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COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSC-
Manual de contratacin
Resolucin No. 43 del 30 de enero de 2009
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL. CNSC - BOGOT DC. Carrera 4 N 75 49, Barrio los Rosales Telfono PBX 3259700; Web. www.cnsc.gov.co
LUZ PATRICIA TRUJILLO MARN Presidenta EDUARDO GONZLEZ MONTOYA Comisionado FRIDOLE BALLEN DUQUE Comisionado TRINIDAD OLIVEROS MANZANO Secretaria General MARA DEL PILAR ACOSTA BARRIOS Asesora Jurdica
Proyectado: ANA DOLORES CORREA CAMACHO FELIPE ANTONIO HADAD ALVAREZ Contratistas Comisin Nacional del Servicio Civil
PRESENTACIN Como parte de los procesos que integran el Sistema de Gestin de Calidad se encuentra el de contratacin, proceso fundamental para el funcionamiento de las entidades estatales, y contemplado en la NTC GP 1000:2004 en el numeral 7.4 denominado Adquisicin de Bienes y Servicios. El levantamiento, estandarizacin y mejoramiento de procesos, se constituye en un ejercicio de vital importancia para mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad de los servicios prestados por las entidades del Estado. Es as como, la Comisin Nacional del Servicio Civil emprende esta tarea, con el nimo de fortalecer sus procedimientos, de tal manera que sus servicios sean prestados con la mayor diligencia y oportunidad. El proceso de contratacin se encuentra regulado por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150, sus decretos reglamentarios, uno de los cuales es, el Decreto 2474 de 2008. Como quiera que el xito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno de los pasos y etapas consagrados en las normas, y con la coordinacin entre las diferentes dependencias o instancias que participan en el mismo, se presenta este Manual de Contratacin, que servir de gua de gestin y orientacin en el desarrollo de la actividad, buscando que la adquisicin de bienes y servicios para el cumplimiento de los fines de la CNSC, se realice con los ms altos niveles de eficiencia y efectividad.
INTRODUCCIN El Manual de contratacin para la Comisin Nacional del Servicio Civil, integra elementos como la caracterizacin, el procedimiento y la documentacin soporte que permite estandarizar el proceso de contratacin, bajo el marco normativo de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150, y sus decretos reglamentarios. Esta gua es una herramienta de trabajo para las y los servidores de la CNSC, y de manera especial para aquellos encargados de adelantar los trmites que da a da exige este proceso. El Manual de contratacin para la Comisin Nacional del Servicio Civil, est conformado por cuatro captulos, en los cuales se sealan los pasos para adelantar el proceso de contratacin de acuerdo con la normatividad vigente, as como los actores que intervienen en el desarrollo del mismo. En este sentido es importante resaltar que solo con la accin coordinada y comprometida de todas y todos, se lograr la adquisicin de bienes y servicios con la mayor racionalizacin y optimizacin de recursos contribuyendo de manera efectiva a la consecucin de los objetivos y metas propuestas para el exitoso funcionamiento de la CNSC. En el primer captulo del manual se presenta el objetivo de esta herramienta de gestin, la normatividad aplicable, haciendo alusin a las principales normas que regulan el proceso contractual, la competencia para la celebracin de contratos en la Comisin y la planeacin de la contratacin; el segundo captulo contiene el proceso con sus subprocesos: precontractual, contractual y postcontractual; en el tercer captulo se establece el procedimiento para cada una de las modalidades de seleccin de contratistas y los pasos a seguir en cada caso; el cuarto captulo contiene algunos elementos generales sobre la interventora o supervisin de los contratos. Por ltimo forman parte de este Manual, un glosario con los trminos de comn utilizacin en los procesos contractuales y un acpite de anexos con los formatos de apoyo para el desarrollo del proceso. La seleccin de los contratistas y la celebracin de los respectivos contratos por parte de la Comisin Nacional del Servicio Civil, deber ser el resultado de un diligente y coordinado proceso de planeacin, coordinacin y ejecucin de todas las actividades, tareas, estudios, proyecciones y anlisis necesarios para tal efecto, todo ello enmarcado en los principios constitucionales de la funcin administrativa y de los principios que informan la actividad contractual del estado.
CAPTULO 1 GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO El presente Manual, es una gua de orientacin para facilitar el desarrollo del proceso contractual, bajo la observancia de los principios de transparencia, economa, responsabilidad, y de los principios constitucionales de la funcin administrativa. Se busca dar claridad en los procedimientos internos a seguir para la obtencin de bienes y servicios, los servidores intervinientes, y todos los asuntos propios de la contratacin, desde su planeacin, pasando por los subprocesos de seleccin, hasta su ejecucin, vigilancia y control, en los procesos contractuales que deba adelantar la Comisin Nacional del Servicio Civil.
1.2 La contratacin de la Comisin Nacional del Servicio Civil se regir por el estatuto general de contratacin de la administracin pblica, Ley 80 de 19993, la Ley 1150 de 2007 y dems normas que las reglamenten, adicionen o complementen, y en lo no previsto en ellas, por las leyes civiles y comerciales. Tambin ser aplicable a la contratacin de la CNSC, el Estatuto orgnico del presupuesto. A continuacin se relacionan algunas normas que forman parte del marco jurdico que regula la contratacin de la CNSC y que sern de utilidad para los usuarios de este manual. Constitucin Poltica de Colombia de 1991. Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Ley 1150 de 2007 Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre contratacin con recursos pblicos. Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONTRATACIN DE LA CNSC
Decreto Ley 111 de 1996, Estatuto orgnico del presupuesto
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCgenerales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones Ley 598 de 2000 Por la cual se crean el Sistema de informacin para la vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el Catlogo nico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro nico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso comn en la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico. Ley 816 de 2003 Por la cual se apoya a la industria Nacional a travs de la Contratacin Pblica Ley 819 de 2003 Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Decreto Nacional 679 de 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 Decreto Nacional 1477 de 1995 Por el cual se reglamenta la Ley 190 del 6 de junio de 1995 en materia de publicacin de contratos en el Diario nico de Contratacin Pblica. Decreto Nacional 2170 de 2002 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999 Artculos 6, 9 y 27 Decreto Nacional 393 de 2002 Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 856 de 1994 y 92 de 1998, por medio de los cuales se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cmaras de Comercio y se fijan las relativas a los registros de proponentes mercantil Decreto Nacional 3512 de 2003 Por el cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y operacin del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones Decreto 2474 de 2008 Por la cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 s0bre las modalidades de seleccin, publicidad, seleccin objetiva, y se dictan otras disposiciones. Decreto 4444 de 2008 Por el cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 Decreto 4828 de 2008 Por el cual se expide el rgimen de garantas en la Contratacin de la Administracin Pblica
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSC Decreto 4881 de 2008 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relacin con la verificacin de las condiciones de los proponentes y su acreditacin para el Registro nico de Proponentes a cargo de las Cmaras de Comercio y se dictan otras disposiciones Directiva Presidencial 12 de 2002 Presidencia de la Repblica. Lucha contra la corrupcin en la contratacin estatal. Directiva Presidencial 4 de 2003 Presidencia de la Repblica. Lucha contra la corrupcin en la contratacin estatal. Acuerdos 01 a 11 SICE Ministerio de Comunicaciones - Comit para la Operacin del SICE Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE.
1.3 COMPETENCIA Y DELEGACIN Segn el artculo 11 de la ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebracin de licitaciones y para escoger contratistas ser del jefe o representante de la entidad, segn el caso. En consonancia con lo anterior, el Acuerdo No. 001 del 16 de diciembre de 2004 de la Comisin Nacional del Servicio Civil, estableci: Artculo 8: corresponde a la Comisin: a) Adjudicar y celebrar los contratos o convenios interadministrativos con las universidades pblicas y privadas o instituciones de educacin superior acreditadas o autorizadas por sta, cuyo objeto sea adelantar los concursos o procesos de seleccin para la provisin de los empleos de carrera de las entidades y organismos del orden nacional o territorial, de competencia de la CNSC. b) Autorizar al Presidente para celebrar los contratos requeridos para el cumplimiento de las funciones propias de la Comisin. c) Adjudicar los contratos o convenios necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Comisin cuya cuanta supere los doscientos (200) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Artculo 27: corresponde al Presidente de la CNSC: f) Servir de ordenador del gasto
DELEGACIN De conformidad con el artculo 12 de la ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrn delegar total o parcialmente la competencia para
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCcelebrar contratos y desconcentrar la realizacin de licitaciones en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes Sin perjuicio de lo anterior, el art. 21 de la ley 1150 de 2007, seal: En ningn caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarn exonerados por virtud de la delegacin de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.
1.4 DE LA PLANEACIN DE LA CONTRATACIN 1.4.1 ELABORACIN DEL PLAN DE COMPRAS En concordancia con el Acuerdo 004 de 2005 del Comit para la operacin del SICE, se entiende por Plan de Compras, el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversin. De conformidad con el formato que para el efecto se elabore, durante el mes de Septiembre de cada ao, las dependencias de la Comisin presentarn a la Direccin de Apoyo Corporativo y a la Oficina de Planeacin, el cuadro de necesidades de los bienes, servicios y obras que se requieran contratar en la vigencia siguiente, para el cumplimiento de los fines de la entidad. Con base en la informacin anterior, y teniendo en cuenta lo establecido en el decreto 3512 de 2003 y los Acuerdos 0004 de 2005 y 0009 de 2006, expedidos por el comit para la operacin del SICE, y dems normas concordantes, la Direccin de Apoyo Corporativo en coordinacin con la Oficina Asesora de Planeacin de la CNSC, consolidarn la informacin recibida y elaborarn el proyecto de plan de compras que se presentar a la Comisin, para su revisin y aprobacin, dentro del mes de noviembre de cada ao. El Plan de Compras de la Comisin, debe ser registrado en el portal del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, a ms tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal y de acuerdo con las instrucciones all publicadas. 1.4.2 PLAN DE CONTRATACIN Para cada vigencia fiscal y de acuerdo con el presupuesto anual aprobado para la Comisin Nacional del Servicio Civil, el rea jurdica elaborar un Plan de Contratacin (PC), el cual deber concordar en un todo con el Plan Anual de Compras e Inversiones (PACI). Todos los bienes, servicios u obras a contratar, deben estar referenciados con el respectivo punto de presupuesto que implica la actividad, bien o servicio del (PACI). Dicho plan podr revisarse y actualizarse en el transcurso del ao y adems se ajustar peridicamente en su ejecucin y cumplimiento, siendo aprobados por la Comisin los ajustes realizados. Una vez remitido a los entes de control sobre su ejecucin y cumplimiento, servir de soporte para la verificacin de la gestin contractual desarrollada por la entidad.
CAPTULO 2 DEL PROCESO CONTRACTUAL Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y trmites que la Comisin Nacional del Servicio Civil-CNSC debe realizar para la adquisicin de los bienes, servicios u obras que se requieran para el cumplimiento de sus funciones. Comit asesor: para acompaar el proceso contractual en todas sus etapas, la CNSC designar mediante acto administrativo, un comit asesor con representantes de las reas, jurdica, financiera y de la dependencia que requiere la contratacin. En dicho acto establecern las funciones y responsabilidades del comit asesor. De conformidad con el objeto y naturaleza de la contratacin a realizar, la dependencia que la requiera, propondr los nombres de las personas que por su experticia en el tema formarn parte del grupo tcnico del comit asesor respectivo. 2.1 ETAPA PRECONTRACTUAL: Esta etapa tiene como objetivo la planeacin y preparacin del proceso contractual y comprende entre otros aspectos, la realizacin de estudios previos, el anlisis de mercado, las autorizaciones y /o licencias, esto ltimo cuando a ello haya lugar; la elaboracin de pliegos de condiciones y el subproceso de seleccin de contratistas. De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta lo consagrado en el artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, se determinar la modalidad de seleccin que deba realizarse: Licitacin pblica; concurso de mritos; seleccin abreviada; contratacin directa. En esta etapa juegan un papel importante las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar. Estas dependencias son las encargadas de planear la contratacin de sus necesidades, la definicin de las especificaciones tcnicas, la definicin del objeto a contratar, la elaboracin de los estudios de costos, y en general la elaboracin de los estudios previos los cuales sern de mayor o menor complejidad segn la naturaleza y caractersticas del objeto contractual. 2.1.1 Estudios previos: Antes de iniciar cualquier trmite contractual el rea respectiva de la Comisin Nacional del Servicio Civil, debe efectuar todos los anlisis sobre la necesidad del bien o servicio que se requiera de acuerdo con el PACI y el plan de compras de la CNSC, as como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratacin.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCPara solicitar el trmite de un contrato, la dependencia de la CNSC en la cual surge la necesidad debe diligenciar el formato de estudios previos que forma parte de este manual y que contiene los aspectos mnimos requeridos por el Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007. Sin perjuicio de lo descrito, la dependencia solicitante puede incluir todos los dems aspectos que considere necesarios para complementar los estudios, de tal manera que los potenciales proponentes y contratistas de la CNSC puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido, as como el de la distribucin de riesgos que la CNSC propone y en general para que cuenten con la informacin suficiente para la ejecucin del contrato. Elementos mnimos de los estudios previos: Artculo 3, Decreto 2474 de 2008 La descripcin de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratacin. La descripcin del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. Los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. El anlisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratacin, as como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratacin sea a precios unitarios, se debern soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el caso del concurso de mritos no se publicar el detalle del anlisis que se haya realizado. En el caso del contrato de concesin no se publicar ni revelar el modelo financiero utilizado en su estructuracin. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 12 del decreto 2474 de 2008. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin que sobre el particular expida el gobierno nacional.
Estudios previos en la subasta inversa: en el caso de subasta inversa, los estudios previos deben contener adicionalmente una ficha tcnica para cada bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, a ser adquirido. La dependencia de la CNSC, solicitante del bien o servicio, deber diligenciar el formato de ficha tcnica que forma parte de este manual y que debe contener como mnimo lo siguiente: Denominacin de bien o servicio. Denominacin tcnica del bien o servicio. Unidad de medida. Descripcin general.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCEstudio de mercado: los estudios de costos forman parte de los estudios previos. Con base en las especificaciones tcnicas y dems caractersticas de la contratacin a realizar, debe efectuar un estudio de mercado muy completo que permita soportar el valor estimado del contrato a celebrar teniendo en cuenta todas las variables utilizadas para determinar el presupuesto, conforme lo seala el artculo 3 del Decreto 2474 de 2008. Se tendrn en cuenta los valores de fletes, (Cuando a ello haya lugar) seguros y dems gastos en que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, as como las condiciones de pago, volmenes y en general, todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio. De la misma manera, como parte del estudio de mercado, se dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 6 del Decreto 2170 de 2002, segn el cual se har la consulta de precios o condiciones del mercado en el Registro nico de Precios de Referencia (RUPRSICE) a que se refiere la Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003 y las dems normas que reglamenten o completen este aspecto. En tratndose de proyectos de inversin, o de la contratacin de universidades para la realizacin de procesos de seleccin para la provisin de cargos, los estudios de costos en el mercado, sern realizados por el rea o dependencia donde surge la necesidad, esto es, que requiere los bienes, servicios u obras a contratar, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeacin y de la Direccin de Apoyo Corporativo. Para la realizacin de procesos contractuales del presupuesto de funcionamiento, los estudios de mercado sern efectuados por la Direccin de Apoyo Corporativo. Disponibilidad Presupuestal: con base en las especificaciones tcnicas y el estudio de mercado efectuado, el rea que requiere el bien o servicio a contratar, a travs de las personas facultadas para el efecto, solicitar el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, el cual deber ser expedido por la Direccin Apoyo Corporativo de la CNSC, de conformidad con las normas presupuestales vigentes. Estn facultados para solicitar disponibilidades presupuestales, los Comisionados, la o el Secretaria-o General, la o el Director-a de Apoyo Corporativo, las o los jefes de oficina, y las o los Asesores de Informtica y de Jurdica. Cuando la ejecucin del contrato deba realizarse en varias vigencias, la dependencia que requiere la contratacin, a travs de las personas facultadas para el efecto, debe presentar la solicitud correspondiente ante la Direccin de Apoyo Corporativo de la CNSC, con el fin de que esta ltima trmite la correspondiente autorizacin para comprometer vigencias futuras, ante la Direccin del Presupuesto General de la Nacin del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Autorizaciones y/o licencias o permisos: como parte de los estudios previos, la dependencia de la CNSC que requiera el bien o servicio a contratar deber efectuar los anlisis necesarios para determinar si antes de iniciar el respectivo proceso contractual se
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCrequieren autorizaciones, licencias o permisos, y en caso positivo tramitarlas ante las instancias correspondientes.
Los estudios previos sern el insumo fundamental para la confeccin del pliego de condiciones de los procesos contractuales adelantados por la Comisin y se publicarn en el SECOP de manera simultnea con el proyecto de pliego de condiciones. 2.1.2 Proyecto de pliego y pliego de condiciones definitivo: Es el documento que contiene las reglas y requisitos para participar en los procesos de seleccin abreviada, concurso de mritos y licitacin pblica que convoque la CNSC. Este acto administrativo tambin contiene las condiciones del contrato a celebrar. En los procesos de contratacin directa y en los de mnima cuanta, no se requiere pliego de condiciones. En ningn caso habr lugar al cobro del proyecto de pliego o del pliego de condiciones definitivo. El proyecto de pliego y el pliego de condiciones definitivo para cada proceso, ser elaborado conjuntamente entre el rea jurdica, la dependencia solicitante y el rea financiera, para lo cual se realizarn las reuniones que sean necesarias, con el comit asesor designado para acompaar el proceso contractual. Con base en los estudios previos elaborados por el rea que requiere la contratacin, la oficina jurdica confeccionar el proyecto de pliego que ser puesto a consideracin de la dependencia solicitante y del rea financiera para que cada una de estas instancias lo complemente, aclare o corrija, en lo pertinente. En la elaboracin del pliego de condiciones se tendr en cuenta lo establecido en el numeral 5 del artculo 24 de la Ley 80 de 1993: Se indicarn los requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de seleccin. Se definirn reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confeccin de ofrecimientos de la misma ndole, aseguren una escogencia objetiva y eviten las declaratorias de desierta del proceso. Se definirn con precisin las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecucin del objeto del contrato. No se incluirn condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSC Se definirn reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan la formulacin de ofrecimientos de extensin ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la CNSC. Se definir el plazo para la liquidacin del contrato, cuando a ello hubiere lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuanta.
Sern ineficaces de pleno derecho las estipulaciones de los pliegos y de los contratos que contravengan lo dispuesto en este numeral, o dispongan renuncias a reclamaciones por la ocurrencia de los hechos aqu enunciados. De otra parte, de conformidad con lo establecido en el artculo 6 del decreto 2474 de 2008, adems de los requisitos anteriormente sealados y sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a cada proceso de licitacin, seleccin abreviada o concurso de mritos, el pliego de condiciones contendr con mnimo lo siguiente: La descripcin tcnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha tcnica del bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, o los requerimientos tcnicos, segn sea el caso. Los fundamentos del proceso de seleccin, su modalidad, trminos, procedimientos, y las dems reglas objetivas que gobiernan la presentacin de las ofertas as como la evaluacin y ponderacin de las mismas, y la adjudicacin del contrato. Las razones y causas que generaran el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso. Las condiciones de celebracin del contrato, presupuesto, forma de pago, garantas, y dems asuntos relativos al mismo. La descripcin tcnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha tcnica del bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, o los requerimientos tcnicos, segn sea el caso, se presentar siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo tcnico, el cual ser pblico, salvo expresa reserva. Al pliego se anexar el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los dems documentos que sean necesarios. Cuando se trate de procesos para la contratacin de universidades con el objeto de realizar procesos de seleccin para la provisin de cargos, o de procesos contractuales requeridos en el marco de los proyectos de inversin, o aquellos requeridos para el funcionamiento de la entidad cuyo valor sea igual o superior a 200 smmlv, se realizar el siguiente procedimiento: Una vez revisado y aprobado por el rea jurdica, la dependencia solicitante y el rea financiera (Comit asesor), y por lo menos cinco (5) das hbiles antes de su publicacin en el SECOP, el proyecto de pliego ser remitido a los Comisionados.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSC Dentro del trmino antes sealado, el comit asesor presentar el proyecto de pliego en sesin de Comisin, la cual solicitar los ajustes que estime pertinentes. Efectuados los ajustes, el rea jurdica de la CNSC continuar con la publicacin en el SECOP y dems trmites del proceso contractual. 2.1.3 Seleccin de contratistas: La CNSC seleccionar los contratistas mediante las modalidades de licitacin pblica, concurso de mritos, seleccin abreviada, o contratacin directa, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2474 de 2008.
2.1.3.1 Licitacin pblica Acorde con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2008, la CNSC efectuar la seleccin de los contratistas, por regla general, a travs de licitacin pblica, con excepcin de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en la dems modalidades de seleccin, de acuerdo con lo sealado en los numerales 2, 3 y 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007. La licitacin pblica consiste en la convocatoria pblica que hace la CNSC para que en igualdad de oportunidades participen todas las personas naturales, jurdicas, nacionales o extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.
2.1.3.2 Concurso de mritos De acuerdo con la Ley 1150, en concordancia con el Decreto 2474 de 2008, la CNSC adelantar esta modalidad de seleccin cuando se requiera contratar los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993: Contrato de consultora: son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los que tiene por objeto la interventora, asesoras, gerencia de obra o de proyectos, direccin programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos. En la seleccin de consultores la entidad podr utilizar el sistema de concurso abierto o concurso con precalificacin. Concurso abierto: procede cuando la CNSC pueda suministrar en los requerimientos tcnicos la metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el plan y cargas de trabajo para la misma, caso en el cual se exigir la presentacin de una propuesta tcnica simplificada (PTS). En estos casos se prescinde de los procedimientos de precalificacin.
Concurso por el sistema de precalificacin con lista corta: cuando los servicios de consultora sealados en los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas, slo procede la seleccin por el sistema de precalificacin con lista corta. 2.1.3.3 Seleccin abreviada Conforme a lo sealado en la ley 1150 de 2007, en concordancia con el decreto 2474 de 2008, la CNSC realizar la contratacin mediante la modalidad de seleccin abreviada en los siguientes casos: Adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin Contratacin de menor cuanta (Segn tabla de cuantas de la CNSC, que se actualizar anualmente o cuando el monto del presupuesto sea modificado). Declaratoria de desierta Enajenacin de bienes del estado
2.1.3.4 Contratacin directa Segn lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 2474 de 2008, la CNSC seleccionar a los contratistas mediante la modalidad de contratacin directa cuando se trate de los siguientes casos: Urgencia manifiesta Contratacin de emprstitos Contratos interadministrativos, excepto el de seguros Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo o para la ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Para el arrendamiento y adquisicin de inmuebles.
2.2 ETAPA CONTRACTUAL: Este subproceso comprende la elaboracin y perfeccionamiento del contrato; la constitucin y aprobacin de la garanta, la publicacin y el pago de impuestos, cuando a ello haya lugar; la ejecucin del objeto contractual y el seguimiento del mismo.
2.2.1 Del perfeccionamiento del contrato: De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y el decreto Ley 111 de 1996, Estatuto Orgnico del Presupuesto, los contratos celebrados por la CNSC se entendern perfeccionados, cuando se cumplan los siguientes requisitos: El acuerdo sobre el objeto y la contraprestacin, el cual se formaliza cuando este se eleva a escrito y se firma por las partes, esto es, la CNSC y el contratista. El registro presupuestal. 2.2.2 De los requisitos para la ejecucin del contrato: En cumplimiento de lo preceptuado en el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007, para iniciar la ejecucin de un contrato en la CNSC se requiere de la aprobacin de la garanta por parte del rea jurdica y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratacin con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgnica del presupuesto. El proponente y el contratista debern acreditar que se encuentran al da en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda. En consecuencia, ningn contratista comenzar a ejecutar un contrato sin el cumplimiento de los requisitos antes sealados.
2.2.2.1 Garanta: Una vez perfeccionado el contrato, esto es firmado y registrado, el rea jurdica entregar una copia al contratista para que constituya la garanta de cumplimiento y/o dems plizas a que haya lugar segn la naturaleza y cuanta del contrato, de conformidad con las reglas que regulen la materia. Constituidas en legal forma y en los trminos previstos en el contrato la garanta de cumplimiento y dems plizas a que haya lugar, el rea jurdica impartir la respectiva aprobacin. La CNSC, no exigir garanta en los contratos que no superen el 10% de la mnima cuanta de la entidad. No obstante si del anlisis previo se desprende la necesidad, la Comisin podr exigirla, caso en el cual, la dependencia que requiere la contratacin analizar la pertinencia o no de su exigencia y dejar constancia escrita en el documento de estudios previos explicando las razones que conducen a esta decisin. No se requiere garanta nica cuando la CNSC adquiera bienes y servicios en establecimientos que correspondan a la definicin de gran almacn sealada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.2.2.2 Cumplimiento de las obligaciones parafiscales relativas al SSSI: En cumplimiento de lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007, para la iniciacin de un contrato, la CNSC exigir al contratista la acreditacin de encontrarse al da en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda.
2.2.3 Publicacin del contrato: De conformidad con lo previsto en el Decreto 2474 de 2008, la CNSC deber publicar en el Diario nico de Contratacin Pblica, todos los contratos, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes. No se publicarn los contratos cuya cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta an cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes a que se refiere el prrafo anterior. 2.3 ETAPA POSCONTRACTUAL: LIQUIDACIN Esta etapa hace referencia al subproceso de liquidacin del contrato. Vencido el plazo de ejecucin de las obligaciones contractuales, la CNSC proceder a la liquidacin del contrato, conforme a lo dispuesto en el artculo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007. En consonancia con las disposiciones mencionadas, la CNSC efectuar la liquidacin de los contractos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin y cumplimiento se prolongue en el tiempo o que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten. En este perodo es fundamental la actuacin del supervisor o interventor del contrato quien en representacin de la CNSC efectuar junto con el contratista, la revisin y anlisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas, con el fin de ponerse a paz y salvo. En esta etapa se acordarn los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. 2.3.1. Liquidacin de comn acuerdo: Conforme a lo dispuesto en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, la CNSC liquidar de mutuo acuerdo los contratos dentro del trmino fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un trmino la liquidacin se realizar dentro de los cuatro meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin de acto que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Con base en la revisin y anlisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato proyectar el acta de liquidacin, en la que constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCEl acta proyectada ser enviada por el supervisor o interventor del contrato, junto con todos los soportes y el estado de cuenta, al rea jurdica para la revisin de legalidad correspondiente. Para efectuar la liquidacin del contrato, el supervisor o interventor debe verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, estableciendo una correcta relacin entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.
Igualmente, para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de la garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato.
2.3.2. Liquidacin unilateral: Si efectuados los requerimientos, el contratista no se presenta para efectuar la liquidacin, o cuando no fue posible lograr acuerdo respecto del contenido de la liquidacin, la CNSC, tendr la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 136 del C.C.A. En este caso, el supervisor o interventor del contrato enviar al rea jurdica un informe explicando la situacin y anexando los soportes correspondientes, tales como actas, requerimientos, el estado de cuenta, etc., con el fin de que se proyecte el acto administrativo de liquidacin unilateral y se realicen los trmites pertinentes para su firma.
CAPTULO 3
PROCEDIMIENTOS PARA CADA UNA DE LAS MODALIDADES DE SELECCIN 3.1 LICITACIN PBLICA En el cuadro siguiente se describe el procedimiento de licitacin pblica, el cual se har cuando el bien, servicio u obra a contratar no se encuentre dentro de alguna de las causales contempladas en la dems modalidades de seleccin, de acuerdo con lo sealado en los numerales 2, 3 y 4 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007.
PROCEDIMIENTO DE LICITACIN PBLICA

ACTIVIDADES Verificar la inclusin del requerimiento en el plan de contratacin previamente aprobado por la Comisin. Elaborar documento base de cotizacin Solicitar cotizaciones
3
RESPONSABLE
rea o dependencia que Plan requiere la contratacin contratacin de
FORMATO
rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que Formato No. 2 requiere la contratacin
Consultar el Registro nico de rea o dependencia que SICE precios de referencia RUPRrequiere la contratacin SICE
rea o dependencia que requiere la contratacin, Realizar el estudio de mercado, teniendo en cuenta lo con base en lo anterior. dispuesto en el numeral 2.1.1 de este Manual. Elaborar los estudios previos: rea o dependencia que requiere la contratacin Formato No.3 Estudios previos. (Art.3 Decreto 2474/08)
Solicitar el Certificado Disponibilidad Presupuestal
rea o dependencia que requiere la contratacin, de de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2.1.1 de este Manual.. de rea Financiera. Direccin De Apoyo Corporativo
Expedir el certificado disponibilidad presupuestal
Diligenciar el formato de solicitud de rea contratacin y remitir al rea jurdica,
o dependencia que Formato No.1

ACTIVIDADES RESPONSABLE con todos los documentos anteriores, requiere la contratacin y el nombre de los integrantes del grupo tcnico, para la conformacin del Comit asesor.
FORMATO
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12
Verificar el cumplimiento de requisitos; ajustar en lo pertinente y requerir al rea solicitante para hacer los ajustes necesarios a los estudios previos y/o documentos. Proyectar, para firma del presidente, el acto por el cual se designa el comit asesor. Expedir resolucin que designa comit asesor. Elaborar cronograma del proceso
rea jurdica
rea jurdica
Representante delegado legal o
Formato modelo de resolucin Resolucin Formato cronograma, contenido en el modelo de pliego Formato Cmara de Comercio
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rea jurdica en coordinacin con el comit asesor: (rea o dependencia solicitante)
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Informar por medio electrnico, a la Cmara de Comercio, sobre la apertura de la licitacin. Elaborar el proyecto de pliego de condiciones aspectos: jurdicos, tcnicos, econmicos y financieros, y establecer los aspectos que sern objeto de evaluacin, as como los documentos que se debern presentar con la propuesta. Enviar para conocimiento y recomendaciones de la Comisin, el proyecto de pliego de condiciones (5 das hbiles antes de su publicacin en el SECOP). Publicar aviso de la convocatoria pblica. Publicar el proyecto de pliego de condiciones junto con los estudios previos, en el SECOP, 10 das hbiles antes del acto que ordena la apertura.
rea jurdica
rea jurdica en coordinacin con el comit asesor (rea o dependencia Modelo proyecto solicitante y rea de pliego de condiciones. financiera).
rea jurdica
SECOP rea jurdica SECOP rea jurdica
19
Recibir las observaciones; analizar y remitir a la dependencia solicitante, y rea jurdica al rea financiera para que se den las respuestas correspondientes.
Correo electrnico

ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Analizar y remitir al rea jurdica las Dependencia solicitante respuestas a las observaciones rea financiera. recibidas al proyecto de pliego. Consolidar el documento de respuestas a las observaciones y rea jurdica publicar en el SECOP y
FORMATO
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SECOP
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rea jurdica en coordinacin con el comit Consolidar el pliego de condiciones asesor( rea o dependencia Modelo pliego definitivo. solicitante y rea financiera)
Publicar uno, o hasta tres avisos con rea jurdica intervalos de 2 a 5 das calendario, en diarios de amplia circulacin. Proyectar para firma del representante rea jurdica legal o su delegado, la resolucin que ordena la apertura del proceso. Expedir la resolucin que ordena la Representante apertura del proceso delegado. Apertura del proceso: Publicar resolucin y Pliego definitivo en el rea jurdica SECOP. Celebrar audiencia de aclaracin del asesor (rea o dependencia Acta de audiencia pliego de condiciones, y de solicitante y rea asignacin y distribucin de riesgos. legal o Formato resolucin Formato resolucin de
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de
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Resolucin
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rea jurdica con el comit financiera).
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Formalizar acta de audiencia aclaratoria y publicar en el SECOP. Responder las observaciones que se presenten durante el plazo de la licitacin; elaborar adendas cuando sea necesario, y publicar en el SECOP. Efectuar acto de cierre: recibir las ofertas el da y hora prevista en el pliego de condiciones, y elaborar el acta.
Acta de audiencia rea jurdica
rea jurdica con el comit asesor (rea o dependencia Documento solicitante y rea respuestas adendas. financiera).
de y/o
rea jurdica
Acta de cierre de la licitacin y recepcin de propuestas.
31
Enviar al propuestas
comit asesor, recibidas para
las rea jurdica su

ACTIVIDADES evaluacin.
RESPONSABLE
Realizar verificacin previa, jurdica, Comit asesor tcnica, econmica y financiera de las propuestas. Realizar reunin para determinar la necesidad de solicitar aclaraciones, y Comit asesor elaborar los proyectos de comunicaciones, segn el caso. Remitir solicitudes de aclaracin
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FORMATO
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rea jurdica Recibir aclaraciones de los proponentes y remitir a los integrantes del comit asesor Realizar la evaluacin motivada, jurdica, tcnica, econmica y financiera de las propuestas, y remitirla al rea jurdica. Recibir las evaluaciones motivadas de los integrantes del comit asesor y consolidar el informe. Trasladar a la Secretara General, el informe de evaluacin para que se ponga a disposicin de los oferentes, por el trmino de cinco (5) das hbiles.
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rea jurdica Comit asesor
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rea jurdica
rea jurdica Informe
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Publicar el informe de evaluacin de rea jurdica las propuestas en el SECOP Recibir las observaciones que se presenten a los informes, y enviar a rea jurdica los integrantes del comit asesor Analizar las observaciones presentadas por los oferentes al Comit asesor informe de evaluacin, y proyectar respuestas Realizar reunin para preparar Comit asesor informe y recomendacin de adjudicacin. Consolidar informe y proyectar de adjudicacin o rea jurdica resolucin declaratoria de desierta. Presentar informe de recomendacin Comit asesor a la COMISIN. (Dentro de los cinco
Informe
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ACTIVIDADES da anteriores a la adjudicacin) Realizar audiencia pblica adjudicacin o declaratoria desierta.
RESPONSABLE
de Representante legal y comit de asesor.
FORMATO
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COMISIN - Representante Adjudicar o declarar desierto el legal, segn Acuerdo 001 de proceso. 2004. Notificar personalmente al Secretara General proponente favorecido. Publicar acto de adjudicacin o rea jurdica declaratoria de desierta, en el SECOP. Elaborar minuta de contrato y remitir para firma a Presidencia. rea jurdica Recibir contrato suscrito por el presidente, y requerir al contratista, rea jurdica para su firma. Solicitar registro presupuestal SECOP
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rea jurdica Expedir registro presupuestal

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rea financiera Requerir al contratista y entregar copia del contrato para constitucin rea jurdica de garanta y pago de publicacin. Recibir garanta y pago de publicacin. rea jurdica Aprobar garanta y remitir designacin de supervisor o rea jurdica interventor, con copia de contrato y propuesta. Supervisor o interventor, y Suscribir acta de inicio contratista. Supervisar la ejecucin y cumplimiento del objeto y Supervisor o interventor obligaciones contractuales. Proyectar acta de liquidacin bilateral Formato No. 10 o de comn acuerdo y enviar con Supervisor o interventor todos los soportes al rea jurdica. Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin y efectuar los trmites rea jurdica Formato No. 10 pertinentes para la formalizacin de la misma. Elaborar informe y remitir al rea jurdica para liquidacin unilateral Supervisor o interventor adjuntando todos los soportes a que haya lugar, tales como:

ACTIVIDADES RESPONSABLE requerimientos, actas, estado de cuenta, etc. Proyectar resolucin de liquidacin unilateral y enviar a Presidencia para rea jurdica firma.
FORMATO
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Expedir resolucin
Presidente
3.2 CONCURSO DE MRITOS A continuacin se describe el procedimiento a seguir cuando la CNSC requiera adelantar un concurso de mritos para la contratacin de servicios de consultora, entendindose por tales los referidos en el numeral 2 del artculo 32 de la ley 80 de 1993. En la seleccin de consultores la CNSC podr utilizar el sistema de concurso abierto o concurso con precalificacin, de acuerdo con lo sealado en el numeral 2.1.3.2 de este manual. Los pasos sealados con el asterisco *, no aplicarn para el concurso abierto, en consecuencia se omitirn cuando se adelante un concurso por este sistema.
PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MRITOS

3
RESPONSABLE
rea o dependencia que Plan requiere la contratacin. contratacin de
FORMATO
rea o dependencia que requiere la contratacin. rea o dependencia que Formato No. 2 requiere la contratacin rea o dependencia que SICE requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin Formato No.3 Estudios previos. (Art.3 Decreto 2474/08)
Consultar el Registro nico de precios de referencia RUPRSICE Realizar el estudio de mercado, con base en lo anterior.
Elaborar los estudios previos:
rea o dependencia que requiere la contratacin

ACTIVIDADES Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal Diligenciar el formato de solicitud de contratacin y remitir al rea jurdica, con todos los documentos anteriores y el nombre de los integrantes del grupo tcnico, para la conformacin del Comit asesor Verificar el cumplimiento de requisitos; ajustar en lo pertinente y requerir al rea solicitante para hacer los ajustes necesarios a los estudios previos y/o documentos. Proyectar, para firma del presidente, el acto por el cual se designa el comit asesor. Expedir resolucin que designa comit asesor.
RESPONSABLE
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FORMATO
rea o dependencia que requiere la contratacin rea Financiera
rea o dependencia que requiere la contratacin. Formato No.1
rea jurdica
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Resolucin
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rea jurdica
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Elaborar cronograma del proceso

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Elaborar el proyecto de pliego de condiciones aspectos: jurdicos, tcnicos, econmicos y financieros, y establecer los aspectos que sern objeto de evaluacin, as como los documentos que se debern presentar con la propuesta. Enviar para conocimiento y recomendaciones de la Comisin, el proyecto de pliego de condiciones (5 das hbiles antes de su publicacin en el SECOP). Publicar Aviso de convocatoria pblica. Publicar el proyecto de pliego de condiciones junto con los estudios previos, en el SECOP, 10 das hbiles, antes del acto que ordena la apertura PTD. (5 das hbiles para el concurso PTS).
rea jurdica en coordinacin con el comit asesor ( rea o dependencia solicitante). rea jurdica en coordinacin con el comit asesor ( Modelo proyecto rea o dependencia de pliego de solicitante). condiciones
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rea jurdica en coordinacin con el comit asesor (rea o dependencia solicitante, y rea financiera). rea jurdica SECOP
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SECOP rea jurdica
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ACTIVIDADES
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RESPONSABLE FORMATO rea jurdica en Celebrar audiencia de aclaracin del coordinacin con el comit pliego de condiciones y de asignacin asesor (rea o dependencia Acta de audiencia y distribucin de riesgos solicitante y rea financiera).
Formalizar acta de audiencia aclaratoria y publicar en el SECOP. Recibir las observaciones, analizar y remitir a la dependencia solicitante y al rea financiera para que se den las respuestas correspondientes. Responder y remitir al rea jurdica las respuestas a las observaciones recibidas al proyecto de pliego. Consolidar el documento de respuestas a las observaciones y publicar en el SECOP. Elaborar documento de solicitud de expresiones de inters para precalificar en el concurso y publicar junto con aviso de convocatoria pblica.* Recibir expresiones de inters con documentos habilitantes para conformar lista corta.* Verificar requisitos habilitantes.* Realizar reunin para determinar la necesidad de solicitar aclaraciones, y elaborar proyectos de comunicaciones, segn el caso. * Recibir el informe de verificacin y valoracin de los integrantes del comit asesor; consolidar el informe de precalificacin y propuesta de conformacin de lista corta. * Presentar a la Comisin, el informe de precalificacin y propuesta de conformacin de lista corta (5 das Acta de audiencia rea jurdica Correo electrnico y
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rea jurdica Dependencia solicitante rea financiera.
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SECOP
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rea jurdica rea jurdica en coordinacin con el comit asesor (rea o dependencia solicitante y rea financiera).
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Comit asesor
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rea jurdica
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Comit asesor
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antes de su publicacin).*
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Comisin Conformar lista corta. * Publicar lista corta en SECOP rea jurdica Citar a quienes hayan presentado expresiones de inters, a notificarse rea jurdica de la decisin de conformacin de

ACTIVIDADES
RESPONSABLE
lista corta.* Secretara General Notificar la decisin de lista corta. * Publicar Edicto, cuando sea del Secretara General caso.*
FORMATO
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rea jurdica en coordinacin con el comit Ajustar y consolidar el pliego de Pliego condiciones definitivo, con minuta de asesor (rea o dependencia condiciones contrato. solicitante y rea financiera)
Proyectar para firma del representante legal o su delegado, el acto rea jurdica administrativo que ordena la apertura del proceso. Presidente Expedir acto administrativo Representante ordenando la apertura del proceso delegado Publicar el pliego de condiciones definitivo, en el SECOP rea jurdica Enviar carta de invitacin a los integrantes de lista corta, a presentar rea jurdica propuestas. * Efectuar acto de cierre: recibir las ofertas el da y hora prevista en el pliego de condiciones, y elaborar el acta. Enviar al comit asesor, las propuestas recibidas para su evaluacin. Verificar los requisitos habilitantes y evaluar las propuestas tcnicas. Realizar reunin para determinar la necesidad de solicitar aclaraciones, y elaborar proyectos de comunicaciones, segn el caso. Resolucin CNSC, legal o SECOP SECOP Carta invitacin
de
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de
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rea jurdica
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Acta de cierre del concurso.
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rea jurdica Comit asesor Comit asesor
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Remitir solicitudes de aclaracin rea jurdica Recibir aclaraciones de los rea jurdica proponentes y remitir a los integrantes del comit asesor Recibir las evaluaciones de los integrantes del comit asesor, rea jurdica consolidar el informe y recoger firma de todos los miembros del comit. Trasladar a la Secretara General, el
Informe

ACTIVIDADES informe de evaluacin para que se ponga a disposicin de los oferentes, por el trmino no superior a tres das hbiles. Publicar el informe de evaluacin de las propuestas en el SECOP Recibir las observaciones que se presenten a los informes, y enviar a los integrantes del comit asesor Analizar las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluacin y dar respuesta a las mismas. Realizar reunin para preparar informe final y elaborar orden de calificacin de las propuestas tcnicas.
RESPONSABLE
rea jurdica
FORMATO
rea jurdica
Informe
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Comit asesor
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Presentar informe final a la Comisin Comit asesor (Dentro de los cinco das anteriores a la Audiencia) Realizar audiencia pblica para dar a Representante legal y comit conocer el orden de calificacin de las asesor propuestas tcnicas, abrir y revisar la propuesta econmica. Elaborar acta de acuerdos alcanzados como consecuencia de la revisin de rea jurdica la propuesta econmica, cuando a ello haya lugar. Elaborar proyecto de administrativo de adjudicacin. acto rea jurdica Representante
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Adjudicar o declarar desierto el COMISIN proceso. legal. Notificar personalmente proponente favorecido.
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al Secretara General
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Publicar acto de adjudicacin o rea jurdica declaratoria de desierta, en el SECOP. Elaborar minuta de contrato y tramitar rea jurdica firmas del Presidente y de contratista. Solicitar registro presupuestal rea jurdica
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ACTIVIDADES
RESPONSABLE
rea jurdica
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FORMATO
Expedir registro presupuestal rea Financiera Requerir al contratista y entregar copia de contrato para constitucin de rea jurdica garanta y pago de publicacin Recibir garanta y pago de rea jurdica publicacin. Aprobar garanta y remitir designacin de supervisor o rea jurdica interventor, con copia de contrato y propuesta. Supervisor o interventor, y Suscribir acta de inicio contratista Supervisar la ejecucin y cumplimiento del objeto y Supervisor o interventor obligaciones contractuales. Proyectar acta de liquidacin bilateral o de comn acuerdo y enviar con Supervisor o interventor Formato No.10 todos los soportes al rea jurdica para su revisin de legalidad y trmite. Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin y realizar los trmites para su formalizacin. Elaborar informe y remitir a el rea jurdica para liquidacin unilateral, Supervisor o interventor adjuntando todos los soportes a que haya lugar, tales como: requerimientos, actas, estado de cuenta, etc. Proyectar resolucin de liquidacin unilateral y enviar a Presidencia para rea jurdica firma. Expedir resolucin rea jurdica
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3.3 SELECCIN ABREVIADA Conforme a lo sealado en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 2474 de 2008, la CNSC realizar la contratacin mediante la modalidad de seleccin abreviada en los siguientes casos: Adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCContratacin de menor cuanta (Segn tabla de cuantas de la CNSC, que se actualizar anualmente o cuando el monto del presupuesto sea modificado). Declaratoria de desierta Enajenacin de bienes del estado
A continuacin se presentan los procedimientos a seguir, cuando se trate de alguna de las situaciones relacionadas anteriormente.
3.3.1 Adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin Sin consideracin a la cuanta del contrato a celebrar, si el bien o servicio requerido por la CNSC es de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin deber hacerse uso del procedimiento de subasta inversa que se describe a continuacin. Una subasta inversa es una puja dinmica efectuada presencial o electrnicamente, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado. En la subasta inversa se tendr como nico criterio de evaluacin, el precio. La CNSC realizar la subasta inversa de manera presencial hasta tanto cuente con la infraestructura tecnolgica para realizarla electrnicamente.
PROCEDIMIENTO SELECCIN ABREVIADA: SUBASTA INVERSA

3
RESPONSABLE
FORMATO
rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que Formato No. 2 requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin Formatos No.8 Estudios previos. (Art.3 Decreto 2474/08). Formato No.8 Ficha tcnica.
Consular el Registro nico de precios de referencia RUPRSICE Realizar el estudio de mercado, con base en lo anterior.
Elaborar los estudios previos y fichas rea o dependencia que requiere la contratacin. tcnicas:

ACTIVIDADES Solicitar el Certificado Disponibilidad Presupuestal.
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RESPONSABLE
de rea o dependencia que requiere la contratacin.
FORMATO
10
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Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal. Diligenciar el formato de solicitud de contratacin y remitir al rea jurdica, con todos los documentos anteriores y el nombre de los integrantes del grupo tcnico, para la conformacin del Comit asesor. Proyectar, para firma del presidente, el acto por el cual se designa el comit asesor. Expedir resolucin que designa comit asesor.
rea Financiera.
rea o dependencia que requiere la contratacin. Formato No.1
Resolucin
rea jurdica
Elaborar cronograma del proceso

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Elaborar el proyecto de pliego de condiciones aspectos: jurdicos, tcnicos, econmicos y financieros, y establecer los aspectos que sern objeto de evaluacin, as como los documentos que se debern presentar con la propuesta. Enviar para conocimiento y recomendaciones de la Comisin, el rea jurdica proyecto de pliego de condiciones (5 das hbiles antes de su publicacin en el SECOP). Cuando esto proceda de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1.2 de este Manual. Publicar el Aviso de convocatoria rea jurdica pblica. Publicar el proyecto de pliego de condiciones junto con los estudios rea jurdica previos, en el SECOP, 5 das hbiles antes del acto que ordena la apertura Recibir las observaciones al proyecto rea jurdica de pliego; analizar y remitir a la
rea jurdica en coordinacin con el comit asesor ( rea o dependencia solicitante). rea jurdica en coordinacin con el comit asesor (rea o dependencia Modelo proyecto solicitante, y con el rea de pliego de condiciones. financiera).
SECOP
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SECOP Correo electrnico
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ACTIVIDADES dependencia solicitante, y al rea financiera. Responder y remitir al rea jurdica las respuestas a las observaciones recibidas al proyecto de pliego. Consolidar el documento de apreciaciones (respuestas) a las observaciones y publicar en el SECOP .
RESPONSABLE
FORMATO
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Dependencia solicitante rea financiera.
rea jurdica
SECOP
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rea jurdica en coordinacin con el comit Consolidar el pliego de condiciones asesor( rea o dependencia definitivo. solicitante, y con el rea financiera)
Proyectar para firma del representante rea jurdica legal o su delegado, la resolucin que ordena la apertura del proceso Expedir la resolucin que ordena la Representante apertura del proceso delegado. Publicar resolucin en el SECOP. rea jurdica (Opcional: cuando la Comisin lo considere pertinente). Celebrar rea jurdica audiencia de aclaracin del pliego de condiciones, y de asignacin y distribucin de riesgos. Formalizar acta de audiencia rea jurdica aclaratoria y publicar en el SECOP legal o SECOP
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Acta
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Acta de audiencia
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rea jurdica en Responder las observaciones que se coordinacin con el comit Documento presenten, elaborar adendas, cuando asesor (rea o dependencia respuestas sea necesario, y publicar en el SECOP solicitante, y con el rea adendas.
de o
financiera).
Recibir propuestas iniciales.
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rea jurdica
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Enviar al comit asesor las propuestas recibidas, para su verificacin. Comit asesor Verificar requisitos habilitantes. Comit asesor
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Realizar reunin para preparar informe de verificacin y determinar Comit asesor


ACTIVIDADES RESPONSABLE los proponentes a los que se les solicitar subsanar requisitos habilitantes.
FORMATO
Publicar informe de verificacin

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rea jurdica
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33
Remitir solicitudes de aclaracin y recibir requisitos o documentos subsanables. Realizar subasta inversa presencial mediante audiencia pblica, o electrnica cuando se cuente con la infraestructura tecnolgica. Elaborar proyecto de resolucin
rea jurdica
Representante legal delegado, y comit asesor. o
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rea jurdica
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COMISIN - Representante Adjudicar o declarar desierto el legal, segn Acuerdo 001 de proceso. 2004. Publicar acto de adjudicacin o rea jurdica declaratoria de desierta, en el SECOP. Elaborar minuta de contrato y tramitar suscripcin del Presidente. rea jurdica Recibir contrato suscrito por el presidente, y requerir al contratista, rea jurdica para su firma. Solicitar registro presupuestal
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rea financiera Requerir al contratista y entregar copia de contrato para constitucin de rea jurdica garanta y pago de publicacin. Recibir garanta y pago de rea jurdica publicacin. Aprobar garanta y remitir designacin de supervisor o rea jurdica interventor, con copia de contrato, propuesta inicial y resultado de la subasta. Supervisor o interventor, y Suscribir acta de inicio contratista Supervisar la ejecucin y cumplimiento del objeto y Supervisor o interventor obligaciones contractuales. Proyectar acta de liquidacin bilateral o de comn acuerdo y enviar con Supervisor o interventor Formato No. 10 todos los soportes al rea jurdica para su revisin de legalidad y trmite.

ACTIVIDADES Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin y realizar los trmites para su formalizacin. Elaborar informe y remitir a el rea jurdica para liquidacin unilateral, adjuntando todos los soportes a que haya lugar, tales como: requerimientos, actas, estado de cuenta, etc. Proyectar resolucin de liquidacin unilateral y enviar a Presidencia para firma. Expedir resolucin
RESPONSABLE
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FORMATO
rea jurdica Supervisor o interventor
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rea jurdica rea jurdica
50
3.3.2 Contratacin de menor cuanta La CNSC realizar este procedimiento cuando la contratacin no se enmarque en ninguna de las modalidades de seleccin por licitacin pblica, concurso de mritos o contratacin directa, o cuando no se trate de adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, y cuyo valor no exceda la menor cuanta. Con base en el presupuesto anual de la CNSC y lo consagrado en el literal b del numeral 2 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007, cada ao se determinar la menor cuanta de la Comisin.
PROCEDIMIENTO SELECCIN ABREVIADA: MENOR CUANTA ACTIVIDADES RESPONSABLE FORMATO

Verificar la inclusin del requerimiento en el plan de contratacin previamente aprobado por la Comisin. Elaborar documento base de cotizacin Solicitar cotizaciones
3
rea o dependencia que Plan requiere la contratacin contratacin
de
rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que Formato No.2 requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin Formato No.3 Estudios previos. (Art.3 Decreto

2474/08)
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Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal Diligenciar el formato de solicitud de contratacin y remitir al rea jurdica, con todos los documentos anteriores y el nombre de los integrantes del grupo tcnico, para la conformacin del Comit asesor. Verificar cumplimiento de requisitos; ajustar en lo pertinente y requerir al rea solicitante para hacer los ajustes necesarios a los estudios previos y/o documentos. Proyectar, para firma del presidente, el acto por el cual se designa el comit asesor. Expedir resolucin que designa comit asesor. Elaborar cronograma del proceso
rea o dependencia que requiere la contratacin rea Financiera
rea o dependencia que requiere la contratacin Formato No.1
rea jurdica
Resolucin
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Elaborar el proyecto de pliego de condiciones aspectos: jurdicos, tcnicos, econmicos y financieros, y establecer los aspectos que sern objeto de evaluacin, as como los documentos que se debern presentar con la propuesta. Enviar para conocimiento y recomendaciones de la Comisin, el proyecto de pliego de condiciones (5 das hbiles antes de su publicacin en el SECOP). Cuando esto proceda de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2.1.2 de este Manual. Publicar el aviso de convocatoria pblica. Publicar el proyecto de pliego de condiciones junto con los estudios previos, en el SECOP, 5 das hbiles antes del acto que ordena la apertura Recibir las observaciones al proyecto de pliego; analizar y remitir a la
rea jurdica en coordinacin con el ( rea o dependencia solicitante). rea jurdica en coordinacin con el comit asesor (rea o dependencia Modelo proyecto solicitante, y con el rea de pliego de condiciones. financiera).
rea jurdica
SECOP rea jurdica
rea jurdica Correo electrnico
rea jurdica

dependencia solicitante, y al rea financiera para que se den las respuestas correspondientes. Responder y remitir al rea jurdica las respuestas a las observaciones Comit asesor. recibidas al proyecto de pliego. Consolidar el documento de apreciaciones (respuestas) a las rea jurdica observaciones y publicar en el SECOP
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SECOP
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Proyectar para firma del representante rea jurdica legal o su delegado, la resolucin que ordena la apertura del proceso Expedir la resolucin que ordena la Representante apertura del proceso delegado. legal o SECOP
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Publicar resolucin en el SECOP. rea jurdica Publicar el pliego de condiciones SECOP definitivo, en el SECOP. rea jurdica rea jurdica en Responder las observaciones que se coordinacin con el comit Documento presenten, elaborar adendas, cuando asesor (rea o dependencia respuestas sea necesario, y publicar en el SECOP solicitante, y con el rea adendas.
de o
financiera).
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Recibir manifestaciones de inters dentro de los 3 das hbiles siguientes a la apertura del proceso y elaborar lista de posibles oferentes. (Opcional) Realizar audiencia pblica de sorteo cuando el nmero de posibles oferentes sea superior a 10. Efectuar acto de cierre: recibir las ofertas el da y hora prevista en el pliego de condiciones, y elaborar el acta. Enviar al comit asesor, las propuestas recibidas para su evaluacin. Realizar verificacin previa, jurdica, tcnica, econmica y financiera de las propuestas.
rea jurdica
Acta
rea jurdica
rea jurdica
Acta de cierre

Realizar reunin para determinar la necesidad de solicitar aclaraciones, y elaborar proyectos de Comit asesor comunicaciones, segn el caso. Remitir solicitudes de aclaracin Recibir aclaraciones de los proponentes y remitir a los integrantes del comit asesor Realizar la evaluacin, jurdica, tcnica, econmica y financiera de las propuestas, y remitirla a el rea jurdica. Recibir las evaluaciones de los integrantes del comit asesor y consolidar el informe. Publicar el informe de evaluacin de las propuestas en el SECOP. Recibir las observaciones que se presenten a los informes, y enviar a los integrantes del comit asesor Analizar las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluacin, y proyectar respuestas Realizar reunin para preparar informe y recomendacin de adjudicacin. Consolidar informe y proyectar resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta. Presentar informe y proyecto de resolucin al Presidente de la Comisin. (Opcional ) Realizar audiencia pblica de adjudicacin o declaratoria de desierta. Adjudicar o declarar desierto el proceso. Notificar personalmente al proponente favorecido. Publicar acto de adjudicacin o declaratoria de desierta, en el SECOP. Elaborar minuta de contrato Continuar. Recibir contrato suscrito por el presidente, y requerir al contratista, para su firma. rea jurdica rea jurdica Comit asesor
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rea jurdica Informe rea jurdica rea jurdica Comit asesor
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Comit asesor
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rea jurdica Comit asesor Representante legal y comit asesor. Representante legal COMISIN Secretara General rea jurdica rea jurdica rea jurdica -
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Solicitar registro presupuestal
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Requerir al contratista y entregar copia de contrato para constitucin de rea jurdica garanta y pago de publicacin. Recibir garanta y pago de publicacin *. rea jurdica Aprobar garanta y remitir designacin de supervisor o rea jurdica interventor, con copia de contrato y propuesta. Supervisor o interventor, y Suscribir acta de inicio contratista Publicar contrato en el DUC Supervisar la ejecucin y cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales. Proyectar acta de liquidacin bilateral o de comn acuerdo y enviar con todos los soportes al rea jurdica para su revisin de legalidad y trmite. Elaborar informe y remitir a el rea jurdica para liquidacin unilateral, adjuntando todos los soportes a que haya lugar, tales como: requerimientos, actas, estado de cuenta, etc. Proyectar resolucin y enviar para firma del presidente de la Comisin. Expedir resolucin
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rea jurdica Supervisor o interventor
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Supervisor o interventor, y Formato No.10 contratista
Supervisor o interventor, y contratista
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Presidente
* En este caso la publicacin del contrato solamente aplica cuando el valor del mismo sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes. (Art. 84, Decreto 2474 de 2008). 3.3.3 Contratacin de mnima cuanta Cuando el valor de la contratacin requerida por la CNSC sea igual o inferior al 10% de la menor cuanta, trtese de cualquiera de las causales de seleccin abreviada o de concurso de mritos, se tendr como nica consideracin las condiciones del mercado y el procedimiento que se describe a continuacin.
PROCEDIMIENTO MNIMA CUANTA RESPONSABLE

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FORMATO
rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que Formato No.2 requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin Formato No.4 Estudios previos. (Art.3 Decreto 2474/08)
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Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal Solicitar documentos a potencial contratista. Diligenciar el formato de solicitud de contratacin y remitir al rea jurdica, con todos los documentos anteriores y el nombre de los integrantes del grupo tcnico, para la conformacin del Comit asesor. Elaborar minuta de contrato y remitir para firma a Presidencia.
rea o dependencia que requiere la contratacin rea Financiera rea o dependencia que requiere la contratacin Formato No.5
rea o dependencia requiere la contratacin
que
Formato No.1
rea jurdica
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Recibir contrato suscrito por el rea jurdica presidente, y requerir al contratista, para su firma. Solicitar registro presupuestal
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rea Financiera Requerir al contratista y entregar rea jurdica copia de contrato para constitucin de garanta, cuando a ello haya lugar. * Aprobar garanta y remitir designacin de supervisor o rea jurdica interventor, con copia de contrato. Suscribir acta de inicio Supervisor o interventor, y Formato No.9
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PROCEDIMIENTO MNIMA CUANTA RESPONSABLE

ACTIVIDADES
FORMATO
contratista Proyectar acta de liquidacin bilateral o de comn acuerdo y enviar con todos los soportes al rea jurdica para su revisin de legalidad y trmite. Revisar y ajustar la liquidacin y realizar los trmites necesarios para su formalizacin. Elaborar informe y remitir a el rea jurdica para liquidacin unilateral, adjuntando todos los soportes a que haya lugar, tales como: requerimientos, actas, estado de cuenta, etc. Proyectar resolucin de liquidacin unilateral y enviar a Presidencia para firma. Expedir resolucin rea jurdica Supervisor o interventor. Formato No. 10
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Supervisor o interventor rea jurdica
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*Garanta: La CNSC, no exigir garanta en los contratos que no superen el 10% de la mnima cuanta de la entidad. No obstante si del anlisis previo se desprende la necesidad, la Comisin podr exigirla, caso en el cual, la dependencia que requiere la contratacin analizar la pertinencia o no de su exigencia y dejar constancia escrita en el documento de estudios previos explicando las razones que conducen a esta decisin. Nota: No se publicarn los contratos cuya cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta an cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
COMPRA EN GRAN ALMACEN: La CNSC podr adquirir bienes y servicios en establecimientos que correspondan a la definicin de gran almacn sealada por la Superintendencia de Industria y Comercio teniendo en cuenta lo siguiente: Definicin de gran almacn: La circular nica de la Superintendencia de Industria define Gran almacn, as: Sociedad, establecimiento, almacn de cadena, almacn distribuido por departamentos, supermercado, hipermercado y punto de mercadeo de productos de las Cajas de Compensacin Familiar, o conjunto de ellos cuando conformen un mismo partcipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al pblico para que sean adquiridos, bienes por medida, sea al por mayor o al detal, cuyos ingresos brutos bimestrales sean mayores o iguales a tres mil (3.000) salarios mnimos mensuales legales.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCPara determinar los ingresos brutos se tendrn en cuenta todos los ingresos de los establecimientos de un mismo gran almacn y los bimestres se contarn como se seala para la presentacin del impuesto de industria y comercio. La entidad que en un bimestre adquiera la condicin de gran almacn, la conservar durante seis (6) bimestres ms, contados a partir del ltimo en que sus ventas as lo hubieran determinado. Procedencia: la contratacin de bienes y servicios en establecimientos que correspondan a la definicin de gran almacn arriba transcrita, proceder en cualquiera de los siguientes casos: Cuando el valor de los bienes o servicios a adquirir no supera el 10% de la menor cuanta de la CNSC, es decir, cuando la contratacin a realizar es de mnima cuanta, y que de acuerdo con el plan de compras se establezca que los bienes o servicios a adquirir solamente se requieren una vez durante toda la vigencia fiscal. Cuando se presenten situaciones excepcionales, apremiantes, o imprevistas que requieran la accin inmediata de la CNSC para el cumplimiento de sus funciones y cometidos de manera oportuna, siempre y cuando el valor no supere el 10% de la menor cuanta de la CNSC. Cuando se establezca que la adquisicin por este procedimiento es favorable para la CNSC en trminos de racionalidad y oportunidad, siempre y cuando el valor no supere el 10% de la menor cuanta de la CNSC.
Forma del contrato: los contratos de adquisicin de bienes y servicios en establecimientos que correspondan a la definicin de gran almacn arriba transcrita, celebrados por la CNSC se formalizarn de la siguiente manera: Mediante el intercambio de documentos escritos entre la CNSC y el contratista. Mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la CNSC. Mediante rdenes de trabajo, compra o de servicio, de acuerdo con el formato que para el efecto se disee. Mediante un documento firmado por las partes. Garanta y publicacin: Cuando la CNSC adquiera bienes y servicios en establecimientos que correspondan a la definicin de gran almacn sealada por la Superintendencia de Industria y Comercio, no se requiere garanta nica ni publicacin. 3.3.4 Declaratoria de desierta:
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCCuando un proceso de licitacin pblica haya sido declarado desierto, la CNSC, dentro de los cuatro meses siguientes podr iniciar nuevamente la convocatoria mediante la modalidad de seleccin abreviada. En caso de declarase desierto el proceso de seleccin abreviada de menor cuanta, se iniciar nuevamente prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condiciones. Los pasos sealados con el asterisco (*), no aplican cuando la seleccin abreviada se inicia por declaratoria de desierto del proceso de seleccin abreviada. En consecuencia se omitirn cuando se adelante el proceso por este sistema.
PROCEDIMIENTO SELECCIN ABREVIADA: DECLARATORIA DESIERTA ACTIVIDADES RESPONSABLE FORMATO

Ajustar los estudios previos
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rea o dependencia que Plan requiere la contratacin contratacin
de
rea jurdica en coordinacin con el comit Ajustar el proyecto de pliego de asesor (rea o dependencia condiciones. solicitante, y con el rea financiera).
Publicar el proyecto de pliego de condiciones en el SECOP, 5 das hbiles antes del acto que ordena la apertura: * Recibir las observaciones al proyecto de pliego; analizar y remitir a la dependencia solicitante, y al rea financiera, para que se den las respuestas correspondientes * Responder y remitir al rea jurdica las respuestas a las observaciones recibidas al proyecto de pliego. * Consolidar el documento de apreciaciones (respuestas) a las observaciones y publicar en el SECOP *
rea jurdica
Correo electrnico
Dependencia solicitante rea financiera.
rea jurdica
SECOP
Proyectar para firma del representante rea jurdica legal o su delegado, la resolucin que ordena la apertura del proceso Expedir la resolucin que ordena la Representante apertura del proceso delegado. legal o SECOP

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Publicar resolucin en el SECOP. Publicar el pliego de condiciones definitivo, en el SECOP. Celebrar audiencia de aclaracin del pliego de condiciones, y de asignacin y distribucin de riesgos (Opcional: cuando la Comisin lo considere pertinente). Formalizar acta de audiencia aclaratoria y publicar en el SECOP
rea jurdica rea jurdica rea jurdica SECOP
rea jurdica
Acta de audiencia
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rea jurdica en Responder las observaciones que se coordinacin con el comit Documento presenten, elaborar adendas, cuando asesor (rea o dependencia respuestas sea necesario, y publicar en el SECOP solicitante, y con el rea adendas.
de o
financiera).
Efectuar acto de cierre: recibir las ofertas el da y hora prevista en el pliego de condiciones, y elaborar el acta. Enviar al comit asesor, las propuestas recibidas para su evaluacin. Realizar verificacin previa, jurdica, tcnica, econmica y financiera de las propuestas. Realizar reunin para determinar la necesidad de solicitar aclaraciones, y elaborar proyectos de comunicaciones, segn el caso. Remitir solicitudes de aclaracin
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rea jurdica
Acta de cierre
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rea jurdica Comit asesor Comit asesor
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Recibir aclaraciones de los proponentes y remitir a los integrantes del comit asesor Realizar la evaluacin, jurdica, tcnica, econmica y financiera de las propuestas, y remitirla a el rea jurdica. Recibir las evaluaciones de los integrantes del comit asesor y consolidar el informe. Publicar el informe de evaluacin de las propuestas en el SECOP Recibir las observaciones que se presenten a los informes, y enviar a los integrantes del comit asesor Analizar las observaciones
rea jurdica
Informe rea jurdica rea jurdica
25 COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL. CNSC - BOGOT DC. Carrera 4 N 75 49, Barrio los Rosales Telfono PBX 3259700; Web. www.cnsc.gov.co

presentadas por los oferentes al informe de evaluacin, y proyectar respuestas Realizar reunin para preparar informe y recomendacin de adjudicacin. Consolidar informe y proyectar resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta. Presentar informe y proyecto de resolucin al PRESIDENTE de la Comisin (Opcional ) Realizar audiencia pblica de adjudicacin o declaratoria de desierta. Comit asesor
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Comit asesor
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Comit asesor Representante legal y comit asesor.
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Adjudicar o declarar desierto el Representante legal proceso. COMISIN Notificar personalmente al proponente favorecido. Secretara General Publicar acto de adjudicacin o declaratoria de desierta, en el SECOP. rea jurdica Elaborar minuta de contrato, en caso de adjudicacin. rea jurdica Recibir contrato suscrito por el presidente, y requerir al contratista, rea jurdica para su firma. Solicitar registro presupuestal
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rea financiera Requerir al contratista y entregar copia de contrato para constitucin de rea jurdica garanta y pago de publicacin. Recibir garanta y pago de publicacin. rea jurdica Aprobar garanta y remitir designacin de supervisor o rea jurdica interventor, con copia de contrato y propuesta. Supervisor o interventor, y Suscribir acta de inicio Formato No. 9 contratista Supervisar la ejecucin y cumplimiento del objeto y Supervisor o interventor obligaciones contractuales. Proyectar acta de liquidacin bilateral o de comn acuerdo y enviar con Supervisor o interventor Formato No. 10 todos los soportes al rea jurdica para

su revisin de legalidad y trmite. Elaborar informe y remitir a el rea jurdica para liquidacin unilateral, Supervisor o interventor adjuntando todos los soportes a que haya lugar, tales como: requerimientos, actas, estado de cuenta, etc. Proyectar resolucin de liquidacin unilateral y enviar a Presidencia para rea jurdica firma. Expedir resolucin rea jurdica
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3.3.5 Enajenacin de bienes del estado: En los procesos de enajenacin de bienes del estado, se podrn utilizar mecanismos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado.
3.4 CONTRATACIN DIRECTA De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 2474 de 2008, la CNSC seleccionar a los contratistas mediante la modalidad de contratacin directa cuando se trate de los siguientes casos: Urgencia manifiesta Contratacin de emprstitos Contratos interadministrativos, excepto el de seguros Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo o para la ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Para el arrendamiento y adquisicin de inmuebles.
3.4.1 Urgencia manifiesta: La Ley 80 de 1993 previ esta figura jurdica con el fin de dotar a las entidades pblicas de un mecanismo de contratacin expedito cuando se presenten situaciones excepcionales que impidan la realizacin de alguno de los procedimientos contemplados en las normas vigentes para la seleccin de contratistas. De conformidad con el artculo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratacin mediante esta figura procede en los siguientes casos.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCCuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestacin de servicios, o la ejecucin de obras en el inmediato futuro. Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepcin. Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas Cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de seleccin.
De presentarse algunas de las situaciones referidas, la CNSC proceder conforme a lo establecido en los artculos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993, y dems normas que regulen la materia.
3.4.2 Contratacin de emprstitos: Son aquellos contratos mediante los cuales una entidad u organismo estatal, recibe en calidad de prstamo unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su pago. En caso de que la CNSC requiera la contratacin de emprstitos, stos se celebrarn con arreglo a las normas que regulan la materia, de manera especial lo contemplado en el pargrafo 2 del artculo 41 de la ley 80 de 1993, el artculo 20 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 85 del Decreto 2474 de 2008. 3.4.3 Contratos interadministrativos: De acuerdo con las normas vigentes que rigen la contratacin de las entidades y organismos estatales, la CNSC podr celebrar directamente contratos interadministrativos con cualquiera de las entidades sealadas en el artculo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a realizar tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora. Para la celebracin de contratos interadministrativos en la CNSC se seguir el procedimiento que se describe en el cuadro que sigue y teniendo en cuenta que:
* Los pasos sealados con un asterisco, no aplican cuando se trate de los denominados
convenios interadministrativos de cooperacin. En consecuencia se omitirn cuando se adelante el proceso por este sistema. ** Las garantas no sern obligatorias en los contratos interadministrativos.
PROCEDIMIENTO CONTRATACIN DIRECTA: CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS ACTIVIDADES RESPONSABLE FORMATO

1
Verificar la inclusin requerimiento en el plan
del rea o dependencia que Plan de requiere la contratacin contratacin
de

contratacin previamente aprobado por la Comisin, cuando a ello haya lugar. * Solicitar cotizaciones cuando a ello rea o dependencia que Formato No. 2 haya lugar.* requiere la contratacin
Consultar el Registro nico de precios de referencia RUPRSICE, cuando a ello haya lugar.* Realizar el estudio de mercado, con base en lo anterior, cuando a ello haya lugar.*
rea o dependencia que requiere la contratacin Formato No.4 Estudios previos. (Art.3 Decreto 2474/08)
Elaborar los estudios previos, segn rea o dependencia que formato. requiere la contratacin
Solicitar el Certificado de rea o dependencia que Disponibilidad Presupuestal cuando . requiere la contratacin
a ello haya lugar.*
Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal, cuando rea Financiera sea del caso.* Solicitar los documentos del representante legal o delegado, de la
entidad con la cual se va a celebrar el contrato.
Formato relacin documentos
Diligenciar el formato de solicitud de contratacin y remitir con todos los rea o dependencia que documentos anteriores al rea Formato No.1 requiere la contratacin jurdica, con el visto bueno del Presidente. Verificar cumplimiento de requisitos; ajustar en lo pertinente y requerir al rea jurdica rea solicitante para hacer los ajustes necesarios a los estudios previos y/o documentos. Elaborar acto justificacin y minuta rea jurdica de contrato y remitir a Presidencia. Recibir contrato suscrito por el presidente, y enviar a la entidad para rea jurdica la firma del representante legal o delegado.
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Solicitar registro presupuestal cuando rea jurdica sea del caso, y una vez suscrito por las partes.*
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Expedir el registro presupuestal, cuando sea del caso. Requerir al contratista y entregar copia de contrato para constitucin de garanta, cuando a ello haya lugar.** Suscribir acta de inicio, cuando a ello haya lugar.* Supervisar la ejecucin y cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales Proyectar acta de liquidacin bilateral o de comn acuerdo y enviar con todos los soportes al rea jurdica para su revisin de legalidad y trmite, cuando sea del caso.
Direccin Corporativa
rea jurdica Supervisor o interventor Formato No.9
Supervisor o interventor
Supervisor o interventor Formato No.10
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Elaborar informe y remitir a el rea Supervisor o interventor jurdica para liquidacin unilateral, adjuntando todos los soportes a que haya lugar, tales como: requerimientos, actas, estado de cuenta, etc., cuando sea del caso Proyectar resolucin de liquidacin unilateral y enviar a Presidencia para rea jurdica firma, cuando a ello hay lugar. Expedir resolucin, cuando sea el Presidente caso.
3.4.4 Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas: Cuando la CNSC requiera la contratacin para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas, dar aplicacin a lo establecido en el artculo 80 del Decreto 2474 de 2008 y las normas especiales que regulan la materia. La dependencia que requiere la contratacin justificar la aplicacin de esta causal, en los estudios previos, lo cual servir de base para el acto administrativo que d inicio al proceso. 3.4.5 Contratacin directa cuando no exista pluralidad de oferentes: De conformidad con el artculo 81 del Decreto 2474 la CNSC podr utilizar esta causal de contratacin directa cuando se d alguna de las siguientes circunstancias:
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCCuando no exista ms de una persona inscrita en el RUP. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.
La dependencia que requiere la contratacin justificar la aplicacin de esta causal, en los estudios previos, lo cual servir de base para el acto administrativo que d inicio al proceso. 3.4.6 Contratos de prestacin de servicios profesionales de apoyo a la gestin, o para la ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a una persona natural: Los servicios profesionales y de apoyo a la gestin corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultora. Para la celebracin de contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin en la CNSC, se seguir el procedimiento que se describe a continuacin
PROCEDIMIENTO CONTRATACIN DIRECTA: SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO ACTIVIDADES RESPONSABLE FORMATO

Verificar la inclusin del o dependencia que Plan requerimiento en el plan de rea contratacin previamente aprobado requiere la contratacin contratacin por la Comisin. de
Consular el Registro nico de rea o dependencia que precios de referencia RUPR- requiere la contratacin SICE.
Elaborar los estudios previos, segn formato. Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal Solicitar documentos a potencial contratista, verificar el cumplimiento de requisitos y enviar al rea de Recursos humanos. Verificar el cumplimiento de requisitos de experiencia e idoneidad y expedir la correspondiente certificacin. Expedir certificacin de experiencia e idoneidad del potencial contratista. Diligenciar el formato de solicitud de contratacin y remitir con todos los Formato No.6 Estudios previos. (Art.3 Decreto 2474/08) rea o dependencia que requiere la contratacin rea o dependencia que requiere la contratacin Formato No.7
rea de Recursos humanos
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Presidente rea o dependencia que Formato No.1 requiere la contratacin
PROCEDIMIENTO CONTRATACIN DIRECTA: SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO ACTIVIDADES RESPONSABLE FORMATO

documentos anteriores al rea jurdica, con el visto bueno del Presidente de la Comisin. Verificar cumplimiento de requisitos; ajustar en lo pertinente y requerir al rea solicitante para hacer los ajustes necesarios a los estudios previos y/o documentos. Elaborar minuta de contrato y remitir para firma a Presidencia. Recibir contrato suscrito por el presidente, y requerir al contratista, para su firma. Solicitar registro presupuestal Expedir registro presupuestal Requerir al contratista y entregar copia de contrato para constitucin de garanta, y pago de publicacin cuando a ello haya lugar. * Suscribir acta de inicio. Supervisar la ejecucin y cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales Proyectar acta de liquidacin bilateral o de comn acuerdo y enviar con todos los soportes a el rea jurdica para su revisin de legalidad y trmite, cuando sea del caso. Elaborar informe y remitir al rea jurdica para liquidacin unilateral, adjuntando todos los soportes a que haya lugar, tales como: requerimientos, actas, estado de cuenta, etc., cuando sea del caso. Proyectar resolucin de liquidacin unilateral y enviar a Presidencia para la firma. Expedir resolucin
Formato No.7 rea jurdica
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rea jurdica rea jurdica
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rea jurdica Direccin Corporativa rea jurdica
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Formato No.9 Supervisor o interventor
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rea jurdica Presidente
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3.4.7 Arrendamiento y adquisicin de inmuebles: Cuando la CNSC requiera la adquisicin o arrendamiento de inmuebles, dar aplicacin a lo establecido en el artculo 83 del Decreto 2474 de 2008 y las normas especiales que regulan la materia
CAPTULO 4 SUPERVISIN O INTERVENTORA La supervisin o intreventora consiste en el seguimiento, vigilancia y control que las personas designadas por la Comisin deben ejercer sobre la ejecucin del contrato, de tal manera que se garanticen los objetivos buscados con la contratacin de la CNSC. El supervisor o interventor debe desplegar una serie de acciones de anlisis, verificacin y evaluacin de las actividades desarrolladas por el contratista, de tal manera que se realicen las obligaciones contractuales en los trminos pactados en el contrato. En este sentido, la labor de supervisin o interventora sobre la ejecucin de los contratos que celebre la CNSC, debe adelantarse con la mayor rigurosidad en todos sus aspectos, tcnico, administrativo, econmico y financiero, y en general considerar todas las condiciones de tiempo, modo y lugar acordadas para el cabal cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales.
4.1 PERSONAS QUE PUEDEN EJERCER LA SUPERVISIN INTERVENTORA EN LA COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL La supervisin o interventora de los contratos celebrados por la CNSC podr se ejercida por las y los servidores pblicos o contratistas de la Comisin, con conocimientos y experiencia relacionada con el objeto contractual. El supervisor o supervisora ser designado o designada por el Presidente de la Comisin, a travs del contrato, para lo cual previamente, el rea o dependencia solicitante de la contratacin informar al rea jurdica, en el documento de estudios previos, el nombre y cargo de la persona que ejercer dicha labor. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitacin, la interventora debe contratarse externamente.
4.2 FUNCIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR A continuacin se relacionan algunas de las principales funciones de la supervisin o interventora de los contratos celebrados por la Comisin Nacional del Servicio CivilCNSC, para el buen desarrollo del contrato. Realizar el estudio previo y detallado de los documentos precontractuales y contractuales, de tal manera que se tenga certeza del cumplimiento de los requisitos
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCtcnicos y legales para iniciar la ejecucin de contrato. Entre otros: estudios previos; pliego de condiciones, (cuando a ello haya lugar); soportes del proceso precontractual, propuesta, contrato, registro presupuestal, publicacin, aprobacin de garanta y cumplimiento de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral. Elaborar y suscribir con el contratista, el acta de iniciacin del contrato, cuando a ello hubiere lugar, y dems actas que en desarrollo de esta actividad se produzcan. Servir de interlocutor entre la CNSC y el contratista. Elaborar conjuntamente con el contratista o exigir al contratista y aprobar, segn sea el caso, y cuando a ello hubiere lugar, el cronograma de actividades a desarrollar para el cumplimiento del contrato en las condiciones de tiempo, modo y lugar establecidos. Disear y aplicar mecanismos para el seguimiento, verificacin y control de las actividades desarrolladas por el contratista. Impartir por escrito, las instrucciones, solicitudes y requerimientos al contratista para exigir la ejecucin idnea y oportuna del objeto del contrato. Realizar reuniones peridicas y/o visitas, esto ltimo cuando a ello hubiere lugar, para conocer el estado de ejecucin del contrato, y levantar las actas correspondientes, las cuales deben ser suscritas por el contratista y el supervisor del contrato. Analizar y dar trmite a las consultas, solicitudes y/ o reclamaciones efectuadas por el contratista, a la mayor brevedad posible. Analizar las circunstancias especiales que conllevan la necesidad de efectuar adiciones, prrrogas, suspensin o cualquier modificacin de los contratos, y que sean necesarias para el cabal cumplimiento de lo pactado y presentar a el rea jurdica la solicitud, previa autorizacin del Presidente de la Comisin si a ello hubiere lugar, y aportando la justificacin correspondiente. Verificar que las garantas del contrato, permanezcan vigentes durante la ejecucin del mismo, teniendo en cuenta la fecha del acta de inicio y las adiciones, prrrogas y/o suspensiones del plazo pactadas. Comunicar a el rea jurdica dentro de los ocho (8) das siguientes a la fecha de conocimiento de la ocurrencia de hechos que puedan dar lugar al incumplimiento parcial o total de las obligaciones del contratista, con fin de que sean valorados para que se adopten los correctivos necesarios o se apliquen las medidas a que haya lugar. Informar a el rea jurdica las circunstancias que se consideren puedan alterar el equilibrio econmico y financiero del contrato proponiendo las medidas para su restablecimiento, a fin de que se estudie la situacin, se determine la viabilidad jurdica
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCy se adopten los mecanismos tendientes a actualizar o revisar los precios, en caso de ser procedentes. Exigir, comprobar y aprobar que los bienes y servicios contratados se ajusten a los requerimientos de la CNSC y de las condiciones previstas en las normas tcnicas obligatorias. Revisar y aprobar el plan de inversin del anticipo entregado al contratista y controlar su buen manejo en concordancia con las obligaciones que para dicho manejo se establezcan en la ley y en el contrato, exigiendo los soportes que sean necesarios. Verificar el correcto manejo e inversin del anticipo y conservar los extractos y dems documentos expedidos por la entidad financiera que evidencien el manejo de la cuenta conjunta de administracin del anticipo. Verificar la amortizacin del anticipo en las diferentes cuentas de pago, de conformidad con lo establecido en el contrato. Controlar y mantener actualizado el estado financiero del contrato el cual har parte de los informes peridicos de interventora. Verificar y controlar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los montos establecidos. Verificar que el valor ejecutado del contrato, no exceda el valor del contrato. Solicitar al rea jurdica la solicitud de aplicacin de multas y dems sanciones, remitiendo los anlisis y justificacin efectuados, con el fin de realizar los trmites pertinentes. Verificar las condiciones de calidad, cantidad, funcionamiento y dems condiciones de los bienes, servicios u obras, conforme a las exigencias establecidas en el contrato, y expedir la certificacin de cumplimiento y/o recibo a satisfaccin. Cumplir con lo establecido en el Decreto 2090 de 1989 y dems normas que regulan la materia expedidos por el Gobierno Nacional y/o la Sociedad Colombiana de Ingenieros y Arquitectos. (Solamente aplica para la interventora sobre contratos de obra). Efectuar la apertura del libro de obra o bitcora de obra, quedando bajo su custodia y mantenindola actualizada durante el desarrollo del contrato. (Solamente aplica para la interventora sobre contratos de obra). Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios y que se encuentren vigentes para la iniciacin de la ejecucin del contrato. Revisar y aprobar los programas de ejecucin, manejo de anticipo, inversin, personal, equipos, servicios pblicos, etc., cuando apliquen contractualmente.
Efectuar la apertura del libro de obra o bitcora de obra, quedando bajo su custodia y mantenindola actualizada durante el desarrollo del contrato. Solicitar peridicamente, y de conformidad con lo establecido, los informes sobre la ejecucin del contrato. Revisar los informes presentados por el contratista, y con base en estos, expedir la certificacin de cumplimiento y/o recibido a satisfaccin, para los correspondientes pagos. Verificar que el contratista se encuentre al da en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda, para la realizacin de cada pago derivado del contrato. Remitir al rea financiera la certificacin de cumplimiento de las obligaciones y/o recibido a satisfaccin, con original y copia del informe de actividades, para el respectivo pago. (Una vez efectuado el pago, el rea financiera remitir el original de los informes, productos y/o resultados a el rea jurdica para que reposen en la carpeta del contrato) Segn la naturaleza del contrato exigir al contratista el trmite de las cesiones de derechos, patentes, etc., a favor de la Comisin Nacional del Servicio Civil - CNSC, de acuerdo con lo pactado en el contrato. Requerir al contratista para efectuar la liquidacin bilateral de los contratos de tracto sucesivo y dems que se requiera, y elaborar el proyecto de acta de liquidacin del contrato, con base en los formatos Nos. que forman parte de este manual. Remitir al rea jurdica el proyecto de acta de liquidacin con los soportes, los informes, productos y/o resultados correspondientes, segn sea el caso. Adelantar con apoyo del rea jurdica el proceso de liquidacin unilateral en caso de no lograrse acuerdo entre las partes para liquidar bilateralmente, adjuntando los soportes necesarios. Organizar y mantener actualizado el archivo que recopile toda la informacin relacionada con la ejecucin del contrato, que supervisa, junto con la correspondencia cursada con el-la contratista, y actas levantadas y suscritas por el contratista y el supervisor, todo lo cual debe remitir al rea jurdica para que forme parte de la carpeta del contrato. Cuando sea necesario se llevar un registro fotogrfico, y/o magntico. Remitir a el rea jurdica los originales de: acta de inicio; actas de ejecucin suscritas por el supervisor y el contratista, suspensiones, terminacin, liquidacin y en general
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCtodas las comunicaciones, informes, productos y/o resultados, cuando sea del caso, y dems documentos relativos al contrato que supervisa. Coordinar con el rea financiera la liberacin de los dineros que no sern utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente. Coordinar con el rea financiera, al final de la vigencia fiscal, el valor por el cual deben constituirse las cuentas por pagar y las reservas de apropiacin. Velar por la correcta ejecucin de todas y cada una de las obligaciones asumidas por las partes. Las dems labores y gestiones necesarias para el debido desarrollo del objeto contractual.
4.3 MEDIDAS DE PREVENCIN EN EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIN O INTERVENTORA. Dada la responsabilidad que conlleva el ejercicio de la supervisin o interventora, se sealan en este manual, algunas recomendaciones que contribuirn al buen desarrollo de esta labor, y a la consecucin de los fines buscados con la ejecucin de los contratos celebrados por la CNSC. En cumplimiento de la actividad de seguimiento, vigilancia y control de la ejecucin de las obligaciones contractuales, los supervisores o interventores de la CNSC, no podrn: Suscribir acta de inicio, ni permitir la iniciacin de la ejecucin del contrato o de sus prrrogas, adiciones o modificaciones sin que se hayan surtido los requisitos de perfeccionamiento (firma de las partes y registro presupuestal), y de ejecucin del contrato (aprobacin de la garanta nica por parte de el rea jurdica y acreditacin de cumplimiento de pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, por parte del contratista.). Dar rdenes verbales al contratista. Las rdenes verbales impartidas y acatadas por el contratista sern de exclusiva responsabilidad de quien ejerce la labor de seguimiento y control del contrato. Modificar las condiciones inicialmente pactadas en el contrato, o suscribir documentos que modifiquen dichas condiciones sin la debida autorizacin y trmite correspondiente. Expedir certificacin de cumplimiento o recibo a satisfaccin, sin el cumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales, o cuando no correspondan al objeto del contrato.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCIncumplir con alguna de las funciones contempladas en este Manual
4.4 CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO PARCIAL O TOTAL DE LA LABOR DE SUPERVISISN O INTERVENTORA El supervisor o supervisora, interventor o interventora de los contratos de la CNSC, actan en representacin de sta, razn por la cual deben hacerlo con la debida diligencia y cuidado para los lograr la correcta e idnea ejecucin de los mismos. El incumplimiento de las funciones propias de esta actividad acarrear consecuencias de tipo civil, disciplinario, fiscal o penal, segn sea el caso. Por lo anterior, se transcriben algunos artculos que sobre responsabilidad contractual consagra la ley 80 de 1993: Artculo 51. DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PBLICOS. El servidor pblico responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuacin contractual en los trminos de la Constitucin y la Ley. Artculo 53. DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS CONSULTORES, INTERVENTORES Y ASESORES. Los consultores, interventores y asesores externos respondern civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora, interventora o asesora, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultora, interventora o asesora.
Las y los interventores o supervisores de la CNSC sean servidores pblicos o contratistas, respondern pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones en el desarrollo de esta actividad.
Responsabilidad Civil:
Las y los interventores o supervisores sean servidores pblicos o contratistas, sern responsables penalmente cuando por sus acciones u omisiones en el ejercicio de esta labor se establezca la ocurrencia de alguno de los tipos penales contemplados en los artculos 408, 409 y 410 de la ley 599 de 1999, o alguno de los delitos contra la administracin pblica. De acuerdo con el artculo 56 de la ley 80 de 1993, para efectos penales el interventor se considera como un particular que ejerce funciones pblicas en todo lo relacionado con la celebracin, ejecucin y liquidacin de los contratos que celebren con las entidades
Responsabilidad Penal:
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCestatales. En consecuencia estar sujeto a la responsabilidad que en esta materia seala la ley para los servidores pblicos.
Responsabilidad Fiscal: Las y los interventores o supervisores de la CNSC sean servidores pblicos o contratistas sern responsables fiscalmente cuando por sus acciones u omisiones en labores de interventora, se produzca detrimento del patrimonio pblico. Responsabilidad Disciplinaria: Las y los servidores pblicos o particulares que desempeen labores u obligaciones de interventora, estn sometidos a lo establecido en el Cdigo Disciplinario nico (Ley 734 de 2002).
GLOSARIO A continuacin se definen algunos vocablos de utilizacin frecuente en los procesos contractuales, con el fin de facilitar el uso de esta herramienta y homogenizar el vocabulario que frecuentemente se emplea en la actividad contractual. Adenda: son los documentos que se expiden dentro de un proceso contractual con posterioridad a la expedicin del pliego de condiciones, con el fin de aclarar, modificar o precisar los trminos de ste y que forman parte del mismo. Adjudicacin: es la decisin que pone trmino a un proceso de seleccin, por medio de la cual se determina la persona natural o jurdica que result favorecida, por ser la propuesta ms favorable para la CNSC. Adjudicatario: es el proponente que resulta favorecido con la adjudicacin dentro de un proceso de seleccin. Adicin: modificacin del valor de los contratos que se encuentran en ejecucin con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, el cual no podr ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en smlmv. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contrato. Acta de inicio: es el documento que firma el supervisor interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha de iniciacin del contrato. A partir de dicha fecha reinicia la ejecucin del contrato. Acta de reiniciacin: es el documento mediante el cual se levanta la suspensin y se ordena la reiniciacin de las actividades, debidamente firmada por las partes. El contratista se obliga a actualizar sus plizas a esta fecha. Acta de suspensin: es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista acuerdan suspender la ejecucin del contrato, cuando se presente una circunstancia especial ajena al contratista que amerite la interrupcin del desarrollo del mismo. Acta de liquidacin: documento que se produce al vencimiento del plazo de ejecucin del contrato estatal con sujecin a lo previsto en este manual. Anticipo: valor pactado en los contratos, y que la CNSC entrega al contratista en calidad de prstamo, para ser amortizado en cada pago. El anticipo no podr exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. Caducidad: clusula excepcional que se aplica como sancin por incumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y se
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCevidencie que puede conducir a la paralizacin. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dar por terminado el contrato y se ordenar su liquidacin en el estado en el que se encuentre. Certificado de disponibilidad presupuestal: documento mediante el cual se afecta de manera preliminar un rubro presupuestal y que garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible, libre de afectacin y suficiente para respaldar el compromiso que se pretende adquirir con la contratacin. Clusula penal: Es una estipulacin propia del derecho comn que se puede pactar bien sea como una estimacin total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con ocasin del incumplimiento de las obligaciones y o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razn al incumplimiento del contrato. Cuando se declare la caducidad del contrato se podr hacer efectiva la clusula penal, toda vez que ello es constitutivo del siniestro de incumplimiento. Cesin: Consiste en la sustitucin de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, para lo cual el contratista original deber contar con la autorizacin previa y escrita del Presidente de la Comisin. Contratista: persona natural o jurdica responsable del desarrollo de las obligaciones que emanan de la celebracin de un contrato con la CNSC. Contrato: acuerdo de voluntades celebrado entre la CNSC y una persona natural o jurdica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones. Contratos estatales: son todos los actos jurdicos generadores de obligaciones previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonoma de la voluntad, as como los que a ttulo enunciativo define el artculo 32 de la ley 80 de1993. Convenios o contratos interadministrativos: son los que suscriben entre s las entidades estatales para el cumplimiento de sus fines. Das corrientes o calendario: es cualquier da del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un da hbil. Das hbiles: son los das comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los das feriados determinados en la Ley. Ejecucin: es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio, previa aprobacin de la garanta nica y de la acreditacin por parte del contratista de encontrase al da en el pago de las obligaciones relativas al Sistema de Seguridad Social Integral.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCInterventor: es la persona natural o jurdica designada por el presidente de la Comisin, ordenador del gasto, encargada del seguimiento, control y vigilancia de la ejecucin del contrato. Multas: consiste en la sancin pecuniaria que tiene como finalidad el constreimiento, coercin, coaccin y presin o apremio al contratista a darle cumplimiento a sus obligaciones, cuando en los trminos y desarrollo del contrato, se observa que aquel no est al da en el cumplimiento de las mismas, que se encuentra en mora o retardado para satisfacer oportunamente, conforme al plazo pactado, los compromisos contractuales asumidos. Notificacin: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la decisin. Plazo del proceso contractual: es el perodo comprendido entre la fecha de apertura y la fecha y hora de cierre de un proceso contractual Plazo de ejecucin: es el perodo dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas por las partes en el contrato. Proponente: es la persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, que bajo cualquier modalidad de asociacin permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de seleccin de contratistas. Propuesta: se entiende por tal la oferta de negocio jurdico presentada por un proponente dentro de un proceso de seleccin, siempre que rena los requisitos. Prrroga: consiste en la ampliacin del plazo de ejecucin inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contrato inicial. Registro presupuestal: es la operacin presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta no sea desviada a ningn otro fin.
ANEXOS 1. Tabla de cuantas 2. Formato No. 1. Solicitud de contratacin 3. Formato No. 2. Solicitud cotizaciones
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSC4. Formato No. 3. Estudios previos: licitacin, concurso y seleccin abreviada 5. Formato No. 4. Estudios previos mnima cuanta 6. Formato No. 5. Documentos potencial contratista persona jurdica 7. Formato No. 6. Estudios previos: prestacin de servicios profesionales y de apoyo 8. Formato No. 7. Documentos potencial contratista persona natural 9. Formato No. 8. Ficha tcnica para subasta inversa 10. Formato No. 9. Acta de inicio 11. Formato No. 10. Acta de liquidacin de comn acuerdo.
FORMATO N 1 SOLICITUD DE CONTRATACIN
DATOS DEL SOLICITANTE Nombre: Cargo:
FECHA DE LA SOLICITUD
TIPO DE SOLICITUD Inicio proceso de contratacin
Adicin contrato
Prorroga contrato
TIPO DE CONTRATO Contrato de consultora Contrato de prestacin de servicios Contrato de compraventa Contrato de suministro Contrato interadministrativo Contrato de mantenimiento Otro: Cul?
OBJETO CONTRACTUAL
MODALIDAD DE COTRATACIN: (Utilice este espacio para seleccionar con una X la modalidad de contratacin) Contratacin directa Seleccin abreviada Concurso de mritos Licitacin
ANEXOS 1. Documento de estudios previos: 2. Certificado de disponibilidad presupuestal: 3. Documentos potencial contratista (solo aplica para contrato de prestacin de servicios y mnima cuanta): 4. Otros: (relacione los documentos aportados) Formato N.
Firma del-a solicitante

FORMATO No. 2 SOLICITUD DE COTIZACIONES
Seor-a . . . La Comisin Nacional del Servicio Civil, est interesada en contratar (Describir de manera clara y completa el objeto de la contratacin) . .. Por lo anterior, y con el fin de efectuar el estudio de mercado, de manera atenta le solicita presentar cotizacin, teniendo en cuenta lo siguiente:
ESPECIFICACIONES ESENCIALES (describir de manera completa las especificaciones del bien, obra o servicio requerido, caractersticas de cantidad, calidad, particularidades, etc.) ESPECIFICACIONES TCNICAS 1 2 3 PLAZO DEL CONTRATO: El plazo de ejecucin del contrato es de La cotizacin deber presentarse a ms tardar el da del mes de.del ao en curso, en las instalaciones de la Comisin Nacional del Servicio Civil, ubicada en la .. ( oficina o dependencia) Cordialmente,
FORMATO No. 3
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACION DE ..EN LA MODALIDAD DE: (Escriba, segn el caso, la modalidad que corresponda: LICITACIN; CONCURSO DE MRITOS; SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA, AO 2009: ( $223.605.00 ) De conformidad con lo establecido en el artculo 3 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, se realizan los presentes estudios previos, as:
DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER La Comisin Nacional del Servicio Civil, creada por la Constitucin Poltica y conformada por la Ley 909 de 2004, es un organismo autnomo de carcter permanente de nivel nacional, independiente de las ramas y rganos del poder pblico, dotada de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio. En este sentido, el numeral 1 del artculo 4 de la Ley 909 de 2004 y la Sentencia C 1230 de 2005 proferida por la Corte Constitucional, consagraron que la Comisin Nacional del Servicio Civil es el organismo encargado de la administracin y vigilancia de los Sistemas Especficos de Carrera Administrativa y especiales de carcter legal, excepcin hecha de los que tengan carcter especial de orden constitucional, y como tal, responsable y competente para desarrollar el concurso para el ingreso y el ascenso a los empleos pblicos de sistemas especficos de Carrera Administrativa. Segn lo sealado por el artculo 11 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005, la Comisin tiene como funcin, entre otras, la de efectuar las convocatorias a concurso para el desempeo de empleos pblicos de carrera, de acuerdo con los trminos que establezca la Ley y el Reglamento. En este sentido, para el desarrollo de sus actividades, o en cumplimiento de sus funciones, la Comisin Nacional del Servicio Civil requiere ................................................... .... (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante de acuerdo con la necesidad, explicando de manera amplia y completa las razones que conducen a la contratacin. Evitar tautologas: SE REQUIERE PORQUE ES NECESARIO)
2. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR (Redactar de manera clara el objeto del contrato) El objeto del contrato es 3. ESPECIFICACIONES ESENCIALES (describir de manera completa las especificaciones del bien, obra o servicio requerido, caractersticas de cantidad, calidad, particularidades, etc.) 3.1 ESPECIFICACIONES TCNICAS 1 2 3 3.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA En desarrollo del objeto contractual, el contratista se obliga a:
1 2 3 3.3 PLAZO DEL CONTRATO: El plazo de ejecucin del contrato es de (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante)
3.4. VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del contrato es de (Espacio para escribir en nmero y letras el valor total del contrato) El valor del contrato ser cancelado por la CNSC, al Contratista, de la siguiente manera: (Espacio para escribir en nmero y letras el valor mensual o la manera que la dependencia determine pagar al contratista, segn sea el caso), previa certificacin de cumplimiento a satisfaccin expedida por la o el supervisor del contrato, una vez presentados y aprobados los informes peridicos en los trminos previstos, y la acreditacin de que el contratista se encuentra al da en el pago de los aportes relativos al Sistema Integral de Seguridad Social.
3.5 IDENTIFICACIN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Se trata de un contrato de .. (Escribir el tipo de contrato a celebrar: obra, Arriendo, mantenimiento, vigilancia, suministro, etc., segn sea el caso.)
3. FUNDAMENTOS JURDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIN: (Elegir la opcin que corresponda a la modalidad) La modalidad de seleccin abreviada de menor cuanta se fundamenta en el literal b) del numeral 2, artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artculo 44 y 45 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la misma. La modalidad de seleccin por concurso de mritos se fundamenta en el numeral 3 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en los artculos 54 a 74 del Decreto 2474 de 2008.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCLa modalidad de seleccin por licitacin pblica se fundamenta en el numeral 1 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en los artculos del Decreto 2474 de 2008.
4. ANLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: ..En este numeral, la dependencia que requiere la contratacin, debe realizar el anlisis del estudio efectuado para establecer los precios del mercado, y que soporta el valor estimado de la contratacin, teniendo en cuenta:
Solicitud de cotizaciones, junto con el DOCUMENTO BASE DE COTIZACIN: previo a la solicitud de las cotizaciones, la dependencia que requiere la contratacin debe elaborar un documento que contenga de manera clara y precisa las condiciones de tiempo, modo y lugar de la necesidad a satisfacer, con el fin de obtener cotizaciones que respondan realmente a lo requerido por la entidad: Qu es lo que se quiere: Descripcin del objeto a contratar Para qu se quiere: Cul es la finalidad de la contratacin Cules son las especificaciones: establecer con claridad y precisin las caractersticas del objeto requerido, cantidad, medidas, plazo, etc., segn el caso.
Cotizaciones Consulta Registro nico de Precios de Referencia - RUPR Cuadro comparativo Anlisis y conclusiones: No basta con el cuadro comparativo, es necesario que la dependencia solicitante explique los resultados del mismo.
Se debe efectuar el anlisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisin las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratacin, as como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la realizacin del proceso de seleccin y a la ejecucin del contrato. En el evento en que la contratacin sea a precios unitarios, la entidad contratante deber soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos.
5. LA JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN .. (Para el desarrollo de este numeral, la dependencia solicitante debe tener en cuenta que los factores de seleccin permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 12 del decreto 2474 de 2008, que establece): El ofrecimiento ms favorable para la entidad, se determinar de la siguiente manera: 3. En los procesos de seleccin por licitacin y de seleccin abreviada de menor cuanta la oferta ms ventajosa ser la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a. La ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y frmulas sealadas en el pliego de condiciones. b. La ponderacin de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relacin de costo - beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecer: I. Las condiciones tcnicas y econmicas mnimas de la oferta II. Las condiciones tcnicas adicionales que para la Entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrn consistir en aspectos tales como el uso de tecnologa o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duracin del bien, obra o servicio. III. Las condiciones econmicas adicionales que para la Entidad representen ventajas cuantificables en trminos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicacin de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garanta del bien o servicio respecto de la mnima requerida, impacto econmico sobre las condiciones preexistentes en la Entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asuncin de riesgos previsibles identificados, entre otras. IV. Los valores monetarios que se asignarn a cada ofrecimiento tcnico o econmico adicional, de manera que permitan la ponderacin de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificar monetariamente, segn el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCPara efectos de comparacin de las ofertas la entidad calcular la relacin costo beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones tcnicas y econmicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo sealado en el presente artculo. La mejor relacin costo-beneficio para la entidad estar representada por aquella oferta que, aplicada la metodologa anterior, obtenga la cifra ms baja.
6. ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES: (Para el desarrollo de este numeral, la dependencia solicitante deber establecer el soporte que permita la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato). 7. ANLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LAS GARANTAS (Para el desarrollo de este numeral, la dependencia solicitante deber realizar el anlisis que sustente la exigencia de las garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato.) Las garantas son el instrumento otorgado por los oferentes o el contratista de una entidad pblica contratante, con el objeto de garantizar, entre otros, la seriedad de su ofrecimiento; el cumplimiento de las obligaciones que surjan del contrato y de su liquidacin; la calidad del bien, obra o servicio, el correcto funcionamiento de los bienes, salarios y prestaciones sociales, estabilidad de la obra, responsabilidad civil extracontractual, y los dems riesgos a que se encuentre expuesta la administracin segn el contrato.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCEl monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantas se determinarn teniendo en cuenta el objeto y las caractersticas de cada contrato. (Seriedad de la oferta: (ser exigible en todos los casos) Tiene por objeto garantizar que los proponentes mantengan las condiciones ofrecidas, hasta 30 das despus de la adjudicacin del contrato. La garanta de seriedad de la propuesta no podr ser inferior al diez por ciento del valor de las propuestas o del presupuesto oficial estimado
Garanta: (De acuerdo con el objeto del contrato, la dependencia solicitante debe analizar el tipo de amparo que debe cubrir la garantia, expedida por compaas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantas bancarias. A continuacin se relacionan algunos ejemplos) Anticipo: por el 100% del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo; vigencia igual a la del contrato y cuatro meses ms Cumplimiento: por mnimo el 10% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato y 6 meses ms Calidad: por mnimo el 10% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato y 6 meses ms Correcto funcionamiento de los bienes: (se analiza segn las caractersticas del contrato) Salarios y prestaciones sociales: por mnimo el ciento (5%) del valor total del contrato y deber extenderse por el trmino de vigencia del contrato y tres aos ms;
8. Los dems aspectos derivados de la complejidad del objeto contractual que soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto de pliego de condiciones. (De conformidad con lo establecido en el artculo 3 del Decreto 2474 de 2008, los elementos mnimos de los estudios previos previstos en el presente artculo se complementarn con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de seleccin.)
9. SUPERVISIN Y CONTROL DE EJECUCION DEL CONTRATO: La supervisin y control de ejecucin del contrato, ser ejercida por
(Nombre y cargo de la persona que realizar el seguimiento a la ejecucin del contrato)
NOTAS: 1. El anterior formato contiene los requisitos mnimos sealados en el Decreto 2474 de 2008. Sin perjuicio de lo anterior, la dependencia que solicita la contratacin puede complementarlos cuando la naturaleza, cuanta o complejidad del proceso de seleccin lo requiera. En consecuencia, cuando lo considere pertinente, puede incluir otros aspectos, o documentos de acuerdo con las caractersticas particulares del objeto a contratar. 2. Este documento es la base fundamental para la elaboracin del pliego de condiciones que regir el proceso de seleccin. 3. Este formato aplica para las siguientes modalidades de seleccin: licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos. En consecuencia la dependencia solicitante lo diligenciar, segn sea el caso. Estos procesos se realizan mediante convocatoria pblica, y tienen una duracin aproximada de dos meses y medio a tres meses. En consecuencia, se deben realizar los trmites pertinentes con la debida antelacin, con el fin de obtener los resultados esperados, oportunamente. Nombre y Firma solicitante
FORMATO No. 4 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACION DE ..EN LA MODALIDAD DE SELECCIN ABREVIADA: MNIMA CUANTA AO 2009 HASTA $22.360.500 De conformidad con lo establecido en los artculos 3 y 46 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, se realizan los presentes estudios previos, as:
DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER La Comisin Nacional del Servicio Civil, creada por la Constitucin Poltica y conformada por la Ley 909 de 2004, es un organismo autnomo de carcter permanente de nivel nacional, independiente de las ramas y rganos del poder pblico, dotada de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio. En este sentido, el numeral 1 del artculo 4 de la Ley 909 de 2004 y la Sentencia C 1230 de 2005 proferida por la Corte Constitucional, consagraron que la Comisin Nacional del Servicio Civil es el organismo encargado de la administracin y vigilancia de los Sistemas Especficos de Carrera Administrativa y especiales de carcter legal, excepcin hecha de los que tengan carcter especial de orden constitucional, y como tal, responsable y competente para desarrollar el concurso para el ingreso y el ascenso a los empleos pblicos de sistemas especficos de Carrera Administrativa. As mismo, segn lo sealado por el artculo 11 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005, la Comisin tiene como funcin, entre otras, la de efectuar las convocatorias a concurso para el desempeo de empleos pblicos de carrera, de acuerdo con los trminos que establezca la Ley y el Reglamento. En este sentido, para el desarrollo de sus actividades, en cumplimiento de sus funciones, la Comisin Nacional del Servicio Civil requiere ................................................... .... (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante de acuerdo con la necesidad. Es importante que se explique de manera clara y amplia la necesidad y la justificacin, conveniencia y oportunidad de la contratacin.) 2. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR (Redactar de manera clara el objeto del contrato)
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCEl objeto del contrato es 3. ESPECIFICACIONES ESENCIALES (describir de manera completa las, especificaciones del bien, obra o servicio requerido) 3.1 ESPECIFICACIONES TCNICAS 1 2 3 3.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA En desarrollo del objeto contractual, el contratista se obliga a:
1 2 3 3.3 PLAZO DEL CONTRATO: El plazo de ejecucin del contrato es de (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante) 3.4. VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del contrato es de
(Espacio para escribir en nmero y letras el valor total del contrato El valor del contrato ser cancelado por la CNSC, al Contratista, de la siguiente manera: (Espacio para escribir en nmero y letras el valor mensual o la manera que la dependencia determine pagar al contratista, segn sea el caso), previa certificacin de cumplimiento a satisfaccin expedida por la o el supervisor del contrato, una vez presentados y aprobados los informes peridicos en los trminos previstos, y la acreditacin de que el contratista se encuentra al da en el pago de los aportes relativos al Sistema Integral de Seguridad Social.
3.5 IDENTIFICACIN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Se trata de un contrato de .. (Escribir el tipo de contrato a celebrar: obra, Arriendo, mantenimiento, vigilancia, suministro, etc., segn sea el caso.) 3. FUNDAMENTOS JURDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIN: De conformidad con lo establecido en el artculo 46 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, se trata de una contratacin por la modalidad de seleccin abreviada de mnima cuanta.
4. ANLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: En este numeral, la dependencia que requiere la contratacin, debe realizar el anlisis del estudio efectuado para establecer los precios del mercado, y que soporta el valor estimado de la contratacin, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de respectiva contratacin, y teniendo en cuenta:
Solicitud de cotizaciones, junto con el DOCUMENTO BASE DE COTIZACIN: previo a la solicitud de las cotizaciones, la dependencia que
requiere la contratacin debe elaborar un documento que contenga de manera clara y precisa las condiciones de tiempo, modo y lugar de la necesidad a satisfacer, con el fin de obtener cotizaciones que respondan realmente a lo requerido por la entidad: Qu es lo que se quiere: Descripcin del objeto a contratar Para qu se quiere: Cul es la finalidad de la contratacin Cules son las especificaciones: establecer con claridad y precisin las caractersticas del objeto requerido, cantidad, medidas, plazo, etc., segn el caso.
Cotizaciones Consulta Registro nico de Precios de Referencia - RUPR Cuadro comparativo Anlisis y conclusiones: No basta con el cuadro comparativo, es necesario que la dependencia solicitante explique los resultados del mismo. Recomendacin de la dependencia para la contratacin, con base en los estudios efectuados.
5. ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES Y EXIGENCIA DE GARANTAS: (Efectuar el anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato) (De acuerdo con el objeto del contrato, la dependencia solicitante debe analizar el tipo de amparo que debe cubrir la garanta. A continuacin se relacionan algunos ejemplos) El contratista deber constituir garanta, expedida por compaas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantas bancarias, con los siguientes amparos: Anticipo: por el 100% del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo; vigencia igual a la del contrato y seis meses ms Cumplimiento: por mnimo el 10% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato y 6 meses ms Calidad: por el 10% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato y 6 meses ms Correcto funcionamiento de los bienes: (se analiza segn las caractersticas del contrato)
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCSalrios y prestaciones sociales: por mnimo el ciento (5%) del valor total del contrato y deber extenderse por el trmino de vigencia del contrato y tres aos ms. Garanta de responsabilidad civil extracontractual: (En los casos que se considere necesario) 6. SUPERVISIN Y CONTROL DE EJECUCION DEL CONTRATO: La supervisin y control de ejecucin del contrato, ser ejercida por (Nombre y cargo de la persona que realizar el seguimiento a la ejecucin del contrato)
NOTA: El anterior formato contiene los requisitos mnimos; si la dependencia lo considera pertinente, puede incluir otros aspectos.
Nombre y Firma solicitante
FORMATO No. 5 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIN DE PERSONA JURDICA MODALIDADES DE SELECCIN: ABREVIADA MNIMA CUANTA, Artculo 46, Decreto 2474/08: HASTA $22.360.500 (Vigencia 2009) O CONTRATACIN DIRECTA
DOCUMENTOS DEPENDENCIA SOLICITANTE

Documento de estudios previos: segn modelo Descripcin de la necesidad que se pretende satisfacer Identificacin del objeto a contratar; especificaciones esenciales Fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin Anlisis que soporta el valor estimado del contrato (estudio de mercado) : debe incluir: -solicitud de cotizaciones, -cotizaciones, Constancia consulta precio indicativo RUPR; Anlisis y conclusiones. Tipificacin, identificacin y asignacin de riesgos y mecanismos de cobertura (Garantas, cuando a ello haya lugar) Disponibilidad presupuestal Constancia verificacin Boletn Fiscal Contralora: Antecedentes fiscales CONTRATISTA Formato nico de hoja de vida: P.J Certificado de existencia y representacin legal: antelacin no superior a tres (3) meses Fotocopia cdula Representante legal Registro nico tributario - RUT Certificado antecedentes judiciales DAS: R.L Certificado antecedentes Procuradura Acreditacin encontrarse al da aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como al Sena, ICBF, y Cajas de Compensacin Familiar. Constancias experiencia Oferta especificando: Bien, obra o servicio ofertado(segn el caso), Plazo, Valor; Manifestacin expresa de inexistencia de inhabilidad o incompatibilidad.
CUMPLE
NO CUMPLE/ OBSERVACIONES
FORMATO No. 6 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACION DIRECTA DE PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO ( segn sea el caso) Persona natural De conformidad con lo establecido en los artculos 3 y 82 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, se realizan los presentes estudios previos, as:
1. DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD La Comisin Nacional del Servicio Civil, creada por la Constitucin Poltica y conformada por la Ley 909 de 2004, es un organismo autnomo de carcter permanente de nivel nacional, independiente de las ramas y rganos del poder pblico, dotada de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio. De acuerdo con lo sealado por el artculo 11 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005, la Comisin tiene como funcin efectuar las convocatorias a concurso para el desempeo de empleos pblicos de carrera, de acuerdo con los trminos que establezca la Ley y el Reglamento. En virtud de las funciones que son propias de la CNSC (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante de acuerdo con la necesidad.) ................................................... .... Dado que en la planta de personal de la Comisin Nacional del Servicio Civil no existe la disponibilidad de cargos y personal suficiente para ................................................................................... ....., ..se requiere la contratacin de ...................... (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante, de acuerdo con el perfil requerido )
2. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR (Redactar de manera clara el objeto del contrato)
2.1 Perfil requerido: (Sealar la formacin acadmica y experiencia requeridas ) ...
2.2 Especificaciones: (Describir las obligaciones a cargo del contratista) En desarrollo del objeto contractual, el contratista realizar las siguientes obligaciones: 1 2 3 2.3. Plazo del contrato: El plazo de ejecucin del contrato es de (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante) 2.4. Valor y forma de pago: El valor del contrato es de ( Espacio para escribir en nmero y letras el valor total del contrato Los honorarios se cancelarn por mensualidades vencidas de (Espacio para escribir en nmero y letras el valor mensual que se pagar al contratista), o en proporcin mes, previa certificacin de cumplimiento a satisfaccin
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCexpedida por la o el supervisor del contrato, una vez presentados y aprobados los informes peridicos en los trminos previstos, y la acreditacin de que el contratista se encuentra al da en el pago de los aportes relativos al Sistema Integral de Seguridad Social.
2.5 Identificacin del contrato a celebrar: Se trata de un contrato servicios de prestacin de
( Escribir, profesionales o de apoyo, segn sea el caso).
3. FUNDAMENTOS JURDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIN: La modalidad de seleccin, contratacin directa, se fundamenta en el literal h, numeral 4, artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artculo 82 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la misma.
4. ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES Y EXIGENCIA DE GARANTAS: El contratista deber constituir garanta nica, expedida por compaas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantas bancarias, con los siguientes cubrimientos: Cumplimiento: por el 10% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato y 6 meses ms Calidad: por el 10% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato y 6 meses ms
Nota: De acuerdo con el objeto del contrato, la dependencia solicitante, si lo considera necesario, podr incluir otros amparos. 5. SUPERVISIN Y CONTROL DE EJECUCION DEL CONTRATO: La supervisin y control de ejecucin del contrato, ser ejercida por (Nombre y cargo de la persona que realizar el seguimiento a la ejecucin del contrato)
Nombre y Firma solicitante
FORMATO No. 7 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES o DE APOYO Persona natural
MODALIDAD DE SELECCIN: CONTRATACIN DIRECTA, Artculo 82, Decreto 2474 de 2008
DOCUMENTOS DEPENDENCIA SOLICITANTE Documento de estudios previos: segn modelo Descripcin de la necesidad que se pretende satisfacer Identificacin del objeto a contratar; y especificaciones Fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. Garantas Supervisin Disponibilidad presupuestal Constancia consulta precio indicativo RUPR Constancia Verificacin Boletn Fiscal Contralora: Antecedentes fiscales Certificacin de idoneidad y experiencia CONTRATISTA Formato nico de hoja de vida Formacin acadmica: ttulos Certificaciones laborales Fotocopia cdula Fotocopia tarjeta profesional Formato declaracin de bienes Registro nico tributario - RUT Certificado antecedentes judiciales DAS Certificado vigente (3 meses) antecedentes disciplinarios: Procuradura Acreditacin afiliacin y pago: SISS, SALUD Acreditacin afiliacin y pago: SISS, PENSIN Oferta de servicios especificando: Servicio; obligaciones; Plazo; Valor honorarios Manifestacin expresa sobre inexistencia de procesos de alimentos en su contra. Manifestacin expresa de inexistencia de inhabilidad o incompatibilidad.
CUMPLE
NO CUMPLE OBSERVACIONES
FORMATO No. 8 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIN DE ..EN LA MODALIDAD DE SELECCIN ABREVIADA: SUBASTA INVERSA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN
De conformidad con lo establecido en el artculo 3 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la ley 1150 de 2007, se realizan los presentes estudios previos, as:
DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER La Comisin Nacional del Servicio Civil, creada por la Constitucin Poltica y conformada por la Ley 909 de 2004, es un organismo autnomo de carcter permanente de nivel nacional, independiente de las ramas y rganos del poder pblico, dotada de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio. En este sentido, el numeral 1 del artculo 4 de la Ley 909 de 2004 y la Sentencia C 1230 de 2005 proferida por la Corte Constitucional, consagraron que la Comisin Nacional del Servicio Civil es el organismo encargado de la administracin y vigilancia de los Sistemas Especficos de Carrera Administrativa y especiales de carcter legal, excepcin hecha de los que tengan carcter especial de orden constitucional, y como tal, responsable y competente para desarrollar el concurso para el ingreso y el ascenso a los empleos pblicos de sistemas especficos de Carrera Administrativa. Segn lo sealado por el artculo 11 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005, la Comisin tiene como funcin, entre otras, la de efectuar las convocatorias a concurso para el desempeo de empleos pblicos de carrera, de acuerdo con los trminos que establezca la Ley y el Reglamento. En este sentido, para el desarrollo de sus actividades en cumplimiento de sus funciones, la Comisin Nacional del Servicio Civil requiere ................................................... .... (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante de acuerdo con la necesidad )
2. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR (Redactar de manera clara el objeto del contrato)
El objeto del contrato es 3. ESPECIFICACIONES ESENCIALES (Describir de manera completa las especificaciones del bien, obra o servicio requerido, caractersticas de cantidad, calidad, particularidades, etc.) 3.1 ESPECIFICACIONES TCNICAS 1 2 3 3.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA En desarrollo del objeto contractual, el contratista se obliga a:
1 2 3 De conformidad con lo establecido en el artculo 20 del Decretado 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, Adicional a lo anterior, como parte del contenido de los estudios y documentos previos, cada bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a ser adquirido mediante subasta inversa, tendr una FICHA TCNICA que incluir sus caractersticas y especificaciones en trminos de desempeo y calidad. Las fichas tcnicas deben contener como mnimo:
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCa). Denominacin de bien o servicio. b). Denominacin tcnica del bien o servicio. c). Unidad de medida. d). Descripcin general. VER MODELO ADJUNTO 3.3 PLAZO DEL CONTRATO: El plazo de ejecucin del contrato es de (Espacio para complementar por parte de la dependencia solicitante) 3.4. VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del contrato es de (Espacio para escribir en nmero y letras el valor total del contrato) El valor del contrato ser cancelado por la CNSC, al Contratista, de la siguiente manera: (Espacio para escribir en nmero y letras el valor mensual o la manera que la dependencia determine pagar al contratista, segn sea el caso), previa certificacin de cumplimiento a satisfaccin expedida por la o el supervisor del contrato, una vez presentados y aprobados los informes peridicos en los trminos previstos, y la acreditacin de que el contratista se encuentra al da en el pago de los aportes relativos al Sistema Integral de Seguridad Social.
3.5 IDENTIFICACIN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Se trata de un contrato de .. (Escribir el tipo de contrato a celebrar: compra venta, suministro, etc., segn sea el caso.
Es importante tener en cuenta que esta modalidad de seleccin, abreviada: subasta inversa, se utiliza cuando se trata de adquirir bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin.) De conformidad con la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, son bienes de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin:
Aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos. Por diseo o caractersticas descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestacin del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. Aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en trminos de prestaciones mnimas y suficientes para la satisfaccin de las necesidades de quien los adquiere.
No se consideran de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios intelectuales. No se individualizarn los bienes o servicios de carcter homogneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfaccin de la necesidad de que se trate as lo exija, circunstancia esta que deber acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificacin pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.
4. FUNDAMENTOS JURDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIN: La modalidad de seleccin abreviada por subasta inversa se fundamenta en el literal a) del numeral 2, artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, y los artculos 16 a 28 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la misma.
5. ANLISIS TCNICO Y ECONMICO:

..En este numeral, la dependencia que requiere la contratacin, debe realizar el anlisis del estudio efectuado para establecer los precios del mercado, y que soporta el valor estimado de la contratacin, teniendo en cuenta:
Solicitud de cotizaciones, junto con el documento base de cotizacin: previo a la solicitud de las cotizaciones, la dependencia que requiere la contratacin debe elaborar un documento que contenga de manera clara y precisa las condiciones de tiempo, modo y lugar de la necesidad a satisfacer, con el fin de obtener cotizaciones que respondan realmente a lo requerido por la entidad: Qu es lo que se quiere: Descripcin del objeto a contratar Para qu se quiere: Cul es la finalidad de la contratacin Cules son las especificaciones: establecer con claridad y precisin las caractersticas del objeto requerido, cantidad, medidas, plazo, etc., segn el caso.
Cotizaciones Consulta Registro nico de Precios de Referencia - RUPR Cuadro comparativo Anlisis y conclusiones: No basta con el cuadro comparativo, es necesario que la dependencia solicitante explique los resultados del mismo.
Se debe efectuar el anlisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisin las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratacin, as como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la realizacin del proceso de seleccin y a la ejecucin del contrato. En el evento en que la contratacin sea a precios unitarios, la entidad contratante deber soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. 6. JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN .. (Para el desarrollo de este numeral, la dependencia solicitante debe tener en cuenta que los factores de seleccin permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 12 del decreto 2474 de 2008, que establece):
1. En la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin el ofrecimiento ms favorable corresponde a aquel que d el menor precio a la entidad.
7. ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES: (Para el desarrollo de este numeral, la dependencia solicitante deber establecer el soporte que permita la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato). 8. MECANISMOS DE COBERTURA (Para el desarrollo de este numeral, la dependencia solicitante deber realizar el anlisis que sustente la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasin del proceso de seleccin y del contrato a celebrar). Se entiende por mecanismos de cobertura del riesgo, el instrumento otorgado por los oferentes o el contratista de una entidad pblica contratante, con el objeto de garantizar, entre otros, la seriedad de su ofrecimiento; el cumplimiento de las obligaciones que surjan del contrato y de su liquidacin; la calidad del bien, obra o servicio, el correcto funcionamiento de los bienes, salarios y prestaciones sociales, estabilidad de la obra, responsabilidad civil extracontractual, y los dems riesgos a que se encuentre expuesta la administracin segn el contrato. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantas se determinarn teniendo en cuenta el objeto y las caractersticas de cada contrato. Seriedad de la oferta: (ser exigible en todos los casos)
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCTiene por objeto garantizar que los proponentes mantengan las condiciones ofrecidas durante el tiempo que dure el proceso de seleccin y hasta 30 das despus de la adjudicacin del contrato. La garanta de seriedad de la propuesta no podr ser inferior al diez por ciento del valor de las propuestas o del presupuesto oficial estimado.
Garanta: (De acuerdo con el objeto del contrato, la dependencia solicitante debe analizar el tipo de amparo que debe cubrir la garantia, expedida por compaas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantas bancarias. A continuacin se relacionan algunos ejemplos) Anticipo: por el 100% del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo; vigencia igual a la del contrato y seis meses ms Cumplimiento: por mnimo el 10% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato y 6 meses ms Calidad: por mnimo el 10% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato y 6 meses ms (se analiza segn las caractersticas del contrato) Correcto funcionamiento de los bienes: (se analiza segn las caractersticas del contrato) Salrios y prestaciones sociales: por mnimo el cinco (5%) del valor total del contrato y deber extenderse por el trmino de vigencia del contrato y tres aos ms; 9. LOS DEMS ASPECTOS derivados de la complejidad del objeto contractual que soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto de pliego de condiciones. (De conformidad con lo establecido en el artculo 3 del decreto 2474 de 2008, los elementos mnimos de los estudios previos previstos, pueden ser complementados con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de seleccin.) 10. SUPERVISIN Y CONTROL DE EJECUCION DEL CONTRATO: La supervisin y control de ejecucin del contrato, ser ejercida por (Nombre y cargo de la persona que realizar el seguimiento a la ejecucin del contrato) NOTAS: 1. El anterior formato contiene los requisitos mnimos; si la dependencia lo considera pertinente, puede incluir otros aspectos, de acuerdo con las caractersticas particulares del objeto a contratar.
2. Este documento es la base fundamental para la elaboracin del pliego de condiciones que regir el proceso de seleccin. 3. Esta modalidad de seleccin, abreviada: SUBASTA INVERSA, (Adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, sin consideracin a la cuanta del contrato a realizar), se realiza mediante convocatoria pblica, y tiene una duracin aproximada, de dos meses. En consecuencia, se deben realizar los trmites pertinentes con la debida antelacin, con el fin de obtener los resultados esperados, oportunamente. En todo caso, cuando en relacin con la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, el valor no exceda el 10% de la menor cuanta, ($$22.360.500), la entidad PODR OPTAR por adquirirlos mediante el procedimiento de seleccin abreviada de mnima cuanta (Artculo 46 Decreto 2474 de 2008). Nombre y Firma, solicitante
FORMATO No. 8 FICHA TCNICA
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN Artculo 20, Decreto 2474 de 2008 reglamentario de la Ley 1150 de 2007 Denominacin de bien o servicio: Denominacin tcnica del bien o servicio: Unidad de medida:
Descripcin general: Especificaciones: (En este espacio se deben relacionar de manera clara, precisa y concreta las Caractersticas de los bienes o servicios a contratar, en trminos de desempeo y calidad)
Nota: Esta ficha forma parte de los estudios previos. La dependencia solicitante debe diligenciarla de manera completa y de acuerdo con las caractersticas del objeto a contratar.
FORMATO No. 9 ACTA DE INICIO
CONTRATO No.: TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA:
VALOR: PLAZO: OBJETO: SUPERVISOR: FECHA DE INICIACIN DEL CONTRATO:
En Bogot D.C. a los ( ) das del mes de ( ) de 20( ), se reunieron ___________________ (nombre del contratista) y ____________________ (nombre del supervisor o interventor), en calidad de supervisor o interventor del contrato y en representacin de la entidad, con el fin de dejar constancia por medio de la presente acta, que en la fecha se da iniciacin real y efectiva del objeto del contrato. En constancia firman,
POR LA COMISION NACIONAL
POR EL CONTRATISTA
Supervisor-a del Contrato
Contratista
FORMATO No. 10
ACTA DE LIQUIDACINDE COMN ACUERDO DEL CONTRATO N .. DE 2.00, CELEBRADO ENTRE LA COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Y ...
Objeto del contrato: Contratante Contratista Interventor-a ( o supervisor-a) Valor del contrato: Adicin: ((si a ello hubo lugar) Valor total del contrato Plazo: Prrroga (si a ello hubo lugar) Fecha de suspensin: (cuando sea del caso) Fecha de reinicio Fecha de terminacin Garantas: (Nmero de la pliza y nombre de la Aseguradora) En Bogot D.C. a los .( ) das del mes de ____________de 200__ , se reunieron:., mayor de edad, vecino de Bogot, identificado con cdula de ciudadana nmero .. de .., nombrado mediante Decreto .. del.. de .. de 200.., facultado por la Comisin Nacional del Servicio Civil, en su calidad de representante legal y Presidente, conforme al Acuerdo 001de 2004, mediante designacin del .. de . de 200, y en nombre de LA COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL CNSC, ente autnomo del orden nacional, creado por el artculo 130 de la Constitucin Poltica, y conformada por la Ley 909 de 2004, quien para efectos de la presente acta de liquidacin de contrato se denomina LA COMISIN, ..(nombre del Interventor-a) en calidad de interventor-a del contrato y .( Nombre de la persona natural o del representante legal de la persona jurdica) mayor de edad y domiciliado en la ciudad de Bogot e identificado con la cdula de ciudadana N , quien acta ( en su propio nombre o como Representante Legal, segn sea el caso, y Gerente de la empresa , empresa debidamente constituida y registrada en la Cmara de Comercio de .., mediante Escritura Pblica N .. el da del mes de .. de (ao) , otorgada en la Notaria..de ., inscrita el del mes de ..de (ao) bajo el N . del respectivo Libro, que para los efectos de la presente acta de liquidacin de contrato se denomina EL CONTRATISTA, con el objeto de liquidar de comn acuerdo el Contrato N.. de 2.00., con base en lo establecido en el artculo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, en los siguientes trminos: Realizada la verificacin sobre el cumplimiento del objeto y obligaciones se encuentra que stas fueron ejecutadas en su totalidad por parte del contratista y recibidas a satisfaccin por parte de la Comisin, como consta en el informe final de ejecucin (cuando sea del caso), y la certificacin de cumplimiento expedida por el interventor-.a (supervisor-a ), la cual forma parte integral de la presente acta.
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCPara la realizacin de cada pago el contratista acredit el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral as como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensacin familiar, cuando corresponda. (Segn corresponda) De la misma manera, la Comisin ha cumplido en su totalidad las obligaciones correspondientes, y ha efectuado el pago de los valores por los servicios ejecutados del contrato, de acuerdo con el siguiente cuadro: Informe Financiero. Valor inicial del contrato Valor adicin: (cuando sea el caso) Valor total: Valor ejecutado Saldo a favor del contratista Saldo a favor de la CNSC $ $ $ $ $
La CNSC declara, haber recibido a satisfaccin, la prestacin del servicio contratado, hasta el momento de la terminacin del mismo. Con base en lo anterior, las partes del contrato, la CNSC y .por medio de la presente acta declaramos el cumplimiento de las obligaciones reciprocas y conmutativas establecidas en el contrato N .. del de Diciembre 2.00. En consecuencia declaramos encontramos debidamente a paz y salvo por todo concepto y que no subsisten obligaciones definidas como prestaciones futuras o pendientes de ejecutar o cumplir dentro del contrato establecido. De acuerdo con lo anteriormente expuesto, declaramos de forma bilateral y por mutuo acuerdo, formalmente liquidado el Contrato N ..de 200... Para constancia se suscribe en Bogot, D.C., a los ----------------------------------------------SUPERVISOR-A --------------------------------------------CONTRATISTA
----------------------------------Presidente

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NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONTRATACIN DE LA CNSC

Decreto Ley 111 de 1996, Estatuto orgnico del presupuesto

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PROCEDIMIENTO DE LICITACIN PBLICA

Solicitar el Certificado Disponibilidad Presupuestal

Expedir el certificado disponibilidad presupuestal

Diligenciar el formato de solicitud de rea contratacin y remitir al rea jurdica,

o dependencia que Formato No.1

COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSC-

PROCEDIMIENTO DE LICITACIN PBLICA

rea jurdica en coordinacin con el comit asesor: (rea o dependencia solicitante)

SECOP rea jurdica SECOP rea jurdica

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PROCEDIMIENTO DE LICITACIN PBLICA

rea jurdica con el comit financiera).

Acta de audiencia rea jurdica

Acta de cierre de la licitacin y recepcin de propuestas.

comit asesor, recibidas para

las rea jurdica su

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PROCEDIMIENTO DE LICITACIN PBLICA

rea jurdica Comit asesor

rea jurdica Informe

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PROCEDIMIENTO DE LICITACIN PBLICA

rea jurdica Expedir registro presupuestal

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PROCEDIMIENTO DE LICITACIN PBLICA

PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MRITOS

rea o dependencia que requiere la contratacin

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PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MRITOS

rea o dependencia que requiere la contratacin. Formato No.1

Elaborar cronograma del proceso

SECOP rea jurdica

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PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MRITOS

rea jurdica Dependencia solicitante rea financiera.

rea jurdica Comit asesor

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PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MRITOS

Acta de cierre del concurso.

rea jurdica Comit asesor Comit asesor

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PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MRITOS

rea jurdica Comit asesor

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PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MRITOS

PROCEDIMIENTO SELECCIN ABREVIADA: SUBASTA INVERSA

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PROCEDIMIENTO SELECCIN ABREVIADA: SUBASTA INVERSA

rea o dependencia que requiere la contratacin. Formato No.1

Elaborar cronograma del proceso