Archivado Longevo de Documentos Electrnicos

Anlisis Normativo
abril de 2012

Contenido
1 Introduccin ....................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 1.4 2 3 4 5 Legislacin aplicable ..................................................................................... 3 Documentos electrnicos con valor probatorio .............................................. 4 Conservacin de documentos electrnicos ................................................... 4 Gestin de documentos electrnicos............................................................. 4

Valor probatorio de documentos electrnicos ................................................ 6 Digitalizacin certificada y compulsa electrnica........................................... 8 Copias electrnicas ........................................................................................... 9 Conclusiones ................................................................................................... 11

Archivado longevo de documentos electrnicos

1 Introduccin
La legislacin espaola no recoge ninguna ley o norma expresa que otorgue la posibilidad del valor probatorio o legal a los documentos electrnicos. Sin embargo, el valor legal de todos los documentos electrnicos gestionados por una organizacin es avalado por un amplio nmero de leyes y jurisprudencias. Los documentos electrnicos ya tienen valor legal y pueden ser utilizados en caso necesario En este documento se analizan las diferentes leyes y normas de aplicacin a la creacin y preservacin de los documentos electrnicos, agrupando su anlisis en los diferentes aspectos legales que intervienen en un proceso de gestin documental: Valor probatorio de los documentos electrnicos Conservacin de documentos electrnicos Gestin de documentos electrnicos

Y antes de comenzar con el anlisis, se realiza un inventario de las leyes en las que est basado el estudio.

1.1 Legislacin aplicable

No existe una ley especfica que formalice la validez de un documento electrnico, existen Leyes, Reales Decretos y normas que soportan y justifican a los documentos electrnicos y su valor legal: Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la informacin y de comercio electrnico Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Informacin Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporacin de la Directiva 2007/36/CE

Archivado longevo de documentos electrnicos

Asimismo, existen diferentes jurisprudencias repartidas por todo el territorio nacional que han demostrado la veracidad de los documentos electrnicos, y han dado la razn al litigante que aport el documento electrnico con valor probatorio.

1.2 Documentos electrnicos con valor probatorio

Para que un documento electrnico sea reconocido por un juez como un documento vlido y legal en un juicio, debe de cumplir los siguientes requisitos: Se debe garantizar su integridad, asegurando que los datos que contiene son idnticos a los originales en el momento de la consulta Se debe garantizar la verificacin de su autenticidad, comprobando el propietario de la firma electrnica del documento y demostrando que la firma era legal y vlida en el momento que se firm El documento debe incluir informacin de trazabilidad, incluyendo los movimientos y las personas que los han realizado El documento debe ser inteligible en el tiempo y reversible

1.3 Conservacin de documentos electrnicos

Es importante tener en cuenta que no es necesario utilizar el archivo longevo para todos los documentos de la organizacin, desde un punto de vista global, podemos sealar estos tipos de documentos y la duracin de su conservacin para el mbito de las compaas aseguradoras: Cotizaciones seguro vida 5 aos Expedientes de siniestro 10 aos fecha indemnizacin Aviso reembolso accidentes corporales 10 aos desde fecha indemnizacin Correo de terminacin de contratos 2 aos Renuncias y primas 2 aos

1.4 Gestin de documentos electrnicos

En la normativa vigente para el sector pblico ya existe un marco conceptual que determina un conjunto de presunciones respecto a la gestin de documentos electrnicos1, pero ese marco no se ha definido de forma expresa para el sector privado. Sin embargo, la definicin del concepto de sede electrnica societaria en el artculo 11 bis en la Ley 25/2011, permite trasladar al mbito civil y mercantil muchas de las presunciones creadas por la normativa administrativa:

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el ENI en el mbito de la AE

P 4

Archivado longevo de documentos electrnicos

Digitalizacin certificada y compulsa electrnica o En el sector pblico, cabe la posibilidad de digitalizar documentos segn se prev en los artculos 30 y 31 de la Ley 11/2007 y en el artculo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Copias electrnicas o La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos establece las condiciones para la obtencin de copias electrnicas autnticas y las copias papel de documentos pblicos administrativos desarrollando lo establecido en el artculo 30 de la Ley 11/2007 y para la conversin entre documentos electrnicos atendiendo a la necesidad de preservar la conservacin, acceso y legibilidad de los documentos electrnicos segn en el artculo 23 del RD 4/2010 ENI.

Archivado longevo de documentos electrnicos

2 Valor probatorio de documentos electrnicos

La Ley 59/2003 de firma electrnica, aplicable tanto al sector pblico como al sector privado, reconoce tres tipos de firma electrnica: Firma electrnica o Es el conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante Firma electrnica avanzada o Firma electrnica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. Firma electrnica reconocida o Equiparada legalmente a la firma manuscrita. Esta realizada con un dispositivo seguro de creacin de firma y amparada por un certificado reconocido

La Ley 59/2003 configura la firma electrnica reconocida como la nica firma con el mismo valor que la firma manuscrita en papel. Ello no significa que todos los documentos requieran de dicho tipo de firma. De hecho, la misma Ley aclara en su art. 31.7 No se negarn efectos jurdicos a una firma electrnica que no rena los requisitos de firma reconocida, en relacin a los datos a los que est asociada, por el mero hecho de presentarse de forma electrnica." Asimismo, la Ley 56/2007 de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Informacin, establece en su artculo 2 la obligacin de disponer de un medio de interlocucin telemtica para la prestacin de servicios al pblico de especial trascendencia econmica mediante el uso de certificados reconocidos de firma electrnica. En el artculo 27 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la informacin y de comercio electrnico indica que en los procedimientos de contratacin el prestador debe informar del archivo del documento electrnico en que se formalice el contrato y de su accesibilidad. Por otra parte, en el artculo 29 de la Ley 11/2007 de acceso de los ciudadanos a los Servicios Pblicos se establece que las condiciones necesarias para asegurar la validez probatoria de un documento electrnico son: Incorporacin de una o varias firmas electrnicas Inclusin de una referencia temporal

Archivado longevo de documentos electrnicos

En el artculo 31 de la misma Ley 11/2007 se respalda el almacenamiento de los documentos originados o convertidos a soporte electrnico, evitando su almacenamiento en formato papel. En ese mismo artculo se hace una referencia explcita a la trazabilidad del documento electrnico: En particular, asegurarn la identificacin de los usuarios y el control de accesos, as como el cumplimiento de las garantas previstas en la legislacin de proteccin de datos

Archivado longevo de documentos electrnicos

3 Digitalizacin certificada y compulsa electrnica

La digitalizacin es el proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelectrnicas o de escner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estndares de uso comn y con el nivel de resolucin que se determine. Para obtener un resultado que cumpla con las garantas de la Ley 11/2007, los organismos deben establecer los criterios de sus procesos de digitalizacin de forma que: Las imgenes obtenidas sean no repudiables y se pueda garantizar sus integridades (legibles, selladas y firmadas). La imagen ser siempre legible, independientemente del tipo de condiciones del papel. Podra crearse simultneamente su huella digital y debe ser sellada. Ello significa en la prctica que no pueda haber manipulacin manual que pudiera alterar el contenido del documento. Debe poder sustituir al papel en todos los casos y ante todas las instancias. ptimas en cuanto a tamao y formato, para que puedan ser manejables por las aplicaciones y accesibles por los usuarios. Localizables mediante un conjunto de metadatos asociados a las mismas que permitan su identificacin y contextualizacin.

La interpretacin de cmo se pueden poner en marcha los procesos de digitalizacin y copia de documentos previstos en la Ley 11/2007 difiere en algunos casos y las posibilidades tecnolgicas permiten distintas soluciones. En la prctica hay quien se inclina por la firma electrnica reconocida de un empleado para la compulsa electrnica y quien parece inclinarse por soluciones de homologacin de software de digitalizacin que creara copias autnticas. Ambas figuras son reconocidas por la legislacin aplicable a Administraciones Pblicas en el mbito de aplicacin del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Archivado longevo de documentos electrnicos

4 Copias electrnicas
El artculo 30 de la Ley 11/2007 regula los requisitos de validez y eficacia de las copias electrnicas. Se pueden distinguir los siguientes casos: Copias electrnicas de documentos electrnicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Pblicas. Replicar documentos electrnicos es algo que la tecnologa hace muy fcil, pudiendo no existir ninguna diferencia entre el original y la copia. Cuando estas diferencias se producen por cambio de formato o migraciones, y se requiere generar copias autnticas, ser necesario segn lo estipulado en el artculo 46 de la Ley 30/1992- que stas sean firmadas electrnicamente con alguna de las modalidades previstas en los artculos 17 y 18 de la Ley 11/2007, y segn el artculo 46 de la Ley 30/1992 por los rganos que tengan atribuidas las competencias de expedicin de copias autnticas de documentos pblicos o privados.. Este proceso de autenticacin se podr realizar de una en una, cuando las copias se solicitan a demanda del ciudadano, o en lotes, cuando se trate de procesos de digitalizacin masiva. Copia electrnica de documentos originales en papel emitidos por las Administraciones Pblicas. Estos documentos se podrn digitalizar, pero para ser vlidos se requiere que sean firmados electrnicamente con alguna de las modalidades previstas en los artculos 18 y 19 de la Ley 11/2007 y segn lo estipulado en el artculo 46 de la Ley 30/1992-por los rganos que tengan atribuidas las competencias de expedicin de copias autnticas de documentos pblicos o privados.. Este proceso de autenticacin se podr realizar de una en una, cuando los documentos se solicitan a demanda del ciudadano, o en lotes, cuando se trate de procesos de digitalizacin masiva. Copia electrnica de documentos privados originales en papel aportados por los ciudadanos a las Administraciones Pblicas. Las Administraciones podrn obtener copias digitalizadas de estos documentos y, para que stas sean consideradas como copias autnticas, se debe garantizar el mantenimiento de la integridad en su generacin conforme a un proceso de digitalizacin garantizada. Copias en papel de originales electrnicos cuyo autor sea la Administracin Pblica. En este caso se consideran autnticas de forma inmediata siempre que incluyan un cdigo generado electrnicamente o mecanismo equivalente que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso telemtico a los archivos donde constan dichos documentos.

Archivado longevo de documentos electrnicos

En el mismo artculo la Ley permite expresamente la destruccin de los originales en papel: En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrnicas de acuerdo con lo dispuesto en este artculo, podr procederse a la destruccin de los originales en los trminos y con las condiciones que por cada Organismo se establezcan Se pueden por otro lado, hacer copias en papel de documentos electrnicos, cuando as lo soliciten los ciudadanos o cuando el procedimiento interno sea electrnico y el modo de interrelacionarse con el ciudadano sea en papel. En este caso debern llevar la impresin de un cdigo generado automticamente que permita al usuario cotejar en la sede electrnica de la entidad que dicho documento existe. Un documento electrnico (firmado electrnicamente o no) puede ser referenciado con dos componentes: La identificacin de la sede electrnica y el localizador del documento en la sede

Si el localizador del documento es predecible, se denomina CVE, Cdigo de Verificacin Electrnica (como en el BOE) y si es impredecible, se denomina CSV, Cdigo Seguro de Verificacin.

Archivado longevo de documentos electrnicos

10

5 Conclusiones
La revisin de la legislacin espaola relativa a la gestin y conservacin de documentos electrnicos en el mbito de la empresa privada posibilita la implantacin de un Archivo Longevo de Documentos Electrnicos con mxima validez jurdica: El proceso de digitalizacin certificada, necesario para la conversin del papel en documentos electrnicos, no est explcitamente regulado para el sector privado, pero cuenta con una amplia regulacin para el sector pblico que avala judicialmente los mecanismos tecnolgicos empleados para su puesta en marcha El valor probatorio de los documentos electrnicos, necesario para la presentacin de evidencias electrnicas en un litigio de peritaje, aparece recogido en la Ley 59/2003, equiparando legalmente la firma electrnica a la firma manuscrita, y puede sustanciarse con la extensa normativa aplicable a la administracin pblica a travs de firmas electrnicas avanzadas con sellado de tiempo y el uso de certificados electrnicos reconocidos La copia electrnica de documentos, necesaria para la distribucin de copias de la documentacin archivada, es un proceso muy maduro y normalizado en el mbito de la administracin pblica a travs de la Ley 11/2007 y el Esquema Nacional de Interoperabilidad, lo que sustancia las garantas jurdicas necesarias para su implantacin en el mbito privado

Una vez expuesto el respaldo jurdico necesario para la gestin de documentos en formato electrnico, podemos comenzar a pensar en los motivos y objetivos que deben dirigir el proceso de implantacin de un servicio o solucin de archivo de documentos de valor probatorio.

Archivado longevo de documentos electrnicos

11