M2 GPF v2010

Mdulo:
Gestin y organizacin de proyectos de Formacin
MANUAL DEL MDULO: GESTIN Y ORGANIZACIN DE PROYECTOS DE FORMACIN EDITA: Grupo Fondo Formacin, A.I.E. DIRECCIN Y COORDINACIN: Departamento de Didctica. Direccin de Organizacin y Sistemas. Fundacin Andaluza Fondo de Formacin y Empleo. Consejera de Empleo. Junta de Andaluca. COLABORAN: Asuncin Arana Rueda Roco Trancoso Navarro Natalia Martnez Mojarro Nuria Vallejo Acebal Fidel Portillo Cruces DEPSITO LEGAL: SE-386-2009 Recomendada la impresin en Papel Reciclado Copyright: 2009. Grupo Fondo Formacin Todos los derechos reservados. Esta publicacin tiene fines exclusivamente educativos. Queda prohibida la venta de este material a terceros, as como la reproduccin total o parcial de sus contenidos sin autorizacin expresa de los autores y del Copyright. El uso del lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre mujeres y hombres forma parte del ideario de la Fundacin Andaluza Fondo de Formacin y Empleo.
MDULO. GESTIN Y ORGANIZACIN DE PROYECTOS DE FORMACIN
NDICE
INTRODUCCIN Y OBJETIVOS DEL MDULO ............................................................................3 MAPA CONCEPTUAL DEL MDULO...........................................................................................4
UNIDAD 1. GESTIN DE PROYECTOS FORMATIVOS .................................................................3 MAPA CONCEPTUAL DE LA UNIDAD 1.................................................................................. 8 1.1. CUESTIONES PREVIAS A CONSIDERAR ......................................................................... 9 1.2. GESTIN DE PROYECTOS ........................................................................................... 10 1.3. EL PLAN DE GESTIN ................................................................................................. 15 1.4. TCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR PROYECTOS ..................................... 25 RESUMEN DE LA UNIDAD 1 ............................................................................................... 40 SOLUCIONARIO DE EJERCICIOS UNIDAD 1 ........................................................................ 42 MS INFORMACIN UNIDAD 1........................................................................................... 42 UNIDAD 2. GESTIN Y CONTROL FINANCIERO .........................................................................3 MAPA CONCEPTUAL UNIDAD 2.......................................................................................... 44 2.1. TCNICAS DE CONTROL FINANCIERO ......................................................................... 45 2.2. El COSTE..................................................................................................................... 46 2.3. LA AMORTIZACIN...................................................................................................... 50 2.4. PUNTO DE EQUILIBRIO ............................................................................................... 54 2.5. PRESUPUESTO ........................................................................................................... 59 2.6. RENTABILIDAD DE PROYECTOS DE FORMACIN ........................................................ 69 RESUMEN DE LA UNIDAD 2 ............................................................................................... 79 SOLUCIONARIO EJERCICIOS UNIDAD 2.............................................................................. 81 MS INFORMACIN UNIDAD 2........................................................................................... 81 UNIDAD 3. FINANCIACIN EXTERNA DE PROYECTOS FORMATIVOS .........................................3 MAPA CONCEPTUAL DE LA UNIDAD 3................................................................................ 83 3.1. FINANCIACIN DE PROYECTOS FORMATIVOS............................................................. 84 3.2. AYUDAS Y SUBVENCIONES ......................................................................................... 88 3.3. SUBVENCIONES PARA LA FORMACIN ..................................................................... 101 3.4. LICITACIONES........................................................................................................... 113
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RESUMEN DE LA UNIDAD 3 ............................................................................................. 123 SOLUCIONARIO DE EJERCICIOS UNIDAD 3 ...................................................................... 124 MS INFORMACIN UNIDAD 3......................................................................................... 124 UNIDAD 4. GESTIN DE PRCTICAS EN EMPRESAS.................................................................3 MAPA CONCEPTUAL UNIDAD 4........................................................................................ 127 4.1. GESTIN INSTITUCIONAL ......................................................................................... 128 4.2. CONTACTO CON EMPRESAS ..................................................................................... 129 4.3. DISEO, EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE LAS PRCTICAS ....................................... 133 RESUMEN DE LA UNIDAD 4 ............................................................................................. 140 SOLUCIONARIO DE EJERCICIOS UNIDAD 4 ...................................................................... 141 MS INFORMACIN UNIDAD 4......................................................................................... 141 GLOSARIO DEL MDULO ......................................................................................................125 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS DEL MDULO .....................................................................132 ENLACES DE INTERS DEL MDULO....................................................................................134
INTRODUCCIN Y OBJETIVOS DEL MDULO
Cmo vamos a organizar la gestin de todo ello? Existen algunas tcnicas que nos ayuden a organizar esta gestin? Cmo financiaremos nuestros proyectos? En primer lugar, debemos conocer cmo gestionar proyectos, qu hacer para organizar de forma coordinada y planificada las distintas fases que sufren los proyectos, ya sean acciones formativas, programas o planes formativos, definiendo el Plan de Gestin de nuestros proyectos. Asimismo, nos servir de gran ayuda a la hora de planificar y saber si es viable o no un proyecto planteado, saber cmo realizar un presupuesto, con qu fuentes de financiacin podemos contar y una vez finalizado saber calcular la rentabilidad del mismo, para ejecutar en el futuro proyectos similares. Est claro que sin financiacin econmica resultara inviable comenzar cualquier proyecto, Existen formas de financiacin externas donde conseguir estos recursos econmicos que necesitamos? Conoceremos qu tipos de financiacin podemos encontrar, destacando el modo ms comn para los proyectos formativos a travs de Organismos pblicos. Para finalizar el mdulo, nos centraremos en una de las funciones importantes de la persona responsable de la gestin formativa a la hora de planificar proyectos para la insercin profesional. Estudiaremos la importancia de las prcticas profesionales en este tipo de proyectos, identificando los pasos a seguir para ofrecer este servicio a nuestro alumnado y realizar con xito el objetivo de la misma. A travs del estudio de este mdulo, podrs: Saber qu implica la gestin de programas y proyectos, conociendo sus fases y las tcnicas de control de proyectos ms utilizadas as como las de asignacin de recursos y herramientas informticas que se utilizan para ello. Conocer las tcnicas y herramientas econmicas y financieras ms relevantes para la actividad profesional en la gestin de proyectos y programas formativos.
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Reconocer en qu consisten las ayudas y subvenciones, y qu organismos estatales promueven subvenciones en materia de formacin, comprendiendo los procedimientos adecuados para solicitarlas y ejecutarlas. Saber qu implica preparar la documentacin adecuada para las ofertas a presentar en Licitaciones pblicas. Conocer los procedimientos bsicos para establecer las prcticas profesionales en empresas del alumnado de programas de formacin para la insercin profesional.
MAPA CONCEPTUAL DEL MDULO
UD 1. GESTIN DE PROYECTOS FORMATIVOS
UD 2. GESTIN Y CONTROL FINANCIERO
UD 3. FINANCIACIN EXTERNA DE PROYECTOS
UD 4. GESTIN DE PRCTICAS EN EMPRESAS
Proyecto
Tcnicas de control Financiero Coste Amortizacin Punto equilibrio
Ayudas y Subvenciones Subvenciones para la formacin Licitaciones
Gestin institucional Contacto con empresas Diseo, ejecucin y seguimiento
Tipos Plan de gestin
Tcnicas y herramientas
Presupuestos Rentabilidad
Financiacin Costes financiables Control presupuestario Beneficios o prdidas
UNIDAD 1. GESTIN DE PROYECTOS FORMATIVOS
Cmo vamos a gestionar la ejecucin y puesta en marcha de los programas formativos que hemos diseado? Existen herramientas que nos ayuden en esta labor? La ejecucin de actividades y tareas que conlleva nuestro trabajo como responsables de la gestin para la puesta en marcha de los programas diseados, exige que conozcamos cmo y de qu manera definir estas tareas, organizarlas, asignarlas debidamente a las personas que lo van a ejecutar, as como conocer tcnicas concretas que nos ayuden en el seguimiento de tales tareas. Para ello, como veremos, nos resultar especialmente til la representacin grfica de las tareas y el proceso a travs de herramientas informticas En definitiva, debemos conocer cmo gestionar proyectos de formacin, es decir, qu hacer para organizar de forma coordinada y planificada las distintas fases que sufren los programas que hemos planificado. Definir, por tanto, el plan de gestin de nuestros proyectos.
Los objetivos de esta unidad son: Saber qu implica planificar de forma pormenorizada todas las fases de un proyecto formativo. Aplicar tcnicas concretas para la planificacin y representacin grfica de los proyectos formativos, valorando la importancia de representarlos en forma de grficos o diagramas para el correcto seguimiento del mismo.
MAPA CONCEPTUAL DE LA UNIDAD 1
GESTIN PROYECTOS FORMATIVOS
PROYECTOS
PLAN DE GESTIN
TCNICAS Y HERRAMIENTAS
Ciclo de vida Tipos
Planificacin Ejecucin y control Cierre Diagramas de Gantt y Millestone Diagramas PERT y Mtodo CPM Tcnicas de representacin grfica Tcnicas de planificacin en red
Herramientas informticas
1.1. CUESTIONES PREVIAS A CONSIDERAR

Planificar la formacin no significa seriar las acciones a llevar a cabo, sino que implica un proceso dinmico para articular una serie de elementos que determinan el camino a seguir para cubrir unas necesidades. Su objetivo es poner en marcha los mecanismos necesarios para lograr un objetivo determinado. El programa formativo es una actividad compleja que: Necesita de una organizacin. Sigue una finalidad que necesita ser evaluada. Se vale de la inversin que necesita administrarse. Es de carcter temporal necesitando soluciones concretas, no rutinarias.
Recuerda:
Un programa requiere establecer una estructura de organizacin y unos recursos humanos, que permitan segmentarlo y distribuirlo entre varios agentes, dentro de los cules cada persona tendr unas competencias y funciones. En programas de formacin de oferta dirigida prioritariamente a personas desempleadas, el programa en s vendr determinado por la Administracin competente en cada Comunidad Autnoma. Sin embargo, en formacin para empresas se realizar desde el nivel estratgico, con la colaboracin de todos los departamentos y agentes de la organizacin.
La gestin consiste en la realizacin de las acciones necesarias para convertir cualquier proyecto en una realidad; es la transformacin del programa formativo en un hecho. Ya no estamos hablando de planificacin didctica, sino de llevar a cabo mediante los procedimientos oportunos (gestionar) todo aquello que nos ayude a poner en prctica con xito el programa formativo o cualquier proyecto que hayamos planificado.
Dejamos entonces de un lado lo didctico (del que se seguirn preocupando el personal tcnico de formacin y el personal docente, en todo caso) para imbuirnos en el mbito puramente de la gestin (administracin, control, coordinacin) de los dispositivos necesarios para gestionar proyectos de formacin. 9
1.2. GESTIN DE PROYECTOS

Cualquier accin concreta que se planifique que comprenda una serie de actividades interdependientes orientadas a un fin especfico, con una duracin determinada, configurar un proyecto. El proceso de coordinacin y seguimiento de los recursos asignados al proyecto es la gestin de proyectos. Centrndonos en nuestras competencias como responsables de la gestin formativa, gestionaremos los proyectos formativos o lo que es lo mismo, aquellos programas que hemos determinado tras el anlisis de necesidades.
Un proyecto es una accin especfica, generalmente nueva y original, que estructura progresiva y metodolgicamente una idea, con el objetivo de poder hacer realidad en el futuro, de una forma controlada y eficiente
Fuente: lvarez, M. y Santos M., 1996
Por qu realizamos esta definicin de Proyecto? Tanto a nivel empresarial como de gestin para la insercin, se est dando gran importancia a la disciplina de Gestin de Proyectos. De este modo, los responsables de la gestin tenemos que conocer qu implica planificar y gestionar proyectos. Tanto para Subvenciones como para las Licitaciones Pblicas o Concursos, se nos pedir que gestionemos la solicitud, elaborando en su caso varias memorias (administrativa, tcnica y propuesta econmica) en base a los proyectos formativos que se planifiquen. La mayor parte de nuestras intervenciones formativas en programas para la insercin laboral se realizar a travs de instituciones que financian con dinero pblico las acciones formativas. stas nos pedirn para solicitar la financiacin, la memoria del proyecto que vamos a llevar a cabo. o Muchas empresas de carcter pblico que desean llevar a cabo formacin interna para su personal, financian a aquella consultora de formacin que les presente el mejor proyecto acorde a sus necesidades.
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Qu implica gestionar los proyectos? Todo proyecto tiene tres dimensiones:
PROYECTO Al disear cualquier proyecto formativo, es necesario que una persona que conozca el campo de la pedagoga colabore en la redaccin y configuracin del mismo, aportando sus conocimientos tcnicos sobre el tema. Durante el desarrollo del proyecto convergen gran cantidad de relaciones personales. A veces, personas o colectivos con intereses contrapuestos (tanto internas como externas a la organizacin que ejecuta el proyecto). Antes, durante y despus del desarrollo del proyecto, se deben realizar procedimientos y acciones concretas para asegurar la adecuada marcha del proyecto, de lo que est planificado, de lo que nos hemos marcado. De gestionarlo bien o mal depender el xito del mismo.
Tcnica
Humana
Gestin
Una de las caractersticas claves de los proyectos es su discontinuidad. El proyecto, por definicin, tiene un comienzo y un final predeterminados y se trata de una actividad especfica que no tiene carcter repetitivo.
1.2.1. Ciclo de vida del proyecto

Todo proyecto de formacin tiene unos objetivos concretos que se orientan para la obtencin y desarrollo de un servicio concreto, que es necesario realizar a travs de diversas actividades. stas podrn agruparse en fases genricas, pues globalmente contribuyen a obtener un servicio intermedio, necesario para continuar hasta conseguir el servicio final. Al conjunto de las fases empleadas es lo que se llama ciclo de vida. Definen generalmente el tipo de trabajo tcnico que se debe realizar en cada una de las fases y qu agentes debern participar en cada una de ellas. Nos ayudar por tanto a definir los tiempos, el coste y personal necesario para las distintas fases del proceso. De modo ilustrativo, presentamos el siguiente grfico genrico que sigue casi todos los ciclos de vida de los proyectos:
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Nivel de costos y personal
Fase Planificacin
Fases Intermedias (Ejecucin y control)
Fase terminacin y evaluacin
Inicio
Tiempo
Trmino
1.2.1.1. Elementos del ciclo de vida Los elementos que componen el ciclo de vida son los siguientes (Grupo de Gestin de Tecnologa. UPM): Fases. Conjunto de actividades relacionadas con un objetivo en el desarrollo del proyecto. Se
configuran agrupando tareas (actividades mnimas), que pueden compartir un determinado tramo de tiempo en la vida del proyecto.
Cuanto mayor sea el proyecto (tanto en el tiempo como en el alcance del mismo), ms detalle debern tener cada fase, para que el contenido de cada una siga siendo manejable y controlable. De este modo, cada fase podr considerarse como un micro-proyecto dentro del mismo, con sus sub-fases definidas.
Entregables. Es menos comn encontrar este trmino cuando nos referimos a proyectos for-
mativos. Sin embargo en muchos Pliegos de Licitaciones (incluso para proyectos de formacin), se nos exigir definir los entregables del proyecto, por lo que tenemos que saber a qu se refiere. Sern los servicios intermedios (o productos) que se genera en cada fase. Generalmente para nosotros sern entregables inmateriales en formato de Informes de seguimiento.
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Ejemplo: Estamos realizando el proyecto para la formacin interna del personal trabajador de la Empresa Pblica Audiovisual de nuestra Comunidad Autnoma, la cul ha lanzado la Licitacin correspondiente. En el Pliego de condiciones Tcnicas, se nos exige que expongamos los Entregables del proyecto. Definimos entonces como entregables:
FASES Planificacin Ejecucin Finalizacin DOCUMENTOS Evaluacin inicial alumnado de las Acciones formativas. CV profesorado que impartir las acciones. Evaluaciones parciales (por mdulos) del alumnado de las Acciones formativas. Valoraciones parciales (por mdulos) del profesorado de cada Accin formativa. Fichas de seguimiento / asistencia alumnado. Evaluacin final del aprendizaje del alumnado. Valoracin final docentes. INFORMES
Informe inicial grupos en las Acciones formativas.
Memorias mensuales de seguimiento por cada accin formativa desarrollada.
Memoria final del proyecto
En la memoria del proyecto describiremos qu contendr cada uno de estos entregables, as como los tiempos en los que se realizar.
Existen diversos tipos o formas de construir el ciclo de vida del proyecto. Nosotros utilizaremos el modo ms sencillo y mejor orientado a los proyectos formativos; el ciclo de vida lineal, donde descompondremos la actividad global del proyecto en fases que se suceden de manera lineal, es decir, una se realiza tras la anterior y antes que la siguiente.
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1.2.2. Tipos de Proyectos

Una clasificacin clsica de los proyectos, es aquella que los diferencia teniendo en cuenta quin es el cliente o destinatarios de las propuestas (Domingo, 2005):
PROYECTOS
CLIENTES
INTERNOS
Los proyectos externos se refieren a aquellos donde el colectivo destinatario es ajeno a la organizacin que hace el proyecto. Se presentan por tanto para ser desarrollados en otras organizaciones. Los proyectos internos sern aquellos que se desarrollarn en la misma empresa que los propone.
Ejemplo:
Externo La empresa pblica Correos y Telgrafos S.A. necesita un plan de formacin para el aprendizaje del idioma ingls, para todo su personal, a nivel estatal. Para ello, presenta una Licitacin pblica (a modo de concurso) en el que las consultoras de formacin de todo el pas pueden presentar sus proyectos (propuestas). Si estamos en una empresa de formacin, presentamos el proyecto y ganamos el concurso (tras la baremacin pertinente del mismo), desarrollaremos el Proyecto formativo que hemos presentado para un agente (cliente) externo, en este caso, la Correos y Telgrafos S.A. Interno Proyecto elaborado para desarrollar un Programa de actualizacin docente en una consul14
tora de formacin. Este proyecto se desarrollar para los propios docentes que colaboran en dicha consultora. Para financiar este tipo de proyectos existen distintas subvenciones, a las que los responsables de la gestin deberemos acudir a fin de no ser un gasto adicional a asumir por la organizacin.
1.3. EL PLAN DE GESTIN

Desde un punto de vista general, todo proyecto se planifica en el PLAN DE GESTIN, que incluye grandes etapas: I. II. III. Fase previa o de Planificacin. Puesta en marcha, ejecucin y control. Fase final de cierre.
El plan de gestin es el documento base que recoge todos los aspectos necesarios a tener en cuenta para ejecutar el programa de intervencin.
Suministra los datos bsicos para hacer un seguimiento puntual de las previsiones y define las acciones y dems elementos, cuantitativa y cualitativamente.
La etapa de planificacin del plan de gestin ser diferente segn se trate de proyectos a presentar con financiacin interna o externa. En la planificacin de proyectos con financiacin externa tendremos que realizar acciones orientadas a la presentacin de la oferta al cliente y lograr la adjudicacin del contrato en competencia con otras licitadoras. Si adems, el proyecto no es aprobado, las dems fases no seguirn. Conviene ver las fases sobre planificacin de la formacin, para comprender la relacin existente con las fases del plan de gestin que vamos a ver durante toda esta unidad y las unidades siguientes. Por ello, presentamos el siguiente esquema:
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PLANIFICACIN DE LA FORMACIN
Diagnstico y anlisis de necesidades
Cuestiones pedaggicas / didcticas
PLAN DE GESTIN
Aspectos de gestin coordinacin administracin
Diseo de la formacin
Fase de planificacin
Planes Programas Acciones
Viabilidad Identificacin de tareas
Implementacin
EVALUACIN
Asignacin de tareas a recursos
Fase de puesta en marcha
Inicio de Proyectos Control y seguimiento
Resultados
Fase Final de cierre
Si observamos el grfico detenidamente, vemos cmo de forma paralela a las acciones anteriormente realizadas para planificar la formacin se deben especificar las acciones pertinentes para elaborar un plan de gestin que acompae a la planificacin formativa. Es decir, cmo, de qu manera y quines llevarn a cabo la gestin de los proyectos formativos que estemos coordinando. Podemos decir que el diseo y planificacin de la formacin es el referente para planificar el plan de gestin de los proyectos formativos. De este modo, en la fase de planificacin analizamos la viabilidad de los proyectos (en este caso, programas formativos) e identificamos las tareas pertinentes para gestionarlos. La fase de implementacin de la planificacin formativa se corresponde con la
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puesta en marcha en el plan de gestin que comprende todos los procedimientos que implica el inicio de los programas y control y seguimiento de los mismos. A su vez, la fase de resultados coincide con las acciones a realizar en la fase final o cierre del proyecto. De forma transversal se trabaja la evaluacin, tanto del proceso de formacin como del propio plan de gestin. Por tanto, en la planificacin de la formacin, las personas responsables de la gestin formativa desarrollaremos funciones de carcter didctico y pedaggico, mientras que en la elaboracin y desarrollo del plan de gestin actuaremos con un carcter de coordinacin, administracin y control de cada uno de los procesos que se vayan sucediendo.
1.3.1. Fase de Planificacin

La fase de planificacin (en el plan de gestin) es probablemente la fase de mayor importancia de todo el proyecto. Se determina qu se debe hacer y si es posible hacerlo (viabilidad del proyecto). Para ello se necesita: Realizar un esquema preliminar que incluya aspectos relacionados con los objetivos, las estimaciones preliminares de los recursos, las capacidades necesarias para las tareas, las prioridades, los plazos, los presupuestos, las responsabilidades, los efectos y problemas, etc. Contar con el respaldo de la autoridad superior de una forma expresa, sea como sea el proyecto. Es decir, contar con la financiacin adecuada. Analizar la viabilidad del proyecto, es decir, verificar que la idea del proyecto es viable y las condiciones de ejecucin son razonables permitiendo que dicha idea se transforme en proyecto. Tambin es un momento en el que se debe prever posibles dificultades y los medios que sern necesarios para que la ejecucin del proyecto se realice eficientemente. Detallar las personas que participarn en el proyecto concretando sus roles. Normalmente, el equipo de un proyecto lo configuran los siguientes perfiles:
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EQUIPO DEL PROYECTO ROL FUNCIN Persona con la autoridad necesaria para que el proyecto funcione. Responsable de las consecuencias. Grupo asesor del proyecto, que realizar en seguimiento. Persona responsable a nivel tctico u operativo. PERFIL Responsable de la direccin del departamento de formacin; Gerente de la organizacin; Persona/s tcnica/s en gestin de la calidad;
Direccin del proyecto Grupo de control de calidad Jefe/a del proyecto
Responsables de la Gestin de la formacin
Personal Tcnico
Personas que asisten al responsable de la direccin del proyecto
Docentes; Personal tcnico de formacin; personal administrativo; personal comercial;
Es en esta fase cuando, tras analizada la viabilidad, redactaremos las propuestas (tcnica y econmica) de los proyectos y presentaremos la oferta del mismo (en el caso de concurso) o bien la solicitud de la subvencin correspondiente. 1.3.1.1. Identificacin de tareas Una vez conseguido el modo de financiar el proyecto, se examinan las tareas, los recursos y las necesidades reales para llevar a cabo el proyecto. Para ello, es necesario: Identificar y ordenar secuencialmente las tareas, diferenciando entre las tareas relativas a la direccin del proyecto y las relativas al contenido del trabajo real del proyecto. Estimar las necesidades de recursos, es decir, prever las capacidades tcnicas, el tiempo, el equipamiento y los recursos financieros a la luz de la informacin que se posee en el momento. Identificar la jerarqua del proyecto para concretar quin puede tomar una determinada decisin. Supervisar y controlar, en base a los objetivos del proyecto clara y concretamente definidos. Establecer las normas de procedimiento (metodologa a seguir) que aclare a los miembros del equipo las normas grupales que deben cumplir. Programar las tareas concretando el contenido del trabajo y los recursos del proyecto.
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Si el proyecto es viable, habr que definir claramente las tareas que se requieren en cada fase, identificando la/s persona/s que lo llevarn a cabo, que se necesitan para ello. En funcin de lo anterior, se establecer el tiempo estimado de participacin de cada uno de los perfiles en cada una de las fases, para detectar en cada caso si alguno de ellos est sobredimensio-
nado o subdimensionado, es decir, si hace falta ms de una persona para realizar esa funcin o por
el contrario, hemos definido ms personas para una funcin concreta de la que realmente necesitamos. Se trata de subdividir los elementos del proyecto en componentes lo suficientemente pequeos para facilitar las fases que lo componen. Es necesario identificar: Elementos principales del proyecto, fases y microfases. Componentes de dichos elementos. Dnde acaba la descomposicin de las tareas.
Para la definicin de las actividades o tareas a desarrollar en cada una de las fases, es necesario contar con los siguientes datos: Estructura de las fases del proyecto. Especificaciones y objetivos del proyecto. Informacin histrica, es decir, qu actividades fueron necesarias realizar en proyectos similares anteriores. Limitaciones, de presupuesto global, plazos de realizacin, documentacin necesaria.
Pero la enumeracin de tareas no es suficiente, ha de ir acompaada de su descripcin, que nos permita comprender su razn de ser, su contenido, el resultado esperable, su responsable y las condiciones de ejecucin.
1.3.1.2. Asignacin de tareas, recursos y costes Hay que tener en cuenta que las tareas no se realizan en muchas ocasiones ni de forma sucesiva (lineal) ni de forma simultnea. Se trata por tanto de enlazarlas en el orden ms conveniente y lograr la combinacin ptima de costes y plazos, obteniendo as una precedencia de tareas, qu tarea precede a cul y si existe o no subordinacin de las mismas.
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Ejemplo:
En la primera fase de la ejecucin del proyecto, podr planificar de forma simultnea: -
Seleccin del equipo docente. Seleccin del alumnado.
Sin embargo, las tareas referidas a: -
Contratacin del equipo docente Elaboracin y publicacin de la lista definitiva del alumnado de las acciones formativas.
Debern ser obligatoriamente despus de las de seleccin. Es decir, stas ltimas estarn subordinadas (sern dependientes) de las anteriores. Sus predecesoras sern las de seleccin.
Para realizar la estimacin de la duracin de las tareas, debemos evaluar el nmero de periodos necesarios para completarla. Una vez identificado el nmero de periodo, debemos saber: Los recursos humanos que asignaremos a dicha tarea. La productividad de dichos recursos. Informacin histrica: qu tiempo ha durado la tarea en proyectos anteriores realizados y similares a ste. Asignar los recursos (humanos) a una tarea es uno de los aspectos que ms complicaciones produce. Implica prever tres elementos: Qu recursos (humanos) o perfiles se necesita para realizar de forma adecuada una tarea. En qu cantidad (nmero). Durante cuanto tiempo.
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Asimismo, parte del coste directo del proyecto, se establecer en funcin de:
Recurso x Cantidad x Tiempo
Por tanto, hay que tener muy claro desde el principio estas tres variables e intentar que no sufran variaciones durante su ciclo de vida, pues cualquier variacin en stas afectar directamente al presupuesto del mismo.
Ejercicio 1
Seala la respuesta correcta. Para realizar la estructuracin de tareas necesitamos: O Conocer la estructura general del proyecto. O Saber qu implica cada fase del proyecto. O Analizar otros proyectos similares. O Todas las respuestas anteriores son correctas.
1.3.1.3. Representaciones grficas Para identificar, definir, secuenciar y asignar las tareas a recursos, resultan de gran utilidad las representaciones grficas. El plan de accin o metodologa a seguir en el proyecto se puede representar de muy diversas formas, tal y como estudiaremos en el punto siguiente. Dependiendo de la magnitud del proyecto a desarrollar y de nuestros conocimientos en tcnicas de gestin de proyectos y herramientas informticas, utilizaremos un mtodo u otro.
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Ejemplo: Los cuadros de doble entrada suelen ser muy tiles para representar de forma sencilla las tareas del proyecto, asignndoles recursos y duracin:
HOJA DEL PLAN DE ACCIN Fase: Tarea 1. 2. 3. 4. Tiempo estimado RRHH Responsable
ste es sin duda el primer paso que debemos dar. Ms tarde representaremos mediante diagramas la trayectoria o ciclo de vida del proyecto.
1.3.2. Fase de puesta en marcha, ejecucin y control

En la fase de puesta en marcha, el equipo de trabajo lleva adelante el proyecto de acuerdo al plan de gestin establecido. Al poner en prctica el plan, la direccin del proyecto se asegura que los resultados finales sean los esperados con los objetivos fijados.
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Ejemplo: Al comienzo de los proyectos formativos, existen actividades que se articulan en tres reas y que el equipo de coordinacin ha de tener en cuenta.
reas a tener en cuenta Recursos Comprobar y supervisar que todos los dispositivos (recursos) estn preparados para comenzar los cursos: aulas, equipamientos, material del alumnado, Realizar la seleccin del equipo docente, contratacin de los mismos, informacin, reuniones grupales o individuales para ultimar detalles, proporcionarles la documentacin relativa al alumnado y administracin (listados, formularios a cumplimentar, impresos de control de asistencia,). Realizar la presentacin de los cursos en la primera sesin formativa de los mismos, comprobar el listado y la asistencia, informar al grupo de aspectos organizativos, normas para la estancia en el curso, solicitud de becas si las hubiese,
Equipo docente
Alumnado
En general en esta fase los elementos que se deben tener en cuenta son: Puesta en marcha: si bien el programa est definido y aprobado, ste tiene que ser flexible para poder adaptarse a los cambios que van surgiendo en la ejecucin del proyecto. Supervisar y controlar: de forma continua durante todo el transcurso del proyecto mediante comprobaciones de acuerdo a lo ajustado en el plan y aplicando las medidas correctoras a tiempo. Los aspectos que deben supervisarse y controlarse, entre otros, son los siguientes:
o o o o o o o
Los costes, con arreglo al presupuesto. Los cambios introducidos y su repercusin en proyecto y la organizacin. La calidad del trabajo desarrollado. La capacidad para cumplir con los plazos previstos. La disponibilidad de los recursos. Conocer las tcnicas de conduccin de las reuniones, para que sean eficaces. Establecer criterios definidos en cuanto a la elaboracin de informes, de esta manera resultar mucho ms sencillo el intercambio de informacin. Fijar una estrategia de comunicacin: qu se necesita comunicar, a quin, cundo, dnde y por qu medio.
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Para poder llevar a cabo cada una de las tareas que implicar la puesta en marcha y seguimiento de los proyectos formativos (programas formativos) nos ser realmente til herramientas informticas de gestin de proyectos, tales como Microsoft Project.
Microsoft Project es un programa de la suite MS Office usado para la gestin de proyectos. Est diseado y desarrollado para asistir a responsables de la gestin de proyectos en el desarrollo de programas, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo a cada recurso (humano) asignado a cada tarea.
1.3.3. Fase de cierre del proyecto

La fase de cierre se corresponde con el final del proyecto. En esta fase deben considerarse: - El anlisis posterior del proyecto que lo engloba en su totalidad. Para ello, se suelen utilizar cuestionarios que rellenan todas las personas implicadas. El proyecto se analiza por etapas, relacionando las respuestas y los comentarios con los elementos del proyecto. El objetivo de este anlisis es aprender de la experiencia para acciones futuras. - El informe final del proyecto. La persona responsable de la gestin del proyecto presenta el informe final a la direccin general del mismo. Este informe final contiene una evaluacin global y recomendaciones para acciones futuras. - Anlisis del impacto. En proyectos formativos que se orientan fundamentalmente para la insercin laboral, se realiza un anlisis del impacto del mismo, evaluando el grado de insercin que han tenido las personas participantes del mismo. Esta evaluacin suele hacerse de 6 a 12 meses una vez finalizada la accin formativa. Ejercicio 2
El anlisis posterior de cualquier programa formativo, se realiza de 6 a 12 meses una vez finalizadas las acciones formativas que lo contienen: O Verdadero. O Falso.
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1.4. TCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR PROYECTOS

Las tcnicas de gestin de proyectos son modelos que muestran la manera sistemtica de realizar un proyecto; son funcionales y cumplen lo siguiente: - Representan la mejor alternativa para alcanzar los objetivos. - Son una representacin de la realidad. - Informan lo suficiente para llevar a cabo el plan de gestin. Por ello, utilizamos estas tcnicas y herramientas tanto en la fase de planificacin como en la de ejecucin y en la de cierre del proyecto, de forma que:
Diagrama de Gantt y Grfica de Millestone.
PLAN DE GESTIN
Tcnicas de representacin grfica
Diagramas PERT y CPM
Fase de Planificacin
Viabilidad Identificacin de tareas Asignacin de tareas a recursos
Representacin grfica de lo establecido en la planificacin, mediante diagramas.
Herramientas informticas
Fase de Puesta en marcha

La representacin grfica de las tareas, recursos y tiempos nos ayudar en el control y seguimiento.
Inicio de Proyectos Control y seguimiento
Fase final de cierre
Podremos ver grficamente los resultados del programa gestionado, realizando anlisis pormenorizados.
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Existen diversas tcnicas para gestionar los proyectos. Algunas de ellas adems han sido implementadas en aplicaciones o herramientas informticas. Expondremos las que ms se utilizan en el mbito formativo, por tener utilidad real para los proyectos que se plantean.
1.4.1. Tcnicas de representacin grfica: Diagrama de Gantt y Grfica de Millestone

En la prctica y con el fin de organizar visualmente cada tarea planificada, la asignacin de recursos y costes y su posterior seguimiento y control, se utilizan tcnicas de representacin grfica. Se pueden construir tablas sencillas de doble entrada, donde exponer las tareas asignndole recursos, costes y tiempos. Aunque si el proyecto contiene mltiples tareas y adems algunas se pueden simultanear (o necesitan que acabe alguna para comenzar), es ms til poder representarlas con diagramas o grficos. Para ello, existen las tcnicas de representacin grfica, como el Diagrama de Gantt y las Grficas de Millestone. 1.4.1.1. Diagrama de Gantt El Diagrama de Gantt es la forma ms habitual de representar la planificacin de tareas de los proyectos, representados en 2 escalas: - Vertical: se representan las tareas, con la indicacin a la fase que corresponden. Se pueden utilizar colores distintos para la barra de las tareas, segn el criterio que establezcamos (orden de importancia, tarea crtica, finalizadas, pendientes, programadas,). - Horizontal: se representa el tiempo. En el siguiente grfico observamos que las barras azules representan las tareas, con una duracin determinada por la lnea de tiempo. La barra negra representa una fase que implica la realizacin de varias tareas.
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DIAGRAMA DE GANTT
EN
FEB
MZ
ABR
Su uso es fcilmente comprensible y resulta prctico cuando la persona responsable de la gestin del proyecto informa a la direccin o a su equipo de trabajo de las tareas a realizar. Asimismo, resultan muy tiles para ir comprobando la marcha de cada una de las tareas, reasignando recursos y redistribuyendo tareas en el caso que se requiera. Aunque tiene una limitacin importante, y es que no seala las relaciones de dependencia que existen entre una tarea y otra. 1.4.1.2. Grficas de Millestone Las grficas de Millestone se basan tambin, al igual que los Diagramas de Gantt, en la identificacin y asignacin de tareas. La diferencia con stas estriba en que tambin se exponen las relaciones que existen entre las distintas tareas del proyecto y el tiempo estimado (en das normalmente) de cada una de las tareas. Cmo construirla? Debemos seguir los siguientes pasos: - Enumerar las actividades. - Calcular el tiempo que requiere cada una. - Enumerarla verticalmente en el lado izquierdo de la pgina
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- Fecharlas en forma horizontal, a lo largo del final de la misma. - Dibujar una lnea horizontal para cada actividad, empezando a la altura del da en que comienza y finalizando el da en que se debe terminar. Una vez terminada la grfica, observaremos el curso de cada accin y su secuencia.
Ejemplo: Grfica de Millestone (Objetivo: Redactar un material)

ACCIONES POR SEGUIR CON TIEMPOS ESTIMADOS a) b) c) d) Hacer borrador Leer y corregir el borrador Disear la portada Mecanografiarlo 15 das 10 das 5 das 5 das
Representacin grfica 1.______________________ 2. 3. 4. 5. Fecha 15/01 Tiempos/das 1
______________ __________ __________ _______________ 10/01 5/01 10
Seguidamente, tenemos que secuenciar las tareas y decidir la predecesora de cada una, de forma que se detallen las dependencias de tareas. Para ello, un recurso til es realizar hojas de planes semanales, como la siguiente:
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Ejemplo: HOJA DE PLANES SEMANALES Para la semana del.................................................. Objetivos: 1. ......................................................................................................................................... 2. .........................................................................................................................................
ACTIVIDADES
PRIORIDAD A/B/C
TIEMPO ESTIMADO
DA ASIGNADO
Ejercicio 3 La grfica de Millestone es ms completa que el diagrama de Gantt: O Verdadero. O Falso.
1.4.2. Tcnicas de planificacin en Red: PERT y CPM

Sin embargo, hay aspectos de la planificacin que pueden concretarse y presentarse de una forma ms efectiva a travs de tcnicas de planificacin en red, que se caracterizan por: - Efectuar una planificacin en dos fases: anlisis de la estructura y anlisis de la cadena. Por medio del primero se definen las tareas necesarias. - Definen la relacin lgica de las actividades. Con esta informacin construyen un grfico de una sola direccin, al que se denomina plano estructural.
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- En el anlisis de la red se aplican tiempos, recursos, etc. al plano estructural. Con la ayuda de diferentes mtodos aritmticos se calculan los resultados adecuados, que servirn de base para la elaboracin de un plan efectivo. TCNICAS DE REPRESENTACIN
DE TAREAS Y RECURSOS
PLANIFICACIN EN RED
Diagramas de Gantt
Diagramas PERT
Grficas de Millestone
Mtodo CPM (Camino Crtico)
- El diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique Tcnica de valoracin y
anlisis de proyectos) sirve para obtener un conocimiento preciso de la secuencia necesaria o

planificada para la ejecucin de cada actividad. - El mtodo CPM (Critical Path Method o Mtodo del Camino Crstico) se desarroll paralelamente al PERT y consiste en descubrir aquellas actividades de un proyecto que condicionan la duracin en el desarrollo del mismo.
Son redes de actividades que expresan las distintas reglas de precedencia de actividades y que recogen las estimaciones de los recursos utilizados. Son similares en la mayora de sus aspectos y estn orientadas a revelar cul es el camino crtico o las secuencias de actividades crticas para la consecucin del plazo previsto.
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La diferencia entre ellas es que el PERT permite hacer una estimacin probabilstica, mientras que el CPM no. La programacin de tiempos para tareas formativas sobre las que no existen investigaciones o experiencias previas que nos puedan proporcionar alguna informacin sobre los tiempos probables de duracin de sus diversas etapas o actividades, debe realizarse mediante el PERT: - Permite alcanzar una estimacin media del tiempo de duracin de cada tarea basndose en criterios profesionales o personal que desempea o ha desempeado actividades iguales o parecidas en el mbito de la formacin. - Se basa en un grfico que refleja, a travs de crculos concatenados, cmo y en qu relacin de afinidad y de tiempo discurre el flujo de las tareas.
Para construir la red de actividades, hay que tener en cuenta su representacin grfica y el cmputo de tiempos.
1.4.2.1. Representacin Grfica Para representar grficamente los diagramas que configurarn las redes PERT o CPM, debemos seguir las siguientes reglas bsicas: - Las flechas no tienen sentido vectorial. - Su longitud no guarda relacin con el tiempo de duracin de la actividad que representan el sentido de las flechas. - Es de izquierda a derecha. - La actividad que representan las flechas consta de un suceso inicial y un suceso final representados por crculos. - A su vez el suceso final de una actividad constituye el suceso inicial de la siguiente. - Posteriormente tiene lugar la numeracin de los sucesos iniciales o finales mediante nmeros naturales, con objeto de facilitar su denominacin y, en su caso, su procesamiento por ordenador.
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Inicial
Actividad
Final
Asimismo, existen una serie de particularidades en cuanto a considerar, en cuanto a la representacin del tiempo de preparacin y la conexin entre tareas: - Generalmente todo proyecto antes de comenzar a ejecutarlo va precedido por un tiempo de preparacin en el que se realizan una serie de actividades restrictivas. El tiempo de preparacin se representa con una lnea sinuosa con una duracin de tiempo igual a cero. - Las flechas ficticias tienen como misin poner de relieve la conexin existente entre dos actividades independientes, pero en cuyo orden de ejecucin existe una precedencia de tiempo. Las flechas ficticias se representan con una lnea de trazos o puntos. Para construir una red de flechas se debern formular las siguientes preguntas: - Qu actividad debe preceder a sta? - Qu actividad puede seguir a sta? - Qu se puede realizar paralelamente al suceso inicial de sta? 1.4.2.2. Cmputo de tiempos de las tareas Posteriormente se realizar el cmputo de tiempos para comenzar y terminar las tareas o actividades. Es necesario que la persona responsable directa de cada actividad determine la fecha: - Ms probable (m) o tiempo normal en que la actividad puede llevarse a cabo. - Pesimista (b) o periodo de tiempo mximo de ejecucin contando con mala suerte, imprevistos, averas, enfermedad... - Optimista (a) que es el tiempo mnimo que se requiere para la terminacin de la actividad si todos los factores del trabajo marchan con buena suerte.
Tiempo de preparacin
Flechas ficticias
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A partir de estos datos se obtiene la estimacin media del tiempo de duracin (De) mediante la frmula:
a + 4m + b De = 6
Una vez conocida la duracin de cada actividad se puede calcular el tiempo lo ms pronto posible (t) de comenzar y de terminar dicha actividad.
Ejemplo:
Para la primera actividad del proyecto, el tiempo lo ms pronto posible de comenzar ser 0, es decir ti (1) = 0; El ms pronto posible para terminar tj (1) ser igual a ti (1) ms la duracin de la actividad t(1,2); si este ltimo valor es 4, tj (1)=4. Si se tratara de una actividad intermedia, el tiempo lo ms pronto posible de comenzar sera el tiempo lo ms pronto posible de terminar la actividad precedente; es decir, ti (3) = tj (2). Caso prctico t (2) = 4 y t (2,3) = 6, entonces ti (3) = 4, luego tj (3) = (3) + (2,3) = 4 + 6 = 10 El clculo del tiempo lo ms tarde permisible (t) se efecta procediendo desde el final del proyecto hacia su comienzo, teniendo en cuenta que en el primero y en el ltimo suceso el tiempo lo ms pronto posible y lo ms tarde permisible son iguales.
El tiempo lo ms tarde permisible de la ltima actividad de un proyecto, por ej. la nmero 7, es por tanto, t (7) = t (7). El t de la actividad anterior, t (6), se obtiene restando a t (7) la duracin de la actividad nmero 7, t(6,7): t(7) t (6,7) = t(6)
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El camino crtico y las holguras de tiempo. En cualquier proyecto, algunas actividades son flexibles respecto a cuando se pueden comenzar o terminar; otras no son flexibles, de forma que si se demora cualquiera de ellas, se retrasar todo el proyecto. Estas tareas inflexibles se llaman crticas y la cadena de ellas forma un camino crtico. Por tanto, el camino crtico es la duracin ms larga a travs del proyecto.
Camino Crtico
Las tareas que constituyen el camino crtico se representan en la red de flechas con un doble trazo.
La "holgura de tiempo" es el tiempo que una tarea puede retrasarse en su ejecucin sin que afecte a la programacin total del proyecto. En lo que se refiere a los diversos tipos de holguras, de los que prevn tanto el sistema PERT como el CPM (tiempo flotante total, libre, independiente y programado), solamente vamos a considerar la holgura de la actividad equivalente al tiempo flotante total, que es la diferencia entre el tiempo "lo ms tarde permisible en que se puede terminar una actividad y el tiempo lo ms pronto posible en que se puede comenzar, menos la duracin de la misma:
Holgura de tiempo flotante total
t(4) t(3) t(3,4) = Ha
El camino crtico es por tanto:

Cadena formada, desde el primer suceso hasta el ltimo, con las actividades cuyas holguras de tiempo son 0.
Ejercicio 4
Las tareas ficticias se representan en los diagramas PERT y CPM mediante una flecha con: O Lneas de trazos o puntos. O Lnea sinuosa. O Crculo discontinuo.
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1.4.2.3. Supuesto prctico A continuacin se presenta un supuesto prctico para el anlisis de las tareas previas a la puesta en marcha de proyectos formativos. Ejemplo:
Camino Crtico y Cmputo de tiempos. Lo ms pronto posible y Lo ms tarde permisible
t (4,5)=15 t (4)=44 t (4)=44 t (2,4)=30 t (5)=59 t (5)=59 t (5,8)=15
TP
t (1)= 0 t (1,2)=14
t (2)=14 t (2)=14 t (2,3)=5 t (3,8)=40 t (8)=74 t (8)=74
t (1)= 0
t (6)=14 t (6)=50
t (7)=19 t (7)=55 t (6,7)=5
t (7,8)=10
En este caso se pueden identificar tres rutas:

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- La ruta crtica, sealada con flechas dobles no permite ningn retraso en la terminacin de sus actividades porque ello retrasara todo el proyecto. Se espera que dicha ruta termine en 74 das (14+30+15+15). - La ruta 2 se espera que termine en 59 das (14+5+40), por lo tanto, en dicha ruta puede presentarse un retraso de 15 das. - La ruta 3 puede realizarse en 39 das (14+5+10), por lo tanto, el retraso puede ser mayor, de algo ms de un mes. En este caso la red del proyecto es simple, ya que tiene solamente tres rutas y la ruta crtica puede identificarse rpidamente. Los problemas que se presentan en el mundo real no son tan sencillos. Con el aumento de la complejidad de los proyectos, el desarrollo de las redes de PERT tambin se vuelve ms complejo; de hecho si no pudieran desarrollarse por medio de programas informticos, el uso del PERT estara seriamente limitado. Con este sistema no slo tenemos determinado el orden de sucesin de las tareas sino tambin el programa cronolgico de realizacin de las mismas. Ahora bien, se podra explicitar mucho ms usando grficos complementarios que detallaran todo el conjunto de operaciones intermedias necesarias para llevar a trmino una actividad. En la actividad (1,2) seleccin del profesorado, (sealada en el grfico 2 con una flecha doble de dos colores por que participa de las tres rutas) podra desglosarse de este modo:
1.1 1.2 1.3 1.4
Anuncios en los peridicos para captar nuevo profesorado. Estudio de los currculum vitae recepcionados. Entrevistas con el futuro personal docente y seleccin. Contratacin.
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1.4.3. Herramientas informticas

Existen diversas formas de construir los diagramas que hemos enunciado, tanto los de representacin de tareas como los de planificacin en red. Podemos construirlo dibujndolos en un papel, aunque existen diversas herramientas informticas que nos facilitarn la labor, y adems harn que nuestros trabajos se puedan reutilizar con facilidad para futuros proyectos: - Si no tenemos demasiado dominio en herramientas informticas de gestin de proyectos, una opcin es utilizar un procesador de textos, a travs de las propiedades de tablas y sombreado de celdas:
Ejemplo: Diagrama de Gantt TAREA 1 2 3 4 5 DENOMINACIN Preformacin Formacin Orientacin Prcticas en empresas Elaboracin Informe final ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
En este grfico se representa mediante una tabla con sombreado de celdas, las tareas a lo largo del tiempo (meses). Es un diagrama de Gantt.
- Otra opcin viable es usar un programa de construccin de hojas de clculo, como es MS Excel. Aunque el propio programa no contempla la opcin de estos diagramas como tal, los podemos construir se pueden generar Diagramas de Gantt a travs de grficos de barras apiladas.
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Ejemplo:
Fuente: Microsoft.com (http://office.microsoft.com/es-es/excel/HA010346053082.aspx) En este ejemplo, el eje de tiempo aparece arriba y la de las tareas a la derecha. Se visualiza perfectamente el orden y secuencia de las tareas en un lmite de tiempo determinado. Asimismo podemos representar el porcentaje de finalizacin de cada tarea.
- Sin embargo, la opcin ms completa a la vez que compleja es el uso de una herramienta especfica de gestin de proyectos: Microsoft Project. Software bastante completo para planificar las tareas que facilita el seguimiento de la generacin de los grficos de las escalas de tiempo de los proyectos correspondientes. Tiene la opcin de visualizar grficamente las tareas que hemos insertado en modo grfico de Gantt y Millestone, as como en representacin PERT. Adems, podemos modificar los recursos asignados a tareas as como los tiempos establecidos en cada una de ellas y dems elementos, de forma que todos los diagramas se actualizan de forma automtica. Es en definitiva un instrumento potente para las personas responsables de la gestin de proyectos formativos.
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Ejemplo:
Fuente: Manual de MS Project 2000 (http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/enlace.php?idp=4011&id=157&texto=Microsoft+Project) En este grfico podemos ver cmo se representa las tareas en la escala de tiempo, y las relaciones de dependencia entre ellas representados por las fechas en color verde. Adems, podemos identificar las fases en color negro y las tareas crticas en color rojo.
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RESUMEN DE LA UNIDAD 1
Para finalizar la unidad, podemos decir que: - Planificar la formacin no significa seriar las acciones a llevar a cabo, sino que implica un proceso dinmico, para articular una serie de elementos que determinan el camino a seguir para cubrir unas necesidades. - La gestin consiste en llevar a cabo una serie de actividades para convertir cualquier proyecto en una realidad, es la transformacin del documento del programa formativo en un hecho. - Cualquier accin concreta que se planifique que comprenda una serie de actividades interdependientes orientadas a un fin especfico, con una duracin determinada, configurar lo que se denomina Proyecto. Todo proyecto tiene una dimensin tcnica, humana y de gestin que hemos de tener en cuenta a lo largo de las fases. - Todo proyecto se planifica en el PLAN DE GESTIN, que recoge todos los aspectos necesarios a tener en cuenta para ejecutar el proyecto, y se desarrolla a travs de varias fases o etapas: En la fase de planificacin, realizaremos el esquema preliminar, buscaremos el respaldo de las instituciones, analizaremos la viabilidad y detallaremos el equipo del proyecto, para elaborar las propuestas a presentar para conseguir financiacin. si el proyecto es viable, habr que definir claramente las tareas que se requieren en cada fase, identificando los agentes que se necesitan para ello. En la fase de ejecucin, coordinaremos todo lo necesario para llevar a buen trmino el proyecto, supervisando y controlando todas las variables que influyen en l. En la fase de cierre, se deber elaborar la memoria final as como analizar algunos aspectos de fases anteriores y analizar el impacto que ha supuesto la formacin desarrollada.
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Existen tcnicas para gestionar los proyectos, tales como los Diagramas de Gantt y las Grficas de Millestone, y las Tcnicas de PERT y del Camino Crtico (CPM), que nos ayudarn y facilitarn la gestin de proyectos formativos.
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SOLUCIONARIO DE EJERCICIOS UNIDAD 1
Ejercicio 1: Todas las respuestas anteriores son correctas. Ejercicio 2: Falso. Ejercicio 3: Falso. Ejercicio 4: Lneas de trazos o puntos.
MS INFORMACIN UNIDAD 1
LIBROS y MONOGRAFAS DAVIDSON, J: La gestin de proyectos. Madrid: PRENTICE HALL, 2001. DOMINGO, A: Direccin y Gestin de Proyectos. Un enfoque prctico. Madrid: RA-MA, 2005.
TEXTOS ELECTRNICOS GRUPO DE GESTIN DE LA TECNOLOGA: Gestin De Proyectos. Escuela Tcnica Superior de Ingenieros de Telecomunicacin. Universidad Politcnica de Madrid, 2007. http://www.getec.etsit.upm.es/docencia/gproyectos/gproyectos.htm
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UNIDAD 2. GESTIN Y CONTROL FINANCIERO
Te has planteado con qu dinero? Cmo gestionar el dinero que se nos asignar a cada proyecto formativo? Cul es la mejor forma de hacerlo? Qu debemos tener en cuenta? Para ello, debemos conocer algunos conceptos econmicos bsicos, cmo realizar un presupuesto, qu tipo de costes debemos considerar en todo proyecto formativo, con qu fuentes de financiacin podemos contar, aspectos que sin duda nos facilitarn el comienzo de toda accin formativa. Est claro que sin financiacin econmica resultara inviable comenzar cualquier proyecto, pues necesitamos los recursos econmicos para contar despus con los humanos y materiales necesarios. Aunque obtener financiacin es tan slo la primera parte del proceso. El presupuesto que asignemos a cada proyecto, habr que vigilarlo de cerca, para asegurarnos que no se estn superando los lmites de cada partida. Del mismo modo, si la financiacin la hemos obtenido a travs de ayudas o subvenciones de Administraciones pblicas, stas nos exigirn al finalizar que justifiquemos todo aquello que se haba presupuestado, para verificarlo. Estas cuestiones tan importantes para el comienzo y el seguimiento de cualquier proyecto, son las que abordaremos en la Unidad que nos ocupa.
Los objetivos de esta unidad son: Identificar los tipos de costes que existen imputables para los programas de formacin. Saber qu es la amortizacin del capital, cmo calcularla y por qu hemos de tenerlo en cuenta a la hora de la planificacin. Conocer qu es el punto de equilibrio y para qu sirve en la planificacin y gestin del control financiero de los proyectos. Elaborar un presupuesto de un proyecto formativo concreto, de acuerdo a las caractersticas del mismo, identificando claramente los costes directos e indirectos imputables al mismo y aplicando tcnicas de control para evaluar su viabilidad.
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MAPA CONCEPTUAL UNIDAD 2
GESTIN Y CONTROL FINANCIERO DE PROGRAMAS FORMATIVOS
TCNICAS DE CONTROL FINANCIERO
RENTABILIDAD
Coste Amortizacin Punto de equilibrio
Presupuesto
Financiacin Costes financiables
Funciones Sistema presupuestario Ventajas Tipos Modelos
Control presupuestario Beneficios o prdidas
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2.1. TCNICAS DE CONTROL FINANCIERO

En la actividad de las organizaciones el control financiero es uno de factores que determinan su xito y supervivencia. Existe una estrecha relacin entre los aspectos financieros y el resto de funciones y actividades que desarrolla la organizacin: productos y servicios, procedimientos y sistemas, marketing, recursos humanos, sistemas de comunicacin, relaciones con el entorno, etc. Un adecuado sistema de control financiero exige el acceso a la informacin que permita obtener un profundo conocimiento de la realidad y la situacin econmica-financiera, facilitando as la toma de decisiones con menor grado de incertidumbre y riesgo. El control financiero se dirige a estudiar y analizar los resultados que obtiene una organizacin en comparacin con los objetivos que se marcan los planes y programas. Veremos algunas de las tcnicas que proporcionan la informacin necesaria para realizar el control financiero:
-
El coste. La amortizacin. El punto de equilibrio. El control.
Ejercicio 1
Seala la afirmacin correcta. Las tcnicas de control financiero: O Determinan el xito y la supervivencia de la organizacin. O Comparan los recursos humanos que se precisan en los programas con los beneficios econmicos que se obtienen. O Aumenta el riesgo y la incertidumbre en la toma de decisiones.
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2.2. El COSTE
Antes estudiar las tcnicas presupuestarias, se precisa que aclaremos algunos conceptos bsicos que debemos diferenciar:
TITULO Ingreso Cobro Gasto Pago Inversin Se origina con la venta de un producto o la prestacin de un servicio, independientemente del momento del cobro. Es la entrada de dinero en la organizacin. Es la obligacin de pagar, que asume la organizacin al adquirir elementos o servicios, independientemente del momento del pago. Es la salida de dinero de la organizacin. Es la parte del gasto no incorporado al procedimiento de produccin.
Ejemplo: Se reciben en octubre de 2008 carpetas con material didctico para entregar al alumnado por valor de 5.000 , que se pagarn a los 90 das fecha factura. Al 31 de diciembre se han consumido parte de estos materiales por valor de 3.000. Por tanto se tiene que: Gasto: 5.000 (octubre ao 2008). Coste: 3.000 (al 31/17/08). Inversin: 2.000 (al 01/01/2009). Pago: 5.000 (enero ao 2009).
El coste es el valor de los bienes y servicios consumidos en el proceso de la prestacin del servicio.
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Ejercicio 2
Seala la afirmacin correcta. El sueldo del personal docente en una accin formativa, es un: O Gasto. O Coste. O Todas las respuestas anteriores son ciertas.
2.2.1. Tipologa de Costes

Los costes tienen una naturaleza compleja y pueden ser considerados desde distintos puntos de vista. Los criterios son variados y dependen de la actividad que se est desarrollando. De todas formas, los sistemas ms usuales estn en relacin a la actividad, los ingresos, el tiempo, la superficie ocupada en caso de alquileres, etc.
TIPOLOGA DE COSTES
TIEMPO
ACTIVIDADES
IMPUTACIN
Histricos Estimados
Fijos Variables
Directos Indirectos
SEGN EL TIEMPO TIPO Histricos Estimados DESCRIPCIN Determinados una vez concluida la actividad; son costes establecidos a posteriori. Definidos a travs de una previsin de la actividad. Estn calculados a priori. Los llamados estndar son un tipo especial, establecido correlativamente a mtodos estndares de trabajo prefijado y a valores estndares de eficacia y nivel de actividad.
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SEGN LAS ACTIVIDADES TIPO Fijos DESCRIPCIN Son aquellos que se mantienen constantes (dentro de cierto lmite) con el volumen de la actividad Son los costes que varan proporcionalmente en funcin del volumen de la actividad. Hay otros costes que tienen un componente variable y otro fijo, que tienen un mnimo fijo y otra parte variable en funcin de la actividad. EJEMPLO Coste del personal de la estructura, amortizaciones de las instalaciones, primas de seguros de los edificios, etc. Materiales consumidos por el alumnado, el coste del equipo docente, alquiler de aulas externas, etc. Luz, mobiliario,
Variables Semivariables o Semifijos
SEGN SU IMPUTACIN TIPO DESCRIPCIN CONCEPTOS IMPUTABLES Equipo docente externo (honorarios e impuestos) e interno (salario bruto, cargas sociales, compensaciones extrasalariales), segn el tiempo de dedicacin. Materiales (vdeos, rotuladores, manuales de las personas participantes, libro de ejercicios, transparencias, etc.). Desplazamientos y estancia. Lo que implica viajes, aulas, alojamientos, comida, etc. Direccin de la formacin. Se incluye el salario, cargas sociales y compensaciones extrasalariales segn el tiempo de dedicacin. Administracin. Lo que aade salarios, cargas sociales y compensaciones extrasalariales segn el tiempo de dedicacin. Diseo y elaboracin del programa. Con frecuencia estos costes son superiores a los de la imparticin representada por los salarios del personal docente. Comunicacin. Gastos de correo, envos de mensajera, Internet, telfono, etc. Materiales de pre y postformacin. En este caso nos referimos a tests, protocolos de observacin, folletos y dems material impreso en torno a la accin formativa. Gastos de publicidad y difusin de la actividad. Apoyo a la organizacin. Recepcionistas, limpieza, canales de comunicacin, etc. Tiempo de la alta direccin. Otros conceptos. Pueden abarcar la formacin del personal docente, supervisin, etc.
Directos
Directamente relacionados con el desarrollo de la accin formativa.
Indirectos
No pueden imputarse directamente al curso o programa, por lo que es necesario definir un criterio de reparto del mismo. Resultan imprescindibles para el apoyo de las actividades formativas en general. Hacen referencia a la organizacin en su conjunto y se constituyen como un entorno inmediato de los costes indirectos.
Estructura
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Ejemplo:
Coste salarial de una persona empleada en la seccin administrativa que dedica su jornada laboral a tres programas simultneamente; dicho coste puede repercutirse (repartirse) en base a los siguientes criterios: a) Proporcional sobre el volumen de ingresos de cada programa. b) En relacin al nmero de horas lectivas. c) Proporcional a los costes directos. d) Otros.
Recuerda:
En la Web de la Fundacin Tripartita, podemos acceder a los modelos de Costes, gastos y justificacin econmica que se nos exigir presentar, para obtener la subvencin solicitada al realizar Acciones de Formacin Continua (ya sea de oferta o de demanda) bajo la normativa vigente.
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Ejercicio 3
Seala la afirmacin correcta. El suelo de la persona gestora de formacin en un proyecto formativo, es un coste: O Fijo. O Variable. O Indirecto. O Todas las respuestas anteriores son ciertas.
2.3. LA AMORTIZACIN
La amortizacin refleja el desgaste que sufren la maquinaria y otros activos fijos o inmovilizados utilizados para las actividades de formacin. La mayora de los activos fijos sufren una depreciacin que se produce en su valor por el paso del tiempo, su uso y los cambios tecnolgicos.
Depreciacin es la deduccin anual del valor de una propiedad o equipo. Es una manera de asignar el coste de las inversiones a los diferentes ejercicios en los que se produce su uso o disfrute en la actividad empresarial. Los activos se deprecian basndose en criterios econmicos, considerando el plazo de tiempo en que se hace uso en la actividad productiva, y su utilizacin efectiva en dicha actividad.
Para adecuar la valoracin contable de estos activos a su valor real se realizan las amortizaciones, que no son otra cosa que la contabilizacin de estas depreciaciones.
La amortizacin es el procedimiento mediante el cual se distribuye el coste de una inversin entre los ejercicios en que dicha inversin est en servicio.
Desde el punto de vista econmico, el inmovilizado o activo fijo lo constituyen las inversiones o los gastos que ocasiona la actividad, por ejemplo, la adquisicin de un retroproyector.
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Este gasto se valora no slo para el momento que dure la actividad concreta, sino para momentos posteriores tambin, por lo tanto, es necesario dividir este gasto en periodos a travs de la amortizacin. Representa, desde el punto de vista financiero, el ahorro destinado a sustituir el equipo que envejece. Desde el punto de vista econmico representa la forma de introducir en el coste del periodo las inversiones que se consumen en ms de un periodo. De todo activo inmovilizado tendremos, por tanto, dos valores:
Inmovilizado bruto. Coste del bien cuando se adquiri (o dicho valor actualizado si se ha producido una revalorizacin contable).
Inmovilizado neto. Descuenta del valor inicial las amortizaciones practicadas, dando as un valor
actual al bien.
Por qu es necesaria la amortizacin? La amortizacin se justifica porque los bienes del inmovilizado se van depreciando, sobre todo debido a las siguientes causas: Tcnicas: desgaste o deterioro funcional por el uso y el paso del tiempo. Econmicas: posible envejecimiento prematuro u obsolencia debido a la evolucin tcnica. Jurdicas: caducidad de las concesiones administrativas.
Prcticamente todos los activos inmovilizados son amortizables, porque todos se deprecian en mayor o menor medida. Slo se exceptan los terrenos y los financieros, por su propia condicin de participacin en capitales ajenos. Adems la propia depreciacin monetaria producida por un proceso continuado de inflacin impide que un bien pueda ser sustituido al cabo de algunos aos por un precio similar al antiguo.
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2.3.1. Procedimiento de clculo de las amortizaciones

Para la eleccin de un acertado criterio de amortizacin debe tenerse en cuenta: Calcular el coste de adquisicin del bien. Determinar la vida probable til del elemento a amortizar. Considerar la posibilidad de que el bien se quede obsoleto. Analizar el valor residual o de desecho del elemento amortizado. Determinar el sistema de amortizacin a emplear.
La amortizacin puede realizarse utilizando distintos criterios, el sistema ms adecuado ser el que mejor se ajuste a la vida til del bien, teniendo en cuenta, adems, su valor residual; as:
Valor a amortizar = Valor de adquisicin Valor residual
En cada perodo que interese se aplicar su cuota:
CUOTA DE AMORTIZACIN (en euros) =
VALOR DE AMORTIZACIN VIDA TIL DEL BIEN
Ejemplo:
Compramos un equipo informtico por el valor de 1.500 euros y su vida til se aproximar a las 5.000 horas. Cuota de amortizacin = 1.500 euros / 5.000 horas. Cuota de amortizacin = 0,30 euros / hora.
Los procedimientos de clculo de las amortizaciones son muy variados, siendo el ms utilizado el de amortizacin lineal (un importe igual por perodo de tiempo).
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Ejemplo:
Compramos un ordenador por un valor de 1.800 , cuya vida til es de 6.000 horas, sabiendo que el valor residual de estos aparatos es 0 , la cuota horaria de amortizacin de hallar de la siguiente manera:
CUOTA DE AMORTIZACIN (en euros) = 1.800 / 6.000 horas = 0,3 /hora

As, el coste de amortizacin del ordenador en cuestin es de 0,3 por hora de utilizacin. La amortizacin total del ao se refleja en la cuenta de resultados aumentando la cuenta de gastos y, por tanto, reduciendo el beneficio o aumentando las prdidas. Dado que la amortizacin anual es una detraccin de los beneficios y el impuesto sobre sociedades gira sobre stos, fiscalmente estn establecidos unos porcentajes mximos de amortizacin y, a efectos de garantizar la fiabilidad de la informacin financiera, tambin hay unos mnimos legales que obligan a la amortizacin total del bien en un nmero mximo de aos. En aquellas empresas y organizaciones en las que el inmovilizado representa una parte sustancial del activo total se plantea de entrada la dificultad que entraa su clculo, ya que no existe pago paralelo que permita valorar el gasto.
Ejercicio 4 Seala la afirmacin correcta: O La amortizacin valora el gasto en un momento concreto. O El inmovilizado o activo fijo lo constituyen las inversiones o los gastos que ocasiona la actividad. O La amortizacin no se justifica por la depreciacin de los bienes.
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2.4. PUNTO DE EQUILIBRIO
Se llama punto de equilibrio o punto muerto a aquel nivel de operaciones para el cul se cubre la totalidad de los costes fijos del perodo y los costes variables correspondientes a las actividades realizadas. Es una cifra de ingreso en que el resultado es igual a cero.
Es muy importante para una organizacin que asume la formacin saber dnde est su punto de equilibrio, pues si no ingresa por encima de l seguro que tendr prdidas. Partiendo de que el Resultado es igual a la diferencia entre Ingresos y Costes:
Resultado = Ingresos Costes
Y que los costes se pueden dividir en fijos y variables:
Resultado = Ingresos (Costes Fijos + Costes Variables)
El resultado correspondiente al punto de equilibrio ser igual a cero, donde se sabe que los costes variables son un tanto por ciento constante de la cifra de ventas, entonces:
El punto de equilibrio se alcanza cuando este resultado es igual a 0: 0 = Ingresos - (Costes fijos + Costes variables)
Los costes variables son un tanto por ciento constante de la cifra de ventas, por lo que:
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2.4.1. Ejemplos del clculo del punto de equilibrio
Ejemplo: Los datos relacionados con una institucin formativa son los siguientes: Euros Costes variables Costes fijos 1.500 1.200 % / ingresos 50 40
El punto de equilibrio ser: - Punto de equilibrio = 1.200 euros / (100% - 50%). - Punto de equilibrio = 240 euros.
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Otra forma de averiguar el punto de equilibrio es la siguiente:
Ejemplo: Supngase que una institucin formativa tiene la siguiente cuenta de resultados:
Concepto Euros 500.000 Ingresos - Costes variables 250.000 250.000 = Margen Contribucin - Costes fijos 200.000 = Resultado 50.000 40 10 50 50 % s/Ing. 100
El margen de contribucin es la diferencia entre los ingresos y los costes variables imputables a estos ingresos. Esta cifra de ingresos calculada es aquella que permite cubrir justo todos los costes producidos, tanto fijos como variables. La comprobacin de lo calculado ser:
Concepto Euros % s/Ing.
Ingresos - Costes variables
400.000 200.000
100 50
= Margen Contribucin - Costes fijos
200.000 200.000
50 50 00
= Resultado
Si los ingresos son superiores al punto de equilibrio la institucin comienza a obtener beneficios; si son menores, el resultado ser de prdidas.
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La lnea de costes variables no parte del eje de coordenadas, sino a la altura donde terminan los costes fijos. Esto es lgico, pues los costes variables se van aadiendo a los costes fijos, que se producirn se pongan, o no, en marcha programas de formacin o cursos. En el grfico, la lnea de los costes variables y la lnea de ingresos se cruzan. El punto donde se cruzan ambas lneas ser el punto de equilibrio.
2.4.2. Utilidad del punto de equilibrio

Calcular el punto de equilibrio, puede tener una buena utilizacin en la determinacin del nmero mnimo necesario de alumnado en un curso o actividad que permitan cubrir los costes totales del mismo. Conocer el punto de equilibrio nos va a proporcionar: a) Un instrumento til de gestin, porque nos permite estimar el efecto que tendr sobre el presupuesto de la organizacin un cambio en los gastos fijos (nuevas contrataciones, por ejemplo). Asimismo, nos permite determinar el nmero mnimo de alumnado para un curso o programa de modo que se puedan cubrir los costes totales. b) Una variable de control ya que podemos saber si se est generando dficit o supervit con respecto a lo estimado.
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c) Un indicador de viabilidad de un nuevo proyecto o actividad, porque nos ayuda a definir los ingresos mnimos para que dicho proyecto, programa o curso se autofinancie.
Ejemplo: Los datos relacionados con una accin formativa son los siguientes:
-
Ingresos por alumno/a: 20 euros/ hora Duracin de la accin formativa: 40 horas lectivas Costes fijos (aulas, formadores, etc.): 11.280 euros Costes variables (carpetas, documentos, etc.): 90 euros / alumno
Analicemos la situacin: 1 Cada participante contribuye con: (Ingreso por alumno/a x horas lectivas) - Costes variables
(20 x 40) - 90 = 710 euros

2 El nmero de participantes necesarios para cubrir los costes fijos: Costes fijos / contribucin por alumno
11.280 euros / 710 euros = 15.89

Con 15 alumnos/as aproximadamente es posible cubrir el coste total del curso.
Ejercicio 5 Los datos relacionados con una institucin formativa son los siguientes: Costes variables: 1.900 euros, 60 % de ingresos; Costes fijos: 1.300 euros, 30% de ingresos. Cul ser el punto de equilibrio?: O 30. O 32,5. O 25. O 60.
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2.5. PRESUPUESTO
Cada una de las formas de entender la dotacin econmica es consecuencia de un modelo de gestin formativa determinado, y su eficacia depender del acierto de las decisiones. Cada una de las operativas presupuestarias implica no slo el modelo de gestin que adquiere la organizacin, sino tambin el modelo organizativo, la manera de distribuir y estructurar los recursos humanos y materiales, de ah su importancia para la ejecucin del mismo. Actualmente el presupuesto se entiende en una doble acepcin: a) En unos casos, representa las previsiones de ingresos y/o gastos totales o parciales de la empresa en general. b) En otros, el presupuesto se concibe como la contrapartida monetaria de los objetivos y programas de la organizacin.
2.5.1. Funciones y caractersticas del presupuesto

Las funciones generales que representa el presupuesto, son las siguientes:
FUNCIONES Constituye el plan financiero Ofrece un panorama general, una visin de conjunto de la gestin de los recursos financieros implicados en una accin o programa formativo, integrndose con el resto de acciones en un documento que permite valorar y visualizar su coherencia, su viabilidad y sus consecuencias. El presupuesto permite evaluar el comportamiento de la organizacin en sus reas ms importantes mediante la comparacin entre lo real y lo previsto, as como observar las desviaciones y tomar las decisiones pertinentes. El presupuesto tambin nos sirve para detectar y prever con antelacin las necesidades financieras para llevar a cabo la ejecucin de un programa, as como priorizar las gestiones para obtener recursos adicionales. La elaboracin del presupuesto debe ser el momento idneo para aplicar criterios alternativos que apoyen su distribucin, as como el lugar para revisar la justificacin de gastos.
Instrumento de control Identifica las necesidades Racionaliza los gastos
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Sus caractersticas principales son: - Se reduce a los objetivos y previsiones que son traducibles en moneda. - Es eminentemente provisional: los valores que contiene se refieren a perodos futuros. - Es intrnsecamente parcial: puede referirse a toda la organizacin y a todas sus magnitudes, pero nada se opone a que abarque slo ciertas y determinadas reas y magnitudes - Se reduce a los aspectos tcticos y operativos de la organizacin: no cubre los aspectos estratgicos de la accin de la organizacin. - Su horizonte caracterstico es el corto plazo.
2.5.2. Sistema Presupuestario
El sistema presupuestario se basa en la definicin previa de un plan de accin para la organizacin, en funcin de sus polticas y objetivos a corto y largo plazo.
Un plan de accin debe estar basado en previsiones, entendindolas no slo como un intento de definir sucesos futuros, sino como expresin de una poltica, de una eleccin, de un compromiso sobre el futuro. Tratar de alcanzar, mediante acciones ms adecuadas, los objetivos previamente determinados. El presupuesto es la expresin cuantificada de los programas definidos por un perodo determinado. De forma sistemtica se comparan los presupuestos con las realizaciones a fin de detectar y analizar las diferencias que se producen con el objeto de tomar las medidas correctoras oportunas. El procedimiento presupuestario se articula siempre en las tres etapas siguientes:
PREVISIN
PRESUPUESTO
CONTROL
Feed-back
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ESQUEMA GENERAL DE UN SISTEMA PRESUPUESTARIO
OBJETIVOS
Medios
PRESUPUESTOS (previstos)
Se corrigen los objetivos, los medios o los presupuestos
CONTABILIDAD GENERAL (realidad)
Comparacin
Control y anlisis de las desviaciones Se contina contabilizando la realidad No hace falta tomar medidas correctivas
S hace falta tomar medidas correctivas
Para confeccionar los presupuestos se han de conocer previamente cules son los objetivos y las acciones del proyecto y de qu medios (personal, equipamiento, etc.) se dispone para alcanzarlos. Una vez se han fijado los presupuestos, peridicamente se han de comparar los resultados previstos con los reales. De estas comparaciones surgen las desviaciones y, si son importantes, ser preciso tomar medidas correctivas pertinentes.
2.5.3. Ventajas del sistema presupuestario

Un sistema de gestin adecuado debe permitir: - Programar de forma integrada la actividad de la organizacin. - Controlar los resultados obtenidos con los esperados. - Verificar el grado de validez de las polticas y objetivos definidos. - Evaluar la eficacia de la estructura organizativa que posee.
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Asimismo las ventajas que se pueden obtener son: - Estimula a la Direccin a estudiar la demanda, los servicios y los mtodos. - Induce a estudiar y programar el uso ms eficiente de los factores de produccin. - Posibilita la cuantificacin cuidadosa de los medios financieros necesarios. - Define objetivos y establece medidas de eficiencia de la actividad. - Conduce a la implantacin de adecuados sistemas contables (contabilidad general y analtica). - Permite una mayor delegacin de autoridad y la correspondiente definicin de responsabilidad. - Requiere cuantificar la programacin, con la consecuencia de una mayor precisin y un control ms simple. En definitiva, las referencias de signo presupuestario que debemos introducir en el proceso de gestin de la formacin son: - Cuantificacin del Gasto/Inversin de cada necesidad formativa detectada. listado de necesidades formativas. - Cuantificacin del Gasto/Inversin de los proyectos o programas de formacin. fraestructuras necesarias para una implementacin eficiente de las mismas. La relacin Esta tarea debe
realizarse por parte de la persona responsable de la gestin formativa antes de la entrega del
de acciones priorizadas y aprobadas por la direccin ms el coste de las inversiones en in-
2.5.4. Tipos de Presupuestos

Los presupuestos pueden clasificarse segn su finalidad, el tiempo de validez del mismo o el nivel de flexibilidad.
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CLASIFICACIN DE PRESUPUESTOS
CRITERIOS
FINALIDAD
TIEMPO
FLEXIBILIDAD
Econmicos Financieros
Largo Plazo Corto Plazo
Rgidos Flexibles
2.5.4.1. Segn su Finalidad: Econmicos y financieros

Recursos propios de la entidad. Recursos ajenos pblicos. Recursos ajenos privados. Otros ingresos.
DE INGRESOS
ECONMICOS
DE GASTOS
PRESUPUESTOS SEGN SU FINALIDAD

FINANCIEROS
Gastos generales de gestin y administracin. Gastos especficos de actividades o proyectos. Amortizaciones
DE TESORERA
FINANCIERO
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Dentro de los PRESUPUESTOS ECONMICOS, los ms relevantes son:
PRESUPUESTOS ECONMICOS Descripcin Constituye, en general, el punto de partida de todo el sistema presupuestario. Ingresos Debe contener tanto las unidades de productos o servicios a suministrar, como los precios previstos para cada uno de ellos. Tipos / Grupos
Recursos propios de la entidad. Recursos ajenos pblicos. Recursos ajenos privados. Otros ingresos
Abarca: Presupuestos de Produccin de bienes y/o servicios. Nmero de unidades de produccin o servicios, necesidades fsicas del personal, necesidades fsicas de los materiales, etc. Costes de produccin. Se refiere al coste del personal, de los materiales y finalmente de los gastos generales. Gastos generales de gestin y administracin. Gastos especficos de actividades o proyectos. Amortizaciones.
Gastos
La cuenta provisional de resultados recapitula todos estos datos, pues puede presentarse en las dos formas conocidas: a. Cuenta contable. Agrupa los gastos por su naturaleza. b. Cuenta analtica de resultados. diferencia los costes entre variables y fijos, a fin de obtener los respectivos mrgenes de contribucin.
La elaboracin de una cuenta provisional de resultados, requiere previamente la confeccin de los presupuestos de las principales actividades de la empresa, llamados presupuestos econmicos, siendo los ms relevantes los siguientes:
Los presupuestos de actividad abarcan las previsiones sobre ingresos, costes y resultados.
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En lo relativo a la FINANCIACIN, existen dos tipos de presupuestos: a. El Presupuesto de Tesorera. Trata de programar todas las entradas y salidas, de forma que se evidencien los excedentes o los dficits de tesorera de la institucin. Se establece, en general, mes a mes y por un perodo de un ao. Afectan a la tesorera todas las operaciones corrientes de actividad tales como pagos a suministradores, al personal, cobros, etc., as como tambin las operaciones de inversiones. - Los cobros previstos: cobro por los servicios prestados, subvenciones recibidas, prstamos obtenidos, etc. - Los pagos programados: suministradores, salarios, devolucin de prstamos, inversiones, etc. Finalmente se obtiene la situacin final del mes (saldo final), que obviamente ser el saldo inicial para el mes siguiente.
MODELO DE PRESUPUESTO DE TESORERA ENERO FEBRERO ... DICIEMBRE
Saldo anterior
(0)
(1)
(...)
(11)
+ Cobros - Pagos
= Saldo final
(1)
(2)
(...)
(12)
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b. El Presupuesto Financiero. Usualmente se establece ao a ao, y para un perodo de tres a cinco aos. Su objeto es el de verificar si las necesidades financieras para varios aos estn cubiertas con los recursos financieros. Expone los recursos econmicos y las necesidades financieras. En su elaboracin adquieren especial importancia las inversiones, es decir, los empleos de fondos en inmovilizaciones, ya que tendrn una gran influencia sobre la vida futura de la institucin.
2.5.4.2. Segn el Tiempo: Corto y Largo Plazo
Los Presupuestos a Largo Plazo cubren normalmente perodos entre tres y cinco aos. Ejemplo: Un ejemplo de este tipo de presupuesto es el presupuesto de inversiones; usualmente, se confecciona por un perodo de tres aos y es revisado anualmente.
Los Presupuestos a corto plazo, generalmente son un ao. Ejemplo: Un ejemplo de este tipo de presupuesto se encuentra el de actividad o el de tesorera. Se confeccionan por el ejercicio econmico y se revisan (cada tres meses el primero y cada mes el segundo). 2.5.4.3. Segn la Flexibilidad: Rgidos y Flexibles
Los presupuestos rgidos se establecen en relacin a un solo volumen de produccin, mientras que los flexibles estn definidos en funcin de la actividad desarrollada realmente.
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Ejercicio 6
El presupuesto de tesorera contiene las unidades de productos o servicios a suministrar junto con sus precios: O Verdadero. O Falso.
2.5.5. Modelos de presupuestos

A continuacin se proponen varios modelos de presupuestos que se establecieron para la formacin continua (en planes FORCEM) como para la formacin de FPO por el Fondo Social Europeo. Modelo de presupuesto de FORCEM
CONCEPTO A) COSTES FINANCIABLES a) Profesorado, interno y externo (por preparacin, imparticin, tutoras y evaluacin de las acciones): Salarios. Seguros sociales. Dietas. Gastos de locomocin. Otros. b) Equipos didcticos (amortizacin, alquiler o arrendamiento financiero): Medios audiovisuales. Medios informticos. Herramientas. Material didctico audiovisual. Material didctico informtico. Otros. c) Gastos de preparacin de medios didcticos y/o adquisicin. d) Bienes consumibles utilizados: Carpetas. Rotuladores. Blocs. Otros. e) Aulas, talleres y dems superficies utilizadas (alquiler, arrendamiento financiero o amortizacin). f) Seguro de accidentes de las personas participantes. g) Varios (no podrn exceder al 25% para los planes de empresa y del 35% para los agrupados e intersectoriales del total de los apartados a), b), c) y d) anteriores: G.1. Manutencin, transporte y alojamiento (1). G.2. Personal de apoyo interno y externo y la gestin y ejecucin del plan. G.3. Publicidad (slo para planes agrupados e intersectoriales). h) Otros costes (no podrn superar el 10% de la suma de costes anteriores): 67 PESETAS
i)
Agua, gas y electricidad. Mensajera y telfonos. Material de oficina. Vigilancia y limpieza. Ayuda en el domicilio previa justificacin de la existencia de personas a su cargo que suponen una barrera al acceso a la formacin.
TOTAL COSTES FINANCIABLES B) COSTES NO FINANCIABLES 1. De las personas participantes: Sueldos y salarios. Seguridad Social a cargo de la empresa. Alojamiento, manutencin y desplazamiento en los casos no contemplados en el punto g.1. 2. Otros costes (especificar) TOTAL COSTES NO FINANCIABLES C) TOTAL COSTE DEL PLAN
Modelo de presupuesto del Fondo Social Europeo

TIPOS DE ACCIONES a) Formacin previa b) Formacin bsica y compensatoria. c) Formacin ocupacional para la insercin laboral d) Formacin continua de trabajadores ocupados e) Formacin de expertos, agentes, formadores f) Formacin de tercer ciclo (postgrados universitarios, etc.) 1. Total formacin g) Ayudas al empleo (subvenciones a la contratacin) h) Ayudas al autoempleo (economa social) i) Acompaamiento a la insercin profesional i) Acompaamiento al desarrollo de la carrera profesional 2 Total ayudas al empleo k) Orientacin/Asesoramiento profesional l) Asistencia tcnica m) Creacin de redes/Fomento a la cooperacin n) Creacin y desarrollo de estructura de apoyo (agencias de desarrollo local, viveros de empresa, acogida, asesoramiento a empresas, etc.) o) Creacin y desarrollo de nuevas metodologas de formacin, acompaamiento o evaluacin q) Desarrollo e interconexin de bases de datos r) Informacin/divulgacin/sensibilizacin s) Intercambios interempresariales (transferencias tecnolgicas, desarrollo conjunto de I+D, redes comerciales, etc.) t) Realizacin de estudios e investigaciones u) Otros (especificar) 3 Total otros COSTE TOTAL (1 + 2 + 3) Coste Total
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2.6. RENTABILIDAD DE PROYECTOS DE FORMACIN

Cul es la repercusin de un programa o proyecto de formacin respecto a determinados indicadores del funcionamiento global de la organizacin o de una empresa? Los programas de formacin habrn de idearse atendiendo a la posibilidad de medir las consecuencias de la intervencin formativa sobre la empresa formulando objetivos de impacto. La respuesta a la pregunta inicial consistir en detallar los beneficios o prdidas implcitos en los programas formativos donde la formacin est realmente ligada a las necesidades de la organizacin en su entorno. Desde el punto de vista de la gestin financiera, la valoracin de la formacin debe resultar un dato fundamental, sobre todo para las decisiones sobre inversiones importantes. En concreto, la valora-
cin econmica de la formacin debe responder a estas cuestiones:

- Determinar si se han producido mejoras. - Calcular los beneficios econmicos que reporta a la organizacin el programa formativo desarrollado, y observar si se hace rentable los costes. Para ello, debemos realizar procedimientos concretos para: - Identificar la fuente de financiacin principal de los programas formativos. - Saber qu costes pueden ser financiables. - Controlar la gestin presupuestaria. - Calcular los beneficios o prdidas.
2.6.1. Financiacin de proyectos formativos

Todo proyecto formativo requiere de unos recursos financieros que permitan llevarlo a cabo. Estos recursos financieros pueden venir del pago realizado por el propio alumnado, por partidas dedicadas a la formacin dentro de una organizacin de mayor rango, por subvenciones de tipo comunitario, nacional o regional,...
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Las principales fuentes de financiacin de cualquier entidad son:
FUENTES DE FINANCIACIN
PROPIA
EXTERNA
Recursos destinados a la actividad formativa
Administraciones Pblicas
Prestacin de servicios
Otras organizaciones
Actividades profesionales
En la siguiente unidad trabajaremos en profundidad los pasos a realizar para obtener financiacin externa de las administraciones pblicas, gracias a la solicitud de propuestas para subvenciones y concursos pblicos.
2.6.2. Costes Financiables

La gestin presupuestaria se refiere a todo tipo de gastos que es propio del sistema econmico que asuma cada organizacin y se rige por los principios generales de la gestin econmica. En este apartado enunciaremos slo los costes que se nos exigir contemplar en cualquier subvencin o ayuda que se nos haya concedido para la ejecucin de los programas formativos. Por ello, los costes se clasifican en costes elegibles, es decir, lo que se financia y lo que no.
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CAPITULOS DE COSTES ELEGIBLES Incluyen salarios, seguros sociales, dietas y gastos de locomocin y, en general, todos los gastos imputables en el ejercicio de las actividades de preparacin, imparticin, tutora y evaluacin de las acciones formativas. Gastos de preparacin de medios didcticos y/o adquisicin de materiales didcticos. Utilizados en la realizacin de las acciones formativas del plan, incluyendo el material de proteccin y seguridad. De aulas, talleres y dems superficies utilizadas en el desarrollo del plan de formacin. De los Equipos didcticos, alquileres o arrendamiento financiero (leasing) de los mismos, soportados en la ejecucin del plan formativo. De accidentes del alumnado. Para el alumnado en planes intersectoriales y planes agrupados que se realicen en el territorio nacional. Agua, gas y electricidad. Mensajera y telfonos. Material de oficina consumido. Vigilancia y limpieza. Otros costes no especificados anteriormente. Imputables al plan formativo. Si se justifica que se tiene personas a su cargo y suponen una barrera para acceder a la formacin.
Personal Docente
Materiales didcticos Bienes consumibles Alquiler, arrendamiento financiero o amortizacin Seguros Transporte, manutencin y alojamiento
Otros costes
Ayuda en el domicilio
Estos gastos deben estar justificados mediante documentos de autorizacin del gasto (convenios, contratos, resoluciones, etc.) y las piezas justificativas que los sustentan (facturas, recibos, nminas, etc.). Adems de elegible todo gasto imputado a un proyecto debe ser verificable. En el caso de los costes indirectos, calculados inicialmente sobre la base de una imputacin proporcional, se estar en disposicin de demostrar la fiabilidad del mtodo elegido.
Las personas responsables de los proyectos, o en su caso los responsables de su gestin, debern llevar un sistema de contabilidad de los gastos separado, de carcter analtico, para las actividades cofinanciadas por alguno de los organismos oficiales, o, en su defecto, un sistema que permita de forma clara y transparente relacionar los documentos justificativos con las acciones realizadas. La documentacin y comprobantes justificativos de los gastos realizados debern conservarse a disposicin de los servicios competentes de control durante los cinco aos siguientes a su liquidacin.
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2.6.3. Control Presupuestario
No es posible imaginar el control sin el presupuesto, ni tampoco el presupuesto sin control.
Son, realidad, dos partes de un todo inseparable. Para saber como va la realizacin del proyecto debe existir un parmetro objetivo de comparacin. La comparacin entre lo presupuestado y lo ejecutado debe ser un ejercicio permanente a los efectos de detestar a tiempo las desviaciones que pudieran presentarse. El control expresa por tanto la comparacin entre previsiones y resultados, mediante la ecuacin:
Previsiones Realizaciones = Desviaciones
En algunos casos es interesante medir estas desviaciones en trminos porcentuales, su frmula es: Desviacin (euros) % Desviacin = Previsin (euros) x 100
Ejemplo: Supngase que una empresa prev ingresar 30.000 y espera tener unos consumos de materiales del 50% de los ingresos. Si los ingresos reales fueran de 36.000 y el consumo de material de 16.800 el anlisis sera el siguiente: Presupuesto Ingresos Gastos 30.000 18.000 Realidad 36.000 16.800 Desviaciones 6.000 1.200
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% 20% 66%
Observaciones
El control del presupuesto es por tanto uno de los mtodos que tendremos para asegurar la rentabilidad econmica de los programas formativos. 2.6.3.1. Etapas del sistema de control El proceso de control se debe hacer teniendo en cuenta que ya hemos realizado las acciones previas materializadas en: - Elaboracin del presupuesto. - Medicin de los resultados. - Diagnstico de los resultados. Para realizar un eficaz sistema de control se precisa seguir las siguientes etapas: 1. Establecimiento de las desviaciones: para ello, se realiza una comparacin entre los presupuestos y la realidad en base a categoras idnticas para que sean comparables. Esta comparacin debe realizarse en un plazo lo ms corto posible. Si las desviaciones se producen por errores de gestin, es necesario tomar acciones correctoras rpidamente. 2. Comunicacin de las desviaciones: ya que del control presupuestario surgen desviaciones ante las cuales es necesario comunicar la informacin relacionada slo a quines interesa y comunicar slo las informaciones que se desvan de lo normal. 3. Anlisis y utilizacin de las desviaciones: ya que la verdadera funcin del control reside en el mecanismo de retroalimentacin (feed-back). Una vez hemos obtenido la desviacin, es necesario realizar su anlisis para comprender la causa que lo ha originado y en funcin del anlisis proponer las medidas correctoras oportunas.
2.6.4. Clculo de Beneficios o Prdidas

El clculo de beneficios o prdidas es la parte ms difcil de realizar, en tanto que muchos de los efectos de la formacin pueden ser de carcter intangible o encontrarse diluidos en mltiples indicadores con un efecto no cuantificable a corto plazo. Se hace difcil, cuando no imposible, atribuir valores monetarios a las consecuencias de la formacin.
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Partiendo de la certeza que la formacin afecta positivamente a la productividad, nos encontramos ante el problema de su demostracin. Sin duda coexisten dificultades prcticas para que los recursos humanos sean gestionados como recursos estratgicos. Los sistemas actuales de contabilidad no tienen en cuenta los beneficios intangibles, porque rara vez son estimados e introducidos en la gestin econmica. Sin embargo, la flexibilidad de procesos, la comunicacin interna y la alta cualificacin de su personal, las prcticas igualitarias y compensatorias son hoy elementos cualitativos determinantes de la competitividad en una organizacin. Cul es la repercusin de un programa formativo respecto a determinados indicadores del funcionamiento global de la organizacin? La respuesta a la pregunta inicial consistir en detallar los beneficios o prdidas implcitos en cada accin de formacin y por tanto en el programa formativo, porque la formacin est realmente ligada a las necesidades de la organizacin en su entorno. Desde el punto de vista de la gestin financiera, la valoracin de la formacin debe resultar un dato fundamental. En concreto, la valoracin econmica de la formacin debe responder a estas cuestiones: - Determinar si se han producido mejoras. - Calcular los beneficios econmicos que reporta a la organizacin y observar si hace rentables los costes. Para observar la valoracin de la repercusin econmica de los programas de formacin se suelen adoptar dos vas: - Anlisis de costes-beneficios - Anlisis de costes-eficacia.
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RENTABILIDAD DE LA FORMACIN
ANLISIS
Coste-Beneficios
Coste-Eficacia
Cmputo de costes Cmputo de beneficios
Logros sociales
ROI
2.6.4.1. Anlisis de costes-beneficios Cuando resulta posible cuantificar los inputs y los outputs en trminos monetarios el procedimiento a seguir se denomina Evaluacin de Costes Beneficios. Sin embargo, no siempre es igual de fcil transformar los efectos de la formacin en unidades monetarias. Si clasificamos, siguiendo a Odriorne (1970), la formacin segn la naturaleza de su objetivo econmico, obtendremos tres categoras. Formacin con efecto a: a. Corto plazo. Este tipo de formacin tiene su efecto en el plazo de un ao y se centra en el incremento directo de resultados dentro del perodo contable. Cuando la formacin se propone este tipo de objetivo suele hacer referencia a competencias operativas y es cuantificable bien a travs del aumento de los beneficios, bien por el aumento de los costes. Algunos ejemplos son cursos de administracin del tiempo, atencin al pblico, etc. b. Medio plazo. Es un tipo de formacin ms extensa (de uno a tres aos) y acumulativa, que suele guardar relacin con competencias de supervisin y directivas.
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c. Largo plazo. Alcanza una repercusin favorable en perodos superiores a los tres aos; por ejemplo, la formacin para el perfeccionamiento. El procedimiento de costes beneficios se plantea en dos fases principales relativas a dos problemas diferentes: 1. Cmputo de los costes. 2. Cmputo de los beneficios. Una vez realizados estos clculos se procede a la comparacin entre el valor monetario correspondiente a los costes y el valor monetario correspondiente a los beneficios, o lo que es igual, el clculo del Retorno sobre la Inversin (ROI: Return On Investment), que surge de la simple aplicacin de la frmula: Resultados econmicos Costes de Formacin
ROI =
Si, adems, queremos hallar el porcentaje, tan slo debemos multiplicar el resultado por 100. Tal y como nos indica Duart (2002), el clculo del ROI se efecta a partir de los beneficios y de los costes de la accin que estamos planificando. Su clculo presenta ms ventajas que dificultades a aquellos que tienen por responsabilidad la formacin en la empresa. Situar la formacin al nivel de las dems inversiones y tratarla como tal ayuda a integrarla en las polticas de desarrollo de la competitividad de la empresa y a valorarla como elemento necesario para su implementacin. Debemos valorar el ROI de la formacin de la misma forma que lo hacemos con cualquier otra inversin, ya que la formacin debe ser tratada como inversin y no nicamente como gasto. Pero en primer lugar tenemos que cuestionarnos el motivo de la formacin que necesitamos impartir y, a partir de ah, establecer las bases para analizar su rentabilidad.
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Conocer la rentabilidad de la formacin en general nos permitir introducir factores de mejora y de innovacin en el uso y en la modalidad formativa. Nos ayudar a tratar la formacin de la misma forma que son tratadas otras inversiones y as incorporarla a las dinmicas institucionales de mejora e innovacin constante. Fuente. Duart (2002)
En este sentido y segn Palacios (2008), nos indica que evaluar el impacto y la rentabilidad nos permitir demostrar los resultados que la inversin que hemos realizado ha generado con creces, tanto a nivel cualitativo como a nivel econmico. O al revs, nos permitir reconocer qu y cules son los programas y cursos que no generan ningn valor aadido en nuestra empresa. 2.6.4.2. Anlisis de Costes-Eficacia El uso del Anlisis de costeseficacia se presenta como la alternativa para calcular los beneficios de un programa porque nicamente exige la monetarizacin de las unidades de entrada o inputs. Permite establecer comparaciones o jerarquas de efectividad entre programas de formacin con las mismas metas. Esto es, al centrar nuestro anlisis en la eficacia, podemos obtener dos tipos de comparacin: Entre programas impartidos de distinta manera, pero con objetivos iguales para dar prioridad a la asignacin de recursos segn una estrategia de formacin ya decidida. Del mismo programa, cuando se imparte varias veces para medir la influencia de posibles modificaciones o condicionantes existentes. Este anlisis se considera como una extensin del de costesbeneficios. Se toman como referencia los mismos principios y se utilizan las mismas tcnicas, pero con la inclusin de variables que afectan a otro tipo de rendimiento, el de la consecucin de logros sociales.
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En el Anlisis de costes-eficacia vamos a priorizar el logro de objetivos sociales sostenibles por encima de un ajuste de la cuenta de resultados en un momento concreto y para un tiempo determinado, lo que nos llevar a hacer un balance a ms largo tiempo que los perodos habituales usados en la contabilidad al uso.
Las razones para dar prioridad a estos aspectos sociales y de contribucin a la igualdad se fundamentan en criterios tanto de justicia como de legalidad, pero tambin de eficacia y efectividad.
Ejercicio 7
El control presupuestario, trata de comparar los presupuestos y los resultados: O Verdadero. O Falso.
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Para finalizar la unidad, podemos decir que: - El control financiero se dirige a estudiar y analizar los resultados que obtiene una organizacin en comparacin con los objetivos que se marcan los planes y programas. Algunas de las tcnicas que proporcionan la informacin necesaria para realizar el control financiero son: el coste, la amortizacin, el punto de equilibrio y el control financiero. - El coste, que es el valor de los bienes y servicios consumidos en el proceso de prestacin del servicio. Podemos clasificarlos segn el tiempo en el que se desarrollan (histricos y estimados), segn su actividad (fijo y variable) o segn el producto o la imputacin (directos o indirectos). - La amortizacin refleja el desgaste que sufre los activos fijos o inmovilizados utilizados para las actividades de formacin. Es necesaria porque los bienes del inmovilizado se van depreciando, debido a causas tcnicas, econmicas o jurdicas. - El punto de equilibrio es aquel nivel de operaciones para el cual se cubre la totalidad de los costes fijos del perodo y los costes variables correspondientes a las actividades realizadas. Es una cifra de ingreso en que el resultado es igual a cero. Si los ingresos son superiores al punto de equilibrio la institucin comienza a obtener beneficios. Si son menores, el resultado ser de prdidas. - El presupuesto es la expresin cuantificada de los programas definidos por un perodo determinado. Con el sistema presupuestario se comparan los presupuestos con las realizaciones a fin de detectar y analizar las diferencias (desviaciones) que se producen con el objeto de tomar las medidas correctoras oportunas. - Los presupuestos pueden clasificarse segn su finalidad (econmicos y financieros), segn el tiempo (largo o corto plazo) y su flexibilidad (rgidos y flexibles). Los Presupuestos econmicos (o de actividad) son los ms relevantes para la actividad formativa, dividindose en Presupuestos de Ingresos o Gastos.
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- Para saber como va la realizacin de cualquier proyecto debe existir un parmetro objetivo de comparacin o control presupuestario, comparacin entre lo presupuestado y lo realizado, entre las previsiones y el resultado.
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SOLUCIONARIO EJERCICIOS UNIDAD 2
- Ejercicio 1: Determinan el xito y la supervivencia de la organizacin. - Ejercicio 2: Todas las respuestas anteriores son ciertas. - Ejercicio 3: Variable. Ejercicio 4: El inmovilizado o activo fijo lo constituyen las inversiones o los gastos que ocasiona la actividad. - Ejercicio 5: 32,5. - Ejercicio 6: Falso. - Ejercicio 7: Verdadero.
TEXTOS ELECTRNICOS - DUART, JM:
ROI
e-learning:
ms
all
de
beneficios
costes.
UOC,
2002.
http://www.uoc.edu/web/esp/art/uoc/duart0902/duart0902.pdf - PALACIOS, J: En busca del ROI de la formacin. Extracto del libro: PALACIOS, J: Medicin del
impacto y la rentabilidad de la Formacin. Cmo llegar al ROI de la Formacin. DIAZ DE SANTOS, http://henderlabradorneo.googlepages.com/ENBUSCADELROLDELAFORMACION.pdf 2008.
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UNIDAD 3. FINANCIACIN EXTERNA DE PROYECTOS FORMATIVOS
En esta unidad estudiaremos dnde acudir para encontrar la financiacin adecuada al tipo de proyecto formativo que deseemos desarrollar, destacando las distintas subvenciones que desde los organismos pblicos se conceden de forma peridica para poner en marcha acciones formativas concretas. Asimismo, comprobaremos que muchos organismos, para desarrollar proyectos concretos de formacin se valen de las Licitaciones. Aspectos que debemos estudiar para conocer qu gestin debemos realizar para presentar la oferta ms adecuada. Pensemos que se nos ha concedido una subvencin para llevar a cabo un programa formativo, qu debemos hacer despus? qu fases conlleva que nos concedan una subvencin? stas y otras cuestiones las abordaremos detenidamente en la unidad que nos ocupa.
Los objetivos de esta unidad son: Considerar de la importancia de conocer las ayudas y subvenciones en materia de formacin para el empleo, como fuente principal de financiacin para proyectos formativos. Apreciar la importancia que conlleva la gestin de la subvencin o ayuda, identificando los trmites que conlleva y estudiando cada una de las fases que conforman el proceso de solicitud, seguimiento y justificacin en su tramitacin. Conocer qu organismos conceden ayudas y subvenciones en materia de formacin para el empleo, ya sean para la insercin o para el desarrollo profesional. Saber qu pautas fundamentales debemos seguir para la presentacin de la oferta tcnica y econmica en Licitaciones pblicas, para conseguir la mxima baremacin en los concursos pblicos.
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MAPA CONCEPTUAL DE LA UNIDAD 3
FINANCIACIN PROYECTOS FORMATIVOS
FINANCIACIN EXTERNA
AYUDAS Y SUBVENCIONES
SUBVENCIONES PARA LA FORMACIN
LICITACIONES
Convocatoria Ciclo de vida Solicitud Tramitacin
Plan Avanza Acciones formativas para empresas (FTFE) Contratos programa (FTFE) Formacin de Oferta para personas desempleadas (FPO)
Concurso Publicidad Pliegos Pautas preparar ofertas
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3.1. FINANCIACIN DE PROYECTOS FORMATIVOS

Para poner en marcha cualquier actividad formativa, hay que tener en cuenta los recursos necesarios para llevarla a cabo, ya que la falta de stos (y su posterior gestin) puede desembocar en el fracaso de la misma. Lo primero que habr que abordar y buscar son los recursos financieros, es decir, de dnde vamos a conseguir la financiacin para nuestros proyectos y cunto vamos a financiar.
La financiacin de una organizacin son los recursos con los que debe contar para hacer frente a los gastos de actividad (gastos corrientes) e inversin.
En lo que se refiere a las fuentes, pueden diferenciarse segn el coste o segn el origen de la financiacin, si es propia de la entidad o externa a ella:
CRITERIO
CLASIFICACIN Sin coste.
EJEMPLOS
Subvencin, concurso. Crdito bancario. Capital social. Administracin. Entidades de crdito,
Coste Con coste. Propia o Interna. Origen Ajena Externa. o Pblica. Privada.
La propia o interna la realiza el empresario directamente a travs de sus recursos o capital propio. Cuando la empresa est en funcionamiento es la que genera la empresa a travs de su actividad (autofinanciacin) o de las aportaciones de los socios. Sin embargo la ajena o externa, son los recursos que la empresa obtiene de terceros, ya sean proveedores, clientes, entidades de crdito, etc.
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Las ms interesantes para el tema que nos ocupa y que gestionaremos, sern las fuentes de financiacin Externas de carcter pblico, que se traducirn en subvenciones, convenios o contratos, que las Administraciones o entidades pblicas y privadas establezcan para las actividades de formacin.
3.1.1. Fuentes de financiacin propia o Interna

Las fuentes de financiacin propia comprenden los recursos aportados por los socios de la organizacin al inicio de la actividad, ms los generados por la propia empresa. Se caracterizan por su estabilidad o permanencia, pero conllevan un elevado riesgo en caso de quiebra.
FINANCIACIN PROPIA O INTERNA
CAPITAL SOCIAL
AUTOFINANCIACIN
Sociedad Annima Sociedad Limitada
Amortizaciones Provisiones
- El capital social es la aportacin de la empresa al constituirse como tal. Est dividido en acciones en las Sociedades Annimas (S.A.) o participaciones en las Sociedades Limitadas (S.L.). Suele ser un valor fijo. - La autofinanciacin es la financiacin que la empresa realiza por sus propios medios, la obtencin de recursos financieros a partir de los beneficios. Las ms empleadas en PYMEs son las Amortizaciones y las Provisiones. Pueden proceder de los recursos propios de la empresa, capaces de generar liquidez, no necesariamente inmediata, que en algunos casos se suele emplear como garanta de solicitudes de financiacin externa. Estos recursos propios se pueden materializar en:
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- Dinero en efectivo o descuentos. - Bienes inmuebles y sus derechos (locales, oficinas, garajes, casas). - Bienes muebles (maquinaria, vehculos,...). - Los derechos contra terceros (ttulos de crditos...). - Los derechos y privilegios derivados de un invento (patentes, marcas, diseos, modelos, etc.). - Otros derechos derivados de contratos (adjudicaciones, contratas, etc).
Ejercicio 1 . La amortizacin es un tipo de capital social. O Verdadero. O Falso.
3.1.2. Fuentes de financiacin ajena o externa

La fuente de financiacin externa es el complemento financiero necesario para el desarrollo de cualquier actividad empresarial, ya que generalmente los recursos propios no son siempre suficientes para atender todas las necesidades.
FUENTES DE FINANCIACIN AJENA O EXTERNA A largo plazo A corto plazo Descuento comercial bancario. Crdito bancario a CP: Lnea de crdito. Crdito comercial. Descubierto en CC. Anticipo de crdito. Factoring. Confirming . Crdito documentario.
Entidades de Crdito Privada
Prstamo bancario. Crdito bancario. Leasing. Renting.
Mercados Organizados Otras Vas Entidades y Organismos Pblicos
Pagars de empresa (vencimiento a Corto Plazo). Bonos y obligaciones (vencimiento a Largo Plazo). Prstamo de los accionistas. Capital-riesgo (ECR). Sociedades de Garanta Recproca (SGR). Ayudas, subvenciones y licitaciones.
Pblica
Fuente. CEEIM
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Como hemos indicado, nos centraremos fundamentalmente en la financiacin de Entidades y Organismos pblicos, es decir, en las fuentes de financiacin pblicas. La obtencin de financiacin pblica para proyectos es una posibilidad al alcance de cualquier empresa con un proyecto innovador. Muchas Administraciones pblicas (Ministerios, Ayuntamientos, Diputaciones,) convocan Subvenciones (ayudas econmicas) para poner en marcha proyectos de formacin. En Espaa son otorgados en su mayora por el Ministerio de Trabajo y los fondos estructurales europeos (FSE), as como por las distintas Comunidades Autnomas (competentes en materia de formacin para el empleo), Ayuntamientos y Diputaciones provinciales. A menudo, ya sea por desinformacin, por desconocimiento sobre cmo preparar con xito la documentacin o simplemente por falta de planificacin, la posibilidad de solicitarlas se deja escapar. Es por ello que debemos: - Prestar atencin a las convocatorias que se publiquen. Muchos de los organismos pblicos que convocan subvenciones para la formacin para el empleo, lo realizan de forma anual en las mismas fechas; hay que reconocerlas y estar pendiente de su convocatoria. Sin embargo otras, convocan subvenciones o concursos de forma extraordinaria o intermitente, a lo largo de todo el ao, bien sea por necesidad puntual del organismo o por necesidad del mercado laboral en ese momento,.... Habr que saber entonces dnde podemos acudir. - Saber cmo presentar la documentacin para solicitarlas. No existen frmulas mgicas de cmo proceder, aunque hay claves que nos pueden facilitar obtener la financiacin pblica. Asimismo tambin habr algunas pautas que seguir a la hora de elaborar la documentacin necesaria que se nos solicitar en este tipo de ayudas, a fin de conseguir que nuestro proyecto sea aprobado. Ejercicio 2
Seala la respuesta correcta. Las ayudas y licitaciones pblicas son un tipo de financiacin: O Interna. O Externa. O Ninguna de las anteriores.
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3.2. AYUDAS Y SUBVENCIONES

En el mbito institucional existen numerosas opciones de financiacin de organismos pblicos, con el fin de complementar los recursos necesarios para un proyecto concreto de inversin y/o gasto, que se engloban bajo el marco de Ayudas y Subvenciones.
Al Capital
AYUDAS
SUVENCIONES A la Explotacin
Las Ayudas abarcan toda aportacin en efectivo, bienes o servicios, concedidos para la actividad del proyecto, con o sin devolucin por parte de la empresa. Las Subvenciones son ayudas a fondo perdido y pueden ser bien al capital (financian las inversiones), o bien a la explotacin (financian el gasto corriente de la empresa). Las Subvenciones ms extendidas son (CEEIM, 2008): - A fondo perdido, sin obligacin de la devolucin. - Bonificacin de los tipos de inters de un prstamo concedido por entidades financieras. - Concesin directa de prstamos a bajo inters. - Participacin temporal en el capital de la empresa y reinvirtiendo los beneficios generados. - Bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social. - Bonificaciones o exenciones en impuestos y tributos. - Formacin, seleccin de personal y servicios de intercambio empresarial. - Asesoramiento especializado.
Resaltamos las Subvenciones a fondo perdido, las Bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social y Formacin, por ser de las que nos ocuparemos en la formacin.
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3.2.1. Objeto de la subvencin

El objeto de la subvencin vara en cada caso, pero suele dirigirse a incentivar a las empresas para: - Realizar actividades de investigacin, nuevas tecnologas... - Realizar inversiones en maquinaria, equipos informticos, instalaciones y, en ocasiones, en activos circulantes (mercancas). - Actuar en nuevos sectores: yacimientos de empleo. - Fomentar la creacin de empresas en la economa social: cooperativas, sociedades laborales... - Fomentar la creacin de empleo para determinados colectivos: contratacin de mujeres, jvenes, personas mayores de 45 aos, personas con discapacidad. Solicitar una subvencin para llevar a cabo proyectos de formacin tiene mltiples ventajas, aunque tambin hay que ser conscientes del trabajo que supone solicitarlas: - Hay que solicitarlas una vez constituida la empresa, por lo que salvo excepciones, no puede contarse con ellas para la puesta en marcha de la actividad. - Existe un largo plazo de respuesta (alrededor de 6 a 8 meses) y pueden concederla o no. - Financian habitualmente inversiones o gastos ya realizados, por lo que hay que contar previamente con fondos. - La gestin administrativa es bastante laboriosa, implicando en ello a varios departamentos de la empresa.
3.2.2. Convocatoria de las subvenciones

Las subvenciones generalmente y dependiendo del organismo que las oferte, son objeto de convocatoria anual, a travs de la publicacin en los respectivos Boletines Oficiales (nacionales, autonmicos, provinciales y municipales). Por cada convocatoria, se especifican los siguientes datos: - Plazo de presentacin de las solicitudes. - Objeto de la Subvencin. - Entidades, colectivos, personas individuales, que pueden solicitarla. - Documentacin que ha de acompaar la solicitud.
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- Criterios de resolucin de los expedientes. - rganos ante quienes han de ser presentadas las solicitudes. - Plazo de resolucin de los expedientes. Ejemplo:
Organismo: Servicio Andaluz de Empleo (SAE). Empresas, ya sean personas fsicas o jurdicas, que estn radicadas y desarrollen su actividad en el mbito geogrfico de la Comunidad Autnoma de Andaluca. DG Formacin para el Empleo. Entre el 15 de noviembre y el 15 de diciembre del ao inmediatamente anterior para el que se solicitan las subvenciones. 6 meses, a partir del da siguiente al de finalizacin del plazo de presentacin de solicitudes. Concesin de ayudas, en rgimen de concurrencia competitiva, para el desarrollo de proyectos innovadores, que faciliten la integracin de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en la Formacin Profesional Ocupacional, en las modalidades de: Descripcin Procedimientos: Elaboracin de materiales y contenidos de formacin profesional ocupacional, para su uso y difusin a travs de Internet. Su diseo ser, al menos, de carcter autoinstructivo. 2. Realizacin de acciones formativas a travs de metodologas innovadoras, de tipo semipresencial y a distancia, que se desarrollen mediante plataformas tecnolgicas de teleformacin y que supongan un proceso sistematizado y tutorizado del aprendizaje. 1. Documentacin Administrativa. 2. Documentacin tcnica. Quedan excluidos de la condicin de beneficiario de stas las empresas en quienes concurra alguna de las circunstancias siguientes: (). Preferentemente en el Registro General del Servicio Andaluz de Empleo, sito en c/ Hytasa n 14 de Sevilla, (). Modelo normalizado disponible en (). 1.
Colectivo:
rgano Competente: Plazo Presentacin: Plazo Resolucin:
Documentacin Necesaria:
Requisitos: Lugar Presentacin: Modo Presentacin:
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3.2.3. Ciclo de vida de las subvenciones
Recuerda:
El Ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de las fases empleadas para el diseo y desarrollo del mismo.
Por tanto el ciclo de vida de una subvencin comprender aquellas fases que desarrollaremos hasta el cobro de la misma:
FASE DE TRAMITACIN
Preparacin documentacin
SOLICITUD
FASE DE SEGUIMIENTO
RESOLUCIN
SI
NO Subsanacin
JUSTIFICACIN
ACEPTACIN
Documentacin
COBRO
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1. Fase de Tramitacin. Comienza con la preparacin de la documentacin que requiera el organismo y finaliza con la presentacin de la solicitud (incluida la memoria del proyecto). La documentacin solicitada suele corresponderse con documentacin administrativa de la empresa (Escrituras, declaraciones juradas), con la memoria tcnica descriptiva del proyecto y con los anexos de solicitud recogidos en la propia orden de la ayuda. 2. Fase de Seguimiento. Comienza con la presentacin de la solicitud y finaliza con la resolucin, que puede ser positiva o negativa si no se cumple algn requisito de los establecidos en la regulacin de la ayuda. En esta fase se asigna un nmero de Registro al expediente que permitir realizar las consultas oportunas al Organismo relacionadas con la solicitud de subvencin. Tambin comprende el proceso de subsanacin, mediante el cual se solicita al potencial beneficiario aquella documentacin no presentada en el momento de la solicitud, o se requiere que ample la informacin presentada. 3. Fase de Justificacin. Comienza con la resolucin de la concesin (positiva), finalizando con el cobro de la ayuda. Incluye la aceptacin de la misma, que ha de realizarse en un plazo y se ha de presentar toda la documentacin acreditativa de la inversin realizada. Se determinar la cuanta final de la subvencin, en funcin de aquello que se haya demostrado que se ha realizado, mediante facturas, inspecciones, etc. Aunque las fases 2 y 3 son igualmente importantes para el cobro de la subvencin, lo primero es centrarnos en que nos la concedan, por lo que la presentacin de la solicitud (saber qu debemos presentar y cmo) es crucial para el proceso. Fase que explicaremos a continuacin, con ms detalle. Ejercicio 3
Seala la respuesta correcta. La fase de justificacin dentro de la vida de la subvencin, comienza con: O Preparacin de la documentacin. O Subsanacin de la documentacin. O Resolucin positiva de la concesin de la subvencin.
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3.2.4. Procedimiento de solicitud de las subvenciones

Para la peticin de una subvencin existe una documentacin de las Administraciones o entidades pblicas que la promueven.
Ejemplo: Ayudas para la integracin de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en la Formacin Profesional Ocupacional (TIC) DOCUMENTACIN NECESARIA: 1. Documentacin Administrativa: a) Documentacin acreditativa de la personalidad del solicitante. b) Original de certificacin de titularidad de nmero de cuenta bancaria. c) Documento acreditativo de que la empresa est radicada y desarrolla su actividad en el mbito geogrfico de la Comunidad Autnoma de Andaluca. d) Certificacin de hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social. 2. Documentacin tcnica: La solicitud de ayudas ir acompaada de una Memoria descriptiva del Proyecto a subvencionar en la que aparecer al menos la siguiente informacin: a) Memoria descriptiva de experiencias previas de la empresa solicitante en el mbito de la formacin profesional ocupacional y de la teleformacin, y en la implantacin y desarrollo de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones. b) Memoria descriptiva del proyecto tcnico en la que se recoger la siguiente informacin: I. Denominacin. II. Resumen del proyecto. III. Descripcin del proyecto: Finalidad del proyecto, mbito sectorial y geogrfico del proyecto, colectivo al que se dirige. Sistema de seguimiento y de evaluacin de los aprendizajes, procesos y de los resultados. Especificaciones tcnicas del producto final. IV. Descripcin del equipo de trabajo que desarrolla el proyecto.
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V. Planificacin del proyecto a ejecutar. VI. Coste del proyecto debidamente desglosado por conceptos. VII. En la modalidad recogida en el artculo 1.2, se acompaar de una demostracin que simule el funcionamiento, a travs de la plataforma de teleformacin a utilizar, de las acciones solicitadas.
Existe una documentacin necesaria que habr que elaborar para tramitar la solicitud. En casi todos los casos suelen cumplir las mismas condiciones, con salvedades relacionadas con la parte tcnica del proyecto. Bsicamente consiste en la elaboracin de los siguientes documentos: - Documentacin administrativa. - Documentacin tcnica. - Documentacin de propuesta econmica. 3.2.4.1. Documentacin administrativa La documentacin administrativa que se requerir para el proceso de solicitud de la subvencin, o cualquier otra ayuda, comprender los siguientes documentos:
DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA Instancia o modelo de solicitud Memoria de solvencia profesional de la entidad Se expondr en la Orden correspondiente de la convocatoria de subvencin. Desarrollo de la historia de la Entidad solicitante, detallando los proyectos formativos llevados a cabo, contrataciones por administraciones pblicas, Se detallarn los ingresos producidos en los ltimos ejercicios de la entidad. Cdigo de Identificacin fiscal de las personas jurdicas y/o fsicas que las representan (perfectamente acreditadas). Estatutos de la entidad. Documento cumplimiento de obligaciones tributarias Certificacin de hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social. Se podr sustituir por declaracin jurada del solicitante en algunas ocasiones.
Documentacin de personalidad jurdica
En algunos organismos de carcter autonmico- esta documentacin se puede sustituir con el certificado correspondiente de la entidad en el Registro de Licitadores de la Comunidad.
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Su objetivo es facilitar la concurrencia, abreviando la documentacin necesaria que deben presentar los interesados en los procedimientos de contratacin pblica de la Comunidad Autnoma correspondiente, mediante la expedicin del correspondiente Certificado. En cada procedimiento de licitacin, las empresas aportarn, junto con la declaracin de vigencia de los datos expuestos en el certificado. Muchas veces no damos la debida importancia al cumplimiento de todos y cada uno de los documentos administrativos que se nos pide presentar para la concesin de la subvencin. El primer procedimiento que seguir el Organismo que concede la ayuda es revisar esta documentacin. Si no est completa, se nos pedir que subsanemos cualquier documento que no se haya cumplimentado, y de no subsanarse ni siquiera revisar la documentacin tcnica ni la propuesta econmica.
Cumplimentar debidamente cada uno de los documentos administrativos que se nos exige es esencial para obtener la subvencin.
3.2.4.2. Documentacin Tcnica La documentacin tcnica a presentar, normalmente exige lo siguiente:

DOCUMENTACIN TCNICA Justificacin Razones que justifiquen la actividad a desarrollar. En este punto podramos incluir conclusiones del estudio de necesidades formativas, anlisis documental de estudios. Alcance del proyecto. Nmero del alumnado destinatario y caractersticas. Fases a llevar a cabo en el proyecto. Desarrollo previsto. Calendario. Seguimiento del proyecto. Diagrama de Gantt / PERT Titulo de la Accin formativa. Nmero de alumnado previsto. Objetivos previstos. Contenidos. Modalidad de formacin y Metodologa formativa. Horario y calendario. Medios y Recursos. Forma de evaluar los resultados obtenidos.
mbito territorial Colectivo destinatario
Metodologa a seguir
Acciones formativas
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Cofinanciacin
Grado de colaboracin (cofinanciacin) de otras instituciones (locales, provinciales, nacionales o transnacionales) en el diseo y ejecucin de la actividad.
La Memoria tcnica debe estar muy bien redactada, planificada y pensada. Si la subvencin es de concurrencia competitiva, significar que la propuesta que presentemos estar siendo comparada con propuestas de otras entidades. Por lo que debemos prestar especial atencin a las ventajas que contiene nuestro proyecto frente a otros y qu elementos innovadores presentamos para los colectivos destinatarios, a fin de obtener mayor puntuacin en la fase de valoracin. Ejercicio 4
Seala la respuesta correcta. En la documentacin tcnica se debe incluir: O Modelo de solicitud, debidamente cumplimentado. O Metodologa a seguir en el proyecto. O Documentacin de personalidad jurdica.
3.2.4.3. Documentacin propuesta econmica La documentacin de propuesta econmica consta de los siguientes apartados: Desglose del coste total de las actividades:
o o o
Gastos de personal. Gastos corrientes. Inversiones.
Expresin de los recursos propios y ajenos de la Entidad o personal individual y de los que se dediquen especficamente a la realizacin de la actividad subvencionable.
En ocasiones, el organismo que subvenciona exige por escrito el compromiso de la parte solicitante, de cubrir la diferencia entre la concesin que se otorgue y el coste total del proyecto, y en algunos casos, el organismo que subvenciona facilita el modelo de Propuesta econmica a presentar por la entidad solicitante.
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Ejemplo:
INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIN DE LA MEMORIA SUBPROGRAMA AVANZA FORMACIN. Memoria Descriptiva: Descripcin del proyecto o accin. Objetivos que se pretenden alcanzar. Colectivos y sectores de actividad a los que se dirige el proyecto o accin. en su caso, acuerdos de necesidades formativas alcanzados entre el beneficiario y las PYME que aportan alumnos a formar. Descripcin detallada de los medios y actividades necesarias para realizar el proyecto o accin. Programa docente. o o o o Metodologa y contenidos. Personal docente propio o contratado: titulacin y experiencia. Sistemas de evaluacin de los alumnos. Certificaciones a emitir al alumno, indicando la entidad certificadora.
Servicios de la plataforma de formacin (en su caso). Plan de trabajo: calendario del programa formativo o accin. diagrama de Gantt. En su caso, otros proyectos o acciones relacionados con el objeto de la solicitud ya realizados o en curso, con informe de resultados conseguidos hasta la fecha.
Memoria econmica: Presupuesto detallado y agrupado por captulos, anualidad y participante. Plan de financiacin para la realizacin del proyecto o accin. Otras subvenciones y ayudas concedidas o solicitadas para el proyecto. Empresas e instituciones subcontratadas con detalle de su participacin en el proyecto o accin. Memoria de solvencia y eficacia de la entidad solicitante y de los participantes: Historia de la entidad. organizacin de la misma y capacidad en la actividad objeto de ayuda. Director y equipo responsables del proyecto o accin con su dedicacin al mismo y funciones. Medios tcnicos propios y/o subcontratados disponibles para el proyecto. Solvencia econmica de la entidad para la realizacin del proyecto de accin: balance o cuenta de resultados. Actividades de formacin en tecnologas de informacin y comunicaciones en los tres ltimos aos. Fuente. Gua Asesora de ayudas DGDSI. http://www.mityc.es/DGDSI/Servicios/Asesorayudas/019+Instrucciones+para+la+elaboracion+de+la +memoria+en+formacion.htm 97
3.2.5. Tramitacin de la documentacin
El proceso de tramitacin de documentos para la concesin y gestin de las subvenciones, conlleva las siguientes fases: SOLICITUD
S
Exclusin?
NO
Subsanacin
Seleccin
Concesin
PAGO
Ejecucin
Justificacin
MEMORIA
a. Presentacin de la solicitud, acompaada de la documentacin exigida, en el plazo correspondiente. La documentacin (debidamente firmada), la tendremos que dirigir a la autoridad que figure en la convocatoria, presentndola bien de forma presencial en el Registro del organismo pblico convocante, bien de forma telemtica a travs del Aplicativo correspondiente. En algunos casos se nos pedir que la solicitud se presente de forma presencial en el Registro, y las memorias a travs del aplicativo. b. Finalizado el plazo de presentacin de instancias, el rgano competente ha de elaborar y publicar una lista de solicitudes excluidas, especificando las razones de la exclusin en cada caso. En un plazo de diez das, los solicitantes podrn exponer cuantas alegaciones consideren oportunas, subsanando aquellos documentos que se les requiera.
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c. La fase de Baremacin, se compone de dos partes: Preseleccin y seleccin en sentido estricto. La baremacin de cada epgrafe estar contenida en las bases de la convocatoria. Se elaborar por parte de la Comisin de baremacin, la seleccin definitiva y presentar las propuestas de concesin, denegacin o exclusin de las solicitudes presentadas. d. Se publica la Orden de Concesin, en la cual se figurar: Entidades, colectivos o personas individuales preceptoras de subvencin. Finalidad de la subvencin. Cuanta. Criterios para la adecuada aplicacin y justificacin. Relacin de solicitudes denegadas y excluidas, explicando las razones.
e. En algunos casos, la subvencin implica la forma de un convenio o programa entre el organismo pblico y el receptor. En este documento se especificarn tanto las condiciones de desarrollo, como las formas de pago y las clusulas. f. El pago de la subvencin (dependiendo del proyecto, accin u objetivo) podr ser en pago nico o por fases de ejecucin. En algunos casos adems, se podr solicitar una prrroga del programa a desarrollar. g. Ejecucin del proyecto subvencionado. En esta fase el organismo pblico puede arbitrar mecanismos de control y seguimiento (ya sea de forma unilateral o en colaboracin con la entidad subvencionada). La entidad debe comunicar cualquier incidencia o eventualidad en el desarrollo del proyecto, as como cumplimentar todos los documentos que el organismo pblico le requiera para realizar el seguimiento:
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Ejemplo:
Hoja de inscripcin del alumnado. Relacin definitiva de alumnado admitido en la accin formativa (modelo S-20 en Formacin Continua). Publicidad de la accin formativa, bajo los parmetros oficiales en prensa u otros medios de comunicacin. Parte de firma (mensual o semanal) del alumnado participante. Parte de firma de docentes. Gua didctica del curso (en acciones semipresenciales y a distancia). Clave de acceso a la Plataforma Virtual de Aprendizaje, con perfil tutorial, en las
acciones formativas bajo la modalidad de Teleformacin,
h. La entidad debe presentar justificacin del destino de la subvencin a las actividades o proyectos objeto de la misma. El plazo suele ser de dos meses contados a partir de la fecha fijada para la finalizacin del proyecto.
Ejemplo:
Certificacin de la realizacin de las actividades y programas realizados. Copia de las Nminas firmadas de las personas que hayan trabajado en el proyecto Justificantes de las cotizaciones a la Seguridad Social de personas que han trabajado en el proyecto. Declaracin jurada de las personas colaboradoras, de hallarse al corriente de sus obligaciones fiscales. Facturas con el recib de los gastos presupuestados al solicitar la subvencin.
i.
Memoria de evaluacin de las actividades desarrolladas y de los resultados obtenidos. Se presentar con un plazo de dos meses a la finalizacin de las actividades.
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3.3. SUBVENCIONES PARA LA FORMACIN

Existen diversas ayudas y subvenciones que podemos solicitar para desarrollar proyectos de formacin para organizaciones, empresas, fundaciones, Por cada Comunidad Autnoma adems, encontrars en la Consejera de Trabajo (Empleo) correspondiente, la informacin necesaria en materia de formacin para el Empleo, donde se publicarn peridicamente las rdenes para solicitarlas. Expondremos en este apartado las subvenciones ms importantes que hemos de tener en cuenta anualmente, en nuestro pas, y qu trmites generales requieren.
EJEMPLO DE SUBVENCIONES PARA FORMACIN Plan Avanza Formacin. Nacional Formacin Continua. FTFE: Acciones para Empresas. Modelo de Bonificaciones. Contratos programa.
Autonmico
FPE Formacin de Oferta prioritariamente para personas en desempleo.
3.3.1. Plan para el desarrollo de la Sociedad de la Informacin (Plan Avanza: Aprendizaje en lnea)
El Plan Avanza, aprobado por el Consejo de Ministros del 4 de noviembre de 2005, se enmarca en los ejes estratgicos del Programa Nacional de Reformas diseado por el Gobierno para cumplir con la Estrategia de Lisboa. En concreto, el Plan Avanza se integra en el eje estratgico de impulso al I+D+i (Investigacin + Desarrollo + Innovacin) que ha puesto en marcha el Gobierno a travs del Programa Ingenio 2010. La finalidad principal de este plan es conseguir que el volumen de la actividad econmica relacionada con las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) se acerque al 7% del PIB en el ao 2010. Para llegar a este valor partiendo de la situacin actual ser necesario un esfuerzo conjunto por parte del sector privado, la sociedad civil y las distintas Administraciones.
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Se orienta a conseguir la adecuada utilizacin de las TIC para contribuir al xito de un modelo de crecimiento econmico basado en el incremento de la competitividad y la productividad, la promocin de la igualdad social y regional y la mejora del bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos.
PLAN AVANZA FORMACIN Programas formativos En Telecomunicaciones y tecnologas de la informacin Para la implantacin de soluciones de negocio electrnico Descripcin Proyectos y actuaciones de formacin en tecnologas de la informacin y de las comunicaciones para trabajadores ocupados. Acciones dirigidas a la formacin de trabajadores de PYMEs en la configuracin y utilizacin de una herramienta o solucin tecnolgica de gestin empresarial avanzada, bien de carcter genrico o de carcter sectorial, as como la formacin a los trabajadores usuarios en el manejo de la misma. Formacin de formadores para cursos en lnea: En la que se utilicen nuevas plataformas interactivas, tales como la Televisin Digital, dispositivos mviles con conectividad a Internet en banda ancha, etc. De trabajadores en innovacin, siguiendo un itinerario formativo destinado a que las PYME participantes alcancen un nivel de competitividad e innovacin ms elevado que en la situacin inicial. Proyectos y actuaciones de formacin que impliquen el desarrollo de contenidos digitales para la formacin en lnea.
Con ayuda de las TIC
Para la conciliacin de la vida laboral y familiar
Realizacin de acciones de formacin en lnea en tecnologas de la informacin y las comunicaciones y en innovacin empresarial que incluyen la entrega a los trabajadores a formar del equipamiento informtico y de comunicaciones necesario para que puedan acceder a la formacin desde fuera del lugar de trabajo. Las acciones formativas estn destinadas a mejorar la conciliacin de la vida laboral y familiar, as como al fomento del teletrabajo.
Fuente: Plan Avanza Formacin En el caso de Plan Avanza, la solicitud ha de rellenarse y cumplimentarse a travs de la aplicacin telemtica que encontraremos en la Web del Plan. La empresa, persona o entidad solicitante adems, ha de poseer un Certificado Digital. Hay que asegurarse por tanto para solicitarlo, de obtener el Certificado Digital (tanto personal como de empresa) para poder gestionar de forma efectiva la documentacin necesaria, as como la tramitacin posterior de cualquier procedimiento.
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3.3.2. Acciones formativas en las empresas. FTFE
Recuerda:
En el Subsistema de Formacin Continua y ahora Formacin para el Empleo, se exponen las Acciones Formativas en las empresas (Formacin de demanda), como la iniciativa de formacin que gracias al Sistema de Bonificaciones a las empresas posibilita que dispongan de un crdito para la formacin que pueden hacer efectivo mediante la aplicacin de bonificaciones a la Seguridad Social.
Las empresas disponen de un crdito para financiar la formacin de las personas trabajadoras, cuyo importe se obtiene al aplicar a la cuanta ingresada el ao anterior, en concepto de cuota de formacin profesional. No tienen que presentar solicitudes de financiacin peridicamente, sino que se les comunicar anualmente el crdito que disponen para formacin continua. La inversin en formacin se deducir posteriormente de los boletines mensuales de cotizacin a la Seguridad Social. Conocern desde principios de ao su crdito para formacin, es decir, el lmite mximo de las bonificaciones que podr aplicar a lo largo del ao, que podrn efectuarse a medida que se realiza la formacin, a partir del boletn de cotizacin correspondiente al mes en que finaliza cada curso.
Pueden ser beneficiarias de las ayudas todas las empresas que tengan centros de trabajo en el territorio del Estado espaol, cualquiera que sea su tamao, siempre que coticen por la contingencia de formacin profesional y desarrollen formacin para su personal trabajador. Fuente. ORDEN TAS/2307/2007.
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Las personas beneficiarias sern las siguientes: ACCIONES FORMATIVAS A EMPRESAS
PERSONAS TRABAJADORAS BENEFICIARIAS
Asalariadas
Fijas discontinuas
Personas trabajadoras asalariadas que prestan sus servicios en empresas privadas o entidades pblicas empresariales y cotizan a la Seguridad Social en concepto de formacin profesional. Fijas discontinuas en los periodos de no ocupacin, las personas trabajadoras que accedan a la situacin de desempleo cuando se encuentren en periodo de formacin y las acogidas a regulacin de empleo en sus periodos de suspensin de empleo por expediente autorizado.
Ejercicio 5
Las personas trabajadoras autnomas pueden ser beneficiarias de las Acciones formativas a empresas: O Verdadero. O Falso.
3.3.2.1. Cuanta que corresponde a las empresas La cuanta de financiacin para las empresas que realicen formacin profesional, estar determinada tanto por la modalidad de formacin que se utilice, as como del nmero de personas trabajadoras que contenga la empresa y que coticen a la Seguridad Social.
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MODALIDAD FORMACIN Presencial Teleformacin A distancia convencional Mixta Bsico 9
NIVEL DE FORMACIN Superior 13 7,5 5,5 Se aplicarn los mdulos anteriores en funcin de las horas de formacin presencial y a distancia convencional o teleformacin que tenga la accin formativa.
Fuente: Orden TAS/2307/2007 3.3.2.2. Cmo solicitarlo y quines pueden hacerlo Segn el RD 395/2007, de Formacin para el Empleo, las empresas podrn organizar y gestionar la formacin de su personal por s mismas, o bien contratar la ejecucin de la formacin a entidades especializadas o bien agruparse con otras, designando una entidad organizadora, para que gestione sus programas de formacin. Con la finalidad de gestionar la Formacin, en la pgina Web de la FTFE se ha puesto a disposicin de las empresas la Aplicacin Informtica de Gestin de Acciones de Formacin Continua en las Empresas, que facilita el desarrollo de programas de formacin para sus personas empleadas y que les permite planificar la formacin sin tener que ajustarse a las Convocatorias anuales. Con esta Aplicacin, las empresas podrn, entre otras: Conocer y gestionar su crdito para la realizacin de Acciones de Formacin continua. Realizar las comunicaciones de inicio y finalizacin de los grupos formativos (mediante una conexin segura que garantiza la confidencialidad de las comunicaciones). Informarse respecto de la oferta formativa que existe en el mercado a travs de diferentes catlogos (de acciones, de centros, entidades proveedoras, etc.).
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Aplicativo de la FTFE
Cuenta con una serie de ayudas interactivas que permiten conocer su funcionamiento antes de darse de alta como usuario: Simulador de crdito. Permite calcular la cantidad asignada a cada empresa para desarrollar acciones formativas. Demostracin. Muestra secuencialmente todos los pasos necesarios para acceder a la aplicacin y comunicar acciones formativas y participantes. Para el acceso a la aplicacin telemtica, cumplimentacin de procedimientos y gestiones posteriores, se precisa tambin del Certificado Digital.
Fuente. Web Fundacin Tripartita.
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3.3.2.3. Procedimientos para la gestin de la justificacin Con respecto a la justificacin de los costes derivados de las acciones formativas que hayan sido comunicadas a la FTFE, hay que tener en cuenta lo siguiente:
JUSTIFICACIN DE COSTES Se acreditarn mediante facturas, tiques, recibs, notas de cargo, Quedarn en las empresas (perodo mnimo de 5 aos) y se pondr a disposicin de la FTFE cuando se requiera. Se debern conservar los justificantes de pago declarados ante la Fundacin. Pagos La acreditacin del pago podr realizarse mediante los extractos bancarios, asientos contables, Los pagos de la actividad formativa bonificada, deben estar realizados antes de finalizar el perodo de presentacin del boletn de cotizacin del mes en que se bonifica la empresa. Contabilizacin La empresa debe identificar en cuenta separada o epgrafe especfico de su contabilidad todos los gastos de ejecucin de las acciones formativas, y las bonificaciones que se apliquen.
Soportes justificativos
La documentacin que la empresa debe custodiar (durante 5 aos) si se solicita y poner a disposicin de los rganos de control, son los siguientes:
DOCUMENTACIN JUSTIFICATIVA Las empresas estn obligadas a llevar control de asistencia de los participantes de las acciones. Modelo en la Aplicacin de la FTFE. Controles de asistencia En modalidades de Teleformacin, se considerar control de asistencia (por ejemplo) las conexiones a la plataforma donde se desarrolle la accin, los mensajes de comunicacin con el alumnado, documentos que acrediten que la persona trabajadora ha estado presente en el curso. Para la modalidad a distancia, se acreditar mediante controles peridicos de aprendizaje. Las personas participantes evaluarn la calidad de las acciones de formacin, que se realizar a travs de un cuestionario de evaluacin de calidad, que deber cubrir aspectos de contenidos, organizativos y de asistencia tutorial. La Fundacin podr requerir los cuestionarios y realizar estudios para valorar la calidad de la formacin impartida.
Cuestionarios de evaluacin
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Certificacin de la formacin
La FTFE pone a disposicin un modelo de certificado, que han de entregar a aquellas personas participantes que hayan superado con xito la accin formativa correspondiente.
3.3.3. Contratos Programa. FTFE
Recuerda:
Es la iniciativa de formacin que tiene como finalidad tanto la mejora de las competencias y cualificaciones como la actualizacin y especializacin profesional de las personas trabajadoras ocupadas. Son Contratos suscritos entre el INEM y la entidad de mbito estatal, cuando afecten a ms de una Comunidad Autnoma.
Qu debemos tener en cuenta para presentar la Solicitud? Las solicitudes se dirigirn bien al Director General del Servicio Pblico de Empleo Estatal o al rgano competente de la Comunidad Autnoma. Ya sean de mbito estatal o autonmico, podrn tener una duracin anual o plurianual hasta un mximo de 2 aos.
DOCUMENTACIN TCNICA A PRESENTAR - Plan de formacin a desarrollar. - Memoria justificativa de la capacidad o solvencia tcnica del solicitante para la gestin del plan.
Existen obligaciones a la hora de ejecutar las acciones formativas? Se podr subcontratar la formacin, acordando con las entidades vinculadas la ejecucin total o parcial del plan formativo. No se podr fraccionar un contrato para disminuir la cuanta. Se deber contar con los recursos humanos propios para las funciones de programacin, coordinacin y control interno.
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La empresa que ejecuta la accin, deber difundirla para la captacin del alumnado participante.
Qu debemos hacer para iniciar un curso de Contratos Programa? Proceso de Comunicacin de las Acciones formativas. Al menos 15 das naturales antes del inicio de cada uno de los grupos que realizarn la accin formativa, deber comunicarse a la FTFE el lugar, fecha y horario de realizacin. La comunicacin del inicio de la accin formativa se realizar en el modelo S-10. La modificacin o cancelacin deber comunicarse a travs del aplicativo telemtico. Hasta el primer da (inclusive) del comienzo, se deber remitir a la FTFE a travs de la aplicacin, la relacin de participantes, utilizando el modelo S-20. Una copia deber estar a disposicin de los rganos de control desde el primer da. Su modificacin deber comunicarse a travs del aplicativo telemtico. Se remitirn los partes de asistencia (modelo S-30) de las personas participantes, debidamente firmados, siempre que sean requeridos por la Fundacin. Qu gastos son subvencionables? Qu podemos justificar? - Se deber justificar los costes en que haya incurrido en la ejecucin de las AF objeto del programa. - Se justificarn con facturas y dems documentos, en original o fotocopia compulsada. - En subcontrataciones, las facturas que emitan los subcontratistas debern contener un desglose suficiente para identificar los costes imputados a cada AF. - Se deber conservar los justificantes de la realizacin de la actividad, durante 4 aos.
Ejercicio 6
El modelo S-20, relaciona los participantes de la accin formativa: O Verdadero. O Falso.
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3.3.4. Formacin de Oferta prioritariamente para personas en desempleo (FPE)

Los Programas de Formacin de Oferta para personas desempleadas son competencia directa de los diversos organismos autonmicos, que regulan (mediante rdenes y Decretos) su convocatoria anual. Una vez concedida la subvencin para desarrollar cursos de FPE en nuestra entidad, habr que seguir una serie de procedimientos, tanto en el inicio, como en el desarrollo y para su finalizacin. 3.3.4.1. Ficha tcnica del curso Cada Comunidad expondr los requisitos que establece para las entidades que desarrolle acciones formativas, en esta modalidad. Para todas ellas, habr que cumplimentar la Ficha Tcnica del curso que se trate, que se presentarn en el organismo correspondiente, que deber incluir datos relativos a la accin formativa que se desarrolle: programacin del curso, duracin, calendario de ejecucin, equipo docente, aula o taller donde se desarrollarn las clases prcticas y tericas, 3.3.4.2. Captacin y seleccin del alumnado
Para dar conocimiento de la oferta formativa, as como para la captacin del alumnado, los organismos competentes realizarn la oportuna difusin de la convocatoria de los cursos, contando con la colaboracin del
Difusin cursos FPO, Principado de Asturias.
INEM y la entidad que va a ejecutarlo.
Las personas desempleadas interesadas en participar cumplimentarn la solicitud de admisin en el modelo establecido para ello, presentndola en el plazo y lugar que se indique en la convocatoria del mismo. Cuando el nmero sea superior al de plazas previstas, el organismo pblico competente, en colaboracin con la entidad, proceder a la seleccin de las personas participantes. Para ello establecern
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criterios de seleccin teniendo en cuenta, por ejemplo, la experiencia laboral, el haber realizado otro curso en el mismo ao, pudiendo igualmente aplicarse las pruebas que se estimen necesarias. Se establecer la lista definitiva de participantes en cada accin formativa, y la lista de reservas, en funcin de los criterios de baremacin establecidos. 3.3.4.3. Seguro de accidentes del alumnado, ayudas y obligaciones El alumnado deber tener cubierto los riesgos de accidente que pudieran producirse como consecuencia de la asistencia a los cursos y de la fase de prcticas profesionales (si existe). Los organismos pblicos podrn disponer becas de ayudas a las personas desempleadas, en concepto de transporte, manutencin y alojamiento. Los requisitos para obtener la ayuda se regirn por rdenes correspondientes a cada Comunidad Autnoma, as como la cuanta de las mismas. El alumnado est obligado a asistir y seguir los cursos con inters y regularidad, no pudiendo, en ningn caso, participar simultneamente en ms de un curso. Las causas de exclusin y prdida de becas ser tener 3 faltas de asistencia al curso, no justificadas, en un mismo mes o bien no seguir el curso con el suficiente inters y regularidad. Cuando se produzcan vacantes (por baja) en un curso, se cubrirn por la lista de reserva si no se ha impartido el 25% del curso. Agotado el cupo de reserva, la entidad podr incorporar automticamente alumnado que rena el perfil requerido. El organismo pblico competente expedir el correspondiente Certificado de Participacin a quienes finalicen el curso con aprovechamiento. Se har constar la denominacin del curso, la entidad que lo ha impartido, la duracin en horas y el programa de contenidos desarrollado. Las acciones formativas dirigidas a personas desempleadas podrn contar con una fase de prcticas profesionales no laborales adecuadas a los conocimientos terico/prcticos del curso, desarrolladas en empresas que colaboren con la entidad.
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Ejercicio 7
Seala la respuesta correcta. En los Programas de Formacin de Oferta dirigido a personas desempleadas, tenemos que tener en cuenta: O Remitir el Modelo S-40, para la relacin de participantes de la accin formativa. O Remitir el Modelo S-10, para comunicar el inicio de la accin formativa. O Tramitar y gestionar el seguro obligatorio para el alumnado participante de la accin formativa.
3.3.4.4. Justificaciones, liquidacin y aplicativos informticos Para la acreditacin de la finalizacin de cada uno de los cursos, se presentar certificacin responsable, que deber ir acompaada de la relacin de los gastos realizados, de acuerdo con lo establecido en el Convenio de Colaboracin o en la Resolucin de concesin de la subvencin en los modelos normalizados, debiendo mantenerse por el beneficiario los originales de las facturas correspondientes a disposicin de los rganos de gestin y control competentes. Todo ello se llevar a cabo normalmente en el plazo mximo de dos meses, a contar desde la terminacin del curso. Se computarn tambin como personas participantes finalizadas aquellas que durante el curso hayan encontrado un empleo, y no han podido seguir con el seguimiento del mismo. Esta circunstancia habr que acreditarla debidamente. Se deber recoger en la contabilidad los gastos imputados a cada uno de los cursos o acciones subvencionadas de modo separado. Los distintos organismos pblicos de cada Comunidad Autnoma, dispondrn en cada caso concreto de los aplicativos informticos (va telemtica) correspondientes, para facilitar la gestin de la documentacin que genera los cursos de Formacin de Oferta.
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Aplicacin Telemtica cursos para la insercin, de la Junta de Andaluca. GEFOC
3.4. LICITACIONES
Recuerda:
La licitacin es el procedimiento por el que el Sector Pblico contrata sus materias primas, bienes o servicios. La forma ms comn de licitar es el Concurso, donde se valorar a la organizacin licitadora no slo por su oferta econmica, sino por su solvencia como organizacin y Propuesta tcnica del proyecto presentado. Existe un instrumento denominado Bases de Licitacin (Administrativas y Tcnicas), que corresponden a los distintos Pliegos, que fijan las condiciones que regirn cada proceso particular, a este procedimiento, condiciones y requisitos debern acogerse los interesados en participar en una determinada convocatoria. La LEY 30/2007 de Contratos del Sector Pblico, regula esta, a fin de garantizar que la misma se ajusta a los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminacin e igualdad de trato entre los candidatos.
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Por tanto las licitaciones son estructuradas a partir de un conjunto de requerimientos y condiciones administrativas y tcnicas elaboradas de acuerdo al objetivo especfico que se persigue con cada licitacin.
3.4.1. Concurso
La forma preferida de la licitacin es el concurso. Un concurso comienza cuando, tras detectar una necesidad en la administracin, se necesite realizar una subcontratacin externa, disponindose de una partida presupuestaria, se oferte con las condiciones pertinentes. Los objetivos del concurso, pueden sintetizarse en tres grupos:
OBJETIVOS DEL CONCURSO Tcnicos Lograr suficiente nmero de propuestas Obtener informacin tcnica de distintas fuentes Comparar distintas propuestas, seleccionando aspectos tcnicos ms atractivos. Econmicos Asegurar que el coste no supere la partida de la que se dispone. Establecer competencia que fuerce a ofertar a la baja. Comparar las distintas propuestas y obtener informacin de los diferentes precios que permita mejorar en mejores condiciones. Otros Obtener informacin de las empresas dispuestas a realizar este tipo de trabajos.
La Administracin espaola (Domingo, 2005) diferencia entre tres tipos de concursos en funcin del procedimiento seguido:
CONCURSOS Abierto Restringido Negociado Cualquier contratista, que satisfaga las clusulas generales y particulares puede participar. Slo pueden responder los que hayan sido invitados expresamente a presentar la oferta. Mezcla el abierto y el restringido. Se invita a concurrir un nmero reducido de empresas, con las que se negocia las condiciones del contrato.
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Ejercicio 8
Seala la respuesta correcta. El objetivo econmico a la hora de elaborar un concurso pblico, se refiere a: O Lograr el suficiente nmero de propuestas. O Establecer competencia que fuerce a ofertar a la baja. O Comparar distintas propuestas para elegir la ms atractiva en base a su metodologa y ejecucin. O Todas las respuestas son correctas.
3.4.2. Publicidad de la Licitacin

Muchas licitaciones pblicas se publicitan mediante la Orden correspondiente, en el Boletn oficial estatal, autonmico, local En estos anuncios, se exponen los siguientes apartados: Datos de la entidad contratante o adjudicadora. Propsito y objeto (general) del concurso (contrato). Duracin del contrato y presupuesto mximo del mismo. Plazo de presentacin de las ofertas. Lugar de obtencin de la documentacin completa (Pliegos).
Para celebrar contratos con el sector pblico, las entidades debern acreditar estar en posesin de las condiciones mnimas de solvencia econmica y financiera y profesional o tcnica que se determinen. En algunos casos, el requisito de solvencia ser sustituido por el de la clasificacin administrativa correspondiente.
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La documentacin para acreditar la solvencia se indicar en el anuncio de licitacin, especificndose en el pliego del contrato. Podr exigirse a las personas jurdicas que especifiquen, en la oferta o en la solicitud de participacin, los nombres y la cualificacin profesional del personal responsable de ejecutar la prestacin. 3.4.2.1. Dnde encontrar la informacin Realmente, si nuestra entidad est interesada en conseguir informacin sobre los concursos que se publican tanto a nivel local, como autonmico y estatal, existen en la Red, diversas asesoras que orientan sobre los concursos pblicos que se ofertan, pudiendo contratar el servicio abonando una mensualidad, dependiendo del servicio contratado. A travs de ellas, nos enviarn alertas al e-mail facilitado, de forma peridica, sobre las categoras de concursos que hemos solicitado. Asimismo, tambin es conveniente estar pendientes de las publicaciones que se realizan en los Boletines oficiales de nuestra comunidad y estatal. Tambin para las empresas pblicas de nuestra Comunidad, podemos acceder a travs de su Web al apartado de Licitaciones que todas ellas comprenden.
Ejemplo: InfoConcurso. http://www.infoconcurso.com/ Ofrece un buscador de concursos gratuito sin limitaciones y un servicio de alertas por email con informacin detallada de los concursos. El servicio de localizacin y envo de informacin por e-mail se puede probar durante 15 das. Se puede contratar la suscripcin por 20 al mes. Maninvest. http://www.maninvest.com Ofrece alertas de convocatorias, aperturas, adjudicaciones, peticin de pliegos online a partir de una suscripcin mensual. Concursos Pblicos. http://www.concursospublicos.com/ Procesa la informacin sobre todos los concursos que aparecen publicados en los boletines oficiales que se editan en Espaa. Se recibir la informacin con la mxima puntuali-
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dad y podr consultar en Internet con su usuario y contrasea, el histrico de sus categoras y recibir en el correo electrnico, de forma inmediata, los textos completos de las convocatorias de los concursos.
3.4.3. Pliego de condiciones

En el anuncio de convocatoria del concurso o Licitacin, se exponen de forma general, las condiciones del contrato. Sin embargo, el resto de la informacin necesaria para tomar una decisin clara sobre si presentar nuestra oferta o no, estarn explicitadas en el Pliego de condiciones. Suele estar compuesto por dos partes independientes: Condiciones administrativas aplicables al contrato: Pliego Administrativo. Condiciones tcnicas del trabajo a realizar: Pliego Tcnico.
a. b.
3.4.3.1. Pliego administrativo El pliego administrativo suele estructurarse (dependiendo del tipo de contrato y de la entidad) en los siguientes apartados:
PLIEGO ADMINISTRATIVO Objeto del contrato Rgimen jurdico Presupuesto Procedimiento y forma de adjudicacin Requisitos de las empresas ofertantes Requisitos de las ofertas Criterios de adjudicacin Formalizacin del contrato Qu se pretende del contrato a adjudicar. Quin contrata, y bajo qu frmula administrativa. Cantidad mxima por la que se pueden presentar ofertas y condiciones asociadas (forma de pago, anualidades, incrementacin Concurso y normas por las se rige.
Tipo de actividad, solvencia, experiencia, Documentacin tcnica y administrativa. Forma, lugar y plazo. Normas de baremacin de las ofertas Forma de adjudicacin, fecha de la firma, fianzas y avales a depositar, subcontratacin Otras condiciones
Fuente: Domingo (2005).

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Dentro del Pliego administrativo, adems, podemos encontrar: Pliegos de clusulas administrativas generales. Las Comunidades Autnomas y las entidades que integran la Administracin Local podrn aprobar pliegos de clusulas administrativas generales, de acuerdo con sus normas especficas, previo dictamen del Consejo de Estado u rgano consultivo equivalente de la Comunidad Autnoma respectiva, si lo hubiera. Pliegos de clusulas administrativas particulares. Se incluirn los pactos y condiciones de los derechos y obligaciones de las partes del contrato y sus normas de desarrollo. Los contratos se ajustarn al contenido de los pliegos particulares. 3.4.3.2. Pliego Tcnico Las prescripciones tcnicas se definirn teniendo en cuenta criterios de accesibilidad universal y de diseo para todos los colectivos. De no ser posible definir las prescripciones tcnicas teniendo en cuenta criterios de accesibilidad universal y de diseo para todos, deber motivarse suficientemente esta circunstancia. Los parmetros empleados deben ser suficientemente precisos como para permitir la determinacin del objeto del contrato por los licitadores y la adjudicacin del mismo a los rganos de contratacin. Este pliego suele estructurarse (dependiendo del tipo de contrato y de la entidad) en los siguientes apartados:
PLIEGO TCNICO Objeto del contrato Descripcin del contenido de los trabajos Requisitos de planificacin y organizacin del equipo de trabajo Otras condiciones tcnicas
Fuente: Domingo (2005).
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Ejercicio 9
Seala la respuesta correcta. En el pliego de condiciones tcnicas debe aparecer: O Entidad que contrata. O Especificaciones para el contenido de los trabajos. O Normas de baremacin de las ofertas presentadas. O Forma de adjudicacin de las ofertas. O Requisitos de las empresas ofertantes.
3.4.4. Pautas para preparar las ofertas a valorar en la licitacin

Si encontramos un anuncio de concurso al que creemos que nuestra entidad puede presentar su oferta, debemos primero leer detenidamente las condiciones administrativas del contrato (Pliego administrativo). En muchas ocasiones no leer detenidamente estas cuestiones nos hace perder un valioso tiempo, bien porque cuando presentamos la oferta nos falta alguna documentacin administrativa, o bien porque realmente nuestra entidad no cumple al cien por cien las condiciones para presentarse al concurso. Comprender estas condiciones nos ahorrar tiempo y dinero para su ejecucin posterior. A modo de consejo indicar que podemos realizar un documento-resumen de las condiciones o requisitos que la entidad ha de cumplir (administrativas) para presentar la oferta. A continuacin, la empresa (normalmente, el equipo directivo) valorar si adems, el objeto del concurso, as como sus condiciones econmicas y tcnicas, son viables para la entidad, es decir, si el realizarlo reportar beneficios para la empresa, y si adems, se puede realizar con los recursos que dispone la empresa (internos y externos).
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Cumplimos los requisitos administrativos? Es interesante para la empresa realizar la oferta? En caso afirmativo seguimos adelante. Para recabar la documentacin necesaria, nos pondremos en contacto e indicaremos a las personas correspondientes (del departamento competente en nuestra entidad) qu documentacin necesitamos y la urgencia de tenerlos en la fecha que comprende la presentacin de solicitud. Tengamos en cuenta, que si se pide un aval provisional, y adems decidimos que sea un aval bancario, se tardar unos das en ejecutarlo. Por tanto, para la documentacin administrativa, hemos de ser previsores, estableciendo los mecanismos adecuados desde el mismo da que demos viabilidad a la oferta y decidamos presentarla. Por otro lado y de forma paralela a las condiciones administrativas, redactaremos la Memoria Tcnica (oferta tcnica) del proyecto. Antes de comenzar a redactar la propuesta tcnica, debemos prestar especial atencin a los criterios de valoracin incluidos en el Pliego administrativo, que nos servirn de gua a la hora de redactar y planificar nuestras acciones. Suponen determinar a qu aspectos se le va a dar ms importancia a la hora de evaluar las ofertas recibidas, por lo que constituirn una informacin esencial acerca de qu aspectos son los que ms preocupan al cliente, cmo habr que orientar nuestra oferta y cmo incidir en el coste. 3.4.4.1. Memorias a elaborar A partir de ahora, elaboraremos los documentos o memorias correspondientes para presentar la oferta. De lo que se trata es de mostrar a la entidad que contrata, que somos el equipo ms idneo para realizar el proyecto:
Oferta tcnica
Que estamos suficientemente cualificados, desde el punto de vista tcnico, y que sabemos cmo ejecutar las tareas necesarias y cmo resolver las incidencias que pudiese haber en el transcurso del proyecto. Que adems seremos capaces de finalizar el trabajo en el perodo de tiempo adecuado, organizando reuniones y gestionando los recursos de la forma ms correcta.
Oferta econmica
Que todo lo anterior lo haremos por un precio adecuado.
Fuente. Adaptado de Domingo (2005)

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La memoria de oferta deber adecuarse a la estructura que se contemple en el Pliego tcnico. Aunque en general, se espera que contenga al menos los siguientes puntos:
MEMORIA TCNICA Introduccin / Justificacin del proyecto. Alcance prctico del mismo: indicando claramente qu no forma parte del alcance. Descripcin del servicio (documento de oferta): ser propiamente la descripcin del servicio que se ha ofertado. Todos los aspectos puramente tcnicos de nuestro proyecto. Plan de gestin. Referencias de la empresa en proyectos similares. Cualificaciones de la empresa y/o del equipo de trabajo. Curriculum Vitae del personal clave para el desarrollo del proyecto. Otros datos de inters, segn el proyecto y el cliente.
Dentro de la Memoria tcnica, el apartado ms relevante ser donde expliquemos la descripcin del servicio. Todo lo que incluyamos en este punto, servir (en el caso de ser los beneficiarios) como referencia contractual. Todo lo que se diga aqu habr que cumplirlo. En general, en este apartado se debe incluir:
o o
DESCRIPCIN DEL SERVICIO
o o o o o
Introduccin del servicio ofertado. plan de formacin que se propone (mdulos formativos, unidades de contenidos, duracin, ubicacin, nmero de alumnado previsto, nmero de docentes,) Descripcin de las actividades previstas, incluyendo Diagrama de Gantt. Descripcin de materiales, herramientas y sistemas que se utilizarn para la ejecucin del trabajo. Lista de entregables. Identificacin de los riesgos. Sntesis final.
Normalmente, es conveniente incluir en un documento independiente (a veces lo exige la propia convocatoria) una Memoria de Solvencia de nuestra entidad, donde se expliquen los siguientes puntos:
MEMORIA DE SOLVENCIA
-
Referencias y experiencia de la empresa, en actividades desarrolladas y relacionadas con el objeto del proyecto. Cualificaciones de la empresa. (acreditaciones en Sistema de Calidad, Prevencin,). Cualificaciones del equipo de trabajo. Otros datos de inters, segn el proyecto y el cliente. 121
Asimismo, la Oferta econmica se realizar en un documento independiente, pudindose incluir en el sobre donde se indicar la Solvencia de la entidad. Es comn que adems, se facilite en el Pliego de condiciones administrativas, el modelo de oferta econmica a presentar por las empresas licitadoras. Ejercicio 10
Seala la respuesta correcta. Dentro de la Memoria Tcnica que presentaremos para la convocatoria de Licitacin, es conveniente incluir descripcin sobre. O El Plan econmico. O La Metodologa a seguir o descripcin de las fases. O La oferta econmica. O Solvencia econmica de la empresa.
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Para finalizar la unidad, podemos decir que: Para poner en marcha cualquier proyecto formativo, hay que tener en cuenta los recursos financieros necesarios para llevarlo a cabo, a travs de las fuentes de financiacin propia (internas de la organizacin) o externas (Ayudas, Subvenciones y Licitaciones pblicas). Las Ayudas abarcan toda aportacin en efectivo, bienes o servicios, concedidos para la actividad del proyecto, con o sin devolucin por parte de la empresa. Las Subvenciones son ayudas a fondo perdido y pueden financiar las inversiones realizadas o el gasto de la empresa producido por la explotacin de un servicio concedido. Para solicitar la subvencin, habr que tener en cuenta tanto los aspectos administrativos que exige como la propuesta o memoria tcnica. Cumplimentarlos debidamente es esencial para obtenerla. Existen diversas subvenciones que podemos solicitar para desarrollar proyectos de formacin para organizaciones, empresas, fundaciones, Se destacan entre otras las subvenciones concedidas por el Plan Avanza y las de la Fundacin Tripartita para la Formacin y el Empleo (FTFE), que comprender las Acciones formativas de empresas y los Contratos Programa. A nivel autonmico, se destacan los programas de formacin de oferta dirigidos prioritariamente a personas desempleadas. Cada proceso de ejecucin de un proyecto subvencionado, conlleva una gestin que se especificar tanto en la convocatoria de la ayuda como en las especificaciones que se requiera por parte del organismo pblico competente. Otra forma de contratacin de un servicio de formacin por parte de entidades pblicas es la Licitacin en forma de Concurso pblico. Para solicitarlos debemos prestar especial atencin a la oferta tcnica que elaboremos, basndonos en los criterios de valoracin de las propuestas, y en las condiciones de presentacin dispuestas en el Pliego de condiciones (administrativo y tcnico).
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Ejercicio 1: Falso. Ejercicio 2: Externa. Ejercicio 3: Resolucin positiva de la concesin de la subvencin. Ejercicio 4: Metodologa a seguir en el proyecto. Ejercicio 5: Falso. Ejercicio 6: Verdadero. Ejercicio 7: Tramitar y gestionar el seguro obligatorio para el alumnado participante de la accin formativa.
Ejercicio 8: Establecer competencia que fuerce a ofertar la baja. Ejercicio 9: Especificaciones para el contenido de los trabajos. Ejercicio 10: La metodologa a seguir o descripcin de las fases.
LIBROS Y MONOGRAFAS. DOMINGO, A: Direccin y Gestin de Proyectos. Un enfoque prctico. Madrid: RA-MA, 2005.
TEXTOS ELECTRNICOS. GREGORIO RODRIGUEZ, L: Ayudas y subvenciones. Como s que tengo un proyecto gana-
dor.
Artculo
en
lnea
en
Microsoft.
[Consultado
el
da
11/06/08]
http://www.microsoft.com/spain/empresas/ayudas/proyecto_ganador.mspx
124
SNCHEZ ESCRICH, A: Bsqueda de informacin de subvenciones en Internet. Artculo en lnea en Microsoft. [Consultado el da 11/06/08] http://www.microsoft.com/spain/empresas/ayudas/20040304_ayudas_online.mspx
WEBS DE INTERS AYUDAS.NET. Buscador de Ayudas y subvenciones, catalogadas por sectores. Incluye un buscador de Subvenciones para proyectos de formacin, en toda Espaa. http://www.ayudas.net/Formacion-17BB.htm CDTI. Centro para el Desarrollo Tecnolgico e Industrial. Entidad pblica empresarial dependiente del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Presenta lneas para financiar proyectos I+D+I. Para emprendedores destaca la Iniciativa NEOTEC. www.cdti.es ICO. Instituto de Crdito Oficial. Entidad pblica empresarial adscrita al Ministerio de Economa y Hacienda. Las lneas de financiacin se publican anualmente (PYME, microcrditos, innovacin tecnolgica...) Son ayudas en forma de bonificacin en tipos de inters. http://www.ico.es/web/contenidos/home/home.html
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UNIDAD 4. GESTIN DE PRCTICAS EN EMPRESAS
Con objeto de conseguir un alto ndice de insercin profesional, se plantean las prcticas profesionales, en empresas relacionadas con el sector al que se est formando, ubicadas en la zona de desarrollo de los cursos, zonas que adems son afines a las personas participantes de los programas. Cmo hemos de iniciar el proceso de prcticas en empresas?Qu aspectos tendremos que considerar para ejecutarlas?Tendr que realizar algn procedimiento previo? Como es lgico, toda gestin lleva implcito procedimientos propios de la actividad que se est desarrollando. En esta unidad veremos la importancia de las prcticas profesionales en estos programas y qu hacer cuando decidimos ofrecer este servicio a nuestro alumnado.
Los objetivos de esta unidad son: Identificar los procedimientos bsicos de contacto con instituciones y empresas, para gestionar las prcticas laborales. Tomar conciencia de la importancia del seguimiento continuo de las prcticas en acciones formativas para personas desempleadas, para conseguir la efectividad de nuestro proyecto. Saber qu instrumentos aplicar para gestionar las prctica en acciones formativas.
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MAPA CONCEPTUAL UNIDAD 4
GESTIN DE PRCTICAS EN EMPRESAS
GESTIN INSTITUCIONAL
CONTACTO CON EMPRESA
DISEO, EJECUCIN Y SEGUIMIENTO
Identificacin Visita Acuerdo Instrumentos
Distribucin e informacin
Seguimiento
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4.1. GESTIN INSTITUCIONAL

El objetivo fundamental de insercin laboral de las personas desempleadas beneficiarias de las acciones de formacin profesional ocupacional implica, para la persona al frente de la gestin de dichas acciones, establecer relaciones tanto con las instituciones competentes como con las empresas de la zona de actuacin. Las relaciones entre instituciones pueden ser un vehculo eficaz para alcanzar el objetivo global de formar sujetos integrales, promoviendo el compromiso conjunto de la entidad de formacin con su entorno. Es primordial que existan intereses y objetivos compartidos entre la organizacin de formacin y el resto de instituciones a las que se pide su participacin. Esto implica saber cmo negociar y conocer cmo establecer las redes.
Negociacin y Mediacin
GESTIN INSTITUCIONAL
Establecer Redes
Negociacin y Mediacin. La creacin de acuerdos colectivos es una actividad cuyo principal promotor es el responsable de la gestin. Establecimiento de Redes. La colaboracin entre las partes que integran una red tiene sentido en s misma por el intercambio y contraste de pareceres, pero tambin por los beneficios que reporta.
La bsqueda de acuerdos y la creacin de redes son pilares fundamentales de la gestin institucional. Implica superar los tradicionales mecanismos de fragmentacin y generar instancias a favor de una cultura ms colaborativa.
Estas dos funciones fundamentales de toda persona gestora, lo estudiaremos detenidamente, cuando hablemos de la coordinacin y direccin de equipos.
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Ejercicio 1
La creacin de redes es el nico pilar fundamental en la gestin institucional, para la gestin de prcticas en empresas: O Verdadero. O Falso.
4.2. CONTACTO CON EMPRESAS
Contactar con empresas es uno de los pilares fundamentales en los que se asienta cualquier programa formativo orientado a la insercin profesional.
Permite a las personas al frente de la gestin de la formacin detectar necesidades formativas de las empresas y posibles huecos de empleo en el tejido empresarial de su zona de actuacin.
4.2.1. Pasos a seguir

Los primeros contactos debe realizarlo la persona gestora del programa. Luego podrn ser retomados por las personas responsables de las prcticas. El contacto inicial y durante todo el programa con las empresas posibilitar en gran medida el xito del mismo.
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Como momentos fundamentales, tenemos los siguientes:
IDENTIFICACIN EMPRESAS
VISITA
ACUERDO
4.2.1.1. Identificacin y clasificacin de empresas Como paso previo se precisa la identificacin y clasificacin de las empresas del entorno. Para ello resulta adecuado contar con bases de datos actualizadas, o construirlas a partir de datos que obtengamos de bsquedas en la Red. Tambin es importante contactar con las organizaciones sindicales y las asociaciones empresariales de la zona, que pueden ofrecer datos de las empresas que las integran. Ello permite realizar presentaciones colectivas del programa al objeto de captar la colaboracin de las mismas para la realizacin de las prcticas.
Ejemplo:
Realizando bsquedas en las Pginas Amarillas en Internet, podemos disear nuestro propio directorio de empresas de la zona. Consultando las URL de las Federaciones y Confederaciones de los distintos sectores tambin podemos obtener una informacin muy interesante.
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4.2.1.2. Visita individual a las empresas localizadas Una vez identificadas las empresas, la forma principal de establecer contacto es la visita individual a las mismas. El contenido de estas visitas debe girar en torno a: Informar del programa, duracin, caractersticas, perfil del colectivo y cmo las prcticas es un eje fundamental para conseguir los objetivos del programa. Destacar cmo la colaboracin con el programa ofrece potenciales personas trabajadoras formadas en ocupaciones concretas, muy motivadas y con la posibilidad de terminar la formacin en la propia empresa, a travs del perodo de prcticas. En estas visitas se puede tambin recabar informacin sobre el mercado laboral, huecos de empleo que puedan existir, posibilidades de la empresa para admitir alumnado en prcticas. Y lo ms importante, supuestas necesidades de personal que exista en la empresa y procesos de seleccin abiertos. 4.2.1.3. Acuerdo: firma de la carta de intencin y convenio de prcticas Por ltimo, la receptividad y la voluntad de colaborar con el programa por parte de las empresas deben quedar reflejadas, en un primer momento, en la firma de una carta de intencin y posteriormente en un convenio de prcticas.
CARTA DE INTENCIN
CONVENIO DE PRCTICAS
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En el convenio de prcticas se especificarn los siguientes apartados: Personas que firman el convenio de prcticas: entidad promotora, entidad formativa, empresa y alumno/a.
-
Duracin del perodo de prcticas: nmero de horas totales, de jornadas, calendario, horario. Personas beneficiarias del programa de prcticas profesionales en empresas. Tipos de prcticas a realizar.
Asimismo, algunos organismos oficiales exigirn firmar adems una solicitud, por parte de la empresa interesada, para la realizacin de las prcticas profesionales.
Ejercicio 2
Seala la respuesta correcta. En la fase de visitas, se debe: O Firmar la carta de intencin. O Crear una base de datos. O Informar sobre el programa de formacin. O Firmar el convenio de prcticas.
4.2.2. Aspectos a tener en cuenta

Como responsables de la gestin, debemos tener en cuenta que: El programa de prcticas debe servir para facilitar el acceso del alumnado a un puesto de trabajo. Para ello, tenemos que fomentar que la empresa a la que se dirigirn nuestro colectivo, los perciba como futuras personas trabajadoras de la misma, que adems, ya han pasado el perodo de adaptacin a las condiciones de trabajo en la entidad. De ah la importancia de vincular el proceso de formacin prctica profesional a las demandas de las empresas ubicadas en la zona de actuacin.
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Tenemos que estar siempre en disposicin de corregir posibles errores derivados de una inadecuada seleccin de empresas, distribucin del alumnado, asignacin de tareas, etc., llegando incluso al extremo de finalizar la colaboracin si las condiciones se incumplen por alguna parte.
4.3. DISEO, EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE LAS PRCTICAS

Un programa de prcticas reforzado por un adecuado mecanismo de seguimiento y relacin personas responsables-beneficiarias-empresarias constituye un medio eficaz para la insercin. Este mecanismo de seguimiento de evaluacin es el que se desarrolla a continuacin al objeto de que sea de ayuda para el correcto desempeo de la competencia profesional de dinamizacin de la persona al frente de la gestin de proyectos de formacin. Como requisito previo hay que sealar que la planificacin de la fase prctica del proceso de formacin debe partir de: 1. Los resultados derivados de los perfiles profesionales demandados por las empresas ubicadas en la zona. 2. El perfil del grupo destinatario:
o o o
Nivel acadmico/formativo previo. Caractersticas del entorno socioeconmico de procedencia. Caractersticas personales o socio-afectivas de las personas participantes.
Las actividades y tareas principales a desarrollar por el equipo de coordinacin para el buen funcionamiento de la fase de prcticas son:
ACTIVIDADES Y TAREAS Distribucin e Informacin Seguimiento Distribucin del alumnado en las empresas. Informacin a las personas participantes. Informacin a las empresas. Del desarrollo de las prcticas en las empresas. Procedimiento a la hora de realizar las visitas.
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Ejercicio 3
Distribuir e informar al alumnado en las empresas participantes del programa de prcticas, es una de las tareas principales a desarrollar por el equipo de coordinacin para el buen funcionamiento de las prcticas: O Verdadero. O Falso.
4.3.1. Distribucin e informacin

Resulta fundamental a la hora de distribuir al alumnado en las empresas contemplar los siguientes aspectos:
DISTRIBUCIN DEL ALUMNADO Factores y aspectos a considerar Grado de rendimiento durante la formacin Qu permite Mayor ajuste entre la formacin recibida y el puesto de trabajo a desarrollar. Favorece el acceso a un puesto de trabajo a las personas con mayor rendimiento. Posibilidades de las empresas Las empresas ms fuertes o que puedan ofrecerles mayores opciones de realizacin y contratacin sern las que incorporen a las personas que hayan tenido un mejor rendimiento en el curso. Evita futuros conflictos en el lugar de trabajo. Motiva a las personas participantes para desarrollar su posterior trabajo. Ampla las posibilidades de insercin laboral de las personas participantes.
Relaciones entre el alumnado Preferencias individuales Distribucin por departamentos
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4.3.1.1. Informacin a las personas participantes Por otro lado, para el perfecto desarrollo de las prcticas en las empresas, es imprescindible convocar a las personas participantes a una sesin informativa para la aclaracin de las condiciones y otros aspectos de inters. En esta sesin se deber informar sobre algunos aspectos fundamentales:
INFORMACIN A LAS PERSONAS PARTICIPANTES Aspectos a informar Descripcin Qu conocimientos, habilidades y actitudes se les presuponen. Qu espera la entidad Es el momento de recordar el valor que se concede a la puntualidad, polivalencia, responsabilidad ante la realizacin del trabajo asignado, implicacin y compromiso. Tanto de las prcticas en empresas como del programa en su conjunto. Quin o quines son las personas interlocutoras (responsable del seguimiento y la persona designada por parte de la empresa o tutora de prcticas) a las que deben dirigirse para resolver cualquier cuestin que se les presente. Aspectos puntuales sobre los que las personas que van a realizar las prcticas deben estar informadas y que pueden generar dificultades en caso contrario: Horario diario. Becas/Salarios. Actuacin en caso de accidente. Qu conocimientos, habilidades y actitudes se les presuponen. Qu espera la entidad Es el momento de recordar el valor que se concede a la puntualidad, polivalencia, responsabilidad ante la realizacin del trabajo asignado, implicacin y compromiso.
Qu puede esperar el alumnado
Figuras de referencia
Otros aspectos
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4.3.1.2. Informacin a las empresas Al mismo tiempo, deberemos facilitar informacin a la persona encargada de las prcticas en la empresa sobre las siguientes cuestiones:
INFORMACIN A LAS EMPRESAS Aspectos a informar Programa. Objetivos a alcanzar en el programa. Duracin del periodo de prcticas. Nmero de visitas por parte de la persona responsable del proyecto y objetivo que se persigue con ello. Documentacin a cumplimentar por parte de la persona responsable del seguimiento en la empresa (tutor/a): o o Ficha de control de asistencia diaria. Cuaderno de seguimiento de prcticas.
Ventajas de incorporar a la persona en prcticas en su departamento.
4.3.2. Seguimiento
Una vez distribuido el alumnado en las empresas es fundamental hacer un seguimiento de su desarrollo, incidiendo en las posibilidades de contratacin por parte de la empresa y mantener un clima en las relaciones empresas, alumnado, profesorado y personas que tutorizan las prcticas, lo ms cordial y afable posible.
La figura de la persona responsable del seguimiento es clave para garantizar el xito del proceso.
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Por ello, la persona gestora debe garantizar que se cumplan eficazmente las siguientes funciones:
FUNCIONES DE LA PERSONA GESTORA PARA EL SEGUIMIENTO DE PRCTICAS Buenas relaciones y dilogo fluido Acompaamiento del alumnado Con la persona responsable de las prcticas en la empresa o tutora. Realizando visitas con una periodicidad predeterminada, pero con la suficiente disponibilidad para resolver los imprevistos que puedan surgir en el desarrollo de las prcticas. Ofrecindoles recomendaciones, corrigiendo posibles fallos, sugiriendo formas de enfocarlo, etc. Con la persona responsable de las prcticas en la empresa o tutora.
Participacin en el trabajo de las personas participantes Buenas relaciones y dilogo fluido
Si nos centramos en la funcin de acompaamiento, la forma que tenemos de realizar un adecuado seguimiento son las visitas en el perodo de prcticas. En ellas, debemos seguir una serie de pautas.
Ejercicio 4
Seala la respuesta correcta. En la fase de seguimiento de las prcticas, se debe: O Visitas a las empresas, analizando el trabajo del alumnado. O Revisar el cuaderno de prcticas del alumnado. O Atender a las preferencias individuales de cada participante.
4.3.2.1. Pautas a seguir en las visitas de seguimiento Si nos centramos en la funcin de acompaamiento, la forma que tenemos de realizar un adecuado seguimiento son las visitas en el perodo de prcticas. En ellas, debemos seguir una serie de pautas: a. En primer lugar, debemos dirigirnos a la persona que tutoriza a cada participante en prcticas, en cada empresa. Durante las primeras visitas se preguntar en lneas generales cmo ha sido la incorporacin, qu dificultades han encontrado y si las hay, cmo pueden ser subsanadas.
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En sucesivas visitas se ir incidiendo sobre todo en el perfil profesional del alumnado y en el nivel de conocimientos adquiridos relacionados con la profesin.
Con la persona responsable de las prcticas en la empresa Informacin a analizar (por cada participante)
-
Asistencia/Puntualidad. Presentacin personal. Conocimiento del oficio. Aprendizaje de contenidos relacionados con la ocupacin. Disponibilidad. Grado de iniciativa. Trabajo en equipo. Relaciones con el resto de personas trabajadoras. Relacin con la persona responsable de prcticas en la empresa. Inters y motivacin hacia el empleo. Rotacin por las distintas secciones del departamento. Seguimiento de instrucciones. Posibilidades de contratacin. Aspectos a mejorar a lo largo del periodo de prcticas.
Durante las visitas se deben ampliar los contactos y relaciones no slo con las personas responsables de los departamentos sino con la gerencia, personal de direccin y de recursos humanos de las distintas empresas, al objeto de informar de la evolucin y progresos del alumnado y de incidir en las posibilidades de contratacin.
b. En segundo lugar, visitar al alumnado en prcticas.
Con el alumnado Informacin a analizar (por cada participante)

-
Trabajo realizado durante el da. Contenidos propios de la ocupacin. Instalaciones, herramientas y mquinas utilizadas. Relacin del trabajo con los conocimientos adquiridos durante el curso. Relaciones con la persona responsable de prcticas. Relaciones con los/las compaeros/as de trabajo. Condiciones de seguridad en el desarrollo del trabajo. Incidencias, observaciones. Condiciones de sensibilidad en materia de igualdad de oportunidades.
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c. En tercer lugar, se debe contrastar la informacin. En los casos en los que dicha informacin no se ajuste, se valorar la necesidad de volver a mantener una entrevista con la persona responsable de prcticas en la empresa.
4.3.3. Instrumentos para el seguimiento

Para un adecuado seguimiento, deben utilizarse distintos instrumentos de recogida de informacin. Entre otros, los ms comunes a utilizar son: INSTRUMENTOS
ALUMNADO
Responsable de TUTORIZACIN en la EMPRESA

Hoja de control de asistencia Cuaderno de seguimiento
Responsable de la GESTIN FORMATIVA

Diario de Visitas
Cuaderno de prcticas
Cuaderno de Prcticas: El alumnado recoger notas sobre el trabajo desempeado, relacin con la persona responsable de prcticas en la empresa, relacin con las dems personas trabajadoras de su departamento, valoracin sobre su inters, puntualidad... Hoja de control de asistencia. Documento donde la persona responsable en la empresa registrar la asistencia al puesto de trabajo asignado, por cada participante que autorice. Cuaderno de Seguimiento: Donde la persona responsable de prcticas en la empresa va llevando un registro de la asistencia de cada participante, evaluacin y tantas observaciones como considere oportunas. Diario de visitas: donde la persona responsable de prcticas ir registrando las visitas que realiza, cundo y a qu empresa.
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Para finalizar la unidad, podemos decir que: La bsqueda de acuerdos y la creacin de redes son pilares fundamentales de la gestin institucional. Contactar con empresas es uno de los pilares fundamentales en los que se asienta cualquier programa formativo orientado a la insercin profesional. Los primeros contactos debe realizarlos la persona gestora del programa. Tendremos primero que identificar las empresas a las que vamos a visitar, realizar la visita con el fin de firmar el convenio de prcticas, donde la empresa acepta acoger participantes de nuestros programas para obtener la formacin prctica. El programa de prcticas debe servir para facilitar el acceso del alumnado a un puesto de trabajo, as como detectar posibles errores en su diseo. Las actividades y tareas principales a desarrollar por el equipo de coordinacin para el buen funcionamiento de la fase de prcticas son: distribucin al alumnado en las empresas, informar tanto al alumnado como a las empresas de los aspectos que deben cuidar durante su desarrollo, realizar el seguimiento de las prcticas y aplicar procedimientos concretos en las visitas.
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Ejercicio 1: Falso. Ejercicio 2: Informar sobre el programa de formacin. Ejercicio 3: Verdadero. Ejercicio 4: Atender a las preferencias individuales de cada participante.
Solicitud de prcticas profesionales en empresas. SAE. Consejera de Empleo Junta de Andaluca. http://www.castillejadelcampo.es/opencms/export/sites/default/castillejadelcampo/galeriaFich eros/impresosfpo/solicitudpracticasprofesionales.pdf
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GLOSARIO DEL MDULO
Accin formativa. Se entiende por accin formativa la dirigida a la adquisicin y mejora de las competencias y cualificaciones profesionales de los trabajadores, pudindose estructurar en varios mdulos formativos con objetivos, contenidos y duracin propios, sin que la misma pueda con carcter general ser inferior a 6 horas lectivas. (ORDEN TAS/2307/2007) Activo Financiero. Son los Derechos que una entidad posee y que pueden convertirse de forma directa en tesorera o en medios lquidos equivalentes. Es decir, es todo activo que presenta una cualquiera de las siguientes formas: Dinero Efectivo o Instrumentos de capital de otra empresa (por ejemplo, acciones). Amortizacin lineal. Mtodo de amortizacin en el que en cada perodo se descuenta una parte fija de la obligacin. Amortizacin. Trmino econmico y contable, referido al proceso de distribucin en el tiempo de un valor duradero. Adicionalmente se utiliza como sinnimo de depreciacin. Amortizar significa considerar que un determinado elemento del activo fijo empresarial ha perdido, por el mero paso del tiempo, parte de su valor. Existen varios mtodos de amortizacin, tanto de activos inmovilizados (cuotas fijas, crecientes, decrecientes,...). Se trata de tcnicas aritmticas para repartir un importe determinado, el valor a amortizar, en varias cuotas, correspondientes a varios periodos. Anlisis de Coste-Volumen-Beneficio. Tcnica que aporta informacin para evaluar las consecuencias que tiene, para los costes y los resultados, la variacin de cualquiera de los datos utilizados para calcular el punto de equilibrio. Anticipo de crdito. Consiste en el anticipo del importe de crditos a favor de la empresa por operaciones especficas de su actividad. Tambin denominado anticipo sobre recibo bancario, es el resultado de la unin de la gestin de cobro de recibos y una pliza de crdito sobre el importe total de cada remesa. (CEEIM). Asignacin de Costes. Atribucin de costes a los productos o a los objetos de costes. Aval. Forma de garanta que consiste en el compromiso de una persona -avalista- de responder de la obligacin contrada por otra -avalado- en caso de incumplimiento por parte de sta. (Fuente: Banco de Espaa). Ayudas. Las Ayudas engloban cualquier aportacin en efectivo, bienes o servicios concedidos para la actividad empresarial, con o sin devolucin por parte del empresario. (CEEIM). Bonificacin media por trabajador. Cuanta que anualmente se establece en la Ley de Presupuestos Generales del Estado para poder calcular el crdito de bonificaciones que se asigna a las empresas de nueva creacin y a las que abran nuevos centros de trabajo. (ORDEN
TAS/2307/2007)
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Bonos y Obligaciones. Son ttulos o valores de renta fija, una deuda privada de la empresa emisora ante los inversores que la han adquirido. Las obligaciones tienen un vencimiento en un plazo superior a 5 aos, mientras que en los bonos este periodo se encuentra comprendido entre los 18 meses y los 5 aos. (CEEIM). Camino Crtico. Es la serie de tareas que no admiten mrgenes de demora porque su modificacin en fechas repercutira a la fecha final del proyecto. A stas se les llama tareas crticas. Capital-Riesgo (ECR). El Capital Riesgo es una sociedad que invierte sus propios recursos en la financiacin temporal de pequeas y medianas empresas que tienen expectativas de crecimiento, convirtindose en socio del negocio durante el periodo de tiempo establecido y sin intervenir en la gestin diaria. Al finalizar esta relacin, la Sociedad vende sus participaciones a cambio de la obtencin de una plusvala. Suelen estar participadas por inversores institucionales e interesadas en invertir en sectores innovadores y de alta tecnologa. (CEEIM). Carta de intencin. Es un tipo de acuerdo no obligatorio que contiene compromisos que ms tarde pueden formalizarse mediante la redaccin de un contrato o convenio. Se asemejan a los contratos escritos, pero por lo general no son vinculantes para las partes en su totalidad. Muchas Cartas de Intencin, sin embargo, contienen disposiciones que son obligatorias, como la no divulgacin de los acuerdos, un pacto de buena fe, o disposicin a prometer derechos exclusivos para negociar. Ciclo de vida. Conjunto de las fases que sigue todo proyecto. Clasificacin administrativa de empresas. Se trata de un requisito de solvencia que deben de acreditar las empresas para poder contratar con la Administracin pblica la ejecucin de contratos de obra y de servicios por presupuesto igual o superior a 120.202,42 euros. De este requisito de clasificacin se exceptan, no obstante, los contratos de servicios financieros (servicios de seguros y servicios bancarios y de inversiones) as como los servicios jurdicos, igualmente exentos de clasificacin estn los servicios relacionados con el esparcimiento, culturales y deportivos cuando tengan por objeto la creacin e interpretacin artstica y literaria y los de espectculos. Cofinanciacin privada. Diferencia entre el importe correspondiente a los costes de formacin y aquel por el que se bonifica la empresa. (ORDEN TAS/2307/2007) Concurrencia competitiva. Procedimiento mediante el cual la concesin de las subvenciones se realiza mediante la comparacin de las solicitudes presentadas, a fin de establecer una prelacin entre las mismas de acuerdo con los criterios de valoracin previamente fijados en las bases reguladoras y en la convocatoria, y adjudicar, con el lmite fijado en la convocatoria dentro del crdito disponible, aquellas que hayan obtenido mayor valoracin en aplicacin de los citados criterios. (art. 22, Ley 38/2003, General de Subvenciones). Confirming . Producto financiero que consiste en gestionar los pagos a proveedores y acreedores y garantizarles a estos el cobro de la deuda. (CEEIM).
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Contabilidad Analtica (o de costes). Es una de las partes de la contabilidad de gestin y se centra en el clculo de costes de los servicios o productos que ofrece la empresa. Tambin se denomina contabilidad de costes. Contabilidad Externa. Contabilidad que tiene como objetivos principales la obtencin de informacin histrica sobre las relaciones de la empresa con el exterior. Tambin se denomina contabilidad financie Convenio de prcticas. Es el acuerdo de voluntades de ambas partes para crear, transmitir, modificar o extinguir derechos y obligaciones, en la fase de prcticas del participante que desarrollar sus prcticas en la empresa. Coste del producto. Es un coste que se incorpora a los costes de los productos vendidos o a las existencias finales. Son la materia prima, la mano de obra directa y otros costes directos. Coste Directo. Coste que puede ser asignado de manera inequvoca y directa al objetivo del coste. Se controla de forma individualizada y es causado por la propia existencia del objeto de coste. Coste Estndar. Coste previsto por unidad de output. Coste Fijo. Coste que no vara al modificarse el nivel de actividad de la empresa u organizacin, dentro de un determinado intervalo de actividad. Coste Futuro. Es un coste objetivo a cumplir en un perodo futuro y que es til para prever el futuro y tomar las decisiones correspondientes. Si se calcula por unidad de producto, se denomina coste estndar y si se calcula por centro de responsabilidad, se denomina coste presupuestado. Coste Histrico. Es un coste que ya ha sucedido y que es til para evaluar una situacin pasada de la empresa u organizacin. Coste Indirecto. Coste que no puede ser asignado directamente al objeto de coste. Su asignacin al objetivo de coste no se controla de forma individualizada, por lo que no necesita una relacin especfica entre el input y el output. Coste mximo bonificable. Es el que resulta de multiplicar el mdulo econmico establecido en el artculo 12 de la ORDEN TAS/2307/2007, por el nmero de horas de la accin formativa y por el nmero de trabajadores que la realiza. (ORDEN TAS/2307/2007) Coste Semifijo. Coste que, aun teniendo el carcter de fijo, crece a saltos a medida que se van alcanzando determinados niveles de actividad. Coste Semivariable. Coste formado por dos componentes, fijo y variable, dentro de un rango relevante de actividad, aun cuando sta pueda experimentar variaciones. Ahora bien, cuando la actividad sobrepasa los niveles de actividad comprendidos en el rango relevante, tales costes suelen experimentar variaciones significativas.
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Coste variable. Coste cuyo importe depende del volumen de actividad que se prev alcanzar. Coste para el que existe una correlacin directa entre su importe y el volumen de actividad al que se refiere. Coste. Es el valor del consumo de inputs que se precisa para poder producir unos outputs. Se trata de un concepto propio de la contabilidad interna. Costes de formacin. Gastos sufragados por la empresa para la formacin de sus trabajadores.
(ORDEN TAS/2307/2007)
-
CPM. El mtodo de la ruta crtica fue inventado por la corporacin DuPont y es comnmente abreviado como CPM por las siglas en ingls de Critical Path Method. Originalmente, el mtodo de la ruta crtica consider solamente dependencias entre los elementos terminales. Un concepto relacionado es la cadena crtica, la cual agrega dependencias de recursos. Cada recurso depende del manejador en el momento donde la ruta crtica se presente. Crdito comercial. Es la obtencin de financiacin automtica por la propia actividad de la empresa, clientes o proveedores, con frmulas de adelanto de cobros y retraso de pagos. Es el sistema ms sencillo, rpido y flexible de obtener financiacin. (CEEIM). Crdito de bonificaciones. Cuanta de que dispone la empresa para financiar a travs de bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social las acciones formativas a desarrollar para sus trabajadores(ORDEN TAS/2307/2007) Crdito documentario. Crdito destinado al pago de un bien o servicio en una operacin de comercio exterior. Intervienen cuatro figuras: comprador (importador), vendedor (exportador), banco emisor y banco intermediario o corresponsal. (CEEIM). Depreciacin. Deduccin anual del valor de una propiedad, planta o equipo. Es una manera de asignar el coste de las inversiones a los diferentes ejercicios en los que se produce su uso o disfrute en la actividad empresarial. Los activos se deprecian basndose en criterios econmicos, considerando el plazo de tiempo en que se hace uso en la actividad productiva, y su utilizacin efectiva en dicha actividad. Descubierto en cuenta corriente (CC). Financiacin que otorga la entidad bancaria en el uso de la cuenta bancaria corriente por un importe superior al saldo disponible. Popularmente se conoce como nmeros rojos. Los descubiertos pueden ser autorizados por la entidad sin mediar un pacto expreso con el cliente, o pueden estar sujetos a un acuerdo sobre el importe, los intereses y el plazo mximo del descubierto. (CEEIM). Descuento comercial bancario. Presentacin a una entidad de crdito de un ttulo o efecto comercial (letra de cambio, pagar, factura, taln, certificacin o giro) no vencido para que anticipe su importe, menos los costes originados (intereses, comisiones y otros gastos) y le gestione su cobro. (CEEIM) Desviacin Econmica. Desviacin ocasionada por la diferencia entre los precios previstos y los precios reales del componente del coste.
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Desviacin en Presupuesto. Desviacin en costes fijos que se obtiene por la diferencia entre la cantidad presupuestada y la cantidad total. Desviacin en volumen. Desviacin de los costes fijos que surge por la mayor o menor utilizacin de la capacidad de la empresa. Tambin se denomina desviacin en actividad u ocupacin. Desviacin Global. Es la diferencia entre el coste previsto y el coste real. Diagrama de Gantt. Popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. No indica las relaciones existentes entre actividades. Entidad organizadora. Empresa integrante de una agrupacin de las previstas en el artculo 17 de esta orden que asume la gestin de los programas de formacin de las empresas agrupadas. Puede asimismo adquirir dicho carcter el centro o entidad que, no siendo parte de la agrupacin descrita y teniendo entre sus actividades la imparticin de formacin, se encargue de la ejecucin de las acciones formativas de las empresas agrupadas. (ORDEN TAS/2307/2007) Entregable. Las partes a entregar parcialmente en los proyectos presentados a las licitaciones. Factoring. Cesin del crdito comercial (facturas, letras, recibos, pagars...) a corto plazo a una entidad para que realice algunas o todas las operaciones de gestin de crdito (cobro), administracin de cuentas (informacin), cobertura de riesgo (insolvencia) y/o financiacin (anticipo). La forma de operar es mediante la apertura de una pliza de crdito o de una lnea de descuento. (CEEIM). Fase. Conjunto de actividades relacionadas con un objetivo en el desarrollo del proyecto. Se configuran agrupando tareas (actividades mnimas), que pueden compartir un determinado tramo de tiempo en la vida del proyecto. Feed-Back. En ingls, realimentar (de "feed", alimento y " back", atrs, hacia atrs); usado en lenguaje informtico y tcnico como " devolver informacin". En espaol puede traducirse por el neologismo " retroalimentacin", que en el uso no ha logrado suplantar al anglicismo original. Fungible. Que se consume con el uso. Gasto Extraordinario. Gasto que se produce por actividades atpicas de la empresa. Gasto. Es un concepto de contabilidad financiera y vinculado a la contabilidad externa. Los gastos del perodo se deducen de los ingresos para calcular los resultados externos. Grfica de Millestone. Una hoja de Milestone expone la relacin entre los pasos a seguir en un proyecto, relacionando las tareas en orden de dependencia entre ellas. Holgura de tiempo. Es el tiempo que una actividad puede retrasarse en su ejecucin sin que afecte a la programacin total del proyecto Imputacin de Costes. Asignacin a los productos de sus costes indirectos.
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Inmovilizado bruto. Coste del bien cuando se adquiri (o dicho valor actualizado si se ha producido una revalorizacin contable). Inmovilizado neto. Descuenta del valor inicial las amortizaciones practicadas, dando as un valor actual al bien. Inmovilizado. En contabilidad se entiende por inmovilizado, el conjunto de elementos patrimoniales reflejados en el activo, con carcter permanente y que no estn destinados a la venta.
o
El INMATERIAL es aquel inmovilizado que se concreta en un conjunto de bienes intangibles y derechos susceptibles de valoracin econmica, que cumplen adems las caractersticas de permanencia en el tiempo y utilizacin en la produccin de bienes y servicios o constituyen una fuente de recursos del sujeto. El INMOVILIZADO MATERIAL es el conjunto de elementos patrimoniales tangibles, muebles e inmuebles que se utilizan de manera continuada por el sujeto contable, en la produccin de bienes y servicios pblicos y que no estn destinados a la venta.
Input. La fase de entrada o adquisicin del aprendizaje durante la cual se obtiene informacin. Insercin laboral. Proceso compuesto de diferentes actividades encaminadas a la consecucin y mantenimiento del empleo. Inversin. Parte del gasto que no se consume totalmente en el ejercicio. Leasing. Es un contrato a medio o largo plazo entre una entidad financiera, un cliente que desea adquirir bienes muebles o inmuebles, y un proveedor. La entidad financiera compra el bien al proveedor y cede su uso al cliente bajo unas condiciones personalizadas. El arrendatario podr disfrutar del bien durante el tiempo estipulado en el contrato a cambio de una contraprestacin (cuotas peridicas). Al cumplirse el plazo de vigencia establecido el arrendatario dispondr de tres opciones: adquirir el bien ejerciendo la opcin de compra (el precio ser residual y estar especificado en el contrato), realizar un nuevo contrato de arrendamiento sobre el bien o devolver el bien a la entidad arrendadora. (CEEIM) Licitacin. Procedimiento mediante el cul el Sector Pblico contrata sus materias primas, bienes o servicios, a travs de concurso entre las mejores propuestas presentadas. Licitacin. Procedimiento mediante el cul el Sector Pblico contrata sus materias primas, bienes o servicios, a travs de concurso entre las mejores propuestas presentadas. Output. Respuestas aprendidas fruto de la integracin y almacenamiento Pagars de empresa. Documento que contiene un compromiso escrito de pago de una cierta cantidad de dinero en un plazo determinado (puede ser corto o largo). El pago debe efectuarse en la fecha marcada y cobrando los intereses durante la compra del pagar. Son vencimientos a corto plazo, generalmente 3, 6 o 12 meses y hasta 18 meses como mximo. La propia empresa acta como garante de los pagars. (CEEIM).
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PERT. La Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (en Ingls Program Evaluation and Review Technique), comnmente abreviada como PERT, es un mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total. Plan de gestin. Documento base que recoge todos los aspectos necesarios a tener en cuenta para ejecutar el programa de intervencin. Suministra los datos bsicos para hacer un seguimiento puntual de las previsiones y define las acciones y dems elementos, cuantitativa y cualitativamente. Pliego. Documento que expresa las condiciones administrativas y tcnicas pormenorizadas, para una licitacin pblica. Pliza de crdito. Mediante la pliza de crdito una entidad financiera pone a disposicin del cliente una cantidad de dinero, durante un plazo prefijado y a un coste establecido, con sus correspondientes intereses. Cuando llega la fecha de vencimiento del crdito el acreditado debe saldar la cuenta en su totalidad. (CEEIM) Pliza de crdito. Mediante la pliza de crdito una entidad financiera pone a disposicin del cliente una cantidad de dinero, durante un plazo prefijado y a un coste establecido, con sus correspondientes intereses. Cuando llega la fecha de vencimiento del crdito el acreditado debe saldar la cuenta en su totalidad. (CEEIM) Porcentaje de bonificacin. Porcentaje que anualmente se establece en la Ley de Presupuestos Generales del Estado para las empresas en funcin de su tamao que permite calcular con carcter general el crdito de bonificaciones de que disponen las empresas. (ORDEN
TAS/2307/2007)
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Prstamo bancario. Sistema de financiacin orientado a la adquisicin de un determinado bien o servicio, financiando una parte de su coste a medio o largo plazo y fijando desde el primer momento el destino del capital prestado, la cuanta y el plazo de devolucin. (CEEIM) Prstamo de los accionistas. Consiste en la formalizacin de un prstamo de los socios a la empresa. Reduce los costes de endeudamiento, pero concentra los recursos personales de los socios en la empresa. Se debe formalizar un contrato y seguir las disposiciones vigentes fiscalmente. (CEEIM). Presupuesto basado en las Actividades. Sistema de confeccin de los presupuestos en el que a partir de las previsiones de ventas y los inductores de costes, se estiman las actividades que se habrn de realizar y sus costes correspondientes. Presupuesto Base Cero. Es un sistema de confeccin de presupuestos en el que cada coste es calculado desde la primera unidad monetaria, sin considerar como correctos, a priori, los costes del ejercicio anterior. Presupuesto de Tesorera (o de Caja). Previsin a corto plazo de los movimientos y saldos de tesorera. Se elabora a partir del saldo inicial de caja ms todos los cobros y todos los pagos previstos para dicho perodo, ya sea de explotacin o no.
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Presupuesto fijo. Tambin denominado presupuesto rgido. Se elabora para un determinado nivel de actividad prevista y no se ajusta en el caso de que la actividad real sea distinta. Presupuesto flexible. Presupuesto que puede ser adaptado al nivel de actividad real. Presupuesto. Herramienta de gestin que se utiliza para planificar el futuro a corto plazo de la empresa y tambin para coordinar, informar, controlar, incentivar y para tomar las medidas correctoras necesarias que aseguren que se consiguen los objetivos marcados. Previsin. Estimacin que se espera de una variable en el tiempo. Se contrapone con la Planificacin al trmino objetivo, que implica una actitud activa y no pasiva. Proyecto. Accin especfica, generalmente nueva y original, que estructura progresiva y metodolgicamente una idea, con el objetivo de poder hacer realidad en el futuro, de una forma controlada y eficiente (lvarez, M. y Santos M., 1996). Punto de equilibrio. Tambin denominado punto muerto o umbral de rentabilidad, es la cifra de beneficio que permite cubrir todos los costes de la organizacin. Recurso. Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realizacin de las tareas. Registro de licitadores. El rgano de contratacin podr crear registros de licitadores en los que las empresas podrn inscribirse voluntariamente, aportando la documentacin acreditativa de su personalidad y capacidad de obrar, as como, en su caso, la que acredite la representacin de quienes pretendan actuar en su nombre. Los certificados expedidos por dichos registros eximirn de presentar, en cada concreta licitacin, los documentos acreditativos de los requisitos reseados en el apartado anterior. (Disposicin adicional decimoquinta, de la Ley 53/2002, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social) Renting. Es un contrato de alquiler en el que el arrendador (entidad financiera o fabricante del bien) le cede el uso al arrendatario asumiendo los gastos de mantenimiento, impuestos, seguros, ...durante un tiempo determinado, a cambio del pago de cuotas peridicas, mensuales y fijas. Los bienes en renting pueden ser de todo tipo, por lo que resulta difcil determinar una oferta estndar, los servicios se determinarn para cada caso particular y son los que marcan la diferencia entre ofertas. (CEEIM) Sociedad de Garanta Recproca (SGR). Entidad financiera constituida por PYMEs con el apoyo de organismos e instituciones pblicas, organizaciones empresariales y las principales cajas de ahorro, con el fin de facilitar a otras PYMEs el acceso a crditos y, por lo tanto, mejorar su financiacin. (CEEIM). Subvencin. Toda disposicin dineraria realizada por la Administracin General del Estado, las entidades de las Administraciones Locales o la Administracin de las Comunidades Autnomas, a favor de personas pblicas o privadas, y que cumpla una serie de requisitos (Ley 38/2003 General de Subvenciones):
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Subvenciones. Son ayudas a fondo perdido y pueden ser de dos tipos: al capital (financian inversiones) o a la explotacin (financian gasto corriente de la empresa). Son concedidas por las Administraciones Pblicas (local, regional, estatal o comunitaria). (CEEIM). Tamao de las empresas. Se corresponde con la plantilla media de las empresas en el perodo comprendido entre el mes de diciembre de un ejercicio y el de noviembre del siguiente, de acuerdo con los datos que obren en la Tesorera General de la Seguridad Social respecto de los trabajadores cotizantes. (ORDEN TAS/2307/2007) Tarea. Elemento que define el alcance o mbito del proyecto. Se pueden agrupar en fases. Viabilidad econmica. El proyecto ser viable econmicamente cuando el beneficio previsto sea positivo. Viabilidad financiera. Posibilidad de aportar los fondos para las inversiones que requiere el proyecto empresarial, bien sea por aportaciones de los socios, crditos o subvenciones Viabilidad. Modo de verificar que la idea del proyecto es factible y las condiciones de ejecucin son razonables permitiendo que dicha idea se transforme en proyecto.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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letn Oficial del Estado, nm. 313 de 31 de diciembre. p. 46086.
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ENLACES DE INTERS
Buscador de Ayudas y subvenciones, catalogadas por sectores. Incluye AYUDAS.NET un buscador de Subvenciones para proyectos de formacin, en toda Espaa. http://www.ayudas.net/Formacion-17BB.htm Centro para el Desarrollo Tecnolgico e Industrial. Entidad pblica empresarial dependiente del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. CDTI Presenta lneas para financiar proyectos I+D+I. Para emprendedores destaca la Iniciativa NEOTEC. http://www.cdti.es Instituto de Crdito Oficial. Entidad pblica empresarial adscrita al Ministerio de Economa y Hacienda. Las lneas de financiacin se publican ICO anualmente (PYME, microcrditos, innovacin tecnolgica...) Son ayudas en forma de bonificacin en tipos de inters. http://www.ico.es/web/contenidos/home/home.html Web de la FTFE, donde se aloja toda la informacin relativa a Formacin Fundacin Tripartita para el Empleo a nivel estatal, documentos y modelos necesarios para tramitar la subvencin.www.fundaciontripartita.org
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Tcnicas de control Financiero Coste Amortizacin Punto equilibrio

Ayudas y Subvenciones Subvenciones para la formacin Licitaciones

Gestin institucional Contacto con empresas Diseo, ejecucin y seguimiento

Tipos Plan de gestin

Financiacin Costes financiables Control presupuestario Beneficios o prdidas

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GESTIN PROYECTOS FORMATIVOS

Ciclo de vida Tipos

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1.1. CUESTIONES PREVIAS A CONSIDERAR

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1.2. GESTIN DE PROYECTOS

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Qu implica gestionar los proyectos? Todo proyecto tiene tres dimensiones:

1.2.1. Ciclo de vida del proyecto

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Nivel de costos y personal

Fases Intermedias (Ejecucin y control)

Fase terminacin y evaluacin

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Informe inicial grupos en las Acciones formativas.

Memorias mensuales de seguimiento por cada accin formativa desarrollada.

Memoria final del proyecto

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1.2.2. Tipos de Proyectos

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1.3. EL PLAN DE GESTIN

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Cuestiones pedaggicas / didcticas

Aspectos de gestin coordinacin administracin

Planes Programas Acciones

Viabilidad Identificacin de tareas

Asignacin de tareas a recursos

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Fase Final de cierre

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1.3.1. Fase de Planificacin

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Direccin del proyecto Grupo de control de calidad Jefe/a del proyecto

Responsables de la Gestin de la formacin

Personas que asisten al responsable de la direccin del proyecto

Docentes; Personal tcnico de formacin; personal administrativo; personal comercial;

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