PRACTICA No.

1 ARRANQUE DE ACCESS

( 7 hojas )

En este primer ejemplo se va a proceder al diseo de la base de datos que va a ser empleada a
lo largo de todo el semestre. De esta forma, se estructurar nuestro trabajo en la planificacin de
la base de datos, incidiendo en la importancia de esta fase de diseo en todo proceso de
construccin de bases de datos, para despus pasar a la creacin de las tablas, sus relaciones y
la realizacin de diversas modificaciones sobre las mismas como prctica.
Al final
emplearemos Visual Basic para el mantenimiento de las tablas (altas, bajas, modificaciones,
consultas, etc) sin olvidar el SQL desde este lenguaje visual.
Plantearemos el siguiente problema. Nuestra empresa necesita mantener el control del personal
perteneciente a la misma, tendremos catalogados los puestos de trabajo existentes en la
empresa y diferentes secciones en las que se subdivide toda su estructura general.
Seguimiento del ejemplo
En primer lugar vamos a realizar el diseo o planificacin de nuestra base de datos.
Para ello estudiaremos bien el supuesto del que partimos, veremos las necesidades de
construccin de tablas, evitando duplicidad en el tratamiento de los datos y las relaciones entre
dichas tablas.
1. Partiendo del caso expuesto, podemos observar que nuestra empresa quiere conocer todos
los datos personales de sus empleados, luego una de las tablas a emplear es la que
denominaremos PERSONAL, en la que dichos datos quedarn almacenados.
2. Por otra parte, se presupone que los puestos de trabajo de nuestra empresa (Jefaturas de
Seccin, Subdirecciones, Secretaras, operadores, etc.) estn catalogados, suponiendo a cada
uno un cdigo propio. Como es lgico, tendremos otra tabla que contenga estos datos, a la cual
llamaremos PUESTOS.
Habr que tener en cuenta que se catalogarn los puestos evitando duplicidades. Esto no
significa que solo exista una persona con un puesto, sino que varias personas pueden tener la
misma categora, pero dicha categora no va a ser incluida en esta tabla tantas veces como
personas la desempeen. Posteriormente incidiremos en este tema.
3. Por ltimo, de momento parece que tambin tenemos dividida nuestra empresa en varias
secciones (Ventas, Almacn, Relaciones externas, Contabilidad, etc. ). De esta forma, en cada
seccin existirn varios trabajadores con los mismos o distintos puestos en cada una de ellas. A
esta tabla la llamaremos SECCIONES.
NOTA. Una vez, estudiado el nmero de tablas que aparentemente vamos a utilizar, pasaremos
a construir sobre el papel cada una de ellas. Tngase en cuenta que este proceso de
planificacin sobre el papel es de suma importancia. Lo normal es que, posteriormente al estudio
del nmero de tablas, en la fase de diseo de cada una de ellas que vamos a comenzar ahora,
se tenga que dar marcha atrs por no resultar vlida la estructura inicial o por faltar o sobrar
alguna de las tablas propuesta. Por todo ello es importante planificar bien para luego no perder
el tiempo una vez que se inicie el programa administrador, en este caso Microsoft Access 2000.

. A continuacin se estudiar la estructura de cada una de las tablas:

1. Vamos a estudiar la estructura de la tabla PUESTOS. En principio, en dicha tabla se va a
capturar la descripcin del puesto de trabajo, la seccin a la que pertenece y un campo de

observaciones que puede ser de utilidad para aclarar algunas particularidades del puesto en un
momento dado.
Pero adems, conviene que cada puesto tenga una codificacin, para evitar errores en el
momento de adjudicar un puesto a un empleado, tal y como se ver al estudiar la tabla
PERSONAL. De esta forma, en principio podemos construir nuestra tabla PUESTOS con los
siguientes campos:
CODIGO PUESTO
PUESTO
CODIGO SECCION
OBSERVACIONES
En lugar de capturar la descripcin de la seccin, se insertara en esta tabla de puestos el cdigo
correspondiente a esta seccin que, como se ver a continuacin, quedar asignado en la tabla
SECCIONES.
2. Estudiaremos a continuacin la estructura de la tabla SECCIONES. Dicha tabla es sencilla,
tan slo tendremos que anotar la descripcin de la seccin y un nmero de cdigo para evitar
duplicidades en la misma. De esta forma, los campos de los que inicialmente constar esta tabla
son los siguientes:
CODIGO SECCION
SECCION
3. Por ltimo disearemos la estructura de la tabla PERSONAL. Como es lgico, en dicha tabla
se capturarn los datos personales de cada uno de los empleados, as como el puesto que
desempean en la empresa. De esta forma, los campos a incluir en dicha tabla sern los
siguientes:
NUMERO PERSONAL
NOMBRE
APELLIDOS
DIRECCION
TELEFONO
CODIGO POSTAL
CIUDAD
CODIGO PUESTO
Una vez realizado el proceso de diseo de la base de datos, pasaremos a ejecutar Access 2000
para pasar a la creacin de la misma.
Para arrancar Access 2000.
1. Haga clic sobre el botn Inicio de la Barra de tareas y seleccione la opcin Programas.
2. En el men que se visualiza, seleccione la opcin Microsoft Access.
En el cuadro de dilogo resultante, elegimos la opcin Base de datos en blanco y hacer clic
sobre el botn Aceptar. Se obtendr un cuadro de dilogo semejante al siguiente:
ffd8ffe000104a46494600010201007d007d0000ffe20c584943435f50524f46494c450001010000
0c484c696e6f021000006d6e74725247422058595a2007ce00020009000600310000616373704d
5346540000000049454320735247420000000000000000000000000000f6d6000100000000d32d
48502020000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000

00000000000000000000000001163707274000001500000003364657363000001840000006c77
747074000001f000000014626b707400000204000000147258595a00000218000000146758595a
0000022c000000146258595a0000024000000014646d6e640000025400000070646d646400000
2c400000088767565640000034c0000008676696577000003d4000000246c756d69000003f8000
000146d6561730000040c0000002474656368000004300000000c725452430000043c0000080c6
75452430000043c0000080c625452430000043c0000080c7465787400000000436f70797269676
874202863292031393938204865776c6574742d5061636b61726420436f6d70616e79000064657
3630000000000000012735247422049454336313936362d322e31000000000000000000000012
735247422049454336313936362d322e310000000000000000000000000000000000000000000
00000000000

1. En el cuadro de texto Nombre de archivo teclear LISTADO DE PERSONAL

y hacer clic sobre el botn Crear. Como se puede observar, aprovechamos la
posibilidad que nos da Windows 9x/2k/Me/XP para dar nombres largos a
nuestros archivos.
A continuacin comenzar la creacin de la estructura de las tablas:
1. Empezaremos creando la tabla PUESTOS:
a. Seleccionar el objeto Tablas en la ventana de la base de datos, si no
lo estaba ya.
b. Hacer clic sobre el botn Nuevo. Se obtendr el siguiente cuadro de
dilogo.
ffd8ffe000104a46494600010201007d007d0000ffe20c584943435f50524f46494
c4500010100000c484c696e6f021000006d6e74725247422058595a2007ce0002
0009000600310000616373704d53465400000000494543207352474200000000

00000000000000000000f6d6000100000000d32d4850202000000000000000000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c. Seleccionar la opcin Vista Diseo y hacer clic sobre el botn

Aceptar.
d. En la columna Nombre del campo, introducir CODIGO PUESTO.
NOTA. Para desplazarse a la columna siguiente, en este caso Tipo de datos,
es necesario oprimir la tecla Tab o bien hacer clic sobre la columna.
e. En la columna Tipo de datos, elegir numrico, bien seleccionndolo en
la lista que se despliega haciendo clic sobre la flecha de la derecha de dicha
casilla o bien oprimiendo la tecla N.
f. La columna Descripcin no es de relleno obligatorio. Es conveniente
rellenar dicha columna cuando la cantidad de campos de una tabla es elevada.
En nuestro caso no haremos uso de dicha descripcin.
NOTA. En algunos casos no es necesario establecer propiedades a cada campo
distintas de las predeterminadas. Nosotros cambiaremos en la mayora de los
mismos.
g. En este campo cambiaremos el tamao del campo para que sea
Entero. Para ello, hacer clic sobre el cuadro de texto Tamao del campo

perteneciente al apartado Propiedades del campo ( u oprimir la tecla F6 ), y

seleccionar en la lista desplegable disponible el elemento citado.
NOTA. Este tipo de datos permite valores enteros comprendidos entre -32,768 y
32,707. Como suponemos que en nuestra empresa no habr ms de 32,000
empleados, usaremos este tamao para que nuestra tabla no reserve espacio
innecesario de memoria.
h. Se proceder de la misma forma con el resto de campos tal y como se
indica en la siguiente tabla:
NOMBRE
CODIGO
PUESTO
PUESTO
CODIGO
SECCION
OBSERVACI
ONES

TIPO
Numrico

TAMAO
Entero

Texto
Numrico

35
Entero

Memo

i. A continuacin vamos a establecer la Clave principal de esta tabla.

NOTA. Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de
forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla.
En nuestra tabla, estableceremos como clave principal el campo CODIGO
PUESTO. Para ello es suficiente hacer clic encima de dicho campo y,
posteriormente, hacer clic sobre el botn Clave principal.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j. Una vez finalizado el diseo de la tabla, se cierra la ventana y se

almacena la estructura o diseo que acabamos de crear. Para ello se procede
de la siguiente manera:
k. Cerrar la ventana de la misma forma que cualquier ventana en
Windows 9X/2K/Me/XP, es decir, haciendo clic en el botn de la esquina
superior derecha de la misma.
l. A continuacin Access pregunta si deseamos guardar el diseo de la
tabla. Hacer clic sobre el botn S.
m. Escribir PUESTOS como nombre de la tabla que acabamos de crear y
hacer clic sobre el botn Aceptar. De esta forma habremos
finalizado la creacin de la estructura de nuestra nueva tabla,
observa la siguiente imagen:
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043c0000080c625452430000043c0000080c7465787400000000436f707972696
76874202863292031393938204865776c6574742d5061636b61726420436f6d70
616e790000646573630000000000000012735247422049454336313936362d32
2e31000000000000000000000012735247422049454336313936362d322e3100
0000000000000000000000000000000000000000000000000000
2. De esta misma forma crearemos la tabla SECCIONES. Dicha tabla contendr
los siguientes campos:
NOMBRE
CODIGO
SECCION
SECCION

TIPO
Numrico

TAMAO
Entero

Texto

35

La clave principal ser el campo CODIGO SECCION.

3. La tabla PERSONAL, se ajustar a los siguientes campos:
NOMBRE
NUMERO
PERSONAL
NOMBRE
APELLIDOS
DIRECCION
TELEFONO
CODIGO
POSTAL
CIUDAD
CODIGO
PUESTO

TIPO
Numrico

TAMAO
Entero

Texto
Texto
Texto
Texto
Texto

15
35
35
8
5

Texto
Numrico

15
Entero

La clave principal coincidir con el campo NUMERO PERSONAL

f. Una vez creada la estructura de las tablas, vamos a establecer las relaciones
entre las mismas:
1. Hacer clic sobre el botn Relaciones de la Barra de Herramientas o,
desplegando el men Herramientas, hacer clic sobre la opcin Relaciones. Se
obtendr el siguiente cuadro de dilogo: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696577000003d4000000246c756d69000003f8000000146d6561730000040c000
0002474656368000004300000000c725452430000043c0000080c675452430000
043c0000080c625452430000043c0000080c7465787400000000436f707972696
76874202863292031393938204865776c6574742d5061636b61726420436f6d70
616e790000646573630000000000000012735247422049454336313936362d32
2e31000000000000000000000012735247422049454336313936362d322e3100
0000000000000000000000000000000000000000000000000000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Este cuadro Mostrar tabla tan solo aparece cuando todava no hay ninguna
relacin creada entre las tablas de la base de datos.
2. Hacer clic sobre la tabla PERSONAL y, una vez sombreado el nombre, hacer
clic sobre el botn Agregar. Realizar esta misma operacin con las otras dos
tablas. Por ltimo, hacer clic sobre el botn Cerrar.
3. Vamos a relacionar las tablas PUESTOS y SECCIONES. Para ello
seguiremos los siguientes pasos:
a. Hay que ver por cuales campos se van a relacionar las tablas. Estos
campos han de ser iguales en tamao y tipo. En nuestro caso ambas tablas
van a estar relacionadas por el campo CODIGO SECCION.
b. Hacer clic sobre el campo CODIGO SECCION de la tabla SECCIONES
y, sin soltar, arrastrar hasta el campo CODIGO SECCION de la tabla PUESTOS.
c. Soltar el botn del ratn. Se obtiene el siguiente cuadro de dilogo:
Por ltimo activaremos en dicho cuadro de dilogo la casilla de verificacin
Exigir integridad referencial.

ffd8ffe000104a46494600010201006900690000ffe20c584943435f50524f46494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NOTA. Con la Integridad Referencial conseguimos que nunca se pueden crear
un puesto de trabajo cuya seccin no exista, ni se podr borrar o cambiar un
nmero de seccin de la tabla SECCIONES si existen registros de la tabla
PUESTOS que incluyan dicha seccin.
d. Hacer clic sobre el botn Crear, con lo que se cerrar el cuadro de
dilogo y quedar establecida la relacin.
4. A continuacin vamos a establecer la relacin entre las tablas PUESTOS y
PERSONAL; para ello seguiremos los mismos pasos que en el caso anterior:

NOTA. En ste se indican las dos tablas a relacionar y, en su parte inferior, el

tipo de relacin a aplicar. Por omisin esta relacin es de uno a varios. Esto
significa en nuestro caso que por cada cdigo de seccin existente en la tabla
SECCIONES pueden existir uno o varios registros con el mismo nmero de
seccin en la tabla PUESTOS. Lo cual es lgico, pues pueden existir varios
puestos en una misma seccin (es lo ms habitual).
a. Vamos a relacionar las tablas por el campo CODIGO PUESTO.
b. Hacer clic sobre el campo CODIGO PUESTO de la tabla PUESTOS y,
sin soltar, arrastrar hasta el campo CODIGO PUESTO de la tabla
PERSONAL.
c. En el cuadro de dilogo resultante hacer clic sobre la casilla de
verificacin Exigir integridad referencial.
d. Hacer clic sobre el botn Crear, con lo que se cerrar el cuadro de
dilogo y quedar establecida la relacin.
El resultado final deber ser el siguiente: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5. Una vez establecidas las relaciones entre las tablas, cerraremos el cuadro
Relaciones haciendo clic sobre el botn Cerrar de la esquina superior
izquierda del mismo. Access preguntar si queremos guardar los cambios, a
lo cual contestaremos S.

Ejercicios adicionales
1 Aadir a la tabla PUESTOS el campo GRUPO LABORAL (texto, 1 posicin),
en los cuales se englobarn los diferentes puestos de trabajo.
2. Es necesario incluir en la tabla PERSONAL el RFC (texto, 10 posiciones) y la
FECHA DE INGRESO en la empresa del trabajador. Dichos campos se
insertarn despus de los apellidos del trabajador.
3. Adems es necesario tener ubicado a cada trabajador dentro del edificio.
Para ello se necesitar saber el despacho ( texto, 3 pos.), la planta (texto, 1
pos.) y la extensin telefnica (texto, 4 pos.). El problema se resolver creando
una nueva tabla que incluya estos datos (ponle de nombre: DESPACHOS) y
relacionndola con la tabla PERSONAL. (tip: el campo a relacionar es NUMERO
PERSONAL)