LIBRO Tecnico en Microsoft, Office, Word, Excel y Powerpoint

TECNICO EN MICROSOFT
OFFICE, WORD, EXCEL Y

POWERPOINT
MANUAL DE ESTUDIO PARA EDUCACURSOS

ÍNDICE
Pág.
Módulo A. PROCESADOR DE TEXTOS. WORD............................................................13
Unidad 0. Introducción. ............................................................................................................15
1. Introducción. ....................................................................................................................15
2. Acceso a Word. ................................................................................................................15
3. Entorno de trabajo de Word............................................................................................16
4. La cinta de opciones........................................................................................................17
5. El menú Archivo. .............................................................................................................18
5.1. ¿Qué es SkyDrive?.................................................................................................... 21
5.2. ¿Cómo entrar en SkyDrive? .................................................................................... 22
Unidad 1. Crear documentos. ...................................................................................................29
1.1. Abrir un documento nuevo...........................................................................................29

1.2. Abrir un documento guardado. ....................................................................................30
1.3. Seleccionar texto............................................................................................................31
1.4. Vista previa de impresión. ............................................................................................32
1.5. Insertar salto de página. ................................................................................................33
1.6. Cuadros de diálogo. ......................................................................................................34
1.6.1. Fichas y pestañas. ................................................................................................. 34
1.6.2. Botones de orden. ................................................................................................ 35
1.6.3. Cuadros de texto................................................................................................... 35
1.6.4. Listas desplegables................................................................................................ 35
1.6.5. Botones de opción. .............................................................................................. 35
1.6.6. Casillas de verificación. ........................................................................................ 36
1.7. Los menús contextuales. ...............................................................................................36
1.8. Guardar un documento. ................................................................................................37
1.9. Trabajar con varios documentos...................................................................................39
1.9.1. Nueva ventana. ..................................................................................................... 42
1.9.2. Dividir. ................................................................................................................... 42
1.10. Cerrar el documento....................................................................................................43
1.11. Ayuda Word. ................................................................................................................43
1.12. Imprimir........................................................................................................................45
Unidad 2. Formato de documentos. .........................................................................................47
1. Introducción. ....................................................................................................................47
1.1. Pestaña de inicio...................................................................................................... 47
1.2. Pestaña de insertar. .................................................................................................. 48
1.3. Pestaña de diseño. ................................................................................................... 48
1.4. Pestaña de diseño de página. ................................................................................. 48
2. Tipo y tamaño de letra. ...................................................................................................49

2.1. Negrita, cursiva y subrayado. .................................................................................. 51
2.2. Alineación. ............................................................................................................... 53
2.3. Numeración y viñetas.............................................................................................. 56
2.4. Bordes y sombreado. .............................................................................................. 58
2.5. Color de texto y fondo de caracteres. .................................................................... 64
2.6. Fondo de página...................................................................................................... 65
2.6.1. Fondo de marca de agua..................................................................................66
2.7. Interlineado y espacio entre párrafos. .................................................................... 67
2.8. Cambiar a mayúsculas o minúsculas. ..................................................................... 69
2.9. Creación de columnas periodísticas. ...................................................................... 70
2.9.1. Los saltos de columna.......................................................................................71
2.10. Mover un bloque de texto. ................................................................................... 73
2.11. Desplazarse por el documento. ............................................................................ 74
2.11.1. Teclas...............................................................................................................74
2.11.2. Barras de desplazamiento. ..............................................................................75
2.11.3. Panel de navegación.......................................................................................75
2.11.4. Ir a....................................................................................................................76
2.12. Insertar un documento. ......................................................................................... 77
Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas. .............................................................................79
1. Introducción. ....................................................................................................................79
2. Cortar, copiar y pegar. .....................................................................................................79

2.1. Cortar........................................................................................................................ 80
2.2. Copiar ....................................................................................................................... 80
2.3. Pegar......................................................................................................................... 80
3. Deshacer y rehacer. ..........................................................................................................82

3.1. Hipervínculos........................................................................................................... 83
3.1.1. Hipervínculo a otra parte del documento. Marcadores..................................86
3.2. Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles.......................................................... 88
Unidad 4. Mejorar el documento. .............................................................................................89
4.1. Estilos. ............................................................................................................................89

4.1.1. Crear un nuevo estilo a partir del formato...........................................................91
4.2. Índices. ...........................................................................................................................94
4.3. Añadir contraseña a un documento. ............................................................................96
4.4. Sangrías. Utilización de la regla. ...................................................................................98
4.5. Corrector ortográfico. ..................................................................................................102
4.5.1. Revisión ortográfica y gramatical automática......................................................103
4.5.2. Revisión ortográfica y gramatical manual..........................................................104
4.6. Sinónimos.....................................................................................................................105
4.7. Buscar y reemplazar. ...................................................................................................107
4.8. Configurar página. .......................................................................................................109
4.9. Sobres y etiquetas........................................................................................................112
4.9.1. Sobres...................................................................................................................112
4.9.2. Etiquetas...............................................................................................................114
4.10. Combinar correspondencia. ......................................................................................116
4.10.1. Modificar los registros........................................................................................125
4.10.2. Escribir una carta a varias personas sin utilizar el asistente............................126
Unidad 5. Inserción. ................................................................................................................128
5.1. Introducción.................................................................................................................128
5.2. Insertar símbolos especiales. ......................................................................................128
5.3. Encabezado y pie de página.......................................................................................130
5.3.1. Encabezado. ........................................................................................................ 130
5.3.2. Pie de página. ..................................................................................................... 131
5.4. Insertar numeración de página. ..................................................................................132
5.5. Insertar y sobrescribir. .................................................................................................135
Unidad 6. Tablas. .....................................................................................................................137
6.1. Insertar tablas...............................................................................................................137

6.2. Formato de tabla..........................................................................................................139
6.2.1. Seleccionar tablas: .............................................................................................. 139
6.2.1.1. Seleccionar una tabla...................................................................................139
6.2.1.2. Seleccionar una columna.............................................................................140
6.2.1.3. Seleccionar una fila......................................................................................140
6.2.1.4. Seleccionar una celda..................................................................................140
6.2.1.5. Insertar celda................................................................................................140
6.2.1.6. Insertar filas o columnas..............................................................................141
6.2.1.7. Eliminar celdas..............................................................................................141
6.2.1.8. Mover filas y columnas.................................................................................141
6.2.1.9. Autoajustar al contenido...............................................................................141
6.2.1.10. Ordenar alfabéticamente............................................................................142
6.3. Ancho y alto de tabla. .................................................................................................144
6.3.1. Cambiar el ancho y alto de filas y columnas......................................................146
6.4. Unir y dividir celdas. ...................................................................................................148
6.5. Bordes y sombreados en tablas. .................................................................................149
6.6. Estilos de tablas. ..........................................................................................................152
6.7. Mover tablas. ................................................................................................................153
6.8. Convertir texto en tabla y viceversa. ..........................................................................154
6.8.1. Convertir texto en tabla...................................................................................... 154
6.8.2. Convertir una tabla en texto. ............................................................................. 154
Unidad 7. Gráficos...................................................................................................................157
7.1. Introducción.................................................................................................................157
7.2. Herramientas gráficas. .................................................................................................157
7.2.1. Formas. ................................................................................................................ 158
7.3. Insertar imágenes.........................................................................................................162
7.3.1. Insertar Imágenes.................................................................................................162
7.3.2. Insertar imágenes desde medios de almacenamiento externos como cámaras
fotográficas o escáner. .................................................................................................. 163
7.3.3. Insertar imagen desde Internet. ......................................................................... 164
7.4. Captura de imágenes de la pantalla. ..........................................................................165
7.5. WordArt. .......................................................................................................................166
7.6. Modificar gráficos. .......................................................................................................171
7.7. Líneas y flechas............................................................................................................172
7.8. Cuadrados y círculos. ..................................................................................................175
7.9. Efectos de relleno. .......................................................................................................175
7.10. Tres dimensiones. ......................................................................................................178
7.11. Trabajar con imágenes. .............................................................................................181
Módulo B. PRESENTACIONES. POWERPOINT. ......................................................... 185
Unidad 8. Creación de presentaciones y powerpoint. ..........................................................186
8. Creación de presentaciones y diapositivas. ..................................................................186

8.1. Entorno de trabajo de Powerpoint. ...................................................................... 186
8.2. Vistas de una presentación. .................................................................................. 188
8.3. Crear una presentación. ........................................................................................ 194
8.4. Añadir textos a las diapositivas............................................................................. 197
8.5. Tipos de diseño de diapositivas. .......................................................................... 198
8.6. Añadir diapositiva. ................................................................................................. 201
8.7. Eliminar diapositiva. .............................................................................................. 202
8.8. Mover diapositiva................................................................................................... 203
8.9. Añadir un cuadro de texto. ................................................................................... 205
8.10. Cambiar el formato de texto. .............................................................................. 206
8.11. Añadir fondos de color a las diapositivas. ......................................................... 208
8.12. Insertar imágenes................................................................................................. 214
8.12.1. Insertar una imagen desde el diseño de diapositiva..................................214
8.12.2. Insertar una imagen desde Internet.............................................................215
8.12.3. Insertar una imagen desde un archivo........................................................217
8.13. Plantillas. .............................................................................................................. 218
8.14. Presentación en pantalla. .................................................................................... 220
8.15. Duplicar diapositiva............................................................................................. 220
Unidad 9. Efectos de transición y animación.........................................................................222
9.1. Avance de diapositivas: efectos de transición............................................................222

9.2. Animación de objetos..................................................................................................225
9.3. Animación avanzada e intervalos. ..............................................................................227
9.4. Configuración de la presentación. ..............................................................................231
9.5. Plantillas. ......................................................................................................................233
9.6. Proteger las presentaciones.........................................................................................235
9.7. Presentaciones interactivas..........................................................................................236
9.8. Presentaciones con gráficos y organigramas. ............................................................241
Módulo C. HOJA DE CALCULO. EXCEL ..................................................................... 249
Introducción.............................................................................................................................250
Unidad 10. Operaciones con archivos. ..................................................................................251
10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente.......................................................................251

10.2. Guardar un libro de trabajo. .....................................................................................252
10.3. Cerrar un libro de trabajo. ........................................................................................254
10.4. Empezar un libro nuevo de trabajo. .........................................................................254
10.5. Botones del cuadro de diálogo “Guardar”. ..............................................................255
10.6. Crear automáticamente copias de seguridad. ..........................................................257
10.7. Proteger libros de trabajo. .........................................................................................258
10.8. Cerrar todos los libros abiertos. ................................................................................262
Unidad 11. Crear una hoja de cálculo. ...................................................................................263
11.1. Entorno de trabajo. ....................................................................................................263

11.2. Hojas y celdas. ...........................................................................................................264
11.3. Inserción de texto y números. ..................................................................................267
11.4. Modificar, eliminar y mover los contenidos de las celdas.......................................270
11.5. Rangos. .......................................................................................................................273
11.6. Insertar filas y columnas. ..........................................................................................276
11.7. Rellenar celdas automáticamente..............................................................................277
11.8. Dar nombre a las hojas. ............................................................................................280
11.9. Insertar celdas en una hoja. ......................................................................................281
11.10. Insertar hojas en un libro. .......................................................................................282
11.11. Eliminar filas y columnas de una hoja. ..................................................................282
11.12. Eliminar hojas de un libro. ......................................................................................282
11.13. Mover una hoja de cálculo. .....................................................................................283
11.14. Copiar una hoja de cálculo. ....................................................................................284
Unidad 12. Formato. ................................................................................................................285
12.1. Formato de texto. ......................................................................................................285

12.2. Formatos numéricos. .................................................................................................287
12.3. Ancho de columna. ...................................................................................................291
12.4. Altura de filas. ............................................................................................................291
12.5. Alineación. .................................................................................................................292
12.6. Fondos de las celdas. ................................................................................................294
12.7. Unir y separar varias celdas. .....................................................................................295
12.8. Líneas y bordes. .........................................................................................................295
12.9. Formato automático...................................................................................................299
12.10. Vista preliminar. .......................................................................................................303
Unidad 13. Datos. ....................................................................................................................306
13.1. Ordenar datos. ...........................................................................................................306

13.2. Filtrar datos. ...............................................................................................................307
13.3. Subtotales. ..................................................................................................................311
13.4. Formato condicional..................................................................................................314
13.5. Validación de datos. ..................................................................................................317
13.6. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word. ......................................321
13.7. Imprimir......................................................................................................................322
Unidad 14. Funciones..............................................................................................................330
14.1. Funciones. ..................................................................................................................330

14.1.1. Suma. ................................................................................................................. 332
14.1.2. Máximo (MAX).................................................................................................. 332
14.1.3. Mínimo (MIN). .................................................................................................. 333
14.1.4. Moda.................................................................................................................. 334
14.1.5. Promedio. .......................................................................................................... 335
14.1.6. Potencia. ............................................................................................................ 335
14.1.7. Producto. ........................................................................................................... 336
14.1.8. Raíz. ................................................................................................................... 337
14.1.9. Operador de textos (unir textos de celdas). ................................................... 337
14.1.10. Tanto por ciento.............................................................................................. 338
14.1.11. Hoy. ................................................................................................................. 339
14.1.12. Ahora. .............................................................................................................. 339
14.1.13. Año. ................................................................................................................. 339
14.1.14. Aleatorio. ......................................................................................................... 340
14.1.15. SI ...................................................................................................................... 340
14.2. Insertar función con el asistente de funciones. .......................................................342
14.3. Autosuma. ..................................................................................................................348
14.4. Autocopiado de fórmulas. .........................................................................................350
14.5. Referencias absolutas y relativas. ..............................................................................351
Unidad 15. Gráficos e imágenes. ............................................................................................354
15.1. Gráficos. .....................................................................................................................354

15.2. Modificar un gráfico. .................................................................................................361
15.3. Insertar imágenes. WordArt.......................................................................................377
15.4. Insertar fondo a la hoja de cálculo. ..........................................................................379
Módulo D. BASES DE DATOS - ACCESS ..................................................................... 381
Introducción.............................................................................................................................382
Unidad 16. Tablas. ...................................................................................................................387
16.1. Crear una tabla utilizando el asistente......................................................................387

16.2. Cambiar el nombre de un campo.............................................................................394
16.3. Ancho de columna. ...................................................................................................395
16.4. Agregar campos. ........................................................................................................398
16.5. Eliminar campos y registros. .....................................................................................399
16.6. Clave principal. ..........................................................................................................402
16.7. Ordenar datos. ...........................................................................................................403
16.8. Alto de fila..................................................................................................................405
16.9. Filtrar datos. ...............................................................................................................406
16.10. Ocultar campo. ........................................................................................................409
16.11. Buscar datos. ............................................................................................................411
16.12. Introducción a las bases de datos relacionales. .....................................................412
Unidad 17. Consultas...............................................................................................................414
17.1. Introducción a las consultas......................................................................................414

17.2. Crear una consulta utilizando el asistente................................................................415
17.3. Crear una consulta en una base de datos que contiene más de una tabla............418
17.4. Establecer un criterio a la consulta...........................................................................420
17.5. Consultas de tipo resumen........................................................................................422
17.6. Guardar una consulta con otro nombre...................................................................425
17.7. Consulta en vista de diseño. .....................................................................................427
Unidad 18. Formularios. ..........................................................................................................430
18.1. Introducción a los formularios..................................................................................430

18.2. Crear formularios utilizando el asistente. .................................................................431
18.3. Borrar formularios. ....................................................................................................435
18.4. Propiedades de los documentos...............................................................................436
Unidad 19. Informes. ...............................................................................................................438
19.1. Introducción a los Informes. .....................................................................................438

19.2. Crear informes utilizando el asistente. .....................................................................439
19.3. Crear etiquetas con el asistente. ...............................................................................445
19.4. Informe con valores de resumen. .............................................................................449
19.5. Informe de una consulta. ..........................................................................................453
19.6. Vista preliminar. .........................................................................................................456
Módulo A. PROCESADOR
DE TEXTOS. WORD
Unidad 0. Introducción.
Unidad 1. Crear un documento.
Unidad 2. Formato de documentos.
Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas.
Unidad 4. Mejorar el documento.
Unidad 5. Inserción.
Unidad 6. Tablas.
Unidad 7. Gráficos.
Unidad 0. Introducción.
1. Introducción.
WORD es un procesador de textos que sirve para crear, dar formato e imprimir documentos
nuevos así como para modificar otros ya existentes.
Las posibilidades de trabajo con este programa son enormes y con él se pueden realizar una
gran variedad de tareas que van desde escribir correctamente una carta o un documento sencillo
hasta crear Blogs y páginas Web, trabajar con gráficos, intercambiar información con otros
programas de Office o guardar documentos en “La Nube” (SkyDrive) para trabajar con ellos en
otros equipos sin necesidad de llevarlos consigo.
No obstante, este es un curso de iniciación y por lo tanto tiene como objetivo el conocimiento
y uso de las funcionalidades básicas del programa.
Antes de comenzar a crear documentos vamos a ver algunos elementos que nos ayudarán a
comprender el entorno de trabajo de Word. Estos elementos son los siguientes: 15
- Acceso a Word.
- Cinta de Opciones.
- Barra de formato rápido.
- Vista Previa.
- Zoom.
- Ayuda.
2. Acceso a Word.
Word se encuentra dentro de la carpeta Microsoft Office y se abre desde el botón Inicio que
aparece en la parte inferior izquierda del escritorio .
Al pinchar en el botón se despliega un menú como éste; si colocas el cursor sobre “Todos los
programas” se abrirá otra lista con todos los que tienes instalados en tu equipo. Entre ellos
verás Microsoft Office 2013.
Haces clic sobre él y se abrirá una lista con todos los programas de Office que hayas instalado.
16
Pulsas en Word 2013 y aparecerá la ventana de Word.
3. Entorno de trabajo de Word.

Al abrir Word nos encontramos con una ventana parecida a la siguiente ya que el usuario
puede configurarla para que se vean unos elementos u otros. En la imagen señalamos los más
importantes:
Módulo A. U0. Introducción
Pestañas de la cinta
de operaciones
Menú archivo Barra de Barra de título

herramientas de
acceso rápido
Barra de
desplazamiento
Área de trabajo o ventana

del documento
Barra de estado Vista de documento Zoom
4. La cinta de opciones. 17
El entorno gráfico y visual de Word al igual que el resto de programas de Office, se muestra
esencialmente a través de la cinta de opciones. Está formado por diferentes secciones o grupos
desde los cuales se pueden ejecutar todos los comandos de Word. Posicionando el cursor sobre
los botones que forman cada sección tendremos acceso rápido a la tarea que queramos realizar.
Cada fragmento es accesible a través de la ficha o pestaña que agrupa el conjunto de secciones
relacionadas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista.
Posicionando la flecha del ratón sobre los botones nos mostrará la función que cumplen.
Además, alguna de las secciones permite la ampliación de opciones desplegando una lista a la
que tendremos acceso pinchando en el botón situado en la parte inferior derecha de la sección:
Secciones o
grupos
Fichas o pestañas
La cinta de opciones puede ocultarse pulsando en el botón situado en el ángulo inferior derecho:
.
5. El menú Archivo.
El menú Archivo se encuentra en la parte izquierda de la cinta de opciones con un color
diferente al resto de fichas . El menú Archivo de la versión que
guía este manual, la 2013, contiene los comandos básicos Información, Nuevo, Abrir, Guardar y
Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones de Word.
- “Información”. Seleccionando esta opción se abre un cuadro de diálogo con la informa-
ción del documento que tenemos abierto y 4 botones:
t Convertir el documento.
t Protegerlo.
t Comprobar si hay problemas de accesibilidad o compatibilidad.
t Administrar las diferentes versiones del mismo.
18
El botón “Convertir” nos permite crear un documento en Word compatible con las versiones
2010, 2007, 2003, 2002. Al hacerlo damos la posibilidad a otros usuarios con quien compartimos
la información que puedan abrir nuestro documento aunque no tenga habilitadas todas las
opciones que permite Word 2013.
El botón “Proteger” nos permite restringir su utilización, cifrar con contraseña o agregar una
firma digital.
El botón “Comprobar si hay problemas” nos permite comprobar la información personal, las
propiedades del documento o las características de compatibilidad con versiones anteriores
2010, 2007, 2003, 2002. Al hacerlo damos la posibilidad a otros usuarios con quien compartimos
la información que puedan abrir nuestro documento aunque no tenga habilitadas todas las 19
opciones que permite Word 2013.
El botón “Administrar versiones” recupera documentos sin guardar.

- Nuevo. Nos ofrece una serie de plantillas de varios tipos: Cartas, calendarios, currículums,
etiquetas, etc.
- Abrir. Utilizaremos esta opción para abrir documentos o imágenes que tenemos guardados
en las unidades de nuestro equipo o depositados en SkyDrive “La Nube”.
Al seleccionar “Abrir” desde el menú Archivo se nos mostrarán varias posibilidades de

apertura de documentos según el lugar donde los tengamos guardados:
t Últimos documentos guardados en cualquier ubicación (Documentos recientes).
t Documentos guardados en SkyDrive “La Nube”.
20 t Documentos guardados en otras unidades del equipo (Para acceder a documen-
tos guardados en nuestro disco debemos pinchar en Abrir > Equipo > Examinar y
seleccionamos la carpeta que contiene el documento).
Al abrir un documento guardado, nos aparece un marcador automático que nos permite
continuar en la página donde lo dejamos antes de guardarlo:
También nos permite la opción de visualizarlo para una lectura más cómoda que la utilizada
para escritura y que aparece como Diseño de impresión:
Para activar la opción “Modo de lectura” debemos ir a Vista > Vistas > Modo de lectura y
el documento tomará esta forma posibilitando la navegación por el documento a través de los
botones “avance” y “retroceso”:
21
Para volver a Diseño de impresión iremos a Vista > Editar documento. En el menú desplegable
que aparece tenemos otras opciones para configurar la vista del documento:
- Panel de navegación.
- Mostrar comentarios.
- Ancho de columna: Para ver en dos, tres o una sola columna.
- Color de página: Ninguno, sepia o inverso.
- Diseño: De columna o de página.
5.1. ¿Qué es SkyDrive?
Es un servicio gratuito de Microsoft por el que se permite “subir” archivos a un servidor remoto
y acceder a ellos desde cualquier lugar de forma similar al correo web. Se puede acceder desde
un PC fijo, un laptop, un tablet PC, un iPad o un móvil Smartphone.
Para utilizar este servicio es necesario estar conectado a Internet.
– Características:
7 GB de espacio online gratis (pueden solicitarse 25 Gb). En ellos se pueden
almacenar documentos, fotos, canciones, vídeos, etc. Es un modo de liberar espacio
en tu PC o de crear una copia de seguridad de tus archivos.
Acceso desde cualquier sitio. SkyDrive es como tener un disco duro online.
Seguridad. SkyDrive permite ver, cambiar o compartir sus contenidos estés donde
estés. Con todo lo relativo que significa “seguridad” en Internet.
5.2. ¿Cómo entrar en SkyDrive?
Para poder usar SkyDrive necesitas una cuenta de Hotmail o crear una Windows Live ID. Es
gratuita. Una vez tengas creada la cuenta sigue estos pasos: Podrás “subir” (copiar) archivos de
tu disco, crear nuevos, editar “online” documentos, compartirlos y comunicarte con tus amigos.
Si te encuentras en otra ubicación y quieres entrar en SkyDrive, abres un navegador e introduces
esta dirección: www.skydrive.live.com
– Subir documentos.
Actividad guiada 01:

Subir un documento a «La nube».
1. Abre tu navegador y escribe la dirección: http://skydrive.live.com/?mkt=es-es o haz

22 doble clic en este enlace si tienes conexión a Internet.
2. Introduce a la derecha los datos de tu cuenta de Hotmail (e-mail y contraseña). Pulsa
el botón “Iniciar sesión”.
3. Haz clic en “Cargar” para “subir” un documento desde tu disco duro. Te saldrá un
mensaje de error si ocupa más de 300 MB. Sólo puedes transferir archivos más grandes
mediante la aplicación de Escritorio de SkyDrive. Cuando termine la copia cierra la
ventana que te indica su progreso.
4. Haz doble clic en él para abrirlo. Para modificarlo pincha en “Modificar”.
5. Cerrar documento sin salir de SkyDrive: pincha en X.
6. Cerrar sesión: pincha en “cerrar sesión” .
Al registrarte, tu nombre y apellidos aparecerán siempre en la barra de título de
todos los programas de Office así como el icono o fotografía de tu perfil:
Al pinchar en el nombre o en la foto aparecerá tu dirección de correo, la

configuración de la cuenta y de tu perfil:
– Crear carpetas en SkyDrive.
Hay varias carpetas por defecto (Documentos, Imágenes, Música, etc.). Para crear
otras personalizadas haz clic arriba en el botón Crear y elige dentro Carpeta.
Dale un nombre y pulsa Intro en tu teclado.
Fíjate en la parte de abajo a la izquierda de la pantalla principal. Allí se indica el
espacio libre que va quedándote de los 7 GB iniciales. Compra si quieres espacio
adicional mediante el enlace Administrar almacenamiento que está debajo.
23
– Opciones de archivos.
Dentro de SkyDrive haz clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo. Aparecerás las
siguientes opciones:
Abrir o Abrir en.... Ver el archivo con un programa del PC o una aplicación
Web.
Descargar. Con las opciones de abrir el archivo o guardarlo en tu PC.
Compartir. Para enviarlo por e-mail, publicarlo en tu red social/blog favorito, o
crear un enlace que permita a cualquiera descargarlo con un simple navegador
de Internet.
Cambiar nombre. Escribe el nuevo nombre y pulsa la tecla Intro.
Eliminar. No te pide confirmación. Si borras lo que no debes, restáuralo
mediante el enlace a la Papelera de reciclaje (está bajo la información del
espacio disponible en SkyDrive).
Mover a. Pincha en la carpeta de destino y pulsa el botón Mover. El archivo
seleccionado se moverá a ella.
Copiar en. Haz clic en la carpeta donde quieres copiar el archivo y
pulsa Copiar.
Puedes mover, renombrar o borrar carpetas de SkyDrive del mismo modo. También puedes
enviar mensajes o iniciar una conversación con tus amigos de Facebook o Google pinchando
en el icono .
– Crear archivos en SkyDrive.
No sólo te permite almacenar en él archivos de tu PC. También puedes crear otros

24
directamente online.
SkyDrive incluye unas versiones «en la nube» de varios programas de Office. Para crear un
documento con cualquiera de ellos:
Haz clic arriba en el botón Crear. Elige dentro Word, Excel, PowerPoint o
OneNote.
Escribe el nombre que quieres darle al archivo. Pulsa Crear.
Usa el programa web como harías en una versión de Office instalada en tu PC.
Puedes guardar el documento cuando quieras haciendo clic en el botón Guardar,
arriba a la izquierda. Sólo es necesario en Word. Los otros programas guardan el
documento de forma automática.
Cuando termines pincha en el aspa (X) de arriba a la derecha para cerrar el programa
de Office. TEN CUIDADO de no hacerlo en cerrar sesión, que está justo encima.
Con ello cerrarías SkyDrive.
Para guardar en tu PC archivos que hayas creado en SkyDrive, haz clic en ellos
con el botón derecho y elige Descargar.
– Editar online documentos de Office.
Puedes editar documentos de Word, Excel, PowerPoint o OneNote. Estos pasos sirven para los
que hayas copiado de tu PC o creado en el propio SkyDrive.
Haz clic encima del archivo con el botón derecho y elige Abrir en [nombre de
programa] Web App (por ejemplo «Abrir en Word Web App”).
Verás el archivo. Pincha arriba en Editar en el explorador. Se abre el programa web

de Office que corresponda. Úsalo como he explicado antes para cambiar lo que
quieras y guardar otra vez el documento.
SkyDrive almacena una copia de las distintas versiones que guardas de un mismo
documento. Es algo pensado sobre todo para cuando personas distintas colaboran
en su elaboración. 25
Para ver las diferentes versiones de un archivo:
Haz clic encima con el botón derecho y selecciona Historial de versiones.

Se abre la versión más reciente o actual. Puedes acceder a las otras pinchando en los
enlaces bajo Versiones anteriores (a la izquierda). Y editar y cambiar el documento
actual o los antiguos.
– Salir de SkyDrive: Pincha en cerrar sesión.
t Guardar y Guardar como. Si hemos creado un documento y lo queremos guardar

por primera vez, iremos a Guardar o Guardar como pues en cualquiera de las
dos opciones se abrirá la siguiente pantalla. En ella aparecen, al igual que cuando
optamos por abrir un documento guardado, las tres opciones de guardado: SkyDrive,
Equipo y Agregar una nueva ubicación.
¡Recuerda que para guardar (o abrir) documentos en SkyDrive debes estar conectado a Internet!
t Compartir
26
t Exportar
t Opciones. En esta opción tenemos la posibilidad de configurar Word:

t General.
t Mostrar.
t Revisión.
t Guardar.
t Idioma.
t Avanzadas.
t Personalizar cinta de opciones.
t Barra de herramientas de acceso rápido.
t Complementos.
t Centro de confianza.
27
- La barra de herramientas de acceso rápido.

Esta barra agrupa los botones que hemos configurado en ella para tener acceso directo en
cualquier momento de nuestro trabajo ya que estará siempre visible.
Podemos personalizar la barra marcando las opciones que aparecen en la lista desplegable al
pinchar en la flecha situada a la derecha de la barra. También podemos introducir más comandos
en ella así como colocarla debajo o sobre la cinta de opciones haciendo clic en “Más comandos”
o en “Mostrar” debajo de la cinta de opciones” que aparece al final de la lista:
28
- El zoom
Está situado en la parte inferior derecha de la ventana y consiste en una barra deslizante que
modifica el tamaño del área de trabajo según desplacemos la flecha hacia el signo + o hacia el
signo - .
Si deslizamos la flecha hacia el signo + veremos que la ventana irá aumentando de tamaño hasta
convertirse en una sola ventana. Si la deslizamos hacia el signo – se irán creando varias ventanas
a medida que la flecha va llegando al final del zoom.
Unidad 1. Crear documentos.
1.1. Abrir un documento nuevo.
Para crear un documento desde el principio es necesario seleccionar la opción “Nuevo” en

la barra de herramientas de acceso rápido si lo tenemos activado o acceder desde Archivo >
Nuevo. Al abrir, además del “Documento en blanco” que seleccionaremos, nos mostrará varias
plantillas:
29
Al ejecutar esta aplicación, es decir, al iniciar una nueva sesión, aparece en la barra de título un
documento nuevo en blanco con el nombre de Documento1 sobre el que podemos empezar a
escribir.
30
1.2 Abrir un documento guardado.
Para abrir un documento existente en alguna de las unidades de nuestro equipo debemos ir a
Archivo > Abrir > Equipo > Examinar y abrir la carpeta correspondiente o bien ir a la barra de
acceso rápido y pinchar en el icono “abrir” .

Abrir el programa Word y escribir un texto en la primera página del documento.
Pasos a seguir:
1. Abre un documento nuevo de Word seleccionando Inicio > Todos los programas >
Microsoft Office > Microsoft Word, o Nuevo en el menú Archivo o en el icono “Nuevo”
(ctrl+u) de la barra de acceso rápido si ya estaba abierto Word.
Módulo A. U1. Crear documentos
2. Escribe el siguiente texto compuesto por un título y cinco párrafos:
INTERNET
La definición más conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero esto significa
prácticamente nada para quien recién se inicia, quien siguiendo al pie de la letra la
definición podría llegar a pensar que Internet es una maraña de cables entrelazados.
Supongamos que el ordenador es un teléfono, entonces marca un número y se comunica

con alguien. Puede enviar información (hablar) o recibir información (escuchar). Este es el
modo en que funciona Internet.
No se introducen números de teléfono sino direcciones formadas por números y letras.

Estas direcciones, su nombre técnico es URL, comunican a otros ordenadores que ofrecen
información.
Una diferencia fundamental de Internet con el teléfono es que se puede transmitir casi
cualquier tipo de información. Puede ser un texto como el que está leyendo, una fotografía,
un sonido, etc
Cuando se habla de redes se está haciendo referencia a la posibilidad de que un ordenador

se comunique con otro, y este a su vez con otro más, y así prácticamente hasta el infinito.
1.3. Seleccionar texto.

31
Cuando tenemos escrito un texto, es muy práctico seleccionar parte del texto o todo el texto
para cambiar su formato o características. Para seleccionar un texto, normalmente se pulsa el
botón izquierdo del ratón en el inicio del texto a seleccionar, y sin soltar el botón se arrastra
hasta el final de la selección.
Seleccionar texto es un proceso muy utilizado para trabajar con un documento ya que permite
aplicar las funciones a todo el texto seleccionado.
Al seleccionar texto, puede mostrar u ocultar una barra de herramientas cómoda, pequeña y
semitransparente, llamada “mini barra de herramientas”. Esta mini barra facilita el trabajo con
fuentes, estilos de fuente, tamaño d e fuente, alineación, color de texto, niveles de sangría y
viñetas.
A continuación se muestra el aspecto de la barra de herramientas semitransparente al seleccionar

texto en una diapositiva o en una forma en PowerPoint. Desplazando el puntero sobre ella
se visualizarán de forma más nítida los iconos y las diferentes opciones de algunos de ellos
señaladas con flechas a su derecha:
Cuando la selección de texto es mayor a una, se le llama bloque y se puede realizar tanto con
el ratón como con el teclado:
– Selección de texto con ratón.
Texto: pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el principio de texto y arrastrar sin
soltar sobre el texto que se desea seleccionar.
Una palabra: hacer doble clic sobre la palabra.
Una línea: hacer un clic en el margen izquierdo (cuando el puntero del ratón se
convierte en una flecha).
32 Un párrafo: realizar triple clic en cualquier parte del párrafo.
Documento completo: triple clic en el margen izquierdo.
Un gráfico: hacer un clic en el gráfico.
– Selección de texto con teclado (permite realizar una selección más precisa de los
caracteres):
Caracteres: pulsar la tecla Mayúsculas y las teclas de flechas de dirección (arriba, abajo,
izquierda y derecha), según los caracteres o palabras que se quieran seleccionar.

En el texto anteriormente escrito practica distintas maneras de selección: seleccionando el
primer párrafo, luego la palabra INTERNET y por último seleccionar el segundo párrafo.
1. Selecciona el primer párrafo, haciendo clic al principio del párrafo (La definición…) y
sin soltar el botón del ratón, arrastra hasta el final del párrafo (…cables entrelazados).
2. A continuación selecciona la palabra INTERNET haciendo doble clic sobre dicha palabra.
3. Por último selecciona el segundo párrafo, haciendo tres clics seguidos en cualquier lugar
del segundo párrafo.
1.4. Vista previa de impresión.
Si se desea visualizar una vista previa de cómo ha quedado el documento, existe la opción “Vista
previa de impresión” en la barra de herramientas de acceso rápido, y así poder comprobar si
se tiene la estructura deseada.
Para activarla hay que pulsar sobre el botón “Vista previa de impresión e imprimir” de la barra
de herramientas de acceso rápido el cual nos permitirá ver cómo queda el documento y
configurar las opciones de impresión.


Realizar una vista preliminar del documento escrito anteriormente. 33
1. Coloca el cursor en cualquier lugar del documento que se ha escrito anteriormente

2. Pulsa sobre el botón “vista previa de impresión” de la barra de herramientas de
acceso rápido. Observa que se visualiza toda la hoja del documento escrito.
3. Sal de la vista preliminar pulsando de nuevo sobre el mismo botón.
1.5. Insertar salto de página.
Se utiliza el salto de página cuando se ha terminado de escribir en una página y se desea

continuar en la página siguiente. También se utiliza cuando queremos que una determinada
parte del texto aparezca en la página siguiente.
Podemos acceder al comando Salto de página a través de Insertar-Páginas-Salto de página.

Establecer un salto de página a continuación del texto que se ha escrito anteriormente y
en la nueva segunda página escribir un texto.
1. Sitúa el cursor al final del texto, que es donde se desea que termine la primera página.
2. Selecciona Insertar > Páginas > Salto de página.
3. Se puede observar en la barra de estado que ahora el documento tiene dos páginas.
4. Escribe el siguiente texto en la segunda página compuesto por un título y un párrafo:
LA CONEXIÓN
En realidad no se está conectado con todos los ordenadores del mundo. El proveedor de
conexión a Internet viene a desempeñar la misma función que las antiguas operadoras
telefónicas. El usuario solicita un número y la operadora lo conecta con él. Es decir, que
el ordenador únicamente se conecta con el proveedor, éste se encarga de comunicarlo con
quien se solicite. En general los proveedores son grandes empresas de telecomunicaciones.
1.6. Cuadros de diálogo.
Cuando cualquier aplicación solicita información aparecerá una ventana especialmente diseñada
para ese fin, llamada cuadro de diálogo. Los cuadros de diálogo permiten a los programas
recoger del usuario gran cantidad de información de un modo cómodo y sencillo. Por ejemplo,
para mostrar el cuadro de diálogo formato de “Fuente”, haremos clic en la flecha o indicador de
cuadro de diálogo situada en la parte inferior derecha de la sección:
Inicio > Fuente > Mostrar cuadro de diálogo de la sección
34
1.6.1 Fichas y pestañas.
Muchos cuadros de diálogo piden tanta información que se presentan como una serie de fichas.
Para pasar de una ficha a otra, se pulsa sobre las pestañas que están en la parte superior
del cuadro de diálogo, mostrando otra serie de elementos. Cada ficha suele estar dividida en
secciones en las que se encuentran un conjunto de posibilidades relacionadas entre sí.
1.6.2 Botones de orden.
Cuando se pulsan, se realiza inmediatamente una acción. Véase en el ejemplo de la figura del
cuadro de diálogo los botones de “Aceptar” y “Cancelar”.
1.6.3 Cuadros de texto.
Permiten que el usuario teclee una expresión o un valor numérico. Se entra en ellos pulsando
dentro con el ratón. El cuadro puede tener unas flechas para seleccionar uno de los valores
incluidos en la lista. Si queremos introducir uno ir modificando el valor más fácilmente.
1.6.4 Listas desplegables.
Permiten que el usuario elija un ítem de entre varios. Si no hay suficiente espacio, aparecerá
una barra de desplazamiento vertical. El usuario realiza la elección pulsando sobre el ítem
seleccionado. Las listas desplegables presentan un ítem al usuario, pero si se pulsa en el botón
con la flecha, aparece un cuadro de lista con más posibilidades.
35
1.6.5 Botones de opción.
Permiten que el usuario elija una opción de entre varias que son exclusivas, es decir, si se
selecciona una de ellas, las demás no pueden estar seleccionadas.
1.6.6. Casillas de verificación.
Permiten que el usuario elija las opciones que desee de entre todas las posibles (o incluso
ninguna).
Para cerrar el cuadro de diálogo “Fuente” que se ha abierto, hacer clic en Cancelar o seleccionar
el botón cerrar de dicho cuadro de diálogo.
1.7. Los menús contextuales.
Los menús contextuales son los menús que se despliegan haciendo clic con el botón derecho del
ratón, para realizar una acción determinada. Según la situación o el contexto donde se encuentre
el puntero del ratón al hacer clic aparecerá una información u otra en el menú contextual. Por
ejemplo, al hacer clic con el botón derecho encima de la palabra “telecomunicaciones”, que es
la última palabra escrita en el texto anterior, aparecerá el siguiente menú contextual:
36
– Para quitar dicho menú contextual, hacer un clic con el botón izquierdo en cualquier zona
en blanco del documento.
– Si se hiciese clic con el botón derecho del ratón sobre una imagen se mostraría otro menú
contextual:
Una vez que está desplegado el menú contextual, para seleccionar una de las opciones se utiliza
el botón izquierdo del ratón.
37
Los menús contextuales son muy útiles para ahorrar tiempo. Como existen muchos tipos de
menús contextuales, cuando se tenga más conocimientos de Office se puede ir probando los
distintos tipos que hay y utilizarlos cuando más interese.
1.8. Guardar un documento.
Cuando se ha terminado de editar o crear el texto, se debe guardar el documento para conservarlo
y poder utilizarlo posteriormente. Con el comando “Guardar” se almacenará el documento para
su posterior visualización o modificación. Es recomendable cada cierto tiempo guardarlo,
aunque no se haya terminado, para que no se pierda en un posible accidente. Se puede hacer
de varias formas:
1. Haciendo clic en el botón de la barra de herramientas de acceso rápido.
En Archivo > “Guardar”.
2. También existe otra opción en el menú Archivo-Botón de Office que es la de “Guardar

como” que se utiliza cuando se quiere guardar el documento con otro nombre o en otra
carpeta o unidad.

Guardar el documento que se ha escrito anteriormente que contiene dos páginas.
1. Selecciona Archivo > Guardar como > Equipo > Examinar, o pulsar en el botón
de la barra de acceso rápido.
2. Al guardar un documento por primera vez o al seleccionar la opción de Guardar como
se abre el siguiente cuadro de diálogo en el cual seleccionamos la unidad en la que
queremos guardar el documento. Vamos a guardar en el equipo; no en la “Nube”.
Seleccionamos Equipo > “Examinar” y elegimos la ubicación, el nombre del archivo y
el tipo de archivo que queremos guardar:
38
Hay que posicionarse en la carpeta en la que se quiere alojar el documento haciendo doble
clic sobre las carpetas existentes.
Si desplegamos “Examinar carpetas” veremos el Explorador de Windows con toda la jerarquía

de Carpetas y subcarpetas desplegadas.
También aparece la ruta completa:

39
3. Guarda el documento con el nombre word1, en la carpeta “Word” del curso. Para ello
sitúate en la carpeta Word y en la casilla “Nombre de archivo:” escribe word1.
4. Pulsa en el botón Guardar .
5. Observa que tras escribir el nombre del archivo y hacer clic en “Guardar” aparecerá el
nombre del archivo en la barra de título.
6. Al hacer modificaciones de un documento que se ha abierto de un archivo, si se hace

clic en , se guardará con el mismo nombre que tenía, sustituyendo al documento
anterior (no sale el cuadro de diálogo “guardar”).
1.9. Trabajar con varios documentos.
A veces es necesario tener más de un documento visible en pantalla para trabajar con ellos
simultáneamente. Con los comandos “Mosaico vertical” y “Mosaico horizontal” del menú
contextual de la barra de tareas es posible realizar esta tarea.
En algunas ocasiones, puede ser interesante tener dos sesiones a la vez en la misma pantalla.
Word permite trabajar con varios documentos a la vez, ya que a veces es necesario tener más de
un documento en pantalla. Las ventanas serán más o menos pequeñas dependiendo del número
de documentos que se quiera ver al mismo tiempo.
Visualizar en pantalla dos documentos de Word a la vez.
1. Abre el archivo “word2” ubicado en la carpeta del curso; para ello selecciona Archivo >
Abrir > Equipo > Examinar o Barra de acceso rápido > Abrir.
2. Aparecerá la ventana de “Abrir” (parecida a la de “Guardar como”) donde hay que
determinar la unidad y la carpeta.
En el apartado “Buscar ”, seleccionar el archivo y pulsar Abrir.
Aquí se selecciona la
unidad y la carpeta
Una vez que se ha

seleccionado el archivo a
abrir, hay que pulsar este
40
botón
3. Tras abrir el archivo word2, como también se tenía abierto el archivo word1, si se desea
visualizarlos automáticamente los dos en pantalla, coloca el puntero del ratón en una
zona vacía de la barra de tareas y haz clic con el botón derecho mostrándose el menú
contextual:
4. Al elegir la opción “Mostrar ventanas en paralelo”, aparecerá la pantalla dividida en

dos partes. La ventana activa es la que tiene la barra de título en color azul oscuro. Para
cambiar a la otra ventana basta con hacer clic en cualquier parte de la pantalla ocupada
por ese documento.
41
5. Dejar de tener dividida la pantalla colocando el puntero del ratón en una zona vacía de
la barra de tareas, hacer clic con el botón derecho y seleccionar “Deshacer mostrar en
paralelo”.
Este método también se puede utilizar con más de dos documentos para organizar
perfectamente en un formato vertical u horizontal todos los documentos que se tengan
abiertos.
Se pueden pasar elementos de un documento a otro con las técnicas de copiar, cortar y
pegar.
Al tener varios documentos abiertos, cada uno de ellos está representado en la barra de
tareas (parte inferior de la pantalla).
Al pulsar sobre uno de los botones, se activará la ventana correspondiente.
1.9.1. Nueva ventana.
Si en la cinta de opciones seleccionamos “Vista > Ventana > Nueva ventana”, se crea un
duplicado de la ventana en la que estamos trabajando con todos sus elementos para después
poder hacer modificaciones menores o incluso otro documento completamente distinto basado
en el documento que hemos creado.
1.9.2. Dividir.
A veces es necesario, especialmente con documentos grandes, ver dos partes del mismo
documento a la vez, ya sea porque se haga referencia a algo que se había dicho en otra página
o simplemente porque se necesite comprobar una serie de datos. “Vista > Ventana” > “Dividir”.
42
Al dividir, se parte la ventana del documento en dos, pero el mismo documento se encuentra
a ambos lados, así pues, si se realiza alguna modificación en una de las ventanas, también se
estará realizando en la otra.
Para deshacer la división pulsaremos en Quitar división:
1.10. Cerrar el documento.
Una vez que se ha terminado de trabajar con un documento hay que cerrarlo para dejar de
trabajar con él y dejar de visualizarlo.
Para cerrar el documento en el que se está trabajando, hay que hacer clic en Archivo > Cerrar.
Si se ha realizado algún cambio desde la última vez que se trabajó con ese documento, Word
abre un cuadro de diálogo como éste:
43
– Guardar: para guardar los cambios.

– No guardar: cuando no se quieran guardar los cambios.
– Cancelar: para no cerrar el documento y seguir trabajando con él.

Cerrar el documento “Documento4” y maximizar la ventana del ”Documento1.
1. En la ventana del Documento4 seleccionar Archivo > Cerrar, para cerrar
dicho documento.
2. En la ventana del documento word1 hacer clic en su botón
maximizar (en el caso de que no esté maximizado), para que ocupe toda la pantalla
del monitor.
1.11. Ayuda Word.

Si alguna vez no se recuerda o no se sabe cómo realizar una tarea, la “ayuda de Office”
, puede resolver la cuestión.
El ayudante de Office permite realizar consultas sobre cualquier tipo de información de los
procesos más importantes de las aplicaciones de Office. En muchos casos, viene acompañado
de los pasos a seguir para poder realizar determinadas funciones.
Por defecto, al utilizar por primera vez las aplicaciones de Office, se activa el asistente de ayuda.
Para poder utilizar la Ayuda de Office en cualquier otro momento hay que pulsar la tecla F1, o
el botón de interrogación situado a la derecha de la cinta de opciones donde se abrirá un
submenú y elegir la primera opción:
44
A continuación, aparece en la pantalla un cuadro como el siguiente:


Utilizar la ayuda de Word para buscar información sobre abrir un documento nuevo.
1. Pincha sobre el botón de la barra de menús.

2. Clic en para posteriormente buscar información
45
sobre “Abrir un documento nuevo”.
3. En el apartado “Buscar” introduce el texto “Abrir un documento nuevo”. Y haz clic en
.
4. A continuación aparecerán en los resultados obtenidos en la búsqueda:
5. Si alguno de los resultados mostrados fuera de interés, hay que hacer un clic en la frase
elegida para ver la explicación.
6. Cierra el documento word1 (Archivo > Cerrar).
1.12. Imprimir.
Cuando se necesita tener un documento de Word en forma impresa y así tenerlo en papel, existe
la opción “Imprimir”. “Archivo > Imprimir” o Barra de acceso rápido > Botón de Impresión
rápida .
Muchas veces, los documentos que se escriben con el procesador de textos Word se necesitan
imprimir para tenerlos en formato impreso. Para realizarlo, hay que pulsar el botón de la
barra de herramientas de acceso rápido. También se puede hacer desde Archivo- > Imprimir y
se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde se puede elegir el número de copias a imprimir
y el intervalo de páginas, de tal forma que nos permite imprimir todo el documento, la página
actual o el número de páginas que se desee imprimir.
1.- Introducir el número de
copias que se quieren
imprimir
2.- Configurar las opciones

de impresión.
3.- Pulsar el botón “imprimir”.
46
Unidad 2. Formato de documentos.
1. Introducción.
Un texto puede tener muchos y diferentes formatos dependiendo del documento que se quiera
conseguir. Para dotarlo de distinta apariencia, hay que elegir el tipo de página, tamaño, márgenes,
tipo y tamaño de letra, alineación, bordes y sombreados, etc.
El formato del texto se puede realizar de varias formas:
− Escribir dando formato: escribir el texto con el formato deseado. Conforme se va

escribiendo el texto se deben ir activando y desactivando las características deseadas.
− Dar formato una vez escrito: seleccionando los bloques de texto y activando las
características específicas. Recordar que para “seleccionar” un texto hay que pulsar
al principio del texto y sin soltar el botón del ratón arrastrar hasta el final del texto
a seleccionar.
− Dar formato al texto utilizando la mini barra de herramientas.
47
Como ya se vio en la unidad 1, Word 2007 dispone de la Cinta de Opciones desde la cual
podemos aplicar todas las modificaciones posibles a un texto.
La cinta de opciones está organizada en secciones o fragmentos cada una de las cuales agrupa
las herramientas relacionadas con esa opción.
Cada una de las secciones dispone de botones de acceso rápido a la herramienta que se desea
realizar pues ya no existe el menú para acceder a la lista de herramientas.
1.1. Pestaña de inicio.
Está formada por las siguientes secciones:

– Portapapeles. Tareas de copiar, pegar y copiar formato.
– Fuente. Tareas de tipo de fuente, tamaño, borrar formato, negrita, cursiva,
subrayado, color de fuente y color de texto.
– Párrafo. Tareas de numeración y viñetas, alineación del texto, interlineado,
bordes y sombreado.
– Estilos. Tareas de configuración de estilos.
– Edición. Tareas de buscar, reemplazar y seleccionar.
1.2. Pestaña de insertar.
− Páginas. Tareas de portada, página en blanco y salto de página.

− Tablas. Tareas de insertar, dibujar, convertir y tablas rápidas.
− Ilustraciones. Tareas de imágenes, formas y gráficos.
− Aplicaciones.
− Multimedia.
− Vínculos. Tareas de hipervínculos y marcadores.
− Comentarios. Agrega un comentario sobre el documento.
− Encabezado y pie de página. Tareas de encabezados, pies y números de página.
− Texto. Tareas de cuadro de texto, WordArt, letra capital,, línea de firma, fecha y hora
e inserción de objetos.
− Símbolos. Tareas de inserción de ecuaciones y símbolos
48
1.3. Pestaña de diseño.
− Formato del documento. Cambia la apariencia del documento seleccionando uno

de los estilos existentes.
− Fondo de página. Podemos modificar la página creando una marca de agua, un
fondo o un borde.
1.4 . Pestaña de diseño de página.

− Configurar página. Tareas de márgenes, papel, diseño, orientación, columnas,
salto de página….
− Párrafo. Sangrías y espaciado.
− Organizar. Traer al frente, delante , detrás.
Módulo A. U2. Formato de documentos
Cada una de las demás secciones o fragmentos de la cinta de opciones tiene una estructura
similar a la de las tres secciones que acabamos de exponer de forma resumida. Basta con
pinchar en la pestaña correspondiente para ver desplegadas todas las herramientas que agrupa
dicha sección.
2. Tipo y tamaño de letra.

El tipo de letra y tamaño de letra, es la primera característica a elegir para escribir un texto.
Según sea el tipo y tamaño de letra el texto tendrá distinto aspecto y uso (serio, coloquial,
informal, para carteles informativos, etc.).
Al comenzar a trabajar con Word, el tipo de letra que viene seleccionado por defecto es “Times
New Roman” y el tamaño es 12 puntos. Existen varios tipos de letras (fuentes) y tamaños; para
modificarlo se puede hacer de dos formas:
Haciendo clic sobre Inicio >Fuente > botón de la cinta de opciones (concretamente en la flecha 49
y con el ratón seleccionar la que se desee haciendo un clic.
Lo mismo ocurre con el tamaño.
También al pinchar en la flecha inferior derecha de la sección se despliega el siguiente cuadro

de diálogo:
Aquí, seleccionar la Fuente que se desea. Seleccionar el tamaño de Fuente
Utilizando la barra de desplazamiento, se haciendo un clic sobre el número
pueden visualizar todos los tipos de Fuente. deseado.
50
En esta parte del cuadro del

diálogo, se puede ver un
ejemplo del tipo de letra que se
ha elegido arriba
Una vez que se ha seleccionado todo, hay que pulsar el botón de Aceptar.
Otra forma de modificar la fuente es la ya indicada en la unidad 1 de seleccionar un texto y
utilizar la mini-barra de herramientas que aparece sobre la zona en que hemos realizado la
selección:

En el documento word1 escribir un texto con tipo de letra Courier New y tamaño 14.
1. Arranca Word: Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Word.
2. Abre el archivo word1, Barra de herramientas de acceso rápido > botón Abrir.
3. Coloca el cursor en la última fila en blanco del documento a continuación del texto de
la segunda página.
4. Selecciona el tipo de letra Courier New y tamaño 14 en la sección Fuente.
5. Escribe el siguiente texto compuesto por un título y un párrafo:
HISTORIA DE INTERNET
A finales de los años 60, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos desarrolló un
sistema de comunicaciones experimental llamado ARPANet, una red descentralizada para
facilitar la comunicación en caso de ataque nuclear. Se trata de transmitir los datos a través
de una línea en forma de paquetes. Debía ser capaz de soportar una guerra nuclear, y si
algunos nodos eran destruidos, el sistema debería poder encaminar la información por otras
partes de la red, sin que la pérdida de un nodo fuera dramática. Esta red inicialmente unía las
redes de ordenadores de las bases militares americanas, pero pronto se extendió para incluir
corporaciones relacionadas con la defensa e instituciones de investigación. Favorecida por
la rápida disponibilidad y posibilidades de los ordenadores personales, las redes fueron
surgiendo por todo el planeta y empezaron a atraer a miles de personas a título particular
y a empresas privadas. Durante esta expansión, el fenómeno pasó a denominarse Internet.
Hoy, Internet es un intrincado laberinto de pequeñas redes unidas a través de servidores.
6. Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” de la barra de
herramientas de acceso rápido o en Archivo > guardar.

Establecer al primer párrafo de la página 2 del documento word1, el tipo de letra Comic
Sans MS y tamaño 10.
1. Selecciona el primer párrafo de la página 2.
2. (En realidad no se está conectado con todos los ordenadores …………………… 51
…….……………………………………………………empresas de telecomunicaciones.)
3. Una vez seleccionado el párrafo utilizar la mini barra de herramientas que aparece y allí
establece el tipo de letra Comic Sans MS y tamaño 10.
4. Guarda los cambios realizados.
2.1. Negrita, cursiva y subrayado.
Una manera de resaltar el texto es utilizando el formato “negrita” (color del texto más intenso),
“cursiva” (texto inclinado hacia la derecha) y “subrayado” (línea debajo del texto).
En este apartado se trabajará con atributos muy utilizados, sobre todo para resaltar determinadas
partes del texto. Para poder activarlos o desactivarlos, se puede hacer de las siguientes maneras:
Haciendo clic sobre el botón correspondiente de la sección Inicio >Fuente de la cinta de
opciones:
Negrita Subrayado
Cursiva
Haciendo clic sobre la flecha de la sección Fuente:

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
En esta parte se elige el

atributo deseado
52

Al final de la página 2 del documento word1 insertar un salto de página y en la tercera
página escribir un texto con el formato negrita, cursiva y subrayado.
1. Abre el archivo word1, Barra de herramientas de acceso rápido > Abrir > buscar y
seleccionar word1 > Abrir.
2. Coloca el cursor en la última fila en blanco de la página 2 y seleccionar Insertar >
Páginas > salto de página, para insertar un salto de página y crear la página 3.
3. Una vez insertado el salto de página, coloca el cursor al principio de la tercera página y
activa los botones negrita, cursiva y subrayado.
A continuación escribe el texto: Lo que se puede encontrar en Internet.

4. Guarda los cambios realizados pulsando el botón de la barra de acceso rápido.

En la primera página del documento word1, establece el primer párrafo en negrita, el
segundo párrafo en cursiva y el tercer párrafo en subrayado.
1. Selecciona el primer párrafo de la primera página y hacer clic en el botón negrita de
la mini barra de herramientas. Al deseleccionar el párrafo comprobar que su texto está
con un tono más intenso (negrita).
2. Selecciona el segundo párrafo y hacer clic en el botón cursiva . Al deseleccionar el
párrafo comprobar que su texto está un poco inclinado hacia la derecha (cursiva).
3. Secciona el tercer párrafo y activar el botón subrayado . Al deseleccionar el párrafo
comprobar que su texto está subrayado.
4. Quedará de la siguiente manera:
La definición más conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero esto
significa prácticamente nada para quien recién se inicia, quien siguiendo al pie de
la letra la definición podría llegar a pensar que Internet es una maraña de cables
entrelazados.
con alguien. Puede enviar información (hablar) o recibir información (escuchar). Este es
el modo en que funciona Internet.
información.
5. Guarda los cambios realizados. Botón Guardar de la barra de acceso rápido.
53
2.2. Alineación.
La alineación nos permite colocar el texto teniendo como referencia los márgenes. Las alineaciones
que se pueden utilizar son las siguientes:
– Alineación izquierda: el texto se encuentra situado en el margen izquierdo. Como

puedes apreciar en este párrafo que se está leyendo.
– Alineación derecha: el texto se encuentra situado en el margen derecho de la página.
Como también se puede apreciar en este párrafo que se está leyendo.
– Alineación centrada: se encuentra el texto en el centro de la página respecto a los
márgenes establecidos.
– Alineación justificada: el texto queda ajustado a ambos márgenes establecidos.
Para alinear un texto se puede hacer de dos formas:
Utilizando los botones correspondientes de la sección Párrafo de la cinta de opciones.

Centrar
Alinear a la izquierda Justificar
Alinear a la derecha
Haciendo clic en la flecha inferior derecha de la sección Párrafo y seleccionando con la flecha
la opción preferida en el cuadro de diálogo que se abre:
54
En el apartado “Alineación”, pinchar sobre la flecha y se abren las opciones a elegir.
Si el texto ya está escrito, al seleccionar el bloque de texto con varios párrafos y activar un tipo
de alineación, el texto quedará distribuido con esa alineación. Se puede visualizar la distancia
de los márgenes si se tiene la regla activada (Vista > Mostrar > Regla).
Para cambiar la alineación de un párrafo, no es necesario seleccionarlo previamente; con colocar

el cursor en cualquier lugar del párrafo y establecer un tipo de alineación, la alineación afectará
a todo el párrafo.

En la tercera página documento word1 escribir tres párrafos con alineaciones justificado,
centrado e izquierda.
1. Coloca el cursor debajo de la frase “Lo que se puede encontrar en Internet” de la tercera
página.
2. Escribe los siguientes párrafos donde el primer párrafo tiene alineación justificada, el
segundo párrafo alineación centrada y el tercer párrafo alineación izquierda. Colocar
el cursor en el lugar deseado para empezar a escribir y desactivar las opciones negrita,
cursiva y subrayado en el caso de estar activas. Antes de escribir cada uno de los párrafos
establecer el tipo de alineación a aplicar (justificado , centrado izquierda

o derecha ).
El texto a escribir es:
Información y contenido, estas dos palabras se usan comúnmente para describir lo que
Internet aporta, pero apenas cubren el amplio abanico de materiales que se pueden encontrar
en línea. Las bibliotecas de todo el mundo publican innumerables libros, publicaciones
periódicas y catálogos de referencia. Cientos de nuevos servicios de noticias ofrecen sucesos
de todo el mundo además de resultados deportivos, informes de mercado, pronósticos del
tiempo, todos actualizados permanentemente. Muchos museos y galerías ofrecen imágenes
digitalizadas de sus colecciones. Centros culturales y de entretenimiento ofrecen una amplia 55
variedad de imágenes y clips de vídeo y sonido. Cientos de miles de tiendas en línea hacen
de Internet el más grande mercado que se pueda imaginar.
Internet es interactiva, proporcionando acceso a grupos y foros de discusión sobre miles de

aspectos y asuntos de especial interés. Es un rápido y económico medio de enviar mensajes a
nuestros amigos o familiares desde cualquier lugar del mundo.
Hay docenas de herramientas para encontrar, recoger y publicar información en Internet,

pero las tareas básicas pueden abarcarse con tres tipos de programas:
3. Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

Establecer distintos tipos de alineaciones a los tres primeros párrafos de la primera
página.
1. Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo de la primera página y establecerle
la alineación centrada pulsando el botón “Centrar” de la pestaña Inicio >Párrafo.
2. Coloca el cursor en cualquier lugar del segundo párrafo y establecerle la alineación
derecha pulsando el botón “Derecha”.
3. Coloca el cursor en cualquier lugar del tercer párrafo y establecerle la alineación
justificada pulsando el botón “Justificar”.

4. Quedará de la siguiente manera:
La definición más conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero esto significa
prácticamente nada para quien recién se inicia, quien siguiendo al pie de la letra la
definición podría llegar a pensar que Internet es una maraña de cables entrelazados.
con alguien. Puede enviar información (hablar) o recibir información (escuchar). Este
es el modo en que funciona Internet.
información.
2.3. Numeración y viñetas.
Con la utilización de numeración y viñetas podemos distinguir distintos textos y partes de un

documento, dando importancia a cada uno de los párrafos y permitiéndonos una mejor lectura.
Para crear una numeración o viñetas se debe seleccionar la sección Inicio de la cinta de opciones
Inicio >Párrafo >Viñetas. Cada vez que se hace clic sobre el botón, se activa o desactiva la
elección. Para seleccionar el tipo de viñeta que deseamos aplicar pinchamos en la flecha situada
a la derecha del icono y se desplegará un cuadro de diálogo donde aparecen las viñetas usadas
recientemente y la biblioteca de viñetas, así como otras que podremos configurar pinchando en
“Definir nueva viñeta”.
56
Pincha sobre la viñeta deseada

y se insertará en el lugar en que
tengamos situado el cursos.
También podremos crear una viñeta con símbolos, imágenes o fuentes pinchando en “Definir
nueva viñeta”.
Si lo que se desea activar es la Numeración, hay que seleccionar la pestaña correspondiente de

la misma sección Párrafo: 57
Si el texto ya está escrito, al seleccionar el bloque de texto con varios párrafos y activar las
viñetas o numeración, el texto quedará distribuido en viñetas o en párrafos con numeración. Si
lo que se desea es desactivarlo, hay que realizar el mismo proceso, es decir, seleccionar el texto
y a continuación pulsar el botón correspondiente .

Escribir párrafos con viñetas.
Coloca el cursor al final del texto de la tercera página del documento word1.
1. Haz clic en la pestaña Inicio > Párrafo > viñetas > pulsar en la flecha y seleccionar
el tipo de viñeta .
2. Mostrándose el símbolo al inicio de la línea, escribir el siguiente texto:
3. Pulsar la tecla intro para escribir otro apartado. Observar que al pulsar la tecla intro se
genera automáticamente la siguiente viñeta.
4. Escribe el siguiente texto
5. Pulsa la tecla intro y escribir el siguiente texto:
6. Al terminar de escribir el texto pulsa dos veces la tecla intro para que los siguientes
párrafos no tengan viñetas.
7. El texto quedará de la siguiente manera:
8. Guardar los cambios realizados pulsando el botón

Establecer numeración al cuarto y quinto párrafo de la primera página que ya están
escritos.
1. Selecciona el cuarto y quinto párrafo de la primera página.
2. Establéceles numeración pulsando el botón de la sección Párrafo de la cinta de

opciones.
58
3. El texto quedará así:
2.4. Bordes y sombreado.
Los bordes y sombreados son utilizados para darle una presentación más llamativa al texto
mejorando el diseño del mismo. Se pueden añadir bordes y sombreados a determinadas partes
de un texto incluso a una página.
Para introducir un borde o un sombreado, se debe ir a la sección Inicio >Párrafo de la cinta de
opciones y pinchar en o en
También se puede añadir un borde a un texto, seleccionando dicho texto y pulsando el botón
.
Si pinchamos en las flechas situadas a la derecha de los iconos o se abrirán unos
cuadros de diálogo como los siguientes:
59
Y si pinchamos en la flecha situada en el margen inferior derecho de la sección Párrafo se abrirá

este cuadro de diálogo:
Para introducir el borde a una página, el procedimiento es muy similar a colocar el borde a un
texto. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:
1. Ir a Inicio > Párrafo > Icono Bordes > Flecha
Se abre la lista desplegable que hemos visto anteriormente y, dentro de ella, seleccionaremos
Bordes y sombreado.
Al seleccionar Bordes y sombreado se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
60
2. Seleccionar en la parte izquierda del cuadro de diálogo, el valor “Cuadro”.

3. Pulsar el botón Aceptar.
Mostrándose un borde completo en todas las páginas del documento.
61
Muestra de borde y sombreado de párrafo: “Cursor en el párrafo elegido>flecha en el icono

>selección de “Bordes externos”.
Para añadir un sombreado a un párrafo se sitúa el cursor en el párrafo elegido, se selecciona

el icono Sombreado de la sección Párrafo, pinchamos en la flecha para elegir el color de
sombreado y automáticamente queda sombreado todo el párrafo.
Aquí se puede especificar dónde

aplicar las características
establecidas.
Pulsando este botón, se puede elegir otros

tonos de los distintos colores.
62

Establecer un borde y sombreado al primer párrafo de la segunda página del documento
word1.
1. Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo de la segunda página.

2. Selecciona el icono Bordes y sombreado de la sección Párrafo.
3. Establece las características valor “cuadro”, estilo “doble línea” y ancho de “3 pto” como
se muestra en la siguiente figura:
4. Selecciona la pestaña Sombreado y establecer un relleno gris del 15%, como se muestra
en la figura:
63
5. Pulsa en Aceptar para establecer el borde y sombreado al párrafo.

6. El párrafo tomará el siguiente aspecto:
2.5. Color de texto y fondo de caracteres.
Otra manera de resaltar el texto es aplicándole color al texto y también color a su fondo.
Podemos elegir el color de texto con el botón “color de fuente” de la pestaña Inicio>Fuente
de la cinta de opciones y el color del fondo con el botón “resaltar” . Para cambiar el color
hay que hacer clic sobre la flecha situada a la derecha del icono y se despliega el cuadro de
colores.
Cuadros de colores del botón

“resaltar”
64
Cuadros de colores del botón

“color de fuente”
Lo más práctico es escribir primero el texto y posteriormente, seleccionar el texto que se
quiere con otro color y hacer clic sobre o y cuando aparezca la paleta de colores,
seleccionar el color deseado quedando marcado con el color correspondiente, y el subrayado
del botón tomará ese color.
Para deseleccionar el texto y así poder apreciar bien el color que se ha establecido, solo hay que
hacer clic en cualquier parte del documento.
También se puede establecer el color de texto antes de comenzar a escribir, seleccionando el
texto y utilizando la mini barra de herramientas transparente que aparece al iniciar la selección
o haciendo clic en la flecha de la sección Fuente
y utilizando este cuadro de diálogo:
A partir de ese momento, el color de texto nuevo que se escriba, será el establecido
anteriormente.

En el documento word1, establecer a la primera línea de la tercera página el color de
fuente rojo y fondo gris.
1. Selecciona la primera línea de la tercera página (Lo que se puede encontrar en

Internet). 65
2. Establece el color de texto rojo pulsando en la flecha del botón “color de fuente”
y haciendo clic en el color rojo.

3. Con la frase seleccionada establece un fondo gris haciendo clic en la flecha del botón
“color de resaltado” y seleccionar el gris 25%.

4. Tomando la frase, el siguiente aspecto:
Lo que se puede encontrar en Internet
5. Guarda los cambios pulsando el botón
2.6. Fondo de página.
También se puede aplicar un color de fondo a todas las páginas del documento.
Se puede elegir el color de fondo de página seleccionando la pestaña Diseño > sección Fondo
de página >Color de página, desplegándose un cuadro de colores para establecer el color
deseado.
Si se desean ver distintos tonos sobre un color, hay que pinchar sobre el botón
abriéndose el siguiente cuadro:
66
2.6.1. Fondo de marca de agua.
Una marca de agua es una imagen que aparece por debajo del texto, siendo esta imagen como
cualquier otra, un texto, una fotografía o un dibujo.
Un ejemplo sería el logotipo de una empresa en el encabezado, u ocupando toda la página, pero
con la apariencia de estar debajo del texto.
Para agregar una imagen como marca de agua a un documento impreso, hay que proceder de
la siguiente manera: pestaña Diseño de página > sección Fondo de página > Marca de agua >
seleccionar la imagen que se desea.
Para quitar la marca de agua hacer clic en el texto “Quitar marca de agua”.

Establecer un fondo de página amarillo al documento word2.
1. Abre el archivo word2. Barra de acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar word2 > 67
Abrir.
2. Establece un fondo de página amarillo seleccionando la pestaña Diseño > Fondo de
página > Color de página > amarillo.
4. Cierra el documento “word2” (Archivo > Cerrar).
2.7. Interlineado y espacio entre párrafos.
Interlineado es la distancia entre las líneas de un párrafo. Al aumentar la distancia entre las líneas
de un párrafo será más fácil su lectura. Para cambiarlo, seleccionamos la pestaña Inicio > Párrafo
> Icono Interlineado y se desplegará una lista con varias opciones:
Si hacemos clic en Opciones de interlineado aparecerá el siguiente cuadro de diálogo el que se

puede elegir entre: sencillo, 1´5 líneas, doble, mínimo,…
Para modificar la separación con los párrafos anterior y posterior, se debe introducir el valor
deseado en el apartado “Espaciado” de la ventana anterior:

Al segundo párrafo de la tercera página del documento word1 establecerle un interlineado
doble y un espaciado de 12 pto anterior y posterior al párrafo.
1. Coloca el cursor en cualquier lugar del segundo párrafo de la tercera página del
68 documento word1.
2. Selecciona Inicio > Párrafo > Flecha cuadro de diálogo .
3. En la ficha “Interlineado” establece el interlineado doble y el espaciado de 12 pto como
se puede apreciar en la siguiente figura:
69
4. Pulsa en el botón Aceptar y observar que espaciado ha aumentado.
2.8. Cambiar a mayúsculas o minúsculas.
A veces es necesario cambiar a mayúsculas un texto que ya está escrito en minúsculas, o

viceversa, un texto que está en mayúsculas cambiarlo a minúsculas sin tener que volver a
escribir el texto.
Si una vez que se ha escrito el texto, es necesario cambiar a mayúsculas o minúsculas, no hace
falta borrar el texto para volver a escribirlo. Para modificarlo, hay que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el texto a modificar.
Ir a menú Inicio >Fuente > Cambiar mayúsculas y minúsculas abriéndose el cuadro de
diálogo:
– Tipo oración. Depende de la posición que tenga el texto en la frase determinada.
– Minúscula. Todo el texto en minúscula.
– MAYÚSCULAS. Todo el texto en mayúsculas.
– Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra en mayúscula y las demás en
minúscula.
– Alternar MAYmin. Inverso a la forma en la que está en ese momento.
Elegir la opción que se desea y pulsar Aceptar.

Escribir un texto en una página nueva del documento word1 y cambiar el texto de
minúsculas a mayúsculas.
1. Coloca el cursor al final de la página 3 de word1 y hacer clic en Insertar > Páginas >
Salto de página, para insertar una página nueva.
2. En la nueva página 4 escribe el siguiente texto:
La tecnología básica que define la Web (Red) es el hipertexto, fragmentos de texto sensible que
70 nos lleva a otra localización dentro de un documento o a otro documento distinto, incluso
cuando el documento esté en un servidor en otra parte del mundo. Como las imágenes
también pueden actuar como enlaces a otros documentos, el término hipertexto ha sido
superado a favor de hiperenlace, que ya puede incluir a esas imágenes o gráficos que actúan
como enlaces.
3. Una vez escrito el texto, seleccionarlo y hacer clic en Inicio > Fuente > botón Cambiar
mayúsculas y minúsculas > seleccionar MAYÚSCULAS.
4. Observa que todo el texto ha cambiado a mayúsculas.
2.9. Creación de columnas periodísticas.
Cuando se utiliza un tipo de letra pequeño, comienzan a caber en cada línea más palabras. Llega
un momento en que al lector le resulta difícil pasar de una línea a la siguiente. Para conseguir
que las líneas sean más cortas y así más cómodo de leer, se usan las columnas.
La mayoría de los documentos creados en Word, están formados por una sola columna teniendo
como referencia los márgenes, pero también podemos presentar un documento en varias
columnas sobre todo con carácter periodístico o informativo.
Para utilizarlas, se debe seleccionar el párrafo o el conjunto de párrafos e ir a la pestaña Diseño

de página > Configurar página > columnas < seleccionar el nº de columnas.
Una vez terminado, pulsar la tecla Aceptar y comprobar el resultado, por ejemplo:
71
2.9.1. Los saltos de columna.
Word inserta automáticamente saltos de columna para acomodar las columnas en la página. Si se
desea cambiar el lugar de los saltos de columna, debemos ir a Diseño de página > Configurar
página > Saltos > Columna y se desplegará una lista como la siguiente donde podremos elegir
varias opciones de salto para indicar dónde se desea que comience la nueva columna. Es decir,
colocar el cursor donde se desea que comience la nueva columna y seleccionar la opción.
Escribir un texto al final del documento word1 y convertir dicho texto a dos columnas
72 con línea entre columnas.
1. A continuación del texto que hay escrito en la página 4 del documento word1 escribir
los dos siguientes párrafos:
Cuando hacemos clic sobre un hiperenlace, se activa en efecto una serie de interacciones.
El clic genera una petición que se envía como señal electrónica al servidor donde reside la
página web que solicitamos. De esta forma, la señal pasa de nuestro ordenador a través
de la conexión (generalmente por línea telefónica) a nuestro proveedor de Internet (ISP),
y desde él por Internet al servidor remoto. El servidor remoto recoge la petición y responde
apropiadamente, normalmente enviando la página web de vuelta por el mismo camino y
finalmente se muestra en nuestro ordenador.
Una red de ordenadores es un conjunto de equipos informáticos que están conectados y

gracias a ello pueden intercambiar información: ficheros, mensajes, etc. Esto es posible
cuando empleamos conexiones físicas, técnicas y programas informáticos adecuados para
compartir sus recursos. Por ejemplo, los ordenadores de una misma empresa suelen compartir
información entre ellos. A este tipo de redes de tamaño pequeño se les denomina Intranets.
2. Una vez escritos los dos párrafos, seleccionarlos y hacer clic en Diseño de página >
Configurar página > Columnas > Más columnas > Dos y activar la opción “Línea entre
columnas”, como se puede apreciar en la siguiente figura:
73
3. Haz clic en Aceptar, observar que el texto se ha transformado en dos columnas:
2.10. Mover un bloque de texto.
Cuando se tiene escrito un documento, a veces es necesario mover un bloque de texto de

un lugar del documento a otro. Existen dos procedimientos para mover o copiar un bloque
seleccionado sin tener que utilizar las opciones de copiar, cortar y pegar.
– “Arrastrando”. Para mover un bloque de texto basta con seleccionarlo,
colocar el puntero del ratón sobre la selección, pulsar el botón izquierdo
y sin soltar arrastrar hasta la nueva posición que ocupará el bloque
de texto, mientras se está arrastrando aparecerá el cursor indicando la
posición de pegado.
– Si lo que se desea es duplicar o copiar un bloque de texto, el procedimiento
es similar al anterior pero se debe mantener pulsada la tecla “Ctrl” (Control)
mientras se realiza el arrastre.
– “Tecla F2”. Para mover un bloque de texto también se puede realizar de
la siguiente manera: seleccionar el bloque a mover, pulsar la tecla F2, en
la barra de estado aparecerá el texto “¿Mover a dónde?”, situar el cursor
en la posición deseada y pulsar la tecla Enter.
– Para copiar un bloque de texto se procede de la misma manera pero
pulsando la tecla Shift o mayúsculas, es decir, seleccionar el bloque,
pulsar Shift + F2, en la barra de estado aparecerá “¿Mover a donde?”; situar
el cursor en la posición deseada y pulsar la tecla Enter.

Mover un párrafo de un lugar a otro.
1. Al final de la página 4 del documento word1 escribe el siguiente texto:
2. Internet es un conjunto de redes interconectadas a escala mundial. Puede definirse como
una red mundial de redes de ordenadores. No es por tanto una red de ordenadores en
el sentido usual, sino una red de redes que tiene la particularidad de que cada una de
las redes es independiente y autónoma.
3. Una vez escrito el párrafo seleccionarlo.
74 4. Pulsa la tecla F2.
5. Coloca el cursor al principio de la página 4.
6. Pulsa la tecla Enter (o Intro).
7. Observa que el párrafo ha cambiado de lugar del final de la página al principio de la
página.
2.11. Desplazarse por el documento.
Como ya se ha podido observar el cursor se puede mover directamente haciendo clic con el
ratón en cualquier sitio del documento, pero también existen otras formas de moverse por
documentos extensos mucho más rápidas utilizando el teclado. Cuando se está viendo un
documento de Word que no cabe en la pantalla, se necesita moverse por el documento para
colocarse donde interese.
2.11.1. Teclas.
− RePág, mueve a la pantalla anterior. Observar que no es lo mismo pantalla que

una página, el tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la página
la define el usuario.
− AvPág, mueve a la pantalla posterior.
− Flecha izquierda, desplaza el cursor una posición a la izquierda.
− Flecha derecha, desplaza el cursor una posición a la derecha.
− Flecha arriba, mueve el cursor una línea hacia arriba en la misma columna. Si
esto no es posible porque la línea es más corta moverá el cursor igualmente a la
línea superior pero a la columna más cercana de la que se había partido.
− Flecha abajo, tiene el mismo funcionamiento que la flecha arriba pero desplazando
el cursor una línea hacia abajo.
− Inicio, mueve el cursor al principio de la línea en la que se encuentra.

− Fin, sitúa el cursor al final de la línea actual.
2.11.2. Barras de desplazamiento.
− Barra de desplazamiento vertical. La longitud de la barra de desplazamiento vertical

representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior
representa la posición actual del punto de inserción. Existen las siguientes formas
para desplazarse:
Haciendo clic en cualquier posición por encima o por debajo del cuadro, deslaza una
pantalla hacia arriba (o debajo) del documento. 75
Mediante las flechas . Si se hace clic en la flecha superior o inferior, desplaza
una línea hacia arriba o hacia abajo. Si se mantiene pulsada la flecha se desplaza
línea a línea de forma rápida hasta que se suelte.
Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento vertical
desplazan una página arriba o abajo.
− Barra de desplazamiento horizontal. La barra de desplazamiento horizontal permite
movernos de forma similar a la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir,
permite desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda.
2.11.3. Panel de navegación.
Si activamos la casilla “Panel de navegación” situada en la pestaña “Vista”, sección “Mostrar”,

se nos mostrará un mapa completo del documento en el que estamos trabajando permitiendo
visualizar el índice completo mediante el cual podremos desplazarnos rápidamente a cualquier
parte del mismo, las páginas del documento así como los resultados de la búsqueda:
76
2.11.4. Ir a.
Si queremos movernos por el documento, pero de elemento en elemento se puede hacer

seleccionando la pestaña Inicio > Edición > Buscar > Ir a…
Los elementos entre los que se puede moverse son la página, las secciones, las líneas, los marcadores,
los comentarios, las notas al pie y al final, los campos, las tablas, los gráficos, las ecuaciones, los objetos
y los títulos.
2.12. Insertar un documento.
Conforme se va creando un documento, se puede insertar otro documento que está guardado
previamente en un archivo para incluirlo en el contenido del nuevo documento.
Para evitar perder las personalizaciones de formatos, por ejemplo cuando en un documento con
muchas páginas y formateado con estilos, formatos, viñetas, etc. se ha tenido que copiar y pegar
la información de un documento a otro y se ha desconfigurado todo, se puede utilizar la opción
Insertar > Texto > Objeto > insertar texto de archivo.
77
78
En el cuadro de diálogo anterior, una vez seleccionado el archivo a insertar se incluirá el

contenido de dicho archivo a partir de donde estaba situado el cursor (o punto de inserción)
manteniendo todos los formatos originales.

Insertar el contenido del archivo word3 al final del documento word1
1. Coloca el cursor al final de la página 4 del documento word1.
2. Haz clic en Archivo > Abrir > Equipo > Examinar y localizar y seleccionar el archivo
word3 que está en la carpeta del curso > Aceptar.
3. Comprueba que se han insertado tres párrafos nuevos.
Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas.
1. Introducción.
La cinta de opciones aglutina la mayor parte de las funciones de Word. Como ya vimos en la
unidad 1, las tareas se agrupan en secciones o fragmentos que vienen definidos con el título
correspondiente al conjunto de funciones que agrupan. Al abrir Word aparece abierta la sección
Inicio por ser la que agrupa el conjunto de funciones que utilizamos al comenzar a crear un
documento. Podemos personalizar o contraer la cinta de opciones haciendo clic con el botón
derecho del ratón en la barra de la cinta de opciones.
79
En esta unidad, se trabajará con las herramientas como cortar, copiar, pegar, hipervínculos, etc.
2. Cortar, copiar y pegar.

Las herramientas cortar, copiar y pegar son muy útiles para organizar un documento y permiten
ahorrar mucho tiempo y trabajo. Por ejemplo para quitar un bloque te texto escrito en un
documento y pegarlo en otra parte del documento, o para repetir un bloque de texto escrito en
un documento en otro lugar. Para utilizar estas herramientas debemos pulsar en la pestaña Inicio
de la cinta de opciones.
Cortar
Pegar Copiar
También podemos acceder a estas herramientas haciendo clic con el botón derecho del ratón en
cualquier parte del documento y se desplegará una lista con diferentes funciones:
Hay que tener en cuenta, que se pueden utilizar las herramientas cortar o copiar siempre que se
hayan seleccionado datos en el documento. Estas herramientas tienen las siguientes funciones:
80
2.1. Cortar
Al seleccionar dar la orden de cortar, el bloque seleccionado desaparecerá pero una copia suya
se almacena en la memoria del portapapeles. Con cortar lo que estamos haciendo es mover
un bloque del documento, también se puede hacer lo mismo seleccionando el bloque y luego
arrastrando hasta el lugar deseado.
2.2. Copiar
Al seleccionar un bloque y a continuación dar la orden de copiar, el bloque seleccionado seguirá

en el mismo lugar donde estaba en el documento y a la vez una copia suya se almacena en la
memoria del portapapeles.
2.3. Pegar
Al pulsar este botón, lo que hacemos es pegar en la parte donde se encuentre el cursor, lo que
haya en el portapapeles de lo último que hayamos cortado o copiado.
El portapapeles es una zona de memoria temporal, donde se puede almacenar momentáneamente

bloques de información para luego pegarlos en cualquier otro lugar, lo último almacenado en el
portapapeles borra lo que había almacenado anteriormente. Podemos visualizar el contenido del
portapapeles haciendo clic en la flecha situada en la parte inferior derecha de la sección Inicio
así como seleccionar varias opciones.
Módulo A. U3. Cinta de opciones-herramientas
81

En el documento word1 escribir un texto y practicar con las herramientas copiar, cortar
y pegar.
1. Abre Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word
2007.
2. Abre el archivo word1, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar el
archivo word1 > Abrir. O Barra de herramientas de acceso rápido > Abrir.
3. Coloca el cursor al final de la página 4.
4. Haz clic en Diseño de página > Configurar página > Saltos > Página, para insertar un
salto de página.
5. En la nueva página 5 escribe el siguiente texto:
Dirección IP y nombre de dominio
Todo ordenador conectado a la red Internet tiene que estar identificado de forma inequívoca
con respecto al resto de ordenadores. Si no fuera así, no podrían comunicarse unos con otros.
Es lo mismo que sucede con las direcciones postales o con los números de teléfono: han de ser
únicos y exclusivos para cada usuario.
Los ordenadores conectados a Internet se identifican mediante lo que se denomina Dirección
IP. Las direcciones IP están formadas por cuatro números separados por puntos, cada uno
de los cuales puede tomar valores entre 0 y 255. Por ejemplo, la dirección IP 193.144.238.1
Además de por la dirección IP, los ordenadores conectados a Internet pueden también
identificarse por lo que se llama nombres de dominio. Los nombres de dominio se construyen
de acuerdo a una estructura jerárquica y están formados por palabras separadas por puntos.
Esto permite que sean más fáciles de recordar que las direcciones IP y que además puede
deducirse la situación geográfica del ordenador, a quién pertenece o el propósito del mismo.
Por ejemplo el nombre de dominio del servidor de Mentor es: mentor.mec.es
6. Una vez escrito el texto, selecciona el primer párrafo (Todo ordenador……para cada
usuario).
7. Clic en Inicio > Portapapeles > Copiar. Para copiar el primer párrafo en la memoria del
portapapeles.
8. Coloca el cursor a continuación del tercer párrafo.
9. Clic en Inicio > Portapapeles > Pegar. Observa que el primer párrafo está al principio
y al final de la página.
10. Selecciona el segundo párrafo (Los ordenadores conectados……dirección IP
193.144.238.1).
11. Clic en Portapapeles > Cortar.
12. Coloca el cursor al final del último párrafo.
13. Clic en Portapapeles > Pegar. Observa que el segundo párrafo ya no está en su lugar y
ha pasado al final del texto.
14. Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.
82
3. Deshacer y rehacer.
En Word existen unas herramientas que permiten corregir y repetir las acciones que se
van realizando. Estas herramientas son deshacer y rehacer, que son muy útiles cuando nos
equivocamos y queremos ir deshaciendo lo realizado o también, rehacerlo.
Con la opción deshacer, se consigue deshacer la última operación realizada, volviendo a la

situación anterior. Para utilizar esta opción pulsamos el botón (deshacer) de la barra de
herramientas de acceso rápido.
Con la opción rehacer, permite rehacer lo último desecho, anulando los efectos de deshacer.
Como es lógico, no podemos utilizar rehacer hasta que no se utilice deshacer. Para utilizar esta
opción pulsamos el botón (rehacer) de la barra de herramientas de acceso rápido.
Si pulsamos sobre la flecha situada a la derecha del icono deshacer y rehacer, aparecen las
últimas operaciones realizadas, las cuales se pueden deshacer o rehacer varias a la vez.
Pulsar sobre esta flecha

En el documento word1 borrar un párrafo y utilizar la herramienta deshacer para volver
a recuperar el párrafo borrado.
1. Al final de la página 5 del documento word1 escribe el siguiente párrafo.
La primera palabra del nombre de dominio corresponde siempre al nombre del ordenador
servidor, en nuestro ejemplo “mentor”. El resto de las palabras de ese nombre representan
un subdominio que a su vez está comprendido en otro subdominio de alcance mayor, y
así hasta la última palabra que corresponde al dominio principal o de primer nivel. En el
ejemplo, “es” corresponde al dominio principal.
2. Una vez escrito el párrafo, seleccionarlo.
3. Pulsar la tecla “Supr” (Suprimir) para borrar el párrafo escrito.
4. Como se desea que se vuelva a escribir el párrafo borrado hacer clic en Deshacer.
Observar que el párrafo ha vuelto a aparecer. 83
3.1. Hipervínculos.
Los hipervínculos previamente creados son referencias que se encuentran en un documento

o página Web. Son palabras o imágenes diseñadas para llevarnos a otras secciones, páginas o
documentos, donde se amplía la información con solo pulsar con el puntero del ratón sobre
ellas.
Las palabras donde se ha insertado un hipervínculo, suelen aparecer resaltadas o subrayadas y

cuando se posiciona el puntero del ratón sobre el vínculo, aparece información sobre el mismo.
Para llevarnos a ese vínculo hay que pulsar la tecla <Ctrl> y sin soltar, hacer clic con el ratón.
Los hipervínculos nos permiten, al hacer un clic sobre ellos, abrir una página Web, abrir el
gestor de correo electrónico para enviar un mensaje a un destinatario determinado, abrir un
documento nuevo o también situarnos en otro lugar del documento.
Para crear el hipervínculo, seleccionamos el texto o imagen que queremos que actúe como
hipervínculo y a continuación hay dos formas de crearlo:
Seleccionar Insertar > Vínculos > Hipervínculo. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Hipervínculo a una página de Internet
1. En una página nueva del documento word1 crear un hipervínculo a la página Web de
“Mentor”.
3. Haz clic en Insertar > Páginas > Salto de página, para insertar un salto de página.
84 4. Al principio de la página 6 escribir “Hipervínculo a página Web”.
5. Selecciona el texto escrito y seleccionar Insertar > Vínculos > Hipervínculo.
6. Haz un clic en .
7. En el apartado “Texto”, aparecen las palabras escritas anteriormente en el punto. 7 -
Ahora en el apartado “Dirección” hay que escribir la dirección de la página deseada,
en este caso escribir http:www.mentor.mec.es. En la versión 2000 de Office, hay que
escribir la dirección Web en el campo denominado “Escriba el nombre del archivo o de
la página Web”. El resultado debe ser el siguiente:
8. Clic en Aceptar.
9. Comprobar el resultado. Para ello, situar el cursor sobre el texto, al pulsar la tecla <Ctrl>
y hacer un clic con el ratón, se abrirá la página Web que hemos puesto como dirección
(siempre que se tenga conexión a Internet).
85
CUADRO:
Para crear un hipervínculo a un documento guardado en nuestro ordenador, el procedimiento
es el mismo que para una página Web pero hay que seleccionar en el apartado de “Buscar
en” la unidad, carpeta y archivo deseado y pulsar la tecla Aceptar.

Hipervínculo a un correo electrónico
Crear un hipervínculo a un correo electrónico debajo del hipervínculo creado anteriormente.
1. Coloca el cursor debajo del hipervínculo creado anteriormente y escribir “Hipervínculo
a un correo electrónico”.
2. Selecciona el texto escrito y pulsa el botón o Insertar > Vínculos > Hipervínculo.
3. Haz clic sobre .

4. En el apartado “Dirección de correo electrónico:” hay que escribir la dirección
exacta. En este caso utilizaremos la siguiente dirección ficticia javi@mentor.
mec.es. Comprobar que al escribir la primera letra de la dirección de
correo electrónico, aparece en el cuadro “mailto:”. El resultado debe ser:
5. Clic en Aceptar.
6. Comprueba el resultado. Para ello, situar el cursor sobre el texto del hipervínculo
apareciendo la ayuda emergente “CTRL+clic”. Al pulsar la tecla <Ctrl> y hacer un clic
con el ratón, se abrirá una ventana con la aplicación de gestor de correo que se tenga
predeterminada en el ordenador, y como destinatario la dirección puesta anteriormente.
3.1.1. Hipervínculo a otra parte del documento. Marcadores.

86
También se puede crear un hipervínculo para colocar el cursor en una posición concreta del
documento, para esto hay que insertar un marcador.
La utilización de marcadores de texto es una de las posibilidades muy útiles para aquellos casos
en los que se trabaja con documentos grandes. Esta opción permite moverse con mayor agilidad
y comodidad en el documento. Un marcador es una referencia que se diseña y se coloca en un
lugar concreto para que cuando se quiera regresar a ese punto se haga de manera instantánea.

Crear un marcador
Crear un hipervínculo que vaya desde la última posición (página 6) del documento word1
hasta la página 1. Recordar que para crear un hipervínculo a otra parte del documento
primero hay que insertar el marcador y luego el hipervínculo.
1. Para crear el marcador (lugar de destino del hipervínculo), sitúa el cursor en la primera
línea de la primera página (INTERNET) del documento word1, y selecciona Insertar >
Vínculos > Marcador. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
2. En el apartado “Nombre del marcador”, escribe “marcador1” y pulsa la tecla Agregar.

(El nombre del marcador puede ser el que se desee, en este caso se le ha denominado
marcador1).
3. Ya se ha creado el marcador, ahora hay que crear un hipervínculo para que nos lleve 87
a ese marcador. Para ello debes posicionarte en la última línea de la página 6 y escribir
“Hipervínculo a otra parte del documento”.
4. Selecciona el texto escrito y haz clic en Insertar > Hipervínculo, a continuación pulsar
el botón apareciendo la siguiente ventana:

5. Selecciona “marcador1” y pulsa en Aceptar.
6. Comprueba el resultado. Al pulsar la tecla <Ctrl> y hacer un clic con el ratón, el cursor
irá a la primera línea del documento.
3.2. Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles.
Al utilizar determinadas teclas como espacio, intro o tabulador, estamos dotando al texto con
unos caracteres que no se ven en una vista normal del documento y que tampoco se verán al
imprimirlo.
Hay una herramienta en Word que permite conocer el número de veces que hemos pulsado
estas teclas en la realización del documento, que nos puede resultar útil para crear un documento
uniforme en toda su extensión. Por ejemplo, que siempre haya un espacio entre palabras o que
siempre haya una línea en blanco entre párrafos.
Para activar o desactivar esta herramienta, hay que pulsar el botón “Mostrar u ocultar”, de
la ficha Inicio > Párrafo > botón.
Una vez que se ha activado, aparecen los siguientes caracteres no imprimibles:
– “·”: equivale a espacio en blanco.
– “ ”: equivale a un tabulador.
– “¶”: equivale a un retorno de línea (intro).
Escribir un texto y mostrar los caracteres no imprimibles.
88 2. Escribe el siguiente texto: (A partir del segundo párrafo, hay que utilizar el tabulador
para dejar todas las filas con la misma alineación).
La parte de la informática que se dedica a resolver los problemas de automatización de
las oficinas se conoce con el nombre de ofimática. La automatización de las oficinas se
ha implantado debido a las siguientes razones:
Se utiliza diariamente una gran cantidad de documentación.
La documentación queda recogida en un espacio menor.
Las modificaciones y cálculos son más sencillos.
La necesidad de agilizar la gestión
La aparición de aplicaciones ofimáticas específicas.
3. Una vez que se ha escrito el texto, pulsa el botón de la sección Párrafo. Se puede
comprobar que aparecen los caracteres no imprimibles.
4. Deja desactivada la herramienta “Mostrar u ocultar” pulsando de nuevo en .

6. Cerrar el documento word1 (Archivo > Cerrar).
Unidad 4. Mejorar el documento.
Las herramientas de Word ayudan a mejorar y a realizar los documentos. Esta ayuda nos la
ofrecen muchas de las herramientas vistas hasta ahora pero también existen muchas otras como
estilos, índices, sangrías, corrector ortográfico, sinónimos, etc.
4.1. Estilos.
Crear, aplicar y eliminar estilos
Un estilo es un conjunto de formatos a los que identificamos con un nombre. Contienen

características de tipo de formato que pueden afectar a caracteres, párrafos y páginas, tanto en
tamaño, color, márgenes, alineación, etc. Con los estilos podemos aplicar un tipo de formato con
una única acción a todo un bloque de texto o página.
Word tiene predefinidos unos estilos, pero también se pueden crear unos nuevos. Al crear un
documento nuevo, Word aplica a todos los párrafos que se escriban, un estilo que se tiene por
defecto que es el estilo NORMAL.
Para seleccionar un estilo diferente al predeterminado tienes las siguientes opciones:
89
Seleccionar la pestaña Inicio y la sección Estilos donde aparecen los estilos predeterminados
más utilizados:
Para ver todos los estilos que están en esa sección utiliza los botones situados a la derecha: Si
utilizamos el botón de acceso al cuadro de diálogo de la sección aparecerán más estilos:
Para aplicar un estilo solo debes seleccionar el texto que quieres modificar y después hacer clic
en el estilo elegido.
Si quieres borrar el nuevo formato y volver al formato predeterminado utiliza el botón de la

herramienta estilos y selecciona Borrar formato:
90
Al final de la última página del documento word1 escribir tres párrafos y aplicar a cada
uno de los párrafos un estilo distinto. A continuación quitar los estilos aplicados a los
párrafos escritos.
1. Arranca Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word
2013.
2. Abre el archivo documento word1, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar ó Barra de
acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar word1 > Abrir.
3. Coloca el cursor al final de la página 6 y escribe el siguiente texto:
Los nombres de los subdominios son generalmente arbitrarios y dependen de los
administradores de las redes locales.
Los dominios principales constan de dos letras que indican el país al que pertenece el
ordenador. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de dominios principales:
Alemania (de), Italia (it), España (es).
4. Una vez escritos los tres párrafos, haz que cada párrafo tenga un estilo determinado.
Coloca el cursor en el primer párrafo (Los nombres…redes locales).
5. Pulsa sobre la herramienta Título1 de la sección Estilos.

El primer párrafo ha adquirido el estilo tipo “Título 1”.
6. Coloca el cursor en el segundo párrafo y selecciona el estilo Título 2. El segundo párrafo
ha adquirido el estilo tipo “Título 2”.
7. Coloca el cursor en el tercer párrafo y selecciona el estilo Título 3. Adquiriendo el tercer
párrafo el estilo tipo “Título 3”.
Módulo A. U4. Mejorar el documento
Observa que cada párrafo tiene un tamaño de letra distinta y un formato de negrita yo
cursiva.
Observa que los párrafos vuelven a adquirir el formato inicial.
4.1.1. Crear un nuevo estilo a partir del formato.
Para crear un nuevo estilo seleccionamos la pestaña Inicio y el botón que abre el cuadro de
diálogo de la sección Estilos y en el botón situado al final de la lista de estilos

y tendremos el siguiente cuadro de diálogo para configurar el nuevo estilo que modificará el
formato que habíamos elegido hasta ahora:
91
92

Crear un nuevo estilo llamado “demostración”, cuyo formato sea: letra Courier New,
tamaño 14, negrita, cursiva y subrayado. Comprobar que el texto adquiere el estilo
creado. A continuación eliminar el estilo creado.
1. Coloca el cursor al final de la página 6 del documento word1 y escribir la siguiente frase:
2. Podemos dotar al texto el estilo que queramos, modificando el formato.
3. Una vez escrita la frase, sitúa el cursor en cualquier lugar de la línea del texto escrito.
4. Pincha sobre el botón de la sección Estilos para que aparezca en el panel de tareas
el cuadro de estilos y formato.
5. Pincha sobre el botón Nuevo estilo y en el cuadro de diálogo, coloca como

nombre “Demostración”, letra Courier New, tamaño 14, negrita, cursiva y subrayado.
Como se muestra en la siguiente figura:
93
6. Clic en Aceptar.
7. Comprueba que ahora aparece también el estilo creado (Demostración).
8. Haz un clic sobre el estilo Demostración y comprobar que el texto adquiere el formato
especificado anteriormente.
9. Para eliminar el estilo “demostración” que se ha creado, en el panel de tareas estilos
y formato, sitúa el puntero del ratón sobre “Demostración” y haz un clic en la flecha
situada a la derecha .
10. Selecciona eliminar en las opciones que aparecen.
11. Confirmarlo pulsando sí, en el cuadro posterior.
12. Comprueba que no aparece ahora dicho estilo en la lista.
4.2. Índices.
En un documento de muchas páginas cuyos títulos de los apartados o capítulos se han escrito
con un tipo de estilo determinado, como se ha visto en el apartado anterior, podemos hacer que
Word cree automáticamente un índice del documento.
Podemos añadir un índice automáticamente a nuestro documento, si previamente se han

insertado estilos de título, apareciendo en el índice el texto de los títulos insertados y el número
de página correspondiente. Por este motivo, es imprescindible introducir distintos estilos para
establecer diferencias entre los niveles de los apartados.
Este índice estará jerarquizado según esté estructurado el documento, con un estilo aplicado a
cada título de los capítulos o apartados y con otro estilo en los subcapítulos para que aparezcan
en el índice, (por ejemplo “título 1” será el capítulo y “título 2” será el subcapítulo).
Para insertar un índice hay que seleccionar la pestaña Referencias > Tabla de contenido y
podremos elegir entre varias tablas automáticas o insertar una nueva tabla de contenido:
94
Cuando se quiera actualizar un índice porque se ha ampliado o modificado el documento

(introduciendo estilos a los nuevos apartados), se debe colocar el cursor en cualquier lugar
del índice, clic con el botón derecho del ratón y en el menú contextual, seleccionar “Actualizar
campos”.

Crear un índice al principio del documento word1 cuyo contenido sean las primeras
frases de las páginas 1, 2, 3, 5 y 6.
1. Para crear el índice lo primero que hay que hacer es establecer un estilo de tipo “Título
1” a las primeras frases de las páginas 1, 2, 3, 5 y 6. Para ello coloca el cursor en cualquier
lugar de la primera frase de la página 1 y pulsar Referencias > Tabla de contenido >
2. Adquiriendo la frase el estilo tipo “Título 1”.
3. En las primeras frases de las páginas 2, 3, 5 y 6, hacer lo mismo que en apartado anterior.
4. Coloca el cursor al principio de la primera página e inserta un salto de página para crear
una primera página en blanco donde estará el índice.
5. Coloca el cursor al principio de la primera página que se ha creado y selecciona
Referencias > Tabla de contenido > Botón Tabla de contenido, apareciendo la siguiente
ventana. 95
Dejarlo como aparece en la figura (con la configuración por defecto) y clic en Aceptar.
6. Observa que se ha insertado el índice del documento con la paginación ya que los
títulos de los apartados estaban escritos con estilo Título 1 lo cual ha servido para hacer
la estructura del índice.
4.3. Añadir contraseña a un documento.
Office ofrece la posibilidad de guardar con contraseña los documentos creados para así restringir
su acceso yo modificación a personas ajenas.
Cuando se quiera guardar un documento con contraseña para que solamente se pueda abrir,
modificar o añadir datos conociendo esa contraseña, se deben seguir los siguientes pasos Ir a
Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña.
96
Se abre el siguiente cuadro de diálogo en el que introduciremos la contraseña:
97
Una vez introducida se nos pedirá confirmarla con el siguiente cuadro:

Y por último, pulsar la tecla Aceptar y se guardará el Archivo con las contraseñas.
Al archivo word2 establecerle una contraseña de apertura y una contraseña de escritura.
1. Abre el archivo word2, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar
word2 > Abrir.
2. Una vez abierto word2 selecciona Archivo > Información > Proteger documento >
cifrar con contraseña.
3. En el cuadro “cifrar documento” introduce la contraseña 1245. > Aceptar.
4. Vuelve a escribir la misma contraseña en la ventana de “Confirmar contraseña” >
Aceptar.
5. Cerrar (Archivo > Cerrar) y abrir (Botón de acceso rápido > Abrir) de nuevo el
documento word2 y comprobar que si no se introducen correctamente las contraseñas,
no se puede abrir el archivo, ni cambiar su contenido si se quiere guardar con el mismo
nombre.
6. Cerrar el documento word2 (Archivo > Cerrar).
4.4. Sangrías. Utilización de la regla.
Sangrar un párrafo consiste en introducir un espacio en sus márgenes.
Las sangrías que se encuentran en los párrafos, son espacios que se introducen entre los bordes
de un párrafo y los márgenes izquierdo o derecho (o incluso en ambos) del documento.
Se puede decir que las sangrías actúan como margen específico de cada párrafo.
98
Existen cuatro tipos de sangría:
1. Sangría izquierda. Permite colocar espacio entre el borde de párrafo y el margen
izquierdo .
2. Sangría de primera línea. Desplaza hacia la derecha la primera línea de párrafo,

y el resto de líneas del mismo párrafo, continúa igual .
3. Sangría derecha. Separa el párrafo del margen derecho .
4. Sangría francesa. Con esta sangría, la primera línea del párrafo no se desplaza y
el resto de líneas se colocan más a la derecha .
99
Para introducir sangrías, se puede hacer de dos formas:

1. Se puede sangrar utilizando la regla que aparece en la parte superior de la
ventana, la cual se puede hacer que esté o no visible, seleccionando la pestaña
Vista > Mostrar > Regla.
Sangría francesa Sangría de primera línea
Sangría izquierda
Sangría derecha
Para cambiar la sangría de un párrafo, hay que situar el cursor en el párrafo (o

seleccionar los párrafos a sangrar) y desplazar los marcadores de la regla
; se visualizará una línea de puntos vertical sobre el documento para ayudarnos
a fijar la posición.
2. Seleccionar el texto (o colocar el cursor en el párrafo a sangrar) e ir a la pestaña
Inicio > Párrafo > cuadro de diálogo y aparecerá el cuadro de diálogo.

Sangría y espacio.
100
En esta parte, seleccionar la

distancia de la sangría
derecha y/o izquierda
Si se quiere introducir sangría francesa o de primera línea, seleccionarlo en el

apartado “Especial” y en el cuadro siguiente, colocar la distancia al margen:
También se puede introducir sangría pulsando el botón (de la barra de
herramientas formato) para aumentar sangría y el botón para reducirla.

Escribir cuatro párrafos. Al primer párrafo aplicarle una sangría izquierda, al segundo
párrafo una sangría de primera línea, al tercer párrafo una sangría derecha y al cuarto
párrafo una sangría francesa.
1. Coloca el cursor al final de la página 7 del documento word1 e insertar un salto de
página (Insertar > Páginas > Salto de página).
2. En la nueva página 8 escribe los siguientes cuatro párrafos con alineación justificada:
La Web son documentos que se ven en la pantalla del ordenador gracias a un programa
especial llamado navegador. Las Web son documentos formados por páginas multimedia, en
ellas hay textos, imágenes, gráficos, música, sonido y vídeo.
Además la Web es un libro que no se lee como los de papel en el que después de una página
se va a la siguiente. La Web es como una gran telaraña en que las páginas se conectan casi
todas entre sí y para pasar de una a otra se hace por el interés del lector.
Cada página tiene referencia a otras, y es el lector según el tema que le interesa el que decide
a dónde ir. Esta estructura de libro temático se llama hipertexto. El hipertexto de la Web está
distribuido por todo el mundo, por todo Internet. Todo usuario de Internet puede tener su
propia página al igual que las grandes empresas.
La web proporciona una interfaz gráfica por la que es fácil desplazarse para buscar 101
documentos en Internet. Estos documentos, así como los vínculos entre ellos, componen una
red de información.
3. Para aplicar al primer párrafo una sangría izquierda. Coloca el cursor en cualquier lugar
del primer párrafo, hacer un clic sobre sangría izquierda (ver la figura anterior de las
sangrías en la regla) y sin soltar, arrastrar hasta la posición 3 de la regla y soltar el botón.
4. Segundo párrafo, sangría de primera línea. Coloca el cursor en el segundo párrafo, haz
un clic sobre sangría de primera línea y sin soltar, arrastra hasta la posición 2 de la
regla y soltar.
5. Tercer párrafo, sangría derecha. Coloca el cursor en el tercer párrafo, haz un clic sobre
sangría derecha (en la parte derecha de la regla), y sin soltar, arrastra hasta la posición
13 de la regla y soltar el botón.
6. Cuarto párrafo, sangría francesa. Coloca el cursor en el cuarto párrafo, hacer un clic
sobre sangría francesa y sin soltar, arrastra hasta la posición 2 de la regla y soltar.
7. El documento debe quedar así:
102
4.5. Corrector ortográfico.
El corrector ortográfico y gramatical revisa el documento para ayudarnos a detectar y corregir

faltas de ortografía. Word puede realizar la revisión ortográfica y gramatical de dos maneras:
automática y manual.
4.5.1. Revisión ortográfica y gramatical automática.
Esta revisión, se efectúa simultáneamente mientras se escribe un documento. Al estar activada

esta función, aparece una línea roja ondulada (si el programa considera que es error ortográfico)
o una línea verde ondulada (si considera que es un error gramatical) debajo de la palabra
incorrecta. También aparecerá la línea roja ondulada si el programa no encuentra la palabra en
el diccionario que incluye Word.
Ejemplos de palabras mal escritas ortográfica y

gramaticalmente subrayadas con línea ondulada
Para corregir este error, colocar el cursor sobre la palabra deseada y pulsar el botón derecho del
ratón, donde aparecen opciones que se pueden utilizar para cambiarlo.

Escribir una frase con faltas de ortografía y corregirlas con el corrector ortográfico de
103
Word.
1. Al final de la página 8 del documento word1 escribe el párrafo siguiente:
2. Comprueba que las palabras “relizar”, “rebisar”, “ortografia” y “gramatica” están

subrayadas con línea roja, ya que están mal escritas.
3. Modifícalas utilizando el botón derecho del ratón para corregirlas. Primero coloca el
cursor sobre la palabra “relizar” y pulsa el botón derecho del ratón, donde aparecen
opciones que se pueden utilizar para cambiarlo:
4. Haz lo mismo que en el apartado anterior con las palabras “rebisar”, “ortografia” y
“gramatica”. Para que quede correctamente escrito:
Al realizar un documento es recomendable revisar la ortografía y gramática.

Algunas veces, aparece la palabra subrayada con línea roja y está bien escrita. Esto ocurre,
porque ésta palabra no está incluida en el diccionario propio de Word y lo considera como un
error.
Si no está activada la corrección ortográfica automática, hay que seguir los siguientes pasos
para activarla:
1. Seleccionar Archivo > Opciones > Revisión.

Se abre el siguiente cuadro de diálogo:
104
2. Activar la opción de “Revisar ortografía mientras escribe”.
3. Clic en botón de “Aceptar”.
4.5.2. Revisión ortográfica y gramatical manual.
Con esta opción se revisa el documento para confirmar que no existan errores.
Para utilizarla seleccionamos la pestaña Revisar > Revisión > Ortografía y gramática pulsamos
el botón .
Si el programa detecta alguna posible corrección se abre el siguiente panel de tareas:

105
En él aparece la palabra que considera errónea en negrita y se puede “omitir” para que continúe
igual, “agregar” al diccionario para que no vuelva a colocarla como errónea, o “cambiar” en la
que primero hay que elegir una de las sugerencias del cuadro y pinchar el botón de cambiar.
4.6. Sinónimos.
Word dispone de una herramienta de sinónimos de gran ayuda para escribir un documento ya
que busca expresiones o palabras con el mismo significado.
Esto se puede utilizar cuando se introduce muchas veces una misma palabra, y para no ser
repetitivos, se busca un sinónimo o expresión relacionada.
Para buscar sinónimos, seleccionar primero la palabra o colocar el cursor en la palabra e ir a
la pestaña Revisar > Revisión > Sinónimos donde se abrirá el panel de tareas con una lista de
sinónimos.

Escribir la palabra “esbarar” y cambiarla por un sinónimo.
1. Al final de la página 8 del documento word1 escribe la palabra “esbarar”.
2. Selecciona esa palabra y ve a la pestaña Revisar > Revisión>Sinónimos apareciendo en
el panel de tareas lo siguiente:
3. Selecciona el sinónimo “resbalar”, apareciendo una flecha en el lado derecho, que al

pinchar sobre ella se muestra lo siguiente:
106
4. Al pinchar en Insertar, la palabra es modificada por el sinónimo.

5. También se puede hacer colocando el puntero del ratón sobre la palabra escrita y un
clic en el botón derecho para abrir el menú contextual, a continuación seleccionar
sinónimos, apareciendo una lista de sinónimos, al hacer un clic sobre uno de ellos será
sustituido por la palabra seleccionada.

4.7. Buscar y reemplazar.
Esta operación es muy útil cuando se trabaja con documentos grandes y se quiere localizar
rápidamente una palabra, o buscarla y reemplazarla.
– Buscar. Esta herramienta, localiza una palabra o un texto. La búsqueda incluye

caracteres en minúscula o mayúscula, palabras completas o fragmentos de
palabras.
Para ejecutar esta herramienta, ir a la pestaña Inicio >Edición > Buscar >
Búsqueda avanzada donde se abrirá este cuadro de diálogo.
Escribir la palabra a buscar
107
Haciendo clic en Buscar siguiente, Word empezará la búsqueda
Al localizar la palabra o texto buscado, Word se desplaza hasta esa parte del
documento (página) para mostrar esos caracteres y los resalta.
– Reemplazar. Con esta herramienta, se sustituyen los caracteres o palabras que

deseemos. Esta herramienta, está estrechamente relacionada con la herramienta
buscar ya que generalmente se busca una palabra para reemplazarla. Para utilizar
esta herramienta, hay que ir a Inicio >Edición > Reemplazar (aunque también
se puede hacer pulsando la pestaña reemplazar al activar la herramienta buscar)
y aparece este cuadro de diálogo:
Escribir la palabra nueva que debe Una vez introducida la palabra, pulsar
sustituir a la buscada este botón
El botón “buscar siguiente” buscará la palabra en otra posición del texto. El botón “reemplazar
todos”, cambia todas las palabras buscadas en un solo paso apareciendo un cuadro donde indica
el número de reemplazos realizados en el texto.

108 En el documento word3 busca la palabra “redes” y reemplázala por “EXTRARED”.
1. Abre el archivo word3, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > busca y selecciona
word3 > Abrir.
2. Selecciona la pestaña Inicio > Edición > Reemplazar.
3. En la casilla Buscar, escribe redes y en la casilla Reemplazar, escribe EXTRARED.
4. Pulsa el botón Reemplazar todos.

5. Aparecerá un nuevo cuadro donde indicará el número de reemplazos realizados que
son 4:
109
6. Aceptar > Cerrar, para la ventana “Buscar y reemplazar”.

4.8. Configurar página.
Los procesadores de textos ofrecen la posibilidad de cambiar la orientación de la hoja (horizontal

o vertical), tamaño del papel, los márgenes, entre otras opciones.
A la hora de configurar la página, se puede modificar los márgenes, tamaño de papel y orientación
del documento. Para acceder a esta configuración, hay que ir a Diseño de página > Configurar
página > seleccionar el botón.
También podemos pinchar en el botón de apertura del cuadro de diálogo de la sección Diseño
de página y se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:
110
Por defecto el tamaño de papel es DIN-A4, orientación vertical y con 3 cm de margen izquierdo
y derecho, y 2,5 cm de margen superior e inferior.
Para modificar los márgenes, debe estar la pestaña activada de “márgenes” y aumentar o disminuir
los valores de cada margen.
Si lo que se quiere es cambiar la orientación del papel, en la misma ficha “márgenes”, en el

apartado de orientación, colocar horizontal o vertical.
Para modificar el tamaño de papel, activar la pestaña “papel” y elegir el deseado.
111
Una vez introducida la configuración de la página, pulsar Aceptar para aplicar los cambios
establecidos.

En el documento word3 establecer orientación horizontal y todos los márgenes a 4 cm.
1. Una vez abierto el documento word3 haz clic en Diseño de página > Configurar página
> Cuadro de diálogo de la sección .
2. En la ficha “Márgenes” establece la orientación horizontal y los márgenes superior,
inferior, izquierdo y derecho a 4 centímetros, como se muestra en la siguiente figura.
112

4.9. Sobres y etiquetas.
4.9.1. Sobres.
Con Word se pueden crear e imprimir sobres, permitiéndonos seleccionar un tipo de sobre
preestablecido o indicando nosotros mismos las medidas.
Para ello hay que seleccionar Correspondencia > Crear > Sobres, abriéndose un cuadro de
diálogo denominado con el mismo nombre.
113
Dentro de la pestaña “Sobres”, en el cuadro “Dirección”, se inserta la dirección que se desee

imprimir en el sobre.
En el cuadro “Remite”, como su propio nombre indica, se pueden escribir los datos del remitente.
Si por el contrario, no se quiere remite en el sobre, se puede omitir activando la casilla de
verificación denominada “Omitir”.
Sobre la zona “Vista previa”, se visualiza el aspecto del sobre que se va a imprimir; irá cambiando
a medida que se vayan aplicando modificaciones.
La zona “Papel” muestra la orientación que se debe dar al sobre cuando se introduzca en la
impresora, para que éste salga correctamente impreso.
Si se desea, se puede agregar el sobre al documento correspondiente que esté activo. Se hace
pulsando sobre el botón “Agregar al documento”, de este modo, se puede imprimir al mismo
tiempo el sobre y el documento activo.
Si se desea cambiar la fuente para la dirección y el remitente, hay que pulsar en el botón
“Opciones”, mostrándose el cuadro de diálogo “Opciones de sobre”, donde se pueden observar
dos zonas claramente diferenciadas: dirección y remite. Cada una de ellas dispone de un botón
“Fuente” que permite cambiar el formato del texto que se introduzca en los cuadros dirección
y remite.
114
Para finalizar y enviar a impresión el sobre con todas las características hay que pulsar sobre el
botón “Imprimir”.
4.9.2. Etiquetas.
Del mismo modo que Word ofrece la posibilidad de crear e imprimir sobres, se puede hacer con
las etiquetas. Tras seleccionar Correspondencia > Crear > etiquetas, se abrirá el mismo cuadro
de diálogo que en la opción “Sobres”.
115
Pinchamos en la pestaña “Etiquetas” y en el cuadro “Dirección” se inserta la dirección o el texto

para la etiqueta a imprimir.
Activando la casilla de verificación “Página entera con la misma etiqueta”, se imprimirán todas
las etiquetas en un mismo folio con el mismo texto.
Para la impresión de una sola etiqueta, hay que activar la casilla de verificación “Sólo una
etiqueta” donde se debe indicar la posición exacta de la etiqueta, facilitando la posición de fila
y columna correspondiente.
En la zona “Etiqueta” se visualiza la etiqueta seleccionada para la impresión, mostrándose el tipo

de etiqueta, tamaño y modelo.
Para finalizar y enviar a imprimir las etiquetas con todas las características seleccionadas, hay
que pulsar el botón “Imprimir”.
4.10. Combinar correspondencia.
Para escribir la misma carta a muchas personas y no tener que repetir el mismo texto en cada
carta con los datos del destinatario, y así crear de forma masiva pero rápida, cartas con una
misma información destinada a gran número de receptores, se utiliza una carta modelo y en una
base de datos de nombres y direcciones se combinan de forma apropiada para poder conseguir
el “mailing” (cartas en serie).
Combinar correspondencia permite crear documentos personalizados con poco esfuerzo. El

documento final es el resultado de la combinación de un documento principal y una fuente de
datos.
Para llevar a cabo este proceso se utilizan básicamente dos elementos: la carta modelo o
documento principal y el origen de datos o documento secundario. La combinación de estos dos
dará lugar, finalmente, al documento combinado que incluye el texto de la carta repetido, pero
para cada uno de los destinatarios. La creación de este tipo de cartas consta de varios pasos:
1. Se crea o se utiliza (si ya estuviera creado) un documento con el texto que se

va a repetir en todas las cartas. Se dejarán partes en blanco o pendientes de
rellenar, donde se incluirán posteriormente los datos que se van a variar, como
por ejemplo, el nombre del destinatario, su dirección, etc. Este es el documento
116 principal.
2. En un documento independiente se teclean todos los datos de los destinatarios.
A éste se le denomina documento secundario.
3. Se insertan en el primer documento los campos (por ejemplo “nombre”,
“apellidos”, etc.) que indican dónde y cuál va a ser la información variable.
4. Se combinan el documento principal y el secundario en uno solo dispuesto a
imprimir.

Usar el asistente de combinación de correspondencia de Word para escribir una carta a
varios destinatarios.
1. Abre un documento nuevo, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Word.
2. Lo primero que hay que hacer es abrir el asistente de combinación de correspondencia de
Word, para ello seleccionar Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia
> Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia, mostrándose una lista
desplegable con las diversas opciones así como el “Paso a paso por el asistente para
combinar correspondencia”.
Pinchamos en el asistente para obtener el siguiente panel de tareas:
117
3. En el primer paso del asistente se puede elegir el tipo de documento. Como
se va a escribir una carta, dejar seleccionada la opción “Cartas”, y hacer clic en
situado en la parte inferior del panel de tareas Combinar

correspondencia.
4. Donde se puede seleccionar el documento, dejar seleccionada la opción “Utilizar el
documento actual”, puesto que para la creación del documento se va a partir de uno
en blanco.
118
5. Pulsa en “Siguiente: Seleccione los destinatarios”.
6. Los destinatarios es el lugar donde residen los datos que se va a utilizar en el documento
principal, puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo una tabla de Access, un libro de
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir
en el mismo momento de combinar. En cualquier caso se puede ver el origen de datos

como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila,
y un campo corresponde a una columna. Todo esto se va a ir viendo detenidamente a
continuación.
Ahora vamos a crear la lista de destinatarios de la carta. Para ello activar la opción “Escribir 119
una lista nueva” y después selecciona , que se encuentra en la zona “Escriba

una lista nueva”.
7. En unos instantes aparecerá en pantalla la ventana “Nueva lista de direcciones”.

8. En ella se pueden introducir los datos correspondientes a cada registro o destinatario.
Rellena el primer registro utilizando como base los siguientes datos:

120
9. Una vez que se haya cumplimentado debidamente, haz clic en “Nueva entrada”, para
añadir un nuevo registro (destinatario). Repetir los pasos explicados con los siguientes
datos
10. Cuando se introduzcan los datos del último registro haz un clic directamente en el botón
“Aceptar” para finalizar la introducción de registros.
11. Al instante aparecerá una ventana para que desde un nombre al archivo en el que Word
almacenará la lista. Por defecto se guarda en una carpeta denominada “Mis archivos de
origen de datos” dentro de “Mis documentos”, como una base de datos de Access, pero
nosotros lo guardaremos en la carpeta “Word” del curso.
121
Dale como nombre “AMIGOS”.
Tras hacerlo presiona “Guardar”.
12. Surgirá entonces un cuadro en el que aparecen seleccionados todos los destinatarios de
la lista que se acaba de crear. Si no se quiere enviar a alguno de ellos, hay que hacer clic
en el interior del cuadro que hay a su izquierda para deseleccionarlo. Como se puede
apreciar se obtienen tantas filas como registros más una primera donde se incluyen los
nombres del campo. No obstante, se puede aumentar o disminuir la anchura al igual
que se hace con una tabla de Word. Como se puede ver en este ejemplo, solo se han
incluido cinco destinatarios alejándonos del objetivo para un envío masivo, ya que lo
que nos interesa es ver el funcionamiento y no la cantidad. Cuando se está de acuerdo
con los destinatarios escogidos hay que pulsar “Aceptar”.
122
13. A continuación haz clic sobre el enlace Siguiente: Escriba la carta.
14. Haz un clic en la primera línea de la carta en el que se quiere que vaya la dirección
postal y después pulsar sobre “bloques de direcciones” del panel de tareas.
También puedes pinchar el botón Bloque de direcciones de la sección Escribir e

insertar campos.
15. En el cuadro que aparece, se puede escoger el formato que se quiere que tenga el
nombre del destinatario, en nuestro caso dejarlo como viene por defecto y pulsar
Aceptar.
16. En el documento aparecerá la expresión {{Bloque de dirección}}, en el preciso lugar en
que se mostrará después la dirección. El campo aparecerá en el documento principal
entre los símbolos {{ y }}, esto indica que ahí va un campo que será sustituido por un
valor cuando se ejecute la acción de combinar.
17. Ahora hay que repetir la misma operación para la línea de saludo. Para ello pulsa 123
cuatro veces Intro (para dejar varias líneas en blanco) y pulsar sobre “Línea de
saludo” del panel de tareas o de la sección Escribir e insertar campos.
En la que se puede escoger el formato deseado en la ventana asociada. Dejarlo como

viene por defecto y pulsar Aceptar.
18. Mostrándose la expresión {{Línea de saludo}}. Después escribir el siguiente texto de
felicitación navideña:
19. Haz clic sobre el enlace Siguiente: Vista previa de las cartas.
124
20. Apareciendo en la ventana principal de Word la primera carta. Para ver la siguiente carta
pulsar en del panel de tareas. A continuación seleccionar Siguiente: Complete la
combinación.
21. Las cartas ya están listas para imprimir, si se pulsa el enlace “Imprimir” de la zona
“Combinar” se mostrará un cuadro de diálogo antes de enviar la información a la
impresora y así determinar qué registros se imprimirán.
22. Guarda el documento en la carpeta Word con el nombre: combinar correspondencia
(Archivo > Guardar como > Equipo > Examinar, situarse en la carpeta “Word” del
curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir combinar correspondencia > clic en
el botón Guardar).
Una vez terminado y guardado el documento, cuando se abra de nuevo dicho documento
se mostrará la ventana:
Indicando que el documento se conectará con la base de datos anteriormente creada. El

ordenador debe contener el documento principal y el secundario (el que contiene el listado
de los destinatarios), por lo que interesa guardar el documento principal y el documento que
contiene el origen de datos en la misma carpeta.
4.10.1. Modificar los registros.
Aunque se tengan los datos en un origen que no es Word, se puede desde Word ir a modificar los
datos almacenados en ese origen. La ficha de datos suele resultar más cómoda para cambiar los
125
datos de los registros. Para volver a visualizarla hacer clic en el botón Seleccionar
destinatarios ubicado en la sección Iniciar combinación de correspondencia. y una vez abierto
seleccionar usar lista existente.
Para modificar, eliminar o añadir algún registro hay que seleccionar el botón “Edición”. Para
actualizar los cambios en el archivo secundario origen de los datos, hay que pulsar en el
botón “Actualizar”, así se archivarán todos los registros que han añadido en la base de datos. A
continuación hay que “Aceptar” para regresar al documento principal.
Para insertar nuevos campos en el documento principal, se utiliza el botón “Insertar

campo combinado” de la sección Escribir e insertar campos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia es la generación de etiquetas,

imprimir sobres, etc. El procedimiento es muy similar al de las cartas modelo, aunque teniendo
en cuenta que se trabaja con un área de dimensiones más reducidas.
4.10.2. Escribir una carta a varias personas sin utilizar el asistente.
Tras escribir un texto en un documento de Word, se puede conectar con una lista de
destinatarios seleccionando el botón ubicado en la sección Iniciar combinación

de correspondencia. y una vez abierto seleccionar usar lista existente. Se abrirá el cuadro
de diálogo “Seleccionar archivos de origen de datos” donde podremos seleccionar el archivo
donde se encuentran los destinatarios.
126
Con el botón “Insertar campo combinado” de la sección Escribir e insertar

campos, se pueden insertar los campos en el documento principal.
127
Con lo explicado en este apartado se pueden conseguir cartas, etiquetas y otros documentos
personalizados, con lo que se evitará el tiempo de modificar a mano los datos de cada persona
a la que se quiera enviar. Algo especialmente tedioso si el número de contactos es muy elevado
que se podrá completar en segundos.
Unidad 5. Inserción.
5.1. Introducción.
En esta unidad, se describen funciones importantes para crear y editar textos sobre todo en
aquellos documentos extensos o con carácter profesional. Estas herramientas son insertar
paginación, símbolos especiales, encabezado y pie de página.
5.2. Insertar símbolos especiales.
Existen símbolos o caracteres especiales que no aparecen en el teclado, por esto existe la opción
“insertar símbolos”, para insertar en el texto que se esté escribiendo símbolos poco usuales.
En la pestaña Insertar > sección Símbolos pinchamos sobre el botón Símbolo y
tendremos varios modelos de símbolos:
128
Se puede elegir el símbolo especial a insertar en el documento. Si queremos seleccionar un

símbolo que no aparece en el cuadro anterior, pinchamos en Más símbolos y se abrirá un cuadro
de diálogo con muchos más:
Módulo A. U5. Inserción
Utilizando la barra de desplazamiento, se pueden

ver todos los símbolos
129
Para agregar un símbolo en el documento, hay que hacer clic en el símbolo deseado de la tabla
de símbolos y pulsar “insertar”. Si ya no hay que introducir ningún símbolo más, pulsar el botón
“cerrar”.
El símbolo aparece en el lugar donde estaba situado el cursor. Una vez insertado, si se quiere
dar mayor tamaño, seleccionarlo y aumentar en “tamaño de fuente”.

Al final del documento word1 inserta los siguientes símbolos especiales:
© ® [ Ω ∑ ∞≥
1. Arranca Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office
Word.
2. Abre el archivo word1, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar
word1 > Abrir.
3. Una vez abierto el documento word1, colocar el cursor al final de la página 8 y hacer
clic en Insertar > Símbolos > Símbolo.
4. Busca y selecciona el símbolo © > pincha en él y quedará insertado en el lugar en que
hayas colocado el cursor.
5. Haz lo mismo que en el apartado anterior con el resto de símbolos (buscar, seleccionar,
insertar).
6. Una vez insertados todos los símbolos © ® [ Ω ∑ ∞≥ &, clic en Cerrar.
5.3. Encabezado y pie de página.
El encabezado y pie de página es el texto que aparece en la parte superior e inferior de cada
página. Generalmente se introducen para indicar el nombre de autor, la fecha, número de página,
capítulo o nombre de la empresa. Observar que el encabezado de esta página es “Manual de
Office Unidad 5 Word”, y que el pie de página corresponde al número de la página del libro.
El encabezado y pie de página son opcionales, al crearlos se repetirán en todas las páginas del
documento, evitando así la ardua tarea de crearlos en cada una de las páginas.
Cuando se ha introducido un encabezado o pie de página, en la vista borrador no aparecen,

pero sí en la vista del tipo diseño de impresión (Vista > Vistas > Diseño de Impresión).
5.3.1. Encabezado.
Para introducir un encabezado o pie de página, hay que seleccionar la pestaña Insertar >
Encabezado y pie de página > botón de acceso Encabezado:
130
Al seleccionar el botón Encabezado aparecerá el siguiente cuadro con varias opciones de

encabezado. Al seleccionar una de las opciones se mostrará un recuadro de línea intermitente
donde se puede escribir el texto del encabezado:
Cuando editamos el encabezado, el pie de página o al insertar un número de página observa 131
que en la cinta de opciones aparecen nuevas herramientas para encabezado y pie de página.
Esta nueva pestaña Diseño, incorpora toda una serie de botones para añadir a la configuración
general que hemos visto: Exploración, Opciones, Posición y Cerrar.
5.3.2. Pie de página.
Para crear un pie de página seleccionamos la pestaña Insertar > Encabezado y pie de página >
botón de acceso Pie de página o desplazarse al final de la página con la barra de desplazamiento
vertical. Aparece en la parte inferior un recuadro de línea intermitente donde se puede introducir
el texto del pie de página.
Para cerrar encabezado o pie de página pinchamos en el botón derecho de la nueva sección o
hacemos doble clic en cualquier parte del documento fuera de la sección de línea intermitente.
Para dar formato al texto del encabezado o pie de página (tamaño de letra, alineación, cursiva,
etc.), se sigue el mismo procedimiento que utilizamos para dar formato al texto del documento.
En todas las páginas del documento se visualizará e imprimirá lo escrito en el encabezado o pie
de página.
Si una vez que se ha introducido un encabezado o pie de página, no se está conforme y se
desea quitarlo, hay que seleccionar la pestaña Insertar > Encabezado y pie de página y una vez
abierto el encabezado o el pie de página, borrarlo.
Al igual que se ha visto anteriormente, se puede establecer alineación en los encabezados y pie
de página, utilizando los botones de alineación de la sección Párrafo.

En el documento word1 insertar el siguiente encabezado: Conocimientos de Internet.
Y el siguiente pie de página: .
1. Con el documento word1 abierto, selecciona Insertar > Encabezado y pie de página >
Encabezado.
2. Escribir en el encabezado “Conocimientos de Internet”.
3. Pulsa la barra de desplazamiento para situar el cursor en el pie de página.

4. Pulsa el botón de alineación derecha , para empezar a escribir en la parte derecha
del pie de página.
5. Escribe en el pie de página “ ”.
132
6. Cierra la pestaña de herramientas para encabezados y pie de página, pulsando el botón
.
7. Comprueba que en todas las páginas se ha insertado el encabezado y pie de página
(recordar que para visualizarlo hay que estar en modo de diseño de impresión, Vista >
Vistas de documento > Diseño de Impresión).
5.4. Insertar numeración de página.
Esta herramienta permite numerar las páginas que tiene el documento. Para introducirlo, hay
que ir a menú Insertar > Encabezado y pie de página > Número de página y aparecen las
siguientes opciones:
t Principio de página:
133
t Márgenes de página:
t Formato del nº de página:
134
Donde se puede elegir entre formato arábigo, romano y alfabético.
Una vez que se hayan seleccionados las opciones, pulsar el botón “Aceptar”.

En el documento word1 insertar una numeración de página situada en la parte inferior
(pie de página) y alineación centrada.
1. Con el documento word1 abierto haz clic en Insertar > Encabezado y pie de página >
Número de página > formato del nº de página.
2. En el cuadro de diálogo “Formato de los números de página”, establece las siguientes
características:
3. Pulsa el botón de Aceptar y comprueba que todas las páginas están numeradas.
5.5. Insertar y sobrescribir.
Cuando se está escribiendo un texto, existen dos modos de escritura:

135
1. Insertar permite escribir caracteres que se insertarán entre los existentes,
desplazando los caracteres que haya a su derecha.
2. Sobrescribir reemplaza los caracteres ya escritos, borrando los que aparezcan a
la derecha del cursor.
Es importante tener activo el modo de escritura adecuado. Para cambiar el modo activo se
puede hacer pulsando el botón derecho del ratón en la barra de estado para personalizarla y
seleccionando “Sobrescribir”.
Cuando se está en modo de sobrescritura aparecerá “Insertar” en la barra de estado.
136
Unidad 6. Tablas.
6.1. Insertar tablas.
Las tablas se utilizan para organizar la información, con una estructura de filas y columnas, cuya
intersección se le denomina celda.
Ejemplo de una tabla de dos filas y cinco columnas.
Fila
Columna
Lo primero que haremos para insertar una tabla es colocar el cursor donde se quiera situar la 137
tabla y a continuación, proceder de una de las siguientes maneras:
Seleccionando la pestaña Insertar > Tablas > Tabla, si arrastramos el puntero del ratón sobre
la herramienta que hemos abierto (Insertar tabla) irán marcándose las filas y columnas hasta que
volvamos a hacer clic y la tabla quedará insertada en el documento:
Ejemplo realizado con
4 filas y 2 columnas
No es imprescindible conocer el número exacto de filas y columnas porque posteriormente se

podrá añadir o quitar filas y columnas, como veremos más adelante.
Si seleccionamos “Insertar tabla” aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
138

Crear una tabla de 7 filas y 3 columnas para introducir las calificaciones de alumnos.
1. Arranca Word para abrir un documento nuevo, Inicio > Todos los programas > Microsoft
Office > Microsoft Office Word.
2. Clic en Insertar > Tablas > Tabla > seleccionar “Insertar tabla”.
3. Establece 7 filas y 3 columnas, como se muestra en la siguiente figura.
Módulo A. U6. Tablas
4. Clic en Aceptar.
5. Escribe los siguientes datos en la tabla:
139
6. Guarda el documento con el nombre word4. (Archivo > Guardar como > situarse en
la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir word4 > clic en
el botón Guardar).
6.2. Formato de tabla.
Una vez que se ha insertado una tabla, hay distintas herramientas para dotar a la tabla de la
forma que se desee. Primeramente hay que seleccionar las filas, columnas o celdas.
6.2.1. Seleccionar tablas:
6.2.1.1. Seleccionar una tabla.
Se puede optar por realizarlo de una de las siguientes maneras:

– Situar el cursor en la tabla creada y seleccionar la nueva pestaña “Presentación”
que aparece al crear la tabla:
– Y una vez dentro de la sección Tabla ir a “Seleccionar” y Seleccionar tabla.
– Hacer un clic en la primera celda de la tabla con el ratón y sin soltar, arrastrar
hasta seleccionar todas las filas y columnas.
6.2.1.2. Seleccionar una columna.
Hay tres formas:

1. Situar el cursor en una de las celdas de la columna a seleccionar, clic en
Herramientas de tabla >Presentación >Tabla > Seleccionar > Seleccionar
Columna.
2. Colocar el puntero del ratón en la parte superior de la columna y cuando el
cursor se transforme en una flecha hacia abajo, hacer clic con el botón izquierdo.
3. Pinchar en la primera celda de la columna con el ratón, y sin soltar, arrastrar
hasta completar todas las celdas de la columna.
6.2.1.3. Seleccionar una fila.
Hay tres modos distintos de realizarlo:

140 1. Situar el cursor en una de las celdas de la fila a seleccionar, y hacer clic en
Herramientas de tabla >Presentación >Tabla > Seleccionar > Seleccionar Fila.
2. Hacer clic con el botón izquierdo del ratón en el extremo izquierdo del margen
de la fila.
3. Pinchar en un extremo de la fila con el ratón, y sin soltar, arrastrar hasta completar
todas las celdas de la fila.
6.2.1.4. Seleccionar una celda.
1. Situar el cursor en la celda e ir a Herramientas de tabla >Presentación >Tabla >

Seleccionar > Seleccionar Celda.
2. Al igual que se ha estudiado en la unidad 2, a las celdas se les puede aplicar
los distintos tipos de formato de texto: tipo y tamaño de letra, negrita, cursiva,
subrayado, alineaciones, etc.
6.2.1.5. Insertar celda.
Situar el cursor en la celda más cercana a la futura celda y seleccionar Presentación > Filas y
columnas > botón cuadro de diálogo de la sección abriéndose un cuadro como este:
6.2.1.6. Insertar filas o columnas.
Situar el cursor en la fila o columna más cercana a donde se quiere insertar y seleccionar
Herramientas de tabla >Presentación > Filas y columnas:
6.2.1.7. Eliminar celdas.
Seleccionar las celdas e ir a Herramientas de tabla >Presentación > Filas y columnas > Eliminar:
141
6.2.1.8. Mover filas y columnas.
Seleccionar la fila o columna, pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltar, arrastrar hasta la
nueva posición. En ese momento, se suelta el botón izquierdo del ratón.
6.2.1.9. Autoajustar al contenido.
Existe una opción que permite ajustar el tamaño de las filas y columnas, al tamaño del texto de
las celdas. Para utilizarla, una vez seleccionadas las celdas a autoajustar, hacer clic en Insertar
>Tablas >Tabla > Insertar tabla > Autoajustar al contenido:
6.2.1.10. Ordenar alfabéticamente.
Hay que seleccionar las celdas a ordenar e ir a Herramientas de tabla >Presentación > Datos >
Ordenar apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:
Pinchando aquí, se abren los tipos Seleccionar el orden ascendente

de datos a los que aplicar la o descendente
ordenación
142

En la tabla del documento word4: insertar una fila para introducir más datos, eliminar
una celda, autoajustar toda la tabla a su contenido y ordenar alfabéticamente la tabla por
apellidos.
1. Inserta una nueva fila al final de la tabla. Para ello coloca el cursor en cualquier celda
de la última fila y ve a Herramientas de tabla > Presentación > Filas y columnas >
Insertar debajo.
2. Inserta los siguientes datos en la nueva fila.
3. Elimina la última celda de la tabla. Para realizarlo coloca el cursor en la última celda y
ve a Filas y columnas > Eliminar > Eliminar cedas:
143
En el cuadro de diálogo que se abre selecciona Desplazar las celdas hacia la izquierda >
Aceptar.
4. Para autoajustar toda la tabla a su contenido, con el cursor en cualquier celda de la tabla
haz clic en Tabla > Seleccionar > Tabla (para seleccionar toda la tabla). A continuación
Tabla > Autoajustar > Autoajustar al contenido.
5. Para ordenar la tabla alfabéticamente por apellidos, selecciona las celdas que contienen
nombres (clic en “Ruíz” y sin soltar arrastrar hasta “Díaz”).
6. Con la selección como se muestra en la figura anterior, ve a Herramientas de tabla >

Presentación > Datos > Ordenar. Observa que se han ordenado las filas por orden
alfabético y se han respetado la posición de las notas con el nombre correspondiente.
144
6.3. Ancho y alto de tabla.
Inicialmente al crear una tabla esta tiene un ancho y alto; si estas medidas no son las deseadas,
se pueden cambiar.
Para especificar el ancho de las columnas de una tabla, primeramente hay que seleccionar las
columnas a modificar y a continuación en Herramientas de tabla > Presentación > Tabla >
Propiedades > Columna, especificar el ancho preferido en la casilla de dicho nombre.
Para especificar el alto de las filas de una tabla, primeramente hay que seleccionar las columnas
a modificar y a continuación en Presentación > Tabla > Propiedades > Filas, especificar el alto
preferido, como se puede apreciar en la siguiente figura:
145
Si lo que se desea establecer es el ancho de toda la tabla, primeramente hay que seleccionar
la tabla y a continuación en Tabla > Propiedades especificar el “ancho preferido” de la tabla.
Donde también se puede establecer la alineación de la tabla con respecto de la hoja, y el ajuste
del texto que hay fuera de la tabla siempre que la tabla tenga alineación izquierda o derecha.
6.3.1. Cambiar el ancho y alto de filas y columnas:
Al insertar una tabla, todas las filas y columnas tienen el mismo ancho y alto ajustándose a los
márgenes de la página. Para modificarlo, debemos situar el puntero del ratón sobre el borde
de la fila o columna, y cuando se convierta en doble flecha, pinchar y arrastrar hasta darle el
tamaño deseado.
146 Actividad guiada 47:
En la tabla del documento word4 establecer un ancho de columna de 2 cm y un alto de
fila de 1 cm.
1. Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word4.

2. Ir a Herramientas de tabla > Presentación > Tabla > Seleccionar > Seleccionar Tabla
(para seleccionar toda la tabla).
3. Haz clic en Tabla > Propiedades de tabla > Fila, activa la casilla “Especificar alto” y
establece un alto de fila de 1 cm, como se muestra en la siguiente figura:
147
4. Clic en la pestaña Columna, activa la casilla “Ancho preferido” y establece un ancho de

columna de 2 cm, como se muestra a continuación:
5. Clic en Aceptar.
6.4. Unir y dividir celdas.
A veces, en una tabla es necesario agrupar varias celdas en una sola celda, o una celda dividirla
en varias celdas.
– Unir celdas. Para eliminar el borde existente entre celdas y así convertirlas en una
única celda, primeramente hay que seleccionar las celdas a unir y a continuación
seleccionar Herramientas de tabla > Presentación > Combinar > Combinar
148 celdas:
– Dividir celdas y Tabla. Seleccionando Herramientas de tabla > Presentación >
Combinar >Dividir celdas ó Dividir tabla.
En el caso de dividir celdas, al pinchar en el botón aparecerá el cuadro de diálogo siguiente para
introducir el nº de columnas y filas.

Unir las tres primeras celdas de la tabla del documento word4.
1. Selecciona las tres celdas de la primera fila de la tabla (clic en la primera celda y sin
soltar arrastrar hasta la tercera celda de la primera fila).

2. Clic en Herramientas de tabla > Presentación > Combinar > Combinar celdas.
3. Observa que ahora la primera fila solo contiene una celda.

6.5. Bordes y sombreados en tablas.
Los bordes y sombreados son utilizados para darle una presentación más llamativa a la tabla
mejorando el diseño de la misma. Se puede añadir borde y sombreado a determinadas partes de
la tabla e incluso a toda la tabla.
Para introducir un borde o un sombreado, seleccionar la tabla y a continuación en Herramientas

de tabla > Presentación > Tabla > Propiedades > Bordes y sombreado, mostrándose el siguiente
cuadro de diálogo:
149
O también en la sección Párrafo > Botón bordes o botón sombreado .

Con la pestaña “Bordes” activada se encuentran las opciones siguientes:
– Valor: ninguno, cuadro, todos, cuadrícula y personalizado. Son los distintos
tipos de borde que se puede introducir. Lo más normal es seleccionar la opción
“Todos” para que el tipo de borde se aplique a todas las líneas de la tabla o de
la selección.
– Estilo: distintos tipos de líneas que puede tener el borde (continua, discontinua,
doble, etc.).
– Color: viene como color predeterminado el negro, pero se pueden elegir otros
colores.
– Ancho: grosor de las distintas líneas.
– Vista previa: vista de cómo queda el borde sobre la tabla (o celdas), en el que se
puede quitar o añadir lados al borde con estos botones .

– Aplicar a: seleccionar tabla, párrafo o celda.
Una vez establecidas las características de los bordes, pulsar Aceptar.
También se puede añadir un borde a un texto, seleccionando dicho texto y pulsando el botón
que se encuentra en la sección Párrafo.
Para añadir un sombreado, seleccionar la tabla y a continuación en Herramientas de tabla >

Presentación > Tabla > Propiedades > Bordes y sombreado, y elegir la pestaña Sombreado,
donde aparece el siguiente cuadro de diálogo:
150
O también en la sección Párrafo > Botón bordes (flecha) o botón sombreado .


En la tabla del documento word4 establecer a toda la tabla un borde de doble línea y un
sombreado gris al 15%.
2. Haz clic en Tabla > Propiedades de tabla.
3. En la sección “Tabla” > Propiedades haz clic en Bordes y sombreado.
4. Establece el “valor” Todos, el “estilo” doble línea, “ancho” 3 pto y en “aplicar a” debe
aparecer Tabla, como se muestra en la siguiente figura:
151
5. Clic en la pestaña Sombreado y establece un sombreado gris del 15%, como se muestra
a continuación:
6. Clic en Aceptar > Aceptar.
152

6.6. Estilos de tablas.
Word ofrece la posibilidad de dar un formato automático a una tabla ya creada.

Esta función aplica formato a una tabla automáticamente. Para utilizarla, hay que situarse en la
tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Estilos de tabla. En ese momento, se abre una
muestra de varios estilos de tablas:
En la sección “estilos de tabla”, aparece una muestra de los distintos formatos predefinidos.
Utilizando las flechas situadas a la derecha de la sección se mostrarán más estilos de tabla. Si se
selecciona uno de ellos, en la vista previa aparece el aspecto de dicha tabla. Una vez elegido el
autoformato, se pulsa aceptar y la tabla adquiere ese formato. También podemos aplicar bordes
y sombreado a la nueva tabla, modificar el estilo o borrar la tabla pinchando en la flecha inferior
situada a la derecha dentro de la pestaña Diseño y de la sección “Estilos de tabla”.

A la tabla del documento word5 aplicarle un estilo de tabla tipo “Cuadrícula clara- énfasis
5”.
1. Abre el archivo documento word5, Barra de acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar
word5 > ó Archivo > Abrir.
2. Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla.
3. Ir a Herramientas de tabla > Diseño > Estilos de tabla.
4. Selecciona el tipo “Tabla de cuadrícula 1 clara- Énfasis 5”.
Quedará así:
GASTOS MENSUALES
COMIDA 600 153
VIAJE 120
ROPA 90
CINE 30
HIPOTECA 500
5. Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en Barra de acceso

rápido > Guardar).
6.7. Mover tablas.
Al igual que los distintos tipos de objetos que se insertan en un documento de Word, las tablas
se pueden cambiar de posición.
Para mover una tabla basta con colocar el puntero del ratón sobre la tabla y cuando aparezca
en la esquina superior izquierda de la tabla el puntero , pulsar sobre él y arrastrar sin soltar al
lugar deseado.
Al hacer clic sobre el puntero la tabla queda seleccionada, para establecer a la tabla
la alineación izquierda, derecha o centrada se pueden utilizar los botones de alineación
de la sección Párrafo.
Al colocar el puntero del ratón sobre la tabla aparece un pequeño cuadrado en la esquina
inferior, el cual sirve para cambiar el tamaño de la tabla, pulsando sobre él y arrastrando.
6.8. Convertir texto en tabla y viceversa.
6.8.1. Convertir texto en tabla.
Para convertir un texto lo primero que hay que hacer es seleccionar dicho texto, a continuación
seleccionar la pestaña Insertar > Tablas > Tabla > Convertir texto en tabla, mostrándose el
siguiente cuadro de diálogo:
154
Donde se indica el número de columnas y filas que va a tener la tabla. En la sección “Separar
texto en”, se puede elegir el carácter separador de texto, los cuales pueden ser por párrafos,
tabuladores, puntos y comas, o elegir otro carácter separador en la opción: .
6.8.2. Convertir una tabla en texto.
Tras seleccionar la tabla o posicionarse en cualquier celda, ir a Herramientas de tabla >

Presentación >Datos >Convertir tabla en, mostrándose el cuadro de diálogo donde se indica
el separador de la conversión. Si la tabla tiene varias columnas el separador a seleccionar es
“Tabulaciones”. Si se elige como separador “Marcas de párrafo”, cada celda se convertirá en un
párrafo.

Convertir la tabla del documento word5 en texto. A continuación convertir ese mismo
texto en tabla.

2. Ir a Herramientas de tabla > Presentación >Datos >Convertir texto a.
3. Activa el tipo de separador Tabulaciones.
155
4. Clic en Aceptar. Comprueba que la tabla se ha convertido en texto separado por

tabulaciones.
5. Selecciona todo el texto e ir a pestaña Insertar > Tablas > Tabla > Convertir texto en
tabla.
6. Activa el tipo de separador Tabulaciones.
7. Clic en Aceptar. Para que el texto seleccionado se convierta en tabla.
156
8. Guarda el documento con el nombre word6 (Archivo > Guardar como > situarse en la
carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir word6 > clic en
el botón Guardar).
Unidad 7. Gráficos.
7.1. Introducción.
Existen dos tipos básicos de gráficos que se pueden utilizar para mejorar los documentos de
Word: objetos de dibujo e imágenes. Los objetos de dibujo son las formas, curvas, líneas y
WordArt.
7.2. Herramientas gráficas.
Las herramientas gráficas ayudan a mejorar el aspecto de los documentos. Si no se visualiza la

barra de herramientas de dibujo en la parte inferior de la ventana de Word, activarla haciendo
clic en Insertar > Ilustraciones > Formas y al seleccionar una cualquiera de ellas y aplicarla al
documento, se abre la barra de herramientas de Dibujo:
157
158
7.2.1. Formas.
Son un conjunto de formas ya diseñadas que se pueden utilizar en los documentos (incluyen
formas básicas como rectángulos y círculos, más una gran variedad de líneas y conectores,
flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas, estrellas y llamadas). Desde la pestaña
Insertar > Ilustraciones > Formas pulsamos en el botón “Formas” y se despliega un menú con
las diferentes autoformas disponibles ordenadas por categorías.
Módulo A. U7. Gráficos
Las formas permiten utilizar muchos tipos de gráficos:
– “Líneas”, para hacer rectas, curvas, polígonos, dibujar a mano alzada, etc.
– “Formas básicas” y “flechas de bloque”, son gráficos que pueden ser útiles.
– “Diagrama de flujo”, son unos símbolos que se utilizan en programación.
– “Llamadas”, son como globos de los comic.
159
Al acceder a alguna de estas categorías se mostrarán diferentes formas.
Cuando se inserta una autoforma, se crea un lienzo de dibujo, es como introducir una zona en la
página para poder dibujar. Todo lo que se dibuje dentro de ese lienzo de dibujo será un grupo
que se puede cambiar de posición moviendo el lienzo de dibujo.
También se puede mover dentro del lienzo todas las formas individualmente o incluso arrastrarlos
fuera del lienzo, en este caso ya no pertenece al grupo.
Si se hace clic con el botón derecho del ratón sobre el lienzo se abrirá una lista desplegable en
la que podemos utilizar varias herramientas:
160
Haciendo clic sobre “Formato de forma”, aparece el menú de formato donde se puede especificar
el tamaño, color de fondo, etc.
La mejor forma de conocer estas opciones es probarlas una tras otra.

En un documento nuevo de Word insertar un pergamino y escribir un texto dentro de él.
1. Abre un documento nuevo de Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office
> Microsoft Word.
2. Para dibujar un pergamino, ir a la pestaña Insertar > Ilustraciones > Formas > Cintas
y estrellas > escoge la opción “pergamino horizontal”, como se puede apreciar en la
siguiente figura.
3. Tras hacer clic sobre “pergamino horizontal”, el puntero del ratón se convierte en una
cruz, colocarse en la parte superior del lienzo de dibujo, hacer clic y sin soltar arrastrar
hasta dar el tamaño requerido.
Los círculos que aparecen en las esquinas y en el centro de cada uno de los diferentes
lados se utilizan para modificar el tamaño del objeto. Si el aspecto del objeto no es el
que nos gustaría aplicar hacer clic con el botón derecho del ratón y se abrirá el siguiente
menú contextual donde podremos elegir en la opción final “Formato de autoforma” la
configuración adecuada.
161
4. Para escribir texto dentro del pergamino, coloca el puntero sobre el objeto y clic con
el botón derecho del ratón, apareciendo el menú contextual el cual da la opción de
“agregar texto”
5. Escribe: “Caminaba por una senda oscura…”
6. Haz un clic en cualquier zona en blanco para deseleccionar el pergamino.

7. Guarda lo realizado con el nombre word7 (Archivo > Guardar como > Equipo >
Examinar > situarse en la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribir word7 > clic en el botón Guardar).
7.3. Insertar imágenes.
En Word, además de textos se pueden insertar imágenes. Estas imágenes pueden ser Imágenes
en línea o imágenes que tenemos en archivo (nuestro disco duro, CD, etc.).
7.3.1. Insertar imágenes.
Para insertar estas imágenes, ir a la pestaña Insertar > Ilustraciones > Imágenes.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
162
Utiliza la barra de desplazamiento vertical hasta encontrar la carpeta deseada. Una vez elegida la
imagen, haces doble clic en ella o la seleccionas y pinchas en el botón “Insertar”.
La imagen se insertará en el lugar donde se encontraba el cursor. Para realizar alguna modificación
en el tamaño pulsa en los círculos o cuadrados aparecerá una doble flecha en la que pulsando
sin soltar, nos va ampliando o reduciendo el tamaño de la imagen.

En el documento word7 insertar la imagen del archivo “flores”.
1. En el documento word7, selecciona el lienzo de dibujo.
2. Ir a la pestaña Insertar > Ilustraciones > Imagen.

3. En la ventana “Insertar imagen”, busca y selecciona el archivo monitor que está en la
carpeta “Word” del curso. A continuación haz clic en el botón Insertar.
4. Coloca la imagen insertada debajo del pergamino colocando el puntero del ratón encima
de la imagen y cuando se convierta el puntero en forma de cruz de cuatro flechas, haz
clic y sin soltar arrastra hasta el lugar deseado.
7.3.2. Insertar imágenes desde medios de almacenamiento externos como cámaras fotográficas o escáner.
Si se tiene conectada una cámara o escáner al ordenador, se puede insertar directamente una 163
imagen en Word desde dicha cámara o escáner. Al seleccionar Insertar > Imagen > Desde
escáner o cámara, se muestra la siguiente ventana.
En “Medios de almacenamiento extraíbles” aparecerán las imágenes que tenemos en la cámara

fotográfica. Haciendo clic en la seleccionada o pinchando en Insertar se insertará en nuestro
documento.
164
7.3.3. Insertar imagen desde Internet.
En la ficha Insertar > Ilustraciones > botón Imágenes en línea, si estamos conectados a Internet
nos mostrará una gran cantidad de imágenes que podemos insertar directamente.
Otra forma consiste en seleccionar una imagen desde Internet y guardarla en alguna de las
unidades del equipo para después insertarla. Para ello debemos colocar el puntero del ratón
sobre la imagen y hacer clic con el botón derecho del ratón, mostrándose el menú contextual
“Guardar imagen como”.
Elegir la opción “Guardar imagen como”, para guardar la imagen en el ordenador, y una vez
guardada insertarla en el documento como una imagen desde archivo.
165
7.4. Captura de imágenes de la pantalla.
Desde la pestaña Insertar > Ilustraciones > Captura y haciendo clic en Recorte de pantalla,
aparecerá el escritorio con un aspecto difuminado y un cursor en forma de cruz con el que
seleccionaremos la imagen o la parte del escritorio que queramos recortar; en la figura que se
muestra a continuación, hemos seleccionado para recortar y pegar en el documento en que
estamos trabajando, el icono de acceso directo a “Adobe Reader”.
Aula Mentor
7.5. WordArt.
Con WordArt, se pueden crear textos con impresionantes formas, estilos y efectos de diseño en
los documentos.
Se puede acceder a esta opción pulsando el botón de la sección Texto en la pestaña
Insertar.
Tras seleccionar la opción de WordArt se abre el cuadro de diálogo “Galería de WordArt”, donde
se puede pulsar sobre el efecto que se desee aplicar al texto.
166
Una vez seleccionado el efecto, aparecerá el panel de tareas donde se puede especificar el
contorno, relleno y efectos del texto:
Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el cuadro se nos mostrarán las siguientes
opciones:
Si queremos modificar el formato de la imagen con efectos, pulsamos “Formato de imagen” y

167
realizaremos los cambios en el panel de tareas:
Tras crear el nuevo objeto de WordArt y siempre que se tenga seleccionado un objeto de
WordArt, aparece automáticamente la barra de herramientas WordArt (Herramientas de dibujo
> Formato > secciones), con el mismo formato de la cinta de opciones y con secciones de
Insertar formas, Estilos de forma, Estilos de WordArt, Texto, Organizar y Tamaño:
Si vamos a Herramientas de Dibujo > Formato > Estilos de WordArt > Panel de tareas >
Formato de forma donde se muestra una serie de formas adicionales, que se pueden aplicar al
objeto de WordArt que se tenga seleccionado con Opciones de forma y de texto:
168
169
En Herramientas de WordArt > Texto disponemos de varias opciones para modificar el texto:
En Herramientas de WordArt > Organizar disponemos de herramientas para controlar la
ubicación del objeto con respecto del texto.
170

En el documento word7 insertar un texto “WordArt”.
1. En el documento word7, con el lienzo de dibujo seleccionado ir a la pestaña Insertar >
Texto > WordArt.
2. En la ventana “Galería de WordArt”, deja seleccionado el primer tipo de WordArt.
A continuación haz clic en el botón Aceptar.
3. En la ventana “Modificar texto de WordArt” que aparece, escribe: Prueba de texto.

4. Clic en Aceptar.
5. Coloca el texto insertado debajo de las imágenes, colocando el puntero del ratón encima
del texto WordArt y cuando se convierta el puntero en forma de cruz de cuatro flechas,
haz clic y sin soltar arrastrar hasta el lugar deseado.
7.6. Modificar gráficos.
Cuando se dibuja un gráfico desde la barra de herramientas de dibujo, por ejemplo una cruz,
aparece una zona rectangular que delimita al gráfico.
Haciendo doble clic sobre el lienzo de dibujo, se puede cambiar el tamaño y otras características.
Para modificar un gráfico, hay que seleccionarlo previamente apareciendo unos puntos de
control a su alrededor.
171
Para cambiar el tamaño, situar el puntero sobre uno de los puntos de control y cuando cambie
a doble flecha pulsar y arrastrar hasta el tamaño deseado. Para mantener la proporción hay que
mantener pulsada la tecla mayúsculas mientras se arrastra desde una de las esquinas.
En algunos gráficos aparece un punto de control en forma de rombo amarillo, pulsando sobre
él y arrastrando se distorsiona o cambia la forma del gráfico.
La flecha circular que aparece en la parte superior central del gráfico, sirve para girar el objeto.
El cuadro amarillo sirve para contraer o extender el gráfico cambiando su forma. En este ejemplo
podremos convertirlo en un cuadrado o en una cruz de brazos muy finos:
Con los botones de la barra de herramientas de dibujo se puede establecer el color de relleno,
color de las líneas, grosor y tipo de línea de contorno, tipo de flecha, efecto de sombra y de 3D.
Para añadir texto a un gráfico, hacer clic con el botón derecho sobre el gráfico y en el menú
contextual que aparece elegir la opción “Insertar título”, creándose un cuadro de texto que se
ajustará al espacio disponible en el gráfico. También se puede añadir texto utilizando la barra
de herramientas de dibujo.
7.7. Líneas y flechas.

Con el botón Formas de la sección Ilustraciones, se pueden insertar líneas y flechas en
los documentos.
Para cambiar el grosor de la línea o flecha se debe insertar antes el objeto elegido para hacer
aparecer la Barra de herramientas de dibujo > formato. En ella y dentro de la sección Estilos
172 de forma, hacer clic en Contorno de forma y una vez abierta la lista desplegable siguiente
seleccionamos Colores del tema, Grosor, Guiones o Flecha para modificar la línea o flecha
seleccionadas:
Para establecer el color de línea seleccionaremos uno de la paleta que se muestra:
Para establecer el grosor de línea seleccionaremos Grosor:

Para elegir el tipo de línea seleccionaremos Guiones:
173

En el documento word7 insertar una flecha discontinua de color rojo.
1. En el documento word7 hacer clic en el botón Formas, sección Ilustraciones de la

pestaña Insertar. Selecciona flecha .
2. Debajo del texto Word pulsa y sin soltar arrastra horizontalmente para insertar una
flecha.
3. Con la flecha seleccionada pulsa el botón Guiones de la barra de herramientas de dibujo
> Formato > grupo “Estilos de forma” > Contorno de forma > Guiones > establece el
tipo “guión, punto”.
4. Con la flecha seleccionada vuelve a barra de herramientas de dibujo > Formato > grupo
“Estilos de forma” > Contorno de forma y pulsa en la paleta de colores y en Colores
estándar selecciona el color rojo.
174
5. Guarda los cambios realizados pulsando el botón

7.8. Cuadrados y círculos.
Con los botones se pueden insertar rectángulos y elipses, si al dibujar el objeto se

mantiene pulsada la tecla mayúsculas, se dibujará un rectángulo o un círculo.
Los botones anteriormente explicados (color, guiones, grosor...) también sirven para aplicar
cambios en cuadrados, rectángulos, círculos y elipses, y en la mayoría de los objetos insertados
a través de la barra de herramientas de dibujo.

En el documento word7 insertar un rectángulo con borde azul.
1. En el documento word7 haz clic en el botón Formas de la sección Ilustraciones en la
pestaña Insertar.
2. Debajo de la flecha pulsa y sin soltar arrastra para insertar un rectángulo.
3. Con el rectángulo seleccionado pulsa en la paleta de colores Colores estándar y selecciona

el color azul.
175
7.9. Efectos de relleno.
Se pueden aplicar distintos colores de relleno. Tras seleccionar el objeto, ir a la barra de

herramientas de dibujo > formato > sección Estilos de forma > Relleno de forma y seleccionar
el color:
Dentro de “Relleno de forma” podemos elegir varios efectos más en “Más colores de relleno”:
176
En la opción “Imagen”, existe la opción de insertar una imagen de un archivo como relleno,
tras buscar y seleccionar el archivo de la imagen en “Imagen” o insertar la imagen de Internet
si estamos conectados.
– En la opción “Degradado”:
– En la opción Textura:
177
En el documento word7 aplicar al rectángulo un efecto de relleno de tipo trama ladrillo.
1. En el documento word7 selecciona el rectángulo haciendo un clic sobre él.

2. Pulsa en la sección “Estilos de forma” > “Relleno de forma” de la barra de herramientas
de dibujo:
3. En la ventana que se muestra haz clic en la ficha Textura > seleccionar la primera de
ellas “Papiro”:
178
4. Clic en Aceptar, mostrándose el rectángulo con relleno de ladrillos.
7.10. Tres dimensiones.
Al seleccionar un objeto aparecerá la barra de herramientas de dibujo y haciendo cilc en Formato

veremos la cinta de opciones de la barra:
En la sección “Efectos 3D” botón 3D podemos elegir una de las figuras quedando aplicada a la
forma inicial:
179
El cuadrado inicial se ha transformado en un cubo:
Otra forma de aplicar formatos 3d consiste en hacer doble clic sobre el objeto apareciendo el
panel de tareas con las opciones del formato de imagen:
Si activamos el botón “Efectos” podremos elegir “Formato 3D”:

180
También podemos acceder a la opción 3D en Herramientas de imagen > Formato >

Estilos de imagen > Efectos de la imagen y allí elegir “Bisel“ ó “Giro 3D”. En la primera
podremos elegir también “Opciones 3d” activándose el panel de tareas.

Dibujar un cubo a partir de un cuadrado o un rectángulo.
1. Inserta un cuadrado o un rectángulo desde Insertar > Ilustraciones > Formas >
selecciona el rectángulo.
2. Selecciona el rectángulo para activar la barra de herramientas de dibujo.
3. Desde Herramientas de dibujo > Formato > Efectos 3D > Efectos 3D selecciona la
siguiente forma:
4. Pulsa sobre ella y quedará completada la transformación .

5. Guarda los cambios pulsando el botón .
7.11. Trabajar con imágenes.
Toda imagen que se inserta sobre un documento tiene un tamaño propio por defecto. Sin
embargo, se puede modificar ajustándola al espacio que se disponga. El tamaño de una imagen
podrá sufrir cambios de manera proporcional, manteniendo, de este modo, las características
originales de la imagen.
La barra de herramientas “Imagen” aparecerá al seleccionar una imagen.
Dispone de 4 secciones: Ajustar, Efectos de sombra, Borde, Organizar y Tamaño:
1. En la sección “Ajustar” podemos realizar cambios de brillo, contraste, volver a colorear,

comprimir imágenes, y restablecer la imagen:
2. En la sección “Efectos de imagen” disponemos de una serie de formatos predefinidos 181

que establecen la sombra a la imagen así como el color de la sombra:
3. En la sección “Organizar” tenemos los siguientes botones:
t En “Posición”:
182
t En “Ajustar el texto”:
t “Alinear objetos” en la que se pueden alinear los bordes de dos

objetos seleccionados:
183
t “Girar objetos” para girar o voltear el objeto en distintas posiciones:
4. En la sección “Tamaño” disponemos de la herramienta “Recortar” que nos permite

eliminar las partes de una imagen que no deseamos y cambiar alto y ancho de forma:
184
Módulo B.
PRESENTACIONES.
POWERPOINT.
Unidad 8. Creación de presentaciones y diapositivas.

Unidad 9. Efectos de transición y animación.
185
Unidad 8. Creación de presentaciones y
powerpoint.
8. Creación de presentaciones y diapositivas.

PowerPoint es una aplicación que permite realizar presentaciones donde se pueden exponer
ideas y comunicar noticias de forma atrayente y profesional.
Una presentación es una forma de mostrar ideas de forma clara a otras personas, manteniendo
la atención de la audiencia.
Cada presentación está compuesta por diapositivas que pueden contener texto, imágenes o
gráficos para que sea más vistosa al público.
Si se dispone de un videoproyector o proyector de datos, se puede ver la presentación ampliada
en una pantalla.
PowerPoint denomina “presentación” a un archivo que se compone de varias páginas, y
“diapositiva” a cada una de las páginas de la presentación.
186 8.1. Entorno de trabajo de Powerpoint.
Para abrir PowerPoint hay que seleccionar Inicio > Todos los Programas > Microsoft Office
> Microsoft PowerPoint. Al abrir la aplicación, aparecerá una ventana en la pantalla con este
aspecto
Ficha diapositiva Panel de animación
Ficha Esquema Cinta de opciones
Barra de estado Botones de vistas
Área de notas Diapositiva

Módulo B. U8. Creación de presentaciones y diapositivas
Esta ventana es similar en su estructura a todas las ventanas de Office, ya visto en el módulo 1
(WORD), concretamente en la interface de Office 2013.
Barra de título: zona donde se indica el nombre del documento y la aplicación con la que se
trabaja (parte superior de la ventana). En ella se encuentra la Barra de herramientas de acceso
rápido.
– Fichas o pestañas de la Cinta de Opciones: es la barra donde se encuentran las distintas

tareas que se pueden realizar con esta aplicación. La forma de acceder a ellas es exactamente
igual que la explicada en Word.
– Secciones o Grupos de la Cinta de Opciones: grupo de herramientas que componen

cada sección. Se accede directamente a través de los botones.
– Barra de estado: muestra información sobre la presentación en la que se está trabajando:

el número de la diapositiva activa, el tipo de diseño, etc. 187
– Panel de animación: aparece en la parte derecha de la ventana al seleccionar algunas

herramientas y permite realizar rápidamente algunas funciones solo en casos especiales
como en Revisar > referencia o en Animaciones > personalizar la animación.
– Botones de vista: se encuentran en la parte inferior derecha de la pantalla y permiten ver
la presentación de diferentes formas. Existe la vista normal, vista clasificador de diapositivas
y presentación a partir de la diapositiva actual. En esta unidad se explicarán los distintos
tipos de vista de diapositiva, pero a la hora de trabajar se utilizará siempre la vista normal.
– Diapositiva: es la parte fundamental de la ventana ya que es el área destinada a introducir

los objetos. Cualquier documento se compone de una o varias diapositivas.
188 – Área de notas: es el espacio donde escribiremos las notas de apoyo para realizar la
presentación. Para activarla debemos ir a la barra de estado y pinchar en “Notas”.
Y aparecerá el espacio para escritura:
8.2. Vistas de una presentación.
A la hora de crear una presentación, PowerPoint tiene cuatro formas de visualizar en la pantalla
la presentación. Se accede a ellas desde la pestaña o ficha Vista dentro de la sección Vistas de
presentación. Estas formas son:
– Vista normal.
– Vista Esquema
– Clasificador de diapositivas.
– Página de notas.
– Vista de lectura.
Cada una de ellas proporciona una perspectiva distinta del trabajo y ofrece herramientas
diferentes.
Para cambiar de un modo a otro, haremos un clic sobre los botones situados en la parte inferior
derecha de la ventana de presentación:
Clasificador de diapositivas Vista de lectura
Vista normal Presentación con diapositivas
Vista normal
Este modelo de visualización de presentación en la pantalla es el más completo ya que permite

visualizar toda la información de la presentación y realizar todo tipo de operaciones. Por esta
razón, es la que siempre se va a utilizar a lo largo de este módulo del curso. Se utiliza para trabajar
simultáneamente con una panorámica del esquema de la presentación y una diapositiva por vez.
Para activarlo, seleccionar la pestaña Vista > Vistas de presentación botón “Normal”:
189
En esta vista normal, en la parte central se visualiza una única diapositiva, y en la parte izquierda,
es posible tener el esquema de la presentación o ver en miniatura todas las diapositivas de la
presentación. Si la presentación está compuesta por muchas diapositivas y no se visualizan
todas, utilizar la barra de desplazamiento.
Vista esquema
Nos permite modificar y saltar entre las diapositivas. Podemos realizar una presentación pegando
desde Word el esquema de la presentación.
190
Vista clasificador de diapositivas
Este modelo de visualización permite ver todas las diapositivas en miniatura según el orden de
presentación. Al trabajar con toda la presentación a la vez, se puede apreciar su evolución y
uniformidad. Se puede usar para reorganizar el orden de las diapositivas, así como cualquier
tarea que afecte a toda la presentación, como por ejemplo, añadir efectos de transición, borrar
las diapositivas que no interesen y también para establecer los intervalos para las presentaciones
en pantalla. La diapositiva que aparezca recuadrada, es la diapositiva activa.
Diapositiva activa
Vistas de página de notas
En este modelo, se distingue una parte donde aparece la diapositiva de la presentación y

otra donde se pueden anotar comentarios explicativos sobre esa diapositiva aunque, no se
mostrará en la presentación.
191
Diapositiva
Espacio para incluir información

adicional de la presentación
Vista presentación con diapositivas
Esta vista se utiliza para comprobar el resultado final de la presentación, en la que se van
visualizando una a una, todas las diapositivas que componen una presentación ocupando
toda la pantalla. A lo largo de este módulo, se analizará con más detalle la presentación de
diapositivas y su configuración.
Vista de lectura
Reproduce las animaciones y transiciones de diapositivas sin cambiar a una presentación a

pantalla completa
192
Para pasar de una diapositiva a otra hay que hacer un clic con el ratón o pulsar la tecla intro
o espacio. Y para detener la visualización de la presentación y así volver al modo de edición,
hay que pulsar la tecla escape <Esc>.

Abrir la presentación powerpoint1 y ejecutar dicha presentación.
1. Arranca PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Power Point.
2. Abre el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y
seleccionar powerpoint1 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.
3. Una vez abierto el archivo powerpoint1, para ver la presentación selecciona
Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas > botón
“Desde el principio”.
4. Aparecerá la primera diapositiva de la presentación y para continuar viendo el resto de
diapositivas, hay que pulsar sucesivamente la tecla intro, espacio o clic con el ratón. Si
no se quiere visualizar la presentación completa, hay que pulsar la tecla escape <Esc>.
5. Una vez finalizada la presentación, aparecerá una pantalla en negro que indicará que
se haga un clic para finalizar.
6. Cerrar la presentación powerpoint1 (Archivo > Cerrar).

En la presentación powerpoint2, escribir una nota en una diapositiva y ejecutar la
presentación para comprobar que las notas no se visualizan en la presentación en
pantalla.
1. Arranca PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft 193
PowerPoint
2. Abre el archivo powerpoint2, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y
seleccionar powerpoint2 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir. También
podemos abrir desde la barra de acceso rápido > Abrir.
3. Activa la primera diapositiva y colócala en vista página de notas, Vista > Vistas de
presentación > Página de notas.
4. En la parte destinada para notas, escribir el siguiente texto:
Esta vista de página de notas, se permite introducir comentarios adicionales que son de
utilidad para el que realiza la presentación pero que no se visualizarán en la presentación
en pantalla completa.
(Si el texto aparece muy pequeño, se puede aumentar el tamaño de la visualización en
Vista > Zoom > aumentar el porcentaje > Aceptar o directamente desplazando la flecha del
zoom en la barra de estado.
5. A continuación visualiza la presentación en pantalla. Para ello, hacer clic en la pestaña

Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas > botón
“Desde el principio”.
6. Aparecerá la primera diapositiva de la presentación y para continuar viendo

diapositivas, hay que pulsar sucesivamente la tecla intro, espacio o clic con el ratón.
Se puede comprobar que las notas introducidas, no se visualizan en la presentación en
pantalla pero sí se verá en la zona reservada para las notas de la vista normal (Vista >
Vistas de presentación > Normal).

194
8.3. Crear una presentación.
En este apartado se van a ver los pasos necesarios para crear una presentación nueva,
donde se trabajará con los diseños automáticos y los marcadores de posición que facilitan la
edición de textos, objetos y gráficos en las diapositivas. También se comentarán las plantillas
de diseño que facilitan la creación de presentaciones. Hay que tener en cuenta que cada
presentación (formada por varias diapositivas) se encuentra en un solo archivo.
Si se tiene abierto el programa PowerPoint, para crear una presentación nueva, el primer paso
es seleccionar Archivo > Nuevo y aparecerán una serie de plantillas y temas disponibles:
– Presentación en blanco. Es el tipo de presentación que más se va a utilizar en este

curso. Seleccionando esta opción se abre una presentación en blanco donde se debe
introducir todos los componentes de la presentación.
195
– Nuevo a partir de una presentación existente. Se abre una presentación existente que
se puede utilizar como modelo para la nueva presentación.
Para crear una presentación en blanco, los pasos a seguir son:
1. Con PowerPoint abierto, seleccionar Archivo > Nuevo.

2. Doble clic en Presentación en blanco y aparece la diapositiva por defecto “Diapositiva
de título”. Si deseamos otro diseño iremos a la pestaña Inicio > sección Diapositivas y
pinchando en Diseño se mostrarán varios estilos de diapositiva.
Cada diseño tiene una distribución diferente de los objetos de la diapositiva, determinada por
196 los marcadores de posición, que permiten insertar títulos, textos, dibujos, tablas, etc.
Hacer un clic sobre el diseño de diapositiva deseado, apareciendo la nueva diapositiva con
marcadores de posición.
Ejemplo de diapositiva “Imagen con Marcadores de posición

título”
8.4. Añadir textos a las diapositivas.
Escribir en PowerPoint es muy sencillo ya que lo único que hay que hacer es un clic sobre los
marcadores de posición (ver figura de abajo) y teclear lo que se desee.
Cada diapositiva tendrá unos marcadores de posición en el que se puede introducir un título,
texto, imagen, etc. Para añadir texto en la diapositiva, hacer un clic y escribir dentro de los
marcadores de posición que aparecen en los diseños automáticos.
Zona de título
Zona de subtitulo
Se puede introducir texto en casi todos los diseños. Aparece un marcador de posición
rectangular y punteado con la indicación “Haga clic para agregar texto ( ó título)”.
197
Zona de texto Marcador de
posición

Crear una presentación y escribir texto en los marcadores de posición. Guardar la
presentación con el nombre powerpoint3.
1. Arranca PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
PowerPoint.
2. Se mostrará una diapositiva de tipo “Título”.
3. Haz clic en el primer marcador de posición (“Haga clic para agregar título”) y escribe
tu nombre y apellidos.
4. Haz clic en el segundo marcador de posición (“Haga clic para agregar subtítulo”) y
escribir el nombre del aula donde te has matriculado.
5. Guarda los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > Equipo >
Examinar > situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla “Nombre de
archivo:” escribir powerpoint3 > clic en el botón Guardar.
8.5. Tipos de diseño de diapositivas.
En este apartado se van a conocer los distintos tipos de diapositivas que ofrece PowerPoint.
Haciendo clic en la pestaña Inicio > Diapositivas > Diseño aparecen en el panel de tareas
198 los distintos tipos de “Diseños”.
Existen varios tipos de diseños de diapositivas en cuanto a elementos que contienen: solo
texto, solo objetos (imágenes, gráficos, tablas, diagramas, organigramas, multimedia), textos y
objetos.
También es posible elegir la disposición de los elementos: en una columna, en dos columnas,
en dos filas, etc.
Los principales diseños que nos vamos a encontrar son los siguientes:
199
1.- Dispositiva de título. Tiene un marcador de posición central para

introducir el título. Diapositiva útil para colocar el título a la presentación.
2.- Título y objetos. Marcador pequeño para el título y el otro para

introducir el texto e insertar tablas, gráficos, imágenes de archivo, imágenes prediseñadas
y clips multimedia. Pinchando en cada una de estas opciones se abrirá la ventana
correspondiente.
3.- Encabezado de sección. Prácticamente igual que la diapositiva de

título que puede ser utilizada como inicio de un apartado nuevo en la presentación.
4.- Dos objetos. Es el mismo que el anterior con dos marcadores de
posición para permitir combinar dos objetos diferentes en la misma diapositiva.
5.- Comparación. Permite insertar imágenes, gráficos en las dos partes

de la diapositiva para realizar comparaciones.
6.- Sólo el título. Como el anterior pero con un solo marcador de

posición.
200
7.- En blanco. No tiene ningún marcador de posición, se puede

introducir texto, imagen, etc. donde se desee.
8.- Contenido con título. Tiene tres marcadores, dos para texto y uno
para objetos. Es muy parecido a “Título y objetos” con una distribución diferente.
9.- Imagen con título. Para insertar imágenes con subtítulo.
Los diseños existentes facilitan la estructuración de las diapositivas. No obstante, es posible

crear diapositivas con un diseño personalizado a partir de la diapositiva en blanco y utilizando
los botones de las secciones Tema, Fondo, Ilustraciones de la cinta de opciones.
8.6. Añadir diapositiva.
Casi todas las presentaciones están compuestas por varias diapositivas, si se quiere añadir una
diapositiva a la presentación hay que realizar lo siguiente:
1. Seleccionar la pestaña Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva
2. Elegir el diseño de diapositiva y hacer un clic sobre él.
Si lo que se quiere es insertar una diapositiva en medio de otras dos, seleccionar la primera de
ellas y seguir los pasos descritos anteriormente.

En la presentación powerpoint3 insertar cuatro diapositivas nuevas y escribir en ellas
un texto.
1. Con la presentación powerpoint3 abierta, inserta una diapositiva haciendo clic en 201
Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva.
2. Selecciona el diseño “Solo el título” y escribe en él la palabra WORD:
3. Crea la tercera diapositiva, para ello hacer clic en Inicio > Diapositivas > Nueva
diapositiva con el mismo diseño y escribir POWER POINT:
4. Crea la cuarta diapositiva, Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva y escribe el
siguiente texto:
5. Crea la quinta diapositiva y escribe la palabra ACCESS
202
Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” de la barra de acceso rápido
(o en Archivo > Guardar).
8.7. Eliminar diapositiva.
Si una vez que se ha creado una diapositiva, no se quiere incluirla en la presentación, hay que
eliminarla. Para ello:
1. Posicionarse en la Ficha diapositivas, seleccionar la diapositiva y hacer click con el botón
derecho del ratón; en la lista desplegable veremos que una de las opciones presentadas es
“Eliminar diapositiva”.
2. Hacer clic sobre “Eliminar diapositiva”.

Eliminar la primera diapositiva de la presentación powerpoint3.
1. Posicionarse en la ficha Diapositivas y seleccionar la cuarta diapositiva de la

presentación powerpoint3.
2. Haz clic en ella con el botón derecho del ratón.
3. Seleccionar “Eliminar diapositiva”.
4. Comprobar que la cuarta diapositiva se ha borrado y ahora la presentación consta de
cuatro diapositivas.
Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.
8.8. Mover diapositiva.
Una vez que se han creado las diapositivas de la presentación se puede cambiar el orden de
ellas. Cuando se ha introducido una diapositiva y se quiere cambiar de posición se puede
hacer de varias formas:
203
1. Hacer un clic sobre la diapositiva en la vista normal, vista Esquema o vista Clasificador y
sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrar hasta la nueva posición, mostrándose un
borde naranja mientras se arrastra, la cual indica la posición de destino.
Recordar: pinchar y arrastrar hasta el lugar que se desee.
2. Utilizando las herramientas de cortar y pegar de la misma forma que en Word. (Si la
diapositiva tiene un fondo, con este método desaparece dicho fondo). Recuerda que si
pegas una diapositiva de la misma presentación, queda duplicada al pegarla.
– Activar la diapositiva en la ficha diapositiva o ficha esquema.

– Seleccionar la pestaña Inicio > Portapapeles > Cortar.
– Activar la diapositiva anterior al lugar donde se quiere insertar la diapositiva.

– Seleccionar la pestaña Inicio > Portapapeles > Pegar.

Cambiar de posición la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 a la segunda
204 posición.
1. Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 haciendo clic en

dicha diapositiva en la vista “Clasificador de diapositivas”.
2. Pincha en ella y sin soltar, arrástrala hasta la posición 2ª de la vista.

8.9. Añadir un cuadro de texto.
Un cuadro de texto es tratado como un objeto, y se utiliza para añadir texto en zonas de la
diapositiva donde no hay un marcador de texto. Se puede incluir texto seleccionando el botón
“Cuadro de texto” de la sección Texto pestaña Insertar.
Al pulsar el botón, el cursor se transforma en algo parecido a una cruz con los brazos hacia
abajo que al pulsar nos muestra el siguiente cuadro en el que podemos escribir el texto.
Pinchando en cualquiera de los circulos o cuadrados que lo marcan podremos extender o

disminuir el cuadro:
205
Cuando introducimos un cuadro de texto en la diapositiva aparece la barra de herramientas de

dibujo mostrándonos más posibilidades de aplicar a la presentación:
Los pasos a seguir para añadir un cuadro de texto son:
1. Seleccionar la pestaña Insertar > Texto >Cuadro de texto

2. Hacer un clic sobre la parte de la diapositiva donde se quiere añadir y sin soltar, arrastrar
el puntero hasta darle la longitud adecuada a la zona del texto que se va a introducir.
3. Escribir el texto deseado. Si no cabe, el cuadro se hace más grande alargándose la parte de
abajo. También se puede hacer más grande el cuadro, situando el puntero del ratón en un
extremo y cuando el puntero se convierta en doble flecha, pulsar el botón izquierdo del
ratón y arrastrar hasta tener el tamaño deseado.
Si se quiere eliminar el cuadro de texto, hay que seleccionarlo y a continuación, pulsar la tecla
suprimir <Supr>.

En la primera diapositiva de la presentación powerpoint3 insertar un cuadro de texto
206 en el que debes escribir “Procesador de textos”.
1. Posicionarse en la primera diapositiva de la presentación powerpoint3.

2. Selecciona Insertar > Texto > Cuadro de texto.
3. Haz un clic sobre la parte de la diapositiva donde se quiere añadir el texto y sin soltar,
arrastrar el puntero hasta darle la longitud adecuada a la zona del texto que se va a
introducir. Y escribir el nombre de una persona ficticia.
8.10. Cambiar el formato de texto.
El texto tiene unas características como el tamaño, la fuente, estilo, color, etc. que se pueden
cambiar antes, durante y después de haber escrito el texto. El procedimiento es exactamente
igual al visto en el módulo de Word.
Situando el cursor dentro de la zona de texto se abrirá la barra de herramientas de dibujo y

pinchando en la flecha de la sección Fuente situada en la parte inferior derecha se abrirá el
cuadro de diálogo siguiente:
207
Marcando estos apartados, se activan los

efectos
A la hora de modificar la alineación del párrafo, se puede hacer desde la barra de

herramientas de dibujo, sección Párrafo pulsando la opción deseada:
Justificar
Alienar a la
izquierda
Centrar Alinear a la derecha

Al título de la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 establecerle el
formato: Comic Sans MS, tamaño 40, negrita, cursiva y subrayado.
1. Selecciona el título (Componentes de un ordenador) de la tercera diapositiva de

la presentación powerpoint3. (Clic al principio del texto y sin soltar arrastrar hasta
seleccionar el texto deseado).
2. Con el texto seleccionado establece el siguiente formato en la barra de herramientas de
dibujo sección Fuente.
3. Haz un clic en cualquier lugar de la diapositiva para deseleccionar el texto y

comprobar que ha cambiado su formato.
8.11. Añadir fondos de color a las diapositivas.
Para resaltar o mejorar estéticamente las presentaciones se disponen de distintos fondos de

diapositiva.
Para añadir fondos a una diapositiva tenemos varias opciones:
1. Seleccionar la pestaña Diseño > Variantes donde podemos elegir directamente las
plantillas que aparecen:
208
Si Pinchamos en la flecha situada en el extremo inferior derecha se nos ofrecerán varias

opciones para modificar el fondo elegido:
2. Seleccionar Diseño > Personalizar > Formato del Fondo y al pulsar en el icono se
abrirá el Panel de tareas “Dar formato al fondo”:
PowerPoint ofrece la posibilidad de introducir efectos en los fondos de página. Esto se puede
realizar, seleccionando la opción deseada en el cuadro de diálogo. Del mismo modo se puede
elegir el color.
209
Para crear relleno elegimos el tipo de relleno:
a continuación seleccionamos el color en el botón

y por último establecemos el grado de transparencia del color:
Para crear un relleno degradado utilizaremos las siguientes opciones:
210
– Colores preestablecidos
– El tipo
– La dirección
– El ángulo
– Los puntos del degradado y la posición de la detención

211
Si elegimos Relleno con imagen o textura procederemos igual que en el cuadro de Relleno
degradado aplicando la configuración elegida en el siguiente cuadro:
Plantillas de textura
212
Las imágenes las podemos insertar desde un archivo, desde el portapapeles o desde Internet:
Finalmente podemos aplicar una textura al fondo variando las opciones de mosaico por
desplazamiento, por alineación, por tipo de simetría o por transparencia:
3. A la hora de aplicar el fondo, tenemos dos opciones:
– Aplicar el fondo a la diapositiva activa para lo cual solo debemos hacer clic a “Cerrar”
y se aplicarán los cambios
– Aplicar a todo. Aplica el fondo a todas las diapositivas de la presentación. También
podemos restablecer el fondo anterior:

Aplicar un fondo de color “Azul énfasis 1” (Relleno sólido) a la primera diapositiva de
la presentación powerpoint3, a la segunda diapositiva un fondo de Relleno degradado
y a la tercera un fondo de textura.
1. Posicionarse en la primera diapositiva de la presentación powerpoint3 y seleccionar

Diseño > Personalizar > Formato del fondo > Relleno sólido >, hacer clic sobre
la lista desplegable del color y seleccionar “Azul énfasis 1”.
213
2. Haz clic sobre el color y cerrar estableciéndose el color de fondo solo a la primera
diapositiva.
3. Posicionarse en la segunda diapositiva y seleccionar Diseño > Personalizar >
Formato del fondo > hacer clic sobre “Relleno degradado”

mostrándose la ficha sobre la que elegiremos un degradado.
4. Posicionarse en la tercera diapositiva y seleccionar Diseño > Personalizar > Formato
del fondo > Relleno con imagen o textura y elegir la opción que aparece en primer
lugar dentro del botón “Textura”:
5. Cerrar, estableciéndose el tipo de trama en la tercera diapositiva.
214 8.12. Insertar imágenes.
Las imágenes son un recurso muy útil para añadir información visual a la presentación al igual
que ayudan a captar la atención del receptor.
8.12.1. Insertar una imagen desde el diseño de diapositiva.
Existen unos diseños de diapositivas que permiten introducir imágenes en los marcadores de
posición. Los pasos a seguir son:
1. Visualizar los diseños de diapositivas y para ello hay que ir a la pestaña Inicio >
Diapositivas > botón Diseño o al insertar una nueva, aparece los diseños en el panel de
tareas.
2. Hacer un clic sobre uno de los diseños que contengan objetos:
3. Hacer un clic sobre el icono (insertar imágenes), que aparece en la diapositiva
Se abrirá la carpeta Imágenes donde elegiremos la deseada.

Si se quiere modificar el tamaño de la imagen, hacer un clic y tirar de los cuadros de control
hasta darle el tamaño deseado. Si lo que se desea es cambiar la posición, pinchar y arrastrar.
8.12.2. Insertar una imagen desde Internet.
215
Para insertar una imagen en una diapositiva que no tenga un marcador destinado para ello, el
procedimiento es igual que el visto en Word.
1. Seleccionar Insertar > Imágenes > Imágenes en línea y se abre el siguiente cuadro:
2. En el apartado correspondiente introducir el nombre de la imagen deseada y aparecerán
varias de ellas: Ej. Vamos a buscar imágenes de ciudades en Office.com
216
De las obtenidas hacemos doble clic sobre la imagen seleccionada y quedará insertada.

En la presentación powerpoint3 insertar una imagen en línea en una diapositiva nueva.
1. Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 y seleccionar

Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva, para crear una diapositiva nueva en
blanco
2. Establecer el tipo de diseño en blanco a la diapositiva, para ello hacer clic en Inicio >
Diapositivas > botón Diseño > seleccionar el tipo “En blanco”.
3. Para insertar una imagen en línea en dicha diapositiva en blanco, seleccionar Insertar
> Imágenes > Imágenes en línea > buscar y seleccionar, por ejemplo desde
el buscador Bing la imagen de un volcán > colocarla en la parte superior de la
diapositiva.
217
8.12.3. Insertar una imagen desde un archivo.
Si se desea insertar una imagen desde un archivo, seguir los mismos pasos descritos en el
módulo Word. Ir a menú Insertar > Imágenes > Imagen y seleccionar la unidad y carpeta
hasta encontrar la imagen, y pulsar el botón “Insertar”.

En la cuarta diapositiva de la presentación powerpoint3 insertar la imagen “ordenador”.
1. Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 y seleccionar

Insertar > Imágenes > Imágenes > Buscar y seleccionar el archivo “ordenador” que
está en la carpeta PowerPoint del curso > Insertar.
2. Coloca la imagen insertada debajo de la imagen del volcán y hazla más grande.
3. Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.
8.13. Plantillas.
Al crear una presentación nueva, también se tiene la opción de crearla “a partir de una
plantilla de temas”. Una plantilla tiene definido un formato de texto, de párrafo, fondo, etc.
218
que facilita la creación de presentaciones.
Para aplicar una plantilla a una presentación nueva hay que realizar lo siguiente:
Seleccionar la pestaña Diseño > sección Temas. Aparecerán varias plantillas en la sección. Si
queremos ver más, pinchamos en las flechas situadas a la derecha de la sección
o en la inferior para verlas todas
Todavía podemos buscar más temas en Office.com.
Si se coloca el puntero del ratón sobre un tema se aplica provisionalmente a la diapositiva

permitiendo visualizar su efecto y si es de nuestro agrado pinchamos en ella para insertar el
tema elegido.

A la presentación powerpoint1 aplicarle una plantilla (o estilo) a todas las diapositivas.
1. Abre el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar o Barra de acceso
rápido > Abrir > buscar y seleccionar powerpoint1 en la carpeta “PowerPoint” del
curso > Abrir.
2. Haz clic en la pestaña Diseño > Temas y elegir el tema “Espiral”.
3. Observa que en todas las diapositivas de la presentación se ha establecido el tema

correspondiente.
219
4. Guarda los cambios realizados con el nombre powerpoint4, pulsando Archivo >
Guardar como > Equipo > Examinar > situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso
y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir powerpoint4 > clic en el botón Guardar.
8.14. Presentación en pantalla.
Al realizar una presentación el objetivo que nos fijamos consiste en ver las distintas
diapositivas utilizando toda la pantalla. Para ejecutar una presentación y así visualizarla, se
puede realizar de dos maneras:
1. Seleccionar la pestaña Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con

diapositivas.
2. Pulsar el botón de la sección “botones de vista”, que permite visualizar la

presentación a partir de la diapositiva activa.
Para pasar de una diapositiva a otra, hay que pulsar la tecla intro, o la barra espaciadora o un
220 clic de ratón.
Si se quiere salir de la presentación, pulsar la tecla escape <Esc>.
8.15. Duplicar diapositiva.
Para agregar una diapositiva que contenga el contenido de otra ya existente en una
presentación, se puede utilizar la opción “duplicar diapositiva”.
Con el menú Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva > flecha inferior derecha
aparece un cuadro con los diseños de diapositivas y los siguientes botones:
Seleccionando “Duplicar diapositivas seleccionadas” se crea otra diapositiva igual que la actual
a continuación de ella, lo que simplificará el proceso de creación de diapositivas similares.
Luego bastará con ir modificando los contenidos (textos o imágenes), pero el formato de texto
(color, fuente, tamaño, etc.) se mantendrá.

En la presentación powerpoint3 duplicar la última diapositiva.
1. Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3.

2. Clic en Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva > Duplicar diapositivas
seleccionadas, observar que se ha creado una diapositiva igual a la diapositiva activa.
3. Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en Archivo >

Guardar > Equipo > Examinar ).
221
Unidad 9. Efectos de transición y animación.
9.1. Avance de diapositivas: efectos de transición.
Cuando se visualiza una presentación, se pueden añadir unos efectos como las transiciones de
diapositivas, es decir la manera de cómo irán apareciendo las diapositivas. Las opciones son
varias y para añadir las transiciones hay que seguir estos pasos:
1. Seleccionar la diapositiva o diapositivas a las que se desea aplicar una transición. Si se

quiere seleccionar más de una diapositiva, hacer un clic sobre ellas manteniendo pulsada
la tecla Control (Ctrl). Se puede realizar desde la vista normal pero es mucho más cómodo
realizarlo desde vista clasificador de diapositivas, Vista > Vistas de presentación >
botón Clasificador de diapositivas.
2. Seleccionar la pestaña Transiciones > Transición a esta diapositiva > Estilos de
transición y se mostrarán varios modelos de transición.
222
En la misma pestaña “Transiciones” tenemos otras herramientas para configurar la transición:

Módulo B. U9. Efectos de transición y animación
– Sonidos: pinchando en la flecha situada a continuación de Sonido de transición
223
– Duración de la transición: pinchando igualmente en la flecha correspondiente

marcaremos el tiempo de transición:
– Avance de diapositivas pudiendo elegir entre avanzar, haciendo clic con el ratón,
o dejar automatizado el avance marcando la casilla correspondiente y usando las
flechas para marcar el tiempo:
El botón “Aplicar a todo” (situado en la misma sección) lo
activaremos si deseamos que la configuración de transición quede establecida para
todas las diapositivas.
3. Una vez que se haya seleccionado todo, se puede ver toda la presentación seleccionando
la pestaña Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas y
pinchando en el botón “Desde el principio”, “Desde la diapositiva actual”, “Difundir
diapositivas” o “Presentación Personalizada”:

A todas las diapositivas de la presentación powerpoint1 aplicar una transición de tipo
“Reloj”.
224
1. Arranca Power Point, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Power Point.
2. Abre el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar o Barra de
acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar powerpoint1 en la carpeta “PowerPoint”
del curso > Abrir.
3. Clic en la pestaña Transiciones > Transición a esta diapositiva > Estilos de
transición.
4. En el botón “Estilos de transición” > selecciona el efecto “Reloj”, en la sección
“Intervalos”, dentro del apartado “Duración de la transición” selecciona la opción
“00,25” y deja activada la opción “Después de 00,02”, como se muestra en la siguiente
figura:
5. Pulsa el botón para que se aplique la transición a todas las

diapositivas.
6. Visualiza el resultado seleccionando Presentación con diapositivas < Iniciar
presentación con diapositivas y pinchar en el botón siguiente a elegir:
También puedes visualizar la presentación utilizando los botones de vistas pinchando en el

botón “Presentación con diapositivas”
Haz clic con el ratón para pasar de una diapositiva a otra hasta terminar de ver toda la
presentación, comprobar que en todas las diapositivas se muestra el efecto “Reloj”.
9.2. Animación de objetos.
Los objetos (texto, imagen, etc.) que se han introducido en las diapositivas, pueden tener
distintos efectos establecidos previamente por el programa, para presentarse de distintas
formas en la diapositiva. Por ejemplo, en una diapositiva con título, podemos hacer que dicho
título aparezca desde la parte superior de la pantalla.
225
Para incluir los efectos, hay que realizar los siguientes pasos:
1. Activar la diapositiva en la que queremos introducir los efectos y situar el cursor sobre
el objeto a dotar de animación.
2. Clic en Animaciones > botón Animación > buscar efectos pinchando en la flecha
Más efectos
Efectos disponibles
3. Elegir uno de los efectos que aparecen. Para visualizar el efecto sobre la diapositiva
colocar el puntero del ratón sobre él.
4. Si queremos ver más efectos iremos a la sección “Animación avanzada” > Agregar
animación > elegir uno de los efectos que aparecen:
226

A todos los objetos de la presentación powerpoint2 establecerles el efecto de animación
de tipo “Rebote”.
1. Abre el archivo powerpoint2, Barra de acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar
powerpoint2 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.
2. Selecciona Animaciones > Animación > pincha la flecha para que aparezca el efecto
buscado > desplázate con las flechas hasta que aparezca el efecto “Rebote”.
3. Para que el efecto seleccionado se aplique a todos los objetos de la presentación debes
ir a la pestaña Transición > Intervalos > Pulsa el botón .

4. Ejecuta la presentación pulsando el botón Presentación con diapositivas > Iniciar
presentación con diapositivas > Desde el principio o pinchar directamente en los
botones de vistas en el botón siguiente .
Hacer sucesivamente clic con el ratón para que se vayan mostrando los distintos objetos
con el efecto establecido.
9.3. Animación avanzada e intervalos.
Si queremos ampliar las características de la animación debemos situarnos en la pestaña

Animaciones > Animación avanzada y activar la diapositiva a la que queremos aplicar la
animación. No olvides colocar el cursor sobre el objeto o texto a animar.
Cuando pinchamos sobre el objeto se activa la barra de herramientas de dibujo así como los
botones “Agregar animación” de la sección Animación avanzada
227
Comenzaremos por activar el panel de animación y realizar la configuración deseada:
1. Seleccionar Animaciones > Animación avanzada > Agregar animación > Elegir la
animación deseada
2. Seleccionar el objeto al que se quiere introducir la animación (título, texto, imagen, etc).
3. Activar el Panel de animación:
Hacer un clic sobre la flecha señalada y aparecerán las siguientes opciones:
– Iniciar al hacer clic.

– Iniciar con anterior.
– Iniciar después de anterior.
– Opciones de efectos.
– Intervalos.
Si hemos elegido el efecto “Rueda” y pinchamos en “Opciones de efectos” visualizaremos el

siguiente cuadro:
228
– Intervalos
229
– Ocultar escala de tiempo avanzada

– Quitar
En la sección “Animación avanzada” disponemos de otras opciones de configuración de la

animación:
– Desencadenar que nos permite programar el arranque de la animación en un momento

determinado, al hacer un clic o cuando la reproducción llegue a un marcador.
– Copiar animación para copiar la animación aplicada a un objeto para pegarla en otro
– Agregar animación que dispone de varias opciones de animación: ”de entrada”, “de
énfasis”, “de salida” y Trayectorias de la animación. Además existen otras opciones para
ampliar efectos y trayectorias:

Establecer distintos efectos a cada uno de los objetos de la presentación powerpoint5.
230 (Si no se muestran los efectos indicados, utilizar cualquier tipo de efecto)
1. Posicionarse en la primera diapositiva de la presentación powerpoint5 y hacer un clic

sobre el texto para seleccionar el objeto de título.
2. Clic en Animaciones > Animación > buscar con la flecha el efecto “Zoom”.
3. En el panel de animación establecer “Iniciar con la anterior” y en la casilla

“Duración” de la sección “Intervalos” aplicarle 00,25.
4. Al título de la segunda diapositiva establecerle el efecto de énfasis” aumentar y hundir”

y al texto el efecto “girar”. Para ello posicionarse en la segunda diapositiva > hacer
un clic en el título > Agregar animación > Énfasis > Aumentar y hundir > en la
casilla inicio establecer “Iniciar con la anterior”. Hacer un clic en el texto (la parte
con viñetas) > Agregar animación > Énfasis > Girar > en la casilla inicio establecer
“Iniciar con la anterior”.
5. Al título de la tercera diapositiva establecerle el efecto de animación ”Barrido” y a la
imagen el efecto “rueda”. Para ello posicionarse en la tercera diapositiva > hacer un
clic en el título > Agregar animación > Entrada > Barrido > en la casilla inicio
establecer “con la anterior”. Hacer un clic en la imagen > Agregar animación >
Entrada > Rueda > en la casilla inicio establecer “con la anterior”.
6. Al título de la cuarta diapositiva establecerle el efecto de trayectoria de la animación
”derecha” y al texto el efecto “izquierda”. Para ello posicionarse en la cuarta diapositiva
> hacer un clic en el título > Agregar animación > Trayectorias de la animación >
Arcos > en la casilla inicio establecer “con la anterior”. Hacer un clic en el texto (la
parte con viñetas) > Agregar animación > Trayectorias de la animación > Formas
> en la casilla inicio establecer “con la anterior”.
7. Posicionarse en la primera diapositiva y seleccionar Presentación con diapositivas >
Iniciar presentación con diapositivas > botón Desde el principio, para ejecutar
la presentación desde el principio. Para pasar de una diapositiva a otra hacer un clic y
comprobar que los objetos se muestran automáticamente con los efectos establecidos.
9.4. Configuración de la presentación.
Una vez que se ha creado una presentación, se puede hacer que se repita automáticamente de
tal forma que una vez acabada la presentación, vuelva a aparecer otra vez desde el principio y
así sucesivamente hasta pulsar la tecla escape <Esc>. Para realizarlo hay que seleccionar menú
Presentación con diapositivas > Configurar > Configuración de la presentación con
diapositivas, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo.
231
Seleccionar para repetir de forma

automática
También se pueden presentar solo las páginas que se deseen, utilizando el apartado “Mostrar
diapositivas”.
Si se selecciona “Todas”, en la presentación aparecen todas las diapositivas. Si solamente se
quiere a partir de una determinada diapositiva, marcar la opción “Desde” y especificar las
diapositivas. Pulsar en Aceptar para aplicar las características establecidas.

En la presentación powerpoint5 hacer que la transición de diapositivas sea automática
transcurridos 3 segundos, y que vuelva a repetirse automáticamente la presentación.
1. En la presentación powerpoin5 seleccionar Transiciones > Transición a esta

diapositiva.
2. En la sección “Intervalos” > “Avanzar a la diapositiva” seleccionar “Después de:” y
especificar 3 segundos.
232
3. Pulsa el botón para que esa transición tenga todas las diapositivas.
4. Selecciona menú Presentación con diapositivas > Configuración de la presentación
con diapositivas y aparece un cuadro de diálogo donde hay que activar el siguiente
apartado:
5. Clic en Aceptar.
6. Visualiza la presentación para comprobar el resultado desde la pestaña Presentación
con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas > botón “Desde el
principio” o desde vistas > .

7. Las diapositivas se irán mostrando automáticamente transcurridos 3 segundos hasta que
se pulse la tecla escape “Esc”.
9.5. Plantillas.
Se puede crear una presentación prediseñada, sobre un tema concreto (álbum de fotos,
libro de ventas, presentación panorámica y otros muchos si accedemos a plantillas online de
Microsoft Office).
Al crear una presentación nueva (Archivo > Nuevo), nos aparece la opción de crear una
presentación con plantillas, con temas y otras opciones:
233
Podemos optar por elegir una de las opciones sugeridas que aparecen bajo el título “Nuevo”:
Por ejemplo si elegimos “Calendario” nos aparecen una serie de opciones de calendarios:
Si elegimos “Calendario fotográfico” se crea una presentación con todos y cada uno de los
meses del año y la opción de incluir fotografías personales u otras en los espacios situados a
la izquierda de las diapositivas:
234
9.6. Proteger las presentaciones.
Al igual que sucede con los documentos creados con otras aplicaciones de Office, puede
protegerse el acceso a las presentaciones con contraseña, una para abrirlas y otra para
modificarlas. Para asignarlas hay que seleccionar Archivo > Información > botón “Proteger
presentación” > Cifrar con contraseña. Aparecerá un cuadro en el que se nos pide la
contraseña. Una vez pulsado “Aceptar” aparecerá otro cuadro similar en el que se nos
pide repetir la contraseña.
235

A la presentación powerpoint5 establecerle la contraseña de apertura “mentor”.
1. Con la presentación powerpoint5 abierta seleccionar Archivo > Información > botón
“Proteger presentación” > Cifrar con contraseña.
2. En el cuadro de texto “Contraseña de apertura” escribir: mentor.
3. Clic en Aceptar y repetir la contraseña mentor en la ventana que se muestra.
4. Clic en Aceptar.
5. Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en Archivo >
Guardar).
7. Comprueba que para poder abrir la presentación powerpoint5 es necesario escribir
correctamente la contraseña.
236
9.7. Presentaciones interactivas.
Con PowerPoint se pueden crear presentaciones dinámicas que permitan el control de la

presentación, insertando acciones en los elementos de las diapositivas.
Con el comando Insertar > Vínculos > botón Acción, se puede determinar cómo se
comporta el objeto seleccionado (texto, imagen, etc.) cuando se pulsa sobre él durante el
transcurso de la presentación.
Después de estar seleccionado el objeto pulsar en el botón Acción

Desde la pestaña “Clic del mouse (ratón)”, se pueden configurar las acciones equivalentes a
un clic con el botón izquierdo del ratón. Para crear un hipervínculo a una diapositiva, hay que
seleccionar la opción “Hipervínculo a”, y elegir una diapositiva de destino del hipervínculo 237
de las que aparecen en la lista desplegable. Esta acción hará que la presentación vaya a la
diapositiva elegida al hacer un clic sobre el objeto al que se vincule la acción.
La función a realizar será según la opción seleccionada: ir a la diapositiva anterior, ir

a la diapositiva siguiente, ir a la primera diapositiva, ir a la última diapositiva, fin de la
presentación, etc.
Para elegir el comportamiento del botón de acción cuando se mueva el puntero del ratón
sobre él, establecerlo en la ficha “Acción del mouse”.
Junto a la acción que se haya elegido, se puede aplicar un efecto de sonido. Para ello, activar
la casilla “Reproducir sonido” y seleccionar un tipo de sonido de la lista desplegable.
Con el comando Insertar > Vínculos > Hipervínculo podremos crear enlaces al exterior de
la presentación:
– A un archivo o página web

– A una dirección de correo electrónico
– A un lugar de la presentación
238

Crear una presentación con tres diapositivas. Escribir el siguiente texto en las
diapositivas correspondientes:
Diapositiva 1: COMIENZO
IR A LA DIAPOSITIVA 2
Diapositiva 2: HIPERENLACES:
IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA
IR A LA ÚLTIMA DIAPOSITIVA
TERMINAR LA PRESENTACIÓN
Diapositiva 3: FINAL
IR A LA DIAPOSITIVA 2
En los textos (IR A LA DIAPOSITIVA 2, IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, IR A LA ÚLTIMA

DIAPOSITIVA, y TERMINAR PRESENTACIÓN) crear los hipervínculos correspondientes

para que desde dichos textos se pueda ir directamente a la diapositiva 1, 2, 3, o se pueda
terminar de visualizar la presentación.
1. Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft PowerPoint.
2. En la zona de título de la primera diapositiva que se muestra escribir COMIENZO, y en
la zona de texto escribir IR A LA DIAPOSITIVA 2.
3. Crear la segunda diapositiva seleccionando Inicio > Diapositivas > Nueva
diapositiva.
4. En la zona de texto de la segunda diapositiva escribir:
5. Crear la tercera diapositiva seleccionando Inicio > Diapositivas > Nueva

diapositiva, y en la zona de título escribir FINAL y en la zona de texto escribir IR A
LA DIAPOSITIVA 1.
6. Una vez creadas la tres diapositivas, en la primera diapositiva selecciona la frase IR
A LA DIAPOSITIVA 2, a continuación hacer clic en Insertar > Vínculos > Acción
> Configuración de la acción > activar la acción Hipervínculo a y establecer 239
Diapositiva siguiente > Aceptar.
7. En la segunda diapositiva selecciona la frase IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, a

continuación hacer clic en Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la
acción > activar la acción Hipervínculo a y establecer Diapositiva anterior >
Aceptar.
8. Selecciona la frase IR A LA ÚLTIMA DIAPOSITIVA, a continuación hacer clic en

Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la acción > activar la acción
Hipervínculo a y establecer Última diapositiva > Aceptar.
240
9. Selecciona la frase TERMINAR LA PRESENTACIÓN, a continuación hacer clic en

Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la acción > activar la acción
Hipervínculo a y establecer Fin de la presentación > Aceptar.
10. En la tercera diapositiva seleccionar la frase IR A LA DIAPOSITIVA 1, a continuación

hacer clic en Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la acción > activar
la acción Hipervínculo a y establecer Primera diapositiva > Aceptar.
11. Ejecuta la presentación (Presentación con diapositivas > botón Desde el

principio) y comprobar que al hacer un clic en los hiperenlaces correspondientes se
va de un lugar a otro.
12. Guarda los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir
powerpoint7 > clic en el botón Guardar.
9.8. Presentaciones con gráficos y organigramas.
Con PowerPoint se pueden crear distintos tipos de diagramas comerciales y de organización

241
de manera sencilla. Al seleccionar Insertar > Ilustraciones > SmartArt y elegir el tipo de
diseño “Jerarquía” aparece la siguiente pantalla:
y al hacer doble clic en el gráfico Organigrama se inserta en la diapositiva y se activa
automáticamente la barra de herramientas de SmartArt.
Según el tipo de gráfico que insertemos en la diapositiva esta barra cambia las secciones de
Diseño y Estilos adaptándose al tipo de gráfico elegido. Las opciones y herramientas para la
creación de gráficos son, por tanto muy numerosas.
242
Haciendo clic en cada uno de los marcadores de posición (Texto) iremos introduciendo el
texto y creando la estructura del organigrama según nuestro modelo:
Por ejemplo, la supuesta jerarquía de un Instituto de Ed. Secundaria:
243
Existen varios tipos con varios modelos dentro de cada uno:

244
Para insertar el diagrama en un documento de un procesador de textos, seleccionar dicho

diagrama, copiar y pegar en el documento de destino.
Para corregir los fallos creados durante la realización del diagrama, se pueden utilizar los
botones de deshacer y rehacer de la barra de herramientas de acceso rápido.

Crear un organigrama lo más parecido posible a este:
245
1. Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint.
2. Clic en Insertar > Ilustraciones > SmartArt.
3. En la lista que se nos muestra elegir “Jerarquía” y, dentro de ella el gráfico “Jerarquía”:
Hacemos doble clic en el icono y se insertará el siguiente cuadro:
246
4. Pinchar en los diferentes marcadores de posición para ir escribiendo los textos del
modelo propuesto:
5. Si deseamos ampliar el organigrama añadiendo más elementos debemos seleccionar el

marcador del cual dependerán los nuevos marcadores. Seleccionamos “Director” y en
Herramientas de SmartArt > Crear gráfico > botón “Agregar forma”.
6. Hacer clic en “Agregar forma” de la barra de herramientas SmartArt para agregar una
forma:
247
Si seleccionamos “Agregar forma detrás” se creará la forma así:
Con este procedimiento podemos añadir en uno u otro lugar del organigrama más formas
para completarlo.
248
Módulo C. HOJA DE
CALCULO. EXCEL.
Introducción.
Unidad 10. Operaciones con archivos.
Unidad 11. Crear una hoja de cálculo.
Unidad 12. Formato.
Unidad 13. Datos.
Unidad 14. Funciones.
Unidad 15. Gráficos e imágenes.
Introducción.
Excel es una hoja de cálculo con la que se puede almacenar, calcular, representar y organizar la
información. Un programa de hoja de cálculo funciona como una tabla donde se pueden poner
fórmulas y números para hacer cálculos y gráficos. La hoja de cálculo representa una hoja de
papel cuadriculada, en la que se van introduciendo los datos y fórmulas para obtener las solu-
ciones deseadas.
Lo más importante en una hoja de cálculo es el análisis de los datos introducidos, resolviendo
las fórmulas y ofreciendo los correspondientes resultados. Hay que destacar que con esta aplica-
ción, se pueden realizar cálculos con muchos números a la vez, y con las fórmulas y funciones
que presenta, se puede realizar cualquier operación.
250
Unidad 10. Operaciones con archivos.
10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente.
Para abrir o recuperar un libro de trabajo que ya se había guardado anteriormente, seleccionar
el menú Archivo > Abrir > Equipo > Examinar o Barra de acceso rápido > Abrir.
251
En el apartado “Buscar en”, o utilizando la barra de desplazamiento, elegir la unidad y carpeta

donde se ubica el libro de trabajo. En el recuadro inferior se mostrarán las carpetas y archivos
que contiene la carpeta seleccionada. Hacer clic en el archivo que contiene el libro y clic en
“Abrir”.
Si el documento es de los últimos que se han abierto, se puede abrir seleccionando Archivo
> Abrir > Libros recientes, mostrándose los últimos documentos abiertos, hacer clic sobre el
requerido para abrirlo.
Abrir el libro (o la hoja de cálculo) excel1 ubicado en la carpeta “Excel” del curso.
252
1. Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Excel.
2. Abrir el archivo excel1, seleccionar el menú Archivo > Abrir > Equipo > Examinar >
buscar y seleccionar excel1 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
10.2. Guardar un libro de trabajo.
Como ya sabemos, si se crea un libro de trabajo habrá que guardarlo para posteriormente poder
recuperarlo ya sea para modificarlo, visualizarlo o imprimirlo. Para guardar el archivo asignándo-
le un nombre hay que seleccionar el menú Archivo > Guardar como > Equipo > Examinar
y elegir la ubicación.
Como ya vimos en los módulos anteriores, podemos guardar en el equipo o en SkyDrive si te-
nemos las claves de la cuenta y estamos conectados a Internet.
Módulo C. U10. Operaciones con archivos
Si el fichero ya existía, en el apartado “Nombre de archivo” aparecerá su nombre, en el caso de

querer conservarlo con el mismo nombre, pulsar en “Guardar”.
253
Si se quiere crear un nuevo fichero con la modificación, en el apartado
seleccionar la unidad y la carpeta donde se va a guardar. En el apartado “Nombre de archivo”
escribir el nombre que va a tener el libro de trabajo, a continuación seleccionar “Guardar”.
Si lo que se quiere es guardar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la
modificación, se puede seleccionar el botón de la barra de herramientas de acceso rápido o
en el menú Archivo > Guardar. Se guardará con el mismo nombre que tenía. Si el archivo era
nuevo, se mostrará el cuadro de diálogo “Guardar como”, que se ha visto anteriormente para
darle un nombre y ubicación.
Si el fichero ya existía, en el apartado “Nombre de archivo” aparecerá su nombre, en el caso de

querer conservarlo con el mismo nombre, pulsar en “Guardar”.
Si se quiere crear un nuevo fichero con la modificación, en el apartado
seleccionar la unidad y la carpeta donde se va a guardar. En el apartado “Nombre de archivo”

escribir el nombre que va a tener el libro de trabajo, a continuación seleccionar “Guardar”.
Si lo que se quiere es guardar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modifica-
ción, se puede seleccionar el botón de la barra de herramientas de acceso rápido o en el
menú Archivo > Guardar. Se guardará con el mismo nombre que tenía. Si el archivo era nuevo,
se mostrará el cuadro de diálogo “Guardar como”, que se ha visto anteriormente para darle un
nombre y ubicación.
10.3. Cerrar un libro de trabajo.
Cuando se ha terminado de trabajar con un libro de trabajo, es conveniente cerrarlo para no

utilizar memoria del ordenador inútilmente y para no tener tantas ventanas abiertas.
Para cerrar un documento hay que acceder al menú Archivo > Cerrar. Si en el libro se ha rea-
lizado alguna modificación no almacenada, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
Hacer clic en “Guardar” para guardar el libro antes de salir de él. Si el archivo no tenía nombre,
se mostrará el cuadro de diálogo “Guardar como” para establecerle un nombre; en caso contra-
rio, se almacenará con el nombre que tenía. Hacer clic en “No guardar” para salir del libro sin
guardar los cambios realizados. Si se hace clic en “Cancelar” no se cierra el libro y se vuelve a
la posición anterior.

254 Cerrar la hoja de cálculo excel1.
1. Con la hoja de cálculo excel1 abierta, para cerrarla hacer clic en el menú Archivo >
Cerrar.
10.4. Empezar un libro nuevo de trabajo.
Cuando se entra a Excel, automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío. Si se quiere crear
otro libro nuevo, hay que hacer un clic en Archivo > Nuevo donde aparecerán las plantillas
predeterminadas y la opción “Libro en blanco” o en la barra de acceso rápido > Nuevo
255
Abrir la hoja de cálculo excel1 y a continuación abrir un libro de Excel nuevo para guar-
darlo con el nombre excel2.
1. Abrir el archivo excel1, clic en el Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y
seleccionar excel1 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir, si ya está abierto Excel. Si no
está abierto Excel, arrancarlo haciendo clic en Inicio > Todos los programas > Micro-
soft Office > Microsoft Excel
2. Abrir una hoja de cálculo nueva haciendo clic el “Archivo” > Nuevo > Libro en blanco.
3. Observar que se ha abierto un libro nuevo de Excel sin datos, para guardarlo con el
nombre excel2 seleccionar el Archivo > Guardar como > Equipo > Examinar > situarse
en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel2 > clic
en el botón Guardar.
10.5. Botones del cuadro de diálogo “Guardar”.
En el cuadro de diálogo “Guardar como” que aparece después de ir a Equipo > Examinar, apa-
recen varios botones en la parte superior derecha. Los principales son:
3
6 4
1 2
256
1.- Este botón nos permite volver atrás (a la carpeta abierta anteriormente).Solo está dis-
ponible si se ha cambiado de carpeta.
2.- Se accede a páginas recientes
3.- Este nos indica la ruta y permite

escribir el documento o carpeta a buscar
4.- Cambia la vista:
5.- Organiza el contenido de la carpeta.
6.- Permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. Una
vez seleccionado este botón hay que escribir el nombre de la nueva carpeta.
257
10.6. Crear automáticamente copias de seguridad.
Se puede tener automáticamente una copia de los documentos con los que se trabaja por si se
extravía o estropea el archivo original. Para utilizar esta opción seleccionar Archivo > Guardar
como > clic en el botón
Elegir la opción “Opciones generales”, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo.

Activar la casilla > Aceptar > otra vez en clic en Guardar
para cerrar el cuadro de diálogo “Guardar como”.
El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene el mismo nombre, pero delante de di-
cho nombre aparecerá “Copia de seguridad de” y tomará la extensión .xlsx. Al guardar el libro la
copia de seguridad será el libro antes de la última modificación. Si el libro de trabajo es nuevo
y es la primera vez que se guarda, no existirá copia, pero la próxima vez que se guarde sí se
guardará la copia, por ejemplo “copia de seguridad de Libro1.xlsx”.
258 En Archivo > Opciones > Opciones de Excel > Guardar, en la casilla
“Guardar información de Autorrecuperación cada” se puede especificar cada cuánto tiempo se
desea que se guarde automáticamente el libro de trabajo.
10.7. Proteger libros de trabajo.
Se puede guardar un documento con contraseña para que solamente se pueda abrir, modificar
o añadir datos conociendo esa contraseña, así otros usuarios no podrán verlo o modificarlo.
Existen dos tipos de contraseñas:
– Contraseña de apertura, para que solo puedan acceder al libro de trabajo las personas que
conocen la contraseña.
– Contraseña de escritura, para que cualquier persona pueda acceder al libro de trabajo, pero
solamente lo pueden modificar las personas que conocen la contraseña de escritura.
Para aplicar una contraseña al documento seguir los siguientes pasos: clic en el Archivo >
Guardar como > Equipo > Examinar > Cuadro de diálogo “Guardar como” > Herramientas
> Opciones generales.
Escribir la contraseña en el apartado correspondiente (apertura y/o escritura), dependiendo del

tipo de contraseña. Al escribir la contraseña se mostrarán puntos (tttt) para que una persona
ajena no pueda ver lo que se está escribiendo. Tras Aceptar, se mostrarán los siguientes cuadros
de diálogo para confirmar las contraseñas.
259
Volver a escribir la contraseña y clic en Aceptar para salir de la confirmación. Si no se escribe

la misma contraseña, se mostrará el siguiente mensaje para ir un paso atrás.
Clic en Guardar para cerrar el cuadro de diálogo “Guardar como”.
Si se han utilizado los dos tipos de contraseñas, al abrir el libro de trabajo nos pedirá las contra-
señas en los siguientes cuadros de diálogo:
Si no se conocen las contraseñas no se dejará abrirlo o cambiar su contenido.
Si se quieren quitar las contraseñas, hay que abrir el libro con las contraseñas para tener la po-
sibilidad de modificarlo y luego realizar los mismos pasos que cuando se han puesto las contra-
señas pero borrando los apartados de contraseñas.
También se puede proteger una hoja de trabajo para que no se pueda modificar su contenido
de la siguiente manera:
1. En la ficha Revisar > Cambios > Proteger hoja .

260
2. Introducir la contraseña y pulsar Aceptar. En ese momento pedirá confirmación donde se

escribirá de nuevo la contraseña.
3. Y por último, pulsar Aceptar. Cuando se quiera cambiar alguna celda de la hoja, se mostrará
el siguiente mensaje.
261
Para desproteger la hoja seleccionar Revisar > Desproteger hoja.
Escribir la contraseña correcta > Aceptar.

Hay que escribir las letras mayúsculas y minúsculas exactamente tal como se hayan escrito al
crear la contraseña. Ninguna contraseña es totalmente segura, para reducir la probabilidad de
que se adivine o se averigüe fácilmente, se recomienda:
– Que tenga como mínimo siete caracteres

– Contener letras mayúsculas, minúsculas y números
– No repetir caracteres
– No contener caracteres consecutivos (1234, abcd…)
– No contener parte del nombre de usuario
– Cambiar de contraseña cada cierto tiempo
Proteger el libro excel2 con la contraseña de apertura “a1b2c3” (sin las comillas).
1. Posicionarse en cualquier lugar del libro excel2.

2. Clic en el Archivo > Guardar como > Equipo > Examinar > Herramientas > Op-
ciones generales.
3. En el cuadro “Contraseña de apertura” escribir a1b2c3.
4. Clic en Aceptar > escribir de nuevo la contraseña > Aceptar.
5. Clic en Guardar de la ventana “Guardar como”, reemplazando los cambios realizados.
6. Cerrar el libro (clic en el Archivo > Cerrar.) y abrirlo de nuevo comprobando que es
necesario escribir correctamente la contraseña (dejar abierto el libro excel2).
10.8. Cerrar todos los libros abiertos.
Si no se han guardado los cambios realizados en alguno de los libros abiertos se mostrará el
siguiente mensaje.
262
Cerrar los dos libros abiertos (excel1 y excel2).
1. Posicionarse en cualquiera de los libros y hacer clic en el Archivo > Salir de Excel.
2. Observar que se han cerrado todos los libros de Excel que estaban abiertos.
Unidad 11. Crear una hoja de cálculo.
11.1. Entorno de trabajo.
Cuando abrimos una hoja de cálculo con la aplicación Excel, aparece una ventana en la pantalla
con el siguiente aspecto.
Barra de títutlo con el nombre del
libro
Cuadro de nombres Barra de fórmulas
263
Barra de fichas de hoja Área de trabajo
La ventana es similar a los módulos explicados anteriormente y con componentes como fichas,
grupos y botones de comando.
Entre las novedades que presenta esta ventana tenemos las siguientes:
– Cuadro de nombres: situado debajo de la cinta de opciones. En este cuadro aparece el

nombre de la celda seleccionada. Por ejemplo, si se introducen datos en la celda situada
en la columna B y fila 3, en este cuadro pondrá B3.
– Barra de fórmulas: es este apartado aparece el contenido de la celda seleccionada.
Aparecen tanto números como textos, y si la celda tiene fórmulas, en la celda aparece
el resultado pero en esta barra aparece la fórmula.
– Barra de fichas de hojas (o etiquetas de hojas): cada documento (libro) está forma-
do por varias hojas y para acceder a ellas, hay que usar estas etiquetas.
11.2. Hojas y celdas.
Excel es una aplicación que nos permite crear documentos, y cada documento contiene un libro
que está formado a su vez por varias hojas: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc. Se pueden agregar y
eliminar hojas, el número de estas puede variar entre 1 y 255.
Cada hoja admite datos, textos e imágenes y puede tratarse como una tabla independiente. Solo
una de estas hojas estará visible y puede reconocerse por la pestaña en el margen inferior. Para
ver otra hoja, basta con hacer clic en la pestaña correspondiente.
Al abrir Excel nos encontramos con una hoja vacía, y cada hoja está dividida en filas y colum-
nas en la que cada cruce da lugar a una celda. Las filas están formadas por líneas horizontales
que se identifican por números consecutivos, empezando por el nº 1 y en total podemos tener
1.048.576 filas en una hoja.
Las columnas se forman por líneas verticales, y se identifican con letras mayúsculas desde la A
hasta la Z continuando por AA, AB, …, AZ, BA hasta XFD, en total pueden tener 16.384 colum-
nas.
264
Una celda es la intersección de una fila con una columna. La celda se identifica por la letra de
la columna y el número de la fila que la genera. Por ejemplo la celda C3 es la celda situada en
la intersección de la columna C y la fila 3.
El total de celdas que tenemos para trabajar serán 1.048.576 filas, por 16.384 columnas que ha-
cen un total de 17.179.869.184 celdas por hoja. Como es lógico, es muy difícil utilizar todas en
nuestros trabajos, con lo que solo usaremos el número de celdas que nos interese.
Al ser una cantidad tan grande de celdas, no se pueden visualizar en el área de trabajo siendo
necesaria la utilización de las barras de desplazamiento.
La celda activa es la enmarcada en negro. Cuando se introduce un dato se visualiza en la celda

Módulo C. U11. Crear una hoja de cálculo
y en la barra de fórmulas. Al hacer un clic sobre la celda, ésta se activará.
Para movernos de una celda a otra, utilizaremos las teclas de desplazamiento del teclado o tam-
bién haciendo clic con el puntero del ratón sobre una determinada celda.
Entre las teclas que podemos usar para moverse por la hoja, tenemos:
TECLA DESCRIPCIÓN
Teclas de desplazamiento Activan la celda situada al lado de la celda
activa.
Intro Acepta la introducción de un dato en la celda

activa, activándose la celda inferior.
Tabulación Activa la celda situada a la derecha de la

activa.
Mayúsculas + Tabulación Activa la celda situada a la izquierda.
(pulsar y sin soltar pulsar al mismo

tiempo ) 265
Mayúsculas + intro Activa la celda superior.

Inicio Activa la primera celda con datos de la fila
donde se encuentre el cursor.
CTRL + Fin Activa la última celda con datos.
Re Pág. Activa la celda situada varias filas hacia arriba
y se consigue un movimiento más rápido.
Av Pág. Activa la celda situada varias filas hacia abajo
y se consigue un movimiento más rápido.
Para comunicar al programa que hemos terminado de introducir datos en la celda pulsaremos
la tecla intro, activándose la celda inferior. También se puede hacer con la tecla de tabulación,
teclas de desplazamiento o con un clic en otra celda.
Durante la introducción de datos, en la barra de fórmulas aparecen dos botones nuevos, uno nos
permite aceptar la introducción del dato y el otro cancelarla . Podemos corregir errores
mientras insertamos datos pulsando la tecla retroceso , o también pulsar la tecla escape
<Esc> o clic en para anular la introducción de datos y comenzar a escribirlo de nuevo.
Introducir datos en celdas y practicar con el desplazamiento entre celdas utilizando una
operación sencilla.
1. Abrir Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Excel.
2. Activar la celda A2 e introducir el texto: Pantalón.
3. Pulsar intro y teclear: Camisa. (celda A3).
4. Pulsar intro y teclear: Zapatos. (celda A4).
5. Pulsar intro y teclear: Total. (celda A5).
6. Activar la celda B1 e introducir el texto: Compras.
7. Pulsar intro y teclear: 50 (celda B2).
10. Pulsar intro y teclear: =B2+B3+B4.
266 11. Observar que en la barra de fórmulas se visualiza también lo que se está escribiendo.
Siempre que se quiera realizar una operación, ésta debe empezar por el símbolo igual =.
12. Pulsar intro y comprobar que se ha realizado la suma.
Observar en la figura que al posicionarse en B5, el valor que se ve en la celda es la suma

realizada y en la barra de fórmulas se visualiza la operación escrita anteriormente.
13. Activar la celda B2 y escribir 80, pulsar la tecla intro.

Comprobar que al cambiar el número de una de las celdas, el valor de la celda B5 ha

variado automáticamente de 155 a 185.
14. Para hacer que el valor calculado resalte en negrita para que se diferencie del resto de
los datos, posicionarse en B5 y seleccionar el botón de negrita
15. Guardar lo realizado con el nombre excel7, seleccionar el Archivo > Guardar como > 267
Equipo > Examinar > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de
archivo:” escribir excel7 > clic en el botón Guardar.
16. Cerrar el libro excel7 (clic en el Archivo > Cerrar).
11.3. Inserción de texto y números.
Como se ha visto en el ejemplo anterior, la introducción de datos en las celdas de forma manual,
es muy sencilla ya que solamente hay que activar la celda deseada y utilizar el teclado para
introducir los datos. Una vez que se ha introducido, se pulsa intro o la tecla del tabulador para
comunicar al programa que se ha terminado de introducir datos en la celda.
Estos datos que introducimos, suelen estar acompañados de unos títulos con lo que es recomen-
dable planificar la estructura de la hoja (título de las filas o columnas).
Si los datos que se introducen en una celda constan de más caracteres de los que se pueden
visualizar, puede ocurrir que se vean datos incompletos. Esto no quiere decir que se haya per-
dido información, ya que en la barra de fórmulas, se podrá visualizar todo el contenido de la
celda activa. También se podrá visualizar todo el contenido de la celda, ampliando el ancho de
la columna como se explicará en otra unidad.
Los datos de la celda A2, no se ven completamente
porque lo tapa el contenido de la celda B2 pero
no se ha perdido la
información.
Cuando introducimos texto, éste se alinea a la izquierda. Y si son solo números, estos se alinean
por defecto a la derecha.
La coma (,) es normalmente el separador decimal definido por el sistema operativo, con lo que
obtendremos un número con parte entera y parte decimal.
Si queremos modificar la alineación de los datos, se puede hacer seleccionando los botones de
alineación como hemos visto en Word.
El programa tiene la función de autocompletar, de tal manera que conforme vamos introducien-
do los datos, compara si se ha introducido alguno igual anteriormente, autocompletándolo. Si
seguimos escribiendo, desaparecerán los datos autocompletados cuando estos sean distintos. Si
268 queremos que los datos autocompletados permanezcan en la celda y así dejar de escribir, hay
que pulsar la tecla intro.

En una hoja de datos nueva, introducir texto y números para comprobar su alineación.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (hacer un clic en el “Archivo” > Nuevo > Libro en
blanco, si ya está abierto Excel). Si no está abierto Excel, arrancarlo haciendo clic en
Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Excel.
2. Introducir los siguientes datos:
3. Observar que por defecto los números se alinean a la derecha y el texto a la izquierda.
Para hacer que el texto de las celdas A1 y B1 tengan alineación centro, seleccionar dichas
celdas y pulsar el botón “centrar”.
4. Guardar lo realizado con el nombre excel8, seleccionar el Archivo > Guardar como >
Actividad guiada 84.1

En una hoja de cálculo nueva e introducir los siguientes datos utilizando la función de
autocompletar ya que hay datos que se repiten. (Observar que el texto de la columna A,
tiene alineación centro, la columna B alineación izquierda y la columna C tiene alinea-
ción derecha).
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (clic en el “Archivo” > Nuevo > Crear, si ya está abier-
to Excel).
2. Introducir los datos que se muestran en la figura del enunciado, teniendo en cuenta que
al empezar a escribir un dato que ya se había escrito antes se autocompleta, para que los
datos autocompletados que se van mostrando permanezcan en la celda, pulsar la tecla
intro y así no hay que seguir escribiendo el dato autocompletado.
3. Seleccionar los datos de la columna “A” (clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar hasta la
celda A5), y establecer alineación centrada pulsando el botón “Centrar”. 269
4. Seleccionar los datos de la columna “C” y establecer alineación derecha pulsando el bo-
tón “Alinear a la derecha”.
Equipo >Examinar > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de
Memoria de datos
El programa memoriza los nombres introducidos en las columnas para poderlos agregar auto-
máticamente. Por ejemplo, en una hoja de cálculo nueva teclear:
Al activar la celda A4, clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Elegir de la
lista desplegable.
270
Donde se podrá elegir entre los datos anteriormente introducidos:
11.4. Modificar, eliminar y mover los contenidos de las celdas.
Modificar datos
Podemos modificar los datos de varias formas:
– Activar la celda, escribir el nuevo dato y pulsar intro. Tiene el inconveniente de tener que
escribir el dato completo.
– Activar la celda, clic sobre el dato que se visualiza en la barra de fórmulas, apareciendo el
cursor donde se podrá modificar igual que en un procesador de textos.
– Doble clic sobre la celda, apareciendo el cursor en el punto en el que estaba el puntero del
ratón.
– Activando la celda y luego pulsando la tecla F2, el cursor se situará al final de los datos.
Eliminar contenidos de las celdas
Para eliminar el contenido de una celda hay que activar esa celda y luego se puede proceder de
dos maneras distintas:
1. Pulsar la tecla suprimir <Supr>.
2. Ficha Inicio > Celdas > Eliminar . Al borrar las celdas quedan vacías, pero exis-
te la opción eliminar celdas, desplazándose el resto de las celdas ocupando el espacio dejado
por las celdas eliminadas. Esto se hace seleccionando Inicio > clic en la flecha de Eliminar
271
> Eliminar celdas, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:
Se seleccionará la opción según lo que se desee realizar.
Mover el contenido de la celda
La operación de mover, desplazar una celda o rango de celdas a otra posición. Para mover
unas celdas a otra posición, primeramente hay que seleccionar las celdas a mover > Inicio >
Portapapeles > Cortar > apareciendo una línea de marca alrededor de las celdas cortadas
indicando la información situada en el portapapeles, seleccionar las celdas donde se desea que
se sitúen las celdas cortadas (o posicionarse en la celda a partir de la cual se pegarán las celdas
cortadas) > Inicio > Portapapeles > Pegar. Hay que tener en cuenta que al pegar unas celdas
sobre otras que tengan datos, se borrará el contenido de estas últimas.
Para pegar la fórmula solamente, en la ficha “Inicio”, en el grupo o sección Portapapeles, hacer
clic en la flecha de “Pegar” > Pegado especial.
Abriéndose el cuadro de diálogo “Pegado especial”, seleccionar “Objeto Imagen” > Aceptar.
272
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, también se puede
realizar, seleccionando el rango (o la celda) y a continuación hay que desplazar el puntero del
ratón hasta uno de los bordes de la selección donde cambiará de aspecto adquiriendo la forma
de cuatro flechas en cruz. En ese momento, pulsar y arrastrar hasta la posición deseada donde
soltaremos el botón del ratón.

En la hoja de cálculo del archivo excel10 cambiar el contenido de la celda B4 por 205,
borrar el contenido de la celda B5 y mover el contenido de la celda B6 a la celda B5.
1. Abrir el archivo excel10, seleccionar el Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar
y seleccionar excel10 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2. Hacer clic sobre la celda B4 y escribir 205 para cambiar su contenido.
3. Hacer clic sobre la celda B5 y pulsar la tecla “Supr” (suprimir) para borrar el contenido
de la celda.
4. Para mover el contenido de la celda B6 a la celda B5, hacer clic sobre la celda B6, des-
plazar el puntero del ratón hasta uno de los bordes de la celda seleccionada y cuando
adquiriera la forma de cuatro flechas en cruz, pulsar y arrastrar hasta la celda B5.
5. Guardar los cambios realizados, pulsando el botón “Guardar” (o seleccionar Ar-

chivo > Guardar).
6. Cerrar el libro excel10 (en Archivo > Cerrar).

273
11.5. Rangos.
Seleccionar rangos
Cuando se quiera realizar una misma operación en varias celdas a la vez, primero habrá que
seleccionarlas. A este conjunto de celdas se le llama rango.
Para seleccionar un rango, hacemos clic en la primera celda y sin soltar arrastramos el ratón
hasta la última celda, al soltar el botón del ratón quedarán resaltadas las celdas del rango selec-
cionado.
Vamos a ver un ejemplo pulsando con el ratón en la celda B2 y sin soltar arrastrarlo hasta la
celda E7, suelta el botón del ratón y observarás que las celdas seleccionadas están resaltadas con
fondo azul, excepto la primera de ellas.
Para desactivar la selección, hacemos clic en cualquier celda.
Para seleccionar varias celdas que no se encuentran contiguas entre sí, seleccionar el primer
rango de celdas y a continuación el resto de celdas manteniendo pulsado la tecla control <Ctrl>.
274
Para seleccionar toda una columna hay que hacer clic sobre la letra que da nombre a la columna.
Por ejemplo, seleccionar la columna B haciendo un clic sobre B.
Igualmente se hace con las filas, pero en este caso haciendo clic sobre el número que identifica
a dicha fila. Por ejemplo seleccionamos la fila 7.
También se puede seleccionar todas las celdas de una hoja haciendo clic en el botón que
está en la esquina superior izquierda.
Con el teclado también se puede seleccionar un rango, pulsando la tecla mayúscula ( ) y sin
soltarla, utilizar las teclas de desplazamiento.
Seleccionar un rango nos servirá para copiar o cambiar el formato de varias celdas a la vez.
Más adelante cuando se estudien las fórmulas se verá que para especificar un rango, primero
hay que escribir la primera celda del rango seguido de dos puntos “:” y a continuación la última
celda del rango. Por ejemplo B2:C4 sería el rango.
Es decir, B2:C4 es todo lo comprendido desde la celda B2 hasta la celda C4.
Copiar y pegar un rango
Para copiar un rango y posteriormente pegarlo en otro lugar, se puede realizar seleccionando
primeramente el rango, a continuación utilizando la opción “Copiar” de la ficha “Inicio”, y
por último posicionarse en la primera celda donde se quiere pegar el rango copiado y seleccio-
nar “Pegar”, igual que se realizó en el procesador de textos.
Mover un rango
Después de seleccionar el rango, desplazar el puntero del ratón hasta uno de los bordes del
rango donde cambiará de aspecto adquiriendo el de cuatro flechas en forma de cruz. En ese
momento, pulsar y arrastrar la selección al lugar deseado. También se puede hacer con las op-
ciones cortar y pegar.
275
En una hoja de cálculo nueva copiar los siguientes datos y a continuación copiar y pegar
esos datos a partir de la celda D1.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (clic en el “Archivo” > Nuevo > Libro en blanco, si
ya está abierto Excel).
2. Escribir en las celdas correspondientes los datos que se muestran en la figura del enun-
ciado de la actividad.
3. Seleccionar el rango de las celdas que tienen datos, haciendo clic en la celda A1 y sin
soltar arrastrar hasta la celda B5.
4. Clic en “Copiar” de la ficha “Inicio, para copiar el rango en el portapapeles.
5. Clic en la celda D1 donde se pegarán los datos a partir de dicha celda.

6. Clic en Pegar de la ficha “Inicio” para pegar los datos del portapapeles, quedando como
aparece en la siguiente figura:
7. Guardar lo realizado con el nombre excel11, clic en el Archivo > Guardar como >
Equipo > Examinar > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre
de archivo:” escribir excel11 > clic en el botón Guardar.
11.6. Insertar filas y columnas.
Si una vez que se han introducido los datos en una hoja de cálculo, falta alguna fila o columna,
hay que utilizar la función insertar filas o columnas.
276 Para insertar filas o columnas se selecciona Inicio > Celdas > clic en la flecha de Insertar >
Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja.
La fila se insertará en la parte superior de la celda activa, y la columna en la parte izquierda. Por
lo que si existe más información se desplazará hacia abajo o a la derecha, según se inserte una
fila o una columna.
Si se quieren añadir varias filas o columnas, primeramente hay que seleccionar tantas filas (o
columnas) a añadir.
Añadir filas o columnas en una hoja de cálculo no hace que el número de filas o columnas tota-
les varíe, seguirán habiendo 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que sucede es que se eliminan
las últimas. Si se intenta añadir filas o columnas y no te lo permite, seguramente sea debido a
que la última fila o columna contiene algún dato.
Si lo que se desea es eliminar una fila o columna, hay que seleccionar la fila o columna y a con-
tinuación clic en Inicio > Eliminar. O posicionarse en una de las celdas de la fila o columna
y hacer clic en la flecha de Eliminar y seleccionar Eliminar filas de hoja o Eliminar

columnas de hoja. (Si se comete algún error se pueden utilizar los comandos deshacer y reha-
cer para corregir lo último realizado ).

En la hoja de cálculo del archivo excel12 realizar lo siguiente:
– Insertar una fila entre la fila 1 y la fila 2.

– Insertar una columna entre la columna A y la columna B.
– Insertar una fila nueva en la primera línea para que la primera línea quede en blanco.
– Dejar la primera columna en blanco.
– Eliminar la última fila con datos.
1. Abrir el archivo excel12, seleccionar el Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar
y seleccionar excel12 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir. 277
2. Para insertar una nueva fila entre la 1 y la 2. Posicionarse en cualquier celda de la fila 2 (o
seleccionar la fila 2) e introducir una nueva fila seleccionando la ficha Inicio > Celdas
> “A” y hacer clic en Insertar > Insertar columnas de hoja.
3. Eliminar la última fila con datos. Para ello, seleccionar la fila 8 y hacer clic en Edición >
clic en la flecha de Eliminar > Eliminar filas de hoja. Quedará así:

5. Cerrar el libro excel12 (Archivo > Cerrar).
11.7. Rellenar celdas automáticamente.
A veces interesa rellenar las celdas de un rango con una secuencia de datos (meses del año,
series de números, días de la semana, etc.). Esto se puede hacer automáticamente con la opción
de autollenado o rellenar.
En la ficha Inicio > clic en el botón “Rellenar” (del grupo “Modificar”) > Series se pue-
de rellenar automáticamente una secuencia de meses, días o números. En Inicio > clic en el
botón > Hacia abajo (o hacia la derecha, izquierda o arriba, según el rango
seleccionado) se pueden copiar datos en todas las celdas.
278

En una hoja de cálculo nueva, crear la siguiente hoja utilizando el comando “Rellenar”.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (clic en el “Archivo” > Nuevo > Libro en blanco >, si
2. En la celda A1 escribir “enero” y pulsar la tecla intro.
3. Seleccionar el rango A1:G1, haciendo clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar hasta la
celda G1.
4. Con el rango A1:G1 seleccionado, clic en el botón de la seción Modificar > Re-
llenar < Series > Series en filas > Tipo Autorrellenar como aparece en la siguiente figura.
279
5. Clic en Aceptar para que se autorrellenen los meses del año.

6. Hacer clic en la celda A2 y escribir el número 1, a continuación pulsar la tecla intro.
7. Seleccionar el rango A2:A15.
8. Ir a la sección Modificar > Rellenar > Series > Columnas > Tipo Lineal. Com-
probar que está seleccionado el tipo lineal e incremento 1 y hacer clic en el botón Acep-
tar, para que se vaya incrementando de 1 en 1 el valor de la serie.
En este apartado se
especifica el valor que se
va incrementando en la
serie.
9. Introducir en la celda B2 el valor “0” y pulsar la tecla intro.
10. Seleccionar el rango B2:G15. Ir a la sección Modificar > Hacer un clic en el botón
> Series > Hacia abajo. Hacer otro clic en el botón > Series > Hacia a la
derecha. Comprobar que todas las celdas del rango B2:G15 han tomado como valor “0”.
Existe también una opción de autollenado más rápida. Por ejemplo, escribir en una celda el
nombre del mes “enero”.
Colocar el puntero del ratón sobre el indicador de la parte inferior derecha (que se indica en
la figura anterior) y cuando el puntero adquiera la forma de cruz pequeña, pulsar y sin soltar,
arrastrar hasta abarcar cinco celdas más. Al soltar, se rellenarán automáticamente los meses
correlativos.
280
11.8. Dar nombre a las hojas.
Al abrir un archivo nuevo de hoja de cálculo, por defecto toma como nombre Hoja1. Esto se
puede modificar seleccionando el Inicio > Celdas > Formato > Cambiar el nombre de la
hoja y se activa el nombre de la página.
En ese momento, teclear el nombre deseado y pulsar la tecla intro.
Otra forma de realizarlo sería, pulsando el botón derecho del ratón sobre el nombre de la hoja
(parte inferior izquierda de la hoja de cálculo) y en el menú contextual asociado

seleccionar Cambiar nombre.
También se puede cambiar el orden de las pestañas de las diferentes hojas de la tabla. Para ello
hay que hacer un clic en la pestaña donde aparece el nombre de la hoja que se desea mover y
arrastrar manteniendo pulsado el botón del ratón hasta la posición deseada.

En el libro excel14 establecer los siguientes nombres a las hojas:
A la hoja 1, poner el nombre de “Datos”.

A la hoja 2, poner el nombre de “Artículos”.
A la hoja 3, poner el nombre de “Factura”.
1. Abrir el archivo excel14, seleccionar el Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel14
en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2. Posicionarse en la hoja 1 haciendo clic en la pestaña que le da nombre
3. Clic en Inicio > Celdas > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Datos
> pulsar la tecla intro. Adquiriendo la hoja el nombre Datos.
4. Posicionarse en la hoja 2 haciendo clic en su pestaña
5. Clic en Inicio > Celdas > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Artí-
culos > pulsar la tecla intro.
6. Posicionarse en la hoja 3 haciendo clic en su pestaña
7. Clic en Inicio > Celdas > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Factura
> pulsar la tecla intro. Debe tener un aspecto como este:

9. Cerrar el libro excel14 y el programa Excel (Archivo > Cerrar).
281
11.9. Insertar celdas en una hoja.
A veces, no interesa añadir ni filas ni columnas, sino celdas dentro de la hoja de cálculo. Para
añadir celdas, primeramente hay posicionarse en la celda (o seleccionar varias celdas) sobre la
que se desea añadir Inicio > Celdas > clic en la flecha de Insertar > Insertar celdas.
Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas se desplazan hacia la derecha o hacia
abajo. El cuadro de diálogo “Insertar celdas”, también permite añadir filas o columnas.
11.10. Insertar hojas en un libro.
Si se necesitan más de tres hojas en un libro de trabajo, hay que añadir más hojas. Para realizar
esta tarea hay que posicionarse en la hoja sobre la que se quiere añadir la otra hoja, ya que la
hoja se añadirá a la izquierda de la seleccionada, a continuación seleccionar Inicio > Celdas >
clic en la flecha de Insertar > Insertar hoja. Tomando por defecto el nombre Hoja4, Hoja5,…
También se puede realizar seleccionando la pestaña “Hoja nueva” que hay junto a las pes-
tañas que dan nombre al resto de las hojas.
11.11. Eliminar filas y columnas de una hoja.
Para eliminar filas o columnas, seleccionar las filas o columnas (o seleccionar celdas de las filas
o columnas) a eliminar > Inicio > Celdas > clic en la flecha de Eliminar.
282 y seleccionar Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja. Como ya se ha comenta-
do anteriormente, al eliminar filas o columnas no varía el número de filas o columnas, es decir,
seguirá habiendo 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que sucede es que se añaden al final de
la hoja, tantas filas o columnas como eliminadas.
11.12. Eliminar hojas de un libro.
Para eliminar una hoja, hay que posicionarse en cualquier celda de la hoja a eliminar y seleccio-
nar > Inicio > Celdas > clic en la flecha de Eliminar y seleccionar Eliminar hoja. Si
la hoja tenía algún dato se mostrará el siguiente mensaje.
Confirmando la acción en “Eliminar” si se está seguro del borrado.
También se puede eliminar una hoja de cálculo colocando el puntero del ratón sobre el nombre
de la hoja y hacer un clic con el botón derecho, mostrándose su menú contextual y seleccionar
la opción “Eliminar”.
Se puede comprobar que en dicho menú contextual también se puede insertar una hoja, cam-
biar el nombre a la hoja, dar color a la etiqueta que da nombre a la hoja, etc.
11.13. Mover una hoja de cálculo.
Para cambiar de posición una hoja de cálculo se puede hacer en Inicio > Celdas > Formato >
Mover o copiar hoja, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo.
283
En el apartado “Al libro”, se puede elegir el libro de trabajo donde se quiere mover, en la lista
desplegable se mostrarán los libros que se tengan abiertos en ese momento.
En el apartado “Antes de la hoja”, seleccionar la hoja donde colocarla > Aceptar.
Otra manera más rápida para cambiar de posición una hoja de cálculo dentro del mismo libro,
es situándose sobre la etiqueta que da nombre a la hoja y pulsar y arrastrar hasta la posición
deseada, mostrándose una pequeña flecha donde irá colocada.
11.14. Copiar una hoja de cálculo.
Si lo que se necesita es copiar todo el contenido de una hoja de cálculo en otro libro o en el
mismo libro, se realiza con el comando Inicio > Celdas > Formato > Mover o copiar hoja.
En el apartado “Al libro”, seleccionar el libro de trabajo donde se quiere mover (el libro debe de
estar abierto). En el apartado “Antes de la hoja”, elegir la hoja donde colocarla y activar la casilla
“Crear una copia” > Aceptar.
284
Unidad 12. Formato.
El objetivo de esta unidad es trabajar dando formato a la hoja de cálculo, para mejorar la presen-
tación haciendo modificaciones sobre el texto, ancho y alto de celdas e introduciendo bordes y
color de fondo.
12.1. Formato de texto.
La forma de cambiar el formato de texto es exactamente igual a la vista en Word, haciendo mo-
dificaciones sobre la fuente, tamaño, color, alineación, color, negrita, etc.
Para cambiar el formato de texto hay dos formas:
1. Utilizando los grupos “Fuente” y “Alineación” de la ficha “Inicio”:
285
2. Seleccionar en el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente”. (O en Inicio > Cel-
das > Formato > Formato de celdas > Fuente).
Elegir la opción
deseada y pulsar el
botón “Aceptar”.
Crear una hoja de cálculo con los siguientes datos:
Los datos de la fila 1 están en negrita, cursiva y subrayado con alineación centro.
Los datos de la columna A (celdas A2:A5), con fuente Comic Sans MS.
Los datos de la columna B (celdas B2:B5) con tamaño 14.
La columna C (celdas C2:C5) poner los datos con color rojo de fuente.
2. Escribir los siguientes datos:
286
3. Seleccionar los datos de la fila 1 haciendo clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar hasta
la celda C1 > clic en el botón > clic en > clic en > clic en , de la ficha
Inicio (grupos fuente y alineación), para establecer a los datos de las celdas A1, B1 y C1
en negrita, cursiva, subrayado y alineación centro.
4. Clic en la celda A2 y sin soltar arrastrar hasta la celda A5 y en la casilla “fuente” del grupo
Fuente establecer el tipo de letra Comic Sans MS.
Para establecer a los datos del rango A2:A5 con tipo de letra Comic Sans MS.
5. Clic en la celda B2 y sin soltar arrastrar hasta la celda B5 y en la casilla “tamaño de fuen-
te” establecer el tamaño 14.
Para aplicar a las celdas B2, B3, B4 y B5 el tamaño de fuente 14.

Módulo C. U12. Formato
6. Clic en la celda C2 y sin soltar arrastrar hasta la celda C5 > clic en la flecha de color de
fuente y establecer el color rojo. Para así asignar a los datos del rango C2:C5 el
color rojo.
7. Guardar lo realizado con el nombre excel15, Archivo > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel15 > clic en
el botón Guardar.
12.2. Formatos numéricos.
Para mejorar el aspecto de los datos numéricos, la aplicación permite introducir diferentes tipos
de números adaptándose a los datos (moneda, porcentaje, fracción, fecha, etc.).
Para acceder a este formato numérico, se puede hacer desde el grupo “Número” de la ficha
“Inicio”.
287
O desde el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Número”.
Por defecto, presenta el formato general que es el que hemos visto hasta ahora con los números
ajustados a la derecha.
En la lista “categoría”, existen múltiples opciones como moneda, fecha, hora, porcentaje, frac-
ción, etc. y es la que va a determinar el tipo de números con los que vamos a trabajar.
En algunas de las opciones que presenta la lista categoría podemos elegir los números de deci-
males que va a tener, y si tendrá separador de miles.
También disponemos de unos botones en el grupo “Número” para activar o desactivar los for-
matos más comunes:
Estilo moneda
Estilo porcentaje
Estilo millares
Aumentar decimales
Disminuir decimales
Por ejemplo, si una celda contiene un número con formato general y queremos
288
cambiarlo a estilo euro, seleccionamos la celda y accionamos el botón y aparece lo si-
guiente:
Para eliminar el formato numérico aplicado, de la lista desplegable del grupo “Número” hay que
seleccionar el tipo “General”.

En una hoja de cálculo nueva escribir los siguientes datos para que quede con el siguien-
te aspecto:
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (clic en el “Archivo” > Nuevo > Libro en blanco, si
2. Escribir los datos que aparecen en la imagen del enunciado de la actividad.
3. Seleccionar la celda A1 y B1 y clic en el botón para que tenga alineación centro.

Con dichas celdas seleccionadas establecer las celdas en negrita haciendo un clic en .
4. Seleccionar el rango de celdas B2:B6 y clic en el botón o seleccionarlo desde el

indicador de cuadro de diálogo del grupo “Número”, con la pestaña activada de Nú-
mero, elegir Moneda > Aceptar. 289
5. Guardar lo realizado con el nombre excel16, Archivo > Guardar como > Equipo >
Examinar > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribir excel16 > clic en el botón Guardar.

En la hoja de cálculo excel17 realizar lo siguiente:
Al rango A2:A6 establecer la alineación centro.

Al rango B2:B6 aplicar el formato de número de porcentaje sin decimales.
Al rango C2:C6 asignar la categoría fecha.
1. Abrir el archivo excel17, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel17 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.
2. Seleccionar el rango de celdas A2:A6 y colocar en alineación centro haciendo clic en el

botón .
3. Seleccionar el rango de celdas B2:B6 e ir al indicador de cuadro de diálogo del grupo

“Número” > Número y seleccionar la categoría porcentaje sin decimales > Aceptar.
(Como se puede apreciar en la siguiente figura).
290
4. Seleccionar el rango de celdas C2:C6 e ir al indicador de cuadro de diálogo del
grupo “Número” > Número y seleccionar la categoría fecha, y dentro de esta, el tipo
(o 14-mar-2012) y pulsar el botón Aceptar.
5. El aspecto final de la hoja será:
6. Guardar los cambios realizados (Archivo > Guardar).

12.3. Ancho de columna.
Al abrir una hoja de cálculo, todas las columnas tienen el mismo ancho. Lo mismo ocurre con
las filas, por lo que el tamaño de las celdas es igual para todas.
Es necesario cambiar el ancho de columna cuando la información contenida en la celda no se

visualice completamente o cuando se requiera un ancho menor. Esto se puede realizar de varias
maneras:
– Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho del botón de la letra que da nombre a la
columna, cambiando el puntero a la forma de doble flecha horizontal. A continuación pulsar
y arrastrar hacia la derecha o izquierda para aumentar o disminuir el ancho de la columna. 291
– Posicionarse en alguna de las celdas de la columna a modificar. Seleccionar Inicio > Forma-
to (del grupo “Celdas”) > Ancho de columna y especificar el ancho deseado.
– Para que el ordenador lo ajuste automáticamente, adaptándose al contenido actual de las

celdas, lo podemos hacer de dos formas:
t Activar la celda (o seleccionar el rango de celdas) a ajustar y seleccionar Inicio > Forma-
to > Autoajustar ancho de columna.
t Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho del botón de la letra de la columna y
cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.
12.4. Altura de filas.
En ocasiones el programa cambia automáticamente el tamaño de las filas, por ejemplo, al au-
mentar el tamaño de fuente.
Para modificar la altura de las filas, la forma es similar a lo visto en el apartado de ancho de
columna:
– Seleccionando Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.

– Colocando la flecha del ratón en el borde inferior del número del botón que da nombre a la
fila, y cuando cambie a doble flecha, pulsar y arrastrar hasta la anchura deseada.
– Haciendo doble clic en el borde inferior del número del botón que da nombre a la fila. O
en Inicio > Celdas > Formato > Autoajustar alto de fila.
Por ejemplo, en la siguiente hoja a las columnas se les ha aumentado el ancho para que quepa
todo el texto y las filas tienen una altura de 20.
12.5. Alineación.
A parte de la alineación horizontal con la que ya se ha trabajado y que se modifica con estos boto-
292
nes de la ficha “Inicio”, se puede utilizar la alineación vertical
. Al seleccionar el botón “Orientación” , se muestran las siguientes opciones

Crear una hoja lo más parecida a la siguiente:
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (Archivo > Nuevo > Crear).
2. Introducir los siguientes datos en las celdas.
3. Seleccionar las columnas A, B y C (o las celdas A1:A3) y colocar un ancho de columna

de 20. Una vez hecha la selección, hacer clic Inicio > Celdas > Formato > Ancho de
columna y en la casilla “Ancho de columna” escribir 20 > Aceptar.
4. Seleccionar la primera fila (o activar una de las celdas de la primera fila) y establecer
una altura de 50 (Inicio > Formato > Alto de fila > en la casilla “Alto de fila” escribir 50
> Aceptar.
5. Posicionarse en la celda A1 y clic en para centrarlo en la horizontal. A continuación,

centrarlo en la vertical seleccionando “Alinear en el medio”.
6. Posicionarse en la celda B1 y centrarlo en la horizontal y vertical, como en el apartado

anterior. A continuación, girar el texto hacia arriba.
293
7. Posicionarse en la celda C1 y centrarlo en la horizontal y vertical. Posteriormente, esta-

blecer una de ángulo ascendente.
8. Por último, establecer la alineación centrada en la horizontal del rango C2:C5 (seleccio-
nar el rango C2:C5 > clic en el botón ).
12.6. Fondos de las celdas.
Para cambiar el color de fondo de las celdas, debemos seleccionarlas y luego optar por uno de
los dos procedimientos siguientes:
1. Activar el botón “color de relleno” de la ficha “Inicio” grupo “Fuente”.

2. Seleccionar el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente” > ficha Relleno.
294
Color de etiqueta
Se puede cambiar el color de la etiqueta de la hoja de cálculo, pulsando con el botón derecho
sobre ella.
12.7. Unir y separar varias celdas.
Cuando se introduce un título general a la hoja, este suele ocupar más de una celda y para me-
jorar el aspecto, se puede unir celdas de tal forma que quepa todo el texto.
Para realizar esta unión de celdas, lo primero que hay que hacer es seleccionar las celdas y
luego pulsar la flecha del botón “Combinar y centrar” de la ficha “Inicio”, grupo “Alineación”.
Si se pulsa en la flecha de dicho botón se muestran las siguientes opciones:
Para separar las celdas que se han unido, solamente hay que desactivar la opción de “Combinar
celdas”, volviendo a realizar los pasos descritos anteriormente o seleccionar la opción “Separar
celdas” del botón “Combinar y centrar”.
12.8. Líneas y bordes.

295
Por defecto no se imprimen las cuadrículas de la hoja de cálculo (líneas en los bordes o lados
de las celdas), para marcar dichos bordes o imprimirlos hay dos procedimientos:
1. Modificar los bordes desde el botón “bordes” de la ficha “Inicio” grupo “Fuente”, al hacer
clic sobre la lista desplegable del botón, aparecen las siguientes opciones.
296 Previamente hay que seleccionar toda la hoja o las celdas que deben tener borde y seleccionar
las líneas que se quieren dibujar.
2. Seleccionar el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente”> ficha Bordes. (O en la

opción “Más bordes” de la lista del apartado anterior).
Aparte de las líneas se puede especificar el color y forma de las líneas. Al elegir cualquier op-
ción, se visualizará en el apartado “Borde” un modelo de cómo quedará la selección en la celda.
Para aplicar color a los bordes de las celdas, primero hay que seleccionar el color y luego el tipo
de borde que se requiera.
En el apartado “Preestablecidos” se pueden elegir estas opciones:
– Ninguno: para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

– Contorno: Para crear un borde alrededor de las celdas seleccionadas.
– Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor
de la selección.
En el apartado “Borde”, se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestable-
cidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (derecho, superior, inferior,…) hacer clic sobre
los botones correspondientes.
En el apartado “Estilo”, se puede elegir de la lista un estilo de línea.
En “Color”, haciendo clic en su flecha se puede elegir el color para los bordes.
Tramas
En Excel también se pueden sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla de las
demás. Seleccionando el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente”> ficha Relleno.
297
En el apartado “Muestra”, aparecerá un modelo de cómo quedará la selección en la celda.
En “Color de fondo”, se puede elegir un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de
sombreado, hay que elegir la opción “Sin color”:
En el apartado “Estilo de trama”, se puede elegir de la lista un estilo de trama, así como el color
de la trama.
En el botón “Color de relleno” del grupo “Fuente”, también se puede modificar el som-
breado de las celdas más rápidamente, pero no se puede añadir un tipo de trama.

Abrir el archivo excel19 y realizar lo siguiente:
– Unir las celdas A1 y B1.

– Las celdas A2 y B2 con color de fondo azul claro.
– Los números del rango B3:B6 con color rojo de fuente.
– Todas las celdas con datos con los bordes marcados.
1. Abrir el archivo excel19, Archivo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar
excel19 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2. Para unir las celdas A1 y B2, seleccionar dichas celdas y pulsar el botón “Combinar
y centrar” de la ficha “Inicio”, grupo “Alineación”.
298
3. Seleccionar las celdas A2 y B2 > clic en el botón “Color de relleno” del grupo
“Fuente” > clic en un color azul claro, para así aplicar un fondo de color de azul claro a
dichas celdas seleccionadas.
4. Seleccionar el rango B3:B6 > clic en la flecha de color de fuente de la ficha Inicio
y establecer el color rojo, para colocar los números con color rojo de fuente.
5. Todas las celdas con datos tengan todos los bordes marcados. Para ello, seleccionar el
rango A1:B5 > clic en y elegir la opción “Todos los bordes”.
6. El resultado final será:

7. Guardar los cambios realizados, Archivo > Guardar.
12.9. Formato automático.
Para mejorar el aspecto de la hoja, Excel tiene una herramienta que permite realizarlo de forma
automática. En versiones anteriores a Excel se le podía aplicar un Autoformato concreto, en esta
versión 2007 el formato que se puede aplicar es más abierto y completo.
Para establecer un formato prediseñado hay que realizar lo siguiente:
1. Seleccionar el rango o todas las celdas de la hoja.

2. Seleccionar Dar formato como tabla de la ficha Inicio > Estilos , donde se muestra gran
variedad de formatos predefinidos:
299
3. Elegir el formato deseado y “Aceptar”.
Excel también permite aplicar estilos a cada celda individualmente. En Inicio > Estilos de cel-
da, se muestra un menú con gran variedad de modelos para aplicar a cada celda.
300
Otro modo de destacar una serie de filas y columnas dentro de una hoja de cálculo relacionados
entre sí puede ser agruparlos dentro de una tabla. Con la versión 2007 de Excel se puede crear
un elemento de este tipo y aplicar uno de los 61 estilos que ofrece de forma rápida y fácil. En
primer lugar hay que seleccionar todas las celdas que se quieren agrupar, luego clic en Insertar
> Tablas > Tabla.
Aparecerá la ventana “Crear tabla” para confirmar el rango de celdas a añadir. Activar la casilla
“la tabla tiene encabezados” si se quiere utilizar la primera fila como encabezado.
Tras pulsar en Aceptar se creará la tabla. Para cambiar el estilo establecerlo en el grupo “Estilos
de tabla” de la ficha “Diseño”. A la vez que se sitúa el puntero del ratón sobre cada uno de los
estilos, se modifica el estilo de la nueva tabla, para comprobar el resultado al momento.
Temas
En Diseño de página > Temas, Excel ofrece una gran variedad de opciones prediseñadas que
permiten enriquecer tanto la funcionalidad como las características visuales de los documentos.
Los “temas” son un conjunto de configuraciones de color y de formatos de texto que ofrecen una
apariencia común a todos los elementos que se introduzcan en el documento. Los temas ayudan
a crear documentos con un aspecto profesional.
301
Para probar diferentes temas, colocar el puntero sobre una miniatura de la galería “Temas” y
observar cómo cambia la hoja de cálculo, para mostrar cómodamente una previsualización de
cada tema sin necesidad de seleccionarlo. Los temas incorporados no contienen texto ni datos,
pero los colores y las fuentes del tema se aplican a todas las partes del libro, incluido el texto,
los gráficos y los datos.
Con los colores del tema se puede cambiar el tono de un documento de informal
a formal o viceversa, modificando los colores del tema. En la galería “colores del tema” se mues-
tran todos los conjuntos de colores de los temas incorporados.
En cada tema se definen dos fuentes: una para los encabezados y otra para el texto principal.
302 Pueden ser la misma fuente o dos fuentes distintas. Excel utiliza estas fuentes para crear estilos
de texto automáticos. Al hacer clic en Fuentes en el grupo Temas, los nombres de la fuente del
encabezado y del texto principal que se utilizan para cada fuente del tema, aparecen debajo del
nombre del tema.

Abrir un nuevo documento de hoja de cálculo y crear la hoja que aparece en la siguiente
figura.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco).
2. Introducir los siguientes datos.
3. Seleccionar el rango de celdas A1:F4, o posicionarse en cualquier celda con dato.

4. Seleccionar Dar formato como tabla de la ficha “Inicio” grupo “Estilos”.
5. Seleccionar, por ejemplo el primer estilo, “estilo de tabla claro 1” > Aceptar.
303
7. Cerrar el libro excel20 y el programa de Excel (Archivo > Salir).
12.10. Vista preliminar.
Antes de imprimir es recomendable activar la vista preliminar para ver cómo quedará impreso
el trabajo.
Para ello, hacer clic en el Archivo Archivo > Imprimir > Vista preliminar. O Diseño de pá-
gina > > Configurar página > Flecha inferior derecha > Indicador de cuadro de diálogo
> Imprimir.
304
Para salir de la vista preliminar, pulsar el botón Salir y nos pedirá si guardamos los cambios:
En Vista > Vistas del libro > Diseño de página se muestra el documento tal como
aparecerá en la página impresa, para así ver dónde comienzan y acaban las páginas.
305
Unidad 13. Datos.
13.1. Ordenar datos.
Con Excel, se pueden ordenar las celdas con orden ascendente o descendente teniendo en
cuenta el orden alfabético o el valor de los números.
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las celdas a ordenar o seleccionar una celda del rango a ordenar.
2. Pulsar Inicio > Ordenar y filtrar del grupo “Modificar” > Ordenar de A a Z u Ordenar
de Z a A.
O en Datos > Ordenar.

306

Abrir el archivo excel21 y ordenar alfabéticamente la lista que aparece por orden alfabé-
tico del primer apellido.
1. Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft e
Excel.
3. Seleccionar los datos que aparecen en las celdas A2 a C10 (clic en la celda A2 y sin soltar
arrastrar hasta la celda C10).
4. Clic en Datos > Ordenar.
5. Dejar seleccionado orden Ascendente (y ordenar por Primer Apellido) > clic en Aceptar.
Módulo C. U13. Datos
6. Observar que los nombres se han ordenado alfabéticamente por primer apellido.
307
7. Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en Archivo > Guar-
dar).
13.2. Filtrar datos.
Excel nos permite establecer filtros en la información que nos presenta una tabla. Los filtros
permiten trabajar con solo ciertas celdas que cumplan una determinada condición. El filtrado
oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar. Los datos que no cumplen los criterios
del filtro no se pierden, solo se ocultan.
Cuando en una hoja hay muchas filas de datos y solo se necesita que se muestren unos datos
determinados, se utiliza la herramienta filtro. La forma más sencilla consiste en usar los filtros
automáticos.
Para utilizar esta herramienta de filtro automático hay que seleccionar Inicio > Ordenar y fil-
trar > Filtro (del grupo “Modificar”), o en Datos > Filtro (del grupo ”Ordenar y filtrar”).
Abrir el archivo excel22, donde se encuentra una hoja de cálculo con cinco columnas de
datos y varias filas (que no se pueden visualizar todas en la ventana). Los datos están
distribuidos por películas, formato, categoría, cantidad y precio. Se quieren filtrar los
datos teniendo en cuenta la columna de categoría, de tal forma que solo se muestren las
películas de categoría “ESPAÑOLA”.
1. Abrir el archivo excel22, Archivo > Abrir > Equipo < Examinar > buscar y seleccionar
2. Hacer clic en Seleccionar Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
308 3. Apareciendo a la derecha de la celda de cada título de columna, un botón en forma de

flecha que pulsando sobre él aparece una lista desplegable. Pulsar sobre el botón (fle-
cha) de Categoría.
4. En esta lista desplegable aparecen todas las categorías que hay en esta columna. Pulsar
sobre la categoría “ESPAÑOLA” > Aceptar, para que solo se muestren las filas de datos
de dicha categoría.
5. Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en Archivo > Guar-
dar).
Cuando se quiera volver a visualizar todas las filas, hay que desplegar la lista y “Seleccionar
todo”.
309
Y “Aceptar”, apareciendo de nuevo todos los datos, o también se puede realizar seleccionando
“Borrar filtro de...”.
También se puede desactivar el filtro automático para que desaparezcan las listas desplegables
y aparezcan todos los datos, para ello hay que realizar los mismos pasos que para activarlo, es
decir, seleccionar Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
En la lista desplegable > Filtros de texto > Filtro personalizado:

310
Permite combinar dos condiciones en una sola columna. Las condiciones pueden ser del tipo
condiciones “Y”, o bien condiciones “O”. Esta última permite combinar dos valores de los cuales
es suficiente con que se cumpla uno de ellos. Además, cada condición puede utilizar diferentes
operadores para mostrar datos que no coincidan exactamente con un valor concreto:
Es igual a es menor que termina con

No es igual a es menor o igual a no termina con
Es mayor que comienza por contiene
Es mayor o igual que no comienza por no contiene
Cuando se filtra utilizando dos o más columnas, se está indicando al programa que muestre las
filas que contengan cada uno de los valores señalados. Para quitar uno solo de los filtros hay que
pulsar en la flecha desplegable correspondiente y desactivar escoger “Borrar filtro de...”.
13.3. Subtotales.
Los subtotales se calculan para datos que se repiten, son valores que se resumen. Tras ordenar
una tabla por el dato del que se va a calcular un subtotal, posicionarse en una celda de la tabla
y seleccionar Datos > Esquema > Subtotal, apareciendo el cuadro de diálogo “Subtotales”.
311
En el apartado “Para cada cambio en”, se elige la columna que contiene los grupos cuyos sub-
totales se desean calcular. Dicha columna tiene que ser la misma por la que se ha ordenado
anteriormente la tabla.
En el apartado “Usar función”, se selecciona la función que se desea emplear para calcular los
subtotales, por ejemplo:
– Suma: realiza la suma de una cantidad de datos.

– Cuenta: para contar el número de veces que aparece un dato.
– Promedio: calcula la media de una cantidad.
– Máx: calcula el valor máximo de un conjunto de datos.
– Mín: calcula el valor mínimo de un conjunto de datos.
En el apartado “Agregar subtotal a”, se activan las casillas de verificación correspondientes a las
columnas que contengan los valores cuyos subtotales se desean obtener. Por ejemplo si se desea
calcular la SUMA de la CANTIDAD por cada CATEGORÍA:
Para eliminar los subtotales, seleccionar el botón “Quitar todos” del cuadro de diálogo “Subto-
tales”, y si se quiere añadir más subtotales, desactivar la casilla “Reemplazar subtotales actuales”
para así conservar los subtotales anteriores.
En el lateral izquierdo de la ventana se añadirán una serie de líneas, puntos y botones. Éstos
permiten agrupar datos dentro de una hoja de cálculo. En el caso de la figura anterior tenemos
tres niveles de agrupamiento, uno de todos los datos, otro por categoría y otro por cada registro
individual.
312
Estos niveles vienen indicados por números en la parte superior. Haciendo clic en dichos núme-
ros se puede contraer o expandir todo ese nivel de agrupamiento, por ejemplo, para que solo
muestre los subtotales sin mostrar los elementos individuales, al hacer clic en el 2 se mostrará:
Si ahora se hace clic en el 3, se desplegará el nivel de nuevo y se verán todos los datos. Los
botones con el signo – sirven para contraer un solo grupo dentro del nivel. Si se desea expandir
los niveles, hay que hacer clic en los botones con el signo +.
Se pueden eliminar niveles de agrupamiento. Para lograrlo, hay que seleccionar los datos que se
desean desagrupar y clic en “Datos” > “Desagrupar”.
Para añadir un nuevo nivel, seleccionar las filas que se desean agrupar y clic en “Datos” >
“Agrupar”.

En la hoja de cálculo excel23 aplicar un subtotal para calcular la SUMA de la CANTIDAD
por cada CATEGORÍA.
1. Abrir el archivo excel23, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel23 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.
2. Hacer clic en Datos > Subtotal (del grupo “Esquema”), mostrándose el cuadro de diá-
logo “Subtotales”.
313
3. Establecer las características como se muestra en la figura anterior (SUMA de la CANTI-

DAD por cada CATEGORÍA).
4. Clic en Aceptar mostrándose el subtotal realizado.
el botón Guardar.
13.4. Formato condicional.
Con “Formato condicional”, Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas.
314
Se pueden resaltar celdas que cumplan unas condiciones determinadas, por ejemplo, una vez
que se hayan seleccionado las celdas a aplicar el formato condicional, se pueden resaltar con
color rojo las celdas que contengan un valor mayor de 1000.
Al desplegar la segunda lista se puede especificar el formato que tendrá la celda cuando la con-
dición se cumpla.
Si se elige “Formato personalizado”, se puede establecer otro tipo de formato a mostrar.
315
Dependiendo de la condición elegida aparecen uno o dos cuadros de texto a la izquierda, para
escribir los valores de comparación.
Si se pulsa el botón , la ventana se minimiza para poder elegir un valor de una celda, para
volver a restaurar la ventana hacer clic en el botón .
Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición especificada, el programa suprimirá
temporalmente los formatos que resalten esa condición.
Para quitar el formato condicional, pulsar Formato condicional > Borrar reglas > Borrar
reglas de las celdas seleccionadas o Borrar reglas de toda la hoja.
316
Se dispone de otros métodos para aplicar un formato condicional. Por ejemplo, se puede ha-
cer con barras de porcentaje. Excel toma el valor más alto y el más bajo y traza unas barras
horizontales que indican el promedio. Tras seleccionar los datos, pulsar en Inicio > Formato
condicional > Barra de datos.
Seleccionar el color de las barras en el menú, obteniéndose el resultado.


En la hoja de cálculo excel23 hacer que las celdas cuyo contenido sean mayores que 10
aparezcan en relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
2. Seleccionar toda la columna E haciendo clic en la zona que da nombre a la columna

. (O seleccionar todas las celdas de la columna E haciendo clic en la celda E1 y sin
soltar arrastrar hasta la celda E47).
3. Clic en Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.
317
4. En el cuadro de diálogo “Formato condicional” establecer las características como se

muestran en la figura anterior (mayor que 10).
5. Clic en Aceptar. Mostrándose los datos mayores de 10 en negrita, cursiva y color rojo.
6. Guardar los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > situarse en la
el botón Guardar.
13.5. Validación de datos.
A la hora de introducir datos en una celda, se puede especificar que esos datos sean de un tipo
concreto, por ejemplo número, fecha, hora, etc.
Tras seleccionar las celdas que se desean que tengan el tipo de validación y hacer clic en Da-
tos > grupo Herramientas de datos > Validación de datos, aparece el siguiente cuadro de
diálogo:
En la casilla “Permitir” de la ficha “Configuración” se puede seleccionar el tipo de valor que está
318
permitido introducir.
Se puede hacer que el valor de un dato tenga que estar comprendido en un intervalo, o que sea
mayor o menor a un valor dado, etc.
En la ficha “Mensaje de entrada” se puede configurar el mensaje que aparecerá cuando se posi-
cione en la celda que tiene aplicada la validación.
319
Y en la ficha “Mensaje de error”, se puede especificar el mensaje a mostrar cuando se inserte un
valor no válido. Por ejemplo:
En el cuadro “Estilo” se puede seleccionar el tipo de icono que aparece en el cuadro de mensaje.
Para eliminar las validaciones creadas, seleccionar el botón: del cuadro de diálo-
go “Validación de datos”.

En una hoja de cálculo escribir en la celda A1 “Año de nacimiento”. En la celda B1 aplicar
una validación para que solo se puedan introducir números enteros comprendidos entre
el 1908 y el 2008, título de mensaje entrante: Mensaje de entrada de datos; y como men-
saje: Introduzca un número entre 1908 y 2010.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya está abierto
Excel). Si no está abierto Excel, arrancarlo haciendo clic en Inicio > Todos los progra-
mas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel.
320 2. En la celda A1 escribir: Año de nacimiento.
3. Posicionarse en la celda B1 haciendo un clic sobre dicha celda.
4. Clic en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
5. En la ficha “Configuración” establecer los siguientes datos:

6. Clic en la pestaña Mensaje entrante y escribir los siguientes textos en las casillas co-
rrespondientes:
321
7. Clic en Aceptar. Comprobar que al posicionarse en la celda B1 se muestra el mensaje de

entrada escrito anteriormente y si no se inserta un dato correcto se mostrará un mensaje
de error.
9. Cerrar el libro excel25 y el programa Excel (Archivo > Salir).
13.6. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word.
Para copiar una hoja de cálculo o la imagen de un gráfico creado en Excel, tan solo hay que
hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre la imagen o gráfico y en el menú contex-
tual seleccionar “Copiar”, copiándose en el portapapeles dicha imagen. A continuación abrir un
documento de Word o de PowerPoint y seleccionar Inicio > Pegar, insertándose la imagen en
la hoja o diapositiva.
Para insertar el contenido de varias celdas a un documento de Word, seleccionar las celdas >
Inicio > Copiar > abrir un documento de Word > Inicio > Pegar.
Excel permite guardar sus archivos con distintas extensiones para que sus archivos puedan ser
abiertos por otras aplicaciones. La manera más sencilla de que un documento de Excel pueda
ser abierto por otra aplicación, es guardarlo con la extensión idónea para cada aplicación, para
ello tras seleccionar Archivo > Guardar como > Equipo > Examinar, dar un nombre al archi-
vo, elegir el lugar y la extensión con la que será guardado.
Por ejemplo:
322
13.7. Imprimir.
Se puede ver cómo se va a imprimir una hoja de cálculo haciendo clic en el Archivo > Impri-
mir > Vista preliminar. La vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes, encabe-
zados y pies de página y el formato completo de la hoja.
En la esquina inferior izquierda de la ventana “Vista previa”, se indica cuántas páginas se van a
imprimir y el número de página que se está visualizando. Para ver el resto de páginas que se
van a imprimir, pulsar en los botones , situados en la parte inferior izquierda de

la vista previa.
323
En caso de querer volver a la hoja, hacer clic en para volver a la hoja de cálculo. Para
comprobar los márgenes de impresión o para visualizar toda la hoja activaremos los botones
situados en el extremo inferior derecha de la vista preliminar.
Margenes de impresión
Toda la página
Al seleccionar “Configurar página”,
se muestra el cuadro de diálogo:
324
Donde se puede cambiar la orientación de la página impresa entre modo vertical y horizontal.
Se puede aumentar el tamaño de la hoja de cálculo, activando la opción “Ajustar al:” del aparta-
do “Ajuste de escala” indicando, por ejemplo, el valor 100 % en su cuadro de control numérico.
Otra de las funciones de Excel es que permite que la hoja de cálculo se adapte al número de
página especificado, adaptándose al número de páginas que se desee seleccionando la opción
“Ajustar a:”.
En la ficha “Márgenes”, se pueden cambiar la distancia de los márgenes y centrar el contenido

de la página horizontal y/o verticalmente, para así mejorar el aspecto y la presentación de la
copia impresa.
325
También se pueden variar los márgenes en el botón “Mostrar márgenes” de la ventana
“Vista preliminar”, situado en la parte inferior derecha de la vista previa. En la vista aparecen
unas líneas en la hoja de cálculo que indican dónde empiezan y terminan las secciones del do-
cumento, para cambiar un margen hay que arrastrar su línea a la posición deseada.
En la ficha “Encabezado y pie de página” de la ventana “Configurar página”, se puede añadir

información extra, por ejemplo, el nombre y fecha de creación del documento.
326
Los campos para el encabezado y pie de página aparecen vacíos. Para introducir modificaciones
en el encabezado de la hoja de cálculo, pulsar el botón “Personalizar encabezado”.
Al seleccionar el botón “Toda la página” de la ventana “Vista preliminar”, se duplica el tamaño

del documento en la ventana. Al volver a seleccionar dicho botón el documento vuelve a su
tamaño anterior.
Otra manera para cambiar los saltos en que Excel imprime todos los datos posteriores en una
hoja de papel nueva, es mostrar en modo “Vista previa de salto de página” seleccionando Vista
> Vistas del libro > Ver salto de página.
327
Las líneas azules que aparecen representan los saltos de página. Para cambiar un salto de página
hay que arrastrar la línea que representa el salto a su nueva posición. Para salir del modo de
“vista previa de salto de página” seleccionar Vista > Normal.
Cuando se visualiza una hoja de cálculo en el modo “vista previa de salto de página”, el progra-
ma indica el orden en el que se van a imprimir las páginas con letras de color claro. Se puede
cambiar el orden en el que se van a imprimir las páginas en el Archivo > Imprimir > Vista
preliminar > Configurar página > Hoja, en el apartado Orden de las páginas, permitiendo
determinar si se imprimirán las hojas de izquierda a derecha y bajando, o por el contrario, de
arriba abajo y desplazando a la derecha.
328
La casilla “Errores de celda como” permite seleccionar cómo se van a imprimir las celdas con
errores, se puede imprimir el error tal como aparece, dejar la celda vacía, o elegir entre los ca-
racteres “- -“ o “#N/A”.
En la ficha “Hoja” también se puede especificar qué celdas son los títulos de las filas y columnas.
Dichas celdas se repetirán en todas las páginas en las partes superior e izquierda, siempre y
cuando el documento ocupe más de una hoja. También se pueden especificar distintas opciones
como imprimir las líneas de división, la calidad de impresión o si se imprimirá en color.
Para imprimir todas las hojas de cálculo de un libro: clic en el Archivo > Imprimir > Confi-
guración y seleccionar el botón de la opción “Imprimir todo el libro”. (O también en Diseño
de página > Imprimir títulos > Hoja > Imprimir).
Para imprimir solamente una parte de una hoja de cálculo, seleccionar las celdas que se quieren
imprimir y activar la opción “Imprimir selección” de la ventana “Configuración”.
329
Si se quiere imprimir una hoja de cálculo que incluya varias páginas, se pueden definir ciertas
celdas de repetición. Estas celdas se repiten en cada página impresa. Lo normal es que se repi-
tan las celdas correspondientes a la primera fila o columna con el fin de que todas las páginas
impresas de una misma hoja de cálculo sean comprensibles. Esto se puede establecer en la ficha
Diseño de página > Imprimir títulos > y establecer las celdas a repetir en la casilla “Repetir
filas en extremo superior” o en “Repetir columnas a la izquierda”.
Unidad 14. Funciones.
14.1. Funciones.
Las funciones son unas fórmulas de la hoja de cálculo para poder realizar operaciones algebrai-
cas, lógicas, estadísticas, etc.
Para que el programa identifique a las funciones como tales y no como texto, deben empezar
con el símbolo igual “=”.
Para que el ordenador sepa que se ha terminado de introducir la fórmula, hay que pulsar intro,
visualizándose la operación realizada en la celda. Al colocarse en la celda en la que se haya
introducido previamente una fórmula, se puede ver en la barra de fórmulas, la fórmula introdu-
cida.
Si en la fórmula, se introducen las letras de las columnas en minúscula, el programa las cambiará
a mayúscula automáticamente después de pulsar intro.
330
Fórmula es un conjunto de operaciones matemáticas que se utilizan para realizar ciertos cálcu-
los. En las hojas de cálculo, las fórmulas se pueden aplicar a números o a valores contenidos en
determinadas celdas. Las fórmulas modifican su resultado si cambian el valor de las celdas a las
que hacen referencia.
Si se introduce mal una fórmula, aparecerá el aviso de error:
La sintaxis general de una función es
=FUNCIÓN (argumento1;argumento2;…)
Más adelante veremos ejemplos de las principales funciones. Los argumentos pueden ser datos,
referencias a celdas, u otras funciones. Entre las operaciones aritméticas a utilizar son:
Operación Símbolo
Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Potenciación ^
Módulo C. U14. Funciones
Por ejemplo, si en una celda se quiere realizar la suma del contenido de las celdas A1 y A2, ha-
bría que poner =A1+A2, si fuese la resta de A1 y A2 (=A1-A2), en el caso de la multiplicación
de A1 y A2 (=A1*A2) y la división de A1 y A2 (=A1/A2). Recordar que hay que pulsar intro una
vez que se ha terminado de introducir la fórmula.
En las fórmulas podemos utilizar tanto operadores aritméticos como paréntesis para indicar las
operaciones que han de realizarse. Estos operadores tienen un orden de prioridad que es nece-
sario conocer para obtener un resultado correcto:
– Primero se realizan las operaciones encerradas entre paréntesis.

– Luego se efectúa las potencias.
– A continuación se realizan las multiplicaciones y divisiones, si hubiera más de una se efec-
tuarían según su colocación en la fórmula de izquierda a derecha.
– Y por último, se harían las sumas y restas, en el orden indicado anteriormente.
Operadores de comparación
Dos expresiones se pueden comparar entre sí, siendo el resultado VERDADERO o FALSO. Las
dos expresiones no tienen que ser necesariamente cifras, los textos también pueden compararse.
Operador Significado Ejemplo

= Verdadero si ambas A1=B1
expresiones son iguales
> Verdadero si la primera A1>B1
expresión es mayor que la 331
segunda
< Verdadero si la primera A1<B1
expresión es menor que la
segunda
>= Verdadero si la primera A1>=B1
expresión es mayor o igual
que la segunda
<= Verdadero si la primera A1<=B1
expresión es menor o igual
que la segunda
<> Verdadero si ambas A1<>B1
expresiones son diferentes
Principales funciones
Una función es una fórmula compleja preparada para utilizarse sin que tengamos que introducir
los operadores (+, -, *, /, etc.) y que necesitan de unas celdas sobre las que operar.
Las distintas funciones de Excel están agrupadas en doce categorías diferentes. Dentro de cada
categoría hay un número variable de funciones predefinidas con un total de más de trescientas.
Entre estas categorías están:
– “Usadas recientemente”. Son las funciones que se han utilizado últimamente.

– “Matemáticas y trigonométricas”. “Estadísticas”.
– “Financieras”. Relacionadas con cálculos económicos.
– “Texto”. Las funciones de texto se utilizan para llevar a cabo conversiones, sustituir, buscar
textos, etc.
– “Fecha y hora”. Funciones para obtener la fecha actual o de sus componentes.
– “Lógicas”. Se utilizan conjuntamente con fórmulas relacionadas.
En esta unidad estudiaremos las funciones más usuales.
14.1.1. Suma.
Sintaxis: =SUMA (número1; número2;…)
o también: =SUMA( celdadeinicio: celdafinal)
Suma todos los números en un rango de celdas.
Ejemplo:
Función de suma.
=SUMA(B2:B4)
Realiza la suma de las celdas B2, B3 y
B4.
332

En la celda B3 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la suma de las celdas A1, B1, C1,
D1, E1 y F1.
3. Posicionarse en la celda B3 haciendo clic sobre ella y escribir: =SUMA (A1:F1)
4. Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la celda B3
se muestra la suma de los datos del rango A1:F1.
14.1.2. Máximo (MAX).
Sintaxis: =MAX (número1; número2;…)
Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos (operadores de
comparación) y el texto.
Ejemplo:
Función de máximo. Al
realizar esta función,
aparecerá en esta celda el
valor mayor de esas celdas,
en este caso el mayor es 8.

En la celda B4 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor máximo del rango A1:F1.
1. Posicionarse en la celda B4 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre dicha
celda y escribir: =MAX (A1:F1)
se muestra el valor máximo del rango A1:F1. 333
14.1.3. Mínimo (MIN).
Sintaxis: =MIN (número1;número2;…)
Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.
Ejemplo:
Función de mínimo. Al realizar

esta función, aparecerá la celda
de valor menor de ese rango, en
este caso 4.
En la celda B5 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor mínimo del rango A1:F1.
celda y escribir: =MIN (A1:F1)
se muestra el valor mínimo del rango A1:F1.
14.1.4. Moda.
Sintaxis: =MODA (número1;número2;…)
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en un rango.
Ejemplo:
334
Después de introducir la
función y pulsar intro,
aparecerá el valor “8”,
porque es el valor que
más se repite.

En la celda B6 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor que más se repite en el
rango A1:F1.
celda y escribir: =MODA (A1:F1)
se muestra el valor más repetido.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.
14.1.5. Promedio.
Sintaxis: =PROMEDIO (número1; número2;…)
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Ejemplo:
Después de introducir la
función y pulsar intro, apare-
cerá el valor de 6,77 porque es
la media aritmética de todos
los valores.
335

En la celda B7 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la media aritmética del rango A1:F1.
celda y escribir: =PROMEDIO (A1:F1)
se muestra el valor medio del rango A1:F1.
14.1.6. Potencia.
Sintaxis: =POTENCIA (número; potencia)

o también =POTENCIA(base; exponente)
Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia.
Ejemplo:
– Si se introducen estos datos en una hoja de cálculo:

– Al activar la celda B3 y a continuación introducir la fórmula =POTENCIA(B1;B2)
– Tras pulsar la tecla intro, aparece el resultado de la potencia que es 8 (23=2x2x2):

En la celda B8 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la potencia cuya base sea el valor
de la celda A1 y como exponente el valor de la celda A2.
celda y escribir: =POTENCIA(A1;A2)
336 se muestra el valor 128 (27=128).
14.1.7. Producto.
Sintaxis: =PRODUCTO (número1;número2;…)
Multiplica a todos los números especificados como argumentos.
Ejemplo:
Función
Resultado

En la celda B9 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el producto de las celdas A1, A2 y
A3.
celda y escribir: =PRODUCTO (A1;A2;A3)
se muestra el valor de la multiplicación de los valores de las celdas A1, A2 y A3.
14.1.8. Raíz.
Sintaxis: =RAIZ (número)
Realiza la raíz cuadrada de un número.
Ejemplo: en la celda A1 de una hoja en blanco, introducir el valor 9. Activar celda A2 y escribir
en ella la fórmula =RAIZ (A1), tras pulsar intro se realiza la operación.

En la celda B10 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la raíz cuadrada del valor de la
celda E1.
337
celda y escribir: =RAIZ (E1)
se muestra el valor 25 (ya que la raíz cuadrada de 625 es 25).
14.1.9. Operador de textos (unir textos de celdas).
La hoja de cálculo dispone de un operador específico para textos. El resultado es también un

texto.
& es el operador, el cual une ambos textos en uno solo. Por ejemplo si introducimos en una
celda:
=”primero”&”segundo”
el resultado sería:
primerosegundo
O también, si la celda A1 contiene el texto José y la celda A2 María, al introducir en una celda
=A1&A2 aparecerá JoséMaría
Si se introduce =A1&” “&A2 se mostrará con un espacio en blanco José María
Si se introduce =CONCATENAR(A1;” “;A2) también se mostrará José María

Si se introduce =A1&”, “&A2 se mostrará con una coma José, María

En la celda B11 de la hoja 1 del libro excel27 unir los contenidos de las celdas G1 y H1.
celda y escribir: =G1&” “&H1 (con un espacio en blanco entre las comillas).
se muestra José María.
14.1.10. Tanto por ciento.
Al escribir el carácter tanto por ciento “%” detrás de un número, el programa lo interpretará
como un número en porcentaje.
Por ejemplo, para calcular el 15% de la cantidad de la celda B1, se escribirá =B1*15%
338
El 15 % de 1000, es 150
Y para sumar a la cantidad de la celda B1 un 15 %, se escribirá =B1*(1+15%)
Sumar el 15 % a 1000, da como resultado 1150

También se podría haber utilizado la fórmula: =B1*1,15

En la celda B12 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el 20% del valor de la celda D1.
celda y escribir: =D1*20%
se muestra el valor 200 (el 20% de 1000 es 200).
14.1.11. Hoy.
Introduce la fecha actual del ordenador. (El reloj del ordenador debe mostrar la fecha y hora
correcta).
Sintaxis: =HOY()
Ejemplo: Al escribir en una celda: =HOY()
Se insertará la fecha (del calendario del ordenador).

En la celda B13 de la hoja 1 del libro excel27 introducir la fecha actual.
celda y escribir: =HOY()
se muestra la fecha.

339
14.1.12. Ahora.
Sintaxis: =AHORA()
Introduce la fecha y hora actual del reloj electrónico del ordenador.
Ejemplo: si se introduce en una celda: =AHORA()
Se insertará la hora (del reloj del ordenador) y la fecha.

En la celda B14 de la hoja 1 del libro excel27 introducir la fecha y hora actual.
celda y escribir: =AHORA ()
se muestra la fecha y hora.
14.1.13. Año.
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como un número entero.
Sintaxis: = AÑO (fecha)
Ejemplo:
14.1.14. Aleatorio.
Devuelve el número aleatorio del área indicada. Genera un número entre 0 y 1.

Sintaxis: =ALEATORIO()
Podemos hacer que el ordenador nos calcule números al azar. Por ejemplo vamos a calcular seis
números comprendidos entre el 1 y el 49 (lotería primitiva). Si se escribe en la celda A1 lotería
primitiva y en la celda C1 la fórmula =ENTERO(ALEATORIO()*48+1), se mostrará un número
aleatoriamente. Copiar la fórmula en las celdas contiguas C2, C3, C4, C5 y C6.
Aparecerán números comprendidos entre el 1 y el 49. En el caso de que se repita algún núme-
ro habría que recalcular pulsando la tecla F9 o pulsar el botón “Calcular ahora” de la ficha
“Fórmulas”, grupo “Cálculo”.

340 Utilizando la función “aleatorio”, calcular seis números comprendidos entre el 1 y el 49
(lotería primitiva).
1. Posicionarse en la celda D3 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre dicha
celda y escribir la fórmula =ENTERO (ALEATORIO()*48+1)
2. Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y se mostrará un número ob-
tenido aleatoriamente.
3. Copiar la misma fórmula en las celdas contiguas C2, C3, C4, C5 y C6. Aparecerán núme-
ros comprendidos entre el 1 y el 49. En el caso de que se repita algún número habría
que recalcular pulsando la tecla F9.
14.1.15. SI
Sintaxis: =SI (prueba_lógica;”valor_si_verdadero”;”valor_si_falso”)
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y

otro valor si se evalúa como FALSO. Es muy útil cuando el contenido de una celda debe cumplir
una condición.

Escribir el siguiente contenido en una hoja de cálculo nueva:
(En la celda B8 introducir la fórmula =SUMA(B2:B6))
Este supuesto es una factura de una compra realizada en un supermercado. Para que la
compra la lleven a casa, el total debe ser superior a 60 euros, en caso contrario no la llevan
a casa. Teniendo en cuenta esto, se quiere que en la celda B9, aparezca el texto “Llevar a
domicilio” si el valor de B8 es mayor de 60. Si no es mayor de 60, aparecerá “No se puede
llevar a domicilio”.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (Archivo > Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel).
2. Escribir el contenido como se muestra en la imagen del enunciado de la actividad.

341
3. Activar la celda B9 e insertar la fórmula:
=SI(B8>60;”Llevar a domicilio”;”No se puede llevar al domicilio”)
Si el valor de la celda B8 es mayor que 60, aparecerá el texto Llevar a domicilio, y si el

valor es menor que 60 se mostrará No se puede llevar al domicilio.
4. Cambiar el valor de la celda B6 a “0” y comprobar que el texto que aparece ahora es otro
porque el valor de B8 es inferior a 60.
Si se activa la celda B9, en la barra de fórmulas aparece lo siguiente:
el botón Guardar.
En las hojas de cálculo también se pueden hacer operaciones con fechas y horas.
Por ejemplo si se introduce en la celda A1 la fecha 24/01/2008 y en otra celda se introduce la

fórmula =A1+15, aparecerá en dicha celda la fecha de A1 sumada 15 días (08/02/2008).
Si en la celda B1 se inserta la hora 12:45:00 y en la celda B2 02:35:00, si se necesita realizar la
resta de dichos datos, al insertar la fórmula =B1-B2 se mostrará la operación realizada (10:10:00).
Funciones complejas
Las funciones complejas son aquellas que contienen como argumentos otras funciones.
Observa el siguiente ejemplo de utilización de funciones complejas:
=SI(SUMA(A1:A3)>10;SUMA(A1:A3);”Menor de 10”)
Si la suma de las celdas A1:A3 es mayor que 10 se realizará la suma, en caso contrario aparecerá
“Menor de 10”.
Recuerda que la sintaxis de la función “SI” era:
=SI(prueba_lógica;”valor_si_verdadero”;”valor_si_falso”)
Dentro de la función SI hemos utilizado dos veces la función SUMA.
Para evitar el uso de funciones demasiado complicadas, se puede calcular cada fase de la ope-
ración por separado y trabajar después con las celdas que contienen los resultados de las ope-
raciones anteriores. Esto hace las fórmulas mucho más claras y después se entenderá mejor qué
es lo que se ha calculado en cada caso.
342
Pero a veces es necesario utilizar fórmulas compuestas por varias funciones. Por ejemplo, si se
desea simular el lanzamiento de una moneda para obtener cara o cruz, se pueden utilizar las
funciones SI y ALEATORIO a la vez.
=SI(ALEATORIO()<0,5;”CARA”;”CRUZ”)
Esta fórmula significa: “determina un número aleatorio entre 0 y 1. Si es menor que 0,5 equivale
a que ha salido CARA y en caso contrario CRUZ”.
14.2. Insertar función con el asistente de funciones.
En ocasiones hay que introducir fórmulas más complejas y Excel presenta un gran número de
funciones distribuidas por categorías.
Con esta opción podemos introducir cualquier función que no conozcamos su sintaxis, como
también nos servirá para reducir los errores al introducir las funciones.
Una forma de introducirlas es utilizando la barra de fórmulas, donde activando el botón

(“Insertar función”, junto a la barra de fórmulas)
Aspecto de la barra
de fórmulas.
Otra forma consiste en ir a la ficha Fórmulas > Biblioteca de funciones > Insertar función,
y seleccionar la función desde el cuadro de diálogo:
Introduciendo una descripción

de lo que se quiere hacer y
pulsando el botón Ir, Excel
buscará funciones relacionadas.
343
Este cuadro de Insertar función presenta las funciones distribuidas por categorías. Al seleccionar
una, en la parte inferior aparece una descripción de la finalidad de la función, así como la lista
de argumentos que necesita para realizar esa función.
Una vez que se ha elegido la función se pulsa “Aceptar” y aparece el cuadro de diálogo “Argu-
mentos de función” que nos facilita introducir los parámetros (celdas a las que aplicar la función)
donde se puede observar el resultado que generaría la función.
Celdas que
intervienen
Resultado de la
función
Otra forma consiste en elegir la categoría dentro de los botones de la sección:
344
Podemos elegir varias opciones y, una vez elegida aparecerá el cuadro de diálogo correspon-
diente a esa sección. Ej: si seleccionamos una función “matemáticas y trigonometría” y , dentro
de ella la función “COMBINA”, al pulsar sobre ella nos mostrará el cuadro correspondiente en el
que nos devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una cantidad de elementos:
345
Utilizando el asistente de funciones, calcular en la celda B14 de la hoja de cálculo excel41
el máximo de los valores comprendidos en el rango B2:B12, y en la celda B15 el valor
mínimo del rango B2:B12.
1. Abrir el archivo excel41, > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar excel41
en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2. En la celda B14, colocar el máximo de los valores comprendidos en el rango B2:B12.

Para ello, activar la celda B14 y clic en el botón de la barra de fórmulas (o Fórmu-
las > Biblioteca de funciones > Insertar función) y seleccionar MAX dentro de las
funciones y pulsar “Aceptar”.
Si no se encuentra la función
dentro de las usadas reciente-
mente, seleccionar la cate-
goría “Todo” donde están
distribuidas las funciones por
orden alfabético
346
En el cuadro de argumentos de función, comprobar que en apartado número 1 está el rango

B2:B13 y pulsar “Aceptar”.
Aparecerá el valor máximo de los comprendidos en dicho rango.
3. En la celda B15, colocar el mínimo de los valores comprendidos en el rango B2:B13. Para
ello activar la celda B15 y pinchar el botón y seleccionar MIN dentro de las funciones
y pulsar “Aceptar”.
347
En el cuadro de argumentos de función, escribir en apartado “Número 1” el rango B2:B13

y pulsar “Aceptar”.
Aparecerá el valor mínimo de los comprendidos en dicho rango.

14.3. Autosuma.
Como la función suma es una función que se utiliza mucho, Excel dispone de un botón especial
en la ficha “Fórmulas” para sumar grandes columnas de números.
También se pueden utilizar las funciones más comunes pulsando en la flecha que aparece junto
al botón autosuma .

En una hoja de cálculo nueva introducir los siguientes datos para realizar la autosuma
348
Utilizando el botón “Autosuma”, en la celda B6 calcular la suma del rango B2:B5.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (Archivo > Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel).
2. Activar la celda B6 y a continuación hacer un clic en la ficha Fórmulas > botón au-
tosuma del grupo “Biblioteca de funciones”, apareciendo la fórmula

=SUMA(B2:B5).
3. Pulsar la tecla intro para confirmar la inserción de la fórmula.
el botón Guardar.
Autocalcular
En la barra de estado se puede averiguar rápidamente la suma de un rango. Por ejemplo, intro-
duce los siguientes datos y selecciona dicho rango.
En la barra de estado aparecerá la suma del rango seleccionado.
Al hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la barra de estado, se pueden ver los re-
349
sultados de más cálculos y también activarlos para ser mostrados en la barra de estado.
14.4. Autocopiado de fórmulas.
Cuando hay que introducir una misma fórmula o función en varias celdas, donde solo varía el
número de celdas a las que hace referencia, se puede utilizar la opción de autocopiado (o auto-
rrellenado) para no tener que repetir la fórmula y así realizarlo rápidamente.
Colocar el puntero del ratón sobre el cuadradito de la parte inferior derecha de la celda y
cuando el puntero adquiera la forma de cruz pequeña, pulsar y sin soltar arrastrar.

Autocopiar fórmula
1. Abrir una hoja de cálculo nueva ((Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya está
abierto Excel).
350
3. Utilizando la función “SI” se desea saber si la persona correspondiente es mayor de 17

años para poder conducir. Para ello, en la celda C2 insertar la función: =SI(B2>17;”SI
PUEDE CONDUCIR”;”NO PUEDE CONDUCIR”) y pulsar la tecla Intro para observar
el resultado.
4. Posicionarse de nuevo en la celda C2, colocar el puntero del ratón en el punto inferior
derecha.
A este punto se le llama botón de autollenado, posicionarse sobre él y cuando el puntero del
ratón cambie su forma a una cruz, pulsar y arrastrar hasta seleccionar el rango C2:C5, soltar
el botón y comprobar que automáticamente se han autorrellenado las celdas, cambiando
automáticamente el valor del número de la fila de la columna B en la función.
14.5. Referencias absolutas y relativas.
Al copiar y pegar una fórmula en una celda, se puede observar que las letras o números de la
fórmula varían, esto es debido a que las referencias son relativas. Si delante del número o letra
se le pone el símbolo $ (por ejemplo $D$8), se hace que las referencias sean absolutas, para
que siempre hagan referencia a la misma celda y así no varíen al copiar o autorrellenar celdas.
Las referencias se pueden combinar para que por ejemplo la columna sea relativa y la fila abso-
luta (B$2), o viceversa ($B2), a esto se le denomina referencias mixtas.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (Archivo > Nuevo > Plantilla en blanco, si ya está 351
abierto Excel).
3. En la celda C5 introducir la fórmula =B5*1,21 y pulsar la tecla intro, calculándose el

precio de la impresora con el impuesto del 21%.
4. Posicionarse en la celda C5 y colocar el puntero del ratón en el punto inferior derecha

(a este punto se le llama botón de autorrellenado,
como se ha indicado en el apartado anterior). Arrastrar hasta seleccionar el rango C5:C8,
soltar el botón y comprobar que automáticamente se han autorrellenado las celdas.
5. Posicionarse en la celda C6 y observar en la barra de fórmulas que la fórmula ha variado

el valor B5 por B6. Al copiar una fórmula en una celda, se puede observar que las letras
o números de la fórmula han variado, esto es debido a que las referencias son relativas.
Si delante del número o letra se le pone el símbolo $ (por ejemplo $D$8), se hace que
las referencias sean absolutas, para que siempre hagan referencia a la misma celda y así
no varíen al copiar (autorrellenar) celdas.
6. Introducir en la celda A10 el texto “Transporte” y en la celda B10 el valor “0,05” para
indicar un 5% por transporte.
7. En la celda D3 introducir también la palabra “Transporte” y en la celda D5 la fórmula

=C5*(1+$B$10) para sumar al precio el valor de la celda B10.
8. Copiar (con el botón de autorrellenado) el contenido de la celda D5 en el rango D5:D8

y observar en la barra de fórmulas que el valor $B$10 en la fórmula no ha variado en
352 ninguna celda.
9. La hoja debe quedar:
Al copiar y pegar una fórmula en una celda, se puede observar que las letras y los números
de la fórmula han variado, esto es debido a que las referencias son relativas.
11. Cerrar el libro excel44 y el programa Excel (Archivo > Salir).
353
Unidad 15. Gráficos e imágenes.
15.1. Gráficos.
Los gráficos son representaciones visuales del contenido de una tabla, que permiten que los
datos que contiene se interpreten con rapidez y claridad. Las representaciones que se pueden
utilizar para visualizar los datos son muy variadas: gráficos de barras, circulares, de líneas, de
burbujas, de cotizaciones, en tres dimensiones, etc.
La base del funcionamiento de las hojas de cálculo es la introducción de datos numéricos pero la
forma más fácil de interpretarlos es mediante gráficos. Se utilizan los gráficos porque los colores
y formas llaman más la atención que los números; con ellos la información se verá mejor y de
forma más rápida. Excel ofrece todas las herramientas necesarias para construir estos gráficos y
la forma de crearlos es fácil y sencilla. Primero diseñaremos un gráfico a partir de los valores de
una tabla y posteriormente las modificaciones del gráfico.
Crear un gráfico
354
Para crear un gráfico en Excel, que se podrá modificar más adelante, hay que seleccionar los
datos (celdas) y a continuación elegir el tipo de gráfico que se desea utilizar en la ficha “Inser-
tar”, grupo “Gráficos”, donde existe una gran variedad de estilos de gráficos para elegir el más
adecuado para la hoja de cálculo.
También se puede insertar un gráfico seleccionando el indicador de cuadro de diálogo del

grupo “Gráficos” donde podremos seleccionar las pestañas “Gráficos recomendados” y la de
“Todos los gráficos”:
Módulo C. U15. Gráficos e Imágenes
355
Cuando se crea un gráfico se puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo gráfico
de columna o circular), y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D).
Si antes de crear el gráfico, se selecciona únicamente una celda con datos, el programa seleccio-
na automáticamente todas las celdas que contienen datos que rodean directamente a esa celda
en un gráfico.
Eje, es la línea que rodea el área de trazado de un gráfico, utilizada como marco de referencia
de medida. El eje vertical (o eje Y) suele contener datos, y el eje horizontal (o eje X) suele con-
tener categorías.
Principales tipos de gráficos
Excel ofrece diferentes tipos de gráficos para la representación de los datos. Cada uno de ellos
es adecuado para presentar un tipo determinado de información o conseguir una idea concreta.
Además, cada uno de estos tipos de gráfico tiene varios subtipos. La elección adecuada del tipo
de gráfico permite transmitir ideas concretas sobre los datos.
1.- Gráficos recomendados:
356
357
358
359
2.. Todos los gráficos:
Dentro de la pestaña “Todos los gráficos” disponemos de varias categorías. Al seleccionar una
de ellas, se muestran todas las subcategorías correspondientes.He mos elegido “Columnas” y a la
derecha aparecen “Columna agrupada”, “Columna apilada”, “Columna 100% apilada”, “Columna
agrupada 3D”, “Columna 3D apilada”, “Columna 3D 100% apilada” y “Columna 3D” como mues-
tra el ejemplo siguiente:
360
15.2. Modificar un gráfico.
Al seleccionar una subcategoría, se nos muestra la misma y, a su derecha aparece el título del
gráfico para realizar modificaciones. Al activarlo veremos la barra de “Herramientas de Gráficos”
con las pestañas “Diseño” y “Formato”.
361
Observa que a la derecha del gráfico aparecen estos iconos:
El primero, agrega o modifica elementos al gráfico.

El segundo establece un esquema de color y estilo:
362
El tercero modifica los puntos de datos y nombres que queremos que aparezcan en el gráfico:
Al gráfico le hemos aplicado un filtro para que no aparezcan los nombres de Inés, Diego y Ma-
nuel.
Si activamos todas las opciones de “Elementos del gráfico” , el gráfico del ejemplo que-
daría así:
363
Con los siguientes datos, crear un gráfico como el que se muestra en la figura:
364

3. Seleccionar las celdas con las que se va a crear el gráfico, en este caso el rango A3:B6.
4. Clic en la ficha Insertar > en el grupo “Gráficos” clic en Columnas > seleccionar el
primero de ellos “Columna agrupada”.
5. Apareciendo un gráfico como el siguiente:
365
En una misma hoja de cálculo se pueden crear varios gráficos seleccionando otro rango y
creando el gráfico, así sucesivamente hasta crear los gráficos necesarios.
6. Guardar lo realizado con el nombre excel45, Archivo > Guardar como > Equipo > >
Al crear un gráfico o al seleccionarlo, se muestran las fichas: Diseño y Formato. Estas fichas se
utilizan para modificar el gráfico.
FICHA DISEÑO. Contiene una variedad de grupos que permiten modificar la configuración del
gráfico para una mejor presentación.
– Sección Diseños de gráfico
t “Agregar elementos de gráfico” en la que podremos modificar los ejes, tablas,

etiquetas, títulos, o leyenda del gráfico.
“Diseño rápido”. Cambia el diseño gráfico.
366
– Sección “Estilos de diseño”: El botón “Cambiar colores” nos permite elegir entre varios
colores. A continuación nos muestra varios estilos de gráficos.
– Sección Datos
Muestra la serie de datos por filas o por columnas pulsado alternativamente sobre
el botón.
Cambia la configuración del rango de datos del gráfico. Al hacer clic en “Seleccio-
nar datos”, se muestra un cuadro de diálogo donde se puede observar el rango actual que está
utilizando el gráfico. El gráfico está construido utilizando como eje X los datos de las filas, al se-
leccionar la opción “Cambiar fila/columna”, el eje X se corresponde con los datos de la leyenda.
367
Sección “Cambiar tipo de gráfico”. Si queremos cambiar el gráfico que elegimos al principio,
nos permite volver al cuadro de diálogo donde tenemos los gráficos recomendados y todos los
gráficos
Sección ubicación: “Mover gráfico”
Cambiar la ubicación del gráfico. Permite mover el gráfico a una nueva hoja del documento para
generar una mayor comodidad en la ubicación, separación y búsqueda de los gráficos. Se abrirá
la ventana “Mover gráfico”, con la opción de ubicar el gráfico en una hoja nueva.
368
FICHA FORMATO. Una vez creado el gráfico podemos modificarlo cambiando la forma en que
se muestran los ejes, agregando un título, moviendo u ocultando la leyenda o mostrando otros
elementos del gráfico. Para que la información que aparece en el gráfico sea más clara, se puede
agregar un título de gráfico, títulos de eje y rótulos de datos.
Sección Selección actual:
Al aplicar formato al gráfico seleccionado lo haremos con las siguientes herramientas que apa-
recerán al activar el botón “Aplicar formato a la selección”:
– Relleno, color y borde:
369
370
– Efectos:
– tamaño y propiedades:
Cambia la disposición de los elementos del gráfico, como los títulos del gráfico o los de datos.
Sección Insertar formas:
Utiliza herramientas de dibujo, agrega cuadros de texto y edita formas.
Sección Estilos de forma: Aplica un estilo visual a las formas seleccionadas
Nos presenta una variedad de estilos ampliándola si queremos elegir otros con la flecha inferior
371
derecha de la lista de estilos.
372
Sección “Estilos de WordArt”: Para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o
aplicar efectos especiales.
Cambiar el tamaño de un gráfico
Para cambiar el tamaño de un gráfico, el procedimiento es el mismo que el visto en Word para
modificar imágenes: se selecciona el gráfico y aparecen unos tiradores en sus bordes, con los
que podemos variar el tamaño del gráfico. Al posicionarse sobre dichos tiradores el puntero
del ratón se convierte en forma de doble flecha; en ese momento pulsar y arrastrar. Si se desea
mantener la proporción de longitud y altura hay que mantener pulsada la tecla mayúsculas.
373
Copiar y borrar un gráfico
Para copiar un gráfico podemos utilizar copiar y pegar, para ello seleccionamos el gráfico, luego
clic en el botón copiar de la ficha “Inicio”, activar la celda de comienzo de destino
y clic en el botón pegar
Para borrar el gráfico hay que seleccionarlo y pulsar la tecla suprimir <Supr> (o Inicio >
“Borrar” del grupo “Modificar” > Borrar).
Cambiar el aspecto de un gráfico
Una vez creado el gráfico, se pueden modificar cada una de las partes que lo forman.
Con los siguientes datos:
Crear un gráfico lo más parecido a:
374
Sus características son:

– Sin leyenda.
– Series: color verde y forma rectangular.
– Gráfico en una hoja nueva, cuyo nombre de la hoja sea Gastos.
1. Abrir una hoja de cálculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya está abierto
Excel).
2. Introducir los datos que se muestran en el enunciado de la actividad.
3. Seleccionar el rango A2:B5 (clic en la celda A2 y sin soltar arrastrar hasta la celda B5).
4. Clic en la ficha Insertar > Gráficos > Columna agrupada de la sección “Gráficos” >
seleccionar el primero de tipo columna.
Al estar seleccionado el gráfico se muestran las fichas nuevas de “Herramientas de gráficos:
5. En Herramientas de gráficos > Ficha Diseño > Diseños de gráfico > Agregar ele- 375
mento de gráfico > Título del gráfico > Encima del gráfico.
En el título escribir: Gastos del coche.
6. Con el gráfico seleccionado, clic en la sección Diseños de gráficos > Agregar elemen-
to de gráfico > Título de ejes > Horizontal primario > escribir en el título: Concepto.
7. Diseños de gráficos > Agregar elemento de gráfico > Título de ejes > Vertical
primario > escribir en el título: Euros.
8. Diseños de gráficos > Agregar elemento de gráfico > Leyenda > Ninguno, para
quitar la leyenda.
9. Clic en “Cambiar tipo de gráfico” de la sección “Tipo” y elegir el gráfico “Columna agru-
pada 3D”.
376
Clic en la ficha Diseño de Herramientas de gráficos > Estilos de diseño > Cambiar
colores > establecer el color naranja.
También podemos realizar modificaciones, como ya vimos ateriormente, seleccionando el

gráfico creado y activando el botón “Estilos de gráfico” y “Color”:
10. Con el gráfico seleccionado, clic en la ficha Diseño > Ubicación > Mover gráfico > clic
en Hoja nueva y escribir como nombre Gastos, como se muestra en la siguiente figura:
11. Clic en Aceptar, mostrándose el gráfico en una hoja nueva.
377
15.3. Insertar imágenes. WordArt.
Al igual que en Word, en una hoja de cálculo se pueden incluir imágenes desde archivo, texto
“WordArt”, líneas, flechas, figuras geométricas, etc. Estas opciones las podemos encontrar en la
ficha Insertar > Ilustraciones > Formas:
378
Por ejemplo, al pulsar el botón “Insertar WordArt” de la sección Texto, se puede insertar texto
en un estilo llamativo:
También podemos insertar cuadros de texto, encabezados, firma u objetos.

15.4. Insertar fondo a la hoja de cálculo.
Para insertar una imagen como fondo en una hoja de cálculo, hay que seleccionar Diseño de
página > Configurar página > Fondo > buscar y seleccionar el archivo donde se encuentra la
imagen a insertar como fondo y pulsar en Aceptar.
379
Para eliminar la imagen insertada como fondo, hay que seleccionar de nuevo Diseño de página
> Configurar página > mostrándose en esta ocasión la opción Eliminar fondo.

En la hoja de cálculo excel22 insertar como fondo de hoja la imagen “paisaje”.
2. Seleccionar la ficha Diseño de página > Configurar página > Fondo > buscar y se-
leccionar la imagen “paisaje” en la carpeta “Excel” del curso. > Insertar.
380
4. Cerrar el libro excel47 y el programa Excel (Archivo > Salir de Excel).

Módulo D. BASES DE
DATOS - ACCESS
Introducción.
Unidad 16. Tablas.
Unidad 17. Consultas.
Unidad 18. Formularios.
Unidad 19. Informes.

Introducción.
Una base de datos es un conjunto de registros organizados por temas que son conocidos como
campos. Lo que antiguamente se realizaba mediante engorrosas fichas que había que actualizar
continuamente a mano, es fácilmente accesible gracias a la potencia que nos ofrecen los orde-
nadores y sus bases de datos electrónicas.
Access sirve para trabajar con conjuntos de datos más o menos amplios, organizándolos, anali-
zando las relaciones que existen entre ellos y extrayendo información útil.
Así, nuestros datos personales (nombre, dirección, teléfono, etc.) están registrados por las em-
presas que nos ofrecen servicios de todo tipo; las matrículas de los vehículos quedan reflejadas
en la base de datos de tráfico o, incluso, nuestros gastos e ingresos están guardados en la base
de datos de nuestro banco. Tanto si se desea crear una base de datos para administrar clientes o
proveedores, como si se va a crear un sistema de seguimiento de inventario o la gestión de una
colección, Access facilita enormemente la búsqueda, administración y posibilidad de compartir
datos a toda clase de usuarios.
382
Algo fundamental para trabajar con las bases de datos es conocer los conceptos y la
terminología que se utilizarán. Por ello es necesario familiarizarse con los siguientes términos:
– Base de datos: Es una colección de datos organizados.
– Campo: Cada uno de los datos que hay que anotar.
– Registro: El conjunto de datos correspondientes a uno de los elementos objeto de estudio.

Cada registro tendrá un valor en cada campo.
– Tablas: En ellas se almacenan los datos de modo organizado, característica imprescindible

para que la información pueda ser manipulada eficazmente.
– Consultas: Permiten dar respuestas a las preguntas que se puedan plantear acerca de los
datos almacenados.
– Formularios: Estos objetos permiten visualizar y trabajar con los datos almacenados en las
tablas de modo diferente al tabular, con un aspecto más agradable y vistoso.
– Informes: Permiten obtener impresos los datos almacenados con el formato diseñado por
el usuario.
Cuando se crea una base de datos, se crea un archivo donde se almacenarán todos los objetos
de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes).
Módulo D. Introducción
Crear una nueva base de datos
Cuando se crea una nueva base de datos, primero hay que dar el nombre al archivo donde se va
a guardar la base de datos. Conforme se vaya creando o modificando la base de datos, todo se
irá guardando automáticamente en el archivo que se haya dado nombre al principio.
Para abrir el programa seleccionamos Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Access.
383
Se puede crear una base de datos en blanco, o elegir entre las diversas plantillas que Access
ofrece, o a partir de un archivo existente. En este curso no se utilizarán las plantillas.
Lo más usual es crear una “Base de datos del escritorio en blanco”. Al seleccionarla, hay que
indicar la ubicación y el nombre de la nueva base de datos que se va a crear. Una vez que se le
ha dado nombre a la base de datos y establecido el lugar donde se guardará, pulsar en “Crear”.
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía denominada “Tabla1”,
en el modo de “Vista Hoja de datos”.
384
A diferencia del resto de programas de Office, no es necesario guardar cada una de las modi-
ficaciones que se vayan realizando; los cambios producidos se almacenan de forma auto-
mática. Sin embargo, es posible que se necesite guardar de forma independiente alguno de los
objetos que componen la base de datos.
Abrir y cerrar una base de datos
Al igual que sucede en el resto de programas, también se puede abrir un archivo de Access sin
necesidad de tener abierta la aplicación. Desde el explorador de Windows o desde “Equipo”
hacer doble clic sobre el archivo que contiene la base de datos de Access y se iniciará automá-
ticamente el programa. La extensión de los archivos correspondientes a Access 2013 es .accdb.
En el caso de que el sistema informe de que el contenido activo se ha deshabilitado, podemos

habilitarlo o hacer clic para conocer más detalles del archivo.
Módulo D. Introducción
Para quitar dicha advertencia y así tener más espacio para visualizar la base de datos, seleccionar
su botón “Habilitar contenido”.
Si hacemos clic para conocer más detalles, se abrirá la ventana Información del menú Archivo
con varias opciones de seguridad y permisos.
385
Se puede abrir una base de datos en modo de solo lectura, para poder ver el archivo original,
pero no poder guardar cambios en él. El procedimiento es: Archivo >Abrir > buscar y selec-
cionar el archivo a abrir > clic en la flecha situada junto al botón “Abrir” > Abrir como de solo
lectura
En el “panel de navegación”, situado a la izquierda de la ventana, se podrán ver los nombres

de los objetos de la base de datos: tablas, consultas, informes y formularios. Para ver todos los
objetos pincharemos en la flecha situada a la derecha;
El panel de navegación se puede ocultar con el botón y se puede mostrar con su botón
. También se puede abrir una base de datos de Access desde Archivo > Abrir > Recientes,
donde se muestran los archivos más recientes que han sido abiertos en el programa. Para cerrar
Access, hacer clic en el botón “Cerrar” de la barra de título del programa. Para cerrar una
386 tabla, consulta, formulario o informe, se tiene el botón en la esquina superior derecha del
título del objeto.
Unidad 16. Tablas.
16.1. Crear una tabla utilizando el asistente.
Una tabla es una agrupación de datos relacionados y organizados en campos (columnas) y re-
gistros (líneas) en una hoja de datos. Las bases de datos deben tener una o más tablas donde se
almacenan los datos de modo organizado. Una vez que una base de datos contiene una tabla se
podrán crear “consultas”, “formularios” e “informes”.
Con el “asistente” de Access se pueden crear de forma sencilla tablas, consultas, formularios e
informes. En la siguiente actividad se explica cómo crear una tabla utilizando el asistente.

Crear una base de datos llamada “prueba” que contenga una tabla con un listado de
nombres y apellidos.
1. Crear una base de datos con el nombre “prueba”, Inicio > Todos los programas > Mi-
crosoft Office > Microsoft Access, o si se tiene el acceso directo en el menú inicio o
387
en la barra de tareas, hacer doble clic sobre él. Abriéndose el programa:
2. Seleccionar “Base de datos del escritorio en blanco”.

A continuación indicar la ubicación y el nombre de la nueva base de datos que se va a crear.
Por defecto el programa guarda los archivos en la carpeta “Mis documentos” con el nombre
Base de datos 2. En nuestro caso se guardará en la carpeta “Access” del curso, con el nombre
prueba.
388
3. Una vez que se le ha dado nombre a la base de datos y establecido el lugar donde se
guardará, pulsar en el botón Crear.
Módulo D. U16. Tablas
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía denominada “Tabla1”.
Cuando se crea una base de datos, se crea un archivo donde se almacenarán todos los ob-
jetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes).
A continuación, se pueden escribir datos para empezar a definir los campos. Escribir datos
en la “vista Hoja de datos” es muy parecido a escribir datos en Excel. No es necesario aplicar
formato a los datos, incluyendo filas o columnas en blanco, ya que se desperdicia espacio
en la tabla. La tabla contiene únicamente datos, toda la presentación visual de esos datos se
hará en los formularios e informes.
La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una
nueva columna, se define un nuevo campo. El programa configura el tipo de datos del cam-
po basándose en el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que
se ha escrito únicamente valores numéricos, Access configurará ese campo de tipo “número”.
Si más adelante se intenta escribir en ese campo valores que no sean números, se mostrará
un mensaje informando de que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre que
sea posible, se debe planificar la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo
de datos, ya sea texto, números, fechas, etc. De este modo resultará más fácil crear consultas,
formularios e informes que seleccionen únicamente los datos deseados.
Cuando se agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título
“Haga clic para agregar”, el programa asigna automáticamente un nombre al campo. Estos
nombres por defecto son Campo1, Campo2, Campo3,…
Al ir rellenando los datos, se irán creando automáticamente nuevos registros. Nos podemos 389
posicionar de una celda a otra con la tecla de tabulación, haciendo clic con el ratón en la co-
rrespondiente celda, o escribiendo el contenido de la celda y a continuación pulsando intro.
4. Rellenar los siguientes datos de los campos Nombre y Apellidos:

“Id” (de identificador), es un campo que se crea automáticamente el
cual va enumerando los registros, no tenemos que escribir nada en él ya que se rellena au-
tomáticamente.
Para definir el tipo de datos que va a contener el campo seleccionado, se puede establecer
en la ficha “Hoja de datos”, grupo “Formato”, casilla “Tipo de datos”.
5. Cerrar con un clic en el botón cerrar de la tabla.
6. Si se muestra una ventana para guardar los cambios, confirmar con Sí.
390
7. Mostrándose la opción de dar nombre a la tabla. En este caso dejar el nombre Tabla1 y
clic en Aceptar.
8. Mostrándose el nombre de la tabla en el panel de exploración.

9. Si se necesita cambiar el nombre de la tabla, hacer clic con el botón derecho del ratón
sobre el nombre de la tabla del panel de exploración y elegir “Cambiar nombre”.
Si se quiere cambiar el nombre de un objeto (tabla, consulta, etc.), éste debe de estar cerra- 391
do. Para cerrarlo hacer clic en el botón
Una vez cerrado aparecerá el nombre de la tabla anterior seleccionado para escribir sobre
él el nuevo nombre.
Cambiar el nombre de la tabla creada, con el nuevo nombre: Direcciones de mis amigos:
10. Para ver el contenido de la tabla, hacer doble clic sobre el nombre de la tabla, donde se
pueden modificar los datos o introducir más datos.
11. Para crear una nueva tabla en la base de datos, seleccionar la ficha “Crear” > Tablas >
Tabla en el grupo “Tablas”.
Se agregará una nueva tabla preparada para introducirle datos.
Escribir los siguientes datos:

392
12. Al cerrar la nueva tabla , nos preguntará si se tienen que guardar los datos de la
tabla.
13. Tras hacer clic en Sí, se mostrará la ventana “Guardar como” para especificar el nombre
de la tabla. Darle como nombre “Tabla de prueba” y pulsar en Aceptar.
También se puede guardar la tabla (o el objeto que se tenga abierto) desde Archivo > Guar-
dar o Guardar como.
393
O desde el botón “Guardar” de la barra de herramientas de acceso rápido, o clic en el

botón secundario del ratón en la ficha del documento de la tabla y clic en “Guardar” del
menú contextual.
14. Cerrar la tabla de prueba y la tabla Direcciones de mis amigos.
16.2. Cambiar el nombre de un campo.
A veces es necesario cambiar el nombre que se le ha dado a un campo.
Para cambiar el nombre del campo se puede realizar de varias maneras:
– Situarse en cualquier dato del campo y hacer clic en Nombre y título , de

la ficha “Campos” de las “Herramientas de tabla”
– Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del campo, y en el menú contex-
tual elegir “Cambiar nombre de campo”. A continuación escribir el nombre deseado y pulsar
la tecla intro, o la tecla tabulación, o clic en otra celda.
394
– O hacer doble clic en su encabezado y teclear el nuevo nombre.


Poner a los campos los nombres Primer apellido y Nombre, en la tabla “Direcciones de
mis amigos” que se ha creado en el apartado anterior, como se muestra en la siguiente
figura:
1. En la base de datos prueba abrir la tabla “Direcciones de mis amigos” haciendo doble
clic sobre ella.
2. Colocar el cursor en uno de sus datos, por ejemplo en la celda “José”, a continuación
seleccionar el botón “Nombre y título” de la ficha “Campos” en la “Barra de herramientas
de tabla”.
3. Escribir Nombre. Pulsar intro o la tecla tabulación o clic en otra celda.
4. Colocar el cursor en la celda “Hernández”, a continuación seleccionar el botón “Nombre 395
y título” de la ficha “Campos” en la “Barra de herramientas de tabla”.
5. Escribir Apellido 1. Pulsar intro o la tecla tabulación o clic en otra celda.
6. Cerrar la tabla “Direcciones de mis amigos.
16.3. Ancho de columna.
Si el nombre del campo o la información de los registros no se visualizan completamente, será

necesario variar el ancho de la columna.
Al igual que en Excel, se puede cambiar el ancho de la columna de varias maneras:
– Colocar el puntero del ratón sobre el borde derecho de la casilla que da nombre al campo
o columna, cambiando el puntero a la forma de doble flecha horizontal, y a continuación
pulsando y arrastrando hacia la derecha o izquierda para aumentar o disminuir el ancho de
la columna.
– Colocar el cursor en alguna de las celdas de la columna a modificar. Seleccionar Inicio >
Más del grupo “Registros” > Ancho del campo y especificar el ancho deseado.
396
– Para un ajuste automático lo podemos hacer de dos formas:
t Clic en el botón “Ajuste perfecto” de la ventana anterior.

t Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho de la casilla que da nombre a la
columna y cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.
Una vez que se ha cambiado el ancho de un campo, al cerrar la tabla se mostrará el siguiente
cuadro de diálogo:
Seleccionar “Sí” para cerrar la tabla y guardar los cambios realizados.

En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos” y cambiar el ancho
de la tercera columna para que el nombre del campo “Apellido 1” tenga un ajuste auto-
mático.
1. En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo doble
clic sobre ella.
2. Para cambiar el ancho de la tercera columna y que el nombre del campo “Apellido 1” se
ajuste automáticamente, colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho de la casilla
de la tercera columna y cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.
397
3. Cerrar la tabla haciendo clic en el icono de la tabla, mostrándose el siguiente

cuadro de diálogo:
4. Seleccionar “Sí” para cerrar la tabla y guardar los cambios realizados.

16.4. Agregar campos.
Es posible que alguna vez se necesite agregar un campo nuevo entre dos campos de una tabla.
Para agregar un campo nuevo, nos posicionamos en cualquier lugar de la columna anterior a
la que queremos insertar y seleccionamos “Más campos” de la ficha Campos en “Herramientas
de tabla” insertándose una nueva columna vacía delante de donde estábamos posicionados. To-
mando como nombre esta nueva columna “Campo1”, o “Campo2”, o “Campo3”, etc.
También se puede insertar una columna con el menú contextual del nombre del campo, es decir,
clic con el botón derecho sobre el nombre del campo, y seleccionar “Insertar campo”.
398

En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos” e insertar una nueva
columna con el nombre Apodo, a continuación insertar los siguientes datos.
clic sobre dicho nombre de la tabla.
2. Colocar el cursor en cualquier lugar de la columna “Apellido 1” y seleccionar “Más cam-
pos” de la ficha Campos en “Herramientas de tabla” Tomando como nombre esta nueva
columna “Campo 1”.
3. Cambiar el nombre de esta nueva columna por Apodo, colocando el puntero del ratón
sobre el nombre del campo a cambiar y un clic con el botón derecho del ratón, apare-
ciendo un menú contextual > seleccionar la opción “Cambiar nombre de campo” >
escribir Apodo > pulsar la tecla intro.
4. Escribir los datos que se muestran en el enunciado de la actividad.
399
5. Cerrar la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo clic en el botón de la tabla.
16.5. Eliminar campos y registros.
Para eliminar un campo lo podemos hacer de tres maneras:
– Posicionarse en cualquier lugar del campo y seleccionar “Eliminar campo”

– Herramientas de tabla > Campos > Agregar y eliminar > botón Eliminar
Nos preguntará si queremos eliminar el campo:
– Posicionarse en cualquier lugar del campo y seleccionar Inicio > clic en la flecha del botón
“Eliminar” del grupo “Registros” > Eliminar columna.
400
Se mostrará el cuadro de diálogo:
Clic en Sí para confirmar la acción.
Para eliminar un registro hay que seleccionar el registro a eliminar y seleccionar Inicio > clic en
la flecha del botón “Eliminar” del grupo “Registros” > Eliminar registro.
Apareciendo el cuadro de diálogo:
Confirmando la acción con un clic en Sí.
También se puede eliminar un registro haciendo un clic con el botón derecho del ratón sobre la
primera casilla del registro y seleccionando Eliminar registro.
401

En la tabla “direcciones de mis amigos” de la base de datos “prueba”, eliminar el campo
“Nombre” y el registro correspondiente a “Gómez”.
1. En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos”.

2. Colocar el cursor en la celda Antonio y seleccionar Hoja de datos > Eliminar
, apareciendo el cuadro de diálogo:
3. Clic en Sí para confirmar la acción.

4. Colocar el cursor en Gómez, para eliminar el tercer registro y seleccionar Inicio > clic en
la flecha del botón “Eliminar” del grupo “Registros” > Eliminar registro,
apareciendo el cuadro de diálogo:
5. Confirmar la acción con un clic en Sí.
6. Cerrar la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo clic en guardando los cambios
realizados.
16.6. Clave principal.
Antes de guardar una tabla hay que asignar una clave principal a alguno de sus campos. La clave
principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla, sirve de identificador de registros
de forma que con esta clave se puede saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual
identifica. No puede haber más de una clave principal, aunque sí puede una tabla tener una
clave principal compuesta por más de un campo.
Una clave principal es una columna (o combinación de columnas) que permite identificar de
402 forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber en una tabla dos filas con el
mismo valor en la columna definida como clave principal.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede contener un
valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en la columna.
Si no se ha asignado clave principal antes de guardar una tabla, aparecerá un cuadro de diálogo
avisando de ello, hacer clic en “No” para volver a la tabla y poder asignar la clave.
Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:
– Acelera las consultas, búsquedas y clasificaciones de datos.

– Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de
la clave principal.
– Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo
que impide duplicaciones.
– Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un
concepto para un curso más avanzado de Access.
Para establecer una clave principal en una tabla, hay que utilizar el editor de diseño
(pulsando la flecha del botón , ficha “Inicio”, grupo “Vistas”) que se utilizará en cursos
más avanzados de Access. Como introducción, los pasos a seguir para establecer una clave
principal son:
1. En “Vista Diseño”,
Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como
clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la
columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccio-
nar más de una fila.
2. En la ficha “Diseño” clic en el botón “Clave principal” del grupo “Herramientas”.

En el selector de las filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave , iden-
tificando los campos que constituyen como clave principal.
Por defecto, Access crea un campo llamado ID (de identificador) con la asignación de clave prin-
cipal. Se trata de un campo cuyo valor no debe repetirse en ningún otro lugar, para que resulte
útil a la hora de crear consultas o relacionar tablas.
403
16.7. Ordenar datos.
Para ordenar los datos de una tabla, hay que colocar el cursor en cualquier lugar del campo a
ordenar, en la ficha “Inicio” grupo “Ordenar y filtrar” clic en el botón “Ascendente”, o “Descen-
dente”.
Los registros se ordenarán alfabéticamente (de forma ascendente o descendente) y sus datos
correspondientes también cambiarán de posición en relación al campo ordenado.
Para anular la ordenación realizada, pulsar en el botón “Quitar orden”, para

volver al estado inicial de la tabla.
Al cerrar la tabla después de una ordenación se mostrará el cuadro de diálogo parecido a:

Seleccionar Sí para guardar los cambios realizados.

En la tabla “direcciones de mis amigos”, ordenar alfabéticamente los registros por el cam-
po “Apodo”.
1. En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos”.
2. En la tabla:
404
Se va a ordenar alfabéticamente los registros por el “Apodo”.
3. Colocar el cursor en cualquier lugar del campo “Apodo” a ordenar. A continuación en la
ficha “Inicio” grupo “Ordenar y filtrar” clic en el botón “Ascendente” .
4. Observar que los registros se han ordenado alfabéticamente por el nombre de apodo
y sus datos correspondientes de primer apellido también han cambiado su posición en
relación a su apodo.
5. Cerrar la tabla con un clic en , y cuando salga el cuadro de diálogo:
Seleccionar Sí para guardar los cambios realizados.
16.8. Alto de fila.
Para cambiar la altura de las filas o registros de la tabla, seleccionar Inicio > Más
> Alto de fila.
405
Establecer la medida deseada o activar la opción “Alto estándar”. La altura establecida se aplicará
a todos los registros de la tabla. Si se activa la casilla se establecerá una altura
predeterminada.
También se puede cambiar la altura de los registros, colocando el puntero sobre el principio de
un registro a modificar y en el menú contextual seleccionar “Alto de fila”.

A la tabla “Direcciones de mis amigos” de la base de datos “prueba”, establecer a las filas
una altura de 20.
clic sobre ella.
2. Clic Inicio > Más > Alto de fila.
3. En la casilla “Alto de las filas” escribir el valor 20.
4. Clic en Aceptar.
5. Observar que la altura de todas las filas de la tabla ha aumentado.
406
6. Cerrar la tabla.
7. Apareciendo el siguiente mensaje:
8. Clic en Sí.
9. Cerrar la base de datos prueba haciendo clic en Archivo > Cerrar base de datos.
16.9. Filtrar datos.
Los filtros nos permiten hacer rápidamente un subconjunto de los datos de una tabla. Desde la
ficha “Inicio”, grupo “Ordenar y filtrar”, se puede proceder de varias maneras para filtrar datos:
– Posicionarse en uno de los datos del campo que se desea filtrar y pulsar el botón “Filtro”
. Dejar solamente activo la casilla del dato a filtrar y pulsar en “Aceptar”.
– Posicionarse en uno de los datos del campo que se desea filtrar, pulsar el botón “Selección”
y elegir la opción deseada.
– Seleccionar el botón “Avanzadas” > Filtro por formulario.
407
Colocar el cursor en la casilla vacía del campo donde se quiere filtrar, apareciendo una flecha,
hacer un clic en ella y seleccionar el dato requerido.
Hacer un clic en el botón el botón “Avanzadas” > Aplicar filtro u ordenar.

Visualizándose solo los registros de la tabla cuyo campo se ha requerido.
Para quitar el filtro y así volver a visualizar todos los registros, hacer un clic en el botón
sirve para “aplicar filtro” o “quitar filtro” dependiendo de lo que se esté reali-
zando o se haya ejecutado.
Para quitar el filtro aplicado, también se puede hacer desde Avanzadas > Borrar todos los
filtros.
Al abrir de nuevo la tabla, para ver el filtro que se ha guardado tan solo hay que hacer un clic
en el botón “aplicar filtro” , o en Avanzadas > Aplicar filtro u ordenar.
408
En la tabla “Agentes” de la base de datos “Filtrar”, aplicar un filtro para que se muestren
solo los registros cuya “Comunidad” sea “Andalucía”.
1. Abrir la base de datos Filtrar ubicada en la carpeta “Access” del curso. (Archivo > Abrir
> buscar y seleccionar la base de datos “Filtrar” > Abrir.
2. Abrir la tabla Agentes haciendo doble clic sobre ella.
3. En la ficha “Inicio” y grupo “Ordenar y filtrar”, seleccionar el botón “Avanzadas”

> Filtro por formulario.
4. Colocar el cursor en la casilla vacía de “Comunidad”, apareciendo una flecha, hacer un

clic en dicha flecha y seleccionar Andalucía.
5. Hacer un clic en el botón “Avanzadas” > Aplicar filtro u ordenar. Vi-

sualizándose solo los registros de la tabla cuyo campo es Andalucía.
6. Para quitar el filtro y así volver a visualizar todos los registros, hacer un clic en el botón
, sirve para “aplicar filtro” o “quitar filtro” dependiendo de lo que se esté
realizando o se haya ejecutado.
7. Cerrar la tabla, apareciendo el cuadro de diálogo:
8. Seleccionar Sí para guardar los cambios.

409
9. Cerrar la base de datos “Filtrar” y el programa Access.
16.10. Ocultar campo.
Es posible que alguna vez interese ocultar un campo de una tabla. Para ocultar un campo, po-
sicionarse en cualquier lugar de dicho campo y seleccionar Inicio > Más , del grupo
“Registros” > Ocultar campos.
Para volver a mostrar los campos que se han ocultado, seleccionar Más > Mostrar
campos.
Visualizándose en una ventana los campos de la tabla, activando y desactivando cada uno de
los nombres de los campos se mostrarán u ocultarán los campos. Una vez establecidos pulsar
en “Cerrar”.
410 También se puede ocultar un campo, colocando el puntero del ratón sobre el nombre del cam-
po y a continuación clic con el botón derecho, en el menú contextual que aparece seleccionar
“Ocultar campos”.
Para volver a mostrar el campo, colocar el puntero del ratón sobre el nombre de un campo >
clic con el botón derecho > “Mostrar columnas”, activar las columnas a mostrar > Cerrar, para
que se muestren todas las columnas (o campos) ocultados anteriormente.
16.11. Buscar datos.

411
Con el comando Inicio > Buscar , se puede localizar rápidamente un dato de la tabla.
En la casilla “Buscar” escribir el dato a buscar.
En “Buscar en”, se puede especificar si la búsqueda se realizará en el campo donde se estaba

situado o en toda la tabla.
En la lista desplegable de “Coincidir”, se puede establecer si el dato a buscar tiene que coincidir
con todo el campo, parte del campo o con el comienzo del campo.
En la última lista desplegable se puede indicar si la búsqueda se realiza hacia debajo de donde
se está situado, o hacia arriba, o en todos los registros de la tabla.
Tras pulsar en “Buscar siguiente” se seleccionará el dato localizado, y así con cada uno de los
datos encontrados. Cuando no se encuentren más datos se mostrará la siguiente ventana.
412
Al cerrar el cuadro de diálogo “Buscar y reemplazar”, quedará seleccionado el último dato bus-
cado.
16.12. Introducción a las bases de datos relacionales.
Las bases de datos pueden ser simples, es decir formadas por una sola tabla o por varias de for-
ma que sus datos sean totalmente independientes. Sin embargo, existe otro tipo más complejo
en el que los datos de las diferentes tablas interaccionen entre sí mediante el modelo relacional.
Por ejemplo la tabla de piezas de un taller y la de sus proveedores, la de trabajadores y sus de-
partamentos, etc.
Las bases de datos relacionales son aquellas que siguen el modelo relacional de datos, es decir,
permiten la existencia de relaciones entre los elementos de distintas tablas de una misma base
de datos.
Si queremos que los datos que introduzcamos una sola vez aparezcan en varias tablas, debemos
relacionar las distintas tablas con las denominadas relaciones; así, ahorraremos tiempo al tener
que introducir un menor número de datos.
Mediante este sistema, cualquier modificación solo hay que realizarla una vez y automática-
mente se extenderá a todas las demás tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y
exactitud en los datos, que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en que
estemos. Existen tres tipos de relaciones:
– Relación uno a uno: Cada registro de una tabla se relaciona solo con un registro de otra
tabla y cada registro de segunda tabla se relaciona solo con un registro de la primera. Las
relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla
con la que mantiene la relación.
– Relación uno a varios: Cada registro de la primera tabla está relacionado con varios regis-
tros de la segunda y cada registro de esta última está relacionado con solo un registro de la
primera tabla.
– Relación varios a varios: Cada registro de la primera tabla puede estar relacionado con más
de un registro de la segunda y cada registro de la segunda puede estar relacionado con más
de un registro de la primera tabla.
Para establecer una relación entre tablas tienen que tener un vínculo de unión, es decir, un
campo que contenga idéntica información y que coincida en tipo y longitud de los datos. No es
necesario que el nombre del campo sea igual, aunque normalmente estos campos coincidentes
suelen tener el mismo nombre en ambas tablas para identificarlos mejor. El relacionar tablas
permite utilizar simultáneamente datos procedentes de más de una tabla o consulta. La ventaja
de relacionar tablas es la siguiente:
– Hacer cumplir reglas de integridad referencial para proteger la relación entre tablas cuando
se agreguen, cambien o eliminen registros.
– En consultas con tablas relacionadas las combinaciones aparecen de forma automática.
– Presentar los registros relacionados en un informe o formulario.
Para relacionar tablas entre sí, primero debemos definir los campos clave de cada tabla y luego
especificar los campos que contengan el mismo valor en registros relacionados.
413
Una vez que hemos creado varias tablas llega el momento de sacar partido a toda la potencia
del modelo relacional. Es decir, podemos establecer las relaciones entre tablas.
Como es de suponer, las relaciones no pueden ni deben establecerse de cualquier forma, sino
que se debe efectuar un análisis previo de qué tablas se encuentran relacionadas de forma lógica.
Para ello no es imprescindible ser un experto en base de datos, aunque sí que se requiere utilizar
el sentido común. Las relaciones serán importantes posteriormente de cara a la extracción de
información, por lo que deben ser lo más completas posibles, aunque evitando la redundancia.
Una vez decididas las tablas que deben estar relacionadas, así como los campos mediante los
que éstas se relacionarán, accederemos a la ficha “Herramientas de base de datos”, seleccionan-
do a continuación la opción “Relaciones”. Se desplegará entonces un cuadro en el que podremos
seleccionar qué tablas queremos visualizar. En este punto lo aconsejable consiste en seleccionar
en un primer momento todas las tablas que componen la base de datos, establecer las relaciones
y ver si existe alguna tabla redundante, es decir, que no se encuentre relacionada con las restan-
tes y, por tanto, que no aporte ningún tipo de información al respecto. El siguiente y último paso
es posicionar el puntero del ratón sobre aquellos campos que queramos relacionar con otros,
pulsar el botón izquierdo de dicho dispositivo y, sin soltarlo, arrastrar dicho campo sobre aquel
de la tabla con el que queremos relacionarle. Se desplegará entonces un cuadro con información
de ambas tablas, campos relacionados y tipos de enlaces establecidos.
En este apartado se ha tratado una introducción de base de datos relacionales, en cursos más
avanzados de Access se ampliarán conocimientos sobre este tema.
Unidad 17. Consultas.
17.1. Introducción a las consultas.
Cuando tenemos datos en una tabla bastante grande, es decir, con tantos campos y registros
que no son posibles verlos todos en pantalla, podemos crear una consulta para elegir los cam-
pos que queremos mostrar. Básicamente una consulta es una especie de tabla resumida con los
campos elegidos.
Una base de datos no sirve solo para almacenar gran cantidad de información. Su característica
más importante es que podemos buscar un dato concreto entre miles de registros. Las consultas
se encargan de ello.
Las consultas son preguntas que se le hacen a la base de datos sobre la información que tiene
almacenada en las tablas. Para ello, solo hay que indicarle en qué tabla o tablas está la informa-
ción buscada, qué datos tiene que vincular y qué apariencia debe darle a los resultados.
Las consultas se utilizan cuando se quiere recuperar datos con determinadas condiciones, utili-
414
zando una consulta se pueden:
– Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos de una tabla en una consulta.
– Limitar el número de registros. Es posible especificar criterios de selección, que harán que
sean mostrados únicamente los registros que se necesitan.
– Ordenar registros. Los registros pueden mostrarse ordenados por los distintos campos de la
tabla que intervengan en la consulta.
– Crear formularios e informes basados en consultas. Después de realizada la consulta, se pue-
de crear un formulario o un informe que contenga dicha consulta.
– Crear consultas basadas en consultas. En este caso la segunda consulta se basaría en los
datos resultantes de la primera consulta.
Una vez que se tienen las tablas creadas en la base de datos es necesario realizar consultas para
filtrar los registros de manera temporal para dejar solo aquellos que sean necesarios. Por ejem-
plo para ver la información relativa a un determinado autor, o para localizar los teléfonos de los
clientes de una determinada localidad, etc.
También se pueden utilizar las consultas para, una vez editados los datos, modificarlos o incluso
preparar el material necesario para elaborar formularios e informes. Pero esto lo estudiaremos
en las siguientes unidades. Lo primero es comenzar con la selección de registros.
Como ya se ha indicado las consultas permiten realizar preguntas a una base de datos con el
fin de obtener una información concreta, que puede provenir de una o varias tablas. Una vez
creada la consulta su apariencia es similar a la de una tabla, es decir, la información solicitada
se mostrará en filas y columnas. Y además, algo muy importante a tener en cuenta es que las
modificaciones que se realicen en las consultas se actualizarán automáticamente en las tablas de
Módulo D. U17. Consultas
donde proceden los datos obtenidos.
En este curso crearemos consultas utilizando el asistente para consultas sencillas, que reúne da-
tos de una o más tablas, los ordena y los agrupa para hacer cálculos. Con Access se pueden rea-
lizar consultas más complejas las cuales se pueden estudiar en cursos más avanzados de Access.
17.2. Crear una consulta utilizando el asistente.
Las consultas son preguntas que se le hacen a la base de datos sobre la información que tiene
almacenada en las tablas. Para ello, solo hay que indicarle en qué tabla o tablas está la informa-
ción buscada, qué datos tiene que vincular y qué apariencia debe darle a los resultados.
Al igual que para crear tablas, en este curso se utilizará el asistente de Access para crear las
consultas.
En la siguiente actividad se explica cómo realizar una consulta utilizando el asistente para con-
sultas.
415
El archivo BASEdeDATOS1 es una base de datos compuesta por la tabla “Empleados”. Di-
cha tabla contiene los campos ID, Empleados, Apellido, Nombre, Departamento, Ciudad,
Provincia, Código postal y País.
Se quiere realizar una consulta para obtener solamente los datos de los campos Apellido,
Nombre y Provincia.
1. Arrancar Access, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Ac-
cess.
2. Abrir la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta “Access” del curso (Archivo
> Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta
“Access” del curso > Abrir).
3. BASEdeDATOS1 es una base de datos compuesta por la tabla “Empleados”. Para abrir
dicha tabla, hacer doble clic sobre el nombre de la tabla “Empleados” en el panel de
exploración.
Mostrándose la tabla, que contiene los campos ID, Empleados, Apellido, Nombre, Departa-
mento, Ciudad, Provincia, Código postal y País.
4. Se quiere realizar una consulta para obtener solamente los datos de los campos Apellido,
Nombre y Provincia. Para ello en la ficha “Crear” seleccionar el botón Asistente para
consultas, del grupo “Consultas”.
5. Mostrándose la ventana “Nueva consulta”.
416
6. Dejar seleccionada la opción “Asistente para consultas sencillas”, y clic en Aceptar para
empezar a crear la consulta.
7. Añadir el campo Apellido seleccionando el campo y a continuación clic en , o
también se puede realizar haciendo doble clic sobre el campo a añadir. Añadir los otros
dos campos Nombre y Provincia.
8. Clic en Siguiente. En el cuadro de texto “¿Qué título desea asignar a la consulta?”, escri-
bir “ejemplo consulta 1”. Dejar activada la opción “Abrir la consulta para ver informa-
ción” y clic en Finalizar. 417
9. Visualizándose la consulta realizada.

418
10. Cerrar la consulta y la base de datos con el botón cerrar ventana del programa, o en
Archivo > Cerrar base de datos.
En el caso de que la base de datos esté compuesta de más de una tabla, hay que seleccionar
al principio de la consulta la tabla con la que se quiere trabajar. Como veremos en el siguiente
apartado.
17.3. Crear una consulta en una base de datos que contiene más de una tabla.
Una base de datos puede contener varias tablas, por esto al crear una consulta hay que seleccio-
nar primeramente la tabla que contiene los datos a tratar.
Si en una consulta se quieren utilizar campos de varias tablas, previamente hay que relacionar las
tablas. Los contenidos de “relacionar tablas” se estudiarán en cursos más avanzados de Access.

Abrir el archivo BASEdeDATOS2 que es una base de datos compuesta por dos tablas.
Crear una consulta con parte de los campos de la segunda tabla “Lista de personal”.
1. Con Access abierto, abrir la base de datos BASEdeDATOS2 ubicada en la carpeta “Ac-
cess” del curso (Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta
2. Observar que el archivo BASEdeDATOS2 está compuesto por las tablas Facturas y Lista
de Personal. En la ficha “Crear” seleccionar el botón Asistente para consultas, en la
ventana que se muestra dejar seleccionada la opción “Asistente para consultas sencillas”,
y clic en Aceptar.
3. En el cuadro de texto Tablas/Consultas aparecerá “Tabla: Facturas”, pero en este caso

seleccionamos la tabla Lista de personal y añadimos sus campos Apellido, Nombre
y Departamento.
419
4. Clic en Siguiente. En el siguiente cuadro de diálogo dar como título a la consulta: ejem-
plo consulta 2.
5. Clic en Finalizar.
420
6. Cerrar la consulta y la base de datos.
17.4. Establecer un criterio a la consulta.
Si a una consulta se necesita establecer un criterio para trabajar con los registros que cumplan
una condición determinada, se puede realizar utilizando la “vista de diseño” (Inicio > Vistas >
Vista Diseño).
Los criterios permiten establecer las condiciones que deben cumplir los registros a mostrar en
la hoja de respuesta de la consulta. Hay que tener en cuenta que, si en la fila de criterios se in-
troducen varias condiciones para varios campos, deben cumplirse todas ellas simultáneamente y
que la forma de incorporar un criterio depende del tipo de datos del campo. El criterio se puede
introducir entre comillas, si no se hace, el propio Access se encargará de ello, así que no hay
que extrañarse si aparecen unas comillas que no se han escrito.

Establecer en la consulta realizada anteriormente en BASEdeDATOS1, que solo aparezcan
los clientes de Madrid.
1. Abrir la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta “Access” del curso (Archi-
vo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta
Si en el panel de exploración (parte derecha de la ventana) no se muestra el título de una

tabla y una consulta, hacer clic en la flecha del panel de exploración y seleccionar “Todos
los objetos”.
421
>
2. Abrir “Empleados consulta” (doble clic en el nombre de la consulta “Empleados consulta”

del panel de exploración).
En la ficha “Inicio”, clic en la flecha del botón “Ver” > Vista diseño.
3. En Criterios de Provincia escribir Madrid, como se aprecia en la siguiente figura.

4. Clic en el botón guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, o en el menú
Archivo > Guardar, y cerrar la ventana de la consulta .
422 5. Abrir la consulta realizada “ejemplo consulta 1” y comprobar que ahora solo aparecen
los registros cuyo campo de provincia es Madrid.
6. Cerrar BASEdeDATOS1.
17.5. Consultas de tipo resumen.
Si los datos de algún campo son números, se pueden realizar consultas de tipo resumen, las cua-
les nos mostrarán referentes a algo, por ejemplo, el total (o suma) del campo “sueldo”, la media
del campo “precio”, etc. Los resúmenes se hacen sobre valores de campos que se repiten, por
ejemplo si se repite la “editorial” de un campo, podemos calcular el total por editorial.

Realizar una consulta para obtener el total de Coste por Ciudad de la tabla facturas de
BASEdeDATOS2.
vo > Abrir > Equipo >Examinar > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta
2. En la ficha “Crear” seleccionamos el botón Asistente para consultas, en la ventana

que se muestra dejamos seleccionada la opción “Asistente para consultas sencillas”, y clic
en Aceptar. Elegimos la tabla Facturas y los campos Ciudad y Coste.
423
3. Pulsar el botón Siguiente.

4. Elegir la consulta de tipo “Resumen”, como se muestra en la figura anterior. A continua-
ción, pulsar el botón Opciones de resumen para definir los totales.
424
5. Elegir la opción Suma > pulsar Aceptar y luego Siguiente.
6. Teclear como nombre de la consulta: Coste por ciudad.

7. Clic en Finalizar. A continuación se visualiza la hoja de datos resultante.
425
8. Cerrar la consulta y la base de datos BASE de DATOS 2 .
17.6. Guardar una consulta con otro nombre.
Si se quiere guardar una consulta con otro nombre conservando la consulta original, hay que
abrir la consulta, hacer clic en Archivo > Guardar como > Guardar objeto como > botón
.
En el cuadro de diálogo que aparece, tecleamos “Consulta para guardar”.
426
Tras pulsar “Aceptar” y quedar la consulta archivada, hacer clic en su botón para cerrarla.
En el panel de exploración de la base de datos aparecerá el nuevo objeto dentro de la sección
“Consultas”.
Hay que tener en cuenta que cada vez que se abra una consulta, por ejemplo haciendo doble
clic sobre ella, se ejecutará con todos sus posibles criterios y mostrando la información actualiza-
da. Es decir, si se han añadido o eliminado registros en cualquiera de las tablas en la que estaba
basada la consulta, al abrirla se mostrarán los nuevos registros existentes que también cumplan
los criterios.
17.7. Consulta en vista de diseño.
Las consultas se pueden realizar en “vista de diseño” para así poder aplicar más características a
las consultas a realizar. Como introducción, tras abrir la base de datos y a continuación clic en
Crear > Consultas > Diseño de consulta.
427
Clic en Agregar de la ventana “Mostrar tabla” para indicar con qué tabla vamos a trabajar. Por
ejemplo: Vamos a abrir “Base de datos 1” y la tabla “Empleados”:
Clic en “Cerrar” de la ventana “Mostrar tabla”. Hacer doble clic sobre los campos con los que se
quiere trabajar, para agregar dichos campos a nuestra consulta.
Si por ejemplo, solo se desea que se muestren los registros que contengan como Ciudad Lo-
groño, en “Criterios” de “Ciudad” habría que escribir Logroño, como se aprecia en la siguiente
figura:
También se pueden aplicar más criterios en la casilla “o”. En la lista desplegable de “Orden” se
428 puede aplicar la ordenación alfabética por dicho campo.
Si un campo no se desea mostrar en la consulta, desactivar su casilla correspondiente.
Al cerrar la consulta ( ) nos preguntará si se desea guardar la consulta.
En caso afirmativo nos pedirá con qué nombre se desea guardar dicha consulta.
Al abrir la consulta realizada se mostrará con los criterios establecidos.
Como es de suponer, las relaciones no pueden ni deben establecerse de cualquier forma, sino
que se debe efectuar un análisis previo de qué tablas se encuentran relacionadas de
forma lógica. Para ello no es imprescindible ser un experto en base de datos, aunque sí que se
requiere utilizar el sentido común. Las relaciones serán importantes posteriormente de cara a la
extracción de información, por lo que deben ser lo más completas posibles, aunque evitando la
redundancia.
Una vez decididas las tablas que deben estar relacionadas, así como los campos mediante los
que éstas se relacionarán, accederemos a la ficha “Herramientas de base de datos”, seleccio-
nando a continuación la opción “Relaciones”. Se desplegará entonces un cuadro en el que
podremos seleccionar qué tablas queremos visualizar. En este punto lo aconsejable consiste en
seleccionar en un primer momento todas las tablas que componen la base de datos, establecer
las relaciones y ver si existe alguna tabla redundante, es decir, que no se encuentre relacionada 429
con las restantes y, por tanto, que no aporte ningún tipo de información al respecto. El
siguiente y último paso es posicionar el puntero del ratón sobre aquellos campos que queramos
relacionar con otros, pulsar el botón izquierdo de dicho dispositivo y, sin soltarlo, arrastrar dicho
campo sobre aquel de la tabla con el que queremos relacionarle. Se desplegará entonces un
cuadro con información de ambas tablas, campos relacionados y tipos de enlaces establecidos.
En este apartado se ha tratado una introducción de base de datos relacionales, en cursos más
avanzados de Access se ampliarán conocimientos sobre este tema.
Unidad 18. Formularios.
18.1. Introducción a los formularios.
Los formularios son herramientas que nos permiten ver los datos de las tablas o consultas regis-
tro a registro. Son muy útiles a la hora de trabajar con los registros de la base de datos, ya que
nos permite crear un interfaz a nuestro gusto, que es mucho más cómodo que trabajar directa-
mente en una tabla.
Hay tres formas de crear un formulario:
– Diseño del formulario: Este es el mecanismo menos automatizado para crear formularios.
Nos permite llevar un control total a la hora de diseñarlo, pero requiere experiencia en base
de datos.
– El asistente para formularios: Este asistente nos pedirá una serie de datos y con ellos creará
los formularios para que podamos comenzar a usarlos inmediatamente. Nos permite crear
formularios con un aspecto muy profesional y sin necesidad de invertir grandes cantidades
de tiempo.
430
– Autoformularios: Este asistente no nos hace ninguna pregunta ni nos pide ningún dato,
creando un formulario rápidamente. Obviamente, las funcionalidades y el nivel de persona-
lización de estos formularios es mínimo, pero son de gran utilidad para formularios tempora-
les, utilizados por ejemplo para cargar datos en una tabla y que no van a volver a utilizarse.
Un formulario es una ventana que muestra un conjunto de controles como etiquetas, cuadros
de texto, casillas de verificación y listas para ver, escribir y editar la información almacenada en
campos de las tablas de una base de datos. La utilidad de dicho mecanismo consiste en facilitar
el acceso a los datos en lugar de abrir la tabla directamente en la vista de hoja de datos, la dife-
rencia es evidente, ya que mientras que la tabla almacena los datos reales, el formulario no es
más que una herramienta para acceder a los mismos.
Para no perder tiempo creando un formulario, la aplicación incluye un asistente que nos evita
crear nuestro formulario desde cero, ya que lo genera automáticamente dependiendo de los
campos que queramos incluir. Una vez elegidos los campos se nos permite seleccionar la pre-
sentación de los mismos en el formulario: columnas, tabular, hoja de datos o justificado. Des-
pués se nos permite modificar el estilo del mismo con diferentes gráficos que presenta el propio
programa. Debemos seleccionar el que más nos guste y se ajuste al estilo que queramos darle a
nuestra base de datos. Hay que tener en cuenta que aunque el asistente crea el formulario, más
tarde podremos modificarlo a nuestro antojo mediante la “vista diseño” del programa, con lo que
nos será más fácil modificarlo que crearlo de la nada.
Por tanto un formulario es la forma más cómoda y sencilla de trabajar con los datos que la vista
hoja de datos de la tabla. Los formularios se usan para:
– Introducir datos.
Módulo D. U18. Formularios
– Calcular totales u otras expresiones.

– Mostrar gráficos, imágenes y otros formularios (subformularios).
– Presentar la información de forma más profesional.
En este curso crearemos formularios utilizando el asistente para formularios de Access.
18.2. Crear formularios utilizando el asistente.
Un asistente realiza gran parte del trabajo de creación del formulario, pero permite que el usua-
rio decida sobre puntos importantes de dicha creación: qué tablas o consultas se van a usar, qué
campos se incluirán, qué diseño tendrá el formulario, etc.
Si se modifican los datos de los registros en el formulario, automáticamente variarán en la tabla

que dependan dichos registros. Con las consultas también se pueden crear formularios. Para
abrir el formulario creado tan solo hay que hacer doble clic en su nombre .
431
Los cuadros de diálogo que nos vamos a encontrar al realizar un formulario con el asistente son:
a) Seleccionar la tabla o consulta que contiene los datos para el formulario en el cuadro “Tablas/
Consultas”. En el cuadro “Campos disponibles” se mostrará los campos que componen la tabla o
consulta. Añadir los campos que se desee a la lista “Campos seleccionados”, haciendo doble clic
sobre el campo o seleccionando el campo y haciendo clic en el botón correspondiente.
b) Elegir qué distribución se desea dar al formulario. La imagen que el asistente muestra a la
izquierda muestra cómo quedarán estructurados los datos.
432 c) Se escribe el título del formulario, y se especifica si se quiere ver el formulario para ver o
introducir información, o modificar el diseño del formulario.
Al finalizar se puede ver el formulario creado, registro a registro (o ficha a ficha).


En BASEdeDATOS1 crear un formulario compuesto por todos los campos de la tabla
Empleados.
cess.
vo > Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta
3. En la ficha Crear hacer clic en el botón “Asistente para formularios”
del grupo “Formularios” para comenzar a diseñar el for-

mulario.
4. Seleccionar la tabla Empleados y añadir todos sus campos.

433
5. Tras hacer clic en Siguiente, se puede elegir entre los distintos tipos de distribución que
se pueden aplicar al formulario. Dejar seleccionado “En columnas”.
6. Pulsar en Siguiente.
434
7. Ahora se puede especificar el nombre que va a tener el formulario. Dejamos como nom-
bre “Empleados” y con la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información”
activada, pulsar en Finalizar. Mostrándose el primer registro del formulario creado.
8. Para desplazarnos por los distintos registros, tan solo hay que hacer clic en y . Con
nos posicionamos en el último registro y con nos posicionamos en el primero.
435
9. Una vez visualizados los distintos registros, cerrar el formulario haciendo clic en el botón
“Cerrar” del formulario.
10. Cerrar la base de datos.
Con las consultas también se pueden crear formularios.
18.3. Borrar formularios.
Si se ha creado un formulario y se desea eliminarlo para volver a crearlo, tan solo hay que se-
leccionarlo de la relación de objetos (en el ejemplo de la figura el formulario se llama “prueba”).
A continuación pulsar la tecla suprimir <Supr>, o hacer clic en Inicio > Registros > Eliminar
. De forma similar se realiza para borrar tablas, consultas e informes. Para eliminar
un objeto (tabla, consulta, formulario o informe), tiene que estar cerrado.

Borrar el formulario “Editorial” de la base de datos “Biblioteca”.
1. Abrir la base de datos Biblioteca ubicada en la carpeta “Access” del curso (Archivo >
Abrir > Equipo > Examinar > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta “Ac-
cess” del curso > Abrir).
2. Seleccionar el formulario Editorial haciendo un clic sobre él.
3. Clic en Inicio > Registros > Eliminar .
4. Clic en Sí. Observar que el formulario “Editorial” se ha borrado.
18.4. Propiedades de los documentos.
Todos los documentos de Office llevan asociado un conjunto de propiedades. Éstas incluyen
desde el nombre y el tamaño del archivo, hasta otras configurables por el usuario. Las propieda-
436 des se almacenan como parte del archivo del documento, esto quiere decir, que las propiedades
acompañarán siempre al documento, sea cual sea su ubicación. Se podrá guardar el archivo en
un CD o mandarlo por correo electrónico y las propiedades siempre irán con él. Para acceder
a estas propiedades hay que hacer clic en el menú Archivo > Información donde aparecerán
los botones
– “Compactar y reparar”,
– “Administrar usuarios y permisos”, y
– “Establecer contraseña para la base de datos”.
Además, podremos ver otras propiedades y opciones de configuración en Archivo > Opciones:
437

Visualizar las propiedades de la base de datos “Biblioteca”.
1. Con la base de datos “Biblioteca” abierta, clic en el menú Archivo > Información y
Archivo < Opciones.
2. Una vez visualizadas las propiedades del documento, clic en Aceptar.
3. Cerrar la base de datos y el programa Access.

Unidad 19. Informes.
19.1. Introducción a los Informes.
Los informes son herramientas para generar información impresa, como resúmenes de ventas,
etiquetas, recibos, etc. Al igual que un formulario o una consulta, el informe se crea una sola
vez y, posteriormente, se usa tantas veces como sea necesario. Pueden modificarse en cualquier
momento.
En un informe se puede:
– Organizar y presentar los datos en grupo.

– Obtener totales y porcentajes parciales y generales.
– Incluir subinformes y gráficos.
– Presentar la información de manera atractiva y profesional.
El formato de los formularios es muy adecuado para trabajar con los datos en la pantalla, pero
no lo es tanto para presentarlos impresos en papel. Con este propósito, Access tiene los infor-
438
mes. Los informes permiten presentar los datos de una tabla o consulta de una forma elegante
impresos sobre papel.
La creación de informes y formularios sigue exactamente los mismos mecanismos y principios.

Para crear informes se tienen las mismas tres posibilidades: vista de diseño, asistente para in-
formes y asistente para autoinformes. En este curso se crearán informes utilizando el “asistente
para informes”.
La principal diferencia entre un formulario y un informe es su destino. Los formularios se usan

para trabajar con los datos y los informes para presentarlos. Por ello los datos de los formularios
son editables y los de los informes no. No pueden modificarse. Así, los informes tienen barra de
navegación, pero no permiten seleccionar registros, eliminarlos, crear nuevos registros, ordenar
los datos ni filtrarlos.
Los informes se utilizan para imprimir información procedente de la base de datos. El informe se
puede diseñar con la ayuda de un asistente (lo que permitirá ahorrar mucho tiempo y trabajo)
o bien desde la vista diseño. Una vez generado éste, se puede acudir a la cuadrícula de diseño,
en la que se puede ver cada uno de los controles que muestran elementos de información. Al
definir un control se especifica no solo el origen de la información en la base de datos, sino
también la posición del control en el informe impreso y su aspecto.
Los informes y formularios son similares en el diseño y funcionamiento, con la salvedad de que
los formularios son diseñados para pantalla y los informes para impresora. Por tanto, práctica-
mente todo lo visto para formularios es aplicable a los informes.
Un informe sirve para generar listados impresos en papel con información procedente de las
Módulo D. U19. Informes
tablas. La tabla o consulta de donde un informe extrae los datos se llama tabla/consulta asociada.
Los informes no guardan información, solo una presentación gráfica de los datos contenidos en
tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los
datos.
19.2. Crear informes utilizando el asistente.
Se puede crear un informe desde cero o hacer que Access cree un informe automáticamente
mediante un asistente para informes. Un asistente para informes acelera el proceso para crear
un informe ya que hace todo el trabajo básico. Cuando se usa un asistente para informes, éste
pide información y crea un informe basado en las respuestas recibidas. Cuando el informe esté
creado con el asistente, se puede cambiar a la vista diseño para personalizarlo.
El asistente de informes es uno de los más útiles, ya que no tendremos que molestarnos en ge-
nerar nuestros propios informes. El asistente presenta varias opciones que nos permitirán crear
los informes en cuestión de segundos. Una vez elegidos los campos y su nivel de agrupamiento,
podremos seleccionar el orden que queramos aplicar a los distintos registros. Además, se nos
permite seleccionar distintos tipos de distribución, así como si queremos presentarlos en hori-
zontal o en vertical.
Después se nos permite modificar el estilo del mismo con diferentes opciones que presenta el
propio programa. Debemos seleccionar el que más nos guste y se ajuste al estilo que queramos
darle a nuestra base de datos. En los informes no se pueden cambiar los datos, así que si cam-
biamos alguno, deberemos crear el informe de nuevo. 439
Los cuadros de diálogo que nos vamos a encontrar al realizar un informe con el asistente son:
a) Lo primero para hacer un informe con el asistente es elegir la tabla o tablas de donde proce-
den los datos: se elige una tabla, se añaden los campos necesarios a “campos seleccionados”, y
se repiten ambos pasos hasta tener todos los datos.
Para abrir el asistente iremos a la ficha Crear > Informes > Asistente para informes.
b) Seleccionar los campos que se van a utilizar para agrupar los registros al imprimirlos. Por
ejemplo, se pueden agrupar todos los registros de una empresa. De esta forma, la empresa
aparecerá una sola vez y, a continuación, se imprimirán todos los productos que lo componen.
440
c) Si es necesario, se pueden ordenar las distintas líneas dentro de un mismo grupo. Por ejemplo,
se podrían ordenar los productos de un pedido por número de factura. Es posible ordenar por
cuatro campos distintos.
En este paso se pueden establecer cálculos de resumen sobre los campos numéricos de la con-
sulta. Haciendo clic en el botón “Opciones de resumen” el asistente mostrará el cuadro opciones
de resumen.
441
En el que se indica qué operación se quiere realizar con los datos, si se quiere detalle y resu-
men o solo resumen, y si se quiere poner también porcentajes.
d) Indicar la distribución de los datos en el informe. Se puede comprobar la apariencia de una

determinada distribución en la figura siguiente. También se puede ajustar el ancho del campo
para que los campos quepan en una página.
e) Escribir el título del informe, e indicar si se quiere ver el informe en vista previa o en vista
diseño para modificarlo.
442 Al finalizar se puede ver el informe creado y preparado para imprimir.

En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por los campos Nombre,
Apellido y Fecha Contratación de la tabla Empleados. Con las siguientes características:
Nivel de agrupamiento por Apellido.

Ordenación por Nombre y orden ascendente.
Distribución En pasos y orientación vertical.
Nombre del informe: ejemplo de informe.
cess.
2. Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta “Access” del curso (Archivo
3. En la ficha Crear hacer clic en el botón“Asistente para informes”

del grupo “Informes”, para comenzar a diseñar el informe.
4. De la tabla Empleados añadir los campos Nombre, Apellido, Ciudad y Código pos-
tal.
443
5. Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Apellido.

6. Clic en Siguiente. Establecer como ordenación por Nombre y dejar el orden “ascenden-
te”, como ya viene por defecto.
7. Clic en Siguiente. Establecer como distribución “En pasos” y orientación vertical.

444
8. Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, ejemplo de informe.

9. Clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado.
445
10. Cerrar la base de datos Empleados.
19.3. Crear etiquetas con el asistente.
El asistente para etiquetas, ayuda a la creación de informes tipo etiquetas; con este formato se
pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir
en la etiqueta y al diseño de la misma. Estas etiquetas son un tipo de informe de Access que
permite imprimir información de una tabla o consulta en forma de etiquetas.
Para comenzar a crear etiquetas hay que seleccionar o abrir la tabla o consulta que se va a
utilizar.
Clic en la ficha “Crear” > Etiquetas del grupo “Informes”.
446
A continuación, hay que elegir el tamaño de las etiquetas; este depende del papel de impresión
de etiquetas que se tenga, dependiendo del modelo habrá una, dos o tres etiquetas por fila. En
la caja de las etiquetas suele venir el nombre del modelo, que está en la primera columna. En
la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, estas dimensiones se pueden
ver en dos tipos de medidas: inglesa o métrica, dependiendo la selección del apartado “Unidad
de medida”. También se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirán las etiquetas es
continuo o si son hojas sueltas.
Tras pulsar en “Siguiente”, se muestra la ventana para seleccionar el formato del texto de las
etiquetas.
447
En la siguiente ventana se seleccionan los campos que aparecerán en la etiqueta. Los campos
aparecerán en la misma línea si no se pulsa la tecla intro después de insertar un campo. Para
agregar espacio entre los campos en el cuadro “Etiqueta prototipo”, presionar la barra
espaciadora del teclado. Para quitar un campo del cuadro, presionar la tecla “retroceso”.
El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se introdujeron los datos
u otro distinto. Tras pulsar en “Siguiente” se permite seleccionar el campo por el que se ordena-
rán las etiquetas para la impresión.
448
En la siguiente ventana se indica el nombre del informe y el siguiente paso, ya sea para ver la
vista previa de las etiquetas, o para modificar el diseño de las etiquetas en Vista diseño en el
caso de querer personalizar el diseño.
Si no se desea imprimir todos los datos del origen de registros, es mejor crear previamente una
consulta como el origen de recursos del informe de etiqueta.
Para obtener una vista previa de las etiquetas, abrir el informe de etiqueta y así obtener una vista
previa del mismo modo que se obtendría una vista previa de otro informe.
449
19.4. Informe con valores de resumen.
Cuando un campo contiene valores numéricos, en el informe se puede calcular el total (suma),
promedio, máximo y mínimo de los valores de los registros.

En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por los campos Nombre,
Apellido, Nombre Departamento y Sueldo de la tabla Empleados. Con las siguientes ca-
racterísticas:
Nivel de agrupamiento por Departamento.
Ordenación por Apellido y orden ascendente.
Opciones de resumen: Suma del campo Sueldo.
Distribución: Bloque y orientación horizontal..
Nombre: del informe: ejemplo informe 2.
1. Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta “Access” del curso (Archivo
2. En la ficha Crear hacer clic en el botón “Asistente para informes”

3. De la tabla Empleados añadir los campos Nombre, Apellido, Nombre Departamento

y Sueldo.
4. Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Departamento.
450
5. Clic en Siguiente. Establecer como ordenación por Apellido y ascendente

6. Clic en Opciones de resumen y establecer el valor Suma.
451
7. Clic en Aceptar > Siguiente. Establecer como distribución “Bloque” y orientación ho-
rizontal.
8. Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, ejemplo informe 2.
452
9. Clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado

10. Cerrar la base de datos “Empleados”.
19.5. Informe de una consulta.
Lo más importante, a la hora de crear un informe, es planificar el origen del mismo. Es decir, de-
cidir si los datos de éste provendrán de una tabla o de una consulta. Normalmente, se suele dar
este último supuesto, ya que es habitual que la información proceda de varias tablas. En el caso 453
de que solo venga de una tabla, se suelen filtrar los datos para que el informe muestre una parte
de los registros. Así que, obviamente, se hace imprescindible el diseño previo de una consulta.
El proceso a seguir es el mismo que en los ejemplos anteriores, solamente hay que seleccionar
la consulta con la que se va a trabajar, en la primera ventana que presenta el asistente.
En la figura anterior se puede apreciar que han seleccionado todos los campos de la consulta
“Empleados de publicidad”.

En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por todos los campos de la
consulta Empleados de publicidad. Con las siguientes características:
Nivel de agrupamiento por Departamento.
Ordenación por Apellido y orden ascendente.
Distribución En pasos y orientación vertical..
Nombre del informe: Actividad 18.
1. Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta “Access” del curso.
2. En la ficha Crear hacer clic en el botón “Asistente para informes”

3. De la consulta Empleados de publicidad añadir todos sus campos.
454
4. Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Nombre Departamen-

to.
5. Clic en Siguiente. Establecer como ordenación por Apellido y dejar el orden “ascen-
dente”, como ya viene por defecto.
6. Clic en Siguiente. Establecer como distribución “En pasos” y orientación vertical.

455
7. Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, Actividad 18.
8. Clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado.

9. Cerrar la base de datos Empleados.
19.6. Vista preliminar.
Al abrir un informe, la barra de herramientas “Vista preliminar” que aparece es la siguiente:
456
– Imprimir: Imprime el informe inmediatamente. También se puede hacer en el

menú Archivo > Imprimir, abriéndose el cuadro de diálogo Imprimir.
En la sección “Tamaño de página” tenemos los botones Tamaño y Márgenes, así como la opción
de imprimir solo los datos.
457
– Una página: Muestra una página del informe completa.
– Dos páginas: Muestra dos páginas completas (en el caso de que el informe tenga
más de una página).
– Más páginas: Muestra una matriz de páginas completas.
– Cerrar vista previa de impresión: Cierra la vista preliminar.
– Ayuda de Microsoft Office Access: Proporciona ayuda para realizar distintas tareas.
458

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MANUAL DE ESTUDIO PARA EDUCACURSOS

Módulo A. PROCESADOR DE TEXTOS. WORD............................................................13

Unidad 0. Introducción. ............................................................................................................15

Unidad 1. Crear documentos. ...................................................................................................29

1.1. Abrir un documento nuevo...........................................................................................29

2. Tipo y tamaño de letra. ...................................................................................................49

Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas. .............................................................................79

2. Cortar, copiar y pegar. .....................................................................................................79

3. Deshacer y rehacer. ..........................................................................................................82

Unidad 4. Mejorar el documento. .............................................................................................89

4.1. Estilos. ............................................................................................................................89

Unidad 5. Inserción. ................................................................................................................128

Unidad 6. Tablas. .....................................................................................................................137

6.1. Insertar tablas...............................................................................................................137

Módulo B. PRESENTACIONES. POWERPOINT. ......................................................... 185

Unidad 8. Creación de presentaciones y powerpoint. ..........................................................186

8. Creación de presentaciones y diapositivas. ..................................................................186

Unidad 9. Efectos de transición y animación.........................................................................222

9.1. Avance de diapositivas: efectos de transición............................................................222

Unidad 10. Operaciones con archivos. ..................................................................................251

10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente.......................................................................251

Unidad 11. Crear una hoja de cálculo. ...................................................................................263

11.1. Entorno de trabajo. ....................................................................................................263

Unidad 12. Formato. ................................................................................................................285

12.1. Formato de texto. ......................................................................................................285

Unidad 13. Datos. ....................................................................................................................306

13.1. Ordenar datos. ...........................................................................................................306

Unidad 14. Funciones..............................................................................................................330

14.1. Funciones. ..................................................................................................................330

Unidad 15. Gráficos e imágenes. ............................................................................................354

15.1. Gráficos. .....................................................................................................................354

Módulo D. BASES DE DATOS - ACCESS ..................................................................... 381

Unidad 16. Tablas. ...................................................................................................................387

16.1. Crear una tabla utilizando el asistente......................................................................387

Unidad 17. Consultas...............................................................................................................414

17.1. Introducción a las consultas......................................................................................414

Unidad 18. Formularios. ..........................................................................................................430

18.1. Introducción a los formularios..................................................................................430

Unidad 19. Informes. ...............................................................................................................438

19.1. Introducción a los Informes. .....................................................................................438

Unidad 1. Crear un documento.

Unidad 2. Formato de documentos.

Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas.

Unidad 4. Mejorar el documento.

aparece en la parte inferior izquierda del escritorio .

Pulsas en Word 2013 y aparecerá la ventana de Word.

3. Entorno de trabajo de Word.

Menú archivo Barra de Barra de título

Área de trabajo o ventana

Barra de estado Vista de documento Zoom

El botón “Administrar versiones” recupera documentos sin guardar.

Al seleccionar “Abrir” desde el menú Archivo se nos mostrarán varias posibilidades de

5.1. ¿Qué es SkyDrive?

5.2. ¿Cómo entrar en SkyDrive?

Actividad guiada 01:

1. Abre tu navegador y escribe la dirección: http://skydrive.live.com/?mkt=es-es o haz

Al pinchar en el nombre o en la foto aparecerá tu dirección de correo, la

– Crear carpetas en SkyDrive.

– Crear archivos en SkyDrive.

No sólo te permite almacenar en él archivos de tu PC. También puedes crear otros

– Editar online documentos de Office.

Verás el archivo. Pincha arriba en Editar en el explorador. Se abre el programa web