EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR

EL SGC OBJETIVO GENERAL

Hoja 1 de 23

Estructurar TODA la documentacin (formatos, registros, instructivos, procedimientos), y la poltica de la calidad requerida por ISO 9001:2008; reflejarlas en el manual de la calidad que habr de regir el sistema de gestin de la calidad (SGC) de la INSTITUCIN.

CONTENIDO TEMTICO:

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 2 de 23

OBJETIVO DEL SGC DE LA INSTITUCIN: ISO 9001:2008 Recordemos: 1.1 Generalidades (a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables y; (b)aspira a aumentar la satisfaccin del cliente a travs de la aplicacin eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables. NOTA 1: En esta Norma Internacional, el trmino "producto" se aplica al producto destinado a un cliente, o solicitado por el o por los procesos de realizacin del producto. Esto aplica a cualquier resultado previsto resultante de los procesos de realizacin del producto, incluyendo las compras. NOTA 2: Los requisitos legales y reglamentarios pueden expresarse como requisitos jurdicos. Objetivo estratgico del sistema de gestin de la calidad (SGC) de la INSTITUCIN:

ISO 9001:2008
0.2 Enfoque basado en procesos
del siguiente proceso.

Esta Norma Internacional promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestin de la calidad, para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para que una organizacin funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre s. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 3 de 23

La aplicacin de un sistema de procesos dentro de la organizacin, junto con la identificacin e interacciones de estos procesos, as como su gestin para producir el resultado deseado, puede denominarse como "enfoque basado en procesos". Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como sobre su combinacin e interaccin. Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestin de la calidad, enfatiza la importancia de: a) la comprensin y el cumplimiento de los requisitos, b) la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor, c) la obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso, y d) la mejora continua de los procesos con base a mediciones objetivas. El modelo de un sistema de la calidad basado en procesos se muestra en la figura 1 ilustra los vnculos entre los procesos presentados en los captulos 4 a 8. Esta figura muestra que los clientes juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de entrada. El seguimiento de la satisfaccin del cliente requiere la evaluacin de la informacin relativa a la percepcin del cliente acerca de si la organizacin ha cumplido sus requisitos. El modelo mostrado en la figura 1 cubre todos los requisitos de esta Norma Internacional, pero no refleja los procesos en forma detallada. NOTA: De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodologa conocida como "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). PHVA puede describirse brevemente como: Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin; Hacer: implementar los procesos; Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos Figura 1 Modelo de un sistema de gestin de la para el producto e informar sobre los resultados; calidad basado en los procesos Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC 4

Hoja 4 de 23

Sistema de gestin de la calidad La organizacin debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad y ISO 9001:2008 mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. 4.1 Requisitos La organizacin debe generales a) identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad y su aplicacin a travs de la organizacin (vase 1.2), b) determinar la secuencia e interaccin de estos procesos, c) determinar los criterios y los mtodos necesarios para asegurarse que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces, d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos. e) realizar el seguimiento, la medicin (cuando sea aplicable) y el anlisis de estos procesos, e f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. La organizacin debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. En los casos en que la organizacin opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte a la conformidad del producto con los requisitos, la organizacin debe asegurarse de controlar tales procesos. El tipo y grado de control a aplicar sobre dichos procesos contratados externamente debe estar definido dentro del sistema de gestin de la calidad. NOTA 1: Los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad a los que se ha hecho referencia anteriormente incluyen los procesos para las actividades de direccin, la provisin de recursos, la realizacin y medicin del producto el anlisis y la mejora. NOTA 2: Un proceso contratado externamente se identifica como aquel que es necesario para el sistema de gestin de la calidad de la organizacin pero que se decide que lo desempee una parte externa a la organizacin.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 5 de 23

Documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R2

Los procesos existen dentro de la organizacin y el enfoque inicial debera estar limitado a identificarlos y gestionarlos de la manera ms apropiada. No existe un catlogo o lista de procesos que tengan que ser documentados. En base a esta gua, la INSTITUCIN decide que los procesos relacionados con la calidad educativa son (independientemente de cmo se les llame): 1) 2) 3) 4) Gestin institucional (5), Gestin de recursos (6), Provisin del servicio educativo (7), y Anlisis y mejora (8),

El proceso de provisin del servicio educativo se convierte en el proceso central de la INSTITUCIN y conforme al marco legal y normativo actual, se sustenta en competencias, privilegia el aprendizaje significativo y la construccin del conocimiento.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 6 de 23

CONSTRUCCIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD En primer trmino es preciso distinguir proceso y procedimiento: Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. ISO 9000:2005 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso En principio, la institucin construir su SGC con 4 procesos, y 4 procedimientos documentados

Procesos
Provisin del servicio Anlisis y mejora 8 Medicin, anlisis y 8.3 Control del 7 Realizacin del 5 Responsabilidad de la 6 Gestin de los mejora producto no conforme producto direccin recursos 8.1 Generalidades 8.4 Anlisis de datos 7.1 Planificacin de 5.1 Compromiso de 6.1 Suministro de 8.2 Seguimiento y 8.5 Mejora la realizacin del la direccin recursos medicin 8.5.1 Mejora continua producto 5.2 Enfoque al 6.2 Recursos 8.2.1 Satisfaccin del 8.5.2 Accin 7.2 Procesos cliente humanos cliente correctiva relacionados con el 5.3 Poltica de la 8.2.2 AUDITORA 8.5.3 Accin 6.3 Infraestructura cliente calidad INTERNA preventiva. 6.4 Ambiente de 7.3 Diseo y 8.2.3 Seguimiento y 5.4 Planificacin trabajo. desarrollo medicin de los 5.5 procesos 7.4 Compras Responsabilidad, 8.2.4 Seguimiento y autoridad y 7.5 Operaciones de medicin del comunicacin produccin y de producto 5.6 Revisin por la servicio direccin. 7.6 Control de los equipos de medicin y de seguimiento. ISO 9001:2008; 8.2.3 La organizacin debe aplicar mtodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medicin de los procesos del sistema de gestin de la calidad Gestin institucional Gestin de recursos

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC Responsables o dueos de cada proceso: PROCESO 1. Gestin institucional 2. Gestin de recursos 3. Provisin del servicio educativo 4. Anlisis y mejora A manera de ayuda (para efectos de elaborar documentos): El proceso Provisin del servicio educativo involucra 3 protagonistas: 1. Estudiantes, 2. Docentes, y 3. Administracin y servicios de apoyo RESPONSABLE

Hoja 7 de 23

Dejemos por un momento los procesos y veamos lo relativo a la documentacin del SGC. 4.2.1 Generalidades La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir: ISO 9001:2008 a) declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la calidad, 4.2 REQUISITOS DE LA b) un manual de la calidad, DOCUMENTACIN c) los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional, d) los documentos incluidos los registros que la organizacin determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos,

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 8 de 23

NOTA 1: Cuando aparezca el trmino procedimiento documentado dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o ms procedimientos. El requisito de un procedimiento documentado puede cubrirse con ms de un documento. NOTA 2: La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad puede diferir de una organizacin a otra debido a: a) el tamao de la organizacin y el tipo de actividades; b) la complejidad de los procesos y sus interacciones, y c) la competencia del personal. NOTA 3: La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo de medio. Es importante considerar:

Poltica y objetivos de la calidad

ISO 10013 4) Documentacin de sistemas de gestin de la calidad

Documentacin del SGC

Manual de la calidad Planes de mejoras a la calidad

Procedimientos documentados

Instructivos y registros

4.1 Generalidades La forma de organizar la documentacin del sistema de gestin de la calidad normalmente sigue a los procesos de la organizacin o a la estructura de la norma de calidad aplicable, o a una combinacin de ambas. Puede utilizarse cualquier otra forma de organizarla que satisfaga las necesidades de la organizacin. La estructura de la documentacin utilizada en el sistema de gestin de la calidad puede describirse en forma jerrquica. Esta estructura facilita la distribucin, conservacin y entendimiento de la documentacin (Ver figura adjunta) Esto implica iniciar el papeleo con lo que existe en la institucin: REGISTROS E INSTRUCTIVOS

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 9 de 23

Iniciemos de lo fcil a lo difcil Instructivos (ISO los denomina instrucciones de trabajo). Descripcin detallada de cmo realizar y registrar las tareas. ISO 10013 NOTA 1 Las instrucciones de trabajo pueden estar o no documentadas. Trminos y NOTA 2 Las instrucciones de trabajo pueden ser, por ejemplo, descripciones escritas detalladas, diagramas de definiciones flujo, plantillas Formato (ISO los denomina formulario) Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestin de la calidad NOTA: Un formulario se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos. Registros Los formatos (formularios) que se utilicen para registros deberan estar identificados. Debera estar establecido el mtodo requerido para completar, archivar y conservar los registros. Ejemplo: Formato: Registro: La estructura de la documentacin utilizada en el sistema de gestin de la calidad puede describirse en forma jerrquica. Esta estructura facilita la distribucin, conservacin y entendimiento de la documentacin. El Anexo A ilustra una jerarqua tpica de la documentacin del sistema de gestin de la calidad. El desarrollo de una jerarqua depende de las circunstancias de la organizacin. 4.1 Generalidades La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad puede diferir de una organizacin a otra debido a: a) el tamao de la organizacin y el tipo de actividades, b) la complejidad de los procesos y sus interacciones, y c) la competencia del personal. La documentacin del sistema de gestin de la calidad puede incluir definiciones. El vocabulario utilizado debera estar de acuerdo con definiciones y trminos normalizados, los cuales son referenciados en la norma ISO 9000:2005 o en un diccionario de uso general. La documentacin del sistema de gestin de la calidad usualmente incluye lo siguiente:

ISO 10013

Poltica de la calidad y sus objetivos; Instrucciones de trabajo; Especificaciones;

Manual de la calidad; Formularios; Documentos externos;

Procedimientos documentados; Planes de la calidad; Registros.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 10 de 23

La documentacin del sistema de gestin de la calidad puede estar en cualquier tipo de medio, tales como papel o medios electrnicos. NOTA Algunas ventajas del uso de medios electrnicos son las siguientes: a) el personal apropiado tiene acceso a la misma informacin actualizada en todo momento; b) el acceso y los cambios son fcilmente realizados y controlados; c) la distribucin es inmediata y fcilmente controlada con la opcin de imprimir copias en papel; d) existe acceso a los documentos desde ubicaciones remotas; e) retirar documentos obsoletos es fcil y eficaz. Aclaremos: 1. Qu documentar? 2. Cmo (estructura y formato) documentar? 3. Quin se responsabilizar de documentar? Qu documentar? INICIEMOS EL PROCESO DE CONSTRUIR EL SGC DE LA INSTITUCIN PRIMERA TAREA: ESTRATEGIAS PARA LA DOCUMENTACIN: Por favor consideren que cada tarea est destinada a su institucin, de ninguna manera es una tarea para el profesor Vale Recopilar en la tabla anexa TODA la documentacin (registros, instructivos, procedimientos, etc.) que usen en su INSTITUCIN. Por favor consideren todo tipo de documento, sin prejuzgar si ser o no til para el SGC DE LA INSTITUCIN. Por separado, tienen este formato con objeto de que hagan su trabajo sin lmite de ninguna especie. Pos. Nombre del documento Responsable Observaciones 01 02 03 04 05 06 07

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 11 de 23

Para reflexionar: Cul es la relacin entre formato y registro?

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC
ISO 10013 4) Documentacin de sistemas de gestin de la calidad

Hoja 12 de 23

GUA PARA ASIGNAR CLAVES DE IDENTIFICACIN A DOCUMENTOS DEL SGC

PD = Procedimiento documentado

X X X X X X
Requisito/procedimiento Identificacin del documento Nmero consecutivo

01 = Gestin institucional 02 = Gestin de recursos 03 = Servicio educativo 04 = Control de documentos y registros 05 = Auditoras internas 06 = No conformidades

4.7 Formularios (= formatos) Los formularios se desarrollan y mantienen para registrar los datos que demuestren el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestin de la calidad. Los formularios deberan contener un ttulo, nmero de identificacin, estado de revisin y fecha de modificacin. En el manual de la calidad, procedimientos documentados y/o instrucciones de trabajo debera hacerse referencia a los formularios o bien incluirlos como anexos. 4.11 Registros Los registros del sistema de gestin de la calidad muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se estn realizando las actividades establecidas en los procedimientos documentados e instrucciones de trabajo. Los registros deberan indicar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestin de la calidad y de los especificados para el producto. Las responsabilidades para la preparacin de los registros deberan ser consideradas en la documentacin del sistema de gestin de la calidad. NOTA Generalmente los registros no estn bajo control de modificacin, puesto que los registros no estn sujetos a cambio. Los formatos y registros ya existen en la institucin y no necesitamos ms que inventariarlos e identificarlos. Los instructivos (instrucciones de trabajo) existen en la institucin, requieren ser redactados (rediseados) conforme lo establece la norma. DECISIN PARA IDENTIFICAR DOCUMENTOS DEL SGC

IN = Instructivo

Tel. (01222) 224.47.60

RE = Registro

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 13 de 23

Punto importante (importantsimo) Demostracin de conformidad con la Norma ISO 9001:2008 EVIDENCIA OBJETIVA Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. ISO 9000:2005 Nota: La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observacin, medicin, ensayo/prueba u otros medios. La evidencia objetiva no depende necesariamente de la existencia de procedimientos documentados, registros u otros documentos, excepto donde se mencione especficamente en la Norma ISO 9001:2008. En algunos casos, (por ejemplo, en el apartado 7.1 (d) Planificacin de la realizacin del producto, y en el apartado 8.2.4 Seguimiento y medicin del producto), queda a criterio de la institucin determinar qu registros son necesarios para proporcionar esta evidencia objetiva.

Documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R2

La documentacin no debera ser la que dirija los procesos En ningn momento est en el espritu de la IRAM ISO 9001 pretender que una documentacin por ser de gran

IRAM 30000

volumen y compleja, es la ms apta para los sistemas de gestin de la calidad.

4.6 Instrucciones de trabajo 4.6.1 Estructura y formato Las instrucciones de trabajo deberan ser desarrolladas y mantenidas para describir el desempeo de todo trabajo que podra verse afectado adversamente por la falta de tales instrucciones. Existen muchas maneras de preparar y presentar las instrucciones. Las instrucciones de trabajo deberan contener el titulo y una identificacin nica. (Esta informacin est establecida en 4.6.4.) La estructura, formato y nivel de detalle utilizado en las instrucciones de trabajo deberan adaptarse a las necesidades del personal de la organizacin y dependen de la complejidad del trabajo, mtodos utilizados, formacin recibida, y las habilidades y calificaciones de tal personal. La estructura de las instrucciones de trabajo puede variar con respecto a la de los procedimientos documentados. Las instrucciones de trabajo pueden estar incluidas en los procedimientos documentados o hacerse referencia en ellos.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC Trabajemos primero la identificacin nica: GUA PARA ASIGNAR IDENTIFICACIN A DOCUMENTOS DEL SGC DOCUMENTO: PROCESO/PROCEDIMIENTO CLAVE 04 05 06 07 08 08 DOCUMENTOS y REGISTROS GESTIN INSTITUCIONAL GESTIN DE RECURSOS SERVICIO EDUCATIVO AUDITORAS INTERNAS CONTROL DE NO CONFORMIDADES RESPONSABLE

Hoja 14 de 23

Documento: 04RE01 Versin 1.1

Documentos: Manual de la calidad Manual de organizacin Procedimiento documentado: Control de documentos y registros. Procedimiento documentado: Auditoras internas. Procedimiento documentado: Control de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Reglamento interno

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC Instructivo: Gestin de recursos humanos Instructivo: Ambientes de trabajo (aprendizaje) Programa de mantenimiento Instructivo: Gestin de estudiantes. Instructivo: Gestin de servicios de apoyo a la academia. Instructivo: Gua para formato y estructura de documentos. Plan de auditora Evaluacin del proceso de gestin institucional Minuta de la revisin por la direccin Determinacin de requerimientos de los estudiantes Objetivos de la calidad Evaluacin del proceso de gestin de recursos Programa de formacin para docentes y personal administrativo Lista de asistencia a formacin de personal Evaluacin de la efectividad de la formacin Inventario de equipo de computo y actividades de mantenimiento Mantenimiento a instalaciones Gua para asignar identificacin a documentos del SGC ENALM. Evaluacin del proceso de anlisis y mejora Lista de verificacin para auditoras internas. Informe de auditora interna Evaluacin institucional (satisfaccin de estudiantes y desempeo docente) Control de no conformidades

Hoja 15 de 23

IDENTIFICACIN DE DOCUMENTO
CLAVE SIGNIFICADO

NUMERO
CONSECUTIVO

PD IN RE MA

Procedimiento Instructivo. Registro Manual

XX XX XX XX

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC Trabajemos ahora el formato: Definan lo relativo a: Variable Tamao del papel Orientacin Mrgenes Fuente (tipo y tamao) (ttulos, subttulos) Prrafo (alineacin, interlineado, tabulaciones) Autor Ttulo Asunto Comentarios Decisin institucional

Hoja 16 de 23

Continuamos 4.6.2) Contenido Las instrucciones de trabajo deberan describir las actividades crticas. Deberan evitarse detalles que no den mayor control de la actividad. La formacin puede reducir la necesidad de tener instrucciones detalladas, siempre y cuando el personal involucrado tenga la informacin necesaria para hacer su trabajo correctamente. 4.6.3 Tipos de instrucciones de trabajo Aunque no se requiere una estructura o formato para las instrucciones de trabajo, generalmente stas deberan cubrir el propsito y alcance del trabajo y los objetivos, y hacer referencia a los procedimientos documentados pertinentes. En cualquier formato o combinacin que sea seleccionado, las instrucciones de trabajo deberan estar en el orden o secuencia de las operaciones, que reflejen exactamente los requisitos y actividades pertinentes. Un formato o estructura coherente debera ser establecido y mantenido para reducir la confusin e incertidumbre.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 17 de 23

4.6.4 Revisin, aprobacin y modificacin La organizacin debera proporcionar clara evidencia de la revisin y aprobacin de las instrucciones de trabajo y de su estado de revisin y fecha de modificacin. 4.6.5 Registros Cuando sea aplicable, los registros especificados en la instruccin de trabajo deberan definirse en esta seccin o en otra u otras secciones relacionadas. Los registros mnimos requeridos estn identificados en la norma ISO 9001:2008. El mtodo requerido para completar, archivar y conservar los registros debera estar establecido. Los formularios usados para estos registros deberan estar identificados como corresponda. 4.6.6 Identificacin de los cambios Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debera identificarse en el documento o en los anexos apropiados. 4.5 Procedimientos documentados 4.5.1 Estructura y formato La estructura y formato de los procedimientos documentados (en papel o medios electrnicos) deberan estar definidos por la organizacin de las siguientes maneras: texto, diagramas de flujo, tablas, una combinacin de stas, o por cualquier otro mtodo adecuado de acuerdo con las necesidades de la organizacin. Los procedimientos documentados deberan contener la informacin necesaria (vase 4.5.2) y cada uno de ellos una identificacin nica. Los procedimientos documentados pueden hacer referencia a instrucciones de trabajo que definan cmo se desarrolla una actividad. Los procedimientos documentados generalmente describen actividades que competen a funciones diferentes, mientras las instrucciones de trabajo generalmente se aplican a las tareas dentro de una funcin. 4.5.2 Contenido 4.5.2.1 Ttulo El ttulo debera identificar claramente el procedimiento documentado. 4.5.2.2 Propsito El propsito de los procedimientos documentados debera estar definido. 4.5.2.3 Alcance Se debera describir el alcance del procedimiento documentado, incluyendo las reas que cubre y las que no. 4.5.2.4 Responsabilidad y autoridad La responsabilidad y autoridad de las funciones del personal y/o de la organizacin, as como sus interrelaciones asociadas con los procesos y las actividades descritas en el procedimiento, deberan estar identificadas. Para mayor claridad, stas pueden ser descritas en el procedimiento en forma de diagramas de flujo y textos descriptivos, segn sea apropiado. 4.5.2.5 Descripcin de actividades

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 18 de 23

El nivel de detalle puede variar dependiendo de la complejidad de las actividades, los mtodos utilizados, y el nivel de habilidades y formacin necesario para que el personal logre llevar a cabo las actividades. Independientemente del nivel de detalle, los siguientes aspectos deberan considerarse cuando sea aplicable: a) definicin de las necesidades de la organizacin, sus clientes y proveedores; b) descripcin de los procesos mediante texto y/o diagramas de flujo relacionados con las actividades requeridas; c) establecimiento de qu debe hacerse, por quin o por qu funcin de la organizacin; porqu, cundo, dnde y cmo; d) descripcin de los controles del proceso y de los controles de las actividades identificadas; e) definicin de los recursos necesarios para el logro de las actividades (en trminos de personal, formacin, equipos y materiales); f) definicin de la documentacin apropiada relacionada con las actividades requeridas; g) definicin de los elementos de entrada y resultados del proceso; h) definicin de las mediciones a tomar. La organizacin puede decidir que algunos de los aspectos anteriores sea ms apropiado incluirlos en una instruccin de trabajo. 4.5.2.6 Registros Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento documentado deberan definirse en esta seccin del procedimiento documentado o en otra u otras secciones relacionadas. Los formularios que se utilicen para estos registros deberan estar identificados. Debera estar establecido el mtodo requerido para completar, archivar y conservar los registros. 4.5.2.7 Anexos Pueden incluirse anexos que contengan informacin de apoyo al procedimiento documentado, tales como tablas, grficos, diagramas de flujo y formularios. 4.5.3 Revisin, aprobacin y modificacin Debera indicarse la evidencia de la revisin y aprobacin, estado de revisin y fecha de modificacin del procedimiento documentado. 4.5.4 Identificacin de los cambios Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debera estar identificada en el documento o los anexos apropiados.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC El trmino procedimiento documentado aparece solo en 6 prrafos o requisitos de: 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 8.2.2 Auditora interna

Hoja 19 de 23

ISO 9001:2008

8.3

Control de no conformidades

8.5.2 Accin correctiva y 8.53 Accin preventiva Y dado que estos requisitos se pueden incluir en un solo documento (ver hoja 19), se sugiere dejar en solo 4 los procedimientos documentados a establecer, implementar y mantener dentro del SGC de la INSTITUCIN.
ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

4 Procesos

Manual de la calidad

Poltica de la calidad Objetivos de la calidad

Procedimiento: Control de documentos y de registros

Procedimiento: Auditoras internas

Procedimiento: Control de no conformidades, acciones correctivas y preventivas

Instructivos y registros

Instructivos y registros

Instructivos y registros

Instructivos y registros

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 20 de 23

Resumen: Tarea 1: Inventariar toda la documentacin que se integrar al SGC Tarea 2: Estudiar los requisitos ISO para cada proceso (los dueos de cada proceso) 4.4 Manual de la calidad 4.4.1 Contenido El manual de la calidad es nico para cada organizacin. Este informe tcnico permite flexibilidad en la definicin de la estructura, forma, contenido, o el mtodo de presentacin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad para todos los tipos de organizaciones. Una organizacin pequea puede encontrar apropiado incluir la descripcin de su sistema de gestin de la calidad completo dentro de un solo manual, incluyendo todos los procedimientos documentados requeridos por la norma NMX-CC-9001-IMNC. Las organizaciones grandes, las multinacionales, pueden necesitar varios manuales a nivel global, nacional o regional, y una jerarqua ms compleja de documentacin. El manual de la calidad debera incluir el alcance del sistema de gestin de la calidad, los detalles de cualquier exclusin y su justificacin, los procedimientos documentados, o referencia a ellos, y una descripcin de los procesos del sistema de gestin de la calidad y sus interacciones. La informacin acerca de la organizacin, tal como el nombre, ubicacin y medios de comunicacin, deberan estar incluidos en el manual de la calidad. Tambin puede ser incluida informacin adicional tal como su lnea de negocio, una breve descripcin de sus antecedentes, historia y tamao. Un manual de la calidad debera contener los elementos descritos en los apartados 4.4.2 a 4.4.9, pero no necesariamente en el mismo orden. 4.4.2 Titulo y alcance El titulo y/o alcance del manual de la calidad debera definir la organizacin a la cual el manual aplica. El manual debera hacer referencia a la norma de sistema de gestin de la calidad especfica sobre la cual est basado el sistema de gestin de la calidad. 4.4.3 Tabla de contenidos La tabla de contenidos del manual de la calidad debera incluir el nmero y ttulo de cada seccin y su localizacin. 4.4.4 Revisin, aprobacin y modificacin La evidencia del estado de revisin, aprobacin y modificacin y la fecha del manual de la calidad deberan estar claramente indicadas en el manual. Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debera estar identificada en el documento o en el anexo apropiado.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 21 de 23

4.4.5 Poltica y objetivos de la calidad Cuando la organizacin elige incluir la poltica de la calidad en el manual de la calidad, el manual de la calidad puede incluir una declaracin de la poltica y los objetivos de la calidad. Las metas de la calidad reales para alcanzar esos objetivos pueden estar especificadas en otra parte de la documentacin del sistema de gestin de la calidad como lo determine la organizacin. La poltica de la calidad debera incluir un compromiso para cumplir con los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad. Los objetivos se derivan habitualmente de la poltica de la calidad de la organizacin y han de ser alcanzados. Cuando los objetivos son cuantificables se convierten en metas y son medibles. 4.4.6 Organizacin, responsabilidad y autoridad El manual de la calidad debera proporcionar una descripcin de la estructura de la organizacin. La responsabilidad, autoridad e interrelacin pueden indicarse por medio de organigramas, diagramas de flujo y/o descripciones de trabajo. stos pueden estar incluidos o hacerse una referencia a ellos en el manual de la calidad. 4.4.7 Referencias El manual de la calidad debera contener una lista de documentos a los que se hace referencia, pero que no estn incluidos en el manual. 4.4.8 Descripcin del sistema de gestin de la calidad El manual de la calidad debera proporcionar una descripcin del sistema de gestin de la calidad y su implementacin en la organizacin. Las descripciones de los procesos y sus interacciones deberan incluirse en el manual de la calidad. Los procedimientos documentados o referencias a ellos deberan estar incluidos en el manual de la calidad. La organizacin debera documentar su sistema de gestin de la calidad especfico siguiendo la secuencia del flujo del proceso o la estructura de la norma seleccionada o cualquier secuencia apropiada a la organizacin. Puede ser til una referencia cruzada entre la norma seleccionada y el manual de la calidad. El manual de la calidad debera reflejar los mtodos usados por la organizacin para satisfacer su poltica y objetivos. 4.4.9 Anexos Pueden incluirse anexos que contengan informacin de apoyo al manual. 4.3 Poltica de la calidad y sus objetivos La poltica de la calidad y sus objetivos deberan estar documentados y pueden estar en un documento independiente o estar incluidos en el manual de la calidad.

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC

Hoja 22 de 23

5.3 Poltica de la calidad La alta direccin debe asegurarse que la poltica de la calidad: ISO 9001:2008 a) es adecuada al propsito de la organizacin; b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad; c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad; d) es comunicada y entendida dentro de la organizacin; y e) es revisada para su continua adecuacin. SUGERENCIAS: EVITAR PROMOVER Debe, tiene que, es necesario, etc. Debera, en la medida de lo posible, a criterio del jefe, si lo juzga necesario, etc. No comprometan a su institucin! Lo sencillo es bello

Consultar RAE

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx

EL CAMINO MS CORTO y EFICAZ PARA CONSTRUIR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN ISO 9001 MDULO: ESTRATEGIAS PARA DOCUMENTAR EL SGC DOCUMENTOS DEL SGC

Hoja 23 de 23

Tel. (01222) 224.47.60

Cel. (2221) 17.80.57

triplea@prodigy.net.mx