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Aprendizajes, mitos y desafos de los Reportes de Sostenibilidad en las empresas Colombianas: Presentacin de experiencias y contribuciones para promover la publicacin y el conocimiento de esta herramienta en el contexto organizacional Colombiano.
Bogot, Colombia, Agosto de 2010 Elaborado por: Sandra Paulina Leal Snchez Agradecimientos

Agradezco a todas las organizaciones y personas que participaron en este estudio, quienes de manera voluntaria aceptaron la invitacin a contribuir con sus experiencias y aprendizajes al debate mundial por la sostenibilidad, a gestionar conocimiento y a evidenciar su compromiso por hacer de este pas un escenario de trabajo permanente y dialgico por el desarrollo sostenible. A Glaucia Terreo punto focal del GRI en Brasil quien motivo con su visita a Colombia la elaboracin de esta publicacin y quien aporto sus grandes experiencias y conocimiento.
Contenido

Aspectos destacados Objetivos y Metodologa Hacia el camino de la transparencia y la sostenibilidad. Construyendo una lnea de base Aprendizajes, desafos y expectativas.

Aspectos Destacados
En el contexto de la sostenibilidad.

El concepto de sostenibilidad creado en los aos 80s plante un contexto universal diferente para el desarrollo y defini el marco para la construccin de los nuevos roles y funciones de los actores institucionales y organizaciones en el mundo, incluy un orden sistmico a la idea de desarrollo en procura de equilibrar sus distintas dimensiones y distribuir en otros aspectos igual de importantes, la destacada relevancia que durante ms de 20 aos se le otorgo al crecimiento econmico. La afirmacin Tratar de satisfacer las necesidades y aspiraciones del presente, sin comprometer la capacidad de satisfacer las del futuro (Naciones Unidas, 1987) ha intentado poner a la sociedad en un escenario de trabajo conjunto hacia el mejoramiento de la calidad de vida, el reconocimiento del medio ambiente y la interaccin cada vez ms evidente del mundo

con otras especies, pero tambin, entender la responsabilidad que en la consecucin del bienestar mundial tienen los pases en va de desarrollo, no solo desde su reconocimiento sino tambin desde su activa participacin. Esta invitacin a pensar un orden mundial ms equilibrado y solidario, se acompaa tambin de la urgente necesidad de operacionalizar en la accin tal apuesta, comunicando los esfuerzos, los derroteros y los retos que surgen da a da en el ejercicio empresarial de la rentabilidad ahora enfocada tambin en lo social y en lo ambiental. En tal sentido, muchas organizaciones en el mundo entendieron la importancia de su rol y encontraron la forma de contribuir y evidenciar su compromiso con la sostenibilidad, no solo desde la planeacin, la administracin y la rentabilidad de su negocio, sino tambin en la forma como su propio testimonio se convierte en un ejemplo de transparencia, accountability1 (Fox, 2008) y control social, por cuanto marca un precedente de actuacin y a su vez, un incentivo condicionante de conducta hacia las dems organizaciones que an no se deciden a participar del proyecto mundial por la sostenibilidad. Plantear un escenario voluntario de rendicin de cuentas, que complementa el ya existente por las leyes y dems instituciones formales (financieros, fiscales y contables), es extender los contrapesos hacia la sociedad y el mercado, es transformar la informacin en dispositivos de cambio institucional, permitiendo a los diversos grupos de inters entender y participar en la construccin de mejores empresas y entornos ms sanos, fortaleciendo mediante la interaccin con terceros la credibilidad y legitimidad en su gestin organizacional y en su compromiso con la Responsabilidad Social. Por esta va, la confianza atribuida al ejercicio de la transparencia de la gestin de una empresa, se traduce en rentabilidad, por cuanto reduce la incertidumbre, minimiza los costos de informacin, sus asimetras de poder e informacin y ofrece a la sociedad en la que interacta, escenarios adecuados para operar de manera lucrativa y sostenible. Comprender estas reflexiones requerir de los distintos actores vinculados a los procesos de desarrollo, pero especialmente a las empresas, dos niveles de anlisis, aquel relacionado con la forma de reportar y sus implicaciones, y el que remite a las pregunta ms trascendente y poltica, Para qu reportar?, Para presentar una imagen desdibujada de la organizacin? (organizaciones perfectas), Para evitar el escrutinio social de no hacerlo?, o Para aprender, mejorar y propender por una organizacin socialmente comprometida con el desarrollo y la sostenibilidad del planeta? Para ajustar los modelos de gestin empresariales a un mundo con recursos limitados y fundamentales para la vida incluso de las organizaciones? En el estudio realizado por el Word Business Council for Sustainable Development con la participacin de 29 de las ms grandes empresas del mundo, denominado Visin 2050, se plantea el prometedor futuro que le espera al mundo empresarial, por cuanto existirn en el planeta 9 mil millones de personas con capacidad de consumo y compra, no obstante, establece viable este escenario siempre y cuando se asuman pronta y efectivamente las necesidades de millones de personas, se potencie la educacin, el empoderamiento econmico y el acceso a las
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La traduccin de un concepto siempre plantea un reto. A veces el trmino Accountability se traduce como transparencia, como si fueran sinnimos. Muchos analistas suponen, ya sea de manera implcita o explcita, que la transparencia necesariamente genera la rendicin de cuentas (Fox, 2008, pg. 174)

mujeres y a las poblaciones diversas, se transformen los estilos de vida por modelos ms ecoeficientes, se incorporen los costos relacionados con las externalidades ambientales, se realice una agricultura amable y justa con el planeta. (World Business Council for Sustainable Development, 2010) Si este es el reto para el futuro, Cmo logramos ser participes del cambio?, Qu tanto pueden aportar nuestros empresarios en esta visin? Estamos listos para iniciar el camino que implica entender la sostenibilidad como un proyecto de todos? Por una Colombia Sostenible Muchos pases en Suramrica se han vinculado al proyecto mundial por la sostenibilidad y aunque el incremento a sido gradual entre los aos 2008 y 2009 es de anotar el destacado desempeo que desde el 2001 hemos alcanzado2 con ms de 250 reportes emitidos en el ao 2009, muchos de ellos en su primera versin. En Colombia la evolucin ha sido notoria y a estado sujeta a la transformacin que ha tenido el concepto de responsabilidad social, su gestin, medicin y sus contundentes implicaciones en el escenario econmico, ambiental y social, en una economa cada vez ms globalizada y comprometida con el desarrollo sostenible. Es as, que desde la dcada de los 80s pueden evidenciarse esfuerzos dirigidos a documentar, medir, controlar y evaluar la gestin en temas sociales o ambientales, Balances sociales, informes ambientales, comunicaciones de responsabilidad social, entre otros, por parte de empresas Colombianas en distintas zonas del pas. Sin embargo, la articulacin de la responsabilidad social con la estrategia y la gestin organizacional, su vinculo estructural con el desarrollo, la creciente preocupacin mundial por la rendicin de cuentas y el avance logrado por la comunidad internacional en el planteamiento de marcos universales y modelos de medicin, lograron adems de fortalecer la relacin triple cuenta entre lo financiero-econmico, lo social y lo ambiental, ofrecer un sistema de herramientas que concertara los intereses multistakeholder y que estableciera un lenguaje comn mundial para la sostenibilidad.3 Este contexto mundial de innovacin permiti que empresas colombianas y con operaciones en Colombia se articularan a una nueva forma de medicin cada vez con mayores adeptos, se sabe que adicional al listado emitido por el Global Reporting Initiative anualmente, existen en Colombia entre 40 y 50 empresas reportantes4, algunas de las cuales se encuentran en el estudio Las 100 ms grandes empresas de Colombia5 realizado por la Revista Semana (Revista
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Corporate Register evidencia los comportamientos por aos y regiones en relacin con los reportes de sostenibilidad realizados entre 1992 y 2009. Ver CCRA, Global Winners & Reporting Trends, April 2010. Pag 4 3 La iniciativa de generar un reporte global de sostenibilidad que diera cuenta del aporte que por el desarrollo realizaban las organizaciones en el mundo, surge en el ao 97 con el propsito de crear una red mundial multisectorial que ofreciera un marco ambiental, social y econmico de rendicin de cuentas . (Global

Reporting Initiative, 2007)

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Para efectos de este estudio solo son considerados aquellos que incluyen un anlisis de Triple Botton line o triple cuenta de resultados.(Econmico-financiero, social y ambiental) 5 Este estudio anual presenta las 100 empresas ms grandes en trminos de ingresos por ventas en el ao

Semana, 2010, No 1460), donde tan slo se lograron identificar 33 empresas con reporte publicado. De acuerdo a los datos obtenidos en nuestro estudio, desde antes del 2005 se realizan y publican reportes de sostenibilidad por parte de empresas Colombianas y desde el ao 1993 por empresas con operaciones en Colombia. Grafica 1

Grafica 1. Nmero de Reportes presentados por ao.

20 15 10 5 0
2004 2005 2006 2007 2008 2009

Reportes de Sostenibilidad y Pacto Global En la actualidad 212 empresas manifestaron su adhesin al pacto global6, y aunque tan solo algunas de ellas permiten acceder al informe del progreso a travs de la pgina de las naciones unidas7 la tendencia a reportar articuladamente informacin de tipo no-financiera y/o econmica se mantiene, son pocos quienes realizan informes multi asuntos integrando aspectos como medioambiente, derechos humanos, cadena de valor, entre otros. Grafica 2 Esta conclusin se obtiene de la revisin realizada en la plataforma de Pacto Global de Naciones Unidas a cada uno de los participantes all mencionados 8 aclarando que, en virtud de la informacin obtenida en este estudio, son varios los reportes aun no vinculados, por lo que la omisin de esta divulgacin no implica su inexistencia.

Grafica 2. Tipo de reportes notificados en Pacto Global Naciones Unidas

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Este dato fue obtenido en la pgina del Global Compact, segn consulta realizada el 28 de junio de 2010. Visitar Visitar

http://www.unglobalcompact.org/participants/search?commit=Search&keyword=&country%5B%5D=39&joined_after=&joined_befo re=&business_type=all&sector_id=all&cop_status=all&organization_type_id=&commit=Search. (Consultado el 25 de junio de 2010)

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http://www.unglobalcompact.org/participants/search?commit=Search&keyword=&country%5B%5D=39&joined_after=&joined_befo re=&business_type=all&sector_id=all&cop_status=all&organization_type_id=&commit=Search. . (Consultado el 8 de julio de 2010)

140 120 100 80 60 40 20 0 No se evidencia informe no tripartito Reporte de Sostenibilidad adheridas en 2010

Debe resaltarse que desde el ao 2007 el Global Reporting Initiative en asocio con el Pacto Mundial de las Naciones Unidas, produjeron de manera colectiva una Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad del GRI y Comunicacin del Progreso del Pacto Mundial 9 Esta herramienta ofrece la oportunidad a las empresas participantes de robustecer su reporte hacia un lenguaje comn de acuerdos y normas internacionales.10

Informes para revisar! Varias empresas participantes de nuestro estudio, recomendaron algunos reportes de sostenibilidad por sus niveles de claridad, integridad, relevancia, lenguaje, rigurosidad en la implementacin del GRI, sencillez, pertinencia, transparencia, estructura, alcance y compromiso en su rendicin de cuentas, as como por su calidad en el diseo y divulgacin. Estos reportes han servido de referentes para la elaboracin e innovacin de nuevos reportes de sostenibilidad, sin embargo, tambin se menciono la inexistencia de referentes nacionales para algunos sectores especficos, lo que se ha convertido en reto para quienes han decidido convertirse en pioneros de elaboracin a nivel nacional. Grafica 3. Reportes de sostenibilidad recomendados por los participantes del estudio
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Este documento denominado Estableciendo la Conexin o Making the Connection puede ser descargado gratuitamente de la pgina del Global Reporting Initiative. 10 La gua G3 de GRI remite, en la medida de lo posible, a leyes y normas generalmente aceptadas. Entre ellas: Articulo 15 de la declaracin de los Principios de la Cumbre de Rio de Janeiro sobre Medio ambiente y Desarrollo, Declaracin Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y sus Protocolos, Convencin de las Naciones Unidas: Pacto Internacional de Derechos Civiles y Polticos, Convencin de las Naciones Unidas: Pacto Internacional de Derechos Econmicos, sociales y culturales, Declaracin de la OIT relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo 1998, Declaracin y programa de Accin de Viena, Declaracin Tripartita de principios sobre las empresas multinacionales y la poltica social de la OIT, Lneas directrices de la OCDE para empresas multinacionales, Principios de la iniciativa del Pacto Mundial (Global Compact) (Global Reporting Initiative GRI, 2008, pg. 17)

ETB Telefonica Exxon Mobil Ecopetrol Bavaria Cerrejon

Isagen 4 3 2 1 0

Alpina Petrobras Shell Grupo Bolivar Codensa EPM

Metodologa preferida para reportar De acuerdo al estudio se observa una marcada tendencia a acoger la metodologa planteada por el Global Reporting Initiative para la realizacin del reporte, incluso sirviendo como apoyo para aquellas organizaciones con metodologas propias de rendicin de cuentas. Como menciona Corporate Register, las compaas buscan un marco global de reporte, un estndar internacional que facilite el lenguaje entre fronteras, es as como en el 2009 el uso de la herramienta GRI G3 ha incrementado en un 40 % aproximadamente. (Corporate Register , 2010, pg. 6) Conforme a estos resultados y siguiendo la tendencia Suramericana11 la metodologa propuesta por el Global Reporting Initiative para la elaboracin de reportes de sostenibilidad es la de mayor uso en Colombia.

Grafica 4. Tipo de Metodologas utilizadas para la realizacin de Reportes de sostenibilidad.

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Segn Corporate Register la mayor aceptacin y uso de la metodologa GRI durante el ao 2009 fue en Suramerica (Corporate Register , 2010, pg. 6)

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20 15 10 5 0 GRI Otras Metodologas

Mtodos de Divulgacin Los reportes de Sostenibilidad se han ido convirtiendo en un medio de interaccin con los stakeholders y con el pblico en general, tal diversidad de actores ha requerido una estrategia complementaria de difusin en donde las pginas web corporativas, los grupos y foros de discusin interactivos y en tiempo real, as como paralelos medios electrnicos, en coherencia con una poltica ambiental de preservacin y disminucin de huella ecolgica. No obstante, la mayor tendencia se presenta en la publicacin informes impresos. Grafica 5. Modalidades de difusin de Grafica 6. Tipo de medio utilizado para Reportes de sostenibilidad. divulgar los reportes de sostenibilidad
100%

70%

40%

10% 3 Medios 2 Medios 1 medio Medio Impreso Medio Electrnico Website

De las 23 Empresas encuestadas, el 74% utilizan tres herramientas paralelas de difusin, el formato impreso, electrnico y la website, el 22% dos de ellos, y el 4% uno. En donde el medio impreso es usado por el 100% de las empresas, el medio digital por el 83% y la Web site por el 87% de las compaas participantes.

La Sostenibilidad: Un asunto serio! Es grato notar como las organizaciones han ido reconocido la Sostenibilidad como un mbito de desempeo transversal a la organizacin, como una forma de hacer negocios, acoplada a la gestin de la empresa, vital en el relacionamiento y en la rendicin de cuentas. Hoy, encontramos nuevas divisiones, departamentos, unidades, cargos y comits dedicados a desarrollar la sostenibilidad, el desarrollo y la Responsabilidad Social, respaldadas con presupuesto, recursos humanos y un destacado nivel de intervencin en la toma de decisiones.

Su patrn de interaccin, ha permitido la articulacin en la mayora de los casos de toda la organizacin, y ha definido una nueva forma de hacer las cosas, incluyente, participativa y sistmica. 11 de las empresas consultadas realizan sus reportes de sostenibilidad sin apoyo externo, las 12 restantes mencionan haber contado con el apoyo de consultores nacionales en el mayor de los casos e internacionales en el menor. Aunque no se identifico el grado de tercerizacin de esta tarea, es importante destacar que existe un sendero importante hacia la consolidacin de verdaderos reportes integrados12 Grafica 7. Tendencia en la elaboracin de reportes de Sostenibilidad
80% 60% 40% 20% 0% 48% 52%

Elaboracin Propia

Elaboracin propia + apoyo externo

Verificacin, una herramienta de credibilidad, de creacin de valor. Contrario a lo que muchos piensan el proceso de verificacin de los reportes de sostenibilidad no inicia en la terminacin del documento, esta etapa es permanente y diversa en las distintas fases de construccin del reporte. Incluso puede considerarse un ciclo de mejoramiento continuo de gestin e informacin por cuanto involucra a la organizacin en todas sus reas y a los diferentes grupos de inters, que como sabemos son emergentes y variables. Segn el estudio, 8 empresas equivalentes al 35% del total analizado, no han verificado sus reportes de sostenibilidad, y el 65% restante lo ha hecho de distintas maneras; a travs de sus oficinas de control interno, firmas de auditora, terceros como ongs y/o gremios y en algunos casos directamente con las oficinas del GRI. Segn el informe remitido por el Global Reporting Initiative, KPMG y SustainAbility, en su informe Cuenta Conmigo: La opinin de los lectores sobre las memorias de sostenibilidad La mayora de los lectores opinan que las verificaciones externas son importantes, tanto para las memorias de sostenibilidad como para el desempeo de la organizacin en materia de sostenibilidad. Sin embargo, los lectores tienen opiniones dispares sobre
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According to Ernst Ligteringen, integrated reporting is not a transformation of the sustainability report; it is a transformation of corporate reporting. In essence it will provide a new language to measure, manage and be accountable, for the impacts and outcomes of the full spectrum of business operations, in which, for example, the value of biodiversity and ecosystem services will be incorporated and expressed. Rewiring Homo Economicus refers as much to the change in mindset necessary for doing business sustainably as it does to the process of getting there. (KPMG, 2010, pg. 7)

quines deberan proporcionar las verificaciones de las distintas actividades. (KPMG, SUSTAINABILITY, 2008, pg. 2) Grafica 8. Tendencias en los procesos de verificacin de los reportes de sostenibilidad.

Numero de Empresas 8 7 6 6

2 1

Firma de auditoria

GRI

Tercero

Auditor Interno

No han sido No es de mi verificadas inters por nadie verificar el informe

La Elaboracin de un reporte de sostenibilidad es La postura que frente a la realizacin de un reporte de sostenibilidad tienen las empresas participantes presenta diversos y muy interesantes planteamientos, cabe anotar que para el 13% la elaboracin es difcil y compleja.
Una oportunidad importante para la organizacin y sus diferentes grupos de inters, para conocer de cerca cada uno de los aspectos inherentes al negocio y lo que sta hace por cada uno de ellos.

Es una herramienta para monitorear la gestin de la organizacin

Es muy til, agrega valor, se convierte en una herramienta gestin y dilogo con nuestros grupos de inters, nos sirve para reportar al Dow Jones y al pacto Mundial.

Es un proceso estratgico y positivo para cualquier organizacin

Una herramienta de gestin y un medio para la rendicin de cuentas Es de vital importancia para cualquier organizacin grande mediana o pequea.

Es un proceso retador para las empresas, permite evaluarse desde diferentes aspectos e informar sus acciones de manera estndar. Permite identificar oportunidades de mejoramiento.

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Requiere organizacin, identificacin de responsables y un sistema que facilite cada vez ms la accin operativa en procura de lo estratgico.

El mecanismo de reporte adecuado para contar a los diferentes pblicos de inters los impactos (positivos y negativos) de la gestin realizada en un periodo de tiempo.
Pese a la dificultad es importante realizarlo porque permite avanzar en los procesos y hacer ms estratgica la gestin en RSE

Es un compromiso con la sociedad y los dems grupos de inters.

Es un instrumento til para evaluar lo que se est haciendo, para demostrar que si se hace y para planificar el que hacer futuro. Es importante realizarlo para medir el avance y compromiso con la sostenibilidad.

En definitiva, este estudio revelo la evolucin que en relacin al compromiso con la sostenibilidad y con la rendicin de cuentas han presentado las empresas colombianas, los importantes desafos, el deseo por convertirse en organizaciones ms sostenibles, por articular la sostenibilidad a la estrategia, el inters por evidenciar su compromiso y transparencia con sus stakeholders.

Objetivos y Metodologa
Este estudio propende generar conocimiento a partir de las experiencias de elaboracin de reportes de sostenibilidad obtenidas por algunas de las empresas colombianas o con operaciones en Colombia reportantes, evidenciando sus aprendizajes, los factores intervinientes en el proceso, sus desafos y expectativas. Complementariamente se plantearon algunos objetivos especficos que facilitaran el abordaje metodolgico de este estudio. 1. Registrar y documentar los aprendizajes ms representativos asociados con la elaboracin de reportes de sostenibilidad para las empresas colombianas. 2. Presentar y analizar las algunas problemticas relacionadas con la presentacin de reportes de sostenibilidad en Colombia 3. Facilitar la comprensin del proceso de reporte, aclarar dudas y modificar paradigmas relacionados con las memorias de sostenibilidad.

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4. Promover y difundir el conocimiento generado alrededor de las memorias de sostenibilidad en el contexto colombiano. 5. Motivar a nuevas organizaciones colombianas para que conozcan la gua e inicien su proceso de reporte. 6. Contribuir con el fortalecimiento de entornos sostenibles basados en la cultura de la rendicin de cuentas y del avance hacia los reportes integrados.

Alcance Para efectos de este estudio se consideraron los reportes de sostenibilidad publicados13 por empresas colombianas o con operaciones en Colombia, sin importar su tamao o tipologa, se tendr en cuenta la informacin relacionada con la gestin realizada por las organizaciones desde su primer informe hasta aquellos que incluso estn construyendo su informe del 2009 y que sean divulgados por cualquier medio interno o externo. Este estudio solo presentar las tendencias y aprendizajes frente a los reportes de sostenibilidad y bajo ninguna circunstancia entrar a evaluar el contenido, grado de cumplimiento de principios, estructura en trminos de indicadores o cualquier variable que implique un anlisis de profundidad.

Metodologa. Levantamiento de la informacin Con el propsito de hacer un estudio representativo de las tendencias y lograr incluir en el anlisis la mayora de reportes de sostenibilidad realizados por empresas Colombianas o con operaciones en Colombia, se consultaron diversas fuentes de informacin institucional reconocida. El proceso inici con la consulta al listado emitido por el Global Reporting Initiative 14, el cual presenta las empresas reportantes, posteriormente se complemento el estudio de la relacin registrada por la pgina de las naciones unidas en su iniciativa de pacto Global. Por otra parte, utilizamos el listado realizado por la Revista semana Las 100 ms grandes empresas de Colombia 15 (Revista Semana, 2010, No 1460) para detectar e invitar a aquellas que realizan y publican reportes de sostenibilidad, verificando telefnicamente y revisando los web sites de todas estas organizaciones para incluirlas en el universo de estudio. Paralelamente se remitieron comunicaciones de invitacin y colaboracin a entidades como CECODES, ANDI, la Cmara Colombo Britnica, el premio Emprender Paz, Andesco, la Red local del Pacto global, al premio COMFAMILIAR de Responsabilidad Social Empresarial y Camacol. Asimismo se realiz una revisin en internet con distintas ecuaciones de bsqueda que permitieran encontrar otras empresas reportantes. De las ms de 170 invitaciones enviadas, 23 empresas aceptaron formar parte. El listado se encuentra en el anexo 1 de este informe.
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Medio impreso, digital on line entre otros. El documento fue obtenido de http://www.globalreporting.org/GRIReports/GRIReportsList/ con fecha del 14 de abril de 2010. 15 Este estudio anual presenta las 100 empresas ms grandes en trminos de ingresos por ventas en el ao

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Categoras de Anlisis Para precisar el alcance de la investigacin en trminos de anlisis, se definieron dos categoras generales de estudio, la primera dirigida hacia la identificacin de las tendencias generales en la presentacin de informes de sostenibilidad: Sectores, tamao, tipo de organizaciones, antigedad del reporte, proceso de elaboracin, metodologas utilizadas, medios de publicacin, entre otras. La segunda categora, busc identificar los niveles de cumplimiento en relacin con los diez (10) principios bsicos de reporte definidos por el mayor estndar internacional reconocido, el Global Reporting Initiative (Versin G3). Entendiendo que una interpretacin equivocada sobre estos principios puede marcar la diferencia entre un reporte viciado o incluso la imposibilidad de aplicar lenguajes globales de significacin, comparacin o verificacin. La aplicacin de estos principios provee niveles de calidad, fiabilidad y transparencia en las memorias de sostenibilidad y facilita una mejor toma de decisiones (Global Reporting Initiative GRI, 2008, pg. 48) Estas categoras de anlisis se tradujeron en un instrumento de medicin de tendencias que se remiti a las empresas participantes en este estudio. (Ver anexo 2). Asimismo, y posterior a este cuestionario se eligieron al azar algunas de estas compaas para presentar de manera ms detallada aquellos aprendizajes obtenidos en los distintos aspectos fundamentales de los reportes: Materialidad, dilogos con grupos de inters, seleccin de indicadores, construccin de equipos interdisciplinarios, etc. Anlisis de los Resultados Una vez recibido el instrumento diligenciado por las empresas, y asumiendo el nmero de empresas participantes, importante para el cumplimiento del objetivo del estudio, se analizaron los resultados y se identificaron las tendencias as como los aprendizajes ms destacados. Este estudio presentar los resultados obtenidos y marcar una lnea base acerca de las tendencias de las organizaciones colombianas frente a los reportes de sostenibilidad, los aprendizajes generados desde la experiencia y los desafos que incluso frente a las directrices internacionales existen para nuestras empresas.

Hacia el camino de la transparencia y la sostenibilidad. Construyendo una lnea de base

Datos generales. El estudio comprende el anlisis de los instrumentos diligenciados por 23 empresas nacionales y/o con operaciones en Colombia que publicaron reportes de sostenibilidad incluyendo el ao 2009. Y quienes responden a la siguiente ficha tcnica. Cuadro 1. Ficha Tcnica de empresas participantes

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Total de empresas participantes Sectores participantes

23 Telecomunicaciones Construccin Transporte de Energa Elctrica Minera Transporte Medios de Comunicacin Comercial Financiero Industrial Hidrocarburos y servicios petroleros Servicios Empresa Publica Empresa Mixta Empresa Privada Grande Mediana Pequea 1 1 1 1 1 1 2 3 3 4 10 1 4 18 21 1 1

Tipo de entidad

Tamao de empresas

Memorias de sostenibilidad para la toma de decisiones.

El ejercicio de reportar no es dismil de la gestin o de la estrategia de los negocios, por el contrario, es su representacin, la traduccin de la organizacin y su cdigo de tica, la materializacin del gobierno corporativo, es el mecanismo de conexin entre la organizacin y el entorno, un elemento clave para el control social, el relacionamiento con los grupos de inters, la interaccin global de los negocios, y la generacin de valor por su capacidad de incidir en la toma de decisiones. Tal escenario exige por parte de los reportes de sostenibilidad un atributo inherente de transparencia, entendida como la presentacin completa de informacin sobre asuntos e Indicadores necesarios para reflejar los impactos y los procesos, procedimientos e hiptesis utilizados para elaborar dicha informacin y para permitir que los grupos de inters tomen decisiones. (Global Reporting Initiative, 2001-2006). Materializada en principios, la transparencia provee elementos de calidad y fiabilidad, determinando lineamientos generales de actuacin, por ello, para efectos de precisar el alcance de este estudio, se tomaron como referentes los principios definidos por el Global Reporting Initiative, entendiendo que, como principios generales de presentacin de informacin son conocidos por las empresas participantes. En consecuencia, este anlisis no pretende determinar la calidad de los contenidos de los reportes, estructura, indicadores, enfoques etc, tan solo busca identificar la tendencia de

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aplicacin de los 10 principios a travs de preguntas especificas, como un primer ejercicio de contextualizacin. Las conclusiones presentadas a continuacin son una invitacin para extender el alcance de este estudio en trminos de implementacin, y desarrollo de los reportes de sostenibilidad, de enfrentar sus desafos y transferir sus aprendizajes.

Aplicacin de Principios
Materialidad: La informacin contenida en la memoria deber cubrir aquellos aspectos e Indicadores que reflejen los impactos significativos, sociales, ambientales y econmicos de la organizacin o aqullos que podran ejercer una influencia sustancial en las evaluaciones y decisiones de los grupos de inters. (Global Reporting Initiative, 2001-2006) Debe poder explicar cmo se decidi el contenido de la memoria, se baso en unas directrices voluntarias, gubernamentales o propias de su sector? (Global Reporting Initiative GRI, 2008) Debe centrarse detalladamente en los principales riesgos, actividades e impactos de la empresa en el mbito econmico, social y ambiental, y en el modo en que se los aborda, en lugar de informar de modo superficial acerca de numerosas actividades (Corporacion Financiera Internacional, 2007, pg. 93) Grafica 9. Aplicacin del principio de Materialidad
25 20 15 10 5 0 SI NO

En relacin con este principio es importante destacar varios aspectos. El 91% de las empresas participantes manifestaron utilizar la materialidad en la elaboracin de su reporte de sostenibilidad. De este porcentaje, tan solo el 48% realiz un estudio sectorial para incluir asuntos relevantes que estn siendo tratados por empresas homologas o competidoras a nivel nacional o internacional, asimismo, nicamente el 76% menciona haber incluido en su estudio de materialidad los riesgos a los que se ve enfrentada su organizacin. La metodologa empleada para clasificar o categorizar los asuntos relevantes definidos en el reporte de sostenibilidad es el dialogo, seguido por las entrevistas individuales, es de resaltar la destacada participacin de otras alternativas utilizadas por las organizaciones, entre las cuales se encuentran, los diagnsticos elaborados por consultores, las fuentes secundarias como los diarios y las columnas de opinin, los estudios de clima organizacional, los estudios de satisfaccin de clientes y benchmarking del sector.

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Grafica 10. Metodologa de categorizacin de asuntos relevantes

86%

57% 43% 38% 29%

Dialogo

Entrevistas individuales

Otras

Entrevistas grupales

Encuesta

El estudio demuestra que los grupos de inters ms consultados en la definicin de los asuntos relevantes son, Directivos, Empleados y accionistas, seguidos por los de carcter externo, en donde se distingue el alto grado de significacin que tienen grupos como Clientes, Comunidad y proveedores. Asimismo, sobresale la escasa vinculacin a grupos como sindicatos, competidores, medios de comunicacin y beneficiarios de programas sociales entre otros. Grfica 11. Una vez establecidos institucionalmente los temas o mbitos relevantes en la organizacin, tan solo el 67% lo comparte con sus grupos de inters.

Grafica 11. Grupos de inters participes en la definicin de los asuntos relevantes

20 15 10 5 0 Accionistas

directivos

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Estos resultados evidencian la importancia que ha ido tomando el rol y la interaccin con los grupos de inters, sin embargo, an es necesario indagar sobre la manera como se realizan estos relacionamientos, si es a travs de una dinmica propia definida por la organizacin o si se aplican estndares internacionales como los establecidos por AccountAbility16, Foretica17, Corporacin Financiera Internacional Grupo del Banco Mundial18, entre otros. Participacin de los grupos de Inters: Este principio expone la clara intervencin que frente a los reportes de sostenibilidad tienen o deberan tener los grupos de inters, la forma como la organizacin propicia esta participacin, y dentro de lo razonable, la manera como se valoraron y abordaron las expectativas, los intereses y las necesidades de estos grupos de inters entre otras.

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El compromiso con los Stakeholder: Manual para la Prctica de las relaciones con los Grupos de inters. (AccountAbility, United Nations Environment Programme, Stakeholder Research Associates Canada Inc., 2005) 17 Dilogo con los grupos de inters Gua prctica para empresas y stakeholders (Foretica, Observatoire sur la Responsabilit Societale des Entreprices, CSR Europe, 2008) 18 Relaciones con la Comunidad y otros actores sociales: Manual de prcticas recomendadas para las empresas que hacen negocios en mercados emergentes (Corporacion Financiera Internacional, 2007)

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Revela el estudio, que tan solo el 43% de las organizaciones participantes faculta la participacin de los grupos de inters en la realizacin del reporte de sostenibilidad, representados consecuenteme nte por Directivos, Empleados, Accionistas, Clientes, Comunidad y proveedores.

Retos y aprendizajes de las memorias de sostenibilidad - Interconexin

Elctrica S.A. E.S.P - ISA

Hacer un informe de sostenibilidad trae consigo el reto que pueda ser ledo y comprendido por los grupos de inters que ha definido la Organizacin; en este sentido ISA ha planteado una estructura por grupos de inters. Cada grupo de inters tiene unos compromisos que deben ser cumplidos a travs de prcticas empresariales acordes al modelo y este es el eje sobre en el cual gira nuestra pertinencia y asuntos relevantes a comunicar y que se ven plasmados en nuestro informe. En este sentido uno de nuestros objetivos es lograr que el informe sea una herramienta de gestin de las reas responsables encargadas de la gestin con el grupo de inters; pues resulta para nosotros trascendental encontrar sentido de gestin, avance de la RSE y no una foto de un tiempo determinado. As mismo, a travs del informe se logra establecer un lazo transversal de la RSE, as como una muestra de la estrategia en esta materia; al estar los grupos de inters presentes en todas las reas de la Organizacin. No obstante es importante optimizar este espacio de construccin para una gestin coconstruida de la RSE. Si bien, existe un rea responsable de la elaboracin del informe, el conocimiento de la gestin debe ampliarse a toda la empresa y no quedar en quienes hacen la compilacin, edicin y redaccin final del informe para que sea un elemento relevante, de consulta y seguimiento.

Del 43% arriba mencionado, el Una de las grandes tareas y aprendizajes es traducir los informes en reales 66% describe herramientas de gestin, identificacin de brechas, planes de mejoramiento y en su reporte la en ltimas proyeccin de metas que nos lleven a una gestin y progreso de la forma como RSE. participaron sus Es tambin una bsqueda de las iniciativas globales por encontrar un lenguaje grupos de comn y para nosotros es una tarea para lograr compararnos con nosotros en el inters, el 89% tiempo, con nuestros pares y el sector; para lograr el bienestar comn derivado manifiesta de los servicios pblicos. haber realizado El aprendizaje se traduce en retos, generar espacios de dilogo, validacin de algn tipo de nuestra gestin, de nuestro informe, encontrar en esa materialidad la validacin mediante grupos de inters nuestros grupos de inters;el para ello lograrexpectativas y las externos e incluir en y informe las un lenguaje materialidad para inquietudes presentadas simple, sucinto que revele nuestra realidad a los ojos de quien desea y decide por los stakeholders.
leerlo

Asimismo, el 78% declaro realizar dilogos con sus grupos de inters para elaborar el reporte de sostenibilidad, cifra que equivale exclusivamente al 30% del total de participantes del estudio.

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Contexto de sostenibilidad Reconocer el territorio, la jurisdiccin, la espacio-temporalidad, los roles y funciones de la organizacin en la sostenibilidad, implica poner de manifiesto la contribucin o las expectativas de contribucin a la mejora o al deterioro de las condiciones econmicas, medioambientales y sociales, a las novedades y tendencias a escala local, regional o mundial (Global Reporting Initiative GRI, 2008). Concebir el aspecto ms amplio de sostenibilidad exige de las organizaciones adems de informar sobre su desempeo, dar cuenta de las implicaciones de su gestin en el sector, sus impactos y su capacidad de ajustar su operacin en pro del desarrollo sostenible. Al respecto, el 78% de las empresas participantes declaro incluir en su reporte de sostenibilidad planes de desarrollo del sector, de la regin o del pas y el 100% un compromiso evidente por relacionar sus actividades con el impacto que producen. Grafica 12. Inclusin de planes de desarrollo en los contextos de sostenibilidad
20

15

10

si

no

En el marco de este contexto de sostenibilidad, las empresas mencionaron incluir dentro de su reporte de sostenibilidad lineamientos internacionales como los definidos por el Global Compact en primera instancia, y los Objetivos de desarrollo del milenio. Con menor nominacin se citarn estndares internacionales sectoriales, directrices del protocolo de Kioto, ndice del Dow Jones Sustainability, ndices de transparencia nacional entre otros. Exhaustividad Definida en trminos de suficiencia en la informacin, este principio busca garantizar que los reportes de sostenibilidad contengan un enfoque sistemtico, coherente, que reflejen el desempeo de la organizacin y sus organizaciones vinculadas o controladas, que permita gracias a su alcance, cobertura y tiempo la evaluacin por parte de los grupos de inters. Reconoce el pasado, el presente y el futuro de la organizacin en trminos de informacin, gestin, impactos y riesgos.

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Al preguntar por este principio, la mayora de empresas participantes no ejercen ningn tipo de control sobre otras entidades, no obstante, las pocas que lo practican mencionan solo aspectos generales de su desempeo o seleccionan aquello que directamente tiene que ver con la sostenibilidad. Tan solo un caso presenta de forma detallada datos sobre las organizaciones que controla. El Global Reporting Initiative, presenta como herramientas de comprobacin de este principio algunos aspectos de fundamental cumplimiento los cuales hacen referencia al alcance, tiempo, suficiencia de informacin, impactos, influencia en los grupos de inters, entre otras. Si bien tales comprobaciones son complementarias, dos particularidades se destacan de este anlisis, la tendencia selectiva de las empresas participantes y la contradictoria referencia que se extrae en trminos de los impactos actuales y futuros de las actividades de la organizacin, frente al compromiso evidente manifestado en el principio anterior por relacionar sus actividades con el impacto que producen en el 100%. Grafica 13 Grafica 13. Informacin contenida en los reportes en relacin con el principio de exhaustividad.
Las actividades ms relevantes y una estimacin de sus posibles impactos, tanto en el corto como en el largo plazo. El anlisis detallado sobre los impactos actuales y futuros de las actividades de la organizacin. Todas las acciones o eventos significativos que hayan tenido lugar en el perodo cubierto por la memoria

Equilibrio Garantiza la rendicin de cuentas transparente y razonable, la realidad de la organizacin tanto en los aspectos positivos como negativos de su desempeo. Un reporte sesgado en este principio presentar una empresa perfecta y lejos de su real estado. En materia de implementacin de este principio, la tendencia est dada por presentar clara y explcitamente logros, retos y en menor medida dificultades. Grafico 14 Asimismo, al preguntar sobre la propensin general de omitir informacin en los reportes por temor al reproche o a la equivocacin, el 43% de las empresas participantes considera que es una realidad, mientras el 57% estima que no es as. Grafica 15

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Grafica 14. Tipo de informacin reportada en el informe.

25 20 15 10 5 0 logros dificultades retos

Grafica 15. Omisin de informacin en los reportes de sostenibilidad

14 12 10 8 6 4 2 0

si

no

Comparabilidad. Complementada con la coherencia, este principio propende el examen del desempeo y los impactos no solo ente periodos sino tambin entre sectores e industrias. La Uniformidad en la informacin y el uso de un lenguaje comn y estandarizado faculta esta posibilidad (Global Reporting Initiative GRI, 2008) El 61% de las empresas encuestadas declararon haber realizado comparaciones de su reporte con indicadores del sector al que pertenece su compaa permitiendo el anlisis con la competencia Grafica 16. El 78% de los participantes en el estudio manifestaron realizar comparacin anual de sus reportes. Situacin que facilita el seguimiento, el control y el mejoramiento Grafica 17

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Grafica 16. Comparacin de los reportes de sostenibilidad con indicadores del sector

16 14 12 10 8 6 4 2 0

si

no

Grafica 17. Comparacin anual de los reportes de sostenibilidad

20 15 10 5 0

si

no

Precisin. Hace referencia al tipo de datos medidos, las tcnicas de recoleccin, recopilacin, clculos y evaluacin. De tal forma, la informacin cualitativa y cuantitativa que figura en la memoria debe ser lo suficientemente detallada como para que los grupos de inters puedan evaluar el desempeo de la organizacin (Global Reporting Initiative GRI, 2008, pg. 49) Para efectos del anlisis de este principio, se considero que, lograr la precisin en los reportes de sostenibilidad en trminos de calidad, mtodos y usos de la informacin depende en gran medida del nivel de participacin y articulacin de la organizacin con sus diversas unidades en tales procesos. Los roles y funciones de quienes recopilan, analizan y definen la informacin contenida en los reportes determina el nivel de precisin en trminos de calidad y representatividad. En esa lgica, es interesante evidenciar los actores participes en las tres etapas planteadas, por cuanto sobresale el concurso de las reas de RSE o de Sostenibilidad de las empresas en la recoleccin y anlisis de la informacin de la memoria, pero disminuye notoriamente en los momentos decisorios, en donde las reas de planeacin, gerencias, presidencias o vicepresidencias definen la inclusin o no de datos. Grfica 18

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Grafica 18. Relacin de las reas de las compaas con la informacin del reporte de sostenibilidad.

reas de RSE

otros

reas de Sostenibilidad

Quien recoge la informacin Quien analiza la informacin Quien decide sobre la informacin

reas de comunicacio nes

reas de planeacion y gerencias

Periodicidad. Asociado con variables de tiempo, este principio busca garantizar la regularidad en la presentacin de la informacin y la relacin coherente entre los hechos reportados y el tiempo en el que ocurrieron. El momento de presentacin del reporte debe ser cercano a la realizacin de los acontecimientos, esto facultar el uso del informe de sostenibilidad en la toma de decisiones por parte de los diversos grupos de inters. En efecto, el 82% de las empresas participantes del estudio afirmaron que su memoria de sostenibilidad da cuenta a tiempo sobre los hechos relacionados con los distintos grupos de inters. El 17% restante, aclar que si bien el reporte cumple con una regularidad de publicacin, an es necesario fortalecer sistemas de informacin que permitan realizar revelaciones inmediatas y faculten a los grupos de inters a tomar decisiones de manera instantnea. Es decir, a pesar de los grandes esfuerzos institucionales por presentar reportes oportunos, la memoria de sostenibilidad sigue teniendo un carcter tardo que es importante afrontar con innovacin y desarrollo.

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Grafica 19. Oportunidad de los reportes de sostenibilidad

20

15

10

0 si no

En referencia a la regularidad de publicacin de los reportes, se mantiene una tendencia mayoritaria a la divulgacin anual y en algunos casos bianual o peridica. Grafica 20 Grafica 20. Regularidad de publicacin de los reportes de sostenibilidad

25 20 15 10 5 0 cada ao Bianual Periodicamente

Claridad. La informacin debe exponerse de una manera comprensible y accesible para los grupos de inters que vayan a hacer uso de la memoria. (Global Reporting Initiative, 20012006, pg. 18) Esto implica que adems de suficiente, concreta y detallada en razn a las expectativas de los grupos de inters, el reporte de sostenibilidad debe evitar contenidos tcnicos y complejos que den lugar a una mala interpretacin o a la incomprensin del mismo.

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Es fundamental reconocer los diversos grupos de inters a quienes va dirigido el informe, esto permitir utilizar estrategias de presentacin y divulgacin de datos, definir un patrn de estructura y de herramientas de comprensin y acceso a la informacin. Para garantizar la aplicacin de este principio, el 61% de las empresas participantes manifest realizar algn tipo de medicin que le permita identificar con los diversos grupos de inters la claridad de la informacin. Grafica 21. Uso de mecanismos de medicin sostenibilidad.
16 14 12 10 8 6 4 2 0 si no

de la comprensin de los reportes de

La estructuracin de los informes de sostenibilidad: El reto de escribir para el lector Mauricio Montoya Profesional Relaciones Externas- Subdireccin Desarrollo Sostenible EPM La manera como se estructuran o deben estructurarse- los informes de sostenibilidad para que lleguen con mayor eficacia al lector final, no es un tema menor, que sin embargo no se ha abordado de forma explcita con la suficiente amplitud como para considerarlo resuelto, o al menos con caminos claros a tomar.

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Por estructuracin estamos entendiendo al ordenamiento, modulacin, forma de titulacin, resaltados, secuencias de texto-grficos-ilustraciones y dems asuntos relacionados con la presentacin final de la informacin, teniendo como punto de mira la ubicacin y compresin rpida de los mensajes claves por parte del lector. Si bien es cierto que las guas metodolgicas GRI, y en concreto la G-3 toman en consideracin al lector en los principios de calidad, particularmente en los de claridad y comparabilidad, stos se quedan cortos a la hora de enfrentar el reto que las organizaciones tenemos de alcanzar no slo ms lectores para nuestros informes, sino mejores resultados de lectura; esto es, que esos lectores encuentren las memorias de sostenibilidad amigables, inspiradores, tiles y confiables como fuente de informacin. Estos atributos, creemos, rebasan las directrices dadas por las guas GRI, que parecen dejarlas a iniciativa de las propias empresas, una muy saludable invitacin a cierta libertad para que pongamos nuestro sello y personalidad en el informe, dentro del marco general de calidad y contenido al que todos adherimos. De este modo nos libramos de la monotona de reportes idnticos, pero tambin nos enfrentamos con el reto de hacer informes dentro de un estndar comparable, pero dentro de la unicidad propia de cada empresa, de su complejidad interna particular, de la manera cmo han surgido los hechos especficos que se reportan. Y todo ello de una manera limpia para el lector, sin que l se entere de toda esta tras escena. Este es el reto que nos plantea la estructuracin de las memorias de sostenibilidad, en el que en EPM hemos venido avanzado y en el que encontramos en principio 4 aspectos de lneas gruesas a partir de las cules la estructuracin del informe puede cumplir con su cometido de ganar ms y mejores lectores. Ponemos esa lista de aspectos a consideracin de ustedes, bajo el rtulo de en construccin, como una invitacin a evaluarla, modificarla, complementarla y enriquecer la conversacin sobre este asunto. 1. Quin es el lector?

La respuesta parece estndar, pues los informes de sostenibilidad se escriben para los grupos de inters, la estructura sugerida sera por grupo de inters, en principio lo ms amigable que una estructura por dimensiones de sostenibilidad. Sin embargo esta decisin no resuelve el tema del lector, que plantea asuntos ms de fondo, si los grupos de inters son, como en el caso de EPM, numerosos, diversos y multi rol.

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De este modo entra en consideracin la cuestin de si se escribe para decisores e influenciadores de decisiones, para la gente de a pie, validadores de esas decisiones, o para ambos. Lo sano debe ser para todos, de manera que se impone la disposicin del material que encuentre a ambos lectores, no slo en un lenguaje adecuado, sino en apartados, espacios y resaltados con los que cada quien se identifique. Los preliminares y declaraciones estratgicas pueden ser el terreno de los decisores de mayor nivel, mientras que las descripciones puntuales y los detalles pueden venir mejor para el grueso de la gente que nada ms quiere informarse y, de algn modo, verificar; las tablas y los anexos quedaran para consultantes ms especializados. Ello no es fcil pues implica a veces redundancias en las que hay que ser asertivo y acertado, explicaciones, resmenes En fin, una bsqueda en la que an falta, pues los informes suelen imaginar un lector ideal con tiempo infinito, conceptos preexistentes claros sobre sostenibilidad e inters marcado por conocer nuestra empresa. Nos parece ms sano partir de la idea de que esto es una quimera, ya que a ese lector debemos conquistarle una parte de su tiempo, prepararlo para leer mientras lee, y seducirlo con lo que le estamos contando. 2. Simplificar

Comnmente la informacin para el reporte se produce fraccionada y distribuida en varios procesos, en distintas reas funcionales que participan en un mismo proceso, y, en una empresa multiservicios como EPM, en diferentes negocios. Una de las tareas que nos obligan a cumplir los indicadores es la agregacin, pero esto no siempre significa sencillez de cara al lector. A este hay que darle un poco ms de valor agregado y suministrarle datos resumen en los lugares precisos en los que no le cueste excesivo trabajo poner en contexto e interpretar, que iluminen los hechos concluyentes, que le permitan establecer contacto cognitivo con la informacin para que pueda refrendarla o confrontarla. No siempre esto se logra con las tablas, los protocolos, los resmenes y los anexos. Quien escribe en equipo con quien disea, deben asumir este reto desde una comprensin profunda de lo que quieren comunicar. 3. Depurar

Cuando la empresa tiene una concepcin integral de su Responsabilidad Social, esto es, entiende RSE como una forma de ser y de hacer y no como un portafolio de proyectos, la memoria de sostenibilidad suele mirarse con una ventana para todo.

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Este riesgo lo conoce muy bien la metodologa GRI cuando insiste una y otra vez en la definicin de materialidad como inicio del reporte; pero no es siempre fcil de atender cuando las fuentes de informacin interna tienen una alta valoracin muchas veces con toda razn- de sus propios esfuerzos de avance. El reto al estructurar la informacin est en depurar, en encontrar las lneas delgadas que separan la gestin del resultado, y de entre stos, los que realmente son relevantes para la sostenibilidad por su impacto, sin olvidar que lo simblico, a veces, tiene un impacto importantsimo. La estructuracin del informe debe dejar lo espurio, sin duda, pero tambin tiene que dar cuenta de hechos de diferente magnitud de impacto; y esto debe ser claro para el lector que a su vez debe identificar jerarquas, menciones de hechos, registros fotogrficos que le de ideas de esta depuracin y valoracin de los hechos. 4. Usabilidad como criterio de diseo

Uno de los problemas que suele tener la estructuracin de los informes de RSE, es la prctica de disociacin fondo-forma, tan propio del pensamiento occidental. Esta idea fracciona el proceso de elaboracin del informe en texto-diseo como entidades independientes y no simbiticas. El reto para encontrar y cualificar lectores estara en convertir el diseo grfico de los informes en aliados del proceso, bajo el criterio de la usabilidad que el mundo de la informtica y de la virtualidad nos ha aportado. El diseador del informe debe comprender con intimidad las caractersticas de los lectores variados, ya dijimos- y las diferentes lneas de exposicin y comprensin que debe tener la informacin, y poner sus ideas al servicio de la comprensin: definir el valor informativo y significativo de las fotografas, claves de color, diferentes tipos de ndices, subndices y guas de ubicacin, tipos de titulacin, entradillas y otros recursos deben ponerse al servicio de un informe comprensible en el todo y en sus partes.

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Fiabilidad. Vinculado a la confianza, este principio reconoce la importancia que en trminos de rigurosidad y equilibrio debe contener cualquier reporte de sostenibilidad. La credibilidad en la informacin all depositada permitir disminuir la incertidumbre, los costos de informacin y transaccin, convirtiendo el reporte en un mecanismo de gobernanza. Este grado de fiabilidad se aumenta mediante el uso de verificaciones externas que brinden seguridad acerca de los datos, hiptesis, clculos, afirmaciones, entre otros que se presentan en el informe de sostenibilidad. Tal certificacin puede ser otorgada por un auditor, un grupo integrado por diversos grupos de inters (p.ej.: el grupo representante de la comunidad, los defensores de alguna causa, expertos en algn tema) (Global Reporting Initiative GRI, 2008) En relacin con el estudio, si bien existe una marcada tendencia a verificar los reportes de sostenibilidad por distintos medios, an hay un alto porcentaje que carece de esta verificacin. Se destaca el notable inters por permitir que terceros examinen los reportes de sostenibilidad as como la vinculacin de las reas de auditora interna en estos procesos. Grafica 22. Tendencias de verificacin de informes de sostenibilidad

9%

4%

Han sido verificadas por una firma de auditora 43% No han sido verificadas por nadie Ha sido verificada por GRI Han sido verificadas por algn tercero

22%

22% 30%

Han sido verificadas por Auditora Interna No es de mi inters verificar mi informe

Aprendizajes, desafos y expectativas

Hoy, el futuro no puede seguir limitado por nuestras propias falencias, hay mucho por hacer y aprender, son diversas las experiencias que algunas de nuestras empresas reportantes pueden transferir en relacin con la aplicacin de la gua G3, no solo para gestionar conocimiento, sino

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para que en un ejercicio de transparencia y trabajo colectivo se promueva la construccin de capital social, se disminuyan los costos relacionados con la consecucin de informacin, se ofrezcan soluciones a problemas de accin colectiva generando en suma valor social, capacidades y a la postre rentabilidad. A continuacin encontrarn los testimonios de algunas empresas participantes en este estudio quienes decidieron transferir sus experiencias y aprendizajes a quienes se deciden por primera vez reportar sobre su aporte a la sostenibilidad, convencidos de la importancia de gestionar conocimiento en pro de organizaciones ms responsables socialmente.

Utilidad del GRI Si no est en el Reporte de Sostenibilidad no existe en Ecopetrol! Unidad de Responsabilidad Social Empresarial Ecopetrol Ecopetrol decidi voluntariamente reportar su gestin a travs de la herramienta GRI G3 por primera vez en el ao 2010. Esta determinacin surgi despus de un trabajo conjunto para definir cmo abordar adecuadamente la responsabilidad social empresarial, buscando trascender de lo ambiental y lo social, hacia una articulacin con la estrategia del negocio que permitiera evidenciar cmo los aspectos financieros y econmicos son un componente ms de un ejercicio de sostenibilidad. Si bien el trabajo fue arduo y complejo, fueron ms las bondades que con la implementacin del estndar GRI se obtuvieron: dirigir la organizacin hacia el trabajo por la sostenibilidad; comprender las implicaciones que en trminos de visin y gestin subyacen a este reto, y conformar un equipo interdisciplinario de trabajo constituido por los mismos funcionarios de la compaa a travs del cual fue posible consolidar un sistema de informacin para construir el reporte e identificar oportunidades y desafos para los aos venideros. La elaboracin del Reporte de Sostenibilidad bajo el estndar GRI G3 exigi un compromiso permanente por apropiar y entender sus alcances, crear alternativas para resolver problemas de comprensin, y abrir el espacio para validar el esfuerzo de otras compaas del sector aprendiendo de sus experiencias y conocimiento. En la actualidad, para Ecopetrol el reporte de sostenibilidad es una herramienta de gestin que proporciona un reflejo de quines somos, amplia nuestro espectro hacia un lenguaje internacionalmente reconocido y contribuye a un relacionamiento ms transparente y confiable con los grupos de inters. De esta forma, el Global Reporting Initiative, se convierte en un sistema de informacin, gestin y gerencia, que alinea lenguajes como los determinados por el pacto global (COP), el Dow Jones Sustainability, la Norma ISO-RS26000, entre otros. Esto permite establecer en la organizacin un lenguaje comn de responsabilidad social para la sostenibilidad y el desarrollo, consolidar la estrategia de relacionamiento con los grupos de intereses y avanzar de manera decidida hacia una gestin sostenible.

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EXPERIENCIA DE LA UNIVERSIDAD TECNOLGICA EN LA ELABORACIN DEL PRIMER INFORME DE SOSTENIBILIDAD: UNA UNIVERSIDAD EN PERMANENTE INNOVACIN Junio de 2010 La Universidad Tecnolgica de Bolvar tradicionalmente ha presentado a la comunidad su Informe de Gestin y Balance Social anual. A partir de la definicin de su modelo de Responsabilidad Social Universitaria (RSU) y de la adhesin al Pacto Global de las Naciones Unidas, en el ao 2009 se inici el proceso de articular a la gestin estos principios, y como resultado de ello, en mayo de 2010 se present el primer informe de Sostenibilidad bajo la metodologa del GRI. A continuacin presentamos las dificultades en el proceso de construccin del informe de Sostenibilidad, las fortalezas institucionales que nos permitieron sortearlas, los retos a futuro y los aprendizajes de la experiencia. Dificultades en la elaboracin del informe de sostenibilidad: 1. Escasos referentes en el contexto internacional y la carencia de suplemento sectorial para instituciones de Educacin Superior para el GRI. 2. Comenzar a cambiar el paradigma del alcance de la Responsabilidad Social Universitaria (RSU) de un concepto limitado a la proyeccin social dirigido a las comunidades, a un enfoque ms amplio que contempla adems de lo anterior la gestin institucional, la formacin, la investigacin y los diversos grupos de inters con los que se relaciona la universidad: Miembros Corporados, estudiantes, profesores, administrativos, proveedores, comunidad, gobierno y socios estratgicos. 3. Comenzar, de forma intencional, a incluir en la evaluacin y planificacin del quehacer institucional la gestin de sus impactos econmicos, sociales y ambientales. 4. Integrar y articular el discurso de la RSU y la sostenibilidad a los compromisos institucionales en la gestin de la calidad de la educacin, de tal manera que sus principios permeen de forma transversal el modelo de gestin universitaria. 5. El periodo de transicin de pasar de una universidad que renda cuentas respecto a los avances en la implementacin de su plan de desarrollo, a incluir en el balance de la gestin otros criterios ms amplios ligados a la sostenibilidad y la responsabilidad con los grupos de inters. 6. Interpretar desde una ptica acadmica la gua del GRI, concebida para organizaciones del sector empresarial.

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Fortalezas instituciones que facilitaron la elaboracin del Informe de Sostenibilidad: 1. El liderazgo de la alta direccin en reconocer y asumir la importancia de la RSU. Esta apuesta se evidencia en que una de las cinco prioridades estratgicas del Consejo Superior 2009 2011 es la Gobernabilidad, entendida como el compromiso de la alta direccin de incluir dentro de su direccionamiento estratgico las necesidades y expectativas de los distintos grupos de inters, para lo cual establece mecanismos de inclusin y de dilogo. 2. La autoevaluacin permanente es parte de la cultura organizacional. 3. Los procesos de autoevaluacin para la acreditacin Institucional y de programas, y la certificacin ISO 9001:2000 de los procesos administrativos, incluyeron establecer mecanismos de dilogo y retroalimentacin con los grupos de inters que sirvieron de base para la elaboracin del Informe de Sostenibilidad. 4. Contar con un modelo de RSU que sent las bases a partir de las cuales se inici el proceso de gestin que contempla la sostenibilidad. Retos a futuro: 1. Ser pioneros en el sector de la educacin colombiana en la elaboracin de informes de sostenibilidad, nos exige un mayor compromiso en la coherencia y consistencia de nuestros compromisos en el tema y nuestro quehacer institucional. 2. Presentar a nuestros grupos de inters un segundo Informe de Sostenibilidad que muestre avances significativos frente a los resultados de la gestin presentada en el primer informe. 3. La adhesin de la UTB al Pacto Global de las Naciones Unidas y sus Principios para la Educacin Responsable en Gestin, obligan a asumir un compromiso explcito con la RSU y de manera sistemtica a implementar mejoras en los procesos. Aprendizajes de la experiencia: 1. El respaldo de la alta direccin es un factor crtico de xito para avanzar en la implantacin de una cultura de RS. 2. La metodologa del GRI nos brind una gua de cmo rendir cuentas de forma clara y fiable sobre nuestro desempeo organizacional, identificar en el sector aquellas declaratorias internacionales en el contexto de la sostenibilidad ms relevantes (Pacto Global, ODM, Educacin para todos) y medir nuestra gestin de cara a ellas. 3. El dialogo con los grupos de inters nos ha permitido identificar oportunidades de mejoramiento. 4. El Informe de Sostenibilidad permiti ver las potencialidades de los grupos de inters desde lo estratgico. Estos grupos se reconocen ms que como actores pasivos a los que se les rinde cuentas, como actores protagnicos en la identificacin de los temas relevantes sobre los que quieren ser informados.

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Informe Anual de RC de BBVA: herramienta vital para los Grupos de Inters

Para BBVA Colombia, la puesta en marcha de diversas iniciativas de apoyo a las comunidades en donde acta, es un compromiso constante y una actitud que traduce el espritu responsable del upo BBVA a nivel mundial. En tal sentido, y en el marco del Plan de Responsabilidad Corporativa destinamos anualmente el 1 por ciento de nuestras utilidades para desarrollar el Plan de Responsabilidad Corporativa en el que ejecutamos acciones enfocadas al apoyo a de la educacin, la cultura y el deporte en todo el pas. Pero sin duda alguna vamos ms a all e identificamos claramente cada uno de los grupos de inters que definen nuestro entorno en el que la sociedad es uno de ellos y mantenemos ese mismo compromiso e inters con los
Gr

dems: empleados, accionistas clientes, proveedores y reguladores. Para mantener una comunicacin con cada uno de ellos y para que ese dilogo tenga la fluidez necesaria que permita retroalimentar la informacin necesaria para dar respuesta cada uno de ellos, comenzamos a publicar en 2007 el Informe de Responsabilidad Corporativa BBVA, en el que contamos cada una de las acciones enfocadas a nuestros grupos de inters. A partir de la publicacin de esta informacin, siguiendo una estructura centrada en los asuntos considerados relevantes por nuestros grupos de inters, hemos permitido centrar la discusin y afrontar con mayor claridad nuestros principales compromisos y actuaciones y yendo ms all de los resultados de nuestras iniciativas sociales plasmadas, el informe se ha convertido una herramienta clave en las relaciones con nuestros grupos de inters a los cuales, bsicamente, nos debemos como entidad financiera responsable. Entre los beneficios obtenidos a partir de las diversas publicaciones de nuestros informes de RC, podemos mencionar: 1) Conocemos de primera mano la percepcin que sobre la entidad tiene cada uno de los grupos de inters analizados, y en concreto, los puntos fuertes y dbiles en trminos absolutos y en relacin con otras empresas, dentro y fuera del sector. 2) Podemos entender el grado de relevancia y prioridad de cada aspecto para cada grupo de inters, lo que permite una mayor eficiencia en la focalizacin de esfuerzos para integrar las expectativas de cada grupo en la gestin. 3) Por medio del Informe de RC facilitamos la implicacin transversal de las distintas reas del Grupo en la ejecucin de planes de accin que fortalezcan la responsabilidad y la reputacin corporativa. 4) Especficamente, en 2009 realizamos una consulta cualitativa a nuestros grupos de inters en los principales pases en los que operamos mediante cuestionarios, entrevistas, talleres y grupos de discusin, en dicha encuesta participaron accionistas, empleados, proveedores y clientes, adems de expertos en sostenibilidad, medios de comunicacin, representantes de organizaciones sociales, culturales y medioambientales. El resultado de este trabajo permiti la identificacin y caracterizacin de los asuntos ms relevantes, tanto para informar como para generar polticas especficas. Es as entonces, como nuestro Informe Anual de Responsabilidad Corporativa es el principal instrumento de comunicacin; la aplicacin de estndares, mtodos de verificacin, certificacin y aseguramiento respaldan la veracidad y la relevancia de la comunicacin que realizamos con nuestros grupos de inters de BBVA y compromisos del Grupo con cada uno de ellos para mejorar sus percepciones y fortalecer, por tanto, nuestra buena reputacin. A esta dinmica, podemos agregar un hecho fundamental que nos ubica como pioneros en Colombia, al ser el primer banco en presentar nuestro Informe Anual de RC bajo la auditora de Deloitte, una de las firmas ms prestigiosas en esta materia a nivel internacional, adems de tener la calificacin B+ de GRI G3 lo que sin duda alguna lo convierte en una herramienta slida, definida por una metodologa basada en la transparencia, el dilogo continuo y abierto con nuestros grupos de inters incluidos en el informe y sobre todo, basada en hechos reales, verificables y medibles. Consideramos este informe como un aporte vital a la consolidacin de la prctica de una Responsabilidad Corporativa seria, real y transparente en Colombia y en donde los principios de la sostenibilidad sean los principales motores que muevan a las empresas a enfocar sus iniciativas sociales con el nimo de hacer de esta sociedad un proyecto viable con igualdad de oportunidades para todos y posibilidades de desarrollo equitativas a todos los niveles.

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Argos: Un ejemplo en la materialidad Para la Compaa, la sostenibilidad siempre fue un principio rector del negocio, por ello, el compromiso de trascender a todos los niveles de la organizacin hizo necesaria la identificacin de puntos crticos de sostenibilidad, que asociados al objeto social, permitieran en el marco de una gestin estratgica, lograr objetivos claros y medibles. Sin embargo, la determinacin de estos puntos crticos o asuntos relevantes conllevo un proceso evolutivo, que inici con la elaboracin de los reportes de sostenibilidad y contino con la inclusin gradual de las expectativas de nuestros grupos de inters, esto nos permiti definir un plan de accin consistente con nuestra poltica de sostenibilidad para los aos venideros. Avanzando en principios! Llegar al escenario en el que hoy nos encontramos, implic un proceso arduo y coherente que involucr a toda la organizacin. Para ello, sensibilizar a los directivos en la importancia de una estrategia sostenible, fue el primer paso. Alinear los esfuerzos de todas las reas en un compromiso operativo y real por la sostenibilidad, respaldo la integracin de la Responsabilidad Social a la esencia del negocio en sus distintas dimensiones, dando respuesta as a una perspectiva parcial que sobre la organizacin y su estrategia tenan los grupos de inters. Posteriormente, y entendiendo que una estrategia de sostenibilidad responde a una realidad econmica, ambiental y social, fue necesario delimitar el alcance de la organizacin en asuntos relevantes o puntos crticos, que permitieran enfocar los esfuerzos al cumplimiento de metas y objetivos y que involucraran las expectativas de nuestros grupos de inters en un ejercicio coherente de materialidad. De esta forma, iniciamos el relacionamiento con nuestros grupos de inters, logrando a travs de un primer ejercicio de indagacin, un listado importante de preocupaciones, comentarios y sugerencias, que posteriormente se convirtieron en insumo para nuestro segundo momento de interaccin, Los dilogos. Este mecanismo de relacionamiento, ha sido una estrategia generadora de valor, porque nos ha permitido conocer las necesidades de nuestros grupos de inters y en un ejercicio de transparencia y rendicin de cuentas, informar sobre los compromisos y la capacidad de respuesta de la organizacin sobre los temas de sostenibilidad. Tal avance, ha transformado la forma de interactuar con nuestros stakeholders, mejorando notoriamente el grado de pertenencia y la intervencin participativa y legitima, en la construccin de una mejor y ms sostenible compaa, en donde todos tienen un rol importante. La receta del dialogo!! Para Argos, dialogar con sus grupos de inters, es tan slo un momento en la conversacin permanente que existe con ellos, lo interesante de nuestra estrategia radica en involucrar a la organizacin, por cuanto la ejecucin no se centraliza exclusivamente en el equipo de Responsabilidad Social, sino que se extiende a gerencias de plantas y negocio, quienes son las encargadas de interactuar con sus propios contextos. Cabe aclarar que, cada grupo de inters tiene un nivel diferente de influencia y esto ha requerido estrategias de relacionamiento diversas, que permitan revisar los planes de accin y las promesas de valor generadas conjuntamente, las cuales son consolidadas en la poltica institucional de sostenibilidad durante cada periodo. En consecuencia, somos incluyentes con nuestros grupos de inters, determinamos armnicamente la relevancia para la organizacin y para ellos, y respondemos en la medida de nuestras capacidades y en las de nuestros Stakeholders por las promesas de valor construidas por todos. Seguimos los lineamientos establecidos por estndar internacional de AcountAbility AA 1000, pero libre y causalmente.

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Desafos y Expectativas
Colombia ha evolucionado notoriamente en el trabajo por la sostenibilidad, inclusive ms rpido que cuando por primera vez en los aos 70s y 80s se hablo de la Responsabilidad Social Empresarial. Esta circunstancia demuestra adems de la articulacin al contexto internacional, una continua y gradual transformacin de fondo de lo filantrpico a lo sostenible. Nuestro contexto ha definido el grado de avance y los niveles de desarrollo en temas como la rendicin de cuentas, la transparencia, el dialogo con los grupos de inters, la utilizacin de lineamientos internacionales etc. De tal manera que son las ciudades capitales o centros de desarrollo los proveedores de mayor conocimiento y progreso al respecto, reconociendo el papel que las grandes empresas tienen en esta realidad. Extender el conocimiento adquirido, transferir experiencias, promover el desarrollo homogneo de nuestras regiones perifricas, es fundamental en la tarea por convertirnos en un pas ms sostenible.
Cmo vamos con lo sectorial? La diversidad de sectores presentes en nuestro pas no ha sido impedimento para generar reportes de sostenibilidad, desde las experiencias ms sencillas producto de la elaboracin propia, pasando por los mltiples balances sociales que acompaaron a muchas empresas por aos, hasta la sofisticada gua emitida en los 90s por el Global Reporting Initiative, son demostraciones de la relevancia que va adquiriendo la rendicin de cuentas. Incluso destacando el esfuerzo que las organizaciones realizan para entender y ajustar estndares generales a su realidad particular. Contexto de sostenibilidad: Un momento en la medicin? No basta con considerar las cifras estadsticas y los datos que definen mi contexto, es necesario identificar como contribuye la gestin de la organizacin al desarrollo del sector, la regin o el pas, en trminos de la articulacin y reconocimiento de los planes de desarrollo existentes. Asimismo, es fundamental incrementar esfuerzos por internalizar costos de operacin, en aras de adecuar el rendimiento de la organizacin al contexto ms amplio de sostenibilidad . El contexto pasado, presente y futuro son fundamentales en la elaboracin del reporte por que presentan su impacto en la organizacin y la contribucin generada por la gestin del negocio en esas realidades. Reporte Reporte Quien es la ms sostenible de todas las empresas? La sostenibilidad no tiene que ver con perfeccin, es un trabajo permanente del que todos somos Los lectores creen que las conscientes. La falsa creencia de que la organizaciones probablemente perfeccin es sinnimo de eficiencia y omitan los fracasos en sus memorias transparencia, el miedo por reconocer los errores de sostenibilidad. y transformarlos en retos de cambio institucional, Se considera clave que haya un equilibrio entre noticias "buenas" y la marcada dependencia de la trayectoria en "malas" para demostrar credibilidad virtud de que tan solo aquello de obligatorio y compromiso hacia la cumplimiento debe ser reportado y otras
sostenibilidad. (KPMG, SUSTAINABILITY, 2008)

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conductas ms, son realidades que acompaan nuestro contexto empresarial, aunque nos cueste reconocerlo.
No viste los estados financieros? Mi reporte es integrado!

Consolidar UN REPORTE que integre informacin financiera, econmica, social, ambiental, y muestre las relaciones existentes entre estas es lo que se denomina Reporte Integrado. Si la PricewaterhouseCoopers lista cinco elementos crticos de los sostenibilidad se desarrolla con el modelo de Reportes integrados: (1) Mayor negocio, entonces la articulacin del ejercicio comprensin del mercado; (2) peridico financiero y contable al tripartito como Desarrollar estrategias de largo plazo; parte integral de la gestin, se traducir en un (3) Revelar un comportamiento tripartito; (4) Presentar como funciona solo reporte, Lamentablemente los informes el modelo del negocio y repensar la raramente son algo ms que la suma de sus medicin y presentacin (Global partes (Eccles R. , 2010) Reporting Initivative, 2010)

Cmo defines materialidad sin desarrollar dilogos de inters?

La participacin de los grupos de inters en fases como la seleccin de indicadores, revisin de la memoria, preparacin entre otras an es muy incipiente, este es uno de los desafos por lograr. Identificar cules son los asuntos ms relevantes para la Los lectores quieren que los grupos compaa y para los grupos de inters es de inters participen de forma ms el propsito de la materialidad. Si el principio de inclusividad plantea un ejercicio de rendicin de cuentas sobre aquellos en los que genera impacto la organizacin y sobre aquellos que tienen impacto sobre ella (AccountAbility, 2008, pg. 9), Puede desconocerse el desarrollo del sector, de la localidad, la regin o el pas como asuntos de relevancia en las empresas?
activa en la elaboracin de las memorias. La participacin de los grupos de inters en la seleccin de temas a incluir en la memoria, invitando a los grupos de inters ms destacados a aportar sus comentarios y demostrando cmo se incorporan sus opiniones a la estrategia, y los objetivos de las organizaciones, son aspectos que se consideran importantes. (KPMG,
SUSTAINABILITY, 2008, pg. 2)

Si la organizacin decide comprometerse a alinear sus estrategias y operaciones con diez principios universales categorizados en derechos humanos, estndares laborales, medio ambiente y anticorrupcin (Corporacin Red Local del Pacto Global en Colombia), Cmo refleja esto en su materialidad y Cmo lo traduce en un contexto de sostenibilidad medible?

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De cara al riesgo?

En Colombia, el riesgo an no es catalogado como un elemento primordial a identificar, gestionar y mitigar en las organizaciones. Es necesario reconocer los riesgos para poder prevenirlos, comprender sus implicaciones y as elaborar planes de contingencia que facilite su adecuado manejo y minimice sus posibles Estrategia, riesgo, desempeo impactos. y sostenibilidad se han convertido en inseparables El riesgo es una oportunidad corporativa, y en el (Institute of Directors Southern contexto de la sostenibilidad puede estar Africa , 2009, pgs. 11-12) asociado con aspectos sociales, econmicos o ambientales que no estn contemplados en los enfoques de gestin existentes. El reconocimiento de los lmites ambientales es un riesgo para la organizacin?
Es importante verificar?

Comprender la verificacin es advertir el alcance que tiene la organizacin, brindando a otros una herramienta de control social, de tica de los negocios, de responsabilidad social y de desarrollo.
La mayora de los lectores opinan que las verificaciones externas son importantes, tanto para las memorias de sostenibilidad como para el desempeo de la organizacin en materia de sostenibilidad. Sin embargo, los lectores tienen opiniones dispares sobre quines deberan proporcionar las verificaciones de las distintas actividades (AcountAbility, 2008)

Si bien este proceso puede ser realizado por diferentes actores, es importante tener en cuenta que para cumplir con las expectativas del aseguramiento es fundamental realizar un proceso de verificacin juicioso y procedimental de cumplimiento de principios y desempeo en sostenibilidad. (AcountAbility, 2008)

The Transparent Economy realizado por el Global Reporting Initiative plantea algo para recordar Los testimonios de la gente y organizaciones a las que se brinda dinero no son tan positivos como se piensa, los lectores no se convencen tan fcilmente Los nmeros, las estadsticas y las grficas no son lo ms importante en un informe, la historia detrs de estos es ms importante (Global Reporting Initivative, 2010)

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Anexo 1 Listado de Empresas participantes en el estudio BBVA Colombia Codensa - Emgesa EPM (Empresas Pblicas de Medelln) Publicaciones Semana SABMiller Colombia Ecopetrol Telefnica Colombia Argos ISA Fundacin Terpel Universidad Tecnolgica de Bolvar Mineros S.A. Grupo Nacional de Chocolates Henkel Colombiana S.A. Hocol S.A. Genelec Ltda Aes Chivor y Cia Hospital Tobon Uribe Grupo Bolivar Bancolombia Sociedad Portuaria de Santamarta Proteccion S.A. Gas Natural
Anexo 2 Cuestionario CUESTIONARIO SOBRE REPORTES DE SOSTENIBILIDAD Realizado por Sandra Cdigo: E1-10 Paulina Leal y la Corporacin CREO Fecha: 30 de Abril de 2010

Aprendizajes, mitos y expectativas de los Reportes de Sostenibilidad en las empresas Colombianas: Presentacin de experiencias y contribuciones para promover la publicacin y el conocimiento de esta herramienta en el contexto organizacional Colombiano. Objetivo: Generar conocimiento a partir de las experiencias de elaboracin de reportes de sostenibilidad obtenidas por algunas de las empresas colombianas reportantes, evidenciando sus aprendizajes, los factores intervinientes en el proceso, sus relaciones y conclusiones.

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A. Por favor seleccione el sector al cual pertenece su empresa Agropecuario Comercio Construccin Hidrocarburos y Servicios Petroleros Industrial Medios Minera Servicios Telecomunicaciones Transporte Financiero B. Escoja entre las siguientes opciones el tipo de entidad: Empresa privada Empresa pblica Empresa mixta C. Seleccione el tamao de su empresa: Grande Mediana Pequea Microempresa. Aspectos generales 1. Cuntos reportes de sostenibilidad ha presentado su empresa (incluyendo el 2009)? a. b. c. d. e. Uno Dos Tres Cuatro Otro, especifique cuantos

2. El proceso de elaboracin de su reporte de sostenibilidad lo ha hecho a travs de: a. Consultor Nacional b. Consultor internacional c. Elaboracin propia d. Otro. Cual? 3. Cul es la metodologa ms utilizada para su elaboracin? a. GRI b. ISO 26000 c. Metodologa propia

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d. Otra. Cual? 4. A travs de que medio publica su informe de sostenibilidad? (puede seleccionar ms de una opcin, si es el caso) a. Medio impreso b. Medio Electrnico c. Website 5. Qu informe de sostenibilidad de empresa colombiana, sin contar el suyo, recomienda y porque? GUIAS DE SOSTENIBILIDAD GRI G3 EN EL CONTEXTO COLOMBIANO Los principios definidos por la metodologa GRI G3 permiten valorar la calidad, fiabilidad y transparencia del reporte. Estos son los criterios que precisaron el siguiente cuestionario: 6. Materialidad19 o relevancia a) Tuvo en cuenta este principio para la realizacin de su reporte? SI NO

Si la respuesta es positiva contine con las siguientes preguntas 1. Realiz un estudio sectorial para incluir asuntos relevantes que estn siendo tratados por empresas homologas o competidoras a nivel nacional o internacional? SI NO 2. Incluy en su estudio de materialidad los riesgos a los que se ve enfrentado su organizacin? SI NO

3. Qu tipo de metodologa emple para clasificar los asuntos relevantes que fueron incluidos en su reporte? (Puede elegir ms de una opcin) a) b) c) d) e)
19

Dilogo Encuesta Entrevistas individuales Entrevistas grupales Otra: ______________

Aquellos aspectos e Indicadores que reflejen los impactos significativos, sociales, ambientales y econmicos de la organizacin o aqullos que podran ejercer una influencia sustancial en las evaluaciones y decisiones de los grupos de inters.

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4. Para determinar los asuntos relevantes de su organizacin participaron: (Puede elegir ms de una opcin) a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Accionistas Directivos20 Empleados Clientes Proveedores ONGs Gobierno Competidores Gremios o asociaciones Comunidad Medios de comunicacin Otro: _______________

5. Comparti con sus grupos de inters aquello que considera relevante para su memoria de sostenibilidad? SI NO

7. Participacin de los grupos de inters a) Participaron sus grupos de inters en la elaboracin del reporte? SI NO

Si la respuesta es positiva contine con las siguientes preguntas b) Qu grupos de inters participaron en la elaboracin del reporte? 1. Accionistas 2. Directivos21 3. Empleados 4. Clientes 5. Proveedores 6. ONGs 7. Gobierno 8. Competidores 9. Gremios o asociaciones 10. Comunidad c) Describe en su reporte la forma como participaron sus grupos de inters? SI
20 21

NO

Quienes son responsables de la toma de decisiones en la organizacin,

Quienes son responsables de la toma de decisiones en la organizacin.

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d) Existi alguna validacin de la memoria por parte de los grupos de inters externos 22? SI NO

Cules participaron en la revisin? _______________________ e) Fueron incluidas las expectativas y las inquietudes presentadas por los grupos de inters en el reporte? SI NO f) Realiza dilogos con sus grupos de inters para elaborar el informe? SI NO

8. Contexto de sostenibilidad a. Su contexto de sostenibilidad incluye planes de desarrollo del sector, de la regin o del pas? SI NO

b. Demuestra su reporte un compromiso evidente por relacionar sus actividades con el impacto que producen? SI NO

c. En su reporte tiene en cuenta otro tipo de lineamientos, cules? a. Global compact b. Carta de la Tierra c. ODM d. Otro. Cul? 9. Exhaustividad a. Con el objetivo de cumplir con el rango de aspectos que debe contener la memoria de sostenibilidad, usted incluy datos de las instituciones sobre las cuales su organizacin ejerce control?: a. De forma detallada b. Seleccionando slo aquello que directamente tiene que ver con la sostenibilidad c. Mencionando slo aspectos generales de su desempeo d. No inclu informacin acerca de las entidades sobre las cuales mi organizacin ejerce control. e. Mi organizacin no ejerce control sobre otras entidades

22

Clientes, proveedores, ONGs, gobierno, gremios y asociaciones, comunidad y competidores.

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b. La informacin contenida en el reporte presenta: a. Todas las acciones o eventos significativos que hayan tenido lugar en el perodo cubierto por la memoria b. Las actividades ms relevantes y una estimacin de sus posibles impactos, tanto en el corto como en el largo plazo. c. El anlisis detallado sobre los impactos actuales y futuros de las actividades de la organizacin. c. Sus grupos de inters le han manifestado que su informe de sostenibilidad: a. Les entrega suficientes elementos para valorar el desempeo de la organizacin b. Les proporciona datos generales sobre las actividades de la organizacin c. No permite conocer los principales eventos y las acciones desarrolladas por la entidad 10. Equilibrio a. Marque con (X) las opciones que considere. Su reporte de sostenibilidad evidencia con claridad y de manera explcita: a. Dificultades b. Retos c. Logros Cree que existe informacin que se omite en los reportes debido al temor por la equivocacin y el reproche? SI 11. Comparabilidad a. Usted ha comparado su reporte de sostenibilidad con indicadores del sector al que pertenece su empresa? SI NO NO

b. Usted realiza comparacin anual de sus indicadores en sus reportes? SI 12. Precisin a. En relacin con la elaboracin del informe de sostenibilidad, Quin recoge la informacin? b. En relacin con la elaboracin del informe de sostenibilidad Quin analiza la informacin? c. En relacin con la elaboracin del informe de sostenibilidad Quin decide la inclusin o no de la informacin? NO

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13. Periodicidad a. La memoria de sostenibilidad da cuenta a tiempo sobre los hechos relacionados con los distintos grupos de inters? SI NO

b. Con que regularidad usted publica sus memorias de sostenibilidad? a. Cada ao b. Bianual c. Otro: Cul? 14. Claridad a. Usted realiza alguna medicin que le permita identificar con los lectores de la memoria que tan comprendida fue? SI 15. Fiabilidad Sus memorias de sostenibilidad: a. Han sido verificadas por algn tercero b. Han sido verificadas por una firma de auditora c. No han sido verificadas por nadie d. No es de mi inters verificar mi informe e. Ha sido verificada por GRI 16. Considera que la elaboracin de un informe de sostenibilidad es? a) Difcil y complejo b) Solo un experto puede implementarla c) Cuesta demasiado dinero d) Solo es para grandes organizaciones e) No se obtiene ningn valor f) Solo deben usarlo aquellas compaas que solo tienen cosas buenas por reportar g) Otra: Cul? 17. Priorice sus dos principales (1 y 2) razones por las cuales su organizacin decide reportar memorias de sostenibilidad: __Para cumplir los lineamientos de la casa matriz __Para convertirse en una organizacin ms sostenible __Para mejorar la reputacin de la empresa __Para medir y comparar la gestin __Para medir y controlar la estrategia de sostenibilidad de la organizacin __Para evidenciar compromiso y transparencia con los grupos de inters __Otra: Cul?____________________________________ NO

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