Universidad Tecnolgica de Morelia Ensayo

Nombre: Leticia Isabel Galvn Murillo Marlluly Rendn Aguilar Nombre del curso: MODELADO DE PROCESOS DE NEGOCIOS Mdulo: Tercer Parcial

Matrcula: UTM023057OF UTM053045TIC Nombre del profesor:

MGTI Gilberto A. Romero Pedraza

Actividad: -Describir la forma de convertir las relaciones de las unidades de trabajo en procesos. Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD Primer corte). -Optimizacin del Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD Segundo corte). -Describir el proceso de optimizacin del Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD Segundo corte). - Realizar un ejemplo

Fecha: 25/11/2011

Equipo: TRES INTEGRANTES MAXIMO POR EQUIPO

Bibliografa: Hall G., J. Rosenthal y J. Wade; How to make reengineering really work, Harvard Business Review: 71(6), 119-131 (1993). Hammer M. y J. Champy; Re-engineering the Corporation; A Manifesto for Business Revolution, Harper Business, New York, USA (1993). Informacin tecnolgica, versin On-line ISSN 0718-0764 http://www.scielo.cl/scielo.php?pid=S0718-07642009000200005&script=sci_arttext28 de Noviembre del 2011.

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DE UNIDADES DE TRABAJO A PROCESOS, POR MEDIO DE PADS Y LA OPTIMIZACIN DE ESTOS

INTRODUCCIN

n cada empresa se requiere de unidades de trabajo, estas estn compuestas por un grupo de actividades componentes, las cuales se agrupan y asignan de manera que se prevea, un mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin en los distintos procesos, llevados a cabo en una empresa. Estos determinan que se logre algn objetivo en comn, si el grupo de actividades es deficiente ya sea en l numero o en la calidad de los miembros, el proceso decae. Cada uno de los miembros asignados a una actividad se enfrentar a su propia problemtica en el alcance de los objetivos. La arquitectura de procesos en general identifica que procesos definen una estructura funcional y se anticipa al proceso mismo, representa el conjunto de Procesos Esenciales de la empresa, sus interrelaciones entre s y con algunos Procesos de Soporte y de Administracin. Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD) Comprende el portafolio de procesos de la empresa y una representacin (o modelado) detallada de las actividades que se realizan en ellos, son los responsables de la estrategia de negocios definen objetivos, metas y acciones, que debern estar contemplados en los procesos esenciales de la organizacin, asegurando as, que sean considerados en la estrategia de Tecnologas de Informacin (TIs), diseada para soportar dichos procesos, con la incorporacin de las TIs. Contar con una arquitectura de procesos, desde una perspectiva sistmica, adquiere entonces gran relevancia, pues comprende una especificacin conceptual de la estrategia de la empresa sobre la cual se sustentan sus servicios de informacin. La arquitectura de procesos es un elemento esencial del modelo de negocios de toda organizacin, en este trabajo se propone la forma de convertir las relaciones de las unidades de trabajo de una empresa, en procesos, mediante un Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD de Primer corte), y utilizando este como marco de referencia en las tareas de reingeniera o rediseo de los procesos esenciales para lograr un diagrama mejorado (PAD de Segundo corte).

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DESARROLLO
La conversin de Unidades de trabajo a Procesos es una tarea que requiere primeramente comprensin de la estructura de ambos trminos. Las Unidades de Trabajo: Se definen como Departamentos. Agrupan actividades. Renen los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Deben tener a los individuos en el puesto adecuado. Proporcionan facilidades al personal y otros recursos. Ajustan la organizacin a la luz de los resultados del control. Los Procesos por su parte: Persiguen metas y objetivos especficos. Se conforman de: La planeacin para determinar los objetivos. La organizacin para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo para establecer y reconocer las relaciones necesarias. La ejecucin por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas. El control de las actividades para que se conformen con los planes. Como siguiente paso se define el elemento que ser el intermediario para la conversin de las Unidades en Procesos el cual se define como, Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD). Esta es la herramienta de Planeacin Interprete de las Unidades de trabajo y medio de conversin a Procesos. Los planes se necesitan para dar a la organizacin sus objetivos y para establecer el mejor procedimiento de alcanzarlos. El primer paso de la planeacin implica la seleccin de metas. Luego puede establecerse objetivos para las sub-unidades, divisiones, departamentos, etc. Una vez determinados los objetivos, se prepara programas para alcanzarlos en una forma sistemtica la cual ser plasmada en Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD). Desde luego, al elegir los objetivos y al desarrollar los programas, la administracin toma en cuenta su viabilidad y si sern aceptables para gerentes y los empleados. Metodologa Cmo obtener la Arquitectura de Procesos?, a travs de una metodologa de cuatro pasos: la

Universidad Tecnolgica de Morelia Ensayo 1. Se documenta la Estructura Organizacional 2. Se identifica / define las funciones (Actividades) de negocio Primarias y Secundarias de la empresa. 3. Se define el Diagrama de la Vista Horizontal 4. Se realiza el mapeo de configuracin de valor al diagrama de Arquitectura de procesos. Este es un ejemplo: Supongamos que tenemos una Empresa que se dedicada al lavado de salas. Unidad de trabajo Departamento: Ventas Actividades: Atencin a clientes. Alimentacin de la Base de Datos. Creacin de Presupuestos. Requisitos del puesto: Manejo del sistema de la empresa Atencin telefnica a clientes Conocimiento de Contabilidad. Contratacin o Colocacin: Acondicionamiento de Departamento (Escritorio, Computadora, Silla). Resultados: Creacin Satisfactoria de Ordenes de trabajo. Proceso Planeacin: Objetivo creacin de pedidos. Organizacin: Distribuir Trabajo, a las partes correspondientes (otras unidades de trabajo). Ejecucin:

Universidad Tecnolgica de Morelia Ensayo Desempear correctamente las Actividades, por ejemplo: Los registros, todo lo q refiere a alimentacin de base de datos. Control: Almacenar informacin Fechar documentacin. Plasmar lo anterior en un Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD de Primer corte): Cliente Vendedor si Cliente Nuevo

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La optimizacin es la bsqueda y el hecho de mejorar el rendimiento de un sistema o en este caso un procedimiento, a partir de determinados cambios lgicos (software) o de operacin (Actividades).

Universidad Tecnolgica de Morelia Ensayo Formando parte del proceso, mediante la externalizacin de algunas actividades o Ayudndole a un proceso con la adopcin (seleccin, evaluacin, implantacin y formacin) de una nueva herramienta. LOS DIAGRAMAS DE ARQUITECTURA DE PROCESOS (PAD DE SEGUNDO CORTE CORTE). En el caso de los Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD de Segundo corte corte), se trata de realizar una mejora, de optimizar un proceso. Normalmente cuando se realiza una bsqueda sobre las tcnicas de modelado, se obtienen resultados que representan a ms de una tcnica. Dichos resultados son metodologas generales con facultades para el modelado de procesos. Desafortunadamente, existe una gran confusin de conceptos, ya que las metodologas son utilizadas tanto para indicar la propia metodologa como las tcnicas asociadas a la misma. La metodologa trata con situaciones problemticas en las cuales existe un alto componente social, poltico y humano. El enfoque sistmico atiende al estudio de las relaciones que conforman numerosos factores de un sistema, tomando muy en cuenta la intensidad con que dichos elementos se comunican, al integrar una estructura organizacional determinada. Dicha metodologa plantea una visin inter, multi y transdisciplinaria que ayuda a analizar la empresa de manera integral. Se divide en las siguientes etapas; reconocer y expresar la situacin problemtica, producir "definiciones bsicas" de sistemas relevantes, desarrollar modelos conceptuales de los sistemas relevantes, comparar modelos conceptuales con la situacin percibida, identificar cambios deseables y factibles, y tomar accin para mejorar la situacin. La mejora de procesos puede venir por dos vas complementarias: cambios en ciertos aspectos del proceso existente, o un cambio radical del proceso (reingeniera). En el primer caso se trata de eliminar aquellas tareas que no estn aportando valor al proceso desde el punto de vista del cliente, o bien modificar algunas de dichas actividades de forma que aporten un mayor valor. La metodologa PDCA (plan, do, check, act), proporciona una sistemtica en la resolucin de problemas o en la mejora de procesos, ya que asegura que se atacan las causas de raz, proporcionando en definitiva, el camino ms corto y seguro para la resolucin del problema o la consecucin de la mejora pretendida. El proyecto de mejora PDCA, consta de 7 etapas: equipo de trabajo, seleccin de proyecto, comprensin de la situacin inicial, anlisis, acciones correctivas, resultados, estandarizacin y control, y oportunidades de mejora y planes futuros (Roure et al., 1997). Roure J., M. Moino y M.A. Rodrguez-Badal; La Gestin Estratgica por Procesos, Ediciones Folio, Barcelona, Espaa (1997). En la creacin o cambio radical del proceso se trata de cuestionar de nuevo y de raz el diseo global del proceso de forma que se consigan alcanzar los nuevos objetivos o generar considerablemente ms valor con l. Segn, Hammer y Champy, (1993) y Hall et al., (1993), "reingeniera es la revisin fundamental y el rediseo radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez". Su metodologa se divide en las siguientes fases: definir equipo de trabajo, anlisis de los requerimientos de los clientes y del negocio, comprensin

Universidad Tecnolgica de Morelia Ensayo del funcionamiento del proceso actual, anlisis y generacin de ideas creativas e innovadoras para el rediseo del proceso, diseo e implantacin del nuevo proceso y seguimiento de los resultados. A continuacin un ejemplo de la mejora de un Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD de Segundo corte corte), basado en el anterior proceso esquematizado. En su Primer Corte se hace referencia a un Proceso de registro de rdenes de trabajo o servicios y en este se muestra su optimizacin con la mejora de la facturacin.

Universidad Tecnolgica de Morelia Ensayo Cliente Vendedor si Cliente Nuevo Sistema

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Si Enva Factura al Cte.

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CONCLUSIONES GENERALES
Leticia Isabel Galvn Murillo Marlluly Rendn Aguilar Creemos que los modelos son necesarios para entender el comportamiento de los procesos en las empresas y poder disear los nuevos sistemas, as como mejorar el funcionamiento de los existentes. Y es que es necesario un estudio y clasificacin de las tcnicas de modelado de procesos de negocio ms apropiadas, para llevar a cabo su reingeniera y optimizacin. La clasificacin de los PAD tanto de primer corte como el de segundo, ha sido aplicada a un sencillo pero muy explcito ejemplo que se interrelacionaba con el registro de rdenes de servicio y la optimizacin con el proceso de facturacin. Esto para demostrar cmo es que se entiende la conversin de Unidades de trabajo a Procesos y estos plasmarlos en PADS, para su optimizacin, con la finalidad de la mejora de los mencionados procesos. Los diagramas de flujo de datos, poseen las caractersticas ms adecuadas para la descripcin de la circulacin de informacin. Los diagramas de flujo de datos ofrecen una estructura general para la representacin de la perspectiva de datos que engloba todas las etapas desde la comprensin y comunicacin hasta la ejecucin del proceso.