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Reuniones.

Cmo hacerlas con xito


Reuniones. Cmo hacerlas con xito, la mayora de los asuntos que tienen que resolverse con xito en una organizacin se pueden llevar a cabo ms eficazmente cuando son expuestos, atacados, analizados y aprobados en reuniones. Es por este motivo que las reuniones dentro de una organizacin son un asunto de gran importancia. Captulo 1:

Reuniones. Planifique aspectos importantes de la reunin


Para que una determinada reunin pueda ser productiva, se necesita que haya habido una planificacin previa, acerca de todos los asuntos concernientes a la reunin, asuntos tales como: Objetivo de la reunin, Cantidad de tpicos a tratar, Tema principal, Temas secundarios, Problemtica a resolver, Estilo de reunin, participativa o informativa, etc Normas generales para efectuarse la reunin, Soluciones, Alternativas, Sugerencias.

Es inconcebible, reunir a un grupo de personas en una organizacin, para improvisar acerca de algunos temas, que no estn bien definidos, no se est claro de cules son los objetivos de la reunin, no hay una lista de temas para tratar en la reunin, y esto puede generar en el ambiente demasiada inconformidad, confusin, aburrimiento, apata, y desagrado. Captulo 2:

Reuniones. Determine los detalles de la reunin


Para que una determinada reunin pueda ser efectiva al momento de efectuarse, es necesario planificar previamente, algunos detalles: El tiempo de duracin,

El Ambiente, La lista de los asistentes, El porcentaje mximo de ausentes permitidos, Si requiere repartir convocatorias a los convocados, Si requiere repartir comunicados a los convocados, Si requiere elaborar un acta de la reunin, Si requiere realizar una lista de los presentes, Si la reunin amerita sancionar a los que no asistan.

Cuando se planifican todas estos detalles, se hace muy significativa la reunin, ya que si es necesario darle carcter de reunin formal, tomando en cuenta los pasos previos, en medio de la reunin, y posteriores a la reunin, puede darle carcter de reunin formal, a los involucrados desde el primer momento que reciben la convocatoria, al recibir un comunicado escrito, al verse incluidos en la lista de asistentes, y al ver que se est llevando a cabo un acta de reunin, para dejar plasmada las decisiones finales. Esto permite que desde el primer momento, los convocados, le den mayor importancia a la reunin, por el slo hecho, de percibir, que la reunin tiene carcter formal. En caso de ser una reunin sencilla, tambin lo percibirn desde el primer momento, de acuerdo a como la organizacin se lo transmita. En el caso de que la reunin sea de poca importancia, y para tratar temas menos urgentes, y pueda darse la reunin de manera improvisada, ya los empleados podran ver el carcter de la reunin, desde el primer momento que son convocados, en medio de la reunin y luego de ella, ya que este tipo de reunin, no amerita, convocatorias, ni actas, ni listado de asistentes, ni comunicados. Captulo 3:

Reuniones. Comunique las expectativas a los convocados


La comunicacin, es un factor determinante en toda organizacin, no solamente es necesario, planificar todos los aspectos de la reunin, y todos los detalles, tambin es de gran importancia, transmitirle estos detalles, y aspectos de la reunin, a todos los convocados, mientras ms pronto se les comunique los detalles y aspectos de la reunin, mayor grado de asertividad tiene el proceso de la comunicacin, con los convocados. Antes de comenzar la reunin, es necesario comunicar a los presentes, los puntos a tratar, los objetivos previstos para tal reunin, las normas de la 2

reunin, las expectativas que se tiene la organizacin, para con todos los involucrados en la reunin, y en el caso, de que la reunin sea participativa, el tipo de participaciones, que desea la organizacin, por parte de los presentes en la reunin. Cuando todas estas informaciones, son manejadas con anticipacin, antes de comenzar propiamente a tratar los temas de la reunin, estas primeras bases, le darn mayor efectividad al proceso de la reunin, desde el principio, hasta el final. Captulo 4:

Reuniones. Condicione el ambiente


El ambiente, es un factor muy importante e imprescindible en la realizacin de la reunin, cuando tratamos el tema de ambiente adecuado para llevar a cabo la reunin, nos referimos a dos tipos de ambientes: 1,.- Ambiente fsico: Es el lugar seleccionado para estar en el tiempo de la reunin, este debera ser cmodo, que no permita que hayan interferencia por ruidos externos, que el clima no sea un factor de impedimento, que no haya recursos visuales, que distraigan a los presentes. Que el espacio fsico sea correspondiente a la cantidad de presentes, que haya asientos para todos, que no haya obstculos de olores desagradables, o por el contrario, olores que estimulen a los presentes a pensar en otras cosas, etc. 2.- Ambiente Socio-emocional: Todos los seres humanos, tenemos sentimientos, emociones, problemas, maneras diferentes de enfrentar los problemas, y muchsimas caractersticas de la personalidad que nos diferencia a unos de otros, sin embargo, hay ambientes, que aunque no podemos controlar el interior de las personas, podemos controlar el ambiente exterior, para poder hacer calmar las incomodidades que puedan estar sintiendo las personas que estn en la reunin. Todos podemos saber cuando en una reunin hay en el ambiente: 1. 2. 3. 4. 5. Tensiones, problemas entre los compaeros, Tensin por un problema general sin solucionar, Preocupacin por las expectativas de la reunin, Apata por no haber credibilidad en la organizacin, Rebelda general de los asistentes,

6. Incomodidad por el tema a tratarse, etc. Hay muchos ambientes socioemocionales, que pueden presentarse en una reunin, e incluso antes de darse por comenzada, ya se puede visualizar la actitud general del grupo, o por lo menos de la mayora, e incluso dependiendo del tema a tratarse, muchas

veces se pueden prever las actitudes, que se pueden esperar de los convocados, por ello, es necesario, planificar el ambiente propicio, al momento de planificar los asuntos y detalles de la reunin. Hay factores que pueden estimular una ambiente propicio, para dar la reunin, veamos algunos ejemplos: Una mesa para refrigerio, dispuesta en la sala de reunin,

Una decoracin especial, que le de carcter de importancia a los asistentes, Proyectar un video que sea ameno y que guarde alguna relacin con la reunin. Mantener una msica tranquila de fondo, La presentacin visual, del moderador de la reunin. Etc.

Hay muchos recursos, que con un poco de creatividad se pueden usar para adecuar el ambiente, y mantener relajados y quietos a los presentes. Captulo 5:

Reuniones. Guarde una constancia de tal reunin


Reunin mientras ms importantes, y mayores resultados se esperan de ella, a largo, mediano o corto plazo, siempre es imprescindible, guardar una copia de la reunin, donde se archive las ideas, sugerencias, soluciones, normas, y dems situaciones resueltas en una reunin, e incluso guardar constancia, si hay algunos asuntos que se citaron como alternativas, para ser temas de discusin en reuniones posteriores. Lo importante no es solamente guardar las constancias, los comunicados, y todos los documentos relacionados con las reuniones en la organizacin, sino que tambin es necesario, que constantemente, se estn haciendo nfasis dentro de la organizacin, acerca de todos y cada uno de los acuerdos que se han concretado en cada una de las reuniones, sobre todo los que tienen mayor trascendencia, y que pueden ser fcilmente olvidados por el resto del grupo. Otro dato importante, es que si hay una reunin por hacerse, y tiene mucho en comn con reuniones anteriores, sera muy excelente antes de comenzar la nueva reunin, leer el acta correspondiente a los asuntos tratados en aquella dicha reunin, y proseguir luego con los asuntos relativos, que conciernen a la nueva reunin, esto le dar mayor fuerza al tema de discusin, a permitir aclaratorias, recordatorios, y hasta informacin, a los nuevos asistentes, que no estuvieron en la anterior reunin.