MANUAL DE LOGISTICA APLICADA AL PROTOCOLO Y ETIQUETA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Por: Gladys Marina González “El protocolo es un lenguaje

silencioso que enaltece el sentido común, para que todo funcione como fue previsto”. El protocolo no es un tema superficial en estos momentos en que las buenas costumbres son tan necesarias como la comida. Si falla algo en su desarrollo, puede provocar daños irreversibles no solo en la imagen corporativa de la empresa organizadora y en el encargado de la logística del evento, sino en la perdida económica que debe asumir la misma. Puede, por ejemplo, generar enfrentamientos entre las directivas y los asistentes y por consiguiente la ruptura de las relaciones bilaterales entre empresas con las repercusiones que esto conlleva a nivel económico dependiendo de la envergadura y del tipo de evento. Si el protocolo fracasa, puede llegar a afectar la imagen tanto de la organización del evento, como la de la empresa encargada de la logística y no menos importante la de los conferencistas y asistentes al evento, ante la opinión pública como seria el caso un encuentro publico de delegados del Gobierno transmitido en vivo ante la Comunidad, en la que el presidente del comité fuera confundido por ser homónimo del subdelegado de otra provincia, siendo presentado y ubicado en la logística del evento como tal. ¿Cuál fue la falla?, no se verificaron con suficiente antelación las listas de asistentes al evento y no se hizo la respectiva verificación de datos a la llegada de los conferencistas al evento.¿que repercusiones tendría esto para el personaje en cuestión?, indignación, mala imagen de la logística del evento y malestar con los organización del evento. Sin lugar a duda, el protocolo es la clave en las relaciones públicas y en el manejo socio cultural de los eventos. ¿Qué sería de las

algo a lo que muchas personas no le dan valor o simplemente pierden conciencia sobre la necesidad de su aplicación en todas las áreas de las relaciones públicas y con evento social. Para elegir las claves que harán que un evento de cualquier índole tenga éxito.actividades públicas si no existiera un mínimo orden protocolario? Conocer y aplicar las normas de protocolo. experimentado tanto la satisfacción de haber sido convocados a un acontecimiento memorable o haber sido invitados para pasar un . Esto quiere decir que montar un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo. Para el correcto funcionamiento público el protocolo es. que se convierte en expresión de valores esenciales como respeto. diplomacia y sentido de responsabilidad. CLAVES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Muchos se sienten capaces y dirían que han organizado por lo menos un evento en algún momento de su vida. llámese una cena con amigos o la celebración de una boda. imprescindible. ya que es sinónimo de habilidad. tolerancia y educación. Pero sea realmente inolvidable? ¿cual ¿Por es qué secreto el de que tenido ese la acontecimiento haber oportunidad de estar ahí y aportar nuestro trabajo con dedicación y detalle nos hace sentir realizado? La respuesta es compromiso y amor y por la labor realizada. La mayoría relacionados con nuestra vida personal. tenemos que comprometernos de entrada con las 5 reglas de oro para el éxito de un evento: 1. dinero y mucho estrés. Tener una razón de peso para realizarlo. somos los mayores jueces para evaluar la calidad del evento. o personalismos. Quienes han asistido como invitados a una boda por ejemplo. no es sinónimo de trato personalizado. es mas bien civismo público.

el cual es un evento en el que se entregan cada año los premios a la mejor actuación por parte de la Academia de Hollywood. En el que el glamour será lo primero que pensamos cuando nos vienen a la cabeza estrellas de talla internacional. en un evento de gran magnitud y talla internacional como el citado antes. los periodistas y cámaras. los exclusivos vestidos de gala…y un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a ese mismo concepto en donde nada se puede dejar al azar ya que la reputación de la empresa no solo se construye con honestidad y perseverancia sino con la asistencia masiva de personalidades y cada gesto de agrado y satisfacción por parte de los mismos durante el evento. y en el se enmarcara nuestro evento. para no sentir satisfechas nuestras expectativas. el tapete rojo. la respuesta seria “glamour y belleza”. si alguno de los . Los eventos sólo se realizan si existe una necesidad de ellos y su único objetivo se consigue mediante la asistencia de nuestros invitados. es lógicamente necesario que dicho público se desplace hasta el lugar convocado para ello y en donde se realizara el evento. y siempre surge alguien con animo de entorpecer nuestra labor o poner mas trabas de las necesarias a las cosas. Si bien es sabido que nunca se puede tener contento a todo el mundo. es decir la acogida que tenga dentro del mercado meta. 2. En este punto debemos cuestionarnos: ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Sencilla o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Es por esto que debemos asegurar que nuestro evento transmita los valores que queremos asociar a nuestra marca.mal rato o sufrir la perdida de tiempo. El concepto publicitario que elijamos será a la larga una de las mas importantes tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. La Imagen adecuada para el evento. esfuerzo y dinero. Si analizamos algunos eventos de gran magnitud como por ejemplo la ceremonia de los Oscar. Para conseguir dicho objetivo.

Si analizamos en este sentido.gestos o expresiones no encaja en nuestras expectativas del evento. es a la larga y en general. Recuerde que un solo cliente insatisfecho y sin deseo de conciliar. ¿qué tipo de experiencia e imagen nos gustaría llevarnos de un evento? Es prioridad orientar trabajo y recursos nuestros compañía. 3. Entonces la pregunta es: ¿si nosotros fuéramos el público qué veríamos y como nos gustaría ser tratados?. Invitados Vs. el evento no habrá tenido para cubrir todas clientes las necesidades compatibles y expectativas las de de haciéndolas con nuestra . no es muy diferente a un evento familiar o de índole privado como una sencilla invitación a cenar con los amigas. el punto clave del éxito en las relaciones publicas. ya que es el. gira alrededor de la empatía. ya que este es quien tiene la sartén por el mango y quien tiene el poder para hacer y deshacer. La empatia que exista entre la o las personas encargadas de la organización de un evento. por lo que seria bueno programas futuros eventos pensando en la satisfacción de ese tipo de clientes. 4. El anfitrión es quien lleva el control ya que es quien toma decisiones y provee los recursos. La actitud y las aptitudes de un anfitrión comunican tanto como el evento mismo. es decir. Todo evento humano satisfactorio. un evento empresarial. En gran parte el éxito de un evento depende del anfitrión. frente a toda la comunidad. sino en la de nuestros clientes actuales y potenciales. Cuando elegimos a nuestros invitados es porque son nuestro público más valioso. La mentalidad positiva del anfitrión. quien transmite éste en palabras y maneras. debemos asumir que es porque algo esta fallando y la comunicación con ese o esos personajes no es clara. es sinónimo de mal servicio y mala organización. y lo convierten en la personificación de nuestro concepto. Si varios de ellos no asisten o falta quien mas nos interesa que asista. lo que perjudicaría nuestra imagen y posicionamiento en la mente no solo de estas personas. Personas.

para un publico mas exigente y solvente • Sencillo y entretenido para un ambiente familiar habremos actuado en contra de nuestros propios .sentido. para gente joven e informal • Imponente y sofisticado. que un espacio no es sólo eso. Teniendo en cuenta lo anterior. Pueden ser clientes actuales o en potencia. antes del evento si este no es mayor. falta de espacios propios. permanecer mucho tiempo sentado o de pie. Para elegir el lugar en donde nos encontraremos con nuestros invitados tenemos que tener en cuenta. Crear espacios comunes. la temperatura del recinto. la comodidad de los muebles. pero también son personas. Todos y cada uno de los invitados son importantes por lo que debemos esforzarnos en conocer el perfil de cada uno de ellos. El anfitrión en cualquier caso es el responsable del bienestar de los invitados. Si aunque asista. son circunstancias fundamentales al realizar una evaluación mental de la actividad. intereses. para quienes los detalles mas insignificantes como llegar a la hora citada. Dicho lugar tiene que adaptarse no solo al concepto elegido. 5. a la hora de elegir el lugar debemos tener en cuenta lo siguiente: • Puede ser emblemático o underground. sino a las expectativas de los invitados y acoger la necesidad del producto. la expresión y apariencia de las personas a su alrededor. lo descuidamos y no logramos que se vaya satisfecho. ya que serán el detonante para que los invitados se queden o se marchen. la calidad de las bebidas y la comida ofrecidas. el aspecto del lugar para la reunión. la sensación de perdida del tiempo. ya que así podremos ofrecerles un trato personalizado.

debemos tratar de realizar la actividad en otro escenario o reenfocar la imagen de misma y adaptarla al entorno y publico actual. . • No se asuste si nos acercamos mucho cuando hablamos. solemos ser muy calidos.• Debe tener el suficiente espacio y permitir la habilitación de zonas para cubrir todas las necesidades de los invitados. quiénes somos para posicionar nuestro trabajo e imagen. debe ser conseguir que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo. para todo lo que pueda salir mal. no solo en el trato sino físicamente. Podemos tener la oportunidad de hacer historia y el objetivo para nosotros como empresa de eventos. • Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura • Debe disponer de soporte técnico y tecnológico. por lo que no hay que tratar de alejarse pues dará la impresión de que le molesta su compañía o que siente desconfianza hacia el. no esta disponible es preferible esperar a que lo este. que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar sin palabras. como muchos otros hispanos. con un apretón corto y enérgico. además de disfrutarlo. • El saludo habitual tanto en el plano social como en el laboral es dar la mano. SALUDAR A LA COLOMBIANA Los colombianos. Si ya se conocen con anterioridad se opta por dar un abrazo para los hombres y un beso a las mujeres. y si no existe el lugar que cumpla con la mayoría de ellos. Si el lugar que se adecua a estos requisitos.

etc. en Colombia. mutuo de las personas. • Cuidado con los gestos y acciones como bostezar. puede perder oportunidades de conocer a otros . botones.• Después de las presentaciones y los saludos. Distraer la mirada puede ser síntoma de que no le interesa lo que habla o que tiene cierta inseguridad. se suele tener una presentación introductoria en la que se profundiza en el conocimiento tiene. por lo recaderos. • Dada la importancia de las relaciones personales en Colombia. También se suele dar propina a los repartidores. no es recomendable faltar a ningún tipo de evento o evento social. hurgarse en la nariz. etc. De tomas maneras usted puede dejar a mayores un importe adicional si considera que el servicio ha sido muy bueno. Las propinas suelen incluirse en la cuenta. rascarse. No se usa hacer preguntas demasiado personales. • • No debe señalar con su dedo índice sino con toda la mano. Tenga cuidado con su cartera y otras pertenencias en estos tumultos. al menos en muchos restaurantes. "gay". que edad • Siempre que esté hablando con otras personas no pierda el contacto visual con ellas. • En las colas. • El gesto que en otras partes del mundo significa OK. Si tiene que bostezar o estornudar no se olvide poner su mano delante o bien utilizar un pañuelo. No hay son cantidades totalmente estipuladas. importes discrecionales. porteros. en los oídos. y en cualquier evento bullicioso suele ser bastante habitual sufrir empujones y algún que otro golpe. tanto los etc. como cuanto gana. hay que tener cuidado si lo utilizamos pues significa "homosexual".

sus anfitriones querrán abonar la cuenta al ser usted de fuera. etc. . • Las buenas maneras demostradas en sus relaciones sociales y profesionales deben continuar en la mesa. • Las cenas suelen alargarse hasta altas horas de la madrugada charlando y. intente pagar de forma discreta. • Si es invitado a un restaurante la cuenta la paga quien invita. al día siguiente es correcto llamar para dar las gracias. o enviar una nota de agradecimiento con unas flores. se hace referencia al orden del evento es decir el contenido y a la ubicación de los invitados.empresarios y personas que pueden ser interesantes y buenas para sus negocios. otros compromisos a hora temprana. de lo contrario. Manejo de los cubiertos. etc. bailando. Mostrar sus buenos modales en la mesa es muy importante pues suele ser un lugar donde se pone de manifiesto la buena educación. Si es usted el que invita. Puede retirarse antes si tiene alguna buena excusa (viaje al día siguiente. conversaciones.). Ambos temas complejos que varían según el objetivo del evento y las características del lugar donde se celebre. en algunos casos. • Aunque la invitación no sea en un casa. PROTOCOLO EN UN EVENTO O EVENTO PÚBLICO Cuando se habla del protocolo de un evento. • La etiqueta a seguir en la mesa no difiere de la de otros muchos países. Una vez que el anfitrión lo ha propuesto. ORDEN DEL ACTO. entonces podrá usted ofrecer otro como respuesta de cortesía al suyo. comportamiento de los anfitriones. • No debe proponer un brindis antes de que lo hagan sus anfitriones.

Si el anfitrión ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor.. Sin embargo.". En eventos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretación de los himnos oficiales. De no darse tal circunstancia "Tiene la palabra. que lee en cada momento. quien preside lee el orden del día anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la intervención) a los que hagan uso de la palabra. Cuando el que preside el evento anuncia la intervención de una autoridad de superior rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra. debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside. "Puede hacer uso de la palabra. aunque los demás intervengan desde un atril. al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige. Debe ser presentado. sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión hasta el atril o micrófono. debe cederle igualmente la conducción del evento. Una vez que se ha constituido la presidencia... etc. suele poner fin a la parte formal de los programas. Por lo general..".". En todos los eventos debe haber orden del día y una persona que conceda la palabra.Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los eventos desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan. debe disponer de un micrófono fijo en su puesto.".. En estos casos. El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. . Suele ser el evento central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración.... Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra. nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido. pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla. Lo más recomendable es que el que preside disponga de una hoja con el orden del día. Hay que evitar expresiones como "Concedo la palabra.

a la derecha del anfitrión debe situar al invitado de mayor rango o invitada de honor. es preferible dejar a dos hombres juntos que a dos mujeres juntas. Y de igual forma. que haya más hombres o mujeres. No es aconsejable poner a las parejas juntas. aunque sean particulares. parejas se sentar separadas. nada más. gustos. Sin embargo. Simple cortesía. más habitual de lo que parece. sino ha tenido más remedio que invitarles. lo más alejados posibles. profesiones o cualquier otro criterio que pueda hacer la velada más cordial y agradable. • Si alguien llega con un invitado no esperado. a enemistades o personas que no se caen demasiado bien. Por supuesto. es decir. • Para lograr una más mejor "mezcla" las de los invitados suelen y una conversación fluida. • Cuando el número de invitados sea grande. o uno a cada lado de la mesa. hay algunas reglas básicas que deberían tener en cuenta quienes organizan encuentros.UBICACIÓN ESTRATEGICA DE INVITADOS EN UN EVENTO Salvo que lo dedique el protocolo por regla general. • Los anfitriones se suelen sentar enfrentados. con lo que estará mejor atendida al lado de su pareja). hay que buscarle un sitio. generalmente). • A la derecha de la anfitriona debe situar al invitado de mayor rango o invitado de honor. puede establecer un orden de ubicación por afinidad en conocimientos. los invitados son colocados según las preferencias personales de los anfitriones. en los extremos o bien en el centro de la misma (mesas rectangulares o ligeramente ovaladas. que nadie hable el mismo idioma que esta señora o señor. • En el caso. que no haya un mismo número de personas de ambos sexos. salvo razones muy especiales (por ejemplo. siempre tratando de no descolocar el orden que habían .

por lo que es de más cache llegar algo tarde y darse importancia. . • La falta de alguno de los invitados puede suplirse retirando su cubierto. Tampoco se debe exagerar y ser como los invitados que están una hora antes en el lugar. que salvo encuentros muy formales. • Para terminar. empleo. como llegar muy temprano. Es una decisión de cada cual. o debería hacerlo. la mayoría de la gente asume que el que llega temprano está demostrando exceso de tiempo y poco estatus. que será. hay que indicar. relativamente particulares.establecido los anfitriones. en función de su propio criterio. para garantizar una velada mucho más agradable a todos sus invitados. su ubicación especial. • Cualquier cita de negocios. El "invitado sorpresa" comprenderá. y haciendo un ligero desplazamiento del resto de cubiertos. para "cuadrar" el nuevo espacio disponible. los anfitriones pueden hacer apuntes. si se diera el caso. LA PUNTUALIDAD Y LA CORTESIA En cualquier ámbito que nos movamos. Por esto siempre es mejor llegar unos minutos antes de la hora fijada y no unos minutos después. con toda seguridad. y en cualquier país. un show. Hay anfitriones que optan por no retirar el cubierto. Para los colombianos en especial es muy normal llegar tarde a una fiesta o un cumpleaños. Los buenos anfitriones siempre suelen estar preparados para estas ocasiones. ayudando a terminar la organización del evento. • Llegar tarde es tan malo. llegar tarde a un sitio solo demuestra falta de interés e impuntualidad. en torno a la mesa. Mentiras!! No es para nada elegante ni educado hacerlo. se pueden perder por la impuntualidad. la puntualidad es una de las normas básicas de la buena educación.

como orientación para sus invitados. e ir recibiendo a sus invitados. intente cambiar. etc… se suele esperar un tiempo de cortesía en el que se coloca música para interactuar. o los invitados son muchos. se puede hacer por medio de una tarjeta de invitación. • El anfitrión de un encuentro deberá estar por lo menos una hora antes de la hora prevista en el lugar de encuentro para verificar la organización.• En muchas fiestas donde el acto principal es un homenaje a alguien. bailar o se ofrece un aperitivo o pasabocas. un baile. o por medio de una carta. como amigos y familiares. • Si usted es una personas impuntual por naturaleza. En caso de que el encuentro sea un poco más formal. pues nunca se verá educado ni "chic" llegando tarde a todas partes. mientras se reúnen la mayoría de los invitados. se procede a realizar las invitaciones. LOS ANFITRIONES Y EL COMPROMISO SOCIAL Una vez definida la lista de invitados. Si son muchos los invitados y son de confianza. no es muy conocida puede incluir un pequeño mapa o plano. por lo que se debe programar con suficiente tiempo de antelación por lo que el envío de las invitaciones debe hacerse también con suficiente tiempo ya que los invitados de cierta importancia o autoridad suelen tener sus agendas copadas de compromisos. dentro de la invitación. • Si la zona de la reunión. • La falta de puntualidad se debe justificar solamente a los anfitriones y en privado. a menos que tenga una buena disculpa. . unas palabras. aunque a usted le parezca exceso de personalidad. • Recuerde que a la importancia del evento depende de la ocasión y de los invitados. Este tiempo no se debe aprovechar para llegar tarde. se puede realizar una invitación informal ya sea personalmente o telefónicamente.

para parqueo. • Cuando se organiza un evento es importante saber crear un ambiente agradable para todos los invitados. esto con el fin de permitir un mayor organización en la asignación de mesas y atención personalizada por parte del /los anfitriones. • Ofrecer previamente un pequeño aperitivo o pasabocas. • Un buen anfitrión. • Controlar con diplomacia todo tipo de situaciones. para entre que los invitados y es un vayan buen interactuando "elemento" y de ellos.• Si la invitación es a una finca. También es importante realizar las correspondientes presentaciones entre los invitados que no se conocen. ya que la mayoría de los invitados llegarán en su propio vehículo. hora de llegada. (discusiones. conversar. además del plano es bueno disponer de un espacio. no solo debe ser buen organizador. por lo que debe saber hablar. Las cualidades de un buen anfitrión: • Recibir y despedir con amabilidad y cortesía a todos los invitados. con intervalos de 10 o 15 minutos para cada grupo. es importante conociendo invitados. entretenimiento mientras se espera a que lleguen todos los • El / Los anfitriones deben recibir en la puerta a sus invitados. para saludarles e invitarles a pasar incorporándose a la reunión. etc. hacienda o similar. Por lo es fundamental que al elaborar una lista de invitados se debe tener en cuenta su estatus social. comportarse e incluso debe saber cómo salir de situaciones embarazosas o incómodas. . también tiene que ser buen "relacionista público". • Si hay muchos invitados se puede poner en la tarjeta. siempre que el protocolo del evento lo permita. invitados que han bebido más de la cuenta.).

evitando colocar juntas personas con enemistad. vamos con las invitaciones en el ámbito más cercano. la época del año y el gusto de la mayoría de los invitados. al igual que con la bebida. • Elegir el menú adecuado según el tipo de evento. • Cuando la celebración es más numerosa. la decoración y el ambiente en general. es correcto hacer una invitación telefónica. caminando con soltura charlando con todos los invitados en lo posible y haciéndolos sentir cómodos a todos. no más de quince o veinte.. o a un invitado extranjero entre personas que no hablan su idioma. desarrollo del evento. dependiendo del tipo de evento hay varias maneras para invitar. por muy malgeniados. ceremonia. Dejando a un lado los eventos más formales u oficiales. Cada celebración. donde siempre debe enviarse una invitación impresa. Una pareja de adultos mayores entre un grupo de jóvenes. • Saber ubicar a los invitados. CÓMO REALIZAR UNA INVITACION. • Cuando en la celebración va a contar con invitados compuestos por amigos y familiares. de amigos y familiares. evento. evento.. etc. puede ser una buena . • En resumen.• Mantenerse en movimiento por todo el salón. es más adecuado realizar las invitaciones por medio de una invitación impresa. tímidos o retraídos que sean. suele requerir un tipo de invitación distinto. el anfitrión debe estar atento a todo cuanto evitando que cualquier imprevisto estropee el acontece. Hay que tener en cuenta las normas de protocolo para eventos. • Cuando se invita a un número pequeño de comensales.

Si son de carácter privado. se suelen ofrecer en alguna dependencia privada de la empresa o del Ministerio. Los más conocidos son los ofrecidos por los políticos para hablar de diversos temas de actualidad. suelen ser entre las 8 y las 10 de la mañana. informar sobre algo. etc. Suelen hacerse en hoteles. En cuanto a los alimentos se ofrecen bollería. pan tostado. leche y agua. aunque dependiendo del país. es posible invitar de forma personal a los que viven en su misma ciudad y por medio de invitación impresa a los que viven fuera. mermelada. En estos desayunos de trabajo se ofrecen. En ese caso. las costumbres y tradiciones regionales que se tienen con respecto a algunos tipos de celebración o ceremonia. es más correcto adecuarse a la costumbre o tradición local que imponer propuestas propias.opción invitar a la familia de forma telefónica y a los amigos por medio de una invitación impresa. • La mayor de parte las de las celebraciones conllevar familiares. DESAYUNOS DE TRABAJO. y si queremos un . No deben dejarse a un lado. al igual que en el resto de los desayunos bebidas calientes como café. té y chocolate. mantequilla. suelen invitación telefónica o personal. si se convoca a pocos periodistas. un a excepción bodas. el horario puede variar. • Si se atiene a criterios de lugar de procedencia de sus invitados. Los brownies y ponques son algunos de los principales ingredientes de los desayunos. Los desayunos de trabajo (entrevistas. bebidas frías como zumos. etc.). aunque pueden darse en su propio despacho.

desayuno más internacional se pueden ofrecer alimentos más consistentes como bacón.elpoderdelamente. etc. huevos. http://www. queso. algún tipo de fiambre. Webgrafía. Manuel Antonio Carreño Muñoz .org/ http://www.protocolo.org/consejos/buen-anfitrion-en-casa/ Bibliografía Manual de Protocolo. Universidad del Norte Manual de buenas costumbres y modales.

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