Captulo I.

Marco conceptual

Digitalizar. Captura digital de los documentos hacia el sistema por medio de un escner para su envo y replicacin electrnica en las dependencias de la institucin con el fin de contar con un seguimiento de cada documento escrito turnado. Medir. Dimensionar el trabajo de las dependencias utilizando indicadores de estado para cada documento dentro del sistema (atendido en tiempo, atendido fuera de tiempo, pendiente y no atendido) para generar reportes de desempeo. Mejorar. Aumentar la velocidad del tiempo de respuesta a solicitudes entre los integrantes de la institucin. Agilizar. Reduccin del tiempo en la atencin de las solicitudes escritas del promedio actual de 12 das a un mximo de 7 das hbiles. Respaldar. Mantener copias de los documentos en papel mediante documento mediante repositorios electrnicos para su manipulacin digital. Recuperar. Encontrar un documento electrnico por medio de bsquedas o reportes electrnicos de forma ms rpida y sencilla que en papel. Organizar. Administrar los documentos electrnicos de manera que puedan ser encontrados fcilmente mediante categoras e ndices. Reducir. Disminuir los costos de material de oficina por medio de la sustitucin de documentos en papel por documentos electrnicos.

31

A continuacin se enlistan cuatro conceptos claves concernientes al marco de la investigacin.

1.1 Temas de relevancia

A continuacin se presentan temas de relevancia que se abarcan en varias partes de este trabajo.

1.1.1 ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 es uno de los estndares especificados por la Organizacin Internacional para Estandarizaciones o por sus siglas en ingls ISO (International Organization for Standardization) el cul es el desarrollador y publicador de estndares internacionales ms grande del mundo. La ISO es una organizacin no gubernamental conformado por una red de institutos en 157 pases (incluido Mxico) con una secretaria coordinadora central en Suiza [ISO 9001, 2008]. En especfico, el estndar ISO 9001:2000 provee una seria de requisitos estndares para los sistemas de administracin o gestin de la calidad independiente del tamao, giro y sector de la organizacin. Pertenece a la familia de los estndares ISO 9000 que representan un conjunto de buenas prcticas para todo lo relacionado con la gestin de la calidad. La importancia de ISO 9001:2000 radica en que es el nico estndar de la familia ISO 9000 que ofrece certificacin para una organizacin. En la prctica ISO 9001:2000 provee de un marco de trabajo probado para afrontar de forma sistemtica la gestin de los procesos de una organizacin para que ofrezca productos que satisfagan las necesidades y expectativas del consumidor; es decir; dicta los requerimientos que un sistema de gestin de calidad debe cumplir para cualquier organizacin que ofrezca algn tipo de producto y/o servicio al consumidor.

1.1.2 Documentos y su ciclo de vida

Un documento es una cantidad conjunta de datos, creado con el nico propsito de transferir o hacer que prevalezca informacin. Un documento generalmente se encuentra en formato de texto, pero puede estar acompaado de objetos como imgenes, voz y video.

32

Desde el punto de vista de la informtica, la forma del almacenamiento de un documento est estrechamente relacionada con la manera en que se quiere recuperarlo. Si lo que se quiere es recuperar los documentos por medio de un identificador, se almacenaran como base de datos de documentos, es decir, un ndice hacia documentos externos, pero si lo que se quiere es recuperar informacin independiente de donde se encuentre, se est hablando de una recuperacin basada en contenido y los documentos se deben almacenar completamente indizando cada palabra de los mismos. Esto esta mostrado en la Tabla 1.
Tabla 1. Almacenaje vs recuperacin de documentos.

Tipo de Recuperacin Usando un identificador

Tipo de almacenaje Base de datos con identificadores a documentos externos.

Por tema o palabra clave basada en contenido

Base de datos de documentos fsicamente digitalizados e indizados por palabra.

Adems de su almacenamiento y recuperacin, uno de los avances ms significativos en la administracin electrnica de documentos es el establecimiento de un flujo de trabajo del mismo para obtener un seguimiento de este a lo largo de su ciclo de vida. Este flujo de trabajo establece las reglas para la generacin, intercambio y envo de los documentos actuando como un administrador de los procesos de informacin, asegurando la integridad de los mismos pues hay que recordar que durante este ciclo de vida, un documento puede cambiar, puede ser editado, ligado a otros documentos o incorporar nuevos elementos a su estructura. Otra parte importante del ciclo de vida de los documentos es que se deben abordar como objetos independientes con atributos y elementos propios, altamente voltiles y sobre todo, pueden evolucionar en diferentes versiones, las cuales deben estar bien documentadas de manera que se pueda tener un seguimiento de las mismas y en caso necesario, regresar a una anterior.