Servicio Nacional de Aprendizaje SENA REGIONAL TOLIMA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

Sistema de Gestin de la Calidad

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ORGANIZACIN ARCHIVO CENTRAL CONSERVACION PREVENTIVA DE ARCHIVOS

CONSERVACION PREVENTIVA DE ARCHIVOS II Datos del Aprendiz Nombres y Apellidos 202458 Cdigo Curso Documento de Identidad

1. Conocimientos de conceptos y principios Sistema integrado de conservacin preventiva de archivos: concepto e implementacin 2. Conocimientos de Proceso: Aplicar las normas tcnicas y legislacin vigente para la ubicacin, conservacin y almacenamiento de documentos de acuerdo con el soporte. 3. Forma de presentacin: El taller debe ser impreso y archivado en el portafolio de evidencias, a su vez debe ir desarrollando y aplicndolo al proyecto de aprendizaje por equipos de trabajo. 4. Tiempo de elaboracin: 4 horas, taller individual. 5. Descripcin del Taller: Durante el desarrollo de la competencia tenemos como objetivo la aplicacin prctica de los conceptos propuestos al inicio de este taller. Todo se ver reflejado en la gestin del proyecto de aprendizaje denominado Creacin de empresa archivistica, que tiene como propsito la apropiacin cognitiva y practica de las diferentes herramientas que se presentan a lo largo de este taller. Para el desarrollo adecuado de este ejercicio es indispensable el trabajo colaborativo, el debate y la consolidacin de criterios.

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6. Conceptualizacin: ACTIVADOR COGNITIVO Trabajas con lo que tienes y tratas de mejorar todo Annimo Contexto de aplicacin/Finalidad 6.1 LA CONSERVACION DE ARCHIVOS De acuerdo a lo analizado en la gua anterior, aplicaremos las tcnicas de primeros auxilios durante esta sesin. Como apoyo tenemos la gua de conservacin preventiva publicada por el AGN.
INSTRUCTIVO SOBRE MANIPULACIN Y DISPOSICIN DE DOCUMENTACIN CON DETERIORO BIOLGICO OBJETIVO
Identificar la documentacin con deterioro biolgico para determinar su nivel de afectacin y llevar a cabo procesos de aislamiento y desinfeccin en el caso en que se requiera. ALCANCE Documentacin perteneciente a Fondos Documentales Acumulados y Archivos de Gestin que presenten afectacin de tipo biolgico por hongos y bacterias. ASPECTOS A TENER EN CUENTA Los procesos de identificacin y aislamiento de documentacin con deterioro biolgico estn encaminados a evitar la propagacin de microorganismos en el ambiente y evitar la contaminacin de la documentacin sana. Cuando se llevan a cabo procesos de desinfeccin, el propsito, es detener la afectacin del deterioro biolgico, eliminando la incidencia de hongos y bacterias. CONDICIONES PREVIAS AL PROCESO Los espacios donde se almacena documentacin con deterioro biolgico, previo a la intervencin de tipo archivstico y durante el periodo de aislamiento, debern ser sometidos a saneamientos de tipo ambiental preventivo con el fin de disminuir los niveles de carga microbiana del ambiente.

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Antes de iniciar los procesos de revisin de la documentacin para la identificacin del deterioro biolgico es necesario tener en cuenta los siguientes implementos para el uso exclusivo del personal encargado de manipular la documentacin con biodeterioro: 1. Mascarilla buconasal: impide que esporas microbiticas, partculas de suciedad y agentes bacterianos contaminen y afecten al personal. Este elemento debe ajustarse perfectamente al contorno del maxilar para evitar filtraciones. 2. Guantes: la utilizacin de guantes reduce el riesgo de contaminacin por contacto con los documentos, lquidos y fluidos en las manos, as como evitan cortaduras y pinchazos menores (para el caso de los guantes de nitrilo superiores al grado 4). El guante se dise para impedir la transmisin de microorganismos por contacto y evitar irritaciones crnicas; por tal motivo cuando se tengan los guantes puestos deben conservarse las normas de asepsia y antisepsia, como evitar el frotado y rascado de zonas sin proteccin. 3. Gorro: Se usa con el fin de evitar en el trabajador contaminacin por contacto y salpicaduras de material contaminado. 4. Protectores Oculares: Con esta medida se previene la exposicin de mucosas de boca, nariz y ojos, evitando que se reciban inculos infectados, as como esporas y agentes macrobiticos dainos. 5. Bata: el uso de la bata funciona como primera barrera contra los problemas que puede generar un archivo contaminado. Debe ser de un material resistente (se ha usado comnmente el drill) y llegar hasta la altura de los muslos del trabajador, mantenindose cerrada todo el tiempo de la jornada de limpieza. Si se percibe necesario dada la cantidad de material particulado, puede reemplazarse este elemento por un overol del mismo material. Adicionalmente, se requiere contemplar de forma previa los siguientes insumos para llevar a cabo el proceso de aislamiento: 1. Ubicacin de una zona especfica para la disposicin de la documentacin afectada, puede ser dentro del espacio donde se estn llevando a cabo los procesos archivsticos, pero retirada fsicamente y que sea ventilada y seca. 2. Disponer de un estante o una mesa con el espacio suficiente para la ubicacin de la documentacin contaminada, para no situarla directamente sobre el piso y aislarla de la documentacin sana. 3. Contar con los insumos para el aislamiento, tales como: Papel Kraft, Cinta de Faya y papeles en blanco o rtulos para la identificacin de los niveles de afectacin en estantera. La cantidad de estos materiales ser proporcional al nmero de unidades de conservacin contaminadas.

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PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS ANTES DE INICIAR LA JORNADA Es necesaria la asignacin de un personal encargado especficamente para la manipulacin y clasificacin de la documentacin con deterioro biolgico, para lo cual se requiere que al iniciar la jornada de trabajo, se utilicen los implementos de seguridad industrial sugeridos anteriormente y al finalizarla se desechen. En el caso de la bata, es necesario lavarla con hipoclorito de sodio (conocido comercialmente como decol o clorox) diariamente de acuerdo al tiempo de exposicin al deterioro. METODOLOGA PARA EL PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIN Y AISLAMIENTO DE DOCUMENTACIN CON DETERIORO BIOLGICO 1. Identificacin de la documentacin con deterioro biolgico Una vez se empiecen a llevar a cabo procesos de tipo archivstico se debe capacitar al personal encargado de las actividades, acerca de la identificacin de documentacin afectada con deterioro biolgico. Posteriormente, se deben asignar una o varias personas de acuerdo a la cantidad de documentos con deterioro biolgico encontrados para su manipulacin y clasificacin. El deterioro biolgico se presenta fsicamente de diferentes maneras, en manchas parduscas, o manchas coloreadas que van del color rosado, amarillo, verde azulado hasta el negro. Este se puede encontrar en cualquier parte del documento, especialmente donde hay acumulacin de suciedad o ha habido exposicin a la humedad, por lo cual muchas veces se encuentra asociado o ubicado cerca a las manchas de humedad.

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2. Manipulacin de la documentacin Cuando se asigne el personal responsable para el desarrollo de la labor de manipulacin de la documentacin con biodeterioro, se requerir el uso obligatorio de implementos de seguridad industrial. Estos insumos, debern ser remplazados peridicamente de acuerdo al tiempo de exposicin al deterioro. 3. Revisin de la documentacin La totalidad de los documentos de archivo a intervenir bien sea Archivos de Gestin o Fondo Documental Acumulado, dentro de los procesos archivsticos, debern ser revisados, con su respectiva unidad de almacenamiento (carpetas, tomos, Azs, etc) para determinar la existencia del deterioro biolgico. Una vez se identifique la presencia de este tipo de deterioro, ser necesario entregar el documento a las personas designadas previamente, para su manipulacin y clasificacin de acuerdo al nivel de afectacin. 4. Identificacin del nivel de afectacin. La clasificacin del nivel del deterioro tiene como objetivo, determinar el tiempo y el tratamiento de desinfeccin. Para ello el personal designado para esta labor deber separar fsicamente los documentos de acuerdo los niveles que se han establecido: Incipiente: Cuando la afectacin biolgica comprende las tapas, el lomo y las hojas de guarda en los casos en que la documentacin se encuentra encuadernada o cuando hay solo uno o dos folios seguidos afectados en el caso de la documentacin que se encuentra en carpetas o Azs.

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Bajo puntual: Cuando la afectacin biolgica compromete los bordes en un rango de hasta cinco centmetros hacia el interior del documento (tomos, documentacin suelta o almacenada en carpetas) o est ubicado de forma puntual y aislada al interior del documento. El rango de afectacin es del 1 al 20%.

Medio: Cuando se evidencia una afectacin de aproximadamente, un cuarto del folio hasta el 50% del folio o del 50% de la totalidad de folios de una unidad. El rango de afectacin es del 21 al 50%.

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Avanzado: Cuando la afectacin compromete de la mitad en adelante del folio o del total de folios en una unidad. El rango de afectacin es del 51% al 100%.

5. Almacenamiento de la documentacin con deterioro biolgico Insumos y materiales -Papel Kraft -Cinta de falla

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-Cajas de archivo -Estantera -Rtulos de identificacin La documentacin afectada deber envolverse en papel Kraft y ser amarrada con cinta de faya. De acuerdo al tipo de formato, preferiblemente, deber ser almacenada en cajas provisionales que permitan su identificacin y ubicacin por niveles de afectacin en la estantera. La estantera o las cajas, en el caso de contar con ellas, donde se almacenar la documentacin, debern marcarse por los niveles establecidos (Incipiente, Bajo, Medio y Avanzado), con el objeto de agrupar la documentacin afectada por los niveles de deterioro y determinar la pertinencia de un proceso de desinfeccin, as:

Adicionalmente, la estantera donde se lleve a cabo el almacenamiento, deber contar con el rtulo internacional para la identificacin de material contaminado, que se muestra a continuacin:

DOCUMENTACION CON BIODETERIORO EN PROCESOS

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6. Ubicacin de la documentacin con deterioro biolgico en un espacio adecuado para su almacenamiento. La estantera o mueble asignado para la ubicacin de documentacin identificada con deterioro biolgico, debe contar con condiciones adecuadas de ventilacin e iluminacin. En ningn caso debe ubicarse en el piso. 7. Desinfeccin de la documentacin contaminada. Una vez se lleven a cabo los procesos relacionados con la aplicacin de la TRD y la TVD, se podrn establecer los tratamientos de desinfeccin pertinentes para la documentacin contaminada. Cualquiera de los procesos de desinfeccin que se contemplen, se realizarn bajo la asesora y supervisin de los profesionales en restauracin. As mismo, se asesorar sobre el proceso de eliminacin para la documentacin afectada con deterioro biolgico.

7.0 Actividades de apoyo: Una vez realizada la lectura de la gua, elabore las siguientes actividades deben ser presentadas en manuscrito: 1. Elabore un mapa conceptual de la gua donde explique el paso a paso para la identificacin de documentacin con biodeterioro. 2. Elabore un diagrama donde especifique cada uno de los niveles de afectacin. 3. Qu procedimiento se debe tener con la documentacin afectada? 4. Qu importancia tiene la identificacin del material afectado por biodeterioro para la salud humana? 5. Cmo puede prevenir la proliferacin y contaminacin de la dems documentacin, teniendo en cuenta que el espacio para la disposicin del archivo no es el adecuado? 6. Qu medidas de conservacin preventiva se pueden emplear para la afectacin de la documentacin? Qu plan estratgico se podra implementar? Elabore.

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7. Consulte el nombre comn, cientfico, caractersticas fsicas de los microorganismos que afectan la documentacin, as como los signos de afectacin y posibles tratamientos. 8. Qu enfermedades se pueden producir por el manejo inadecuado de documentacin afectada por biodeterioro? 9. Consulte: la metodologa para el procedimiento de limpieza masiva de documentacin. 10. Qu insumos y materiales (nombres comerciales) se requieren para realizar la limpieza y primeros auxilios en la documentacin e instalaciones? 11. Cul es el procedimiento adecuado para la limpieza de folios, documentacin agrupada, estanteras, pisos? Grafique. 12. Cules son las medidas que se deben emplear para realmacenar la documentacin, segn la gua preventiva del AGN? 13. Qu controles se deben realizar para el manejo adecuado de la documentacin en los archivos centrales? 14. Cmo le pareci el ejercicio realizado, realmente es importante para su funcin como archivista? Sustente su respuesta.