MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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TABLA DE CONTENIDO

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INTRODUCCIN OBJETIVO Y ALCANCE BASE LEGAL NORMAS Y ASPECTOS GENERALES PROCEDIMIENTOS FORMULARIOS

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INTRODUCCIN

A continuacin se presenta el Manual de Normas y Procedimientos para el proceso de Compras de la Coordinacin de Administracin, el cual tiene por objeto establecer los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y

cumplimiento de las funciones que se llevan a cabo en el Centro Latinoamericano de Formacin en Mecanizacin Agrcola Manuela Saenz. Para documentar el Manual, se tomaron en cuenta aspectos como: base legal, estructura organizativa y funciones del Centro de Formacin. Finalmente, todas las observaciones y sugerencias orientadas al mejoramiento del presente manual, sern atendidas por el Departamento de Unidad de Organizacin y Mtodos.

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OBJETIVO Y ALCANCE

Objetivo

Suministrar al Centro Latinoamericano de Formacin en Mecanizacin Agrcola Manuela Saenz, un instrumento que le permita establecer las normas que deben cumplirse, y los pasos a seguir en el procedimiento de compras de un bien o servicio en las Unidades Estructurales del Centro.

Alcance

Este Manual est dirigido a todas las unidades ejecutoras y Administradoras del Instituto con competencia para la compra y adquisicin de materiales, suministros, bienes o servicios.

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BASE LEGAL

La base legal que regula el presente manual, est contemplada en los siguientes instrumentos: a. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 30 de diciembre de 1999. Artculo 7 Artculo 25 Artculo 137 Artculo 141 Artculo 314 Artculo 315

b. Le y Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial N 37.606, de fecha 09 de enero de 2003, en los artculos: Artculo 1 Artculo 2 Artculo 6, numeral 6 Artculo 7, numeral 2 Artculo 14 Artculo 132 Artculo 134 Artculo 135 Artculo 159

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BASE LEGAL

c. Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y del sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 37.347, de fecha 17 de diciembre de 2001 en los artculos: Artculo 9, numeral 6 Artculo 35 Artculo 36 Artculo 38, numeral 1 al 5 Artculo 40 Artculo 91, numerales 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 14, 17, 22, 23, 28, 29

d. Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinaria de Fecha 07 de Abril de 2003. Artculo 3 Artculo 4 Artculo 6 Artculo 7 Artculo 16 Artculo 17 Artculo 18 Artculo 19 Artculo 21 Artculo 58 Artculo 62 Artculo 70

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NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

e. Ley

sobre

Simplificacin

de

Trmites

Administrativos.

Gaceta

Oficial

Extraordinaria N 5.343 de fecha 22 de octubre de 1999. Artculo 5, numeral 2, literales f y h Artculos 24, 47 y 48, en su numeral

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NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

1. RESPONSABILIDAD

Todas las adquisiciones y manejo de suministros sern responsabilidad de la Direccin Administrativa, por intermedio del Encargado de Compras quienes se ajustarn a lo establecido en este manual.

2. DOCUMENTACIN

Todo trmite en el rea de compras y suministros deber acompaarse de la documentacin completa. Esta documentacin ser archivada de acuerdo con las normas que rigen los procesos.

4. VERIFICACIN DE EXISTENCIAS

El Encargado de Compras, bajo la supervisin de la Direccin Administrativa, verificarn permanentemente las existencias, efectuando inventarios fsicos peridicamente y revisando mensualmente las existencias de por lo menos el 10% de los productos o suministros en deposito, tems que sern seleccionados al azar y en forma aleatoria por la Direccin Ejecutiva.

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NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

5. INFORME

El Encargado de Compras enviar a la Direccin Administrativa informes mensuales de existencias, y la Direccin Administrativa a su vez informar mensualmente a la Direccin Ejecutiva sobre las existencias y sobre aspectos excepcionales ocurridos en el rea de suministros, enviando copia de los informes mensuales que recibe del Encargado de Compras.

7. FALTANTES

Se considera una falta grave para los empleados responsables del manejo de compras los faltantes no justificados de cualquier tipo, la discrepancia entre las existencias registradas contablemente y los inventarios fsicos, el vencimiento o deterioro de los productos por negligencia de estos, el no disponer oportunamente de suministros en deposito por no cumplir con las existencias mnimas o por exceder las cantidades mximas establecidas o el no disponer de los documentos que justifiquen la adquisicin o entrega de suministros.

8 .OTRAS 1. La Seccin de Almacn es la responsable de recibir los materiales, suministros o bienes adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, as como del resguardo y la distribucin de los mismos a las distintas unidades administrativas y acadmicas que conforman el Centro.
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NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

2. Cualquier modificacin de documentos, de inventario, de cdigo o envo de materiales, suministros o bienes, deber ser consultado y aprobado por el Jefe de la Seccin de Almacn. 3. La Seccin de Almacn deber mantener actualizado el Catlogo de materiales, suministros o bienes. 4. La Seccin de Almacn deber enviar a las unidades solicitantes el Catlogo de materiales, suministros o bienes vigente. 5. La Seccin de Almacn mantendr un Calendario de Pedidos de materiales, suministros o bienes dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros.

9. DE LA SOLICITUD

6. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deber tramitarse, nicamente, con el formulario digitalizado Forma de solicitud. 7. La Seccin de Almacn no despachar materiales, suministros o bienes, si no se ha recibido la correspondiente Solicitud. 8. No se aceptarn Solicitudes de materiales, suministros o bienes, manuscritas o en mquina de escribir. 9. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deber contener: - Nombre de la Unidad Consumidora. - Nombre de la Unidad Solicitante. - Cdigo de la Unidad y del material solicitado. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.
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NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante. - Ubicacin fsica de la Unidad Consumidora. - Nombre de la persona que recibir el material. 10. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos ser devuelta a la unidad consumidora utilizando el formulario Nota de Devolucin del Almacn a las Unidades pertinentes. 11. Toda solicitud proveniente de las autoridades del Centro que presente problemas para su proceso, deber ser notificada a la Direccin. 12. Si la unidad consumidora no posee su propio cdigo asignado por la Oficina de Presupuesto, sta deber solicitar la aprobacin de la unidad solicitante. 13. Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes debern enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en el calendario establecido por la Seccin de Almacn, o la modalidad que establezcan el Departamento de Compras y la Direccin. 14. Las unidades debern realizar la Solicitud de materiales, suministros o bienes, de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacn, tiempo despus de su recepcin. Consumidoras (Forma de Devolucin), con las observaciones

10. SUMINISTRO

15. El rea de requerimiento de materiales llevar el registro histrico de cada unos de los artculos, sealando la descripcin del artculo y su cdigo respectivo

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NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

16. Todo despacho de materiales, suministros o bienes, se registrar en el Libro de Despacho. 17. El Libro de Despacho deber estar debidamente foliado y contendr: - Nmero de la Solicitud. - Nombre de la Unidad Consumidora. - Fecha de despacho. - Firma del despachador. - Nmero de la factura 18. Todo ingreso y salida de materiales, suministros o bienes, sern registrados en el sistema de inventario vigente. 19. Las Solicitudes de materiales, suministros o bienes, sern despachadas en el orden de llegada y en un lapso no mayor de cinco (5) das hbiles. 20. Los materiales, suministros o bienes, slo sern autorizados y entregados por el personal asignado para tal fin, bajo la supervisin del Jefe del Almacn. 21. La Seccin de Almacn deber colocar a todos los materiales, suministros o bienes despachados la etiqueta o, en su defecto, un sello del Centro, que permita la identificacin de los mismos como materiales, suministros o bienes, del mismo. 22. Los materiales, suministros o bienes, slo sern despachados por el personal asignado para tal fin.

11. DE LAS COMPRAS

El trmite para la compra contempla las siguientes etapas o pasos:

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NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

a. Solicitud formulada por el Encargado de Compras cuando el nivel de existencias es inferior al mnimo establecido para el producto, o cuando hay una solicitud de productos nuevos que se considera sern de uso habitual; b. Identificacin de materiales; c. Determinacin de niveles mximos y mnimos, proveedores y precios; d. Elaboracin de la solicitud de compra o requisicin de materiales; e. Aprobacin de la solicitud; f. Obtencin de las cotizaciones; g. Preparacin de la documentacin correspondiente; h. Elaboracin de la orden de compra; i. j. Recibo de la mercanca en el almacn; Entrega o despacho de la mercanca al solicitante;

k. Pago de la factura;

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PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES

RESPONSABLE Unidad Solicitante

ACCIN 1. Llena el formulario Solicitud de Materiales, Suministros o Bienes (Forma de Solicitud), en tres originales y los enva a la Seccin de Almacn. 2. Recibe la forma de Solicitud y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolucin del Almacn a las Unidades Consumidoras (Forma de Solicitud) anexa. 3. Si est correcta la informacin, lo registra en el Libro de Control de Solicitudes, y asigna nmero correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Entrega la forma de Solicitud en sus tres (3) originales al Operador del Sistema.

Seccin de Almacn (Recepcin)

Seccin de Almacn (Operador del Sistema)

4. Recibe la forma de Solicitud y verifica en el sistema la existencia de los materiales, suministros o bienes solicitados. Marca en la forma de Solicitud el o los materiales, suministros o bienes faltantes y rebaja del inventario los existentes (Ver paso 5). En caso de no existir ninguno de los materiales o tiles de oficina solicitados devuelve forma de Solicitud en sus tres (3) originales a la unidad con la forma Nota de devolucin.

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PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES

RESPONSABLE Seccin de Almacn (Operador del Sistema)

ACCIN 5. En caso de haber existencia lo rebaja del inventario en el sistema. Genera factura en (tres (3) originales) y las remite con la forma de Solicitud en sus tres (3) originales al Jefe del Almacn para su despacho a la unidad.

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PROCEDIMIENTO: COMPRAS

RESPONSABLE Seccin de Almacn (Operador del Sistema)

ACCIN 1. Si no hay disponibilidad en Almacn, elabora Solicitud de Material y entrega al Encargado de Compras. 2. Procede a proveedores. la cotizacin con los

Encargado de Compras

3. Recibe las ofertas (de 1 a 3 ofertas) para verificar monto. Encargado de Compras 5. Realiza el anlisis de Lista de Materiales y Suministros - ofertas. El acta original se queda en la unidad de compra y la copia se entrega en la unidad que solicita el producto. 6. Enva anlisis de Lista de Materiales y Suministros - ofertas al Encargado de Presupuesto. 7. Emite control de disponibilidad Presupuestaria con firma y sello, al Director Administrativo. 8. Firma y Sella el control de disponibilidad Presupuestaria para su autorizacin y lo enva al encargado de Compras. 9. De no haber presupuesto, informa a la Unidad Solicitante para que solicite traslado.

Encargado de Compras

Encargado de Presupuesto

Director Administrativo

Encargado de Compras

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PROCEDIMIENTO: COMPRAS

RESPONSABLE Encargado de Compras

ACCIN 10. De haber presupuesto y de conformidad con la forma de solicitud, emite orden de compra o servicios, con su firma y la del administrador. 11. Enva fotocopia de la Orden de Compra a Almacn y Unidad Solicitante. 10. Enva fotocopia de la Orden de Compra al Proveedor.

Almacn

12. Recibe mercanca y elabora acta de recepcin o aceptacin de servicio. 13. Ingresa al inventario los productos recibidos 14. Elabora nota de entrega a la unidad que solicit el bien o servicio 15. Surte de Material requerido a la Unidad solicitante.

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SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS, BIENES O SERVICIOS

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FLUJOGRAMAS

COMPRAS

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FLUJOGRAMAS

COMPRAS

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FORMULARIOS

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SOLICITUD DE MATERIAL

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NOTA DE ENTREGA

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ANLISIS DE COTIZACIONES

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ANLISIS DE COTIZACIONES

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ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS

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CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

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