MANUAL DE LOGISTICA APLICADA AL PROTOCOLO Y ETIQUETA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Por: Gladys Marina González “El protocolo es un lenguaje

silencioso que enaltece el sentido común, para que todo funcione como fue previsto”. El protocolo no es un tema superficial en estos momentos en que las buenas costumbres son tan necesarias como la comida. Si falla algo en su desarrollo, puede provocar daños irreversibles no solo en la imagen corporativa de la empresa organizadora y en el encargado de la logística del evento, sino en la perdida económica que debe asumir la misma. Puede, por ejemplo, generar enfrentamientos entre las directivas y los asistentes y por consiguiente la ruptura de las relaciones bilaterales entre empresas con las repercusiones que esto conlleva a nivel económico dependiendo de la envergadura y del tipo de evento. Si el protocolo fracasa, puede llegar a afectar la imagen tanto de la organización del evento, como la de la empresa encargada de la logística y no menos importante la de los conferencistas y asistentes al evento, ante la opinión pública como seria el caso un encuentro publico de delegados del Gobierno transmitido en vivo ante la Comunidad, en la que el presidente del comité fuera confundido por ser homónimo del subdelegado de otra provincia, siendo presentado y ubicado en la logística del evento como tal. ¿Cuál fue la falla?, no se verificaron con suficiente antelación las listas de asistentes al evento y no se hizo la respectiva verificación de datos a la llegada de los conferencistas al evento.¿que repercusiones tendría esto para el personaje en cuestión?, indignación, mala imagen de la logística del evento y malestar con los organización del evento. Sin lugar a duda, el protocolo es la clave en las relaciones públicas y en el manejo socio cultural de los eventos. ¿Qué sería de las

La mayoría relacionados con nuestra vida personal. que se convierte en expresión de valores esenciales como respeto. imprescindible. Esto quiere decir que montar un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo. Tener una razón de peso para realizarlo. tenemos que comprometernos de entrada con las 5 reglas de oro para el éxito de un evento: 1. Para elegir las claves que harán que un evento de cualquier índole tenga éxito. o personalismos. tolerancia y educación. experimentado tanto la satisfacción de haber sido convocados a un acontecimiento memorable o haber sido invitados para pasar un . llámese una cena con amigos o la celebración de una boda. Para el correcto funcionamiento público el protocolo es. Quienes han asistido como invitados a una boda por ejemplo. ya que es sinónimo de habilidad.actividades públicas si no existiera un mínimo orden protocolario? Conocer y aplicar las normas de protocolo. somos los mayores jueces para evaluar la calidad del evento. diplomacia y sentido de responsabilidad. Pero sea realmente inolvidable? ¿cual ¿Por es qué secreto el de que tenido ese la acontecimiento haber oportunidad de estar ahí y aportar nuestro trabajo con dedicación y detalle nos hace sentir realizado? La respuesta es compromiso y amor y por la labor realizada. es mas bien civismo público. algo a lo que muchas personas no le dan valor o simplemente pierden conciencia sobre la necesidad de su aplicación en todas las áreas de las relaciones públicas y con evento social. dinero y mucho estrés. no es sinónimo de trato personalizado. CLAVES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Muchos se sienten capaces y dirían que han organizado por lo menos un evento en algún momento de su vida.

Para conseguir dicho objetivo. el tapete rojo. la respuesta seria “glamour y belleza”. 2. y en el se enmarcara nuestro evento. Si analizamos algunos eventos de gran magnitud como por ejemplo la ceremonia de los Oscar. y siempre surge alguien con animo de entorpecer nuestra labor o poner mas trabas de las necesarias a las cosas. si alguno de los . en un evento de gran magnitud y talla internacional como el citado antes. el cual es un evento en el que se entregan cada año los premios a la mejor actuación por parte de la Academia de Hollywood. los exclusivos vestidos de gala…y un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a ese mismo concepto en donde nada se puede dejar al azar ya que la reputación de la empresa no solo se construye con honestidad y perseverancia sino con la asistencia masiva de personalidades y cada gesto de agrado y satisfacción por parte de los mismos durante el evento. Los eventos sólo se realizan si existe una necesidad de ellos y su único objetivo se consigue mediante la asistencia de nuestros invitados. los periodistas y cámaras. Si bien es sabido que nunca se puede tener contento a todo el mundo.mal rato o sufrir la perdida de tiempo. El concepto publicitario que elijamos será a la larga una de las mas importantes tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. En el que el glamour será lo primero que pensamos cuando nos vienen a la cabeza estrellas de talla internacional. es lógicamente necesario que dicho público se desplace hasta el lugar convocado para ello y en donde se realizara el evento. En este punto debemos cuestionarnos: ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Sencilla o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Es por esto que debemos asegurar que nuestro evento transmita los valores que queremos asociar a nuestra marca. esfuerzo y dinero. para no sentir satisfechas nuestras expectativas. es decir la acogida que tenga dentro del mercado meta. La Imagen adecuada para el evento.

Cuando elegimos a nuestros invitados es porque son nuestro público más valioso. debemos asumir que es porque algo esta fallando y la comunicación con ese o esos personajes no es clara. es a la larga y en general. es sinónimo de mal servicio y mala organización. La mentalidad positiva del anfitrión. Entonces la pregunta es: ¿si nosotros fuéramos el público qué veríamos y como nos gustaría ser tratados?. La empatia que exista entre la o las personas encargadas de la organización de un evento. Todo evento humano satisfactorio. 4. el punto clave del éxito en las relaciones publicas. por lo que seria bueno programas futuros eventos pensando en la satisfacción de ese tipo de clientes. y lo convierten en la personificación de nuestro concepto. sino en la de nuestros clientes actuales y potenciales. Si varios de ellos no asisten o falta quien mas nos interesa que asista. quien transmite éste en palabras y maneras. La actitud y las aptitudes de un anfitrión comunican tanto como el evento mismo. Invitados Vs. Personas. Si analizamos en este sentido. frente a toda la comunidad. En gran parte el éxito de un evento depende del anfitrión. ¿qué tipo de experiencia e imagen nos gustaría llevarnos de un evento? Es prioridad orientar trabajo y recursos nuestros compañía. un evento empresarial. no es muy diferente a un evento familiar o de índole privado como una sencilla invitación a cenar con los amigas. gira alrededor de la empatía. ya que este es quien tiene la sartén por el mango y quien tiene el poder para hacer y deshacer. es decir. 3. El anfitrión es quien lleva el control ya que es quien toma decisiones y provee los recursos. lo que perjudicaría nuestra imagen y posicionamiento en la mente no solo de estas personas.gestos o expresiones no encaja en nuestras expectativas del evento. el evento no habrá tenido para cubrir todas clientes las necesidades compatibles y expectativas las de de haciéndolas con nuestra . Recuerde que un solo cliente insatisfecho y sin deseo de conciliar. ya que es el.

lo descuidamos y no logramos que se vaya satisfecho. para un publico mas exigente y solvente • Sencillo y entretenido para un ambiente familiar habremos actuado en contra de nuestros propios . El anfitrión en cualquier caso es el responsable del bienestar de los invitados. Crear espacios comunes. Para elegir el lugar en donde nos encontraremos con nuestros invitados tenemos que tener en cuenta. que un espacio no es sólo eso. la expresión y apariencia de las personas a su alrededor. antes del evento si este no es mayor. la sensación de perdida del tiempo. para quienes los detalles mas insignificantes como llegar a la hora citada. Todos y cada uno de los invitados son importantes por lo que debemos esforzarnos en conocer el perfil de cada uno de ellos. Si aunque asista. ya que así podremos ofrecerles un trato personalizado.sentido. la calidad de las bebidas y la comida ofrecidas. permanecer mucho tiempo sentado o de pie. Teniendo en cuenta lo anterior. la temperatura del recinto. pero también son personas. para gente joven e informal • Imponente y sofisticado. la comodidad de los muebles. intereses. ya que serán el detonante para que los invitados se queden o se marchen. Pueden ser clientes actuales o en potencia. 5. sino a las expectativas de los invitados y acoger la necesidad del producto. el aspecto del lugar para la reunión. falta de espacios propios. a la hora de elegir el lugar debemos tener en cuenta lo siguiente: • Puede ser emblemático o underground. Dicho lugar tiene que adaptarse no solo al concepto elegido. son circunstancias fundamentales al realizar una evaluación mental de la actividad.

SALUDAR A LA COLOMBIANA Los colombianos. y si no existe el lugar que cumpla con la mayoría de ellos. como muchos otros hispanos. debemos tratar de realizar la actividad en otro escenario o reenfocar la imagen de misma y adaptarla al entorno y publico actual. Podemos tener la oportunidad de hacer historia y el objetivo para nosotros como empresa de eventos. para todo lo que pueda salir mal. que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar sin palabras. quiénes somos para posicionar nuestro trabajo e imagen. además de disfrutarlo. Si ya se conocen con anterioridad se opta por dar un abrazo para los hombres y un beso a las mujeres. . • Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura • Debe disponer de soporte técnico y tecnológico. • No se asuste si nos acercamos mucho cuando hablamos. • El saludo habitual tanto en el plano social como en el laboral es dar la mano. solemos ser muy calidos. no esta disponible es preferible esperar a que lo este. no solo en el trato sino físicamente. con un apretón corto y enérgico. Si el lugar que se adecua a estos requisitos. debe ser conseguir que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo. por lo que no hay que tratar de alejarse pues dará la impresión de que le molesta su compañía o que siente desconfianza hacia el.• Debe tener el suficiente espacio y permitir la habilitación de zonas para cubrir todas las necesidades de los invitados.

se suele tener una presentación introductoria en la que se profundiza en el conocimiento tiene. mutuo de las personas. etc. al menos en muchos restaurantes. • El gesto que en otras partes del mundo significa OK. hay que tener cuidado si lo utilizamos pues significa "homosexual". Las propinas suelen incluirse en la cuenta. botones. También se suele dar propina a los repartidores. "gay". • • No debe señalar con su dedo índice sino con toda la mano. • Dada la importancia de las relaciones personales en Colombia. • En las colas. en los oídos. De tomas maneras usted puede dejar a mayores un importe adicional si considera que el servicio ha sido muy bueno. Distraer la mirada puede ser síntoma de que no le interesa lo que habla o que tiene cierta inseguridad. y en cualquier evento bullicioso suele ser bastante habitual sufrir empujones y algún que otro golpe. etc. Tenga cuidado con su cartera y otras pertenencias en estos tumultos. importes discrecionales. que edad • Siempre que esté hablando con otras personas no pierda el contacto visual con ellas. como cuanto gana. • Cuidado con los gestos y acciones como bostezar. rascarse. tanto los etc. en Colombia. por lo recaderos. porteros. No se usa hacer preguntas demasiado personales. No hay son cantidades totalmente estipuladas. no es recomendable faltar a ningún tipo de evento o evento social.• Después de las presentaciones y los saludos. Si tiene que bostezar o estornudar no se olvide poner su mano delante o bien utilizar un pañuelo. hurgarse en la nariz. puede perder oportunidades de conocer a otros .

• No debe proponer un brindis antes de que lo hagan sus anfitriones. etc.empresarios y personas que pueden ser interesantes y buenas para sus negocios. intente pagar de forma discreta. o enviar una nota de agradecimiento con unas flores. se hace referencia al orden del evento es decir el contenido y a la ubicación de los invitados. Ambos temas complejos que varían según el objetivo del evento y las características del lugar donde se celebre. Puede retirarse antes si tiene alguna buena excusa (viaje al día siguiente. otros compromisos a hora temprana. comportamiento de los anfitriones.). Si es usted el que invita. PROTOCOLO EN UN EVENTO O EVENTO PÚBLICO Cuando se habla del protocolo de un evento. • Aunque la invitación no sea en un casa. entonces podrá usted ofrecer otro como respuesta de cortesía al suyo. al día siguiente es correcto llamar para dar las gracias. Una vez que el anfitrión lo ha propuesto. . conversaciones. • Las buenas maneras demostradas en sus relaciones sociales y profesionales deben continuar en la mesa. Manejo de los cubiertos. • Si es invitado a un restaurante la cuenta la paga quien invita. • La etiqueta a seguir en la mesa no difiere de la de otros muchos países. etc. ORDEN DEL ACTO. bailando. • Las cenas suelen alargarse hasta altas horas de la madrugada charlando y. Mostrar sus buenos modales en la mesa es muy importante pues suele ser un lugar donde se pone de manifiesto la buena educación. en algunos casos. de lo contrario. sus anfitriones querrán abonar la cuenta al ser usted de fuera.

". pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla.. Hay que evitar expresiones como "Concedo la palabra.Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los eventos desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan.. Cuando el que preside el evento anuncia la intervención de una autoridad de superior rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra. . Debe ser presentado. al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige. Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra.. Una vez que se ha constituido la presidencia. En estos casos. debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside. Lo más recomendable es que el que preside disponga de una hoja con el orden del día. suele poner fin a la parte formal de los programas. De no darse tal circunstancia "Tiene la palabra.".". Si el anfitrión ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor. etc. En eventos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretación de los himnos oficiales.". debe cederle igualmente la conducción del evento. En todos los eventos debe haber orden del día y una persona que conceda la palabra. que lee en cada momento. aunque los demás intervengan desde un atril.. sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión hasta el atril o micrófono. El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. Por lo general. Sin embargo.. debe disponer de un micrófono fijo en su puesto. nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido.. Suele ser el evento central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración. "Puede hacer uso de la palabra.. quien preside lee el orden del día anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la intervención) a los que hagan uso de la palabra..

gustos. • Si alguien llega con un invitado no esperado. Simple cortesía. puede establecer un orden de ubicación por afinidad en conocimientos. que no haya un mismo número de personas de ambos sexos.UBICACIÓN ESTRATEGICA DE INVITADOS EN UN EVENTO Salvo que lo dedique el protocolo por regla general. aunque sean particulares. • Los anfitriones se suelen sentar enfrentados. a la derecha del anfitrión debe situar al invitado de mayor rango o invitada de honor. con lo que estará mejor atendida al lado de su pareja). hay algunas reglas básicas que deberían tener en cuenta quienes organizan encuentros. sino ha tenido más remedio que invitarles. los invitados son colocados según las preferencias personales de los anfitriones. • A la derecha de la anfitriona debe situar al invitado de mayor rango o invitado de honor. a enemistades o personas que no se caen demasiado bien. • Para lograr una más mejor "mezcla" las de los invitados suelen y una conversación fluida. que nadie hable el mismo idioma que esta señora o señor. nada más. generalmente). • En el caso. que haya más hombres o mujeres. Por supuesto. parejas se sentar separadas. más habitual de lo que parece. Y de igual forma. en los extremos o bien en el centro de la misma (mesas rectangulares o ligeramente ovaladas. siempre tratando de no descolocar el orden que habían . Sin embargo. profesiones o cualquier otro criterio que pueda hacer la velada más cordial y agradable. No es aconsejable poner a las parejas juntas. lo más alejados posibles. salvo razones muy especiales (por ejemplo. es decir. hay que buscarle un sitio. o uno a cada lado de la mesa. es preferible dejar a dos hombres juntos que a dos mujeres juntas. • Cuando el número de invitados sea grande.

y en cualquier país. se pueden perder por la impuntualidad. • Llegar tarde es tan malo. para "cuadrar" el nuevo espacio disponible. Mentiras!! No es para nada elegante ni educado hacerlo. Es una decisión de cada cual.establecido los anfitriones. Los buenos anfitriones siempre suelen estar preparados para estas ocasiones. los anfitriones pueden hacer apuntes. Hay anfitriones que optan por no retirar el cubierto. Tampoco se debe exagerar y ser como los invitados que están una hora antes en el lugar. un show. como llegar muy temprano. • Para terminar. y haciendo un ligero desplazamiento del resto de cubiertos. . empleo. • Cualquier cita de negocios. si se diera el caso. relativamente particulares. llegar tarde a un sitio solo demuestra falta de interés e impuntualidad. El "invitado sorpresa" comprenderá. con toda seguridad. su ubicación especial. que será. por lo que es de más cache llegar algo tarde y darse importancia. Por esto siempre es mejor llegar unos minutos antes de la hora fijada y no unos minutos después. hay que indicar. en torno a la mesa. en función de su propio criterio. o debería hacerlo. ayudando a terminar la organización del evento. la puntualidad es una de las normas básicas de la buena educación. Para los colombianos en especial es muy normal llegar tarde a una fiesta o un cumpleaños. para garantizar una velada mucho más agradable a todos sus invitados. • La falta de alguno de los invitados puede suplirse retirando su cubierto. que salvo encuentros muy formales. LA PUNTUALIDAD Y LA CORTESIA En cualquier ámbito que nos movamos. la mayoría de la gente asume que el que llega temprano está demostrando exceso de tiempo y poco estatus.

un baile. por lo que se debe programar con suficiente tiempo de antelación por lo que el envío de las invitaciones debe hacerse también con suficiente tiempo ya que los invitados de cierta importancia o autoridad suelen tener sus agendas copadas de compromisos. LOS ANFITRIONES Y EL COMPROMISO SOCIAL Una vez definida la lista de invitados. se puede hacer por medio de una tarjeta de invitación. • La falta de puntualidad se debe justificar solamente a los anfitriones y en privado. aunque a usted le parezca exceso de personalidad. • Si usted es una personas impuntual por naturaleza. se puede realizar una invitación informal ya sea personalmente o telefónicamente. • El anfitrión de un encuentro deberá estar por lo menos una hora antes de la hora prevista en el lugar de encuentro para verificar la organización. o por medio de una carta. como amigos y familiares. no es muy conocida puede incluir un pequeño mapa o plano. Este tiempo no se debe aprovechar para llegar tarde. o los invitados son muchos. mientras se reúnen la mayoría de los invitados.• En muchas fiestas donde el acto principal es un homenaje a alguien. como orientación para sus invitados. pues nunca se verá educado ni "chic" llegando tarde a todas partes. intente cambiar. • Si la zona de la reunión. En caso de que el encuentro sea un poco más formal. dentro de la invitación. Si son muchos los invitados y son de confianza. etc… se suele esperar un tiempo de cortesía en el que se coloca música para interactuar. se procede a realizar las invitaciones. unas palabras. . e ir recibiendo a sus invitados. • Recuerde que a la importancia del evento depende de la ocasión y de los invitados. bailar o se ofrece un aperitivo o pasabocas. a menos que tenga una buena disculpa.

• Controlar con diplomacia todo tipo de situaciones. etc.). conversar. no solo debe ser buen organizador. comportarse e incluso debe saber cómo salir de situaciones embarazosas o incómodas. siempre que el protocolo del evento lo permita. para entre que los invitados y es un vayan buen interactuando "elemento" y de ellos. • Cuando se organiza un evento es importante saber crear un ambiente agradable para todos los invitados. entretenimiento mientras se espera a que lleguen todos los • El / Los anfitriones deben recibir en la puerta a sus invitados.• Si la invitación es a una finca. invitados que han bebido más de la cuenta. por lo que debe saber hablar. para saludarles e invitarles a pasar incorporándose a la reunión. Las cualidades de un buen anfitrión: • Recibir y despedir con amabilidad y cortesía a todos los invitados. además del plano es bueno disponer de un espacio. También es importante realizar las correspondientes presentaciones entre los invitados que no se conocen. • Un buen anfitrión. es importante conociendo invitados. hora de llegada. ya que la mayoría de los invitados llegarán en su propio vehículo. Por lo es fundamental que al elaborar una lista de invitados se debe tener en cuenta su estatus social. para parqueo. • Ofrecer previamente un pequeño aperitivo o pasabocas. también tiene que ser buen "relacionista público". esto con el fin de permitir un mayor organización en la asignación de mesas y atención personalizada por parte del /los anfitriones. hacienda o similar. (discusiones. • Si hay muchos invitados se puede poner en la tarjeta. . con intervalos de 10 o 15 minutos para cada grupo.

desarrollo del evento. el anfitrión debe estar atento a todo cuanto evitando que cualquier imprevisto estropee el acontece. CÓMO REALIZAR UNA INVITACION. dependiendo del tipo de evento hay varias maneras para invitar. suele requerir un tipo de invitación distinto. es correcto hacer una invitación telefónica. caminando con soltura charlando con todos los invitados en lo posible y haciéndolos sentir cómodos a todos. • Cuando en la celebración va a contar con invitados compuestos por amigos y familiares. vamos con las invitaciones en el ámbito más cercano. de amigos y familiares. ceremonia. la época del año y el gusto de la mayoría de los invitados. Una pareja de adultos mayores entre un grupo de jóvenes. evitando colocar juntas personas con enemistad. tímidos o retraídos que sean. puede ser una buena . evento. • En resumen. Hay que tener en cuenta las normas de protocolo para eventos. etc. la decoración y el ambiente en general.. por muy malgeniados. no más de quince o veinte. • Cuando la celebración es más numerosa. Dejando a un lado los eventos más formales u oficiales. o a un invitado extranjero entre personas que no hablan su idioma.• Mantenerse en movimiento por todo el salón. evento. • Elegir el menú adecuado según el tipo de evento. es más adecuado realizar las invitaciones por medio de una invitación impresa. • Cuando se invita a un número pequeño de comensales. Cada celebración. al igual que con la bebida. donde siempre debe enviarse una invitación impresa.. • Saber ubicar a los invitados.

es más correcto adecuarse a la costumbre o tradición local que imponer propuestas propias. aunque pueden darse en su propio despacho. se suelen ofrecer en alguna dependencia privada de la empresa o del Ministerio. y si queremos un . Los más conocidos son los ofrecidos por los políticos para hablar de diversos temas de actualidad. es posible invitar de forma personal a los que viven en su misma ciudad y por medio de invitación impresa a los que viven fuera. suelen ser entre las 8 y las 10 de la mañana. En estos desayunos de trabajo se ofrecen. Los brownies y ponques son algunos de los principales ingredientes de los desayunos. etc. informar sobre algo. No deben dejarse a un lado. Los desayunos de trabajo (entrevistas. En ese caso. té y chocolate. mermelada. • La mayor de parte las de las celebraciones conllevar familiares.opción invitar a la familia de forma telefónica y a los amigos por medio de una invitación impresa. mantequilla. • Si se atiene a criterios de lugar de procedencia de sus invitados. las costumbres y tradiciones regionales que se tienen con respecto a algunos tipos de celebración o ceremonia. suelen invitación telefónica o personal. leche y agua. DESAYUNOS DE TRABAJO. un a excepción bodas. Suelen hacerse en hoteles. etc. si se convoca a pocos periodistas.). Si son de carácter privado. pan tostado. el horario puede variar. al igual que en el resto de los desayunos bebidas calientes como café. bebidas frías como zumos. En cuanto a los alimentos se ofrecen bollería. aunque dependiendo del país.

Universidad del Norte Manual de buenas costumbres y modales.org/consejos/buen-anfitrion-en-casa/ Bibliografía Manual de Protocolo.desayuno más internacional se pueden ofrecer alimentos más consistentes como bacón. http://www.protocolo.org/ http://www. Webgrafía. algún tipo de fiambre. etc. queso. Manuel Antonio Carreño Muñoz . huevos.elpoderdelamente.

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