La Importancia de las Relaciones Pblicas en las Organizaciones

Reunin de la Junta Directiva de la Empresa Nova Consult C.A. Asesora y Capacitacin para el Personal de Relaciones Publicas y Mercadeo en Valencia Estado Carabobo.

Las relaciones pblicas se han vuelto fundamentales para las organizaciones, ya que cada vez hay ms competencia y las empresas necesitan destacar, crear una imagen que guste al consumidor. Las organizaciones tienen tres opciones: contratar a una agencia especializada, montar un departamento interno o fichar a un director de comunicacin.

Se suele contratar una agencia especializada cuando se necesita a expertos que dominen esa materia. En cambio, para evitar el trasiego de informacin confidencial y conservar el valor dentro de la organizacin se crea un departamento interno de RRPP. Un director de comunicacin requerir del apoyo de una agencia externa para dejarle tiempo para la gestin estratgica de la comunicacin de la organizacin.

Necesitar tambin de una formacin especfica y un reciclaje constante para realizar sus actividades con eficacia, cada una de estas opciones tienes sus ventajas e inconvenientes, y se eligen dependiendo del tipo de empresa que tengamos. Por ello, y para saber elegir bien, necesitamos contar con el asesoramiento de consultores externos para elegir la opcin adecuada y sacar el mximo provecho.

Desde hace dcadas los gerentes han buscado mejorar el funcionamiento organizacional, esta situacin es tan antigua como la cultura. Anteriormente se vea a las organizaciones como una forma de alcanzar la competitividad y obtener beneficios sobre la base de una divisin horizontal del trabajo y vertical de la decisiones, donde exista alguien en la cspide que era quien pensaba y los dems eran los autmatas que se les pagaba para que hicieran lo que se les ordenaba y nada ms.

Esta era la estructura de una organizacin lineal. Hoy en da, el concepto de organizacin ha cambiado y se ha pasado de un pensamiento lineal a un pensamiento sistmico, en donde las cosas no son vistas como estructuras aisladas sino como procesos integrantes de un todo; en tal sentido, podemos decir que la organizacin es un sistema de relaciones entre individuos por medio de las cuales las personas, bajo el mando de los Gerentes, persiguen metas comunes.

Estas metas son producto de la planificacin y de los procesos de toma de decisiones en donde los objetivos son creados tomando como base la capacidad de aprender que tienen los empleados, conocindose que las organizaciones cobrarn relevancia al aprovechar el entusiasmo y la capacidad de aprendizaje del personal que poseen, los gerentes quieren estar seguros de que sus organizaciones podrn aguantar mucho tiempo y para ello, en nuestros tiempos, se hace indispensable conocer sobre el comportamiento humano en las organizaciones y ste ser entendible slo cuando lo analizamos de manera holstica, sistmica, multidisciplinaria e interdisciplinarias y en donde las relaciones personas-organizacin deben verse como un todo, tenindose como entendido que las habilidades tcnicas son necesarias para el xito en la gestin administrativa.

Adems, los gerentes necesitan tener buenas habilidades con la gente y desarrollar las habilidades de sus colaboradores, ya que el impacto positivo y/o negativo que los componentes de la organizacin (individuos, grupos y estructura) tiene sobre ella misma ser directamente proporcional al xito o fracaso que la organizacin obtenga. Somos afortunados de vivir en esta poca de grandes cambios y transformaciones. Esto a la vez, nos implica la gran responsabilidad de abrir nuestra mente a nuevas opciones y desaprender mucho de lo que hemos aprendido. Sin desconocer la importancia de historia, las soluciones no estn en la tradicin, es necesario inventarlas.

El punto de partida bsico, es entender que la organizacin como invento del hombre ha logrado transformar la humanidad y la concepcin del hombre y el trabajo, por lo que debemos buscar en ella la posibilidad de que el hombre realice su propia transformacin fundamental a travs del trabajo con otros seres humanos, el enfocar este esfuerzo partiendo de los clientes, ser lo nico que le permitir a las organizaciones sobrevivir en el futuro y lograr la innovacin y la creatividad que demandan los cambios cada vez ms acelerados. Con esto se espera lograr el objetivo fundamental, tanto para la organizacin como para las personas y la sociedad en general.

El comportamiento organizacional baza su importancia es que es un proceso que se fundamenta en el estudio del individuo como parte de vital de una estructura y que su estado conductual va a repercutir en la produccin de la organizacin, por lo tanto, conocerlo y apoyarlo a travs de mtodos organizados va a ser de elevada eficacia para la empresa. En el caso particular de las organizaciones, dadas las nuevas reglas de juego a nivel mundial, los modelos tradicionales de administracin y gerencia, diseados para manejar la complejidad, no son una respuesta para producir el cambio. Es necesario avanzar de las organizaciones eficientitas, burocratizadas, rgidas y dependientes, para contar con organizaciones eficientes, productivas, flexibles y autnomas, conscientes de que lo que realmente existen son las personas.

Es necesario abandonar los procesos de planeacin centralizada y los esquemas paternalistas que generan dependencia y erosionan el ambiente interno de la organizacin, menoscabando las posibilidades de desarrollo humano, su nivel de compromiso y su inters por participar realmente en la vida de la organizacin. No

podemos seguir separando la organizacin entre los que piensan y los que hacen. En un esquema organizacional fragmentado, montado sobre la base del temor y la desconfianza, soportado por los mecanismos de control e inspirado en la burocracia y las jerarquas, la ausencia de oportunidades y retos es la norma.

Limitarse a "comprar" capacidad de obediencia y acomodacin no es suficiente para abordar los nuevos retos que impone una sociedad rpidamente cambiante. Las nuevas realidades exigen cooperar en vez de competir. Cada ser humano es un asociado, un colaborador creativo y responsable que se auto renueva y aprende continuamente, pero que se ve limitado por una serie de interferencias creadas en las organizaciones, que por falta de imaginacin y exceso de intolerancia y desconfianza, han limitado la vida a normas, objetivos y evaluaciones

El verdadero viaje del descubrimiento no consiste en buscar nuevas tierras, sino en buscar con nuevos ojos. De lo que estamos hablando es buscar nuevas realidades para viejos problemas.

Las organizaciones se ven cada vez ms expuestas a afrontar nuevos retos y desafos, para lo cual deben inventar su propio proceso y seguir un camino natural y autntico alejado de las "modas gerenciales" que tanta confusin ha creado. Cada organizacin necesita crear un entorno laboral interno adecuado por medio de la buena comunicacin en la cual se vera reflejado en las relaciones externas que tenga dicha organizacin. Esto implicara en mi campo laboral una gran importancia para el surgimiento o xito de una empresa prestadora de servicios tursticos y hoteleros ya que en este sector de la administracin, al proyectar buenas relaciones, surge el prestigio y la buena imagen de la institucin trayendo consigo el desarrollo econmico y social del entorno. Es difcil conseguir fondos para una organizacin social, ms aun si no se tiene una imagen pblica relevante o se utilizan medios de comunicacin locales, nacionales o internacionales para difundir sus acciones.

Las relaciones pblicas ayudan a crear canales de comunicacin o mejorar los ya existentes con diferentes actores sociales, para ser ms conocidos socialmente. Adems de favorecer la creacin de alianzas entre pares y otros sectores de la comunidad, lograr construir una buena reputacin e imagen de la organizacin, disear estrategias eficientes de fundraising, entre otros. Las ONGS deben divulgar sus proyectos,

acciones y necesidades, fomentar y sensibilizar sobre la temtica que trabajan para hacer conocer sus actividades. De esta manera podrn posicionarse socialmente y de esta forma ir ganando la confianza de la sociedad para lograr ms apoyo.

Las acciones de RP realmente pueden hacer que aumente la colaboracin con la ONG, tanto en fomentar donaciones como con la participacin y ayuda de voluntarios. Es muy importante para las ONGS comunicarse eficazmente con el resto de la comunidad, mostrar que aportes beneficiosos se le hace a ella y de esta forma fidelizar donantes y voluntarios. Las relaciones pblicas son una herramienta altamente efectiva si se la desarrolla adecuadamente. Algunas personas y organizaciones an tienen el prejuicio de que es frvolo gastar dinero que es escaso, en relaciones pblicas, pero este concepto no es correcto ya que no es necesario gastar demasiado dinero en relaciones pblicas, sino que generando conexiones y vnculos slidos junto al uso creativo de los recursos materiales y humanos que se tienen se pueden hacer muchas cosas positivas.

Un buen plan de comunicacin y de relaciones pblicas en una ONG debe ayudar a hacer ms popular la causa o problemtica social en la que trabaja la organizacin. El ganar ms apoyo social permitir que ms personas se comprometan y colaboren con la organizacin sin fines de lucro. El tercer sector es un gran protagonista en las sociedades actuales ya que sus tareas realmente producen cambios sociales relevantes. Pero muchas de las ONGS todava no logran crecer ms, porque cometen errores comunicacionales frecuentes como no comunicar que es lo que hacen, entre otros. Las RP le permiten a las organizaciones crear vnculos sociales que le permitan trabajar con ms tranquilidad, tener un financiamiento estable y de esta forma alcanzar las metas que se fijaron. Las Relaciones Pblicas estn dejando atrs la imagen de frvolas y de que slo desempeaban una funcin cosmtica. Hoy, con la globalizacin, enfrentan nuevos y esenciales retos orientados a integrar a las empresas con sus consumidores.

Hablar de globalizacin no se limita al aspecto econmico. Se refiere al proceso de transformacin de las organizaciones, que deben cambiar para preservar su competitividad ante las exigencias de un entorno ms demandante. Las organizaciones

que no son capaces de modificar su visin y estrategias para enfrentar las nuevas condiciones de los mercados pierden competitividad y estn condenadas a desaparecer. En algn tiempo las Relaciones Pblicas no eran tomadas muy en cuenta ya que las consideraban un gasto innecesario y no las consideraban como herramientas bsicas para las organizaciones. Hoy en da ese concepto se ha venido transformando, ahora las organizaciones consideran que el xito o el fracaso de una compaa van a depender en gran medida de la imagen que proyectemos, tanto hacia el exterior como hacia el interior. Proyectar una buena imagen de empresa no es ni ms ni menos que el mercado tenga un conocimiento, una opinin y valoracin positiva de nuestra organizacin y, por lo tanto, de los productos y servicios que ofrecemos. Resultan herramientas fundamentales; ayudan a construir y fomentar la imagen de una empresa, as como su posicionamiento institucional. Sin embargo, hay que tener bien claro que para conseguir estos objetivos es necesario cuidar las relaciones con la comunidad, la administracin, los grupos de presin, los lderes de opinin y la prensa. Asesorar a las empresas acerca del diseo y aplicacin de estrategias de comunicacin que se adecuen a sus diferentes pblicos y que, por lo tanto, repercutan positivamente en sus resultados empresariales, es el objetivo que persigue toda Consultora de Relaciones Pblicas todo esto a un menor costo. Toda empresa u organizacin puede recurrir a un servicio de Relaciones Pblicas para anunciar asuntos relevantes: el lanzamiento de nuevos productos o servicios, apertura de un establecimiento, difusin de prximos acontecimientos, promocin de web sites, descubrimientos, realizar campaas de concientizacin que despierten el inters de la opinin pblica y que le brinden una excelente imagen institucional, etc. El surgimiento de nuevas agencias locales y el ingreso al mercado mexicano de prcticamente todas las firmas globales de Relaciones Pblicas, ha ocurrido a partir de que comenz el proceso de apertura comercial en nuestro pas. Este incremento en el nmero de agencias de esta especialidad obedece a que la demanda de estos servicios, tanto de empresas locales como de filiales internacionales instaladas en el pas, creci significativamente. El papel que jugarn en ello las Relaciones Pblicas en un futuro ser fundamental, porque a pesar de que los mercadlogos aseguran que el mundo marcha hacia un pensamiento global, es un

hecho que cada pueblo quiere conservar sus caractersticas propias, los mensajes tendrn contenidos globales, pero la forma de transmitirlos y la interaccin entre los individuos que integran las organizaciones debern conservar la identidad local.

FUNDAMENTO DE MERCADEO UFT AUTORES: MARA ALEJANDRA MORAO, CHRISTIAN ADRIAN RAMREZ. TUTOR: RONALD ORDOEZ