Comunicacin y Colaboraci n

Gua de herramientas Google para periodistas

Introduccin Aplicaciones de comunicacin y colaboracin

Gmail Gtalk Google calendar Google docs Google sites

Otras herramientas colaborativas

Google groups Google moderator Google reader y feedburner

Elaborado por Equipo Medios Milenium Ltda - Bogot, Colombia

Introduccin
Trabajar de manera colaborativa ha sido desde siempre un principio para el periodismo. No es un secreto que las mejores investigaciones han resultado de la participacin activa de varios reporteros, que unieron sus talentos para desarrollar un tema en conjunto. El ejemplo ms famoso es el Caso Watergate, en el que dos reporteros y un editor del diario Washington Post obligaron al presidente Richard Nixon a renunciar a su cargo. La llegada de Internet transform la vida al interior de los medios de comunicacin y permiti que los proyectos colaborativos se fortalecieran. Aunque algunos periodistas todava se resisten y prefieren seguir haciendo su labor sin apoyarse en las tecnologas, son muchos los que hoy las adoptan y se benefician de ellas, en particular de la Web. Esta gua se centra en la presentacin de servicios de tecnologas de comunicacin y colaboracin desarrolladas por Google, cuyo uso ha vuelto productivo el da a da de millones de personas y organizaciones, entre ellas, el de periodistas, salas de redaccin y medios de comunicacin alrededor del mundo. La Computacin en la Nube o Cloud Computing, una tendencia que permite acceder a aplicaciones, datos y servicios va Internet, slo con usar un navegador web u otra aplicacin, brinda mxima flexibilidad y productividad a los usuarios. Esta tendencia toma cada vez ms impulso y est generando una verdadera revolucin en las

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Introduccin
organizaciones, va ms all de resolver el tema de infraestructura de las empresas y ofrece la posibilidad de ahorrar costos, elevar la productividad y manejar niveles de seguridad ptimos. Con la Computacin en la Nube se abren las puertas al acceso y a la movilidad. Y es en ese nuevo mundo marcado por conceptos como el de Cloud Computing en el que brilla el periodista de la era Google, un profesional que se informa en tiempo real, hace bsquedas avanzadas e investigacin en lnea, y que adems conoce los beneficios de la Computacin en la Nube, traducidos en aplicaciones y servicios como el correo electrnico Gmail pasaporte de entrada a un buen nmero de servicios tiles para desarrollar su labor, la suite de productividad Google Docs y el calendario Google Calendar. Este periodista revisa sus mensajes desde cualquier dispositivo que tenga conexin a Internet; consulta y edita en lnea sus documentos relevantes desde artculos hasta hojas de clculo y presentaciones, maneja su tiempo a travs de un completo calendario en lnea que puede compartir con sus colegas o su jefe, y participa en videoconferencias con sus fuentes, ahorrando tiempo valioso antes destinado a desplazamientos. Adems, administra su propio blog y genera con sus colegas contenidos y publicaciones sobre temas especficos, adems de escuchar a los protagonistas de las historias o a los observadores a travs de foros o discusiones. Desde que apareci Gmail, en abril de 2004, el periodista de la era Google entendi que no necesitaba dejar su informacin relevante en la oficina o llevarla en un pesado computador, porque su correo electrnico le brindaba una amplia capacidad de almacenamiento; se volvi ms gil y aprendi a moverse en otros formatos, pues sin ser experto en televisin, radio o fotografa, ahora poda hacer y combinar todo de manera sencilla, gracias a Internet y nuevos dispositivos tecnolgicos. Adicionalmente, el periodista ha empezado a reforzar

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el trabajo en ambientes colaborativos con sus colegas y editores, y ahora no se necesita una organizacin formal para que pueda construir sus contenidos con la ayuda de otros. Y ste es sin duda uno de los cambios ms significativos que trajo Internet: el poder de informar dej de ser exclusivo de unos pocos. Ese periodista que antes deba estar en el lugar de los acontecimientos para comunicar con posterioridad, ahora tiene en sus manos la posibilidad de apoyarse en observadores casuales o interesados en un hecho, e incluso en sus protagonistas, y va Internet reconstruir o narrar los hechos en tiempo real. Trabajar en conjunto le ha permitido enriquecerse con las opiniones y comentarios de otros, y enriquecer as el fruto de su trabajo. En este nuevo mundo de la comunicacin y la colaboracin en tiempo real, las herramientas que ofrece Google, en su mayora gratuitas, han transformado el ejercicio del periodismo a muchos profesionales, con resultados sorprendentes. Esta gua trata sobre el aporte de Google y sus diversos servicios de comunicacin y colaboracin.

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Aplicaciones de comunicacin y colaboracin

La capacidad de cerca de 8 GB que crece constantemente, la posibilidad nica de recibir y enviar mensajes de hasta 25 MB, la organizacin de los mensajes por conversaciones y los beneficios de contar con el poderoso buscador de Google son slo cuatro de las mltiples razones por las que Gmail se ha convertido en el servicio de correo gratuito que ms crece en nmero de usuarios en el mundo. Con slo seis aos de existencia tres de ellos, abierto al pblico en general, ya cuenta con ms de 174 millones de usuarios en el planeta, entre 110 y 150 millones menos que sus dos mayores competidores, que ya tienen 14 aos en el mercado, segn la firma de investigacin comScore. Y la curva de crecimiento de Gmail es mucho ms inclinada que la de sus rivales, por lo que se prev que en unos tres aos los haya alcanzado. A qu se debe esto? Hay muchas razones: el primero de abril de 2004, cuando se present, Gmail cambi para siempre las reglas del juego de los servicios de correo electrnico. En una poca en la que los usuarios de los servicios ms populares perdan valioso tiempo borrando mensajes, ya fuera por falta de espacio ofrecan entre 2 y 4 MB de capacidad o porque el spam o correo basura se mezclaba fcilmente con los mensajes legtimos, Gmail naci con una oferta de 1 GB 250 y 500 veces ms que sus rivales ms conocidos, y esta capacidad se incrementa todo el tiempo. Slo unos cinco aos despus otros servicios fueron capaces de acercarse a en esta capacidad total, pero slo Gmail permite enviar y recibir

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Introduccin Gmail
mensajes de hasta 25 GB, una caracterstica que permite intercambiar grandes archivos, lo cual resulta muy til en ambientes acadmicos, profesionales o periodsticos. Poco despus de su aparicin, Gmail se gan los elogios de expertos y de usuarios avanzados de correo que hasta entonces no obtenan lo que necesitaban. Elogios que hasta la fecha sigue recibiendo. Uno de ellos lo dijo Sree Sreenivasan, profesor de la Escuela de Periodismo de la Universidad de Columbia, en abril de 2009: En el mundo del correo electrnico, hay un AG y un DG. AG es, por supuesto, Antes de Gmail. Y DG es la feliz poca despus de que cierta compaa de bsqueda decidi lanzar su versin de un servicio de correo. La organizacin de mensajes por conversaciones, el confiable filtro antispam que hizo olvidar a sus usuarios que la plaga de los mensajes no deseados exista y la facilidad de encontrar mensajes gracias al poderoso buscador de Google incorporado, fueron otras garantas nicas de Gmail en sus comienzos, pero el ritmo de innovacin se ha mantenido e incluso acelerado en el ltimo tiempo. Algunas de las novedades se encuentran en Gmail Labs, un espacio que permite a Google y otros desarrolladores crear funciones y servicios innovadores integrados al correo, que le ha dado un liderazgo en cantidad, variedad y utilidad de funciones, y una versatilidad nica tanto para usuarios que quieren usar el correo para sus actividades personales y de entretenimiento, como para los que requieren mxima productividad. Hoy, Gmail Labs ofrece ms de 50 funciones experimentales, algunas tan tiles como la de deshacer el envo de mensajes (para evitar envos accidentales), y otras curiosas y divertidas como el test de facultades mentales intactas, que evita que un usuario borracho o insomne enve un mensaje del que despus pueda arrepentirse.

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Priority Inbox: otra revolucin

Un usuario promedio del correo electrnico tena suficiente con las caractersticas de filtrado de mensajes de Gmail. Sin embargo, un periodista maneja cantidades inmensas de mensajes: los provenientes de su entorno laboral, que se incrementan cuando se cierra una edicin o se trabaja contra el reloj para concluir un producto; los de las agencias de comunicaciones, que se cuentan por decenas al da, y que en muchos casos slo generan ruido dentro de la bandeja de entrada; aquellos que provienen de fuentes de informacin y voceros de empresas que responden preguntas por este medio, y los boletines de noticias de servicios a los que se ha suscrito. Ante estas circunstancias, las etiquetas y los filtros de Gmail brindaban probablemente la mejor alternativa para gestionar grandes volmenes de mensajes, pero eran insuficientes. Por ello, Google present recientemente Priority Inbox, o Prioritarios, una caracterstica de Gmail Labs que pretende establecer cules son los mensajes ms importantes o urgentes, y que es capaz de aprender del propio usuario y de afinar la seleccin de los mensajes. As, la tradicional bandeja de entrada de un periodista, caracterizada por centenares de mensajes sin leer cada da y que no seran ledos, mezclados con correos importantes algunos de los cuales ni siquiera seran vistos ante tal flujo de mensajes, es cosa del pasado. Al menos para los usuarios de Gmail. Los mensajes prioritarios y sin leer siempre estarn en la parte superior de la pgina del correo, por lo que ser ms fcil y oportuna su gestin. Si Gmail no tuviera todas las ventajas mencionadas, y slo contara con Priority Inbox, ya se podra decir que es el servicio de correo ideal para periodistas y profesionales que manejan altos volmenes de mensajes.

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Gmail

Dentro de la ola de aplicaciones Computacin en la Nube, la ms popular entre empresas y organizaciones de todo el mundo es Google Apps, con 20 millones de personas y dos millones de organizaciones usuarias en cien pases. Se trata de una suite de aplicaciones de comunicacin y colaboracin que ahorra a las organizaciones importantes recursos que, de otra forma, deberan destinar a inversiones de hardware y de software as como en personal tcnico especializado. Google Apps incluye el servicio de correo Gmail, el de creacin y edicin de documentos de oficina (textos, hojas de clculo y presentaciones) Google Docs, el calendario Google Calendar, la plataforma de publicacin de sitios web Google Sites y el servicio de mensajera y videoconferencia Google Talk. Google Apps es gratuito para entidades educativas y sin nimo de lucro, as como para empresas y organizaciones con menos de 50 usuarios, mientras que la edicin Premier, tiene un costo mensual por usuario y ofrece capacidad de almacenamiento de correo

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Anatoma de Gmail
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Gmail
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Acceso a las herramientas de Google Apps (iGoogle, Correo, Calendar, Docs y Sites) Carpetas bsicas de manejo de correo y mensajes (Recibidos, Destacados, Chats, Enviados, Borradores, Papelera) Bandeja de entrada: organizada por remitente, ttulo y vista previa del correo, fecha y hora de recibido, etiqueta a la que corresponde (si ha creado etiquetas), e cono para saber si tiene archivos adjuntos o si se trata de una cita de Calendar. Etiquetas: Carpetas donde usted personaliza y organiza sus correos de acuerdo a pautas establecidas por el usuario (remitente, palabras clave, entre otros) Labs: son funcionalidades experimentales que permiten manejar an mejor su correo electrnico, integrando nuevas herramientas para personalizar su correo, y otras supremamente tiles, como deshacer el envo, traduccin de mensajes y manejo de varias bandejas de entrada, entre muchas otras. Configuracin: Personalice su Gmail y configrelo de acuerdo a sus preferencias y necesidades. GTalk: Comunquese instantneamente con sus contactos y colaboradores, por texto, audio o videoconferencia. Agregue sus contactos que manejen Gmail o tengan cuentas en Apps y mantngase en contacto. Calendar: Sepa qu eventos tiene programados, la hora y la fecha de estos, para que no pierda ninguna cita. Docs: Tenga en mente los ltimos documentos creados o modificados en Google Docs. Acceda a ellos fcilmente desde su Gmail. Anuncios patrocinados de Google Adwords. Estos anuncios siempre aparecern en este espacio y se relacionarn con el contenido de sus correos (enviados y recibidos) Manejo de su correo: enve correos, archvelos, brrelos, mrquelos como importantes o no tan importantes, muvalos a otras carpetas o etiquetas, mrquelos como ledos, no ledos, spam, destacados. Recorra su bandeja de entrada: desde lo ms reciente hasta lo ms antiguo. Puede tambin encontrar correos por palabras clave, remitentes, etc., utilizando el buscador.

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Gmail, la puerta de entrada a todos los servicios de Google

Adems de todos los servicios del correo, una cuenta de Gmail permite integrar muchos otros servicios tiles para sus usuarios y automticamente se convierte en una cuenta de Google, que brinda acceso integrado a casi todos los servicios en lnea. Son muchos los beneficios al tener el correo de Gmail y al navegar en la Web tras haber accedido a la cuenta. Algunos de ellos son: Integracin automtica de servicios de productividad como Google Docs (para creacin y edicin en lnea y colaborativos de documentos de texto, hojas de clculo, presentaciones y formularios), Google Calendar (calendarios), Google Sites (para creacin y publicacin de sitios y pginas web), Google Talk (chat, conferencia y videoconferencia) y Google Buzz (una plataforma social que permite publicar mensajes, compartir contenidos y mantener conversaciones pblicas con amigos y otros contactos). Acceso, con las mismas credenciales, a otros servicios de Google como Blogger (el servicio de publicacin de blogs ms popular de la Web), Picasa (almacenamiento y publicacin de fotografas), Google Reader (un lector de contenidos sindicados en formato RSS que simplifica el acceso a la informacin) y Google Grupos (discusiones en lnea sobre temas especficos). Acceso a otros servicios de Google con una confirmacin de datos adicional. Entre ellos YouTube, Google Analytics, Google AdWords y Google AdSense.

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Gmail
Integracin completa de todos los servicios mencionados, que brinda mayor facilidad de uso, evita el ingreso continuo de credenciales de acceso y aumenta la productividad. Bsqueda de Google ms personalizada: al estar autenticado con la cuenta de Gmail, y navegar en la Web y buscar en Google, los resultados de las bsquedas se van ajustando a los patrones de navegacin y a los intereses personales, por lo que el proceso de encontrar informacin se vuelve ms gil y rpido. Adems, los usuarios que deseen pueden almacenar todo su historial de bsquedas y navegacin, encontrar informacin, hacer bsquedas y analizar tendencias en este historial.

Los primeros pasos

Abrir una cuenta de Gmail que automticamente se convierte en una cuenta de Google y comenzar aprovechar todos los servicios, es un proceso sencillo que toma pocos minutos:

Ingrese al sitio web de Gmail (www.gmail.com) y haga clic en el botn Crear una cuenta.

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 Diligencie el formato de registro, que solicita slo la informacin bsica, crear una pregunta de seguridad y escribir un correo electrnico de recuperacin de contrasea (por si la olvida), y seleccionar un pas (para que la hora del correo se ajuste a sus intereses). Haga clic en Acepto. Crear mi cuenta. Lea la pgina de bienvenida e ingrese a su nueva cuenta. Ya podr enviar mensajes, acceder a servicios como Buzz, Google Docs, Calendar y Google Reader.

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Gmail

Haga clic en el enlace de Configuracin, situado en la parte superior derecha de la pgina de Gmail. All podr parametrizar muchos aspectos de Gmail en once categoras. Antes de hacerlo, le sugerimos que pruebe un tiempo la configuracin predeterminada, y luego poco a poco, haga pruebas con las diferentes opciones. Sin embargo, para comenzar, puede configurar algunos elementos: en Configuracin, men General, seleccione una imagen o avatar 1 , que lo representar en el correo, en Google Buzz y otros servicios. Escriba o disee una firma para sus correos 2 .

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Diseo al clima
En Temas 1 , seleccione un diseo a su gusto 2 (o mantenga el original mientras se familiariza con todos los elementos de Gmail). Algunos de los temas le servirn no slo para que su correo tenga un look de su gusto, sino tambin para detectar cambios climticos en el lugar donde se encuentre 3 . El fondo de su Gmail pasar de soleado a lluvioso o lo contrario.

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Todos sus correos en uno solo

Muy pronto Gmail se convertir en su servicio de correo predilecto, por lo que seguramente no va a querer usar otros servicios o va a desear unificar todas sus cuentas para acceder a ellas desde Gmail. Lograrlo es una tarea sencilla.

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Gmail
En Configuracin, vaya a la categora Cuentas e importacin 1 , y haga clic en el botn Importar correo y contactos (desde sus cuentas de Yahoo!, Hotmail, AOL u otras cuentas POP3 2 u otras cuentas de Gmail 4 . Escriba la direccin del viejo correo y la contrasea, y escoja si quiere importar todo el correo o slo el del ltimo mes, y los contactos. Haga clic en Importar y espere unos minutos u horas (o hasta dos das: el tiempo depender de la cantidad y el tamao de los mensajes y contactos). Si pese a que Gmail ya es su correo de cabecera, todava necesita enviar mensajes desde sus cuentas antiguas, no tiene que regresar a ellas: simplemente configure Gmail para enviar los mensajes desde distintas direcciones. Vaya a Configuracin, Cuentas e importacin, y configure la seccin Enviar mensajes como 3 .

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Organice su correo
Etiquetas
Las etiquetas le permitirn organizar su correo, de tal manera usted podr guardar en carpetas personalizadas correos de un remitente en especfico o correos que reciba con ciertas palabras clave de su inters.

Filtros
Para crear los filtros 1 debe primero escoger los parmtros (remitente, destinatario, palabras clave) 2 , y continuar al paso siguiente despus de elegidos los parmetros 3 .

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Gmail
Despus, seleccione las acciones de cada uno de los filtros (la carpeta a la que ir) o la nueva etiqueta 1 con la que identificar cada uno de los nuevos filtros, y simplemente de clic a Crear un filtro 2

Prioritarios
Si no quiere organizar sus correos por etiquetas, otra opcin para organizar su bandeja de entrada es utilizar la opcin Prioritarios. Con ella usted puede elegir sus contactos ms importantes, cuyos correos aparecern destacados con una pestaa de colores que los identifican como prioritarios, y adems separados del resto de los mensajes de la bandeja de entrada.

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Innovacin permanente en Labs

Gmail Labs es un centro de pruebas para funciones experimentales que todava no estn listas para salir a la luz, pero que se pueden utilizar a modo de prueba y esto enriquece la experiencia del usuario. Algunos de las ms destacadas innovaciones que estn en Labs:
Insercin de imgenes Inserte imgenes en el cuerpo de un mensaje, de tal manera que enve mensajes con imgenes desplegadas y no como documentos adjuntos. Puede subir e insertar archivos de imgenes en su equipo o insertar imgenes mediante URL. Mejoras del chat de vdeo Si usted utiliza GTalk para hacer videoconferencias con sus contactos, pero no siempre ha creido que la calidad de la imagen no es muy buena, ahora existe esta opcin que trae nuevas funciones en el chat de voz y video, incluidas ventanas de mayor tamao y con una mejor resolucin, as como otras mejoras que estarn disponibles en el futuro. Test de facultades mentales intactas Si usted es de los que enva correos electrnicos a ltima hora o en momentos poco amables, y seguramente al otro da se arrepiente de haberlo hecho, Google le ofrece esta opcin. Para enviar correo a horas intempestivas, slo tiene que resolver algunos problemas matemticos, y si est en capacidades de resolverlos (o sea, sus facultades mentales estn intactas), su mensaje ser enviado a su destinatario. De lo contrario, no ocurrir y as tal vez, pueda evitar una vergenza el da siguiente. Deshacer envo Muchas veces uno enva correos que no estn listos para ser enviados o simplemente se arrepiente de mandarlos justo al darle clic a enviar. Por eso Gmail cre la opcin de deshacer envos, la cual evita durante unos segundos, que los mensajes se enven despus de haber pulsado el botn Enviar .

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Gtalk

Gtalk es un sistema de mensajera instantnea integrado a Gmail, que permite comunicarse en tiempo real con colegas y colaboradores por medio de texto, voz o video conferencia. Los usuarios de Gmail tienen dos formas de acceder a Gtalk: a travs de la aplicacin integrada al correo o tambin se puede instalar el programa a su PC o incluso a su telfono mvil, como otros programas de mensajera instantnea que existen.

Chats de voz y video

Para descargarlo: Debe ingresar a www. google.com/talk/intl/es. En este sitio puede descargar la aplicacin y tambin el complemento de voz y video que le permitir hacer videoconferencias o llamadas a sus contactos de manera gratuita, en cualquier lugar que tenga acceso a Internet. Para utilizar el complemento de voz y video es necesario que su computador tenga cmara web y micrfono. De lo contrario no podr utilizar este servicio.

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Si no quiere descargar la aplicacin para utilizarla por fuera de su Gmail, puede simplemente utilizarlo desde ah, sin necesidad de descargar nada (aunque el complemento de voz y video s es necesario para poder usar Gtalk, no slo como una herramienta de mensajera instantnea de texto).

Gtalk desde su Gmail

En su correo electrnico aparecer Gmail a mano izquierda 1 . Invite sus contactos que tengan correos de Gmail o de Google Apps, y estos aparecern desplegados indicando su estado (verde=disponible, rojo=no disponible, naranja=ausente, gris=no conectado) 2 . Para hablar con uno de sus contactos simplemente de clic sobre su nombre (su informacin aparecer desplegada 3 ), y seleccione la manera como quiera comunicarse con ste (enviarle un correo electrnico, chat de texto, voz o videoconferencia) 4 . La ventana a la derecha ser el cuadro de texto en el que aparecer su conversacin 5 . En esta caja puede optar por cambiar de formato de comunicacin inmediatamente.

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Gtalk
Tambin puede descargar la aplicacin y utilizar Gtalk como un programa independiente, sin necesidad de tener que tener la ventana de Gmail abierta.

Llamadas por Gmail

Ahora es posible llamar a un telfono fijo o a su celular a travs de Gmail. Google lanz recientemente esta nueva opcin, evitando que para hablar con alguien, las dos personas tuvieran que estar en un computador. Por el momento, este servicio est disponible en algunos pases, por lo que es posible que si usted est en Latinoamrica, esta opcin no le aparecer an. Por ejemplo, las llamadas a los Estados Unidos y Canad sern gratuitas durante lo que queda de 2010, y las llamadas a otros pases como Inglaterra, Francia, Alemania, China y Japn tendrn tarifas tan bajas como $0.02 dlares el minuto.

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Google Calendar
Esta aplicacin, disponible para todos los que tengan una cuenta de Gmail, es un calendario que permite crear eventos, compartirlos y modificarlos fcilmente. Todos -creados y compartidos- son guardados en la nube, lo que permite verlos en cualquier lugar o dispositivo que tenga acceso a Internet. La aplicacin permite exportar archivos de calendarios de otros servicios como Microsoft Outlook o iCalendar, entre otros. Los usuarios pueden adicionalmente, insertar sus calendarios a sitios web o blogs.

Paso a paso
Estructura de Calendar:
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Eventos creados o compartidos, vista semanal (puede modificarse esta vista a diaria, mensual o de los ltimos cuatro das). Vista del mes. En azul se destaca la semana actual y en amarillo el da. Opcin de ver los eventos por da, semana, mes, o cuatro das Calendarios creados por el usuario Opcin de avanzar o retroceder para ver eventos actuales, pasados o futuros.
Botn para crear un evento nuevo

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Google calendar
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Configure, personalice y comparta

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Configuracin bsica Vea y acceda a todos los calendarios que ha creado Cree calendarios nuevos segn temas de inters, importe calendarios que tenga en otros servicios o exporte sus calendarios de Google a otras plataformas. Modifique la manera como quiere que Calendar le notifique sus eventos. Puede recibir correos o mensajes de texto (SMS), aunque esta opcin no est disponible para todos los pases. Comparta su calendario a los contactos que escoja. Sus calendarios pueden ser privados o pblicos

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Cree sus eventos e invite a sus contactos

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Primero debe ingresar el nombre del evento (ej. Consejo editorial), indicar la fecha y hora y tambin si este evento se repite a diario, semanalmente, mensualmente o anualmente. Luego indique el lugar donde se desarrollar el evento y una breve descripcin si lo considera necesario. Ahora invite a los contactos ingresando sus correos electrnicos y dando clic a Aadir. Por ltimo guarde el evento, y este serpa enviado a sus contactos, lo podr ver en su calendario y recibir una notificacin antes de su inicio para que nunca olvide una reunin.

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Calendario multiples
Google le da la opcin de crear mltiples calendarios. Slo debe entrar a la opcin Crear un nuevo calendario y llenar los datos que le piden (nombre del calendario, descripcin, zona horaria, etc.) y seleccionar las personas que tendr acceso a este y que podrn interactuar creando eventos o modificndolos.

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Google docs

Documentos en la nube
Si hay una herramienta que puede serle til a los periodistas es Google Docs, un servicio que no necesita ser instalado en el computador, totalmente gratuito y que ofrece la posibilidad de crear documentos en lnea, es decir, documentos que quedan almacenados en un servidor de Google y estn disponibles siempre que se tenga a mano una conexin a Internet. Esto genera dos ventajas importantes: Ya no es necesario copiarlos o almacenarlos en memorias USB o un CD y se puede ahorrar espacio en el disco duro personal. El principal encanto de los Docs es que se pueden compartir, motivando el trabajo colaborativo. Dos o ms personas pueden trabajar en un mismo documento, enviando simplemente una invitacin. Adicionalmente cuentan con un chat integrado con el que la coedicin en tiempo real es mucho mejor y es posible configurarlo para que informe cuando otro colaborador realiza algn cambio e incluso es posible generar reglas para conocer cules han sido los cambios especficos del documento. Otra ventaja de Google Docs es que se pueden exportar y descargar con Office, HTML y PDF, y acepta la mayora de los formatos existentes como DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. Si un periodista necesita importar un documento elaborados con otra herramienta, tambin puede hacerlo.

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Estos documentos tambin se pueden organizar y administrar de manera sencilla, porque el administrador se encarga de clasificarlos automticamente por la frecuencia de uso. Se pueden crear carpetas, resaltar documentos importantes y utilizar el buscador para encontrarlos. Quienes necesitan crear formularios para recopilar informacin, para hacer encuestas o suscripciones, tambin pueden hacerlo con Docs y es posible insertar en ellos videos de YouTube para presentaciones, que se pueden reproducir directamente en ellos. Otra cosa interesante es que esta herramienta se encuentra en constante actualizacin. Si se le da clic al ttulo Nuevas Funciones, en la parte superior, es posible encontrar las novedades, como por ejemplo, un editor de dibujos, que busca facilitar la creacin de organigramas o diagramas de flujo; o una interfaz ms prctica para hojas de clculo, donde es posible arrastrar y soltar columnas o editar la barra de frmulas.

Estructura de Docs
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Como en Gmail, en Docs puede encontrar todos los documentos organizados por antigedad a la derecha, organizados por ttulo del documento, el tipo de documento, el autor y la fecha de creacin. En este panel aparecen las opciones para modificar los documentos, simplemente con seleccionarlos en los checkboxes de la izquierda.

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Google docs
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En la columna lateral izquierda, usted encontrar una columna con los ttulos Todos los elementos, Soy el propietario, abierto por m, Compartido conmigo, Destacados, Oculto, Papelera, etc. Esto le permite encontrar todos los documentos de acuerdo con la autora (los documentos creados por usted, los que le han compartido, etc.) Al hacer clic en cada uno de estos elementos, el panel de la derecha cambiar con los documentos correspondientes a estos parmetros. Usted puede organizar tambin sus documentos por carpetas para mayor organizacin. Botn para crear un nuevo documento Botn para subir un documento archivado en su computador Opciones de edicin y modificacin de los documentos.

Paso a paso
Google Docs permite crear documentos, hojas de clculo y presentaciones online, pero tambin compartir, colaborar, almacenar y organizar. En ellos se pueden aadir tablas, imgenes y comentarios, cambiar la fuente, generar frmulas y muchas otras cosas. Aqu le enseamos cmo hacerlo.

Suba a la nube
Entre a su correo de Gmail y ubique en la parte superior el nombre Docs 1 . Puede crear un documento nuevo, una hoja de clculo, una presentacin, un formulario, un dibujo o una carpeta 2 , o subir uno en formato Word, Excel o PowerPoint, entre otros, lo puede guardar en la nube, modificarlo y compartirlo 3
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Elija formato
Escoja el formato del documento que quiera crear. Aparecern diferentes plantillas dependiendo del formato (documento, hoja de clculo, presentacin). Asegrese de marcarlo y aproveche los elementos que le ofrece, como tipos de fuente y tamaos; insercin de fotos y enlaces; la herramienta le permite editar, archivar, etc.

Comparta sus documentos

Si desea compartir el archivo para trabajarlo con otras personas debe darle clic a la opcin Compartir. Ah le pedir el correo electrnico de los usuarios con quienes compartir su trabajo y los privilegios que le asignar a los mismos.

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Google sites

Sites es una herramienta que permite construir wikis colaborativas, hacerlas pblicas o privadas. Los usuarios pueden publicar contenidos de todo tipo textos, fotografas, videos, comentarios, etc. y a la vez revisar, corregir y mejorar los que otros publican. Las wikis son una gran alternativa para periodistas que quieran publicar un sitio web colaborativo, pero tambin para grupos que deseen organizar y ser eficientes en trabajos de investigacin, y que por medio de una wiki privada puedan centralizar la informacin, coordinar los avances de su trabajo y colaborar. Google Sites es una de las alternativas ms potentes y a la vez fciles de usar. Es un servicio gratuito al que cualquier usuario que tenga una cuenta de Google puede acceder y crear, en slo unos minutos, sitio web personales, intranets empresariales, pginas de trabajo colaborativo entre colegas o clientes, o wikis pblicas o privadas de un grupo de trabajo o estudio. (Vea el paso a paso de cmo usar Google Sites en la Cartilla de Publicacin de contenidos).

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Otras herramientas colaborativas

Aquellos que desean estar actualizados con los ltimos contenidos de sus sitos Web y blogs preferidos sin tener que ir a ellos; seguirle la pista a noticias o temas importantes; crear hubs o debatir con otros usuarios de Internet, tienen a la mano otras herramientas colaborativas, muy interesantes y sencillas, que complementan el trabajo de las ms conocidas de Google. Conzcalas y aprenda a utilizarlas.

Otras herramientas

No muchos tienen claro para qu sirve o cul es la tarea de la herramienta Google Groups, pero quienes la utilizan, la califican como una interesante opcin que permite enviar informacin a grupos de trabajo, compartir archivos y generar una comunicacin con los integrantes del grupo en cuestin. Si por ejemplo usted tiene una pregunta sobre equipos informticos, puede encontrar un foro de debate o un grupo sobre el tema, saber de qu hablan esas personas, ser parte de este crculo, responder a los mensajes publicados por otros usuarios o publicar los suyos, y cuando lo desee, por qu no, crear su propio grupo y debatir online o por correo electrnico. Google Groups permite crear una base de datos, subir archivos, compartir trabajos con los dems miembros del grupo o guardar la informacin que circula en los foros, para utilizarla en otras cosas. Si una persona decide abrir un grupo para conocer las opiniones que tienen otros sobre los restaurantes de una ciudad, se puede crear una pgina donde se detallen los restaurantes favoritos de los participantes. Adicionalmente, la herramienta permite darle colores y estilos personalizados al grupo, tambin cada miembro puede crear su perfil, incluir una foto y un lema, para as compartir informacin personal y conocer a otros miembros, gracias a la funcin de bsqueda.

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Google Groups naci en febrero de 2001, cuando la empresa de Internet compr el servicio Deja News, en el que se almacenaban los contenidos publicados en los newsgroups de Usenet desde 1981. Grupos de discusin en Internet surgidos en 1979 y en los cuales, cada usuario poda debatir sobre diversos asuntos, ofreciendo una excepcional coleccin de los hechos, como por ejemplo, la primera discusin sobre el SIDA. Fue con esa informacin, indexada por la compaa Deja News, con la que Google empez su seccin de Groups. Hoy en da, Google Groups permite realizar bsquedas dentro de toda esta informacin almacenada pero adems y encontrar todo lo nuevo que se ha ido sumando con los aos. Qu se necesita para acceder a Google Groups, bsicamente contar con una cuenta de usuario en Google. Su sencilla presentacin muestra un espacio para buscar en grupos, debajo del cual se explica, qu posibilidades ofrecen stos, cmo se puede debatir online o por correo electrnico y cmo crear pginas personalizadas. Ms abajo, hay un listado de las principales categoras y la opcin para encontrar la lista completa de los miles de grupos existentes. Al lado derecho, el men muestra los grupos a los que est escrito el usuario de Gmail y su perfil.

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Otras herramientas Paso a paso

Si quiere crear su propio Grupo con Google slo se necesita: Entre a http://groups.google.com/ y ubique el recuadro Crea un grupo en 3 pasos.

Para poder crear su propio grupo es necesario contar con una cuenta en Gmail. Si ya la tiene, debe darle clic a Crear grupo y asignarle un nombre, y una URL o direccin electrnica, para luego escribir una descripcin que no supere las 300 palabras.

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El formulario pregunta cul es el nivel de acceso del grupo, es decir, qu pblico puede leer los archivos, quines pueden participar, quines pueden crear pginas? Las opciones son: Nivel de acceso Pblico: Que le permite a cualquier usuario leer los archivos y participar, pero slo a los miembros, publicar. Nivel de acceso Slo anuncio: Esto significa que cualquier usuario puede leer los archivos, todos pueden participar, pero slo los administradores tienen la capacidad de enviar mensajes y subir archivos. Nivel de acceso Restringido: Significa que se necesita invitacin para formar parte del grupo y nicamente los miembros pueden enviar mensajes, leer los archivos, crear pginas y subir archivos.

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Otras herramientas
Invite
El siguiente paso es invitar a miembros a travs de correo electrnico o aadirlos directamente, introduciendo las direcciones de personas. A cada usuario le llegar una invitacin para formar parte y deber aceptarla si desea recibir mensajes. Es posible redactar el mensaje de invitacin. Si sigui estas indicaciones, su grupo ya est listo para empezar a funcionar.

Configure y personalice
Si desea darle a su grupo un aspecto personalizado, puede hacerlo accediendo en el men derecho a Configuracin del grupo, ah encontrar opciones para modificar el estado general del grupo, el acceso, el envo de correo electrnico, las categoras, opciones avanzadas, controles de spam, la navegacin y su aspecto, donde podr seleccionar una imagen para el grupo y el aspecto, personalizando fuentes y colores.

Comunicacin y Colaboracin

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Google Moderator
Es un servicio que usa crowdsourcing para enviar, calificar y responder preguntas, sugerencias, ideas o simplemente crear debates con un grupo de usuarios. Cada persona puede enviar preguntas sobre un tema que el moderador principal formule, y a su vez, votar por las mejores que se ubicarn en las primeras posiciones, indicando que son las ms relevantes para el grupo de involucrados, de esta manera, el moderador puede considerarlas como las de mayor inters.

Uno de los ejemplos ms relevantes del uso de esta herramienta, fue el uso que le dio el Presidente Barack Obama en 2008, creando una serie pblica llamada Open for Questions en la que el pblico general poda enviarle preguntas, a las que responda en tiempo real. Durante las primeras 48 horas, 10.000 preguntas fueron formuladas y hubo 1 milln de votos provenientes de 20.000 personas. La segunda serie de preguntas, atrajo 4.7 millones de votos para 76.000 preguntas de miles de americanos. Algunos periodistas han empezado a utilizar esta herramienta, han creado consultorios temticos donde sus lectores pueden formular las preguntas que quieren hacer sobre un tema en especfico, como es el caso reciente del blog Vida y Futuro del reconocido peridico El Comercio de Per, donde el periodista Bruno Ortiz cre un consultorio para saber lo que sus lectores queran conocer sobre Google.

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Otras herramientas Google Reader y Feedburner

Google Reader es un lector de feeds. Qu son feeds? Los feeds son medios de redifusin de contenidos web, los cuales suministran la informacin ms actualizada de manera frecuente a sus suscriptores. Son muy utilizados en blogs, sitios web y en medios de noticias digitales, pues se convierten en una excelente herramienta para que los usuarios reciban la informacin ms nueva y relevante, sin tener que ir a buscarla.

Google Reader permite suscribirse a feeds de RSS y Atom, dos formatos diferentes de feeds; adems de organizar y acceder rpidamente desde Internet a todas las noticias de los sitios configurados en el sistema. Con esta herramienta, el usuario puede ahorrar mucho tiempo simplemente aadiendo los feeds de los sitios de inters en Google Reader, el cual le avisa oportunamente a cada usuario las novedades que sucedan en cada uno de los sitios o blogs de inters para cada quien.

Comunicacin y Colaboracin

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Por otro lado existe otra herramienta de feeds llamada Feedburner. Esta herramienta, que puede integrarse fcilmente a blogs o sitios web, permite que los usuarios de un sitio se registren y reciban va correo electrnico las ltimas actualizaciones, facilitndole al usuario el consumo de informacin de su inters.

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Copyright 2010. Google es una marca registrada de Google Inc.