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Presentaciones grficas
Herramientas para la realizacin de presentaciones multimedia Para impactar a la audiencia Jos Antonio Herrero Publicado en Pc-Actual

Los programas de presentaciones grficas nos ofrecen todo tipo de efectos audiovisuales para conseguir impactar a la audiencia y as lograr que nuestras ideas lleguen al mayor nmero posible de personas. Se ha avanzado mucho en los ltimos aos en cuanto a la realizacin de presentaciones multimedia. Actualmente podemos incluir sin ningn problema dentro de nuestras diapositivas digitales texto, grficos, animaciones, sonido o incluso secuencias de vdeo en tiempo real. Qu duda cabe que si en una conferencia o reunin realizamos una presentacin utilizando alguna de estas herramientas, obtendremos un resultado verdaderamente sorprendente si sabemos sacarle partido a este tipo de productos, que da a da van consiguiendo mayores cotas de xito. Dentro del mercado de herramientas de diseo de presentaciones se pueden encontrar todo tipo de alternativas que van desde Harvard Graphics hasta Microsoft PowerPoint, pasando por Corel Presentations 8 o Lotus Freelance 97. De cada una se pueden mencionar ventajas e inconvenientes, pero lo que s tenemos claro es que cualquiera de ellas ser capaz de hacer que nuestro trabajo brille con luz propia. La posibilidad de que nuestro trabajo pueda ser publicado en Internet o simplemente si tenemos en cuenta que nuestra audiencia puede llegar a componerse de un gran nmero de personas, hace que la importancia de un buen programa de presentaciones grficas sea mayor de la que podramos pensar en principio. En general, este tipo de programas se estructuran de forma que podemos ir creando una a una las lminas o diapositivas que van a integrar nuestra presentacin. Mediante un formato ms o menos estndar, disponemos de una ventana en la que veremos cada una de las lminas que estamos creando, lminas que la mayora de las veces se confeccionan utilizando alguna de las plantillas que ofrece el programa.

Por ello, es fcil deducir que el programa ser mejor cuanto mayor sea el nmero de plantillas y diseos que nos ofrezca. Sin embargo, no siempre el contenido de las plantillas nos servir para ilustrar nuestro trabajo, por lo que tambin habr que tener en cuenta el grado de dificultad que encontraremos en el proceso de creacin, desde cero, de nuestras diapositivas o lminas. Otra caracterstica comn a los programas analizados es el elevado nmero de efectos que disponemos. No podemos olvidar que incluir alguna animacin, sonidos o vdeo en tiempo real es una excelente idea para dar un toque de dinamismo a la presentacin. Adems, y para conseguir llamar la atencin a nuestra audiencia, no est de ms echar mano de la galera de imgenes (cliparts) y saber que cuanto ms amplia sea ms fcil nos ser encontrar aquella que plasme nuestra idea. A continuacin, vamos a analizar los cuatro programas de presentaciones grficas ms representativos del mercado. Microsoft PowerPoint 97 Si hay algo que caracteriza a PowerPoint es que hace mucho tiempo (y muchas versiones) que Microsoft lleva investigando la forma de facilitar la vida al usuario, investigacin que ha dado sus frutos porque PowerPoint es un programa tan sencillo de manejar que hasta un usuario inexperto sacar provecho de su trabajo a las pocas horas de estr trabajando con l. Nada ms comenzar aparece un cuadro de dilogo que nos permite elegir entre una plantilla ya existente, crear un documento nuevo o echar mano del asistente. El asistente para autocontenido muestra un conjunto de detalladas instrucciones que deberemos seguir al pie de la letra. Su forma de trabajar es sencilla: nos pregunta por todas y cada una de las caractersticas que queremos para nuestras diapositivas y, finalmente, nos ensea el resultado final, compuesto por un grupo de diapositivas o lminas sobre las que slo deberemos insertar el texto necesario. Por supuesto, tambin podremos editar y cambiar el formato y contenido de cada lmina si despus del proceso del asistente no hemos quedado satisfechos. Si optamos por empezar por un documento en blanco el proceso se complica, aunque no habr que asustarse porque dispondremos de ayuda en todo momento. Una vez terminado el formateo del documento, se podr grabar para agregarlo a las mltiples plantillas predefinidas con las que cuenta PowerPoint. Microsoft ha dotado a PowerPoint de mltiples efectos especiales para animar nuestra presentacin. Como ejemplo, con un solo click de ratn podremos hacer que la imagen salga de arriba a abajo y por mdulos: primero el ttulo, despus un grfico, la leyenda, etc. Para aquellos que busquen personalizar al mximo su trabajo, PowerPoint ofrece un conjunto de herramientas de dibujo que pueden utilizarse para crear rtulos en 3D, con curvas y efectos especiales.

Pensando en el momento de la presentacin final, se pueden especificar diferentes acciones que ocurrirn durante la visualizacin de cada diapositiva. El ensayo previo del tiempo de visualizacin de cada imagen har que nuestros comentarios vayan en cada momento acompaados de la imagen apropiada, pudiendo incluir dentro de las diapositivas un conjunto de botones para controlar una posible pausa o adelantar o retrasar el proceso por cualquier motivo. Por supuesto, tenemos que decir que al igual que todas las herramientas de Office 97, PowerPoint dispone de corrector ortogrfico, corrector de estilos y autocorreccin.

Corel Presentations 8 Lo primero que hay que aclarar al hablar de Corel Presentations 8 es que se integra dentro de la suite del fabricante canadiense y que no se vende por separado. A la hora de empezar a trabajar lo ms sencillo ser echar mano de alguna de las 28 plantillas disponibles, ya que seguro que entre este elevado nmero encontramos alguna que se adece a nuestras necesidades. En cuanto a animacin y multimedia, Presentations permite incluir un gran nmero de efectos de sonido que acompaarn la entrada de los objetos que formen nuestra diapositiva. Como es habitual en los productos de Corel, cabe destacar todos los recursos externos que nos ofrece para mejorar el aspecto de nuestros trabajos. En este sentido debemos hablar de sus ms de 1.000 tipos de fuentes y de la extensa coleccin de ms de 10.000 imgenes clip-art que posee. Si no nos conformamos con incluir ttulos en 2D, tambin podemos elegir un buen nmero de ellos en tres dimensiones. Adems, gracias al editor de imgenes slo ser cuestin de tiempo y creatividad crear cualquier tipo de objeto. Al igual que PowerPoint, Presentations 8 dispone de opciones de publicacin en Internet. Lo ms importante es que el paso a documento HTML no impide que los internautas puedan disfrutar de todos los efectos especiales (sonido, vdeo, animaciones, etc.) que hayamos incluido en nuestra presentacin. Como caracterstica curiosa, debemos comentar que aquellos usuarios que tengan un PC con procesador Pentium MMX podrn aprovecharse de la tecnologa de aceleracin de transiciones de diapositivas y dibujos.

Harvard Graphics 4

Lo primero que nos llam la atencin cuando nos pusimos a trabajar con Harvard Graphics fue que durante el proceso de instalacin y al final de ste se nos ofreci la posibilidad de ejecutar un excelente tutorial. Durante este curso rpido de inicio se nos mostraron todas las opciones de las que dispone Harvard Graphics: resumen o introduccin, creacin de grficos de texto, creacin de grficos de datos, personalizacin de presentaciones y exposicin de las mismas. Se trata de una introduccin animada, tras la cual contaremos con unos conocimientos bastante amplios de las caractersticas de este producto. Al comenzar a ejecutar la aplicacin tendremos que elegir entre crear una presentacin en blanco, abrir una existente o ejecutar el asistente de presentaciones rpidas. Es en esta ltima opcin donde se nos muestran las plantilla predefinidas con las que cuenta Harvard Graphics. Dentro de la plantilla maestra se especifican todos los parmetros que estamos utilizando en el formateo de nuestras diapositivas; un cambio dentro de esta plantilla afectar a toda la presentacin. En cada momento del diseo de nuestras diapositivas podremos invocar a los consejos del Advisor, dentro del cual se incluye informacin sobre la forma de utilizar cada uno de los tipos de documentos que podemos generar. Gracias al Animation Player ser muy fcil incluir dentro de cualquiera de nuestras diapositivas alguna animacin. En este sentido debemos comentar que nos parece limitado el conjunto de controles que se pueden modificar respecto a las animaciones. Por su parte, Montage Lite nos proporcionar la posibilidad de incluir objetos clip-art dentro de nuestras presentaciones. Harvard Graphics dispone de poco ms de 500 imgenes agrupadas en varios temas, cantidad insuficiente si la comparamos con los otros programas de la compartiva. Adems, aunque se pueden aadir sonidos a nuestras presentaciones, no se incluye ningn fichero de este tipo dentro del paquete. Cuando deseemos modificar elementos incluidos en nuestra presentacin podremos seguir los pasos indicados en los cuadros de dilogo y, al instante, apreciar el efecto que cada modificacin producir en nuestro trabajo sin necesidad de haberla validado. En cuanto a las posibilidades de impresin encontramos las habituales en este tipo de programas: impresora normal (lser, inyeccin), trazador grfico para transparencias o incluso una cmara de diapositivas de 35 milmetros. Lotus Freelance 97 Al igual que sucede con Harvard Graphics, Lotus Freelance tambin cuenta con un tutorial que nos informar de sus caractersticas ms relevantes. Al empezar a trabajar podemos elegir cualquiera de las 30 plantillas predefinidas. Todas ellas estn distribuidas segn categoras y disponen de consejos asociados

de formateo. Cada tipo de presentacin cuenta con parmetros de diseo almacenados y se puede elegir cualquiera de los 120 que ofrece. Para facilitarnos la vida, Freelance nos da la opcin de visualizar previamente los efectos de cada parmetro antes de elegirlo. En la parte inferior de la pantalla se encuentra una barra de controles en la que aparecen un listado de las fuentes de las que disponemos, los elementos de formateo, los estilos y la diapositiva en la que nos encontramos. Existen ms controles situados dentro de la caja de herramientas flotante; desde ella podemos asignar propiedades a las diapositivas o a los objetos, incluyendo animaciones o efectos de transicin. Podemos incluir imgenes clip-art pulsando el correspondiente botn. Como parece lgico, Freelance nos deja echar un vistazo a todas las imgenes que disponemos o incluso realizar nuestros propios dibujos, ya que dispone, dentro de la caja de herramientas, de los elementos apropiados para dibujar. Contiene adems un conjunto de flechas y smbolos de diagrama en 3D, y nos da la posibilidad de personalizar cada uno de los 37 tipos bsicos de diagramas en cuanto a colores y efectos se refiere. Para hacer ms llamativas las presentaciones es posible asignar sonidos u objetos al click del ratn. As, por ejemplo, podremos establecer que durante la visualizacin de una determinada diapositiva se oiga una meloda al pulsar sobre un determinado elemento de la imagen, o que se nos muestre una animacin al pulsar sobre otro objeto. Tambin hay que destacar la posibilidad de crear botones de accin, utilizando para ello los controles bsicos de que dispone o creando los nuestros propios. Por otra parte, mencionar que ya est disponible la versin para OS/2 Warp 4 de Lotus SmartSuite en castellano a un precio recomendado de 64.000 pesetas. Como es lgico, en esta suite para OS/2 tambin se incluye la versin nativa para este sistema operativo de Freelance.

Diez consejos para convencer a la audiencia 1. Se debe distinguir claramente el objetivo y la intencin del mensaje que se va a dar: informacin, persuasin o ambas. 2. Distribuye el contenido de la presentacin en tres partes bien diferenciadas: introduccin, cuerpo y conclusin. 3. Limita el nmero de temas clave a siete o a menos por cada presentacin. Una buena presentacin exige organizacin, brevedad y un uso cuidado de la lengua.

4. Utiliza un lenguaje adecuado con el pblico y emplea sustantivos y verbos que doten de fuerza y dinamismo al texto. Evita la voz pasiva. 5. Expresa una idea en cada elemento utilizando frases cortas en lugar de oraciones compuestas. 6. Es recomendable ser creativo y sustituir palabras por ilustraciones. Una ilustracin despierta el inters y transmite la informacin con mayor rapidez. 7. Utiliza grficos, tablas y diagramas para que los datos puedan ser contrastados fcilmente. 8. En el momento de la presentacin hay que dar la imagen de estar relajado y seguro, aunque se est como un flan. Deberemos vocalizar con claridad y evitar hablar de forma entrecortada. 9. Es muy bueno tener un vaso de agua a mano para utilizarlo en caso de que se nos seque la boca, o simplemente para cuando necesitemos una excusa para pensar en la siguiente idea. 10. Nunca hay que admitir que se est nervioso y disculparse por ello. Si se nos olvida algo, lo mejor es seguir adelante y mencionarlo cuando lo recordemos. Presentaciones en Internet Si lo que vamos a hacer es crear una presentacin para Internet deberemos tener en cuenta que el enfoque que se le debe dar es distinto al de una presentacin convencional. Como diferencia sustancial, diremos que cuando un usuario accede a nuestra presentacin, no existe ninguna persona que le est hablando o que vaya llevando el hilo de la explicacin. Ser nuestra presentacin la que tendr que hacer de pantalla y orador, evitando que el receptor se despiste o que pierda la atencin, por lo que las ideas que expresemos debern estar en cada momento acompaadas de ilustraciones, imgenes o vdeos que mantengan su inters. Para crear presentaciones de este tipo tendremos que asegurarnos de que nuestro software disponga de herramientas para que nuestro trabajo pueda ser publicado en Internet, es decir, tiene que tener salida en HTML.