemplo: 2 = 2, 4, 6 meses, etc.
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Zoom personalizado
Otro recurso de visualizacin es usar el zoom para revisar en distintos periodos el grfico de Gantt. Para modificar la vista del zoom siga el siguiente procedimiento: 1
1. Sobre la escala temporal (seccin superior de las barras de Gantt), hacer clic derecho. Se despliega un men contextual en el cual se debe elegir la opcin, Zoom. 2. Aparece un cuadro de dilogo del cual se puede seleccionar entre las distintas opciones la requerida para visualizar la informacin. 3. Si ninguna de las opciones permite observar el proyecto como es requerido, elegir la opcin personalizado, para modificar los detalles exactos de la visualizacin. Ejemplo: 46 das. Se puede ajustar el perodo tambin escogiendo semanas, meses, trimestres, etc.
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Estilos y diseo de barras

Los colores del relleno de las barras de Gantt se pueden modificar de acuerdo a las necesidades de presentacin del proyecto, segn el siguiente procedimiento: 1. Sobre el rea grfica del diagrama de Gantt, hacer dos veces clic. Se activa el panel de Estilos de Barra. En la seccin superior de dicho
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panel se pueden observar todos los conos que componen los diagramas de Gantt por defecto est seleccionado el correspondiente a tareas. 2. En la seccin del centro se encuentra la pestaa barras, seleccionada de manera predeterminada. 3. En el panel inferior se visualizan las secciones parte inicial, parte central y parte final desde los cuales se pueden activar las caractersticas de forma y color de cada uno de los iconos que componen el diagrama de Gantt.
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Texto en barras
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El aspecto de las barras de Gantt, se puede modificar segn los requerimientos de la visualizacin del proyecto. Se pueden cambiar los colores y las formas originales para darle un mayor realce a ciertos aspectos del diagrama de Gantt. Seguir el procedimiento para modificar el diseo de las barras de Gantt: 1. Sobre el rea grfica del diagrama de Gantt, hacer dos veces clic. Se activa el panel de Estilos de Barra. En la seccin superior de dicho panel se pueden observar todos los conos que componen los diagramas de Gantt por defecto est seleccionado el correspondiente a tareas. 2. En la seccin central seleccionar la pestaa, Texto, desde la cual se puede escoger la posicin y definicin del texto que acompaar a las barras de Gantt.
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Asistente para diagramas de Gantt

Para modificar el diseo de los diagramas de Gantt, se puede hacer uso de un asistente el cual es una gua para el usuario acerca del formato ms apropiado para las barras de Gantt y sus correspondientes atributos.
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Seguir el procedimiento para aplicar formatos al diagrama de Gantt: 1. Seleccionar en el men diagramas de Gantt. formato la opcin: Asistente para
2. Se presenta el Asistente explicando su funcin.

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3. Se sugiere al usuario escoger una opcin para aplicar sobre el diagrama. Si se desea aplicar plantillas predeterminadas de diseo se debe seleccionar la opcin, Otra. Luego, del men desplegable se debe escoger el tipo de diseo de las plantillas existentes.
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4. Activando el ltimo botn de opcin, se puede disear tambin, un tipo de Grfico personalizado al cual se le pueden incluir caractersticas especiales. 5. En el siguiente paso se debe escoger qu tipo de informacin acompaar a las barras de Gantt tal como: fechas, recursos u otras.
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6. Si se requiere se puede tambin seleccionar informacin personalizada para colocar detalles especficos del proyecto, acompaando a las barras de Gantt. Para esto se debe seleccionar el ltimo botn de opcin de este panel y seguir las instrucciones del asistente.
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7. El ltimo paso consiste en dar formato al diagrama de Gantt y salir del asistente para observar los cambios.
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Herramientas para dibujo

Se puede agregar informacin al diagrama de Gantt de forma grfica usando las herramientas de dibujo que Project 2007 posee: 1. En el men Ver, seleccionar la opcin, barra de herramientas, Dibujo. 2. Ubique en la barra de dibujo el botn cuadro de texto. Hacer clic sobre l.
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3. Dibujar un rectngulo sobre el diagrama de Gantt y escribir dentro de l un texto. Hacer clic por fuera del cuadro y revisar el dibujo realizado.
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Escala Temporal
La escala temporal indica los perodos de tiempo en unidades, es decir, minutos, horas, das, semanas, meses, trimestres, semestres y aos. Esta escala se muestra en la parte superior de las vistas diagrama de Gantt,
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grfico de recursos, uso de tareas y uso de recursos. La escala est compuesta a su vez por dos escalas, una principal y debajo de sta, una secundaria. De esta forma, cada una puede mostrar unidades de tiempo diferentes, lo cual permite visualizar el proyecto al nivel de detalle necesario. Cambiar la escala temporal Las escalas principal y secundaria se pueden personalizar de manera independiente, para esto se debe: Ir al men Formato, Escala temporal. La ficha Escala temporal, permite dar especificaciones para la escala de nivel superior, intermedio e inferior en cuanto a las unidades de tiempo, etiquetas, alineacin, etc. El tamao o porcentaje de visualizacin y la opcin de si se quiere o no, separador de escalas, aparecen en la parte inferior de la vista. Si no se desea tener escala superior, en Unidades, se escoge la opcin Ninguna. Los ajustes que se hacen en la escala temporal, afectan solamente a la vista que se tiene activa en ese momento.
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Perodo no laborable
Las opciones de formato para los perodos no laborables, se pueden escoger en la misma ventana de Escala temporal. stas incluyen ubicacin, color, trama, y el calendario que se est utilizando.
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Zoom Project 2007 tiene dos botones para manejo Zoom; stos permiten detallar la vista que tiene en trminos de tiempo. El botn Acercar, aumenta las unidades de tiempo al siguiente nivel, por ejemplo, si la escala principal est en semanas, la pasa a das, y si la escala secundaria est en das, la pasa a horas. El botn Alejar, realiza la accin contraria, es decir, disminuye las unidades al nivel anterior. Si se desea establecer una unidad diferente, ver una tarea especifica o todo el proyecto, se debe activar la ventana Zoom desde el men Ver.
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La opcin personalizada tiene un desplegable que contiene las unidades de tiempo, que permite definir el intervalo segn la unidad seleccionada. Formato en diagramas de Gantt Las barras del diagrama de Gantt se muestran de color azul y con tramas. Adicionalmente, muestra los nombres de los recursos cuando stos se asignan. Estas opciones se pueden personalizar de manera general o de manera individual.
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Para cambiar el aspecto de todas las barras se debe: Ir al men Formato, Asistente para diagramas de Gantt
Se siguen los pasos del asistente:

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Se selecciona el tipo de grfico que se desea:
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Se selecciona la informacin que se requiere en el grfico:
Se da formato al diagrama, segn los pasos seguidos y se cierra el asistente:

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Filtrar Informacin
Son consultas que permiten ocultar aquella informacin que no se desea visualizar, y tener disponible la que se necesite en un momento dado. Project 2007 tiene filtros prediseados para aplicarlos en las tareas y en los recursos; permite crear uno nuevo o modificar uno existente. Tambin tiene autofiltros, para hacer consultas en cada columna de la tabla que se tenga activa.
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Filtros prediseados Tienen las opciones de consultas ya definidas, y al activarlos muestran la informacin que cumple. Para aplicarlos se debe: 1. Ir al men Proyecto, Filtro para.
Hitos: Muestra las tareas que se han definido como hitos. Intervalo de fechas: Se debe indicar una fecha que ser la condicin para mostrar aquellas tareas que comiencen o finalicen en esa fecha. Intervalo de tareas: Muestra las tareas segn el ID que se defina. Que utilizan el recurso: Se debe especificar del listado, el nombre del recurso que queremos ver y las tareas que ste tiene asignadas. Tareas completadas: ejecutadas. Muestra aquellas tareas que ya han sido
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Tareas con duraciones estimadas: Muestra las tareas a quienes se les ha dado la especificacin de duracin estimada. Taras crticas: Muestra las tareas crticas. Tareas de resumen: Muestra las tareas del primer nivel del esquema de tareas y que son las de resumen.
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Todas las tareas: Restaura la tabla y muestra nuevamente todas las tareas definidas. Ms filtros: Muestra la ventana Ms filtros, que contiene las opciones para aplicar filtros. All, se puede indicar si se desea aplicar un filtro a tareas o a recursos. En la barra Formatos, se encuentra el botn de filtros que contiene el listado de todos los filtros predeterminados, se pueden aplicar directamente, haciendo clic al desplegable y seleccionando el filtro deseado. Autofiltros Se aplican directamente en cada columna de la tabla y para ello se inserta un botn a la derecha que tiene un desplegable que contiene las opciones del campo.
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Para esto se debe:
1. Ir al men Proyecto, Filtro para. 2. Hacer clic en Autofiltro. 3. O activar el botn
Autofiltro, que est en la barra de formatos.
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El desplegable contiene el listado de las posibles opciones que puede tomar el campo. La opcin Personalizar muestra una ventana en donde se pueden definir condiciones para el campo actual. Se debe especificar la relacin de la condicin, por ejemplo, Igual a, diferente de, mayor que, etc. Las condiciones se conectan con un operador lgico Y, dependiendo de la informacin que se desea obtener. Si se cambia de vista y se tienen aplicados autofiltros, los botones que se muestran a la derecha de los campos se conservan en la nueva vista. Para desactivarlos, se debe hacer clic al botn Autofiltro.
Insertar campos
La mejor forma de personalizacin que posee Project 2007 es la de insercin de campos que complementen la informacin de las tablas. Seguir el procedimiento para insertar campos: 1. Sobre la columna que se desea insertar el campo, hacer clic derecho. 2. Escoger la opcin Insertar Columna 3. Seleccionar del cuadro desplegable el campo que se desea insertar.
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4. Puede cambiar el encabezado de la columna si no se desea visualizar el nombre original del campo. Hacer doble clic sobre el ttulo de la
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columna insertada y en la seccin correspondiente escribir el texto que se desea visualizar.
Definir ttulo para un campo
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Informes
Un informe o reporte, consiste en mostrar la informacin requerida o necesaria para indicar el progreso del proyecto o el estado actual del mismo. Project 2007 genera informes de manera automtica y permite hacer seleccin de la informacin que se desea reportar. Tambin se puede generar un informe personalizado y configurarlo, de tal manera que se muestre la vista y la informacin deseada.
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Tipos de informes Los tipos de informes que se pueden generar son los que se producen automticamente, o los que son creados o personalizados. Informes automticos: Los genera Project 2007 en seis categoras, que a su vez presentan clasificaciones. Una vez se selecciona el informe deseado, queda listo para imprimir. Para esto se debe: Ir al men Informe (Nuevo en 2007), Informes.
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Nuevo Men con las opciones para presentar y preparar informes en diferentes aspectos.
Las categoras que se ofrecen son: Generales: En est categora se pueden obtener informes que incluyen la informacin general para todo el proyecto, tareas crticas, hitos, etc. Al hacer clic en el botn Seleccionar, aparece otra ventana con las opciones de esta categora. Si se selecciona uno de estos modelos, el informe queda listo para imprimir, pero es posible realizar modificaciones haciendo clic al botn Modificar. Actividades actuales: En esta categora se generan informes automticos para las tareas y todas sus opciones, tareas que ya iniciaron, que ya terminaron, que deberan haber comenzado, etc. Costos: En la categora costos se pueden obtener informes del flujo de caja, presupuesto, valor acumulado, entre otros. Asignaciones: Esta categora genera informes para recursos y su asignacin a las tareas, recursos sobreasignados y tareas pendientes. Carga de trabajo: En esta categora se pueden generar dos informes, uno para tareas y el otro para los recursos. Informes personalizados: Al activar esta opcin, se muestra una ventana que contiene el listado de todos los informes de las categoras anteriormente explicadas. Al lado derecho, se encuentra el botn Modificar, que permite hacer cambios al informe que se seleccione, para poder ajustarlo a las necesidades del proyecto.
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Modificar un informe Aunque los informes estn prediseados, Project 2007 permite entrar a ellos para hacer edicin de sus partes y ajustarlos. Se puede editar entre otros: unidad de tiempo, filtro, tabla, detalles como tareas predecesoras, sucesoras, notas, adems de ordenar la informacin. Para esto se debe: 1. Activar la caja de dilogo Informes personalizados. 2. Seleccionar el informe que se desea cambiar, y hacer clic al botn Modificar. En este caso hay tres fichas para realizar los cambios deseados. El botn Texto, permite definir el tipo de letra con el cual se presentar el informe. Definicin, para asignar un nuevo nombre, definir perodo del informe, tabla de datos, crear filtro. Detalles, para activar opciones para las tareas como objetos, notas, entre otros. Ordenar, para establecer orden en la informacin del resumen. De acuerdo con el informe que se seleccione para modificar, la caja de dilogo mostrar diferentes fichas. Vista preliminar de un informe Una vez se han dado las especificaciones, los informes automticos se muestran en la Vista preliminar.
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Agrupar Tareas
Seguir los pasos a continuacin para agrupar informacin en el diagrama de Gantt: Seleccionar el men Proyecto, Agrupar por:
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Escoger la opcin de agrupamiento.
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Agrupar Hitos:
Agrupar tareas por duracin:
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Vista Preliminar Tareas Agrupadas:
Organizador
Esta herramienta permite copiar elementos de la plantilla Global, hacia el archivo actual o entre dos archivos diferentes. Dependiendo de la plantilla que se tenga seleccionada, se mostrarn las vistas disponibles en la misma. Es una herramienta de optimizacin, ya que permite copiar y modificar elementos que se han creado en un proyecto, hacia otro. Para ver la caja de dilogo del organizador se debe: Ir al men Herramientas, Organizador.
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La herramienta presenta once fichas que permiten operar, para configurar segn las necesidades. La ficha actual es la de Vistas y muestra las vistas que se tienen disponibles. Al lado izquierdo se ven las de GlOBAL.MPT, que son las originales de Project, y al lado derecho, se listan las del archivo actual. Es importante que los archivos entre los cuales se vaya a operar estn abiertos.
Estructura de descomposicin del trabajo (EDT)

Es una distribucin ordenada que se utiliza con el fin de notificar programaciones y hacer seguimiento de un proyecto. Se puede representar, utilizando identificadores de tareas o asignando un cdigo de EDT a cada tarea. Sirve para mostrar la posicin de las tareas, ya que cada una de ellas tiene un cdigo EDT, por lo tanto, son nicos o exclusivos. La administracin de un proyecto puede hacerse ms fcil, si estos cdigos se especifican. Visualizar los cdigos EDT Se debe insertar una columna a la derecha del lugar donde se quiere ubicar el campo cdigo EDT y en la lnea Nombre de campo, seleccionar EDT. Habr un cdigo EDT correspondiente a cada tarea.
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Laboratorio 1
Desarrollo de un plan de capacitacin en el conocimiento total de la gerencia de proyectos Alcance del Proyecto Capacitar 60 personas en los siguientes temas: 1. Gerencia de Proyectos 16 horas 2. Project Professional 16 horas 3. Project Server 16 horas El orden de la capacitacin debe ser como se describe anteriormente, es decir, cada curso es prerrequisito del siguiente. Objetivos del Proyecto Minimizar el tiempo de ejecucin del proyecto. Asignar costos consecuentes con la labor a realizar y mercado laboral actual. Crear un esquema de trabajo (EDT), fcil de entender por cualquier recurso involucrado en el proyecto. Tiempos y Horarios Lunes a Sbado de 8 a 5 p.m. con una (1) hora de almuerzo. 48 horas semanales. 20 das al mes. Recursos 1 Coordinador. 3 Docentes con capacidad para dictar todos los temas. 3 Aulas completamente equipadas (Computadores, VideoBeam, etc) con capacidad para 20 usuarios cada una. Logstica Previamente se han desarrollado todas las actividades de logstica tales como asignacin de aulas, listados de alumnos, instalacin de software en las estaciones de trabajo etc. Plan de Informes Se debe generar al finalizar la planeacin del proyecto los siguientes informes: Un informe general del proyecto (html). Un presupuesto del proyecto (Word).
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Un flujo de Gastos diarios del proyecto (Excel). Una presentacin en PowerPoint del Plan Previsto del Proyecto. Nota: Lo anterior se debe guardar en una carpeta sobre el escritorio de Windows con el nombre de Laboratorio 1.
Laboratorio 2
Construccin de un aula de capacitacin en software Alcance del Proyecto La firma de construccin fue contratada por una institucin gubernamental para la construccin de un aula destinada a la educacin en herramientas informticas, que de la posibilidad de recibir tambin capacitacin virtual. El aula debe tener una capacidad para 40 usuarios y contar con baos para hombres y mujeres as como sala de descanso. Objetivos del Proyecto Presentar una propuesta con costos competitivos en el mercado. Asignar costos consecuentes con la labor a realizar y mercado laboral actual. Tiempos y Horarios Lunes a Sbado de 8 a 5 p.m. con una (1) hora de almuerzo. 48 horas semanales. 20 das al mes. Recursos Los que el estudiante decida segn los objetivos del proyecto. Plan de Informes Se debe generar al finalizar la planeacin del proyecto los siguientes informes: - Un informe general del proyecto (html)- Diagrama de Gantt con holguras de las tareas. - Informe del Proyecto con la duracin esperada, pesimista y optimista - Ruta Crtica. Nota: Lo anterior se debe guardar en una carpeta sobre el escritorio de Windows con el nombre de Laboratorio 2.
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Laboratorio 3
Organizar un seminario para profesionales Alcance del Proyecto Realizar las actividades de telemercadeo necesarias para cubrir una base de datos de 4000 profesionales del rea enfocada en el seminario. Se debe confirmar la asistencia del 50% de la base de datos. Se deben imprimir los correos personalizados. Se deben entregar las invitaciones a cada uno de los asistentes mnimo con 3 das de anticipacin. Realizar todas las actividades de supervisin y control necesarias para garantizar el xito del proyecto. Objetivo del Proyecto Ajustarse a un presupuesto de 12 millones de pesos manteniendo un equilibrio entre calidad y costos. Restricciones Se cuenta con 2 meses para realizar el proyecto. Una labor de telemercadeo eficiente tiene como promedio 50 llamadas diarias por persona. Una labor de mensajera eficiente puede entregar 30 correos diarios por persona. En la labor de telemercadeo generalmente no se llama al contacto despus de las 6 p.m. ni antes de las 8 a.m. Tiempos y Horarios Lunes a Viernes de 8 a 6 p.m. con dos (2) horas de almuerzo. 40 horas semanales. 20 das al mes. Recursos Un Gerente del Proyecto. Un asistente. 2 Telemercaderistas. 2 Mensajeros contratados con moto. Una oficina totalmente equipada. Plan de Informes Presupuesto General del Proyecto. Un informe de costos por cada una de las tareas a realizar.
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Un informe de costos por cada uno de los recursos. Un informe del trabajo de cada uno de los recursos. Nota: Lo anterior se debe guardar en una carpeta sobre el escritorio de Windows con el nombre de Laboratorio 3.
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INTERNATIONAL UNIVERSITY SYSTEM

- La duracin optimista (Do). - La duracin pesimista (Dp). - La duracin esperada (De).

Alcance del Proyecto

Formulacin del Proyecto

Cul es el Problema a Solucionar?

Hacia quien Est dirigido el Proyecto?

contratos, informes u otros recursos que soportan el desarrollo del proyecto.

El tringulo del proyecto

Tiempo: Es la delimitacin mas conocida Hitos o puntos intermedios.

Costo: No solo es econmico.

Puede ser Humano De equipamiento De Material De instalaciones

Fases del Proyecto

Project 2007 colabora en crear los listados preliminares de tareas o hitos

Lo nuevo en Project 2007

Metodologa para formular un proyecto en Project 2007

Pertenecen a la Fase de Investigacin

Estudio de Mercado Definir Estrategias Comerciales

Instalacin de Software en Estaciones de Trabajo

Asegurar el permiso de construccin

Asegurar el permiso de instalacin elctrica

Dependencias entre tareas

7. Establecer lnea base

(-$1000.000) (-$1000.000) (-$200.000)

PLAN EJECUTADO O REAL

LNEA BASE (Plan Previsto)

Entorno de trabajo de MS Project 2007

DIAGRAMA DE GANTT DIAGRAMA DE RED

TRABAJO INFORMES DEL PROYECTO

2. Se visualizan los costos del proyecto

1. Seleccionar el Men Ver y ubicar la opcin Tabla: Trabajo

2. Se visualizan las variables de trabajo del proyecto

1. Se selecciona el men Informe y dentro de l la opcin Informes

Informacin del Proyecto

Relacin entre los calendarios

Configurar Calendario Laboral

Proyecto Creacin de un organizacin. manual de

Escala Temporal Tabla Entrada

2. Aplicar sangra a la seleccin.

1. Seleccionar todas las tareas pertenecientes a la tarea principal o proyecto.

1. Seleccionar los Grupos de Tareas de cada Fase

Duracin de las Tareas

1. Duracin en Horas y Das

Tiempo en las Tareas

Tareas de Duracin Transcurrida

Delimitacin en las Tareas

Los tipos de delimitaciones que se manejan son:

LAP Lo antes posible

LMTP Lo ms tarde posible

NFDD No finalizar despus del

CND No comenzar despus del

Comenzar y finalizar tareas a tiempo

Fijar duracin de una tarea

Editar estilos de barras

Clic derecho y acceder a Estilos de Barra

Documentar Tareas (Notas)

Insertar objeto en las notas de una tarea

Administracin de tablas en el diagrama de Gantt

Acceder a la tabla del diagrama de Gantt

Visualizacin de la tabla de costo

Uso de las tareas

Detalles y estilos del uso de las tareas

Acceder a la tabla costo

Visualizacin de la tabla trabajo