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Es inconcebible, reunir a un grupo de personas en una organizacin, para improvisar acerca de algunos temas, que no estn bien definidos, no se est claro de cules son los objetivos de la reunin, no hay una lista de temas para tratar en la reunin, y esto puede generar en el ambiente demasiada inconformidad, confusin, aburrimiento, apata, y desagrado. Captulo 2:
El Ambiente, La lista de los asistentes, El porcentaje mximo de ausentes permitidos, Si requiere repartir convocatorias a los convocados, Si requiere repartir comunicados a los convocados, Si requiere elaborar un acta de la reunin, Si requiere realizar una lista de los presentes, Si la reunin amerita sancionar a los que no asistan.
Cuando se planifican todas estos detalles, se hace muy significativa la reunin, ya que si es necesario darle carcter de reunin formal, tomando en cuenta los pasos previos, en medio de la reunin, y posteriores a la reunin, puede darle carcter de reunin formal, a los involucrados desde el primer momento que reciben la convocatoria, al recibir un comunicado escrito, al verse incluidos en la lista de asistentes, y al ver que se est llevando a cabo un acta de reunin, para dejar plasmada las decisiones finales. Esto permite que desde el primer momento, los convocados, le den mayor importancia a la reunin, por el slo hecho, de percibir, que la reunin tiene carcter formal. En caso de ser una reunin sencilla, tambin lo percibirn desde el primer momento, de acuerdo a como la organizacin se lo transmita. En el caso de que la reunin sea de poca importancia, y para tratar temas menos urgentes, y pueda darse la reunin de manera improvisada, ya los empleados podran ver el carcter de la reunin, desde el primer momento que son convocados, en medio de la reunin y luego de ella, ya que este tipo de reunin, no amerita, convocatorias, ni actas, ni listado de asistentes, ni comunicados. Captulo 3:
reunin, las expectativas que se tiene la organizacin, para con todos los involucrados en la reunin, y en el caso, de que la reunin sea participativa, el tipo de participaciones, que desea la organizacin, por parte de los presentes en la reunin. Cuando todas estas informaciones, son manejadas con anticipacin, antes de comenzar propiamente a tratar los temas de la reunin, estas primeras bases, le darn mayor efectividad al proceso de la reunin, desde el principio, hasta el final. Captulo 4:
6. Incomodidad por el tema a tratarse, etc. Hay muchos ambientes socioemocionales, que pueden presentarse en una reunin, e incluso antes de darse por comenzada, ya se puede visualizar la actitud general del grupo, o por lo menos de la mayora, e incluso dependiendo del tema a tratarse, muchas
veces se pueden prever las actitudes, que se pueden esperar de los convocados, por ello, es necesario, planificar el ambiente propicio, al momento de planificar los asuntos y detalles de la reunin. Hay factores que pueden estimular una ambiente propicio, para dar la reunin, veamos algunos ejemplos: Una mesa para refrigerio, dispuesta en la sala de reunin,
Una decoracin especial, que le de carcter de importancia a los asistentes, Proyectar un video que sea ameno y que guarde alguna relacin con la reunin. Mantener una msica tranquila de fondo, La presentacin visual, del moderador de la reunin. Etc.
Hay muchos recursos, que con un poco de creatividad se pueden usar para adecuar el ambiente, y mantener relajados y quietos a los presentes. Captulo 5: