Resumen de

Dise o de Organizaciones n Ecientes

de Henry Mintzberg

Panavox Computer Systems

Nicolas H. Kosciuk comp. 17 de marzo de 2006

Copyleft c 2005 AlfaEpsilon www.alfaepsilon.com.ar

Se garantiza el permiso para realizar y distribuir copias literales de este documento, siempre que se preserven la nota de derechos de autor y este permiso en todas las copias. Se garantiza el permiso para copiar y distribuir versiones modicadas de este documento bajo las condiciones de las copias literales, siempre que las secciones en las cuales se reimprime La Licencia Publica General GNU, La Licencia Publica General de Biblioteca GNU, y otras en las cuales haya partes claramente marcadas bajo un derecho de autor separado, se reproduzcan bajo las mismas condiciones que ellas estipulan, y se logre que el trabajo derivado resultante en su totalidad se distribuya bajo los trminos de una e noticacin de permiso idntica a esta misma. o e Se garantiza el permiso de copiar y distribuir traducciones de este documento a otros idiomas bajo las condiciones dadas para versiones modicadas. La Licencia Publica General GNU y La Licencia Pblica General de Biblioteca GNU pueden incluirse a travs u e de una traduccin aprobada por la Free Software Foundation, en lugar de los originales en o ingls. e A su opcin, Ud. puede distribuir copias literales o modicadas de este documento bajo o los trminos de la La Licencia Publica General GNU, excepto las secciones marcadas e claramente bajo otros derechos de autor. Con distintos objetivos, pueden garantizarse ciertas excepciones a esas reglas. Escriba a travs de la pgina web indicada mas arriba y consulte. e a

Cap tulo 1

FUNDAMENTOS DEL DISENO DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

1.1. Coordinacion en cinco

Cinco mecanismos coordinadores parecen explicar las maneras fundamentales en que las organizaciones coordinan su trabajo. Estos son los elementos bsicos de una estructura: a El ajuste mutuo: logro la coordinacin de trabajo (en manos de los que lo o efectuaban), por el simple proceso de comunicacin informal. o Es utilizado en las organizaciones simples como tambin en las complicadas, e como por ejemplo los que resuelven problemas sosticados al enfrentar situaciones complicadas deben comunicarse informalmente si quieren llevar a cabo su trabajo. Supervisin directa: logra la coordinacin al tener una persona que toma o o la responsabilidad por el trabajo de otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones. Estandarizacin de procesos de trabajo: los procesos de trabajo son eso tandarizados cuando los contenidos del trabajo estn especicados o programaa dos. Ejemplo: los cirujanos del hospital en la sala de operaciones no necesitan preocuparse de coordinar con sus colegas en circunstancias comunes, saben que esperar exactamente de ellos y proceden de acuerdo. Estandarizacin de producciones de trabajo: las producciones son estandarizadas o cuando el resultado del trabajo est especicadas. Ejemplo: a los conductores a de taxis no se les dice como conducir, se le informa solamente donde dejar a sus pasajeros. 2

Estandarizacin de destreza de trabajadores: la destreza son estandarizados o cuando estn especicando el tipo de capacitacin que se requiere para efectuar a o el trabajo. Comnmente, el trabajador es capacitado aun antes de unirse a u la organizacin. La estandarizacin de destreza logra indirectamente lo que la o o estandarizacin de procesos de trabajo hace directamente: controla y coordina o el trabajo. Nuestros cinco mecanismos coordinadores caen en un orden general: a medida que el trabajo organizacional se vuelve mas complicado, los medios preferidos de coordinacin parecen desplazarse del ajuste mutuo a la supervisin directa o o o estandarizacin, preferiblemente de procesos de trabajo, o de producciones, o o si no de destreza, volviendo nalmente al ajuste mutuo. La mayor de las organizaciones mezclan los cinco mecanismos. a

1.2.

La organizacin en cinco partes o

Las organizaciones estn estructuradas para captar o dirigir sistemas de a ujos y para denir las interrelaciones entre las distintas partes. Estos ujos e interrelaciones no son de forma lineal. Sin embargo, las palabras deben tomar esta forma lineal. Por eso se describe a la organizacin con imgenes. o a Podemos desarrollar un diagrama tal considerando las diferentes partes que componen la organizacin y la gente que contiene cada una. o El ncleo operativo: abarca aquellos miembros, los operarios que realizan u el trabajo bsico relacionado directamente con la produccin de productos y a o servicios; realizan 4 funciones principales: Aseguran los insumos para la produccin o Transforman los insumos en produccin o Distribuyen las producciones Proveen apoyo directo La cumbre estratgica: esta encargada de asegurar que la organizacin cumpla e o su misin de manera efectiva y tambin que satisfaga las necesidades de aquellos o e que la controlan o que de otra forma tengan poder sobre la organizacin, se eno cuentran personas encargadas de la responsabilidad general de la organizacin o (director general), aquellos que suministran apoyo directo a la alta gerencia (secretarios asistentes), comit ejecutivo, ocina del director general. e Esto vincula 3 tipos de obligaciones: Supervisin directa, los gerentes asignan recursos, emiten ordenes de trabajo, o autorizan decisiones importantes, etc. La administracin de las condiciones fronterizas de la organizacin (sus relao o ciones con su ambiente) Se relaciona con el desarrollo de la estrategia de la organizacin, debe ser o vista como una fuerza mediadora entre la organizacin y su ambiente. o El trabajo a este nivel se caracteriza por un m nimo de repeticin y eso tandarizacin. El ajuste mutuo es el mecanismo preferido de coordinacin entre o o los gerentes de la misma cumbre estratgica. e

La l nea media: la cumbre estratgica esta unida al ncleo operativo por la e u cadena de gerentes de l nea media con autoridad formal. La cadena corre de los altos gerentes a los supervisores de contacto, quienes tienen autoridad directa sobre los operarios, y abarca el mecanismo coordinador que hemos llamado supervisin directa. o Las organizaciones pequeas pueden trabajar con un gerente (en la cumbre n estratgica): las mayores requieren ms (en la l e a nea media). El gerente de l nea media recoge informacin retroalimentada en el deo sempeo de su propia unidad y pasa una parte de esta a los gerentes por encima n de l. e El gerente de la l nea media, como el gerente superior, se encarga de formular la estrategia de su unidad. Pero las tareas administrativas cambian de orientacin a medida que descienden en la cadena de autoridad. o La tecnoestructura: encontramos a los analistas que sirven a la organizacin o afectando el trabajo de otros. Estos analistas estn fuera de la corriente de a trabajo operacional - pueden disearla, planearla, cambiarla o entrenan gente n para que lo haga, pero no lo hacen ellos mismos. Los analistas de control de la tecnoestructura sirven para llevar a cabo ciertas formas de estandarizacin en la organizacin. o o El sta de apoyo: existen para suministrar apoyo a la organizacin fuera de su o corriente de trabajo operacional. Ejemplo: en una universidad encontramos los fondos de la universidad, la prensa de la universidad, etc. (muchas conforman miniorganizaciones, pueden ser encontradas en varios niveles de la jerarqu a dependiendo de los receptores

1.3.

El funcionamiento de la organizacin o

La gura representa la organizacin como un sistema de autoridad formal. o Tenemos un organigrama superpuesto a nuestro logotipo. El organigrama no debe ser rechazado sino puesto en el contexto. Es en cierta forma como un mapa, aun cuando el organigrama no muestra relaciones informales, puede representar una imagen exacta de la divisin de trabajo, mostrando a simple vista: o Que posiciones existen en la organizacin. o Como estn estas agrupadas en unidades. a Como uye entre ellas la autoridad formal. v Flujo de Autoridad Formal: representa la corriente de poder formal bajando por la jerarqu Este grco representa al organigrama de la organizacin, el a. a o cual puede representar una imagen exacta de la divisin de trabajo, mostrando o a simple vista: 1) Que posiciones existen en la organizacin. o 2) Cmo estn agrupadas en unidades. o a 3) Cmo uye entre ellas la autoridad formal. o v Red de ujos regulados: de trabajo de produccin a travs del ncleo o e u operativo, de ordenes e instrucciones bajando por la jerarqu administrativa a para controlar el ncleo operativo, de informacin retroalimentada apoyada en u o 4

los resultados y de informacin y asesoramiento llegando desde los lados a las o tomas de decisiones. v Sistema de comunicacin informal: representa un sociograma, ste indica o e que existen centros de poder no ociales en las organizaciones y que las grandes redes de comunicacin informal suplementan y a veces burlan los canales de o autoridad y regulacin. o v Sistema de constelaciones de trabajo: la gente se agrupa con sus pares para hacer su trabajo. Cada grupo o constelacin trata con distintas decisiones o apropiadas a su propio nivel en la jerarqu y est unido solo ojamente con a, a los otros. v Sistemas de procesos de decisin ad-hoc: represente la corriente de una o decisin estratgica del principio al n. o e De todas estas visiones ninguna es correcta pero cada una contiene una pizca de verdad.

Cap tulo 2

DISENOS DE POSICIONES INDIVIDUALES

2.1. ESPECIALIZACION DE TAREA

v Especializacin horizontal de tarea: es la forma predominante de divisin o o de trabajo, lo dividen especializando sus tareas y as permite el aumento de la productividad. Las razones por las que aumenta la productividad son: la mejorada destreza del trabajador al especializarse en una tarea, el ahorro del tiempo perdido en cambiar tareas, y el desarrollo de nuevos mtodos y maquinas que e provienen de la especializacin. Permite aumentar la repeticin en el trabajo, o o centra la atencin del trabajador, permite que el individuo corresponda al trabao jo. Ejemplo: un hombre retira el alambre, otro lo endereza, un tercero lo corta, un cuarto lo agudiza y as hasta llegar al producto terminado. v Especializacin vertical de tarea: separa el desempeo del trabajo de la ado n ministracin de este. Ejemplo: los estudiantes copian sus conferencias palabra o por palabra (trabajo verticalmente especializado) cuando asumen gran parte de la toma de decisin en su trabajo (tareas verticalmente ampliadas), se deo splazan de ser contestadores pasivos a participantes activos. Las organizaciones especializan tareas en la dimensin vertical en la creencia que se requiere una o perspectiva diferente para determinar como debe hacerse el trabajo, ya que en la horizontal se estrecha la perspectiva del trabajador, hacindosele dif relae cil cionar su trabajo con el de otros. v Ampliacin de tarea: la especializacin de tareas crea una cantidad de probo o lemas propios especialmente de comunicacin y coordinacin. Ejemplo: pocos o o mdicos tratan el cuerpo como un sistema integrado. En la ampliacin horizone o tal de tarea el trabajador se ocupa de una amplia variedad de tareas asociadas con la produccin de productos y servicios. Cuando una tarea es verticalmente o

ampliada el trabajador no solo ejecuta ms tareas, sino que tambin gana ms a e a control sobre ellas. Los resultados de la ampliacin de tarea dependen claramente de la tarea o en cuestin. Las tareas pueden ser demasiado grandes tanto como demasiado o estrechas. As que el xito de cualquier rediseo de tarea depende claramente e n de la tarea en cuestin y de cuan especializada sea esta en primer lugar. o La ampliacin de tarea vale la pena hasta el punto en que las ganancias de o trabajadores mejor motivados en una tarea particular neutralicen las perdidas de la especializacin tcnica menos que ptima. o e o Con respecto al trabajador algunos preeren tareas estrechamente especializadas y reiterativas. En el diseo de tarea la gente funciona con el extremo inferior de la escala de n Maslow, la mayor preocupados por necesidades de seguridad y otras parecidas, a preeren las tareas especializadas, mientras que aquellos en el extremo superior, especialmente en el nivel de autorealizacin responden mas favorablemente a o tareas ampliadas. v Especializacin de tareas por parte de una organizacin: la productividad o o es ms importante en el ncleo operativo, y all es donde el trabajo es ms rea u a petitivo. Es por eso que se espera encontrar las tareas ms especializadas all a , especialmente en la dimensin horizontal. En la dimensin vertical, esperar o o amos encontrar ms variacin. Muchos operadores ejecutan las tareas ms estrechas a o a tanto en amplitud como en profundidad. Estos son los trabajadores no calicados. Pero otros operarios, a causa de que sus tareas especializadas son ms a complejas, retienen el control sobre ellas (sus tareas son especializadas horizontal pero no verticalmente). Las tareas complejas, especializadas horizontal pero no verticalmente, son llamadas profesionales. Las tareas del sta de apoyo tienden a ser altamente especializadas en la dimensin horizontal. Cun especializadas son en la dimensin vertical depende o a o de cun complejas o profesionales son. En cuanto a los analistas de tecnoestruca tura, ellos son profesionales, pero en el sentido de que su trabajo requiere considerables conocimientos y destreza. Los empleados tecnocrticos tender a a an ser menos especializados y por lo tanto tener tareas especializadas en ambas dimensiones. Los gerentes en todos los niveles parecen desempear un grupo bsico de n a papeles interpersonales, informativos y determinantes; en ese sentido, su trabajo es especializado horizontalmente. Pero en un sentido ms fundamental, ninguna a tarea realmente administrativa es especializada en la dimensin horizontal. Las o tareas de gerentes son t picamente las menos especializadas en la organizacin. o Las tareas gerenciales pueden diferir en la especializacin vertical por nivel o en la jerarqu a. Tareas no especicadas Ciertas tareas gerenciales Alta (ncleo operativo y uni- de nivel inferior u Especializ. dades de sta) Vertical Tareas profesionales Todas las dems tareas a Baja (ncleo operativo y uni- gerenciales u 7

dades de sta) Alta Baja Especializacin Horizontal o FORMALIZACION DEL COMPORTAMIENTO La formalizacin de comportamiento representa la manera de la organizacin o o de proscribir la libertad de sus miembros, esencialmente de estandarizar sus procesos de trabajo. El comportamiento puede ser formalizado en tres formas bsicas: a Por la posicin: siendo atribuidas las especicaciones a la tarea misma. o Por la corriente de trabajo: siendo atribuidas las especicaciones al trabajo. Por reglas: siendo emitidas las especicaciones en general. v Por qu formalizar el comportamiento?: para reducir su variabilidad, ese encialmente para predecirlo y controlarlo. Un primordial motivo para hacerlo es para coordinar actividades. Esto es usado cuando las tareas requieren coordinacin precisa y cuidadosao mente predeterminada. Tambin es usada para asegurar la constancia mecnica que conduce a la e a produccin eciente y para asegurar imparcialidad a los clientes. o v Formas de estructura burocrtica y orgnicas: las organizaciones que conf a a an principalmente en la formalizacin del comportamiento para lograr la coordio nacin son generalmente llamadas burocrticas. Puede haber algunas burocrao a cias donde el poder de toma de decisin es centralizado y otras donde no lo es. o Con este descubrimiento en mente, podemos denir una estructura como burocrtica hasta el punto en que su comportamiento es predeterminado o predecible, a en consecuencia estandarizado (ya sea por procesos de trabajo, producciones, o destrezas y ya sea o no centralizado). Deniremos la estructura orgnica por la ausencia de estandarizacin en la a o organizacin. o Colocamos la estructura orgnica y burocrtica en los dos extremos del cona a tinuo de estandarizacin. o v Algunas disfunciones de estructuras muy formalizadas: gente como Argyris, Bennis, Lihrert y Mc Gregor analizo las disfunciones psicolgicas de las estruco turas altamente formalizadas. Sealaron la propensin inherente al hombre a n o resistir formalizacin e impersonalizacin, y mostraron las patolog organio o as zacionales que resultan de excesos en esta direccin. Las consecuencias disfuno cionales toman varias formas: la osicacin del comportamiento, con el rechazo o automtico de todas las ideas innovadoras, el maltrato de clientes, aumentos en a ausentismo, mucha rotacin de personal, huelgas y a veces el trastorno de las o operaciones de la organizacin. o v Formalizacin del comportamiento por parte de la organizacin: una relacin o o o clave debe ser evidente ya. Cuanto ms estable y repetitivo el trabajo, mas proa gramado es y ms burocrtica es la parte de la organizacin que lo contiene. a a o Puede haber diferencias considerables en la formalizacin del comportamieno to y burocratizacin en las diversas partes de una misma organizacin. La foro o malizacin del comportamiento es ms comn en el ncleo operativo de la orgao a u u nizacin. A medida que dejamos el ncleo operativo y trepamos por la jerarqu o u a 8

de autoridad, esperar amos que el trabajo se convirtiese en menos repetitivo y as menos formalizado. En la cumbre estratgica, que t e picamente se enfrenta a la frontera ms a uida (el ambiente en general), el trabajo es el menos programado y as debemos esperar encontrar condiciones altamente orgnicas. a Las unidades de apoyo que enfrentan poca incertidumbre y hacen trabajo repetitivo, tal como la cafeter de planta, tender a ser altamente formala an izadas. En la tecnoestructura, esperar amos que aquellas unidades ms cercanas al a ncleo operativo, tuviese muchas reglas y procedimientos de trabajo bastantes u formalizados. Es la tecnoestructura la que toma la principal responsabilidad para la formalizacin del trabajo de todos en la organizacin. o o CAPACITACIN Y ADOCTRINAMIENTO Capacitacin: se reere al proceso por el cual se ensean los conocimientos o n y las destrezas relacionadas con el cargo. Es un parmetro de diseo clave en todo trabajo que llamamos profesional. a n Los profesionales son capacitados durante largos periodos de tiempo, aun antes de que asuman sus posiciones. Generalmente esta capacitacin tiene lugar o fuera de la organizacin. o La responsabilidad por esta ya no recae en la tecnoestructura sino en algn u tipo de asociacin profesional, que puede usar la universidad como su terreno o de capacitacin. o Una vez que los capacitados han demostrado el comportamiento requerido son debidamente declarados apropiados para el cargo por la asociacin proo fesional, y son posteriormente contratados por la asociacin profesional y son o posteriormente contratado por la organizacin para desempearlo. o n La capacitacin profesional debe ser seguida generalmente de un aprendizaje o en el cargo. Adoctrinamiento: es el proceso por el cual se obtienen las normas organizacionales. Es el rotulo usado por el parmetro de diseo por el que la organizacin a n o formalmente socializa sus miembros para su propio benecio. Las organizaciones permiten que tenga lugar algn adoctrinamiento de la u capitalizacin profesional. o Los programas de adoctrinamiento interno son particularmente importantes donde las tareas son delicadas o se realizan en lugares remotos. Capacitacin y Adoctrinamiento por partes de la organizacin: la capaco o itacin es ms importante donde las tareas son complejas pues involucran dif o a ciles, aunque especicadas, destrezas y sosticados, aunque registrados conjuntos de conocimientos, cargos esencialmente profesionales por naturaleza. Y el adoctrinamiento es ms importante donde los cargos son ms cr a a ticos o remotos, y donde la cultura e ideolog de la organizacin demanda una fuerte lealtad a a o ella. RELACIONANDO LOS PARAMETROS DE DISENO DE POSICION

La especializacin, la formalizacin y la capacitacin y el adoctrinamiento o o o no son parmetros de diseo completamente independientes. Existen dos tipos a n diferentes de posiciones fundamentales: No calicadas: el trabajo es altamente racionalizado, involucra especializacin extensiva tanto en la dimensin horizontal como en la vertical, y es o o a menudo coordinada y controlada por la directa formalizacin del comporo tamiento. Profesional: el trabajo es complejo, no puede ser especializada fcilmente en a la dimensin vertical o formalizada por la tecnoestructura de la organizacin. o o Es, sin embargo, horizontalmente especializada y la coordinacin es a menudo o lograda por la estandarizacin de destrezas en extensivos programas de capaco itacin. o La formalizacin y la capacitacin son bsicamente sustitutos. Dependiendo o o a del trabajo en cuestin, la organizacin puede tanto controlarlo directamente o o a travs de sus propios procedimientos y reglas, o lograr el control indirecto e contratando profesionales debidamente capacitados. Lo que no quiere decir que uno no puede suplementar al otro.

10

Cap tulo 3

DISENO DE LA SUPERESTRUCTURA
A travs del proceso de agrupar unidades es establecido el sistema de aue toridad formal y es construida la jerarqu de la organizacin. El organigrama a o es la representacin grca de esta jerarqu o a a. A partir de las necesidades totales de la organizacin, se bosquejan las tareas o que deben realizarse. Este es un procedimiento de arriba hacia abajo, de necesidades generales a tareas espec cas. El prximo paso es construir la superestruco tura, primero determinando qu tipos y cuntas posiciones deben ser agrupadas e a en las unidades de primer orden, y luego qu tipos y cuntas unidades deben ser e a agrupadas en unidades ms extensas, hasta que se completa la jerarqu Este a a. ultimo paso es un procedimiento de abajo hacia arriba, de tareas espec cas a la jerarqu total. a Esto sucede solo en teor ya que en la prctica, a medida que cambian las a, a metas y las misiones, el rediseo estructural es iniciado de arriba hacia abajo; n a medida que cambia el sistema tcnico del grupo operativo, procede de abajo e hacia arriba. v AGRUPAMIENTOS DE UNIDADES El agrupamiento es un medio fundamental para coordinar el trabajo en la organizacin. o Efectos de las agrupaciones: Establece un sistema de supervisin comn entre posiciones y unidades. Se o u nombra un gerente para cada unidad, un solo individuo responsable de todas sus acciones. Y es el encadenamiento de todos estos gerentes, en una superestructura lo que crea el sistema de autoridad formal. As el agrupamiento de unidades es , el parmetro de diseo por el que el mecanismo coordinador de la supervisin a n o directa es construido dentro de la estructura. Requiere que las posiciones y unidades compartan recursos comunes como ser: presupuesto, instalaciones y equipos Crea medidas comunes de desempeo. Los costos de las actividades de los n

11

miembros o subunidades de una unidad pueden ser medidos en forma conjunta hasta el punto que comparten recursos comunes, animndolos a coordinar sus a actividades. Las medidas de desempeo conjunto los animan ms a coordinar n a sus actividades. Alienta la coordinacin de ajuste mutuo, dado que por su estrecha proximio dad f sica se crean relaciones informales. El agrupamiento puede estimular dos importantes mecanismos coordinadores: la supervisin directa, y el ajuste mutuo o formar la base de un tercero, la estandarizacin de producciones, al proporo cionar medidas comunes. El agrupamiento alienta la fuerte coordinacin dentro de una unidad, pero o crea problemas de coordinacin entre unidades. La comunicacin es centrada o o dentro de la unidad, aislando as unos de otros a los miembros de diferentes unidades. El agrupamiento de unidades alienta la coordinacin en el grupo a expensas o de la coordinacin entre grupos. o Bases para el agrupamiento Agrupamiento por Conocimiento y Destreza especiales que sus miembros traen al cargo y por el nivel del mismo. Agrupamiento por Proceso de Trabajo y Funcin. Las unidades pueden eso tar basadas en el proceso o actividad usados por el trabajador. Usualmente el sistema tcnico es la base para el agrupamiento de procesos. El trabajo tambin e e puede ser agrupado por su funcin bsica en la organizacin. o a o Agrupamiento por Tiempo, de acuerdo a cundo es hecho el trabajo. Difera entes unidades hacen el mismo trabajo de la misma forma pero en distinto tiempo. Agrupamiento por Produccin, las unidades son formadas sobre la base de o los productos que hacen o los servicios que brindan. Agrupamiento por Cliente, pueden formarse para tratar con distintos tipos de clientes. Agrupamiento por Lugar, pueden ser formados de acuerdo con las regiones geogrcas en que opera su organizacin. a o Los tres primeros agrupamientos corresponden al Agrupamiento Funcional, y los restantes corresponden al Agrupamiento de Mercado. Criterios bsicos para agrupamiento de posiciones y unidades a 1. Interdependencia de la corriente de trabajo. El agrupamiento de operativas debe reejar interdependencias naturales de corrientes de trabajo. En el agrupamiento basado en el mercado (mercado se reere tanto a negocios como a organismos no comerciales. Cada organizacin existe para servir o a algn mercado.), los miembros de una sola unidad tienen el sentido de inu tegridad territorial; ellos controlan un proceso organizacional bien denido; la mayor de los problemas que se originan en el curso de su trabajo pueden ser a resueltos simplemente, a travs del ajuste mutuo; y muchos del resto, que deben e ser pasados hacia arriba en la jerarqu pueden an ser manejados dentro de la a, u unida, por ese unico gerente a cargo de la corriente de trabajo.

12

Existen tres tipos bsicos de interdependencia conjunta, que involucra solo a el uso comn de recursos: u a) Secuencial: el trabajo es alimentado de una tarea a la prxima. o b) Rec proca: el trabajo es pasado hacia delante y hacia atrs en tareas. a Se pretende que las organizaciones traten de agrupar tareas para minimizar los costos de coordinacin y comunicacin. o o 2. Interdependencia de proceso. Las interdependencias relacionadas con la especializacin, favorecen el aguzamiento funcional. Las posiciones pueden tener o que ser agrupadas para alentar las interacciones de proceso, an a expensas de u la coordinacin de la corriente de trabajo. o 3. Interdependencias de escala. Los grupos pueden tener que ser formados para alcanzar dimensiones los sucientemente grandes como para funcionar ecientemente. Esto alienta la especializacin de proceso. o 4. Interdependencias sociales. Se relaciona no con el trabajo hecho sino con las relaciones sociales que lo acompaan. n El diseo de cada superestructura termina siendo un compromiso entre los n factores objetivos de interdependencia de corriente de trabajo, proceso y escala, y los factores subjetivos de personalidad y necesidad social. Agrupamiento por Funcin o Agrupando sobre una base funcional, la organizacin puede unir recursos huo manos y materiales. Alentando tambin la especializacin. Estas caracter e o sticas tambin indican la debilidad de dicha estructura. Los individuos se centran en e sus propios medios, no en los nes ms amplios de la organizacin. El desempeo a o n no puede ser medido fcilmente en la estructura funcional porque nadie toma a la responsabilidad del resultado nal. La estructura funcional carece de un mecanismo interno para coordinar la corriente de trabajo e impide tanto el ajuste mutuo entre diferentes especialistas como la supervisin directa a nivel de los gerentes. La estructura es incompleta o por lo cual, se debe encontrar medios de coordinacin adicionales. o Estas son estructuras especializadas donde las tareas no son calicadas, pueden conar en la formalizacin para lograr coordinacin. Las estructuras o o funcionales especialmente, cuando el trabajo operativo no es calicado, tienden a ser las ms burocrticas. Su trabajo tiende a ser ms formalizado. a a a Las estructuras burocrticas (con operarios no calicados) conf en las a an bases funcionales para el agrupamiento. Tienden a ser organizadas por la funcin o desempeada ms que el mercado servido. n a Agrupamiento por Mercados Es usado para establecer unidades relativamente autocontenidas pata tratar con particulares corrientes de trabajo. Los mercados obtienen la atencin completa de los empleados. Y con los o ajustes mutuos y supervisin directa la organizacin necesita conar menos en la o o formalizacin para coordinacin, y as tiende a emerger como menos burocrtica. o o a La estructura de mercado es una estructura menos maquinal, menos capaz de hacer bien una tarea especializada o repetitiva. Pero puede hacer ms tareas a y cambiar tareas ms fcilmente, derivando su esencial exibilidad de que sus a a unidades son relativamente independientes unas de otras. 13

La estructura basada en mercado tienen mas desperdicios de recursos que la funcional ya que debe contar con mas personal y equipo o sino perder la ventaja de la especializacin. o La estructura de mercado, a causa de menor especializacin funcional, no o puede sacar ventaja de las econom de escala como puede la estructura funas cional. Tambin, puede haber una competencia de derroche en la estructura de e mercado (ej: los negocios de la misma cadena compiten por los mismos clientes). Al elegir la base de mercado para agrupamiento, la organizacin opta por la o coordinacin de corriente de trabajo a expensas de la especializacin de proceso y o o escala. As si las interdependencias de corriente de trabajo son las signicativas , y no pueden fcilmente ser contenidas por la estandarizacin, la organizacin a o o debe tratar de contenerlas en un agrupamiento basado en mercado para facilitar la supervisin directa y el ajuste mutuo. o El agrupamiento en diferentes partes de la organizacin o Agrupamiento de Primer Orden: corresponde al agrupamiento de operarios, analistas, y miembros del sta de apoyo. Una de las caracter sticas es que estos individuos tienden a ser agrupados dentro de sus propias unidades. Agrupamiento de Orden Superior: corresponde al agrupamiento de gerentes para construir la jerarqu formal. Los distintos operarios, analistas, y miembros a del sta de apoyo se unen bajo una supervisin comn. o u Las posiciones en el ncleo operativo pueden ser agrupadas sobre una base u funcional o de mercado, dependiendo principalmente las interdependencias de proceso y escala en oposicin a aquellas de la corriente de trabajo. o El ncleo operativo y estructuras de sta la base para agrupamiento en una u sociedad de especialistas se maniesta en organizaciones formales. Por denicin hay solo un nivel de agrupamiento en el ncleo operativo: o u los operarios agrupados en unidades dirigidas por supervisores de contacto. De ah el agrupamiento une a los gerentes de l nea y construye la superestructura administrativa de la l nea media. El orden de prioridad lo determina la organizacin variando las bases para o unidades de agrupamiento. Hay solo un agrupamiento en la cumbre estratgica que abarca toda la ore ganizacin (todas las funciones y mercados). o Desde el punto de vista de: La organizacin: se puede pensar en l como un grupo de mercado; o e La sociedad: toda la organizacin puede ser considerada como desempeando o n alguna funcin particular. o El personal de sta se mueve en conjuntos homogneos, de acuerdo a la e funcin que desempean, tienden a informar a los gerentes; esto alienta la espeo n cializacin en sus conocimientos y destrezas. o v DIMENSIN DE LA UNIDAD El control (supervisin directa) es solo un factor entre muchos para decidir o cuntas posiciones agrupar en una unidad, o cuntas unidades agrupar en una a a mayor, en ambos casos bajo un solo gerente. Por eso se preere el trmino e dimensin de la unidad a extensin del control. o o Dimensin de la unidad en relacin con los mecnicos coordinadores o o a 14

Los administradores tradicionales establecen que la coordinacin puede ser o lograda solo por la supervisin directa. o Existen 2 proposiciones bsicas, que traten una con la estandarizacin y otra a o con el ajuste mutuo. Primero, comparada con la supervisin directa, cuanto mayor sea el uso o de la estandarizacin para coordinacin, mayor ser la dimensin de la unidad o o a o de trabajo. Cuanta mayor coordinacin se logre a travs de los sistemas de o e estandarizacin diseados por la tecnoestructura, su gerente necesitara emplear o n menos tiempo en la supervisin directa y as ser el nmero de empleados que o a u puedan informarle. La estandarizacin de destrezas y de producciones debe conducir tambin a o e dimensiones mayores de unidad. Segundo, comparado con la estandarizacin y con la supervisin directa, o o cuanto mayor sea la conanza en el ajuste mutuo (debido a interdependencias entre tareas complejas), menor ser la dimensin de la unidad de trabajo. Una a o relacin entre tareas interdependientes complejas y dimensiones pequeas de o n unidad puede ser explicada de 2 maneras: Es que permaneciendo iguales todos los mecanismos coordinadores, cuanto ms interdependientes sean las tareas en una unidad, mayor ser la necesidad a a de contacto entre el gerente y los empleados para coordinar su trabajo. Estos tipos de tareas son dif ciles de supervisar. Originan un aumento en el ajuste mutuo. Deben comunicarse sobre una base cara a cara para coordinar su trabajo, pero para que tal comunicacin funcione efectivamente, la unidad debe o ser pequea, frecuente e informal entre todos sus miembros. n Conclusin: a causa de la necesidad de ajuste mutuo, la dimensin de unidad o o debe ser pequea. n Muchas de la evidencia que muestra que las tareas interdependientes y complejas llevan a una pequea dimensin de la unidad proviene del estudio de n o grupos profesionales. Pero no siempre es interdependiente. Existen dos tipos de trabajo profesional (independientes e interdependiente) que requieren dos formas estructurales muy diferentes: la estandarizacin de destrezas, poca necesidad de ajuste mutuo y los proo fesionales pueden trabajar independientemente, en grandes unidades; quedan interdependencias que no pueden ser manejadas por la estandarizacin o de destrezas, y as debe haber considerable ajuste mutuo. Los profesionales deben trabajar cooperativamente en unidades pequeas e informales. n Estructuras altas versus chatas las altas interrumpen con mayor frecuencia la corriente verticalmente hacia arriba de informacin, lo que puede conducir a una mayor distorsin; y las chatas o o pueden requerir mas discusiones y consultas para lograr tomar decisiones; y la estructura alta m0s que alentar la supervisin cercana, puede liberar al a o gerente de la necesidad de dedicar tiempo a la supervisin, permitindole seguir o e con otras obligaciones, como ser tomar decisiones e interactuar con extraos. n La dimensin de la unidad es impulsada hacia arriba por: o 1) La estandarizacin de los tres tipos. o 15

2) La similitud en las tareas desempeadas en una unidad dada. n 3) Las necesidades de los empleados de autonom y autorrealizacin. a o 4) La necesidad de reducir la distorsin en la corriente de informacin aso o cendente en la jerarqu a. La dimensin de la unidad es impulsada hacia abajo por: o 1) La necesidad de estrecha supervisin directa. o 2) La necesidad de ajuste mutuo entre tareas interdependientes complejas. 3) La extensin en el que el gerente de una unidad tiene obligaciones no o supervisoras que desempear. n 4) La necesidad de los miembros de la unidad de tener acceso frecuente al gerente consulta o consejo, tal vez a causa de necesidades de seguridad. La dimensin de la unidad en parte de la organizacin o o En el ncleo operativo es donde esperar u amos encontrar las unidades mayores, especialmente la estandarizacin de los procesos de trabajo. El trabajo o gerencial es generalmente complejo, as que podr amos esperar que la dimensin o de las unidades en la estructura administrativa dependiese fuertemente de la interdependencia encontrada en un nivel dado de la jerarqu a. Las organizaciones var las bases para agrupamiento usadas a distintos an niveles de la jerarqu administrativa, esperaremos que muestre una forma ona dulada, chata donde el agrupamiento esta basado en el mercado, alta donde esta basado en funcin. o A medida que ascendemos de jerarqu la toma de decisiones es ms complea, a ja. Manteniendo la interdependencia constante tenemos la necesidad de ajuste mutuo en los niveles superiores, con una disminucin en la dimensin de la o o unidad. La jerarqu gerencial debe verse como un cono. Lo que puede no pera manecer constante es la base de agrupamiento. La base de mercado es usada hacia la cima de la l nea media. Y la gente que informa al director supervisa unidades funcionales, esperar amos que su extensin del control fuese ms amo a plia. Otro factor que confunde la extensin del control para los gerentes de la o l nea media es su relacin con las unidades de sta. La coordinacin de la l o o nea y actividades del sta requiere el ajuste mutuo, es decir, la comunicacin exible o fuera de la cadena de autoridad. Las organizaciones con gran proliferacin de unidades tecnocrticas y de o a sta de apoyo deben tener unidades ms bien pequeas en la l a n nea media. Las organizaciones altamente burocrticas dependen mucho del sta teca nocrtico para formalizar el trabajo operativo: control de los supervisores de a contacto deben ser altas por la extensiva estandarizacin en el ncleo operativo, o u los gerentes superiores debe ser pequeo por la necesidad de ajuste mutuo con n los miembros del sta. En las unidades de apoyo que efectan trabajo no calicado la estructura u tender a ser burocrtica y unidades grandes. Pero con las dems unidades en la a a a tecnoestructura y el sta de apoyo los factores indican una dimensin pequea o n para las unidades de sta de tipo profesional. El trabajo dentro de estas unidades es complejo y crea interdependencias entre los profesionales. Los gerentes de las

16

unidades tecnocrticas deben vender las propuestas de sus unidades en la l a nea media. En general esperar amos que el ncleo operativo de la organizacin tuviera u o una forma chata, que la l nea media se viese como un cono con lados progresivamente empinados, y la tecnoestructura y ms unidades de apoyo profesionales a fuesen de forma alta.

17

Cap tulo 4

RELLENANDO LA SUPERESTRUCUTRA
4.1. Sistemas de planeamiento y control

El propsito de un plan es especicar una produccin deseada en algn o o u momento futuro. Y el propsito del control es apreciar si este estndar se ha o a apreciado o no. No puede haber control sin planeamiento previo, estos regulan las producciones e indirectamente el comportamiento. Los planes pueden especicar (estandarizar) la calidad, cantidad, costo, ritmo de las producciones, y caracter sticas especicas. Los presupuestos son planes que especican los costos de las producciones; los programas establecen marcos de tiempo para las producciones: los objetivos son planes que detallan las cantidades de produccin; los planes operativos establecen una variedad de normas: o las cantidades y costos de las producciones. Existen dos tipos de sistemas de planeamiento y control, uno se dedica a la regulacin del comportamiento en general (control de desempeo), y el otro que o n busca regular acciones espec cas (planeamiento de la accin). o Control de desempeo n El propsito es regular los resultados generales de una unidad dada. Es o importante que: Los sistemas de control de desempeo se planean sobre las bases para el n agrupamiento en la organizacin. El sistema de planeamiento establece las noro mas de produccin para cada unidad y el sistema de control aprecia si estas han o sido logradas o no. El control de desempeo se ocupa de los resultados generales, no de decin siones o acciones espec cas. El control de desempeo tiene una inuencia sobre n decisiones y acciones solo indirectamente, estableciendo metas generales que el que decide debe guardar en el fondo de su mente cuando toma decisiones espec cas en el frente. 18

El control de desempeo es utilizado en: todas partes en la organizacin, n o toda la unidad organizativa, se le da un plan de desempeo para estandarizar n sus gastos. Y donde la produccin de la unidad es medida fcilmente. o a Una gran cantidad de tales unidades informa a un solo gerente. El sistema de control de desempeo sirve para impedir la supervisin directa y as otorgar n o la libertad que necesita para determinar sus propias decisiones y acciones. Los sistemas de control de desempeo pueden servir dos propsitos: n o para sealar cuando el desempeo de una unidad se ha deteriorado n n para motivar, ya que pueden ser usados para lograr un desempeo superior. n Esta motivacin introduce una variedad de problemas: o Al participar en el establecimiento de normas, el gerente tienen un fuerte incentivo para establecer normas bajas para asegurarse de ser logradas fcilmente. a Y tambin un incentivo para distorsionar la informacin para aparentar que su e o unidad ha logrado una meta. Problema de elegir el periodo de planeamiento. Este se origina en normas que no pueden llevarse a cabo por razones que escapan el control del gerente (quiebra de un cliente importante). La organizacin puede regular las producciones de dos maneras: puede usar o el control de desempeo para medir los resultados de toda una serie de acciones, n y usar esta informacin para hacer cambios. o El planeamiento de accin se asemeja en cierta forma al parmetro de diseo o a n de formalizacin de comportamiento. o Planeamiento de Accin o El planeamiento de accin no necesariamente respeta la autonom de la o a unidad, ni se planea sobre el sistema de agrupamiento. Los planes de accin o especican decisiones que requieren acciones especicas. Requiere ser una forma menos que pura de estandarizar producciones: cae entre esta y la estandarizacin o de procesos de trabajo. El planeamiento de la accin impone decisiones y acciones espec o cas a ser ejecutadas en momentos espec cos. El planeamiento de accin surge como el medio por el cual las decisiones y o acciones no rutinarias, estructurada sobre una base funcional, puede ser diseado n como un sistema integrado. La jerarqu de los sistemas de planeamiento de accin y control de dea o sempeo n El control de desempeo y el planeamiento de accin como dos sistemas n o jerrquicos separados. Con cruces entre ellos. El control de desempeo es mostraa n do como un sistema en que los objetivos generales en la cima dan origen a subobjetivos, presupuestos, y otras normas de produccin. o La jerarqu de los sistemas de planeamiento y control a El sistema de planeamiento de accin comienza con el planeamiento eso tratgico, donde la organizacin seala sus fuerzas y debilidades, luego formula e o n un grupo expl cito e integrado de estrategias que intenta seguir en el futuro. Estas estrategias son desarrolladas en programas. Sistemas de planeamiento y control por parte de la organizacin o

19

Pueden encontrarse varias formas tanto de planeamiento de accin como o de control de desempeo en todos los niveles de la jerarqu En el caso del n a. primero, esta el planeamiento estratgico y l calculo de presupuestos en la e e cumbre estratgica y niveles superiores de la l e nea media, la programacin y o tcnicas de programacin y la programacin de produccin en el nivel del ncleo e o o o u operativo. En la cima esta el establecimiento de objetivos organizativos generales; la l nea media se encuentra los sistemas de informacin nanciera que tratan a las o unidades como centros de ganancia; y cerca del extremo inferior, encontramos los planes operativos y sistemas de control de calidad. Cuanto ms globales son las responsabilidades, ser mayor la propensin a a a o controlar su desempeo general ms que sus acciones espec n a cas. Los dispositivos de enlace y los parmetros de diseo a n Los dispositivos pueden ser usados con cualquier base de agrupamiento, estn a diseados para contrarrestar las limitaciones de usar una sola. n Los dispositivos son los instrumentos para alimentar el ajuste mutuo y la comunicacin informal, a mayor uso de dispositivos menor promedio de dimeno sin de unidades. Si fusemos a considerar la cantidad de gerentes en vez de la o e dimensin de la unidad, el efecto de los dispositivos de enlace debe ser aun ms o a pronunciado. Los dispositivos de enlace son instrumentos originalmente de estructuras orgnicas. Son mecanismos exibles para alentar relaciones relajadas e infora males. Los ms suaves dispositivos de enlace (posiciones de enlace, fuerza de a tarea y comisiones permanentes) son a veces sobrepuestas en las organizaciones burocrticas para reducir la inexibilidad en algunos sectores. a Son usados generalmente donde el trabajo es horizontalmente especializado, complejo, y altamente interdependiente. Las tareas complejas especializadas son las profesionales, y as debemos en contrar una relacin entre profesionalismo y el uso de dispositivos de enlace. o Hay dos tipos de organizaciones, una donde los profesionales funcionan independientemente como individuos, y otros donde trabajan juntos en grupos. Los dispositivos de enlace son parmetros de diseo claves en este segundo tipo. a n Los dispositivos de enlace por parte de la organizacin o Los dispositivos de enlace parecen ser mas adecuados para el trabajo en los niveles medios de la estructura, involucrando gerentes como especialistas de sta. Dada la naturaleza del trabajo de los gerentes medios, dispositivos de enlace fuese un parmetro de diseo muy importante en la l a n nea media. En grupos de sta que hacen trabajo especializado, complejo y altamente interindependiente, los dispositivos de enlace son parmetros de diseo my ima n portante. El ncleo operativo es coordinado por la estandarizacin, con la supervisin u o o directa como mecanismo coordinador. En los casos donde el ncleo operatiu vo esta compuesto por profesionales. El ajuste mutuo es elemento coordinador clave.

20

Las posiciones de enlace son a veces diseadas para relacionar la cumbre n estratgica con otras partes de organizacin. e o

21

Cap tulo 5

DESENREDANDO LA DESCENTRALIZACION
Cuando todo el poder de toma de decisiones descansa en un solo punto en la organizacin llamaremos a la estructura centralizada. o En la medida que el poder esta dispersado entre mucha gente, llamaremos a la estructura descentralizada. Una vez que las unidades han sido diseadas, es apropiado tratar la cuestin n o de que decisiones debe tomar cada una. Los parmetros de diseo forman un sistema integrado en el que cada uno a n esta encadenado a todos los dems: si se cambia alguno, todos los dems deben a a ser cambiados tambin. e Por qu descentralizar una estructura? e Centralizar o descentralizar? La respuesta se centra en la divisin de trabajo o versus coordinacin. o Por qu centralizar una organizacin? e o La centralizacin es el medio mas cerrado de coordinar la toma de decisin o o en la organizacin. o Las decisiones son tomadas por una persona, por un cerebro, e implementadas a travs de la supervisin directa. e o Otra razn es la necesidad de coordinacin. o o Por qu descentralizar una organizacin? e o Porque no todas las decisiones pueden ser entendidas en un centro, en un cerebro. A veces la informacin necesaria no puede ser tra a ese centro. o da Recargo de informacin: cuanta ms informacin trate de recibir el cerebro, o a o menor es la cantidad total que pasa realmente. Otra razn para la descentralizacin es que permite a la organizacin reo o o sponder rpidamente a las condiciones locales. La transmisin de informacin a o o hacia el centro y de vuelta lleva tiempo, lo que puede ser crucial.

22

Y la ultima razn es que es un estimulo para la motivacin. La gente ino o teligente y creativa requiere espacio para maniobrar. Tal motivacin es crucial o en las tareas profesionales y factor clave en los cargos gerenciales. La centralizacin y la descentralizacin no deben ser tratadas como absoluo o tas, sino ms bien dos extremos de un continuo. a Tres usos del termino descentralizacin o 1. La dispersin del poder formal hacia abajo por la cadena de autoridad de o l nea ser llamada descentralizacin vertical. a o 2. El poder de decisin puede permanecer con los gerentes de l o nea en el sistema de autoridad formal, o puede pasar a gente fuera de la estructura de l nea (analistas, operadores). La descentralizacin horizontal se referir al punto o a en que quienes son gerentes controlan los procesos de decisin. o 3. Descentralizacin es usada para referirse a la dispersin f o o sica de servicios. Descentralizacin no ser usada aqu para describir ubicacin f o a o sica. Esto nos deja dos parmetros de diseo esenciales: a n Descentralizacin vertical o Descentralizacin horizontal o El poder puede ser delegado hacia abajo, por la cadena de autoridad y sin embargo permanecer con los gerentes de l nea; el caso nal de esta descentralizacin vertical con centralizacin horizontal dar todo el poder a los supervio o a sores de contacto. La centralizacin de ambos tipos ocurre cuando la cumbre o estratgica mantiene todo el poder; la descentralizacin ve descender al poder e o por toda la cadena de autoridad y luego fuera de ella a los operadores. El poder sobre todas las decisiones no necesita ser dispersado a mismo lugar, esto da origen a otros dos tipos de descentralizacin: o Descentralizacin selectiva: el poder sobre diferentes tipos de decisin recae o o en distintos lugares de la organizacin. o Descentralizacin paralela: se reere a la dispersin de poder para muchas o o clases de decisiones al mismo lugar. Lo importante es el control sobre las acciones, y no de las decisiones. El poder sobre el proceso de decisin constituye un poder sobre todo el o proceso. El proceso de decisin puede representarse con una serie de pasos: o Obtener informacin para pasar al que toma la decisin, sin comentarios o o acerca de lo que puede hacerse. Procesar esa informacin para presentar consejo o Hacer la eleccin o Autorizar en otra parte lo que se tiene el propsito de hacer. o Hacerlo (ejecutar lo que se ha hecho en realidad). El poder de un individuo es determinado por su control sobre estos varios pasos. Su poder es maximizado y el proceso de decisin ms centralizado. o a A medida que otros intervienen en estos pasos, l pierde poder, y el proceso e se vuelve descentralizado. El control sobre la entrada de informacin permite a otra persona seleccionar o que factores sern o no considerados en el mismo proceso de decisin. Cuando es a o 23

extensamente ltrada, tal control puede equivaler a controlar la eleccin misma. o El derecho a autorizar una eleccin es por supuesto, el derecho a bloquearla o o aun cambiarla. El derecho a ejecutar da el poder de torcerla o aun distorsionarla. Y as un proceso de decisin es mas descentralizado cuando el que toma la , o decisin controla solo al efectuar la eleccin. o o El control sobre efectuar las elecciones (en oposicin al control sobre el proo ceso de decisin total) no constituye necesariamente centralizacin cerrada. o o Descentralizacin vertical o Se ocupa de la delegacin del poder de toma de decisin descendiendo por o o la cadena de autoridad, desde la cumbre estratgica a la l e nea media. El poder se clasica en formal e informal, el primero se encarga de hacer las elecciones y autorizarlas, el segundo de aconsejar y ejecutar. Esto describe a la organizacin como un sistema de constelaciones de trao bajo. Cada constelacin existe en ese nivel de la jerarqu donde la informacin o a o correspondiente al rea funcional puede ser acumulada con ms efectividad. Hay a a cuatro constelaciones: Una constelacin de nanzas en lo alto o Una constelacin de fabricacin bajo esta o o Una constelacin de marketing o Una constelacin de investigacin y desarrollo. o o La descentralizacin selectiva vertical esta asociada a constelaciones de trao bajo agrupadas en una base funcional (la descentralizacin puede ser tanto horo izontal como vertical). La organizacin que es descentralizada selectivamente en la dimensin vero o tical coordinara su toma de decisin por el ajuste mutuo. o La descentralizacin vertical paralela elimina las interdependencias de deo cisin: el poder de las decisiones funcionales esta centrado en un solo nivel en la o jerarqu dentro de las unidades agrupadas sobre bases de mercado. Esta es la a estructura conocida como divisionalizada. Es el unico camino para otorgar a las unidades basadas en el mercado el poder que necesitan para funcionar de una manera autnoma. o Es importante asegurarse que cada unidad de mercado contribuye a las metas consideradas importantes por la cumbre estratgica. As la cumbre estratgica e , e controla el comportamiento de sus unidades. Existen tres mecanismos coordinadores para tal control: La supervisin directa o La estandarizacin de destrezas o La estandarizacin de producciones. o La divisionalizacin constituye una forma bastante limitada de descentralo izacin vertical. Estos gerentes pueden delegar sus poderes mas abajo por la o cadena de autoridad, o fuera de ella a los especialistas de sta. Descentralizacin horizontal o Suponiendo la presencia de gerentes, analistas, sta de apoyo y operadores, se puede imaginar cuatro etapas de la descentralizacin horizontal: o El poder recae sobre un solo individuo, en virtud del cargo que ocupan

24

El poder cambia a los pocos analistas de la tecnoestructura, en virtud de la inuencia que tienen sus sistemas de estandarizacin sobre las decisiones de o otros. El poder va a los expertos (especialistas del sta anal ticos y de apoyo o a los operadores si estos son profesionales) en virtud de sus conocimientos. El poder va a todos en virtud de su participacin como miembros de la o organizacin. o En la organizacin mas horizontalmente centralizada, una persona tiene todo o el poder, pero puede haber variaciones segn como este dispuesta esta persona u a los consejos. Adems, existen distintos grados de descentralizacin horizontal. a o Poder de los analistas Cuando una organizacin conf en los sistemas de estandarizacin para coo a o ordinacin, algn poder debe salir fuera de los gerentes de l o u nea a los diseadores n de estos sistemas, a los analistas de la tecnoestructura. Cunto poder depende a de la extensin y el tipo de la estandarizacin; y cuanto ms estrecho el tipo de o o a estandarizacin, ms poderosos son los analistas. o a Los que le ceden el poder a los analistas son aquellos cuyo trabajo es estandarizado. Las organizaciones que conf en la estandarizacin tecnocrtica para la an o a coordinacin son bastante centralizados por naturaleza, especialmente en la dio mensin vertical pero tambin en la horizontal. o e Poder de los expertos En esta etapa la organizacin depende del conocimiento especializado de los o expertos y comienza a formalizar mas del poder que les da, adems de aconsejar a llegan a participar en forma activa en la toma de decisiones. Existen tres clases de expertos: Poder de experto informal sobreimpuesto a una estructura de autoridad. En la medida que la organizacin tiene necesidad de conocimiento especializao do, ciertas decisiones son altamente tcnicas, algunos expertos logran un poder e informal. El poder de experto fusionado con la autoridad formal. A medida que el ser experto se convierte cada vez ms importante para la toma de decisin, la a o distincin (entre la autoridad formal para elegir y el ser experto para aconsejar) o se vuelve cada vez ms articial. Eventualmente es eliminada, y los gerentes a de l nea y los expertos de sta se unen para compartir el poder de decisin. o Descentralizacin selectiva, horizontal y vertical. o Poder de experto en los trabajadores. Es el mas descentralizado de poder de experto, los operadores mismos son los expertos. A su vez descentraliza la organizacin en ambas dimensiones: el poder recae en el ncleo operativo. Cuando o u mas profesional es la organizacin, mas centralizada es la estructura en ambas o dimensiones. Esto lleva a distinguir los dos tipos de burocracias, uno relativamente centralizado, el otro descentralizado. En el segundo, el ncleo operativo u esta integrado por profesionales. Es burocrtico en virtud de las normas ima puestas desde afuera. Como los profesionales requieren autonom en su trabajo a y la coordinacin es afectada por la estandarizacin de destrezas, se sostiene o o

25

que esta ultima es descentralizada en ambas dimensiones. Es decir, que el poder recae en los operadores en los niveles ms bajos de la jerarqu a a. Poder para todos Las organizaciones profesionales pueden ser meritocrticas pero no son democrticas. a a La descentralizacin es completa cuando el poder esta basado no en posicin o o o conocimiento, sino en participacin. Todos participan igualmente en la toma o de decisiones. Solo cuando sea necesario para tareas que son profesionales por naturaleza. Descentralizacin en cinco o Cinco tipos distintos de descentralizacin horizontal y vertical. o Tipo A: Centralizacin vertical y horizontal o El poder de decisin esta concentrado en un solo individuo, el gerente en la o cima de la l nea de jerarqu (director general). a El poder se abulta en la cumbre estratgica e El director retiene el poder formal como el informal, tomando las decisiones ms importantes y coordinando su ejecucin por la supervisin directa a o o Tiene poca necesidad de compartir su poder con el sta, gerentes de l nea media u operadores. Tipo B: Descentralizacin horizontal limitada (selectiva) o Organizacin burocrtica con tareas no calicadas. Para la coordinacin o a o conf en la estandarizacin de procesos de trabajo. a o Los analistas juegan un papel de liderazgo al formalizar el comportamiento de los otros miembros, especialmente los operarios. La estandarizacin disminuye la importancia de la supervisin directa como o o mecanismo coordinador, reduciendo as el poder de los gerentes de l nea media. La estructura es centralizada en la dimensin vertical, el poder formal eso ta centrado en la parte superior de la jerarqu especialmente en la cumbre a, estratgica. e A causa de su participacin en formalizar el comportamiento, los analistas o son capaces de ganar poder informal, lo que signica descentralizacin horizontal o limitada. A ra que los analistas son pocos en relacin con los otros no-gerentes, y z o sus acciones sirven para reducir el poder de los otros no-gerentes. Es selectiva, ya que los analistas estn involucrados solo en las decisiones a concernientes a la formacin del trabajo. o El poder se expande en la cumbre estratgica y levemente en la tecnoestruce tura. Tipo C: Descentralizacin vertical paralela (limitada) o La organizacin esta dividida en unidades de mercado, en sus gerentes esta o delegada (en paralelo) gran parte de poder formal para tomar las decisiones concernientes a sus mercados. A causa de que este poder no necesita ser delegado mas abajo, la descentralizacin vertical es limitada por naturaleza. o Y a ra de que los gerentes de divisin no necesitan compartir su poder con z o el personal de sta o los operarios, la organizacin puede ser centralizada en la o dimensin horizontal. o 26

La cumbre estratgica retiene el poder formal sobre las divisiones. e Algunos planicadores de alto nivel retienen algn poder por la estandarizacin u o de producciones, efectuada por los sistemas de control de desempeo diseados n n en la tecnoestructura. Abultamiento principal bien alto en la l nea media y menores en la cumbre estratgica y en lo alto de la tecnoestructura. e Tipo D: Descentralizacin horizontal y vertical selectiva o En la dimensin vertical, el poder para distintos tipos de decisiones es deleo gado a constelaciones de trabajo en varios niveles de la jerarqu a. En la dimensin horizontal estas constelaciones hacen uso selectivo de los o expertos de sta, segn que tan tcnicas sean las decisiones que deban tomar. u e Los expertos solamente aconsejan a los gerentes de l nea y a veces incluso controlan las elecciones de ellos mismos La coordinacin dentro de las constelaciones como entre ellas, es efectuada o a travs del ajuste mutuo. e El poder se expande en varios lugares. Tipo E: Descentralizacin vertical y horizontal o El poder de decisin esta centrado en el ncleo operativo. Sus miembros son o u profesionales, cuyo trabajo esta coordinado por la estandarizacin de destrezas. o La organizacin es fuertemente descentralizada en la dimensin vertical porque o o su poder descansa en la parte inferior de la jerarqu a. Es fuertemente descentralizada en la dimensin horizontal, ya que su poder o descansa en una gran cantidad de no-gerentes. Mintzberg agrega: en la descentralizacin pura el poder es compartido de o manera mas o menos equitativa por todos los miembros de la organizacin. o La descentralizacin y los parmetros de diseo o a n La descentralizacin esta estrechamente relacionada con el diseo de posio n ciones. La formalizacin del comportamiento quita el poder formal de los operarios o y de los gerentes que los supervisan y lo concentra cerca de la jerarqu de l a nea y en la tecnoestructura. El resultado es la descentralizacin Tipo A. o La capacitacin y la enseanza producen el efecto opuesto. Tipo E. o n Uniendo estas dos conclusiones, decimos que la especializacin del tipo no o calicado centraliza la estructura en ambas dimensiones, mientras que la especializacin de tipo calicado profesional la descentraliza en ambas dimensiones o Las relaciones entre la descentralizacin y el diseo de la superestructura. o n El uso de agrupamientos de mercado conduce a la descentralizacin vertical o limitada de naturaleza paralela. Tipo C. No se pueden obtener conclusiones para el agrupamiento funcional. Los Tipos B y D son las t picamente funcionales, la primera burocrtica y bastante cena tralizada en ambas dimensiones, la segunda orgnica y descentralizada selectia vamente en ambas dimensiones. Los Tipos A y E, ubicados en los dos extremos son descriptos como funcionales.

27

La estructura funcional es posible, casi con cualquier grado de descentralizacin, en cualquier dimensin. Tambin es valida para la dimensin de la o o e o unidad, o extensin del control. o En cuanto a los encadenamientos laterales, los sistemas de control de desempeo son usados para controlar unidades de mercado casi autnomas, y n o as estn relacionados con la descentralizacin vertical limitada (Tipo C). a o El planeamiento de la accin permite a la cumbre estratgica controlar las o e decisiones importantes, aunque debe ceder algo de su poder a los planicadores de sta n descentralizacin Tipo B. o Por lo tanto, los sistemas de planeamiento y control emergen como parmeta ros de diseo para efectuar centralizacin modesta o excesiva. n o Los dispositivos de enlace son usados para coordinar el trabajo dentro de y entre las constelaciones de trabajo descentralizadas selectivamente, Tipo D. Descentralizacin en partes de la organizacin o o La descentralizacin vertical involucra solo la cadena de autoridad (cumo bre estratgica y l e nea media). En algunas organizaciones, el poder puede permanecer en la cumbre o ser delegado. Los sistemas clsicos, el poder formal reside en primera instancia en el dia rector general en la cima de la jerarqu De all es delegado segn su voluntad. a. u La descentralizacin horizontal, por denicin, introduce a la tecnoestruco o tura, el sta de apoyo y el ncleo operativo. u La estandarizacin de procesos de trabajo es lograda a travs de la formalo e izacin del comportamiento. o La estandarizacin de destrezas a travs del establecimiento de programas o e de capacitacin y enseanza. o n La estandarizacin de producciones a travs del uso de los sistemas de o e planeamiento y control. El ajuste mutuo es alentado por el uso de los dispositivos de enlace. Otros parmetros de diseo son claramente usados al mismo tiempo (los a n sistemas de control de desempeo y el agrupamiento basado en el mercado, o n los dispositivos de enlace y la estructura orgnica). a

28

Cap tulo 6

AJUSTANDO EL DISENO A LA SITUACIN

Factores situacionales o de contingencia, estados que estn asociados al uso a de ciertos parmetros de diseo. Discutiremos estos factores en 4 grupos: la edad a n y dimensin de la organizacin; el sistema tcnico que usa su ncleo operativo; o o e u varios aspectos de su ambiente, en especial su complejidad, la diversidad y la hostilidad; y algunas de sus relaciones de poder. Dos aspectos de la efectividad organizativa: Dos conclusiones importantes al respecto. A la primera la podemos llamar hiptesis de congruencia: la estruco turacin efectiva requiere un estrecho ajuste entre los factores situacionales y los o parmetros de diseo. La situacin fruct a n o fera disea su estructura para igualar n su situacin. Y a la segunda la podemos llamar hiptesis de conguracin: la o o o estructuracin efectiva requiere una consistencia interna entre los parmetros de o a diseo. Estas dos hiptesis se contradicen? No mientras los factores situacionales n o de una organizacin no requieran parmetros de diseo que sean mutuamente o a n inconsistentes. Donde lo hacen, la organizacin tendr que negociar el ajuste o a situacional a cambio de la consistencia en su estructura interna. Pero donde no lo hacen, la organizacin simplemente seleccionara la conguracin estructural o o que iguale mejor su situacin. Es decir, puede elegir no solo sus parmetros de o a diseo, sino tambin ciertos aspectos de su situacin: disea su propio sistema n e o n tcnico, decide si crecer o no, si gravita hacia un ambiente estable o dinmico, e a etc. As los factores situacionales pueden ser agrupados tambin. Esta conclusin e o nos permite combinar las dos hiptesis en una sola hiptesis ampliada: la eso o tructuracin efectiva requiere una consistencia entre los parmetros de diseo y o a n los factores de contingencia. EDAD Y DIMENSIN: Tenemos un conjunto de evidencias considerable sobre los efectos de la edad y la dimensin sobre la estructura, las cuales pueden ser o contenidas en 5 hiptesis. o Hiptesis 1: Cuanto mas antigua la organizacin, mas formalizado su como o portamiento. A medida que envejece la organizacin, quedando igual todo lo o

29

dems, se repite su trabajo, con el resultado que se vuelve mas predecible, y a as mas fcil y formalizado. a Hiptesis 2: La estructura reeja la antigedad de la fundacin de la industria. o o Hiptesis 3: Cuanto mayor la organizacin, mas elaborada su estructura, o o o sea mas especializadas sus tareas, mas diferenciadas sus unidades, y mas desarrollado su componente administrativo. Esta relacin parecer originarse en o a la especializacin de tarea, de la posibilidad en aumento de una organizacin o o de dividir su trabajo a medida que aade empleados y aumento su volumen de n produccin. Una mayor dimensin da mayor homogeneidad al trabajo dentro o o de las unidades pero mayor diversidad al trabajo entre unidades. Pero cuanto mas diferenciada la estructura debe darse mayor nfasis en la coordinacin. As e o , la mayor organizacin debe usar mas y mas elaborados dispositivos de coordio nacin. Todo esto signica un componente administrativo mas elaborado, con o una divisin de trabajo administrativo mas clara. Debemos esperar l o neas mas claras trazadas entre los operarios que ejecutan el trabajo, los analistas que lo disean y planean, y los gerentes que lo coordinan. n Hiptesis 4: cuanto mayor la organizacin, mayor la dimensin promedio o o o de sus unidades. A medida que una organizacin agrega nuevos empleados, o debe formar nuevas unidades, cada una con un nuevo gerente, y debe tambin e agregar mas gerentes sobre estos nuevos gerentes. Debe elaborar su jerarqu a administrativa. A medida que las organizaciones crecen, piden a sus gerentes que supervisen mas y mas empleados. A medida que las posiciones en la organizacin o se vuelven mas especializadas y las unidades mas diferenciadas, cada una se vuelve mas fcil de manejar. As en la medida en que mayor dimensin de a , o organizacin signica mayor especializacin, tambin signica mayor dimensin o o e o de unidad Hiptesis 5: Cuanto mayor la organizacin, mas formalizado su comporo o tamiento. As como la organizacin mas antigua formaliza lo que ha visto antes, o la organizacin mayor formaliza lo que ha visto mas frecuentemente. Cuanto o mayor la organizacin, mas se repiten los comportamientos, se vuelven mas o predecibles, y as mayor la propensin a formalizarlos. Con el aumento de la o dimensin llega una mayor confusin interna, y tal vez una moral mas baja deo o bido al impersonalismo. La administracin debe buscar los medios para hacer o el comportamiento mas predecible, y as recurrir a dispositivos que formalizan el comportamiento. Formalizacin en aumento con dimensin en aumento. o o Etapas del desarrollo estructural: Las organizaciones generalmente comienzan sus vidas con estructuras orgnicas no elaboradas. Parecen comenzar en la a etapa empresarial misma, conducidas por poderosos directores que coordinan generalmente por supervisin directa. A medida que las organizaciones en la o etapa empresarial crecen y envejecen, comienzan a formalizar sus estructuras y efectan la transicin hacia una nueva etapa, la de la estructura burocrtica. u o a Las tareas son especializadas, las jerarqu de autoridad construidas y las tecas noestructuras agregadas para coordinar por estandarizacin. El posterior creco imiento y envejecimiento a menudo alienta a estas burocracias a diversicar y entonces a dividirse en unidades basadas en mercado o divisiones, sobreimpuestas a sus estructuras funcionales, llevndolas as a una nueva etapa, de esa 30

tructura divisional. Finalmente, alguna evidencia sugiere que puede haber otra etapa para algunas organizaciones, la de la estructura matricial, que trasciende la divisional y causa un vuelta parcial a la estructura orgnica. No todas las a organizaciones necesitan pasar por estas etapas. SISTEMA TCNICO: El estudio de Woodward sobre produccin por unidad, o en masa y en proceso: Woodward se centra en estos tres sistemas bsicos de a produccin. Descubri algunas relaciones marcadas entre estos tres sistemas de o o produccin y varios de los parmetros de diseo. Espec o a n camente, al moverse de la produccin unitaria a la produccin en masa, y de esta a la de proceo o so: la extensin de control de los directores generales aumento; la extensin de o o los gerentes medios disminuyo; la proporcin de gerentes a no gerentes aumeno to; tambin sus calicaciones subieron; la proporcin del personal de empleados e o administrativos a personal de produccin aumento; la cantidad de niveles gereno ciales en el departamento de produccin aumento; la extensin de control de los o o supervisores de contacto era mas alta en las empresas de produccin en mas; las o empresas de produccin en masa ten la menor proporcin de trabajadores o an o especializados; las empresas de produccin en masa eran burocrticas en su eso a tructura, mientras que las de produccin por proceso y por unidad tend a o an estructuras orgnicas. a Produccin unitaria: Este tipo de empresas presentaba una cantidad de caro acter sticas en comn. La mas importante, el trabajo operativo de los producu tores unitarios pod no ser estandarizado o formalizado, y as sus estructuras a eran orgnicas. Cualquier coordinacin que no pod ser manejada por ajuste a o a mutuo entre los mismos operadores, era resuelta por supervisin directa por lo o gerentes de contacto. Siendo directamente responsables de la produccin, los o gerentes de contacto trabajaban estrechamente con los operarios en pequeos n grupos de trabajo. Esto dio como resultado una extensin de control estrecha o en el primer nivel de la supervisin. Estas caracter o sticas signicaban poca elaboracin de la estructura administrativa. Siendo la mayor de la coordinacin o a o manejada por ajuste mutuo entre los operarios o supervisin directa por los o gerentes de contacto, hab poca necesidad de una jerarqu gerencial elaborada a a por encima de ellos o de una tecnoestructura a su lado. As de los tres sistemas , de produccin, este tenia la menor proporcin de gerentes y la extensin de o o o control mas amplia en los niveles medios. En la cumbre estratgica la expansin e o del control tend a ser mas estrecha. a Produccin en masa: La produccin en masa estandarizada condujo a la foro o malizacin del comportamiento, lo que condujo a todas las caracter o sticas de la burocracia. El trabajo operativo era rutinario, no especializado y altamente formalizado. Tal trabajo requer poca supervisin directa, resultando en extena o siones de control amplia para los supervisores de contacto. La administracin o conten a una tecnoestructura totalmente desarrollada para formalizar su traa bajo. Las estructuras de estas empresas eran las mas segmentadas de las tres y las mas cargadas de conictos, hostilidades y sospechas. Tres puntos de conicto: entre los sistemas tcnico y social del ncleo operativo; entre los focos de corto e u alcance de los gerentes de niveles inferiores y los de largo alcance de los gerentes superiores; y entre los grupos de l nea y sta en la estructura administrativa, 31

uno con autoridad, el otro con expertos. Produccin en proceso: Con la automatizacin llega una dramtica reduccin o o a o en la cantidad de operarios no calicados ligada a la produccin. Con este cambio o en la fuerza de trabajo llega un cambio espectacular en la estructura; el ncleo u operativo se vuelve totalmente burocrtico, estandarizado, pero sin la gente, y la a administracin cambia su orientacin completamente. Las reglas, regulaciones y o o normas son ahora desarrolladas dentro de maquinas, no de trabajadores. Y as se aleja la necesidad de la supervisin directa y la estandarizacin tecnocrtica y o o a con ella la obsesin por el control. Y entra un cuerpo de especialistas tcnio e cos para disear el sistema tcnico y luego mantenerlo. La automatizacin trae n e o un reemplazo al ncleo operativo de trabajadores no calicados directamente u ligados al sistema tcnico por trabajadores calicados para mantenerlo, y en e los niveles medios de la estructura un reemplazo de los gerentes y del sta tecnocrtico que controlan el trabajo de otros por un sta de apoyo de profesionales a que controlan su propio trabajo. Por ello, las estructuras de los productores por proceso eran de naturaleza orgnica. Sus ncleos operativos consist en su a u an mayor parte en trabajadores calicados indirectos. Como en las empresas de produccin unitaria, la extensin del control de la supervisin de primer nivel o o o era estrecha, reejando otra vez la necesidad de operarios calicados para trabajar en pequeos grupos primarios de trabajo. Esto condujo a una relacin n o mas intima e informal entre operario y supervisor, un factor que contribuye a mejorar las relaciones industriales. De los tres tipos, los productores de proceso conaban mas en la capacitacin y adoctrinamiento y ten las proporciones o an mas altas de gerentes con respecto a operarios, un reejo del uso extensivo del sta de apoyo que diseo los sistemas tcnicos y llevo a cabo funciones tales n e como investigacin y desarrollo. Tend a trabajar en grupos pequeos, de o an n all el descubrimiento de estrechas extensiones de control en los niveles medios. La distincin l o nea/sta estaba desdibujada, siendo muy dif distinguir entre cil responsabilidad ejecutiva y consejera. Los gerentes de l nea ten capacitacin an o y conocimientos similares a los de los especialistas de sta y ambos intercambiaban tareas regularmente. Estas empresas tambin exhib una neta separacin e an o entre desarrollo del producto y operaciones, traducida en una estructura con dos partes independientes: un anillo interno de operaciones con instalaciones jas, orientacin de corto alcance y control r o gido construido dentro de la maquina; y un anillo exterior de desarrollo con una orientacin de muy largo alcance, cono trol relajado y nfasis en las relaciones sociales. Esta estructura de dos partes e servia para reducir conictos, porque separaba entre ellos a los sistemas tcnie co y social, y porque servia para desconectar la orientacin de largo y corto o alcance. En la cumbre estratgica de las empresas de produccin por proceso e o hab una tendencia a utilizar la administracin por comisin. Sin embargo tama o o bin descubri amplias extensiones del control en las cumbres estratgicas, un e o e descubrimiento que podr ser explicado por la posibilidad de los especialistas a de descender para tomar decisiones claves, liberando as a los gerentes supe riores para supervisar una gran cantidad de gente. Tal vez las comisiones de alto nivel serv principalmente para asegurar coordinacin, al autorizar las an o elecciones hechas mas abajo. El factor dominante en las empresas de produc32

cin por proceso parece haber sido la automatizacin de sus sistemas tcnicos. o o e La automatizacin parece ubicar a la empresa en un estado post-burocrtico: o a el sistema tcnico es totalmente regulador, pero de maquinas, no de personas, e y el sistema social no necesita ser controlado por reglas y as puede emerger como una estructura orgnica, usando el ajuste mutuo entre los expertos para a lograr coordinacin. Con estos descubrimientos, podemos ahora presentar tres o hiptesis bsicas acerca de las relaciones entre estructura y sistema tcnico: o a e Hiptesis 6: Cuanto ms regulador el sistema tcnico, mas formalizado el o a e trabajo operativo y ms burocrtica la estructura del ncleo operativo. A media a u da que el sistema tcnico se vuelve mas regulador, dividido en tareas simples y e especializadas que quitan libertad a quienes tienen que usarlo, el trabajo operativo se vuelve mas rutinario y predecible: como resultado puede ser especializado y formalizado mas fcilmente. El control se vuelve ms impersonal y mecnico. a a a En la produccin por proceso el sistema tcnico era casi totalmente regulador, o e es decir automatizado. Sus ncleos operativos eran casi perfectamente burou crticos, es decir en la produccin su trabajo operativo estaba perfectamente a o estandarizado, solo que no involucraba personas. Hiptesis 7: Cuanto ms dif de entender el sistema tcnico, mas elaborada o a cil e la estructura no operativa. Cuanto mayor y mas profesional el sta de apoyo, mayor la descentralizacin selectiva para ese sta y mayor el uso de dispositivos o de enlace para coordinar el trabajo de ese sta. Hiptesis 8: La automatizacin del ncleo operativo transforma una estruco o u tura administrativa burocrtica en una orgnica. La automatizacin no trae solo a a o la regulacin de las actividades del ncleo operativo, tambin elimina la fuente o u e de muchos de los conictos sociales. Los sistemas tcnicos automatizados, al e ser los mas sosticados, requieren la mayor proporcin de especialistas de sta. o Esta gente tiende a comunicarse entre ellos informalmente y a conar en los dispositivos de enlace para coordinacin. Y estos son los parmetros de diseo o a n ms exibles. As la automatizacin del ncleo operativo crea todo un tipo de a , o u cambios en la estructura administrativa que la conducen a un estado orgnico. a La automatizacin parece humanizar la estructura burocrtica tradicional, algo o a que la democratizacin prueba ser incapaz de hacer. o AMBIENTE: Para toda organizacin existe un ambiente al que debe respono der cuando disea su estructura. n Dimensiones de ambiente organizacionales: 1) Estabilidad: El ambiente de una organizacin varia de estable a dinmico. Dinmico aqu signica impreo a a decible, no variable; la variabilidad puede ser predecible. 2) Complejidad: El ambiente de una organizacin puede variar de simple a complejo. La dimeno sin de complejidad afecta a la estructura a travs de la variable intermedia de o e la comprensin del trabajo que ha de hacerse. 3) Diversidad de mercado: Los o mercados de una organizacin pueden variar de integrado a diversicado. La o diversidad del mercado puede resultar de una amplia variedad de clientes, de productos o servicios, o de areas geogrcas. 4) Hostilidad: El ambiente de una a organizacin puede variar de liberal a hostil. La hostilidad es inuida por la como petencia, por las relaciones de la organizacin con sindicatos, gobierno, y otros o grupos externos, y por la disponibilidad de recursos para ella. Los ambientes 33

t picamente hostiles son los dinmicos. a Lo que importa del ambiente en el diseo de estructura es su efecto especico n para la organizacin. No es el ambiente en si lo que cuenta, sino la aptitud de la o organizacin para tratar con el (predecirlo, comprenderlo, tratar con su diversio dad, y responder a el rpidamente). Si la organizacin es capaz de racionalizar a o lo que parece ser un producto complejo en un sistema de componentes simples, su ambiente de producto puede ser llamado simple. Hiptesis 9: Cuanto mas dinmico el ambiente, mas orgnica la estructura. o a a Enfrentada con fuentes inciertas de insumos, impredecible demanda de clientes, muchos cambios en el trabajo, condiciones pol ticas inestables, o tecnolog rpia a damente cambiante, la organizacin no puede predecir fcilmente su futuro, y o a as no puede conar en la estandarizacin para la coordinacin. En lugar de eso o o debe usar un mecanismo ms exible y menos formal, debe tener una estructura a orgnica. Los ambientes dinmicos conducen a estructuras orgnicas. a a a Hiptesis 10: Cuanto mas complejo el ambiente, mas descentralizada la eso tructura. La dimensin de complejidad tiene sobre la estructura un efecto muy o distinto del de la estabilidad. Mientras esta ultima afecta a la burocratizacin, la o primera afecta a la descentralizacin. El mas burocratizador de los mecanismos o coordinadores, la estandarizacin de los procesos de trabajo, tambin tiende o e a ser bastante centralizador, mientras que uno de los mas orgnicos, el ajuste a mutuo, tiende a ser el mas descentralizador. Galbraith arguye que la coordinacin es lograda ms fcilmente en un cereo a a bro. Enfrentado a un ambiente simple, la organizacin tendera a conar en un o cerebro para tomar sus decisiones claves, o sea centralizara. Si ese ambiente fuese tambin estable, estandarizar para coordinar, o sea burocratizar se traducir en e a un benecio para la organizacin. Pero si su ambiente simple fuese dinmico en o a vez de estable, la organizacin no puede ya burocratizar, pero debe permanecer o exible-orgnica. As conara en la supervisin directa para coordinar, el unico a , o mecanismo de los cinco que le permite tener una estructura que es a la vez centralizada y orgnica. a Que sucede con la organizacin que enfrenta un ambiente complejo? Un o cerebro ya se vuelve recargado. La organizacin debe descentralizar. El gerente o superior debe ceder gran parte de su poder a otros. El problema se convierte en encontrar un mecanismo coordinador que permita la estandarizacin con o descentralizacin. La organizacin elige la estandarizacin de destrezas. Si en o o o vez de esto el ambiente fuese dinmico, la organizacin busca un mecanismo a o coordinador que sea a la vez descentralizador y orgnico. La eleccin obvia es a o el ajuste mutuo. Lo que emerge de esta discusin son dos tipos de estructuras o burocrticas y dos de orgnicas, en cada caso una centralizada para ambientes a a simples y una descentralizada para complejos. Hiptesis 11: Cuanto ms diversicados los mercados de la organizacin, o a o mayor su propensin para dividirse en unidades basadas en mercado; y a darle o a cada una de estas unidades el control de una amplia variedad de las decisiones que afectan a sus propios mercados. Esto equivale a la descentralizacin vertical o limitada, siendo delegado un gran parte del poder de toma de decisin a los o gerentes de las unidades de mercado. La diversicacin crea divisionalizacin. o o 34

Hay, sin embargo, un impedimento clave para la divisionalizacin, aun cuano do los mercados son diversos, y es la presencia de un sistema tcnico comn e u o funcin critica que no puede ser segmentada. En la divisionalizacin, cada o o unidad de mercado requiere un ncleo operativo distinto. u En forma similar, la presencia de una funcin cr o tica para todos los mercados en comn impide la divisionalizacin. La organizacin aun se divide en unidades u o o basadas en mercado, pero concentra la funcin cr o tica en la casa central, lo que reduce la autonom de las unidades de mercado, conduciendo a una forma a incompleta de divisionalizacin. o Hiptesis 12: La extrema hostilidad de su ambiente conduce a cualquier oro ganizacin a centralizar su estructura temporalmente. La supervisin directa es o o el medio ms rpido y mas cerrado de coordinacin pues interviene solo un cerea a o bro. Todos los miembros de la organizacin saben exactamente adonde mandar o informacin; no se pierde tiempo en debates, la autoridad para la accin esta o o claramente denida; un director toma y coordina todas las decisiones. Cuando una organizacin enfrenta hostilidad extrema, su misma supervivencia esta o amenazada. Como debe responder rpido y de una manera integrada, recurre a a su l der para la direccin. o Hiptesis 13: Las disparidades en el ambiente alientan a la organizacin a o o descentralizar selectivamente a constelaciones de trabajo diferenciadas. Alientan a la organizacin a diferenciar su estructura, a crear bolsillos para tratar o con los distintos aspectos del ambiente. Cada constelacin esta ubicada segn el o u efecto de su subambiente sobre la organizacin, cerca de la cima si es universal, o mas abajo si es local. A cada constelacin de trabajo se le da poder sobre las o decisiones requeridas en su subambiente, y a cada una se le permite desarrollar la estructura que sus procesos de decisin requieren. As las disparidades o , en el ambiente alientan a la organizacin a diferenciar su estructura y a usar o descentralizacin selectiva en ambas dimensiones, horizontal y vertical. o Un tipo organizacional para cada uno de los cuatro ambientes: Los ambientes simples y estables originan estructuras centralizadas y burocrticas, el clsico a a tipo organizativo que conf en la estandarizacin de procesos de trabajo para a o la coordinacin. Los ambientes complejos y estables conducen a estructuras que o son burocrticas pero descentralizadas, que conf en la estandarizacin de dea an o strezas para la coordinacin. A causa de que su trabajo es bastante predecible, o la organizacin puede estandarizar, y a causa de que ese trabajo es dif de o cil comprender debe descentralizar. El poder debe pasar a los profesionales altamente capacitados del ncleo operativo quienes entienden el trabajo complejo u pero rutinario. Cuando su ambiente es dinmico pero al mismo tiempo simple, la organia zacin requiere la exibilidad de la estructura orgnica, pero su poder debe pero a manecer centralizado. La supervisin directa se convierte en su principal mecano ismo coordinador. Cuando el ambiente es dinmico y complejo, la organizacin a o debe descentralizar hacia los gerentes y especialistas que pueden comprender las cuestiones, aunque permitindoles interactuar en una estructura orgnica para e a que puedan responder a cambios impredecibles. El ajuste mutuo emerge como el principal mecanismo coordinador. 35

La diversidad de mercado puede ser vista como una tercera dimensin. Estos o cuatro tipos de estructura tendern a ser funcionales si sus mercados son intea grados, basados en mercado si son diversicados. La hostilidad extrema conduce a cada uno de los cuatro tipos a centralizar su estructura temporalmente, sin importar cual fuere su estado inicial de descentralizacin. Todas estas condiciones o suponen ambientes uniformes, debido al dominio de una sola caracter stica. PODER: Una cantidad de factores de poder tambin entran en el diseo de e n la estructura, especialmente la presencia de control externo de la organizacin, o las necesidades personales de sus variados miembros, y la moda del d inmersa a, en la cultura de la organizacin. o Hiptesis 14: Cuanto mayor el control externo de la organizacin, mas ceno o tralizada y formalizada su estructura. Los dos medios ms efectivos para cona trolar una organizacin desde afuera son: mantener al mas poderoso de los que o toman las decisiones responsable por sus acciones; e imponer sobre ellas normas claramente denidas, transformadas en reglas y regulaciones. El primero centraliza la estructura, el segundo la formaliza. Ms aun, el control externo obliga a a la organizacin a ser especialmente cuidadosa acerca de sus acciones. A causa o de que debe justicar su comportamiento ante extraos, tiende a formalizarlo. n Las reglas aseguran un tratamiento justo tanto de clientes como de empleados. Hiptesis 15: Las necesidades de poder de los miembros tienden a generar o estructuras que son excesivamente centralizadas. Hiptesis 16: La moda favorece la estructura del d a veces aun cuando o a, es inapropiada. Existe una cosa tal como la estructura del d la preferida por a, industrias fundadas en un periodo dado. Pero las estructuras trascienden periodos; algunas estructuras retienen estructuras preferidas en periodos previos. Cuando aparece una nueva estructura, esta es apropiada para algunas organizaciones pero no para otras. Este punto no se ha tenido en cuenta en muchas organizaciones porque la moda parece desempear un importante papel en el n diseo de la estructura. Parte del problema se encuentra en los peridicos comern o ciales y empresas consultoras ansiosas de promover el ultimo capricho. La moda cobra precio en un diseo estructural inapropiado. Las burocracias no morirn n a mientras las organizaciones se agranden y envejezcan, produzcan en masa sus productos y encuentren ambientes simples y estables para fomentar sus normas. Una estructura de moda no tiene porque ser una estructura inapropiada. La moda reeja los nuevos avances en diseo organizacional, avances que convienen a n algunas organizaciones con estructuras ms antiguas. La moda estructural esta a en cierto sentido ligado a la cultura, que es otro factor que incide sobre el diseo n estructural.

36

Cap tulo 7

CAPITULO 7 y 8 EL DISENO COMO CONFIGURACIN

5 conguraciones de estructura y situacin. En cada conguracin domio o na un mecanismo coordinador distinto, una parte distinta de la organizacin o desempea el papel ms importante y es usado un tipo distinto de descentraln a izacin. o La mayor de las organizaciones experimentan las 5 tendencias; sin embargo a en la medida en que las condiciones favorecen a una por encima de las otras, la organizacin es estructurada como una de las conguraciones. o LA ESTRUCTURA SIMPLE Mecanismo coordinador principal: supervisin directa. o Parte Clave: cumbre estratgica e Principales parmetros de diseo: centralizacin, estructura orgnica. a n o a Factores situacionales: joven, pequea, sistema tcnico no sosticado, ambin e ente simple, dinmico; posible hostilidad extrema o fuertes necesidades de poder a del gerente general; fuera de moda. Descripcin de la Estructura Bsica: Se caracteriza, por sobre todo, por o a lo que no es (elaborada, tiene poca o ninguna superestructura, poco sta de apoyo, divisin del trabajo oja, m o nima diferenciacin entre sus unidades y o una pequea jerarqu gerencial). n a Poco de su comportamiento esta formalizado y hace uso m nimo del planeamiento, la capacitacin y los dispositivos de enlace. Es por sobre todo orgnica. Es o a la no estructura; evita usar todos los dispositivos formales de la estructura y minimiza la dependencia de los especialistas de sta. La coordinacin es efectuada en su mayor parte por supervisin directa. o o El poder de todas las decisiones importantes tiende a estar centralizado en el director general. As la cumbre estratgica pasa a ser la parte clave de la , e estructura; en realidad la estructura a menudo consiste en poco ms que una a 37

cumbre estratgica de una persona y un ncleo operativo orgnico. El director e u a general tiende a tener una amplia extensin de control. o El agrupamiento en unidades si existe es sobre una base oja y la coordinacin entre unidades recae sobre el director general. o La comunicacin uye informalmente en su estructura. El ujo de trabajo o tambin tiende a ser exible, siendo las tareas del ncleo operativo relativamente e u no especializadas e intercambiables. La formulacin de la estrategia es la unica responsabilidad del director geo neral. El proceso tiende a ser altamente intuitivo y no anal tico. No sorprende que la estrategia resultante reeje el punto de vista del director general de la posicin de la organizacin en su ambiente. Esa estrategia es frecuentemente o o una extensin de su propia personalidad. o Manejar perturbaciones e innovar en forma empresarial son los aspectos mas importantes del trabajo del director general. Pero tambin se le da mucha e atencin a la conduccin y a controlar la informacin para mantenerse bien o o o informado. En contraste, los aspectos ms formales del trabajo gerencial son de a menor importancia, as como lo son las necesidades de distribuir informacin y o recursos permanentemente, ya que el poder y la informacin permanecen en la o cumbre estratgica. e Condiciones de la Estructura Simple: El ambiente de la Estructura Simple tiende a ser a la vez simple y dinmico. Un ambiente simple puede ser coma prendido por un solo individuo y permite que la decisin sea controlada por el o mismo. Un ambiente dinmico signica una estructura orgnica. A causa de no a a poder predecirse su estado futuro, la organizacin no puede efectuar la coordio nacin por estandarizacin. Otra condicin comn a las estructuras simples es o o o u un sistema tcnico que es a la vez no sosticado y no regulador. Los sosticae dos requieren estructuras sta de apoyo elaboradas a las que se les debe delegar poder sobre las decisiones tcnicas, y los reguladores requieren la burocratizacin e o del ncleo operativo. u La organizacin nueva tiende a adoptar la estructura simple, no importa cual o sea su ambiente o sistema tcnico, porque no ha tenido tiempo de elaborar su e estructura administrativa. Se ve obligada en conar en la direccin para hacer o caminar las cosas. As podemos concluir en que la mayor de las organizaciones , a pasa por la estructura simple en sus anos formativos. Muchas organizaciones pequeas permanecen con esta estructura ms all de este periodo. Para ellas n a a la comunicacin informal es conveniente y efectiva. o Ms aun, su pequea dimensin puede signicar menor repeticin de trabajo a n o o en el ncleo operativo, lo que signica menor estandarizacin. u o Algunas organizaciones pueden conar en el ajuste mutuo para coordinacin, o casi en ausencia de supervisin directa de jefes. Constituye un h o brido que podemos llamar estructura mas simple, una estructura simple con los canales laterales de comunicacin abiertos de la Adhocracia. o Otra variante (la organizacin en crisis) aparece cuando fuerzas hostiles exo tremas obligan a una organizacin a centralizar sin importar cual sea su estruco tura habitual. La necesidad de respuesta rpida y coordinada pone el poder en a

38

manos del director general y sirve tambin para reducir el grado de burocratie zacin. o Las necesidades personales de poder producen otra variante, la organizacin o autocrtica. Cuando un director general atesora poder y evita la formalizacin a o del comportamiento como una infraccin a su derecho de mandar por voluntad o diseara una estructura simple para su organizacin. El mismo resultado se n o produce en la organizacin carismtica cuando un jefe gana poder no porque lo o a atesore sino porque sus seguidores se lo prodigan. Otro factor que aliente el uso de la Estructura Simple es la direccin por el o propietario, ya que esto impide el control exterior, que alienta la burocratizacin. o El caso clsico de la organizacin dirigida por el propietario es la rma emprea o sarial. La rma empresarial parece ser el mejor ejemplo general de la estructura simple; que busca ambientes que son simples y dinmicos a la vez. Similarmente, a la rma empresarial trata de mantener un sistema tcnico simple no regulador, e uno que permita mantener a su estructura orgnica y centralizada. La rma es a generalmente pequea por lo que puede permanecer orgnica y el empresario n a retener un control estrecho. Frecuentemente es tambin joven porque aquellas e que perduran tienden a burocratizarse a medida que envejecen. El empresario tiende a ser autocrtico, y a veces tambin carismtico, el ha fundado su propia a e a rma porque no pod tolerar los controles que le impon las burocracias en a an que hab trabajado. a Algunas cuestiones asociadas a la Estructura Simple: Las decisiones concernientes a estrategia y operaciones estn centralizadas en el director general. a La centralizacin tiene la ventaja de asegurar que la respuesta estratgica reeo e je el total conocimiento del ncleo operativo; tambin favorece la exibilidad y u e adaptabilidad en la respuesta estratgica; solo una persona necesita actuar. e Pero la centralizacin causa confusin entre las cuestiones estratgicas y opo o e erativas. El director general puede quedar tan inmerso en problemas operativos que pierde de vista las consideraciones estratgicas, o viceversa. Tambin es la e e mas riesgosa de todas pues depende de la salud y antojos de un solo individuo. Como todas las conguraciones, restringida a su situacin apropiada funo ciona efectivamente. Su exibilidad se adapta bien a los ambientes simples y dinmicos, a los extremadamente hostiles y a las organizaciones pequeas y a n jvenes. Pero careciendo de una administracin desarrollada, se convierte en un o o pasivo fuera de su estrecho rango de condiciones. Su estado orgnico le impide a producir los productos estandarizados de un ambiente estable o de una organizacin que ha crecido, y su naturaleza centralizada la hace inefectiva para tratar o con un ambiente complejo. Lamentablemente, cuando deben llegar los cambios estructurales, la unica persona con poder para hacerlos se resiste frecuente mente. As la gran fuerza de esta estructura, su exibilidad, se transforma en , su principal pasivo. Una gran ventaja de la estructura simple es su sentido de misin. Mucha o gente disfruta de trabajar en una organizacin pequea donde su director sabe o n adonde la esta llevando. Por eso, la organizacin tiende a crecer rpidamente. o a Pero otra gente la percibe como altamente restrictiva; a causa de que una persona marca todos los tantos, ellos no se sienten participantes. 39

Fuera de moda por la ampliacin de las normas democrticas ms all de o a a a la esfera pol tica. El director general puede abusar de su autoridad fcilmente. a Pero sigue siendo predominante e importante mientras se creen nuevas organizaciones, algunas organizaciones preeran permanecer pequeas e informales, n otras requieran una conduccin fuerte, y muchas organizaciones enfrenten amo bientes temporarios extremadamente hostiles y otros ms permanentes a las vez a simples y dinmicos. a

40

Cap tulo 8

LA BUROCRACIA MECNICA
Mecanismo coordinador principal: estandarizacin de procesos de trabajo. o Parte clave de la organizacin: la tecnoestructura. o Principales parmetros de diseo: formalizacin del comportamiento, espea n o cializacin de la tarea vertical y horizontal, unidad operativa grande, centralo izacin vertical y descentralizacin horizontal limitada. o o Factores situacionales: antigua y grande. Descripcin de la estructura bsica: Existen tareas operativas rutinarias, alo a tamente especializadas, procedimientos muy formalizados en el ncleo operativo, u hay una comunicacin formal en toda la organizacin, la dimensin del ncleo o o o u operativo es grande. Ncleo operativo: Las tareas operativas son simples y repetitivas. Hay una u divisin del trabajo. La especializacin es tanto vertical como horizontal. Se o o estandarizan los procesos para coordinar. La formalizacin del comportamieno to es el parmetro de diseo clave. La supervisin directa es limitada porque a n o la estandarizacin maneja la mayor parte de la coordinacin, por lo tanto las o o dimensiones del ncleo operativo pueden ser muy grandes. u El componente administrativo: la l nea media esta desarrollada. Sus gerentes tienen ciertas tareas principales: una es manejar las perturbaciones entre los trabajadores que son altamente especializados. Estos conictos no se pueden manejar fcilmente por el ajuste mutuo ya que la comunicacin informal es a o inhibida por la estandarizacin. o Otra de las tareas es trabajar en el rol de enlace con los analistas de la tecnoestructura, para incorporar las normas hacia el ncleo operativo. Y la u ultima tarea de la l nea media es apoyar las corrientes verticales de la estructura, agregar el feedback hacia arriba y elaborar los planes de accin que bajen. o La tecnoestructura debe ser altamente elaborada. La burocracia mecnica a depende de la estandarizacin de sus procesos para su coordinacin, la teco o noestructura hace la estandarizacin que es la parte clave de la estructura. En o

41

el nivel jerrquico el trabajo es formalizado. a Esta conguracin enfatiza con ms fuerza la divisin del trabajo y la difero a o enciacin de unidades. o La obsesin por el control: una mentalidad de control la impregna de arriba o a bajo. Esto sucede en los tres niveles jerrquicos. a Los temas pueden ser diferentes, pero la mentalidad de control permanece igual. Dicha obsesin reeja dos hechos centrales acerca de estas estructuras: primero, o se hacen intentos para eliminar la incertidumbre posible, para que la maquina burocrtica pueda correr suavemente, sin interrupcin; Segundo, en virtud de a o su diseo, las burocracias mecnicas son estructuras cargadas de conictos: se n a requieren sistemas de control para contenerlos. El problema de la burocracia mecnica no es desarrollar una atmsfera a o abierta, donde los individuos puedan discutir los conictos, sin imponer una atmsfera cerrada, estrechamente controlada, donde el trabajo pueda ser echo o a pesar de ellos. La cumbre estratgica: los gerentes se ocupan en gran parte de armar sus e maquinas burocrticas. Hunt nota que estas son organizaciones de desempeo, a n no de resolucin de problemas. o No todo es estrictamente mejoramiento del desempeo. n Los gerentes de la cumbre estratgica deben intervenir frecuentemente en e las actividades de la l nea media para efectuar all la coordinacin. Los altos o gerentes son los unicos con una perspectiva lo sucientemente amplia para ver todas las funciones. La burocracia mecnica reside considerable poder en los gerentes de la cuma bre estratgica. Los unicos que comparten cualquier poder informal con los e altos gerentes son los analistas de la tecnoestructura. La burocracia mecnica a es centralizada en la dimensin vertical y descentralizada solo en una extensin o o limitada en horizontal. Estrategia: la estrategia emana de la cumbre estratgica. El proceso de elabe oracin de estrategia es claramente un asunto de arriba-abajo, con fuerte nfasis o e en el planeamiento de la accin. En la elaboracin de la estrategia arriba-abajo, o o toda la informacin relevante es ostensiblemente enviada a la cumbre estratgio e ca, donde es formulada en una estrategia integrada. Esta es entonces enviada hacia abajo por la cadena de autoridad para su ejecucin, elaborada primero en o programas y luego en planes de accin. o La cumbre estratgica formula y la l e nea media y el ncleo operativo ejecuu tan. Condiciones de la burocracia mecnica: la burocracia mecnica es altamente a a racionalizada, siendo sus tareas simples y repetitivas. El trabajo se encuentra sobre todo en ambientes simples y estables. En los ambientes complejos no puede ser racionalizado en tareas simples, y en los ambientes dinmicos no puede predecirse. a La burocracia mecnica se encuentra t a picamente en la organizacin maduo ra., grande como para tener el volumen de trabajo operativo necesario para su

42

repeticin y estandarizacin; y antigua como para haber podido establecerse o o sobre las normas que desea usar. Las empresas de produccin en masa son las burocracias mecnicas ms o a a conocidas. Las empresas gigantes se integran verticalmente. Con la burocracia mecnica pueden controlar el ambiente externo. a Otra condicin es el control externo. Todo lo que hacen debe parecer justo. o El control es fuerte. Otra condicin es la necesidad de seguridad. Minimizar los riesgos que corren. o Cuestiones asociadas con la Burocracia Mecnica a Problemas humanos en ncleos operativos u A algunas personas les agrada el trabajo repetitivo, porque le da oportunidad de conocerlo bien. Pero otros, ya sea por su necesidad de hacer trabajo creativo y enriquecedor, no pueden tolerar el trabajo que les ofrecen las burocracias mecnicas. a Mientras la gente puede encontrar el trabajo mas adecuado para cada uno no hay problema. Pero aparentemente no todos pueden. Parece haber ms puestos a en la burocracia que gente feliz de ocuparlos. La burocracia mecnica genera problemas humanos importantes en el ncleo a u operativo, para lo que no hay soluciones aparentes. Problemas de coordinacin en el centro administrativo o El ncleo operativo no esta diseado para manejar conictos, estos pasan a u n la estructura administrativa nuevamente. Es una de las normas que para lograr el control que requiere debe reejar especializacin de su ncleo operativo en su estructura administrativa. o u La estructura administrativa de la burocracia mecnica no es adecuada para a el uso del ajuste mutuo. Todas las barreras de comunicacin impiden la comunio cacin informal. Pero si el ajuste mutuo no funciona, intenta la estandarizacin o o ajustando las descripciones de cargos o haciendo proliferar las reglas. Pero la estandarizacin no es adecuada para manejar problemas no rutinarios. Entonces o solo le queda un mecanismo coordinador, la supervisin directa. Los problemas o de coordinacin no rutinarios entre unidades son empujados hacia arriba pao ra su reconciliacin, esto se traduce en centralizacin de poder de decisin en o o o los niveles superiores de la jerarqu Y esto a su vez se transforma en nuevos a. problemas. En efecto as como los problemas humanos en el ncleo operativo u se vuelven problemas de coordinacin en el centro administrativo. As tambin, o e los problemas de coordinacin en el centro administrativo se vuelven problemas o de adaptacin en la cumbre estratgica. o e Problemas de adaptacin en la cumbre estratgica o e Los ambientes cambian y generan nuevos problemas no rutinarios y la propensin a pasar hacia arriba estos problemas produce un embotellamiento en la cima o durante las pocas de cambio, que obliga a los altos gerentes a tomar rpidae a mente sus decisiones. La burocracia mecnica tiene un sistema de informacin administrativa (MIS) a o que compila informacin subiendo por la jerarqu y presenta a la gente en la o a cima resmenes concisos de lo que sucede abajo, la solucin perfecta para el u o sobrecargado director general. 43

Sus problemas son la informacin debe pasar por muchos niveles antes de o alcanzar la cima, ocurren distorsiones intencionales de informacin, el problema o mayor es el nfasis del MIS sobre informacin sumarizada y dura (cuantitativa). e o Los altos gerentes para tomar sus decisiones estratgicas requieren informae cin blanda y especica. o La solucin es pasar por alto el MIS y establecer sus propios sistemas de o informacin informal, rica, tangible, rpida y conable. Establecer sus propias o a redes de contactos e informadores. Pero lograr tal informacin lleva tiempo. o

44

Cap tulo 9

10. LA BUROCRACIA PROFESIONAL

Mecanismo coordinador: estandarizacin de destrezas o Parte clave de la organizacin: ncleo operativo. o u Principales parmetros de diseo: capacitacin, especializacin horizontal de a n o o tarea, y descentralizacin vertical y horizontal. o Factores situacionales: ambiente complejo y estable, sistema tcnico no rege ulador, no sosticado, y de moda. Burocracia profesional: comn en universidades, hospitales, sistemas escou lares, etc. Todos conf en las destrezas y el conocimiento de sus profesionales. an Estructura bsica a El trabajo del ncleo operativo u La naturaleza burocrtica de la estructura a El proceso de encasillamiento Centralizacin en el ncleo operativo o u La descentralizacin en la burocracia profesional o La estructura administrativa Los roles del administrador profesional La formulacin de estrategias en la burocracia prof. o Condiciones de la burocracia profesional Cuestiones asociadas con la burocracia profesional: a) Problemas de coordinacin o b) Problemas de discrecionalidad c) Problemas de innovacin o d) Respuestas disfuncionales El trabajo del ncleo operativo u La burocracia profesional conf es la estandarizacin de destrezas y en la a o capacitacin y enseanza. o n Contrata especialistas capacitados para el ncleo operativo, y luego les da u control sobre su trabajo.

45

Trabaja relativamente independiente de sus colegas, pero estrechamente con los clientes a los que atiende. La coordinacin necesaria entre los profesionales es estandarizacin de deo o strezas y conocimiento. Por mas estandarizados que estn los conocimientos y las destrezas, la come plejidad asegura que queda considerable libertad en sus aplicaciones. Nunca dos profesionales las aplican exactamente de la misma manera. La capacitacin inicial se adquiere universidad. Aqu las destrezas y el conocimieno to de la profesin son programados. Es el primer paso y el ms importante. o a Sigue un periodo largo de capacitacin en el cargo, durante el cul es aplicado o a el conocimiento formal y la practica perfeccionada. La asociacin profesional examina al estudiante para determinar si tiene el o conocimiento, la destreza y las normas requeridas para entrar en la profesin. o Solo pone a prueba los requerimientos bsicos. a

9.1.

La naturaleza burocrtica de la estructura a

Su estructura es lograda por normas que predeterminan lo que debe hacerse. La burocracia profesional se origina fuera de su propia estructura, en las asociaciones auto-gobernadas a las que se unen sus operadores con sus colegas de otras burocracias profesionales. Estas asociaciones establecen normas universales, asegurndose que sean a enseadas por las universidades. n Es dif conar en las otras formas de estandarizacin porque los procesos cil o de trabajo son demasiados complejos para ser estandarizados directamente por analistas. La supervisin directa como el ajuste mutuo impiden las estrechas relaciones o del profesional con el cliente. Se arma sobre un alto grado de autonom profesional, es decir, libertad de a responder no solo a ordenes administrativas sino tambin a consultar con sus e pares.

9.2.

El proceso de encasillamiento

Para entender cmo funciona la burocracia profesional en su ncleo opero u ativo, es util imaginarla como un repertorio de programas estndar que son a aplicados a situaciones predeterminadas, llamadas contingencias, tambin ese tandarizadas. El proceso es a veces conocido como encasillamiento (pigeonholing). En este aspecto el profesional tiene dos tareas: Clasicar la necesidad del cliente en trminos de una contingencia, lo que e indica qu programa estndar usar, una tarea conocida como diagnostico. e a Aplicar, o ejecutar ese programa.

46

La gente es clasicada y colocada en casilleros porque llevar enorme cana tidad de recursos, tratar cada caso como unico. Este proceso permite separar sus variadas tareas operativas y asignarlas a profesionales individuales. En el proceso de encasillado, vemos diferencias entre la burocracia mecnica, a la profesional y la adhocracia: La burocracia mecnica es una estructura de un solo propsito: presentandole a o un estimulo, ejecuta su unica secuencia estndar. No hay diagnostico involucrado a En la burocracia profesional, el diagnostico es una tarea fundamental, pero esta circunscripto. La organizacin busca equiparar una contingencia predetero minada con un programa estndar. a Un diagnostico con extremo totalmente abierto (busca una solucin creativa o a un problema unico) requiere una tercera conguracin llamada adhocracia. o No existen contingencias o programas estndar en esta conguracin. a o La burocracia profesional se convierte al mismo tiempo en funcional y por cliente. Ambos pueden ser llamados funcionales porque agrupan a los especialistas de acuerdo con el conocimiento, destrezas y procesos de trabajo que usan, o bien basado en el mercado, porque cada unidad trata con sus propios tipos de clientes unicos. El agrupamiento funcional y por clientes se derrumba en el caso especial de la burocracia profesional.

9.3.

Centralizacin en el n cleo operativo o u

nfasis sobre: la capacitacin de operadores, sus tareas verticalmente amplio adas, el poco uso de la formalizacin del comportamiento, y de los sistemas de o planeamiento y de control. El ncleo operativo es la parte de la burocracia profesional. u La otra parte elaborada es el sta de apoyo, este esta muy concentrado en servirle al ncleo operativo. u Dado el alto costo de los profesionales, tiene sentido respaldarlos. La tecnoestructura y la l nea media de administracin no estn muy elaboo a radas. La necesidad de planeamiento y formalizacin del trabajo de los profesionales o es limitada, hay poca demanda de la tecnoestructura. La l nea media es angosta. Con poca necesidad de supervisin directa o o ajuste mutuo, las unidades operativas pueden ser muy grandes, y con pocos gerentes en el nivel de supervisin. o Burocracia profesional: estructura chata con una delgada l nea media, y una delgada tecnoestructura, y un sta de apoyo totalmente elaborado.

47

9.4.

La descentralizacin en la burocracia proo fesional

La burocracia profesional es una estructura altamente descentralizada tanto en la dimensin vertical como en la horizontal. Los profesionales del ncleo o u operativo poseen el poder, o la mayor parte, sobre el trabajo operativo. El poder de estos deriva de que su trabajo es complejo para que sea supervisado, dando as movilidad y le permite tener autonom en su trabajo. a Algunos se preguntan por qu los profesionales se molestan en entrar en e organizaciones, es simple, por un lado pueden compartir recursos, servicios de apoyo, tambin otras organizaciones los unen para que aprendan uno del otro e y para capacitar, para obtener clientes; y por otro lado, es que los clientes necesitan servicios de mas de uno de la misma clase.

9.5.

La estructura administrativa

Los profesionales controlan su propio trabajo, buscan control colectivo de las decisiones administrativas que los afectan. La estructura administrativa conf a en el ajuste mutuo para coordinar: los dispositivos de enlace son importantes en la l nea media, abundan las fuerzas de tareas. Este tipo de burocracia es a veces llamada organizacin colegiada a ra del o z poder de sus operadores.

9.6.

Los roles del administrador profesional

El administrador profesional puede no ser capaz de controlar a los profesionales, pero desempea roles que le dan poder indirecto en la estructura.: pasa n mucho tiempo manejando perturbaciones pero pocas veces puede imponer una solucin sobre los profesionales. Se originan problemas de coordinacin entre las o o dos jerarqu paralelas y los administradores profesionales. as Al profesional no le gusta la administracin, desea la libertad para practicar o su profesin. Esto le deja dos alternativas: o Hacer el trabajo el mismo por lo que tiene menos tiempo para practicar su profesin. o Dejarlo a los administradores, cediendo algo de su poder de decisin. o El poder en estas estructuras uye hacia los profesionales que quieren dedicar esfuerzos o hacer el trabajo administrativo en vez de profesional. Los gerentes pueden ser los ms dbiles dentro de las cinco conguraciones, a e individualmente son ms poderosos que los profesionales individuales. a

48

9.7.

La formulacin de estrategias en la buroco racia profesional

La estrategia toma una forma diferente. Al ser sus productos dif ciles de medir, se le hace dif tambin ponerse cil e metas. Dada la autonom de cada profesional resulta lgico una estrategia personal a o para cada profesional. En realidad, elige su propia estrategia de producto-mercado. Los profesionales estn restringidos por las normas profesionales y las dea strezas que han aprendido. Las asociaciones profesionales y las instituciones de capacitacin fuera de la o organizacin tienen un rol importante en determinar las estrategias que sigue el o profesional. Estas estrategias son inculcadas durante su capacitacin formal y son modo icadas a medida que emergen nuevas necesidades. Hay grados de libertad que permiten que cada organizacin adapte su eso trategia bsica a sus propias necesidades e intereses. a Todo buen administrador busca controlar la organizacin a su manera, alo terar sus estrategias para hacerla ms efectiva. a Pero en estas estructuras no puede imponer su voluntad sobre los profesionales del ncleo operativo. Debe conar en su poder informal y aplicarlo u sutilmente.

9.8.

Condiciones de la burocracia profesional

Esta conguracin aparece en el ncleo operativo de una organizacin es o u o dominado por profesionales que usan procedimientos dif ciles de aprender y son bien denidos. Ambiente complejo y estable; complejo para requerir el uso de procedimientos dif ciles, estable para permitir que estas destrezas se vuelvan bien denidas. El ambiente es el factor situacional principal en el uso de la burocracia profesional. En la burocracia profesional la tecnolog de la organizacin es sosticada, a o pero su sistema tcnico no lo es. En esta, tiende a predominar en gran parte del e sector de servicios de la sociedad contempornea. a Los mercados de la burocracia profesional son frecuentemente diversicados porque estas organizaciones unen, con frecuencia, a grupos de profesionales de diferentes especialidades que atienden distintos tipos de clientes. Los mercados diversicados geogrcamente se los denomina burocracia proa fesional dispersa. Aqu el problema de mantener la lealtad ya que los profesio, nales hacen su trabajo lejos de la estructura administrativa. Las organizaciones deben conar extensamente en la capacitacin y en adoctrinamiento. o La burocracia profesional se encuentra tambin como una estructura h e brida. Ocurre cuando profesionales altamente capacitados que practican destrezas

49

estndar son dirigidos por un l a der fuerte, a veces aun autocrtico, como en la a estructura simple. La burocracia profesional es una estructura muy de moda, ya que es bastante democrtica. Es para benecio de cada operador hacer su tarea ms profesional, a a realizar las destrezas, impedir que los analistas de la tecnoestructura racionalicen esas destrezas, y establecer asociaciones que establezcan normas para toda la industria, . De esta manera el operador puede lograr el control de su trabajo y de las decisiones que lo afectan.

9.9.

Cuestiones asociadas con la burocracia profesional

La burocracia profesional es la unica de las cinco conguraciones que re sponde a dos de las necesidades ms importantes. Es democrtica, difunde su a a poder directamente a sus trabajadores y les suministra autonom librndoa, a los de la necesidad de coordinar estrechamente con sus pares, y de todas las presiones y pol ticas que esto implica. No hay virtualmente control del trabajo a parte de la profesin misma, o ningn modo de corregir deciencias que los profesionales mismos quieran pasar u por alto.

9.9.1.

Problemas de coordinacin o

La estandarizacin de destrezas es un mismo mecanismo coordinador ojo o que no logra contender con muchas de las necesidades que se originan en la burocracia profesional. Existe la necesidad de coordinacin entre los profesionales y el sta de apoyo. o Las burocracias profesionales son colecciones de individuos que se unen para usar recursos y servicios de apoyos comunes. Mientras el proceso de encasillamiento funcione, esto es posible. El proceso de encasillamiento de hecho, emerge como la fuente de una gran parte del conicto de la burocracia profesional.

9.9.2.

Problemas de discrecionalidad

La burocracia profesional centraliza toda la libertad en manos de profesionales individuales, cuyas destrezas complejas, requieren el ejercicio de considerable juicio. Lamentablemente, no todos los profesionales son competentes y conscientes. Y la burocracia profesional no puede tratar fcilmente con profesionales incoma petentes o inconscientes. No hay dos profesionales que sean iguales. La discrecionalidad no solo permite a algunos profesionales ignorar las necesidades de sus clientes; tambin alienta a muchos de ellos a ignorar las necesidades e de la organizacin. Los profesionales en estas estructuras no se consideran parte o 50

de un grupo. Para muchos la organizacin es casi incidental, un lugar conveo niente para practicar sus destrezas. Son leales a su profesin, no al lugar. La o cooperacin es crucial para el funcionamiento de la estructura administrativa, o los profesionales la resisten.

9.10.

Problemas de innovacin o

En las estructuras, la innovacin importante tambin depende de la coopo e eracin. La burocracia profesional es una estructura inexible, bien adaptada o para producir sus productos estndar, pero inadecuada para adaptarse a la proa duccin de las nuevas. Todas las burocracias estn montadas para ambientes o a estables. Los problemas de innovacin en la burocracia profesional tienen sus ra o ces en el pensamiento convergente, en el razonamiento deductivo del profesional que busca la situacin especica en trminos del concepto en general, esto signica o e que los nuevos problemas son esforzados en viejos casilleros. La solucin de problemas innovativos requiere razonamiento inductivo. En o este tipo de pensamiento es divergente (rompe con las antiguas rutinas y normas en vez de perfeccionar las existentes). Esto va en contra de todo lo que la burocracia profesional esta diseada para hacer. n Mientras el ambiente permanece estable la burocracia profesional no encuentra problemas.

9.11.

Respuestas disfuncionales

La supervisin directa impone un nivel intermedio de supervisin con exo o tensin de control para vigilar a los profesionales. Las actividades profesionales o especicas complejas en ejecucin y vagas en resultados son dif o ciles de controlar para cualquiera que no sean los profesionales mismos. Los niveles intermedios de supervisin surgen de presuponer que l trajo o e profesional puede ser controlado como cualquier otro en la forma de arribaabajo, una suposicin que ha probado ser falsa una y otra vez. o Los procesos de trabajo complejos no pueden ser formalizados por reglas y regulaciones, y los productos vagos no pueden ser estandarizados por sistemas de planeamiento y de control. El incentivo para perfeccionar, aun para innovar puede ser reducido por controles externos.

51

Cap tulo 10

11. LA FORMA DIVISIONAL

Mecanismo coordinador principal: Estandarizacin de productos. o Parte clave de la organizacin: L o nea media. Principales parmetros de diseo: Grupo comercial, sistema de control de a n desempeo, descentralizacin vertical limitada. n o Factores situacionales: Mercados diversicados (especialmente productos y servicios); antigua, grande; necesidades de poder de los gerentes intermedios, de moda. La Forma Divisional no es tanto una organizacin integrada como un grupo o de entidades cuasi autnomas, unidas por una estructura administrativa central; o formada por unidades de la l nea media. Estas unidades se llaman generalmente divisiones, y la administracin central, el cuartel general. El ujo de poder es o de arriba-abajo. No constituye una estructura completa desde la cumbre estratgica hasta el e ncleo operativo, sino ms bien una estructura sobreimpuesta a otras. O sea u a que cada divisin tiene su propia estructura. o La conguracin de la Forma Divisional misma se centra en la relacin eso o tructural entre le cuartel general y las divisiones; en efecto entre la cumbre estratgica y la cima de la l e nea media.

10.1.

LA ESTRUCTURA BASICA

Los parmetros de diseo a n La Forma Divisional conf en la base de mercados para agrupar unidades a en la cima de la l nea media. Las divisiones son creadas de acuerdo con los mercados atendidos y luego se les da control sobre las funciones operativas que se requieren para atender a estos mercados. La interdependencia entre divisiones est minimizada, por lo que cada uno a puede operar como una entidad autnoma, libre de la necesidad de coordinar con o 52

las otras. Esto, a su vez, permite agrupar una gran cantidad de divisiones bajo el cuartel general; o sea que la extensin del control en la cumbre estratgica de o e la Forma Divisional puede ser bastante amplia. Se produce una descentralizacin pronunciada desde el cuartel general: a o cada divisin se le delegan los poderes necesarios para tomar las decisiones o que conciernen a sus propias operaciones. La Forma Divisional necesita una descentralizacin vertical, paralela y limitada. o Los cuarteles generales conceden a las divisiones autonom casi total para a tomar sus propias decisiones, y luego controlan los resultados de estas decisiones. Esto lo realiza a partir de un parmetro de diseo espec a n co: el sistema de control de desempeo. El mecanismo coordinador principal en la Forma Divisional es n la estandarizacin de productos, y un parmetro de diseo clave es el sistema o a n de control de desempeo. n Este mecanismo coordinador y los tres parmetros de diseo mencionados a n determinan la estructura bsica: las unidades basadas en el mercado en la cima a de la l nea media; la descentralizacin vertical y paralela a esas unidades (pero o no necesariamente dentro de ellas); y la conanza en la estandarizacin de los o productos de estas unidades mediante el uso de los sistemas de control de desempeo para efectuar el control de la casa central de las divisiones. n La estandarizacin de procesos de trabajo no es usada por el cuartel general o porque eso interferir con la autonom divisional. El ajuste mutuo entre las a a divisiones, est excluida en esa estructura por la ausencia de interdependencia a entre las divisiones. Existe, un rol limitado para los dos mecanismos coordinadores que restan (la estandarizacin de destrezas y la supervisin directa). La Forma Divisional o o depende para su xito de la competencia de los gerentes divisionales, a quienes e es delegado mucho del poder de decisin. o La l nea media es la parte clave de esta estructura. El cuartel general la responsabilidad de ensear tan bien como pueda a estos gerentes de divisin n o (estandarizacin de sus destrezas gerenciales). El adoctrinamiento es usado pao ra asegurar que los gerentes de divisin persigan las metas ms amplias del o a cuartel general en lugar de las metas ms estrechas de sus divisiones. La sua pervisin directa sirve como un mecanismo coordinador de apoyo en la Forma o Divisional. Cuando una divisin tiene problemas, el cuartel general puede tener o que intervenir. Esta necesidad de supervisin directa reduce en algo la amplitud o de control de los gerentes del cuartel general.

10.2.

La estructura de las divisiones

La unica forma en que el cuartel general puede retener el control y a la vez proteger la autonom divisional es por control del desempeo divisional ex a n post facto. Eso requiere el establecimiento de normas de desempeo divisional n denidas, cuya existencia depende de dos supuestos importantes. Primero, cada divisin debe ser tratada como un solo sistema integrado con un unico y consiso tente conjunto de metas. Aunque las divisiones pueden estar ojamente unidas 53

entre si, se supone que cada una est estrechamente unida en su interior. Sea gundo, esas metas deben ser operacionales, o sea que deben prestarse a medidas cuantitativas de control de desempeo. n Estructura con descentralizacin horizontal limitada: los pocos analistas de o la tecnoestructura comparten el poder con los gerentes de la cumbre estratgica. e Estructura con descentralizacin vertical limitada: los pocos gerentes en la o cima de la l nea media comparten ese poder. La Forma Divisional frecuentemente emerge no de la descentralizacin de la o Burocracia Mecnica operando en muchos mercados, sino de la centralizacin de a o un grupo de organizaciones independientes que operan en diferentes mercados. Ellas mismas se consolidan en una sola federacin con una conguracin de o o Forma Divisional que cede en el proceso algunos de sus poderes a una nueva casa central.

10.3.

Los poderes de las divisiones y del cuartel general

Hay una aguda divisin de trabajo entre el cuartel general y las divisiones. o La comunicacin entre las dos es restringida y en gran parte formal. o En la Forma Divisional, a las divisiones se les da poder para manejar sus propios asuntos. Poderes que son retenidos por los cuarteles generales: 1) Formacin de la estrategia general producto-mercado de la organizacin. o o 2) El cuartel general asigna los recursos nancieros generales. 3) El cuartel general disea el sistema de control de desempeo (que es la n n clave para el control de las divisiones en esta conguracin). o 4) Seleccionar la gente correcta (el cuartel general reemplaza y nombra los gerentes de las divisiones). 5) El cuartel general supervisa el comportamiento divisional sobre una base personal (la coordinacin se revierte parcialmente a la supervisin directa como o o un suplemento para la estandarizacin de productos. o 6) El cuartel general suministra ciertos servicios de apoyo comunes a las divisiones. El cuartel general se muestra en tres partes: una pequea cumbre estratgin e ca de altos gerentes; una pequea tecnoestructura a la izquierda, ocupada del n diseo y operacin del sistema de control de desempeo as como de algunos de n o n los programas de desarrollo de gerentes y a la derecha un grupo apenas mayor de sta de apoyo. Se muestran cuatro divisiones por debajo del cuartel general, con un abultamiento colocado en el nivel del gerente de divisin para indicar o que la l nea media es la parte clave de la organizacin. o

54

10.4.
10.4.1.

CONDICIONES DE LA FORMA DIVISIONAL

Diversidad del mercado

Un factor situacional por encima de todos conduce a la organizacin a la o Forma Divisional, la diversidad de mercado. No solo los factores situacionales inuyen sobre la eleccin de los parmetros o a de diseo: los parmetros de diseo tambin inuyen sobre la eleccin de los n a n e o factores situacionales. La divisionalizacin alienta mayor diversicacin. o o

10.4.2.

Sistema tcnico e

La divisionalizacin es posible solo cuando el sistema tcnico de la organio e zacin puede ser separado ecientemente en segmentos, uno para cada divisin. o o

10.4.3.

Ambiente

La Forma Divisional tiene un ambiente preferido, que comparte con la Burocracia Mecnica. La Forma Divisional trabaja mejor en ambientes que no son a ni muy complejos ni muy dinmicos; de hecho, los mismos ambientes que prea eren la Burocracia Mecnica. La Forma Divisional es la respuesta estructural a a la burocracia Mecnica, operando en un ambiente simple, estable, que ha a diversicado sus l neas de productos o servicios horizontalmente. Cuando una organizacin trata de forzar la divisionalizacin en unidades que o o operan en otros tipos de ambientes (complejos o dinmicos) donde las produca ciones no pueden ser medidas por controles de desempeo, normalmente resulta n una estructura h brida. Si los gerentes del cuartel general aumentan su vigilancia personal (supervisin directa) sobre las divisiones a travs de un contacto ms o e a frecuente con sus gerentes, entonces resulta un h brido con Estructura Simple, lo que podemos llamar forma divisional personalizada. Si buscases controlar el comportamiento de las divisiones principalmente a travs de la socializacin, ene o tonces emerge un h brido con algunas caracter sticas de Burocracia Profesional, lo que podemos llamar a forma divisional socializada. La competencia es otra variable que ha sido sugerida como un determinante ambiental de la Forma Divisional.

10.4.4.

Edad y tama o n

A medida que las organizaciones crecen, se vuelven propensas a diversicar y luego a divisionalizar. Una razn es la proteccin; tratan de evitar riesgos. La o o diversicacin diluye el riesgo. Cuanto mayor se vuelve una empresa frente a o sus competidores, ms llega a dominar su mercado tradicional. Con el tiempo, a simplemente ya no le queda lugar para expansin, y as debe buscar ms oportuo a nidades de crecimiento en otra parte. As diversica, y luego debe divisionalizar.

55

Muchas corporaciones han crecido y diversicado tanto que la Forma Divisional simple no es suciente para ellas. Hacen uso de una variante que llamamos la forma divisional mltiple, con divisiones sobre divisiones. u Con respecto a la edad, el tiempo trae competidores nuevos a los viejos nichos de mercado, forzando a la direccin a buscar nuevos con mejor potencial. o As como la divisionalizacin es la ms comn entre las mayores y ms antiguas , o a u a corporaciones.

10.4.5.

Poder

La Forma Divisional es lejos la forma ms efectiva por medio de la cual a aumentar el poder de toda su organizacin, ya que posibilita agregar unidades o con relativamente poco esfuerzo y distorsin. o

10.5.
10.5.1.

ETAPAS EN LA TRANSICIN HACIA LA FORMA DIVISIONAL

La forma integrada

La forma funcional pura, usada por las corporaciones cuyas actividades de produccin forman una cadena integrada, ininterrumpida. Solo el producto nal o es vendido a los clientes.

10.5.2.

La forma de subproducto

A medida que la empresa integrada busca mercados ms amplios puede elegir a diversicar sus l neas de productos nales y hacer todo el desplazamiento hacia la estructura divisional pura. Una alternativa menos riesgosa ser comenzar a a comercializar sus productos intermedios en el mercado abierto. Esto introduce pequeos cortes en sus cadenas de procesamiento, lo que a su vez reclama cierta n divisionalizacin en sus estructura, que puede llamarse la forma de subproducto. o

10.5.3.

La forma de producto relacionado

Algunas corporaciones continan diversicando sus mercados de subproducu tos descomponiendo ms su cadena de procesamiento hasta que lo que las dia visiones venden en el mercado abierto se vuelve ms importante que lo que a se suministran entre ellas. La organizacin entonces se mueve a la forma de o producto relacionado.

10.6.

La forma conglomerada

A medida que la empresa de producto relacionado se expande en nuevos mercados o adquiere otras empresas, con menos consideracin por un tema o

56

estratgico central, la organizacin se mueve a la forma conglomerada y adopta e o la estructura divisional pura (estructura bsica). a

10.7.

ALGUNAS CUESTIONES ASOCIADAS CON LA FORMA DIVISIONAL

Las ventajas econmicas de la divisionalizacin o o La Forma Divisional ofrece cuatro ventajas bsicas sobre la estructura funa cional con operaciones integradas: 1) La Forma Divisional alienta la eciente asignacin de capital. El cuartel o general puede elegir dnde colocar su dinero, y as puede concentrarse en sus o mercados ms fuertes. a 2) Al abrir oportunidades para llevar a cabo negociaciones individuales, la Forma Divisional ayuda a capacitar gerentes generales. En contraste, los gerentes de l nea media de las estructuras funcionales estn cerrados en relaciones a dependientes entre ellos, lo que impide la responsabilidad y autonom individa uales. 3) La Forma Divisional difunde su riesgo a travs de distintos mercados. En e contraste, un eslabn roto en la cadena operativa de la estructura funcional lleva o a todo el sistema a un paro abrupto. 4) La Forma Divisional responde estratgicamente. Las divisiones pueden e anar sus mquinas burocrticas mientras el cuartel general se concentra en su a a cartera estratgica. Puede abrir nuevos negocios y desembarazarse de antiguos e e inefectivos. La diversicacin estratgica, a causa de que conduce a la divisionalizacin o e o estructural, alienta la eciente asignacin de capital dentro de la organizacin; o o capacita gerentes, reduce riesgos y aumenta la respuesta estratgica; resuelve e muchos de los problemas econmicos que se originan en la Burocracia Mecnica. o a En conclusin: una estructura al borde del acantilado o Llegamos a la conclusin de que la Forma Divisional tiene el rango ms eso a trecho de todas las conguraciones. No tiene un ambiente real propio; a lo sumo retrocede a la Burocracia Mecnica en el ambiente simple y estable, y por lo a tanto siempre se siente atra otra vez a esa forma estructural integrada. La da Forma Divisional pura puede probar ser intr nsecamente inestable, una tendencia leg tima, en un contexto social pero no una estructura leg tima. Las ventajas econmicas que ofrece sobre las organizaciones independientes reejan inecieno cias fundamentales en mercados de capital y sistemas de control de accionistas que deben ser corregidos. Y crea problemas sociales fundamentales.

57

Cap tulo 11

12. LA ADHOCRACIA
Mecanismo coordinador principal: Ajuste Mutuo Parte clave de la organizacin: Sta de apoyo (en la Adhocracia Adminiso trativa; junto con el ncleo operativo en la Adhocracia Operativa). u Principales parmetros de diseo: Dispositivos de enlace, estructura orgnica, a n a descentralizacin selectiva, especializacin horizontal de cargos, capacitacin, o o o agrupamiento funcional y de mercado a la vez. Factores situacionales: Ambiente complejo, dinmico (a veces dispar); joven a (especialmente la Adhocracia Operativa); sistema tcnico sosticado y a menudo e automatizado (en la Adhocracia Administrativa); de moda.

11.1.
11.1.1.

DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA BASICA

Los parmetros de dise o a n

Es una estructura altamente orgnica, con poca formalizacin de compora o tamiento; alta especializacin horizontal de tarea basada en capacitacin formal; o o una tendencia a agrupar los especialistas en unidades funcionales para propsitos o internos pero a distribuirlos en pequeos grupos de proyecto basados en mercado n para hacer su trabajo; una conanza en los dispositivos de enlace para alentar el ajuste mutuo, el mecanismo coordinador clave, en y entre estos equipos; y descentralizacin selectiva hacia y en estos equipos, que estn ubicados en varo a ios lugares en la organizacin e incluyen varias mezclas de gerentes de l o neas y expertos operativos y sta. Innovar signica romper con esquemas establecidos. As la organizacin in o novadora no puede conar en ninguna forma de estandarizacin para la cooro dinacin. Debe evitar todas las trampas de la estructura burocrtica, especialo a mente las agudas divisiones de tarea, la extensiva diferenciacin de unidades, o los comportamientos altamente formalizados, y el nfasis sobre los sistemas de e planeamiento y control. Debe permanecer exible. 58

La Adhocracia muestra la menor reverencia por los principios clsicos de a administracin, especialmente por el de unidad de mando. Los procesos de ino formacin y decisin uyen exible e informalmente, adonde sea necesario para o o promover la innovacin. Y eso signica sobrepasar la cadena de autoridad, si es o necesario. La Adhocracia debe contratar y dar poder a expertos (profesionales cuyos conocimientos y destrezas han sido altamente desarrollados en programas de capacitacin). Pero a diferencia de la Burocracia Profesional, la Adhocracia o no puede conar en las destrezas estandarizadas de estos expertos para lograr la coordinacin, porque eso conducir a estandarizacin en vez de innovacin. o a o o En las Adhocracias los diferentes especialistas deben unir fuerzas en grupos multi-disciplinarios, cada uno formado alrededor de un proyecto de innovacin o espec co. Tiende a usar conjuntamente las bases funcional y de mercado para agrupamiento, en una estructura matricial. Los expertos son agrupados en unidades funcionales para propsitos internos pero luego son desplegados en grupos de o proyecto para llevar a cabo su trabajo bsico de innovacin. a o El ajuste mutuo es el mecanismo coordinador principal de la Adhocracia. Se establecen gerentes integradores y posiciones de enlace para coordinar los esfuerzos entre las unidades funcionales y los grupos de proyecto; se favorece la estructura matricial para lograr un agrupamiento a la vez funcional y de mercado. La Adhocracia es descentralizada. Los expertos son distribuidos a travs e de la estructura, especialmente en los rangos de sta de apoyo y gerenciales as como en el ncleo operativo. La centralizacin de la Adhocracia se denomina: u o selectiva, tanto en la dimensin vertical como en la horizontal. El poder de o decisin est distribuido entre gerentes y no-gerentes, en todos los niveles de la o a jerarqu de acuerdo con la naturaleza de las distintas decisiones a tomarse. En a, la Adhocracia nadie monopoliza el poder de innovar.

11.1.2.

La Adhocracia Operativa

La Adhocracia operativa innova y resuelve problemas directamente en nombre de sus clientes. Sus especialistas deben interactuar informalmente por ajuste mutuo en grupos de proyecto orgnicamente estructurados. a Un rasgo clave de la Adhocracia operativa es que sus trabajos administrativo y operativo tienden a fusionarse en un solo esfuerzo.

11.1.3.

La Adhocracia Administrativa

La Adhocracia administrativa emprende proyectos para servirse a si misma; y hace una aguda distincin entre su componente administrativo y su ncleo opo u erativo. El ncleo operativo es truncado (separado del resto de la organizacin) u o para que el componente administrativo que queda pueda ser estructurado como una Adhocracia.

59

11.2.

El componente administrativo de las adhocracias

En la Adhocracia Administrativa y en la Operativa hay poca necesidad de que los gerentes de l nea ejerzan estrecha supervisin directa sobre los operarios. o Los gerentes se convierten en miembros funcionales de los grupos de proyecto, con especial responsabilidad de efectuar coordinacin entre ellos. o El sta de apoyo juega un rol importante en la Adhocracia, es la parte clave de la Adhocracia Administrativa, porque all es donde esta conguracin aloja o la mayor de los expertos de quienes tanto depende. La Adhocracia Operativa a tambin depende de expertos, pero como retiene su ncleo operativo, aloja a e u muchos de ellos tambin en su sta de apoyo. e La Adhocracia no conf en la estandarizacin para la coordinacin, tiene a o o poca necesidad de una estructura para desarrollar sistemas de regulacin. o El componente administrativo de la Adhocracia emerge como una masa orgnica de gerentes de l a nea y expertos sta (con operadores en la Adhocracia Operativa), trabajando juntos en relaciones siempre cambiantes sobre proyectos ad hoc. En la Adhocracia Operativa, esta masa incluye la l nea media, el sta de apoyo, la tecnoestructura y el ncleo operativo. La Adhocracia Administrativa u incluye todos stos excepto el ncleo operativo, que es mantenido aparte en una e u estructura truncada, burocrtica, indicada por la seccin punteada debajo de la a o masa central.

11.3.

Formacin de estrategias en la adhocracia o

En la Adhocracia el control de proceso de formulacin de estrategias no o est claramente ubicado, en la cumbre estratgica ni en otra parte. a e Es mejor considerar el proceso como una formacin de estrategia, porque o la estrategia en estas estructuras no es tanto formulada conscientemente por individuos como formada impl citamente por las decisiones que stos toman, e una a la vez. Es en las decisiones espec cas dentro y acerca de proyectos, que surgen las estrategias en la Adhocracia. Eso es porque cuando el propsito central de o una organizacin es innovar, los resultados de sus esfuerzos nunca pueden ser o predeterminados. No puede especicar una estrategia completa por adelantado, antes de tomar sus decisiones. La Adhocracia no puede conarse extensivamente en el planeamiento de la accin. o En la Adhocracia Operativa, su estrategia cambia a medida que cambian los proyectos. Si la estrategia se estabiliza, la estructura deja de ser una Adhocracia. La estrategia de la Adhocracia Operativa evoluciona continuamente a medida que son tomadas cientos de decisiones de este tipo cada ao en formas n complicadas. Cada proyecto deja su impresin sobre la estrategia. Todos los que o quedan involucrados (gerentes de niveles alto y medio, especialistas, sta y operadores) inuyen es la estrategia que se forma. Por eso es que la Adhocracia 60

Operativa es descentralizada selectivamente, tanto en la dimensin horizontal o como en la vertical. El poder de decisin est ampliamente distribuido, en las o a formas ms complicadas, entre personal gerencial y no gerencial, en todos lo a niveles de la jerarqu a. La Adhocracia Administrativa tiende a concentrar su atencin sobre menos o proyectos, que involucran ms gente en relaciones interdependientes. a La Adhocracia Administrativa se estructura a s misma como un sistema de constelaciones de trabajo, cada una ubicada en el nivel de la jerarqu proporcioa nando a los tipos de decisiones funcionales que debe tomar. Cada constelacin o utiliza los gerentes de l nea y especialistas de sta que necesita y les distribuye poder segn la pericia que se requiera en las decisiones que deben tomarse. Por u eso, la Adhocracia Administrativa est descentralizada selectivamente tambin a e en las dimensiones horizontal y vertical. La necesidad de estructurar los esfuerzos de los especialistas tambin sugiere e una necesidad de planeamiento de la accin en la Adhocracia Administrativa. o El problema es que aunque el n o la meta de la organizacin pueden ser conoo cidos, los medios para alcanzarlos no lo son. Solo puede tener lugar un tipo general de planeamiento de la accin, uno que establece gu amplias y exio as bles dentro de las que las constelaciones de trabajo pueden proceder a tomar sus decisiones espec cas. Por lo tanto, es solo a travs de las decisiones espec e cas que evolucionan las estrategias.

11.4.

Los roles de la cumbre estratgica e

Los altos gerentes de la cumbre de la Adhocracia pueden no dedicar mucho tiempo a formular estrategias expl citas, pero deben dedicar una buena parte de su tiempo a las luchas que surgen sobre elecciones estratgicas, y a manejar e otros problemas que se originan en todas estas estructuras uidas. Los altos gerentes deben dedicar tambin una gran cantidad de tiempo a e controlar los proyectos. El rol individual ms importante del alto gerente de la Adhocracia (espea cialmente de la Adhocracia Operativa) es el de enlace con el ambiente externo.

11.5.
11.5.1.

CONDICIONES DE ADHOCRACIA
Ambiente bsico a

La Adhocracia est ubicada claramente en un ambiente que es a la vez a dinmico y complejo. Un ambiente dinmico pide una estructura orgnica y a a a uno complejo pide una estructura descentralizada. Y la Adhocracia es la unica conguracin que es a la vez orgnica y relativamente descentralizada. o a

61

Cap tulo 12

13. MAS ALLA DE CINCO

12.1. LAS CINCO CONFIGURACIONES COMO UN SISTEMA

Las conguraciones como un conjunto de arrastres bsicos sobre la organia zacin o La conguracin representa un grupo de cinco fuerzas que arrastran a las o organizaciones en cinco direcciones diferentes: 1) El arrastre ejercido por la cumbre estratgica para centralizar, para coe ordinar por supervisin directa, y as estructurar la organizacin como una Eso o tructura Simple. 2) El arrastre ejercido por la tecnoestructura, para coordinar por estandarizacin o para incrementar su inuencia, y as estructurar la organizacin como una Buro o cracia Mecnica. a 3) El arrastre ejercido por los operadores para profesionalizar, para coordinar por la estandarizacin de destrezas a n de maximizar su autonom y o a, estructurar as la organizacin como una Burocracia Profesional. o 4) El arrastre ejercido por los gerentes medios para balcanizar, para que se les d la autonom de manejar sus propias unidades, con la coordinacin e a o restringida a la estandarizacin de productos, y as estructurar la organizacin o o como una Forma Divisional. 5) El arrastre ejercido por el sta de apoyo (y por los operadores tambin, e en la Adhocracia Operativa), por colaboracin (e innovacin) en la decisin, o o o para coordinar por ajuste mutuo, y as estructurar la organizacin como una o Adhocracia.

12.2.

HACIA SEIS... Y MAS ALLA

La conguracin MISIONERA tiene su propio mecanismo coordinador clave: o la socializacin o estandarizacin de normas; y un parmetro de diseo principal o o a n

62

correspondiente: el adoctrinamiento; y una sexta parte clave de la organizacin: o la ideolog a. La conguracin Misionera pura es construida alrededor de una misin ino o spiradora y un grupo acompaante de creencias y normas. La conguracin n o Misionera es una forma de Burocracia, ya que coordina basndose en la esa tandarizacin de normas, es adems inexible y no adaptable: la misin tiene o a o que ser diferenciada e inspiradora, pero ni sta ni el grupo de normas que la e rodean pueden ser cambiadas. Una divisin de trabajo oja existe en toda ella, con rotacin de tarea en vez o o de especializacin de tarea, y m o nima o aun ninguna distincin entre gerente y o operador o entre l nea y estado mayor (sta). La organizacin logra la forma ms o a pura de descentralizacin, sin ningn grupo privilegiado (es la conguracin ms o u o a cercana al ideal democrtico, aunque requiere un fuerte y carismtico liderazgo a a y una Estructura Simple como condicin primordial para crear la ideolog El o a). agrupamiento es sobre base de mercado (misin) en una unidad relativamente o pequea. Si la organizacin crece, tender a seguir dividindose en unidades n o a e pequeas (o enclaves), cada una autnoma excepto por su participacin en la n o o ideolog comn. El contacto personal es el unico camino para mantener la fuerte a u ideolog a. La conguracin Misionera perfecta tiende a exhibir una ausencia de otras: o casi ninguna supervisin directa ni estandarizacin de trabajo o productos o o o destrezas; luego, m nima jerarqu ninguna tecnoestructura, casi ninguna l a, nea media, y una virtual ausencia de formalizacin, capacitacin externa, planeamieno o to de la accin y control de desempeo. Cualquiera sea el ajuste mutuo necesario o n para reforzar la estandarizacin de normas, ste puede ser logrado informalo e mente, con poca necesidad de dispositivos de enlace semiformales.

63

 Indice general
1. FUNDAMENTOS DEL DISENO DE ORGANIZATIVAS 1.1. Coordinacion en cinco . . . . . . . . . 1.2. La organizacin en cinco partes . . . . o 1.3. El funcionamiento de la organizacin . o LAS ESTRUCTURAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 3 4 6 6 11

2. DISENOS DE POSICIONES INDIVIDUALES 2.1. ESPECIALIZACION DE TAREA . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. DISENO DE LA SUPERESTRUCTURA

4. RELLENANDO LA SUPERESTRUCUTRA 18 4.1. Sistemas de planeamiento y control . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 5. DESENREDANDO LA DESCENTRALIZACION 6. AJUSTANDO EL DISENO A LA SITUACIN 7. CAPITULO 7 y 8 EL DISENO COMO CONFIGURACIN 8. LA BUROCRACIA MECNICA 9. 10. LA BUROCRACIA PROFESIONAL 9.1. La naturaleza burocrtica de la estructura . . . . . . . . . a 9.2. El proceso de encasillamiento . . . . . . . . . . . . . . . . 9.3. Centralizacin en el ncleo operativo . . . . . . . . . . . . o u 9.4. La descentralizacin en la burocracia profesional . . . . . o 9.5. La estructura administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . 9.6. Los roles del administrador profesional . . . . . . . . . . . 9.7. La formulacin de estrategias en la burocracia profesional o 9.8. Condiciones de la burocracia profesional . . . . . . . . . . 9.9. Cuestiones asociadas con la burocracia profesional . . . . 9.9.1. Problemas de coordinacin . . . . . . . . . . . . . o 9.9.2. Problemas de discrecionalidad . . . . . . . . . . . . 9.10. Problemas de innovacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o 64 22 29 37 41 45 46 46 47 48 48 48 49 49 50 50 50 51

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

9.11. Respuestas disfuncionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.11. LA FORMA DIVISIONAL 10.1. LA ESTRUCTURA BASICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.2. La estructura de las divisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.3. Los poderes de las divisiones y del cuartel general . . . . . . . . . 10.4. CONDICIONES DE LA FORMA DIVISIONAL . . . . . . . . . 10.4.1. Diversidad del mercado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.4.2. Sistema tcnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . e 10.4.3. Ambiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.4.4. Edad y tamao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . n 10.4.5. Poder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.5. ETAPAS EN LA TRANSICIN HACIA LA FORMA DIVISIONAL 10.5.1. La forma integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.5.2. La forma de subproducto . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.5.3. La forma de producto relacionado . . . . . . . . . . . . . 10.6. La forma conglomerada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.7. ALGUNAS CUESTIONES ASOCIADAS CON LA FORMA DIVISIONAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.12. LA ADHOCRACIA 11.1. DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA BASICA 11.1.1. Los parmetros de diseo . . . . . . . . . . a n 11.1.2. La Adhocracia Operativa . . . . . . . . . . 11.1.3. La Adhocracia Administrativa . . . . . . . 11.2. El componente administrativo de las adhocracias . 11.3. Formacin de estrategias en la adhocracia . . . . . o 11.4. Los roles de la cumbre estratgica . . . . . . . . . . e 11.5. CONDICIONES DE ADHOCRACIA . . . . . . . . 11.5.1. Ambiente bsico . . . . . . . . . . . . . . . a

51 52 52 53 54 55 55 55 55 55 56 56 56 56 56 56 57 58 58 58 59 59 60 60 61 61 61

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

12.13. MAS ALLA DE CINCO 62 12.1. LAS CINCO CONFIGURACIONES COMO UN SISTEMA . . . 62 12.2. HACIA SEIS... Y MAS ALLA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

65