Manual Ingenieria de Mantenimiento

SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento de la Universidad de los Andes
SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

DICIEMBRE 2006
Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO
Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS Pgina: MNPP-1/1
Autoridades Universitarias
Lster Rodrguez Herrera Rector
Humberto Ruiz Vicerrector Acadmico
Mario Bonucci Rossini Vicerrector Administrativo
Nancy Rivas de Prado Secretaria
Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA) Jess A. Caldern Vielma
Mrida, Diciembre 2006
Elaborado por: Ing. Mara Andrea Ramrez Morales DSIA Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la ltima modificacin:

Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: EQUIPO DE TRABAJO Pgina: MNPP-1/1
EQUIPO DE TRABAJO
DISEO Y ELABORACIN DE: Ing. MARA ANDREA RAMREZ MORALES
COORDINACIN Y LDER DEL PROYECTO Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ Especialista Organizacional de la DSIA
PERSONAL DIRECTIVO, ADMINISTRATIVO Y OBRERO DE LA DIRECCIN DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIN DE LOS PROCESOS.
MRIDA, DICIEMBRE 2006

Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES INTRODUCCIN ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN) MODELO DE JERARQUA DEL SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO MODELOS DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio. Cadena de Valor del Sistema de Negocio. rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales). rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo). Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados para la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. PROCESOS FUNDAMENTALES PF-1: DESARROLLO DE PROYECTOS ndice del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagrama de Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagrama de Jerarqua del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Informacin General del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagramas de Actividades y Procedimientos. PF-1.1. Elaboracin de Propuesta de Desarrollo de Obras. PF-1.2. Desarrollo de Clculos, Cmputos Mtricos y Planos. PF-2: CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA ndice del Proceso de Construccin de Planta Fsica. Diagrama de Proceso de Construccin de Planta Fsica. Diagrama de Jerarqua del Proceso de Construccin de Planta Fsica. Informacin General del Proceso de Construccin de Planta Fsica. Diagramas de Actividades y Procedimientos. PF-2.1: Elaboracin de Diagnstico de Obra. PF-2.2: Ejecucin Fsica de Obra de Construccin. PF-2.3: Inspeccin de Avance Fsico de Obras. PF- 3: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA ndice del Proceso de Mantenimiento de la Planta Fsica. Diagrama de Proceso de Mantenimiento de la Planta Fsica. Diagrama de Jerarqua del Proceso de Mantenimiento de la Planta Fsica. Informacin General del Proceso de Mantenimiento de la Planta Fsica. Diagramas de Actividades y Procedimientos. PF-3.1: Procesamiento Solicitud de Servicio de Albailera. PF-3.2: Procesamiento Solicitud de Servicio de Carpintera. PF-3.3: Procesamiento Solicitud de Servicio de Herrera. PF-3.4: Procesamiento Servicio de Solicitud de Pintura. PF-3.5: Procesamiento Solicitud de Servicio de Plomera. PF-3.6: Procesamiento Solicitud de Servicio de Zona Verde. PF-3.7: Solicitud de Material en Almacn. PF-3.8: Ejecucin Fsica de Trabajos de Mantenimiento. PF-3.9: Inspeccin de Ejecucin de Trabajos de Servicio de Mantenimiento. Asunto: NDICE DE CONTENIDO Pgina: MNPP- ICM-P1/3

Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES PROCESOS DE APOYO PA-1. PLANIFICACIN DE OBRAS ndice del Proceso de Planificacin de Obras. Diagrama de Proceso de Planificacin de Obras. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Planificacin de Obras. Informacin General del Proceso de Planificacin de Obras. Diagramas de Actividades y Procedimientos. PA-1.1: Programacin de Ejecucin de Obras. PA-1.2: Elaboracin de Presupuesto de Obra. PA- 2: ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS ndice del Proceso de Administracin de Recursos y Servicios.. Diagrama de Proceso de Administracin de Recursos y Servicios. Diagrama de Jerarqua del Proceso de Administracin de Recursos y Servicios. Informacin General del Proceso de Administracin de Recursos y Servicios Diagramas de Actividades y Procedimientos. PA-2.1: Compra de Material No Disponible en Almacn. PA-2.2: Licitacin y Contratacin de Obras. PA-2.3: Pago de Anticipos. PA-2.4: Pago de Valuaciones. PA-2.5: Planificacin y Supervisin de Actividades. PA-2.6: Elaboracin de Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. PA-2.7: Registro de Distribucin Administrativa. PA-2.8: Registro de Cuentadante. PA-2.9: Apertura de Cuentas Bancarias. PA-2.10: Conciliacin de Cuentas Bancarias. PA-2.11: Apertura de Fondos en Anticipo. PA-2.12: Reposicin de Fondos de Anticipo. PA-2.13: Rendicin de Fondos de Anticipo. PA-2.14: Cierre de Fondos en Anticipo. PA-2.15: Apertura de Ingresos Propios. PA-2.16: Apertura de Caja Chica. PA-2.17: Reposicin de Caja Chica. PA-2.18: Cierre de Caja Chica. PA-2.19: Trmites Viticos y Pasajes. PA-2.20: Ejecucin de Compras Nacionales. PA-2.21: Adquisicin de Bienes y Servicios. PA-2.22: Bienes Muebles. PA-2.23: Control de Inventario de Bienes Muebles. PA- 3: APOYO SECRETARIAL. ndice del Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Jerarqua del Proceso de Apoyo Secretarial. Informacin General del Proceso de Apoyo Secretarial. Diagramas de Actividades y Procedimientos. PA-3.1: Recepcin de Solicitudes y Correspondencia. PA-3.2: Atencin al Pblico. PA-3.3: archivo de Documentacin Procesada. PA-3.4: Solicitud de Documentos en Archivo. PA-3.5: Mantenimiento Interno de la Infraestructura de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. PA-3.6: Mensajera. Asunto: NDICE DE CONTENIDO Pgina: MNPP- ICM-P2/3

Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: NDICE DE CONTENIDO Pgina: MNPP- ICM-P3/3
MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES Directorio Modelo Actor Rol. Modelo Rol Actividad. Matriz Actores Procesos. GLOSARIO DE TRMINOS ANEXOS Formatos Planillas Utilizados en la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. Reglamento de Contratacin de Obras.

Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: INTRODUCCIN Pgina: MNPP- INT-P1/1
Introduccin
La Planta fsica de la Universidad de los Andes est constituida por los ncleos en los Estados Mrida, Tchira y Trujillo. La planificacin y consolidacin de todos sus recintos es labor de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento, ya que ella se encarga de buscar la manera ms eficiente de desarrollar, ejecutar y conservar la infraestructura de la misma. Dicha Direccin fue creada en el ao 1959 con el nombre de Oficina de Planificacin y Construcciones Universitarias, cuyo nombre se modifica en 1960 a Direccin de Planificacin y Mantenimiento de la U.L.A., y en 1964 cambia nuevamente a Direccin de Construcciones y Mantenimiento de la U.L.A. Es en 1978 cuando se llam Direccin de Ingeniera y Mantenimiento de la U.L.A., nombre que actualmente se conserva. Las funciones de la Direccin son llevadas a cabo mediante una Unidad de Proyectos que produce las memorias descriptivas, clculos, cmputos mtricos, planos y anlisis de costos; una Unidad de Construccin encargada de la ejecucin, ampliacin, remodelacin e inspeccin de obras; y finalmente una Unidad de Mantenimiento para la conservacin, mejora y reparaciones en las reas de herrera, carpintera, jardinera, cerrajera, albailera y plomera. Todo lo anterior para lograr el desarrollo de la infraestructura de la Universidad y evitar el deterioro de las edificaciones existentes. Conociendo la importancia que implica la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento en la Universidad de los Andes, se realiza un anlisis mediante el Mtodo BMM (Business Modeling Method), desarrollado por los profesores Jons Montilva y Judith Barrios de la Escuela de Ingeniera de Sistemas de la Universidad de los Andes, que integra una coleccin de modelado de negocios, para conformar el Manual de Normas, Procesos y Procedimiento de dicha Dependencia, el cual es un instrumento de consulta acerca de la informacin relacionada con los procesos y procedimiento formalmente establecidos para la ejecucin de los servicios que ofrece al Sistema de Ingeniera y mantenimiento de la Universidad de los Andes. El mismo est dirigido a todo tipo de lectores, especialmente al personal administrativo y obrero que labora en la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento, que son quienes intervienen directamente en la ejecucin de esas actividades.

Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: ORGANIGRAMA Pgina: MNPP- ORG-P1/1
Organigrama de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento
Figura 1. Organigrama de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento de la Universidad de los Andes. Fuente: Manual de Organizacin Direccin de Ingeniera y Mantenimiento

Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: MODELO DE SISTEMA DE NEGOCIOS Pgina: MNPP- MSN-P1/1
MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIOS (SN)

MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS MODELO DE OBJETIVOS DEL SN MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SN MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO MODELO DE ACTORES Y UNIDADES-ORGANIZACIONALES

Asunto: Materia: MODELO DE SISTEMAS DE NEGOCIO MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS Pgina: MNPP- MJS-P1/1
Modelo de Jerarqua del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento

El Dominio de aplicacin del manual, es decir, el sistema de negocios donde se ubica dicho manual, al cual prestar sus servicios, es la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. Para el diseo del Modelado de Jerarqua de Sistemas de Ingeniera y Mantenimiento fue utilizado el primer modelo de Derek Hitchins del material del curso Modelado de Sistemas utilizando UML 2.0 proporcionado por la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA). En la figura 2 se observa el Modelo de Jerarqua del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento, que en ste caso se encuentra formado por tres subsistemas (Proyecto, Construccin y Mantenimiento), y relacionada con siete sistemas, todos afines a un Sistema Gerencial, internos al supra-sistema Administracin Universitaria.
Figura 2. Modelo de Jerarqua de Sistemas de Ingeniera y Mantenimiento
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Asunto: Materia: MODELO DE SISTEMAS DE NEGOCIO MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SN Pgina: MNPP- MON-P1/1
Modelo de Objetivos de Negocio del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento

En la Figura 2 se puede observar el Modelo de Objetivos (Curso de Modelado de Negocios Orientado por Objetos de los Profesores Judith Barrios e Isabel Besembel) del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento, donde se destaca: Visin, Misin, Objetivo General y Objetivos Especficos.
Figura 3. Modelo de Objetivos del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento Elaborado por: Ing. Mara Andrea Ramrez Morales DSIA Diciembre 2006 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07 Vigencia de la ltima modificacin:
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Asunto: Materia: MODELO DE SISTEMAS DE NEGOCIO MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SN Pgina: MNPP- MRN-P1/1
Modelo de Reglas de Negocio del SN

En el grfico de la Figura 3 se observa el Modelo de Reglas del Negocio (Curso de Modelado de Negocios Orientado por Objetos de los Profesores Judith Barrios e Isabel Besembel), el cual es una clasificacin de la base legal que soporta los procesos del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento de la Diversidad de los Andes.
Figura 4. Modelo de Reglas del Negocio del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento Elaborado por: Ing. Mara Andrea Ramrez Morales DSIA Diciembre 2006 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07 Vigencia de la ltima modificacin:
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Asunto: Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO Pgina: MNPP- DPS - P1/1
MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)

DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO RBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES) RBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO) CANTIDAD DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS PARA LA DIRECCIN DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO
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Asunto: Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO Pgina: MNPP- DPS - P1/1
Diagrama de Procesos de Sistema de Negocio
Figura 5. Diagrama de Proceso del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento
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Asunto: Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO Pgina: MNPP- CVS - P1/1
Cadena de Valor del Sistema de Negocio
Figura 6. Cadena de Valor del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento
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Asunto: Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA RBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES) Pgina: MNPP- APF - P1/1
rbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
Figura 7. rbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
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Asunto: Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA RBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO) Pgina: MNPP- APP - P1/1
rbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo
Figura 8. rbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo
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Asunto: Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA RBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO) Pgina: MNPP- APP - P1/1
Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados para la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento
PROCESO
Nmero de Procedimientos
PROCESOS FUNDAMENTALES Desarrollo de Proyectos 2 Construccin de Planta Fsica 3 Mantenimiento de la Planta Fsica 9 PROCESOS DE APOYO Planificacin de Obras Administracin de Recursos y Servicios Apoyo Secretarial y de Servicios Nmero Total de Procedimientos 2 21 6 43
Tabla 1. Cantidad de Procesos y Procedimientos ejecutados por la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento
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Asunto: Materia: MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO PROCESOS FUNDAMENTALES Pgina: MNPP- PF - P1/1
PROCESOS FUNDAMENTALES
PROCESO PF-1. DESARROLLO DE PROYECTOS PROCESO PF-2. CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA PROCESO PF-3. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA
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Asunto: Materia: PROCESOS FUNDAMENTALES DESARROLLO DE PROYECTOS Pgina: MNPP- DP - P1/1
PROCESO PF-1 DESARROLLO DE PROYECTOS
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Asunto: Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS NDICE DEL PROCESO Pgina: MNPP- IPF1 - P1/1
PROCESO PF-1.- DESARROLLO DE PROYECTOS Diagrama de Procesos de Desarrollo de Proyectos Diagrama de Jerarqua de Procesos de Desarrollo de Proyectos Informacin General de Desarrollo de Proyectos o o o o o o o o Objetivo Clientes: iniciales y finales Dependencias y/o personas vinculadas Entradas Salidas Fronteras Base legal relacionada Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnolgicos: Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos. Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PF-1.1. Elaboracin de Propuesta de Desarrollo de Obras PF-1.2. Desarrollo de Clculos, cmputos Mtricos y Planos
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Asunto: Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS DIAGRAMA DE PROCESO Pgina: MNPP- DPF1 - P1/1
DIAGRAMA DE PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS
Figura 9. Diagrama de Procesos de Desarrollo de Proyectos
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Asunto: Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS DIAGRAMA DE JERARQUA Pgina: MNPP- DJF1 - P1/1
DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS
Figura 10. Diagrama de Jerarqua de Procesos de Desarrollo de Proyectos
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Asunto: Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO Pgina: MNPP- IGPF1 P2/2
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la elaboracin y desarrollo de los proyectos de Construccin, Ampliacin y Remodelacin de la Planta Fsica de la Universidad de los Andes de acuerdo a regulaciones y especificaciones emanadas por la Unidad o Direccin de Planificacin y Desarrollo (PLANDES). INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias o Gobierno (OPSU) FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias o Gobierno (OPSU) Y/O INTERNAS o Ingeniero de Proyectos. o Arquitecto. o PLANDES. o Tcnicos. o Topgrafos. o Laboratorios. Diagnstico de la Obra elaborado por PLANDES. Anteproyecto de la Obra elaborado por la DIM.. Programa de Desarrollo del Proyecto. Proyecto ejecutivo integral que incluye: Proyecto de Ingeniera y Proyecto Arquitectnico. Planos del Proyecto y Especificaciones del Proyecto. SE INICIA Cuando PLANDES informa sobre las regulaciones y requerimientos en cuanto a espacios y tipologa de la Obra. SE TERMINA Cuando la DIM entrega los planos a PLANDES para el Visado de
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07 Vigencia de la ltima modificacin:
CLIENTES
DEPENDENCIAS PERSONAS VINCULADAS
ENTRADAS
SALIDAS
FRONTERAS
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Asunto: Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO Pgina: MNPP- IGPF1 P2/2
los mismos. BASE LEGAL RELACIONADA Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniera, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO. Ley Orgnica del Trabajo (1997). Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Polticas y Normas Internas de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras. Cdigo de tica Profesional del Colegio de Ingenieros. Regulaciones de OPSU para la elaboracin y ejecucin de obras. HUMANOS o Ingenieros, Arquitectos, Tcnicos y Proyectistas de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. TECNOLGICOS o Programas Computarizados de Ingeniera y Arquitectura. INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto Ordinario. o Asignaciones especiales OPSU para proyectos especficos. MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina. o Tecnologa de Informacin: Hardware, Software, Redes.
RECURSOS
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Asunto: Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS Pgina: MNPP- DAPPF1 P1/1
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE DESARROLLO DE PROYECTOS
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Materia: ELABORACIN DE PROPUESTA DE DESARROLLO DE OBRAS Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF1.1 P1/1
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Materia: ELABORACIN DE PROPUESTA DE DESARROLLO DE OBRAS Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF1.1 P1/1
RESPONSABLE INGENIERO DE PROYECTOS (Unidad de Proyectos de Obra)
ACCIN 1. Recibe los lineamientos de la Obra de las Unidades de Construccin y/o Mantenimiento. 2. Realiza el estudio de proyectos elaborados anteriormente de experiencias similares. 3. Elabora el Programa Arquitectnico con el Arquitecto de la Obra. 4. Realiza el Estudio del Terreno donde se ejecutar la Obra y de factibilidad de espacio. 5. Elabora las primeras aproximaciones del desarrollo del proyecto de la Obra. 6. Estudia las posibles alternativas de desarrollo del Proyecto de Obra y selecciona la ms conveniente de acuerdo a criterios establecidos. 7. Estudia con el Director de la DIM, la factibilidad, tanto tcnica como presupuestaria de la ejecucin de la Obra. Si No es factible, 8.1. Notifica a la dependencia solicitante, por escrito, la no ejecucin de la Obra. En caso de ser factible, 8.2. Elabora y enva a PLANDES Informe con especificaciones de Obra y Presupuesto Referencial. (Se ejecuta el Procedimiento PF-1.2 de Desarrollo de Clculos, Cmputos Mtricos y Planos). 8.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la enva a la Unidad de Apoyo Administrativo. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3 de Contratacin de Obras).
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Materia: DESARROLLO DE CLCULOS, CMPUTOS MTRICOS Y PLANOS Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF1.2 P1/1
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Materia: DESARROLLO DE CLCULOS, CMPUTOS MTRICOS Y PLANOS Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DAPF1.2 P1/1
RESPONSABLE INGENIERO DE PROYECTOS (Civil) (Unidad de Proyectos de Obras) ARQUITECTO (Unidad de Proyectos de Obras) INGENIERO DE PROYECTOS (Civil) (Unidad de Proyectos de Obras)
ACCIN 1. Recibe Instructivo de la Obra. 2. Revisa el Instructivo de la Obra con el Arquitecto.
3. Elabora Planos de Fachadas y Cortes. 4. 5. 6. 7.
Plantas
Arquitectnicas,
Ejecuta Clculos de la Estructura. Ejecuta Clculos Hidrulicos. Ejecuta Clculos de las Instalaciones Sanitarias. Elabora los Planos Estructurales, Hidrulicos y Sanitarios.
INGENIERO DE PROYECTOS (Electricista) (Unidad de Proyectos de Obras) INGENIERO DE PROYECTOS (Civil) (Unidad de Proyectos de Obras) INGENIERO DE PROYECTOS (Electricista) (Unidad de Proyectos de Obras) ARQUITECTO (Unidad de Proyectos de Obras)
8. Ejecuta Clculos de las Instalaciones Elctricas. 9. Elabora los Planos de las Instalaciones Elctricas.
10. Ejecuta los Cmputos Mtricos. 11. Forma Proyecto Ejecutivo Integral. 12. Firma Proyecto Ejecutivo Integral. 13. Firma Proyecto Ejecutivo Integral.
14. Firma el Proyecto Ejecutivo Integral.
INGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL (Unidad de Planificacin de Obras)
15. Revisa el Proyecto Ejecutivo Integral. 16. Entrega Planos del Proyecto a PLANDES. (Se ejecuta el Procedimiento PF-2.2 de Ejecucin Fsica de la Obra de Construccin, Ampliacin o Remodelacin).
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Asunto: Materia: PROCESOS FUNDAMENTALES CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA Pgina: MNPP- CPF - P1/1
PROCESO PF-2 CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA
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Asunto: Materia: CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA NDICE DE CONTENIDO Pgina: MNPP- ICPF2 P1/1
PROCESO PF-2.- CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA Diagrama de Procesos de Construccin de Planta Fsica Diagrama de Jerarqua de Procesos de Planta Fsica Informacin General de Construccin de Planta Fsica o o o o o o o o o Objetivo Clientes: iniciales y finales Dependencias y/o personas vinculadas Entradas Salidas Fronteras Base legal relacionada Formularios Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnolgicos: Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos. Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PF-2.1. Elaboracin de Diagnstico de Obra PF-2.2. Ejecucin Fsica de Obra de Construccin PF-2.3. Inspeccin de Avance Fsico de Obras
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Asunto: Materia: CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA DIAGRAMA DE PROCESOS Pgina: MNPP- DPPF2 P1/1
DIAGRAMA DE PROCESO DE CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA
Figura 11. Diagrama de Proceso de Construccin de Planta Fsica
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Asunto: Materia: CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO Pgina: MNPP- DJPF2 P1/1
DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO DE CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA
Figura 12. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Construccin de Planta Fsica
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Asunto: Materia: CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO Pgina: MNPP- IGPF2 P1/2
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO DE CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos para la ejecucin de Construcciones, Ampliaciones y Remodelaciones de la Planta Fsica de la Universidad de los Andes. INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias INTERNAS o Dependencia Universitaria o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento o Seccin correspondiente al tipo de trabajo o Almacn o Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras Solicitud de Obra de Construccin, Ampliacin o Remodelacin por parte de las Dependencias Universitarias o Autoridades de la Universidad emitidas a la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento de la Universidad de los Andes. Obra de Construccin, Ampliacin o Remodelacin ejecutada. SE INICIA Cuando la secretaria de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento recibe la solicitud de Construccin, Ampliacin o Remodelacin por parte de Dependencia Universitaria o Autoridad de la Universidad. SE TERMINA Cuando se entrega la Obra a la dependencia beneficiaria.
CLIENTES
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
ENTRADAS
SALIDAS FRONTERAS
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Asunto: Materia: CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO Pgina: MNPP- IGPF2 P2/2
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniera, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO. Ley Orgnica del Trabajo (1997). Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Polticas y Normas Internas de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras. Cdigo de tica Profesional del Colegio de Ingenieros. Formato u oficio de Solicitud de Servicio. Orden de Solicitud de Material en Almacn. Formato de Solicitud de Compra de Materiales. HUMANOS o Autoridades Universitarias. o Decanos de Facultades. o Directores de Escuelas. o Director de Ingeniera y Mantenimiento. o Secretaria de la direccin de Ingeniera y Mantenimiento. o Jefes de Mantenimiento y Reparaciones de Secciones. o Proyectistas. o Supervisores de Mantenimiento. o Albailes, Carpinteros, Herreros, Pintores, Plomeros y Jardineros de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. o Almacenista. TECNOLGICOS o Programas Computarizados de Ingeniera y Arquitectura. o Sistema Computarizado de Inventario y Control de Almacn. INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina. o Tecnologa de Informacin: Hardware, Software, Redes. o Materiales y equipos de Construccin.
FORMULARIOS
RECURSOS
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Asunto: Materia: CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS Pgina: MNPP- DAPPF2 P1/1
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA
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Asunto: Materia: ELABORACIN DE DIAGNSTICO DE OBRA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF2.1 P1/1
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Asunto: Materia: ELABORACIN DE DIAGNSTICO DE OBRA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF2.1 P1/1
RESPONSABLE INGENIERO INSPECTOR (Unidad de Construccin)
ACCIN 1. Recibe de la Secretaria de la direccin Oficio de Construccin, Ampliacin o Remodelacin. 2. Verifica si la Solicitud realmente corresponde a Construccin, Ampliacin o Remodelacin. En caso que No corresponda, 2.1. Devuelve Solicitud a la Secretaria, con observaciones tcnicas. En caso que Si corresponda, 2.2. Numera Solicitud por orden de llegada y coloca fecha. 2.3. Registra la solicitud en el computador. 2.4. Asigna prioridad a la obra reunido con el Director. 2.5. Asigna al personal que se encargar de elaborar el Proyecto de Obra. 2.6. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo. 2.7. Notifica al personal encargado de ejecutar el Proyecto de Obra la fecha y la hora de visita al sitio de trabajo. 2.8. Visita sitio de trabajo con el personal encargado del Proyecto de Obra. 2.9. Elabora Diagnstico de la Obra y lo enva a Desarrollo de Proyectos. (Se ejecuta el Procedimiento PA-1.1 de Programacin de Ejecucin de Obras).
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Asunto: Materia: EJACUCIN FSICA DE OBRAS DE CONSTRUCCIN DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF2.2 P1/1
40

Asunto: Materia: EJECUCIN FSICA DE OBRAS DE CONSTRUCCIN DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF2.2 P1/1
1. 2. 3. 4. 5.
6. 7. DIRECTOR DE LA DIM
ACCIN Recibe de PLANDES los planos visados y la autorizacin para construir. Incluye planos visados y autorizacin de construccin en el Proyecto Ejecutivo Integral. Hace copia del Proyecto Ejecutivo Integral. Entrega copia del Proyecto Ejecutivo Integral a la Empresa Contratista. Verifica con la Empresa Contratista si hay dudas referentes a la Obra, En caso que existan dudas, 5.1. Aclarar dudas a la Empresa Contratista. (Contina el paso 6). En caso contrario, Recibe, revisa y firma el Acta de Inicio de la Obra elaborada por la Empresa Contratista. Enva Acta de Inicio al Director.
8. Revisa Acta y coloca firma de autorizacin de Inicio de la Obra. 9. Enva Acta de Inicio a la Unidad de Apoyo Administrativo. 10. 11. 12. Fotocopia Acta de Inicio. Coloca Acta de Inicio original en la Carpeta de Proyecto de Obra. Entrega a la Empresa Contratista la copia del Acta de Inicio.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo)
EMPRESA CONTRATISTA
13. Inicia la ejecucin de la Obra. (Se ejecuta el Procedimiento 2.3 de Inspeccin de Avance Fsico de Obras).
41

Asunto: Materia: INSPECCIN DE AVANCE FSICO DE OBRAS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF2.3 P1/1
42

Asunto: Materia: INSPECCIN DE AVANCE FSICO DE OBRAS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF2.3 P1/1
1. 2.
3. 4.
5. 6. 7. 8.
ACCIN Elabora Cronograma de visitas de inspeccin de la Obra. Visita el sitio donde se ejecuta la Obra, con los planos, las especificaciones del Proyecto en mano y los implementos requeridos. Realiza las observaciones y mediciones necesarias. Verifica que la Obra se est ejecutando correctamente de acuerdo con los planos y las especificaciones. Si no se cumple, 4.1. Manda a demoler lo que se est ejecutando incorrectamente y que se haga de nuevo. En caso que se est ejecutando correctamente, 4.2. Notifica a la Empresa Contratista la correcta ejecucin de la obra. Elabora Informe de Avance Fsico de la Obra y Valuacin de la misma.. Notifica al Ingeniero Planificador Central y al Director el avance fsico de la Obra. Incluir Valuacin en el Proyecto de Obra. Archiva Informe de Avance Fsico de la Obra.
43

Asunto: Materia: PROCESOS FUNDAMENTALES MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA Pgina: MNPP- MPF P1/1
PROCESO PF-3 MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA
44

Asunto: Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA DIAGRAMA DE PROCESO Pgina: MNPP- DPPF3 P1/1
PROCESO PF-3. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA Diagrama de Procesos de Mantenimiento de la Planta Fsica Diagrama de Jerarqua de Procesos de Mantenimiento de la Planta Fsica Informacin General de Mantenimiento de la Planta Fsica o o o o o o o o o Objetivo Clientes: iniciales y finales Dependencias y/o personas vinculadas Entradas Salidas Fronteras Base legal relacionada Formularios Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnolgicos: Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos. Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PF-3.1. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Albailera PF-3.2. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Carpintera PF-3.3. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Herrera PF-3.4. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Pintura PF-3.5. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Plomera PF-3.6. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.7. Solicitud de Material en Almacn PF-3.8. Ejecucin Fsica de Trabajos de Mantenimiento PF-3.9. Inspeccin de Ejecucin de Trabajos de Servicio de Mantenimiento
45

Asunto: Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA DIAGRAMA DE PROCESO Pgina: MNPP- DPPF3 P1/1
DIAGRAMA DE PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA
Figura 13. Diagrama de Proceso de Mantenimiento de la Planta Fsica
46

Asunto: Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO Pgina: MNPP- DJPF3 P1/1
DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA
Figura 14. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Mantenimiento de la Planta Fsica
47

Asunto: Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO Pgina: MNPP- IGPF3 P1/3
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la ejecucin de Servicios de Mantenimiento de la Planta Fsica de la Universidad de los Andes. INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias Y/O INTERNAS o Dependencia Universitaria o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento o Seccin correspondiente al tipo de servicio o Almacn o Unidad de Apoyo Administrativo (UAA). EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras Solicitud de Servicio de Mantenimiento por parte de Dependencias Universitarias a la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. Servicio de Mantenimiento a Dependencias Universitarias en las reas de albailera, carpintera, herrera, pintura, plomera y zona verde. SE INICIA Cuando la secretaria de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento recibe la solicitud de Servicio de Mantenimiento por parte de Dependencias Universitarias. SE TERMINA Cuando la Dependencia Universitaria recibe conforme el trabajo de mantenimiento ejecutado.
CLIENTES
ENTRADAS SALIDAS
FRONTERAS
48

BASE RELACIONADA
LEGAL
Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniera, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO. Ley Orgnica del Trabajo (1997). Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Polticas y Normas Internas de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras. Cdigo de tica Profesional del Colegio de Ingenieros. Formato de Solicitud de Servicio. Orden de Solicitud de Material en Almacn. Formato de Solicitud de Compra de Materiales. Actas. HUMANOS o Autoridades Universitarias. o Decanos de Facultades. o Directores de Escuelas. o Director de Ingeniera y Mantenimiento. o Secretaria de la direccin de Ingeniera y Mantenimiento. o Jefes de Mantenimiento y Reparaciones de Secciones. o Supervisores de Mantenimiento. o Albailes, Carpinteros, Herreros, Pintores, Plomeros y Jardineros de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. o Almacenista. o Obreros. TECNOLGICOS o Sistema Computarizado de Inventario y Control de Almacn.
FORMULARIOS
RECURSOS
49

INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina. o Tecnologa de Informacin: Hardware, Software, Redes. Materiales y Equipos en las reas de: albailera, carpintera, herrera, pintura, plomera y zona verde.
50

Asunto: Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS Pgina: MNPP- DAPPF3 P1/1
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA
51

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ALBAILERA Asunto: DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF3.1 P1/1
52

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ALBAILERA Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.1 P1/2
RESPONSABLE JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIN ALBAILERA (Unidad de Mantenimiento)
ACCIN 1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccin coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Seccin de Albailera. En caso que no corresponda, 1.1. Realiza la devolucin inmediata a la Secretaria de la Direccin. En caso que si corresponda a la Seccin de Albailera realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Realiza visita al sitio con el Supervisor de Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecucin del trabajo solicitado. En caso que No ser precedente, 1.4.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutar el trabajo solicitado. En caso que S se requiera la ejecucin del trabajo, realiza lo siguiente. 1.5. Asigna prioridad al trabajo reunido con el Director de la DIM. 1.6. Planifica la ejecucin del trabajo de mantenimiento, con el apoyo de tcnicos en la elaboracin de las mediciones. 1.7. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra. 1.9. Elabora Informe con las Especificaciones de la Obra y el Presupuesto referencial.
53

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ALBAILERA Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.1 P2/2
1.9. Determina con el Director de la DIM el modo de ejecucin del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniera y Mantenimiento, o con Contratacin Externa de una Empresa. Si es con Personal Interno 1.9.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento de la Seccin y a los albailes, el plan de ejecucin de la obra. 1.9.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacn. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacn. Si requiere Contratacin Externa de una Empresa, 1.9.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la enva a Administracin. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratacin de Obras).
54

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE CARPINTERA Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.2 P2/2
55

RESPONSABLE JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIN CARPINTERA (Unidad de Mantenimiento)
ACCIN 1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccin coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Seccin de Carpintera. En caso que no corresponda, 1.1. Realiza la devolucin inmediata a la Secretaria de la Direccin. En caso que si corresponda a la Seccin de Carpintera realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo a la cual debe asistir junto con el Supervisor de Mantenimiento de la Seccin. 1.5. Realiza visita al sitio con el Supervisor de Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecucin del trabajo solicitado. En caso que No se requiera trabajo, 1.5.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutar el trabajo solicitado. En caso que S se requiera la ejecucin del trabajo, realiza lo siguiente. 1.6. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra. 1.8. Define con el Jefe de Taller si se ejecutar con contratacin o por el taller. Si es con Personal Interno de la DIM 1.8.1. Coordina con el Jefe de Taller y designan la ejecucin del trabajo. 1.8.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacn. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacn.
56

Si requiere Contratacin Externa de una Empresa, 1.8.3. Consigna para contratar. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratacin de Obras).
57

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE HERRERA Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF3.3 P1/1
58

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE HERRERA Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.3 P1/2
RESPONSABLE JEFE DE OBRAS SECCIN HERRERA (Unidad de Mantenimiento)
ACCIN 1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccin coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Seccin de Herrera. En caso que No corresponda, 1.1. Realiza la devolucin inmediata a la Secretaria de la Direccin. En caso que Si corresponda a la Seccin de Herrera realiza los siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada identificando claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspeccin si es necesario al sitio de trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que S sea necesaria la inspeccin, 1.6.1. Verifica y justifica la ejecucin del mismo. 1.6.2. Cuantifica el material a utilizar. En caso que No sea necesaria la inspeccin, 1.6.3. Entrega al supervisor para la programacin y ejecucin de los trabajos. 1.7. Verifica la necesidad de ejecucin del trabajo En caso que S hay necesidad, 1.7.1. Ejecuta de inmediato la Orden. En caso que No hay necesidad, 1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la seccin. 1.8. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud. 1.9. Solicita el material requerido existente en el almacn para la ejecucin de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacn). 1.10. Entrega el material al personal para la ejecucin. 1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacn. 1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacn). 1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecucin. 1.14. Elabora reporte de cada actividad.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO (Unidad de Mantenimiento)
JEFE DE OBRAS SECCIN HERRERA (Unidad de Mantenimiento)
59

Asunto: Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF3.4 P1/1
60

Asunto: Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.4 P1/2
RESPONSABLE JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIN PINTURA (Unidad de Mantenimiento)
ACCIN 1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccin coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Seccin de Pintura. En caso que no corresponda, 1.1. Realiza la devolucin inmediata a la Secretaria de la Direccin. En caso que si corresponda a la Seccin de Pintura realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo. 1.5. Realiza visita al sitio y verifica la existencia de necesidad de ejecucin del trabajo solicitado. En caso que No se requiera trabajo, 1.5.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutar el trabajo solicitado. En caso que S se requiera la ejecucin del trabajo, realiza lo siguiente. 1.6. Planifica la ejecucin del trabajo de mantenimiento. 1.7. Asigna prioridad al trabajo reunido con el Director de la DIM. 1.8. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra. 1.9. Efecta mediciones con el personal auxiliar. 1.10. Elabora Informe con las Especificaciones de la Obra y prepara el Presupuesto Referencial.
61

Asunto: Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.4 P2/2
1.11. Determina con el Director de la DIM el modo de ejecucin del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniera y Mantenimiento, o con Contratacin Externa de una Empresa. Si es con Personal Interno 1.11.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento de la Seccin y a los pintores, el plan de ejecucin de la obra. 1.11.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacn. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacn. Si requiere Contratacin Externa de una Empresa, 1.11.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la enva a Administracin. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratacin de Obras).
62

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PLOMERA Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF3.5 P1/1
63

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PLOMERA Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.5 P1/1
RESPONSABLE JEFE DE OBRAS SECCIN PLOMERA (Unidad de Mantenimiento)
ACCIN 1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccin coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Seccin de Plomera. En caso que no corresponda, 1.1. Realiza la devolucin inmediata a la Secretaria de la Direccin. En caso que si corresponda a la Seccin de Plomera realiza los siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada identificando claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspeccin si es necesario al sitio de trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que S sea necesaria la inspeccin, 1.6.1. Verifica y justifica la ejecucin del mismo. 1.6.2. Cuantifica el material a utilizar. En caso que No sea necesaria la inspeccin, 1.6.3. Entrega al supervisor para la programacin y ejecucin de los trabajos. 1.7. Verifica la necesidad de ejecucin del trabajo En caso que S hay necesidad, 1.7.1. Ejecuta de inmediato la orden. En caso que No hay necesidad, 1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la seccin. 1.9. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud. 1.9. Solicita el material requerido existente en el almacn para la ejecucin de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacn). 1.10. Entrega el material al personal para la ejecucin. 1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacn. 1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacn). 1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecucin. 1.14. Elabora reporte de cada actividad.
JEFE DE OBRAS SECCIN PLOMERA (Unidad de Mantenimiento)
64

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ZONA VERDE Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF3.6 P1/1
65

Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ZONA VERDE Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.6 P1/1
RESPONSABLE JEFE DE OBRAS SECCIN DE ZONA VERDE (Unidad de Mantenimiento)
ACCIN 1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccin coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Seccin de Zona Verde. En caso que no corresponda, 1.1. Realiza la devolucin inmediata a la Secretaria de la Direccin. En caso que si corresponda a la Seccin de Zona Verde realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.5. Programa con Supervisor de Mantenimiento fecha y hora de visita al sitio de trabajo. 1.6. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica la existencia de necesidad de ejecucin del trabajo solicitado En caso que No se requiera trabajo, 1.6.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutar el trabajo solicitado. En caso que S se requiera la ejecucin del trabajo, 1.6.2. Informa a Jefe de Seccin sobre trabajo requerido. 1.7. Define tipo de ejecucin del trabajo, Si es ejecucin directa por la seccin, 1.7.1. Asigna prioridad al trabajo dependiendo de la gravedad o urgencia del dao. 1.7.2. Determina recursos materiales y de personal requeridos para el trabajo. 1.7.3. Elaborar Presupuesto Referencial del trabajo. 1.7.4. Asignar a Jardinero(s) ejecucin del trabajo. 1.7.5. Elaborar Lista de Materiales requeridos. 1.7.6. Elabora Orden de solicitud de Material para Almacn. (Se ejecuta el Procedimiento PA-3.7 de Solicitud de Material en almacn). Si es por contratacin, 1.7.7. Consigna en Administracin para contratar. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratacin de Obras).
JEFE DE OBRAS SECCIN ZONA VERDE (Unidad de Mantenimiento)
66

Asunto: Materia: SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACN DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF3.7 P1/1
67

Asunto: Materia: SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACN DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.7 P1/1
RESPONSABLE ALMACENISTA (Almacn)
ACCIN 1. Recibe Orden de Solicitud de Material emitida por le Jefe de Mantenimiento y Reparaciones de la Seccin correspondiente al trabajo solicitado. 2. Chequea en Inventario la existencia del material especificado en la Orden de Solicitud de Material. En caso que no existan en su totalidad, 2.1. Elabora Solicitud de Materiales. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.1. de Compra de Materiales No Disponibles en Almacn). En caso que si se encuentren en existencia los materiales solicitados realiza lo siguiente, 2.2. Notifica la existencia del material al Supervisor de Mantenimiento. 2.3. Prepara el Material solicitado en Almacn. 2.4. Registra Entrega del Material en el Sistema Automatizado de Inventario y Control de Almacn. 2.5. Numera e Imprime Nota de Entrega del Material. 2.6. Entrega Material a Supervisor de Mantenimiento. 2.7. Firma Nota de Entrega del Material. 2.8. Firma Nota de Entrega del Material.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO (Unidad de Mantenimiento) ALMACENISTA (Almacn)
2.9. Entrega copia de Nota de Entrega del Material al Supervisor de Mantenimiento. 2.10. Archiva la Solicitud de Material y la Nota de Entrega. (Se ejecuta el Procedimiento P-3.5 de Ejecucin Fsica de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).
68

Materia: EJECUCIN FSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPF3.8 P1/1
69

Materia: EJECUCIN FSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.8 P1/1
RESPONSABLE JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE REA CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento) OBRERO EJECUTOR DEL TRABAJO (Unidad de Mantenimiento)
ACCIN 1. Entrega las especificaciones de trabajo al obrero encargado de ejecutarlo y autoriza su la ejecucin del mismo.
2. Ubica material y herramientas de trabajo de acuerdo a las especificaciones. 3. Se dirige al sitio donde fue solicitado el trabajo. 4. Verifica el dao por el cual se solicit el servicio. Si no hay dao que reparar, 4.1. Notifica a la Dependencia Solicitante y al Jefe de la Seccin la No necesidad de ejecucin del trabajo. En caso que si haya dao que reparar, 4.2. Toma las herramientas y los materiales requeridos y ejecuta el trabajo respectivo. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.9 de Inspeccin de Ejecucin de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).
70

Asunto: Materia: INSPECCIN DE EJECUCIN DE TRABAJOS DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO Pgina: MNPP- DAPF3.9 P1/1
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
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Asunto: Materia: INSPECCIN FSICA DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPF3.9 P1/1
RESPONSABLE SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE REA CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)
ACCIN 1. Se dirige al sitio donde se ejecuta el trabajo con las especificaciones del mismo. 2. Verifica que el trabajo se est ejecutando correctamente segn las especificaciones. En caso que No se est ejecutando el trabajo correctamente, 2.2. Pide al obrero que realice la correccin del trabajo. En caso que se est ejecutando el trabajo correctamente, 2.3. Notifica verbalmente al obrero la correcta ejecucin de mismo.
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Asunto: Materia: MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO PROCESOS DE APOYO Pgina: MNPP- PA - P1/1
PROCESOS DE APOYO
PROCESO PA-1. PLANIFICACIN DE OBRAS PROCESO PA-2. ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS PROCESO PA-3. APOYO SECRETARIAL
73

Asunto: Materia: PROCESOS DE APOYO PLANIFICACIN DE OBRAS Pgina: MNPP- PAPO P1/1
PROCESO PA-1 PLANIFICACIN DE OBRAS
74

Asunto: Materia: PLANIFICACIN DE OBRAS NDICE DE CONTENIDO Pgina: MNPP- POIC P1/1
PROCESO PA-1. PLANIFICACIN DE OBRAS Diagrama de Procesos de Planificacin de Obras Diagrama de Jerarqua de Procesos de Planificacin de Obras Informacin General de Planificacin de Obras o o o o o o o o Objetivo Clientes: iniciales y finales Dependencias y/o personas vinculadas Entradas Salidas Fronteras Base legal relacionada Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnolgicos: Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos. Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PA-1.1. Programacin de Ejecucin de Obras PA-1.2. Elaboracin de Presupuesto de Obra
75

Asunto: Materia: PLANIFICACIN DE OBRAS DIAGRAMA DE PROCESO Pgina: MNPP- PODP P1/1
DIAGRAMA DE PROCESO DE PLANIFICACIN DE OBRAS
Figura 15. Diagrama de Proceso de Planificacin de Obras. Elaborado por: Ing. Mara Andrea Ramrez Morales DSIA Diciembre 2006 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07 Vigencia de la ltima modificacin:
76

Asunto: Materia: PLANIFICACIN DE OBRAS DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO Pgina: MNPP- PODJ P1/1
DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO DE PLANIFICACIN DE OBRAS
Figura 16. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Planificacin de Obras.
77

Asunto: Materia: PLANIFICACIN DE OBRAS INFORMACIN GENERAL Pgina: MNPP- POIG P1/2
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la planificacin y valuacin de obras que ejecuta la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento para la constitucin de la Planta Fsica de la Universidad de los Andes. INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias Y/O INTERNAS o Dependencia Universitaria o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento o Seccin correspondiente al tipo de trabajo. Diagnstico de Obra o Informe con Especificaciones elaborado por el Ingeniero Encargado. Programacin y Valuacin de la Obra a ejecutar. SE INICIA Cuando el Ingeniero encargado revisa el diagnstico o las especificaciones de la obra para estimar el tiempo de ejecucin de la misma. SE TERMINA Cuando el Ingeniero encargado termina la programacin y la valuacin de la obra.
CLIENTES
ENTRADAS SALIDAS FRONTERAS
78

Asunto: Materia: PLANIFICACIN DE OBRAS INFORMACIN GENERAL Pgina: MNPP- POIG P2/2
Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniera, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO. Ley Orgnica del Trabajo (1997). Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Polticas y Normas Internas de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras. Cdigo de tica Profesional del Colegio de Ingenieros. HUMANOS o Ingenieros de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. TECNOLGICOS o Herramientas computacionales. INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina. o Tecnologa de Informacin: Hardware, Software, Redes.
RECURSOS
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Asunto: Materia: PLANIFICACIN DE OBRAS DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS Pgina: MNPP- PODAP P1/1
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIN DE OBRAS
80

Asunto: Materia: PROGRAMACIN DE EJECUCIN DE OBRAS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA1.1 P1/1
81

Asunto: Materia: PROGRAMACIN DE EJECUCIN DE OBRAS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA1.1 P1/1
RESPONSABLE INGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE REA CORRESPONDIENTE
1.
2. 3. 4.
ACCIN Ubica y revisa los lineamientos de la Obra o el Informe con especificaciones, cualquiera que se haya elaborado dependiendo del tipo de trabajo que sea. Estima el tiempo total en que podr ejecutarse el trabajo o la obra. Revisa la programacin ya existente que incluye otros trabajos o actividades. Verifica la existencia de obras pendientes En caso que S hayan obras programadas pendientes, 4.1. Verificar la prioridad asignada anteriormente, - Si es Urgente, 4.1.1. Se programa la obra para fecha inmediata, - En caso que No sea Urgente, 4.1.2. Se programa a fecha futura por orden de llegada tomando en cuenta trabajos antes programados. En caso No hayan obras programadas pendientes, 4.2. Verifica la existencia de recursos de todo tipo para ejecutar la obra, - En caso que No existan los recursos para ejecutarla, 4.2.1. Se pospone la obra hasta que los haya. - Si existen los recursos para ejecutarla, 4.2.2. Se programa la obra para fecha inmediata. (Se ejecuta el Procedimiento PA-1.1 de Programacin de Ejecucin de Obras).
82

Asunto: Materia: ELABORACIN DE PRESUPUESTO DE OBRA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA1.2 P1/1
83

Asunto: Materia: ELABORACIN DE PRESUPUESTO DE OBRA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA1.2 P1/1
RESPONSABLE INGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE REA CORRESPONDIENTE
ACCIN Utilizando los lineamientos de la Obra o el Informe con las Especificaciones del Trabajo, 1. Determina los materiales que se requerirn para la ejecucin de la Obra. 2. Estima la cantidad que se utilizar de cada material. 3. Determina los costos de esos materiales, tomando en cuenta el tipo y la cantidad de cada uno de ellos. 4. Establece las Herramientas que se utilizarn en la ejecucin de la Obra. 5. Determina los costos que implicar la utilizacin de esas herramientas, bien sean propias o haya que adquirirlas por alguna otra va. 6. Determina el tipo de personal requerido para ejecutar la Obra. 7. Estima la cantidad de personal que ser necesario para la ejecucin de la Obra. 8. Estima el gasto en pago que se invertir en el personal que trabajar en el desarrollo de la Obra. 9. Estima los dems gasto que pueda requerir la ejecucin de la Obra. 10. Determina el total de Recursos necesarios para la Ejecucin de la Obra. 11. Elabora y Firma Presupuesto de Obra. 12. Incluye el Presupuesto en el Proyecto de Obra.
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Asunto: Materia: PROCESOS DE APOYO ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS Pgina: MNPP- DAPA1.2 P1/1
PROCESO PA-2 ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS
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Asunto: Materia: ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS NDICE DE CONTENIDO Pgina: MNPP- ICAR P1/1
PROCESO PA-2. ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS Diagrama de Procesos de Administracin de Recursos y Servicios Diagrama de Jerarqua de Procesos de Administracin de Recursos y servicios Informacin General de Administracin de Recursos y Servicios o o o o o o o o o Objetivo Clientes: iniciales y finales Dependencias y/o personas vinculadas Entradas Salidas Fronteras Formularios Base legal relacionada Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnolgicos: Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos. Diagramas de Actividad y Procedimientos: PA-2.1. Compra de Materiales No disponibles en Almacn PA-2.2. Licitacin y Contratacin de Obras PA-2.3. Pago de Anticipos PA-2.4. Pago de Valuaciones PA-2.5. Planificacin y Supervisin de Actividades PA-2.6. Elaboracin de Plan Operativo y Proyecto Presupuestario PA-2.7. Registro de Distribucin Administrativa PA-2.8. Registro de Cuentadante PA-2.9. Apertura de Cuentas Bancarias PA-2.10. Conciliacin de Cuentas Bancarias PA-2.11. Apertura de Fondos en Anticipo PA-2.12. Reposicin de Fondos en Anticipo PA-2.13. Rendicin de Fondos de Anticipo PA-2.14. Cierre de Fondos en Anticipo PA-2.15. Apertura de Ingresos Propios PA-2.16. Apertura de Caja Chica PA-2.17. Reposicin de Caja Chica PA-2.18. Cierre de Caja Chica PA-2.19. Trmites de Viticos y Pasajes PA-2.20. Ejecucin de Compras Nacionales PA-2.21. Adquisicin de Bienes y Servicios PA-2.22. Bienes Muebles PA.2.23. Control de Inventario de Bienes Muebles
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Asunto: Materia: ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS DIAGRAMA DE PROCESO Pgina: MNPP- DPAR P1/1
DIAGRAMA DE PROCESO DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Figura 17. Diagrama de Proceso de Administracin de Recursos y Servicios
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Asunto: Materia: ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO Pgina: MNPP- DJAR P1/1
DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Figura 18. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Administracin de Recursos y Servicios
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Asunto: Materia: ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS INFORMACIN GENERAL Pgina: MNPP- IGAR P1/4
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la administracin y movilizacin de recursos que se utilizan en la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. INICIALES o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias o Personal de la DIM FINALES o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias o Personal de la DIM Y/O INTERNAS o Administrador - Jefe o Asistente Administrativo o Comisin de Licitaciones o Dependencia Universitaria o Personal de la DIM o Almacn o Direccin de Finanzas o Direccin de Presupuesto o Caja EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias
CLIENTES
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ENTRADAS
Solicitudes de Compras de Materiales. Solicitudes de Anticipos. Acta de Terminacin de Obras. Solicitud de Definicin de Polticas y Planes en Materia Presupuestaria Financiera para la Universidad. Formularios para la elaboracin de Plan Operativo y Proyecto de Presupuesto. Convocatoria de Retiro de Material de la Distribucin Administrativa. Decreto de Nombramiento de Cuentadante. Comunicacin de Apertura de Cuenta Bancaria. Solicitudes de Porciones de Fondos de Trabajo. Solicitud de Corte de los Registros por concepto de Ingresos Propios. Facturas y/o Solicitudes de gastos. Circular de Cdigos Financieros. Solicitudes de Financiamientos de Viticos y Pasajes. Notas de Pedidos de Materiales y Equipos. Cheques de pago a Empresas Proveedoras y/o Contratistas. Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. Retiro de Material de la Distribucin Administrativa. Cuentadante Registrado. Cuentas Bancarias. Ingresos Propios. Caja Chica. Pagos de Viticos y Pasajes. Compras Nacionales. Bienes y Servicios.
SALIDAS
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Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). Ley Orgnica del Trabajo (1997). Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Polticas y Normas Internas de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras. Orden de Compra. Carpeta de Proyecto de Obra. Formularios para Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. Formulario de Registro de funcionarios sujetos a caucin. Formulario de Facsmiles de firmas. Formatos CP-P01, CP-P02. HUMANOS o Director de Ingeniera y Mantenimiento. o Administrador Jefe o Comisin de Licitaciones o Oficina de Control de Obras o Asistente Administrativo. TECNOLGICOS o Sistema Automatizado SUAS. INFRAESTRUCTURA o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. o Entidad Bancaria. PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que intervienen en el proceso.
FORMULARIOS
RECURSOS
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MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina. o Tecnologa de Informacin: Hardware, Software, Redes.
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Asunto: Materia: ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PEOCEDIMIENTOS Pgina: MNPP- ARDA P4/4
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y SERVICIOS
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Asunto: Materia: COMPRA DE MATERILAES NO DISPONIBLES EN ALMACN DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.1 P1/1
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Asunto: Materia: COMPRA DE MATERILAES NO DISPONIBLES EN ALMACN DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.1 P2/2
RESPONSABLE ALMACENISTA (Almacn)
ACCIN 1. Elabora Solicitud de Materiales que se requieran en almacn para entregar a alguna seccin de Ingeniera y Mantenimiento, y la enva va e-mail al Administrador. 2. Revisa el Asunto de la Solicitud y las especificaciones de los materiales solicitados. 3. Imprime y Firma Solicitud de Compra de Materiales y la entrega al Comprador. 4. Solicita cotizaciones mnimo para tres casas comerciales registradas en la Universidad. 5. Recibe cotizaciones, las analiza y selecciona la mejor oferta. 6. Elabora Orden de Compra en Sistema SUAS y enva copia al Jefe de Almacn.
ADMINISTRADOR JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo) COMPRADOR (Unidad de Apoyo Administrativo) ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo) ADMINISTRADORJEFE (Unidad de Apoyo Administrativo) DIRECTOR DE LA DIM COMPRADOR (Unidad de Apoyo Administrativo)
7. Firma Orden de Compra.
8. Firma Orden de Compra. 9. Enva Orden de Compra a la Casa Comercial Ganadora. 10. Arma Expediente con la Factura y las otras cotizaciones. 11. Entrega el Expediente al Asistente Administrativo.
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Asunto: Materia: COMPRA DE MATERILAES NO DISPONIBLES EN ALMACN DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.1 P2/2
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo) ADMINISTRADOR JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo) DIRECTOR DE LA DIM ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo)
12. Elabora Acta en caso de ser necesario. 13. Prepara Cheque y Planilla de Retencin de IVA.
14. Revisa y Firma Cheque y Planilla de Retencin de IVA.
15. Firma Cheque. 16. Entrega Cheque a Empresa Proveedora. 17. Desglosa Documentos y archiva en la Carpeta de Rendicin de Cuentas.
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Asunto: Materia: LICITACIN Y CONTRATACIN DE OBRAS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DAPA2.2 P1/1
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Asunto: Materia: LICITACIN Y CONTRATACIN DE OBRAS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DAPA2.2 P1/2
RESPONSABLE SECRETARIA DE COMISIN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo Administrativo) COMISIN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo Administrativo)
ACCIN 1. Recibe carpeta de Proyecto de Obra.
2. Prepara Pliego Licitatorio. 3. Selecciona Empresas que se invitarn a la Licitacin o Consulta de Precios. 4. Entrega Pliego Licitatorio a la Secretaria de la Comisin de Licitaciones. 5. Prepara Hoja de Ruta con los datos de inicio del proceso de licitacin. 6. Enva carpeta con Hoja de Ruta a la Oficina de Control de Obras. 7. Elabora Oficio de Invitacin a Licitacin o Consulta de Precios, o llama por telfono a Empresas seleccionadas.
SECRETARIA DE COMISIN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo Administrativo) OFICINA DE CONTROL DE OBRAS (Unidad de Apoyo Administrativo) INGENIERO INSPECTOR (Unidad de Construccin)
8. Visita sitio con Empresas invitadas.
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Asunto: Materia: LICITACIN Y CONTRATACIN DE OBRAS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.2 P2/2
COMISIN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo Administrativo)
9. Recibe sobres A y B. 10. Realiza la apertura de los sobre dependiendo de los tipos de Licitacin de acuerdo al monto de la Obra. Adjudicacin Directa (de 1 hasta 8000 U.T.), se abre los sobres en un solo acto. Licitacin Selectiva (de 8000 a 20000 U.T.), apertura del sobre A con apertura diferida del sobre B. Licitacin General, apertura del sobre A con apertura diferida del sobre B. 11. Elabora Acta de apertura de los sobres. 12. Elabora Informe de Calificacin de Empresas. 13. Revisa ofertas econmicas y escoge la que ms le convenga a la Universidad. 14. Elabora Informe de las Ofertas. 15. Otorga la Buena Pro. 16. Enva documentacin a Oficina de Control de Obras. 17. Levanta el Acta de Buena Pro a la Empresa Ganadora. 18. Firma Acta de Buena Pro. 19. Notifica por va telefnica a la Empresa que ha ganado. 20. Entrega Acta de Buena Pro al ganador y al segundo y tercer lugar. 21. Elabora Contrato de Obra. 22. Solicita al Contratista tres presupuestos de la Obra licitada, Fianza de Fiel Cumplimiento y Fianza de Anticipo. 23. Elabora y enva contrato al Administrador. 24. Revisa y firma Contrato de Obra.
COMISIN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo Administrativo) OFICINA DE CONTROL DE OBRAS (Unidad de Apoyo Administrativo) ADMINISTRADOR-JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo) DIRECTOR DE LA DIM RECTOR
25. Firma Contrato de Obra. 26. Firma Contrato de Obra.
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Asunto: Materia: PAGO DE ANTICIPOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.3 P1/1
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Asunto: Materia: PAGO DE ANTICIPOS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.3 P1/1
RESPONSABLE EMPRESA CONTRATISTA
1. 2. 3. 4.
ACCIN Presenta Solicitud de Pago de Anticipo por un monto igual o inferior al 50% del monto total de la Obra. Elabora Recibo de Pago por el monto del anticipo solicitado. Elabora y Firma Acta de inicio de la Obra. Presenta Recibo, Acta de Inicio de la Obra y Fianza, en la Administracin.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo) ADMINISTRADOR JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo) DIRECTOR DE LA DIM ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo)
5. Revisa Documentacin presentada por la empresa contratista (Recibo, Acta de Inicio y Fianza). 6. Elabora Cheque u Orden de Pago por el monto del anticipo solicitado. 7. Revisa y Firma Cheque u Orden de Pago.
8. Firma Cheque u Orden de Pago. 9. Entrega Cheque a Empresa Contratista o desglosa Orden de Pago y la enva a la Direccin de Presupuesto.
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Asunto: Materia: PAGO DE VALUACIONES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.4 P1/1
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Asunto: Materia: PAGO DE VALUACIONES DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.4 P1/1
RESPONSABLE EMPRESA CONTRATISTA INGENIERO INSPECTOR (Unidad de Construccin)
ACCIN 1. Elabora Valuacin y la presenta al Ingeniero Inspector. 2. Revisa la Valuacin y verifica si hay reparos que hacerle, En caso que los haya, 2.1. Devuelve la Valuacin a la Empresa Contratista. En caso de no haber reparos, 2.2. Firma Valuacin en seal de conformidad y la entrega a la Oficina de Control de Obras. 2.3. Recibe y revisa Valuacin y la enva al Asistente Administrativo. 5. Revisa Valuacin y Documentacin de la Obra. 2.5. Elabora Cheque u Orden de Pago.
OFICINA DE CONTROL DE OBRAS ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo) ADMINISTRADOR-JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo) DIRECTOR DE LA DIM ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo)
2.6. Revisa y firma Cheque u Orden de Pago.
2.7. 2.8.
Firma Cheque u Orden de Pago.
Entrega Cheque u Orden de Pago a Empresa Contratista. 2.9. Desglosa Orden de Pago y la enva a Direccin de Presupuesto de la ULA.
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Asunto: Materia: PLANIFICACIN Y SUPERVISIN DE ACTIVIDADES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.5 P1/1
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Asunto: Materia: PLANIFICACIN Y SUPERVISIN DE ACTIVIDADES DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.5 P1/1
RESPONSABLE DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUSESTO RECTORADO
ACCIN 1. Solicita al Rectorado definicin de Polticas y Planes en materia presupuestaria-financiera para la Universidad en general. 2. Define las polticas y planes de accin administrativa que deben regirse e informa a la Direccin de Programacin y Presupuesto. 3. Remite a la Direccin, polticas y planes en materia administrativa definidas por las Autoridades Rectorales. 4. Define los objetivos de acuerdo a la poltica administrativa definida. 5. Enva oficio a la UAA informando sobres los objetivos definidos. 6. Evala y supervisa los objetivos definidos en materia administrativa en funcin de las necesidades de la DIM y de la misin de la Universidad de Los Andes.
DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO DIRECTOR DE LA DIM
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
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Materia: ELABORACIN DE PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO PRESUPUESTARIO Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.6 P1/1
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Materia: ELABORACIN DE PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO PRESUPUESTARIO Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.6 P1/2
RESPONSABLE PLANDES Y DIRECCIN DE PRESUPUESTO DIRECTOR DE LA DIM
ACCIN 1. Enva al Director de la DIM formularios, Instructivos (Impresos) y el disco magntico que contiene la informacin. 2. Recibe formularios, instructivos y disco magntico. 3. Elabora oficio para responsabilizar a la UAA de la elaboracin del plan operativo y proyecto de presupuesto. 4. Enva oficio de responsabilidad, copia del oficio enviado por PLANDES, formularios, instructivos y disco magntico a la UAA. 5. Recibe los documentos y disco magntico. 6. Organiza la informacin recibida por cada actividad que se desarrolla. 7. Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y metas para cada una de las actividades que se desarrollan. 8. Mantiene la informacin resguardada para la consolidacin de todo el proyecto de presupuesto. 9. Desglosa los montos de las partidas por cada actividad. 10. Realiza cuadros por cada partida y hace proyecciones de cada una de ellas para el ao siguiente. 11. Elabora cuadro segn formato expedido por la direccin de presupuesto por actividad y unidad generadora de los ingresos propios de las partidas. 12. Hace proyecciones por cada partida para el ao siguiente. 13. Elabora proyecto de presupuesto por partidas. 14. Consolida el plan operativo y el proyecto de presupuesto. 15. Registra los datos en los formularios del Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto de acuerdo al instructivo enviado por PLANDES y la Direccin de Presupuesto y enva al Director de la DIM. 16. Verifica, aprueba, firma el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto y enva a la UAA.
DIRECTOR DE LA DIM
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Materia: ELABORACIN DE PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO PRESUPUESTARIO Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.6 P2/2
17. Guarda en disco magntico y en carpeta fsica el plan operativo anual y el proyecto de presupuesto lo remite a PLANDES y a la Direccin de Programacin y Presupuesto. 18. Archiva en la UAA la informacin enviada a PLANDES y a la Direccin de Programacin y Presupuesto. 19. Reciben Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuestos y archivan ejemplares. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.7 de Registro de Distribucin Administrativa).
PLANDES Y DIRECCIN DE PRESUPUESTO
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Asunto: Materia: REGISTRO DE DISTRIBUCIN ADMINISTRATIVA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.7 P1/1
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Asunto: Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.8 P1/1
RESPONSABLE DIRECCIN DE PRESUPUESTO UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
ACCIN 1. Enva convocatoria de retiro de material de la Distribucin Administrativa. 2. Recibe convocatoria para retirar material de la Distribucin Administrativa. 3. Retira de la Coordinacin de Formulacin de la Direccin de Presupuesto el disco magntico y el material de soporte para la ejecucin del presupuesto. Presupuesto aprobado Aspectos generales de poltica presupuestaria de la ULA Relacin codificada de partidas centralizadas Estructura organizativa Estructura programtica Tabla de sueldos y de cuantificacin econmica del personal de la DIM. Relacin de cargos del personal activo, pensionado y jubilado. 4. Descarga en el SUAS la Distribucin Administrativa del ao a ejecutar que contiene el disco magntico. 5. Carga el SUAS con los datos de la Distribucin Administrativa. 6. Organiza y archiva el material de apoyo para la ejecucin.
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Asunto: Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.8 P1/1
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Asunto: Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.8 P1/2
RESPONSABLE RECTOR DIRECTOR DE LA DIM
ACCIN 1. Emite decreto de nombramiento y enva oficio a la DIM. 2. Recibe decreto de nombramiento y remite a la UAA copia del decreto. 3. Recibe copia del decreto de nombramiento 4. Solicita a la Direccin de Finanzas Seccin Caja formulario de Registro de Funcionarios sujetos a caucin. 5. Entrega a la UAA formularios de registro de Funcionarios sujeto a caucin. (original y copia). 6. Recibe del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin (original y copia). 7. Llena formularios con los datos del Decreto y No. de la cuenta bancaria del Fondo de Anticipo (Fondo de trabajo) e Ingresos Propios, segn sea el caso, registra en el SUAS. 8. Verifica los datos del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin: 8.1. Si los datos estn correcto, firma el formulario. (Ir a la Actividad 9). 8.2. De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de nuevo a la Direccin de Finanzas Seccin Caja. (Ir a la Actividad 4). 9. Elabora oficio solicitando documentacin personal del Cuentadante. 10. Remite al Cuentadante oficio y formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin. 11. Recibe, firma el formulario y lo devuelve con la copia de la cdula de identidad. 12. Elabora oficio de remisin de documentos y lo enva a la Direccin de Finanzas Seccin Caja, con copia de Cdula de Identidad del Cuentadante, original del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin y tres (03) copias, copia del Decreto de Nombramiento del Cuentadante. 13. Recibe documentos y devuelve copia firmada del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin.
DIRECCIN DE FINANZAS
CUENTADANTE
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Asunto: Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.8 P2/2
14. Recibe formulario firmado y espera constancia de aprobacin. 15. Elabora oficio de Solicitud de registro de firmas a la Entidad Bancaria. 16. Entrega a la UAA de la DIM dos formularios de facsmiles de firmas. 17. Llena los formularios. 18. Verifica los datos en el formulario. 17.1 Si los datos estn correcto, firma el formulario original y enva al Cuentadante. 17.2 De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de nuevo a la Entidad Bancaria. (Ir a la Actividad 15) 19. Firma formulario y lo devuelve con copia de Cdula de Identidad a la UAA de la DIM. 20. Recibe formulario firmado por el cuentadante y la copia de la Cdula de Identidad. 21. Elabora oficio de remisin de documentos y enva a la Direccin de Finanzas Departamento de Tesorera con formularios de firmas, fotocopia de la Cdula de Identidad. 22. Enva original y copia del formulario de Registro de funcionarios sujetos a caucin a la Direccin de Presupuesto.
ENTIDAD BANCARIA
CUENTADANTE
DIRECCIN DE PRESUPUESTO 23. Enva original y copia del formulario de Registro de funcionarios sujetos a caucin aprobada a la UAA de la DIM. UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA) 24. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante. 25. Distribuye formularios a la Direccin (Original), al Cuentadante (Copia). 26. Archiva copia del formulario en la UAA. 27. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del cuentadante con los anexos respectivos. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.9 de Apertura de Cuentas Bancarias).
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Asunto: Materia: APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.9 P1/1
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Asunto: Materia: APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.9 P1/1
RESPONSABLE UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVA (UAA)
ACCIN 1. Elabora comunicacin de apertura de cuenta bancaria, por fondo de anticipos (Fondo trabajo) o por ingresos propios y enva a la Direccin de Finanzas. 2. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de la cuenta. 3. Elabora y enva oficio de aceptacin de la apertura de la cuenta y tres (03) juegos de formato para registros de firmas. 4. Llena formato de registro de firmas y remite al Cuentadante. 5. Firma y devuelve a la UAA de la DIM. 6. Elaborar oficio de verificacin, firma formatos y enva a la Direccin de Finanzas y a la Institucin Bancaria. 7. Verificar las firmas autorizadas de la DIM.
ENTIDAD BANCARIA
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVA (UAA) DIRECTOR DE LA DSIA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVA (UAA)
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Asunto: Materia: CONCILIACIN DE CUENTAS BANCARIAS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.10 P1/1
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Asunto: Materia: CONCILIACIN DE CUENTAS BANCARIAS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.10 P1/1
RESPONSABLE UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
ACCIN 1. Registra cheque emitido mensualmente en el SUAS y Nota de dbito que aparezca en el estado de cuenta. 2. Registra Notas de crditos o depsito en el mdulo de Banco en el SUAS. 3. Imprime Listado de la Conciliacin manual Punteo de Cuentas. 4. Actualiza el SUAS conciliacin bancaria del mes que se va a conciliar. 5. Imprime Listado de la Conciliacin manual Punteo de Cuentas. 6. Compara el Listado de la Conciliacin manual Punteo de Cuentas con el Estado de Cuenta Bancario. 7. Imprime movimiento bancario del mes a conciliar. 8. Registra e imprime en el mdulo de cuentas y movimientos el modelo Libro Banco. 9. Confirma el reporte de conciliacin colocando saldo final del estado de cuenta del mes que s esta conciliando. 10. Ejecuta la conciliacin bancaria. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.11 de Apertura de Fondos en Anticipos).
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Asunto: Materia: APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.11 P1/1
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Asunto: Materia: APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPOS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.11 P1/2
ACCIN 1. Solicita a la Direccin de Presupuesto primera porcin del Fondo en Anticipo (Fondo de Trabajo), mediante movimiento presupuestario tipo CP-OP (Orden de Pago) y el tipo de movimiento No. 5, gravado en disco magntico segn la Distribucin Administrativa asignada por la Direccin de Presupuesto. 2. Enva lineamientos y documentos soporte para la ejecucin presupuestaria: Aspectos generales de poltica presupuestaria. Poltica presupuestaria de la ULA. Relacin codificada de partidas centralizadas. Estructura Organizativa. Estructura programtica. Tabla de sueldos y de cuantificacin econmica del personal de la DIM. Relacin de cargos del personal activo, pensionado y jubilado. 3. Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el cuentadante. 4. Copia en el SUAS la asignacin presupuestaria. 5. Apertura el fondo en anticipo en el SUAS con la primera porcin del fondo. 6. Imprime 4 planillas de CP-OP (orden de pago), movimiento tipo 5, carga la informacin en el disco magntico y entrega copia del la planilla CP-0P. 7. Firma planillas CP-OP y devuelve a la UAA. 8. Firma planillas CP-OP, enva planillas y disco magntico a la Direccin de Presupuesto. 9. Carga informacin del disco magntico en el sistema automatizado SAFEP y devuelve copia de la planilla CP-OP sellada y firmada con el disco magntico.
DIRECCIN DE PRESUPUESTO
DIRECTOR DE LA DIM UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA) DIRECCIN DE PRESUPUESTO
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Asunto: Materia: APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPOS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.11 P2/2
10. Archiva temporalmente copia de la planilla CP-OP. 11. Solicita informacin a la Direccin de Finanzas sobre la fecha del depsito de la CP-OP en la Entidad Bancaria. 12. Suministra informacin del depsito de la CP-OP y enva constancia de depsito del fondo de anticipo a la UAA. 13. Compara el nmero del depsito, fecha y monto con el estado de cuenta de la DIM emitido por la entidad bancaria. 13.1 Si no coincide, notifica mediante oficio a la Direccin de Finanzas, Direccin de Presupuesto y a la Entidad Bancaria y espera respuesta de la Direccin de Finanzas. (Ir a la actividad 12) 13.2 En caso contrario, registra en el libro del Banco del SUAS la fecha del depsito bancario y monto depositado. (Ir a la Actividad 14) 14. Archiva en la UAA depsito bancario, documentos y soporte para la ejecucin presupuestaria y financiera.
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Asunto: Materia: REPOSICIN DE FONDOS EN ANTICIPOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.12 P1/1
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Asunto: Materia: RENDICIN DE FONDOS DE ANTICIPOS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.12 P1/1
RESPONSABLE ADMINISTRADOR JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo)
ACCIN 1. Procede a solicitar recursos de las siguientes porciones. 2. Elabora orden de pago en el Sistema automatizado SUAS, respetando la distribucin presupuestaria asignado por partidas y por porciones. 3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y remite al Director para la firma. 4. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y devuelve al administrador(a). 5. Recibe rdenes de pago y anexa fotocopias de la distribucin Administrativa y el estado del Fondo. 6. Guarda en diskette la informacin y enva a la Direccin de Programacin y Presupuesto. 7. Recibe y carga la informacin en el Sistema Automatizado SAFEP, devuelve diskette y una (1) copia de la orden de pago, sellada y firmada. (Ir a la actividad 9) 8. Aprueba orden pago por Reposicin de recursos y enva a la Direccin de Finanzas y al administrador(a). (Ir a la actividad 10) 9. Recibe y archiva copia de la orden de pago. 10. Llama a la Direccin de Finanzas para verificar si el depsito bancario fue realizado en la cuenta bancaria de la DIM. 10.1 Si el deposito fue efectuado, procede a: 10.1.1 Procesar Orden de Pago en SUAS. 10.1.2 Registrar en Banco el depsito. 10.1.3 Ejecutar los recursos financieros. 10.2 De lo contrario, si el deposito no fue efectuado, (Ir a la actividad 10).
DIRECTOR DE LA DIM
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo) DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo)
122

Asunto: Materia: RENDICIN DE FONDOS DE ANTICIPOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.13 P1/1
123

Asunto: Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.14 P1/1
ACCIN 1. Verifica disponibilidad presupuestaria en la(s) partida(s) y de ser el caso, traslada crditos presupuestarios entre partidas y Subpartidas Especficas. 2. Organiza facturas y soportes por concepto del gasto segn el Plan nico de Cuentas. 3. Accesa al sistema automatizado SUAS y selecciona: Selecciona dependencia a la que se le ha de cargar el gasto Registra cheque. Beneficiario. Facturas, con cdigos presupuestario al gasto. 4. Prepara rendicin de cuentas Cp-P02 y Cp-P03. 5. Imprime consulta detallada de Rendicin y Estado del Fondo y enva al Director de la DIM..
DIRECTOR DE LA DIM
6. Recibe, firma Rendicin de gastos Cp-P02 y Cp-P03 y devuelve a la UAA. 7. Recibe rendicin de Gastos firmada, y entrega a la Direccin de Presupuesto en carpetas contentiva de gastos de rendicin de gastos. Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendicin de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere traslado presupuestario. Formulario de Consulta detallada Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida Especfica Formulario del Estado del Fondo Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del gasto codificados. 8. Carga en el sistema automatizado SAFEP los datos del disquete. 9. Entrega al Asistente de la Unidad de Control presupuestario el expediente de rendicin.
124

Asunto: Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.14 P1/1
125

Asunto: Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.14 P1/2
RESPONSABLE DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO ADMINISTRADOR JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo)
ACCIN 1. Entrega al Administrador programacin de cierre presupuestario. 2. Recibe y prepara rendicin de cierre presupuestario, tomando en cuenta las fechas establecidas por la Direccin de Presupuesto. 3. Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estado del Fondo y las Conciliaciones Bancarias de la DIM. 4. Realiza reintegro a la Tesorera de la Universidad de Los Andes los saldos para llevar el Anticipo a Cero y deposita en el Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el programa de cierre. 5. Elabora rendicin de reintegro con el depsito Bancario y los recibos de ingreso, codifica segn la Tabla de Concepto de Ingresos y anexa rendicin emitida por el sistema automatizado SUAS (rendicin por reintegro). 6. Recibo de Ingreso en original y seis (06) copias, depsito bancario, y justificacin para que los recursos sean incorporados en el presupuesto del ao siguiente. 7. Recibe y deja una (01) copia y devuelve las copias restantes a la Unidad de Apoyo Administrativo. (Ir a la actividad 9) 8. Enva a la Direccin de Presupuesto duplicado de Recibo de Ingreso, depsito bancario y justificacin. (Ir a la actividad 12) 9. Recibe y archiva recaudos. 10. Elabora rendicin de cierre slo con el reintegro, anexando: Recibo de Ingreso. Copia del depsito bancario. Justificacin para solicitar incremento para el ao siguiente, de ser necesario. Diskette con la informacin gravada de la rendicin. 11. Entrega diskette a la Direccin de Presupuesto Rendicin.(Ir a la actividad 13)
ADMINISTRADOR JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo)
126

Asunto: Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.14 P2/2
DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO ADMINISTRADOR JEFE (Unidad de Apoyo Administrativo) ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo Administrativo)
12. Recibe recibo de ingreso, depsito y justificacin. 13. Recibe y devuelve copia de la rendicin y reporte firmadas y aprobado al administrador. 14. Recibe y entrega a la Asistente Administrativo recaudos firmados. 15. Recibe y archiva recaudos.
127

Asunto: Materia: APERTURA DE INGRESOS PROPIOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.15 P1/1
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Asunto: Materia: APERTURA DE INGRESOS PROPIOS DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.15 P1/1
RESPONSABLE UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA) ASISTENTE ADMINISTRATIVO UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA) ADMINISTRADOR-JEFE DIRECTOR DE LA DIM ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ACCIN 1. Recibe depsitos de banco por los diferentes conceptos de Ingresos Propios. 2. Elabora Recibo de ingreso a caja y enva al Operador de SUAS. 3. Elabora la CP-P01. 4. Revisa y firma la planilla. 5. Firma la planilla y la enva a Administracin. 6. Recibe planilla y la enva a caja.
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Asunto: Materia: APERTURA DE CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.16 P1/1
130

Asunto: Materia: APERTURA DE CAJA CHICA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.16 P1/1
ACCIN 1. Accesa en el SUAS al Mdulo de Caja Chica y registra los datos de Apertura. 2. Elabora y firma cheque de apertura. 3. Firma cheque y devuelve a la UAA. 4. Confirma como recibido el cheque. 5. Custodia el efectivo para posteriores pagos. 6. Realiza cuadres de Caja Chica.
DIRECTOR DE LA DIM UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
131

Asunto: Materia: REPOSICIN DE CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.17 P1/1
132

Asunto: Materia: REPOSICIN DE CAJA CHICA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.17 P1/1
ACCIN 1. Elabora Cheque de Reposicin en el SUAS, una vez ejecutado al menos sesenta por ciento (75 %) del Fondo en ejecucin (creado o por reposicin) y enva al Director. 2. Firma cheque y devuelve a la UAA. 3. Confirma como recibido el cheque firmado. 4. Archiva vouchers con anexos: El original en la carpeta de rendicin. Copia en la carpeta de archivo interno.
DIRECTOR DE LA DIM UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
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Asunto: Materia: CIERRE DE CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.18 P1/1
134

Asunto: Materia: CIERRE DE CAJA CHICA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.18 P1/1
RESPONSABLE DIRECCIN DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO
1.
2. 3. 4.
ACCIN Entrega formato de cierre de Caja Chica con relacin de facturas, monto total de la apertura y anexa efectivo que no hayan utilizado. Verifica facturas que cumplan con lo establecido en el Reglamento Interno del manejo de Caja Chica. Realiza depsito bancario para reintegro de Caja Chica y anexa voucher. Registra el Cierre de la Caja Chica en el Sistema Automatizado SUAS
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Asunto: Materia: TRMITES DE VITICOS Y PASAJES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.19 P1/1
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Asunto: Materia: TRMITES DE VITICOS Y PASAJES DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.19 P1/2
RESPONSABLE PERSONAL DE LA DIM
ACCIN 1. Solicita al administrador planilla de solicitud de financiamiento de viticos y pasajes, mediante oficio indicando motivo e invitacin, segn el caso. 2. Accesa al sistema y en la aplicacin REG Gastos Tablas y Planillas, imprime planilla de solicitud de financiamiento. 3. Entrega planilla al solicitante. 4. Recibe planilla y registra datos, anexa el documento soporte que avala el traslado fuera de la ciudad. 5. Entrega planilla al administrador. 6. Verifica disponibilidad presupuestaria: 6.1 Si existe disponibilidad, firma planilla de solicitud. (Ir a la Actividad 7). 6.2 De lo contrario, modifica el presupuesto. 7. Prepara en el sistema automatizado SUAS planilla de financiamiento de viticos y pasajes. 8. Determina la zona y categora del beneficiario de acuerdo al cargo del trabajador y ciudad de destino, fecha de partida, de retorno. 9. Calcula el vitico, segn lo indica Tabla de Viticos por la cantidad de das de estancia. 10. Calcula el costo del pasaje de acuerdo al tipo de transporte: Transporte areo o terrestre de acuerdo a las tarifas del mercado. Vehiculo propio segn tabla de distancias terrestres, el monto en bolvares que corresponde. 11. Llena planilla de financiamiento de vitico, segn la tabla de viticos aprobada por el Vicerrectorado Administrativo y la enva al Director de la DIM.
PERSONAL DE LA DIM
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Asunto: Materia: TRMITES DE VITICOS Y PASAJES DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.19 P2/2
DIRECTOR DE LA DIM
12. Verifica que la solicitud se corresponda con requerimientos de la Direccin. 12.1. Si est conforme, firma y devuelve planilla. (Ir a la Actividad 13). 12.2. De lo contrario, explica al solicitante el motivo. 13. Enva planilla al administrador. 14. Recibe planilla y verifica el estado. 15. Tramita el boleto de transporte, reservando por va telefnica. 16. Accesa al SUAS y elabora orden de pedido. 17. Enva orden de pedido al director. 18. Firma orden de pedido y devuelve al administrador. 19. Entrega de pedido al proveedor. 20. Recibe orden, realiza factura del pedido. 21. Enva pasaje y factura de pedido. 22. Recibe pasajes y factura. 23. Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura. 24. Entrega cheque al proveedor. 25. Recibe cheque de cancelacin. 26. Elabora cheque de viticos y entrega al beneficiario en conjunto con el pasaje. (Ir a la actividad 28) 27. Archiva temporalmente comprobante del cheque de viticos, factura de pedido y cheque de cancelacin; espera el retorno del beneficiario. (Ir a la Actividad 29). 28. Recibe cheque y pasaje. 29. Al culminar la misin, retorna y solicita al administrador la planilla de Resumen de Actividades. 30. Llena la planilla y la entrega, con copia de constancia del evento y comprobante del boleto de transporte. 31. Firma el formulario de resumen de actividades y la entrega al director. 32. Verifica el cumplimiento de la misin, firma y devuelve la planilla. 33. Recibe planilla y archiva temporalmente todos los documentos para futuras rendiciones. (Ir al Procedimiento 5.14 de Rendicin de Fondos en Anticipo).
DIRECTOR DE LA DIM UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA) PROVEEDOR
PROVEEDOR UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
PERSONAL DE LA DIM
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA) DIRECTOR DE LA DIM
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Asunto: Materia: REGISTRO DE BIENES MUEBLES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.20 P1/1
139

Asunto: Materia: REGISTRO DE BIENES MUEBLES DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.20 P1/1
ACCIN 1. Coloca en el reverso de la factura los datos personales del trabajador responsable del bien mueble, ubicacin, imputacin presupuestaria, montos desglosados por partidas, sello de la dependencia y firma del administrador(a). 2. Elabora oficio con los datos de identificacin del bien mueble y lo enva al Seccin de Inventario de la Direccin de Finanzas. 3. Verifica, coloca nmero y sello de Bienes-ULA a las facturas y enva oficio de relacin de bienes a la Unidad de Apoyo Administrativo. 4. Recibe oficio, facturas con nmeros asignados, sellada. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.21 de Control de Inventario de Bienes Muebles).
DIRECCIN DE FINANZAS OFICINA CENTRAL DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
140

Asunto: Materia: CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP- DAPA2.21 P1/1
141

Asunto: Materia: CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP- DNPA2.21 P1/1
RESPONSABLE ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ACCIN 1. Recibe fotocopia de facturas por compra de Equipos y Bienes Muebles, debidamente identificados con el N de bienes de la Universidad de Los Andes y el responsable del Bien (nombre y apellidos, No. C.I. y ubicacin del bien. 2. Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario: fecha, cantidad, descripcin, Recibo por: traslado a: y observaciones. 3. Elabora oficio y nota de entrega, firmada por el Director y entrega del equipo y/o mueble. 4. Recibe equipo y/o mueble, firma oficio, nota de entrega y Formato de Control de Equipo y/o mobiliario. 5. Archiva oficio, nota de entrega y formato de Control de Equipo y/o mobiliario.
TRABAJADOR (RESPONSABLE)
SECRETARIA DE LA DIM
142

Asunto: Materia: PROCESOS DE APOYO APOYO SECRETARIAL Pgina: MNPP- PAAS P1/1
PROCESO PA-3 APOYO SECRETARIAL
143

Asunto: Materia: APOYO SECRETARIAL NDICE DE CONTENIDO Pgina: MNPP-ASIC P1/1
PROCESO PA-3. APOYO SECRETARIAL Diagrama de Procesos de Apoyo Secretarial Diagrama de Jerarqua de Procesos de Apoyo Secretarial Informacin General de Apoyo Secretarial o o o o o o o o Objetivo Clientes: iniciales y finales Dependencias y/o personas vinculadas Entradas Salidas Fronteras Base legal relacionada Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnolgicos: Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos. Diagramas de Actividad y Procedimientos: PA-3.1. Recepcin de Solicitud y Correspondencia PA-3.2. Atencin al Pblico PA-3.3. Archivo de Documentacin Procesada PA-3.4. Solicitud de Documentos en Archivo PA-3.5. Mantenimiento Interno de la Infraestructura de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento PA-3.6. Mensajera
144

Asunto: Materia: APOYO SECRETARIAL DIAGRAMA DE PROCESO Pgina: MNPP-ASDP P1/1
Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial
Figura 19. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial
145

Asunto: Materia: APOYO SECRETARIAL DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO Pgina: MNPP-ASDJ P1/1
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretarial
Figura 20. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretarial
146

Asunto: Materia: APOYO SECRETARIAL INFORMACIN GENERAL Pgina: MNPP-ASIG P1/3
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO DE APOYO SECRETARIAL

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la ejecucin de las labores secretariales, de mensajera y limpieza interna de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento de la Universidad de los Andes. INICIALES o Dependencias Universitarias o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento o Autoridades de la Universidad o Personal de Ingeniera y Mantenimiento o Instituciones Externas a la Universidad FINALES o Dependencias Universitarias o Autoridades de la Universidad o Personal de Ingeniera y Mantenimiento o Instituciones Externas a la Universidad Y/O INTERNAS o Secretaria de la DIM o Director de la DIM o Archivista o Dependencias Universitarias o Ayudante de Servicio EXTERNAS o Instituciones Externas a la Universidad
CLIENTES
147

ENTRADAS
SALIDAS
Solicitudes de Reunin con Director Solicitudes de Documentos en Archivo Correspondencia en general Reuniones con Director Documentacin procesada Correspondencia en general SE INICIA Cuando el personal de Apoyo Secretarial de Ingeniera y Mantenimiento atiende personal interno, de otras dependencias o de instituciones externas o realiza sus labores diarias, relacionadas con atencin al pblico, correspondencia tanto de entrada como salida, archivo y mantenimiento o limpieza interna de las instalaciones de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. SE TERMINA Cuando se ejecutan los trabajos secretariales, de archivo y de mantenimiento interno. Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). Ley Orgnica del Trabajo (1997). Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Estatuto de Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (28/03/90). Polticas y Normas Internas de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento.
FRONTERAS
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RECURSOS
HUMANOS o Secretaria de la DIM o Archivista o Ayudante de Servicio TECNOLGICOS o Herramientas computacionales. INFRAESTRUCTURA o Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina. o Tecnologa de Informacin: Hardware, Software, Redes. o Equipo de traslado de correspondencia. Equipo de limpieza y mantenimiento.
149

Asunto: Materia: APOYO SECRETARIAL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS Pgina: MNPP-ASDA P1/1
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO SECRETARIAL
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Asunto: Materia: RECEPCIN DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP-DAP3.1 P1/1
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Asunto: Materia: RECEPCIN DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP-DAP3.1 P1/1
RESPONSABLE ACCIN DEPENDENCIA UNIVERSITARIA 7. Emite Oficio o Formato de solicitud de Obra de Construccin, Ampliacin, Remodelacin o Servicio de Mantenimiento. SECRETARIA DE LA DIM 8. Recibe y Revisa destino de la correspondencia. En caso que la correspondencia No corresponda a la DIM, realiza la devolucin inmediata de la correspondencia a la Dependencia que la enva. En caso que S corresponda a la DIM, 3. Verifica los anexos de la correspondencia. Si los anexos estn Incompletos, 3.1. Devuelve la correspondencia a la Dependencia que enva. Si los anexos estn Completos, 3.2. Coloca la firma de recibido en el libro de la Dependencia Solicitante. 3.3. Abre correspondencia y coloca fecha, firma y sello. 3.4. Registra los datos de la documentacin recibida en el libro de correspondencia de la DIM. 3.5. Revisa Asunto de la correspondencia. 3.6. Asigna Responsables de acuerdo al asunto. 3.7. Saca copia a las solicitudes. 3.8. Entrega solicitudes y anexos a Responsables asignados, bien sea de: o Obra de Construccin, Ampliacin o Remodelacin, o Servicio de Albailera, o Servicio de Carpintera, o Servicio de Herrera, o Servicio de Pintura, o Servicio de Plomera, o o Servicio de Zona Verde. (La Seccin Correspondiente, ejecuta el procesamiento de la solicitud en los Procedimientos PF-2.1, PF-3.1, PF-3.2, PF3.3,PF-3.4, PF-3.5, o PF-3.6) 3.9. Archiva copia de Solicitud. 3.10. Al finalizar la Obra, enva copia de solicitud a Archivo. (Se ejecuta el Procedimiento PA-3.3 de Archivo de Documentacin Procesada).
DIRECTOR DE LA DIM
SECRETARIA DE LA DIM
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Asunto: Materia: ATENCIN AL PBLICO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP-DAP3.2 P1/1
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Asunto: Materia: ATENCIN AL PBLICO DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP-DNP3.2 P1/1
RESPONSABLE REPRESENTANTE DE DEPENDENCIA UNIVERSITARIA O EXTRAUNIVERSITARIA SECRETARIA DE LA DIM
ACCIN 1. Solicita reunin con el Director de la DIM por va telefnica o personalmente.
2. Verifica si el asunto de reunin compete a la DIM. En caso que el asunto No corresponda a la DIM, 2.1. Notifica al representante que no ser atendido explicando los motivos. En caso que S corresponda a la DIM, 2.2. Toma los datos de la persona solicitante. 2.3. Consulta al Director si autoriza la reunin para programarla. 2.4. Revisa Agenda del Director. 2.5. Fija lugar y hora de reunin con el Director. 2.6. Verifica con al Director la disponibilidad para la reunin. En caso de no estar disponible, vuelve a ejecutar el paso 2.4 hasta que se logra fijar la reunin. En caso de estar disponible, 2.6.1. Informa a representante horario y lugar de la reunin. 2.6.2. Notifica reunin al Director y programa el asunto en la agenda.
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Asunto: Materia: ARCHIVO DE DOCUMENTACIN PROCESADA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP-DAP3.3 P1/1
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Asunto: Materia: ARCHIVO DE DOCUMENTACIN PROCESADA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP-DNP3.3 P1/1
RESPONSABLE ARCHIVISTA (Archivo)
ACCIN 1. A principio de ao, habilita una carpeta para cada Dependencia de la ULA. 2. Recibe documentacin de la Direccin y las Diferentes Secciones de Ingeniera y Mantenimiento. 3. Revisa asunto y Dependencia a la que pertenece la documentacin recibida. 4. Coloca cdigo a la documentacin por Dependencia. 5. Archiva documentacin en carpeta de Dependencia correspondiente, organizada por fechas. 6. A fin de ao, archiva carpeta en estante. 7. Espera 10 aos y desecha carpeta.
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Asunto: Materia: SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP-DAP3.4 P1/1
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Asunto: Materia: SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP-DAP3.4 P1/1
RESPONSABLE DEPENDENCIA UNIVERSITARIA ARCHIVISTA (Archivo)
ACCIN 1. Solicita documento(s) en Archivo. 2. Verifica si la documentacin solicitada corresponde a la DIM. En caso que No corresponda a la DIM, realiza la devolucin inmediata de la solicitud a la Dependencia Solicitante. En caso que S corresponda a la DIM, 3. Determina si la documentacin est en archivo temporal segn ao de emisin. 4. Ubicar carpeta que contiene la documentacin correspondiente. 5. Chequear existencia de la documentacin solicitada. En caso que No exista, notifica a la Dependencia Solicitante la inexistencia de la documentacin. En caso que S exista, 9. Fotocopia la documentacin solicitada. 10. Enva o entrega copia de documentacin a Dependencia solicitante. 11. Archiva la documentacin original en la carpeta correspondiente.
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Materia: MANTENIMIENTO INTERNO DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCIN DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP-DAPA3.5 P1/1
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Materia: MANTENIMIENTO INTERNO DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCIN DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO Asunto: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP-DNPA3.5 P1/1
RESPONSABLE Ayudante de Servicio
ACCIN Debido al requerimiento diario de mantener en orden y limpias las instalaciones de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento: 1. Disponer de implementos de limpieza. 2. Buscar en Almacn los insumos necesarios para realizar la limpieza. 3. Ejecutar limpieza de baos (lavamanos, pocetas, urinarios y duchas). 4. Limpiar piso de los baos pasando la escoba y luego coleto. 5. Limpiar mobiliario de las oficinas removiendo el polvo y cualquier otra suciedad. 6. Limpiar el piso de las oficinas del mismo modo que el de los baos. 7. Ordenar las reas contiguas a las oficinas. 8. Limpiar piso de los pasillos y reas contiguas a las oficinas. 9. Limpiar las reas de Almacn. 10. Limpiar las reas de Estacionamiento. 11. Limpiar las reas de entrada y fachada de las instalaciones. 12. Recolectar basura acumulada durante el da en bolsas. 13. Sacar bolsas de basura y colocarlas en las jaulas del servicio municipal. 14. Revisar todas las reas de Ingeniera y Mantenimiento constantemente para que se mantengan limpias y ordenadas durante todo el da. 15. Limpiar y ordenar el rea de resguardo de los implementos de limpieza.
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Asunto: Materia: MENSAJERA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Pgina: MNPP-DAPA3.6 P1/1
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Asunto: Materia: MENSAJERA DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Pgina: MNPP-DNPA3.6 P1/1
RESPONSABLE MENSAJERO
ACCIN 1. Dirigirse a Seccin de Correo de la ULA. 1. Verificar la existencia de correspondencia dirigida a la ULA. En caso de No haber correspondencia para la DIM, 2.1. Notifica a la Secretaria. En caso de haber correspondencia para la DIM, 2.2. Solicita y Recibe la correspondencia de la DIM. 2.3. Coloca firma de recibido en libro de correspondencia de seccin de correo. 2.4. Entregar correspondencia a Secretaria de la Direccin. 2.5. Obtener firma de recibido de Secretaria en libro interno de correspondencia. 2.6. Verificar la existencia de correspondencia de salida de la DIM para otras dependencias o instituciones externas. En caso de haber correspondencia, 2.7. Distribuye la correspondencia a las diferentes dependencias o instituciones externas de la Universidad. 2.8. Obtiene firma de recibido de dependencias o instituciones externas en libro de correspondencia interna.
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Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES Pgina: MNPP-MAUO P1/1
MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
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Asunto: Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DIRECTORIO Pgina: MNPP-DIR P1/3
Directorio
En la tabla que aparece a continuacin se muestra el personal que labora en la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento de la Universidad, indicndose el cargo que desempean, la extensin telefnica y la condicin de cada uno. Adems se destacan con una X los expertos del dominio en cada una de las reas de la Dependencia.
NOMBRE Y APELLIDO Calderas Volcanes, Rubn Albesiano Godoy, Teresita Fargier, Luis Felipe Fuguet Torotolero, Mara Alejandra Lobo Quionez, Jos Alejandro Mrquez U, Marlene C. Ruiz C., Jess Omar Snchez, Ana Mara lvarez Ramos, Juan Eduardo Contreras Melo, Eulalia Francia Castillo Erazo, Renato A. Prez Escobar, Moiss Ribeiro, Joaqun Uzctegui Cadenas, Emrito
CARGO Director
EXTENSIN 3980
EXPERTO DEL DOMINIO X
CONDICIN Fijo
PERSONAL DIRECTIVO
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS Ingeniero de Proyectos Ingeniero Planificador Central Arquitecto 3952 3948 3982 X Contratado Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo
Arquitecto 3948 Ingeniero de Proyectos 3982 Ingeniero Inspector 3948 Arquitecto 3950 DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIN Asistente de Costos de Obras 3978 Supervisor de Servicios de Mantenimiento 3978 Tractorista 3919 Asistente de Costos de Obra Asistente de Obra 3978 3978
Tractorista Agrcola 3919 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Jefe de Mantenimiento y Reparaciones Mecnico Ayudante de Servicio 3979 3919 3981 X
Acosta Acosta, Hctor J. Rondn, Miguel A. Belandria, Eric Vladimir Pea Prez, Ismael
Fijo Fijo Fijo Fijo
Auxiliar de Mantenimiento 3978 SECCIN DE ALBAILERA Jefe de Mantenimiento y Reparaciones Auxiliar de Mantenimiento
Bellandi de Len, Liliana Alarcn Gutirrez, Jos G.
3920 3920
Fijo Fijo
164

Contreras Parra, Jos Trinidad Daz Muoz, Jos N. Daz, Jos Bernardo Pea, Gerardo Rojas Navas, Atilio Rondn Prez, Virgilio Salazar Daz, Evangelista Sosa Mejas, Douglas Vargas Mrquez, Eugenio
Supervisor de Mantenimiento Albail Ayudante de Servicio Supervisor de Albailera Albail Albail Ayudante de Servicio Ayudante de Servicio
3920 3920 3983 3983 3920 3920 3920 3920
Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo
Albail 3920 SECCIN DE ZONA VERDE ZONA VERDE Jefe de Mantenimiento y Reparaciones Supervisor de Servicio de Mantenimiento Jardinero Jardinero Jardinero Jardinero
Contreras de Delgado, Nelly Cadenas, Magn Dugarte, Edecio Dugarte, Gonzalo Rondn, Maximiliano Sanchz Caldern, Antonio Villareal Villareal, Rafael
3996 3919 3919 3919 3919 3919
Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo
Jardinero 3919 SECCIN DE PLOMERA Jefe de Mantenimiento y Reparaciones Plomero Auxiliar de Mantenimiento Supervisor de Mantenimiento Plomero Plomero
Olivares de Marn, Lilia Araque Ramn Alberto Avendao Gulln, Oscar Quintero, Eduardo Rivas, Ramn Alfonso Useche, Henry F. Vielma Dugarte, Pedro P.
3978 3979 1356 - 3978 3978 3978 3978
Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo
Ayudante de Servicio de Plomera 3978 SECCIN DE CARPINTERA Jefe de Mantenimiento y Reparaciones Supervisor de Mantenimiento Ayudante de Servicio
Urreiztieta de Sandoval, Marisela Rodrguez Rangel, Nelson Alarcn Alarcn, Oscar A.
3996 3248 3248
Fijo Fijo Fijo
165

Angulo Contreras, Ciro A. Garca Aras, Leonardo E. Molina, Jos Orlando Rondn Guilln, Jos R. Uzctegui Villasmil, Jos R.
Carpintero Carpintero Ayudante de Servicio Carpintero
3248 3248 3248 3248
Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo
Carpintero 3248 SECCIN DE HERRERA Jefe de Mantenimiento y Reparaciones Herrero - Soldador Herrero - Soldador Herrero - Soldador Herrero - Soldador Herrero - Soldador Herrero - Soldador 3920 3919 3919 3919 3919 3919 3919 - 3983 X
Zambrano de Mussa, Teresa Balza Suescn, Marco T. Bentez Dugarte, Juan F. Dvila vila, Jos D. Ferrer, Luis Gmez Lara, Oswaldo Rendn Ramrez, Ral G. Rojas Zerpa, Ladimir
Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo Fijo
Herrero - Soldador 3919 SECCIN DE PINTURA Jefe de Obras Pintor 3979 3979 X
Picn Uzctegui, Pablo Oliverio Garca , Luis A. Hernndez, Pablo A.
Fijo Fijo Fijo
Pintor 3979 UNIDADES DE APOYO UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO
Bastidas de Daz, Zuleyma Fierro Buzeta, Milena Yamiler Monsalve, Rafael Rivas de Aray, Marisabel Ruiz Ovalles, Oswaldo de J.
Asistente Administrativo Asistente Administrativo Comprador Administradora - Jefe Asistente Administrativo ALMACN Almacenista Jefe Comprador
3996 3982 3952 3982 3982 X
Fijo Fijo Contratado Fijo Fijo
Avendao P, Anbal Uzctegui Molina, Rafael Amador Gutirrez Lobo, Francisco J. Acosta Acosta, Hctor J
3983 3920
Fijo Fijo Fijo
Almacenista 3983 PLANIFICACIN DE OBRAS Jefe de Mantenimiento y 3979 Reparaciones UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y SERVICIOS Secretara - Direccin Oficinista Oficinista Mensajero Externo 3981 - Fax: 3977 3949 3981 - 3978 3981
Fijo
Torres de Ramrez, Margarita J. Fernndez, Jhonnathan Edrei, Christiane Pea, Richard Alejandro
Jubilado Contratado Fijo Fijo
166

Asunto: Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES MODELO ACTOR - ROL Pgina: MNPP-MAR P1/1
MODELO ACTOR - ROL
167

Asunto: Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES MODELO ROL - ACTIVIDAD Pgina: MNPP-MRA P1/2
MODELO ROL - ACTIVIDAD
168

Asunto: Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES MODELO ROL - ACTIVIDAD Pgina: MNPP-MRA P2/2
169

Asunto: Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES MATRIZ ACTORES - PROCESOS Pgina: MNPP-MAP P1/15
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
ROL Profesor
ACTIVIDADES
Crear, asimilar y difundir el saber, mediante la investigacin, la enseanza y la extensin para continuar la formacin integral de los estudiantes. Dar orientacin moral y cvica. Impulsar el desarrollo de una Universidad democrtica y autnoma. Ejercer la libertad de ctedra con espritu creador, vocacin de servicio y sin mas limitaciones que las legales y reglamentarias.
DISEO DE PROYECTOS
Planifica y coordina la elaboracin de proyectos arquitectnicos y de ingeniera: estructura hidrulica, electricidad, aire acondicionado, etc. Inspecciona la ejecucin de obras internas o contratadas por la Institucin. Planifica los programas a desarrollar. Coordina la ejecucin de obras financiadas, a travs de organismos nacionales, regionales o por convenios interinstitucionales. Evala y hace seguimiento a los proyectos. Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. Controla los recursos asignados a la unidad. Asesora tcnicamente en materia de su competencia. Revisa y verifica presupuestos presentados por los contratistas. Implementa sistemas y procedimientos para la contratacin, control y supervisin de obras. Coordina, supervisa y dirige equipos interdisciplinarios para la ejecucin de proyectos relativos al rea. Participa y representa a la Institucin en reuniones y otros eventos del rea. Participa en comisiones del rea. Redacta y firma las comunicaciones generadas en la unidad. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Ingeniero Planificador Central
Arquitecto
Disea y elabora proyectos arquitectnicos, requeridos por las diversas unidades de la Institucin. Evala e inspecciona la ejecucin de obras internas o contratadas por la Institucin. Revisa proyectos terminados y efecta observaciones pertinentes. Realiza ampliaciones y remodelaciones requeridas. Asesora y evaca consultas tcnicas en materia de su competencia. Prepara croquis, diagramas, cmputos mtricos, entre otros. Estudia reas ambientales y de construccin. Elabora y/o solicita presupuestos estimados a empresas del rea. Asiste y participa en reuniones del rea. Discute y analiza, conjuntamente con el personal del rea, las obras a realizar. Planifica, controla y hace requerimiento a la rehabilitacin y equipamiento de la planta fsica de la Institucin. Participa en la elaboracin del presupuesto de la unidad. Elabora informes de estudios de reas y memoria descriptiva de proyectos de arquitectura. Analiza proyectos de edificaciones para constatar el acatamiento de las normas establecidas sobre construccin. Disea instrumentos normativos de desarrollo de planta fsica. Hace seguimiento al Plan Maestro de la Institucin. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
170

ROL
ACTIVIDADES
Analiza y procesa la informacin contenida en los proyectos arquitectnicos. Efecta clculos a los proyectos de obras de ingeniera, en el rea de estructura, hidrulica, elctrica, sanitaria, etc., segn el rea de trabajo asignada. Enva los clculos de los proyectos a la sala tcnica (dibujantes) para que elaboren los planos. Revisa y analiza la informacin contenida en los planos de ingeniera e infoma al lder del proyecto sobre el resultado del anlisis. Realiza los cmputos mtricos de la obra a ejecutarse, para estimar tiempo y costo de construccin. Elabora memoria descriptiva indicando las especificaciones de los materiales a emplearse en la obra. Brinda asistencia tcnica a las empresas contratistas en cuanto a las especificaciones de la obra. Interpreta planos de las obras y verifica en el campo la correcta ejecucin de las mismas. Asiste a reuniones peridicas con el lder de proyectos para estudiar el avance de la obra y buscar soluciones a los problemas detectados. Coordina ocasionalmente grupos de trabajo para la ejecucin de proyectos asignados. Elabora y presenta informes tcnicos de las actividades realizadas. Opera un microcomputador para accesar informacin. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Ingeniero de Proyectos
Ingeniero Inspector
Realiza levantamiento tcnico de las reas que se van a modificar. Realiza proyectos de las modificaciones, que comprenden: plantas, cortes, fachadas e instalaciones. Elabora formatos de control. Realiza mediciones y cmputos mtricos. Elabora cuadros demostrativos de avance y cierre de obras. Chequea las obras y hace las valuaciones finales de las mismas. Elabora hoja de diario de obras inspeccionadas referidas a deteccin de fallas, novedades y avance de obras. Elabora informe sobre el avance de la obra. Revisa y conforma valuaciones de obras y sus respectivos soportes. Elabora presupuestos para trabajos de mantenimiento, mejoras y ampliaciones de obras. Mantiene informado a su superior inmediato sobre las gestiones realizadas peridicamente. Elabora informes tcnicos de actividades realizadas. Realiza pruebas selectivas de control, materiales, concreto, mezcla asfltica, de acuerdo a normas COVENIN. Participa en reuniones con el equipo tcnico para tratar asuntos relacionados con la ejecucin de obras. Participa en reuniones con los contratistas de las obras para hacer una inspeccin ocular del trabajo y proponer solucin a problemas presentes en la ejecucin de las mismas. Participa en reuniones con los contratistas, para realizar las mediciones finales de las obras. Elabora y presenta los reportes estadsticos referidos a aspectos de su competencia. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.
171

ROL
ACTIVIDADES CONSTRUCCIN DE PLANTA FSICA

Recibe los cmputos mtricos de las obras a ejecutarse en la Institucin y que van a ser sometidas a un proceso de licitacin. Codifica los diversos captulos y partidas que integran los cmputos mtricos de las obras, segn lo establecido por la Comisin Venezolana de Normas Industriales (COVENIN). Constata los precios actuales del mercado, con las casas proveedoras de materiales de construccin. Elabora el anlisis de los precios unitarios "tipo" para obtener el monto de referencia de la obra. Entrega a las empresas contratistas interesadas en participar en el proceso de licitacin, carpetas de licitacin con la informacin de las caractersticas de la obra y las condiciones generales y especiales para la contratacin. Elabora relacin de cheques recibidos de las empresas contratistas por concepto de carpeta de licitacin de obra y la enva a la Unidad de Administracin. Recibe de los contratistas, presupuestos de los costos estimados de las obras. Analiza los presupuestos de las obras, verificando precios unitarios de los materiales de construccin, segn precios actuales del mercado. Elabora y presenta a su superior inmediato, informe de anlisis de los presupuestos indicando cual de las empresas contratistas es la ms apta para ejecutar la obra. Informa a las empresas contratistas que han obtenido la Buena Pro para la ejecucin de la obra, una vez que ha recibido la informacin de su superior inmediato. Elabora las actas de inicio de las obras y lo presenta su superior inmediato para la firma. Recibe y analiza las valuaciones presentadas por las empresas contratistas, para constatar los precios actuales del mercado. Recibe y analiza las solicitudes de reconsideraciones, emitidas por los contratistas, para aumento de los presupuestos. Realiza observaciones y recomendaciones para el aumento del presupuesto de la obra en ejecucin, presentndolo a su superior inmediato para su aprobacin. Participa en el Comit de Licitaciones y Asignaciones de Obras, asesorando en cuanto a precios unitarios de materiales de construccin. Lleva registros actualizados de precios de materiales de construccin. Mantiene registro de los cuadros de cierre de obras elaborado por los inspectores de obras y aprobados por el Jefe de la unidad. Elabora y presenta los reportes estadsticos referidos a aspectos de su competencia. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Opera un tractor adaptndole una rastra, arado o rotativa, segn se requiere para triturar, roturar o desmalezar un rea de tierra determinada. Grada la posicin de los implementos adaptados y opera los controles para lograr los resultados deseados. Acopla y transporta materiales y/o desperdicios dentro y fuera del rea de trabajo. Regula y hace funcionar las trilladoras, aventadoras y otras maquinarias agrcolas fijas. Aguza las cuchillas de los instrumentos cortantes de los implementos de labranza. Opera el tractor para arrancar races y troncos, sembrar y cosechar. Colabora con la construccin de cercas. Aplica fertilizantes o plagicidas desde el tractor en reas extensas del campo. Conduce el tractor para abrir vas de penetracin hacia los sitios de cultivo y labores. Utiliza el arado para limpiar la tierra. Hace el mantenimiento de rutina y repara los implementos agrcolas cuando los desperfectos son leves. Colabora con el asfaltado de vas, necesarias para facilitar la llegada de vehculos al campo. Colabora con los docentes o investigadores haciendo demostraciones en su rea de trabajo. Llena reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpios y en orden equipos de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Asistente de Costos de Obras
Tractorista Agrcola
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ROL
ACTIVIDADES MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FSICA

Planifica las actividades del personal a su cargo. Asigna las actividades al personal a su cargo. Coordina y supervisa los trabajos de instalacin de sistemas de tuberas de aguas blancas, negras, desages, etc. Supervisa el mantenimiento de las instalaciones. Ordena y supervisa la reparacin de equipos. Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mantenimiento y reparaciones. Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos. Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas asignadas. Rinde informacion al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. Efecta inspecciones de las instalaciones para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes. Planifica, coordina y controla el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas elctricos, electrnicos y/o mecnicos. Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas. Controla las horas de sobretiempo de los trabajadores. Controla y registra la asistencia y permiso del personal a su cargo. Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados. Supervisa y controla el personal a su cargo. Evala el personal a su cargo. Detecta fallas, dificultades y/o problemas que se presenten durante la ejecucin del trabajo y decide la mejor solucin. Tramita requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones. Estima el costo de las reparaciones necesarias. Prepara rdenes de ejecucin de trabajo. Adiestra al personal a su cargo sobre los trabajos a realizar. Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y reparaciones, e imparte las correspondientes rdenes para la solucin de stos problemas. Elabora y presenta los reportes estadsticos referidos a aspectos de su competencia. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Estima la cantidad de material y repuestos requeridos para la reparacin de equipos. Instala, repara y mantiene equipos de sonido, audiovisuales y afines, de acuerdo a la solicitud de los usuarios. Lee e interpreta croquis y diseos. Participa en la reparacin de equipos electrnicos, osciloscopios, balanzas y cronmetros. Llena reportes de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Realiza la estimacin y seleccin del material necesario para la ejecucin de su trabajo. Efecta el mantenimiento y reparacin de sistemas hidrulicos y full inyection Efecta la entonacin mayor y menor mediante el cambio de bujas, filtros de gasolina, Iimpieza de carburador, entre otros. Repara motores de vehculos y maquinarias, revisando y/o sustituyendo anillos de pistn, concha de biela y bancada, bomba de agua y aceite, empacaduras y dems reparaciones de mayor complejidad. Efecta reparaciones de diferenciales y transmisiones mediante la revisin y cambio de sellos, discos, anillos, entre otros. Chequea y repara la caja de direccin hidrulica en vehculos automticos y cajas de vehculos pesados. Solda las herramientas e implementos de trabajo, cuando se requiere. Chequea, revisa y cambia partes de los sistemas elctricos. Atiende y orienta a los choferes de las unidades. Elabora los pedidos de materiales y repuestos en general. Verifica y prueba los vehculos una vez terminadas las reparaciones para constatar su funcionamiento. Coordina las tareas del personal de menor nivel y grupos de trabajo. Elabora reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que te sea asignada.
Jefe de Mantenimiento y Reparaciones
Auxiliar Mantenimiento
Mecnico
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ROL
ACTIVIDADES
Realiza la limpieza de oficina, laboratorios, pasillos, baos y otra reas. Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas. Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabn, papel, sanitario, desodorantes y otros. Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depsitos. Moviliza material de oficina y mobiliario. Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de oficina, en horas previamente establecidas. Llena reportes de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecido por la organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Barre, lava, aspira, desmancha, encera y pule los pisos de las reas de la Organizacin que le sean asignadas. Limpia y desmancha paredes, ventanas, vidrios, puertas, frmicas y maderas de tabiques divisorios de las diferentes reas de la Organizacin que le sean asignadas. Limpia escritorios, sillas, pupitres, mesas, archivos y dems equipos de oficinas. Retira afiches, propaganda y anuncios publicitarios en general de las diferentes reas de la Organizacin. Retira cualquier tipo de material o sustancia adherida a paredes, pisos, equipos y mobiliarios de las diferentes reas de la Organizacin que le sean asignadas. Recoge, empaca y traslada los desperdicios a los sitios destinados para su recoleccin. Solicita, ordena y controla materiales y artculos de limpieza, velando por el buen uso del mismo. Distribuye servilletas, jabn, papel higinico y detergentes entre los baos de la Organizacin. Distribuye los botellones de agua potable por las diferentes instalaciones de la Organizacin. Instala los equipos audiovisuales para eventos, clases, conferencias, etc. Verifica el buen estado y el uso de los equipos audiovisuales que han sido solicitados en prstamo. Organiza en el depsito los equipos audiovisuales. Traslada en carrucha equipos, mobiliarios y materiales de oficina dentro de las instalaciones de la Organizacin. Carga y descarga materiales, equipos y otros bienes en vehculos automotores livianos o pesados. Amarra y ajusta la carga en la plataforma del vehculo y tiende el encerado. Realiza mudanzas entre las distintas dependencias de la Organizacin. Embala y organiza material acadmico / administrativo y equipos de oficina. Compra material de oficina. Lava la cafetera una vez utilizada, Colabora con el servicio de refrigerios cuando se realizan reuniones, conferencias, talleres, etc. Riega plantas y jardines interiores. Realiza tareas generales de jardinera. Abre y cierra puertas cuando se le solicita. Ayuda al personal de mantenimiento y transporte en actividades menores de reparacin y /o servicio segn !e sean asignadas, informa al personal de mantenimiento sobre posibles fallas de equipos. Llena reportes peridicos de las tareas realizadas Mantiene limpio y en o r d e n equipos y sitio de trabajo Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integra! establecidos por la Organiza c i n Realiza cualquier otra tarea afn que i e sea asignada
Aseador
Ayudante de Servicio
174

ROL
ACTIVIDADES
Construye y repara paredes, pisos, pasillos, techos, aceras y caeras. Abre y/o cava huecos y surcos. Prepare mezclas de cemento y arena para conformar ei material de construccin Carga y traslada materiales, tales como: arena lavada y/o amarilla, granzn, yeso, pego y cal. Monta y desmonta andamies y escaleras, Limpia y organiza palas, picos, chcoras, barras, cucharas, cepillo para frisar, Esptulas, palestras, brochas, carretillas y otras herramientas utilizadas Prepara el terreno y espacio donde efectuar el trabajo. Carga y organiza listones, viguetas, vigas, cabillas, clavos, alambres, martillos y dems implementos de albailera, ayudado por e! personal asignado Cierne la arena segn las necesidades del trabajo, Monta y desmonta techos de zinc, asbesto y cinduteja. Estima e! tiempo y material requerido para realizar e! trabajo, Lleva el control del material y equipo utilizado. Coordina operativos de trabajo segn instrucciones de! supervisor inmediato. Elabora reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de segundad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo. Establece cronogramas de trabajo a cumplir. Imparte rdenes e instruye al grupo de trabajo sobre la forma a desarrollar las tareas asignadas. Inspecciona el progreso, calidad y cantidad del trabajo realizado. Inspecciona las edificaciones y sus alrededores para asegurarse de su estado de limpieza y del mantenimiento en general. Llena formatos de solicitudes de materiales y equipos. Recibe materiales y equipos de trabajos y los distribuye a su personal. Controla la asistencia del personal a su cargo. Estima el tiempo y materiales requeridos para la ejecucin de obras menores asignadas a su grupo de trabajo y mantiene control de las mismas. Mantiene registro de tiempo y materiales usados en los trabajos. Elabora informes detallados de los trabajos realizados, materiales utilizados, inconvenientes presentados y los presenta a su superior inmediato. Atiende solicitudes y reclamos por limpieza y mantenimiento en general e imparte las correspondientes rdenes para su solucin. Vela por el buen uso y conservacin de los equipos, herramientas y dems bienes asignados a la unidad a su cargo. Elabora y presenta reportes estadsticos referidos a aspectos de su competencia. Reporta a su superior inmediato las novedades ocurridas. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Albail
Supervisor de Servicio de Mantenimiento
175

ROL
ACTIVIDADES
Elabora la requisicin de los materiales, equipos y herramientas necesarios para efectuar su trabajo. Opera maquinaria especializada para ei mantenimiento de jardines y zonas verdes. Poda la grama, aplana y empareja el terreno de las canchas deportivas. Acondiciona la tierra para la siembra de plantas. Suministra abonos y fertilizantes a las plantas que se encuentran en las zonas verdes de la Organizacin. Poda rboles y plantas que lo requieran. Riega jardines y zonas verdes, utilizando mangueras, sistemas de riego y sistemas de gravedad. Fumiga y aplica tratamiento con productos qumicos a plantas y rboles para protegerlos de hongos y plagas. Traslada plantas y materiales de trabajo a viveros y jardines. Recolecta y elimina hojas, troncos, ramas y otros desperdicios. Remodela las reas verdes, siembra plantas ornamentales y crea motivos artsticos en las zonas verdes de la Organizacin. Recolecta y clasifica residuos o desechos orgnicos. Clasifica y selecciona plantas y semillas. Lleva el control de la reproduccin de las plantas, a travs del transplante de semillas, plntulas y esquejas. Elimina malezas de aceras, senderos y otras zonas verdes. Prepara semilleros. Detecta y corrige fallas menores en maquinarias y sistemas de riego. Participa en la preparacin de compost. Asiste a profesores y alumnos en las prcticas de campo relacionadas con el rea de jardinera. Recoge y desecha en los depsitos de basura los desperdicios localizados en las reas correspondientes al sitio de trabajo asignado. Llena reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Jardinero
Plomero
Instala flotantes, piezas sanitarias, grifera, bombas y otros. Detecta filtraciones en las paredes y pisos. Chequea plantas de tratamiento de aguas. Repara instalaciones sanitarias, tuberas, equipos de laboratorio, entre otros. Mantiene en buenas condiciones las tuberas de las edificaciones. Solicita el material necesario para la ejecucin de las tareas. Elabora los proyectos de trabajos de plomera. Acopla reducciones, anillos y otros. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Supervisor de Carpintera
Fabrica y repara las puertas. Fabrica marcos de carteleras, cuadros, afiches, entre otros. Calcula y selecciona los materiales y recursos necesarios para los trabajos. Solicita y lleva el control de los materiales y equipos de trabajo. Solicita y lleva el control de los materiales y equipos de trabajo. Colabora y aporta ideas cuando se amerite. Calcula y elabora presupuesto de los trabajos a realizar. Detecta fallas y/o problemas que se presentan durante la ejecucin de los trabajos. Adiestra y evala el personal a su cargo. Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
176

ROL
ACTIVIDADES
Estima costo, tiempo y materiales necesarios para !a realizacin de ias labores Solicita los materiales necesarios para la ejecucin de las labores, sugiriendo en los pedidos de material los de ms alta calidad en e i mercado. Disea, corta, construye y monta piezas de madera de acuerdo a lo solicitado. Ensambla y ajusta piezas Repara y reconstruye objetos variados en madera, cartn, tabopari y anime. Monta, desmonta y repara brazos hidrulicos, cerraduras, pizarrones y carteleras. Instala puertas, ventanas, techos, cerraduras, cilindros y gavetas. Realiza montajes en frmica, forrando puertas, marcos y escritorios. Coloca vidrios a estantes, telefone ras, carteleras, ventanas, puertas, armarios y derns objetos que o requieran. Efecta el mantenimiento de las mquinas y herramientas de trabajo, lubricndolas y calibrndolas. Laquea algunos muebles, puertas y otros objetos espordicamente. Evala el producto final en cuanto al acabado y presentacin. Interpreta bajo supervisin tcnica: planos, especificaciones y diseos para accesorios y piezas de madera. Elabora reportes peridicos de las tarcas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de segundad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Carpintero
Herrero Soldador
Estima tiempo y material necesario para ia elaboracin de su trabajo. Solicita material de trabajo, de acuerdo a la labor a realizar. Disea, fabrica y repara piezas de metal y mobiliarios sencillos para las diferentes dependencias de la institucin. Corta y recorta, da forma, dobla, calienta y taladra lminas de metal y/o tubos. Forja metal utilizando herramientas y equipos manuales y mecnicos. Disea y construye piezas de hierro para el montaje de aires acondicionados. Opera mquinas elctricas en la ejecucin de sus tareas. Efecta reparacin y mantenimiento a los equipos y herramientas utilizados en el taller de herrera. Recibe y distribuye rdenes y solicitudes de trabajo diario. Participa en la realizacin de inventarios de materiales, herramientas y equipos. Fabrica e instala ductos: chimeneas, campanas y canales. Participa en la instalacin de cerraduras. Efecta mantenimiento preventivo de mobiliario, ductos y piezas de metal, aplicando soldadura, anticorrosivo o cualquier otro tratamiento que requieran las mismas. Selecciona ngulos, platinas, tubos y casillas de hierro para utilizarlo como material y piezas de soldadura. Lija y pule las piezas elaboradas en el taller de acuerdo al acabado solicitado. Llena reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Estima y selecciona los materiales necesarios para la ejecucin del trabajo. Efecta reparaciones menores de frisos en paredes, muros, mobiliarios y dems superficies, con el objeto de lograr condiciones ptimas para la aplicacin de la pintura. Pinta y/o aplica material de revestimiento a toda clase de superficies, usando brochas, pistola y cualquier equipo que facilite las labores. Efecta mezclas de pintura con el objeto de obtener el color deseado. Efecta el mantenimiento de las superficies pintadas, retocando las mismas cuando sea necesario. Solicita y lleva el control de materiales tales como: pinturas, brochas, rodillos, esptulas entre otros; para la ejecucin de las labores. Organiza e! depsito de materiales y equipos de pintura. Ayuda en la realizacin de inventario del rea de pintura. Atiende y orienta al personal de mantenimiento que presta servicios en el rea. Mantiene en orden las solicitudes de servicio que le suministra el supervisor, Pinta avisos, seales de trnsito, identificacin de reas y dems sealizaciones utilizando moldes y/o tcnicas convenientes. Traslada de un sitio a otro mobiliario o equipo. Limpia las manchas de pintura de pisos, paredes, etc., ocasionadas al ejecutar las labores. Efecta la limpieza y mantenimiento de equipos de pintura. Arma y utiliza equipos de elevacin: escaleras, andamios y gras. Llena reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Pintor
177

ROL
ACTIVIDADES APOYO ADMINISTRATIVO

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. Participa en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Participa en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos de trabajo. Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la FCU, CE y otras asignaciones. Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. Llena formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos. Realiza seguimiento a los pagos para su cancelacin oportuna. Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. Realiza solicitudes de dotacin de equipos y materiales para la dependencia. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. Realiza registro contable. Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. Elabora y enva a la unidad de contabilidad memorndum con los factores de justificacin de los avances y de los fondos fijos y caja chica. Elabora y tramita solicitudes de autorizacin de modificacin presupuestaria. Realiza trmites de solicitud de verificacin presupuestaria, ante la Unidad de Planificacin y Programacin Presupuestaria. Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica. Entrega cheques correspondientes a la nmina y revisa los recibos y enva al archivo general. Tramita los depsitos bancarios y mantiene registro de los mismos. Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, mquinas y/o equipos de la dependencia. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. Lleva control de la caja chica. Brinda apoyo logstico en actividades especiales. Recopila, clasifica y analiza informacin para los planes y programas. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. Atiende e informa al pblico en general. Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. Recibe licitaciones y/o licitacin de los proveedores. Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las rdenes de compras. Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la informacin relacionada con el proceso de compras. Hace seguimiento a las rdenes de compras y la recepcin de mercancas. Calcula los datos para las rdenes de compras y rdenes de pago. Desglosa y distribuye las rdenes de compra a las unidades involucradas. Informa a los proveedores sobre la cancelacin de las facturas. Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
Asistente Administrativo
178

ROL
ACTIVIDADES
Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. Conforma y formula las observaciones pertinentes a autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institucin. Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta. Enva planillas de recaudacin de impuesto al Ministerio de Hacienda. Realiza clculos de rdenes de pagos de las planillas correspondientes. Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorera nacional. Elabora la relacin del resumen de las planillas correspondientes. Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que estn disfrutando del beneficio de beca. Controla que se haga efectiva la retencin de impuestos. Elabora relacin mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda. Elabora la relacin de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institucin a proveedores, contratista y personas naturales. Realiza clculos y ajustes necesarios relativos a la declaracin de rentas del personal jubilado. Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados. Recibe y conforma los listados a enviar por la declaracin definitiva. Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viticos. Realiza clculos de los viticos segn reglamento de viticos. Solicita reposicin de chequera ante la unidad responsable. Elabora y entrega los cheques para viticos. a la unidad responsable. Elabora las rdenes de pago y solicita su autorizacin ante la unidad responsable. Mantiene relacin de los pagos realizados en el rea de viticos. Solicita ante la unidad responsable la autorizacin para la reposicin de los fondos para pagos por concepto de viticos. Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viticos. Archiva y lleva el control de los documentos del rea. Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados. Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viticos. Realiza los trmites de pasajes y traslado a personal de la Institucin como a invitados. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Asistente Administrativo
179

ROL
ACTIVIDADES
Disea, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros. Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias. Autoriza los movimientos relacionados con el rea. Participa en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratacin de servicios y otros. Informa a la autoridad competente sobre la situacin financiera y administrativa de la dependencia. Participa en la elaboracin del presupuesto anual de la unidad. Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al rea administrativa. Elabora los manuales de Polticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia. Representa a la unidad ante el Comit de Compras. Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales. Participa en los actos de licitaciones privadas y pblicas y en el control y apertura de cotizaciones. Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad. Verifica los trmites por solicitudes de compra de divisas. Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. Ordena y verifica los trmites de los asuntos del rgimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia. Revisa y aprueba facturas, rdenes de pago, cheques, rdenes de compra y otros. Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de funcionamiento interno. Administra los recursos econmicos y materiales de la unidad. Revisa y coordina la preparacin de los estados de la Ejecucin Financiera. Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales. Vela por la custodia y preservacin de la documentacin, relacionada con la unidad. Representa a la Institucin en el rea de su competencia. Administra, a travs de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institucin. Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestin administrativa. Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad. Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos por la Institucin. Elabora y enva a la unidad responsable los estados de ganancias y prdidas balances, rendicin de cuentas, gastos de operacin, retenciones, aportes, entre otros. Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retencin. Asiste y participa en reuniones de la unidad. Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables. Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo. Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas. Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y dems comunicaciones de la unidad. Opera un microcomputador para accesar informacin. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Administradora - Jefe
180

ROL
ACTIVIDADES
Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacn. Verifica la codificacin y registro de mercancas que ingresa al almacn. Elabora la programacin anual de las adquisiciones para la dotacin del almacn. Supervisa la clasificacin y organizacin de la mercanca en el almacn. Elabora rdenes de compra para la adquisicin de materiales e informa a la unidad de compras y suministros. Atiende e informa al pblico en general. Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y servicios. Mantiene actualizados los sistemas de registros. Supervisa la seleccin de materiales y equipos en cuanto a identificacin, tipo y calidad. Revisa, firma y consigna inventarios en el almacn. Supervisa el despacho de mercanca a las dependencias que realizan las requisiciones. Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacn. Realiza y/o coordina inventarios en el almacn. Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones. Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control de asistencia, relaciones de gastos y otros. Archiva requisiciones de mercancas, requisiciones de compra, guas de despacho y rdenes de entrega. Lleva el control de mercanca despachada contra mercanca en existencia. Establece mtodos de trabajo, registro y control en el almacn. Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos adquiridos por la Institucin. Tramita las rdenes de compra. Corta, prueba y prepara materiales para la realizacin de las prcticas docentes. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacn. Verifica que las caractersticas de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacn se correspondan con la requisicin realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor. Codifica la mercanca que ingresa al almacn y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado. Clasifica y organiza el material en el almacn a fin de garantizar su rpida localizacin. Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos. Elabora guas de despacho y rdenes de entrega y despacha la mercanca solicitada al almacn. Lleva el control de las salidas de mercanca en el almacn registrndolo en el archivo manual (kardex) y/o computarizado. Elabora inventarios parciales y peridicos en el almacn. Elabora saldos de mercanca que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. Guarda y custodia la mercanca existente en el almacn. Realiza trmites ante la Direccin de Transporte a fin de conseguir la asignacin de vehculos para el traslado de la mercanca. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Almacenista Jefe
Almacenista
181

ROL
ACTIVIDADES
Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones. Recibe y verifica requisiciones, rdenes de compra y de servicios y sus correspondientes anexos. Verifica la disponibilidad presupuestaria para la realizacin de las compras. Tramita rdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante las compaas. Atiende a proveedores, agentes aduanales, agentes de seguros y funcionarios relacionados con las compras. Vela porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados. Participa en los comits de compra de la Institucin. Revisa y conforma la entrega de documentos al agente aduanal. Efecta y distribuye compras menores. Lleva el control de archivo de los proveedores, rdenes de compra y cotizaciones recibidas. Mantiene informado al supervisor acerca del avance de las compras. Efecta el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisicin de bienes y servicios. Orienta tcnicamente en el rea de su competencia. Chequea y verifica materiales y equipos adquiridos. Selecciona y lleva registros de proveedores. Redacta comunicaciones en general. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn asignada por el supervisor.
Comprador
182

ROL
ACTIVIDADES APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad. Transcribe a mquina o en computador correspondencia como: oficios, memorndos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exmenes, notas, artculos para prensa y carteleras, anuncios, guas, contratos, trabajos de ctedras, exmenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos. Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, rdenes de compra y dems formatos de uso de la dependencia. Recibe y enva correspondencia. Opera la mquina fotocopiadora y fax. Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefnicas. Actualiza la agenda de su superior. Toma mensajes y los transmite. Atiende y suministra informacin a estudiantes, personal de la Institucin y pblico en general. Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de reuniones y eventos. Convoca a reuniones de la unidad. Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. Actualiza el archivo de la unidad. Distribuye la correspondencia de la unidad. Elabora cheques. Desglosa y entrega cheques. Lleva control de caja chica. Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. Tramita pasajes, alojamiento y viticos en caso de movilizacin de su superior. Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad. Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad. Elabora actas de notas. Elabora hemeroteca. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes. Recibe y controla peticiones de tesis de grado. Prepara informacin de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad. Actualiza la cartelera. Vende guas a los estudiantes. Chequea y controla los prstamos de los libros de la unidad a los estudiantes. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Secretara Direccin
183

ROL
ACTIVIDADES
Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y dems documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad. Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares. Efecta y atiende llamadas telefnicas. Atiende a profesores, estudiantes, empleados y pblico en general. Suministra informacin a las personas que la requieran. Opera una fotocopiadora. Lleva el control de ingresos y egresos de material. Recibe informacin para transcribirla. Procesa en el computador informacin solicitada. Transcribe correspondencia general, notas de exmenes, datos de inscripcin y cualquier documento que se le asigne. Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte. Transcribe informacin para mantener bases de datos. Realiza respaldos a la informacin procesada en el computador. Graba informacin para mantener bases de datos. Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la informacin procesada. Imprime el trabajo realizado. Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la informacin procesada. Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Oficinista
Mensajero
Equipa el medio de transporte que utiliza antes y durante la jornada. Conduce vehculo automotor para transportar correspondencia y/o encomiendas. Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda, rdenes de pago, fichas acadmicas, circulares, invitaciones y participaciones entre las dependencias de la institucin y dems organismos pblicos y privados. Retira de las diferentes dependencias, organismos, instituciones, fundaciones: comunicaciones, encomiendas, documentos, etc. Efecta operaciones y gestiones bancarias, tales como: depsitos de cheques,efectivo, retira chequeras, transferencias, etc. Realiza compra de materiales, artculos de oficina y equipos que se requieren, de acuerdo a las necesidades presentadas. Reporta a la Unidad de Administracin los gastos ocasionados por combustible. Llena reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que te sea asignada. Verifica las condiciones mecnicas del vehculo antes de salir. Conduce unidades de transporte automotor liviano y/o medianamente pesado para transportar estudiantes, personal docente, administrativo y obrero. Conduce vehculos de carga transportando materiales, equipos y herramientas. Opera mquinas pesadas tales como: gras y otras de ms de seis toneladas. Vela por la seguridad y resguardo de los bienes, equipos y/o materiales que transporta. Vela por la seguridad y resguardo de la integridad fsica de las personas que transporta. Realiza viajes fuera del permetro de la ciudad trasladando personas, materiales, equipos, animales, entre otros. Reporta fallas y averas de la unidad asignada, con la finalidad de que sean corregidas. Conduce vehculos para la recoleccin de basura. Realiza reparaciones menores de vehculos. Conduce vehculos para trasladar a los choferes a su lugar de residencia una vez culminado el ltimo turno. Informa al supervisor sobre cualquier anormalidad suscitada en el horario nocturno de trabajo. Lleva el control de los repuestos que se utilizan en los vehculos. Elabora reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Chofer
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Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: GLOSARIO DE TRMINOS Pgina: MNPP-GLO P15/15
Glosario de Trminos
Clculos Hidrulicos. Clculos que se ejecutan a las redes y tuberas de agua. Cmputos Mtricos. Cuantificacin ordenada de las diferentes partidas que conforman una obra de acuerdo a la unidad de medida establecida por las especificaciones asumidas. Inspeccin. Verificaciones de cumplimiento de especificaciones de una Obra. Instalaciones Sanitarias. Se encargan de retirar de las construcciones de forma segura las aguas negras y pluviales y evitan que los gases y malos olores salgan. Licitacin. Es el proceso de calificacin de empresas para realizar una contratacin. Valuacin. Proceso de estimar el valor de un activo o de un pasivo. Visado de Planos. Trmite que debe realizarse para el otorgamiento de permisos de construccin, en el cual, el cliente debe presentar un juego de planos del proyecto.
185

Materia: SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: ANEXOS Pgina: MNPP-ANE P1/1
ANEXOS
186

Manual Ingenieria de Mantenimiento

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SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA

SISTEMA DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Lster Rodrguez Herrera Rector

Humberto Ruiz Vicerrector Acadmico

Mario Bonucci Rossini Vicerrector Administrativo

Nancy Rivas de Prado Secretaria

Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA) Jess A. Caldern Vielma

Mrida, Diciembre 2006

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

MRIDA, DICIEMBRE 2006

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Organigrama de la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIOS (SN)

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Modelo de Jerarqua del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento

Figura 2. Modelo de Jerarqua de Sistemas de Ingeniera y Mantenimiento

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Modelo de Objetivos de Negocio del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Modelo de Reglas de Negocio del SN

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Diagrama de Procesos de Sistema de Negocio

Figura 5. Diagrama de Proceso del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Cadena de Valor del Sistema de Negocio

Figura 6. Cadena de Valor del Sistema de Ingeniera y Mantenimiento

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

rbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

Figura 7. rbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la ltima modificacin:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos