UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO

FACULTAD DE CIENCIAS HISTRICO SOCIALES Y EDUCACIN SECCIN DE POSTGRADO

MAESTRA EN CIENCIAS DE LA EDUCACIN CON MENCIN EN ADMINISTRACIN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN.

PLAN DE SISTEMA DE INFORMACIN DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA OCTAVIO CAMPOS OTOLEAS - POMALCA

CURSO DOCENTE MAESTRANTES : PLANEAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN : DR. BERNARDO NIETO CASTELLANOS : CALDERON SANTA CRUZ, Elizabeth GUERRERO GUERRERO, Rosario NAVARRO CALDERON, Karina TELLO SANCHEZ, Violeta

- 2011 -

AUTOMATIZACIN

DEL

CONTROL

DE

ASISTENCIA

DEL

PERSONAL
1

DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA OCTAVIO CAMPOS OTOLEAS DE POMALCA

1. INICIO DEL PLAN DEL SISTEMA DE INFROMACION.

1.1.

DESCRIPCION GENERAL DEL PSI El PSI tiene como objetivo obtener informacin acerca de los sistemas actualmente existentes en la I.E Octavio Campos Otoleas, evaluar las necesidades de nuevas funcionalidades en dichos sistemas y establecer propuestas que permitan su mejora teniendo en cuenta los objetivos estratgicos de la institucin; con la implementacin del PSI en la I.E se podr tener un perfil de las necesidades, organizacin, direccin y control de los recursos humanos e informticos con los que cuentan.

Con el PSI se pretende: Realizar una descripcin de la situacin actual del sistema de control de asistencia del personal de la I.E. Definicin del modelo que constituye la arquitectura de informacin de control de asistencia. Propuesta de un proyecto para mejorar el SI de control de asistencia. Evaluacin de recursos necesarios para realizar el proyecto. Definicin de un plan de seguimiento y control en la adecuacin del proyecto. Mejorar el clima institucional. Mejorar la imagen institucional.

 Mejorar las horas efectivas de clase para el aprovechamiento acadmico de los alumnos. Resolver los problemas de informacin relacionados al ausentismo del personal. Emitir informe de asistencia del personal de la institucin de manera oportuna a la instancia superior. Promover una cultura de puntualidad. Fomentar la identidad institucional en el personal ANALISIS DE LA NECESIDAD DE UN PLAN CONTROL DE ASISTENCIA AUTOMATIZADO. La I.E. Octavio Campos Otoleas fue fundada en el ao 1965. Est ubicada en el Km 5 de la carretera a Pomalca, brinda servicio educativo en el nivel de educacin secundaria a una poblacin comprendida entre 11 y 17 aos. El crecimiento de esta institucin fue notorio hasta la dcada del 80, por tal razn la entonces Cooperativa Agraria Pomalca dona 11 hectreas de terreno para la construccin del nuevo local institucional situado en la direccin antes mencionada. Sin embargo a partir de la dcada de los 90 la poblacin escolar empieza a disminuir trayendo consigo sucesivos procesos de racionalizacin, siendo el primero en el ao 1993 que genera la prdida de 5 aulas de las 33 existentes y la excedencia de ocho docentes. Luego en el ao 2004 se produjo el segundo proceso de racionalizacin que trajo como consecuencia el cierre de 5 secciones de las 28 existentes y la excedencia de ocho docentes. En el ao 2010 con el tercer proceso de racionalizacin la institucin perdi 2 secciones ms quedando solamente 21 secciones que se mantienen hasta el momento atendiendo a una poblacin escolar de 480 estudiantes, distribuidos en dos turnos; en el turno de la maana hay 11 aulas con poblacin escolar mixta y en el turno de la tarde 09 aulas con poblacin escolar masculina. En la I.E laboran 43 trabajadores estables: 01 director DE SISTEMA DE INFORMACION DE

01 subdirector de formacin general 01 Coordinador de TOE. 32 docentes 01 secretario 03 auxiliares 03 personal de apoyo 01 bibliotecaria

AREA ADMINISTRATIVA DE LA I.E Los diferentes trmites administrativos son realizados a travs de la secretara cuyo responsable es el secretario quien se encarga de recepcionar los documentos presentados y los deriva al director para su atencin. Adems elabora actas, oficios, memorndums, certificados de estudios, etc. Siendo una de sus limitaciones la resistencia al uso de las tecnologas, lo cual no le permite cumplir con eficiencia sus funciones a pesar de contar con los recursos tecnolgicos, tambin el proceso de matrcula es efectuado por el secretario quien hace el registro de la informacin en forma manual; ante la exigencia del MED para implementar el sistema de matrcula de manera virtual, la I.E cuenta con el apoyo eventual de un tcnico en informtica que se encarga de realizar esta funcin propia del secretario. El servicio de biblioteca es atendido por la bibliotecaria quien cumple su jornada laboral de 8:00 h a 16:00h, su trabajo es poco visible debido a la no concurrencia de alumnos ocasionada por la no implementacin con material actualizado y la falta de propuestas para renovar el servicio con material actualizado que motive la asistencia de los usuarios. La sala de audiovisuales carece de recursos tecnolgicos y mobiliario es inadecuado lo que ocasiona que los docentes lo frecuenten poco. La sala de cmputo cuenta con 07 computadoras las cuales no son suficientes para que

docentes y alumnos las usen en la mejora del proceso enseanza aprendizaje. La administracin del personal docente y administrativo se realiza a travs del control de asistencia y permanencia as como el cumplimiento de sus funciones, esto bajo la

supervisin de los directivos, el Subdirector tiene en su despacho el registro de control de asistencia del personal docente y en la secretara de la I.E., est el registro del control de la asistencia del personal administrativo y de servicio. El personal docente debe cumplir su jornada laboral segn los turnos que atiende en la maana de 7:30 am entrada y 12:30h salida y en la tarde 13:00 h entrada y 18:10h salida, debiendo registrar su asistencia firmando en el libro o registro de control, no existiendo tolerancia considerndose tardanza sujetos a descuentos. Este modo de control de asistencia de personal de la institucin ha mostrado las siguientes debilidades: Tardanza en la entrega de informes de asistencia. Inasistencia excesiva del personal. Tardanzas permanentes del personal administrativo. Genera conflictos internos. Tardanzas permanentes del personal de servicio. Tardanzas permanentes de personal docente. Salidas del personal anticipadamente Elevado nivel de subjetividad de las partes involucradas. Atraso en la presentacin de justificacin de inasistencias. el incumplimiento de estos horarios los que estn

PROBLEMTICA: La existencia de un sistema de control de asistencia manual en la actualidad presenta las siguientes situaciones: Mediante el actual sistema de control de asistencia por planillas impresas, no se puede saber con exactitud la hora de ingreso a clases por parte de los docentes. En muchos casos puede suceder que los docentes lleguen tarde a clases o simplemente

se olviden de firmar al inicio de clases, sin embargo estos fuera del horario de inicio o al finalizar la clase igual pueden firmar la planilla de asistencia. Mediante el actual sistema de control de asistencia manual no es posible saber si el personal ha cumplido con su horario de trabajo pues si no asistieron a sus labores el cuaderno de planillas est disponible todo el da, que igual pueden ser firmados por los trabajadores como si hubieran asistido en el horario establecido. Otro problema que se presenta mediante el sistema manual, es que en varias ocasiones las planillas de asistencia no estaban impresas oportunamente, cuando algunos trabajadores asisten en sus horarios y se aprestan a firmar la asistencia simplemente no existe planilla de asistencia. Adems de los problemas sealados podemos identificar otros tales como: No hay control preciso en cuanto a sus incidencias de asistencia y puntualidad. Se desconoce el nmero de faltas justificadas e injustificadas, licencias con o sin goce de haberes, permisos, etc. La hora anotada no garantiza que sea la hora real de su llegada. El tiempo anotado no garantiza que se el tiempo real de su ausencia. No se tiene control de la hora de salida. Errores en el clculo de minutos de retardo y de salidas antes de tiempo. Errores en el traslado de la informacin del libro al parte de inasistencias. Se carece de informacin estadstica en relacin a tardanzas, inasistencias, faltas, licencias, permisos, das libres, onomsticos. Partes de inasistencia que deben ser elevados a la superioridad. Existen constantes reclamaciones con los descuentos mal calculados o injustificados. No se cuenta con informacin oportuna para la toma de decisiones. Descontento y falta de confianza entre el personal y directivos.

Los anteriores problemas planteados conllevan a otros problemas muchos ms preocupantes como: Ausentismo de alumnado, bajo aprovechamiento acadmico de los alumnos en el aula, deterioro de la imagen institucional y resquebrajamiento del clima institucional. PROBLEMA: Dentro de la I.E. Octavio Campos Otoleas hay deficiencias en sistema de control de asistencia manual del personal existiendo preocupacin por el exceso de inasistencias y tardanzas del personal, repercutiendo en la calidad del servicio educativo y la imagen institucional, reflejndose en la perdida de poblacin escolar y resquebrajamiento de relaciones humanas. Como alternativa de solucin al problema descrito se propone la implementacin de un sistema automatizado para el control de asistencia del personal. Con este sistema se podr controlar de mejor manera la asistencia puntual de docentes, administrativos y personal de servicio. Se instalaran equipos de cmputo con sus accesorios para el control de asistencia como: Lector de huellas digital y otros que sean necesarios para el marcado de entrada y salida del personal, con esta implementacin los horarios de entrada y salida quedaran registrados en lnea quedando guardado la hora exacta de entrada y salida.

1.2.

IDENTIFICACION DEL ALCANCE DEL PSI El presente documento tiene como finalidad la proposicin de materializar la automatizacin del control de asistencia del personal de la I.E. O.C.O, a partir de un diagnstico realizado en base a la realidad de la actual gestin, la cual muestra un deficiente manejo del control de asistencia de su personal al realizarse este proceso de forma manual.

1.2.1.

AMBITO Y OBJETIVOS DEL PSI.

AMBITO: La I.E al ser una entidad pblica que tiene que informar sobre la asistencia de su personal a la superioridad correspondiente involucra los siguientes mbitos:

OBJETIVO GENERAL: Automatizar el sistema de control de asistencia del personal de la I.E. Octavio Campos Otoleas, para la correcta toma de decisiones. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Determinar las dificultades existentes del sistema de control de asistencia aplicado actualmente en la I.E. Establecer los mecanismos que ayuden a la solucin administrativa del control de asistencia. Proponer un sistema de informacin de control de asistencia del personal de la I.E. para el aprovechamiento efectivo del tiempo en la jornada laboral.

1.2.2. OBJETIVOS ESTRATEGICOS RELACIONADOS CON EL PSI. Brindar una herramienta que permita a la Direccin contar con informacin real de la asistencia del personal que labora en la institucin educativa. Generar una base de datos que permitan obtener informacin consolidada y agrupada de la asistencia del personal. Acelerar el proceso de generacin de informacin con respecto al control de asistencia.

FACTORES CRITICOS DE XITO. Clara especificacin de las necesidades actuales Cumplimiento de horas efectivas de trabajo.

El rea Administrativa de la Institucin Educativa. La Direccin de la Institucin Educativa.

 Modernidad y eficiencia. Reduccin del tiempo en el procesamiento de la informacin. Promocin de la cultura de la puntualidad. Fortalecimiento de la imagen institucional Mejora del clima institucional Seguimiento y monitoreo del desempeo docente.

1.2.3. DETERMINACIN DE RESPONSABLES. Director Subdirector Jefe de proyecto. Equipo de trabajo: Representante de docentes, Representante de personal administrativo, Representante de personal de servicio. Consultores Analista de sistemas

2. DEFINICION Y ORGANIZACIN DEL PSI.

2.1.

ESPECIFICACION DEL AMBITO Y ALCANCE. La I. E. O.C.O cuenta con un sistema de informacin para el control manual de asistencia del personal hace 46 aos, lapso del tiempo en el cual se ha detectado una serie de inconvenientes en cuanto al uso y manipulacin de la informacin que se lleva en dicho sistema.

En las reas de secretaria y subdireccin se realiza el registro de asistencia del personal en un libro de control de asistencia de manera manual, informacin que sirve de soporte en la elaboracin del informe mensual que realiza el director a la entidad que corresponda. Con el PSI automatizado de control de asistencia, se pretende organizar y administrar de manera eficaz el personal con que cuenta la I.E.

CATALAGO DE OBJETIVOS: OBJETIVO GENERAL: Automatizar el sistema de control de asistencia del personal de la I.E. Octavio Campos Otoleas, para la correcta toma de decisiones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Determinar las dificultades existentes del sistema de control de asistencia aplicado actualmente en la I.E. Establecer los mecanismos que ayuden a la solucin administrativa del control de asistencia. Proponer un sistema de informacin para mejorar el control de asistencia del personal de la I.E. para el aprovechamiento efectivo del tiempo en la jornada laboral.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS RELACIONADOS CON EL PSI. Brindar una herramienta que permita a la Direccin contar con informacin real de la asistencia del personal que labora en la institucin educativa. Generar una base de datos que permitan obtener informacin consolidada y agrupada de la asistencia del personal.

 Acelerar el proceso de generacin de informacin con respecto al control de asistencia.

2.2.

ORGANIZACIN DEL PSI

ORGANIGRAMA DE LA I.E. OCTAVIO CAMPOS OTOLEAS

DIRECCION

SUBDIRECCI ON

PERSONA L DOCENTE

PERSONAL ADMINISTRAT IVO

PERSONA L DE SERVICIO

CATALAGO DE USUARIOS:

DIRECTOR: Mxima autoridad acadmica y administrativa de la I.E. se encarga de la planificacin y ejecucin de las actividades institucionales con la finalidad de alcanzar metas y objetivos. SUBDIRECTOR: Es el responsable de dirigir las actividades acadmicas de la I.E en el rea de su competencia. PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO: Debe cumplir con las disposiciones reglamentarias y de autoridad que se estipula en el reglamento interno de la I.E. SECRETARIO: Persona responsable del control y manejo de documentos relacionados con la asistencia del personal. EQUIPO DE TRABAJO: El equipo de trabajo est constituido por las personas involucradas en el PSI.

2.3.

DEFINICION DEL PLAN DE TRABAJO

TAREAS FECHAS TECNICAS Y PRACTICAS Entrevista con el director. Dialogo con los usuarios Consulta especialista a RESPONSABLES Director de la I.E. Coordinador del proyecto. Equipo de trabajo Analista sistemas. de

Reunin inicial: Definicin de objetivos.

11-07-2011 12-07-2011

Deteccin de necesidades de los usuarios. 13-07-2011 20-07-2011 de alternativa de 21-07-2011 26-07-2011 el software ms 01-08-2011 05-08-2011 08-08-2011 10-08-2011 12-08-2011 17-08-2011

Definicin solucin.

Consultas a especialistas para implementar conveniente para el control de asistencia del personal de la I.E.

Evaluacin funcionamiento.

de

los

requerimientos del S.I para su

Presentacin del PSI. con el personal

- Reunin
PSI.

directivo para la aprobacin del

2.4.

COMUNICACIN DEL PLAN DE TRABAJO.

Chiclayo, 01 de julio del 2011

Profesor Cesar Antonio Paredes Rodas. DIRECTOR ENCARGADO DE LA I.E OCTAVIO CAMPOS OTOLEAS POMALCA

Presente.

Una vez analizados cada uno de los sistemas con que cuenta la institucin educativa que usted tan dignamente dirige, es grato, comunicarle que el Plan de Trabajo del PSI de la institucin Octavio Campos Otoleas se encuentra concluido. Presentamos el Plan de Trabajo con la finalidad de que se lo evalu y sea aceptado de acuerdo a las normas y reglamentacin que tiene la institucin, para luego poder continuar con el desarrollo de Plan de Sistema de Informacin de Control de Asistencia. En espera de su respuesta satisfactoria, desde ya anticipamos nuestros sinceros agradecimientos.

Revisin y correccin del PSI.

Atentamente.

Prof. Rosario Guerrero Guerrero. Jefe de Proyecto

3. ESTUDIO DE INFORMACION RELEVANTE. 3.1. SELECCIN Y ANALISIS DE ANTECEDENTES: Para la elaboracin del PSI, primero se realiz una observacin de campo, luego fue necesaria una entrevista con el subdirector y personal que labora en el rea de secretara donde se encuentra funcionando el sistema de control de asistencia del personal que trabaja en la institucin. Una vez que seleccionamos el campo de accin del PSI pudimos obtener informacin como: Procesamiento de datos correspondientes al personal que labora en la I.E, el manejo del sistema de control de asistencia del personal, la forma como se realiza los informes de asistencia de personal. En lo referente al manejo de la informacin del sistema, se evidencia que es manipulada al hacer los informes respectivos por los encargados del control de la misma, la que difiere a lo que indica el libro de control de asistencia. Se pudo observar que son dos las personas encargadas de hacer el control de asistencia: el secretario, que se encarga del control de asistencia del Personal directivo, jerrquico, administrativo y de servicio y el subdirector se encarga del control de asistencia del personal docente y auxiliares de educacin. Tambin observamos tecnolgicos que la institucin educativa cuenta con equipos

que estn a disposicin de alumnos, docentes y personal

administrativo y jerrquico. En el AIP se encuentran 7 computadoras al servicio de los alumnos y docentes, y una computadora en secretaria la que no es utilizada por el secretario.

3.2.

VALORACION DE ANTECEDENTES CATALAGO DE REQUISITOS. La institucin educativa posee equipos tecnolgicos que servirn como parte del PSI que se desea implementar, pero es necesario tener algunas consideraciones para que este se desarrolle: o Reestructuracin de procesos.

o Base de datos actualizado de cada personal. o Verificacin del estado actual de los equipos de cmputo.
o o Seguridad en el manejo de datos. Actualizacin de datos del personal.

o Respaldar la informacin de informes.

CATALAGO DE NORMAS DEL PSI.

La reestructuracin de procesos, deber ser respetada, de tal forma que no existan inconvenientes en el momento de manipular la informacin. Los equipos de cmputo debern tener mantenimiento constante, as como la supervisin para la actualizacin y estar acorde a la tecnologa y facilidad para quienes manejen los equipos.

Establecer criterios de seguridad: Para que los datos estn seguros y no haya
mal manejo de los mismos, se debern asignar claves de acceso a los diferentes programas que maneje la institucin, sobre todo si se trata de un sistema de informacin de control de asistencia.

Dar mantenimiento al equipo tecnolgico que forma el sistema, de tal forma que sus datos fluyan sin ningn contratiempo.

Respaldar la informacin de la empresa, a travs de discos duros externos.

4. IDENTIFICACION DE REQUISITOS 4.1. ESTUDIO DE LOS PROCESOS DEL PSI

El rgimen de control de asistencias del personal que se aplica en la I.E se realiza en dos turnos establecindose en cada uno horarios de entrada y salida para el personal segn su funcin, el problema radica en que esto se realiza de manera manual.

El libro de control de asistencia debera ser reemplazado por un sistema automatizado que no permita la manipulacin de la informacin.

Al trmino de cada mes el responsable procesa la informacin registrada en el libro de control de asistencia demandando de tiempo y alteracin de datos, aspectos que se evitaran con el sistema automatizado, pues este permitira obtener informacin real y remitirla a la entidad correspondiente en el tiempo preciso.

La informacin sobre la asistencia del personal es registrada de manera manual y esta es procesada por el director y/o subdirector cada fin de mes, como se puede analizar el sistema aplicado no le permite al personal tener conocimiento de su registro real de asistencias a la institucin, por tal razn es necesario un sistema automatizado que permita tener una informacin oportuna y real de asistencias.

4.2.

ANALISIS DE LAS NECESIDADES DE LA INFORMACION. La informacin de la asistencia del personal est en el libro de asistencia y esta informacin es manipulada por el subdirector y secretario de la I.E lo que ocasiona inconformidad en los trabajadores. La I.E. Octavio Campos Otoleas cuenta con 43 trabajadores de los cuales 8 firman en secretaria (personal directivo, jerrquico, administrativo y de servicio) y 35 lo hacen en la subdireccin (docentes y auxiliares), lo que facilita que la informacin del control de asistencia sea manipulada debido a que el libro de control de asistencia est a disposicin de cualquier persona. MODELO DE INFORMACION

ENTIDAD-RELACION

DIRECTOR

SUBDIRECTO R

SECRETARI O

PERSONAL DOCENTE

P. ADMINISTRATIV O

P. SERVICIO

ENTIDADES ATRIBUTOS DE CADA ENTIDAD DIRECTOR: DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado civil: Ttulo Acadmico: Jornada laboral: Correo electrnico. Condicin: DOCENTES: DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado civil: Ttulo Acadmico: Jornada laboral: Turno: Correo electrnico: Especialidad: Condicin: PERSONAL DE SERVICIO DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado civil: Ttulo Acadmico: Jornada laboral: Correo electrnico: SUBDIRECTOR: DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado civil: Ttulo Acadmico: Jornada laboral: Correo electrnico: Condicin: PERSONAL ADMINISTRATIVO DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado civil: Ttulo Acadmico: Jornada laboral: Correo electrnico: Condicin: EQUIPO DE CMPUTO. Marca: Estado: Monitor: Caractersticas: Teclado: Mouse: Tipo (escritorio o laptop) Servicio (administrativo)

OPERACIONES PARA CADA ENTIDAD DIRECTOR SUBDIRECTOR Organizar ( ) Administrar ( ) Coordinar ( ) Coordinar ( ) Solicitar ( ) Registrar ( ) Verificar ( ) Operar ( ) Supervisar ( ) Controlar ( ) Controlar ( ) Organizar ( ) Evaluar ( ) SISTEMA DE DOCENTES INFORMACION Organizar ( ) Registrar ( ) Coordinar ( ) Informar ( ) Verificar ( ) Generar ( ) Supervisar ( ) Facilitar ( ) Controlar ( ) Controlar ( ) Evaluar ( )

SECRETARIO Registrar ( ) Operar ( ) Controlar ( ) Enviar ( )

EQUIPO DE CMPUTO Procesar ( ) Almacenar ( ) Generar ( ) Facilitar ( ) Enviar ( ) Garantizar ( )

MODELO ENTIDAD /RELACION EXTENDIDO Las relaciones que utilizaremos para el desarrollo de nuestro Plan de Sistema de informacin son a travs de las asociaciones (multiplicidad), lo que nos permitir una mayor comprensin de la funcin que realiza el personal dentro de la institucin, los cuales sern evaluados a travs del PSI.

SUBDIRECTO

DIRECTOR

El director solicita reporte de asistencia a subdirector

SUBDIRECTO R

SECRETARIO

Condicin: SISTEMA DE INFORMACION Nombre: rea

Subdirector solicita reporte de asistencia de personal a cargo de secretario SUBDIRECTOR DOCENTES

Subdirector controla asistencia de docentes y auxiliares DOCENTES SECRETARIO

Docentes presentan en secretaria documentos como solicitudes de permiso, justificacin de inasistencias, papeletas de salida, etc.

DIAGRAMA DE CLASE
DIRECTOR: DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado Civil: Direccin: Jornada Laboral: Correo electrnico:

SUBDIRECTOR
DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado Civil: Direccin: Jornada Laboral: Correo electrnico

P. DOCENTE DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado civil: Titulo Acadmico: Jornada laboral: Turno: Correo electrnico: Especialidad: Condicin:

P. ADMINISTRATIVO DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado civil: Titulo Acadmico: Jornada laboral: Turno: Correo electrnico: Especialidad: Condicin:

P. SERVICIO DNI: Nombre: Apellidos: Telfono: Estado civil: Titulo Acadmico: Jornada laboral: Turno: Correo electrnico: Especialidad: Condicin:

4.3.

CATALOGACION DE REQUISITOS. REQUISITOS DE LOS PROCESOS AFECTADOS POR EL PSI. Dentro del estudio de los procesos del PSI y el respectivo anlisis de las necesidades de la informacin se ha podido establecer los requisitos necesarios de los procesos afectados por el sistema de control de asistencia.

En lo que respecta al sistema de control de asistencia que se ejecuta en la I.E

Octavio Campos Otoleas existe la necesidad de automatizarlo, para que as cada trabajador registre su asistencia de acuerdo a la normatividad establecida.

El sistema de informacin que se maneja en la institucin no es eficiente, pues

genera desconfianza porque la informacin puede ser alterada, debiendo considerar la automatizacin del sistema de control de asistencia a travs de un lector de huellas pues sera beneficioso ya que brindara datos reales de la asistencia del personal de manera oportuna y evitara los conflictos entre trabajadores. Ubicar un equipo con el sistema de control asistencia a disposicin del personal, de tal forma que tengan acceso a consultas posteriores de su asistencia. 5. ESTUDIO DE LOS S.I ACTUALES. 5.1. ALCANCE Y OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE LOS S.I. ACTUALES.

a) CATALAGO DE OBJETIVOS DEL PSI: OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE LOS

SISTEMAS DE INFORMACION ACTUALES:

Realizado el anlisis de los procesos afectados por el PSI en la I.E. O.C.O, se establece los objetivos de estudio en las diferentes reas de la institucin: DIRECTOR: Coordina con el CONEI y la comisin de administracin de recursos econmicos la adquisicin de recursos tecnolgicos necesarios para la mejora del servicio. Organizar jornadas de sensibilizacin y capacitacin al personal de la I.E. Verificar las necesidades existentes de recursos tecnolgicos de la I.E. Gestionar la adquisicin de equipos/recursos tecnolgicos. Supervisar y evaluar el desempeo del personal de la institucin. Elaborar y elevar el parte de inasistencias y tardanzas al organismo superior (UGEL Chiclayo) Justificar las inasistencias de acuerdo a ley.

SUBDIRECTOR: Controlar la inasistencia, permanencia y puntualidad del docente. Recibir los registros de evaluacin de los educandos. Elabora el informe mensual del control de asistencia del personal docente. Organiza el distributivo de la carga horaria de los docentes. Coordina las jornadas de capacitacin. SECRETARIA: Elaborar documentacin propia de la I.E. Recepcionar solicitudes de justificacin de inasistencias, licencias, permisos del personal. Guardar documentacin de actas, registros, etc. PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO. Cumplir con su labor asignada Registrar diariamente su asistencia

b).

IDENTIFICACION

DE

SISTEMAS

DE

INFORMACION

ACTUALES

AFECTADAS POR EL PSI DIRECTOR: Por ser la autoridad mxima de la I.E es la encargada de la planificacin y ejecucin de las actividades de la institucin constituye un componente primordial en la toma de decisiones, manejo de informacin, adquisicin de Hardware, recursos tecnolgicos, implantacin de software, personal docente y administrativo para cumplir metas y objetivos propuestos. SUBDIRECTOR. Constituye parte del sistema de informacin actual, el cual es afectado por el PSI, debido a que es la persona encargada del control de asistencia del personal docente y cumplimiento de la jornada laboral. SECRETARIA. Dentro del desarrollo del PSI, el secretario tambin juega un papel muy importante en el proceso, siendo el responsable de recepcionar y derivar la documentacin referida a la asistencia del personal. PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO: Son afectados porque son quienes registran diariamente su asistencia y estn sujetos a las sanciones correspondientes. 5.2. ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION ACTUALES: De acuerdo al diagnstico realizado en la elaboracin del PSI, es factible la ejecucin, debido a la existencia de recursos econmicos para financiar la automatizacin del control de asistencia y disposicin de las autoridades para llevar a cabo este proceso. El PSI permite la organizacin, direccin y control del recurso que labora en la I.E, proporcionando la informacin necesaria para la correcta toma de decisiones. Esto conlleva a determinar las falencias existentes en el proceso de control de asistencia. El sistema de control de asistencia que es utilizado en la I.E a travs de la ejecucin del PSI permite registrar de manera efectiva la asistencia del personal

Otro de os beneficios de este plan es el mantener constantemente actualizado la base de datos, que permitir tener informacin disponible para los fines necesarios. El responsable de la institucin para llevar a cabo este plan debe tener en cuenta algunos aspectos necesarios:

Designar el personal responsable del mantenimiento y operatividad del sistema.

Motivar y estimular constantemente al personal para el cumplimiento de

sus funciones. Brindar el apoyo necesario para participar en cursos de actualizacin.

DIAGRAMA DE REPRESENTACION DEL RES SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE LA I.E OCTAVIO CAMPOS OTOLEAS INGRESAN A
LA I.E
P.DIRECTIVO P.JERARQUICO. P.ADMINISTRATIVO

TRABAJADO

DOCENTES AUXILIARE S

P SERVICIO

FIRMAN ASISTENCI A EN SECRETARI A

FIRMAN ASISTENCIA EN SUBDIRECCION

SUBDIRECC ION PROCESO MANUAL DE INFORMACION ELEVA INFORME A DIRECTOR DIRECTOR INFORMA A UGEL

de la I.E, estableciendo procedimientos de seguridad e integridad de los datos que son procesados a travs del sistema.

PARTICIPANTES: CONSULTORES Director Subdirector Trabajadores.

CONSULTORES INFORMATICOS Analista de sistemas

USUARIOS EXPERTOS Analista de sistemas Equipo de Trabajo

EQUIPO DE PROYECTO: Equipo de trabajo

ORGANIZACION

COORDINACION

PLANIFICACION

CONTROL

OPERATIVIDAD

IMPLEMENTACION

INVOLUCRADOS

1
DIRECTOR

SUBDIRECTOR

SECRETARIA

PERSONAL DOCENTE,ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO

TABLA DE VALORACION

1 2 3 4

DEFICIENTE BUENO MUY BUENO EXCELENTE

1
REPORTES EFICACIA

5.3.

VALORACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION ACTUALES.

6. DISEO DEL MODELO DEL S.I.

6.1.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL

El Plan de Sistema de informacin propuesto para la I.E. Octavio Campos Otoleas ha sido desarrollado a travs de observaciones, investigacin, entrevistas, esta Institucin. Con el estudio realizado se pudo detectar ciertos procesos que conllevan al sistema organizacional de la I.E. Nuestro Plan de Sistema de informacin lo hemos centrado en lo referente al sistema de control asistencia, para tal efecto a continuacin se ubica una matriz, en la cual se indican los involucrados: tcnicas utilizadas para poder analizar cada uno de los procesos que involucran a los trabajadores que tiene

ACTIVIDADES
ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN SEGURIDAD DE INFORMACIN CONTROL DE INFORMACIN SEGURIDAD EN EL SISTEMA OPERATIVIDAD CONFIABILIDAD DEL SISTEMA DE INFORMACIN CAPACITACIN ENTREGA DE REPORTES

DIRECTOR
Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar

SUBDIRECTOR
Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar

SECRETARIO
Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar

6.2.

DEFINICIN DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACION. Con la finalidad de ejecutar el plan de sistema de informacin, es necesario definir el modelo de sistema de informacin, para el cual se han identificado claramente los aspectos que merecen tratamiento:

En lo que respecta al sistema de control de asistencia que se ejecuta en la I.E Octavio Campos Otoleas manera efectiva. se hace de manera manual existiendo la necesidad urgente de automatizarlo para que as cada trabajador controle su asistencia de

Capacitacin al personal sobre el manejo del sistema para que tengan conocimiento de su manipulacin.

Implementacin de una base de datos dentro del sistema que ser de gran utilidad porque permitir contar con la informacin actualizada y disponible para cuando se requiera.

Extraer reportes quincenales del lector de huellas para exista un mayor control de horarios.

El sistema de control de asistencia automatizado ser diseado considerando las normas laborales vigentes y aplicadas en la institucin.

El sistema deber incluir informacin sobre: Tipos de horas. Das festivos. Empleados registrados. Horario de trabajo de cada empleado. Catlogo de comunicados. Reporte de tardanzas. Reporte de faltas injustificadas. Catlogo de turnos y niveles. Reporte detallado de marcaciones. Das libres. Onomstico de cada trabajador. Licencias. Permisos.

Incorporar y eliminar datos segn la situacin laboral del personal. Ordenamiento de la informacin por cargos y categoras.

PRESENTACIN DE DOCUMENTOS

SECRETARIA

USUARIOS
ENTRADA DIRECTIVOS DOCENTES ADMINISTRATIVOS PERSONAL DE SERVICIO SALIDA

LECTOR DE HUELLAS BASE

DE DATOS

ADMINISTRADO R

REPORTES

MODELO DE SISTEMA DE INFORMACION

DIRECTOR

INFORME

UGEL

7. DEFINICION DE LA ARQUITECTURA TECNOLOGICA

7.1.

IDENTIFICACION TECNOLOGICA.

DE

LAS

NECESIDADES

DE

INFRAESTRUCTURA

La I.E. Octavio Campos Otoleas cuenta con 8 computadoras de las cuales 7 estn destinadas al uso del proceso enseanza aprendizaje y 1 est ubicada en secretaria destinada al trabajo administrativo. De las computadoras existentes una ser destinada para ser utilizada como parte del sistema automatizado de control de asistencia del personal, la antes de ser utilizada ser examinada por un tcnico y repotenciada segn lo requiera el software que se utilizara para el lector de huellas digitales. La mquina seleccionada presenta las siguientes caractersticas: Es una maquina Pentium 4 tiene disco duro de 80GB, memoria RAM de 512 ,CPU de 3Ghz

unidad de cdRw y DVD, tarjeta de red y 4 puertos USB, Cuenta con sistema operativo Xp. La ubicacin del sistema ser en la subdireccin de la institucin debindose realizar en esta rea el cableado necesario para la instalacin del sistema teniendo en cuenta el espacio para el desplazamiento de los usuarios. 7.2. SELECCIN DE LA ARQUITECTURA TECNOLOGICA. Como se ha manifestado anteriormente existe la necesidad de seleccionar una arquitectura tecnolgica con la finalidad de brindar un mejor servicio y calidad educativa en la comunidad octaviana. Al implementar la utilizacin de estos equipos tecnolgicos se consideran algunas ventajas como:

Reduce costos administrativos. Ahora puede disponer solo de una

persona para obtener informacin como: Horas trabajadas, faltas, tardanzas, etc. En una fraccin de su tiempo.

Precisin de informacin. Elimine errores derivados de los clculos

manuales que generan los sistemas tradicionales como los relojes mecnicos con tarjetas de cartn o apuntes en cuadernos.

Reduccin de Tardanzas. Permita el desarrollo de una cultura por la

puntualidad en su institucin.

Ahorra en el tiempo de procesamiento de las horas trabajadas. El

software de Control de asistencia le calcula en segundos los tiempos de trabajo requeridos.

Informacin en Tiempo Real. Detecte inmediatamente en su computadora

el estado de un trabajador.

Adaptabilidad. Configure opciones segn la poltica de la institucin.

Seguridad. En el manejo de la base de datos.

Evitar sanciones, pues permite la presentacin oportuna del reporte

mensual de asistencia a la entidad correspondiente.

Garanta de Calidad.

 Actualizaciones Permanentes de acuerdo a Ley. Contar con un Plan de

Actualizaciones permanentes acorde con la cambiante Legislacin Laboral peruana. La desventaja que se tendra es la de familiarizar a todos los involucrados con el manejo y la responsabilidad del personal en el registro de su asistencia. A continuacin se muestra una representacin estadstica de las ventajas que presentan el implantar el sistema tecnolgico.

ANALISIS COSTE/BENEFICIO. COSTE Compra de equipo para facilitar el control de asistencia. Actualizacin de equipos para servicio. Estructurar cableado BENEFICIO Desenvolvimiento en las tareas y manejo de la informacin. Seguridad en el flujo de datos y acceso a los mismos. Mejorar la calidad de servicio educativo.

IMPACTO EN LA ORGANIZACIN: El plan de sistema de informacin propuesto pretende mejorar la organizacin y control del recurso humano que tiene la institucin Octavio Campos Otoleas, procurando de esta manera satisfacer las necesidades en lo referente al cumplimiento de las horas laborales por los trabajadores.

8. DEFINICION DEL PLAN DE ACCION

8.1.

DEFINICION DE PROYECTOS A REALIZAR. El Plan de Sistema de Informacin propuesto en la I.E. Octavio Campos Otoleas, se lo ha considerado de acuerdo a un anlisis minucioso en lo referente a recurso humano, datos y comunicacin, profundizando en aspectos relevantes dentro del proceso administrativo de la institucin.

Al momento de ejecutar este plan permitir organizar adecuadamente el control de asistencia del personal donde se percibe dificultades, donde se presentan propuestas aplicables en la solucin del problema, y ello sirva de base para la correcta toma de decisiones.

Con la aplicacin del plan, se diagnostica claramente el proceso de control de asistencia de la Institucin, el mismo que es evaluado para crear las normas aplicables en la utilizacin del sistema a implantar.

PRIORIDAD DE PROYECTOS. Al realizar el anlisis del PSI, de la I.E. Octavio Campos Otoleas hemos considerado necesario dar prioridad a ciertos aspectos necesarios para el cumplimiento de este proyecto. As tenemos: Modificar el sistema de informacin de control asistencia del personal, en lo que concierne a seguridad de informacin de la misma. Implementar una base de datos del personal actual. Disear el sistema de informacin de control de asistencia

automatizado de acuerdo a las normas laborales que rigen el sector educativo.

Como se puede observar en el primer aspecto, es importante considerarlo como prioridad, debido que la tecnologa proporciona rapidez y seguridad en el manejo de informacin y es necesario incluirlas en el proceso administrativo.

La modificacin del sistema en lo que respecta a seguridad de documentacin en el sistema, es necesario; esto ayudar a la legitimidad de los informes que son entregados por los directivos a las UGEL.

El uso de las normas laborales tambin es considerado prioridad ya que por ser una institucin del Estado debe someterse a las leyes estatales y as evitar problemas administrativos.

CALENDARIO DE PROYECTOS Y ACCIONES.

ACTIVIDAD

JULIO

AGOSTO

SETIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE RECURSOS

SEMANAS

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

Modificacin de actual. Planificacin

del

sistema de control asistencia del del de de del

Director econmicos

PSI Desarrollo sistema informacin. Estudio viabilidad sistema. Anlisis del S.I Diseo del S.I Construccin S.I. Implantacin

del y

aceptacin del S.I Mantenimiento del S.I.

8.2.

ELABORACION DEL PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PSI

1

Es indispensable que la I.E utilice recursos econmicos necesarios para implementar este proyecto, ya que su misin es la formacin de personas, as como la eficiencia de sus servicios, gestin transparente, capacidad de innovacin para asumir nuevos roles, disponer de una estructura orgnica funcional moderna por el mejoramiento continuo, calidad y compromiso personal y la efectiva direccin. Este PSI, requerir la colaboracin de las autoridades representantes de la Institucin, quienes sern los encargados de delegar responsabilidades para llevar a cabo la implementacin de este proyecto en el tiempo estipulado, por lo que se deber realizar reuniones de trabajo con todos relacionados con el plan.
A efectos de cumplir el Plan de Sistemas presentado en el documento (Tarea PSI 8.1: Definicin de Proyectos a Realizar), se informar los avances de cada una de las tareas, asimismo se actualizar las fechas, en la medida que se completen las tareas se puede elaborar reportes. Por cada una de las etapas, se van emitiendo los documentos que recomienda la metodologa Mtrica III, a travs de los cuales se puede controlar la evolucin del plan presentado. El presente documento es parte de la documentacin mencionada. Ser responsabilidad del Consultor y del Jefe de proyecto, mantener actualizada la documentacin generada por cada una de las etapas.

9. REVISION Y APROBACION DEL PSI. 9.1. CONVOCATORIA DE LA PRESENTACION. Con la finalidad de colaborar con el progreso de la institucin Octavio Campos Otoleas hemos desarrollado un Plan Estratgico de Sistema de Informacin Automatizacin del control de asistencia del personal docente, administrativo y de servicio para la institucin educativa Octavio Campos Otoleas de Pomalca en el cual hemos detectado ciertas falencias, donde se establecen normas para el mejoramiento de las mismas. Al realizar el estudio en la Institucin, se consider de vital importancia la estructura orgnica de la misma, catalogando de esta manera las funciones del recurso humano con que cuenta, y as poder establecerlo dentro del PSI. Una vez establecidas las funciones respectivas del personal, nos permiti resaltar las entidades

y relacionarlas de acuerdo a nuestro proyecto para as poder encaminarlo a su ejecucin, a travs de los diagramas de clase.

El PSI, pretende promover la organizacin y control del personal, en donde se establece costos, beneficios en la ejecucin del proyecto. En la aplicacin del plan, se diagnostica claramente los recursos de la Institucin, los mismos que son evaluados para crear las normas aplicables en la utilizacin de estos recursos, debido que servir de base para la correcta toma de decisiones. La elaboracin de nuestro proyecto lo desarrollamos, gracias a colaboracin del personal que labora en la institucin educativa, en el cual se encuentran plasmada la informacin facilitada y los conocimientos nuestros. 9.2. EVALUACION Y MEJORA DE LA PROPUESTA. Es indispensable la aplicacin del PSI, el mismo que resulta beneficioso para la institucin Para esto es necesario evaluar algunos aspectos relacionados con el plan, como: Catlogo de requisitos del PSI Al establecer el catlogo de requisitos del PSI permite que la estructura del sistema ingrese los datos necesarios del personal as como las condiciones en que tendr que funcionar dicho sistema, lo cual conlleva a eficiencia y rapidez en la actualizacin de la informacin. Para resguardar la informacin se deber crear mecanismos que ayuden a proteger la misma. Arquitectura de la informacin. El sistema de informacin permitir manejar datos los cuales ayudaran a la toma de decisiones. Modelo de informacin. Al haber analizado la seguridad que muestra el sistema de control de asistencia automatizado se podr obtener el reporte de asistencias de cada personal

en el momento que este lo requiera donde se podr comprobar la integridad y veracidad de la informacin. Modelo de sistema de informacin. El modelo de sistema de informacin permitir el flujo de la informacin facilitando el tratamiento de la misma. Arquitectura tecnolgica Para establecer los requerimientos del sistema a implantarse. Plan de accin: Plan de proyectos Para llevar a cabo la ejecucin del Plan de Sistema de Informacin, es indispensable la colaboracin de todas las personas involucradas que se estipulan en el proyecto presentado. La actualizacin de las computadoras en referencia es necesaria, debido que la tecnologa va a la par con el software. Como es de conocimiento las nuevas tecnologas se las crea en serie, por lo tanto con transcurso del tiempo el hardware tiende a descontinuarse. Plan de mantenimiento del PSI El Plan de Sistema de Informacin, ser viable si se cuenta con la colaboracin de las personas requeridas, y su cumplimiento ser indispensable en el desarrollo del mismo. 9.3. APROBACION DEL PSI. El equipo de trabajo presenta el PSI a la institucin para su aprobacin respectiva.