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RED TECNOLGICA TECNOLOGAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS

1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA CDIGO: 250601012

VERSIN DE LA NCL

DENOMINACIN
ADMINISTRAR TECNOLOGAS DE INFORMACIN COMO APOYO AL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA TECNOLOGA DISPONIBLE

DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE (en horas)

400 horas 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DENOMINACIN

ALISTAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO QUE SE VAN A MICROFILMAR, DIGITALIZAR Y/O AUTOMATIZAR TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIN Y DE VALORACIN DOCUMENTAL, EL CDIGO DE TICA, LAS NORMAS, PRINCIPIOS Y TCNICAS ARCHIVSTICAS, Y LA LEGISLACIN VIGENTE. VERIFICAR LA APLICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PARA LA MICROFILMACIN, DIGITALIZACIN Y/O AUTOMATIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS TABLAS DE RETENCIN Y DE VALORACIN DOCUMENTAL, LA POLTICA INSTITUCIONAL Y LA TECNOLOGA ELABORAR PROPUESTAS PARA LA AUTOMATIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL DE UNA ORGANIZACIN, TENIENDO EN CUENTA LAS POLTICAS INSTITUCIONALES, LA LEGISLACIN VIGENTE Y LA TECNOLOGA DISPONIBLE. ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS Y/O LA INFORMACIN MICROFILMADA, DIGITALIZADA Y/O AUTOMATIZADA, A TRAVS DE LA TECNOLOGA Y LOS MEDIOS DISPONIBLES PARA SU CONSULTA, RECUPERACIN Y CONTROL, DE ACUERDO CON LAS POLTICAS DE LA ORGANIZACIN Y LA LEGISLACIN VIGENTE. APLICAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA MICROFILMACIN, DIGITALIZACIN Y AUTOMATIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS TCNICAS, DE CALIDAD, DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL; LA LEGISLACIN VIGENTE, LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DE OPERACIN DE LOS EQUIPOS PARA LA IMPLEMENTACIN DE TECNOLOGAS ARCHIVSTICAS.

3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS

Anlisis de usuarios Confidencialidad, Discrecin, Reserva legal de la Informacin Polticas gubernamentales e institucionales relacionadas con la aplicacin de nuevas tecnologas para la gestin electrnica de los documentos y la informacin. Sistemas de informacin: - Concepto, Clases, Tipos y Usos aplicados en los procesos Archivsticos. - Anlisis y seleccin de herramientas tecnolgicas, de acuerdo con los requerimientos institucionales. Procesos y procedimientos archivsticos aplicados a la automatizacin, digitalizacin y/o microfilmacin de archivos. - Clasificacin, Ordenacin, Descripcin y Depuracin - Foliacin y retiro del material abrasivo -

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Normas tcnicas y Legislacin archivstica vigente aplicada a los procesos de automatizacin, digitalizacin y/o microfilmacin de los documentos de archivo, en una organizacin: - Leyes, Acuerdos AGN, Decretos, Resoluciones, Circulares Manuales de: - Procesos y procedimientos aplicados en los procesos de automatizacin, digitalizacin y/o microfilmacin. - Operacin de equipos y otros recursos tecnolgicos relacionados con los procesos de automatizacin, digitalizacin y/o microfilmacin. Ingls tcnico relacionado con la interpretacin de manuales tcnicos para la operacin de equipos de automatizacin, digitalizacin y/o microfilmacin de documentos de archivo. Metadatos - Concepto - Clasificacin y funcin de los metadatos - Creacin de metadatos Digitalizacin: - Concepto - Procesos - Criterios para digitalizar un documento, teniendo en cuenta las polticas y la normatividad vigente. Procedimientos para la digitalizacin - Equipos, elementos y accesorios - Almacenaje: Manual y automatizado. - Recuperacin de informacin Seleccin - Polticas de seleccin Restricciones legales - Otros criterios de seleccin Conversin - Factores de escaneado - Tipos de documentos - Original, digital enriquecido - Preservacin - Acceso - Costo - Patrn de referencia para la captura digital. - Requisitos de Resolucin de referencia para textos impresos - Requisitos de resolucin de referencia basados en el ancho del trazo - Requisitos de resolucin de referencia para documentos de tono continuo - Requisitos de resolucin de referencia para medias tintas - Metodologa para determinar requisitos de conversin Infraestructura tecnolgica para la Digitalizacin. Concepto Cadena de digitalizacin Hardware y Software, Redes, Integracin del sistema: conexin de la cadena Captura de imgenes

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- Concepto, Funcionamiento de escneres, Tipos de escneres, Procesamiento de imgenes Gestin de archivos electrnicos - Concepto, Seguimiento, Bases de datos de archivos electrnicos, Tipos de almacenamiento Directrices para la disposicin final de los documentos - Flujo de informacin - Registro. - Documentos posteriores a la microfilmacin y/o digitalizacin. Normas de preservacin y proteccin del medio ambiente - Concepto - Principios y conductas para la preservacin y proteccin del medio ambiente. Software. - Concepto - Clases - Usos - Normas legales sobre su utilizacin Bases de datos: - Fundamentacin en las TIC (Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones) - Fundamentos de bases de datos. Tablas: Campos y registros - Bases de datos documentales y referenciales - Software para el manejo de procesos documentales (Workflow). Hojas de clculo Excel: - Manejo de datos - Ordenar - Filtros - Validacin - Subtotales - Tablas y grficos dinmicos Introduccin de datos. Uso de formularios. - Actualizacin de base de datos Redes - Conceptos bsicos - Administracin de redes - Tecnologa integrada Internet: Ip, http, Ftp, https. - Navegadores de Internet - Mensajera - Correo electrnico - Motores de bsqueda - Manejo de informacin en formato de documento porttil (pdf). Programa General de Conservacin Preventiva - Administracin de un programa

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3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO

Determinar el perfil de los usuarios de la informacin. - Interpretar las normas y la legislacin vigente relacionadas con la reserva legal de la informacin en una Organizacin y las necesidades de informacin del usuario. - Aplicar las normas sobre confidencialidad y discrecin relacionadas con el manejo de la informacin en una Organizacin. - Identificar las necesidades de automatizacin de los documentos de archivo en la Organizacin. Aplicar tcnicas de trabajo en equipo y colaborativo en los procesos de digitalizacin, microfilmacin y automatizacin de documentos e informacin. - Desarrollar las competencias, caractersticas y actitudes para el trabajo en equipo y colaborativo. Adoptar las polticas institucionales en la aplicacin de nuevas tecnologas para la gestin electrnica de los documentos y la informacin. Interpretar los requerimientos del sistema de informacin Aplicar los principios, las normas legales y tcnicas en los procesos archivsticos en los procedimientos de automatizacin digitalizacin y microfilmacin de documentos de archivo en una Organizacin. Interpretar los manuales de procesos y procedimientos, de gestin documental y de operacin de equipos y herramientas tecnolgicas relacionados con la automatizacin, digitalizacin y microfilmacin de documentos de archivo. Aplicar el ingls tcnico en la interpretacin de manuales tcnicos y de operacin de equipos para la implementacin de tecnologas de la informacin. - Aplicar las directrices de disposicin final para la automatizacin, digitalizacin y microfilmacin de los documentos de archivo de la Organizacin. documentos de archivo, establecidos en las Tablas de Retencin Documental para su automatizacin (digitalizacin y/o microfilmacin), de los documentos de archivo en una Organizacin. Aplicar los procedimientos previos a la seleccin de la tcnica requerida de acuerdo con las normas de proteccin ambiental. - Aplicar las normas de preservacin y proteccin del medio ambiente, previos a los procesos de automatizacin (digitalizacin y/o microfilmacin) de acuerdo con las normas de proteccin ambiental. Seleccionar las tecnologas requeridas para la implementacin de un sistema de informacin de acuerdo con los requerimientos de la Organizacin. Utilizar las tecnologas de la informacin y la comunicacin requeridas en los procesos de automatizacin, digitalizacin y microfilmacin de los documentos de archivo en una Organizacin. - Identificar equipos y sus caractersticas, elementos, accesorios y muebles requeridos para los procesos de automatizacin, digitalizacin y microfilmacin de documentos de archivo. - Identificar software disponible para los procesos de automatizacin, digitalizacin y microfilmacin, de documentos de archivo. - Identificar las redes de datos que maneja la Organizacin - Operar los equipos, software, elementos y accesorios para los procesos de automatizacin, digitalizacin y microfilmacin de documentos de archivo en una Organizacin, de acuerdo con las polticas institucionales, la legislacin vigente y los manuales de operacin. Administrar las bases de datos implementadas por la Organizacin, relacionadas con el control de la documentacin en la Organizacin. Aplicar el lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organizacin. - Ingresar los registros de manera gil y oportuna. - Establecer las estrategias de captura y bsqueda de informacin en los archivos electrnicos. - Actualizar la base de datos de acuerdo con las normas tcnicas, las polticas organizacionales y la legislacin

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vigente. Aplicar las normas, polticas institucionales, legislacin vigente y principios de preservacin y conservacin de archivos electrnicos - Identificar las amenazas o riesgos que ocasionan la prdida de informacin de los archivos electrnicos. - Aplicar medios y tcnicas para la preservacin y conservacin de archivos electrnicos. Identifi

4. CRITERIOS DE EVALUACIN
Aplica los principios, tcnicas y procesos archivsticos, previos a la automatizacin, digitalizacin y microfilmacin de archivos. Aplica las normas tcnicas, la legislacin archivstica vigente y la poltica institucional, referentes a los procesos archivsticos, para la automatizacin (digitalizacin y/o microfilmacin) de los documentos e informacin. Aplica los manuales de procesos y procedimientos, de gestin documental y de operacin de equipos de oficina, relacionados con los procesos de automatizacin (digitalizacin y/o microfilmacin) de documentos de archivo, teniendo en cuenta los protocolos y la aplicacin del lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organizacin. Aplica las normas tcnicas, y el idioma ingls tcnico en la interpretacin de los manuales de la operacin de los equipos para la automatizacin (digitalizacin y/o microfilmacin) de documentos de archivo. Aplica las directrices para la disposicin final de los documentos de archivo, establecidas en las Tablas de Retencin Documental, teniendo en cuenta la preservacin y proteccin del medio ambiente durante el desarrollo de los procesos archivsticos. Utiliza las tecnologas, los equipos, elementos, accesorios y programas requeridos para la implementacin de un sistema de informacin, de acuerdo con los requerimientos de la Organizacin y las normas legales para su utilizacin. Prepara los documentos que se van a microfilmar, digitalizar o automatizar, apoyando los diferentes procedimientos y teniendo en cuenta los equipos, elementos, accesorios, la normatividad y los requerimientos de almacenaje y proteccin. Implementa un Programa General de Conservacin Preventiva de documentos e informacin electrnica. Aplica las normas y principios de preservacin y conservacin de archivos electrnicos. Elabora un programa de gestin electrnica de informacin teniendo en cuenta las necesidades y polticas institucionales. Aplica los procedimientos tcnicos para la automatizacin (digitalizacin y/o microfilmacin) de los documentos de archivo, teniendo en cuenta la poltica institucional, la legislacin vigente y la tecnologa disponible. Aplica las tcnicas de revelado del rollo de pelcula microfilmado, utilizando los insumos recomendados, de acuerdo con las normas tcnicas y las de gestin de la calidad. Aplica las normas y principios de preservacin, conservacin y almacenamiento de microfilmes, teniendo en cuenta las normas de gestin de la calidad. Aplica las normas de seguridad y salud ocupacional durante los procesos de automatizacin (digitalizacin y/o microfilmacin) de los documentos de archivo, tanto en la operacin de los equipos como en la utilizacin de los elementos de proteccin personal. Proporciona atencin y servicio a los usuarios durante la consulta de documentos electrnicos. Localiza los documentos e informacin automatizada (digitalizados y/o microfilmados), utilizando los procedimientos y el equipo lector (convencional o anlogo), de acuerdo con los requerimientos de usuarios

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