CREACIN DEL FORMAU LARIO. Santiago.F.

29/11/11

Un formulario es una planilla o pgina con espacios vacos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres, una solicitud de subvenciones, etc. Mucha gente lo que hace es poner el nombre de los campos y dejar un hueco en blanco, puntos suspensivos o una lnea hecha con guiones bajos para marcar el espacio que hay que rellenar, pero esto no asegura una homogeneidad en el formato ya que pueden ser editados y modificados por quienes los reciben. Existen otras herramientas mejores para hacer formularios, como Adobe LiveCycle Designer o el reciente InfoPath (nuevo desde Office 2003) que adems permiten recopilar los datos de los formularios. De hecho esta funcin aparece como herramientas heredadas en Office 2007 en clara muestra de la intencin de potenciar InfoPath frente a Word. No obstante, creo que sigue siendo bastante til cuando el nmero de formularios que se distribuyen es pequeo o, por sealar un ejemplo concreto, en el Consejo Provincial de la Juventud de Valladolid lo empleamos para crear los formularios de las solicitudes de subvencines a la Diputacin y distribuirlos entre las entidades miembro para que la presentacin de las mismas sea homogneo y no falte ninguna informacin necesaria para su concesin como en ocasiones ha ocurrido. Aunque el tutorial es para Office, OpenOffice incluye las mismas herramientas y su uso es muy similar. El tutorial est realizado con Word 2003, pero os indico donde podis encontrar estas herramientas en Word 2007:

Pulsamos Botn de Office y despus en Opciones de Word

En Opciones principales para trabajar con Word, activamos Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones (pulsar imagen para ampliar)

Se nos abrir una nueva pestaa en Word. En ella, al pulsar sobre el icono de Herramientas heredadas se nos desplegar un men en que encontraremos las herramientas de formularios (Formularios heredados) que usaremos en este tutorial.

CREACIN DE FORMULARIOS CON WORD. Para ampliar las imgenes, pulsar sobre ellas.

uno. creamos un documento nuevo de Word.

dos. sobre el espacio gris que queda a la derecha de las barras de herramientas, hacer clic con el botn derecho del ratn, se desplegar un men con las barras de herramientas que ofrece Microsoft Office 2003 (f.01) y escogemos formularios. Saldr una barra flotante de herramientas que anclaremos en la parte superior simplemente arrastrndola. (f.02 y f.03)

(f.01 )

(f.02 )

(f.03 ) tres. ahora colocaremos un encabezado y un pie de pgina. Vamos a ver/encabezado y pie de pgina. (f.04) En el ejemplo hemos pegado en el encabezado una imagen con el anagrama del CPJV. Conviene dejar dentro del cuadro del encabezado un espacio (f.05) para que a la hora de escribir

texto, ste no quede muy pegado al primero. Con la barra de desplazamiento vertical iremos a la parte inferior del documento y rellenaremos el cuadro de pie de pgina. (f.06)

(f.0 4)

(f.05 )

(f.06 ) cuatro. empezamos a rellenar el documento, conviene poner un prrafo inicial con informacin sobre el formulario (f.07).

(f.0 7) cinco. empezamos a introducir los campos en los que se debe introducir la informacin. En el ejemplo se escribe asociacin y a continuacin pulsamos sobre campo con

texto de la barra de herramientas formulario que anteriormente habamos abierto (f.08). Aparecer un sombreado gris que indica el espacio donde se ha de introducir dicha informacin a quien reciba el documento.

(f.08 ) seis. ahora configuraremos las caractersticas de dicho campo. Para ello le seleccionamos, pulsamos con el botn derecho del ratn sobre el y seleccionamos propiedades del men contextual (f.09), abrindose un cuadro de dilogo (f.10)

(f.09 )

(f.10) siete. en tipo escogeremos qu tipo de contenido deber ir en ese campo (texto normal, nmero, fecha, fecha actual, hora actual o clculo) (f.11) En texto predeterminado podemos introducir un texto si queremos que salga por defecto. En largo mximo introduciremos el n mx de caracteres, en nuestro caso 20. (f.12).

(f.11)

(f.12) ocho. en formato de texto podemos introducir cmo queramos que salga el texto independientemente de cmo lo introduzca el usuario (maysculas, minsculas, primera mayscula, formato de ttulo o nada) (f.13)

(f.13)

nueve. si pulsamos sobre agregar ayuda podemos introducir un texto de ayuda para facilitar al destinatario rellenar el campo activo, ya sea saliendo dicho texto de ayuda en la barra de estado o mediante un cuadro de dilogo pulsando F1 (f.14)

(f.14) diez. queremos saber el n de registro, por lo que aadimos otro campo de texto (f.15) (repetir pasos cinco a nueve), pero en esta ocasin el tipo de texto a introducir ser nmero y limitaremos el largo mximo a 3. En formato del texto escogeremos 0.

(f.15 ) once. ahora queremos saber la localidad (f.16), pero esta vez introduciremos una lista. Las listas se usan cuando existe un numero limitado y no muy extenso de contenidos que pueden ir en un campo. Pulsamos sobre el botn campo de form. con lista (f.17) de la barra e herramientas de formulario. De nuevo saldr un campo gris y de nuevo deberemos escoger propiedades del men contextual obtenido al pulsar con el botn derecho del ratn sobre dicho campo.

(f.16 ) (f.17)

doce. saldr un nuevo cuadro de dilogo (f.18), en elemento de la lista introduciremos los datos que deban ir en el campo que estamos, en nuestro caso el nombre de las localidades donde hay asociaciones miembro del CPJV.

(f.18) trece. cada vez que escribamos un elemento, pulsaremos en agregar (f.19) Observamos que podemos mover los elementos introducidos hacia arriba o hacia abajo para ordenarles. Nosotros colocaremos el nombre de los pueblos por orden alfabtico. Al acabar con la lista veremos que en el campo sale por defecto el primer elemento de la lista, en nuestro caso Cogeces del Monte(f.20).

(f.19)

(f.20 ) catorce. ahora colocaremos otro campo para saber la provincia de cada asociacin (repetir pasos cinco a nueve). Dado que todas las asociaciones son de Valladolid, en texto predeterminado, pondremos Valladolid, saliendo por defecto en el formulario de modo que no haya que escribir nada en l, pero con la posibilidad de cambiarlo si hubiese algn caso excepcional de alguna asociacin de otra provincia (f.21)

(f.21)

quince. ahora introduciremos cuadros de verificacin seleccionando esta opcin de la barra de herramientas de formulario (f.22). Estas casillas al pulsar sobre ellas se marca una cruz, siendo muy prcticas para rellenar formularios tipo test. (f.23) (f.22)

(f.23 ) dieciseis. Ahora protegeremos el documento para que slo se pueda modificar los campos creados. NO funciona ningn campo hasta que no se protege el documento. Vamos aherramientas/proteger documento, saliendo el panel de tareas de Office a la derecha (f.24). Marcamos admitir slo este tipo de edicin en el documento y escogemos rellenar formularios. Despus pulsamos s, comenzar a respetar la proteccin, nos pedir una contrasea y guardamos.