UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias Econmicas Administracin del Proceso Productivo Lic. Luis Fernando Tep

Presentacin Proyecto Administracin del Proceso Productivo

Flor de Mara Lpez Chvez

Carn # 1014316

Guatemala, 16 de julio de 2012

Antecedentes: DECONSULTA Asesores Legales, fue fundada en 1992, tiene su sede en Ciudad de Guatemala, Repblica de Guatemala; es una firma que nace de la integracin de profesionales con experiencia en diversas reas del derecho, con el objetivo de crear una estructura dedicada a la asesora jurdica de personas y empresas en el mbito nacional e internacional. La experiencia acumulada por el equipo de trabajo, ha hecho que la firma se especialice en diversas ramas del Derecho. Estamos conscientes que toda actividad econmica y de inversin requiere de un respaldo legal calificado. Conocer el marco legal nacional y los riesgos jurdicos que la actividad empresarial conlleva, es nuestro mayor compromiso. La firma adquiere con cada uno de nuestros clientes, la obligacin de proveer servicios legales altamente calificados y eficientes dentro del marco de la tica y equidad. Sus miembros se han destacado por ser reconocidos expertos en la creacin de estrategias legales precisas para su correcta aplicacin en los mbitos pblicos y privados, generando planificaciones acordes a la realidad nacional, desarrollndose en la asesora en temas administrativos, as como corporativa empresarial y de desarrollos inmobiliarios. La confianza depositada en la firma y sus miembros por diferentes grupos empresariales nacionales y extranjeros, no solo es nuestra mejor carta de presentacin, sino que ha sido la motivacin para ejercer una poltica de bsqueda permanente de soluciones jurdicas innovadoras que nos permitan enfrentar los retos que significa la dinmica empresarial. Entendemos lo que implica el ejercicio del derecho en la prctica. Comprendemos que la atencin a nuestros clientes requiere que la aplicacin de la ley debe ser complementada con la experiencia y el pleno conocimiento del medio nacional en todos sus escenarios. Es por ello que la asesora que prestamos es personalizada. Nuestra experiencia y conocimientos estn al servicio de nuestros clientes.

Misin Ser la mejor alternativa en la prestacin de servicios jurdicos integrales de excelencia. Visin Ser la firma de abogados ms admirada y respetada de Guatemala. Valores El compromiso de la Firma con la excelencia en los servicios a nuestros clientes, se fortalece a travs del empeo en dar continuidad a nuestros valores establecidos: Integridad: Procediendo de forma tica, correcta, honrada e intachable. Lealtad: Fidelidad con nuestros clientes y colaboradores. Responsabilidad: Compromiso de hacer las cosas bien, de forma acertada, confiable, oportuna, eficaz y potenciando las fortalezas de trabajar en equipo. Nuestros Servicios Derecho Corporativo Nuestro bufete ha asesorado a clientes nacionales e internacionales, en materia de derecho corporativo, especialmente en adquisiciones, fusiones y transformaciones, as como en materia de formacin de sociedades guatemaltecas y off-shore. En lo referente a contratacin especializada, nuestra Firma asiste en la elaboracin y negociacin franquicias. Derecho Laboral Cuente con nuestro conocimiento especializado para interpretar la compleja ley laboral de nuestro pas, para el pronto y satisfactorio manejo de sus asuntos labores en: Elaboracin de Contratos Individuales y Colectivos de Trabajo, reglamentos interiores de trabajo, finiquitos laborales, solucin de cualquier conflicto de trabajo, asesora laboral empresarial y juicios por compensacin de trabajo. de contratos comerciales de distintas naturalezas, con una especial atencin en los relativos a distribucin, suministro, licencias y

Derecho de la Propiedad Intelectual Ante la globalizacin mundial en todos los sectores que participan en la economa formal e informal en los diversos pases, surge la necesidad de proteger y asegurar la creatividad y los derechos de propiedad intelectual que abarca, registros de marcas, nombres comerciales, seales de publicidad, patentes de invencin, entre otros. La firma cuenta con un departamento especializado que atender las necesidades particulares que se requieran dentro del territorio nacional y en la regin centroamericana, ya que cuenta con colaboradores en cada uno de estos pases. Cadena de Valor El obtener y mantener ventajas competitivas depende de comprender y manejar la cadena de valor. Cada actividad de valor emplea insumos, recursos humanos, algn tipo de tecnologa, para desempear su funcin. A continuacin se presenta el esquema de la Cadena de Valor, realizado para la firma de abogados Deconsulta, Asesores Legales.

Procesos de la Empresa La representacin grfica de los procesos facilita la comunicacin, ejecucin y anlisis de los mismos, as como la deteccin de mejoras. En tiempos de crisis y liquidez, el manejo adecuado de las cuentas por cobrar es clave para que la empresa no enfrente problemas de este tipo. Dada la importancia de este tema, se ha elegido el proyecto de cuentas por cobrar, porque son los derechos exigibles que tiene la empresa por los servicios que presta, los cuales deben ser regulados para mantener resultados ptimos, de acuerdo a los objetivos de la firma. Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar se originan de la prestacin de servicios y generalmente estn respaldadas por la aceptacin de una factura por parte del cliente. Antecedentes de las Cuentas por Cobrar Las Cuentas por Cobrar registran los documentos, es decir, las transacciones por la prestacin de servicios legales, tambin es conocida como cartera. En la Empresa Deconsulta Asesores Legales, este manejo es llevado mediante un programa denominado Sistema de Abogados, el cual se adquiri en 1,994; en consecuencia por poseer una versin muy antigua, el proceso es tedioso al momento de guardar informacin. Por esta razn, se sugiere actualizar el mdulo de cuentas por cobrar para que facilite a la firma a llevar un mejor control de las mismas, contribuyendo con la automatizacin del proceso, para una excelente organizacin al momento de presentar los estados financieros. Cmo se mide? Al 31 de diciembre de 2,011; la informacin que se presenta es la siguiente: Segn el Estado de Resultados: La facturacin anual ascendi a Q. 3,127,000.00 Segn el balance general las cuentas por cobrar ascienden a Q. 375,240.00 Cuentas por cobrar = Q. 375,240.00 *100 = 12% Q. 3127,000.00 El 12%; representa el porcentaje pendiente de cobro derivado de la prestacin de servicios facturados al crdito correspondiente al perodo 2,011. Situacin observada:

Existen saldos con ms de 180 das de crdito, estos representan el 12% del total de cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 2,011, conforme detalle: Das De 0 - 30 das De 31 - 60 das De 61 - 90 das De 91 - 120 das De 121 - 150 das De 151 - 180 das De 181 - 360 das Ms de un ao Total Antigedad de Saldos Monto Q. 109,910.00 85,638.50 70,386.00 35,764.00 27,251.50 26,006.00 11,520.00 8,764.00 375,240.00 % 29% 23% 19% 10% 7% 7% 3% 2% 100%

Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q.

Descripcin del Proceso Actual: 1. El cliente solicita el servicio al rea encargada 2. Se realiza una cotizacin que incluye el monto por servicios profesionales prestados, por gastos de oficina y por gastos de trmite 3. Si el cliente aprueba el servicio 4. Se solicita a contabilidad la emisin de un estado de cuenta por los anticipos 5. Se solicita al cliente el 50% de honorarios y el 100% de gastos de trmite y oficina 6. Contabilidad emite recibos por el pago recibido 7. Se entrega al asistente legal 8. El rea encargada del trmite empieza a ejecutar la tarea 9. Al momento de finalizarse el trmite 10. Se solicita la factura correspondiente 11. Se entregan los documentos de soporte al asistente jurdico 12. El asistente jurdico se encarga de enviar al cliente para su cobro 13. Si el cliente emite el pago 14. Se entrega el cheque a contabilidad 15. Se emite el recibo de caja 16. Si no emite el pago 17. Es el asistente quien se encarga de cobrar al cliente Diagrama de Flujo Actual de Cuentas por Cobrar

El cliente solicita el servicio

Se realiza una cotizacin

Decisi n del cliente

No

Finalizacin del proceso

Si
Solicitud de estado de cuenta
Se solicita un anticipo

Se recibe el pago parcial por el anticipo y se entrega al asistente legal

Elaboraci n del trmite

Se finaliza el trmite

Emisin de factura

Entrega de docus. al asistente legal

Si
Caso Concluido
Se emiten y entregan los recibos de caja al cliente El cliente emite el pago

Envo de docus. al cliente

No
El asistente se encarga de cobrar al cliente

Instrumentacin En esta parte del proyecto se presenta la investigacin de campo, la cual est dirigida a la firma de abogados Deconsulta, Asesores Legales; con el propsito de determinar la necesidad de construir un manual de procedimientos de control interno, para el fortalecimiento de las cuentas por cobrar. Objetivos: General Determinar a travs de la investigacin, la necesidad de construir un manual de procedimientos de control interno que sea del conocimiento de todos los involucrados en el proceso. Especficos: Obtener la aceptacin para la implementacin del manual de procedimientos de control interno, que oriente a los empleados en cada una de las fases para mejorar los procesos de las cuentas por cobrar. Determinar la necesidad de agilizar los procedimientos por medio de la aplicacin de un manual de procedimientos de control interno. Para el tema en estudio, se utiliz la entrevista, el cuestionario y la observacin, para recolectar informacin. Entrevista: Se entrevist al encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Dentro de los aspectos ms sobresalientes de nuestra entrevista podemos destacar: Las caractersticas que posee el sistema actual. Los beneficios de un sistema que sea ms rpido. Los objetivos que se persiguen. Las inversiones que se requieren. Procedimientos para su realizacin La entrevista se realiz en las instalaciones de la empresa en mencin; estar enmarcada en una serie de preguntas tanto abiertas como cerradas donde se destacaron las caractersticas ms sobresalientes de las cuentas por cobrar.

Entrevista de Control Interno para la Evaluacin del Proceso de Cuentas por cobrar Realizada en Deconsulta, Asesores Legales

1. Existen normas, polticas y procedimientos en la firma para el manejo de cuentas por cobrar? R/ Si 2. Considera que el proceso de cuentas por cobrar es efectivo? R/ No 3. Por qu? R/ Porque los cobros no se centralizan en contabilidad, sino que son los asistentes legales los que se encargan de gestionar el cobro con los clientes. 4. Qu porcentaje del total de los servicios prestados se realizan al crdito? R/ El 50%, ya que por lo regular al confirmarse una cotizacin se requiere el 50% de anticipo para empezar a realizar el trmite, quedando pendiente el saldo restante. 5. Cuntas personas participan en el control de las cuentas por cobrar? R/ Son 7 personas 6. Quines son esas personas? R/ El contador general, el encargado de cobros, los asistentes legales de cada rea, mensajero y recepcionista. 7. Cul es el procedimiento respecto a las cuentas con antigedad mayor a tres meses? R/ No se ha establecido ninguno 8. Cmo se mide el ndice de morosidad? R/ En base a la antigedad de saldos 9. Cul cree que es el problema de la morosidad de los clientes? R/ Que contabilidad no maneja relacin con el cliente, y le queda la gestin de cobro a los asistentes legales, por el 50% restante de los trabajos realizados. 10. En qu rea hay ms morosidad y por qu? R/ En el rea de corporativo; porque no hay supervisin del jefe de rea. 11. Qu factor considera es el que ms afecta el proceso de cuentas por cobrar? R/ La falta de seguimiento para gestionar el cobro con el cliente.

12. Qu tipos de reportes se emiten con relacin a las cuentas por cobrar? R/ Estados de cuenta por cobrar Facturacin por cobrar 13. Estos reportes se trasladan a las distintas reas? R/ No 14. Por qu estos informes no se trasladan a las distintas reas? R/ Porque no se ha establecido como proceso 15. Los anticipos de clientes se controlan en cuenta por separado y su saldo no permanece ms de un mes antes de prestarse el servicio? R/ Si se controlan por separado pero en cuanto al tiempo vara dependiendo el trmite. 16. Se lleva un control de cobros dirigido a: a. Registro contable por cliente R/ X b. Registro contable por grupos de cliente 17. Se elaboran recibos de caja numerados por cada vez que se efecta un cobro, entregando el original al cliente y conservando copia con su firma de conformidad? R/ Siempre que se recibe un pago, se emite el recibo de caja. 18. El mensajero cuenta con un detalle en relacin a las cuentas que se le entrega para la cobranza? R/ No, la instruccin se le da verbalmente. 19. Quin le da la instruccin? R/ El asistente legal 20. Los cheques que recoge el mensajero, a quin se los entrega? R/ A contabilidad

Encuesta: Para la realizacin de la investigacin se elabor un cuestionario que fue administrado a jefes de reas y a dos asistentes legales por cada rea.

Encuesta de Control Interno y Cuentas por cobrar Realizado en Deconsulta, Asesores Legales

No. 1

Preguntas
Se cuenta con un programa de cmputo adecuado para el control colectivo de cuentas por cobrar? Existen normas, polticas y procedimientos en la firma para el manejo de cuentas por cobrar? Se presentan mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigedad de saldos? Dichos informes son revisados por algn director de rea autorizado para tomar decisiones mensualmente de las cuentas atrasadas? Manejan cronograma de cobros? Se cuenta con un proceso interno por rea para gestionar el cobro con el cliente? La documentacin legal se entrega al cliente contra recepcin del pago final por el servicio prestado?

Si 7 2

No 3 8 10

Observaciones

2 3 4

10 10 2 6 8 4

5 6 7

Se tienen listas de clientes con direcciones, telfono, e-mail, otros datos, etc.?

Tabulacin y anlisis de datos En esta fase de la investigacin se efecto el vaciado de datos recopilados en la encuesta, se determinaron los porcentajes de cada una de las alternativas que contena la encuesta, logrando as obtener los resultados planteados en la investigacin; se utilizaron grficos tipo circular para una mejor comprensin al presentar los resultados. Pregunta # 1 Objetivo: Investigar la existencia de programas para la administracin efectiva del proceso de cuentas por cobrar.

Alternativas Si No

Corporativo 3 1

Datos de clasificacin P. Intelectual Laboral 3 1 1

Contabilidad 1

Total 7 3 10

Interpretacin: Del 100% de los encuestados, el 70% consideran que s cuentan con un adecuado programa para el control de las cuentas por cobrar y el 30% exponen que el programa es inadecuado. Pregunta # 2 Objetivo: Investigar la existencia de lineamientos en los procesos de cuentas por cobrar.

Alternativas Si No

Corporativo 1 3

Datos de clasificacin P. Intelectual Laboral 3 2

Contabilidad 1

Total 2 8 10

Interpretacin:

Del

100% de los encuestados, el 80%

afirman que no tienen conocimiento sobre la

existencia de normas y procedimientos en la firma para el manejo de cuentas por cobrar y el 20% afirma que si se cuenta con el manual de procedimientos.

Pregunta # 3 Objetivo: Investigar la comunicacin mediante la circulacin de reportes para minimizar el rubro de cuentas por cobrar.

Alternativas Si No

Corporativo 4

Datos de clasificacin P. Intelectual Laboral 3 2

Contabilidad 1

Total 0 10 10

Interpretacin:

Del 100% de los encuestados, todos coinciden en que no hay poltica establecida para la circulacin de reportes mensualmente, para establecer la antigedad de saldos en las cuentas por cobrar, lo cuales debieran ser generados por el departamento de contabilidad, correspondindole al encargado de cobros esta tarea.

Pregunta # 4 Objetivo: Investigar el involucramiento de todas las reas en el proceso de cuentas por cobrar.

Alternativas Si No

Corporativo 4

Datos de clasificacin P. Intelectual Laboral 3 2

Contabilidad 1

Total 0 10 10

Interpretacin: Del 100% de los encuestados concuerda en que derivado que no se extienden informes mensualmente, no hay director autorizado para tomar decisiones respecto de las cuentas por cobrar y su ndice de morosidad.

Pregunta # 5 Objetivo: Establecer el mecanismo que se utiliza en las distintas reas para el control de cobros.

Alternativas Si No

Corporativo 4

Datos de clasificacin P. Intelectual Laboral 3 2

Contabilidad 1

Total 0 10 10

Interpretacin:

El 100% de los entrevistados concuerdan en que no manejan un cronograma de actividades para el control de los saldos pendientes adeudados por los clientes, producto de la prestacin de servicios legales.

Pregunta # 6 Objetivo: Investigar si cada rea maneja sus controles de forma independiente.

Alternativas Si No

Corporativo 1 3

Datos de clasificacin P. Intelectual Laboral 1 2 2

Contabilidad 1

Total 2 8 10

Interpretacin:

Del 100% de los entrevistados, el 20% afirma que maneja un proceso interno para la gestin de cobro, y el 80% confirma que no.

Pregunta # 7 Objetivo: Investigar que los trabajos realizados estn siendo cancelados contra la entrega de la documentacin legal en atencin a la prestacin del servicio.

Alternativas Si No

Corporativo 2 2

Datos de clasificacin P. Intelectual Laboral 2 2 1

Contabilidad 1

Total 6 4 10

Interpretacin: Del 100% de los entrevistados, el 20% afirma que maneja un proceso interno para la gestin de cobro, y el 80% confirma que no.

Pregunta # 8 Objetivo: Investigar si se cuenta con una base de datos actualizada de clientes, para contribuir al buen desarrollo del proceso de cuentas por cobrar.

Alternativas Si No

Corporativo 1 3

Datos de clasificacin P. Intelectual Laboral 2 2 1

Contabilidad 1

Total 6 4 10

Anlisis de los datos: Del 100% de los encuestados, el 60% concuerdan en que s tienen su base de datos actualizada. El 40% afirma que no cuenta con los datos del cliente actualizados.

Anlisis de Datos Dentro de los resultados obtenidos, se puede identificar que: Hay necesidad de actualizar el programa de cuentas por cobrar, para que contribuya con la automatizacin de los procesos, ya que; aunque para algunos miembros est funcionando, el que tienen actualmente, en menor porcentaje, otros no lo consideran del todo eficiente, debido a que es un programa que fue adquirido hace 20 aos, con una base de datos que fue creada en una versin DOS; generando una problemtica en cuanto al tiempo que invierten los usuarios del sistema al alimentar informacin. Se presentar una propuesta para la adquisicin de un mdulo de cuentas por cobrar. En cuanto a la existencia de polticas y procedimientos, se identific el desfase de informacin, ya que, las reas encargadas de generar ingresos no estn al tanto de estos manuales; en contabilidad a pesar que, aduce que hay manuales, no se pudo constatar la existencia de los mismos. Se sugiere la elaboracin de un manual, el cual se estar presentando para aprobacin y posterior implementacin, con los pasos bsicos para el proceso de cobro, hacindose del conocimiento general de todos los involucrados en este proceso. La falta de reportes mensuales, contribuye al crecimiento de las cuentas por cobrar, porque aunque hay un encargado de cuentas por cobrar, ste no cumple con esta funcin actualmente. Al implementarse el manual, se estar estableciendo que todo cobro debe ser centralizado por la persona encargada de cuentas por cobrar, ya no, por los asistentes legales. Al no emitir reportes mensuales, se pierde la comunicacin con los jefes de rea; lo cual imposibilita identificar si los trabajos estn siendo entregados en tiempo, o a determinar la razn de la no cancelacin por parte del cliente por la prestacin de servicios.

Al contar con la comunicacin fluida entre los jefes de rea y contabilidad se estar mejorando el porcentaje de morosidad que actualmente existe.

La importancia de contar con datos actualizados de los clientes en la base de datos, radica en que el proceso de cobro sea gil, evitando contratiempos por esta falta de informacin. Se apoyar al rea que no cuenta con sus bases actualizadas, solicitando la intervencin de la secretaria del rea para el cumplimiento de esta finalidad.