PIDDO

NO TENGO TIEMPO !
Cada comienzo de ao est marcado por las buenas (y muy sinceras) intenciones de que sea un ao diferente, con ms tiempo para disfrutar de la familia, los amigos, y tambin regalonearse uno mismo. Se puede lograr? S, con cierta disciplina, se puede administrar con xito este recurso escaso e irrecuperable.
Hay un libro que ha sido una excelente gua en mi labor profesional: Administre su tiempo eficazmente de Robert M. Hochheiser, editado por primera vez en 1996. Se lo recomiendo! El ao es importante de mencionar, porque ya en esos aos, sin los avances de la tecnologa que tenemos hoy, en particular la telefona mvil y la aparicin de Blackberry, era posible tener xito en la administracin del tiempo. Cmo? Tome nota! Primero que nada, es clave eliminar algunos vicios que todos tenemos en nuestro da a da: que usted vaya subiendo peldaos en su desarrollo profesional y su equipo de colaboradores tambin. Evite abusar del telfono o programarse demasiadas reuniones: Trate que sus reuniones y llamadas telefnicas sean lo ms breve posible. Vaya al grano. Recuerde que casi siempre despus de cada llamada o reunin surgen nuevas tareas por hacer, y si vive al telfono o fuera de su oficina, a qu hora va a poder hacerlas? S, la Blackberry puede ayudar a entregar respuestas express, pero otras requieren cierta elaboracin y anlisis. Es clave que se d espacio para pensar.

Comportarse como si el tiempo fuera un producto ra de los Cuadrantes. Esta teora es muy simple. Dice barato: Trabaje con sentido de urgencia. Las cosas son que una actividad es Urgente cuando requiere atencin tan dinmicas que, de un momento a otro, esas 2 horas inmediata y que es Importante si ella contribuye a su que tena se convierten en slo 5 minutos, porque hay misin y al cumplimiento de sus objetivos. As surgen los un incendio que apagar! 4 cuadrantes que vemos en el dibujo: No tener prioridades ni una planificacin adecuada: Desempee siempre su trabajo ms importante. Sugerencia, URGENTE urgente tenga a la vista un Listado de Cosas por ++ Hacer, idealmente separado por tipo de temas, con plazos de trmino, que le permita definir qu hacer primero y I. Incendios II. Lo planificado verificar su avance. Ayuda mucho una agenda Semana a la Vista o Mes a la I II + + Vista. As estar mejor preparado para Incendios Lo Planificado contingencias, pues otra persona de su confianza podra continuar con lo que usted est haciendo o dar una respuesta apropiada en su ausencia. Tratar de hacer todo uno mismo: Olvdelo! Pirdale el miedo a delegar y a III. Apoyo a terceros IV. Ocio y descanso pedir ayuda. No es lo mismo partir de III IV cero que trabajar sobre una propuesta Apoyo a terceros Ocio y Descanso hecha, aunque tenga que cambiarla entera. Adems, as va formando a otros para que puedan asumir sus actividades y usted hacerse cargo de otras ms desafiantes profesionalmente. El objetivo es
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Cmo establecer prioridades? Aplique la Teo-

importante IMPORTANTE

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La distribucin ideal, segn los expertos, es cercana a la siguiente: - 10% en el Cuadrante 1 Apagando incendios, porque siempre los habr. - 75% en el Cuadrante 2 Cumpliendo con mi planificacin, - 10% en el Cuadrante 3 Haciendo favores para otros, porque cultiva apoyos recprocos. - 05% en el Cuadrante 4 Ocio y pasatiempos, para recargar energas! Tenga presente que la programacin que usted haga sobre la base de estos cuadrantes no es esttica. Siempre es posible optimizar su tiempo. Incorpore estos hbitos en su da a da: Revise nuevamente sus prioridades, por ejemplo, a primera hora de cada da o antes de irse a su casa, para partir con todas las pilas al da siguiente. Usted defina la frecuencia, pero hgalo. Programe el tiempo requerido para comunicaciones telefnicas y tareas administrativas. Ellas deben ser parte de su agenda y no una insignificancia que no sabe dnde encajar Hay llamadas de 2 minutos y las hay de 30 minutos tambin. Siempre es bueno revisar sus prioridades despus de una actividad que le tom ms de lo presupuestado. Planific de manera realista? Aprenda de la experiencia. Si en redactar un documento nunca se demora menos de 30 minutos, para qu autoengaarse pensando en 5 minutos lo hago? Destnele 30 minutos en su agenda. Confirme previamente sus reuniones. Trate de que sus perodos de transicin sean productivos. En traslados y esperas, haga sus llamados telefnicos, lea informes, planifique o repriorice. Si tiene Blackberry, squele el jugo. Haga una lista aparte de pequeas cosas, como por ejemplo, pedir hora al doctor, hacer un trmite personal, revisar sus cuentas (y pagarlas). Agndelas. Ellas tambin ocupan minutos hbiles de su da y en algn momento las va a tener que hacer igual. Pida ayuda a los dems: Recuerde que usted no est solo. Conozca a sus compaeros de trabajo (descubra qu conocimientos y habilidades tienen). Deposite en las personas (para que tengan disposicin a prestarle ayuda). Y, en la medida que pueda, d un poco ms de lo que se le pide (agregue valor).

Vivien Piddo Gatts

Subgerente General

NO INICIE UNA ACTIVIDAD SIN SABER... - Resultados esperados de su gestin: qu debe entregar (respuesta, documento, informe), con qu contenido y formato, a quin y por qu (esto ltimo es til para agregarle valor). - Plazo para concluir la tarea o misin: cundo debe entregarlo (fecha y hora) y dnde o por cul medio (este detalle, que parece obvio, no lo es) - Recursos disponibles: Podr contar con la ayuda de su jefe u otras personas? Quines? Cunto tiempo? Tambin es importante tener claro los recursos econmicos (presupuesto), fsicos (espacio de trabajo debidamente habilitado), tecnolgicos (PC, impresora, software, Blackberry, telfono mvil, entre otros. La funcionalidad de los modelos y/o versiones disponibles siempre es relevante). - Si la nueva tarea implica cambio en sus responsabilidades normales: El que mucho abarca. Revise con su jefe qu podra retrasarse por ejecutar esta nueva actividad y redefina los plazos que sean necesarios. NO SE PIERDA ESTA OPORTUNIDAD. Este es el momento preciso para modificar su Listado de Cosas por Hacer.

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