Manual de funciones en Excel para microempresarios I.

Ingreso de datos

a) Seleccionando una casilla Para ingresar datos en Excel tan solo debemos hacer click con el cursor con forma de cruz en una de las casillas disponibles

Casilla

Cursor con forma de cruz

Una vez seleccionada la casilla tan solo se debe escribir, una vez terminado el ingreso de datos debemos dar enter.

b) Agrandando la casilla Para agrandar la columna en la que se ha escrito debemos posicionarnos entre las columnas en la parte superior de la hoja de clculo, y hacer doble click, como se muestra el a imagen a continuacin. Hecho esto se agrandara la columna El cursor tomara esta forma, cuando pase esto debemos hacer doble click

c) Correccin de datos Para corregir algn dato mal ingresado, debemos hacer click en la casilla en la que hemos escrito. Una vez estando ah tambin lo escrito aparecer en una barra superior, como se muestra en la imagen.

En esta barra superior aparecer lo que hemos escrito

Luego se debe hacer click en esta barra superior y corregir

Nota: Tambin se puede corregir haciendo doble click en la casilla que queremos corregir

d) Guardando los datos Una vez ingresados los datos debemos guardar nuestro trabajo, para esto vamos al smbolo superior con forma de disquete. Smbolo con forma de disquete

Al hacer click en este smbolo aparecer el cuadro de dialogo que aparece en la imagen a continuacin. En este se podr seleccionar el lugar en que se quiere guardar el documento. Tambin se podr poner un nombre al documento.

Aqu le daremos un nombre a nuestro documento

Aqu podemos seleccionar el lugar en que queremos guardar nuestro documento Clickeamos en guardar y habremos salvado nuestro documento

Nota: Una vez guardado nuestro documento tan solo se deber presionar el smbolo con forma de disquete

II.

Confeccin de planillas.

Una vez que hemos aprendido a ingresar datos podemos hacer listado de cosas. A continuacin se muestra un listado con las ventas realizadas por una empresa cualquiera.

Una vez confeccionada la lista debemos darle un nombre, para esto debemos hacer doble click en la pestaa que aparece en la parte inferior de la hoja.

Pestaa de la parte inferior. Al hacerle doble click las palabras se pondrn negras, cuando pase esto tan solo debemos escribir

Una vez escrito tan solo debemos apretar en el teclado el botn enter. Una vez que hemos escrito la lista y le hemos dado un nombre en la pestaa inferior, podemos crear una nueva lista en el mismo libro, para esto tan solo hacemos click en la pestaa que aparece al lado de la ya creada. Un a hecho esto procedemos a repetir el proceso de escribir la lista y darle un nombre

Nueva hoja de nuestro libro, para el caso hemos hecho la hoja gastos de una empresa cualquiera

Una vez que hemos hecho varias hojas quizs queramos agregar ms, para esto tan solo se debe hacer click en la pestaa que aparece al lado de todas las hojas y se agregara una nueva hoja.

Pestaa que nos permitir agregar ms hojas a nuestro libro

III.

Sumar en Excel

Una vez que hemos aprendido a agregar hojas a nuestro libro en Excel y hemos hecho nuestra lista de datos, aprenderemos a sumar. Primero nos ubicaremos en una celda vaca, luego en esta, procedemos a escribir lo siguiente: =suma( , sin las comillas. Como aparece en la siguiente imagen. Nota1: Para escribir los smbolos de parntesis () presionamos el botn control y el botn que contiene el simbol de parntesis que aparece comnmente junto al botn 8 del teclado. Nota2: Para escribir el smbolo = presonamos el botn control y el smbolo = que aparece comnmente junto al botn cero del teclado.

Luego debemos seleccionar la lista de nmeros que queremos sumar, para esto hacemos click en la primera casilla que queremos seleccionar y sin dejar de presionar el botn izquierdo del mouse arrastramos por los datos que queremos sumar. As automticamente en la funcin suma que hemos escrito se escribirn los datos que hemos seleccionado.

Finalmente cerramos el parntesis y presionamos el botn enter del teclado. As obtenemos fcilmente la suma de la lista de datos.

IV.

Restar en Excel

Para restar en Excel debemos seleccionar una casilla vaca y escribir el smbolo = sin comillas. Al escribir este smbolo le estamos diciendo al programa que ingresaremos datos o funciones.

En esta casilla escribimos el signo =

Luego seleccionamos el primer dato a restar solo clickeando sobre la casilla que lo contiene

Cuando clickeamos en la casilla aparecer en la casilla en que queremos restar la ubicacin seleccionada, en este caso es la columna c fila 11

Una vez hecho esto escribimos el smbolo resta que tambin puede ser nombrado como guin en nuestro teclado -, y seleccionamos la otra casilla que queremos restar, tal como se muestra en la imagen.

Una vez terminado presionamos el botn enter y obtenemos el resultado

V.

Operar en diferentes hojas con Excel

Cuando se tienen los datos en diferentes hojas es de utilidad saber como operar para poder obtener resultados. Para esto usaremos como ejemplo una empresa que haya decidido tener los gastos y las ventas por separado. Vamos a seleccionar una casilla vaca en la hoja gastos, en ella escribiremos el datos que queremos obtener, para este caso ser diferencia entre ventas y gastos. Una vez hecho esto vamos a escribir el signo igual = como aparece en la imagen.

A continuacin volveremos a la hoja ventas y seleccionaremos el total de ventas, tan solo clickeando sobre la casilla. Hecho esto esta casilla aparecer encerrada en lneas punteadas.

Luego volvemos a la hoja gastos escribimos el smbolo menos - y seleccionamos la casilla a restar. Luego presionamos el botn enter del teclado y obtenemos la resta.