INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE LA MONTAA

LICENCIATURA EN INFORMTICA

Proyecto: Sistema de informacin para encuestas de servicio del SGC (Sistema de Gestin de la Calidad)
INTEGRANTES: Anastacio Ramrez Anglica Morn Corts Primavera

Tlapa de Comonfort, Guerrero, 15 de Junio de 2011

NDICE
Marco terico Planteamiento del problema Objetivo Justificacin Alcances y delimitaciones Metodologa Prototipo Bibliografa 3 5 5 6 6 6 9 17

MARCO TERICO
EL PROCESO DE ENCUESTAR
El proceso de encuestar consiste en un conjunto de actividades las cuales estn divididas en fases entre las cuales se encuentran:

1. ELABORACIN Y CONFIGURACIN DE LA ENCUESTA

Esta fase consiste en el inicio del proceso de encuestar. Inicialmente se determina los alcances de la encuesta, los factores que se desean evaluar, las preguntas que servirn para medir esos factores y las personas involucradas en la medicin.

La configuracin de la encuesta, adems, contempla un tipo de respuesta determinado para cada pregunta. De esta manera el encuestado opcionalmente elije su respuesta de un grupo de alternativas, de existir preguntas de texto libre el trabajador ingresa su respuesta segn su criterio. El consultor encargado asignar una determinada frmula para calcular el valor de cada una de las respuestas a las preguntas de la encuesta. Normalmente dicha frmula radica en asignar diversos valores a las preguntas, a los temas incluidos en la encuesta y a las respuestas elegidas por el encuestado.

RECOPILACIN DE LAS RESPUESTAS DE LA ENCUESTA

En esta fase se aplica la encuesta a las personas involucradas en el estudio. La cual normalmente se realiza de forma manual y se encarga a personas ajenas a la empresa, de esta manera se brinda mayor seguridad a las personas que estn siendo encuestadas y que no sientan ningn tipo de presin al momento de responder y que sus respuestas se ajusten ms cerca a la realidad. La aplicacin de la encuesta o recopilacin de las respuestas de la encuesta puede realizarse de dos formas distintas: manual y digital. La forma manual es la que normalmente se realiza reuniendo a los involucrados y que manualmente respondan a las preguntas en una hoja de respuestas o verbalmente a un encuestador; la forma digital es a travs de un medio electrnico, como una pgina Web, un celular, una palm, etc.

PROCESAMIENTO DE LAS RESPUESTAS

En esta fase se asegura de que todas las respuestas recopiladas por medios manuales y/o digitales se encuentren debidamente revisadas y validadas.

Ambas formas garantizan que todas las respuestas se encuentren en un mismo repositorio de informacin, dado que en la forma manual el encuestado responde la encuesta de manera presencial y sus respuestas son ingresadas posteriormente al sistema de encuestas con la participacin de un digitador; mientras que en la forma digital el encuestado responde la encuesta directamente a travs del mismo sistema de encuestas. Los valores asignados por el consultor a las preguntas, factores y respuestas en la fase de elaboracin y configuracin de la encuesta suman un peso para cada pregunta evaluada, y mediante los parmetros de medicin de la encuesta se logra obtener el resultado del estudio.

GENERACIN DE RESULTADOS
Utilizando los valores calculados en la etapa anterior, se generan los resultados de la encuesta pudiendo ser clasificados de acuerdo a los parmetros configurados para la medicin de la encuesta.

El rea de Gestin de la Calidad puede obtener los cruces de informacin necesarios para determinar de mejor manera los alcances del estudio. Los resultados que se obtengan ser la herramienta principal que se podr utilizar para implementar las medidas correctivas de acuerdo a los problemas identificados.

Sistema de informacin: Es todo proceso por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, con la finalidad de orientar la toma de decisiones.

Planteamiento del problema

En el Instituto Tecnolgico Superior de la Montaa, en el departamento SGC (sistema de gestin de la calidad) se presentan varios problemas, unos de los cuales es que cada vez que se realizan las encuestas se genera informacin que tiene que ser procesada de forma manual para generar las grficas y finalmente un reporte de los resultados obtenidos, las encuestas son aplicadas a los alumnos de los diferentes semestres de las seis carreras que ofrece el Instituto, las encuestas son para evaluar la calidad de los siguientes servicios: Centro de informacin, Coordinacin de carreras Recursos financieros Residencias profesionales Servicio de cmputo Servicio social Servicios escolares.

Objetivo general
Desarrollar un sistema de informacin que agilice el proceso de la aplicacin y generacin de reportes de encuestas de servicio del SGC del ITSM.

Objetivos especficos
Recopilar la informacin necesaria sobre el proceso para elaboracin de encuestas. Disear una interfaz de software que sea agradable para el usuario. Codificar el sistema. Verificar la implementacin adecuada del software.

Justificacin
El Sistema de Informacin para Encuestas de servicio del SGC, se esta realizando para agilizar el proceso de las encuestas ya que esta actividad era realizada de manera manual lo cual ocasionaba mayor tiempo en su proceso y con el sistema se reducir en un 80%, tambin se reducir el uso del papel, esto es pensando en la norma ISO 14001.

Alcances: Otros institutos tecnolgicos ms podrn utilizarlo como herramienta

para aplicar encuestas. Los alumnos que estn en su residencia y no puedan acudir al instituto, podrn responder la encuesta desde el lugar en que se encuentren. El sistema podr generar reportes de los resultados de las encuestas aplicadas.

Limitaciones: El sistema solo ser utilizado por un rea en especfico (rea de calidad)
del instituto y no de forma general.

Metodologa
El sistema de informacin para encuestas de servicio se desarrollara en el Instituto Tecnolgico Superior de la Montaa, en el rea SGC (Sistema de Gestin de la Calidad), mediante la recoleccin de la informacin que se necesitar, posteriormente esta informacin se analizar para determinar el punto exacto del problema a resolver. Para esto se entrevistara al encargado del departamento del sistema de gestin de la calidad, sobre el proceso que se lleva a cabo para la realizacin de encuestas para los alumnos de las diferentes carreras. Posteriormente se elaborar en caso de uso (utilizando la aplicacin StarUML) para especificar lo que el sistema har, se realizar tambin un diagrama de flujo para tener una vista preliminar sobre el proceso que se llevar a cabo para elaborar el sistema de informacin. Ya que se haya diseado la interfaz de usuario para el sistema, se proseguir a programar (en Visual Basic) para los vnculos que se necesiten.
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ENTREVISTA

1.- Cmo se llama la empresa? Instituto Tecnolgico Superior de la Montaa, divisin y gestin de la calidad

2.- A qu se dedica la empresa? Ofrece servicios educativos, esto es, un proceso que se les ofrece a los alumnos desde que entran y salen del instituto, se dedican al servicio de calidad.

3.- Cul es la funcin que desempea este departamento? El Sistema de Gestin de la calidad, se hace responsable de las 5 reas que estn certificado Bajo la norma ISO 9000-2008, sobre el cumplimento a los clientes, (en este caso a los alumnos), tenemos 5 procesos que son los siguientes: acadmico, divisin de recursos, planeacin, vinculacin y el rea de calidad.

4.- Qu sistema utiliza para llevar a cabo sus actividades? En el rea de calidad, todas las actividades se hacen de forma manual.

5.- Cmo se lleva a cabo el procedimiento de las actividades? Una de las principales actividades que se lleva a cabo es la aplicacin de encuestas en auditorias de servicio, stas son aplicadas a los alumnos de los diferentes semestres de las seis carreras que ofrece el Instituto, las encuestas son para evaluar la calidad de los siguientes servicios: 1. El centro de informacin o biblioteca. 2. Coordinacin de carreras: son los servicios que ofrecen los jefes de carrera a los estudiantes. 3. Servicios de recursos financieros. 4. Tramites, servicios de residencias profesionales; para aquellos alumnos que van a egresar.
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5. Servicios de centro de cmputo. 6. Servicio social: Para los alumnos de sptimo semestre. 7. Departamento de servicio escolar: Para todos los alumnos en general. Se encuesta a una muestra de 50 alumnos por cada servicio. Se elaboran los 50 formatos para cada uno de los servicios, Al terminar de elaborar las encuestas se imprimen y se tienen que foliar. Despus se tienen que ir a buscar a los alumnos y aplicarles las encuestas. Las encuestas ya contestadas se concentran de nuevo al departamento, en donde se tienen que clasificar y anotar cada calificacin por cada una de las preguntas, todo esto en hoja de clculo. Prximamente se verifica que la informacin este correcta, de ah graficar cada pregunta y dependiendo de los resultados hacer una grfica general de todos los servicios que se tienen. Dependiendo de los resultados mostrados en el reporte se toman acciones para una accin preventiva o para una mejora continua.

Se tarda aproximadamente dos meses para procesar toda la informacin.

6.- Qu problema presenta el sistema con el cual est llevando a cabo sus actividades? El mayor problema que esta presenta es el tiempo invertido que se ocupa para desarrollar las diferentes actividades como (graficas, reportes de las encuestas aplicadas). Ya que cada una de ellas se realizan de forma manual.

7.- Cmo le gustara que funcionara el nuevo sistema? Sustituir la forma que hasta en su momento se ha venido trabajando y cambiarla por un software en la que la informacin que se recabe la procese y arroje como resultado los reportes y la graficas de las encuestas sin necesidad de trabajarlo de forma manual, con la cual los alumnos solo se presentaran a contestar la encuesta del servicio correspondiente al centro de cmputo. Esto permitir agilizar el proceso y a la vez reducir el uso del papel.

PROTOTIPO DEL SISTEMA

Fig 1. Prototipo ventana principal de bienvenida.

Fig. 2 Prototipo datos del alumno.

Fig. 3 Prototipo men principal Elegir la encuesta del Servicio a responder.

Fig. 4 Prototipo Introducir contrasea del servicio.

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Fig. 5 Prototipo Responder encuesta-Centro de informacin.

Fig. 6 Prototipo Responder encuesta-Coordinacin de carreras.

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Fig. 7 Prototipo Responder encuesta Servicio recursos financieros.

Fig. 8 Prototipo responder encuesta Servicio residencias profesionales.

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Fig. 9 Prototipo responder encuesta Servicio de cmputo.

Fig. 10 Prototipo responder encuesta Servicio social.

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Fig. 11 Prototipo responder encuesta Servicio servicios escolares.

Fig. 12 Prototipo men principal Elegir grfica del servicio a visualizar.

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Fig. 13 Prototipo grfica Centro de Informacin.

Fig. 13 Prototipo men reporte final Mostrar resultados de las encuestas de todos los servicios.

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Fig. 13 Prototipo reporte final Mostrar resultados de las encuestas de todos los servicios.

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BIBLIOGRAFA

http://peremarques.pangea.org/disoft.htm http://www.monografias.com/trabajos31/software-educativo-cub http://www.tutoriales.itsa.edu.mx/Administracion_de_Proyectos/ http://www.itba.edu.ar/archivos/secciones/c19-icie99-ingenie

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