Redaccin y presentacin de la propuesta del sistema MTODOS DISPONIBLES La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de sistemas

ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redaccin y presentacin tenga gran cuidado. El ingeniero puede crear una propuesta de sistemas con xito mediante el uso de tres mtodos. Estos mtodos comprenden la organizacin eficaz del contenido, un estilo profesional de redaccin, y la presentacin oral de la propuesta de una manera informativa. LA PROPUESTA DEL SISTEMA Organizacin de la propuesta del sistema Una vez que ha recopilado el material que va a incluir en su propuesta de sistemas, necesita integrar toda esta informacin de una manera lgica y visualmente atractiva. Esto implica incluir como elementos fundamentales, un estilo eficaz de redaccin, el uso complementario de figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta.

Que incluir en la propuesta de sistemas Existen diez secciones principales que integran el documento de la propuesta del sistema. Cada seccin cuenta con una funcin especial; y eventualmente, la propuesta debe apegarse al orden siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Carta de presentacin. Pgina del ttulo del proyecto. Contenido. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones). Descripcin del estudio de sistemas con la documentacin apropiada. Resultados detallados del estudio de sistemas. Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran). Recomendaciones del ingeniero de sistemas. Resumen. Apndices

Carta de presentacin. La propuesta del sistema debe ir acompaada de una carta de presentacin para la direccin y para el grupo de trabajo de la Administracin de los Servicios. Debe incluir a aquellos que participaron en el estudio y resumir los objetivos del mismo. La carta de presentacin tambin puede Ilevar la fecha y el lugar para la presentacin oral de la propuesta del sistema. La carta de presentacin debe ser concisa (mximo una pgina) y, con un estilo coloquial, ya que su funcin es poner al tanto a la direccin sobre la propuesta del sistema. Pgina del ttulo. Incluye en la pgina del ttulo el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del grupo de anlisis de sistemas y la fecha en que se presenta la propuesta. La informacin contenida en la pgina del ttulo debe ser muy clara. La titulacin de un proyecto tiene ms de arte que de ciencia. El ttulo de la propuesta debe expresar con precisin el contenido de la propuesta, pero tambin debe implicar cierta imaginacin. En ocasiones, conviene la aliteracin, al utilizar las mismas letras para comenzar cada palabra ("El Sistema Soado "), pero hay muchas otras ideas que tambin pueden servir, tales como utilizar un ttulo principal con un subttulo separado por una coma. Si durante el desarrollo del proyecto se cre un acrnimo, que la organizacin reconozca y respete, puede Ilegar a utilizarse en el ttulo. El punto principal es que el ttulo es muy importante para lograr que el lector se interese en la propuesta y no debe plantearse como una idea posterior. Contenido (ndice). Es de gran utilidad para los lectores en las propuestas largas. Si la propuesta es corta (menos de 10 pginas), omita el ndice aludido, ya que en un documento tan corto sera superfluo. La clave para elaborar un ndice de contenido, es prepararlo durante el desarrollo de la propuesta, cuando el ingeniero redacta las secciones y las subsecciones y las identifica con ttulos

expresivos, indicando el contenido de cada una de ellas. Mientras ms conciso sea el ndice Ilegar a ser ms eficaz. Resumen ejecutivo. Los resmenes ejecutivos estn tan bien difundidos en el mundo de los negocios que se han vuelto un clich para los integrantes de la organizacin con el tiempo medido, ya que con slo hojear estos resmenes, uno se entera de manera somera de las actividades de las organizaciones. Si bien Ilegamos a bromear con el clich, entendemos que un resumen ejecutivo bien redactado es decisivo para la propuesta del sistema. El resumen ejecutivo, en 250 a 375 palabras, entera de quin, cul, cundo, dnde, qu y el cmo de la propuesta, tal y como ocurre con el primer prrafo de un artculo del diario. Va directo al corazn del proyecto de sistemas, de tal forma que quien lo lea tenga una idea precisa de lo que ocurre. Tambin debe incluir las recomendaciones de los ingenieros de sistemas y las acciones deseadas de la gerencia, ya que algunas personas slo Ilegarn a leer tal resumen. El resumen ejecutivo es difcil de escribir, ya que su contenido debe ser conciso. Debe escribirse slo cuando se haya completado el resto de la propuesta, pues es en tal momento cuando el ingeniero tendr una visin completa y adecuada de lo que propone. Descripcin del estudio de sistemas. Esta seccin proporciona informacin acerca de todos los mtodos utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio. Debe incluirse en esta seccin cualquier cuestionario, entrevista, muestreo de datos de archivo, observaciones o prototipos que se hayan utilizado en el estudio de sistemas. Basndose en los conceptos presentados acerca de sus expectativas para la propuesta, escriba un resumen ejecutivo de una pgina, que sirva como la primera pgina del informe. Es absolutamente necesario resumir sus recomendaciones en trminos muy sencillos. Utilice un formato atractivo y siga los lneamientos de los resmenes ejecutivos. Las fuentes de informacin utilizadas para investigar el sistema, incluyen la lista de personas entrevistadas y observadas y los formularios que fueron analizados. Todo esto puede incorporarse como evidencia de que se ha concluido un estudio completo. Esta seccin sirve tambin para demostrar a la gerencia, el grado de cobertura y profundidad del estudio. Resultados detallados del estudio de sistemas. Esta seccin detalla lo que el ingeniero de sistemas ha encontrado acerca del sistema, a travs de los mtodos descritos en la seccin anterior. Cualquier conclusin acerca de los problemas que presenta el sistema se expresan en esta seccin. Esto incluye tipos y frecuencia de los errores; las cargas de trabajo actuales y proyectadas, y la manera en que las enfrenta el sistema actual. Esta seccin presenta los problemas con el sistema. Se incluyen aquellos problemas u oportunidades que sern referidos por las alternativas que se van a presentar en la siguiente seccin. Alternativas del sistema. En esta parte de la propuesta, el ingeniero presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera directa a los problemas anteriormente sealados. El anlisis preliminar debe incluir las dos o tres mejores alternativas, aunque se pudiera contar con ms de tres soluciones. Entre las alternativas debe incluirse la de mantener el sistema actual. Cada una de las alternativas (aun aquellas que mantienen el status quo) deben analizarse de manera separada. Describe los costos y los beneficios de cada situacin. Esta seccin es un lugar excelente para insertar aquellas grficas que comparen con claridad los costos y beneficios de cada solucin. Ya que es frecuente encontrar ventajas y desventajas en cualquier solucin, asegrese de incluir a cada una de ellas. Cada alternativa expuesta debe indicar con claridad lo que debe hacer la gerencia para su implantacin. Su redaccin debe ser lo ms clara posible; por ejemplo: "Comprar microcomputadoras para todos los gerentes medios"; "Comprar software comercial para la administracin del inventario"; "Modificar el sistema actual mediante el financiamiento de los esfuerzos internos de programacin"; y, as sucesivamente. Recomendaciones del ingeniero del sistema. Una vez que el grupo de anlisis de sistemas ha ponderado las alternativas, tendr una opinin definida acerca de cul solucin sera la ms adecuada. En esta seccin se presenta la solucin recomendada. Incluye los motivos que apoyan a las recomendaciones del grupo, de tal forma que sea fcil de comprender. Resumen de la propuesta. El resumen de la propuesta es un planteamiento breve que refleja lo contenido en el resumen ejecutivo. Sin embargo, no debe presentar al pie de la letra el material del resumen ejecutivo. Da los objetivos del estudio y las soluciones recomendadas. Tambin permite que

el ingeniero enfatice una vez ms la relevancia del proyecto y su factibilidad junto con el valor de las recomendaciones. Concluya la propuesta con una frase positiva. Apndices. Esta es la ltima parte de la propuesta de sistemas y puede incluir cualquier informacin que el ingeniero de sistemas considere de inters para individuos especficos, pero sin ser indispensable para la comprensin del estudio de sistemas y de lo que se propone. Los apndices pueden incluir toda correspondencia pertinente, un resumen de las etapas concluidas durante el estudio, grficas con mayor detalle para el anlisis de las propuestas; o incluso otros estudios de sistemas realizados con anterioridad. Aunque es importante contar con un apndice completo, no lo sature sin sentido con grandes volmenes de informacin. Si el material no es suficientemente importante como para presentarlo en el cuerpo de la propuesta, quiz no deba ser incluido. Es difcil plantear heursticos de utilidad acerca de la dimensin adecuada de la propuesta de sistemas. Mantenga en mente que el tamao de la propuesta es directamente proporcional al tamao de las modificaciones o del sistema que se propone. Una pequea alteracin al sistema no debe presentarse en una propuesta de 300 pginas. Una vez que redact la propuesta del sistema, seleccione cuidadosamente a quienes enviar el informe. No todos requieren ni deben recibir una copia. Entregue personalmente el informe a las personas que haya seleccionado. Esto puede causar una buena impresin, al contagiarles su entusiasmo e involucrarlos en el proyecto. Su presencia es importante para la aceptacin y el xito final del sistema.

La eleccin de un estilo de redaccin La eleccin del estilo estar determinada por lo que observe en las propias publicaciones de la organizacin, aunque un estilo de redaccin comercial sera lo ms adecuado para escribir una propuesta de sistemas. Si la audiencia a quien se dirige favorece cierto estilo, no deje de utilizarlo en su propuesta. Mantenga en mente a la audiencia de tal forma que la presentacin de la informacin sea fcilmente comprensible para ellos, sin llegar a ser condescendiente. Esto requiere de buen tacto, ya que debe contar con el suficiente nivel de detalle para que la direccin soporte sus decisiones sin Ilegar a abrumarlos. Mantenga las referencias en un mnimo y no utilice pies de pgina. Cuando sea apropiado haga uso de ejemplos, ilustraciones, diagramas, tablas, figuras y grficas para el apoyo de los principales puntos de la propuesta.

El uso de figuras para una comunicacin eficaz Hasta este momento no se ha dejado de enfatizar que debe considerar a su audiencia conforme desarrolle la propuesta de sistemas. Las tablas y las grficas, as como las palabras son importantes para capturar y comunicar el sistema propuesto. De hecho, la mayor parte de la informacin que recopila el ingeniero puede comunicarse con facilidad, mediante una combinacin de figuras y palabras, ms que de palabras nicamente. La integracin de figuras en su propuesta, es un indicio de que est al tanto de las diferentes maneras de que la gente asimila la informacin. Las figuras de un reporte complementan la informacin escrita. Nunca se deben presentar solas las tablas y las grficas. Aunque tcnicamente no se consideran como ayudas visuales, las tablas permiten agrupar y presentar los datos que el ingeniero desea comunicar al lector, en una forma diferentes Las tablas son ms similares a las figuras, que al texto escrito y por lo tanto se expondrn a continuacin. Las tablas cuentan con encabezados de columnas y de renglones para presentar de una manera organizada los datos estadsticos o alfabticos. Cada tabla deber numerarse a partir del origen, conforme aparezcan en la propuesta y deben titularse con claridad. Algunos lneamientos para las tablas son los siguientes: 1. Incluya slo una tabla por pgina e intgrela en el cuerpo de la propuesta, ms que relegarla al final. 2. De ser posible, trate de ajustar verticalmente toda la tabla en una sola pagina. 3. Numere y titule la tabla en la parte superior de la pgina. descriptivo y claro. El ttulo deber ser

4. Identifique cada rengln y columna. Si fuera necesario, use ms de un rengln para un ttulo. 5. Utilice marcos o recuadros de la tabla si el espacio lo permite. Las columnas que se ordenan verticalmente pueden mejorar la legibilidad. 6. Utilice asteriscos si fuera necesario para explicar con ms detalle la informacin contenida en la tabla. En el captulo de costos se presentaron varios mtodos para comparar los costos y beneficios. Presente los resultados tabulados de estas comparaciones en la propuesta de sistemas. Debe incluirse la tabla que ilustre los resultados del anlisis, si se Ileva a cabo un anlisis de punto de equilibrio. El retorno de la inversin debe mostrarse en tablas que servirn como soportes adicionales para las grficas. Tambin puede incluirse en la propuesta de sistemas una pequea tabla que compare los sistemas de cmputo y otras opciones. Esta seccin cubre los diferentes tipos de grficas, y se incluyen las grficas de lneas, de columnas, de barras y de circulares. Las grficas de lneas, de columna y de barras comparan variables, mientras que las de circulares ilustran la integracin porcentual de una entidad. Se presentan a continuacin ciertos lineamientos para un uso eficaz de las grficas dentro de una propuesta: 1. Dibuje slo una grfica por pgina, a menos que haga una comparacin crtica entre las grficas. 2. Integre las grficas en el cuerpo de la propuesta. 3. D a las grficas una numeracin consecutiva y un ttulo adecuado. 4. Identifique cada eje, lnea, columna, barra o segmento del crculo o de la grfica. 5. Incluya una clave que indique los diferentes tipos de lneas de color, barras sombreadas o reas reticuladas. La explicacin con respecto a las grficas comenzar con el tipo ms sencillo, que es la grfica de lneas. Grficas de lneas. Las grficas de lneas se utilizan bsicamente para mostrar cambios en el tiempo. No hay otro tipo de grfica que lo muestre con mayor claridad que una grfica de lneas. En una grfica se pueden ilustrar cambios desde una hasta cinco variables. Sin embargo, una grfica de lneas tambin se utiliza para mostrar algo ms que el tiempo en el eje horizontal. Esto ocurre cuando uno tiene que estimar cundo se interceptarn dos o ms lneas. Las grficas de lneas tambin son tiles cuando se desea presentar a los tomadores de decisiones los resultados de un anlisis de retorno de la inversin o el anlisis de punto de equilibrio. La representacin grfica del periodo de retorno de la inversin permite ilustrar la factibilidad econmica del sistema propuesto, asimismo sera una grfica de resultados de punto de equilibrio. Grficas de columnas. Otro tipo familiar de grfica es la Ilamada grfica o tabla de columnas. Las grficas de columnas permiten la comparacin entre dos o ms variables en el tiempo, pero con frecuencia se utilizan para comparar diferentes variables en un tiempo especfico. Aunque no muestran la tendencia tan bien como las grficas de lneas, ni permiten estimar con facilidad el valor de las columnas, muchas personas consideran que son ms fciles de entender que las grficas de lneas. Grficas de barras. Las grficas de barras son similares a las grficas de columnas, pero nunca se utilizan para mostrar una relacin en un periodo de aos; ms bien, se utilizan para mostrar variables o variables dentro de ciertos clases o categoras, durante un periodo especfico. Las barras pueden organizarse de mltiples maneras. Pueden ser alfabtica, numrica, geogrfica o secuencialmente u ordenarse por su magnitud. Por ejemplo, en una propuesta de sistemas, una grfica de barras puede ser til para comparar el volumen de facturas enviadas, el volumen de cuentas de clientes totalizadas y el volumen de facturas de los vendedores procesadas por el sistema de cmputo durante julio. Una grfica de barras es una

de las grficas ms populares y permite hacer comparaciones de manera directas pero se utiliza bsicamente para comparar diferentes magnitudes en un momento particular en el tiempo. Grficas circulares. Otro tipo comn de grficas es la grfica de crculo o de torta. Se utiliza para ilustrar la manera en que se distribuye el 100% de un recurso en un perodo especifico. Los datos presentados comienzan a las 12 horas en el crculo y corren en el sentido de las manecillas del reloj; colocando el porcentaje mayor (la rebanada ms amplia del pastel) junto con la siguiente ms importante; y as sucesivamente, hasta la ms pequea. Apguese a esta convencin a menos que quiera ilustrar contrastes dramticos en los porcentajes, colocando los porcentajes mayores junto con los ms pequeos. Las grficas circulares son ms fciles de leer que las grficas de columnas apiladas o las grficas porcentuales. Su principal inconveniente consiste en que requieren de mucho espacio en cada pgina. En vez de dibujar en grficas individuales de pastel, sera preferible elegir alguna de las otras grficas porcentuales mencionadas con anterioridad si el ingeniero deseara ilustrar ms de seis categoras. Ya se han recomendado las grficas de Gantt para la programacin de proyectos de sistemas. En la propuesta de sistemas no deje de incluir una grfica de Gantt. Esta grfica indica cundo concluir el proyecto y tambin muestra el tiempo requerido para cada actividad de anlisis y diseo contemplada. Los diagramas PERT son otro tipo especializado de grfica para audiencias ms tcnicas. En el apndice de la propuesta de sistemas puede incluirse un diagrama PERT para precisar las rutas de trabajo que el grupo de anlisis de sistemas ha planeado. Cuando los lectores revisen la propuesta, harn uso de los diagramas PERT que proporcione, para, observar si las fechas de las actividades crticas fechas lmite para la organizacin entran en conflicto con otras. Lineamientos para el uso de figuras en la propuesta de sistemas Las figuras (tablas y grficas) pueden lograr una comunicacin que no es posible alcanzar mediante el uso exclusivo de palabras. Cuando prepare la propuesta de sistemas, recuerde que puede aprovechar aquellas grficas y tablas que haya utilizado para el planeamiento. Los siguientes lineamientos para el uso de figuras, le permitirn mejorar la calidad de la propuesta de sistemas. 1. Cada vez que sea posible, integre la figura en el cuerpo de la propuesta. La figura puede colocarse en la pgina siguiente a su primera referencia. Si su intencin es relegar la figura a un apndice, no sera entonces relevante su inclusin. 2. Presente siempre las figuras en el texto, despus de que se mencionen. 3. Interprete siempre las figuras por medio de palabras y nunca las deje sin explicacin. 4. Titule todas las figuras, rotule cada eje y proporcione las leyendas que sean necesarias. 5. Utilice ms de una figura si fuera necesario, de tal forma que no se saturen visualmente. Adopcin de un estilo nico para la propuesta Consideraciones visuales y de formato Las propuestas son documentos persuasivos. Los mejores argumentos para alcanzar un objetivo especfico se han reunido en la propuesta de sistemas. En consecuencia, la propuesta debe ser persuasiva desde el punto de vista visual. El contenido y el estilo van de la mano; si se descuida esta relacin se perjudicar el objetivo de la propuesta. Uso de espacios en blanco. Los espacios en blanco distribuidos a lo largo del texto de la propuesta de sistemas permiten destacar las ideas, asegurando que no pasarn desapercibidas. Sea conciso en su escritura; de tal forma, que puedan utilizarse espacios en blanco, sin Ilegar a extender demasiado la longitud del documento. Deje mrgenes de una pulgada en la parte superior, inferior e izquierda de cada pgina. Uso de ttulos y subttulos. El uso de ttulos y subttulos se vuelve decisivo, en especial si la propuesta es larga. Los ttulos separan cada una de las secciones y ubican al lector en el contexto de la seccin principal. Si se redactan con imaginacin, los ttulos permiten que el lector siga la lgica de la redaccin y no pierda el inters. Los subttulos sirven de la misma manera, pero se refieren a

puntos ms especficos. Cuando se toman en conjunto, los ttulos y los subttulos deben proporcionar un bosquejo til e instructivo del documento. Los ttulos deben destacarse de varias maneras para informar al lector de los cambios de seccin. Lo ms comn es utilizar: letras maysculas, centrado, uso de sangras, subrayado, negritas o cualquier combinacin de stos. Los ttulos y subttulos deben distinguirse unos de otros, no slo por su contenido sino por su ubicacin en la pgina y el uso de cualquiera de los tratamientos anteriores. Para que los ttulos y los subttulos sean efectivos, el ingeniero debe ser consistente en su uso a todo lo largo de la propuesta, ya sea que se apegue a un manual de estilo o emplee un estilo personal, no deje de ser consistente en su aplicacin para maximizar el impacto de los ttulos y los subttulos. Numeracin de las pginas. Es importante numerar cada una de las pginas, ya que los nmeros de las paginas son la forma ms rpida de ubicacin. Los nmeros pueden ubicarse en cuatro lugares: Ya sea en la esquina superior derecha de la pgina; de manera alternada en las esquinas. izquierda y derecha, si es que el material se imprime por ambos lados; pie de la pgina o en la parte superior de la pgina. Sea consistente con cualquier posicin que elija. En la tabla de contenido indique la pgina que le corresponde a cada uno de los ttulos principales. Referencias y apndices. La mayora de los lectores de la propuesta de sistemas, apreciarn que las referencias de material externo sean mnimas, si fuera necesario, incluya al final de su informe las referencias a doble espacio, y con un formato consistente. Los lectores de las Propuestas tienen, en general, diversos intereses en la organizacin. Si la propuesta intenta dirigirse, tanto a tcnicos como a gente comn, sera apropiado incluir apndices con las especificaciones tcnicas. Una alternativa puede ser la presentacin adicional de una versin ms detallada de la propuesta que contenga los detalles tcnicos, aunque no debe olvidar el tiempo y los costos involucrados. Debe solicitar un momento especfico para la presentacin oral de la propuesta de sistemas. Estas son oportunidades excelentes para vender sus ideas y el sistema, as como contestar cualquier pregunta que se planteara. Las presentaciones orales permiten mantener su presencia en la organizacin y siempre sern indispensables. PRESENTACIN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS El tema de la presentacin obviamente es la propuesta de sistemas (o alguna parte de ella). Las siguientes consideraciones incluyen quines deben conformar la audiencia de la presentacin y como organizar apoyar y realizar la presentacin oral. Todos estos aspectos se encuentran relacionados y las examinaremos por separado con el fin de enfatizarlos con claridad. Comprensin de la audiencia As como la audiencia del documento de la propuesta define su estilo de redaccin, el nivel de detalle y el tipo de figuras, el conocimiento de la audiencia de la presentacin oral permite al orador descubrir que tan formal debe ser, que presentar y que tipo de ayudas visuales debe incluir. Es imperativo conocer a quien se dirigir. Si el auditorio es homogneo, la tarea del ponente es ms fcil, ya que slo debe satisfacer unos cuantos puntos de vista. Aunque no intentamos analizar de manera extensiva los tipos de audiencia, hay ciertos puntos que deben tomarse en cuenta acerca de las diferencias entre audiencias. Uso de datos demogrficos Los datos demogrficos pueden obtenerse a travs de cuestionarios, entrevistas y datos de archivo. Los datos demogrficos bsicos incluyen la edad del empleado, su sexo, educacin, puesto dentro de la organizacin y la antigedad en el puesto actual. Adems, al recopilar estos datos entrese de los requerimientos potenciales de informacin que pueden solicitarse, y con ello lograr que su audiencia alcance una mejor comprensin durante la presentacin oral. Consideraremos a los ejecutivos y a los principales usuarios como la audiencia que tomar la mayora de las decisiones acerca del sistema propuesto. Sin embargo, la mayora de los ingenieros que presentan una propuesta de sistemas se encuentran con combinaciones de estas dos audiencias bsicas, ms que con un grupo homogneo. Audiencias de ejecutivos

Esta audiencia se compone de la alta direccin o la gerencia, quienes son los principales tomadores de decisiones dentro de la organizacin. Ellos pueden o no tener experiencia tcnica en el rea bajo discusin y esto es algo que el ingeniero debe identificar durante la definicin de los requisitos de informacin previos a la presentacin de la propuesta. Los ejecutivos requieren de suficiente informacin para tomar decisiones documentadas, pero durante una presentacin oral, no vale la pena invertir tiempo en aspectos extremadamente tcnicos. La informacin costo/beneficio es pertinente en las presentaciones a ejecutivos. Pueden ser de utilidad algunos ejemplos (eventos breves, una cita, algo que soporte un punto principal) e ilustraciones (historias mas largas con un principio y final de desarrollo, a los cuales pueda referirse de manera repetida a lo largo de la presentacin. Tambin pueden utilizarse para audiencias ejecutivas, estadsticas contenidas en ayudas visuales, tales como grficas o diagramas. Sea respetuoso de las restricciones de tiempo, ya que el tiempo es el recurso mas valioso del tomador de decisiones. Ensaye la presentacin oral, de tal forma que pueda controlar su duracin. Deje suficiente tiempo para preguntas y comentarios del momento y no se mantenga a la defensiva. Sea abierto y honesto al responder preguntas y no se resista a admitir que desconoce la respuesta. Est al tanto de las preguntas de su audiencia y no deje de contestarlas. Usuarios principales Los usuarios principales difieren de los ejecutivos, en el sentido de que de hecho estarn utilizando (y tal vez an desarrollando) la salida del sistema. Mientras que ellos tambin tienen responsabilidades de toma de decisiones, y como usuarios, la propuesta de sistemas tambin les concierne. Al dirigirse a los usuarios principales, considere discutir los cambios que ocurrirn en su trabajo, junto con una descripcin de los detalles operativos. Son de mucha utilidad los ejemplos con ilustraciones. La exposicin de testimonios (esto es, apoyos de los individuos para puntos principales) tambin es una posibilidad, as como comentarios autorizados (provenientes de una fuente conocida y respetable) acerca de los beneficios del sistema propuesto. El anlisis de costos y beneficios tambin puede servir para esta audiencia, pero es probable que no sea el foco principal de la charla. Pueden ser de utilidad con los usuarios principales, las ayudas visuales de muestras de la salida o de otros prototipos del sistema. Debe considerarse cualquier ayuda visual que permita al usuario concebir el uso del sistema. Organizacin de la presentacin de la propuesta del sistema Los tpicos han sido determinados y son aquellos problemas que existen con el sistema actual, as como el sistema que usted y su equipo de sistemas propone para resolverlos. Lo anterior implica que los ponentes de propuestas de sistemas tienen resuelto un problema de decisin, pues escoger un tpico es con frecuencia la labor ms difcil para el expositor Revise todos los datos reunidos de la organizacin que se encuentren resumidos en la propuesta de sistemas. Tome cuatro o cinco puntos principales que sean la esencia de la propuesta. En particular, verifique el resumen ejecutivo, las secciones de recomendaciones y el resumen de la propuesta. Si el tiempo disponible para la presentacin oral es mayor de media hora, los puntos principales pueden ampliarse a nueve o ms. Sin embargo, en una presentacin oral, el asistente Ilega a retener no ms de cuatro a seis puntos. Cada uno de los puntos principales del informe oral debe contar con un soporte. No es correcto plantear un punto principal y no justificarlo. Se tienen numerosas opciones para apoyar los puntos principales. Estos incluyen ejemplos, ilustraciones, referencias de testimonios o de autoridades, y estadsticas. Recuerde que el ingeniero de sistemas cuenta con numerosas opciones para presentar el material; y no necesariamente son las mismas alternativas de la propuesta escrita. Planeacin de la introduccin y la conclusin Una vez que se ha trabajado en los puntos principales y en los puntos de apoyo puede redactarse una introduccin y una conclusin. Observe que la redaccin de una introduccin ocurre al final y no al principio. Esto es as porque la introduccin debe dejar ver a los cuatro o cinco puntos principales de la propuesta, lo cual es imposible determinar en un principio. Tal presentacin prepara a la audiencia para escuchar los temas que se ofrecen. La introduccin debe incluir un "aliciente", algo que mantenga intrigada a la audiencia respecto a lo que vendr despus. Esto debe ser un enfoque creativo de la propuesta, para que dirija de manera

unificada la atencin de la audiencia hacia el nuevo material que se presenta. Por ejemplo, una ancdota, analoga, referencia, un poema incluso una broma, pueden abrir con xito una presentacin, en lugar de un comienzo deslucido o trillado. Si se decide por el humor, este debe estar directamente relacionado con uno de los tpicos relevantes y el ingeniero debe capitalizarlo. La duracin de la introduccin debe ser proporcional al tiempo disponible para la presentacin; entre el 5 y el 10% del tiempo total del ingeniero debe utilizarse para desarrollar la introduccin; de tal forma, que si una charla dura 10 minutos, aquella debe contar con 30 segundos a un minuto. Al seguir este heurstico se sugiere que la introduccin sea concisa y escrita con atencin. Como se indic anteriormente, la introduccin y la conclusin de una presentacin oral se escriben en paralelo. Recuerde que esto es similar a la forma en que el resumen ejecutivo y el resumen de la propuesta se manejan durante la redaccin de la propuesta. Esto es as, porque las conclusiones deben reflejarse en la introduccin. Las conclusiones deben revisar los puntos principales de la propuesta, de manera similar a la presentacin de la introduccin. No debe repetir al pie de la letra las ideas principales expuestas en la introduccin, sino que debe reiterarlas y concluir con una frase impactante de manera similar al aliciente de la introduccin. Por ejemplo, si usted comienza haciendo una analoga del crecimiento del sistema con el crecimiento de una planta, regrese a tal analoga y conclyala. Una conclusin clara ser satisfactoria y tendr la aprobacin de su auditorio. Preguntas del momento Las preguntas pueden hacerse durante o despus de la presentacin. La contestacin de las preguntas durante la presentacin, hace a esta informal y relajada. Sin embargo, es un reto mucho mas serio y puede desviar de manera prematura la atencin hacia su propuesta. Es conveniente dejar las preguntas para el final, con el fin de mantener un control y comunicar de manera eficaz sus puntos de vista. Uso de ayudas visuales Los apoyos visuales que se utilizan en una presentacin oral funcionan de manera similar a las figuras del documento de la propuesta, ya que complementan el material asociado. Considere la posibilidad de contar con ampliaciones de las principales figuras de la propuesta, para utilizarlas durante la presentacin. Los elementos visuales deben tener una apariencia profesional (es muy conveniente contar con el apoyo de un artista). Los elementos impresos deben ser uniformes y visibles desde cualquier sitio del auditorio. Para esta ocasin, los apoyos visuales deben prepararse de antemano y no dibujarse durante la presentacin. Utilice paquetes de microcomputadora para producir elementos para su presentacin y sus reportes. Ahora es muy fcil producir diagramas, acetatos y diapositivas. Practique con el uso de los apoyos visuales para que cualquier conflicto con el equipo no Ilegue a ser el foco de atencin de la audiencia. Asegrese de que el equipo para la presentacin est disponible el da de su ponencia. Cuando exponga no deje de mirar directamente a la audiencia y no a la grfica. Uso de una computadora personal en la presentacin Uno de los apoyos visuales ms efectivos que puede utilizar en la actualidad es el de una pantalla de video conectada a una microcomputadora porttil. Si usted trabaja en el desarrollo de un sistema para computadoras personales, esto es doblemente cierto. Hay cierta logstica que debe considerar cuando Ileve una microcomputadora a la reunin de la propuesta. Si es posible, trate de utilizar un sistema de proyecciones de pantalla gigante, de tal forma (que cualquiera dentro del saln tenga a la vista la pantalla del monitor. Si esto no fuera posible, utilice varias microcomputadoras o monitores paralelos. Un heurstico til es no tener ms de cinco asistentes por cada monitor disponible. Las microcomputadoras son valiosas para presentar hojas de clculo con capacidad de simulacin. Por ejemplo, "que pasara si cayera significativamente la tasa de inters? Cmo afectara el perodo de retorno de inversin. El uso de una microcomputadora y de una hoja de clculo previamente desarrollada permite que el tomador de decisiones considere numerosos escenarios de simulacin durante la misma presentacin. El sistema que usted propone tiende a involucrar a las microcomputadoras. En este caso, las microcomputadoras actan como un prototipo y los usuarios y los tomadores de decisiones contarn con una idea concreta rpida de lo que ser el sistema resultante. No vacile en permitir que otras personas, adems del ponente opere la computadora, esto ha funcionado bastante bien; incluso a las personas que carecen de experiencia en cmputo, les parece interesante.

Por otro lado, no haga la presentacin del sistema slo en la computadora personal. Incluso si lleva la computadora a la presentacin, necesitar explicar lo que est haciendo. Tambin considere que las cosas pueden salir mal. Planee un mtodo alternativo para presentar el material en caso de que se presenten problemas de software o de equipo, que en el momento no puedan resolverse. Ahora que hemos expuesto las audiencias, el material de apoyo y las ayudas visuales, nos dirigiremos a la distribucin oral de la propuesta de sistemas. Aqu es donde la exposicin del sistema difiere radicalmente del documento de la propuesta.

Principios de la exposicin Al saber quien integra la audiencia, el ingeniero puede definir que tan formal ser su presentacin. Si en la reunin estar presente el director del consejo de administracin la presentacin debe ser formal. Si los usuarios principales, ms que los ejecutivos integran la audiencia, tal vez sea ms apropiado una presentacin de tipo taller. Una forma de establecer el nivel de formalidad de las presentaciones es asistir a diferentes reuniones de la organizacin antes de su presentacin. Esto permite entender las expectativas implcitas de la organizacin. Las expectativas se basan generalmente en costumbres establecidas, tales como que el ponente use un proyector de acetatos, presente diapositivas de 35 mm realizadas profesionalmente o ms an, distribuya un resumen de los puntos ms relevantes. Aunque estas costumbres pueden no Ilegar a mencionarlas los integrantes de la organizacin, su inclusin puede ser importante, si esto implica juzgarla dentro de los parmetros de una presentacin exitosa. Las reglas para la presentacin son: 1. Mantenga un nivel de voz suficientemente fuerte para que toda la audiencia lo pueda escuchar. 2. Mire a cada una de las personas de la audiencia conforme hable. 3. Elabore ayudas visuales, lo bastante grandes para que toda la audiencia las pueda ver. 4. Use gestos que sean naturales a su estilo de conversacin. 5. Inicie y concluya su charla de manera segura. El simple hecho de pensar que se encuentra frente a un grupo puede poner al expositor sumamente nervioso. De hecho, el mayor temor de las personas es hablar en pblico. Existen cuatro lineamientos que ayudan al ponente a vencer la ansiedad. Ellos son: 1) sea usted mismo; 2) preprese; 3) hable de manera natural (no memorice ni lea), y 4) respire con suficiente profundidad durante su exposicin. Cada uno de estos lineamientos se explicar en las siguientes secciones. Primer lineamiento: sea usted mismo "Sea usted mismo" implica que la personalidad del orador es muy importante para persuadir a la audiencia. Los expositores necesitan desarroIlarse asimismo en todos los aspectos de su personalidad, tales como: intelectual, emocional y espiritual. Los antiguos griegos, mantenan la idea de que los oradores alcanzaban el derecho de dirigirse a la audiencia a travs de un desarrollo pleno de su ser. La audiencia moderna parece no ser tan exigente. Sin embargo, una personalidad plenamente desarrollada ubica al orador en una excelente posicin para enfrentar cualquier contingencia durante su exposicin, tal como los asistentes crticos, sitios desfavorables, o tal vez algo tan mundano como sobreponerse a la falla del equipo. Tambin es una gran fuente de ideas cuando se intenta dar un giro creativo a material poco incitante. Segundo lineamiento: preprese Prepararse significa que mientras ms sepa de su tema ms fcil le ser al ingeniero exponerlo. Una excelente expositora instala lo que ella Ilama su "piloto automtico". Ella admite que Ilega a paralizarse, pero lo supera al tener pleno conocimiento de los puntos principales. Cuando expone, parece que permite a su subconsciente que trasmita su charla bien preparada. Esto significa que de antemano, habr que practicar la presentacin. Slo unos cuantos oradores, si es que los hay, tienen el don de improvisar un buen discurso. Cuando el expositor se prepara cuenta con la confianza de

que realmente tiene algo valioso que comunicarle a la audiencia y que superar cualquier cosa (inclusive la ansiedad) para comunicarlo. Tercer lineamiento: hable de manera natural Hablar de manera natural sin memorizar ni leer, parecera poco prctico, ya que el expositor que lee un texto redactado, tiene poco riesgo de separarse de sus principales puntos de vista. Sin embargo, la lectura contrarresta la credibilidad del orador, ya que se evita la oportunidad del contacto visual vital. Memorizar una charla disminuye la posibilidad de adaptarse de manera adecuada a una audiencia particular. Y cuando un orador pierde la ubicacin de su charla memorizada, es casi imposible recuperarla sin tropiezos. Aquellos que memorizan sus charlas tienden a apegarse al pie de la letra a la presentacin, relegando la comunicacin del contenido. Los ingenieros que memorizan o leen sus presentaciones se encuentran ante el riesgo de perder muy pronto el inters de su audiencia. En lugar de leer o memorizar, maneje en forma plena los cuatro o cinco puntos fundamentales de la propuesta. Confe en que tiene un mensaje que comunicar y que sabe cual es. Entrese de que materiales de apoyo acompaan a cada punto, pero no los escriba. Si el tiempo es corto avance rpido en la propuesta del sistema Prepare un bosquejo de su charla de la propuesta del sistema que incluya de 4 a 6 puntos principales, as como los puntos de apoyo. Tambin indique en donde se presentarn elementos visuales, tales como grficas. Que cambios considerar cuando presente el sistema a los usuarios potenciales, ms que a los tomadores de decisiones? Cmo difiere una presentacin grabada de una en vivo? Cuarto lineamiento: recuerde respirar Recordar al expositor que debe respirar suena curioso, ya que respiramos sin tomarlo en cuenta. Sin embargo, una excelente forma de alcanzar un adecuado volumen de voz es acordarse del proceso de respiracin. Aspire profunda y largamente, justo antes de dirigirse al grupo. Permtase respirar entre las frases y durante las pauses normales de su exposicin. Fisiolgicamente es imposible respirar con profundidad y seguir nervioso.

RESUMEN El ingeniero de sistemas dispone de tres mtodos para integrar y lograr una propuesta eficaz de sistemas: la organizacin funcional del contenido de la propuesta, la redaccin de la propuesta en un estilo propio para la organizacin, y la presentacin oral de una propuesta de sistemas informativo. Ya que la propuesta es la esencia del trabajo que ha realizado, as como del esfuerzo futuro, es un documento decisivo para vender el sistema. Sea eficaz, la propuesta debe escribirse de una manera clara y comprensible en diez secciones funcionales. Debe contar con un ttulo adecuado que capture el inters de sus lectores y presente de manera clara lo que contiene. La propuesta debe contar con un resumen ejecutivo que ofrezca una visin concisa del proyecto de sistemas y las recomendaciones. Las consideraciones visuales son importantes cuando se busca una plena comunicacin. Utilice suficientes espacios en blanco para resaltar el texto; sea generoso cuando incluya ttulos principales y subttulos; numere todas las pginas y mantenga un mnimo de referencias y apndices. Lo ms relevante de la propuesta de sistemas puede enfatizarse por medio del uso adecuado de figuras, incluyendo tablas y grficas. Las grficas comparan dos o ms variables en el tiempo o en un momento particular del tiempo. Las figuras siempre se acompaarn de una interpretacin escrita en la propuesta. Las grficas y las tablas que se utilicen durante la planificacin previa a la propuesta, pueden incorporarse si se consideran relevantes. La presentacin oral de la propuesta del sistema se basa en el documento de la propuesta y es otra forma eficaz de vender el sistema. Con el fin de lograr una presentacin con trascendencia, el ingeniero debe conocer anticipadamente cuatro elementos: quien integra la audiencia; el tpico (la propuesta de sistemas o parte de ella); el tiempo disponible para la presentacin y el equipo disponible (incluyendo las instalaciones). Estos cuatro elementos se encuentran relacionados y cada uno debe pensarse y planearse para asegurar el xito.