En medio de las grandes dificultades de mi administracin, cuando a nadie ms poda acudir, yo sola depositar toda mi confianza en Dios, con

la certidumbre de que todo obrara para el bien, y que el decidira lo que era correcto.

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO PARA LA EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA "PASCAL" CAGUA ESTADO ARAGUA

CREACIN DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA L TOCARS ARAGUA UBICADA EN LA ENCRUCIJADA DE TURMERO ESTADO ARAGUA Trabajo Especial de Grado para optar al Titulo de TSU en Contabilidad y Costos

Autoras: Beleo Lilibeth Garrido Norelis

C.I.: 19.207.923 C.I.: 14.943.198

Cagua, Diciembre de 2010

CAPITULO I

Planteamiento del problema

SNTOMAS No se lleva un registro de compra. No se posee capacidad inmediata de respuesta. CAUSAS No se aplican normas y procedimientos en el proceso de compras. No hay un responsable especfico en este proceso. CONSECUENCIAS La afectacin de la empresa en cuanto a la atencin al cliente y calidad de servicio. Descontrol de la entrada y salida de mercanca.

OBJETIVO DE LA INVESTIGACION
OBJETIVO GENERAL

Proponer la creacin del departamento de compras en la empresa L Tocars Aragua, C.A.

Objetivos Especficos
Diagnosticar la situacin actual en el proceso de compras en la empresa de L Tocars Aragua C.A.

Establecer las caractersticas de la empresa L Tocars Aragua

Determinar los requerimientos para la creacin de un departamento de compra en la empresa L Tocars Aragua

Proponer la creacin del departamento de compras en L Tocars Aragua C.A

CAPITULO II
Antecedentes de la investigacin Marco terico

Jimnez H. (1995) Creacin de un departamento de compras y diseo de un manual de normas y procedimientos para la empresa Mecanografa Cp. C.A, trabajo presentado en el Instituto Universitario de Tecnologa Industrial (IUTI). Torres W. (2008) Propuesta de lineamientos estratgicos para el departamento de cuentas por pagar de la empresa Agribrands Purina Venezuela SRL. Maracay Edo Aragua Aranguren D. y Ramrez N. (2004) Propuesta de un sistema administrativo contable para optimizar la gestin del departamento de cuentas por pagar de la empresa Suministro de Alimento. Cely M. Y Iriarte Z. (2005) Propuesta de un programa desarrollo organizacional para optimizar el rea de atencin al cliente en el banco Mercantil, oficina, Turmero Estado Aragua.

CAPITULO II
Marco terico Bases Tericas

Arias, F. (1.999) Bases Tericas Cepeda, G. (1.997) Sistema de control Interno Lascano, M. (1995) Objetivos del Control Chiavenato, I. (2000) Contabilidad Thielen y Thielen, L. (2000) Administracin Ramos. T. (2002) Polticas

CAPITULO III
TIPO DE INVESTIGACION DISEO DE LA INVESTIGACION

Marco Metodolgico

PROYECTO FACTIBLE CAMPO

Descriptiva - Evaluativa

Revisin Documental

POBLACIN Y MUESTRA
POBLACION CUARENTA Y DOS (42) SUJETOS VINCULADOS

Cuarenta y dos (42) sujetos

Censal

Muestra

TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS

Tcnicas de recoleccin de datos Instrumentos de Recoleccin de datos

La Encuesta

Cuestionario

La Observacin directa

12 tems Dicotmicos (si-no)

VALIDEZ DEL INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS

ESCALA PARA LA VALIDACIN
Descripcin Deficiente Regular Buena Excelente
(1)

Ponderacin punto puntos puntos puntos

Contenido JUICIO DE EXPERTOS Diseo Metodologa

(1)

(1)

(1)

Formula: IV = X /3Ni TCNICAS DE ANLISIS DE DATOS

Cuantitativa

Cualitativa

CAPITULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN

Cuenta la empresa con una persona responsable que controle las compras de los departamentos involucrados en este proceso? Si______ No______

Personal encargado de las Compras

Apreciacin SI NO Total Frecuencia 0 42 42 Porcentaje (%) 0% 100% 100%

Fuente: Instrumentos de recoleccin de datos

 Hay en la empresa una persona encargada de aplicar poltica de compra? Si______ No______

POLITICA DE COMPRAS
Apreciacin NO SI Total Frecuencia 35 7 42 Porcentaje (%) 83,33% 16,67% 100%

Poltica de compra

Fuente: Instrumentos de recoleccin de datos

Considera usted que el sistema de compra aplicado es funcional? Si______ No______

SISTEMA DE COMPRAS
Apreciacin NO SI Total Frecuencia 42 0 42 Porcentaje (%) 100% 0% 100%

Sistema de compras

Fuente: Instrumento de recoleccin de datos

Existe en la empresa un control adecuado del sistema de compras? Si______ No______ CONTROL DEL SISTEMA DE COMPRAS
Apreciacin NO SI Total Frecuencia 42 0 42 Porcentaje (%) 100% 0% 100%

Control del sistema de compras

Fuente: Instrumento de recoleccin de datos

Considera usted que el indice de morosidad en las cuentas por pagar generados por las compras de la empresa afecta la imagen de la misma? Si______ No______ INDICE DE MOROSIDAD
Apreciacin NO SI Total Frecuencia 0 42 42 Porcentaje (%) 0% 100% 100%

Indice de morosidad

Fuente: Instrumento de recoleccin de datos

 El flujo de informacin oportuna referida a las compras facilita la toma de decisiones? Si______ No______ FLUJO DE INFORMACIN
Apreciacin NO SI Total Frecuencia 0 42 42 Porcentaje (%) 0% 100% 100%

Flujo de informacin

Fuente : Instrumento de recoleccin de datos

Se hace necesario la creacin de un departamento de compras que lleven a mejorar el proceso de las mismas? Si______ No______ CREACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Frecuencia 0 42 42 NO SI Total 0% 100% 100%

Apreciacin

Porcentaje (%)

Creacin del departamento de compras

Fuente: Instrumento de recoleccin de datos

CAPITULO V
La Propuesta
Presentacin Objetivos de la propuesta Justificacin Fundamentacin Estructura de la propuesta Factibilidad de la propuesta

Objetivo General:
Optimizar la gestin de un departamento de compras con el fin de crear un equipo de trabajo para llevar un control en los procedimientos de compras.

Objetivos Especficos:
Definir el proceso de compras. Conformar un equipo eficiente de trabajo. Establecer normas y procedimientos de compras. Mejorar continuamente el proceso de compras. Garantizar informacin oportuna y veraz que permita la toma de decisiones efectivas. Brindar calidad en lo que atencin al cliente y servicio se refiere.

Estructura de la propuesta
Recaudo de informacin Tabulacin de la informacin Diseo de normas y procedimientos Plan de capacitacin de personal Puesta en marcha de la propuesta Diseo de polticas de compras Diseo de estrategias para el departamento

Evaluacin de los resultados Aplicacin de correctivos Seguimiento

Fase 1 reuniones con el personal Fase 2 reunin con los relacionados Fase 3 diagnstico de la situacin Fase 4 Tabulacin y consolidacin de la informacin recabada Fase 5 Diseo de estrategias

DISEO DE ESTRATEGIA
Capacitar al personal administrativo de apoyo y de supervisin en rea relacionada con compras. Estar al da de los avances existentes en mtodos y tcnicas de compras. Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, servicio, repuesto, administracin, latonera y pintura, etc.) que soliciten sus servicios. Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organizacin. Vigilar que el personal del rea cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin.

Fase 6 y 7 Diseo de normas, procedimientos y polticas de compras

NORMAS DE COMPRA
Toda requisicin de materiales, equipos, suministros o servicio, debe estar autorizada por el gerente del rea solicitante. Toda requisicin de compras debe estar sustentada por una solicitud de almacn

Ser responsabilidad del departamento de compras: Obtener cotizaciones de precios Elegir entre los posibles abastecedores Fijar el tamao ptimo de la orden de compra

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Requisicin del pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer una demanda de compra.

Cotizacin al establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante.

rdenes de compras, nmero de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe total, autorizacin, y clusulas.

El pago la remuneracin econmica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibicin de la factura correspondiente.

Polticas
Atender la requisicin de acuerdo a sus caractersticas. Mantener un registro de proveedores permanentes y eventuales. Comprar al precio ms bajo de tres oferentes calificados. Seleccionar al proveedor de acuerdo a las mejores condiciones de negociacin. Satisfacer las necesidades de los departamentos de manera inmediata.

Fase 8 y 9: Aplicacin del sistema y evaluacin de resultados Fase10: Informe de gestin Fase 11: Realimentacin

Fase 12: Seguimiento (evaluacin del departamento)

Conclusiones
El procedimiento actual de compras de la empresa L Tocars C.A Aragua no es lo suficientemente funcional. La definicin clara de normas y procedimientos para ejecutar el proceso. Garantizar informacin oportuna y veraz que permita la toma de decisiones efectiva. Brindar calidad en lo que atencin al cliente y servicio se refiere.

Recomendaciones
Establecer un diseo de polticas y estrategias de compras.

Se sugiere un mtodo funcional de adquirir la mercanca necesaria.

Adiestramiento tanto en el rea de ventas como en el de calidad de servicio.

Desarrollar recomendaciones en la brevedad posible.

Gracias por su atencin

Ciclo de preguntas y respuestas