PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA Facultad de Estudios Ambientales y Rurales

UNIDAD DE ESTUDIOS SOLIDARIOS

Bogot. Colombia

PONENCIA

RED UNIRCOOP
LA FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO DE LA ORGANIZACIN COOPERATIVA: UNA HERRAMIENTA CLAVE DE GESTIN

Autor: Felipe Medina N. E-mail: fmedina@javeriana.edu.co

Agosto de 2004

LA FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO DE LA ORGANIZACIN COOPERATIVA: UNA HERRAMIENTA CLAVE DE GESTIN

PRESENTACIN Una formulacin adecuada del Plan Estratgico de la Organizacin Cooperativa se ha constituido en un reto de Gestin para administradores, directivos y asociados, quienes a travs de un evento de capacitacin en el tema, que ha venido ofreciendo la Unidad de Estudios Solidarios de la Universidad Javeriana y utilizando una metodologa participativa, se ha logrado una acertada formulacin del Plan Estratgico de Desarrollo, teniendo en cuenta los criterios, observaciones y aportes de los diferentes grupos de inters de la Organizacin. La experiencia se ha venido realizando desde hace varios aos con xito a travs de procesos de concertacin y negociacin entre la UNES y varias Cooperativas de diferentes regiones del pas. En primer lugar se trabaja lo concerniente a la formulacin de polticas generales del Plan de Desarrollo de la de la Organizacin. Para ello se siguen ocho (8) pasos, los cuales se enumeran a continuacin: PROCESO METODOLGICO PARA LA FORMULACIN DE POLTICAS DEL PLAN DE DESARROLLO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. HISTORIA ESTRATGICA DE LA ORGANIZACIN PRINCIPIOS Y VALORES DE LA ORGANIZACIN IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS Y NECESIDADES ACTUALES DE LA ORGANIZACIN PRIORIZACIN DE PROBLEMAS Y NECESIDADES ACTUALES IDENTIFICADOS PROPUESTA INICIAL DE POSIBLES SOLUCIONES A PROBLEMAS ASOCIAR PRINCIPIOS COOPERATIVOS A SOLUCIONES PROPUESTAS ASOCIAR VALORES COOPERATIVOS A SOLUCIONES PROPUESTAS FORMULACIN DE POLTICAS:

El primer paso consiste en recoger la Historia Estratgica de la Organizacin en la cual se analizan los siguientes elementos a travs de trabajos de grupos en los que participan los diferentes actores sociales de la cooperativa: Tiempo de funcionamiento de la cooperativa Cambios Organizacionales que ha tenido en el tiempo. Identificacin de Ciclos de: 1. Crecimiento. 2. Estabilidad. 3 Crisis. Identificacin de xitos, logros y errores que se han realizado en el tiempo de funcionamiento de la Organizacin. Anlisis de factores de xitos logrados y fallas cometidas en el pasado. Anlisis del papel que han jugado los lderes de la cooperativa en el tiempo que viene funcionando.

APLICACIN DE PRINCIPIOS Y VALORES DE LA COOPERATIVA PRINCIPIOS COOPERATIVOS Se hace un taller sobre el grado de cumplimiento de los siete (7) principios cooperativos que se desarrollan en la organizacin actualmente. ( Formulario 1). De acuerdo con el resultado se priorizan los principios a travs de un sistema de evaluacin sencillo que tiene las siguientes convenciones: Deficiente (D) y Regular (R). Con base en los resultados de la evaluacin se formulan propuestas para lograr un adecuado cumplimiento de los principios, en especial de aquellos en los cules la evaluacin fue deficiente regular. La elaboracin del Plan de Desarrollo, contina con el ejercicio de repensar los principios cooperativos que rigen la organizacin. Al establecerse los principios se genera un cdigo de tica que est por encima de todas las actividades que la organizacin realiza, tanto interna como externamente. (Lobo, 2000). De esta manera, los principios son premisas superiores que determinan las reglas del juego para todos los asociados, directivos y administradores de la organizacin cooperativa. Una vez determinados los principios, el ejercicio contina con la formulacin adecuada y completa de la Misin, o sea lo que la organizacin es y hace hoy en da, para luego establecer la Visin, es decir lo que la organizacin desea ser y hacer hacia el futuro. Los siguientes son los principios cooperativos vigentes de acuerdo con la Alianza Cooperativa Internacional, ACI, los cules son trabajados por los varios grupos de participantes al evento sobre Formulacin del Plan de Desarrollo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Adhesin Voluntaria y abierta Gestin Democrtica Participacin Econmica Autonoma e independencia Educacin Integracin Compromiso con la Comunidad

VALORES COOPERATIVOS Se realiza un taller en el cual los participantes seleccionan y priorizan los valores cooperativas de su organizacin de acuerdo a su historia, su presente y su proyeccin futura. La seleccin y priorizacin de valores se realiza de acuerdo a la siguiente clasificacin: TICOS Honestidad Responsabilidad Lealtad Justicia Social Transparencia Compromiso Equidad SOCIALES Cooperacin Solidaridad Confianza Amistad Respeto dignidad humana Ayuda Mutua Trabajo en equipo

ECONMICOS Servicio Trabajo Eficiencia Calidad Rentabilidad

POLTICOS Democracia Participacin Autonoma Pluralidad Espritu comunitario

CLASIFICACIN DE LOS PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIN COOPERATIVA Luego se procede con la identificacin de los problemas generales que actualmente enfrenta la organizacin. Para ello se clasifican los problemas de la siguiente manera: 1.PROBLEMAS SOCIALES 2.PROBLEMAS ECONMICOS Y FINANCIEROS 3.PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS De cada de grupo de problemas cada grupo de participante selecciona tres problemas y los clasifica en orden de importancia. 1. PROBLEMAS SOCIALES FALTA DE MOTIVACIN DE LOS ASOCIADOS FALTA DE LIDERAZGO DIVISIN SOCIAL POCA PARTICIPACIN DE LOS ASOCIADOS COMPLACENCIA FALTA MERCADEO SOCIAL FALTA EDUCACIN A LOS ASOCIADOS

2. PROBLEMAS ECONMICOS Y FINANCIEROS FALTA DE FINANCIAMIENTO INTERNO FALTA DE PLANEACIN DIFICULTAD EN RECURSOS EXTERNOS BAJO USO DE LOS SERVICIOS BAJA RENTABILIDAD EN LOS SERVICIOS BAJA CAPITALIZACIN SOCIAL FALTA DE LIQUIDEZ ACTIVOS FIJOS IMPRODUCTIVOS

3. PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS DISTORSIN FUNCIONAL BAJO DESARROLLO TECNOLGICO DEFICIENCIAS EN ATENCIN A LOS ASOCIADOS FALTA DE INFRAESTRUCTURA

FALTA DE CAPACITACIN A EMPLEADOS FALTA DE ALIANZAS CON OTRAS ENTIDADES

PRIORIZACIN DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS Una vez se han identificado los problemas de acuerdo con su clasificacin, se procede por parte de los grupos de trabajo a su priorizacin y ordenamiento desde los ms importantes a los menos importantes. PROPUESTA INICIAL DE POSIBLES SOLUCIONES A PROBLEMAS PRIORIZADOS Luego de priorizados y ordenados los problemas actuales de la Organizacin de acuerdo con su clasificacin: 1. Sociales. 2. Econmicos. 3. Administrativos. , se procede a formular posibles soluciones a cada uno de ellos. ASOCIACIN DE PRINCIPIOS A SOLUCIONES PROPUESTAS Los participantes deben asociar los principios que priorizaron a las soluciones que proponen para resolver los problemas identificados. ASOCIACIN DE VALORES A SOLUCIONES PROPUESTAS Los participantes deben asociar los valores que priorizaron a las soluciones que proponen para resolver los problemas identificados. FORMULACIN DE POLTICAS EN LA ORGANIZACIN SOLIDARIA 1. 2. 3. 4. 5. 6. POLTICA SOCIAL POLTICA ECONMICA Y FINANCIERA POLTICA ADMINISTRATIVA POLTICA EDUCATIVA POLTICA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DEL ASOCIADO OTRAS POLTICAS

1. LA POLTICA SOCIAL La formulacin de polticas se inicia con la poltica social, con base en los problemas sociales identificados y priorizados, ya que dentro del concepto de Organizacin Cooperativa la primera dimensin es la social, como Asociacin de persones que voluntaria y libremente se han unido para satisfacer sus necesidades a travs de la auto - prestacin de servicios. Es entonces que se tienen que analizar e incorporar a la poltica social, los siguientes aspectos: LA ORGANIZACIN SOLIDARIA COMO ASOCIACIN DE PERSONAS NECESIDADES Y PROBLEMAS DE LOS ASOCIADOS PARTICIPACIN DE LOS ASOCIADOS COMO USUARIOS DE SERVICIOS SIGNIFICADO DEL APORTE SOCIAL PARTICIPACIN DE LOS ASOCIADOS COMO DUEOS DE SU EMPRESA SIGNIFICADO DE LA GESTIN DEMOCRTICA

DESARROLLO DEL LIDERAZGO SOLIDARIO EN LOS ASOCIADOS

2. LA POLTICA ECONMICA Y FINANCIERA Luego de formular la poltica social, se trabaja la poltica econmica, con base en la identificacin y priorizacin de los problemas econmicos. Dentro del concepto de Organizacin Cooperativa, la segunda dimensin corresponde a la econmica, la cual constituye a la Empresa para la gestin adecuada de los recursos necesarios para la prestacin de servicios a los asociados. (Castillo, 2000). Por tanto a la poltica econmica se incorporan y analizan los siguientes aspectos: LA ORGANIZACIN SOLIDARIA COMO EMPRESA LA GENERACIN DE RECURSOS PROPIOS LA UTILIZACIN DE LOS SERVICIOS LA CAPITALIZACIN SOCIAL EL USO DEL EXCEDENTE ECONMICO LA LIQUIDEZ DE LA EMPRESA COOPERATIVA LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA COOPERATIVA SOLUCIN PARA ACTIVOS FIJOS IMPRODUCTIVOS ANLISIS DE LA NECESIDAD REAL DE RECURSOS EXTERNOS

3. LA POLTICA ADMINISTRATIVA Luego de formular las polticas social y econmica, se sigue con la poltica administrativa, la cual debe servir de apoyo fundamental para poder cumplir las dos primeras. Los siguientes son los aspectos que deben tenerse en cuenta para una adecuada formulacin de la poltica administrativa, teniendo en cuenta la identificacin y clasificacin de los problemas administrativos de la organizacin: LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA EL SERVICIO AL ASOCIADO CONDICIONES LOGSTICAS MOTIVACIN DE LOS EMPLEADOS DESARROLLO TECNOLGICO CULTURA DE LA CALIDAD Y DEL SERVICIO COMUNICACIN DE LA ADMINISTRACIN CON EL ASOCIADO RELACIN CON OTRAS INSTITUCIONES Y CON LA COMUNIDAD Y EL APOYO AL CUMPLIMIENTO DE LAS OTRAS POLTICAS ORGANIZACIN SOLIDARIA

DE

LA

Puede surgir la formulacin de otras polticas complementarias derivadas de las anteriores, por la importancia que se les pueda dar como son:
4. LA POLTICA EDUCATIVA LA ORGANIZACIN SOLIDARIA COMO ESCUELA EL FONDO DE EDUCACIN EL PRESUPUESTO DE EDUCACIN

EL PROYECTO EDUCATIVO SOCIAL Y EMPRESARIAL (PESEM) LA EDUCACIN COMO MEDIO PARA LA MOTIVACIN Y PARTICIPACIN DEL ASOCIADO LA EDUCACIN COOPERATIVA, SOCIAL Y POLTICA PARA FORMAR LDERES SOLIDARIOS LA FORMACIN EMPRESARIAL Y FINANCIERA DE DIRECTIVOS LA CAPACITACIN DE LOS EMPLEADOS

5. LA POLTICA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE LOS ASOCIADOS LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS DE LOS ASOCIADOS LA BANCA DE INVERSIN SOLIDARIA LA UNIDAD DE APOYO DEL DESARROLLO EMPRESARIAL DE LOS ASOCIADOS Asistencia en mercadeo Asistencia en finanzas Asistencia en produccin LA CAPACITACIN EN GESTIN DE PROYECTOS Y DESARROLLO EMPRESARIAL Y EL FONDO O LNEA DE CRDITO PARA FINANCIAR PROYECTOS DE INVERSIN DE LOS ASOCIADOS. (Cabal, 2000)

MISIN DE LA ORGANIZACIN La Misin se construye haciendo una sntesis de las Polticas Social y Econmica incorporando los principios y valores escogidos por la organizacin. Quines somos?Por qu nos reconocen?Por qu nos reconocemos? Qu hacemos?Para quin hacemos lo que hacemos? Quines son sus asociados?Cul es nuestra razn de ser? Para qu es la organizacin?Qu productos y servicios ofrece? VISIN DE LA COOPERATIVA La Visin se construye a partir de la Misin o sea lo que se tiene que hacer actualmente y haciendo una proyeccin de la Organizacin a 5 y 10 aos. Qu queremos ser? A dnde queremos llegar? Por qu nos reconocern?En qu nos reconoceremos? En el futuro qu queremos ser? FORMULACIN DE OBJETIVOS ESPECFICOS DEL PLAN DE DESARROLLO El Plan de Desarrollo Estratgico Social y Empresarial de la Organizacin Solidaria , es el instrumento para afianzarse en el presente y construir el futuro, a partir de lo que se es y se hace en la actualidad (Misin) y lo que se quiere ser y hacer hacia adelante (Visin). El proceso del Plan debe contribuir a que los Objetivos planteados por la organizacin se cumplan y prepara a sta internamente para que haga lo que tiene que hacer, segn la necesidades, caractersticas y requisitos del medio donde se desenvuelve y acta (entorno). El Desarrollo Empresarial y Social de la organizacin Solidaria implica que su futuro depender de las fortalezas y ventajas que tenga para realizar sus actividades empresariales y sociales de la manera ms eficiente y eficaz. (Medina, 2000)

La formulacin del Plan debe ser dinmica, con el fin de permitirle a la organizacin una auto-evaluacin continua, y el desarrollo de sus capacidades y ventajas competitivas, cambiando segn la dinmica que le exija su entorno. En primer lugar se propone trabajar con tres reas Organizacionales y sus correspondientes sub-reas con el fin de poder desarrollar las diferentes fases del proceso de formulacin del Plan de Desarrollo: Direccionamiento, Diagnstico, Objetivos, Actividades Estratgicas y Perfil del Plan. REAS DE LA ORGANIZACIN COOPERATIVA

AREA DE GESTIN INTERNA

1. PLANEACIN 2. DIRECCIN 3. ORGANIZACIN 4. EVALUACIN 5. UNIDADES ORGANIZACIONALES

AREA ECONMICA Y EMPRESARIAL

AREA DE PROYECCIN EXTERNA

1. PROMOCIN Y DIVULGACIN 2. CONOCIMIENTO EXPERIENCIAS EXTERNAS 3. CONOCIMIENTO ENTORNO INSTITUCIONAL Y ORGANIZATIVO 4. CONOCIMIENTO DE POLTICAS Y PROGRAMAS 5. IMPACTO REGIONAL Y SECTORIAL

1. SERVICIOS 2. FINANZAS 3. PERMANENCIA 4. PROYECTOS

AREA DE GESTIN INTERNA SUB REA DE PLANEACIN 1. Diagnstico 2. Objetivos y Metas Organizacionales 3. Plan de Desarrollo SUB- REA DE DIRECCIN 1. Liderazgo 2. Asignacin de responsabilidades 3. Motivacin SUB REA DE ORGANIZACIN 1. Normatividad 2. Coordinacin entre las unidades de la organizacin

3. 4. 5. 6.

Cargos Actitudes Solucin de conflictos Comunicacin

SUB REA DE EVALUACIN 1. Sistema de informacin para medicin de gestin y resultados 2. Sistema de informacin para evaluacin de desempeo SUB - REA DE UNIDADES ORGANIZACIONALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Asamblea General Revisora Fiscal Junta de Vigilancia Consejo de Administracin O Junta Directiva Gerencia Empleados Asociados

AREA ECONMICA Y EMPRESARIAL SUB REA DE SERVICIOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cobertura Calidad Oportunidad Servicio de ahorro y crdito Servicio de educacin Servicio de solidaridad Otros servicios

SUB REA DE FINANZAS 1. 2. 3. 4. Fuentes de financiamiento. Presupuesto. Estados Financieros. Administracin Financiera.

SUB REA DE PERMANENCIA 1. Capacidad de gestin. 2. Permanencia. SUB REA DE PROYECTOS 1. Proyectos Econmicos. 2. Proyectos Sociales.

AREA DE PROYECCIN EXTERNA SUB AREA DE PROMOCIN Y DIVULGACIN 1. Promocin 2. Divulgacin SUB REA DE CONOCIMIENTO EXPERIENCIAS EXTERNAS 1. Organizacin de experiencias externas 2. Metodologas externas SUB REA DE CONOCIMIENTO DEL ENTORNO INSTITUCIONAL Y ORGANIZATIVO 1. Entorno institucional 2. Entorno Organizativo 3. Alianzas Estratgicas SUB REA DE CONOCIMIENTO POLTICAS Y PROGRAMAS 1. Relacin con polticas y programas de inters SUB REA DE IMPACTO EN REGIONES Y SECTORES 1. Incidencia en espacios regionales y sectoriales

DIAGNSTICO ESTRATGICO
Se trata de precisar las causas de carencias o debilidades que dificultan cumplir la visin, as como las causas de las destrezas y fortalezas que facilitan cumplir con el objetivo propuesto. Estas causas de debilidades y fortalezas de la organizacin se analizan para las tres reas organizacionales: 1. Gestin Interna. 2. Econmico-empresarial. 3. Proyeccin externa. Componentes: Formularios 5, 6 y 7. En cada formulario se incluye para cada rea y subrea: Nmero y nombre del formulario. Nombre de sub-rea a trabajar. Definicin de sub-rea. Objetivo a lograr por sub-rea. Temas de la sub-rea. Preguntas gua para cada tema sobre la capacidad y los conocimientos que tiene la organizacin sobre el tema. Espacio para calificar : 1 2 3 4. 1:Bajo. 2: Regular. 3: Bien. 4: Excelente Refleja la apreciacin personal y grupal sobre las capacidades y conocimientos de la organizacin en cada tema.

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Las calificaciones entre 1 y 2 reflejan las debilidades. Las calificaciones 3 y 4 reflejan las fortalezas. Los criterios para establecer qu tan dbil o qu tan fuerte es una organizacin, son indicadores que reflejan lo que se sabe o lo que no se sabe, de qu se es capaz, en cada uno de los temas planteados, para las sub-reas. Como son preguntas guas, existe la posibilidad de que el grupo de participantes identifique nuevas preguntas, nuevas referencias, nuevas variables o nuevos problemas, segn las particularidades del sector donde se ubica la organizacin y las particularidades propias de sta. Al establecer las causas de las debilidades y las fortalezas se inicia la formulacin de los objetivos, pues no es tanto aprovechar las fortalezas o eliminar las debilidades, sino mas bien comprender las causas y convertirlas en objetivos institucionales: objetivizarlas. Espacio para escoger prioridades: Despus de haber contestado todas las preguntas y de haber respondido por qu, los participantes debern priorizar en cada sub-rea, uno o dos aspectos importantes, los cuales debern ser solucionados por el Plan, tan pronto como sea posible. Se sugiere seguir el criterio de considerar importantes o prioritarios aquellos aspectos de la organizacin en los que se es ms dbil y que adems se consideren fundamentales para la organizacin y cuya solucin requiera abordarse de forma inmediata. De igual forma, debe priorizarse la mayor fortaleza, pues es sobre las ventajas comparativas que la organizacin pude basar su competitividad y permanencia. A este nivel de diagnstico, el proceso de priorizacin se refiere a dos momentos especficos: el primero, a ordenar las debilidades y las fortalezas, y el segundo a establecer el orden de importancia de las causas de cada una de ellas. OBJETIVOS POR REAS DE LA ORGANIZACIN Una vez se tenga el listado de debilidades con sus causas estratgicas, ordenado segn las prioridades para cada una de las tres reas de la organizacin, se est en capacidad de formular los objetivos del Plan, para cada una de las reas y sub-reas y temas que comprenden cada una de stas. Objetivos: Son los sueos, anhelos, deseos. A donde se desea llegar, lo que se quiere lograr. Fase 3 Objetivos Objetivos por sub-reas Formulario No. 8 Area Gestin Interna Meta Cantidad Tiempo 1.1 1.2 Planeacin Coordinacin Indicador de Efecto

Indicador de Producto

Componentes de los Formularios No. 8 , No. 9 , No. 10 Nmero y nombre del formulario Nombre a reas y sub-reas Espacio para escribir el objetivo Espacio para escribir el indicador de producto ( lo que se obtendr)

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Espacio para escribir las metas: Cunto se espera lograr y en cunto tiempo. Espacio para el indicador : para qu se quiere lograr el objetivo.

Cuando se est formulando el objetivo, se debe tener en cuenta que al expresarlo contenga los siguientes elementos: Propsito: Qu (Lo que se busca lograr u obtener) Fin: Para qu (Para qu se quiere lograr o para qu servir) Cantidad: Cuntos ( Cunto se quiere lograr o producir) Tiempo: Cundo ( En cunto tiempo se espera lograr).

FORMULACIN ACTIVIDADES ESTRATGICAS Una vez establecidos los indicadores metas para cada objetivo formulado, se debe establecer la formulacin de una o dos actividades estratgicas ms importantes para lograr cada objetivo en las correspondientes sub-reas, las cules deben ser adelantadas por el Plan Estratgico Social y Empresarial de la Organizacin Solidaria. De esta manera se toma cada META y se formulan las principales ACTIVIDADES ESTRATGICAS, las cules comprenden tanto acciones como procesos para poder cumplir el objetivo establecido. Aqu es fundamental establecer un criterio clave para diferenciar un objetivo de una actividad estratgica: En la metodologa que se propone todos los objetivos son propsitos y todas las actividades estratgicas son procedimientos para alcanzar dichos objetivos.

Fase 4. Actividades Estratgicas

Formularios 11, 12 y 13

rea Organizacional __________

Objetivo________________________ Sub-rea de _________ Indicador de Producto ____________________ Metas: Cantidad _____Tiempo______ Actividades Estratgicas Componentes del formulario Nmero y nombre del formulario Nombre de rea y sub-reas Espacio para escribir el objetivo que se propone Espacio para escribir el indicador de producto: Lo que se obtendr. Espacio para escribir las metas: Cantidad y Tiempo Espacio para escribir una o dos actividades estratgicas. Espacio para escribir responsables de cada actividad estratgica. Espacio para escribir con quin se harn las alianzas. Responsables Alianzas Iniciacin Terminacin

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Espacio para precisar fechas de iniciacin y terminacin de las actividades estratgicas.

Para llegar a establecer una, dos o tres acciones estratgicas que conduzcan a la meta fijada, se sugiere adelantar al menos tres pasos metodolgicos: 1.Lluvia de actividades. 2.Agrupamiento en macro-actividades. 3.Ordenamiento de actividades estratgicas. En primer lugar se debe re-estudiar la meta fijada para tener claridad absoluta sobre dnde se quiere llegar. A travs de la lluvia de actividades, los participantes debern formular las actividades estratgicas que se requieren para llegar a la meta. Una vez listadas todas las actividades surgidas de la lluvia, se debe entrar a buscar un consenso para estar de acuerdo sobre si una o mas actividades pueden agruparse en una sola ( porque son tareas especficas o porque son comunes). Al final se requiere dar un orden lgico a los grupos de acciones estratgicas escogidas, las cules segn el grupo de participantes se necesita para llegar a la meta establecida. Ahora se trata de precisar cul actividad se adelanta en primer lugar, cul en segundo. Etc., segn una secuencia lgica que se establezca. Al formular cada actividad o proceso, para cada objetivo de sub-rea, es fundamental que se establezca la cantidad exacta de la actividad estratgica que se debe adelantar. Una vez fijadas las actividades estratgicas, se determinan los responsables en la organizacin de las mismas y las alianzas con otras instituciones e instancias que posibiliten realizar dichas actividades estratgicas. Los instrumentos metodolgicos correspondientes a las actividades estratgicas, estn diseados de tal forma que se convierten en una matriz de planeacin donde se establece para cada sub-rea un proyecto estratgico que contiene: Objetivo Indicador Meta: Cantidad y Tiempo. Actividades estratgicas Responsables Alianzas Tiempos de iniciacin y terminacin.

Cada uno de estos 8 criterios permitir a la organizacin visualizar de manera permanente su plan de accin, tanto en las tres reas que estructuran el plan, como en las sub-reas que las componen, para controlar y monitorear el plan y tomar las decisiones y correctivos necesarios en el momento en que las actividades estratgicas se estn adelantando. PERFIL DEL PLAN En sta fase se busca consolidar y sistematizar la informacin recogida en las fase anteriores en relacin con el diagnstico, los objetivos y las actividades estratgicas, con el fin de escoger los proyectos prioritarios, ejecutarlos y hacerle seguimiento. Para sta fase se han diseado los formularios 14, 15, 16, 17 y 18 que permiten recoger y ordenar la informacin necesaria para poder tener un perfil del Plan. Para lograr consolidar la informacin recogida se sugieren tres pasos:

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1.Establecer la prioridad de los objetivos por sub-reas. (Formulario No. 14) 2.Escoger los Proyectos. Banco de Proyectos. (Formulario No. 15) 3.Hacer el Perfil del Plan ( Formulario No. 16) Una vez establecidos estos tres pasos se debe concretar una serie de acuerdos que permitan: gestionar, controlar y evaluar el Plan. ( Formularios 17 y 18). Para clasificar por prioridad y seleccionar los diferentes objetivos de las sub-reas, y llegar as a un listado nico segn los intereses de la organizacin, se recomienda utilizar los siguientes criterios: - Por extensin: Si cobija a ms asociados - Por intensidad o importancia: Si es ms relevante para la mayora de los asociados. - Por relacin con otros planes de desarrollo de la zona. Se pretende darle un orden, dando prioridad a los objetivos que requieren ser adelantados inmediatamente, independientemente de la sub-rea a la que pertenece este objetivo. Teniendo en cuenta lo anterior, la metodologa propone sin embargo, escoger 4 objetivos para la Gestin Interna, 4 objetivos para la Gestin Econmica-Empresarial y cinco objetivos para la Gestin Externa. De estos trece objetivos es necesario generar un listado priorizado de objetivos reflejando el inmediato y corto plazo, considerando al Plan como una sola unidad en su conjunto. Estos acuerdos son recogidos en el formulario No. 14, Ideas de Proyectos-Objetivos Priorizados, en donde la primera columna, priorizacin, establece el orden y la segunda casilla establece el nmero de objetivo correspondiente a los formularios Nos. 8,9 y 10. Una vez clasificados por prioridad, los Objetivos Estratgicos (Ideas de Proyectos) que van a desarrollarse en el futuro inmediato, se entra a formular el Nombre de los Proyectos y escribirlos en el formulario No. 15, Banco de Proyectos. Para desarrollar el proceso de darle nombre al proyecto escogido, se sugiere que ste sea concebido , reflejando los siguientes aspectos: - Qu se va a hacer (Proceso) - Con quin (Objeto) - Dnde (Lugar) 1. Proceso: Ejemplo, capacitacin, construccin, dotacin, financiacin, etc. 2. Objeto: Ejemplo: asociados, jvenes, sede, equipos, etc. 3. Lugar: Ejemplo: San Gil, Fusagasuga, Pereira, Vereda El Triunfo, etc. Si los participantes pueden establecer el Perfil del Plan ( Formulario No. 16, donde se concentra el concepto de: planeacin en una pgina, al fijar cada proyecto seleccionado, se deben tener en cuenta los siguientes criterios: Orden de importancia - Nombre del Proyecto - Objetivo del Proyecto Actividades Estratgicas - Fecha de iniciacin - Fecha de terminacin

Una vez formulado el Perfil del Plan, es necesario lograr un acuerdo en dos aspectos:1.La Gestin del Plan. 2.La evaluacin del Plan. GESTIN DEL PLAN La ubicacin y negociacin de recursos implica empezar a contactar, reunirse y negociar con entidades pblicas, privadas y del sector solidario, y concertar alianzas y acuerdos. Se

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requiere un proceso de negociacin para la movilizacin de los recursos, a travs de la concrecin de alianzas, convenios, contratos, redes y asociaciones, para que se conviertan en facilitadores de las acciones establecidas en el Plan. La Gestin del Plan implica una fase de preparacin, en la cual directivos y lderes adelantan la vinculacin real del grupo humano requerido para la puesta en marcha de cada proyecto, de los recursos fsicos y econmicos para la iniciacin del mismo, as como de los primeros gastos y actividades de formalizacin necesarias para garantizar el inicio del Plan a travs de los primeros proyectos seleccionados. Una vez discutido y acordado se debe consignar la informacin en el formulario No. 17. De igual manera es necesario acordar una estrategia para el Seguimiento y Evaluacin del Plan, para lo cual se deben identificar las actividades que permiten hacerle seguimiento a los proyectos formulados, las fechas en que se prev realizar estas actividades definiendo los responsables y los resultados esperados. CONCLUSIN Con sta propuesta Conceptual y Metodolgica para la Formulacin del Plan Estratgico de Desarrollo, varias cooperativas en Colombia que nunca haban tenido un Plan de Desarrollo, lo han logrado tener y desarrollar y generar paulatinamente con los diferentes actores sociales de la organizacin, la construccin de una cultura de la planeacin y de un pensamiento estratgico. Esto se ha podido lograr porque se ha dado un nivel de confianza institucional entre las organizaciones cooperativas y la Unidad de Estudios Solidarios para realizar eventos de capacitacin que les permita trabajar adecuadamente no solamente el Plan de Desarrollo sino otros aspectos complementarios como: el Proyecto Educativo Social y Empresarial, PESEM, el Programa de Desarrollo Empresarial de los asociados, los cuales deben formar parte del Plan Estratgico de Desarrollo. BIBLIOGRAFA CABAL, Mara Fernanda. (2000). Formulacin y Evaluacin de Proyectos. Coleccin de textos en Gerencia y Gestin de Empresas Cooperativas. Unidad de Estudios Solidarios. Pontificia Universidad Javeriana. Bogot. Colombia. Fundacin Cultural Javeriana de Artes Grficas. JAVERGRAF. CASTILLO, Daro. (2000). Economa y Sector Solidario. Coleccin de textos en Gerencia y Gestin de Empresas Cooperativas. Unidad de Estudios Solidarios. Pontificia Universidad Javeriana. Bogot. Colombia. Fundacin Cultural Javeriana de Artes Grficas. JAVERGRAF. LOBO, Luis. (2000). Aspectos Doctrinarios de la Gestin Cooperativa. Coleccin de textos en Gerencia y Gestin de Empresas Cooperativas. Unidad de Estudios Solidarios. Pontificia Universidad Javeriana. Bogot. Colombia. Fundacin Cultural Javeriana de Artes Grficas. JAVERGRAF. MEDINA, Felipe. (2000). Planeacin y Gestin Estratgica en Empresas Cooperativas. Coleccin de textos en Gerencia y Gestin de Empresas Cooperativas. Unidad de Estudios Solidarios. Pontificia Universidad Javeriana. Bogot. Colombia. Fundacin Cultural Javeriana de Artes Grficas. JAVERGRAF.

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