MANUAL DE LOGISTICA APLICADA AL PROTOCOLO Y ETIQUETA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Por: Gladys Marina González “El protocolo es un lenguaje

silencioso que enaltece el sentido común, para que todo funcione como fue previsto”. El protocolo no es un tema superficial en estos momentos en que las buenas costumbres son tan necesarias como la comida. Si falla algo en su desarrollo, puede provocar daños irreversibles no solo en la imagen corporativa de la empresa organizadora y en el encargado de la logística del evento, sino en la perdida económica que debe asumir la misma. Puede, por ejemplo, generar enfrentamientos entre las directivas y los asistentes y por consiguiente la ruptura de las relaciones bilaterales entre empresas con las repercusiones que esto conlleva a nivel económico dependiendo de la envergadura y del tipo de evento. Si el protocolo fracasa, puede llegar a afectar la imagen tanto de la organización del evento, como la de la empresa encargada de la logística y no menos importante la de los conferencistas y asistentes al evento, ante la opinión pública como seria el caso un encuentro publico de delegados del Gobierno transmitido en vivo ante la Comunidad, en la que el presidente del comité fuera confundido por ser homónimo del subdelegado de otra provincia, siendo presentado y ubicado en la logística del evento como tal. ¿Cuál fue la falla?, no se verificaron con suficiente antelación las listas de asistentes al evento y no se hizo la respectiva verificación de datos a la llegada de los conferencistas al evento.¿que repercusiones tendría esto para el personaje en cuestión?, indignación, mala imagen de la logística del evento y malestar con los organización del evento. Sin lugar a duda, el protocolo es la clave en las relaciones públicas y en el manejo socio cultural de los eventos. ¿Qué sería de las

La mayoría relacionados con nuestra vida personal. Quienes han asistido como invitados a una boda por ejemplo. Esto quiere decir que montar un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo. tenemos que comprometernos de entrada con las 5 reglas de oro para el éxito de un evento: 1. o personalismos. imprescindible. llámese una cena con amigos o la celebración de una boda. somos los mayores jueces para evaluar la calidad del evento. Tener una razón de peso para realizarlo. ya que es sinónimo de habilidad. experimentado tanto la satisfacción de haber sido convocados a un acontecimiento memorable o haber sido invitados para pasar un . tolerancia y educación.actividades públicas si no existiera un mínimo orden protocolario? Conocer y aplicar las normas de protocolo. Pero sea realmente inolvidable? ¿cual ¿Por es qué secreto el de que tenido ese la acontecimiento haber oportunidad de estar ahí y aportar nuestro trabajo con dedicación y detalle nos hace sentir realizado? La respuesta es compromiso y amor y por la labor realizada. que se convierte en expresión de valores esenciales como respeto. dinero y mucho estrés. algo a lo que muchas personas no le dan valor o simplemente pierden conciencia sobre la necesidad de su aplicación en todas las áreas de las relaciones públicas y con evento social. CLAVES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Muchos se sienten capaces y dirían que han organizado por lo menos un evento en algún momento de su vida. es mas bien civismo público. no es sinónimo de trato personalizado. Para elegir las claves que harán que un evento de cualquier índole tenga éxito. diplomacia y sentido de responsabilidad. Para el correcto funcionamiento público el protocolo es.

la respuesta seria “glamour y belleza”. los periodistas y cámaras. los exclusivos vestidos de gala…y un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a ese mismo concepto en donde nada se puede dejar al azar ya que la reputación de la empresa no solo se construye con honestidad y perseverancia sino con la asistencia masiva de personalidades y cada gesto de agrado y satisfacción por parte de los mismos durante el evento. Si analizamos algunos eventos de gran magnitud como por ejemplo la ceremonia de los Oscar. el cual es un evento en el que se entregan cada año los premios a la mejor actuación por parte de la Academia de Hollywood.mal rato o sufrir la perdida de tiempo. Si bien es sabido que nunca se puede tener contento a todo el mundo. el tapete rojo. es lógicamente necesario que dicho público se desplace hasta el lugar convocado para ello y en donde se realizara el evento. para no sentir satisfechas nuestras expectativas. y siempre surge alguien con animo de entorpecer nuestra labor o poner mas trabas de las necesarias a las cosas. si alguno de los . en un evento de gran magnitud y talla internacional como el citado antes. esfuerzo y dinero. En este punto debemos cuestionarnos: ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Sencilla o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Es por esto que debemos asegurar que nuestro evento transmita los valores que queremos asociar a nuestra marca. En el que el glamour será lo primero que pensamos cuando nos vienen a la cabeza estrellas de talla internacional. El concepto publicitario que elijamos será a la larga una de las mas importantes tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. 2. es decir la acogida que tenga dentro del mercado meta. y en el se enmarcara nuestro evento. Los eventos sólo se realizan si existe una necesidad de ellos y su único objetivo se consigue mediante la asistencia de nuestros invitados. La Imagen adecuada para el evento. Para conseguir dicho objetivo.

Entonces la pregunta es: ¿si nosotros fuéramos el público qué veríamos y como nos gustaría ser tratados?.gestos o expresiones no encaja en nuestras expectativas del evento. y lo convierten en la personificación de nuestro concepto. 4. quien transmite éste en palabras y maneras. sino en la de nuestros clientes actuales y potenciales. ya que es el. frente a toda la comunidad. La empatia que exista entre la o las personas encargadas de la organización de un evento. no es muy diferente a un evento familiar o de índole privado como una sencilla invitación a cenar con los amigas. La mentalidad positiva del anfitrión. debemos asumir que es porque algo esta fallando y la comunicación con ese o esos personajes no es clara. gira alrededor de la empatía. Todo evento humano satisfactorio. La actitud y las aptitudes de un anfitrión comunican tanto como el evento mismo. Cuando elegimos a nuestros invitados es porque son nuestro público más valioso. Personas. un evento empresarial. 3. el evento no habrá tenido para cubrir todas clientes las necesidades compatibles y expectativas las de de haciéndolas con nuestra . el punto clave del éxito en las relaciones publicas. En gran parte el éxito de un evento depende del anfitrión. Invitados Vs. Si varios de ellos no asisten o falta quien mas nos interesa que asista. es decir. lo que perjudicaría nuestra imagen y posicionamiento en la mente no solo de estas personas. es sinónimo de mal servicio y mala organización. es a la larga y en general. Si analizamos en este sentido. ya que este es quien tiene la sartén por el mango y quien tiene el poder para hacer y deshacer. por lo que seria bueno programas futuros eventos pensando en la satisfacción de ese tipo de clientes. Recuerde que un solo cliente insatisfecho y sin deseo de conciliar. ¿qué tipo de experiencia e imagen nos gustaría llevarnos de un evento? Es prioridad orientar trabajo y recursos nuestros compañía. El anfitrión es quien lleva el control ya que es quien toma decisiones y provee los recursos.

la calidad de las bebidas y la comida ofrecidas. ya que serán el detonante para que los invitados se queden o se marchen. permanecer mucho tiempo sentado o de pie. antes del evento si este no es mayor. El anfitrión en cualquier caso es el responsable del bienestar de los invitados. Dicho lugar tiene que adaptarse no solo al concepto elegido. Para elegir el lugar en donde nos encontraremos con nuestros invitados tenemos que tener en cuenta. para quienes los detalles mas insignificantes como llegar a la hora citada. a la hora de elegir el lugar debemos tener en cuenta lo siguiente: • Puede ser emblemático o underground. la sensación de perdida del tiempo. intereses. 5. Pueden ser clientes actuales o en potencia. Crear espacios comunes. Todos y cada uno de los invitados son importantes por lo que debemos esforzarnos en conocer el perfil de cada uno de ellos. que un espacio no es sólo eso. para gente joven e informal • Imponente y sofisticado. pero también son personas. sino a las expectativas de los invitados y acoger la necesidad del producto. lo descuidamos y no logramos que se vaya satisfecho. falta de espacios propios. para un publico mas exigente y solvente • Sencillo y entretenido para un ambiente familiar habremos actuado en contra de nuestros propios . son circunstancias fundamentales al realizar una evaluación mental de la actividad. ya que así podremos ofrecerles un trato personalizado. la comodidad de los muebles. Si aunque asista. la expresión y apariencia de las personas a su alrededor. Teniendo en cuenta lo anterior.sentido. el aspecto del lugar para la reunión. la temperatura del recinto.

por lo que no hay que tratar de alejarse pues dará la impresión de que le molesta su compañía o que siente desconfianza hacia el. . además de disfrutarlo. que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar sin palabras. quiénes somos para posicionar nuestro trabajo e imagen. Si ya se conocen con anterioridad se opta por dar un abrazo para los hombres y un beso a las mujeres. Si el lugar que se adecua a estos requisitos. para todo lo que pueda salir mal. como muchos otros hispanos. • No se asuste si nos acercamos mucho cuando hablamos. no esta disponible es preferible esperar a que lo este. solemos ser muy calidos. con un apretón corto y enérgico.• Debe tener el suficiente espacio y permitir la habilitación de zonas para cubrir todas las necesidades de los invitados. no solo en el trato sino físicamente. y si no existe el lugar que cumpla con la mayoría de ellos. Podemos tener la oportunidad de hacer historia y el objetivo para nosotros como empresa de eventos. debe ser conseguir que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo. • El saludo habitual tanto en el plano social como en el laboral es dar la mano. debemos tratar de realizar la actividad en otro escenario o reenfocar la imagen de misma y adaptarla al entorno y publico actual. SALUDAR A LA COLOMBIANA Los colombianos. • Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura • Debe disponer de soporte técnico y tecnológico.

etc. También se suele dar propina a los repartidores. porteros. hurgarse en la nariz. botones. se suele tener una presentación introductoria en la que se profundiza en el conocimiento tiene. importes discrecionales. No hay son cantidades totalmente estipuladas. • • No debe señalar con su dedo índice sino con toda la mano.• Después de las presentaciones y los saludos. • El gesto que en otras partes del mundo significa OK. en los oídos. hay que tener cuidado si lo utilizamos pues significa "homosexual". en Colombia. De tomas maneras usted puede dejar a mayores un importe adicional si considera que el servicio ha sido muy bueno. Si tiene que bostezar o estornudar no se olvide poner su mano delante o bien utilizar un pañuelo. como cuanto gana. • Cuidado con los gestos y acciones como bostezar. "gay". Tenga cuidado con su cartera y otras pertenencias en estos tumultos. rascarse. puede perder oportunidades de conocer a otros . • En las colas. por lo recaderos. etc. No se usa hacer preguntas demasiado personales. Distraer la mirada puede ser síntoma de que no le interesa lo que habla o que tiene cierta inseguridad. • Dada la importancia de las relaciones personales en Colombia. mutuo de las personas. no es recomendable faltar a ningún tipo de evento o evento social. que edad • Siempre que esté hablando con otras personas no pierda el contacto visual con ellas. Las propinas suelen incluirse en la cuenta. y en cualquier evento bullicioso suele ser bastante habitual sufrir empujones y algún que otro golpe. al menos en muchos restaurantes. tanto los etc.

). otros compromisos a hora temprana. • Las cenas suelen alargarse hasta altas horas de la madrugada charlando y. Manejo de los cubiertos. o enviar una nota de agradecimiento con unas flores. ORDEN DEL ACTO. bailando. sus anfitriones querrán abonar la cuenta al ser usted de fuera. entonces podrá usted ofrecer otro como respuesta de cortesía al suyo. en algunos casos. de lo contrario. conversaciones. Ambos temas complejos que varían según el objetivo del evento y las características del lugar donde se celebre. se hace referencia al orden del evento es decir el contenido y a la ubicación de los invitados.empresarios y personas que pueden ser interesantes y buenas para sus negocios. • Si es invitado a un restaurante la cuenta la paga quien invita. comportamiento de los anfitriones. al día siguiente es correcto llamar para dar las gracias. Si es usted el que invita. Mostrar sus buenos modales en la mesa es muy importante pues suele ser un lugar donde se pone de manifiesto la buena educación. PROTOCOLO EN UN EVENTO O EVENTO PÚBLICO Cuando se habla del protocolo de un evento. Puede retirarse antes si tiene alguna buena excusa (viaje al día siguiente. etc. • Las buenas maneras demostradas en sus relaciones sociales y profesionales deben continuar en la mesa. etc. • No debe proponer un brindis antes de que lo hagan sus anfitriones. . • Aunque la invitación no sea en un casa. • La etiqueta a seguir en la mesa no difiere de la de otros muchos países. Una vez que el anfitrión lo ha propuesto. intente pagar de forma discreta.

. al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige.". que lee en cada momento. aunque los demás intervengan desde un atril. debe disponer de un micrófono fijo en su puesto.. Por lo general. Suele ser el evento central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración. quien preside lee el orden del día anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la intervención) a los que hagan uso de la palabra. debe cederle igualmente la conducción del evento. Si el anfitrión ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor.". sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión hasta el atril o micrófono. El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. En eventos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretación de los himnos oficiales. etc.. En todos los eventos debe haber orden del día y una persona que conceda la palabra. "Puede hacer uso de la palabra.. Sin embargo. debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside. Una vez que se ha constituido la presidencia. De no darse tal circunstancia "Tiene la palabra.. Debe ser presentado. suele poner fin a la parte formal de los programas.. pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla.".Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los eventos desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan..". En estos casos. nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido. Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra. Cuando el que preside el evento anuncia la intervención de una autoridad de superior rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra. Hay que evitar expresiones como "Concedo la palabra. . Lo más recomendable es que el que preside disponga de una hoja con el orden del día..

No es aconsejable poner a las parejas juntas. que nadie hable el mismo idioma que esta señora o señor. que haya más hombres o mujeres. • Para lograr una más mejor "mezcla" las de los invitados suelen y una conversación fluida. con lo que estará mejor atendida al lado de su pareja). profesiones o cualquier otro criterio que pueda hacer la velada más cordial y agradable. • En el caso. puede establecer un orden de ubicación por afinidad en conocimientos. parejas se sentar separadas. Simple cortesía. hay algunas reglas básicas que deberían tener en cuenta quienes organizan encuentros. aunque sean particulares. o uno a cada lado de la mesa. en los extremos o bien en el centro de la misma (mesas rectangulares o ligeramente ovaladas. es decir. hay que buscarle un sitio.UBICACIÓN ESTRATEGICA DE INVITADOS EN UN EVENTO Salvo que lo dedique el protocolo por regla general. nada más. es preferible dejar a dos hombres juntos que a dos mujeres juntas. generalmente). gustos. a enemistades o personas que no se caen demasiado bien. más habitual de lo que parece. a la derecha del anfitrión debe situar al invitado de mayor rango o invitada de honor. Y de igual forma. Por supuesto. salvo razones muy especiales (por ejemplo. siempre tratando de no descolocar el orden que habían . • A la derecha de la anfitriona debe situar al invitado de mayor rango o invitado de honor. lo más alejados posibles. sino ha tenido más remedio que invitarles. Sin embargo. que no haya un mismo número de personas de ambos sexos. los invitados son colocados según las preferencias personales de los anfitriones. • Los anfitriones se suelen sentar enfrentados. • Si alguien llega con un invitado no esperado. • Cuando el número de invitados sea grande.

si se diera el caso. LA PUNTUALIDAD Y LA CORTESIA En cualquier ámbito que nos movamos.establecido los anfitriones. y haciendo un ligero desplazamiento del resto de cubiertos. que será. un show. . Hay anfitriones que optan por no retirar el cubierto. Tampoco se debe exagerar y ser como los invitados que están una hora antes en el lugar. Por esto siempre es mejor llegar unos minutos antes de la hora fijada y no unos minutos después. Para los colombianos en especial es muy normal llegar tarde a una fiesta o un cumpleaños. por lo que es de más cache llegar algo tarde y darse importancia. El "invitado sorpresa" comprenderá. en función de su propio criterio. Mentiras!! No es para nada elegante ni educado hacerlo. empleo. • Llegar tarde es tan malo. su ubicación especial. • Cualquier cita de negocios. para garantizar una velada mucho más agradable a todos sus invitados. la mayoría de la gente asume que el que llega temprano está demostrando exceso de tiempo y poco estatus. llegar tarde a un sitio solo demuestra falta de interés e impuntualidad. y en cualquier país. o debería hacerlo. relativamente particulares. • Para terminar. hay que indicar. Los buenos anfitriones siempre suelen estar preparados para estas ocasiones. ayudando a terminar la organización del evento. • La falta de alguno de los invitados puede suplirse retirando su cubierto. los anfitriones pueden hacer apuntes. para "cuadrar" el nuevo espacio disponible. Es una decisión de cada cual. se pueden perder por la impuntualidad. como llegar muy temprano. la puntualidad es una de las normas básicas de la buena educación. que salvo encuentros muy formales. en torno a la mesa. con toda seguridad.

LOS ANFITRIONES Y EL COMPROMISO SOCIAL Una vez definida la lista de invitados. mientras se reúnen la mayoría de los invitados. se procede a realizar las invitaciones. o los invitados son muchos. etc… se suele esperar un tiempo de cortesía en el que se coloca música para interactuar. intente cambiar. bailar o se ofrece un aperitivo o pasabocas. se puede hacer por medio de una tarjeta de invitación. aunque a usted le parezca exceso de personalidad. En caso de que el encuentro sea un poco más formal.• En muchas fiestas donde el acto principal es un homenaje a alguien. Este tiempo no se debe aprovechar para llegar tarde. • Si la zona de la reunión. a menos que tenga una buena disculpa. por lo que se debe programar con suficiente tiempo de antelación por lo que el envío de las invitaciones debe hacerse también con suficiente tiempo ya que los invitados de cierta importancia o autoridad suelen tener sus agendas copadas de compromisos. o por medio de una carta. se puede realizar una invitación informal ya sea personalmente o telefónicamente. • El anfitrión de un encuentro deberá estar por lo menos una hora antes de la hora prevista en el lugar de encuentro para verificar la organización. • Si usted es una personas impuntual por naturaleza. . dentro de la invitación. Si son muchos los invitados y son de confianza. • Recuerde que a la importancia del evento depende de la ocasión y de los invitados. no es muy conocida puede incluir un pequeño mapa o plano. un baile. pues nunca se verá educado ni "chic" llegando tarde a todas partes. • La falta de puntualidad se debe justificar solamente a los anfitriones y en privado. como orientación para sus invitados. e ir recibiendo a sus invitados. unas palabras. como amigos y familiares.

etc.• Si la invitación es a una finca. conversar. también tiene que ser buen "relacionista público". es importante conociendo invitados. Por lo es fundamental que al elaborar una lista de invitados se debe tener en cuenta su estatus social. invitados que han bebido más de la cuenta.). (discusiones. • Un buen anfitrión. hora de llegada. por lo que debe saber hablar. comportarse e incluso debe saber cómo salir de situaciones embarazosas o incómodas. entretenimiento mientras se espera a que lleguen todos los • El / Los anfitriones deben recibir en la puerta a sus invitados. además del plano es bueno disponer de un espacio. para entre que los invitados y es un vayan buen interactuando "elemento" y de ellos. También es importante realizar las correspondientes presentaciones entre los invitados que no se conocen. Las cualidades de un buen anfitrión: • Recibir y despedir con amabilidad y cortesía a todos los invitados. • Ofrecer previamente un pequeño aperitivo o pasabocas. ya que la mayoría de los invitados llegarán en su propio vehículo. • Si hay muchos invitados se puede poner en la tarjeta. • Controlar con diplomacia todo tipo de situaciones. • Cuando se organiza un evento es importante saber crear un ambiente agradable para todos los invitados. para parqueo. hacienda o similar. siempre que el protocolo del evento lo permita. esto con el fin de permitir un mayor organización en la asignación de mesas y atención personalizada por parte del /los anfitriones. . con intervalos de 10 o 15 minutos para cada grupo. para saludarles e invitarles a pasar incorporándose a la reunión. no solo debe ser buen organizador.

• Cuando se invita a un número pequeño de comensales..• Mantenerse en movimiento por todo el salón. • Elegir el menú adecuado según el tipo de evento. no más de quince o veinte. CÓMO REALIZAR UNA INVITACION. etc. evento. vamos con las invitaciones en el ámbito más cercano. dependiendo del tipo de evento hay varias maneras para invitar. es más adecuado realizar las invitaciones por medio de una invitación impresa. • Cuando en la celebración va a contar con invitados compuestos por amigos y familiares. Una pareja de adultos mayores entre un grupo de jóvenes. por muy malgeniados. donde siempre debe enviarse una invitación impresa. evento. • Cuando la celebración es más numerosa. caminando con soltura charlando con todos los invitados en lo posible y haciéndolos sentir cómodos a todos. • En resumen. o a un invitado extranjero entre personas que no hablan su idioma. al igual que con la bebida. la época del año y el gusto de la mayoría de los invitados.. la decoración y el ambiente en general. tímidos o retraídos que sean. el anfitrión debe estar atento a todo cuanto evitando que cualquier imprevisto estropee el acontece. evitando colocar juntas personas con enemistad. Hay que tener en cuenta las normas de protocolo para eventos. ceremonia. es correcto hacer una invitación telefónica. de amigos y familiares. puede ser una buena . desarrollo del evento. Cada celebración. Dejando a un lado los eventos más formales u oficiales. • Saber ubicar a los invitados. suele requerir un tipo de invitación distinto.

Los más conocidos son los ofrecidos por los políticos para hablar de diversos temas de actualidad. Los desayunos de trabajo (entrevistas. En cuanto a los alimentos se ofrecen bollería. aunque dependiendo del país.opción invitar a la familia de forma telefónica y a los amigos por medio de una invitación impresa. es más correcto adecuarse a la costumbre o tradición local que imponer propuestas propias. se suelen ofrecer en alguna dependencia privada de la empresa o del Ministerio. informar sobre algo. Si son de carácter privado. • Si se atiene a criterios de lugar de procedencia de sus invitados. suelen invitación telefónica o personal. las costumbres y tradiciones regionales que se tienen con respecto a algunos tipos de celebración o ceremonia. es posible invitar de forma personal a los que viven en su misma ciudad y por medio de invitación impresa a los que viven fuera. mantequilla. • La mayor de parte las de las celebraciones conllevar familiares.). y si queremos un . si se convoca a pocos periodistas. un a excepción bodas. En ese caso. pan tostado. el horario puede variar. aunque pueden darse en su propio despacho. Suelen hacerse en hoteles. Los brownies y ponques son algunos de los principales ingredientes de los desayunos. DESAYUNOS DE TRABAJO. mermelada. etc. bebidas frías como zumos. al igual que en el resto de los desayunos bebidas calientes como café. suelen ser entre las 8 y las 10 de la mañana. No deben dejarse a un lado. leche y agua. etc. En estos desayunos de trabajo se ofrecen. té y chocolate.

http://www. algún tipo de fiambre. huevos. Universidad del Norte Manual de buenas costumbres y modales. queso.elpoderdelamente.org/ http://www. Manuel Antonio Carreño Muñoz .desayuno más internacional se pueden ofrecer alimentos más consistentes como bacón.org/consejos/buen-anfitrion-en-casa/ Bibliografía Manual de Protocolo. Webgrafía. etc.protocolo.

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