MANUAL DE LOGISTICA APLICADA AL PROTOCOLO Y ETIQUETA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Por: Gladys Marina González “El protocolo es un lenguaje

silencioso que enaltece el sentido común, para que todo funcione como fue previsto”. El protocolo no es un tema superficial en estos momentos en que las buenas costumbres son tan necesarias como la comida. Si falla algo en su desarrollo, puede provocar daños irreversibles no solo en la imagen corporativa de la empresa organizadora y en el encargado de la logística del evento, sino en la perdida económica que debe asumir la misma. Puede, por ejemplo, generar enfrentamientos entre las directivas y los asistentes y por consiguiente la ruptura de las relaciones bilaterales entre empresas con las repercusiones que esto conlleva a nivel económico dependiendo de la envergadura y del tipo de evento. Si el protocolo fracasa, puede llegar a afectar la imagen tanto de la organización del evento, como la de la empresa encargada de la logística y no menos importante la de los conferencistas y asistentes al evento, ante la opinión pública como seria el caso un encuentro publico de delegados del Gobierno transmitido en vivo ante la Comunidad, en la que el presidente del comité fuera confundido por ser homónimo del subdelegado de otra provincia, siendo presentado y ubicado en la logística del evento como tal. ¿Cuál fue la falla?, no se verificaron con suficiente antelación las listas de asistentes al evento y no se hizo la respectiva verificación de datos a la llegada de los conferencistas al evento.¿que repercusiones tendría esto para el personaje en cuestión?, indignación, mala imagen de la logística del evento y malestar con los organización del evento. Sin lugar a duda, el protocolo es la clave en las relaciones públicas y en el manejo socio cultural de los eventos. ¿Qué sería de las

no es sinónimo de trato personalizado. o personalismos. dinero y mucho estrés. es mas bien civismo público. Tener una razón de peso para realizarlo. que se convierte en expresión de valores esenciales como respeto. experimentado tanto la satisfacción de haber sido convocados a un acontecimiento memorable o haber sido invitados para pasar un . Para elegir las claves que harán que un evento de cualquier índole tenga éxito. Pero sea realmente inolvidable? ¿cual ¿Por es qué secreto el de que tenido ese la acontecimiento haber oportunidad de estar ahí y aportar nuestro trabajo con dedicación y detalle nos hace sentir realizado? La respuesta es compromiso y amor y por la labor realizada. algo a lo que muchas personas no le dan valor o simplemente pierden conciencia sobre la necesidad de su aplicación en todas las áreas de las relaciones públicas y con evento social. ya que es sinónimo de habilidad. imprescindible. La mayoría relacionados con nuestra vida personal. Para el correcto funcionamiento público el protocolo es. CLAVES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Muchos se sienten capaces y dirían que han organizado por lo menos un evento en algún momento de su vida. tenemos que comprometernos de entrada con las 5 reglas de oro para el éxito de un evento: 1. Quienes han asistido como invitados a una boda por ejemplo. llámese una cena con amigos o la celebración de una boda. Esto quiere decir que montar un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo. somos los mayores jueces para evaluar la calidad del evento. tolerancia y educación. diplomacia y sentido de responsabilidad.actividades públicas si no existiera un mínimo orden protocolario? Conocer y aplicar las normas de protocolo.

En este punto debemos cuestionarnos: ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Sencilla o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Es por esto que debemos asegurar que nuestro evento transmita los valores que queremos asociar a nuestra marca. Si bien es sabido que nunca se puede tener contento a todo el mundo. Si analizamos algunos eventos de gran magnitud como por ejemplo la ceremonia de los Oscar. el cual es un evento en el que se entregan cada año los premios a la mejor actuación por parte de la Academia de Hollywood. en un evento de gran magnitud y talla internacional como el citado antes. y siempre surge alguien con animo de entorpecer nuestra labor o poner mas trabas de las necesarias a las cosas. la respuesta seria “glamour y belleza”. si alguno de los . En el que el glamour será lo primero que pensamos cuando nos vienen a la cabeza estrellas de talla internacional. para no sentir satisfechas nuestras expectativas. La Imagen adecuada para el evento. 2. los exclusivos vestidos de gala…y un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a ese mismo concepto en donde nada se puede dejar al azar ya que la reputación de la empresa no solo se construye con honestidad y perseverancia sino con la asistencia masiva de personalidades y cada gesto de agrado y satisfacción por parte de los mismos durante el evento. y en el se enmarcara nuestro evento. Los eventos sólo se realizan si existe una necesidad de ellos y su único objetivo se consigue mediante la asistencia de nuestros invitados. esfuerzo y dinero.mal rato o sufrir la perdida de tiempo. El concepto publicitario que elijamos será a la larga una de las mas importantes tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. el tapete rojo. los periodistas y cámaras. Para conseguir dicho objetivo. es lógicamente necesario que dicho público se desplace hasta el lugar convocado para ello y en donde se realizara el evento. es decir la acogida que tenga dentro del mercado meta.

ya que este es quien tiene la sartén por el mango y quien tiene el poder para hacer y deshacer. un evento empresarial. gira alrededor de la empatía.gestos o expresiones no encaja en nuestras expectativas del evento. lo que perjudicaría nuestra imagen y posicionamiento en la mente no solo de estas personas. sino en la de nuestros clientes actuales y potenciales. Personas. es a la larga y en general. Entonces la pregunta es: ¿si nosotros fuéramos el público qué veríamos y como nos gustaría ser tratados?. Cuando elegimos a nuestros invitados es porque son nuestro público más valioso. La empatia que exista entre la o las personas encargadas de la organización de un evento. por lo que seria bueno programas futuros eventos pensando en la satisfacción de ese tipo de clientes. Invitados Vs. 3. Si varios de ellos no asisten o falta quien mas nos interesa que asista. es sinónimo de mal servicio y mala organización. ya que es el. frente a toda la comunidad. En gran parte el éxito de un evento depende del anfitrión. es decir. debemos asumir que es porque algo esta fallando y la comunicación con ese o esos personajes no es clara. Todo evento humano satisfactorio. Recuerde que un solo cliente insatisfecho y sin deseo de conciliar. y lo convierten en la personificación de nuestro concepto. quien transmite éste en palabras y maneras. ¿qué tipo de experiencia e imagen nos gustaría llevarnos de un evento? Es prioridad orientar trabajo y recursos nuestros compañía. 4. no es muy diferente a un evento familiar o de índole privado como una sencilla invitación a cenar con los amigas. La mentalidad positiva del anfitrión. Si analizamos en este sentido. El anfitrión es quien lleva el control ya que es quien toma decisiones y provee los recursos. el evento no habrá tenido para cubrir todas clientes las necesidades compatibles y expectativas las de de haciéndolas con nuestra . el punto clave del éxito en las relaciones publicas. La actitud y las aptitudes de un anfitrión comunican tanto como el evento mismo.

la calidad de las bebidas y la comida ofrecidas. ya que así podremos ofrecerles un trato personalizado. permanecer mucho tiempo sentado o de pie. sino a las expectativas de los invitados y acoger la necesidad del producto. 5. la expresión y apariencia de las personas a su alrededor. lo descuidamos y no logramos que se vaya satisfecho. Crear espacios comunes. para quienes los detalles mas insignificantes como llegar a la hora citada. Teniendo en cuenta lo anterior. falta de espacios propios. la temperatura del recinto. Si aunque asista. intereses. antes del evento si este no es mayor. que un espacio no es sólo eso. pero también son personas. la sensación de perdida del tiempo. a la hora de elegir el lugar debemos tener en cuenta lo siguiente: • Puede ser emblemático o underground. Para elegir el lugar en donde nos encontraremos con nuestros invitados tenemos que tener en cuenta. Dicho lugar tiene que adaptarse no solo al concepto elegido. son circunstancias fundamentales al realizar una evaluación mental de la actividad. para gente joven e informal • Imponente y sofisticado. para un publico mas exigente y solvente • Sencillo y entretenido para un ambiente familiar habremos actuado en contra de nuestros propios .sentido. la comodidad de los muebles. ya que serán el detonante para que los invitados se queden o se marchen. Pueden ser clientes actuales o en potencia. el aspecto del lugar para la reunión. El anfitrión en cualquier caso es el responsable del bienestar de los invitados. Todos y cada uno de los invitados son importantes por lo que debemos esforzarnos en conocer el perfil de cada uno de ellos.

además de disfrutarlo. quiénes somos para posicionar nuestro trabajo e imagen. solemos ser muy calidos. para todo lo que pueda salir mal. Podemos tener la oportunidad de hacer historia y el objetivo para nosotros como empresa de eventos. debe ser conseguir que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo. • El saludo habitual tanto en el plano social como en el laboral es dar la mano. debemos tratar de realizar la actividad en otro escenario o reenfocar la imagen de misma y adaptarla al entorno y publico actual. Si ya se conocen con anterioridad se opta por dar un abrazo para los hombres y un beso a las mujeres. Si el lugar que se adecua a estos requisitos. que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar sin palabras. no solo en el trato sino físicamente. con un apretón corto y enérgico. y si no existe el lugar que cumpla con la mayoría de ellos. como muchos otros hispanos. .• Debe tener el suficiente espacio y permitir la habilitación de zonas para cubrir todas las necesidades de los invitados. por lo que no hay que tratar de alejarse pues dará la impresión de que le molesta su compañía o que siente desconfianza hacia el. no esta disponible es preferible esperar a que lo este. SALUDAR A LA COLOMBIANA Los colombianos. • No se asuste si nos acercamos mucho cuando hablamos. • Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura • Debe disponer de soporte técnico y tecnológico.

etc. como cuanto gana. Distraer la mirada puede ser síntoma de que no le interesa lo que habla o que tiene cierta inseguridad. hurgarse en la nariz. rascarse. También se suele dar propina a los repartidores. hay que tener cuidado si lo utilizamos pues significa "homosexual". • En las colas. Tenga cuidado con su cartera y otras pertenencias en estos tumultos. se suele tener una presentación introductoria en la que se profundiza en el conocimiento tiene. no es recomendable faltar a ningún tipo de evento o evento social. mutuo de las personas. y en cualquier evento bullicioso suele ser bastante habitual sufrir empujones y algún que otro golpe.• Después de las presentaciones y los saludos. • El gesto que en otras partes del mundo significa OK. "gay". en los oídos. en Colombia. • • No debe señalar con su dedo índice sino con toda la mano. por lo recaderos. • Cuidado con los gestos y acciones como bostezar. • Dada la importancia de las relaciones personales en Colombia. Las propinas suelen incluirse en la cuenta. tanto los etc. importes discrecionales. No se usa hacer preguntas demasiado personales. porteros. que edad • Siempre que esté hablando con otras personas no pierda el contacto visual con ellas. De tomas maneras usted puede dejar a mayores un importe adicional si considera que el servicio ha sido muy bueno. No hay son cantidades totalmente estipuladas. puede perder oportunidades de conocer a otros . al menos en muchos restaurantes. botones. etc. Si tiene que bostezar o estornudar no se olvide poner su mano delante o bien utilizar un pañuelo.

• No debe proponer un brindis antes de que lo hagan sus anfitriones. • Las cenas suelen alargarse hasta altas horas de la madrugada charlando y. Puede retirarse antes si tiene alguna buena excusa (viaje al día siguiente. • Si es invitado a un restaurante la cuenta la paga quien invita. en algunos casos. de lo contrario. bailando. .empresarios y personas que pueden ser interesantes y buenas para sus negocios. Si es usted el que invita. se hace referencia al orden del evento es decir el contenido y a la ubicación de los invitados. al día siguiente es correcto llamar para dar las gracias. sus anfitriones querrán abonar la cuenta al ser usted de fuera. • Las buenas maneras demostradas en sus relaciones sociales y profesionales deben continuar en la mesa. • Aunque la invitación no sea en un casa. PROTOCOLO EN UN EVENTO O EVENTO PÚBLICO Cuando se habla del protocolo de un evento. etc. Manejo de los cubiertos. Ambos temas complejos que varían según el objetivo del evento y las características del lugar donde se celebre. Mostrar sus buenos modales en la mesa es muy importante pues suele ser un lugar donde se pone de manifiesto la buena educación. • La etiqueta a seguir en la mesa no difiere de la de otros muchos países. comportamiento de los anfitriones.). conversaciones. entonces podrá usted ofrecer otro como respuesta de cortesía al suyo. otros compromisos a hora temprana. etc. o enviar una nota de agradecimiento con unas flores. Una vez que el anfitrión lo ha propuesto. ORDEN DEL ACTO. intente pagar de forma discreta.

. pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla. En todos los eventos debe haber orden del día y una persona que conceda la palabra. etc. Debe ser presentado. Hay que evitar expresiones como "Concedo la palabra. En estos casos. sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión hasta el atril o micrófono. suele poner fin a la parte formal de los programas... aunque los demás intervengan desde un atril.".. Si el anfitrión ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor.. Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra. .". quien preside lee el orden del día anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la intervención) a los que hagan uso de la palabra. debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside. Una vez que se ha constituido la presidencia. nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido.. que lee en cada momento. El orden del día lo lee exclusivamente quien preside.. Suele ser el evento central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración. debe cederle igualmente la conducción del evento. Sin embargo.". De no darse tal circunstancia "Tiene la palabra..". al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige. Lo más recomendable es que el que preside disponga de una hoja con el orden del día. En eventos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretación de los himnos oficiales. Cuando el que preside el evento anuncia la intervención de una autoridad de superior rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra. Por lo general. "Puede hacer uso de la palabra.Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los eventos desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan. debe disponer de un micrófono fijo en su puesto.

profesiones o cualquier otro criterio que pueda hacer la velada más cordial y agradable. • Cuando el número de invitados sea grande. Sin embargo. en los extremos o bien en el centro de la misma (mesas rectangulares o ligeramente ovaladas. puede establecer un orden de ubicación por afinidad en conocimientos. hay que buscarle un sitio. Y de igual forma. que no haya un mismo número de personas de ambos sexos. hay algunas reglas básicas que deberían tener en cuenta quienes organizan encuentros. lo más alejados posibles. los invitados son colocados según las preferencias personales de los anfitriones. es preferible dejar a dos hombres juntos que a dos mujeres juntas. siempre tratando de no descolocar el orden que habían . Simple cortesía. • A la derecha de la anfitriona debe situar al invitado de mayor rango o invitado de honor. generalmente). • Si alguien llega con un invitado no esperado. gustos. No es aconsejable poner a las parejas juntas. aunque sean particulares. a la derecha del anfitrión debe situar al invitado de mayor rango o invitada de honor. o uno a cada lado de la mesa. a enemistades o personas que no se caen demasiado bien. con lo que estará mejor atendida al lado de su pareja). que nadie hable el mismo idioma que esta señora o señor. sino ha tenido más remedio que invitarles. • Para lograr una más mejor "mezcla" las de los invitados suelen y una conversación fluida.UBICACIÓN ESTRATEGICA DE INVITADOS EN UN EVENTO Salvo que lo dedique el protocolo por regla general. Por supuesto. nada más. parejas se sentar separadas. es decir. • En el caso. más habitual de lo que parece. • Los anfitriones se suelen sentar enfrentados. que haya más hombres o mujeres. salvo razones muy especiales (por ejemplo.

• Llegar tarde es tan malo. • Para terminar. Hay anfitriones que optan por no retirar el cubierto. que será. como llegar muy temprano. relativamente particulares. en función de su propio criterio. El "invitado sorpresa" comprenderá. empleo. Los buenos anfitriones siempre suelen estar preparados para estas ocasiones. la puntualidad es una de las normas básicas de la buena educación. si se diera el caso. para "cuadrar" el nuevo espacio disponible. • Cualquier cita de negocios. Para los colombianos en especial es muy normal llegar tarde a una fiesta o un cumpleaños. y haciendo un ligero desplazamiento del resto de cubiertos. Tampoco se debe exagerar y ser como los invitados que están una hora antes en el lugar. hay que indicar. . Es una decisión de cada cual. se pueden perder por la impuntualidad. la mayoría de la gente asume que el que llega temprano está demostrando exceso de tiempo y poco estatus. su ubicación especial. para garantizar una velada mucho más agradable a todos sus invitados. por lo que es de más cache llegar algo tarde y darse importancia. o debería hacerlo. ayudando a terminar la organización del evento. llegar tarde a un sitio solo demuestra falta de interés e impuntualidad. Mentiras!! No es para nada elegante ni educado hacerlo. con toda seguridad. Por esto siempre es mejor llegar unos minutos antes de la hora fijada y no unos minutos después. LA PUNTUALIDAD Y LA CORTESIA En cualquier ámbito que nos movamos. • La falta de alguno de los invitados puede suplirse retirando su cubierto. un show.establecido los anfitriones. y en cualquier país. en torno a la mesa. que salvo encuentros muy formales. los anfitriones pueden hacer apuntes.

pues nunca se verá educado ni "chic" llegando tarde a todas partes. • Si usted es una personas impuntual por naturaleza. por lo que se debe programar con suficiente tiempo de antelación por lo que el envío de las invitaciones debe hacerse también con suficiente tiempo ya que los invitados de cierta importancia o autoridad suelen tener sus agendas copadas de compromisos. etc… se suele esperar un tiempo de cortesía en el que se coloca música para interactuar. intente cambiar. como orientación para sus invitados. se puede realizar una invitación informal ya sea personalmente o telefónicamente. • Si la zona de la reunión. e ir recibiendo a sus invitados. bailar o se ofrece un aperitivo o pasabocas. • La falta de puntualidad se debe justificar solamente a los anfitriones y en privado. . Este tiempo no se debe aprovechar para llegar tarde. como amigos y familiares. En caso de que el encuentro sea un poco más formal. • El anfitrión de un encuentro deberá estar por lo menos una hora antes de la hora prevista en el lugar de encuentro para verificar la organización. a menos que tenga una buena disculpa. o los invitados son muchos. aunque a usted le parezca exceso de personalidad. dentro de la invitación.• En muchas fiestas donde el acto principal es un homenaje a alguien. unas palabras. Si son muchos los invitados y son de confianza. LOS ANFITRIONES Y EL COMPROMISO SOCIAL Una vez definida la lista de invitados. se puede hacer por medio de una tarjeta de invitación. se procede a realizar las invitaciones. no es muy conocida puede incluir un pequeño mapa o plano. mientras se reúnen la mayoría de los invitados. • Recuerde que a la importancia del evento depende de la ocasión y de los invitados. un baile. o por medio de una carta.

• Cuando se organiza un evento es importante saber crear un ambiente agradable para todos los invitados. conversar. • Ofrecer previamente un pequeño aperitivo o pasabocas. también tiene que ser buen "relacionista público". etc. ya que la mayoría de los invitados llegarán en su propio vehículo. • Controlar con diplomacia todo tipo de situaciones.• Si la invitación es a una finca. entretenimiento mientras se espera a que lleguen todos los • El / Los anfitriones deben recibir en la puerta a sus invitados. por lo que debe saber hablar. para saludarles e invitarles a pasar incorporándose a la reunión. hacienda o similar. • Un buen anfitrión. esto con el fin de permitir un mayor organización en la asignación de mesas y atención personalizada por parte del /los anfitriones.). . es importante conociendo invitados. También es importante realizar las correspondientes presentaciones entre los invitados que no se conocen. • Si hay muchos invitados se puede poner en la tarjeta. invitados que han bebido más de la cuenta. (discusiones. con intervalos de 10 o 15 minutos para cada grupo. no solo debe ser buen organizador. Por lo es fundamental que al elaborar una lista de invitados se debe tener en cuenta su estatus social. para entre que los invitados y es un vayan buen interactuando "elemento" y de ellos. Las cualidades de un buen anfitrión: • Recibir y despedir con amabilidad y cortesía a todos los invitados. para parqueo. siempre que el protocolo del evento lo permita. además del plano es bueno disponer de un espacio. hora de llegada. comportarse e incluso debe saber cómo salir de situaciones embarazosas o incómodas.

ceremonia.. • Elegir el menú adecuado según el tipo de evento. de amigos y familiares. • Cuando la celebración es más numerosa. puede ser una buena .. la decoración y el ambiente en general. no más de quince o veinte. evento. es más adecuado realizar las invitaciones por medio de una invitación impresa.• Mantenerse en movimiento por todo el salón. es correcto hacer una invitación telefónica. la época del año y el gusto de la mayoría de los invitados. suele requerir un tipo de invitación distinto. por muy malgeniados. evitando colocar juntas personas con enemistad. Cada celebración. • Cuando se invita a un número pequeño de comensales. evento. • Saber ubicar a los invitados. tímidos o retraídos que sean. CÓMO REALIZAR UNA INVITACION. Hay que tener en cuenta las normas de protocolo para eventos. desarrollo del evento. • Cuando en la celebración va a contar con invitados compuestos por amigos y familiares. vamos con las invitaciones en el ámbito más cercano. Una pareja de adultos mayores entre un grupo de jóvenes. etc. al igual que con la bebida. o a un invitado extranjero entre personas que no hablan su idioma. dependiendo del tipo de evento hay varias maneras para invitar. Dejando a un lado los eventos más formales u oficiales. caminando con soltura charlando con todos los invitados en lo posible y haciéndolos sentir cómodos a todos. el anfitrión debe estar atento a todo cuanto evitando que cualquier imprevisto estropee el acontece. • En resumen. donde siempre debe enviarse una invitación impresa.

DESAYUNOS DE TRABAJO. En ese caso. En estos desayunos de trabajo se ofrecen. aunque pueden darse en su propio despacho. etc. informar sobre algo. mermelada. Los desayunos de trabajo (entrevistas. suelen ser entre las 8 y las 10 de la mañana. un a excepción bodas. bebidas frías como zumos. pan tostado. es posible invitar de forma personal a los que viven en su misma ciudad y por medio de invitación impresa a los que viven fuera. té y chocolate. y si queremos un . aunque dependiendo del país. suelen invitación telefónica o personal. etc. es más correcto adecuarse a la costumbre o tradición local que imponer propuestas propias. al igual que en el resto de los desayunos bebidas calientes como café. mantequilla. leche y agua.). Si son de carácter privado. Suelen hacerse en hoteles. las costumbres y tradiciones regionales que se tienen con respecto a algunos tipos de celebración o ceremonia.opción invitar a la familia de forma telefónica y a los amigos por medio de una invitación impresa. si se convoca a pocos periodistas. No deben dejarse a un lado. el horario puede variar. Los brownies y ponques son algunos de los principales ingredientes de los desayunos. se suelen ofrecer en alguna dependencia privada de la empresa o del Ministerio. Los más conocidos son los ofrecidos por los políticos para hablar de diversos temas de actualidad. • La mayor de parte las de las celebraciones conllevar familiares. • Si se atiene a criterios de lugar de procedencia de sus invitados. En cuanto a los alimentos se ofrecen bollería.

Universidad del Norte Manual de buenas costumbres y modales. algún tipo de fiambre. huevos. Manuel Antonio Carreño Muñoz . queso.protocolo. http://www. Webgrafía.desayuno más internacional se pueden ofrecer alimentos más consistentes como bacón.org/ http://www.elpoderdelamente.org/consejos/buen-anfitrion-en-casa/ Bibliografía Manual de Protocolo. etc.

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