Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
2011
1 ESPOL
II
TABLA DE CONTENIDO
Como crear tabla de contenido ................................ ................................ ............................... 1 Creando marcadores ................................ ................................ ................................ ............... 1 Indice de contenido ................................ ................................ ................................ ................. 2 Enviar una carta a varios destinatarios ................................ ................................ .................... 3 Origen de datos desde un documento................................ ................................ ................. 3 Configurar el documento principal ................................ ................................ .................. 4 Origen de datos desde Excel y Access (datos predeterminados)................................ ......... 6 Conectar el documento a un origen de datos. ................................ ................................ 6 Elegir un archivo de datos................................ ................................ ................................ 6 Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook........................... 6 Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel................................ ..................... 9 Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento ................................ ................................ ................................ ............ 10 Qu ocurre al realizar la combinacin................................ ................................ ............ 12 Trabajar con campos: ejemplos ................................ ................................ ..................... 13 Escribir el contenido y agregar campos................................ ................................ .......... 15 Secciones y sus utilidades ................................ ................................ ................................ ...... 21 Insertando diferentes objetos ................................ ................................ ............................... 22 IMAGEN ................................ ................................ ................................ ............................. 22 IMAGEN PREDISEADA ................................ ................................ ................................ ..... 22 Ecuacin ................................ ................................ ................................ ............................ 23 Smbolos ................................ ................................ ................................ ............................ 23 Formato de las imgenes u Objetos................................ ................................ ................... 24
III
TABLA DE ILUSTRACIONES
VENTANA 1 .................................................................................................... 1 VENTANA 2 .................................................................................................... 2 VENTANA 3 .................................................................................................... 2 VENTANA 4 .................................................................................................... 4 VENTANA 5 .................................................................................................... 4 VENTANA 6 .................................................................................................... 6 VENTANA 7 .................................................................................................. 11 VENTANA 8 .................................................................................................. 12 VENTANA 9 .................................................................................................. 12
14 VENTANA 11 ................................................................................................ 14 VENTANA 12 ................................................................................................ 15 VENTANA 13 ................................................................................................ 16 VENTANA 14 ................................................................................................ 21 VENTANA 15 ................................................................................................ 22 VENTANA 16 ................................................................................................ 22 VENTANA 17 ................................................................................................ 23 VENTANA 18 ................................................................................................ 23 VENTANA 19 ................................................................................................ 24
VENTANA 10 ................................................................................................
PRIMERA PARTE
ventana 1
Creando marcadores
Hacemos clic en ficha INSERTAR y otro clic en MARCADOR del grupo vnculos. Aqu escribimos la palabra que identifica a nuestro marcador y damos un clic en AGREGAR. El uso de esta herramienta es para encontrar rpidamente una palabra en un extenso documento. Con
PRIMERA PARTE
ventana 2
Indice de contenido
Seleccionamos el ttulo del prrafo, despus nos ubicamos en la ficha REFERENCIAS/grupo INDICE/MARCAR ENTRADA. Nuestra frase o palabra estar marcada. Seguido de REFERENCIAS/grupo INDICE/INSERTAR INDICE, elegimos el formato que nos agrade y aceptamos con un clic.
ventana 3
SEGUNDA PARTE
1.
Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los grficos que son iguales para cada versin del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
2.
Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la informacin que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
3.
Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias slo para determinados elementos de archivo de l datos, puede elegir qu elementos (registros) incluir.
4.
Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el archivo de datos.
5.
Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
SEGUNDA PARTE
ventana 4
ventana 5
SEGUNDA PARTE
sobre del cuadro de dilogo Opciones de sobre. Un conjunto de etiquetas de direccin Cada etiqueta muestra el nombre y la
direccin de una persona, pero el nombre y la direccin de cada etiqueta son nicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas.
SEGUNDA PARTE
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados. 3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
ventana 6
de Outlook.
Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista
SEGUNDA PARTE
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar
Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila nica, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orgenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de clculo.) o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): mtodo estndar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.). Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.
Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y las dems filas deben contener datos.
Libretas de direcciones electrnicas: Libreta de direcciones de Microsoft Outlook Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0 Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificacin de interfaz de Microsoft que permite a diferentes aplicaciones de envo de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo electrnico, el correo de voz y el fax) trabajar con un nico cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook.
SEGUNDA PARTE
Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los registros que desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado (origen del encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un documento principal de combinacin de correspondencia.) como origen de datos.
Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos: categora de informacin que corresponde a una columna de informacin en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CdigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de tabulacin o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de informacin relacionada que corresponde a una fila de informacin en el origen de datos. Toda la informacin referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por marcas de prrafo. Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel
6. Haga clic en el botn de Microsoft Office en Opciones de Word. 7. Haga clic en Avanzadas.
Iniciar
haga
Combinar
clic en
correspondencia Seleccionar
de
la
ficha y, a
Correspondencia,
destinatarios
continuacin, haga clic en Usar lista existente. 11. Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar
SEGUNDA PARTE
NOTA
datos, puede desactivar la opcin Confirmar conversiones al abrir despus de haber establecido la conexin con la hoja de clculo. Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
NOTA
Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de
forma independiente), tambin puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).
SEGUNDA PARTE
Iniciar
haga
Combinar
clic en
correspondencia Seleccionar
de
la
ficha y, a
Correspondencia,
destinatarios
continuacin, haga clic en Usar lista existente. 6. Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar
NOTA
datos, puede desactivar la opcin Confirmar conversiones al abrir despus de haber establecido la conexin con la hoja de clculo. Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
NOTA
Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de
forma independiente), tambin puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo.
10
SEGUNDA PARTE
Los marcadores de posicin, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinacin de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.
ventana 7
Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posicin para estas categoras. Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al realizar una combinacin de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.
Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicacin aparezca una determinada categora de informacin, como un campo o una direccin.
11
SEGUNDA PARTE
ventana 8
NOTA
principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinacin ( ). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.
ventana 9
12
SEGUNDA PARTE
13
SEGUNDA PARTE
El campo Lnea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesa elegido.
ventana 10
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podr seleccionar un formato de nombre formal en la direccin (Sr. Javier Garca Saavedra), mientras que, en el saludo, podr optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".
ventana 11
14
SEGUNDA PARTE
Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo coincidir automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los dems elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesa, Identificador
ventana 12
15
SEGUNDA PARTE
ventana 13
3. Siga uno de estos procedimientos: Bloque de direcciones con nombre, direccin y otra informacin 1. Haga clic en Bloque de direcciones. 2. En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de direccin que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Lnea de saludo 4. Haga clic en Lnea de saludo. 5. Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuacin. 6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el nombre de una compaa. 7. Haga clic en Aceptar.
16
SEGUNDA PARTE
8. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Campos individuales 9. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga clic en Insertar campo de combinacin. 10. En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, siga uno de estos procedimientos:
Para seleccionar campos de direccin que se correspondan automticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de
direccin.
Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee. 12. Haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar. 13. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la informacin necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Campos personalizados de los contactos de Outlook 14. En los Contactos de Outlook, dentro del men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, haga clic en Lista de telfonos. 15. Haga clic con el botn secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos.
17
SEGUNDA PARTE
NOTA
actual.
23. Si ha configurado la vista Lista de telfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la combinacin de correspondencia, haga clic en
Slo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estn disponibles en la
combinacin. 24. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinacin de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en
18
SEGUNDA PARTE
Sobres Configurar sobres para un envo masivo de correo. Catlogo Crear un nico documento que contenga un catlogo o una lista
de direcciones.
correspondencia de Outlook.
27. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha
19
SEGUNDA PARTE
flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacin y, a continuacin, en los campos que desee agregar al documento.
NOTAS
No se puede escribir los caracteres de los campos de combinacin ( ) manualmente ni utilizar el comando Smbolo del men Insertar, sino que se debe utilizar la caracterstica de combinacin de correspondencia. Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra cdigos de campo en lugar de los resultados de los campos. Esto no afecta a la combinacin, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botn secundario del mouse en el cdigo de campo y, a continuacin, haga clic en Activar o desactivar cdigos de campo en el men contextual.
20
TERCERA PARTE
Se crean asi: ficha DISEO DE PGINA/ grupo CONFIGURAR PGINA/ icono Saltos/ SALTOS DE SECCIN/ PGINA SIGUIENTE.
ventana 14
21
CUARTA PARTE
ventana 15
IMAGEN PREDISEADA
El procedimiento es asi: FICHA INSERTAR/ grupo ILUSTRACIONES/ opcin IMAGEN PREDISEADA, luego seleccionamos del banco de imgenes de nuestro computador.
ventana 16
22
CUARTA PARTE
Ecuacin
Hacemos clic en ficha INSERTAR/grupo SMBOLOS/ECUACIN. Elegimos una de las ya establecidas o sino la opcin INSERTAR NUEVA ECUACIN.
ventana 17
Smbolos
Hacemos clic en ficha INSERTAR/grupo SMBOLOS/ SMBOLOS. Elegimos uno o la opcin MS SMBOLOS.
ventana 18
23
CUARTA PARTE
ventana 19
24
INDICE
A
Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento , 14
C
Conectar el documento a un origen de datos. . ORIGEN DE DATOS EXCEL Y ACCESS
O
Origen de datos desde Excel y Access (datos predeterminados) , 9
S
Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel . ORIGEN DE DATOS EXCEL Y ACCESS, ORIGEN DE DATOS EXCEL
Y ACCESS
Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook. ORIGEN DE DATOS EXCEL Y ACCESS
Pgina A