LA MATRIZ DOFA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CONTADURIA PBLICA FUNDAMENTOS DE CONTROL Y AUDITORIA INTRODUCCION En las empresas deben estar

siempre buscando analizar constantemente sus mtodos, estrategias, polticas para logar mantenerse competitivas en el medio; deben cambiar de acuerdo a las necesidades de la sociedad y para lograrlo es fundamental que implementen estrategias flexibles que le permitan asumir cualquier cambio sin sufrir consecuencias drsticas. Para encontrar cuales son los inconvenientes o soluciones que mas convienen para salir delante de acuerdo con sus objetivos y entorno en el cual est inmersa hace uso de herramientas de diagnostico y planeacin estratgica y una de las ms conocidas en el mbito empresarial es la matriz DOFA, cuya esencia radica en el anlisis de problemas, mediante el reconocimiento de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, ayudando a conocer la situacin real de la organizacin, planteando el problema, estrategias y soluciones del mismo tanto presentes como futuros OBJETIVOS Definir el concepto de matriz DOFA. Identificar los componentes del anlisis y la matriz DOFA. Observar la importancia de la aplicacin de esta matriz en el futuro de la organizacin. PREPARACION Y PLANIFICACION DE ESTRATEGIAS El propsito esencial de la estrategia es adaptar y preparar a la empresa para enfrentar las condiciones previsibles en su entorno en el futuro donde ese futuro es cercano. En cuanto a la estrategia de negocios esta debe: Establecerse de dos a cuatro aos. Ser relevante, realista, y critica.

 Debe ser revisada peridicamente. Se deben identificar las reas estratgicas en funcin de: sector, tecnologa, productos, produccin, mercado, finanzas, mtodos y distribucin. Para definir estrategias vamos a considerar las siguientes tcnicas: la matriz DOFA, anlisis externo y anlisis interno. LA MATRIZ PARA FORMULAR ESTRATEGIAS DE LAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES-FORTALEZAS AMENAZAS (DOFA) Definida por koontz y weinrich, como una estructura conceptual para el anlisis sistemtico, que facilita la comparacin de las amenazas y oportunidades externas con las fuerzas y debilidades internas de la organizacin. ANALISIS DOFA |INTERNOS |F |Las cosas que la organizacin hace bien | |INTERNOS |D |Las cosas que la organizacin n no hace bien | |EXTERNOS |O |Condiciones en el ambiente externo que favorecen las fortalezas | |EXTERNOS |A |Condiciones en el ambiente externo que afectan las fortalezas o refuerzan las | | | |debilidades | La matriz, debilidades amenazas- fortalezas-oportunidades (DOFA), es una herramienta que ayuda a desarrollar cuatro tipos de estrategias: estrategias de debilidades y oportunidades, estrategias de fuerzas y debilidades, estrategias de fuerzas y amenazas y estrategias de debilidades y amenazas. La clave de su construccin est en la capacidad de observar los factores internos y externos a partir de juicios slidos y pensamiento estratgico y sistemtico. Las Estrategias DO Se formulan para superar debilidades internas a partir de las oportunidades externas, pueden existir oportunidades externas crticas pero una organizacin tiene debilidades internas que le impiden aprovechar dichas oportunidades por ejemplo: podra haber una gran demanda de alimentos sanos para garantizar familias sanas, pero un fabricante de alimentos quizs carezca de la tecnologa requerida para producir esta tecnologa (debilidades). Una estrategia DO

posiblemente consistira en transferir dicha tecnologa constituyendo una alianza de riesgo compartido con una organizacin competente en este campo otra estrategia DO seria contratar personal calificado en esta tecnologa. Las Estrategias FA Reconociendo las fortalezas de la empresa para poder evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas. un ejemplo de estrategias FA se presento cuando una empresa de software utilizo su alianza con una federacin de software ( fuerza), para obrar sobre otras empresas por concepto de daos y regalas al infringir las leyes de la propiedad intelectual, la fortaleza la tomo de su alianza de la federacin para proteger sus intereses. Las empresas que permiten la piratera, son una amenaza grave para muchas organizaciones de software. Las Estrategias FO Aprovechando Las fortalezas internas de la empresa para sacar ventaja de las oportunidades externas. Las personas de las organizaciones buscan una posicin donde puedan usar las fuerzas internas para aprovechar las tendencias y los hechos externos. Por reglas general, las organizaciones siguen a las estrategias de DO, FA o DA para colocarse en una situacin donde puedan aplicar estrategias FO. Cuando una organizacin afronta amenazas importantes, convendr superarlas para concentrarse en las oportunidades. Cuando una organizacin tiene debilidades significativas, deber superarlas y convertirlas en fortalezas. Las Estrategias DA Son tcticas de conservacin que aspiran disminuir las debilidades internas e impedir las amenazas del entorno. Una organizacin que enfrenta muchas amenazas externas estar en una situacin de alerta por supervivencia. Estrategias desde DOFA |ORGANIZACION |FORTALEZAS (F) |DEBILIDADES(D) | |OPORTUNIDADES (O) |ESTRATEGIAS (FO) |ESTRATEGIAS (DO) | | |Relacionar las fortalezas para aprovechar las|como superar las debilidades | | |oportunidades |desde las oportunidades | |AMENAZAS (A) |ESTRATEGIAS (FA) |ESTRATEGIAS DA | | |Como usar las fuerzas para evitar las |como reducir las debilidades |

| amenazas ANALISIS DOFA

|amenazas |

|y evitar las

Es una de las tcnicas bsicas para analizar las condiciones de la empresa y su sector de actividad, consiste en reunir informacin tanto del entorno como de la propia empresa, analizar y examinar los factores externos e internos correctamente y dar importancia a los ms relevantes para la permanencia y crecimiento de la organizacin. El origen del anlisis DOFA, fue provisto por Albert S. Humphrey, uno de los padres fundadores del mismo ya que l informo que el anlisis DOFA surgi de la investigacin conducida por el Stamford Research Institute entre 1960 y 1970. Sus orgenes nacen de la necesidad de descubrir por qu falla la planificacin corporativa. La investigacin fue financiada por las empresas del Fortune 500. El propsito esencial del anlisis DOFA es la generacin de estrategias que permitan a la organizacin, conectar sus acciones con las posibilidades (oportunidades) que puede aprovechar en su entorno externo, as como prepararse para enfrentar los peligros (amenazas), apoyndose en sus fortalezas y reduciendo el impacto negativo que pueden tener sus debilidades. Despus de realizado el anlisis se pasa a conformar la matriz o esquema con los factores relevantes o principales, con la cual se plantean las estrategias partiendo de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la empresa. El paso del anlisis DOFA a la Matriz DOFA, al parecer, es parte de la evolucin histrica que ha tenido esta herramienta gerencial debido que Por espacio de muchos aos, se ha recurrido al anlisis DOFA para identificar: fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la empresa; sin embargo, este tipo de anlisis es esttico y rara vez lleva al desarrollo de estrategias alternativas claras. En consecuencia, se introdujo la Matriz DOFA, para analizar la situacin competitiva de la empresa, que permite identificar cuatro conjuntos definidos de alternativas estratgicas anteriormente mencionadas. ANALISIS EXTERNO El diagnostico del medio o ambiente externo (entorno) tiene como objetivo fundamental identificar y proveer los cambios que se producen en trminos de su realidad actual y comportamiento futuro. Estos cambios deben ser identificados en virtud de que ellos pueden producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza).

Se debe tener en cuenta que una organizacin no existe ni puede existir fuera de un ambiente, fuera de ese entorno que la rodea, partiendo de este principio se encuentran dos conceptos: AMENAZA: Situacin desfavorable o negativa, actual o futura que presenta el ambiente a la organizacin, la cual debe ser enfrentada con miras a evitar o minimizar los daos potenciales sobre el desempeo y la supervivencia de la misma. OPORTUNIDAD: Es una situacin externa favorable o positiva, actual o futura, que ofrece el ambiente a la organizacin, cuyo aprovechamiento adecuado u oportunidad mejorara su posicin de competencia. Las oportunidades y amenazas externas son del orden: social como el crecimiento de distribucin demogrfica y el empleo o desempleo; demogrfico; poltico como la estabilidad poltica del pas o las relaciones internacionales; econmico; tecnolgico como la rapidez de los avances tecnolgicos; legal como las tendencias fiscales y los niveles de salarios, y de competitividad. Se deben tener en cuenta aspectos del sector: -Tamao y segmentacin -Crecimiento y madurez -Establecimiento de prcticas -Los mercados -Dimensin internacional. Se deben analizar tambin los cambios en el mercado: los clientes, los canales de distribucin, los factores polticos, sociales y demogrficos. En cuanto a los competidores: identificarlos, saber su capacidad, sus planes, la posibilidad de compartir mercados. Y en cuanto a la tecnologa: nuevos materiales y nuevos procesos, nuevos productos y nuevas aplicaciones, subutilizacin o sobreutilizacin de los recursos. ANALISIS INTERNO Se refiere a aquellos aspectos internos de la organizacin que se deben maximizar (fortalezas) o minimizar (debilidades) para hacer frente a los retos del entorno. Las fortalezas y debilidades tienen que ver con todos los sistemas internos de la organizacin, tales como: productos, recursos humanos, recursos de capital, tecnologa, insumos, administracin, activos, estructura interna y de mercado, percepcin de los consumidores, entre otros. Se realiza un

estudio interno para mirar la cantidad y calidad de los recursos con que cuenta el ente. FORTALEZA: Es una posicin favorable que posee la organizacin en relacin con alguno de sus elementos (recursos, procesos, etc.) y que la sita en condiciones de responder eficazmente ante una oportunidad o ente una amenaza. Es un recurso de tipo interno que posee la institucin en mejores condiciones que su competencia y que la hacen tener ventaja sobre los dems, y por lo tanto la hace rigurosa en su accionar. La Institucin puede emplear estos elementos para lograr sus objetivos y mejorar su posicin competitiva en el mercado. Son aquellos aspectos internos en los que somos fuertes y que debemos mantener o mejorar para posicionarnos adecuadamente en el mercado DEBILIDAD: Es una posicin desfavorable que tiene la organizacin con respecto a alguno de sus elementos, y que la ubica en condiciones de no poder responder eficazmente a las oportunidades y amenazas del entorno. Son limitaciones, defectos o inconsistencias en la institucin, que constituyen un obstculo para la consecucin de los objetivos y una merma en la calidad de la gestin. Son recursos de tipo interno que poseen las instituciones y que por el solo hecho de poseerlo la hacen vulnerable en su accionar en relacin a su competencia. Aspectos internos en los que debemos mejorar para lograr una posicin ms competitiva. Las fortalezas y debilidades internas se refieren entre otras a: costos de produccin, habilidades de marketing, competencias de talento humano, recursos financieros, imagen de la organizacin. Para ello se tiene en cuenta los aspectos claves de la organizacin: Ventas, marketing, distribucin. Produccin y competitividad. Eficiencia en manufactura, capacidad. Situacin financiera. Direccionamiento y recursos. Administracin de los recursos, experiencia. Costos de materiales y suministros. Gestin de la informacin y el conocimiento. Se sugiere responder a las preguntas: qu me proviene de?, Cul es la diferencia actual entre lo que tenemos y lo deseado?, Por qu?, Qu podra crear los ms grandes dficit o riesgos? Cualquier Organizacin debe tratar de llevar a cabo estrategias que obtengan beneficios de las fortalezas internas, que aprovechen las oportunidades externas, que mitiguen las debilidades internas y eviten o aminores el impacto de las amenazas externas. PREPARACION DE LA MATRIZ DOFA

Parte del anlisis ms conocida y practicada en el medio empresarial. Se convierte en una mesa redonda donde se procede a identificar los cuatro componentes de la matriz: 1. DIVISION Los cuatro componentes de la matriz se dividen en aspectos de tipo: Interno-fortalezas y debilidades de la empresa que realizara el proyecto Externos-oportunidades y amenazas-medio en el que se desenvuelve la empresa. 2. PRESENTACION La matriz se presenta en cuadro de 2x2 3. JUSTIFICACION Y SUGERENCIAS La presentacin de la matriz y el orden de sus temas se justifican con el manejo de reuniones y trabajos de grupo. La teora de la sociologa empresarial sugiere que para discutir un proyecto es recomendable iniciar con las fortalezas y oportunidades porque as el grupo es ms receptivo y se reconoce el potencial para enfrentar el proyecto. En cambio si se empieza con las debilidades y amenazas hay tendencia al pesimismo. 4. DILIGENCIAMIENTO Tratar de identificar aspectos claves como: Estructura organizacional, finanzas, polticas de estado, lineamientos empresariales, factores ambientales, logstica, etc., no dejar al azar oportunidades o problemas que se puedan prever con anterioridad y prepararse para ello. PROBLEMA ACTUAL DEL USO DEL METODO DOFA Algunas falencias o fallas comunes en su aplicacin: 1. No hay claridad sobre el problema(s) a analizar: es importante q todos los participantes hayan identificado y delimitado de forma muy precisa y clara sus causas y consecuencias del problema, no hacerlo conduce a que el mtodo fracase o sea una prdida de tiempo.

2. El grupo de trabajo no tiene conciencia de lo que representa realmente una debilidad, oportunidad, fortaleza o amenaza para la empresa y se genera una lluvia de ideas sobre temas que no estn relacionados con el problema tratado. 3. Se renen participantes que no tienen nada que ver con el problema, no tienen responsabilidad en algunos de sus componentes, provocando que se centre la atencin en otros temas que no tienen relacin con el diagnostico, ni la solucin. 4. Se arma la matriz preliminar de diagnostico, se hace consenso para definir la solucin ms adecuada, se delegan tareas para corregir el problema y se levanta sesin. Se cree que el mtodo se aplicado a cabalidad, cuando solo se ha aplicado un 10% de su proceso; se ha dejado por fuera el verdadero valor agregado del mtodo, no se trabajaron todos los componentes, no se planteo una estrategia de trabajo y no se valor el efecto de cada componente para determinar si son relevantes para el problema o sus soluciones. CONCLUSIONES La matriz DOFA es una herramienta indispensable para la buena toma de decisiones en una organizacin y para la preparacin de las estrategias correctas. Partiendo de un anlisis DOFA adecuado, se ayuda a la gerencia a cumplir con los objetivos establecidos en el ente, debido que se tiene en cuenta factores externos e internos de la organizacin. Aunque la matriz DOFA sea una herramienta muy eficaz en la formulacin de estrategias, en muchos casos ha fallado, pero no por ella, sino por la inadecuada aplicacin de esta dado que en muchos casos confunden las debilidades con fortalezas o amenazas con oportunidades o viceversa, por esto antes de comenzar en anlisis se deben aclarar estos aspectos. BIBLIOGRAFIA Administracin, una perspectiva global (1994), McGraw-Hill. Pginas de Internet y buscador Go