eLearning corporativo

El estado del arte

El eLearning proporciona un acceso fcil y, en ciertos casos, a un coste reducido, al conocimiento y a las oportunidades de aprendizaje. La proliferacin de la formacin on line y de las comunidades de aprendizaje es un testimonio de la popularidad de este medio. La visin que tienen muchas administraciones pblicas y empresas acerca de los sistemas de formacin on line, es que proporcionan el aprendizaje permanente de sus empleados y aumentan la eficiencia en la gestin de los procesos de formacin y desempeo profesional. Una estrategia de eLearning adecuada potencia el aprendizaje organizacional y complementa la gestin del conocimiento. Es por eso que las plataformas de eLearning corporativo han evolucionado hacia aplicaciones de gestin del capital humano. Estas plataformas gestionan, adems de formacin virtual y presencial, competencias, itinerarios profesionales, evaluaciones 360...

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Factores de xito
Muchas organizaciones que emprendieron el camino hacia el eLearning a finales de los noventa fracasaron en la implantacin del modelo y generaron unas expectativas negativas en sus empleados. Por otro lado, en muchos mbitos, el trmino eLearning se ha devaluado y ha pasado de ser un subconjunto de la formacin a distancia a engullir otra serie de subproductos de formacin, informacin y consulta que no atienden los objetivos de aprendizaje. Qu elementos deben tenerse en cuenta para garantizar el xito de un sistema eLearning? Sin nimo de ser exhaustivos, stos son los principales factores de xito:

Plan de gestin del cambio

Muchos proyectos eLearning bien implantados, desde el punto de vista tecnolgico y conceptual, fallan porque la organizacin no ha tratado, previamente, de convertir a los usuarios en aliados del proyecto o porque la direccin no se ha implicado, al considerarlo no estratgico. El objetivo, por tanto, ser vencer la resistencia al cambio que puede tener cualquiera de los implicados, bien sea porque no conoce (informacin / plan de comunicacin), porque no puede (plan de formacin, plan de soporte), porque no quiere (motivacin, incentivos) o porque no cree en el proyecto (liderazgo).

Definicin del modelo conceptual

Es importante elegir un modelo adecuado a las necesidades concretas de la organizacin. En algunos casos se han implantado soluciones demasiado sofisticadas que las exceden, o bien sistemas demasiado bsicos que apenas mejoran la eficiencia de sus procesos de formacin. Para acertar con el modelo conceptual ideal, conviene identificar y analizar los procesos actuales de formacin, definir un modelo de gestin de los procesos formativos, atendiendo a las posibilidades de los sistemas de teleformacin, y definir las necesidades de formacin, segn la estrategia corporativa y el nivel de competencia que deba tener la persona que desempea cada puesto; de este modo tendremos un plan de formacin alineado con el desempeo y los objetivos estratgicos. Por ltimo, deberemos identificar qu parte del plan de formacin es susceptible de ser impartido va eLearning.

Metodologa de aprendizaje
Las posibilidades en cuanto a metodologa de aprendizaje son muy amplias: eLearning o Blended learning, tutorizacin o autoformacin, tutora sncrona o asncrona, mltiples herramientas de comunicacin, etc. El objetivo, en este caso, es buscar el equilibrio coste-beneficio, manteniendo altos niveles de finalizacin sin que los costes se disparen. En este sentido, son importantes las labores de dinamizacin, que mediante las comunidades virtuales de aprendizaje y otros sistemas, reducen drsticamente las tasas de abandono.

Medicin del ROI

No siempre es cierto que el eLearning sea, por definicin, ms barato que la alternativa presencial. Depende, entre otras cosas, del volumen de usuarios, el tipo de contenidos (de catlogo o a medida, sencillos o sofisticados) y la metodologa de aprendizaje. Conviene abordar un anlisis de la rentabilidad de las acciones eLearning frente a la formacin presencial.

Infraestructura tecnolgica
Disponer de una infraestructura tecnolgica fiable es clave. Conviene analizar previamente la integracin en los sistemas informticos existentes y las caractersticas de los equipos de usuarios. Despus habr que optar por implantar la plataforma de formacin o utilizar los servicios de ASP. Muchas organizaciones, especialmente las administraciones pblicas, optan por la implantacin, pero al inicio, lo recomendable es el modelo ASP para reducir riesgos de inversin y convertirlos en coste variable por usuario.

Apoyo presencial y telefnico (CAU)

En todas las acciones eLearning, conviene disponer de un contact center que gestione al usuario las posibles incidencias relacionadas con el acceso. Y, si es posible, combinar la formacin presencial y on line en un mismo programa (blended-learning), lo que refuerza la tasa de finalizacin.

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Evolucin de tecnologa y formacin

Contenidos adaptados: interaccin, usabilidad, estndares
La mayora de las libreras eLearning ofrecen contenidos de calidad contrastada, que fomentan la interaccin, la autoevaluacin, cumplen estndares tipo AICC, SCORM y ofrecen altos niveles de usabilidad. Existen en el mercado herramientas de autor de fcil manejo que permiten crear, de forma rpida, contenidos eLearning a partir de documentos en soporte digital. Cuando se hacen contenidos a medida, deben contemplarse estos elementos. Con el objetivo de sacar el mximo provecho del capital intelectual de una organizacin, muchas plataformas de formacin han evolucionado hacia la gestin del capital humano: permiten inventariar el conocimiento de los empleados y gestionan las competencias, los itinerarios formativos, la evaluacin del desempeo y las certificaciones. Por tanto, potencian el crecimiento del conocimiento individual y colectivo. El siguiente paso ser la integracin de esos sistemas de gestin del capital humano con los de gestin del conocimiento (SGC) e innovacin, de forma que todo el conocimiento adquirido por la organizacin repercuta en potenciar procesos de innovacin que incidan directamente en la creacin de ventaja competitiva frente a la competencia. Un SGC pone el conocimiento individual y colectivo al servicio de la actividad de la organizacin, para contribuir a la mejora de resultados a travs de la innovacin. Por tanto, la integracin de esos tres sistemas repercutir directamente en la mejora de resultados de la organizacin.

Certificacin
El cumplimiento de los objetivos de formacin debe ir asociado a la certificacin y a la gestin de un itinerario curricular y profesional. La implantacin de un modelo eLearning facilita la gestin de competencias.

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Algunos clientes de eLearning

Algunas organizaciones clientes de Ibermtica que aplican buenas prcticas de eLearning: IGAE Intervencin General de la Administracin del Estado (Ministerio de Hacienda) Diseo y elaboracin de contenidos eLearning sobre la aplicacin de contabilidad para ayuntamientos Basical. Deben cumplir los estndares de la industria eLearning (SCORM), desarrollados con herramientas de macromedia (Authorware, Captivate) y segn una metodologa de aprendizaje autoformativa en base a simulaciones y autoevaluaciones. Estos contenidos de autoformacin permitirn a IGAE capacitar en el uso de la aplicacin Basical a ms de 300 tcnicos de ayuntamientos dispersos por toda la geografa nacional, de modo ms eficiente que la alternativa de formacin presencial. EJIE (Gobierno Vasco) Utiliza una plataforma implantada a medida desarrollada con Ibermtica para formar a empleados pblicos. Tienen elevadas tasas de finalizacin (ms del 80% sobre matriculados, como media) y disponen de un sistema de certificacin presencial asociado para las competencias en TIC. Ibermtica colabora tambin en el servicio tutorial y de jefatura de estudios virtual. IGN Instituto Geogrfico Nacional (Ministerio de Fomento) Implantacin de un modelo de eLearning completo, con desarrollo de contenidos (Geografa para la ESO, Sistemas de Informacin Geogrfica y Curso IDE y Cartografa temtica), personalizacin y mantenimiento de la plataforma Moodle (con desarrollos propios para la matriculacin), gestin de la formacin (jefatura de estudios, administracin y CAU), autora de los contenidos de la Universidad Politcnica de Madrid y coordinacin del proyecto. OSAKIDETZA (Servicio Vasco de Salud) Emplea todos los servicios eLearning integrados en la plataforma Blackboard en servicio ASP ofrecido por Ibermtica. Los cursos de Habilidades tienen un formato blended learning, mientras que la formacin en TIC es eLearning. Las evaluaciones de aptitud superan el 80% sobre matriculados y las encuestas de satisfaccin valoran fundamentalmente el seguimiento tutorial. ONCE (Organizacin Nacional de Ciegos) Consultora y elaboracin de contenidos para impartir formacin a especialistas y coordinadores de la red de ventas de ONCE. Se utiliza la herramienta de autor de fcil manejo denominada EasyGenerator, que permite editar contenidos eLearning con poca formacin, para integrarlos dentro de su propio Campus Virtual, con el fin de facilitar el acceso a toda la red de ventas. MENDIKOI (Departamento de Agricultura del Gobierno Vasco) Lideran un proyecto de alfabetizacin digital dirigido a mujeres del mbito rural en modalidad blended learning. El servicio eLearning est externalizado en Ibermtica (plataforma Blackboard en ASP) y el servicio presencial lo proporciona Mendikoi. La generacin de comunidad de aprendizaje presencial y virtual es una de las claves del xito del programa. NATURGAS ENERGA Implantacin de un Sistema de Gestin del Conocimiento para gestionar el saber y las habilidades que residen en la organizacin y originar un impulso adicional que genere valor desde y para la empresa. Se trata, por tanto, de poner en valor todo aquello que va ms all del mero hecho econmico contable. El proyecto se divide en dos fases: la definicin de procesos y estructuracin de la organizacin orientada a los

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objetivos del proyecto; y la consultora de acciones a realizar para la implantacin del mismo, haciendo uso de las tecnologas de la informacin adecuadas para ello. El objetivo estratgico de Naturgas es consolidar el conocimiento como tercer eje, complementario y no subordinado a los clsicos ejes comercial y produccin. FOMENTO DE SAN SEBASTIN (Ayuntamiento de San Sebastin) El Ayuntamiento de Donostia-San Sebastin, a travs de la iniciativa Edonostia.net, tiene como misin fomentar e impulsar el desarrollo de la Sociedad de la Informacin entre la ciudadana. Una de las tres lneas de actuacin es Edonostia.net-eLearning, que trata de desarrollar un modelo de aprendizaje permanente, basado en eLearning, orientado a diferentes colectivos de la ciudad (desempleados, trabajadores, empresas, agentes sociales, empleados pblicos y ciudadana en general) para incrementar las posibilidades de insercin laboral, desarrollo profesional y competencias relacionadas con nuevos perfiles profesionales, y favorecer la alfabetizacin digital abierta. El proyecto se integra en una plataforma SABA e Ibermtica presta los servicios relacionados con mantenimientos, desarrollos, housing, contenidos a medida y de catlogo, contact center, servicio tutorial y de jefatura de estudios... QUADIS Quadis es el mayor grupo distribuidor de vehculos nuevos y de ocasin de Espaa, formado por 40 concesionarios y talleres especializados en ms de 20 marcas diferentes. Asimismo, proporciona otros servicios como alquiler de vehculos, seguros, crditos, etc. Ibermtica desarrolla un sistema eLearning completo para Quadis, incluyendo consultora, lanzamiento y configuracin de una plataforma formativa Moodle y la produccin de contenidos eLearning. El sistema est desarrollado sobre la aplicacin Autoline, que Quadis utiliza en todos sus centros, y sus contenidos estn formados principalmente por videocapturas que muestran de forma clara y amena los procesos a seguir para el uso de las nuevas funcionalidades de Autoline.

Persona de contacto: Juan Liedo Responsable de eLearning Tlf: 91 3849 100 94 4310 200 e-mail: j.liedo@ibermatica.com

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