BPM inteligente y social

BPM inteligente y social

NDICE

1 introduccin ........................................................................ 3 2 Qu es una BPM social? ..................................................... 3 3 cMo funciona una eMPresa de forMa "inteligente"? ........................................................................ 4 4 creacin de una BPM social Ms inteligente con una PlataforMa de negocio inteligente ............4 5 desafos suPerados gracias a una PlataforMa de negocio inteligente ......................................................5 6 caPacidades de una PlataforMa de negocio inteligente ...............................................................................8 7 conclusin .............................................................................8 8 lectura recoMendada ........................................................9

BPM inteligente y social

Introduccin
aunque el concepto de BPM social existe desde hace varios aos, su ejecucin en la empresa no ha sido ptima. aun en los casos en los que se ha puesto en prctica, ha resultado complicado medir cmo la BPM social mejora la ejecucin de los procesos en la compaa. recientemente, la importancia del anlisis integrado para tomar mejores decisiones se ha puesto de moda y ha obtenido la denominacin de "operaciones de negocio inteligentes". Parece existir un solapamiento natural en la forma en la que estas estrategias se pueden combinar para lograr una empresa con proyeccin de futuro. si se aprovecha correctamente, esta combinacin de conceptos pone la informacin adecuada al alcance de las personas pertinentes, en el momento oportuno y en el debido contexto. de esta forma, se obtiene una ventaja competitiva a la hora de tomar decisiones de negocio en momentos clave, en lugar de esperar a que los datos se analicen durante horas, das o meses, cuando la oportunidad de accin inmediata se ha perdido para siempre.

Qu es una BPM social?

la BPM social es, literalmente, la interseccin de la gestin de procesos de negocio (BPM) y la colaboracin social. este concepto se basa en una premisa muy sencilla: que el "trabajo" es una combinacin de personas que se sirven de la tecnologa para realizar una serie de procesos. aunque la BPM est diseada para que los procesos se ejecuten de manera ms eficaz, a menudo surgen dificultades al encontrarse con actividades no estructuradas o ad hoc. las tecnologas sociales estn diseadas para ayudar a las personas a colaborar y compartir informacin de manera eficaz, pero es posible que no sean adecuadas para estructurar el proceso de trabajo. gracias a la combinacin de estos puntos fuertes y al incremento de los puntos dbiles de los dominios de las "personas" y de los "procesos" de una compaa, el objetivo de la BPM social es reducir las interacciones poco eficaces y hacer un mejor uso de los recursos disponibles. las interacciones sociales se benefician de la estructura y del valor aadido del proceso, mientras que la BPM se beneficia de la creatividad y la capacidad de respuesta de las personas. Por tanto, la BPM social es un mtodo ms eficaz para que el software refleje el trabajo tal como se lleva a cabo actualmente en la empresa.

BPM inteligente y social

Cmo funciona una empresa de forma "inteligente"?

el concepto de las operaciones de negocio inteligentes (iBo) fue introducido por gartner como tendencia en 2011 y parece estar ganando fuerza en 2012. el trmino destaca la importancia de los anlisis integrados para tomar mejores decisiones de negocio, y describe formas en las que la BPM y el procesamiento de eventos complejos (ceP) se adaptan a un paradigma iBo global. al centrarse en decisiones informadas y apoyadas en datos de una naturaleza inmediata y operativa (en lugar de en anlisis de tendencias histricos a largo plazo a niveles ms altos de la compaa), las empresas pueden responder con mayor rapidez a un entorno cambiante en el que se lleva a cabo el trabajo. gracias a la mejora de la conciencia de la situacin de las personas implicadas y a la produccin de series de datos ms slidos para su uso en la ejecucin de procesos y las tecnologas de decisiones automatizadas, una compaa que funciona de forma inteligente puede lograr una ventaja competitiva en el mercado en las tres reas de rendimiento clave: aumento de ingresos, reduccin de costes y eliminacin de riesgos.

Creacin de una BPM social ms inteligente con una plataforma de negocio inteligente
el resultado de un proceso debe ofrecer o aadir valor al cliente, independientemente de si es interno o externo. la aplicacin de la tecnologa social al proceso puede hacerlo ms resistente, la gestin puede aumentar su eficacia, y la toma de decisiones con anlisis integrados puede mejorar su capacidad de respuesta. as pues, existe un solapamiento considerable entre la BPM en el dominio social (BPM social) y la forma en la que apoya y refuerza los conceptos de las operaciones de negocio inteligentes. las compaas que ponen en prctica una estrategia de tres disciplinas (BPM, anlisis integrados y colaboracin social) en un entorno integrado estn dando pasos concretos a fin de sacar el mximo partido a la tecnologa para lograr la excelencia operativa.

BPM inteligente y social

Desafos superados gracias a una plataforma de negocio inteligente

los eventos son los datos obtenidos da a da, minuto a minuto y segundo a segundo que ofrecen informacin valiosa sobre la salud y el estado de la empresa; son proporcionados por los empleados, los clientes, los proveedores de servicios externos y la infraestructura de ti. una plataforma de negocio inteligente puede captar este ecosistema de eventos (generados por millones de datos, miles de millones de transacciones y billones de interacciones) y buscar patrones: combinaciones de eventos que, de forma conjunta, indican oportunidades, riesgos o excepciones. en la actualidad, una amplia mayora de las compaas son incapaces de procesar eventos correctamente, por lo que se desperdicia este entorno abundante de informacin en tiempo real, as como numerosas oportunidades competitivas. cmo sabe una compaa si esta situacin se aplica a ella? las empresas suelen describir los siguientes casos o problemas: Desafo: Los empleados dedican demasiado tiempo a tomar decisiones rutinarias. Cuando se encuentran con una situacin que requiere sus conocimientos, la mayora de las veces no disponen de informacin comprensible que les permita tomar la mejor decisin rpidamente. Solucin: capte la mayor cantidad posible de informacin relacionada con el evento (esto suele denominarse "proporcionar a la empresa la capacidad para responder a eventos") y, a continuacin, supervise dichos eventos y analcelos con objeto de identificar patrones. Permita que la informacin relativa a estos eventos est disponible para los empleados con las herramientas de visualizacin de datos adecuadas para ayudarles a detectar anomalas y tendencias. al mismo tiempo, estos patrones forman la base sobre la que se automatizan los procesos y se aplican las reglas de toma de decisiones basadas en la tecnologa. estas, a su vez, comienzan a aliviar cargas innecesarias de los empleados, lo que mejora su capacidad de centrarse en aplicar su juicio en las reas y los momentos ms relevantes. aumente an ms su capacidad de recopilar informacin mediante las plataformas de colaboracin social que les ayudan a trabajar de forma conjunta y aprender de otras personas, tanto en el presente como en el futuro.

BPM inteligente y social

Desafo: Los procesos de los sistemas de informacin no reflejan de forma precisa la manera en la que se realiza el trabajo o no satisfacen las necesidades del cliente final. Las soluciones automatizadas requieren pasos innecesarios o maniobras extraas. Solucin: las tecnologas sociales pueden facilitar directamente la realizacin de estos pasos y maniobras intiles permitiendo a los empleados compartir consejos y recomendaciones, a fin de sacar el mximo provecho de una situacin poco eficaz. al mismo tiempo, utilizando patrones identificados en los eventos, evale su impacto comercial (tanto positivo como negativo). defina un nuevo proceso de negocio que saque el mximo partido a la informacin de estos patrones o redefina los procesos existentes para mejorarlos; la colaboracin social puede ayudar a recopilar e incorporar opiniones de las personas que llevan a cabo el trabajo. aplique los cambios necesarios y las soluciones tecnolgicas de apoyo, asegurndose de que tienen capacidad de respuesta a eventos para recopilar datos valiosos sobre el rendimiento y las operaciones que se puedan utilizar en tareas posteriores. utilice un manual operativo inteligente para asegurarse de que el nuevo proceso se comprende correctamente de inmediato, y de que la compaa entiende cundo y cmo se van a aplicar los cambios. Desafo: A los empleados les resulta complicado localizar la informacin adecuada para llevar a cabo su trabajo. Si tienen que formular una pregunta, es difcil dar con la persona adecuada para preguntar u obtener una respuesta a tiempo. Solucin: no se debe subestimar la importancia de la colaboracin social y de un manual operativo inteligente a la hora de resolver los problemas relacionados con los procesos. incluso las empresas mejor dirigidas necesitan una forma de localizar de forma rpida y precisa a expertos y comunidades de inters. estas empresas han logrado ser las "mejor dirigidas" gracias a una comunicacin coherente y completa sobre los procesos mediante una plataforma de manual operativo inteligente. la compaa es responsable de proporcionar lugares en los que se puedan publicar datos consistentes sobre la informacin de los procesos, as como dirigirlos a los usuarios correspondientes. al hacer esto, podr ver cmo un entorno social genera energa creativa entre los empleados para mejorar dichos procesos.

BPM inteligente y social

Desafo: Los procesos suelen carecer de control, as como de comprensin comn entre los empleados, y ofrecen escasas herramientas que se puedan utilizar para visualizar cmo se realizan o si se cumplen los estndares. Solucin: los anlisis integrados pueden proporcionar informacin valiosa sobre el rendimiento de los procesos; no obstante, la compaa debe asegurarse de que est evaluando los factores correctos. documente los procesos de principio a fin desde la perspectiva del usuario final, e incluya controles y datos adecuados de forma estratgica a las necesidades de la empresa. utilice la colaboracin social para atraer al mayor abanico posible de PYMe y personas interesadas, y revise las situaciones para comprender la implicacin de la variacin, asegurndose de que las consecuencias de los eventos se entienden y documentan correctamente. determine cmo la tecnologa de visualizacin de datos puede aprovechar estos eventos para producir paneles de control adecuados y mediciones basadas en las actividades que ayuden a los empleados a comprobar cmo estn realizando su trabajo. automatice los procesos en los que la manipulacin de informacin se lleva a cabo de manera rutinaria e implante puntos de contacto mediante tecnologa social para centrarse en la adopcin y la mejora continua. asegrese de que los usuarios finales confirmen y acepten los nuevos mtodos de trabajo, e incorpore auditoras para demostrar que el trabajo se realiza de conformidad con la normativa. la puesta en prctica de esta estrategia para convertir el problema de los procesos fundamentales en una oportunidad de capacidad de respuesta a eventos ayudar a transformar una compaa desfasada en una empresa que puede tomar decisiones correctas siempre que la situacin as lo exija. Desafo: Los empleados requieren varios sistemas desconectados para realizar su trabajo. A menudo, los datos comunes no estn sincronizados, lo que dificulta la bsqueda de respuestas oficiales a las preguntas. Solucin: a diferencia de las estrategias que consisten en eliminar y sustituir, populares hace una dcada, las compaas actuales comprenden que la puesta en prctica de conductos rgidos de transmisin de informacin no es negativa, siempre que estas aplicaciones se puedan comunicar. uno de los puntos esenciales de la integracin de sistemas se centra en los propios datos, hecho que debe tenerse en cuenta. cmo se gestionan los datos de forma coherente, sin conflictos, con una buena gestin y de manera que las personas y los procesos los comprendan y no les resulten ambiguas? estos sistemas tambin son una fuente de eventos. cmo se pueden capturar y aprovechar para mejorar la toma de decisiones? solo los datos y eventos fiables y de calidad permiten tomar decisiones correctas (ya sea de forma automtica o realizadas por humanos). as pues, la importancia de la gestin de datos maestros y del flujo de datos en la infraestructura de ti forma los cimientos de cualquier estrategia global para las operaciones de negocio inteligentes. en este sector, las tecnologas sociales tambin pueden desempear una funcin importante a la hora de trabajar conjuntamente y garantizar que las personas implicadas dispongan de un mecanismo para colaborar y resolver los problemas conforme se producen y de cara al futuro.

BPM inteligente y social

Capacidades de una plataforma de negocio inteligente

Para resolver todos estos desafos directamente, es necesaria una estrategia interdisciplinaria y una aplicacin slida de tecnologa bien enlazada entre s, con objeto de proporcionar un entorno integrado para crear soluciones de negocio. Identificacin: la informacin relativa al proceso y la perspectiva del usuario final con respecto al problema se pueden capturar y analizar, lo que ofrece un mecanismo para evaluar mejoras y apoyar la colaboracin. Manual operativo: una distribucin, dirigida y controlada por cambios, de la informacin de procesos que sirva como referencia oficial sobre cmo se realiza el trabajo en la compaa. Automatizacin de procesos: el motor de ejecucin de procesos que proporciona un entorno integrado en el que el trabajo se puede llevar a cabo; permite la integracin de otros componentes dentro de la empresa y la infraestructura de ti. Gestin de personal: estrategia implantada para adecuar los recursos humanos a los procesos, de forma que se realicen de forma adaptable con respecto a un entorno cambiante y apoye las respuestas especficas a eventos. Tecnologa social: un tipo de tecnologas que incluye discusiones sobre las reas de inters (publicacin y enlace de contenido), conferencias web y de chat en tiempo real, y encuestas, todo en un marco de trabajo contextual adaptado a las necesidades estratgicas. Reglas de negocio: tecnologa que incluye desde la toma de decisiones sencillas hasta el procesamiento de eventos complejos, y ofrece un resultado concreto basado en las condiciones suministradas. las versiones ms sofisticadas generan resultados predictivos y pronsticos que proporcionan a la empresa una ventaja competitiva. Anlisis: representacin de datos de forma que se puedan identificar las anomalas, las tendencias y los patrones; implica la agrupacin de grandes cantidades de datos para mostrar informacin importante que se podra pasar por alto de otra manera. Inteligencia de eventos: la capacidad de controlar, analizar e identificar patrones de eventos, as como proporcionar estos datos a otros componentes en un entorno operativo integrado para tomar las medidas adecuadas.

BPM inteligente y social

adems, una plataforma de negocio inteligente debe contar con el apoyo de capacidades informticas que garanticen la integracin en la empresa. esta integracin se puede clasificar en tres reas: Eventos: indicadores temporales que representan el estado de la compaa. Ms que tratarse de simples "avisos", tienen un valor semntico asociado que proporciona una base de evaluacin y comunicacin sobre el estado. Servicios: componentes que sirven para tomar medidas en la empresa. de forma individual, realizan actividades discretas; en grupo, representan el abanico de trabajo que puede llevar a cabo la infraestructura de ti. Datos: informacin concreta que sirve como referencia constante para la compaa, a menudo "encerrada" en aplicaciones individuales, pero que resulta necesaria para el rendimiento de las actividades laborales de las personas y los sistemas.

Conclusin
transmitir la informacin adecuada a las personas pertinentes, en el momento oportuno y en el debido contexto solo es posible en una empresa con capacidad de respuesta a eventos. aunque se producen eventos en todas partes, la tecnologa necesaria para buscarlos, analizarlos y responder a ellos en el mejor momento es muy difcil de encontrar. el uso de datos estadsticos, inteligencia de negocio o una gestin clsica de procesos puede no ser suficiente, ya que funcionan de manera excesivamente lenta y estn diseados para tomar decisiones estratgicas de mayor calado. gracias a la combinacin del valor inherente de las proposiciones de BPM social y las operaciones de negocio inteligentes, por un lado, y las capacidades diseadas con objeto de aprovechar los eventos para obtener una ventaja competitiva, por otro, es posible actuar de manera inmediata. si se construye con la tecnologa adecuada y se centra en los eventos, una plataforma de negocio inteligente supone una forma de proporcionar valor concreto a las operaciones de negocio que estn teniendo lugar actualmente, no seis meses despus.

Lectura recomendada
Social BPM: Getting to Doing (BPM social: lograr hacer) de Gartner, Elise Olding, 9 de marzo de 2011. The Trend Toward Intelligent Business Operations, (La tendencia hacia unas operaciones de negocio inteligentes) de Gartner, W. Roy Schulte, Janelle B. Hill y Nigel Rayner, 24 de junio de 2011.

todas las afirmaciones contenidas en este informe atribuidas a gartner representan la interpretacin realizada por tiBco de los datos, los estudios de opinin o los puntos de vista publicados en un servicio de suscripcin a travs de agencia por gartner, inc., y no han sido revisados por gartner. cada publicacin de gartner es vlida a fecha de su publicacin original (no a fecha de este informe tcnico). las opiniones expresadas en las publicaciones de gartner no representan hechos y estn sujetos a cambios sin previo aviso.

oficina central 3307 Hillview avenue edificio Puerta de europa torre este28046 Madrid

Tel.: +1 650-846-1000 +1 800-420-8450 Fax: +1 650-846-1005

www.tibco.com

2012 TIBCO, TIBCO Software y The Two-Second Advantage son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de TIBCO Software Inc. y sus filiales en Estados Unidos y otros pases. Todos los dems productos, nombres y marcas de empresas que aparecen en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios y slo se mencionan por motivos de identificacin.