CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIN CONTINUA CARIBBEAN INTERNACIONAL UNIVERSITY BACHELOR OF SCIENCE MANAGEMENT CATEDRA: CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD PROF.

: DOMINGUEZ ANTONIO

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Armario Dayhiana Linares Jos Luis Marn Rebeca Sifontes Lyliana Vergara Johana

Integrantes C.I.: 14.330.465 C.I.: 9.486.764 C.I.: 11.924.509 C.I.: 6.963.356 C.I.: 17.080.07

OPERACIONES DE VENTA / ESQUEMA GENERAL

Empresa Elite Subsidiaria de Venezuela
Requisicin Cotizacin 1 Orden de Despacho

Representada Venezuela Importacin Proveedor Argentina 3 Proveedor Mxico 3 NO SI Aceptacin Proveedor 4

Distribucin Local

Cotizacin en Elaboracin 2

2.1

Importacin 4.1

Orden de Compra

SI NO Aceptacin Proveedor 4 Local 4.2 Orden De Despacho

Local 2.2

Almacn

Facturacin

1.- REQUISICION DE COTIZACION 1.-

Este deber contener la siguiente informacin a la hora de que un cliente solicite la cotizacin de un productos. 1. Producto: Nombre, cantidad, presentacin, especificaciones tcnicas uso final del producto, disponibilidad. 2. Representada: fabricante del producto solicitado. 3. Cliente: Cdigo de registro el cual recopilara informacin como (datos legales, datos de mercado, contactos). a) Si es un cliente nuevo se crea un nuevo cdigo. b) Si es un cliente tradicional se actualizan los datos. 4. Fecha de Requisicin: (EDT, ETA). 5. Precio Solicitado: Precio del mercado. 6. Forma de Despacho: FOB, C+F, CIF. 7. Condiciones de Pago: Pago por adelantado, 30,60,90,120 das fecha B/L. 8. Va de Despacho: Martimo, Areo y Terrestre.

2.2.-COTIZACION EN ELABORACION 1 Una vez recopilada la informacin en la requisicin de cotizacin (paso anterior) se procede a la elaboracin de la cotizacin para ello. 1. Revisin de formularios de registros del cliente: Este deber ser APROBADO/RECHAZADO por: Vendedor, Gerente de Administracin y Gerente de Mercadeo. 2. Cotizacin: Esta se completara con los datos que a continuacin se exponen, a su vez este accesar a la base de datos de acuerdo a los parmetros de informacin de los clientes a travs de un histrico, de la siguiente forma:  Precio: segn lista de precios (histrico de cotizaciones anteriores).  Condiciones de Pago: segn segmentacin de clientes (chequear estatutos de pago / gerente de administracin).  Disponibilidad: (chequear inventarios).  Modalidad: plazos de entrega (Parcial: numero, cantidad de cada uno de los despachos.Total: cantidad).  Termino de Venta: CIF,C+F,FOB,FAS.  Va de Despacho: martimo, areo, terrestre (puerto de embarque, fecha de despacho, destino, ETA.  Validez de la Oferta: Fecha  Observaciones. 2

3.3.- CLIENTE 1. Llamada de confirmacin: una vez enviada la cotizacin al cliente el sistema genera una alama al tiempo de manera de confirmar la recepcin de la cotizacin. 2. Evaluacin de la Cotizacin: El cliente durante este paso toma un tiempo de espera mientras aprueba o rechaza la cotizacin; alarma la misma se generara peridicamente (cada 24 horas) como recordatorio para el seguimiento 2.1 respectivo al cliente. 3. Aprobacin / Rechazo: 3
Aprobacin:Pasa al proceso numero 4 Rechazo: Retorna al proceso numero 2 3 Rechazo Renegociacin Rechazo

2
2.2

 

Aprobacin 2 4

4. Base de Datos: Si es aprobada, rechazada y/o renegociada, esta informacin debe ser almacenada en esta base.

4.4.- ACEPTACION DEL CLIENTE 1. Recepcin de orden de Compra: El cliente coloca una orden de compra del producto cotizado en procesos anteriores. 1.1Importacin: se debe generar un formato especial con los detalles de la orden de compra de manera de ser enviada a nuestras representadas (va fax, e-mail, web) confirmando el pedido 4.1 Importacin (Pasos Internos) 1. Representada: Una vez que la representada ha sido informada de los datos de la orden de compra esta genera una orden de despacho. 2. Orden de Despacho: Esta generara un correo de aviso de despacho donde se indicar las caractersticas del despacho (puerto, fecha de embarque, fecha estimada de arribo). Adicionalmente se debern manejar los siguientes formatos: orden de compras B/L, alarma cada 48 horas se deber general un aviso de manera de hacerle seguimiento a: El Producto en transito, Los Documentos enviados los cuales debern llegar antes de que el producto llegue a puerto. Esta alarma en particular deber desactivarse una vez que los documentos los haya recibido el cliente y as como el producto. 3

4
4.1 Representada

4
4.2

Orden de Despacho

4.4.- ACEPTACION DEL CLIENTE (continuacin) 4.2 Local (Pasos Internos) 1. Orden de Despacho: Esta generara un correo de aviso de despacho donde se indicar las caractersticas del despacho (producto, representada, cliente, cantidad, fecha de despacho, presentacin). Este aviso dispondr de un formato especial (pre-establecidos) el cual se enviara va: mail, fax, internet, estos sern enviados a: El almacn de AQ de manera de que prepare el producto para su entrega. Al cliente de que podr buscar su producto en una fecha determinada. 2. Seguimientos de Documentos: Donde se chequearan todos los documentos entregados o por entregar (checkmark). Almacn 1. Inventario: Una vez enviado el aviso de despacho el almacn deber descontar de sus inventarios la cantidad y producto a ser despachado al cliente que realizo la compra. 2. Retiro del Producto: El producto a ser retirado del inventario y almacn emitir una seal de aviso a la gerencia de AQ. Facturacin 1. La gerencia de administracin una vez retirado el producto proceder a facturacin del mismo.

2
2.1 2.2

4
4.1

4
4.2 Almacn

Facturacin

SISTEMA DE DESARROLLO DE CALIDAD EN EL AREA DE VENTAS DE LA COMPAA ELITESUBSIDIARIA VENEZUELA OPERACIONES DE VENTAS INTERNAS (LOCAL)
Farmacias Independientes

Drogueras

Farmacias Cadenas Nacionales

Consumidor Final

Farmacias Cadenas Regionales

Subsidiaria Venezuela Empresa ELITE

Gobierno

Clientes Directos

Consumidor Final

Enfoque al Cliente Nuestro sistema de gestin de distribucin y de nuestro portafolio de productos esta basado en satisfacer mas del 90% de las necesidades de nuestros clientes, mantener excelentes niveles de servicio (indicador primordial de nuestra gestin). Este sistema de gestin comercial de Subsidiaria Venezuela cumple con el enfoque global de la organizacin que es la entrega de valor a nuestros clientes. Liderazgo Ser un proveedor lder que desarrolle en su distribucin y ventas con mxima capacidad y diversidad necesaria para ser exitosos en nuestros mercados. Participacin personal Subsidiaria Venezuela Empresa Elite Farmacutica reconoce que su actividad actual a nivel de empleados, directivos y accionistas, tienen un impacto directo en la salud y el bienestar de nuestros consumidores; nosotros adoptamos un rol activo en la humanidad.

Enfoque Basado en los procesos Desarrollando estndares claros de rendimiento, sobrellevar los obstculos, responsabilizarnos y responsabilizar a otros para lograr resultados. Enfoque del Sistema para la Gestin Nos adecuamos con tecnologas de punta bsicamente a estar informados en todo momento del transcurso del proceso (requisicin, solicitud, aprobacin y despacho). Nuestra robtica permite conocer de cada orden de compra emitida de algn cliente su nivel de desarrollo, el cual finaliza con la entrega en tiempo optimo y las cantidades solicitadas. Mejora Continua Recordemos que la creatividad e innovacin son cada vez mas critico para el logro de nuestros objetivos en un mercado competitivo. Se ejecuta toma de riesgos en el momento que el proceso lo requiera para hacer cambios que fortalezcan la meta trazada. Es decir nuestro SGC en la Subsidiaria Venezuela de la Empresa Elite Farmacuticas goza de flexibilidad en su gestin.

Toma de Decisiones Tomamos decisiones oportunas en el nivel correcto, con los datos correctos, y se apoyan con los resultados una vez que se toman. Relaciones Mutuamente Beneficiosas con el Consumidor Enfocamos nuestro proceso de distribucin en la entrega de valor a los clientes, incluyendo pacientes, entendiendo y cumpliendo con sus necesidades.