1 OBJETIVO Establecer el mtodo de seleccin, evaluacin y mantencin de proveedores basado en su capacidad de atender los requerimientos de compra de MEC Ltda.

, entendindose como tal, el conjunto de acciones, procesos y procedimientos sistemticos que apunten a elaborar y poner en marcha un programa de fortalecimiento y transparencia de la relacin de MEC Ltda con sus proveedores.

2 ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los contratistas y proveedores externos de materiales, productos y servicios, definidos como por las reas de negocio, que se integran en las prestaciones de MEC Ltda.

3 DEFINICIONES Proveedor: Es la persona natural o jurdica, que cumple con las exigencias establecidas por MEC Ltda., para prestar servicios o entregar suministros. Proveedor de Productos o Suministros: persona natural o jurdica que, luego de un proceso de Cotizacin, entrega como resultado final un Producto a MEC Ltda. Proveedor de Servicios: persona natural o jurdica que, luego de un proceso de Cotizacin o Licitacin, entrega como resultado final un Servicio a MEC Ltda. Proveedores Crticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la realizacin del servicio o producto final de MEC Ltda. La falta, omisin, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la Prestacin del servicio ofrecido por MEC Ltda., afectando directamente la calidad e imagen de la empresa.

Proveedores No Crticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realizacin del servicio o producto final de MEC Ltda. No representa un mayor impacto o relevancia para la ejecucin o cumplimiento de las funciones propias de la Organizacin, Negocio y la entrega del servicio en s mismo.

Bloqueo de proveedor: corresponde a la prohibicin de generar nuevas rdenes de compra o celebrar contratos con un Proveedor o contratista que no ha alcanzado un optimo desempeo y que ha sido registrado en el listado maestro de proveedores como bloqueado.

Productos: Corresponde a clasificacin genrica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc) Servicios: Corresponde a clasificacin genrica para compras de servicios, obras, contratistas, consultoras y otros servicios, se pueden agrupar en: o Servicios y Obras: los servicios en general, cuyo desarrollo requiere despliegue de personal, materiales y/o herramientas dentro de las instalaciones de la empresa contratante de MEC Ltda., en forma permanente, incluye los contratos de construccin y montaje de equipos. o Consultoras y otros servicios: servicios que se desarrollan en las instalaciones de MEC Ltda por el Proveedor del Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnolgico,

soporte administrativo, asesoras, desarrollos y conocimientos, que implican presencia menor u ocasional del personal del proveedor en las instalaciones de MEC Ltda. o Consultoras y otros servicios en terreno: servicios que se desarrollan fuera de las instalaciones de MEC Ltda, especficamente en las instalaciones de sus empresas contratantes por el Proveedor de Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnolgico, asesoras, ingeniera bsica, desarrollos y conocimientos, que implican presencia de personal del proveedor en las plantas operativas del Cliente o Mandantes, donde existen normas de seguridad establecida, que deben ser estrictamente cumplidas por los proveedores.

4 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Gerente: Tendr la responsabilidad de dar cumplimiento a este procedimiento en la organizacin y su gestin. Compras: Tendr la responsabilidad de llevar la relacin comercial entre MEC Ltda y sus proveedores y conocer este procedimiento. Jefe de rea Encargado de Contrato: ser el responsable de entregar la evaluacin de proveedores y contratistas, completa y oportunamente. Comit de Evaluacin de Proveedores: Compuesto por un representante de cada rea de la organizacin que realiza evaluacin de proveedores, junto al rea de Sistemas Integrados de Gestin y Gerencia. Los representantes de cada rea sern definidos al inicio del proceso de evaluacin de cada ao por la jefatura correspondiente. La conformacin de ste comit es de carcter obligatorio y su funcin es acordar en ltima instancia las acciones que tendrn que ejecutar respecto al cierre del Proceso.

5 DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD El presente documento establece la metodologa mediante la cual MEC Ltda., selecciona, evala y reevala a sus proveedores de productos y/o servicios crticos, informa sus resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad,

Seguridad y Salud del Trabajo y Medio Ambiente.

5.1 SELECCIN DE PROVEEDORES Entenderemos como proceso de se leccin de proveedores, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validacin o aprobacin de algunos proveedores que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de MEC Ltda y sus clientes finales y pueden pertenecer al Registro de Proveedores y Contratistas de MEC Ltda. Por lo tanto el proveedor que desee prestar e ingresar al Registro de proveedores y contratistas de MEC Ltda., debe proporcionar la informacin indicada en el procedimiento Inscripcin y Acreditacin de Proveedores.

5.2 EVALUACIN DE PROVEEDORES Entenderemos como proceso de evaluacin de proveedores, al seguimiento del comportamiento de los mismos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluacin, a todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluacin, La evaluacin se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos casos el proceso se realizara anualmente (ao vencido, comenzando el primer trimestre).

Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios especficos como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se evalan en una escala de 1 a 5, donde el 5 es el mximo posible y 1 el menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripcin general:

Puntaje Obtenido 5 Puntos 4 Puntos 3 Puntos 2 Puntos 1 Punto

Descripcin(*) Aprobacin Plena del Criterio segn descripcin Aprobacin Simple del Criterio segn descripcin Indecisin o Indiferencia del Criterio segn descripcin Desaprobacin Simple del Criterio segn descripcin Desaprobacin Plena del Criterio segn descripcin

(*) Ver descripcin particular y puntajes para cada criterio 5.2.1 Evaluacin de Proveedores de Productos La evaluacin resulta de la informacin ingresada por el rea usuaria, al sistema de evaluacin, para cada producto critico con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y una vez que la recepcin de un producto se haya realizado. Los criterios, su definicin y la escala de puntaje, para el caso de proveedores de Bienes y/o Productos son los siguientes:

Criterio

Descripcin Genrica Criterio

Puntaje

Recomendacin Aceptacin inmediata de su inters en cotizar e indicar fecha en que

Se refiere a la respuesta eficiente (Tiempo de atencin en das hbiles) 1.Cotizacin por parte del proveedor ante cualquier inquietud, realizada cotizacin por la y/o solicitud con

Menor a 1 da - 5 Puntos Entre 1 y 2 das - 4 Puntos Entre 3 y 5 das -3 Puntos Entre 5 y 10 das -2 Puntos Mayor de 10 das - 1 Puntos

enviar cotizacin (1 da) Cumplir con fecha comprometida para cotizar Utilizar formatos que se enviar para cotizar Entregar Asesora entregar. Corregir cualquier observacin en al comprador

Organizacin,

respecto al producto que se quiera adquirir.

sobre la definicin del producto por

Satisface Totalmente la calidad - 5 Puntos Este criterio est definido por el Satisface Medianamente la calidad - 4 Puntos Satisface Regularmente la calidad -3 Puntos Presenta Baja calidad - 2 Puntos

documentos

tcnicos

entendiendo

que son parte de su oferta. Entrega final de protocolos, planos e instrucciones sin observaciones o correcciones pendiente en las fechas acordadas o establecidas en la PO.

desempeo real de los mismos y su 2. Calidad competencia requisitos para cumplir con en la los las compra, de

descritos de tiempo

especificaciones incluyendo el

efectivo

garanta de la adquisicin realizada.

No Satisface la calidad - 1 Puntos Entregar una atencin post venta

Entregar aceptacin de la propuesta al recibirla y aceptar en forma total o Este criterio se refiere al periodo de 3. Plazo de Entrega tiempo entre la notificacin al proveedor de la aceptacin de oferta o medio para la confirmacin de la compra y la llegada del producto, insumo, material a las instalaciones de MEC Ltda. Entre 0 y 2 das - 5 Puntos Entre 3 y 4 das - 4 Puntos Entre 5 y 6 das - 3 Puntos Entre 7 y 8 das - 3 Puntos Sobre 9 das -1 Puntos Cumplir con fechas de entrega de Producto acordadas o establecidas en la propuesta. con observaciones de inmediato.

Satisface Totalmente los plazos y acuerdos - 5 Puntos Satisface Medianamente los plazos y acuerdos - 4 Este 4.Seriedad criterio indica el nivel de Puntos Satisface Regularmente los plazos y acuerdos - 3 Puntos Baja Desempeo en los plazos y acuerdos - 2 Puntos No Satisface los plazos y acuerdos - 1 Puntos Bajo el promedio (Descuento sobre un 5%) - 5 Puntos Bajo el promedio (hasta un 5% Descuento) - 4 Puntos 5.Precio Este criterio se refiere al valor en pesos del producto adquirido. Precios iguales al mercado - 3 Puntos Precios sobre el promedio (hasta un 5% ms) - 2 Puntos Precios sobre el promedio (sobre un 5% ms) - 1 Puntos Respetar el precio entregado en su oferta y comprometido al aceptar la propuesta, sin exigir modificaciones al tener que corregir o mejorar el producto para cumplir con lo Respetar las normas de seguridad de MEC Ltda, al visitar las instalaciones. Entregar informacin Tcnica, en forma oportuna y en formatos solicitados e indicados

cumplimiento de los plazos y acuerdos establecidos en la oferta y/o cotizacin.

especificado

5.2.2 Evaluacin de Proveedores de Servicios y/o Contratista. La evaluacin resulta de la informacin ingresada por el rea usuaria, al sistema de evaluacin, una vez iniciada la operacin del servicio, se podr proceder a evaluar el desempeo del proveedor de servicios. La evaluacin del proveedor de servicios considera como unidad bsica el contrato u orden de servicio, sobre los cuales se podrn realizar evaluaciones parciales (recomendado) que se realizan durante la ejecucin de la prestacin de un servicio, y que permiten una mejora continua del servicio mediante el feedback del desempeo del proveedor o contratista; y las evaluaciones Finales al cierre de un contrato u orden de servicio, la que tendr carcter de obligatoria.

Los tipos y forma de evaluacin aplicables en el marco de un contrato suscrito, deber estar en conocimiento del proveedor, lo que deber indicarse en el marco normativo del contrato o en su etapa de puesta en marcha, lo cual ser responsabilidad del administrador del contrato. La evaluacin general del contrato u orden de servicio, se obtendr del promedio simple de todas las evaluaciones registradas y aprobadas en el sistema.

Dada la complejidad de los servicios y contratos, se ha establecido la siguiente evaluacin en agrupacin de criterios y subcriterios: Los criterios para la evaluacin son el cumplimiento de la calidad del servicio, de los plazos establecidos y de los aspectos administrativos, siendo la calidad el principal criterio del desempeo del proveedor o contratista en cada uno de los grupos de proveedores de servicios y contratos. Para realizar la evaluacin se debern considerar las escalas de calificacin de cada subcriterio, de acuerdo a lo que se detalla en el ANEXO C Escalas de calificacin de cada subcriterio de Proveedores de Servicio y Contratos

Los subcriterios sern aplicados para las agrupaciones de servicios, dada la siguiente clasificacin:
Obras y servcios Consultoras y otros servicios X Consultora y otros servicios en terreno X

Criterios/ Subcriterio

a. Trabajo o servicio realizado b. Cumplimiento normas de seguridad y prevencin de riesgos c. Cumplimiento normativa ambiental Calidad del Servicio d. Cumplimiento y Administracin Sistema de Aseguramiento de Calidad e. Infraestructura, equipos, herramientas f. Calidad de materiales y suministros g. Iniciativa y cooperacin h. Idoneidad del personal clave a. Cumplimiento de plazos Plazos b. Programacin del trabajo Aspectos Administrativos a. Cumplimiento laboral y administrativo b. Conducta interna

X X X X X X

X X X X

X X X X

Los criterios y sus subcriterios asociados tendrn asignado un peso relativo para la obtencin de la calificacin final, dada la agrupacin de servicios segn se indica a continuacin:

Criterios

Ponderacin Criterio

Descripcin

Trabajo o servicio realizado Cumplimiento normas de seguridad y prevencin de riesgos Cumplimiento normativa ambiental Cumplimiento y Administracin Sistema de Aseguramiento de Calidad del Servicio 40% Calidad Infraestructura, equipos, herramientas Calidad de materiales y suministros Iniciativa y cooperacin Idoneidad del personal clave Plazos 40% Cumplimiento plazos Programacin del trabajo Cumplimiento leyes laborales y control administrativo Conducta interna del personal

Aspectos Administrativos TOTAL

20% 100%

5.2.3 Escala de Calificacin de Desempeo La escala de calificacin final del desempeo es nica para todos los proveedores, siendo independiente si es de producto o servicio, y se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 %, obtenido de los puntajes ponderados de las evaluaciones parciales del periodo evaluado. Puntaje Mximo de evaluacin corresponde al 100%, quedando Clasificados como sigue:

Calificacin de Desempeo (%) Mayor o Igual a 70% Mayor o Igual a 50% y Menor que 70%

Plan de Accin

Condicin CALIFICADO. CALIFICADO CON RESERVA. DESCALIFICADO.

Se aconseja mantener como proveedor. Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de proveedores, a la espera de las mejoras en su desempeo en un periodo no mayor a 6 meses (Debe presentar plan de mejora)

Menor que 50 %

Se aconseja que no sea Considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos establecidos por la empresa para el bien o servicio a solicitar; lo anterior no excluye la posibilidad de poder utilizar sus servicios posteriormente. (Debe presentar plan de mejora, para reevaluacin).

Los proveedores que a la fecha de entrada en vigencia del presente Procedimiento, estuvieren incorporados en los registros de proveedores de la empresa y con un proceso de evaluacin realizado y no gestionado, sern homologados a la escala de Calificacin de Desempeo indicada, y entraran en el siguiente proceso de evaluacin en un plazo no mayor a 12 meses desde su publicacin. Los antecedentes de las selecciones, evaluaciones y reevaluaciones de los proveedores, sern analizados por el Comit de Evaluacin de Proveedores Anualmente. Los proveedores con un desempeo superior a 70%, sern notificados de su condicin de CALIFICADO, a travs de correo electrnico a la cuenta de contacto del proveedor. Los proveedores con un desempeo menor a 70% y Mayor o igual a 50%, sern notificados de su condicin de CALIFICADO CON RESERVA, y debern presentar un plan de accin de mejora para enfrentar las debilidades detectadas, el cual deber presentar dentro de los 10

das hbiles, posteriores a la solicitud. El Plan se deber desarrollar en los tres meses posteriores de su entrega, este proveedor podr seguir prestando servicio o productos a MEC Ltda., y entrar al siguiente proceso de evaluacin de proveedores. Los proveedores con un desempeo menor a 50%, sern notificados de su condicin de NO CALIFICADOS y no podrn continuar brindando servicios o productos, por el tiempo de suspensin o plazo de eliminacin fijado por el Comit de Evaluacin de Proveedores. Al trmino de la suspensin o plazo de eliminacin el proveedor podr seguir prestando servicios o productos a MEC Ltda, previa incorporacin al sistema, segn el proceso de seleccin de MEC Ltda. 5.2.4 Periodicidad de la Calificacin La calificacin de un proveedor o contratista tendr validez trimestral y ser nica y de carcter transversal para toda la empresa, reflejando el desempeo del proveedor en todas las Unidades de Negocio que haya prestado servicios o suministrado bienes en un perodo de tiempo, segn se indica en el siguiente cuadro: 5.2.5 Comunicacin de la Evaluacin a los proveedores y contratistas Los proveedores debern contar con la informacin de sus procesos, las cuales sern informadas centralizadamente por la Gerencia Corporativa de Adquisiciones y Logstica, y apoyado por las siguientes reas internas, para el proceso de Operacin y Seguimiento: Proveedores de Servicios y Contratistas: el Administrador de Contratos, Jefe de rea, como primera lnea de uso de los servicios, ser el responsable de realizar seguimiento al plan de accin del proveedor y lograr la mejora continua del mismo, en la prestacin de los servicios hacia MEC Ltda. Podr solicitar Feedback y responder respecto de la evaluacin realizada, al proveedor. Una vez desarrollado el plan de accin para mejorar, su resultado deber ser comunicado al rea de Compras para su procesamiento en el Registro. Proveedores de Productos: el rea de Compras a travs de sus compradores y en el mbito de su gestin, podrn informar del avance en la calificacin de los proveedores en la gestin local, como una forma de ir alineando y retroalimentando a sus proveedores, atendiendo consultas y reclamos respecto de su evaluacin, particularmente en lo que dice relacin con la informacin que se registra en los sistemas informticos de la empresa y que afecta su resultado.

5.3 REEVALUACIN DE PROVEEDORES y CONTRATISTAS Entenderemos como proceso de reevaluacin de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de evaluacin de proveedores y contratistas, mejorando continuamente la prestacin de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido, el sistema de Evaluacin de Proveedores, estar abierto, para que el rea usuaria pueda ingresar nuevas evaluaciones del proveedor, como ellos convengan, a los servicios y/o productos que se repitan en el tiempo o tengan entregas parciales, permitiendo la mejora del desempeo del Proveedor.

5.4 REGISTRO DE PROVEEDORES El rea de Compras tiene la Responsabilidad de actualizar, la informacin del Registro de

Proveedores y Contratistas de MEC Ltda., previa solicitud del rea de Abastecimiento y Logstica. Adicionalmente los proveedores y contratistas sern bloqueados de la Lista de Proveedores, cuando No tenga Movimientos de rdenes de Compra o contratos Vigentes en los ltimos dos aos.

6 REFERENCIAS Norma ISO 9001: 2008 Norma OHSAS 18001: 2007 Norma Iso 14001: 2004 Gua RUC del Consejo Colombiano de Seguridad