MANUAL DE LOGISTICA APLICADA AL PROTOCOLO Y ETIQUETA PARA LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO Por: Gladys Marina Gonzlez El protocolo es un lenguaje silencioso

que enaltece el sentido comn, para que todo funcione como fue previsto. El protocolo no es un tema superficial en estos momentos en que las buenas costumbres son tan necesarias como la comida. Si falla algo en su desarrollo, puede provocar daos irreversibles no solo en la imagen corporativa de la empresa organizadora y en el encargado de la logstica del evento, sino en la perdida econmica que debe asumir la misma. Puede, por ejemplo, generar enfrentamientos entre las directivas y los asistentes y por consiguiente la ruptura de las relaciones bilaterales entre empresas con las repercusiones que esto conlleva a nivel econmico dependiendo de la envergadura y del tipo de evento. Si el protocolo fracasa, puede llegar a afectar la imagen tanto de la organizacin del evento, como la de la empresa encargada de la logstica y no menos importante la de los conferencistas y asistentes al evento, ante la opinin pblica como seria el caso un encuentro publico de delegados del Gobierno transmitido en vivo ante la Comunidad, en la que el presidente del comit fuera confundido por ser homnimo del subdelegado de otra provincia, siendo presentado y ubicado en la logstica del evento como tal. Cul fue la falla?, no se verificaron con suficiente antelacin las listas de asistentes al evento y no se hizo la respectiva verificacin de datos a la llegada de los conferencistas al evento.que repercusiones tendra esto para el personaje en cuestin?, indignacin, mala imagen de la logstica del evento y malestar con los organizacin del evento. Sin lugar a duda, el protocolo es la clave en las relaciones pblicas y en el manejo socio cultural de los eventos. Qu sera de las

actividades pblicas si no existiera un mnimo orden protocolario? Conocer y aplicar las normas de protocolo, no es sinnimo de trato personalizado, o personalismos, es mas bien civismo pblico, que se convierte en expresin de valores esenciales como respeto, tolerancia y educacin. Para el correcto funcionamiento pblico el protocolo es,

imprescindible, ya que es sinnimo de habilidad, diplomacia y sentido de responsabilidad, algo a lo que muchas personas no le dan valor o simplemente pierden conciencia sobre la necesidad de su aplicacin en todas las reas de las relaciones pblicas y con evento social.

CLAVES PARA LA ORGANIZACIN DE EVENTOS Muchos se sienten capaces y diran que han organizado por lo menos un evento en algn momento de su vida; La mayora relacionados con nuestra vida personal, llmese una cena con amigos o la celebracin de una boda. Pero sea realmente inolvidable? cual Por es qu secreto el de que tenido ese la acontecimiento haber

oportunidad de estar ah y aportar nuestro trabajo con dedicacin y detalle nos hace sentir realizado? La respuesta es compromiso y amor y por la labor realizada. Para elegir las claves que harn que un evento de cualquier ndole tenga xito, tenemos que comprometernos de entrada con las 5 reglas de oro para el xito de un evento: 1. Tener una razn de peso para realizarlo. Esto quiere decir que montar un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, dinero y mucho estrs. Quienes han asistido como invitados a una boda por ejemplo, somos los mayores jueces para evaluar la calidad del evento, experimentado tanto la satisfaccin de haber sido convocados a un acontecimiento memorable o haber sido invitados para pasar un

mal rato o sufrir la perdida de tiempo, esfuerzo y dinero, para no sentir satisfechas nuestras expectativas. Los eventos slo se realizan si existe una necesidad de ellos y su nico objetivo se consigue mediante la asistencia de nuestros invitados, es decir la acogida que tenga dentro del mercado meta. Para conseguir dicho objetivo, es lgicamente necesario que dicho pblico se desplace hasta el lugar convocado para ello y en donde se realizara el evento. 2. La Imagen adecuada para el evento. El concepto publicitario que elijamos ser a la larga una de las mas importantes tarjeta de presentacin de nuestra empresa u organizacin, y en el se enmarcara nuestro evento. En este punto debemos cuestionarnos: Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? Sencilla o sofisticada? Tradicional y rstica o vanguardista e innovadora? Es por esto que debemos asegurar que nuestro evento transmita los valores que queremos asociar a nuestra marca. Si analizamos algunos eventos de gran magnitud como por ejemplo la ceremonia de los Oscar, el cual es un evento en el que se entregan cada ao los premios a la mejor actuacin por parte de la Academia de Hollywood, la respuesta seria glamour y belleza. En el que el glamour ser lo primero que pensamos cuando nos vienen a la cabeza estrellas de talla internacional, el tapete rojo, los periodistas y cmaras, los exclusivos vestidos de galay un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfeccin en torno a ese mismo concepto en donde nada se puede dejar al azar ya que la reputacin de la empresa no solo se construye con honestidad y perseverancia sino con la asistencia masiva de personalidades y cada gesto de agrado y satisfaccin por parte de los mismos durante el evento. Si bien es sabido que nunca se puede tener contento a todo el mundo, y siempre surge alguien con animo de entorpecer nuestra labor o poner mas trabas de las necesarias a las cosas, en un evento de gran magnitud y talla internacional como el citado antes, si alguno de los

gestos o expresiones no encaja en nuestras expectativas del evento, debemos asumir que es porque algo esta fallando y la comunicacin con ese o esos personajes no es clara, lo que perjudicara nuestra imagen y posicionamiento en la mente no solo de estas personas, sino en la de nuestros clientes actuales y potenciales. Recuerde que un solo cliente insatisfecho y sin deseo de conciliar, es sinnimo de mal servicio y mala organizacin, frente a toda la comunidad, por lo que seria bueno programas futuros eventos pensando en la satisfaccin de ese tipo de clientes. 3. La mentalidad positiva del anfitrin. En gran parte el xito de un evento depende del anfitrin, ya que este es quien tiene la sartn por el mango y quien tiene el poder para hacer y deshacer. El anfitrin es quien lleva el control ya que es quien toma decisiones y provee los recursos. Si analizamos en este sentido, un evento empresarial, no es muy diferente a un evento familiar o de ndole privado como una sencilla invitacin a cenar con los amigas. La actitud y las aptitudes de un anfitrin comunican tanto como el evento mismo, y lo convierten en la personificacin de nuestro concepto, ya que es el, quien transmite ste en palabras y maneras. La empatia que exista entre la o las personas encargadas de la organizacin de un evento, es a la larga y en general, el punto clave del xito en las relaciones publicas. Todo evento humano satisfactorio, gira alrededor de la empata, Entonces la pregunta es: si nosotros furamos el pblico qu veramos y como nos gustara ser tratados?, es decir, qu tipo de experiencia e imagen nos gustara llevarnos de un evento? Es prioridad orientar trabajo y recursos nuestros compaa. 4. Invitados Vs. Personas. Cuando elegimos a nuestros invitados es porque son nuestro pblico ms valioso. Si varios de ellos no asisten o falta quien mas nos interesa que asista, el evento no habr tenido para cubrir todas clientes las necesidades compatibles y expectativas las de de hacindolas con nuestra

sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no logramos que se vaya satisfecho, intereses. El anfitrin en cualquier caso es el responsable del bienestar de los invitados. Pueden ser clientes actuales o en potencia, pero tambin son personas, para quienes los detalles mas insignificantes como llegar a la hora citada, el aspecto del lugar para la reunin, la temperatura del recinto, la comodidad de los muebles, la calidad de las bebidas y la comida ofrecidas, la sensacin de perdida del tiempo, la expresin y apariencia de las personas a su alrededor, falta de espacios propios, permanecer mucho tiempo sentado o de pie, son circunstancias fundamentales al realizar una evaluacin mental de la actividad, ya que sern el detonante para que los invitados se queden o se marchen. Todos y cada uno de los invitados son importantes por lo que debemos esforzarnos en conocer el perfil de cada uno de ellos, antes del evento si este no es mayor, ya que as podremos ofrecerles un trato personalizado. 5. Crear espacios comunes. Para elegir el lugar en donde nos encontraremos con nuestros invitados tenemos que tener en cuenta, que un espacio no es slo eso. Dicho lugar tiene que adaptarse no solo al concepto elegido, sino a las expectativas de los invitados y acoger la necesidad del producto. Teniendo en cuenta lo anterior, a la hora de elegir el lugar debemos tener en cuenta lo siguiente: Puede ser emblemtico o underground, para gente joven e informal Imponente y sofisticado, para un publico mas exigente y solvente Sencillo y entretenido para un ambiente familiar habremos actuado en contra de nuestros propios

Debe tener el suficiente espacio y permitir la habilitacin de zonas para cubrir todas las necesidades de los invitados.

Tiene

que

ofrecer

visibilidad

al

anfitrin

permitirle

desenvolverse con soltura Debe disponer de soporte tcnico y tecnolgico, para todo lo que pueda salir mal. Si el lugar que se adecua a estos requisitos, no esta disponible es preferible esperar a que lo este, y si no existe el lugar que cumpla con la mayora de ellos, debemos tratar de realizar la actividad en otro escenario o reenfocar la imagen de misma y adaptarla al entorno y publico actual. Podemos tener la oportunidad de hacer historia y el objetivo para nosotros como empresa de eventos, debe ser conseguir que nuestro evento sea el tema de conversacin durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar sin palabras, quines somos para posicionar nuestro trabajo e imagen, adems de disfrutarlo. SALUDAR A LA COLOMBIANA Los colombianos, como muchos otros hispanos, solemos ser muy calidos, no solo en el trato sino fsicamente. No se asuste si nos acercamos mucho cuando hablamos, por lo que no hay que tratar de alejarse pues dar la impresin de que le molesta su compaa o que siente desconfianza hacia el. El saludo habitual tanto en el plano social como en el laboral es dar la mano, con un apretn corto y enrgico. Si ya se conocen con anterioridad se opta por dar un abrazo para los hombres y un beso a las mujeres.

Despus de las presentaciones y los saludos, se suele tener una presentacin introductoria en la que se profundiza en el conocimiento tiene, etc. mutuo de las personas. No se usa hacer preguntas demasiado personales, como cuanto gana, que edad

Siempre que est hablando con otras personas no pierda el contacto visual con ellas. Distraer la mirada puede ser sntoma de que no le interesa lo que habla o que tiene cierta inseguridad.

Cuidado con los gestos y acciones como bostezar, hurgarse en la nariz, en los odos, rascarse, etc. Si tiene que bostezar o estornudar no se olvide poner su mano delante o bien utilizar un pauelo.

En las colas, y en cualquier evento bullicioso suele ser bastante habitual sufrir empujones y algn que otro golpe. Tenga cuidado con su cartera y otras pertenencias en estos tumultos.

El gesto que en otras partes del mundo significa OK, en Colombia, hay que tener cuidado si lo utilizamos pues significa "homosexual", "gay".

No debe sealar con su dedo ndice sino con toda la mano. Las propinas suelen incluirse en la cuenta, al menos en muchos restaurantes. De tomas maneras usted puede dejar a mayores un importe adicional si considera que el servicio ha sido muy bueno. Tambin se suele dar propina a los repartidores, botones, porteros, por lo recaderos, tanto los etc. No hay son cantidades totalmente estipuladas, importes

discrecionales. Dada la importancia de las relaciones personales en Colombia, no es recomendable faltar a ningn tipo de evento o evento social; puede perder oportunidades de conocer a otros

empresarios y personas que pueden ser interesantes y buenas para sus negocios. Las buenas maneras demostradas en sus relaciones sociales y profesionales deben continuar en la mesa. Mostrar sus buenos modales en la mesa es muy importante pues suele ser un lugar donde se pone de manifiesto la buena educacin. No debe proponer un brindis antes de que lo hagan sus anfitriones. Una vez que el anfitrin lo ha propuesto, entonces podr usted ofrecer otro como respuesta de cortesa al suyo. La etiqueta a seguir en la mesa no difiere de la de otros muchos pases. Manejo de los cubiertos, conversaciones, comportamiento de los anfitriones, etc. Las cenas suelen alargarse hasta altas horas de la madrugada charlando y, en algunos casos, bailando. Puede retirarse antes si tiene alguna buena excusa (viaje al da siguiente, otros compromisos a hora temprana, etc.). Si es invitado a un restaurante la cuenta la paga quien invita. Si es usted el que invita, intente pagar de forma discreta, de lo contrario, sus anfitriones querrn abonar la cuenta al ser usted de fuera. Aunque la invitacin no sea en un casa, al da siguiente es correcto llamar para dar las gracias, o enviar una nota de agradecimiento con unas flores. PROTOCOLO EN UN EVENTO O EVENTO PBLICO Cuando se habla del protocolo de un evento, se hace referencia al orden del evento es decir el contenido y a la ubicacin de los invitados. Ambos temas complejos que varan segn el objetivo del evento y las caractersticas del lugar donde se celebre. ORDEN DEL ACTO.

Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los eventos desde que el anfitrin e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan. Suele ser el evento central que motiva la invitacin y en l el anfitrin se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunin o celebracin, al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige. Por lo general, suele poner fin a la parte formal de los programas. En eventos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretacin de los himnos oficiales. Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del da anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la intervencin) a los que hagan uso de la palabra. Lo ms recomendable es que el que preside disponga de una hoja con el orden del da, que lee en cada momento. Quien lee el orden del da para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasin hasta el atril o micrfono. En estos casos, debe disponer de un micrfono fijo en su puesto, aunque los dems intervengan desde un atril. El orden del da lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrin ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente la conduccin del evento. En todos los eventos debe haber orden del da y una persona que conceda la palabra, pues no hay por qu suponer que los invitados conozcan al que habla. Debe ser presentado. Sin embargo, nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los dems) porque se supone que ya es conocido. Cuando el que preside el evento anuncia la intervencin de una autoridad de superior rango lo har dirigindose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra...". De no darse tal circunstancia "Tiene la palabra...". Hay que evitar expresiones como "Concedo la palabra...", "Puede hacer uso de la palabra...", etc.

UBICACIN ESTRATEGICA DE INVITADOS EN UN EVENTO Salvo que lo dedique el protocolo por regla general, los invitados son colocados segn las preferencias personales de los anfitriones. Sin embargo, hay algunas reglas bsicas que deberan tener en cuenta quienes organizan encuentros, aunque sean particulares. Los anfitriones se suelen sentar enfrentados, o uno a cada lado de la mesa, en los extremos o bien en el centro de la misma (mesas rectangulares o ligeramente ovaladas, generalmente). A la derecha de la anfitriona debe situar al invitado de mayor rango o invitado de honor. Y de igual forma, a la derecha del anfitrin debe situar al invitado de mayor rango o invitada de honor. Para lograr una ms mejor "mezcla" las de los invitados suelen y una

conversacin

fluida,

parejas

se

sentar

separadas. No es aconsejable poner a las parejas juntas, salvo razones muy especiales (por ejemplo, que nadie hable el mismo idioma que esta seora o seor, con lo que estar mejor atendida al lado de su pareja). En el caso, ms habitual de lo que parece, que haya ms hombres o mujeres, es decir, que no haya un mismo nmero de personas de ambos sexos, es preferible dejar a dos hombres juntos que a dos mujeres juntas. Simple cortesa, nada ms. Cuando el nmero de invitados sea grande, puede establecer un orden de ubicacin por afinidad en conocimientos, gustos, profesiones o cualquier otro criterio que pueda hacer la velada ms cordial y agradable. Por supuesto, a enemistades o personas que no se caen demasiado bien, sino ha tenido ms remedio que invitarles, lo ms alejados posibles. Si alguien llega con un invitado no esperado, hay que buscarle un sitio, siempre tratando de no descolocar el orden que haban

establecido los anfitriones. El "invitado sorpresa" comprender, o debera hacerlo, su ubicacin especial, si se diera el caso. Los buenos anfitriones siempre suelen estar preparados para estas ocasiones. La falta de alguno de los invitados puede suplirse retirando su cubierto, y haciendo un ligero desplazamiento del resto de cubiertos, para "cuadrar" el nuevo espacio disponible. Hay anfitriones que optan por no retirar el cubierto. Es una decisin de cada cual. Para terminar, hay que indicar, que salvo encuentros muy formales, en torno a la mesa, los anfitriones pueden hacer apuntes, relativamente particulares, en funcin de su propio criterio, que ser, con toda seguridad, para garantizar una velada mucho ms agradable a todos sus invitados. LA PUNTUALIDAD Y LA CORTESIA En cualquier mbito que nos movamos, y en cualquier pas, la puntualidad es una de las normas bsicas de la buena educacin. Para los colombianos en especial es muy normal llegar tarde a una fiesta o un cumpleaos, la mayora de la gente asume que el que llega temprano est demostrando exceso de tiempo y poco estatus, por lo que es de ms cache llegar algo tarde y darse importancia. Mentiras!! No es para nada elegante ni educado hacerlo, llegar tarde a un sitio solo demuestra falta de inters e impuntualidad. Cualquier cita de negocios, empleo, un show, se pueden perder por la impuntualidad. Por esto siempre es mejor llegar unos minutos antes de la hora fijada y no unos minutos despus. Llegar tarde es tan malo, como llegar muy temprano. Tampoco se debe exagerar y ser como los invitados que estn una hora antes en el lugar, ayudando a terminar la organizacin del evento.

En muchas fiestas donde el acto principal es un homenaje a alguien, un baile, unas palabras, etc se suele esperar un tiempo de cortesa en el que se coloca msica para interactuar, bailar o se ofrece un aperitivo o pasabocas, mientras se renen la mayora de los invitados. Este tiempo no se debe aprovechar para llegar tarde, a menos que tenga una buena disculpa.

El anfitrin de un encuentro deber estar por lo menos una hora antes de la hora prevista en el lugar de encuentro para verificar la organizacin, e ir recibiendo a sus invitados.

La falta de puntualidad se debe justificar solamente a los anfitriones y en privado.

Si usted es una personas impuntual por naturaleza, intente cambiar, pues nunca se ver educado ni "chic" llegando tarde a todas partes, aunque a usted le parezca exceso de personalidad.

LOS ANFITRIONES Y EL COMPROMISO SOCIAL Una vez definida la lista de invitados, se procede a realizar las invitaciones. Si son muchos los invitados y son de confianza, como amigos y familiares, se puede realizar una invitacin informal ya sea personalmente o telefnicamente. En caso de que el encuentro sea un poco ms formal, o los invitados son muchos, se puede hacer por medio de una tarjeta de invitacin, o por medio de una carta. Recuerde que a la importancia del evento depende de la ocasin y de los invitados, por lo que se debe programar con suficiente tiempo de antelacin por lo que el envo de las invitaciones debe hacerse tambin con suficiente tiempo ya que los invitados de cierta importancia o autoridad suelen tener sus agendas copadas de compromisos. Si la zona de la reunin, no es muy conocida puede incluir un pequeo mapa o plano, dentro de la invitacin, como orientacin para sus invitados.

Si la invitacin es a una finca, hacienda o similar, adems del plano es bueno disponer de un espacio, para parqueo, ya que la mayora de los invitados llegarn en su propio vehculo.

Si hay muchos invitados se puede poner en la tarjeta, hora de llegada, con intervalos de 10 o 15 minutos para cada grupo, esto con el fin de permitir un mayor organizacin en la asignacin de mesas y atencin personalizada por parte del /los anfitriones.

Ofrecer previamente un pequeo aperitivo o pasabocas, es importante conociendo invitados. para entre que los invitados y es un vayan buen interactuando "elemento" y de ellos,

entretenimiento mientras se espera a que lleguen todos los

El / Los anfitriones deben recibir en la puerta a sus invitados, para saludarles e invitarles a pasar incorporndose a la reunin. Tambin es importante realizar las correspondientes presentaciones entre los invitados que no se conocen, siempre que el protocolo del evento lo permita.

Un buen anfitrin, no solo debe ser buen organizador, tambin tiene que ser buen "relacionista pblico", por lo que debe saber hablar, conversar, comportarse e incluso debe saber cmo salir de situaciones embarazosas o incmodas.

Cuando se organiza un evento es importante saber crear un ambiente agradable para todos los invitados. Por lo es fundamental que al elaborar una lista de invitados se debe tener en cuenta su estatus social.

Las cualidades de un buen anfitrin: Recibir y despedir con amabilidad y cortesa a todos los

invitados. Controlar con diplomacia todo tipo de situaciones,

(discusiones, invitados que han bebido ms de la cuenta, etc.).

Mantenerse en movimiento por todo el saln, caminando

con soltura charlando con todos los invitados en lo posible y hacindolos sentir cmodos a todos, por muy malgeniados, tmidos o retrados que sean, Elegir el men adecuado segn el tipo de evento, la

poca del ao y el gusto de la mayora de los invitados, al igual que con la bebida, la decoracin y el ambiente en general. Saber ubicar a los invitados. Hay que tener en cuenta las

normas de protocolo para eventos, evitando colocar juntas personas con enemistad, o a un invitado extranjero entre personas que no hablan su idioma, Una pareja de adultos mayores entre un grupo de jvenes, etc. En resumen, el anfitrin debe estar atento a todo cuanto evitando que cualquier imprevisto estropee el

acontece,

desarrollo del evento. CMO REALIZAR UNA INVITACION. Cada celebracin, ceremonia, evento, evento... suele requerir un tipo de invitacin distinto, dependiendo del tipo de evento hay varias maneras para invitar. Dejando a un lado los eventos ms formales u oficiales, donde siempre debe enviarse una invitacin impresa, vamos con las invitaciones en el mbito ms cercano, de amigos y familiares. Cuando se invita a un nmero pequeo de comensales,

no ms de quince o veinte, es correcto hacer una invitacin telefnica. Cuando la celebracin es ms numerosa, es ms

adecuado realizar las invitaciones por medio de una invitacin impresa. Cuando en la celebracin va a contar con invitados

compuestos por amigos y familiares, puede ser una buena

opcin invitar a la familia de forma telefnica y a los amigos por medio de una invitacin impresa. Si se atiene a criterios de lugar de procedencia de sus

invitados, es posible invitar de forma personal a los que viven en su misma ciudad y por medio de invitacin impresa a los que viven fuera. La mayor de parte las de las celebraciones conllevar familiares, un a

excepcin

bodas,

suelen

invitacin

telefnica o personal. No deben dejarse a un lado, las costumbres y tradiciones regionales que se tienen con respecto a algunos tipos de celebracin o ceremonia. En ese caso, es ms correcto adecuarse a la costumbre o tradicin local que imponer propuestas propias. DESAYUNOS DE TRABAJO. Los desayunos de trabajo (entrevistas, informar sobre algo, etc.), suelen ser entre las 8 y las 10 de la maana, aunque dependiendo del pas, el horario puede variar. Suelen hacerse en hoteles, aunque pueden darse en su propio despacho, si se convoca a pocos periodistas. Los ms conocidos son los ofrecidos por los polticos para hablar de diversos temas de actualidad. Si son de carcter privado, se suelen ofrecer en alguna dependencia privada de la empresa o del Ministerio. Los brownies y ponques son algunos de los principales ingredientes de los desayunos. En estos desayunos de trabajo se ofrecen, al igual que en el resto de los desayunos bebidas calientes como caf, t y chocolate; bebidas fras como zumos, leche y agua. En cuanto a los alimentos se ofrecen bollera, mantequilla, mermelada, pan tostado, etc. y si queremos un

desayuno

ms

internacional

se

pueden

ofrecer

alimentos

ms

consistentes como bacn, huevos, queso, algn tipo de fiambre, etc.

Webgrafa. http://www.protocolo.org/ http://www.elpoderdelamente.org/consejos/buen-anfitrion-en-casa/

Bibliografa Manual de Protocolo, Universidad del Norte

Manual de buenas costumbres y modales. Manuel Antonio Carreo Muoz